Kebijakan Kearsipan Yogya

PENGELOLAAN KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN KESEHATAN

Disampaikan oleh :
Biro Umum

Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan

Biro Umum – Sekretariat Jenderal

© 2017

I. KEBIJAKAN

PENGELOLAAN KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN

Draft Road Map Kearsipan

- Harmonisasi Arsip dalam

Keterbukaan Informasi Publik
- Pemanfaatan Arsip sebagai
Sumber Informasi Kesehatan
- Papper Less Office

di Lingkungan Kementerian Kesehatan
tahun 2015 - 2019

2019
2015
- Penataan Organisasi
Kearsipan

2016
- Revisi Pedoman

2017
- Sinkronisasi
Kegiatan dengan
Unit Utama

- Sosialisasi Revisi
Pedoman
- Pengembangan
Organisasi
Kearsipan
- Akreditasi Unit
Kearsipan

2018

- Implementasi Pedoman
- Pengembangan sistem
- Pengembangan sarana &
prasarana
- Pengembangan SDM
- Manajemen Infomasi &
Dokumentasi
- Pengelolaan Arsip Vital
- Koneksi dengan JIKN
- Pengawasan Kearsipan

Pembinaan Kearsipan di masukan sebagai Target Kinerja
Strategis Biro Umum – Sekretariat Jenderal Kementerian
Kesehatan Tahun 2015–2019.

Jumlah Satuan Kerja Kementerian Kesehatan
yang telah melakukan pengelolaan Kearsipan sesuai
dengan Pedoman Kearsipan

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2009 Nomor

152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5071)
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

DASAR

HUKUM

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012
Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5286)
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang
Gerakan Nasional Sadar Arsip

4 PILAR PEDOMAN KEARSIPAN

DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN
1)

Permenkes Nomor 14 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Kesehatan pengganti Permenkes Nomor 1538 tahun 2011

2)

Kepmenkes Nomor HK.02.02/
MENKES/377/2016 tentang Pola

Klasifikasi Arsip dan Kode Unit
Pengolah di Lingkungan Kementerian
Kesehatan pengganti Kepmenkes Nomor
198/MENKES/SK/VI/2012

3)

Jadwal Retensi Arsip (JRA) :
Draft revisi JRA sudah dikirim ke Arsip Nasional Republik Indonesia untuk
meminta persetujuan sebagai pengganti:
a. Kepmenkes RI No. 1019/MENKES/SK/V/2011 t
entang JRA Keuangan Kementerian Kesehatan
b. Kepmenkes RI No. 1414/MENKES/SK/XII/2006
tentang JRA Kepegawaian Departemen Keseh
atan
c.

Permenkes RI No. 030 Tahun 2012 tentang JR
A Substantif dan Fasilitatif Non Keuangan dan
Non Kepegawaian

4)

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 77 Tahun 2016 tentang
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Sarana dan Prasarana
Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Ke
sehatan Nomor HK.02.02/VII/590/2017 tentang St
andar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan
Arsip In-Aktif

Soft Launching
RECORD CENTER

KEMENTERIAN KESEHATAN

27 Februari 2015

§ Kementerian Kesehatan memiliki Record

Center terletak di Jl. Percetakan Negara
dengan Luas 60 m x 15 m.

§ Record Center ini diharapkan dapat digunakan
untuk menyimpan arsip di lingkungan
Kementerian Kesehatan

Sarana & Prasarana

Record Center
Kementerian Kesehatan

RECORD CENTER

UNIT UTAMA

Kelembagaan
-

Semula sesuai Permenkes Nomor 1144 Tahun 2011 untuk tugas pokok dan fungsi

kearsipan ada di satuan kerja Biro Umum setingkat Eselon IV, dan sesuai revisi
Permenkes Nomor 64 Tahun 2015 tugas pokok dan fungsi kearsipan menjadi
setingkat Eselon III

Revisi Struktur Organisasi Kearsipan, semula hanya ada Unit Kearsipan I dan II, akan
ditambahkan Unit Kearsipan III bagi Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Teknis

TERTIB
ORGANISASI
KEARSIPAN

II. SUMBER DAYA
MANUSIA

PENGELOLAAN KEARSIPAN KEMENTERIAN
KESEHATAN

PERKEMBANGAN JUMLAH
SDM KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN

2015
2016
2017

10

20

30

40

50

44 Orang
44 Orang
55 Orang

DASAR HUKUM

1. Per menp an RB No mor 13 Tah un 20 16
tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Pe n d a y a g u n a a n A p a r a t u r N e g a r a d a n
Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014
Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Dan
Angka Kreditnya

2. Permenpan RB Nomor 26 Tahun 2016
tentang Pengangkatan Pegawai Negeri
Sipil dalam Jabatan Fungsional melalui
Penyesuaian /Inpassing

3. Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2017
tentang Tata Cara Pengangkatan
Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan
Fungsional Arsiparis melalui
Penyesuaian/Inpassing

TINDAK LANJUT ATAS

PERMENPAN RB
NOMOR 13 TAHUN 2016

Penambahan calon SDM Kearsipan sebanyak

75

Orang (Telah Lulus dan mendapat sertifikat diklat

penciptaan fungsional Arsiparis)

KENDALA

Terkendala pada proses sertifikasi (sesuai Peraturan

Menteri PAN Nomor 13

tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014
Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Dan Angka Kreditnya pada Pasal
17 ayat 1 huruf e dan ayat 2 huruf e)

SOLUSI
Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis telah dilaksanakan pada 7-11 Agustus 2017.

STANDAR MINIMAL SDM
KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN
No.
Unit Kearsipan
1 Unit Kearsipan Kementerian

Standar Minimal
8 Arsiparis Ahli
7 Arsiparis Keterampilan

2

Unit Kearsipan Unit Utama

5 Arsiparis Ahli
5 Arsiparis Keterampilan

3

Unit Pengolah di Satuan Kerja Pusat

1 Arsiparis Ahli
2 Arsiparis Keterampilan

4

Unit Pengolah Rumah Sakit
Tipe A
Tipe B

3 Arsiparis Ahli
4 Arsiparis Keterampilan
2 Arsiparis Ahli
3 Arsiparis Keterampilan

STANDAR MINIMAL SDM
KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN
Unit Kearsipan

Standar Minimal

5

Unit Pengolah Politeknik Kesehatan

6

Unit Pengolah Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP)
Kelas I dan II
3 Arsiparis Ahli
4 Arsiparis Keterampilan
Kelas III dan IV

7

Unit Pengolah Balai dan Loka
Balai Besar
Balai dan Loka

2 Arsiparis Ahli
3 Arsiparis Keterampilan

2 Arsiparis Ahli
3 Arsiparis Keterampilan

2 Arsiparis Ahli
3 Arsiparis Keterampilan
1 Arsiparis Ahli
2 Arsiparis Keterampilan

III. KEGIATAN/
PROGRAM

PENGELOLAAN KEARSIPAN KEMENTERIAN
KESEHATAN

KEGIATAN
KEARSIPAN

1. Lokakarya Pengelolan Arsip Elektronik di
Lingkungan Kementerian Kesehataan, Jakarta
November 2016

2. Pendampingan Penyusutan Arsip di Satuan Kerja Pusat dan UPT, JanJul 2017

3. S o s i a l i s a s i P e n t i n g n y a
Pengelolaan Arsip bagi para
Pimpinan Tinggi di
Li ng ku ng an Kement er i an
Kesehat an , oleh Ses tama
ANRI pada Rapat Koordinasi
Pimpinan Paripurna yang
dipimpin oleh Menteri
Kesehatan, Februari 2017

4. Kegiatan Pemantapan Jabatan Fungsional Arsiparis di Lingkungan Kementerian
Kesehatan pada tanggal 29 – 31 Maret 2017 di Bandung

5. Pertemuan Rapat Koordinasi
Kearsipan bagi Unit
Pe n g e lo l a Te k n i s d i
Lingkungan Kementerian
Kesehatan 11- 13 April 2017,
Yogyakarta

6. Bimbingan Teknis Terpadu
(Bimbingan teknis Kearsipan dilaksanakan per wilayah dengan mengundang
semua UPT Kemenkes di ibu kota Provinsi terkait)
- Makassar (17 UPT)
- Bandung (6 UPT)
- Palembang (4 UPT)
- Yogyakarta (4 UPT)
- Bogor ( 4 UPT)
- Batam (3 UPT)
- Banten (3 UPT)
- Padang (3 UPT)
- Denpasar (3 UPT)
- Solo (2 UPT)
- Mataram (2 UPT)

7. Pendampingan Pengelolaan Kearsipan di Unit Utama (Sosialisasi dan
Implementasi Kearsipan)
•
•
•
•
•
•
•
•

Badan PPSDM
Ditjen P2P
Badan Litbangkes
Setjen
Ditjen Kesmas
Ditjen Farmalkes
Ditjen Yankes
Itjen

8. Benchmarking Kearsipan yang dilakukan ke Kementerian dan BUMN
lain**)

Benchmarking ke ANRI

Benchmarking ke Kementerian Kehutanan
dan Lingkungan Hidup

HASIL BENCHMARKING
1. M e n i n g k a t k a n k e s a d a r a n P e n g e l o l a A r s i p u n t u k
melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik dan benar
2. Meningkatkan Pengetahuan mengenai Pengelolaan
Arsip Aset yang baik dan benar
3. Keb ija ka n p el ak s a na a n Cl ea n De s k P oli c y y an g
dilakukan setiap akhir waktu kerja

9. Menjadi Narasumber dalam Forum Komunikasi Bakohumas Arsip Nasional
Republik Indonesia Tahun 2017 dengan Tema Implementasi Gerakan Nasional
Sadar Tertib Arsip (GNSTA) di Kementerian Kesehatan sebagai percontohan K/L
yang sudah melaksanakan pencanangan GNSTA.

10. Kunjungan Para Nominator Pemilihan Unit kearsipan dan Lembaga Kearsipan
Terbaik Nasional Tahun 2017 ke Record Center Kementerian Kesehatan, pada
tanggal 18 Agustus 2017

IV. INOVASI
PENGELOLAAN KEARSIPAN KEMENTERIAN
KESEHATAN

1. GNSTA
a. Pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) di Lingkungan
Kementerian Kesehatan, pada tanggal 5 Mei 2017. Penandatanganan tersebut
disaksikan oleh Kepala ANRI.

b. Tindak Lanjut Penandatanganan
GNSTA
S u r at E d a r an M e n t e r i Ke s e h a t a n
Nomor HK.02.01/MENKES/231/2017
tentang Pengelolaan Kearsipan pada
Satuan Kerja dan Unit Pelaksana
Te k n i s P u s a t d i L i n g k u n g a n
Kementerian Kesehatan

2.

Pertemuan tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja di Record Center
Kementerian pada Februari 2017, hasil yang dicapai dapat mengidentifikasi
Resiko K3 di Record Center dan Rencana Penerapan K3 di Record
Center

3.

Memasukan Pengelolaan Kearsipan sebagai salah 1 dari 5 komponen
Penilaian Kantor Berbudaya Bersih dan Rapih, Sehat, Hemat, Aman,
Nyaman serta Ramah Lingkungan di Lingkungan Kementerian Kesehatan. 4
komponen lainnya: Hemat Energi dan Air, Budaya Bersih, Green Office, dan
K3 Perkantoran.

4. Sosialisasi Kebijakan Kearsipan melalui media Komunikasi, Informasi
dan Edukasi *)

5. Pengenalan Tata Naskah Dinas dan Pengelolaan Arsip Aktif untuk materi
kurikulum Pelatihan Pra-Jabatan bagi CPNS Golongan II dan III di
Lingkungan Kementerian Kesehatan

6. Lomba Arsiparis Dan Pengelola Arsip Berprestasi Di Lingkungan Kementerian
Kesehatan Tahun 2017
• Kementerian Kesehatan pada tahun 2017 untuk pertama mengadakan pemilihan arsiparis
berprestasi di Lingkungan Kementerian Kesehatan. Pemenang akan diumumkan pada HKN
tanggal 12 November 2017.
• Calon nominasi yang terpilih diusulkan menjadi perwakilan dari Kemenkes untuk mengikuti
lomba Arsiparis Teladan Nasional tahun 2017 di ANRI

V. PRESTASI
PENGELOLAAN KEARSIPAN KEMENTERIAN
KESEHATAN

Penghargaan
Unit Kearsipan Kementerian
CQ: BIRO UMUM

2.

1.
2014

Juara Harapan 2 Arsiparis Teladan Tingkat
Nasional Tahun 2011 a.n. Rina Kusnurwanti

Penyelamatan dan Pelestarian Arsip yang
Bernilai Guna Pertanggungjawaban Nasional
bagi kehidupan Bermasyarakat Berbangsa dan
Bernegara – 28 Oktober 2014

4.

3.
2015

Penyelamatan dan Pelestarian Arsip yang
Berniali Guna Pertanggungjawaban Nasional
bagi kehidupan Bermasyarakat Berbangsa dan
Bernegara – 19 Mei 2015

2015

Terpilih sebagai peringkat terbaik ketiga dalam
pemilihan Unit Kearsipan Kementerian Terbaik
Tingkat Nasional tahun 2015, 17 Agustus 2015

5. TAHUN
2016
PENGHARGAAN
UNIT KEARSIPAN
KEMENTERIAN

JUARA 3 UNIT KEARSIPAN
TERBAIK

Diserahkan oleh Menpan RB kepada Sekretaris Jenderal Kementerian
Kesehatan pada 17 Agustus 2016 malam di Jakarta

6. Penyerahan Arsip Statis Kementerian Kesehatan dari Menteri Kesehatan kepada
Kepala ANRI, sebanyak 200 berkas pada 5 Mei 2017 di Jakarta

7. TAHUN
2017

PENGHARGAAN UNIT
KEARSIPAN KEMENTERIAN

JUARA

UNIT KEARSIPAN TERBAIK

Diserahkan oleh Menpan RB kepada Sekretaris Jenderal Kementerian
Kesehatan pada 17 Agustus 2017 , di Mercure Hotel Ancol Jakarta

PELAKSANAAN GERAKAN NASIONAL S
TANDAR TERTIB ARSIP

(GNSTA)

DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN

SURAT EDARAN

MENTERI KESEHATAN
Nomor HK.02.01/MENKES/231/2017 tentang
Pengelolaan Kearsipan pada Satuan Kerja dan
Unit Pelaksana Teknis Pusat di Lingkungan
Kementerian Kesehatan

PROGRESS REPORT

PELAKSANAAN PENGELOLAAN
KEARSIPAN
BERDASARKAN SE MENTERI KESEHATAN NOMOR HK.02.01/ MENKES/231/2017

DI RSUP Dr. SARDJITO

1. Penciptaan Naskah Dinas MASIH

ADA BEB ERAPA Y ANG BEL U M
SESUAI dengan ketentuan

Permenkes Nomor 14 Tahun 2017;

a) Pen omor an be lu m m en gacu pada
aturan yang berlaku
b) Tujuan Surat ditulisakan setelah Yth.
c) Penulisan setelah atas nama tidak
sejajar

2. P e n g g u n a a n A p l i k a s i E l e c t r o n i c F i l i n g S y s t e m u n t u k
pengelolaan persuratan di Lingkungan Kementerian Kesehatan

BELUM DILAKSANAKAN

di RSUP Dr. SARDJITO;

3. R SUP Dr . SARDJITO SUDAH MELAKUKA N
Pemberkasan Arsip Aktif dan Arsip Aktif

BELUM terpusat di Central File dan BELUM
melaporkan Daftar Arsip Aktif setiap 6
(enam) bulan ke Unit Kearsipan Unit Utama
dan tembusan ke Unit Kearsipan Kementerian;
4. RSUP Dr. SARDJITO BELUM MELAPORKAN
daftar Arsip Vital dan Arsip terjaga ke Unit
Kearsipan Unit Utama dan tembusan ke Unit
Kearsipan Kementerian;

5. RSUP Dr. SARDJITO mempunyai 1 orang (JFT) dan 2 Orang
(JFU) Fungsional Arsiparis tapi BELUM MENGUSULKAN Analisis
Beban Kerja Fungsional Arsiparis di Lingkungan RSUP Dr. SARDJITO;
6. RSUP Dr. SARDJITO sedang membangun record center;

7. RSUP Dr. SARDJITO SUDAH MELAKUKAN PEMUSNAHAN ARSIP yang
telah habis Masa Retensi sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
No

Rumah Sakit Yang Sudah Pernah Melakukan Pemusnahan

1

RSUP Fatmawati (2015) Musnah tahun 1995 s.d. 2014

2

RSAB Harapan Kita (2015) Arsip tahun 2005 s.d. 2010

3

RSUP Persahabatan (2015) arsip tahun 2005

4

RSJ Prof. Dr. Soerojo (2016)

5

RS Mata Cicendo (3 Agust 2016) Arsip tahun 1983 s.d. 2014

6

RSAB Harapan Kita (9 Agust 2016) Arsip tahun 2005 s.d. 2010

7

RSUP Sardjito (2 Feb 2017) Arsip tahun 1991 s.d/ 2014

8

RSUP Fatmawati (7 Feb 2017) Musnah tahun 1995 s.d. 2014

9

RSUP Sardjito (3 Agust 2017) Arsip tahun 2000 s.d/ 2012

8. RSUP Dr. SARDJITO SUDAH PERNAH MENYERAHKAN Arsip Statis
yang ada di RSUP Dr. SARDJITO melalui Unit Kearsipan Kementerian
sesuai Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31
Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis; dan
No

1.

RUMAH SAKIT YANG SUDAH PERNAH MENYERAHKAN ARSIP STATIS

RSUP Fatmawati Arsip Sejarah Berdiri RSUP Fatmawati

2. RSUP Sardjito (3 Agust 2017) Arsip Statis tahun 2001 s.d/ 2005
3.

RS Soeradji Tirtonegoro Arsip sejarah Rumah Sakit

ARSIP STATIS YANG ADA DI RSUP Dr. SARDJITO
1. Sejarah Berdirinya RSUP Dr. SARDJITO
2. Arsip Operasi Transplatasi Hati (tahun 2015)

9.

RSUP Dr. SARDJITO diharapkan Melakukan Pengawasan Kearsipan
secara berjenjang oleh Unit Kearsipan RSUP Dr. SARDJITO kepada
Unit Pengolah (Direktorat, Instalasi dsb)

A yo
!
h
a
b
Beru

GERAKAN NASIONAL

SADAR TERTIB ARSIP (GNSTA)

MENGELOLA ARSIP
BERARTI:
1. MEWUJUDKAN

2.

G

OOD

MENINGKATKAN
KINERJA ORGANISASI

OVERNANCE

3. MENATA
MASA DEPAN

4. MENJAGA SEJARAH

TERIMA KASIH