Komunikasi Kantor dan Alur Informasi

1

Komunikasi Kantor dan Alur Informasi
Communication Office and Information Flow
Ananda Safira Zahra Zakia
165211036
D3 Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
zakiananda28@gmail.com
Abstrac
In an organizational relationship, communication is a fundamental thing to do in an
organization. The importance of communication is illustrated by the benefits of
communication. It can be said that communication becomes the heart of office operations. So
important that the office will not be separated from the communication. A variety of
communications are established within the organization. Communication takes place through
formal and informal jaliur. But nothing is better or worse. The line of communication should
be done both in order to be sustainable. In the fabric of communication, mutual relationships
will be formed. Leaders who must be able to form effective communication with their
employees. With good communication between leaders and employees, work will run
smoothly. Employees will feel cared for and work voluntarily. This communication is related
to organizational goals and achievements. Organizations that have good communication

systems are more likely to work more optimally because their operational activities will be
better supervised among units of the office. Therefore, leaders must also create effective
communication. Effective communications fly through the means of delivery and the media
used. Submission of this information affects the convenience of the communicant to receive
and understand the information submitted. The easier the information is acquired and
understood, the expected feedback will be faster. Feedback enables a communicator to know
the information being delivered is understood or not. This feedback will be thrown by the
communicant in the form of action, responses and even questions. If in a communication the
absence of feedback, it can be seen that the communication is not effective. So to facilitate
information conveyed, information must be made a system. This system is called
Management Information System, a system that regulates the distribution and receipt of
information as required. At the time of globalization like this, information has become a
valuable thing even can be commercialized because it was so fast and useful information
obtained. By using this system, the office is expected to be able to obtain information as
needed, in accordance with the category and more quickly and accurately. To make this
system, data seekers must ensure that data can be accurate and reliable so that the data
processed into information does not diminish the value of credibility.
Key words : communication, information, system, communicator, communicant

Abstrak

Dalam suatu hubungan organisasi, komunikasi merupakan hal yang mendasar yang harus
dilakukan dalam suatu organisasi. Pentingnya komunikasi tergambarkan melalui manfaat

2

yang ditimbulkan oleh komunikasi. Dapat dikatakan, komunikasi menjadi jantung kegiatan
operasional kantor. Begitu pentingnya sehingga kantor tidak akan terpisahkan dari
komunikasi. Berbagai macam komunikasi terjalin di dalam organisasi. Komunikasi terjadi
melaui jaliur formal dan informal. Namun tidak ada yang lebih baik atau lebih buruk. Jalur
komunikasi harus dilakukan keduanya agar berkesinambungan. Dalam jalinan komunikasi,
hubungan saling memiliki akan terbentuk. Pimpinan yang harus mampu membentuk
komunikasi yang efektif dengan pegawainya. Dengan adanya komunikasi yang baik antara
pimpinan dan pegawai, pekerjaan akan berjalan dengan lancar. Pegawai akan merasa
diperhatikan dan bekerja secara sukarela. Komunikasi ini berkaitan dengan tujuan dan
pencapaian organisasi. Organisasi yang memiliki sistem komunikasi yang baik lebih
memungkinkan untuk bekerja secara lebih maksimal karena kegiatan operasionalnya akan
terawasi lebih baik antar unit bagian kantor. Oleh karena itu, pimpinan juga harus
menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif terbangung melalui cara
penyampaian dan media yang digunakan. Penyampaian informasi ini mempengaruhi
kemudahan komunikan untuk menerima dan memahami informasi yang disampaikan.

Semakin mudah informasi itu didapatkan dan dipahami, maka umpan balik yang diharapkan
akan semakin cepat. Umpan balik memungkinkan seorang komunikator mengetahui
informasi yang disampaikan sudah dimengerti atau belum. Umpan balik ini akan dilontarkan
oleh komunikan berupa tindakan, tanggapan bahkan pertanyaan. Apabila dalam suatu
komunikasi tidak adanya umpan balik, bisa diketahui bahwa komunikasi yang disampaikan
tidak berjalan efektif. Maka untuk mempermudah informasi tersampaikan, informasi haruslah
dibuatkan sebuah sistem. Sistem ini dinamakan Sistem Informasi Manajemen, sistem yang
mengatur pendistribusian dan penerimaan informasi sesuai yang dibutuhkan. Pada saat
globalisasi seperti ini, informasi memang sudah menjadi hal yang bernilai bahkan bisa
dikomersilkan karena saking cepat dan bermanfaatnya informasi yang didapatkan. Dengan
menggunakan sistem ini, diharapkan kantor mampu mendapatkan informasi sesuai
kebutuhan, sesuai kategorinya dan lebih cepat serta akurat. Untuk membuat sistem ini,
pencari data haruslah mempastikan data yang di dapat akurat dan terpercaya agar data yang
diolah menjadi informasi tidak berkurang nilai kredibilitasnya
Kata kunci : komunikasi, informasi, sistem, komunikator, komunikan

Pendahuluan
Memiliki hubungan yang harmonis
antara pegawai dengan pimpinan ataupun
sebaliknya merupakan hal yang penting,

terutama dalam kegiatan operasional
kantor. Karena dalam pencapaian dan
tujuan organisasi sangat membutuhkan
interaksi dan koordinasi antar elemen
kantor. Kegiatan interaksi ini berkaitan
dengan
kemudahan
kantor
untuk
melakukan kegiatan kantor. Semakin baik
hubungan antar elemen kantor, maka
semakin mudah kantor melakukan
kegiatannya. Interaksi ini bisa disebut juga
komunikasi kantor.

Komunikasi sendiri berarti proses
penyampaian berita, ide, pemikiran atau
intruksi dengan cara tertentu agar
penerima pesan dapat mengerti pesan yang
diterima. Lalu pentingnya komunikasi bagi

kantor karena kegiatan utama kantor
adalah menghasilkan informasi yang dapat
berguna bagi pencapaian organisasi.
Dengan komunikasi kantor yang dilakukan
secara efektif mengakibatkan informasi
yang dihasilkan memiliki nilai yang tinggi.
Pentingnya komunikasi ini berdampak
besar bagi alur kerja dan kemudahan kerja.
Komunikator sangat berperan aktif
dalam penyampaian pesan dan informasi
pada saat berkomunikasi. Seorang
komunikator harus mampu menyampaikan

3

informasi
dengan
baik
sehingga
komunikan (penerima informasi) dengan

mudah menangkap isi dan maksud dari
informasi yang disampaikan. Namun,
komunikan
juga
harus
mampu
menganalisis informasi yang diterimanya
sehingga informasi dapat berguna bagi
kegiatan
kantor.
Berbagai
bentuk
komunikasi dapat dilakukan dalam lingkup
kantor dengan memperhatikan struktur dan
pekerjaan yang berada di dalam kantor.
Pada dewasa ini, informasi sudah
menjadi sesuatu yang sangat bernilai
tinggi. Pasalnya, informasi dapat menjadi
komersil apabila informasi itu sangat
penting bagi keberlangsungan suatu

organisasi. Oleh karena itu, elemen-elemen
kantor, seperti pimpinan dan segenap
pegawai haruslah mampu menjadi
pengirim pesan, penek dijadikan rima
pesan, pencari pesan, dan pengolah pesan.
Pembahasan
1.

Pengertian Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin
communis yang berarti “sama”. Artinya
komunikasi dapat terjadi apabila ada
kesanaan antara pengirim pesan dan orang
yang menerima pesan.
Komunikasi
merupakan
proses
penyampaian berita, ide, pemikiran, atau
intruksi dengan cara tertentu agar

penerima pesan dapat mengerti pesan apa
yang diterima. Komunikasi menjadi sangat
penting bagi kehidupan sosial karena tanpa
adanya
komunikasi,
tidak
adanya
kehidupan yang berjalan.
Orang akan berjalan sendiri tanpa
adanya komunikasi, begitu juga dengan
cara seseorang berkembang. Seseorang
akan sulit mengembangkan dirinya tanpa
adanya komunikasi. Komunikasi dapat
membatu mengembangkan potensi dan
juga pencapaian dalam diri seseorang.
Seperti halnya seseorang, sebuah
organisasi pun demikian. Organisasi yang
terdiri dari kumpulan orang-orang yang

bernaung dalam satu wadah diperlukan

komunikasi.
Pentingnya
komunikasi
diungkapkan oleh Chester Barnard bahwa
“komunikasi merupakan unsur yang
pertama dari segenap organisasi”. Dalam
pembahasan lain, komunikasi dapat
dikatakan sebagai jantung pelaksanaan
kegiatan operasional organisasi.
Apabila sebuah organisasi tidak
melakukan komunikasi di dalamnya,
organisasi itu tidak akan berkembang
seperti yang di harapkan. Karena dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan,
perlu adanya kordinasi dan kerjasama
antara pimpinan, pegawai, dan staf dan
hanya diwujudkan dengan melakukan
komunikasi.
2.

Komunikasi Kantor

Penyampaian pesan, gagasan, ide, atau
informasi yang berkaitan dengan pekerjaan
disebut sebagai komunikasi kantor.
Penyampaian pesan tersebut dapat dari
seorang pimpinan ke pegawainya atau dari
pegawai
kepada
pimpinannya.
Penyampaian pesan, gagasan, ide, atau
informasi ini dapat dilakukan secara
langsung melalui perkataan secara lisan
ataupun secara tidak langsung melalui
sebuah media mesin penyampai pesan.
Komunikasi di dalam kantor ini
memiliki beberapa fungsi. Fungsi-fungsi
komunikasi kantor yaitu :
a. Fungsi Informatif
Kantor adalah suatu tempat untuk

mengolah informasi dimana para pegawai
dan pimpinan kantor mengharapkan dapat
memperoleh informasi yang lebih tepat
waktu, lebih baik, dan lebih banyak.
Dengan mendapatkan informasi ini, para
pegawai dan pimpinan dapat mengerjakan
pimpinannya secara lebih baik. Para
pimpinan (manajer, konseptor, dan lainlain) sangat membutuhkan infromasi ini
untuk membuat sebuah kebijakan kantor
untuk menjalankan kegiatan kantor ke
depannya serta mengatasi permsalahan
yang muncul pada saat kegiatan kantor

4

dilaksanakan. Sedangkan, para pegawai
membutuhkan informasi ini untuk
melaksanakan pekerjaannya, sekaligus
informasi
mengenai
tunjangan
kepegawaian.
b.

Mengenai fungsi regulatif ini, ada dua
hal yang berpengaruh, yaitu :

-

-

Fungsi Regulatif

Dalam kaitannya dengan informasi,
fungsi ini berkaitan dengan peraturan yang
diterapkan di kantor. Dengan komunikasi,
informasi mengenai peraturan yang harus
ditaati oleh setiap elemen kantor-pegawai
ataupun pimpinan-dapat tersampaikan
dengan lebih merata dan lebih jelas.

-

agar informasi dapat tersamnikasi paikan
secara efektif. Ada dua saluran komunikasi
yang digunakan dalam kantor, yaitu :

Orang-orang yang berada dalam
jajaran setingkat manajer, memiliki
hak untuk mengatur informasi yang
akan disampaikan. Serta memberi
intruksi dan perintah agar apa yang
disampaiakannya dapat dilaksanakan.
Pesan yang disampaikan
juga
berkaitan dengan pekerjaan juga tata
aturan kerja. Dengan penyampaian
informasi ini, para pegawai secara
pasti tahu pekerjaan yang boleh
dilakukan dan yang tidak boleh
dilakukan.
c. Fungsi Persuasif

Agar mempermudah penerimaan
perintah
dari
pimpinan
kepada
pegawainya,
teknik
penyampaian
informasi tidak hanya dengan memberi
perintah saja. Dengan menggunakan fungsi
persuasif ini, pimpinan dapat memberi
perintah kepada bawahannya dengan
memersuasi. Sebab apabila pegawai
bekerja secara sukarela, maka tingkat
kepedulian pegawai akan pekerjaannya
juga baik.
d. Fungsi Integratif
Ada beberapa saluran yang dapat
digunakan dalam menyampaikan informasi
dari satu pihak ke pihak lain. Kantor
berusaha memfasilitasi saluran tersebut

-

Melalui komunikasi formal, berupa
surat kabar atau laporan kemajuan
organisasi.
Melalui komunikasi informal, berupa
interaksi pribadi pada jam istirahat,
pertemuan di luar kantor, ataupun
kegiatan
darmawisata.
Dengan
kegiatan
seperti
ini
akan
menambahkan partisipasi pegawai
terhadap kantor.

Dengan komunikasi yang dilakukan,
kontrol terhadap organisasi akan lebih
baik. Berkaitan dengan pengembangan
atau pengarahan organisasi menjadi
perhatian yang sangat besar dalam
komunikasi kantor. Sistem dan mekanisme
dalam berkomunikasi yang efektif harus
diperhatikan agar penyampaian pesan
secara tetap dan berkesinambungan
diciptakan serta dapat diimplementasikan
dalam kegiatan operasional kantor.
Tujuan dari sebuah komunikasi ialah
efek/hasil penyampaian pesan dari seorang
pengirim pesan. Efek dari komunikasi ini
bisa bermacam-macam. Bisa hanya berupa
penerimaan pesan saja hingga tindakan
yang dilakukan oleh seorang penerima
pesan atas pesan tersebut.
Secara sederhana, proses komunikasi
dapat dijelaskan dengan lima tahap, yaitu
pembentukan
gagasan
atau
ide,
pengolahan ide menjadi sebuah pesan,
penyampaian pesan, penerimaan pesan,
dan timbal balik dari penerima pesan.
Namun proses komunikasi bisa dijelaskan
secara lebih rinci lagi. Proses penemuan
gagasan dijelaskan secara rinci, serta
beberapa hal yang mungkin dapat terjadi
pada saat pesan disampaikan. Proses
komunikasi dapat digambar seperti di
bawah ini :
Encode

Saluran

Pengirim

Decode

Penerima
Noise

Penerima
Decode

Pengirim
Umpan
Balik

Encode

5

a)

Pengirim Pesan

Pengirim pesan adalah seseorang yang
ingin menyampaikan suatu informasi pada
orang lain. Sebelum mengirim pesan,
pengirim pesan memiliki sebuah ide dan
gagasan yang ingin disampaikan pada
orang lain.
b) Encode
Encode
merupakan
proses
penerjamahan ide dan gagasan pengirim
pesan menjadi sebuah bentuk yang mudah
diterima oleh penerima pesan. Apabila
seorang pengirim pesan memiliki gagasan,
otak dan lidahnya akan memproses dan
menyusun
kata-kata
yang
akan
disampaikan berupa pesan.
c)

Saluran

Saluran merupakan sebuah alat yang
digunakan seseorang pada saat mengirim
pesan. Misalnya sebuah berita yang
disiarkan melalui layar kaca televisi. Berita
yang disiarkan melalui layar kaca televisi
mengirimkan pesan berupa berita visual
melalui aliran udara. Aliran udara ini juga
bisa berfungsi sebagai saluran pengirim
pesan. Seorang pria mencium wangi
parfum dari seorang wanita di sebelahnya.
Pria itu mencium wangi parfum akibat
udara yang menghembuskan wangi parfum
tersebut. Artinya bahwa udara juga dapat
menjadi sebuah saluran pesan. Begitupun
seorang tuna netra yang membaca huruf
braille dengan menyentuh hurufnya, maka
sentusa tersebut merupakan saluran pesan.
d) Decode
Hal yang dilakukan pada saat pesan
diterima yaitu melakukan proses decoding.
Decoding merupakan sebuah proses
menerjemahkan pesan-pesan fisik ke
dalam bentuk yang memiliki arti bagi
penerima.
Proses decoding ini juga

menjadi penentu reaksi dari penerima
pesan. Setiap orang memiliki proses
decoding yang menghasilkan reaksi yang
berbeda tergantung bagaimana seseorang
menerima pesannya.
e)

Noise

Noise atau bisa disebut juga sebagai
gangguan merupakan segala gangguan
yang dapat terjadi pada saat pesan
dikirimkan. Apabila gangguannya tidak
terlalu besar, maka gangguan tersebut
dapat diabaikan. Namun jika gangguan
terjadi begitu sering bisa jadi hambatan
untuk menerima pesan.
Gangguan semantik dapat terjadi
apabila seseorang memiliki pengertian
yang berbeda atas perkataan yang sama.
Misalnya iklan wisata di sebuah stasiun
radio yang menyampaikan potongan harga
pada saat masa liburan dengan memberi
ajakan pada masyarakat Jawa Barat,
“Mangga untuk semua masyarakat Jawa
Barat, liburan mah ke . . . .” kata seorang
bapak-bapak yang berlogat sunda. Tapi
berita mengenai liburan ini tidak hanya
didengarkan oleh masyarakat Jawa Barat
saja sehingga makna “mangga” memiliki
pengertian yang berbeda. Kata “mangga”
bagi orang yang tidak mengerti bahasa
Sunda akan diartikan sebagai nama buahbuahan.
Gangguna mekanik akan terjadi
apabila ada masalah pada saluran atau alat
yang digunakan untuk berkomunikasi.
Misalnya sebuah televisi yang menerima
berita visual namun gambar yang
dihasilkan tidak jelas diakibatkan antena
televisi tersebut patah. Atau seseorang
yang sedang menunggu e-mail melalui
smartphone-nya tidak dapat menerima email tersebut karena kehabisan data
selulernya (kuota).
Gangguan lingkungan berasal dari
sumber di luar elemen-elemen komunikasi.
Gangguan ini bisa terjadi tanpa dapat
diperkirakan atau berada di luar jangkauan
pengirim ataupun penerima pesan. Seorang

6

pegawai menelepon pimpinannya yang
sedang melakukan perjalanan dinas. Pada
saat menelepon ternyata pimpinan sedang
berada di sebuah ballroom besar dan
sedang mengikuti seminar sehingga suara
pegawainya menjadi tidak jelas. Tapi,
gangguan seperti ini juga bisa berasal dari
pengirim atau penerima pesan. Misalnya
pada saat jam makan siang, para pegawai
makan bersama di kantin perusahaan.
Kemudian mereka saling berbincang tapi
terkadang apa yang dibicarakan tidak jelas
akibat sedang mengunyah makanan.
Perbedaan status juga bisa menjadi
hambatan pada saat berkomunikasi.
Kualitas berkomunikasi dipengaruhi oleh
status dan tingkatan seseorang dalam suatu
organisasi. Bisa saja seseorang yang status
dan tingkatannya lebih tinggi tidak akan
memberikan informasi secara lengkap
kepada pegawainya misalkan informasi
yang dapat membuat pegawai melakukan
tindakan yang merugikan perusahaan. Atau
bisa juga sebaliknya. Para pegawai bisa
saja tidak memberikan informasi kepada
pimpinannya secara lengkap mengenai
pencapaian dan kinerja mereka di
organisasi tersebut karena takut menjadi
informasi yang tidak seharusnya diketahui
oleh pimpinannya.
Perbedaan pola berpikir salah satu
penghambat
dalam
berkomunikasi
langsung. Perbedaan ini muncul pada saat
sekelompok
orang
yang
memiliki
perbedaan persepsi mengenai suatu hal.
Misalnya saja seorang manajer lebih
pantas untuk seorang laki-laki dan seorang
sales lebih pantas untuk dilakukan oleh
perempuan.
f)

Penerima Pesan
Penerima pesan merupakan target
pengiriman pesan. Penerima pesan ini juga
disebut sebagai audiens atau komunikan.
Komunikan bisa berupa perorangan,
kelompok, organisasi, bahkan sekumpulan
manusia yang tidak mengenal satu sama
lain.

Pada
studi
komunikasi
dulu,
komunikan sering dikaitkan sebagai suatu
pihak yang lemah dan mudah terpengaruh
informasi yang didapatnya. Teori yang
membuktikan komunikan sebagai pihak
yang lemah ialah teori jarum hipodermik
atau teori stimulusrespons (S-R Teori).
Melalui teori S-R ini menggambarkan
proses komunikasi secara sederhana
g) Umpan Balik
Umpan balik merupakan sebuah efek
yang timbulah seseorang menerima pesan.
Efek yang ditimbulkan bisa berupa
tindakan atau hanya pemahaman bahkan
ketidakmengertian. Tindakan ini kemudian
membetuk
sebuah
tanggapan
dan
pertanyaan yang akan dikirimkan kembali
kepada pengirim pesan sebelumnya.
Tanggapan dan pertanyaan ini berguna
bagi sumber pengirim pesan dalam
menjawab pertanyaan dari seseorang
mengirimkan umpan balik. Namun
pemahaman atau ketidakpahaman juga
akan bermanfaat bagi sumber pengirim
pesan. Sumber akan mengevaluasi diri dan
memberikan informasi kembali apabila
penerima
pesan
sebelumnya
tidak
memahami isi pesan yang dikirimkan.
3.

Bentuk-bentuk komunikasi

Komunikasi yang terjadi di dalam
kantor bisa berupa komunikasi internal
maupun
komunikasi
eksternal.
Komunikasi
internal
merupakan
komunikasi yang terjadi di dalam suatu
organisasi baik terjadi dalam komunikasi
informal maupun komunikasi formal. Ada
tiga jenis komunikasi internal yang terjadi
di dalam kantor, yaitu :
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal bisa terjadi dari
pimpinan ke pegawai yang disebut down
ward communication ataupun dari pegawai
kepada pimpinan yang disebut up ward
communication. Komunikasi down ward
communication terjadi dari hierarki posisi

7

tinggi ke hierarki posisi rendah dan
begitupun sebaliknya pada up ward
communication.
Down ward communication bertujuan
untuk memberikan perintah, arahan,
wewenang,
atau
pengertian
bagi
bawahannya sebagai informasi dalam
melakukan suatu pekerjaan di dalam
organisasi. Komunikasi yang terjadi antara
pimpinan dan bawahan bisa dalam bentuk
pengarahan, teguran, petunjuk, dan
pemberian ceramah. Sedangkan up ward
communication merupakan komunikasi
yang bertujuan untuk menyampaikan
informasi atau keterangan yang diperlukan
seorang pimpinan dalam memutuskan
sebuah kebijakan organisasi. Selain itu
juga, bawahan memberikan opini dan
pendapatnya sebagai bahan pertimbangan
pimpinan dalam memutuskan sebuah
kebijakan. Komunikasi yang terjadi dari
pegawai ke pimpinannya bisa melalui
laporan tertulis, pendapat, saran, dan
keluhan-keluhan.

Komunikasi ini bisa dilakukan secara
langsung
ataupun
tidak
langsung.
Komunikasi langsung bisa dilakukan
dengan musyawarah kerja, rapat bersama
pimpinanm,
dan
lain
sebagainya.
Sedangkan komunikasi tidak langsung bisa
melalui memo, laporan, telepon, e-mail,
dan koran.
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal atau yang biasa
disebut komunikasi silang ini merupakan
komunikasi antara pimpinan bidang yang
satu kepada pegawai bidang yang lain.
Komunikasi ini tidak berhubungan
langsung dengan kedudukan seseorang
yang memiliki tugas dan wewenang yang
berbeda di pihak lain. Namun begitu
komunikasi diagonal ini juga sama
pentingnya dengan dua komunikasi
sebelumnya. Komunikasi diagonal ini
dapat digambarkan dalam bagan berikut :

Kepala
Departemen

b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal terjadi diantara
sesama pegawai dan staf kantor.
Komunikasi horizontal biasanya berisi
mengenai kebijakan pimpinan dan
organisasi yang mempengaruhi sistem
kerja dan kelangsungan mereka sebagai
pegawai. Karena pentingnya komunikasi
horizontal ini hingga mempengaruhi
koordinasi antar staf dalam bekerja.
Namun, komunikasi horizontal ini lebih
condong bersifat informal dibandingkan
dengan komunikasi vertikal yang jauh
lebih formal. Komunikasi horizontal ini
tidak hanya terjadi pada saat jam bekerja
saja, tapi komunikasi bisa terus terjadi
pada saat jam istirahat atau saat sedang
berada di luar kantor.
Komunikasi ini bisa membuat suasana
kerja tampak lebih akrab serta tidak terlalu
formal. Dengan adanya komunikasi
horizontal yang sifatnya ke samping,
menjadikan koordinasi pekerjaan jadi lebih
mudah diantara pegawai dan staf lainnya.

Kepala Divisi
Kasie

Kasie

Kepala Divisi
Kasie

Kasia

Melalui bagan di atas kita dapat tahu
bahwa komunikasi bisa terjadi dari dan
kepada siapa sesuai kebutuhan yang ada.
Komunikasi diagonal ini membuat
organisasi mampu bekerja sama untuk
mencapai tujuan yang sebelumnya telah
diimpikan. Apabila organisasi tidak
melakukan komunikasi diagonal seperti
yang telah ditunjukkan oleh bagan di atas,
maka organisasi akan kesulitan mencapai
tujuannya. Karena dalam pekerjaannya,
setiap elemen kantor tidak akan berjalan
beriringan dan tujuan yang dicapai
mungkin akan berbeda-beda.
Pentingnya membina komunikasi
diagonal ini tidak hanya pada saat situasi
formal seperti dalam rapat atau diskusi

8

antara pegawai dan pimpinan saja. Lebih
dari itu, pimpinan harus mampu membuat
komunikasi diagonal ini menjadi suatu
budaya yang bisa membuat pegawai
bersimpati dan bersukarela untuk bekerja
sesuai organisasi tentukan.
4.

Jenis dan Kondisi Komunikasi

Menurut penyampaian pesannya,
komunikasi sebenarnya memiliki dua jenis
komunikasi yaitu komunikasi satu arah
dan dua arah. Komunikasi satu arah tidak
akan adanya umpan balik dari penerima
pesan karena dalam proses komunikasinya,
pesan disampaikan dan diterima oleh
orang yang sama. Komunikasi searah ini
dapat terjadi begitu cepat dan rapi tetapi
tidak akan adanya efek yang berarti dari
pesan yang dikirim karena penerima dan
pengirim pesan adalah orang yang sama.
Berbeda halnya dengan komunikasi dua
arah. Komunikasi ini memungkinkan
adanya umpan balik dari seorang
komunikan. Prosesnya memang jauh lebih
lambat dan terkadang kacau karena terlalu
banyak perintah dan pendapat tetapi lebih
baik karena akan adanya umpan balik
apakah pesan diterima dengan baik dan
dimengerti oleh komunikan.
Dari penjelasan di atas terhadap
sasaran komunikasinya, ada tiga jenis
komunikasi yang terjadi, yaitu :
a) Komunikasi intrapersonal
Komunikasi ini disebut juga dengan
komunikasi satu arah. Berkomunikasi
intrapersonal dilakukan oleh diri sendiri
dan
cenderung
dijadikan
sebagai
komunikasi untuk meningkatkan semangat
dalam diri sendiri.
b) Komunikasi massa
Komunikasi massa ini dilakukan
melalui media massa dan pesan dituju pada
orang banyak. Media yang biasa
digunakan yaitu surat kabar, siaran radio,
televisi dan beberepa media massa lainnya
yang dipergunakan untuk memberi
informasi untuk orang banyak. Karena

para audiens dari komunikasi massa ini
tersebar dan bukan merupakan suatu
kelompok khusus saja. Komunikator dan
komunikan
relatifnya
tidak
saling
mengenal satu sama lain. Pesan yang
disampaikan bersifat umum. Komunikasi
massa ini diperlukan biaya yang jauh lebih
besar daripada komunikasi lainnya.
c) Komunikasi interpersonal
Komunikasi
ini
terjadi
antara
seseorang dengan orang lain. Komunikasi
bisa terjadi antara dua orang, antar
kelompok kecil, atau kelompok organisasi.
Komunikasi
yang
terjadi
berupa
komunikasi vertikal antara seseorang yang
memiliki tingkatan yang lebih tinggi ke
bawahannya, komunikasi horizontal antara
seseorang yang memiliki posisi dan
tingkatan yang sama dan komunikasi
diagonal yang terjadi antara seseorang
yang lebih tinggi ke bawahan yang bukan
satu kelompok dengannya.
Proses komunikasi yang paling
penting adalah melakukan interaksi secara
langsung melalui percakapan antar staf dan
pimpinan. Komunikasi ini bisa disebut
face to face atau komunikasi verbal, bisa
berupa teleconference, konferensi dan
percakapan.
Dalam komunikasi langsung melalui
percakapan terkadang seseorang tanpa
sadar melakukan atau mengucapkan
sesuatu. Kondisi seperti ini dapat
dijelaskan dalam empat jenis kondisi saat
berkomunikasi secara langsung, yaitu:
a) Intentional Verbal : perkataan yang
sengaja
diucapkan
saat
berkomunikasi.
Kata-kata
ini
merupakan
pesan
yang
ingin
disampaikan oleh komunikator. Pesan
yang diungkapkan mudah dimengerti
oleh komunikan.
b) Unintentional Verbal : perkataan yang
tidak
sengaja
diucapkan
saat
berkomunikasi. Kondisi ini bisa
berupa latah atau gugup saat
berkomunikasi
sehingga
mampu

9

memberi
hambatan
pada
saat
berkomunikasi.
c) Intentional Verbal : gerakan atau body
language yang sengaja dilakukan
dalam
menunjang
kita
untuk
berkomunikasi. Melalui gerakan yang
disengaja ini, komunikator ingin
membuat komunikan lebih mudah
memahami pesan yang disampaikan.
d) Unintentional Verbal : gerakan atau
body languange yang tidak sengaja
dilakukan pada saat berkomunikasi.
Misalnya menggaruk bagian tengkuk,
memegang rambut, membetulkan
jilbab yang miring.
Namun untuk memudahkan kantor
dalam menyampaikan informasi secara
formal,
kantor
bisa
menggunakan
komunikasi tertulis. Dengan menggunakan
komunikas tertulis ini, informasi yang
disampaikan
dapat
disimpan
dan
digunakan kembali apabila dibutuhkan.
Komunikasi tertulis yang biasa organisasi
lakukan yaitu laporan, buku manual,
formulis isian, memo, dan peraturan
perusahaan.
Komunikasi tertulis ini yang sering
dilakukan dalam perkantoran disebut juga
korespondensi
yaitu
berkomunikasi
melalui
surat-surat.
Kegiatan
korespondensi ini melakukan komunikasi
melalui media surat. Korespondensi ini
terjadi antara pimpinan dan pegawai atau
sesama pegawai lainnya. Kegiatan
korespondensi ini karena melalui media
surat
mengekabitkan
proses
komunikasinya
yaitu
perencanaan,
penulisan, pengiriman dan penerimaan
surat. Saat melakukan korespondensi
haruslah memperhatika bahasa surat, cara
penulisan surat, dan cara surat dikirmkan
dan diterima oleh komunikan agar surat
yang disampaikan jelas dan mudah
dipahami.
Selain komunikasi verbal, ada juga
yang
bisa
dilakukan
dalam
mengkomunikasikan
informasi
menggunakan komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal yaitu komunikasi
dengan menggunakan bahasa tubuh atau
body language. Ada beberapa komunikasi
nonverbal yaitu :
1) Body Language
Bahasa tubuh meliputi gerakan tubuh
pada tangan, kaki, sentuhan, mendengar,
senyuman, dan lainnya merupakan pesan
yang
diisyaratkan
seseorang
yang
melakukan body language. Gerakan tubuh
yang mengisyaratkan suatu pesan yang
ingin disampaikan oleh komunikan agar
dipahami dan diberikan umpan balik dari
gerakan tubuh tersebut.
2) Physical Space
Merupakan perasaa dekat atau
tidaknya seseorang kepada orang lain yang
ditunjukkan dalam bentuk perilaku. Oleh
karena itu pimpinan membagi pegawai dan
stafnya dalam bentuk kelompok dan
departemen agar antar pegawai memiliki
perasaan dekat dan tidak canggung.
3) Paralanguage
Komunikasi
yang
menggunakan
seluruh elemen komunikasi lisan seperti
nada suara, irama, dan tempo bicara. Suara
berupa “hmm” untuk jawaban “iya” bukan
termasuk
dari
paralanguage. Agar
komunikasi kantor berjalan dengan efektif,
pimpinan
harus
mengawasi
dan
mempertahikan paralanguage di kalangan
karyawann. Agar paralanguage karyawan
baik perlu diadakannya pelatihan dan
pengembangan cara untuk berkomunikasi.
5.

Berkomunikasi Efektif

Komunikasi yang efektif tentulah
sangat penting bagi sebuah organisasi,
karena dengan berkomunikasi secara
efektif membuat apa yang diharapkan
organisasi akan lebih mudah. Dengan
mengetahui cara berkomunikasi yang
efektif membuat pesan yang disampaikan
dapat diterima oleh komunikan secara
lebih jelas dan terperinci serta mudah
dipahami maksud dan tujuan penyampaian

10

pesan. Harapan dari seorang komunikator
ialah komunikan mampu memberi respon
dan tanggapan dari proses komunikasi
yang dilakukan. Beberapa prinsip yang
menjadi dasar komunikasi berjalan dengan
efektif dikenal dengan singkatan REACH
(Respect, Empathy, Audible, Clarity dan
Humble). Prinsip komunikasi yang efektif
ini didasari bahwa sebenarnya komunikasi
bertujuan untuk mendapat perhatian,
kepedulian, simpati, respon dan tanggapan
yang positif dari orang lain.
a) Respect (Menghargai)
Hal yang paling utama dalam prinsip
berkomunikasi
ialah
rasa
saling
menghargai dan menghormati kepada
orang lain. Ingat bahwa pada dasarnya
manusia merupakan makhluk yang ingin
dihargai dan dihormati. Apabila seorang
pimpinan ingin memberi kritik atau
peringatan kepada pegawainya tetap harus
memperhatikan perasaan dan harga diri
seseorang.
Dengan
membangun
kepedulian dan sikap menghargai, kita
dapat membangung lingkungan kerja yang
sinergis dan meningkatkan efektifitas kerja
perorangan maupun kelompok.
b) Empathy (Empati)
Empati
merupakan
kemampuan
seseorang memposisikan diri pada kondisi
yang sedang dirasakan orang lain. Hal
yang paling mendasar dari empati yaitu
kemampuan
seseorang
untuk
mendengarkan terlebih dahulu sebelum
ingin dipahami dan dimengerti orang lain.
Jika kita mendengar dan memahami orang
lain terlebih dahulu, kita dapat dengan
mudah membangun kepercayaan dan
keterbukaan pegawai untuk membangung
kerjasama.
c) Audible (Memahami)
Audible berarti mudah didengar dan
dimengerti orang lain. Jika empati berarti
kita harus mendengar dan mengerti orang
lain justru, audbile justru pesan yang
disampaikan harus mudah diterima oleh
seorang komunikan. Agar pesan dapat

diterima secara baik oleh komunikan, kita
dapat memilih salurang sedemikian rupa
agar pesan dapat tersalurkan dan mudah
dipahami komunikan.
d) Clarity (Jelas)
Pesan yang disampaikan harus mudah
dipahami oleh komunikan yang berarti
bahwa pesan yang disampaikan memiliki
kejelasan
dan
tidak
menimbulkan
spekulasi yang berbeda-beda. Apabila
pesan yang disampaikan tidak jelas akan
menimbulkan dampak yang besar. Clarity
juga bisa diartikan sebagai keterbukaan
informasi. Dalam proses komunikasi, kita
harus bersikap terbuka sehingga timbul
rasa saling percaya dari komunikan.
e) Humble (Rendah Hati)
Dengan sikap rendah hati saat
berkomunikasi akan mengembangkan rasa
saling menghargai antara pengirim pesan
dan penerima pesan. Terutama sikap
rendah hati harus ditunjukkan oleh seorang
pengirim pesan agar penerima pesan
mudah menerima pesan yang disampaikan.
Apabila kita dapat menerapkan
prinsip-prinsip di atas, kita dapat menjadi
komunikator yang baik. Lebih dari prinsipprinsp di atas, ada beberapa faktor yang
mengaitkan komunikasi yang efektif yang
disebut The Seven C’S Communication.
1) Credibility
Dalam
proses
komunikasi,
komunikator dan komunikan harus saling
mempercayai satu sama lain. Apabila
kepercayaan telah terbangun antara kedua
belah pihak yang sedang berkomunikasi,
pesan
lebih
mudah
tersampaikan.
Komunikator mempercayai pesan yang
akan disampaikan kepada komunikan dan
komunikan percaya pesan yang akan
disampaikan oleh komunikator. Jika tidak
ada saling percaya, proses komunikasi
akan terhambat.
2) Context

11

Proses komunikasi berkaitan dengan
lingkungan sekitar pada saat komunikasi
berlangsung. Kondisi yang baik akan
membuat informasi yang dikirimkan
tersampaikan. Jika kondisi lingkungan
buruk, besar kemungkinan informasi tidak
akan sampai atau tidak sempurna. Oleh
karena itu, pada saat berkomunikasi kita
harus memperhatikan lingkungan pada saat
melakukan komunikasi.
3) Content
Pada saat berkomunikasi kedua belah
pihak, komunikator dan komunikan,
haruslah puas satu sama lain. Kepuasan
seorang komunikan yaitu memahami dan
mudah mengerti pesan yang diterima serta
kepuasan seorang komunikator yaitu
mendapat umpan balik atau tanggapan dari
pihak komunikan atas pesan yang
disampaikan. Dengan adanya kepuasan ini,
komunikasi akan tetap terjalin dan mampu
menghasilkan komunikasi yang lebih baik
lagi.
4) Clarity
Seperti
halnya
prinsip-prinsip
komunikasi yang efektif, dalam faktorfaktor komunikasi yang efektif juga harus
adanya clarity atau kejelasan pesan yang
disampaikan. Kejelasan ini meliputi
kejelasan dari isi pesan, tujuan yang ingin
tercapai dengan mengirim sebuah pesan,
dan kejelasan mengenai istilah dan
lambang-lambang yang digunakan pada
saat pesan dikirimkan.
5) Capability and Consistency
Capability and Consistency atau
dalam
bahasa
Indonesia
berarti
kesinambungan
dan
konsistensi,
menjelaskan bahwa komunikasi haruslah
dilakukan secara konsisten dan terusmenerus dengan tetap berkesinambungan
antara pesan yang baru diterima dan pesan
yang terdahulu. Jika pesan yang diterima
saling berkontradiksi, akan menimbulkan
kebingungan pada yang menerima pesan.
6) Capability of Audience

Pesan yang disampaikan harus tetap
disesuaikan dengan kemampuan dan
pengetahuan penerima pesan. Gunakanlah
istilah dan kata-kata yang sesuai dengan
pemahaman sang penerima pesan. Jika
komunikator tidak memperhatikan faktor
ini, makan pesan yang diterima tidak akan
sempurna atau bahkan menimbulkan salah
penafsiran sehingga tindakan dan umpan
balik dari komunikan tidak sesuai dengan
harapan komunikator.
7) Channels of distribution
Faktor
terakhir
agar
proses
komunikasi berjalan efektif yaitu dengan
memperhatikan saluran komunikasinya.
Pilihlah komunikasi yang sudah biasa
dilakukan oleh semua orang agar mudah
diakses dan didapatkan pesan yang
dikirimnya. Saluran yang biasa digunakan
yaitu telepon, televisi, e-mail dan
penggunaan sosial media saat ini bisa
menjadi alat komunikasi yang efektif.
6.

Alur Data dan Informasi

Kegiatan utama kantor adalah
menghasilkan
informasi.
Melalui
informasi,
organisasi
akan
mudah
melakukan kegiatan operasionanya untuk
mencapai tujuan yang diinginkan bersama.
Arus dari infomasi dalam organisasi
sebagai berikut :
TUJUAN
MANAJEMEN

INFORMASI

DATA
Dari bagan di atas kita mengetahui
bahwa informasi tidak serta merta menjadi
sebuah informasi. Informasi berasal dari
data yang dikumpulkan oleh orang-orang
kantor dan diubah menjadi sebuah

12

informasi. Kemudian informasi itu
digunakan oleh para pimpinan manajemen
untuk mencapai tujuan organisasi. Lalu
bagaimana sebenarnya data didapatkan.
Berikut fungsi-fungsi kantor yang menjadi
awal didapatnya sebuah data serta
informasi :
1.
2.
3.
4.
5.

Mengumpulkan data
Mencatat dan menyimpan data
Mengolah data menjadi informasi
Mengatur penggunaan informasi
Memberi informasi pada elemen
kantor yang membutuhkan

Data dan informasi digunakan oleh
semua unit kegiatan kantor. Bahkan
informasi seperti selentingan-selentingan,
gosip, kabar burung serta isu jangan
dianggap remeh. Melalui informasi ini,
orang-orang yang peka akan mengetahui
informasi atau setidaknya ada yang tidak
beres. Dapat dijelaskan penggunaan data
dan informasi melalui bagan di bawah ini :
TUJUAN ORGANISASI
Perencanaa Pelaksanaa
Evaluasi
n
n

dokumen-dokumen
konsumen, surat,
formulir dan sebagainya. Penerbitan yang
berkaitan dengan peraturan dan kebijakan
pemerintah.
Setelah proses pengumpulan data
selesai, dilanjutkan ke proses pengolahan
data. Pengolah data ini dibedakan menjadi
tiga pengolahan menurut tingkatan
manajerial atas, tengah atau bawah.
Melalui data yang telah di dapat, manajer
tingkat atas menggunakan data untuk
membuat sebuah kebijakan jangka lama
serta
keputusan-keputusan
strategis.
Manajer tingkat menengah menggunakan
data untuk membuat keputusan taktis. Dan
yang terakhir manajer tingkat bawah
melaksanakan keputusan dari manajer
tingkat atas dan bawah.
Informsi yang telah diolah harus
disusun sedemikian rupa sehingga dapat
digunakan secara efektif dan efisien.
Apabila informasi tidak disusun secara
baik, maka penggunanaan informasi akan
seperti pada bagan di bawah ini :
MANAJERA

MANAJERB

MANAJERC

Informasi pasar

Informasi
pekerja

Informasi
keuangan

PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Strategis
Taktis
Teknis
INFORMASI
Deskriptif
Statistik
DATA
Internal
Eksternal
Penelitian, Penerbitan, Rekaman bisnis,
Peraturan
Penggunaan data dan informasi
dimulai dari yang paling bawah yaitu
proses pengumpulan data. Pengumpulan
data berasa dari beberapa sumber, yaitu
penelitian dari sumber-sumber tertentu
yang
dilakukan
oleh
Departemen
Penelitian dan Pengembangan. Kemudian
berasal dari penerbitan surat kabar atau
harga kurs. Rekaman bisnis berupa

Dengan melihat bagan di atas,
penggunaan informasi akan kacau dan
tidak teratur tanpa adanya pengaturan
menggunakan
Sistem
Informasi
Manajemen. Dengan menggunakan Sistem
Informasi Manajemen arus data dan
informasi serta alurnya akan teratur dan
teratur seperti yang ditunjukan oleh bagan
di bawah ini :
MANAJERA

MANAJERB

MANAJERC

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Informasi pasar

Informasi
pekerja

Informasi
keuangan

13

Seperti yang digambarkan di atas,
situasi penggunaan informasi lebih teratur.
Informasi dalam sistem tidak semuanya
dimasukkan. Sistem harus menyaring data
dan informasi yang akurat, bermanfaat,
dapat dipercayam serta tepat waktu.
Sebelum membuat Sistem Informasi
Manajemen, berikut ada beberapa syarat
yang harus diperhatikan :
a)

Tentukan tujuan, seperti apakah sistem
itu benar-benar dibutuhkan, oleh
siapa,
kapan,
dan
dimana
mendapatkannya.
b) Informasi seperti apakah yang
dibutuhkan dalam mengakses sistem
tersebut, informasi perlu di atur agar
dalam
proses
pencarian
tidak
membingungkan pencari informasi.
c) Golongkapn informasi berdasarkan
kebutuhan pencari informasi. Karena
informasi yang dicari tujuannya
berbeda bagi setiap orang.
d) Setelah sistem dibuat, sistem harus
diawasi dan direncakan secara
berkelanjutan
untuk
informasi
berikutnya.
e) Mampu menggunakan informasi yang
telah dikumpulkan secara maksimal
agar informasi yang telah diatur
menggunakan sistem tidak mubazir.
KESIMPULAN
Komunikasi merupakan suatu hal
yang sangat diperlukan dalam setiap segi
kehidupan terutama dalam kehidupan
berorganisasi.
Melalui
komunikasi,
organisasi
mampu
meningkatkan
koordinasi
antar
stafnya.
Setiap
komunikasi terjalin untuk mencapai tujuan

organisasi yang ditentukan bersama.
Komunikasi ini juga erat kaitannya dengan
komunikasi kantor. Dalam komunikasi ada
pesan
yang
ingin
diterima
atau
disampaikan. Pesan dikirimkan untuk
memberi data bagi sang penerima pesan.
Melalui data ini, penerima pesan
diharapkan mampu memberikan umpan
balik kepada pengirim pesan. Dengan
umpan balik ini lah, pengirim pesan
mengetahui apakah pesan diterima dan
dipahami secara baik atau tidak. Selain itu
melalui data yang disampaikan pimpinan,
menggunakannya sebagai pertimbangan
memutuskan suatu kebijakan. Kebijakan
yang diambil oleh pimpinan didasari untuk
mempengaruhi arah gerak organisasi.
Karena fungsi utama dari kantor ialah
menghasilkan informasi, para pimpinan
dan
pegawainya
harus
mampu
berkomunikasi secara efektif. Komunikasi
yang efektif ini dilakukan agar komunikasi
bisa maksimal dan hasil yang diinginkan
tercapai. Akan buruk keadaannya jika
komunikasi tidak dilakukan secara
maksimal. Komunikasi yang tidak efektif
membuat organisasi akan kehilangan
kesempatan, menghamburkan uang serta
waktunya.
Perkembangan
teknologi
mendorong organisasi untuk mendapatkan
informasi
secepat-cepatnya.
Agar
informasi mudah didapatkan oleh para
pimpinan dan staf kantor, informasi harus
dibuatkan sistem. Sistem ini disebut
Sistem Informasi Manajemen. Pengaturan
informasi dibuat supaya penggunaannya
tidak kacau juga mudah dan cepat didapat
apabila dibutuhkan.

Daftar Pustaka

Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa.
Donni Juni Priansa, A. G. (2015). Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.
Fuad Gani, B. (2015). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Raja Grafindo.
Morissan. (2013). Teori Komunikasi : Individu Hingga Massa. Jakarta: Prenadamedia Group.

14