Prosedur AMI revisi 18 Feb 2013

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAKARTA

Jl. RA. Fatmawati Pondok Labu Jakarta Selatan 12450

Telp. (021) 7656971, Fax. (021) 7656904, Website: www.upnvj.ac.id, Email: upnvj@upnvj.ac.id

DISUSUN OLEH

SOP

AUDIT MUTU INTERNAL

SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008

HALAMAN

1

dari

9

Nama

Dra. Intan Hesti Indriana, MM

Jabatan

Sekretaris BPM

NOMOR DOKUMEN

DIPERIKSA OLEH

UPNVJ/SOP/BPM/02/12.00

Nama

Drs. Sugito, M.Eng

Jabatan

Ka. Badan Penjaminan Mutu

BADAN PENJAMINAN MUTU

DISAHKAN OLEH

TANGGAL BERLAKU

Nama

Koesnadi Kardi, MSc, RCDS

1 November 2012

Jabatan

Rektor

1 TUJUAN

:

_{Tujuan prosedur ini adalah sebagai acuan kerja audit internal pada penjaminan mutu akademik} maupun non akademik di lingkungan UPN “Veteran“ Jakarta (UPNVJ), sebagai upaya perbaikan efektifitas sistem manajemen mutu, penilaian peluang perbaikan serta peningkatan performa universitas.

2 RUANG

LINGKUP

: Ruang lingkup prosedur ini adalah seluruh tahapan audit mulai dari perencanaan audit, pelaksanaan audit hingga rincian tindak lanjut audit.

3 DEFINISI

1.

_{Badan Penjaminan Mutuadalah organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi merancang dan} mengelola sistem manajemen mutu termasuk diantaranya adalah menyusun prosedur dan instruksi kerja yang sesuai serta mengawasi pelaksanaannya melalui audit mutu internal di UPN “Veteran“ Jakarta (UPNVJ)

2.

_{Audit Mutu Akademik Internal UPN “Veteran” Jakarta ( AMAI-UPNVJ ) adalah suatu kegiatan} penjaminan dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif. Kegiatan ini di rancang untuk :

a. Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja akademik UPNVJ.

b. Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu, dan standar akademik, telah tepat dan efektif.

c. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan professional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri.

3.

_{Auditor adalah Personel mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu.}

4.

_{Auditee/teraudit adalah Personel / fungsi / bagian dari Universitas yang diaudit.}

5.

_{Audit Internal adalah Audit yang dilaksanakan oleh suatu organisasi pada organisasi itu sendiri}

6.

_{Audit Mutu Internal adalah Audit Sistem Manajemen Mutu yang dilaksanakan oleh suatu}

organisasi pada organisasi itu sendiri untuk meninjau efektifitas penerapan sistem mutu yang digunakan

7.

_{Kriteria Audit adalah Set Kebijakan atau Peraturan yang digunakan sebagai rujukan/dasar dalam} melakukan audit antara lain : Visi, misi, kebijakan, sasaran, UU, PP, Permen, Perda, manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, dll

8.

_{Bukti Audit adalah rekaman / arsip pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan} kriteria audit dan dapat diverifikasi

9.

_{Temuan Audit adalah hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit}

10.

_{Saran Perbaikan adalah Adanya kondisi yang sesuai (tidak melanggar kriteria) namun dilihat} adanya peluang untuk melakukan perbaikan terhadap efektifitas penerapan sistem

11.

_{Tindakan Koreksi adalah segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang} ditemukan.

12.

_{Verifikasi adalah penegasan, melalui penyediaan bukti obyektif bahwa persyaratan yang ditentukan} telah dipenuhi.

13.

_{Sistem Mutu adalah sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses,} dan sumberdaya untuk melaksanakan manajemen mutu.

2

14.

_{Unit Pelaksana Akademik UPNVJ adalah Fakultas, Pascasarjana, Jurusan/Bagian, Lembaga, yang} bertugas menjalankan fungsi tridarma perguruan tinggi.

15.

_{Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan AMAI ini dapat} berupa :

a. Fakultas/Jurusan/Bagian yang meminta sistem mutu akademiknya di audit terhadap standar mutu yang telah ditentukan sendiri.

b. Universitas/Fakultas/Jurusan/Bagian yang meminta dilaksanakan audit bagi unit-unit di bawah kewenagannya.

16.

_{Observasi (OB) adalah pernyataan tentang temuan selama audit, didasarkan atas bukti objektif} yang menunjukkan ketidaklengkapan atau ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu singkat. Bukti Obyektif (objective evidence) adalah segala informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau pernyataan yang mendukung / membuktikan adanya atau kebenaran sesuatu

17.

_{Bukti objektif adalah informasi yang bersifat kualitatif ataupun kuantitatif, dan implementasi} elemen-elemen sistem mutu, yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi.

18.

_{Ketidaksesuaian (KTS) adalah tidak terpenuhinya persyaratan kriteria audit atau terjadi} inkonsistensi penerapan terhadap kriteria audit yang ditetapkan pada unsur sistem mutu yang telah ditetapkan.

4 REFERENSI 1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 2. Manual Mutu UPNVJ

3. Manual Prosedur AMAI sesuai Surat Keputusan Rektor nomor : SKEP/108/III/2009

5 WEWENANG DAN

TANGGUNG JAWAB

5.1. Tugas dan Tanggung Jawab

5.1.1.Lead Auditor bertanggung jawab dalam : a. Menjamin kelancaran seluruh tahapan audit

b. Bersama MR memilih & menentukan tim Audit Mutu Internal c. Menyiapkan rencana audit

d. Membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal 5.1.2. Auditor bertanggung jawab dalam :

a. Membuat audit check list

b. Mengkomunikasikan & menjelaskan persyaratan audit kepada auditee c. Mendokumentasikan temuan audit

d. Melaporkan hasil audit kepada Lead Auditor 5.1.3. Auditee bertanggung jawab dalam :

a. Menyiapkan personel terkait untuk memberikan informasi mengenai lingkup yang diaudit

b. Menunjuk personil yang bertanggung jawab mendampingi Auditor selama pelaksanaan audit

c. Menyediakan sumber daya dan data pendukung yang diperlukan oleh Auditor agar audit dapat berjalan efektif dan efisien

d. Menyediakan fasilitas dan bahan bukti yang diminta Auditor.

6 KETENTUAN UMUM

:

A. Tujuan dan Alasan Audit 1. Tujuan Audit

Audit dirancang untuk salah satu atau lebih tujuan berikut :

a. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan.

3

b. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan. c. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu.

d. Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.

Audit pada proses penjaminan mutu di tingkat Fakultas Program Studi bertujuan :

a. Meneliti kepatuhan/ ketaatan penjaminan mutu akademik fakultas terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, dan manual mutu akademik UPNVJ.

b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik fakultas terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, manual mutu akademik, dan manual prosedur akademik UPNVJ.

Audit pada proses penjaminan mutu di tingkat Program Studi bertujuan : a. Meneliti kepatuhan/ketaatan pejaminan mutu akademik internal tingkat

jurusan/bagian terhadap standar akademik, manual mutu akademik, dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat fakultas.

b. Menelitri kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik internal tingkat jurusan/bagian terhadap standar akademik, manual mutu akademik, dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat fakultas.

c. Meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan oleh program studi.

Audit pada proses pembelajaraan di tingkat Program Studi bertujuan :

1. Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di program studi terhadap Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi.

2. Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dengan kompetensi program studi.

3. Untuk memastikan konsistensi pelaksanaan proses pembelajaran program studi terhadap pencapaian kompetensi lulusan program studi.

4. Untuk memastikan kecukupan penyediaan sumberdaya pembelajaran.

2. Alasan Audit

a. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem control, dan prosedur penjaminan mutu. b. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu dan standar yang telah

ditentukan.

c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan.

d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu. e. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk

disebarluaskan.

f. Merupakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu. g. Tingginya atau kecenderungan meningkatnya ketidaksesuaian.

4

h. Perubahan yang signifikan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, atau teknik yang dapat mempengaruhi sasaran mutu

i. Hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal sebelumnya

B. Karakteristik, Tanggungjawab, Independensi, dan Kriteria Auditor Mutu Akademik Internal

1. Karakteristik Auditor

a. Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang menjadi tanggungjawabnya.

b. Tidak bias terhadap audit.

c. Memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan dan bila diperlukan dapat melibatkan pakar atau pengamat yang dapat diterima oleh klien, teraudit, dan ketua tim mutu.

d. Mempunyai pengelaman mengenai lokasi audit.

2. Tanggungjawab Ketua Tim Audit a. Membuka dan menutup rapat. b. Memilih anggota tim audit.

c. Menyiapkan jadwal dan program audit. d. Memimpin audit

e. Membuat keputusan akhir atas temuan audit. f. Menyerahkan laporan audit.

g. Memantau tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi ( PTK )

C. Tanggungjawab Auditor

1. Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit. 2. Mengumpulkan dan menganalisis bukti.

3. Menjawab pertanyaan teraudit. 4. Melaksanakan tugas sesuai kode etik.

D. Independensi Auditor

Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektifitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus menghormati dan mendukung independensi dan integritas auditor.

E. Kriteria Kualifikasi Auditor Mutu Akademik/Non Akademik Internal

a. Pendidikan minimum auditor minimal berpendidikan sarjana atau ditentukan oleh Manajer Program AMAI UPNVJ.

b. Pelatihan auditor telah mengikuti pelatihan/kursus auditor bersertifikat yang diselenggarakan/diakui oleh UPNVJ.

c. Atribut personal

Auditor berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk menambil keputusan, memiliki keterampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi.

Auditor menerapkan atribut tersebut diatas untuk:

1) Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar. 2) Tetap melaksanakan audit dengan benar.

3) Mengevaluasi secara ajeg pengaruh pengematan audit dan interaksi personal selama audit.

5

4) Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit terbaik. 5) Melaksanakan proses audit tanpa penyimpangan.

6) Manaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit. 7) Tanggap dalam mengahadapi situasi yang sulit.

8) Mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima. 9) Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan.

d. Kemampuan manajemen

Auditor harus menunjukan pengetahuan dan keterampilan manajemen yang diperlukan dalam melaksanakan audit.

e. Meningkatkan kompetensi

Auditor meningkatkan kompetensinya dengan :

1) Memutakhirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur audit.

2) Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan

3) Mengevaluasi kinerja auditor secara berkala oleh MP-AMAI UPNVJ.

f. Kriteria ketua tim audit

Ketua tim audit dipiih oleh MP- AMAI UPNVJ dari para auditor yang memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut :

1) Calon sudah bekerja sebagai auditor

2) Calon menunjukan kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tulisan.

F. Pelaksanaan Audit

1. Uraian tugas dalam pelaksanaan audit Ketua tim audit bertugas :

a) Menentukan keperluan tiap penugasan audit termasuk kualifikasi auditor yang diperlukan.

b) Merencanakan audit, menyiapkan piranti kerja untuk anggota tim, dan mengarahkan tim audit.

c) Mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik yang berlaku untuk menentukan kecukupannya ( Audit system/desk evaluation )

d) Membuat jadwal audit kepatuhan yang disepakati teraudit.

e) Memberitahukan dengan segera ketidaksesuain yang kritis kepada teraudit. f) Melaporkan setiap hambatan besar yang dihadapi dalam melaksanakan audit

kepada MP-AMAI UPNVJ.

g) Melaporkan segera hasil-hasil audit dan kesimpulannya secara jelas kepada MP-AMAI UPNVJ.

Auditor Bertugas :

a) Mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit.

b) Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut.

c) Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang :

 Prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami, dan digunakan oleh teraudit.

6

 Semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.

Klien Bertugas :

a) Menentukan keperluan/permintaan dan tujuan audt serta saat proses audit dimulai.

b) Menentukan unit organisasi yang akan diaudit.

c) Menentukan lingkup umum audit, misalnya standar sistem mutu atau dokumen yang digunakan.

d) Menerima laporan hasil audit melalui Rektor atau Dekan. e) Memberitahu teraudit untuk menindaklanjuti hasil temuan audit.

Auditee bertugas :

a) Menginformasikan kepada penanggungjawab unit organisasi /kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit.

b) Menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit.

c) Menyediakan sumber daya yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin keefektifan dan keefisienan proses audit.

d) Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor. e) Melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit dapat tercapai.

f) Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

2. Inisiasi Audit a) Lingkup Audit

 Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit organisasi, dan waktu audit.

 Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit.

 Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus dipatuhi.

 Teraudit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit.

 Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadai sesuai dengan lingkup dan kedalaman audit.

b) Frekuensi Audit

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi audit adalah :

 Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh klien dengan mempertimbangkan persyaratan atau peraturan tertentu.

 Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau teknologi yang dapat memperngaruhi atau mengubah sistem mutu dan mengubah hasil audit terdahulu.

 Audit Mutu Internal diselenggarakan 1 kali untuk tiap semester yang ditentukan dalam jadwal akademik

c) Telaah Awal Sistem Mutu Teraudit

 Set Audit Internal adalah Data Monitoring dan Evaluasi berupa Laporan EPSBED, Laporan Evaluasi Diri, dan Borang Akreditasi Program Studi

 Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem mutu teraudit.

 Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi.

7

d) Kriteria temuan Audit

Kriteria temuan audit mutu Internal terdiri dari :

 Ketidaksesuaian, yaitu tidak terpenuhinya prosedur atau peraturan lain yang telah ditetapkan.

 Remarks (Saran perbaikan) yaitu saran yang diberikan Auditor kepada Auditee untuk memperbaiki proses, sarana, maupun sumber daya manusia, yang bertujuan untuk peningkatan kinerja.

8 PROSEDUR 1. Persiapan Audit

a) Perencanaan Audit

Wakil manajemen/ketua tim audit menyusun rencana audit dan dikomunikasikan kepada Lead auditor dan auditee/teraudit. Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat dirubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumberdaya yang efektif.

Rencana audit meliputi :

 Tujuan dan lingkup audit

 Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung terhadap tujuan dan lingkup audit

 Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar sistem mutu dan manual mutu audit

 Identifikasi anggota tim audit

 Tanggal dan tempat audit dilakukan

 Identifikasi unit organisasi teraudit

 Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit

 Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit

 Jadwal penyerahan laporan audit

Jika auditee/teraudit keberatan terhadap rencana audit segera memberitahukan kepada ketua tim audit, dan harus diselesaikan sebelum pelaksanaan audit.

b) Penugasan tim audit

Wakil Manajemen memprakarsai pelaksanaan audit dengan memberikan Surat Tugas Tim Audit yang diterbitkan oleh Rektor kepada Tim Auditor Internal yang dipilih. Masing-masing anggota tim audit/auditor mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan. Wakil Manajemen memastikan Auditor internal harus independen dengan tidak mengaudit bagian yang menjadi tanggungjawabnya.

Wakil Manajemen mengadakan pertemuan dengan Ketua Tim Audit dan Auditor untuk membahas strategi audit dan dituangkan dalam Rencana Pelaksanaan Audit Mutu Internal

c) Dokumen kerja

Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah :

 Borang untuk melaporkan pengamatan audit dan mendokumentasi bukti pendukung (Audit Akademik)

 Tim audit menyiapkan check list Audit untuk membuat pertanyaan berdasarkan dokumen yang akan diaudit (Audit Non Akademik)

Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit.

8

Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit.

2. Pelaksanaan audit

a) Pertemuan pembukaan

Tujuan pertemuan pembukaan untuk :

 Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit

 Menelaah lingkup dan tujuan audit

 Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit

 Menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit

 Mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan

 Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit

 Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas b) Pemeriksaan lapangan

 Pengumpulan bukti

Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan dilokasi. Jika ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi tentang hal yang sama dari sumber lain yang independen. Selama kegiatan mengaudit, ketua tim audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan adit yang optimal. Jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim audit memberitahukan alasannya kapada teraudit.

 Hasil pengamatan audit

Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengmatan ditelaah oleh ketua tim audit dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim audit dan pimpinan teraudit.

c) Pertemuan penutupan

Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan.

G. Dokumen Audit

a) Persiapan laporan audit

Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim audit yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelengkapannya. Pengumpulan, klarifikasi dan evaluasi informasi dilakukan oleh Tim Auditor dengan mengisi form Chek List Audit pada kolom “hasil observasi” dan jika ditemukan ketidaksesuaian maka akan dicatat dalam form Temuan Audit Mutu Internal

b) Isi laporan

Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh ketua tim audit dan pimpinan auditee/eraudit.

Laporan audit berisi hal-hal berikut:

9

 Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan perwakilan teraudit, tanggal audit, dan identitas unit teraudit

 Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit antara lain standar mutu akademik, dan manual mutu akademik teraudit

 Temuan ketidaksesuaian

 Penilaian tim audit mengenai keluasan kesesuaian teraudit dengan standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait

 Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

 Daftar distribusi laporan audit c) Distribusi laporan

Laporan audit dikirim ke MP-AMAI oleh ketua tim audit untuk ditreruskan ke klien. Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh MP-AMAI dan klien. Jika laporan audit tidak dapat diterbitkansesuai jadwal yang disepakati maka perlu disepakati jadwal baru penerbitan, dengan menyampaikan alasan penundaan kepada MP-AMAI.

H. Kelengkapan Pelaksanaan Audit

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada MP-AMAI.

I. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

Rektor/Dekan memrintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan MP-AMAI. Auditee harus melakukan tindakan perbaikan terhadap temuan audit dengan terlebih dahulu mencari penyebab dari permasalahan tersebut. Tindakan koreksi dan pencegahan yang diperlukan ditetapkan beserta tanggal target penyelesaian.

Wakil Manajemen melakukan pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi dan pencegahan terhadap hasil audit dengan menggunakan form Log Status Audit Mutu Internal

Laporan audit dianggap selesai bila sudah ditutup (closed out) dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen pada laporan audit tersebut.

Untuk penyelesaian temuan yang melewati target penyelesaian, akan diberikan peringatan kepada bagian yang terkait oleh Wakil Manajemen

9 LAMPIRAN 7.1. Program Audit Mutu Internal

7.2. Rencana Pelaksanaan Audit Mutu Internal 7.3. Check list Audit

7.4. Temuan Audit Mutu Internal list Audit 7.5. Laporan Audit Mutu Internal

7.6. Log Audit Mutu Internal 10 DIAGRAM ALIR

4

h. Perubahan yang signifikan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, atau teknik yang dapat mempengaruhi sasaran mutu

i. Hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal sebelumnya

B. Karakteristik, Tanggungjawab, Independensi, dan Kriteria Auditor Mutu Akademik Internal

1. Karakteristik Auditor

a. Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang menjadi tanggungjawabnya.

b. Tidak bias terhadap audit.

c. Memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan dan bila diperlukan dapat melibatkan pakar atau pengamat yang dapat diterima oleh klien, teraudit, dan ketua tim mutu.

d. Mempunyai pengelaman mengenai lokasi audit.

2. Tanggungjawab Ketua Tim Audit a. Membuka dan menutup rapat. b. Memilih anggota tim audit.

c. Menyiapkan jadwal dan program audit. d. Memimpin audit

e. Membuat keputusan akhir atas temuan audit. f. Menyerahkan laporan audit.

g. Memantau tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi ( PTK )

C. Tanggungjawab Auditor

1. Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit. 2. Mengumpulkan dan menganalisis bukti.

3. Menjawab pertanyaan teraudit. 4. Melaksanakan tugas sesuai kode etik.

D. Independensi Auditor

Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektifitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus menghormati dan mendukung independensi dan integritas auditor.

E. Kriteria Kualifikasi Auditor Mutu Akademik/Non Akademik Internal

a. Pendidikan minimum auditor minimal berpendidikan sarjana atau ditentukan oleh Manajer Program AMAI UPNVJ.

b. Pelatihan auditor telah mengikuti pelatihan/kursus auditor bersertifikat yang diselenggarakan/diakui oleh UPNVJ.

c. Atribut personal

Auditor berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk menambil keputusan, memiliki keterampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi.

Auditor menerapkan atribut tersebut diatas untuk:

1) Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar. 2) Tetap melaksanakan audit dengan benar.

3) Mengevaluasi secara ajeg pengaruh pengematan audit dan interaksi personal selama audit.

5

4) Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit terbaik. 5) Melaksanakan proses audit tanpa penyimpangan.

6) Manaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit. 7) Tanggap dalam mengahadapi situasi yang sulit.

8) Mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima. 9) Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan.

d. Kemampuan manajemen

Auditor harus menunjukan pengetahuan dan keterampilan manajemen yang diperlukan dalam melaksanakan audit.

e. Meningkatkan kompetensi

Auditor meningkatkan kompetensinya dengan :

1) Memutakhirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur audit.

2) Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan

3) Mengevaluasi kinerja auditor secara berkala oleh MP-AMAI UPNVJ.

f. Kriteria ketua tim audit

Ketua tim audit dipiih oleh MP- AMAI UPNVJ dari para auditor yang memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut :

1) Calon sudah bekerja sebagai auditor

2) Calon menunjukan kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tulisan.

F. Pelaksanaan Audit

1. Uraian tugas dalam pelaksanaan audit Ketua tim audit bertugas :

a) Menentukan keperluan tiap penugasan audit termasuk kualifikasi auditor yang diperlukan.

b) Merencanakan audit, menyiapkan piranti kerja untuk anggota tim, dan mengarahkan tim audit.

c) Mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik yang berlaku untuk menentukan kecukupannya ( Audit system/desk evaluation )

d) Membuat jadwal audit kepatuhan yang disepakati teraudit.

e) Memberitahukan dengan segera ketidaksesuain yang kritis kepada teraudit. f) Melaporkan setiap hambatan besar yang dihadapi dalam melaksanakan audit

kepada MP-AMAI UPNVJ.

g) Melaporkan segera hasil-hasil audit dan kesimpulannya secara jelas kepada MP-AMAI UPNVJ.

Auditor Bertugas :

a) Mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit.

b) Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut.

c) Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang :

 Prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami, dan digunakan oleh teraudit.

6

 Semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.

Klien Bertugas :

a) Menentukan keperluan/permintaan dan tujuan audt serta saat proses audit dimulai.

b) Menentukan unit organisasi yang akan diaudit.

c) Menentukan lingkup umum audit, misalnya standar sistem mutu atau dokumen yang digunakan.

d) Menerima laporan hasil audit melalui Rektor atau Dekan. e) Memberitahu teraudit untuk menindaklanjuti hasil temuan audit.

Auditee bertugas :

a) Menginformasikan kepada penanggungjawab unit organisasi /kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit.

b) Menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit.

c) Menyediakan sumber daya yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin keefektifan dan keefisienan proses audit.

d) Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor. e) Melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit dapat tercapai.

f) Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

2. Inisiasi Audit a) Lingkup Audit

 Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit organisasi, dan waktu audit.

 Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit.

 Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus dipatuhi.  Teraudit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit.  Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadai sesuai dengan lingkup

dan kedalaman audit.

b) Frekuensi Audit

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi audit adalah :  Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh klien dengan

mempertimbangkan persyaratan atau peraturan tertentu.

 Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau teknologi yang dapat memperngaruhi atau mengubah sistem mutu dan mengubah hasil audit terdahulu.

 Audit Mutu Internal diselenggarakan 1 kali untuk tiap semester yang ditentukan dalam jadwal akademik

c) Telaah Awal Sistem Mutu Teraudit

 Set Audit Internal adalah Data Monitoring dan Evaluasi berupa Laporan EPSBED, Laporan Evaluasi Diri, dan Borang Akreditasi Program Studi

 Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem mutu teraudit.

 Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi.

7

d) Kriteria temuan Audit

Kriteria temuan audit mutu Internal terdiri dari :

 Ketidaksesuaian, yaitu tidak terpenuhinya prosedur atau peraturan lain yang telah ditetapkan.

 Remarks (Saran perbaikan) yaitu saran yang diberikan Auditor kepada Auditee untuk memperbaiki proses, sarana, maupun sumber daya manusia, yang bertujuan untuk peningkatan kinerja.

8 PROSEDUR 1. Persiapan Audit

a) Perencanaan Audit

Wakil manajemen/ketua tim audit menyusun rencana audit dan dikomunikasikan kepada Lead auditor dan auditee/teraudit. Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat dirubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumberdaya yang efektif.

Rencana audit meliputi :  Tujuan dan lingkup audit

 Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung terhadap tujuan dan lingkup audit

 Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar sistem mutu dan manual mutu audit

 Identifikasi anggota tim audit  Tanggal dan tempat audit dilakukan  Identifikasi unit organisasi teraudit

 Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit

 Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit  Jadwal penyerahan laporan audit

Jika auditee/teraudit keberatan terhadap rencana audit segera memberitahukan kepada ketua tim audit, dan harus diselesaikan sebelum pelaksanaan audit.

b) Penugasan tim audit

Wakil Manajemen memprakarsai pelaksanaan audit dengan memberikan Surat Tugas Tim Audit yang diterbitkan oleh Rektor kepada Tim Auditor Internal yang dipilih. Masing-masing anggota tim audit/auditor mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan. Wakil Manajemen memastikan Auditor internal harus independen dengan tidak mengaudit bagian yang menjadi tanggungjawabnya.

Wakil Manajemen mengadakan pertemuan dengan Ketua Tim Audit dan Auditor untuk membahas strategi audit dan dituangkan dalam Rencana Pelaksanaan Audit Mutu Internal

c) Dokumen kerja

Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah :  Borang untuk melaporkan pengamatan audit dan mendokumentasi bukti

pendukung (Audit Akademik)

 Tim audit menyiapkan check list Audit untuk membuat pertanyaan berdasarkan dokumen yang akan diaudit (Audit Non Akademik)

Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit.

8

Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit.

2. Pelaksanaan audit

a) Pertemuan pembukaan

Tujuan pertemuan pembukaan untuk :

 Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit  Menelaah lingkup dan tujuan audit

 Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit

 Menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit  Mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan  Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit  Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas

b) Pemeriksaan lapangan  Pengumpulan bukti

Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan dilokasi. Jika ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi tentang hal yang sama dari sumber lain yang independen. Selama kegiatan mengaudit, ketua tim audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan adit yang optimal. Jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim audit memberitahukan alasannya kapada teraudit.  Hasil pengamatan audit

Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengmatan ditelaah oleh ketua tim audit dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim audit dan pimpinan teraudit.

c) Pertemuan penutupan

Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan.

G. Dokumen Audit

a) Persiapan laporan audit

Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim audit yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelengkapannya. Pengumpulan, klarifikasi dan evaluasi informasi

dilakukan oleh Tim Auditor dengan mengisi form Chek List Audit pada kolom “hasil observasi” dan jika ditemukan ketidaksesuaian maka akan dicatat dalam form Temuan

Audit Mutu Internal

b) Isi laporan

Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh ketua tim audit dan pimpinan auditee/eraudit.

Laporan audit berisi hal-hal berikut:  Tujuan dan lingkup audit

9

 Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan perwakilan teraudit, tanggal audit, dan identitas unit teraudit

 Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit antara lain standar mutu akademik, dan manual mutu akademik teraudit

 Temuan ketidaksesuaian

 Penilaian tim audit mengenai keluasan kesesuaian teraudit dengan standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait

 Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan  Daftar distribusi laporan audit

c) Distribusi laporan

Laporan audit dikirim ke MP-AMAI oleh ketua tim audit untuk ditreruskan ke klien. Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh MP-AMAI dan klien. Jika laporan audit tidak dapat diterbitkansesuai jadwal yang disepakati maka perlu disepakati jadwal baru penerbitan, dengan menyampaikan alasan penundaan kepada MP-AMAI.

H. Kelengkapan Pelaksanaan Audit

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada MP-AMAI.

I. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

Rektor/Dekan memrintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan MP-AMAI. Auditee harus melakukan tindakan perbaikan terhadap temuan audit dengan terlebih dahulu mencari penyebab dari permasalahan tersebut. Tindakan koreksi dan pencegahan yang diperlukan ditetapkan beserta tanggal target penyelesaian.

Wakil Manajemen melakukan pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi dan pencegahan terhadap hasil audit dengan menggunakan form Log Status Audit Mutu Internal

Laporan audit dianggap selesai bila sudah ditutup (closed out) dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen pada laporan audit tersebut.

Untuk penyelesaian temuan yang melewati target penyelesaian, akan diberikan peringatan kepada bagian yang terkait oleh Wakil Manajemen

9 LAMPIRAN 7.1. Program Audit Mutu Internal

7.2. Rencana Pelaksanaan Audit Mutu Internal

7.3. Check list Audit

7.4. Temuan Audit Mutu Internal list Audit

7.5. Laporan Audit Mutu Internal

7.6. Log Audit Mutu Internal