Analisis dan Perancangan Standard Operating Procedure di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dengan Business Process Model and Notation.

ABSTRAK

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha memiliki Standard

Operating Procedure (SOP) yang tidak sedikit dalam menjalankan setiap proses yang

dimiliki. Seiring berjalannya waktu, dibutuhkan update pada SOP yang berjalan. Update tersebut selain mengupdate SOP yang berjalan juga notasi yang digunakan sekarang menggunakan BPMN dari notasi yang sebelumnya masih menggunakan Flowchar.t Pembuatan BPMN sendiri akan dilandaskan pada teori dan software BPMN Bizagi. Fakultas Teknologi Informasi juga membuat SOP yang ada dengan menggunakan tampilan berbasis Web dan menampilkan Timeline satu tahun program kerja, sehingga lebih mudah untuk disimpan dan untuk dibaca. Karena tampilan yang berbasis Web,

Timeline SOP akan dibagi menjadi 3 Layer Utama. Dimana setiap layer memiliki fungsi

dan perincian masing – masing.

ABSTRACT

The Information Technology Faculty in Maranatha Christian University have a complex Standard Operating Procedure (SOP) that used in various academic activities or administration activities. Before, SOP notation used was still in a form of flowcharts, in

which there aren’t specific. To solve the problem,the new SOP’s design will be used with

Business Process Model and Notation (BPMN) that connected with Web. The SOP’s model will have One Year Timeline as Layer 1 and 2 Layer as a detail. Each Layer will have different functions and detail.

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALISTAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... v

ABSTRACT ... vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR NOTASI/ LAMBANG ... xiv

DAFTAR SINGKATAN ... xv

DAFTAR ISTILAH ... xvi

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup ... 2

1.5 Sumber Data ... 3

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB 2 KAJIAN TEORI ... 4

2.1 Pengertian Business Process Model and Notation (BPMN) ... 4

2.2 Mengapa Menggunakan BPMN? ... 5

2.3 BPMN Lifecycle ... 5

2.4 Ruang Lingkup BPMN ... 6

2.5.1 Processes (Orcheration) ... 7

2.5.1.1 Private (Internal) Business Process ... 7

2.5.1.2 Public Processes ... 8

2.5.2 Collaborations ... 8

2.5.3 Choreographies ... 9

2.5.3.1 Conversations ... 9

2.6 Elemen – Elemen dalam BPMN ... 10

2.6.1 Activities ... 11

2.6.2 Gateways ... 17

2.6.3 Swimlanes ... 18

2.6.4 Artifacts ... 18

2.6.5 Connecting Objects ... 19

2.6.6 Events ... 19

2.6.6.1 Start Events ... 20

2.6.6.2 Intermediate Events ... 21

2.6.6.3 End Events ... 22

BAB 3 ANALISIS DAN desain ... 24

3.1 Latar Belakang Fakultas Teknologi Informasi UKM ... 24

3.2 Visi Misi dan Tujuan Fakultas Teknologi Informasi UKM ... 25

3.3 Visi Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Informatika UKM ... 26

3.4 Daftar SOP Jurusan Teknologi Informatika UKM ... 27

3.4.1 SOP Akademik ... 27

3.4.2 SOP Administrasi ... 28

3.4.3 SOP Tambahan... 29

3.5 Analisis Timeline Prosedur Satu Tahun dan SOP Jurusan Teknologi Informasi UKM ... 30

3.5.1 Timeline Prosedur 1 Tahun Layer 1 ... 30

3.5.2 Timeline Prosedur 1 Tahun Layer 2 ... 32

3.5.2.1 Perwalian Ganjil ... 33

3.5.2.2 Perwalian Genap ... 34

3.5.2.3 Kuliah Reguler Ganjil ... 34

3.5.2.4 Kuliah Reguler Genap ... 35

3.5.2.5 Kuliah Semester Pendek Ganjil ... 36

3.5.2.6 Kuliah Semester Pendek Genap ... 37

3.5.2.7 Kerja Praktek Reguler Ganjil ... 37

3.5.2.8 Kerja Prakter Reguler Genap ... 38

3.5.2.9 Kerja Praktek Magang... 39

3.5.2.10 Seminar Tugas Akhir Ganjil ... 39

3.5.2.11 Seminar Tugas Akhir Genap ... 40

3.5.2.12 Tugas Akhir Ganjil ... 41

3.5.2.13 Tugas Akhir Genap ... 41

3.5.2.14 Ujian Khusus dan Hapus Nilai ... 42

3.5.2.15 Wisuda Oktober ... 42

3.5.2.16 Wisuda April ... 43

3.5.2.17 Keuangan Khusus... 43

3.5.2.18 Keuangan Reguler Ganjil ... 44

3.5.2.19 Keuangan Reguler Genap ... 44

3.5.2.20 Keuangan Semester Pendek Genap ... 45

3.5.2.21 Keuangan Semester Pendek Ganjil ... 46

3.5.2.22 Rapat Jurusan ... 47

3.5.2.23 Rapat Fakultas ... 48

3.5.2.25 Kurikulum ... 50

3.5.3 Timeline Prosedur Satu Tahun Layer 3 ... 50

3.5.3.1 Prosedur Dokumentasi Daftar Nilai Tiap Semester ... 51

3.5.3.2 Prosedur Evaluasi Hasil PBM ... 52

3.5.3.3 Prosedur Penentuan Target Kinerja ... 53

3.5.3.4 Prosedur Pengadaan Forum Komunikasi ... 53

3.5.3.5 Prosedur Rapat Program Studi ... 54

3.5.3.6 Prosedur Perwalian Semester Reguler Ganjil / Genap ... 55

3.5.3.7 Prosedur Perwalian Semester Pendek Ganjil / Genap ... 56

3.5.3.8 Prosedur Pembuatan Jadwal Kuliah Semester Reguler ... 57

3.5.3.9 Prosedur Tim Pemberkasan ... 58

3.5.3.10 Prosedur Penyerahan Nilai (UTS dan UAS) ... 59

3.5.3.11 Prosedur Ujian Susulan ... 60

3.5.3.12 Prosedur Ujian Khusus ... 61

3.5.3.13 Prosedur Judisium Kelulusan ... 63

3.5.3.14 Prosedur Pemantauan Ulang Kurikulum ... 64

3.5.3.15 Prosedur Pelaksanaan Kerja Praktek Reguler ... 65

3.5.3.16 Prosedur Pelaksanaan Kerja Praktek Magang ... 66

3.5.3.17 Prosedur Pelaksanaan Tugas Akhir ... 67

3.5.3.18 Prosedur Pelaksanaan Seminar Tugas Akhir ... 68

3.5.3.19 Prosedur Pembatalan Nilai ... 70

3.5.3.20 Prosedur Perubahan Nilai Mahasiswa/i ... 71

3.5.3.21 Prosedur Rapat Jurusan ... 72

3.5.3.22 Prosedur Rapat Fakultas ... 72

BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN ... 75

4.1 Simpulan ... 75

4.2 Saran ... 75

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 BPMN Lifecycle... 5

Gambar 2.2 Contoh Executable Process ... 7

Gambar 2.3 Contoh Non-Executable Process ... 8

Gambar 2.4 Contoh Collaborations ... 8

Gambar 2.5 Contoh Choreographies ... 9

Gambar 2.6 Contoh Conversations ... 10

Gambar 2.7 Task Markers ... 12

Gambar 2.8 Sub-Process Marker ... 13

Gambar 2.9 Contoh Ad-Hoc Sub-Process ... 13

Gambar 2.10 Contoh Ad-Hoc Sub-Process dengan Data dan Urutan Alur ... 14

Gambar 2.11 Contoh Event Sub-Process ... 15

Gambar 2.12 Contoh Transaction Sub-Process (dengan rincian proses) ... 16

Gambar 2.13 Contoh Transaction Sub-Process ... 16

Gambar 3.1 Timeline Prosedur Satu Tahun ... 31

Gambar 3.2 Perwalian Ganjil ... 33

Gambar 3.3 Perwalian Genap ... 34

Gambar 3.4 Kuliah Reguler Ganjil ... 34

Gambar 3.5 Kuliah Reguler Genap ... 35

Gambar 3.6 Semester Pendek Ganjil ... 36

Gambar 3.7 Semester Pendek Genap ... 37

Gambar 3.8 Kerja Praktek Reguler Ganjil ... 37

Gambar 3.9 Kerja Praktek Reguler Genap ... 38

Gambar 3.10 Kerja Praktek Magang ... 39

Gambar 3.11 Seminar Tugas Akhir Ganjil ... 39

Gambar 3.12 Seminar Tugas Akhir Genap ... 40

Gambar 3.13 Tugas Akhir Ganjil ... 41

Gambar 3.14 Tugas Akhir Genap ... 41

Gambar 3.15 Ujian Khusus dan Hapus Nilai ... 42

Gambar 3.16 Wisuda Oktober... 42

Gambar 3.18 Keuangan Khusus ... 43

Gambar 3.19 Keuangan Reguler Ganjil ... 44

Gambar 3.20 Keuangan Reguler Genap... 44

Gambar 3.21 Keuangan Semester Pendek Genap ... 45

Gambar 3.22 Keuangan Semester Pendek Ganjil ... 46

Gambar 3.23 Rapat Jurusan ... 47

Gambar 3.24 Rapat Fakultas ... 48

Gambar 3.25 Forum Komunikasi (Genap dan Ganjil) ... 49

Gambar 3.26 Kurikulum (Genap dan Ganjil) ... 50

Gambar 3.27 Prosedur Dokumentasi Daftar Nilai Tiap Semester ... 51

Gambar 3.28 Prosedur Evaluasi Hasil PBM ... 52

Gambar 3.29 Prosedur Penentuan Target Kinerja... 53

Gambar 3.30 Prosedur Pengadaan Forum Komunikasi ... 53

Gambar 3.31 Prosedur Rapat Program Studi ... 54

Gambar 3.32 Prosedur Perwalian Semester Reguler Ganjil / Genap ... 55

Gambar 3.33 Prosedur Perwalian Semester Pendek Ganjil / Genap ... 56

Gambar 3.34 Prosedur Pembuatan Jadwal Kuliah Semester Reguler... 57

Gambar 3.35 Prosedur Tim Pemberkasan ... 58

Gambar 3.36 Prosedur Penyerahan Nilai UTS dan UAS ... 59

Gambar 3.37 Prosedur Ujian Susulan ... 60

Gambar 3.38 Prosedur Ujian Khusus ... 61

Gambar 3.39 Prosedur Judisium Kelulusan ... 63

Gambar 3.40 Prosedur Pemantauan Ulang Kurikulum ... 64

Gambar 3.41 Prosedur Pelaksanaan Kerja Praktek Reguler ... 65

Gambar 3.42 Prosedur Pelaksanaan Kerja Praktek Magang ... 66

Gambar 3.43 Prosedur Pelaksanaan Tugas Akhir ... 67

Gambar 3.44 Prosedur Pelaksanaan Seminar Tugas Akhir ... 68

Gambar 3.45 Prosedur Pembatalan Nilai ... 70

Gambar 3.46 Prosedur Perubahan Nilai Mahasiswa/i... 71

Gambar 3.47 Prosedur Rapat Jurusan ... 72

Gambar 3.48 Prosedur Rapat Fakultas ... 72

DAFTAR NOTASI/ LAMBANG

Jenis Notasi/ Lambang Nama Arti

BPMN 2.0 Start Events Menandakan titik

dimulainya proses.

BPMN 2.0 Intermediate

Events

Menunjukkan sesuatu yang mungkin terjadi atau sudah terjadi diantara Start Event dan End Event.

BPMN 2.0 End Events Menandakan bahwa

suatu proses sudah berakhir.

BPMN 2.0 Message

Events

Menandakan ada

message yang dikirim atau diterima saat proses selesai atau proses akan dimulai.

BPMN 2.0 Timer Event Menandakan akan

dimulai pada waktu tertentu.

BPMN 2.0 Conditional

Events

Menandakan ada

syarat yang diperlukan agar proses berjalan.

BPMN 2.0 Signal Events Menandakan ada

signal yang perlu diterima atau dikirim

sebelum proses

berjalan atau sesudah proses bejalan.

BPMN 2.0 Multiple

Events

Dibutuhkan satu pilihan dari banyak

pilihan atau

memberikan banyak pilihan hasil dari proses.

BPMN 2.0 Cancel Events Menandakan bahwa

proses dibatalkan.

BPMN 2.0 Error Events Menandakan bahwa

ada error yang terjadi

selama proses

berlangsung.

BPMN 2.0 Compensation

Events

Menandakan ada

kompensasi yang dibutuhkan untuk menjalankan proses.

BPMN 2.0 Link Events Menyatukan 2 proses yang terpisah menjadi 1.

BPMN 2.0 Service Tasks Menampilkan sebuah

pekerjaan yang terjadi dalam suatu alur proses tanpa ada

campur tangan

manusia didalamnya.

BPMN 2.0 Script Tasks Menampilkan sebuah

pekerjaan yang terjadi dalam sebuah alur

proses yang

menghasilkan atau mengirimkan

dokumen dalam

sebuah pekerjaan.

BPMN 2.0 User Task Menampilkan sebuah

pekerjaan yang terjadi dalam suatu alur proses yang dilakukan oleh manusia atau

manual dengan

menggunakan sebuah perangkat lunak atau bantuan mesin.

BPMN 2.0 Manual Task Menampilkan sebuah

proses yang dilakukan oleh manusia atau secara manual tanpa bantuan mesin atau perangkat lunak sama

sekali dalam

melakukan proses bisnis.

BPMN 2.0 Send Task Untuk penanda bahwa

ada suatu proses pengiriman mail yang terjadi didalam task ini

Receive Task Penanda bahwa untuk menjalankan proses didalam Task ini dibutuhkan

pengambilan atau penerimaan mail dari proses lain.

BPMN 2.0 Embedded Sub-process

Untuk

menggambarkan proses lain yang bergantung pada proses induk.

BPMN 2.0 Reusable

Sub-process

Untuk

menggambarkan atau menyambung proses lain tanpa bergantung pada proses induk.

BPMN 2.0 Data-Based

Exclusive Gateway

Digunakan untuk sebuah keputusan yang harus diambil

dimana dalam

keputusan tersebut harus memilih satu jawaban saja.

BPMN 2.0 Event-Based

Gateway

Digunakan untuk menunjukan bahwa hanya satu proses yang bisa dipilih dari berbagai alternatif

proses yang

ditawarkan

BPMN 2.0 Parallel

Gateway

Digunakan untuk menggambarkan arus yang bercabang dan dapat dilakukan secara bersama – sama dalam satu waktu dimana setiap arusnya harus dilewati.

BPMN 2.0 Inclusive

Gateway

Digunakan untuk memilih dua atau lebih dari berbagai

proses yang

ditawarkan.

BPMN 2.0 Complex

Gateway

Menyatukan setiap alur yang sudah berjalan dan sudah memenuhi ketentuan yang diminta.

BPMN 2.0 Pool Berisi sebuah proses

saja.

BPMN 2.0 Lane Terdiri dari gabungan

beberapa Pools.

BPMN 2.0 Annotation Memberikan

mengenai proses yang dibahas.

BPMN 2.0 Data Object Menyajikan informasi

mengenai bagaimana sebuah dokumen, data dan objek lain

digunakan dan

diperbaharui selama proses berjalan.

BPMN 2.0 Sequence

Flow

Menjelaskan sebuah alur dari sebuah proses

BPMN 2.0 Message

Flow

Mengirimkan sebuah sinyal Messages bukan sebuah alur biasa

BPMN 2.0 Association Mengasosiasikan

informasi tambahan mengenai sebuah proses dan tugas

tambahan yang

dihasilkan.

Referensi:

DAFTAR SINGKATAN

SOP Standard Operating Procedure

BPM Business Process Management

BPMN Business Process Model and Notation

FTI Fakultas Teknologi Informasi

UKM Universtas Kristen Maranatha

UTS Ujian Tengah Semester

UAS Ujian Akhir Semester

KP Kerja Praktek

TA Tugas Akhir

STA Semintar Tugas Akhir

MKU Mata Kuliah Umum

DAFTAR ISTILAH

Metodologi Ilmu atau cara yang digunakan untuk memperoleh kebenaran menggunakan penelusuran dengan tata cara tertentu dalam menemukan kebenaran.

Data Borang Format yang digunakan untuk mengungkapkan data dan hasil analisis data serta informasi.

BAB 1

PENDAHULUAN

Bab ini akan membahas latar belakang dari laporan penelitian dan analisis yang dilakukan di dalam Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha yang disertakan dengan masalah-masalah yang didapat oleh penulis diikuti dengan tujuan dibuatnya laporan ini dan sistem penyajian laporannya.

1.1 Latar Belakang

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha merupakan salah satu organisasi dibidang pendidikan yang memiliki alur yang kompleks dalam pengiriman alur data maupun proses bisnis yang terjadi di dalamnya. Karena itu diharapkan dengan adanya penelitian ini dapat membantu Fakultas Teknologi Informasi memetakan alur pengiriman data yang terjadi secara tertulis sehingga dapat menjadi aset bagi Fakultas Teknologi Informasi dimasa yang akan datang.

SOP (Standard Operating Procedure) sendiri merupakan instruksi secara tertulis mengenai bagaimana seharusnya sebuah sistem berjalan dalam suatu perusahaan atau organisasi. SOP membantu dalam memperbaiki kesalahan yang terjadi akibat kelalaian manusia yang menyebabkan sebuah sistem menjadi penyimpangan dari yang seharusnya terjadi. SOP bisa dilaporkan dengan banyak cara salah satu cara menggambarkan SOP yang dipakai secara internasional maupun nasional hingga sekarang adalah dengan menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN).

BPMN dipilih karena BPMN banyak dipakai oleh perusahaan atau organisasi baik di dalam pemerintah maupun di dalam masyarakat untuk mendokumentasikan sebuah alur proses yang terjadi secara tertulis. BPMN sendiri dipakai secara internasional karena mudahnya proses yang digambarkan untuk dimengerti oleh banyak orang.

2

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah, dapat dilihat masalah yang muncul dan diuraikan sebagai berikut :

1. Bagaimana cara membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam membangun aset dokumentasi menggunakan SOP?

2. Bagaimana cara membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam mendokumentasikan SOP secara rinci dan mudah dimengerti?

3. Bagaimana cara membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam memahami kesenjangan antara proses bisnis yang ada dengan pelaksanaannya di lapangan?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka dapat dilihat tujuan yang ingin dicapai oleh penulis adalah :

1. Membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam membangun aset dokumentasi mengenai SOP.

2. Membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam mendokumentasikan SOP secara rinci dan mudah dimengerti dengan BPMN.

3. Membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam memahami kesenjangan antara proses bisnis yang ada dengan pelaksanaannya di lapangan.

1.4 Ruang Lingkup

Analisis dan perancangan ini akan memiliki ruang lingkup yang meliputi seluruh pegawai yang bekerja dalam Fakultas Teknologi Informasi hingga pegawai yang bekerja di Universitas Kristen Maranatha. Analisis dan perancangan ini akan meliputi seluruh alur data dan proses bisnis yang paling rumit.

Metode yang dipakai dalam pembuatan laporan analisis dan perancangan ini sendiri mengikuti data dari perancangan yang sebelumnya sudah dilakukan dengan metode lain, ditulis ulang menggunakan metode BPMN dimana data yang

3

ada akan dikaji ulang dan dirancang dengan wawancara kepada pihak yang bersangkutan jika diperlukan.

1.5 Sumber Data

Sumber data untuk penilitian dan perancangan yang dibuat merupakan data primer berupa laporan dari alur SOP yang sudah dibuat sebelumnya dengan menggunakan metode lain dan dengan wawancara dengan pihak yang bersangkutan. Sumber data sendiri didapat dari Ketua Jurusan S1 Teknik Informatika Bpk. Timotius Witono. S. Kom., M.T.

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian laporan ini nantinya akan disusun sebagai berikut : BAB 1. Pendahuluan

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan, ruang lingkup kajian, sumber data, sistematika penyajian.

BAB 2. Kajian Teori

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai teori – teori yang bersangkutan dengan sistem dan mendukung pembuatan sistem yang ada.

BAB 3. Analisis dan Desain

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai dasar teori dari perancangan serta berisi rancangan dari perancangan.

BAB 4. Kesimpulan dan Saran

Pada bab ini akan berisi kesimpulan dan pembahasan pada desain analisis dan perancangan yang dibuat.

BAB 4

SIMPULAN DAN SARAN

Pada Bab 4 ini akan dibahas mengenai simpulan – simpulan dari hasil analisis dan penelitian yang dilakukan oleh penulis dan saran – saran yang diberikan penulis.

4.1 Simpulan

Kesimpulan yang didapat berdasarkan rancangan SOP yang dibuat dengan BPMN adalah :

1. Perancangan SOP menggunakan BPMN ini memakai teknologi Web sebagai alat penyebaran informasi dimana setiap prosedurnya digambarkan dengan menggunakan BPMN secara mendetail.

2. Perancangan SOP akan dibagi menjadi 3 Layer, yaitu :

a. Layer 1 berisi Timeline garis besar prosedur atau proses selama satu tahun yang dibagi berdasarkan bulan.

b. Layer 2 berisi signifikan waktu yang terjadi selama proses atau prosedur pada Layer 1 terjadi. Signifikan waktu dibagi per minggu. c. Layer 3 berisi Prosedur paling detail yang terjadi. Layer 3 berfokus

pada alur prosedur dan bukan waktu pelaksanaan.

4.2 Saran

Saran dari penulis adalah dengan mengadakan penambahan data SOP ataupun kinerja dalam Timeline serta perbaikan dari kesalahan atau proses yang terlewatkan atau belum dibuat. sehingga diharapkan dengan adanya Timeline SOP ini, SOP yang ada bisa lebih mudah untuk diperbaharui sesuai dengan SOP terbaru, mudah untuk dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dan berguna baik bagi pihak yang sekarang terlibat dan yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Object Management Group, “Business Process Model and Notation Resource

Page,” 9 June 2014. [Online]. Available:

http://www.omg.org/bpmn/index.htm. [Diakses 12 Jan 2016].

[2] Bizagi, BPMN 2.0 - Business Process Modeling Notation Bizagi Process Modeler, Bizagi, 2011.

[3] R. K. Ko, S. S. Lee dan E. W. Lee, “Business Process Management (BPM)

Standards : a survey,” BsuinessProcess Management Journal, vol. 15, pp. 744 - 790, 2009.

[4] J. Mendling dan M. Weidlich, Business Process Model and Ntation, New York: Springer, 2012.

[5] T. Halpin, Enterprise, Business-Process and Information Systems Modeling, Springer, 2011.

[6] P. Stephen A.White, BPMN Modeling And Reference Guide, Florida: Future Strategies Inc., 2008.

[7] D. B. Silver, BPMN 2.0 Handbook Second Edition : Updated and Expanded, Future Strategies Inc., 2012.

[8] “it.maranatha.edu,” [Online].

[9] B. Silver, BPMN 2.0 Handbook, L. Fischer, Penyunt., United States of America: Future Strategies Inc., Book Division, 2011.

xix

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISTILAH

Metodologi Ilmu atau cara yang digunakan untuk memperoleh kebenaran menggunakan penelusuran dengan tata cara tertentu dalam menemukan kebenaran.

Data Borang Format yang digunakan untuk mengungkapkan data dan hasil analisis data serta informasi.

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB 1

PENDAHULUAN

Bab ini akan membahas latar belakang dari laporan penelitian dan analisis yang dilakukan di dalam Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha yang disertakan dengan masalah-masalah yang didapat oleh penulis diikuti dengan tujuan dibuatnya laporan ini dan sistem penyajian laporannya.

1.1Latar Belakang

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha merupakan salah satu organisasi dibidang pendidikan yang memiliki alur yang kompleks dalam pengiriman alur data maupun proses bisnis yang terjadi di dalamnya. Karena itu diharapkan dengan adanya penelitian ini dapat membantu Fakultas Teknologi Informasi memetakan alur pengiriman data yang terjadi secara tertulis sehingga dapat menjadi aset bagi Fakultas Teknologi Informasi dimasa yang akan datang.

SOP (Standard Operating Procedure) sendiri merupakan instruksi secara tertulis mengenai bagaimana seharusnya sebuah sistem berjalan dalam suatu perusahaan atau organisasi. SOP membantu dalam memperbaiki kesalahan yang terjadi akibat kelalaian manusia yang menyebabkan sebuah sistem menjadi penyimpangan dari yang seharusnya terjadi. SOP bisa dilaporkan dengan banyak cara salah satu cara menggambarkan SOP yang dipakai secara internasional maupun nasional hingga sekarang adalah dengan menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN).

BPMN dipilih karena BPMN banyak dipakai oleh perusahaan atau organisasi baik di dalam pemerintah maupun di dalam masyarakat untuk mendokumentasikan sebuah alur proses yang terjadi secara tertulis. BPMN sendiri dipakai secara internasional karena mudahnya proses yang digambarkan untuk dimengerti oleh banyak orang.

2

Universitas Kristen Maranatha

1.2Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah, dapat dilihat masalah yang muncul dan diuraikan sebagai berikut :

1. Bagaimana cara membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam membangun aset dokumentasi menggunakan SOP?

2. Bagaimana cara membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam mendokumentasikan SOP secara rinci dan mudah dimengerti?

3. Bagaimana cara membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam memahami kesenjangan antara proses bisnis yang ada dengan pelaksanaannya di lapangan?

1.3Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka dapat dilihat tujuan yang ingin dicapai oleh penulis adalah :

1. Membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam membangun aset dokumentasi mengenai SOP.

2. Membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam mendokumentasikan SOP secara rinci dan mudah dimengerti dengan BPMN.

3. Membantu Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam memahami kesenjangan antara proses bisnis yang ada dengan pelaksanaannya di lapangan.

1.4Ruang Lingkup

Analisis dan perancangan ini akan memiliki ruang lingkup yang meliputi seluruh pegawai yang bekerja dalam Fakultas Teknologi Informasi hingga pegawai yang bekerja di Universitas Kristen Maranatha. Analisis dan perancangan ini akan meliputi seluruh alur data dan proses bisnis yang paling rumit.

Metode yang dipakai dalam pembuatan laporan analisis dan perancangan ini sendiri mengikuti data dari perancangan yang sebelumnya sudah dilakukan dengan metode lain, ditulis ulang menggunakan metode BPMN dimana data yang

3

Universitas Kristen Maranatha ada akan dikaji ulang dan dirancang dengan wawancara kepada pihak yang bersangkutan jika diperlukan.

1.5Sumber Data

Sumber data untuk penilitian dan perancangan yang dibuat merupakan data primer berupa laporan dari alur SOP yang sudah dibuat sebelumnya dengan menggunakan metode lain dan dengan wawancara dengan pihak yang bersangkutan. Sumber data sendiri didapat dari Ketua Jurusan S1 Teknik Informatika Bpk. Timotius Witono. S. Kom., M.T.

1.6Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian laporan ini nantinya akan disusun sebagai berikut : BAB 1. Pendahuluan

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan, ruang lingkup kajian, sumber data, sistematika penyajian.

BAB 2. Kajian Teori

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai teori – teori yang bersangkutan dengan sistem dan mendukung pembuatan sistem yang ada.

BAB 3. Analisis dan Desain

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai dasar teori dari perancangan serta berisi rancangan dari perancangan.

BAB 4. Kesimpulan dan Saran

Pada bab ini akan berisi kesimpulan dan pembahasan pada desain analisis dan perancangan yang dibuat.

75

Universitas Kristen Maranatha

BAB 4

SIMPULAN DAN SARAN

Pada Bab 4 ini akan dibahas mengenai simpulan – simpulan dari hasil analisis dan penelitian yang dilakukan oleh penulis dan saran – saran yang diberikan penulis.

4.1Simpulan

Kesimpulan yang didapat berdasarkan rancangan SOP yang dibuat dengan BPMN adalah :

1. Perancangan SOP menggunakan BPMN ini memakai teknologi Web sebagai alat penyebaran informasi dimana setiap prosedurnya digambarkan dengan menggunakan BPMN secara mendetail.

2. Perancangan SOP akan dibagi menjadi 3 Layer, yaitu :

a. Layer 1 berisi Timeline garis besar prosedur atau proses selama satu tahun yang dibagi berdasarkan bulan.

b. Layer 2 berisi signifikan waktu yang terjadi selama proses atau prosedur pada Layer 1 terjadi. Signifikan waktu dibagi per minggu. c. Layer 3 berisi Prosedur paling detail yang terjadi. Layer 3 berfokus

pada alur prosedur dan bukan waktu pelaksanaan.

4.2Saran

Saran dari penulis adalah dengan mengadakan penambahan data SOP ataupun kinerja dalam Timeline serta perbaikan dari kesalahan atau proses yang terlewatkan atau belum dibuat. sehingga diharapkan dengan adanya Timeline SOP ini, SOP yang ada bisa lebih mudah untuk diperbaharui sesuai dengan SOP terbaru, mudah untuk dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dan berguna baik bagi pihak yang sekarang terlibat dan yang akan datang.

76

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

[1] Object Management Group, “Business Process Model and Notation Resource

Page,” 9 June 2014. [Online]. Available:

http://www.omg.org/bpmn/index.htm. [Diakses 12 Jan 2016].

[2] Bizagi, BPMN 2.0 - Business Process Modeling Notation Bizagi Process Modeler, Bizagi, 2011.

[3] R. K. Ko, S. S. Lee dan E. W. Lee, “Business Process Management (BPM)

Standards : a survey,” BsuinessProcess Management Journal, vol. 15, pp. 744 - 790, 2009.

[4] J. Mendling dan M. Weidlich, Business Process Model and Ntation, New York: Springer, 2012.

[5] T. Halpin, Enterprise, Business-Process and Information Systems Modeling, Springer, 2011.

[6] P. Stephen A.White, BPMN Modeling And Reference Guide, Florida: Future Strategies Inc., 2008.

[7] D. B. Silver, BPMN 2.0 Handbook Second Edition : Updated and Expanded, Future Strategies Inc., 2012.

[8] “it.maranatha.edu,” [Online].

[9] B. Silver, BPMN 2.0 Handbook, L. Fischer, Penyunt., United States of America: Future Strategies Inc., Book Division, 2011.