Perancangan Standard Operating Procedure di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dengan Business Process Model and Notation.
vi
ABSTRAK
Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha Bandung saat ini memiliki Standard Operating Procedure (SOP) yang digunakan dalam berbagai prosedur dalam bidang akademik maupun administrasi. Pembaruan SOP terakhir dilakukan pada tahun 2012. Notasi yang digunakan masih berupa proses bisnis beserta flowchart yang dimana flowchart tidak memiliki standar baku tertentu dalam pembuatannya. Untuk mengatasi masalah tersebut, perancangan akan meliputi pembaruan proses bisnis SOP dan pengaplikasian notasi BPMN pada proses bisnis yang ada di Fakultas Teknologi Informasi. Dengan penelitian tersebut, sebanyak 66 (enam puluh enam) butir SOP di Fakultas Teknologi Informasi akan ter-update serta dibentuk perancangan baru menggunakan notasi Business Process Model and Notation (BPMN) yang akan memudahkan pengguna untuk dapat memahami prosedur yang ada, serta notasi BPMN akan membuat SOP yang ada menjadi lebih ringkas. Sedangkan 6 (enam) butir SOP di Fakultas Teknologi Informasi sudah tidak digunakan.
(2)
vii
ABSTRACT
The information technology faculty in Maranatha Christian University now has Standard Operating Procedures (SOP) that are used in various academic activities as well as administrational activities. The renewal of the SOPs was last done in 2012. The notation used was still in a form of flowcharts, in which there aren’t specific standard in the making. To solve the problem, the new SOPs design will include a renewal of SOP in business procedure and an application of Business Process Model and Notation (BPMN) to the business process in the Information Technology Faculty. With a research, 66 (sixty six) points of the SOP in this faculty will be updated and a new design will be formed using the BPMN. The whole system will enable users to understand the applied procedures and the BPMN will shorten the existing SOP. Among 6 (six) procedures, there were in this faculty aren’t not being used longer, thus eliminated.
(3)
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
DAFTAR NOTASI/ LAMBANG ...xvi
DAFTAR SINGKATAN ...xxi
BAB 1. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 1
1.3 Tujuan Pembahasan ... 2
1.4 Ruang Lingkup Kajian... 2
1.5 Sumber Data ... 2
1.6 Sistematika Penyajian ... 3
BAB 2. KAJIAN TEORI ... 4
2.1 Proses ... 4
2.2 Bisnis ... 4
2.3 Proses Bisnis ... 5
2.4 BPMN ... 6
2.5 Flowchart ... 12
2.5.1 Perbandingan Flowchart dengan BPMN : ... 12
2.6 Bizagi ... 13
2.7 ISO ... 14
2.7.1 Proses Dasar ISO ... 14
BAB 3. ANALISIS DAN EVALUASI ... 16
(4)
ix
3.2 Visi Misi dan Tujuan Fakultas Teknologi Informasi UKM ... 17
3.3 Struktur Organisasi Fakultas Teknologi Informasi UKM ... 19
3.4 Daftar SOP Fakultas Teknologi Informasi UKM ... 20
3.4.1 Administrasi... 20
3.4.2 Akademik ... 22
3.5 Daftar SOP yang sudah tidak berlaku ... 22
3.6 Analisis SOP Fakultas Teknologi Informasi ... 23
3.6.1 Prosedur Penerimaan Dosen Tetap ... 24
3.6.2 Prosedur Pengumpulan Dokumen ... 25
3.6.3 Prosedur Rapat Penjabat Struktural ... 26
3.6.4 Prosedur Rapat KBK ... 27
3.6.5 Prosedur Rapat Senat Fakultas... 28
3.6.6 Prosedur Rapat Dosen FTI ... 30
3.6.7 Prosedur Pengajuan Tunjangan Isteri Suami ... 31
3.6.8 Prosedur Pengajuan Tunjangan Anak ... 32
3.6.9 Prosedur Pengajuan Tunjangan Uang Duka ... 33
3.6.10 Prosedur Berobat Dosen Tetap ... 34
3.6.11 Prosedur Penghonoran Dosen ... 35
3.6.12 Prosedur Penghonoran Asisten ... 36
3.6.13 Prosedur Penghonoran KP TA ... 37
3.6.14 Prosedur Perekrutan Asisten Mata Kuliah ... 39
3.6.15 Prosedur Permohonan NIK Dosen ... 41
3.6.16 Prosedur Peminjaman Buku Perpustakaan FTI... 42
3.6.17 Prosedur Pengembalian Buku Perpustakaan FTI ... 43
3.6.18 Prosedur Permohonan Perbaikan ... 44
3.6.19 Prosedur Pemakaian Ruangan (Bukan Kelas) ... 45
3.6.20 Prosedur Peminjaman Mobil Fakultas ... 46
3.6.21 Prosedur Pembelian Peralatan ... 47
3.6.22 Prosedur Pengajuan Beasiswa Baru Anak Karyawan ... 48
3.6.23 Prosedur Pengajuan Beasiswa Kurang Mampu ... 49
3.6.24 Prosedur Pengajuan Beasiswa Berprestasi ... 50
(5)
x
3.6.26 Prosedur Peminjaman Inventaris ... 52
3.6.27 Prosedur Pengembalian Inventaris ... 53
3.6.28 Prosedur Ijin Dosen... 54
3.6.29 Prosedur Lembur TAT TKT ... 55
3.6.30 Prosedur Pengajuan Dean List ... 56
3.6.31 Prosedur Permohonan Pengajuan Dana ... 58
3.6.32 Prosedur Pertanggung Jawaban Penggunaan Dana Kegiatan Fakultas ... 60
3.6.33 Prosedur Permasalahan Gaji Dosen ... 61
3.6.34 Prosedur Permasalahan Gaji Asisten ... 62
3.6.35 Prosedur Rata-Rata Kehadiran Dosen ... 63
3.6.36 Prosedur Pembuatan Surat Keputusan ... 64
3.6.37 Prosedur Pengajuan Akademik Dosen Untuk Asisten Ahli dan Lektor ... 65
3.6.38 Prosedur Pengajuan Akademik Dosen Untuk Lektor Kepala atau Guru Besar ... 66
3.6.39 Prosedur Pengajuan Pemberhentian Studi Mahasiswa ... 68
3.6.40 Prosedur Pengajuan Jurnal Ilmiah ... 69
3.6.41 Prosedur Pemilihan Ketua SEMA... 71
3.6.42 Prosedur Pengajuan Proposal Struktur Org. dan Program Kerja SEMA ... 73
3.6.43 Prosedur Pertanggungjawaban Pengurus SEMA ... 75
3.6.44 Prosedur Proposal Kegiatan SEMA ... 77
3.6.45 Prosedur Pertanggung Jawaban Dana Kegiatan SEMA ... 80
3.6.46 Prosedur Magang KP ... 82
3.6.47 Prosedur Pengabdian Masyarakat ... 83
3.6.48 Prosedur Klaim Asuransi ... 84
3.6.49 Prosedur Permohonan DKBS Apabila Hilang ... 85
3.6.50 Prosedur Permohonan DKBS Apabila Hilang Saat Ujian ... 86
3.6.51 Prosedur Pengunduran Diri Mahasiswa ... 87
3.6.52 Prosedur Pertemuan Dosen ... 89
(6)
xi
3.6.54 Prosedur Admisi Mahasiswa Pindahan dari Perguruan Tinggi
Lain ... 93
3.6.55 Prosedur Cuti Akademik ... 94
3.6.56 Prosedur Pembekalan Lulusan ... 96
3.6.57 Prosedur Pemberitahuan Hasil Studi Mahasiswa ... 98
3.6.58 Prosedur Penetapan Target Kinerja dan Evaluasi Semester Dengan Pimpinan ... 99
3.6.59 Prosedur Dispensasi Kuliah (Izin Absen Kuliah) ... 101
3.6.60 Prosedur Absen Karena Hal Tak Terduga ... 102
3.6.61 Prosedur Pelaksanaan Perkuliahan ... 103
3.6.62 Prosedur Belajar Mengajar... 105
3.6.63 Prosedur Akhir Masa Studi... 107
3.6.64 Prosedur Pelaksanaan Kerja Praktek (KP) ... 108
3.6.66 Prosedur Pembentukan Tim Penggandaan dan Tim Pemberkasan ... 110
3.6.67 Prosedur Pengajuan Dosen Untuk Studi Lanjut ... 112
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 114
4.1 Simpulan ... 114
4.2 Saran ... 114
(7)
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Events pada BPMN ... 8
Gambar 2.2 Activities ... 9
Gambar 2.3 Gateways ... 10
Gambar 2.4 Swimlanes ... 11
Gambar 2.5 Artifacts ... 11
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Fakultas Teknologi Informasi UKM ... 19
Gambar 3.2 Prosedur Penerimaan Dosen Tetap ... 24
Gambar 3.3 Prosedur Pengumpulan Dokumen ... 25
Gambar 3.4 Prosedur Rapat Pejabat Struktural ... 26
Gambar 3.5 Prosedur Rapat KBK ... 27
Gambar 3.6 Prosedur Rapat Senat Fakultas ... 28
Gambar 3.7 Prosedur Rapat Dosen FTI ... 30
Gambar 3.8 Prosedur Pengajuan Tunjangan Isteri Suami ... 31
Gambar 3.9 Prosedur Pengajuan Tunjangan Anak ... 32
Gambar 3.10 Prosedur Pengajuan Tunjangan Uang Duka ... 33
Gambar 3.11 Prosedur Berobat Dosen Tetap ... 34
Gambar 3.12 Prosedur Penghonoran Dosen ... 35
Gambar 3.13 Prosedur Penghonoran Asisten... 36
Gambar 3.14 Prosedur Penghonoran KP/TA ... 37
Gambar 3.15 Prosedur Perekrutan Asisten Mata Kuliah ... 39
Gambar 3.16 Prosedur Permohonan NIK Dosen ... 41
Gambar 3.17 Prosedur Peminjaman Buku Perpustakaan FTI ... 42
Gambar 3.18 Prosedur Pengembalian Buku Perpustakaan FTI ... 43
Gambar 3.19 Prosedur Permohonan Perbaikan ... 44
Gambar 3.20 Prosedur Pemakaian Ruangan (Bukan Kelas) ... 45
Gambar 3.21 Prosedur Peminjaman Mobil Fakultas ... 46
Gambar 3.22 Prosedur Pembelian Peralatan... 47
Gambar 3.23 Prosedur Pengajuan Beasiswa Baru Anak Karyawan ... 48
Gambar 3.24 Prosedur Pengajuan Beasiswa Kurang Mampu ... 49
(8)
xiii
Gambar 3.26 Prosedur Pengajuan Beasiswa Baru Calon Dosen... 51
Gambar 3.27 Prosedur Peminjaman Inventaris ... 52
Gambar 3.28 Prosedur Pengembalian Inventaris ... 53
Gambar 3.29 Prosedur Ijin Dosen ... 54
Gambar 3.30 Prosedur Lembur TAT TKT ... 55
Gambar 3.31 Prosedur Pengajuan Dean List... 56
Gambar 3.32 Prosedur Permohonan Pengajuan Dana ... 58
Gambar 3.33 Prosedur Pertanggung Jawaban Penggunaan Dana Kegiatan Fakultas ... 60
Gambar 3.34 Prosedur Permasalahan Gaji Dosen ... 61
Gambar 3.35 Prosedur Permasalahan Gaji Asisten ... 62
Gambar 3.36 Prosedur Rata-Rata Kehadiran Dosen ... 63
Gambar 3.37 Prosedur Pembuatan Surat Keputusan ... 64
Gambar 3.38 Prosedur Pengajuan Akademik Dosen Untuk Asisten Ahli dan Lektor ... 65
Gambar 3.39 Prosedur Pengajuan Akademik Dosen Untuk Lektor Kepala atau Guru Besar ... 66
Gambar 3.40 Prosedur Pengajuan Pemberhentian Studi Mahasiswa ... 68
Gambar 3.41 Prosedur Pengajuan Jurnal Ilmiah ... 69
Gambar 3.42 Prosedur Pemilihan Ketua SEMA ... 71
Gambar 3.43 Prosedur Pengajuan Proposal Struktur Organisasi dan Program Kerja SEMA ... 73
Gambar 3.44 Prosedur Pertanggung Jawaban Pengurus SEMA ... 75
Gambar 3.45 Prosedur Proposal Kegiatan SEMA ... 77
Gambar 3.46 Prosedur Pertanggung Jawaban Dana Kegiatan SEMA ... 80
Gambar 3.47 Prosedur Magang KP ... 82
Gambar 3.48 Prosedur Pengabdian Masyarakat ... 83
Gambar 3.49 Prosedur Klaim Asuransi ... 84
Gambar 3.50 Prosedur Permohonan DKBS Apabila Hilang ... 85
Gambar 3.51 Prosedur Permohonan DKBS Apabila Hilang Saat Ujian... 86
Gambar 3.52 Prosedur Pengunduran Diri Mahasiswa ... 87
(9)
xiv
Gambar 3.54 Prosedur Transfer Nilai ... 91
Gambar 3.55 Prosedur Admisi Mahasiswa Pindahan dari Perguruan Tinggi Lain ... 93
Gambar 3.56 Prosedur Cuti Akademik... 94
Gambar 3.57 Prosedur Pembekalan Lulusan ... 96
Gambar 3.58 Prosedur Pemberitahuan Hasil Studi Mahasiswa ... 98
Gambar 3.59 Prosedur Penetapan Target Kinerja dan Evaluasi Semester dengan Pimpinan ... 99
Gambar 3.60Prosedur Dispensasi Kuliah (Izin Absen Kuliah) ... 101
Gambar 3.61Prosedur Absen Karena Hal Tak Terduga ... 102
Gambar 3.62 Prosedur Pelaksanaan Perkuliahan ... 103
Gambar 3.63Prosedur Belajar Mengajar ... 105
Gambar 3.64 Prosedur Akhir Masa Studi ... 107
Gambar 3.65 Prosedur Pelaksanaan Kerja Praktek ... 108
Gambar 3.66 Prosedur Pembentukan Tim Penggandaan dan Tim Pemberkasan ... 110
(10)
xv
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A. FORMULIR PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA ... 116
LAMPIRAN B. FORMULIR DAFTAR HADIR RAPAT ... 117
LAMPIRAN C. SURAT PERMOHONAN CUTI AKADEMIK ... 118
LAMPIRAN D. FORMULIR PENGAJUAN PENDAFTARAN DAN TUNJANGAN SUAMI ISTERI ... 119
LAMPIRAN E. FORMULIR PENGAJUAN PENDAFTARAN DAN TUNJANGAN ANAK ... 120
LAMPIRAN F. FORMULIR BERITA ACARA KULIAH ... 121
LAMPIRAN G. FORMULIR PERMOHONAN NOMOR INDUK KEPEGAWAIAN ... 122
LAMPIRAN H. FORMULIR PENGAJUAN STUDI LANJUT ... 123
LAMPIRAN I. FORMULIR PERMOHONAN PEMAKAIAN RUANG ... 124
LAMPIRAN J. FORMULIR IJIN PENGGUNAAN MOBIL ... 125
LAMPIRAN K. FORMULIR PEMINJAMAN BARANG / INVENTARIS ... 126
LAMPIRAN L. FORMULIR WAKTU KERJA LEMBUR ... 127
LAMPIRAN M. FORMULIR PENGAMBILAN UANG DI KASIER UKM ... 128
LAMPIRAN N. FORMULIR PERMOHONAN PENGGUNAAN DANA ... 128
LAMPIRAN O. FORMULIR ABSENSI KEHADIRAN ASISTEN DOSEN .. 129
LAMPIRAN P. SURAT KEPUTUSAN ... 130
LAMPIRAN Q. CEK LIST PERSYARATAN PENGAJUAN JABATAN FUNGSIONAL DOSEN ASISTEN AHLI DAN LEKTOR ... 131
LAMPIRAN R. FORMULIR BERITA ACARA UJIAN ... 132
LAMPIRAN S. FORMULIR DAFTAR HADIR DOSEN ... 133
(11)
xvi
DAFTAR NOTASI/ LAMBANG
Jenis Notasi/Lambang Nama Arti
BPMN Start event Mengindikasikan
sebuah proses yang akan dimulai
BPMN Intermediate
event
Terletak diantara Start Event dan End Event
BPMN End event Simbol untuk
mengakhiri sebuah proses.
BPMN Message Pesan yang
memicu sebuah proses
BPMN Timer Waktu yang
memicu sebuah proses
BPMN Conditional Proses dimulai
atau berlanjut ketika kondisi bisnis atau aturan bisnis terpenuhi.
BPMN Link Sub-proses yang
merupakan bagian dari proses yang lebih besar.
BPMN Eror Kesalahan
tertangkap di awal, tengah, atau akhir dari sebuah proses
(12)
xvii
Jenis Notasi/Lambang Nama Arti
BPMN Cancel Transaksi yang
dibatalkan dalam sub-proses
BPMN Compensation Pengembalian
dana yang dipicu ketika operasi sebagian gagal.
BPMN Signal Sinyal yang
berkomunikasi melalui proses yang berbeda.
BPMN Multiple B eberapa pemicu
memulai proses.
BPMN Parallel multiple Contoh proses
yang tidak dimulai, berlanjut, atau berakhir sampai semua peristiwa yang mungkin terjadi.
BPMN Terminate Penghentian
langkah proses
BPMN Task Tingkat yang
paling dasar dari suatu kegiatan
BPMN Sub process Sekelompok tugas
yang cocok
bersama-sama dengan baik.
(13)
xviii
Jenis Notasi/Lambang Nama Arti
BPMN Transaction
activity
Sub-proses
khusus yang
melibatkan pembayaran
BPMN Call activity Kembali pada
berbagai titik dalam aliran bisnis.
BPMN Exclusive Mengevaluasi
keadaan proses
bisnis dan
berdasarkan kondisi,
mengistirahatkan aliran ke dalam satu atau lebih saling jalur eksklusif.
BPMN Event based Mirip dengan jalur
eksklusif
BPMN Parallel Tidak tergantung
pada kondisi atau peristiwa.
BPMN Exclusive event
based
Memulai proses contoh baru dengan terjadinya peristiwa berikut.
(14)
xix
Jenis Notasi/Lambang Nama Arti
BPMN Complex Arus yang paling
kompleks dalam proses bisnis.
BPMN Parallel event
based
Mirip dengan gateway
paralel. Hal ini memungkinkan untuk beberapa proses terjadi pada saat yang
sama, tapi
tergantung event.
BPMN Sequence flow Menunjukkan
urutan yang
kegiatan akan yang dilakukan dalam sebuah proses.
BPMN Message flow Menunjukkan
aliran pesan antara dua entitas yang siap untuk mengirim dan menerima.
BPMN Association Asosiasi data,
informasi dan artefak dengan aliran benda
(15)
xx
Jenis Notasi/Lambang Nama Arti
BPMN Group Mengatur
tugas-tugas atau proses yang memiliki signifikansi dalam proses
keseluruhan.
BPMN Annotation Menggambarkan
bagian-bagian aliran tambahan model atau notasi.
BPMN Data object Data yang
dihasilkan dari proses tersebut, data yang perlu dikumpulkan, atau data yang harus disimpan.
BPMN Data storage Penyimpanan
data
Referensi:
(16)
xxi
DAFTAR SINGKATAN
BPEL Business Process Execution Language BPM Business Process ManagementBPMN Business Process Model and Notation IT Information Technology
SOP Standard Operating Procedure UKM Universitas Kristen Maranatha
(17)
BAB 1. PENDAHULUAN
Di dalam bab 1 akan dibahas seputar latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.
1.1 Latar Belakang
BPMN (Business Process Model and Notation) adalah sebuah standar proses bisnis modeling yang dapat membantu suatu bisnis atau instansi dengan kelebihan prosedur bisnis internal yang dapat dipahami dalam notasi grafis dan akan memberikan organisasi / instansi kemampuan untuk berkomunikasi sesuai prosedur. Selain itu, notasi grafis akan memudahkan pemahaman tentang kolaborasi kinerja dan transaksi bisnis antara organisasi yang bersangkutan dan akan memastikan bahwa bisnis akan memahami peserta dalam bisnis mereka dan akan memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan keadaan bisnis internal dan Bussiness to Business (B2B) baru dengan cepat.
Fakultas Teknologi Informasi di Universitas Kristen Maranatha (UKM) semakin berkembang sejalan dengan perkembangannya. Tetapi secara tidak disadari, kompleksitas prosedur semakin tinggi sehingga dibutuhkan pemahaman yang lebih daripada sebelumnya.
Dengan masalah yang dihadapi oleh Fakultas Teknologi Informasi UKM, akan dibuatkannya Business Process Model and Notation (BPMN) berikut dengan standarnya sehingga proses bisnis di dalam instansi tersebut dapat lebih mudah dimengerti dalam bentuk grafis yang memudahkan Fakultas Teknologi Informasi dapat berkomunikasi sesuai prosedur yang ada.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan pada bagian 1.1, berikut adalah perumusan pokok masalah yang ada, diantaranya:
(18)
2
1. Bagaimana meng-update standard operating procedure (SOP) yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM?
2. Bagaimana mengkonversi SOP yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM menggunakan BPMN?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan pokok masalah yang telah diuraikan pada bagian 1.2, maka tujuan pengembangan aplikasi yang akan dibuat diantaranya :
1. Meng-update SOP yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM.
2. Mengkonversi SOP yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM menggunakan BPMN.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup yang digunakan dalam laporan ini sebagai berikut: Menganalisa proses bisnis SOP pada Fakultas Teknologi
Informasi UKM.
Penelitian berfokus pada prosedur SOP yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM.
Hasil penelitian akan digambarkan dengan menggunakan metode BPMN.
Hasil analisis tidak mencakup fase implementasi perbaikan proses bisnis yang ada.
1.5 Sumber Data
Data-data yang digunakan dalam penyusunan laporan ini adalah: 1. Data primer
Data primer adalah data yang didapat dari Fakultas Teknologi Informasi UKM.
(19)
3
Data sekunder adalah data yang didapat dari kajian teori, wawancara, dan pengamatan.
1.6 Sistematika Penyajian
BAB 1. PENDAHULUANPada bab ini dipaparkan mengenai latar belakang topik, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, serta sistematika penulisan.
BAB 2. KAJIAN TEORI
Pada bab ini dipaparkan mengenai dasar-dasar teori yang digunakan dalam melakukan proses analisis.
BAB 3. ANALISIS DAN EVALUASI
Pada bab ini dipaparkan mengenai dasar organisasi dari Fakultas Teknologi Informasi UKM yang mencangkup struktur organisasi beserta wewenang yang dimiliki, visi, misi, dan tujuan organisasi. Dalam bab ini juga akan dipaparkan mengenai hasil analisis.
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini dipaparkan mengenai simpulan-simpulan dari hasil pembahasan bab-bab sebelumnya dan dikemukakan saran-saran oleh penulis.
(20)
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
Di dalam bab 4 akan dibahas mengenai simpulan-simpulan dari hasil pembahasan bab-bab sebelumnya dan dikemukakan saran-saran oleh penulis.
4.1 Simpulan
Kesimpulan yang didapat berdasarkan perancangan SOP ini yaitu: 1. Perancangan ini memperbaharui 66 (enam puluh enam) butir
prosedur yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM, termasuk 2 (dua) butir prosedur yang telah berganti nama dan tidak termasuk 6 (enam) butir prosedur yang tidak digunakan lagi.
2. Perancangan ini mengkonversi prosedur di Fakultas Teknologi Informasi UKM yang sebelumnya menggunakan notasi Flowchart yang diubah menggunakan notasi BPMN.
4.2 Saran
Saran agar pengembangan perancangan ini lebih baik adalah dengan menambahkan SOP di Fakultas Teknologi Informasi UKM yang belum terdokumentasi.
(21)
DAFTAR PUSTAKA
[1] "lucidchart," [Online]. Available: www.lucidchart.com.[2] M. Havey, Essential Business Process Modeling, USA: O'Reilly Media, Inc., 2005.
[3] A. Afuah, Business models: A strategic management approach, McGraw-Hill/Irwin, 2004.
[4] R. T. Burlton, Business Process Management, Indianapolis: SAMS, 2001.
[5] M. Weske, Business Process Management : Concepts, Languages, Architecture, Springer Science & Business Media, 2007.
[6] J. F. Chang, Business Process Management Systems, Suite: Auerbach Publications, 2005.
[7] "Object Management Group - Business Process Model and Notation," Object Management Group, 1997. [Online]. Available: http://www.bpmn.org/. [Accessed 2 March 2015].
[8] Rosmala, Dewi and Falaha, "Pemodelan Proses Bisnis B2B denngan BPMN," Studi Kasus Pengadaan Barang Pada Divisi Logistik, 2007. [9] "bpmi," [Online]. Available: www.bpmi.org.
[10] J. FitzGerald, A. F. FitzGerald and W. D. Stalling, Fundamentals of System Analysis, New York: John Willey & Sons, 1981.
[11] A. Vieux, "Business Process Management (BPM) Software," Bizagi, 1989. [Online]. Available: www.bizagi.com. [Accessed 2015].
[12] Zuhrawaty, Panduan Dan Kiat Sukses menjadi Auditor ISO 9001, Yogyakarta: MedPress, 2009.
[13] R. Tricker, ISO 9001: 2008 for Small Business, New York: Routledge, 2014.
[14] "Facculty of Information Technology," [Online]. Available: www.itmaranatha.org.
(1)
xxi
DAFTAR SINGKATAN
BPEL Business Process Execution LanguageBPM Business Process Management
BPMN Business Process Model and Notation
IT Information Technology
SOP Standard Operating Procedure
(2)
BAB 1. PENDAHULUAN
Di dalam bab 1 akan dibahas seputar latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.
1.1 Latar Belakang
BPMN (Business Process Model and Notation) adalah sebuah standar proses bisnis modeling yang dapat membantu suatu bisnis atau instansi dengan kelebihan prosedur bisnis internal yang dapat dipahami dalam notasi grafis dan akan memberikan organisasi / instansi kemampuan untuk berkomunikasi sesuai prosedur. Selain itu, notasi grafis akan memudahkan pemahaman tentang kolaborasi kinerja dan transaksi bisnis antara organisasi yang bersangkutan dan akan memastikan bahwa bisnis akan memahami peserta dalam bisnis mereka dan akan memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan keadaan bisnis internal dan Bussiness to Business (B2B) baru dengan cepat.
Fakultas Teknologi Informasi di Universitas Kristen Maranatha (UKM) semakin berkembang sejalan dengan perkembangannya. Tetapi secara tidak disadari, kompleksitas prosedur semakin tinggi sehingga dibutuhkan pemahaman yang lebih daripada sebelumnya.
Dengan masalah yang dihadapi oleh Fakultas Teknologi Informasi UKM, akan dibuatkannya Business Process Model and Notation (BPMN) berikut dengan standarnya sehingga proses bisnis di dalam instansi tersebut dapat lebih mudah dimengerti dalam bentuk grafis yang memudahkan Fakultas Teknologi Informasi dapat berkomunikasi sesuai prosedur yang ada.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan pada bagian 1.1, berikut adalah perumusan pokok masalah yang ada, diantaranya:
(3)
2
1. Bagaimana meng-update standard operating procedure (SOP) yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM?
2. Bagaimana mengkonversi SOP yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM menggunakan BPMN?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan pokok masalah yang telah diuraikan pada bagian 1.2, maka tujuan pengembangan aplikasi yang akan dibuat diantaranya :
1. Meng-update SOP yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM.
2. Mengkonversi SOP yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM menggunakan BPMN.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup yang digunakan dalam laporan ini sebagai berikut: Menganalisa proses bisnis SOP pada Fakultas Teknologi
Informasi UKM.
Penelitian berfokus pada prosedur SOP yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM.
Hasil penelitian akan digambarkan dengan menggunakan metode BPMN.
Hasil analisis tidak mencakup fase implementasi perbaikan proses bisnis yang ada.
1.5 Sumber Data
Data-data yang digunakan dalam penyusunan laporan ini adalah: 1. Data primer
Data primer adalah data yang didapat dari Fakultas Teknologi Informasi UKM.
(4)
3
Data sekunder adalah data yang didapat dari kajian teori, wawancara, dan pengamatan.
1.6 Sistematika Penyajian
BAB 1. PENDAHULUANPada bab ini dipaparkan mengenai latar belakang topik, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, serta sistematika penulisan.
BAB 2. KAJIAN TEORI
Pada bab ini dipaparkan mengenai dasar-dasar teori yang digunakan dalam melakukan proses analisis.
BAB 3. ANALISIS DAN EVALUASI
Pada bab ini dipaparkan mengenai dasar organisasi dari Fakultas Teknologi Informasi UKM yang mencangkup struktur organisasi beserta wewenang yang dimiliki, visi, misi, dan tujuan organisasi. Dalam bab ini juga akan dipaparkan mengenai hasil analisis.
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini dipaparkan mengenai simpulan-simpulan dari hasil pembahasan bab-bab sebelumnya dan dikemukakan saran-saran oleh penulis.
(5)
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
Di dalam bab 4 akan dibahas mengenai simpulan-simpulan dari hasil pembahasan bab-bab sebelumnya dan dikemukakan saran-saran oleh penulis.
4.1 Simpulan
Kesimpulan yang didapat berdasarkan perancangan SOP ini yaitu: 1. Perancangan ini memperbaharui 66 (enam puluh enam) butir
prosedur yang ada di Fakultas Teknologi Informasi UKM, termasuk 2 (dua) butir prosedur yang telah berganti nama dan tidak termasuk 6 (enam) butir prosedur yang tidak digunakan lagi.
2. Perancangan ini mengkonversi prosedur di Fakultas Teknologi Informasi UKM yang sebelumnya menggunakan notasi Flowchart
yang diubah menggunakan notasi BPMN.
4.2 Saran
Saran agar pengembangan perancangan ini lebih baik adalah dengan menambahkan SOP di Fakultas Teknologi Informasi UKM yang belum terdokumentasi.
(6)
DAFTAR PUSTAKA
[1] "lucidchart," [Online]. Available: www.lucidchart.com.[2] M. Havey, Essential Business Process Modeling, USA: O'Reilly Media, Inc., 2005.
[3] A. Afuah, Business models: A strategic management approach, McGraw-Hill/Irwin, 2004.
[4] R. T. Burlton, Business Process Management, Indianapolis: SAMS, 2001.
[5] M. Weske, Business Process Management : Concepts, Languages, Architecture, Springer Science & Business Media, 2007.
[6] J. F. Chang, Business Process Management Systems, Suite: Auerbach Publications, 2005.
[7] "Object Management Group - Business Process Model and Notation," Object Management Group, 1997. [Online]. Available: http://www.bpmn.org/. [Accessed 2 March 2015].
[8] Rosmala, Dewi and Falaha, "Pemodelan Proses Bisnis B2B denngan BPMN," Studi Kasus Pengadaan Barang Pada Divisi Logistik, 2007. [9] "bpmi," [Online]. Available: www.bpmi.org.
[10] J. FitzGerald, A. F. FitzGerald and W. D. Stalling, Fundamentals of System Analysis, New York: John Willey & Sons, 1981.
[11] A. Vieux, "Business Process Management (BPM) Software," Bizagi, 1989. [Online]. Available: www.bizagi.com. [Accessed 2015].
[12] Zuhrawaty, Panduan Dan Kiat Sukses menjadi Auditor ISO 9001, Yogyakarta: MedPress, 2009.
[13] R. Tricker, ISO 9001: 2008 for Small Business, New York: Routledge, 2014.
[14] "Facculty of Information Technology," [Online]. Available: www.itmaranatha.org.