PROPOSAL PROYEK perangkat lunak PERUBAHAN
PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN. Penataan Arsip Terpadu
1. 1. PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN PENATAAN ARSIP TERPADU DI KELURAHAN
…………………. KECAMATAN ……………….. KOTA …………………. DISUSUN :
…………………………….. NIS : ………………………… PEMERINTAH PROVINSI JAWA
TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TAHUN 2014 DIKLAT
PIM.IV/XKV/2014
2. 2. RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER) 1. IDENTITAS PROYEK Judul
Penataan arsip secara terpadu di Kelurahan …………… Kecamatan …………. Kota
…………………….. Deskrispi Bahwa dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan
pengelolaan kearsipan perlu adanya ruang khusus arsip dan penanganan penyimpanan
arsip secara profesional sehingga akan mempermudah pelaksanakan pekerjaan Sponsor
Lurah Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan ( SUPONO, SE )
Project Leader Sekretaris Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota
Pekalongan ( SOKHIB, SH ) Sumber daya Tim .1. Dasar Hukum 2. Sumber daya
manusia 3. Dana UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan Perwal No.46 Tahun
2013 tentang Tata kearsipan dinamis Internal 1. Kasi Pemerintahan 2. Kasi
Kesejahteraan Masyarakat 3. Kasi Keamanan dan Ketertiban 4. Staf Sekretariat 5. Staf
Seksi Pemerintahan 6. Staf Seksi Kesmas Eksternal 1. Kantor Perpustakaan daan Arsip
Daerah 2. Lembaga Pemberdayaan Masyarakat ( LPM ) 3. Rukun Tetangga ( RT ) 4.
Masyarakat APBD Swadaya 2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
3. 3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.tentang Kearsipan dan
Peraturan Walikota Pekalongan No.46 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis,
menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan
dengan arsip sedangkan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media masa sesuai dengan perkembangan
teknologi inforrmasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan ,perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakataan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Penyeleggaraan kearsipan bertujuan antara lain : 1.
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintah daerah ,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelengara kearsipan nasional,
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
sah,menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan perundang-undangan. 3. Menjamin perlindungan kepentingan negara
dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya, 4. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai
suatu sistem yang komprehensif dan terpadu 5. Menjamin keselamatan dan keamanan
arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara, 6. Menjamin keselamatan aset nasional dibidang ekonomi, sosial, politik,
budaya,pertahanan,serta keamanan sebagai identitas jadi diri bangsa dan 7.
Meningkatkan kualitas pelayaanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autektik dan terpercaya. Dari uraian diatas tampak bahwa arti pentingnya kearsipan
ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu kearsipan mempunyai peranan
sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasaan yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik
pada kantor-kantor lembaga negara dan swasta
4. 4. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan
merencanakaan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dt
bidang kearsipan.Suatu lembaga baik itu lembaga negara ataupun swasta tidak akan
sanggup memberikan data informasi yang baik,lengkap dan akurat, jika lembaga
tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan yang baik dan teratur. Arsip dapat
dikatakan suatu sistem dimana satu sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan
yang utuh, karena arsip dapat menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik dari
segi perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas organisasi yang
bersangkutan. Kelurahan Pringlangu adalah salah satu dari 13 Kelurahan yang berada
diwilayah Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan, Kelurahan Pringlangu terbagi
menjadi 7 ( tujuh ) Rukun Warga dan 36 ( tiga puluh enam ) Rukun Tetangga. Kelurahan
Pringlangu dengan luas wilayah 90.09 Ha dengan jumlah penduduk : 6950 jiwa - Lakilaki : 3512 - Perempuan : 3438 - Jumlah KK : 1835 Dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat Kelurahanringlang di dukung oleh 10 tenaga yang terdiri dari 6
tenaga PNS dan 4 Non PNS,. terbagi dalam Jabatan Sruktural 4 orang, staf 2 orang dan
ek Perangkat Desa 2 orang A. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Sekretaris Kelurahan
sesuai dengan Peraturan Walikota Pekalongan Nomor 67 Tahun 2013, mempunyai
rincian tugas jabatan Sekretaris Kelurahan sebagai berikut : 1. Merumuskan sasaran
program kerja pengelolaan administrasi umum. 2. Menyelenggarakan administrasi surat
menyurat dan urusan rumah tangga. 3. Menyelenggarakan dan mengolah serta
membuat laporan administrasi kepegawaian 4. Mengarahkan administrasi keuangan
yang meliputi penyusunan anggaran Merumuskan sasaran program kerja pengelolaan
administrasi umum. 5. Mengkoordinasikan prencanaan,pengadaan dan pemeliharaan
barang inventaris serta perlengkapan kantor 6. Menyelenggarakan pelayanan umum 7.
Menyelenggaraakan pengawasan dan pengkoordinasiana penyelenggaran kegiatan
5. 5. dikantor kelurahan. 8. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau
Standar Pelayanan (SP) 9. Melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan
atau Standar Pelayanan (SP). 10.Mengevaluasi pelaksanaan Standar Operasional
Prosedur (SOP) dan atau Standar Pelayanan (SP) 11.Mengatur pelaksanaan tugas
bawahan dengan memberi petunjuk dan arahan. 12.Mengevaluasi pelaksanaan tugas
bawahan secara rutin guna peningkatan kinerja. 13.Memberikan penilaian kinerja
bawahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 14.Menjabarkan perintah atasan baik
secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas. 15.Memberikan saran
dan pertimbangan kepada atasan sebagai bahan pengambilan keputusan.
16.Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai dengan peraturan yang berlaku
sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaaksanaan tugas. 17.Melakukan monitoring dan
evaluasi pelaksanaan tugas secara berkala agar tercapai sasaran dan tujuan yang telah
ditetapkan. 18.Mengevaluasi, membina, mengawasi, mengendaalikan dan melaporkan
pelaksanaan program dan kegiatan. 19.Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan
atasan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. Dalam menangani pengeloaan
kearsipan Sekretariat Kelurahan Pringlangu belum sesuai dengan tata kelola kearsipan
yang benar, karena daalam pengelolaan kearsipannya masih melakukaan penyimpanan
arsip belum sesuai dengan klasifikasi , sehingga pencarian kembali arsip yang
dibutuhkan sulit / lama, karena masih banyak arsip yang diletakan diatas meja belum
disimpan sesuai dengan kepentingannya. Agar penataan arsip dapat dilaksanakan
dengan baik, maka diperlukan suatu penataan kembali arsip sesuai dengan kode
klasifikasi yang ada sehingga dapat mempermudah dalam pencarian arsip.
6. 6. B. Identifikasi Permasalahan a. Belum optimalnya penataan kearsipan Penataan
kearsipan yang dilaksanakan selama ini masih acak-acakan belum sesuai dengan
peraturan kearsipan b. Belum tertatanya dengan baik sistem kearsipan karena tidak ada
petugas khusus untuk menata arsip. c. Kurangnya SDM dan Sarana prasarana guna
penataan kearsipan Untuk memotret kondisi riil permasalahan utama diatas yang ada di
kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan dilakukan satu alat
analisis dengan menggunakan Force Field Analyzis dengan harapan jika faktor
pendukung dan penghambat dapat diketahui dengan baik maka intervensi yang
dilakukan dapat lebih tepat. Adapun hasil analisisnya sebagai berikut : Tabel 2 Analisa
7.
8.
9.
10.
Kekuatan Medan Penataan Arsip Terpadu di Kelurahan Pringlangu Kec. Pekalongan
Barat Kota Pekalongan
7. Gambar 1 : FORCE FIELD ANALYSIS (1951) FAKTOR PENDORONG FAKTOR
PENGHAMBAT 1. Adanya dukungan Intern 2. UU No.43/2009 dan Perwal Pekalongan
No.46 / 2013 3. Adanya ruang yang representatif Skor =15 1. Kurangnya pemahaman
tata cara penyelenggaraan kearsipan 2. Kurangnya sarana dan prasarana 3. Kurangnya
SDM yang memadai Skor =12 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 Analisis Kekuatan Penghambat
Utama : H1 Pelaksanaan kearsipan dapat berjalan dengan tertib dan lancar H2 Adanya
sarana dan prasarana yang memadai H3 Pengelola kerasipan diikut sertakan dalam
Bintek Analisis Kekuatan Pendorong Utama D1 Adanya komitmen pimpinan untuk
mendorong kemajuan dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan D2 Memberikan
kewajiban untuk tertib administrasi guna memenuhi transparansi D3 Sarana dan
prasarana untuk penyimpanan kearsipan dibutuhkan ruang khusus yang reprensentatif
sehingga semua berkas kearsipan dapat tersimpan dengan aman. (5) (5) (4) (4) (4)
Terlaksananya Optimalisasi Penataa Arsip di Kelurahan Pringlangu Kec. Pekalongan
Barat Kota Pekalongan (5)
8. Dari analisis diatas dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah intervensinya sebagai
berikut : 1 Perlunya penataan arsip yang sesuai dengan peraturan yang berlaku 2
.Menyiapkan ruang khusus untuk arsip, sehingga mempermudah pencarian arsip dan
mencegah kerusakan arsip 3. Dari hasil Benchmarking di Kabapaten Bantul di Desa
Panggungharjo Kecamatan Sewon kami mendapatkan temuan inovasi bahwa
pengelolaan Arsip didesa tersebut ada seorang arsiparis C.Target Area Perubahan
LURAH Kasi Pemerintahan Sek. Kelurahan Kasi TrantibKasi Kesmas Kasi
Pembangunan Belum Optimalnya Penataan Arsip di Kelurahan Pringlangu
Kec,Pekalongan Barat Kota Pekalongan
9. Dalam proyek perubahan ini dengan area perubahan pada tata Kelola. Adapun data
administrasi sebagai berikut : • Tahun 2012 surat masuk sebanyak 1000 buah • Tahun
2012 surat keluar sebanyak= 200 • Tahun 2013 surat masuk sebanyak • Tahun 2013
surat keluar sebanyak • Buku mutasi tanah • Buku Register Pindah Penduduk • Buku
Register KK • Buku Register KTP • Buku Register Legalisasi umum • Ruang Khusus
Arsip 3. TUJUAN A. Tujuan Jangka Pendek a. Melakukan penataan kearsipan secara
terpadu b. Menyediakan ruang khusus arsip B. Jangka Menengah Melakukan
pengelolaan kearsipan sesuai prosedur dan sesuai dengan aturan yang berlaku C.
Jangka Panjang Melakukan pelayanan 4. MANFAAT Kegiatan Penataan arsip terpadu di
Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan adalah
meningkatnya penaganan kearsipan meliputi tertatanya arsip, tertibnya proses surat
menyurat, tersedia data yang valid di Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan
Barat Kota Pekalongan. 1. Manfaat bagi Sekretaris mempermudah pecarian arsip
sehingga memudahkan pekerjaan 2. Manfaat bagi SKPD adalah menjamin keamanan
dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, terwujudnya
pengelolaan arsip yang andal dan
10. pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan 3. Manfaat bagi
Pemerintah Kota adalah terutama Kantor Perpustakaan Daerah kita mendukung
programnya dan melaksanakan Peraturan Walikota Pekalongan No.46 tahun 2013 4.
Manfaat bagi masyarakat adalah mempercepat pelayanan 5 RUANG LINGKUP
Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam Optimasisasi Penataan Arsip Kelurahan
Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan sebagai berikut : 1.
Melakukan rapat dengan unit-unit terkait 2. Pembentukan Tim Pengelola kearsipan 3.
Mengadakan sosialisasi pengelolaan kearsipan 4. Menyediakan ruang khusus arsip,
untuk menunjang tertib dan amannya arsip 5. Pelaksanaan penataan arsip 06.OUTPUT
KUNCI(KEY PROJECT DELIVERABLE) Nama Deskripsi A.Jangka pendek 1.
Terlaksananya rapat – rapat dengan unit-unit terkait. 2. Terbentuknya tim pelaksana
pengelolaan kearsipan 3. Penyiapan Sarpras arsip 4. Tersosialisasinya sistem kearsipan
11.
12.
13.
14.
5. Adanya tenaga yang menguasai teknis pengelolaan kearsipan Rapat persiapan
dalam rangka pelaksaanaan pengeloaan kearsipan Tim pelaksana pengelolaan
kearsipan yang akan bekerja daan bertanggung jawab berjalannya proyek perubahan
Dengan adanya ruangan khusus mempermudah Pencaraian arsip dan kerusakan arsip
Dengan diadakan sosialisasi kepada seluruh pegawai Kelurahan tentang pengelolaan
kearsipan yang benar Dengan pelatihan diharapkan bisa menata arsip dengan benar
11. 6. Terlaksananya uji coba Pengelolan kearsipan B.Jangka Menengah Adanya
pengelolaan kearsipan sesuai aturan yang berlaku C.Jangka Panjang Tersedianya
pelayanan kearsipan yang optimal Dengan berjalannya area perubahan ini diharapkan
kearsipan berjalan dengan baik Dengan terlaksananya pelayanan kearsipan yang
benar data tersedia dapat dipertanggungjawabkan. Dengan pelayanan kearsipan
secara optimal diharapkan meningkatkan mutu pelayanan. 07.PENTAHAPAN
(MILESTONES) NO TAHAP UTAMA WAKTU 1. 2. 3. a. Jangka Pendek 1. Kesepakatan
untuk melakukan perubahan pengelolaan kearsipan 2. Pembentukan Tim Pelaksana
Kegiatan 3. Penentuan sistem kearsipan 4. Penyiapan sarpras Arsip 5. Sosialisasi 6. Uji
Coba Pengelolaan Arsip/ pelatihan b. Jangka Menengah 1. Monitoring dan evaluasi
Pengelola arsip 2. Pelaksanaan Pengelola arsip terpadu c. Jangka Panjang 1. Pelayanan
arsip terpadu Minggu ke 3 September 2014 Minggu ke 3 September 2014 Minggu ke 4
September 2014 Minggu ke 1 Oktober 2014 minggu ke 2 Oktober 2014 Minggu ke 3
Oktober s/d , 3 Nopember 2014 Sampai akhir 2014 Tahun 2015
12. 08.TATA KELOLA PROYEK STRUKTUR DESKRIPSI (Penjelasan peran masingmasing dalam penyelenggaraan proyek perubahan) Contoh : • Sponsor 1. Memberikan
persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahan 2. Mengkoordinasikan
kegiatan 3. Membantu menyelesaikan hambatan • Project Leader 1. Memimpin jalannya
proyek perubahan mulai dari merencanakan, mengkoordinasikan, membentuk Tim
Pelaksana, penjadwalan, memotitor dan evaluasi dengan bimbingan sponsor dan coach.
2. Memberikan arahan strategi kepada Tim 3. Menyusun rencana kerja Tim 4.
Melakukan komunikasi dengan daan kesepakataan dengan Stakeholders 5. Melaporkan
pelaksanaan proyek dan hasilnya kepada Lurah 6. Menyelesaikan masalah yang tidak
dapat diselesaikan oleh Tim • Tim Sosialisasi sistem kearsipa Bertugas mensosialisasi
sistem kearsipan yang sesuai dengan aturan yang berlaku • Tim Penyiapan Sarpras
arsip Bertugas menyiapkan feling kabinet dan pengecataan ruangan • Tim Penataan
Sistem kearsipan Bertugas melakukan penataan arsip mulai awal tahun 2014 Tim
Pengelola kearsipan Coach ……………….. Counselor Tim Sosialisasi Project Leader
Sekretaris kelurahan …………………… Sponsor Lurah Tim Sarpas arsip Tim Penataan
Arsip
13. • Tim Pengelola kearsipan Mengelola dari awal sampai akhir • Coach / Couselor 1.
Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan proyek 2.
Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownership 3. Membantu melakukan
intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas kewenangan 4. Melakukan
komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taaking ownership 5.
Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai dengan yang
diharapkan. 09.ANGGARAN JUMLAH DESKRIPSI Rp. 1.000.000,- ( satu juta rupiah )
Rp. 390.000,- ( tiga ratus sembilan puluh ribu rupiah ) Estimasi anggaran digunakan
untuk perbaikan ruangan (Dibebankan pada APBD II ) Estimasi anggaran digunakan
untu k : 1.Konsumsi rapat koordinasi pelaksanaan proyek perubahan 15 orang x Rp.
10.000 = Rp. 150.000,- 2. Konsumsi rapat Sosialisas Penglolaan kearsipan.15 orang x
Rp.10.000 = Rp.150.000,- 3. konsumsi untuk evaluasi pelaksanaan pengelolaaan
kearsipan. 3 kl x 3 orang x Rp.10.000 = Rp.90.000,- ( Dibebankan swadaya )
14. 10.IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS 1 Promotors 1. Lurah 2 Latens 2.Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah 3 Defenders 1.Kasi Pemerintahan 2.Kasi Kesejahteraan
Masyarakat 3.Kasi Pembangunan 4.Kasi Keamanan dan Ketertiban 4 Apathetic 1.LPM
2.RT 3.Masyarakat 4.Staf NET MAP Sekretaris Lurah Sekretaris Lurah Kasi
15.
16.
17.
18.
Pemerintahan Kasi Pemerintahan Kasi Kesmas Kasi Kesmas StafStaf KPADKPAD
Stakeholde r Internal Stakeholde r Internal Stakeholde r Eksternal Stakeholde r Eksternal
++ : Sangat Berpengaruh + : Berpengaruh ++ LurahLurah ++ ++ ++ ++ + RTRT + +
LPMLPM MasyarakatMasyarakat + ++ Kasi Trantib Kasi Trantib Kasi Pemb. Kasi Pemb.
15. 1. Lingkaran Stakeholder (Stakeholder Circle)’. Tahapan dalam membuat pemetaan
dan analisis stakeholder adalah sebagai berikut: a) Identifikasi stakeholder; b) Prioritas
(Prioritise) stakeholder; c) Visualisasi stakeholder; d) Pelibatan (Engage) stakeholder;
dan e) Monitor stakeholder. 2. Urutan prioritas stakeholder ditentukan berdasarkan
indikator: a) Power (kekuatan) pengaruhnya terhadap kelangsungan dan keberhasilan
proyek; b) Proximity (tingkat keterlibatan langsung) di dalam proyek; c) Interest
(kepentingan), kepentingan stakeholder dalam proyek. Tabel I : Indikator Penilaian
Kekuatan Pengaruh Stakeholder Preferensi Definisi Konsep Definisi Operasional Power
(kekuatan Pengaruh) Kewenangan formal untuk mengambil keputusan 1 2 3 4 Tidak
memiliki kewenangan Terbatas hanya pada 1 fungsi Beberapa fungsi Penuh pada
semua fungsi Proximity (Keterlibatan) Keterlibatan secara langsung pada proyek Tidak
terlibat langsung Pada satu tahap saja Pada beberapa tahap Terlibat pada setiap
tahapan Interest (Kepentingan) Kepentingan terhadap proyek Tidak memiliki kepentingan
Satu kepentingan Beberapa kepentingan Kepentinga n penuh Sumber: modifyng Derek
Walker, et. al., 2008
16. Tabel 2. Matriks Kekuatan Pengaruh Stakeholder No Stakeholder Power Proximity
interest Skor INTERNAL 1 Lurah 4 4 4 12 2 Kasi Pemerintahan 2 4 4 10 3 Kasi Kesmas
2 4 4 10 4. Kasi Trantib 2 4 4 10 5. Kasi Pembangunan 2 4 4 10 6 Staf 1 2 4 7
EKSTERNAL 1. Kasi Arsip KPAD 1 4 4 9 2. RT 1 1 4 6 3 LPM 1 1 4 6 4. Masyarakat 1 1
4 6 Jumlah 86 Nilai Tertinggi = ∑ Indikator x Bobot tertinggi = 3 x 4 = 12 ; Nilai Terendah
= ∑ Indikator x bobot terendah = 3 x 1 = 3 Rentang = Nilai Tertinggi – Nilai Terendah =
12 – 3 = 9 Interval = Kategori peringkat dan strategi kerjasama dengan stakeholder
berdasarkan pengaruh/minat/ kepentingannya dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1.
Apathetics (Low power, less interested people) nilai 3 – 5,25 simbul (- -) : Tidak punya
minat/kepentingan dan tidak berpengaruh. ( Monitor terus golongan ini, tapi jangan
sampai membuat bosan dengan komunikasi anda yang berlebihan 2. Latens (High
Power, less interested people) nilai 5,26 – 7,51 simbul (- +) : Punya minat/kepentingan
dan tidak berpengaruh (Cukup bekerja dg mereka agar tetap
17. Peng aruh puas, tapi tidak perlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan
dengan pesan kita) 3. Defender (Low power, High interested people) nilai 7,52 - 9,77
simbul (- +) Punya minat/kepentingan dan sedikit pengaruh (Pertahankan agar orang yg
masuk golongan ini tetap dijaga mendapatkan informasi, dan usahakan bicara dg
mereka untuk memastikan tidak ada masalah 4. Promoters (High Power, High Interested
people) 9,78 – 12 7 simbul (- +) : Punya minat/kepentingan dan punya pengaruh ( Harus
melibatkan orang orang tersebut karena memiliki pengaruh besar) Mapping Stakeholders
tinggi rendah interes tinggi LATENS Kantor Perpustakaan dan Arsip Daearh LATENS
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daearh PROMOTERS Lurah PROMOTERS Lurah
APATHETIC Lembaga Pemberdayaan Masy Rukun Tetangga Masyarakat Staf
APATHETIC Lembaga Pemberdayaan Masy Rukun Tetangga Masyarakat Staf
DEFENDER Kasi Pemerintahan Kasi Pembangunan Kasi Kesejahteran masy Kasi
Trantib DEFENDER Kasi Pemerintahan Kasi Pembangunan Kasi Kesejahteran masy
Kasi Trantib
18. 1.PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK) NO DESKRIPSI 1 • Sponsor a.
Memberikan persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahan b.
Mengkoordinasikan kegiatan c. Membantu menyelesaikan hambatan • Coach / Couselor
a. Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan proyek
b. Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownership c. Membantu melakukan
intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas kewenangan d. Melakukan
komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taaking ownership e.
Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai dengan yang
diharapkan. • Tim I Penataan Sistem Kearsipan • Tim Penyiapan Sarpras • Tim III
Sosialisasi sistem Kearsipan • Tim IV Pengelola kearsipan 2 Jangka waktu berlakunya
tim sampai dengan terlaksananya proyek perubahan dengan etika dan mekanisme tim
kerja untuk saling koordinasi, melapor, saling menghargai dan bersama-sama
melaksanakan proyek perubahan, 12.IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH
NO DESKRIPSI 1 POTENSI KENDALA 1. Kurangnya Motivasi 2. Persepsi anggota tim
yang berbeda 3. Kurang soliditas tim 2 RESIKO 1. Hasilnya tidak sesuai yang telah
direncanakaan 2. Proyek perubahan tidak berjalan sesui jadwal 3 SRATEGI
MENGATASI MASALAH 1. Memberikan motifasi kepada semua tim perlu/penting proyek
perubahan yang akan dilaksanakan. 2. Membuat Komitmen bersama dengan seluruh tim
Agar lebih valid dapat dibantu dengan matriks Analisis Persoalan Potensial ketika nanti
proyek perubahan ini diimplementasikan (contoh terlampir)
19. 19. 13.KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN 1.KRETERIA a. Tersidianya
ruang khusus arsip ( dana Rp.1.000.000,- ) 100 % b. Tercapainya kesepakataan untuk
melakukan perubahan Pengelolaan kearsipan c. Meningkatnya pengetahuan SDM
Pegawai Kelurahan tentang pengelolaan kearsipan d. Tercapainya Pelaksanaan
pengelolaan kearsipan e.Tercapainya Monitoring pelaksanaan kearsipan f. Tercapainya
evaluasi pengelolaan kearsipan 2, FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN a.Dukungan dari
Tim, Mentor, dan stakehorders b.Terlaksananya kegiatan penataan Kearsipan
14.DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN No .
Kegiatan Capaian Target Waktu 1. Rapat pembentukan Tim Koordinasi agar
mendapatkan dukungan 16 September 2014 2. Penyusunan SK Tim Terbentuknya Tim
Pengelola Kearsipan dengan SK Lurah 17 s/d 18 September 2014 3. Konsultasi dengan
KPAD untuk diadakan Sosialisasi dan pelatihan penyusunan arsip Mendapatkan jadwal
Sosialisasi dan pelatihan 19 September 2014 4 FGD sistem Arsip Kesepakatan
penggunaan Sistem Kearsipan 22 September 2014 4 Penyiapan ruangan Tersedianya
ruangan Khusus 23 s/d 30 September 2014 5 Penyiapan Peralatan Tersedianya
peralatan kearsipan 1 s/d 4 Oktober 2014
20. 20. 6. Penataan ruangan arsip terpadu Tertatanya ruangan arsip 6 s/d 10 Oktober 2014
7. Sosialisasi Internal Semua Pegawai Kelurahan Pelaporan 13 Oktober 2014 8. Bintek
tim Pengelola Kearsipan Tenaga khusus mampu mengelola arsip 14 s/d 16 Oktober
2014 9 Uji Coba Pengelolaan arsip Semua arsip disimpan disatu ruangan 16 Oktober s/d
17 Nopember 2014 15.PERSETUJUAN Pekalongan, September 2014 Project Sponsor :
Atasan peserta
1. 1. PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN PENATAAN ARSIP TERPADU DI KELURAHAN
…………………. KECAMATAN ……………….. KOTA …………………. DISUSUN :
…………………………….. NIS : ………………………… PEMERINTAH PROVINSI JAWA
TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TAHUN 2014 DIKLAT
PIM.IV/XKV/2014
2. 2. RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER) 1. IDENTITAS PROYEK Judul
Penataan arsip secara terpadu di Kelurahan …………… Kecamatan …………. Kota
…………………….. Deskrispi Bahwa dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan
pengelolaan kearsipan perlu adanya ruang khusus arsip dan penanganan penyimpanan
arsip secara profesional sehingga akan mempermudah pelaksanakan pekerjaan Sponsor
Lurah Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan ( SUPONO, SE )
Project Leader Sekretaris Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota
Pekalongan ( SOKHIB, SH ) Sumber daya Tim .1. Dasar Hukum 2. Sumber daya
manusia 3. Dana UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan Perwal No.46 Tahun
2013 tentang Tata kearsipan dinamis Internal 1. Kasi Pemerintahan 2. Kasi
Kesejahteraan Masyarakat 3. Kasi Keamanan dan Ketertiban 4. Staf Sekretariat 5. Staf
Seksi Pemerintahan 6. Staf Seksi Kesmas Eksternal 1. Kantor Perpustakaan daan Arsip
Daerah 2. Lembaga Pemberdayaan Masyarakat ( LPM ) 3. Rukun Tetangga ( RT ) 4.
Masyarakat APBD Swadaya 2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
3. 3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.tentang Kearsipan dan
Peraturan Walikota Pekalongan No.46 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis,
menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan
dengan arsip sedangkan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media masa sesuai dengan perkembangan
teknologi inforrmasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan ,perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakataan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Penyeleggaraan kearsipan bertujuan antara lain : 1.
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintah daerah ,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelengara kearsipan nasional,
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
sah,menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan perundang-undangan. 3. Menjamin perlindungan kepentingan negara
dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya, 4. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai
suatu sistem yang komprehensif dan terpadu 5. Menjamin keselamatan dan keamanan
arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara, 6. Menjamin keselamatan aset nasional dibidang ekonomi, sosial, politik,
budaya,pertahanan,serta keamanan sebagai identitas jadi diri bangsa dan 7.
Meningkatkan kualitas pelayaanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autektik dan terpercaya. Dari uraian diatas tampak bahwa arti pentingnya kearsipan
ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu kearsipan mempunyai peranan
sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasaan yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik
pada kantor-kantor lembaga negara dan swasta
4. 4. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan
merencanakaan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dt
bidang kearsipan.Suatu lembaga baik itu lembaga negara ataupun swasta tidak akan
sanggup memberikan data informasi yang baik,lengkap dan akurat, jika lembaga
tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan yang baik dan teratur. Arsip dapat
dikatakan suatu sistem dimana satu sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan
yang utuh, karena arsip dapat menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik dari
segi perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas organisasi yang
bersangkutan. Kelurahan Pringlangu adalah salah satu dari 13 Kelurahan yang berada
diwilayah Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan, Kelurahan Pringlangu terbagi
menjadi 7 ( tujuh ) Rukun Warga dan 36 ( tiga puluh enam ) Rukun Tetangga. Kelurahan
Pringlangu dengan luas wilayah 90.09 Ha dengan jumlah penduduk : 6950 jiwa - Lakilaki : 3512 - Perempuan : 3438 - Jumlah KK : 1835 Dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat Kelurahanringlang di dukung oleh 10 tenaga yang terdiri dari 6
tenaga PNS dan 4 Non PNS,. terbagi dalam Jabatan Sruktural 4 orang, staf 2 orang dan
ek Perangkat Desa 2 orang A. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Sekretaris Kelurahan
sesuai dengan Peraturan Walikota Pekalongan Nomor 67 Tahun 2013, mempunyai
rincian tugas jabatan Sekretaris Kelurahan sebagai berikut : 1. Merumuskan sasaran
program kerja pengelolaan administrasi umum. 2. Menyelenggarakan administrasi surat
menyurat dan urusan rumah tangga. 3. Menyelenggarakan dan mengolah serta
membuat laporan administrasi kepegawaian 4. Mengarahkan administrasi keuangan
yang meliputi penyusunan anggaran Merumuskan sasaran program kerja pengelolaan
administrasi umum. 5. Mengkoordinasikan prencanaan,pengadaan dan pemeliharaan
barang inventaris serta perlengkapan kantor 6. Menyelenggarakan pelayanan umum 7.
Menyelenggaraakan pengawasan dan pengkoordinasiana penyelenggaran kegiatan
5. 5. dikantor kelurahan. 8. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau
Standar Pelayanan (SP) 9. Melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan
atau Standar Pelayanan (SP). 10.Mengevaluasi pelaksanaan Standar Operasional
Prosedur (SOP) dan atau Standar Pelayanan (SP) 11.Mengatur pelaksanaan tugas
bawahan dengan memberi petunjuk dan arahan. 12.Mengevaluasi pelaksanaan tugas
bawahan secara rutin guna peningkatan kinerja. 13.Memberikan penilaian kinerja
bawahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 14.Menjabarkan perintah atasan baik
secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas. 15.Memberikan saran
dan pertimbangan kepada atasan sebagai bahan pengambilan keputusan.
16.Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai dengan peraturan yang berlaku
sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaaksanaan tugas. 17.Melakukan monitoring dan
evaluasi pelaksanaan tugas secara berkala agar tercapai sasaran dan tujuan yang telah
ditetapkan. 18.Mengevaluasi, membina, mengawasi, mengendaalikan dan melaporkan
pelaksanaan program dan kegiatan. 19.Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan
atasan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. Dalam menangani pengeloaan
kearsipan Sekretariat Kelurahan Pringlangu belum sesuai dengan tata kelola kearsipan
yang benar, karena daalam pengelolaan kearsipannya masih melakukaan penyimpanan
arsip belum sesuai dengan klasifikasi , sehingga pencarian kembali arsip yang
dibutuhkan sulit / lama, karena masih banyak arsip yang diletakan diatas meja belum
disimpan sesuai dengan kepentingannya. Agar penataan arsip dapat dilaksanakan
dengan baik, maka diperlukan suatu penataan kembali arsip sesuai dengan kode
klasifikasi yang ada sehingga dapat mempermudah dalam pencarian arsip.
6. 6. B. Identifikasi Permasalahan a. Belum optimalnya penataan kearsipan Penataan
kearsipan yang dilaksanakan selama ini masih acak-acakan belum sesuai dengan
peraturan kearsipan b. Belum tertatanya dengan baik sistem kearsipan karena tidak ada
petugas khusus untuk menata arsip. c. Kurangnya SDM dan Sarana prasarana guna
penataan kearsipan Untuk memotret kondisi riil permasalahan utama diatas yang ada di
kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan dilakukan satu alat
analisis dengan menggunakan Force Field Analyzis dengan harapan jika faktor
pendukung dan penghambat dapat diketahui dengan baik maka intervensi yang
dilakukan dapat lebih tepat. Adapun hasil analisisnya sebagai berikut : Tabel 2 Analisa
7.
8.
9.
10.
Kekuatan Medan Penataan Arsip Terpadu di Kelurahan Pringlangu Kec. Pekalongan
Barat Kota Pekalongan
7. Gambar 1 : FORCE FIELD ANALYSIS (1951) FAKTOR PENDORONG FAKTOR
PENGHAMBAT 1. Adanya dukungan Intern 2. UU No.43/2009 dan Perwal Pekalongan
No.46 / 2013 3. Adanya ruang yang representatif Skor =15 1. Kurangnya pemahaman
tata cara penyelenggaraan kearsipan 2. Kurangnya sarana dan prasarana 3. Kurangnya
SDM yang memadai Skor =12 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 Analisis Kekuatan Penghambat
Utama : H1 Pelaksanaan kearsipan dapat berjalan dengan tertib dan lancar H2 Adanya
sarana dan prasarana yang memadai H3 Pengelola kerasipan diikut sertakan dalam
Bintek Analisis Kekuatan Pendorong Utama D1 Adanya komitmen pimpinan untuk
mendorong kemajuan dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan D2 Memberikan
kewajiban untuk tertib administrasi guna memenuhi transparansi D3 Sarana dan
prasarana untuk penyimpanan kearsipan dibutuhkan ruang khusus yang reprensentatif
sehingga semua berkas kearsipan dapat tersimpan dengan aman. (5) (5) (4) (4) (4)
Terlaksananya Optimalisasi Penataa Arsip di Kelurahan Pringlangu Kec. Pekalongan
Barat Kota Pekalongan (5)
8. Dari analisis diatas dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah intervensinya sebagai
berikut : 1 Perlunya penataan arsip yang sesuai dengan peraturan yang berlaku 2
.Menyiapkan ruang khusus untuk arsip, sehingga mempermudah pencarian arsip dan
mencegah kerusakan arsip 3. Dari hasil Benchmarking di Kabapaten Bantul di Desa
Panggungharjo Kecamatan Sewon kami mendapatkan temuan inovasi bahwa
pengelolaan Arsip didesa tersebut ada seorang arsiparis C.Target Area Perubahan
LURAH Kasi Pemerintahan Sek. Kelurahan Kasi TrantibKasi Kesmas Kasi
Pembangunan Belum Optimalnya Penataan Arsip di Kelurahan Pringlangu
Kec,Pekalongan Barat Kota Pekalongan
9. Dalam proyek perubahan ini dengan area perubahan pada tata Kelola. Adapun data
administrasi sebagai berikut : • Tahun 2012 surat masuk sebanyak 1000 buah • Tahun
2012 surat keluar sebanyak= 200 • Tahun 2013 surat masuk sebanyak • Tahun 2013
surat keluar sebanyak • Buku mutasi tanah • Buku Register Pindah Penduduk • Buku
Register KK • Buku Register KTP • Buku Register Legalisasi umum • Ruang Khusus
Arsip 3. TUJUAN A. Tujuan Jangka Pendek a. Melakukan penataan kearsipan secara
terpadu b. Menyediakan ruang khusus arsip B. Jangka Menengah Melakukan
pengelolaan kearsipan sesuai prosedur dan sesuai dengan aturan yang berlaku C.
Jangka Panjang Melakukan pelayanan 4. MANFAAT Kegiatan Penataan arsip terpadu di
Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan adalah
meningkatnya penaganan kearsipan meliputi tertatanya arsip, tertibnya proses surat
menyurat, tersedia data yang valid di Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan
Barat Kota Pekalongan. 1. Manfaat bagi Sekretaris mempermudah pecarian arsip
sehingga memudahkan pekerjaan 2. Manfaat bagi SKPD adalah menjamin keamanan
dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, terwujudnya
pengelolaan arsip yang andal dan
10. pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan 3. Manfaat bagi
Pemerintah Kota adalah terutama Kantor Perpustakaan Daerah kita mendukung
programnya dan melaksanakan Peraturan Walikota Pekalongan No.46 tahun 2013 4.
Manfaat bagi masyarakat adalah mempercepat pelayanan 5 RUANG LINGKUP
Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam Optimasisasi Penataan Arsip Kelurahan
Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan sebagai berikut : 1.
Melakukan rapat dengan unit-unit terkait 2. Pembentukan Tim Pengelola kearsipan 3.
Mengadakan sosialisasi pengelolaan kearsipan 4. Menyediakan ruang khusus arsip,
untuk menunjang tertib dan amannya arsip 5. Pelaksanaan penataan arsip 06.OUTPUT
KUNCI(KEY PROJECT DELIVERABLE) Nama Deskripsi A.Jangka pendek 1.
Terlaksananya rapat – rapat dengan unit-unit terkait. 2. Terbentuknya tim pelaksana
pengelolaan kearsipan 3. Penyiapan Sarpras arsip 4. Tersosialisasinya sistem kearsipan
11.
12.
13.
14.
5. Adanya tenaga yang menguasai teknis pengelolaan kearsipan Rapat persiapan
dalam rangka pelaksaanaan pengeloaan kearsipan Tim pelaksana pengelolaan
kearsipan yang akan bekerja daan bertanggung jawab berjalannya proyek perubahan
Dengan adanya ruangan khusus mempermudah Pencaraian arsip dan kerusakan arsip
Dengan diadakan sosialisasi kepada seluruh pegawai Kelurahan tentang pengelolaan
kearsipan yang benar Dengan pelatihan diharapkan bisa menata arsip dengan benar
11. 6. Terlaksananya uji coba Pengelolan kearsipan B.Jangka Menengah Adanya
pengelolaan kearsipan sesuai aturan yang berlaku C.Jangka Panjang Tersedianya
pelayanan kearsipan yang optimal Dengan berjalannya area perubahan ini diharapkan
kearsipan berjalan dengan baik Dengan terlaksananya pelayanan kearsipan yang
benar data tersedia dapat dipertanggungjawabkan. Dengan pelayanan kearsipan
secara optimal diharapkan meningkatkan mutu pelayanan. 07.PENTAHAPAN
(MILESTONES) NO TAHAP UTAMA WAKTU 1. 2. 3. a. Jangka Pendek 1. Kesepakatan
untuk melakukan perubahan pengelolaan kearsipan 2. Pembentukan Tim Pelaksana
Kegiatan 3. Penentuan sistem kearsipan 4. Penyiapan sarpras Arsip 5. Sosialisasi 6. Uji
Coba Pengelolaan Arsip/ pelatihan b. Jangka Menengah 1. Monitoring dan evaluasi
Pengelola arsip 2. Pelaksanaan Pengelola arsip terpadu c. Jangka Panjang 1. Pelayanan
arsip terpadu Minggu ke 3 September 2014 Minggu ke 3 September 2014 Minggu ke 4
September 2014 Minggu ke 1 Oktober 2014 minggu ke 2 Oktober 2014 Minggu ke 3
Oktober s/d , 3 Nopember 2014 Sampai akhir 2014 Tahun 2015
12. 08.TATA KELOLA PROYEK STRUKTUR DESKRIPSI (Penjelasan peran masingmasing dalam penyelenggaraan proyek perubahan) Contoh : • Sponsor 1. Memberikan
persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahan 2. Mengkoordinasikan
kegiatan 3. Membantu menyelesaikan hambatan • Project Leader 1. Memimpin jalannya
proyek perubahan mulai dari merencanakan, mengkoordinasikan, membentuk Tim
Pelaksana, penjadwalan, memotitor dan evaluasi dengan bimbingan sponsor dan coach.
2. Memberikan arahan strategi kepada Tim 3. Menyusun rencana kerja Tim 4.
Melakukan komunikasi dengan daan kesepakataan dengan Stakeholders 5. Melaporkan
pelaksanaan proyek dan hasilnya kepada Lurah 6. Menyelesaikan masalah yang tidak
dapat diselesaikan oleh Tim • Tim Sosialisasi sistem kearsipa Bertugas mensosialisasi
sistem kearsipan yang sesuai dengan aturan yang berlaku • Tim Penyiapan Sarpras
arsip Bertugas menyiapkan feling kabinet dan pengecataan ruangan • Tim Penataan
Sistem kearsipan Bertugas melakukan penataan arsip mulai awal tahun 2014 Tim
Pengelola kearsipan Coach ……………….. Counselor Tim Sosialisasi Project Leader
Sekretaris kelurahan …………………… Sponsor Lurah Tim Sarpas arsip Tim Penataan
Arsip
13. • Tim Pengelola kearsipan Mengelola dari awal sampai akhir • Coach / Couselor 1.
Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan proyek 2.
Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownership 3. Membantu melakukan
intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas kewenangan 4. Melakukan
komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taaking ownership 5.
Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai dengan yang
diharapkan. 09.ANGGARAN JUMLAH DESKRIPSI Rp. 1.000.000,- ( satu juta rupiah )
Rp. 390.000,- ( tiga ratus sembilan puluh ribu rupiah ) Estimasi anggaran digunakan
untuk perbaikan ruangan (Dibebankan pada APBD II ) Estimasi anggaran digunakan
untu k : 1.Konsumsi rapat koordinasi pelaksanaan proyek perubahan 15 orang x Rp.
10.000 = Rp. 150.000,- 2. Konsumsi rapat Sosialisas Penglolaan kearsipan.15 orang x
Rp.10.000 = Rp.150.000,- 3. konsumsi untuk evaluasi pelaksanaan pengelolaaan
kearsipan. 3 kl x 3 orang x Rp.10.000 = Rp.90.000,- ( Dibebankan swadaya )
14. 10.IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS 1 Promotors 1. Lurah 2 Latens 2.Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah 3 Defenders 1.Kasi Pemerintahan 2.Kasi Kesejahteraan
Masyarakat 3.Kasi Pembangunan 4.Kasi Keamanan dan Ketertiban 4 Apathetic 1.LPM
2.RT 3.Masyarakat 4.Staf NET MAP Sekretaris Lurah Sekretaris Lurah Kasi
15.
16.
17.
18.
Pemerintahan Kasi Pemerintahan Kasi Kesmas Kasi Kesmas StafStaf KPADKPAD
Stakeholde r Internal Stakeholde r Internal Stakeholde r Eksternal Stakeholde r Eksternal
++ : Sangat Berpengaruh + : Berpengaruh ++ LurahLurah ++ ++ ++ ++ + RTRT + +
LPMLPM MasyarakatMasyarakat + ++ Kasi Trantib Kasi Trantib Kasi Pemb. Kasi Pemb.
15. 1. Lingkaran Stakeholder (Stakeholder Circle)’. Tahapan dalam membuat pemetaan
dan analisis stakeholder adalah sebagai berikut: a) Identifikasi stakeholder; b) Prioritas
(Prioritise) stakeholder; c) Visualisasi stakeholder; d) Pelibatan (Engage) stakeholder;
dan e) Monitor stakeholder. 2. Urutan prioritas stakeholder ditentukan berdasarkan
indikator: a) Power (kekuatan) pengaruhnya terhadap kelangsungan dan keberhasilan
proyek; b) Proximity (tingkat keterlibatan langsung) di dalam proyek; c) Interest
(kepentingan), kepentingan stakeholder dalam proyek. Tabel I : Indikator Penilaian
Kekuatan Pengaruh Stakeholder Preferensi Definisi Konsep Definisi Operasional Power
(kekuatan Pengaruh) Kewenangan formal untuk mengambil keputusan 1 2 3 4 Tidak
memiliki kewenangan Terbatas hanya pada 1 fungsi Beberapa fungsi Penuh pada
semua fungsi Proximity (Keterlibatan) Keterlibatan secara langsung pada proyek Tidak
terlibat langsung Pada satu tahap saja Pada beberapa tahap Terlibat pada setiap
tahapan Interest (Kepentingan) Kepentingan terhadap proyek Tidak memiliki kepentingan
Satu kepentingan Beberapa kepentingan Kepentinga n penuh Sumber: modifyng Derek
Walker, et. al., 2008
16. Tabel 2. Matriks Kekuatan Pengaruh Stakeholder No Stakeholder Power Proximity
interest Skor INTERNAL 1 Lurah 4 4 4 12 2 Kasi Pemerintahan 2 4 4 10 3 Kasi Kesmas
2 4 4 10 4. Kasi Trantib 2 4 4 10 5. Kasi Pembangunan 2 4 4 10 6 Staf 1 2 4 7
EKSTERNAL 1. Kasi Arsip KPAD 1 4 4 9 2. RT 1 1 4 6 3 LPM 1 1 4 6 4. Masyarakat 1 1
4 6 Jumlah 86 Nilai Tertinggi = ∑ Indikator x Bobot tertinggi = 3 x 4 = 12 ; Nilai Terendah
= ∑ Indikator x bobot terendah = 3 x 1 = 3 Rentang = Nilai Tertinggi – Nilai Terendah =
12 – 3 = 9 Interval = Kategori peringkat dan strategi kerjasama dengan stakeholder
berdasarkan pengaruh/minat/ kepentingannya dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1.
Apathetics (Low power, less interested people) nilai 3 – 5,25 simbul (- -) : Tidak punya
minat/kepentingan dan tidak berpengaruh. ( Monitor terus golongan ini, tapi jangan
sampai membuat bosan dengan komunikasi anda yang berlebihan 2. Latens (High
Power, less interested people) nilai 5,26 – 7,51 simbul (- +) : Punya minat/kepentingan
dan tidak berpengaruh (Cukup bekerja dg mereka agar tetap
17. Peng aruh puas, tapi tidak perlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan
dengan pesan kita) 3. Defender (Low power, High interested people) nilai 7,52 - 9,77
simbul (- +) Punya minat/kepentingan dan sedikit pengaruh (Pertahankan agar orang yg
masuk golongan ini tetap dijaga mendapatkan informasi, dan usahakan bicara dg
mereka untuk memastikan tidak ada masalah 4. Promoters (High Power, High Interested
people) 9,78 – 12 7 simbul (- +) : Punya minat/kepentingan dan punya pengaruh ( Harus
melibatkan orang orang tersebut karena memiliki pengaruh besar) Mapping Stakeholders
tinggi rendah interes tinggi LATENS Kantor Perpustakaan dan Arsip Daearh LATENS
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daearh PROMOTERS Lurah PROMOTERS Lurah
APATHETIC Lembaga Pemberdayaan Masy Rukun Tetangga Masyarakat Staf
APATHETIC Lembaga Pemberdayaan Masy Rukun Tetangga Masyarakat Staf
DEFENDER Kasi Pemerintahan Kasi Pembangunan Kasi Kesejahteran masy Kasi
Trantib DEFENDER Kasi Pemerintahan Kasi Pembangunan Kasi Kesejahteran masy
Kasi Trantib
18. 1.PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK) NO DESKRIPSI 1 • Sponsor a.
Memberikan persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahan b.
Mengkoordinasikan kegiatan c. Membantu menyelesaikan hambatan • Coach / Couselor
a. Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan proyek
b. Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownership c. Membantu melakukan
intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas kewenangan d. Melakukan
komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taaking ownership e.
Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai dengan yang
diharapkan. • Tim I Penataan Sistem Kearsipan • Tim Penyiapan Sarpras • Tim III
Sosialisasi sistem Kearsipan • Tim IV Pengelola kearsipan 2 Jangka waktu berlakunya
tim sampai dengan terlaksananya proyek perubahan dengan etika dan mekanisme tim
kerja untuk saling koordinasi, melapor, saling menghargai dan bersama-sama
melaksanakan proyek perubahan, 12.IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH
NO DESKRIPSI 1 POTENSI KENDALA 1. Kurangnya Motivasi 2. Persepsi anggota tim
yang berbeda 3. Kurang soliditas tim 2 RESIKO 1. Hasilnya tidak sesuai yang telah
direncanakaan 2. Proyek perubahan tidak berjalan sesui jadwal 3 SRATEGI
MENGATASI MASALAH 1. Memberikan motifasi kepada semua tim perlu/penting proyek
perubahan yang akan dilaksanakan. 2. Membuat Komitmen bersama dengan seluruh tim
Agar lebih valid dapat dibantu dengan matriks Analisis Persoalan Potensial ketika nanti
proyek perubahan ini diimplementasikan (contoh terlampir)
19. 19. 13.KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN 1.KRETERIA a. Tersidianya
ruang khusus arsip ( dana Rp.1.000.000,- ) 100 % b. Tercapainya kesepakataan untuk
melakukan perubahan Pengelolaan kearsipan c. Meningkatnya pengetahuan SDM
Pegawai Kelurahan tentang pengelolaan kearsipan d. Tercapainya Pelaksanaan
pengelolaan kearsipan e.Tercapainya Monitoring pelaksanaan kearsipan f. Tercapainya
evaluasi pengelolaan kearsipan 2, FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN a.Dukungan dari
Tim, Mentor, dan stakehorders b.Terlaksananya kegiatan penataan Kearsipan
14.DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN No .
Kegiatan Capaian Target Waktu 1. Rapat pembentukan Tim Koordinasi agar
mendapatkan dukungan 16 September 2014 2. Penyusunan SK Tim Terbentuknya Tim
Pengelola Kearsipan dengan SK Lurah 17 s/d 18 September 2014 3. Konsultasi dengan
KPAD untuk diadakan Sosialisasi dan pelatihan penyusunan arsip Mendapatkan jadwal
Sosialisasi dan pelatihan 19 September 2014 4 FGD sistem Arsip Kesepakatan
penggunaan Sistem Kearsipan 22 September 2014 4 Penyiapan ruangan Tersedianya
ruangan Khusus 23 s/d 30 September 2014 5 Penyiapan Peralatan Tersedianya
peralatan kearsipan 1 s/d 4 Oktober 2014
20. 20. 6. Penataan ruangan arsip terpadu Tertatanya ruangan arsip 6 s/d 10 Oktober 2014
7. Sosialisasi Internal Semua Pegawai Kelurahan Pelaporan 13 Oktober 2014 8. Bintek
tim Pengelola Kearsipan Tenaga khusus mampu mengelola arsip 14 s/d 16 Oktober
2014 9 Uji Coba Pengelolaan arsip Semua arsip disimpan disatu ruangan 16 Oktober s/d
17 Nopember 2014 15.PERSETUJUAN Pekalongan, September 2014 Project Sponsor :
Atasan peserta