SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN AQUA PADA “PRIMKOPKAR” MANUNGGAL DAMATEX-TIMATEX SALATIGA Laporan Praktek Kerja dan Tugas Akhir - Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Aqua pada “Pr

  

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN

AQUA PADA “PRIMKOPKAR” MANUNGGAL

  

DAMATEX-TIMATEX SALATIGA

Laporan Praktek Kerja dan Tugas Akhir

Disusun oleh :

FAHMI HARYANTO

  

552015701

PROGRAM STUDI D3 KOMPUTERISASI AKUNTANSI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

  

2016

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

  Pada era globalisasi saat ini manusia di tuntut untuk meningkatkan produktifitas secara efektif dan efisien menggunakan fasilitas teknologi. Teknologi membawa pengaruh yang cukup besar pada dunia pendidikan dan bisnis. Salah satu bentuk teknologi itu adalah komputer. Menurut Jogiyanto (2005:01) “Karena sistem komputer sekarang mulai banyak diterapkan didunia pendidikan dan diaplikasi bisnis, baik itu bisnis skala besar mau pun bisnis skala kecil”. Hal ini disebabkan komputer merupakan alat yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan yang dapat membuat data lebih cepat, akurat, serta tepat waktu, dan juga penghematan ruang penyimpanan sehingga mempermudah pengarsipan dan pengambilan data kembali.

  Begitu besar manfaat sistem komputer, menjadikan makin maraknya software-

  

software bisnis yang dikembangkan. Salah satunya sebagai pemenuhan kebutuhan

  pengusaha dalam mengatur finansial dan management perusahaan. Sehingga pengusaha dapat segera membantu pengambilan keputusan bisnis dengan cepat dan akurat.

  Primkopkar Manunggal adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa dan dagang, Semakin berkembangnya teknologi informatika, otomatis menuntut segala bidang kegiatan pada Primkopkar Manunggal untuk terkomputerisasi. Tanpa terkecuali pada kegiatan pengadaan barang dan penjualan barang. Sistem pembelian dan penjualan pada Primkopkar Manunggal membutuhkan database yang confidential karena seluruh transaksi yang ada selalu berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan. Pengolahan informasi pembelian dan penjualan pada Primkopkar Manunggal yang masih dilakukan secara manual memiliki lebih banyak resiko dibandingkan dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Misalnya, dalam hal yang paling sederhana yaitu proses penjualan, seringkali terjadi kesalahan komunikasi/ informasi antara produsen dan konsumen, yang menyebabkan proses penjualan tersebut tidak efektif dan efisien . Hal ini dapat berakibat pada burukmya mutu pelayanan kepada konsumen yang akan mempengaruhi sikap kepuasaan konsumen itu sendiri. Atau kemungkinan lain, perusahaan kesulitan menentukan jumlah barang yang harus dibeli karena pencatatan persediaan barang masih menggunakan sistem manual. Dengan menggunakan pencatatan yang terkomputerisasi perusahaan dapat dengan akurat menentukan kebutuhan jumlah barang yang harus dibeli dan dengan cara melihat daftar barang yang tersedia pada aplikasi di komputer.

  Atas dasar proses pencatatan pembelian dan penjualan yang di lakukan secara manual tentu akan menyulitkan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan arus informasi pembelian dan penjualan secara tepat dan akurat, maka sistem informasi pembelian dan penjualan secara terkomputerisasi sangat mutlak di butuhkan oleh perusahaan dengan cara memanfaatkan teknologi komputer. Sistem informasi yang di dukung oleh pengetahuan IT dapat menciptakan sebuah aplikasi yang dapat mempermudah perusahaan dalam mengolah data transaksi pembelian maupun penjualan.

1.2. Tujuan

  1.2.1 Tujuan Umum

  1. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk menunjukkan darma baktinya kepada almamater KA UKSW.

  2. Sebagai salah satu syarat kelulusan pada program Pendidikan Diploma Tiga (III) Jurusan Komputerisai Akuntansi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.

  1.2.2 Tujuan Khusus

  1. Untuk mengetahui sejauh mana kemampuan penulis dalam memecahkan masalah yang dihadapi berkaitan dengan transaksi pembelian dan penjualan, serta mengimplementasikan program aplikasi pembelian dan penjualan.

  2. Mencoba untuk mengimplementasikan pengolahan data transaksi pembelian dan penjualan Aqua pada Primkopkar Manunggal agar mengefisiensikan waktu dan memudahkan dalam pembuatan laporan yang diminta oleh pimpinan.

  3. Sebagai salah satu sumbangan pikiran dalam rangka memperbaiki suatu bentuk sistem lama menjadi sistem yang baru, dengan memanfaatkan sumber daya yang ada baik dari segi perangkat lunak, perangkat keras, maupun pemakai dan pengguna.

1.3. Cakupan Topik Bahasan

  1. Prosedur pembelian dan Penjualan

  2. Perancangan Sistem Pembelian dan Penjualan

  3. Implementasi Sistem Pembelian dan Penjualan

  1.4. Jadwal Praktek Kerja

  Tabel1.1. Jadwal Praktek Kerja

  Waktu Pelaksanaan Kegiatan

  Minggu ke I Perkenalan,wawancara prosedur pembelian,wawancara prosedur penjualan. Minggu ke II Mengecek persediaan,menerima barang masuk ke gudang, Minggu ke III Mengantar pesanan ke pelanggan, melakukan penjualan barang dengan cara menawarkan kepada pelanggan. Minggu ke IV Mengecek persediaan,menerima barang masuk ke gudang Minggu ke V Wawancara pengendalian internal dan kebutuhan sistem. Minggu ke VI Mengantar pesanan ke pelanggan, melakukan penjualan barang dengan cara menawarkan kepada pelanggan

  Minggu ke VII Mengantar pesanan ke pelanggan, melakukan penjualan barang dengan cara menawarkan kepada pelanggan

  Minggu ke VIII Mengecek persediaan,menerima barang masuk ke gudang, Minggu ke IX Mengantar pesanan ke pelanggan, melakukan penjualan barang dengan cara menawarkan kepada pelanggan

  Minggu ke X Wawancara pengendalian internal dan kebutuhan sistem.

  1.5. Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data

  1. Praktek Kerja

  Metode Praktek Kerja di laksanakan di bagian gudang persediaan barang pada saat melaksanakan fungsi administrasi dan turun langsung ke lapangan pada saat melakukan penjualan barang.

  2. Pengamatan Metode.pengamatan dilakukan dengan cara melakukan pengamatan langsung di lapangan terkait dengan proses atau prosedur pembelian dan penjualan baik dari segi administrasi dan proses keluar-masuk barang dari gudang.

  3. Wawancara Metode wawancara dilakukan dengan cara melakukan wawancara langsung kepada kepada pimpinan perusahaan dan pekerja bagian gudang terkait dengan proses atau prosedur pembelian dan penjualan baik dari segi administrasi dan proses keluar-masuk barang dari gudang.

  4. Studi Pustaka Metode studi pustaka dilakukan dengan cara mencari informasi tentang sistem informasi pembelian dan penjualan yang mengacu pada literatur-literatur pada buku sistem akuntansi,buku basis data dan buku pemrograman visual basic 6.0.

BAB II DASAR TEORI

2.1 Konsep Dan Definisi Konsep

  2.1.1 Definisi Sistem

  Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu, kemudian suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

  (Kertahadi, 2007:13)

  2.1.2 Definisi Informasi

  Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. (Kertahadi, 2007:17)

  2.1.3 Definisi Sistem Informasi

  Sistem informasi adalah alat untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi dalam perencanaan, memulai, pengorganisasian, operasional sebuah perusahaan yang melayani sinergi organisasi dalam proses mengendalikan pengambilan keputusan. (Kertahadi, 2007:21)

  2.1.4 Definisi Desain Sistem

  Desain sistem adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. (Gordon B. Davis, 1991: 91)

2.1.5 Definisi Analisis Sistem

  Analisis sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. (Jogiyanto, 1999:19)

2.2 Uraian Konsep dan Sub Konsep yang digunakan

  2.2.1 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (Output), pengolahan (process) dan sasaran (Objectives) atau tujuan (goal).

  2.2.2 Komponen sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen- komponen atau sub sistem-subsistem.

  2.2.3 Batasan Sistem Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas sustu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

  2.2.4 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu.

  Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilakan suatu tindakan yang lainnya yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditanggap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan membentuk suatu siklus. Menurut John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles)..

  2.2.5 Flowchart Diagram Flowchart Diagram adalah mdel perancangan logika yang digunakan untuk aliran prosedur yang sedang berjalan dan yang akan dikembangkan atau diusulkan.

  (Andri Kristanto , 2003:24)

Tabel 2.1. Simbol-simbol pada Flowchart Diagram.

  SIMBOL KETERANGAN Menunjukan proses operasi program komputer

  Proses manual = menunjukan pekerjaan manual dokumen = menunjukan dokumen Multi dokumen = menunjukan banyak dokumen Garis alir = menunjukan arus dari proses Keputusan = menunjukan ya atau tidak yang berarti proses dilanjutkan dan tidak berarti proses berhenti

  File = menunjukan tempat penyimpanan data Simbol proses terdefinisi digunakan untuk menunjukan suatu operasi yang rincinya ditunjukan di tempat lain Simbol yang digunakan untuk menunjukan awal atau akhir dari suatu proses.

  Simbol Barang Simbol arsip : digunakan untuk pengarsipan data/dokumen

  2.2.6 Data Flow Diagram (DFD)

  DFD atau diagram alir data adalah suatu model logika data atau proses yang

  dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. (Andri Kristanto , 2003:29)

Tabel 2.2. Simbol-simbol pada DFD

  SIMBOL KETERANGAN Menunjukan entitas yang berhubungan dengan sistem yang sedang dikembangkan, dimana kesatuan luar berada diluar lingkungan sistem yang akan memeberikan input atau menerima input. Menunjukan arus data atau aliran data yangberupa masukan untuk sistem atau hasil dari sistem tersebut. Data flow juga dapat mempresentasikan data atau informasi yang tidak berkaitan dengan komputer Menunjukan proses kegiatan atau kerja darifungsi transformasi komponen, dan menggambarkan bagian dari sistem mentransformasikan input ke output.

  Menunjukan media penyimpanan data

  2.2.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

  Entity Relationship Diagram (ERD) didefinisikan sebagai batasan-batasan atau

  contrain tertentu, sehingga isi dari data base dapat sesuai. Salah satu batasan yang paling penting adalah pemetaan kardinalitas yang menjelaskan batasan pada jumlah entitas yang berhubungan melalui suatu relationship kardinalitas. ( Fathansyah,1999:31)

Tabel 2.3. Simbol-simbol pada ERD.

  SIMBOL KETERANGAN Entitas = Menunjukan hubungan entitas dengan sistem

  Relasi = Menghubungkan antar entitas Atribut = Menunjukan atribut yang dimiliki oleh entitas Garis = Penghubung antara entitas,relasi dan atribut

  Ada tiga jenis derajat relasi pada ERD yaitu: 1.

   One to One (1:1)

  Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di sebuah himpunan entitas paling banyak berhubungan dengan satu entitas di himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya.

  2. One to Many (1:N)

  Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan entitas pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, tetapi setiap entitas di himpunan entitas kedua hanya akan berhubungan dengan paling banyak satu entitas di himpunan entitas pertama

  3. Many to Many (N:M)

  Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, begitu juga sebaliknya

  2.2.8 Perancangan Sistem Basis Data Tujuan perancangan adalah untuk mendefinisikan informasi apa yang dibutuhkan oleh sistem yang akan dibangun sehingga mudah untuk dilakukan transformasi kedalam kode aktual dan kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian (tambah, ubah, hapus) data.

  2.2.9 Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat Aplikasi Windows yang berbasis grafis (GUI-Grapical User Interface).

  Microsoft Visual Basic merupakan event-driven programming (pemrograman terkendali kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu diklik. (Andi, 2002)

  2.2.10 MySQL

  MySQL adalah sebuah bentuk database yang berjalan sebagai server, tidak

  meletakkan database tersebut dalam satu mesin dengan aplikasi yang digunakan, sehingga dapat meletakkan sebuah database pada sebuah mesin khusus dan dapat diletakkan ditempat yang jauh komoputer pengaksesannya. MySQL merupakan database yang sangat kuat dan cukup stabil digunakan sebagai media penyimpanan data.

  Sebagai database server yang mampu memanejem database dengan baik, MySQL terhitung merupakan database. (Bunafit Nugroho, 2004:10)

  

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Perusahaan

  1. Struktur Koperasi

  1. Nama : PRIMKOPKAR MANUNGGAL

  2. Tanggal Berdiri :

  12 Juli 1979

  3. Badan Hukum : No.10396/BH/VI/1985 tanggal 22 Agustus1985 Pembaharuan : No.12/PAD/XIV.31/XII/2015 tanggal 29 Desember 2015

  4. SIUP : No.240/II.13/PB/X/1994 tanggal 19 Oktober 1991 Pembaharuan : No.503.3/02/PM/III/206/2014

  5. NPWP : No.1491.839.5.505 tanggal 22 Oktober 1991 Perubahan Nomor: No.01.491.839.5-505.000

  2. Riwayat Singkat Diawali dengan itikat semangat kebersamaan dalam meningkatkan kesejahteraan serta sadar akan semua kebutuhan yang tidak mungkin selamanya bisa dipenuhi oleh perusahaan maka :

  1. Melalui Himpunan Karyawan ( HIMKAR ) yang terbentuk pada tahun 1976 yang kegiatan utamanya adalah olahraga dan sosial. Dengan dukungan dari pihak Pimpinan Perusahaan dibentuklah usaha bersama dalam bidang ekonomi yang sekarang menjadi bentuk

  Koperasi dengan nama PRIMKOPKAR MANUNGGAL yang didirikan pada tanggal 12 Juli 1979.

  3. Maksud Dan Tujuan

  1. Meningkatkan nilai pendapatan karyawan Damatex & timatex diluar upahnya.

  2. Membantu karyawan untuk menghindari pinjaman uang dengan bunga tinggi.

  3. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

  4. Keanggotaan Keanggotaan bersifat sukarela terbatas pada :

• Karyawan Damatex – Timatex Salatiga.
• Jumlah Anggota sampai dengan 31 Desember 2015 sebanyak 3.576 orang.

  5. Kepegawaian Jumlah pegawai sebanyak 43 orang yang dipimpin oleh 1 orang Manager dan dibantu 4 orang Kepala Bagian

  6. Permodalan

• Simpanan Pokok : Rp. 88.410.000,-
• Simpanan Wajib : Rp. 6.178.271.540,-
• Dana Cadangan : Rp. 1.697.231.030,-
• Modal Donasi : Rp. 290.755.779,-
• Jumlah : Rp. 8.254.668.349,-

  ( Tujuh milyard sembilan ratus enam puluh juta empat ratus lima ribu empat ratussembilan rupiah )

3.2 Bidang Usaha Perusahaan

  1. Unit Simpan Pinjam - Pemberian pinjaman kepada Anggota sesuai dengan kebutuhan.

• Jenis Simpanan Sukarela antara lain SAS,SHR,SAT,SHT, Simpurna, TAKOMA dan Tabungan Berjangka.

  2. Usaha Pelayanan Anggota

• Penjualan Distribusi 9 bahan pokok
• Penjualan kebutuhan sehari-hari secara tunai ( sub unit Toko Tunai )
• Penjualan barang kebutuhan secara kredit ( sub unit Sekunder )

  3. Unit Senkunko Secara khusus unit usaha luar mengarah pada penjualan partai besar dan retail ( grosir hingga sub.distribusi ). Unit Usaha Luar salah satu usahanya adalah ditunjuknya Koperasi sebagai agen air minuman dalam kemasan ( AMDK ) dan juga teh botol merk INDOTEH yang diproduksi PT.Indo Tirta Jaya Abadi Semarang. Selain itu juga menjalin kerjasama dengan PT. Indomarco Adi Prima, PT.Cahaya Agung, PT.Indidaya Rajawali, PT. Arta Boga Cemerlang, penyaluran gas elpigi dan lain-lain.

  Wilayah kerja yang diberikan meliputi : Ambarawa, Karangjati, Bandungan, Bawen, Bringin, Ampel, Karangede,

  Suruh dan Salatiga. Selain menjadi agen air minum juga menjual barang kebutuhan sehari-hari, pelayanan kebutuhan 9 bahan pokok juga dilaksanakan dengan sistem paket diantar sampai rumah berdasarkan pesanan. Sub unit yang lain mengelola penjualan yang menerapkan kemitraan usaha dengan Anggota sehingga Anggota yang mempunyai usaha warungan dapat dibimbing dan bahkan dipinjami modal usaha yang tidak terbatas pada toko saja tapi juga dibidang yang lain. Jumlah outlet mitra kerja di masyarakat ( non Anggota ) disekitat ada kurang lebih 75 warung/toko dengan 3 armada untuk keliling. Sedang Anggota yang mempunyai toko/warung yang dibina oleh Koperasi sebanyak 120 Anggota.

  4. Unit Bengkel Menjalin kerjasama dengan YAMAHA MOTOR KENCANA

  INDONESIA dengan membuka bengkel YAMAHA MANUNGGAL MOTOR yang terletak di Jl. Soekarno Hatta Km.3 Salatiga yang melayani Anggota dan masyarakat sekitar. Selain membuka usaha jasa servis dan penjualan suku cadang kendaraan unit ini juga menjual sepeda motor dengan harga kredit maupun tunai untuk Anggota Koperasi.

  5. Unit Apotek Membuka usaha Minimarket yang terletak di Jl.Soekarno Hatta yang melayani masyarakat sekitar dengan harga relatif murah.

  6. Usaha Apotek Primkopkar “ Manunggal “ menjalin kerja sama dengan ASKES untuk membuka Apotik “ GANESHA “ yang terletak di Jl.Osa Maliki Salatiga.

  Melayanai Anggota dan masyarakat kota Salatiga dan sekitarnya baik yang mendapatkan fasilitas ASKES maupun pelayanan unum diluar ASKES.

  7. Usaha Jasa

  Unit ini membantu Anggota membayar rekening Listrik, PDAM, Telephon, Perpanjangan STNK maupun pembayaran Angsuran Perumahan Bank BTN. Melayani juga jasa carter mobil dan jasa paket yang bekerjasama dengan JNE/TIKI.

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

  1. Struktur Pengurus Struktur organisasi Primkopkar “Manunggal” Damatex-Timatex periode tahun 2014-2017 :

• Ketua : 1 orang
• Wakil Ketua : 3 orang
• Sekretaris : 1 orang
• Wakil Sekretaris : 3 orang
• Bendahara : 1 orang
• Wakil Bendahara : 1 orang
• Pembantu Umum : 1 orang
• Pengawas Ketua :

  1 orang Anggota : 2 orang

• Dibantu oleh

  Internal Audit : 3 orang Pelaksana Harian : 4 orang Komisaris : 18 orang

BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

4.1 Analisis

  4.1.1 Analisis Prosedur Berjalan

  Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem. Analisis sistem ini dapat dijadikan sebagai suatu landasan usulan perancangan sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada serta dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat Diagram Alir Dokumen (Flowchart). Adapun analisis prosedur pembelian yang saat ini sedang berjalan pada Primkopkar Manunggal adalah seperti berikut ini :

  4.1.2 Prosedur Pembelian Berjalan 1. Bagian Gudang melakukan order pembelian melalui telepon kepada Supplier.

  2. Bagian Gudang membuat Surat Order Pembelian Barang (SOPB) 2 rangkap.

  SOPB rangkap 1 diberikan kepada pimpinan, SOPB rangkap 2 diarsip oleh Bagian Gudang.

  3. Bagian Gudang menerima barang dan Faktur Pembelian dari Supplier.

  4. Bagian Gudang mencatat barang masuk pada Catatan Persediaan berdasarkan Faktur Pembelian.

  5. Faktur Pembelian otorisasi oleh Bagian Gudang dan diberikan kepada pimpinan.

4.1.3 Prosedur Penjualan Berjalan

  1. Pelanggan melakukan order barang melalui telepon kepada Bagian Gudang

  2. Bagian Gudang mengecek persediaan barang, jika tidak tersedia Bagian Gudang melakukan konfirmasi via telepon kepada pelanggan. Jika tersedia Bagian Gudang membuat Surat Order Penjualan Barang (SOPJB) 3 rangkap. SOPJB Rangkap 1 diberikan ke Bagian Pengiriman Barang, SOPJB rangkap 2 diberikan kepada pimpinan, SOPJB rangkap 3 diarsip oleh Bagian Gudang.

  3. Bagian Pengiriman Barang menyiapkan barang berdasarkan SOPJB rangkap 1 dan mengirimkan barang kepada pelanggan.

  4. Bagian Pengiriman Barang membuat Faktur Penjualan Barang (FPB) 3 rangkap.

  Barang dan FPB rangkap 1 diberikan kepada pelanggan, FPB rangkap 2 di berikan Kepada Bagian Gudang, FPB rangkap 3 diberikan kepada pimpinan.

  5. Bagian Gudang mencatat barang keluar pada catatan persediaan berdasarkan FPB rangkap 2.

  6. FPB rangkap 2 diarsip oleh Bagian Gudang.

4.2 Kebutuhan

  1. Perangkat Lunak ( Software)

  Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam pembuatan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan adalah:

   Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0  Database : Microsoft Acces

  2. Perangkat Keras ( Hardware)

  Perangkat keras yang dibutuhkan dalam pembuatan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan adalah:

   Hardisk : 20 Gb : 512 Mb  RAM  Processor : Pentium 4

4.3 Jadwal

Tabel 4.1. Jadwal Pelaksanaan Perancangan

  Waktu Target Perancangan Sistem: Flowchart,Diagram

  22 September 2016 - 29 September 2016 Konteks, Data Flow Diagram Perancangan Basis Data : Tabel dan Form Desain Database dan Implementasi

  6 Oktober 2016 - 13 Oktober 2016 Program Desain Form dan Implementasi Program

  20 Oktober 2016 - 3 November 2016

  10 November 2016

• – 17 November 2016 Desain Report dan Implementasi Program Finisihing Program

  24 November 2016

4.4 Perancangan

  4.4.1 Prosedur Pembelian Usulan

  1. Bagian Gudang menginput jumlah barang yang akan di beli kedalam Form Order Pembelian Barang dan mencetaknya kedalam bentuk Surat Order Pembelian Barang (SOPB) 3 rangkap. SOPB rangkap 1 diberikan kepada pimpinan, SOPB rangkap 2 dikirimkan ke Suplier, SOPB rangkap 3 diarsip oleh Bagian Gudang.

  2. Berdasarkan SOPB rangkap 2, Bagian Gudang menerima barang dan Faktur Pembelian dari Suplier.

  3. Bagian Gudang mengupdate persediaan barang berdasarkan Faktur Pembelian pada Form Persediaan Barang.

  4. Bagian Gudang Mencetak Kartu Persediaan.

  5. Berdasarkan Faktur Pembelian Bagian Gudang menginput data pembelian pada Form Pembelian Barang dan mencetak Laporan Pembelian Barang (LPB) 2 rangkap. LPB rangkap 1 di berikan kepada pimpinan, LPB rangkap 2 di arsip oleh Bagian Gudang.

  6. Faktur Pembelian, LPB rangkap 2 dan Kartu Persediaan diberikan kepada pimpinan.

  4.4.2 Prosedur Penjualan Usulan 1. Pelanggan melakukan order penjualan kepada Bagian Gudang Via Telepon.

  2. Bagian Gudang mengecek persediaan barang pada Form Persediaan Barang, jika tidak tersedia Bagian Gudang melakukan konfirmasi via telepon kepada pelanggan. Jika tersedia Bagian Gudang menginput data barang pada Form

  Order Penjualan dan mencetak Surat Order Penjualan Barang (SOPJB) 3 rangkap. Rangkap 1 diberikan ke Bagian Pengiriman Barang, rangkap 2 diberikan kepada pimpinan, rangkap 3 diarsip oleh Bagian Gudang.

  3. Bagian Pengiriman Barang menginput data barang pada Form Order Penjualan dan mencetak Faktur Penjualan Barang (FPB) 4 rangkap.

  4. Barang dan FPB rangkap 1 diberikan kepada pelanggan, FPB rangkap 2 di berikan kepada Bagian Gudang, FPB rangkap 3 diberikan kepada pimpinan dan FPB rangkap 4 dijadikan input laporan dan diarsip oleh Bagian Pengiriman Barang.

  5. Bagian Gudang mengupdate kartu persediaan berdasarkan FPB rangkap 2 pada Form Persediaan.

  6. Bagian Gudang mengarsip FPB rangkap 2 dan Kartu Persediaan.

  7. Berdasarkan FPB rangkap 4, Bagian Pengiriman Barang menginput data penjualan pada Form Penjualan Barang dan mencetak Laporan Penjualan Barang (LPJB) 3 rangkap. LPJB rangkap 1 di berikan kepada pimpinan, LPJB rangkap 2 di berikan kepada Bagian Gudang, LPJB rangkap 3 diarsip oleh Bagian Pengiriman.

  8. Bagian Gudang mengarsip LPJB rangkap 2.

4.4.3 Perancangan Basis Data

  1. Tabel Barang

  Nama Tabel : Barang Keterangan : Informasi Data Barang Primary Key : Kode Barang Foreign Key : -

Tabel 4.2. Tabel Barang Nama Tipe Data Ukuran

  Kode_Barang Text

  4 Nama_Barang Text

  30 Jumlah Number

  5 Harga_Beli Number

  7 Harga_Jual Number

  7

  2. Tabel Pelanggan

  Nama Tabel : Pelanggan Keterangan : Informasi Data Pelanggan Primary Key : Kode Pelanggan Foreign Key : -

Tabel 4.3. Tabel Pelanggan Nama Tipe Data Ukuran

  Kode_Pelanggan Text

  5 Nama_Pelanggan Text

  30 Alamat Text

  40 No_Telp Text

  11

  3. Tabel Suplier

  Nama Tabel : Suplier Keterangan : Informasi Data Suplier Primary Key : Kode Suplier Foreign Key : -

Tabel 4.4. Tabel Suplier Nama Tipe Data Ukuran

  Kode_Suplier Text

  5 Nama_Suplier Text

  30 Alamat Text

  40 No_Telp Text

  11

  4. Tabel Penjualan

  Nama Tabel : Penjualan Keterangan : Informasi Data Penjualan Primary Key : Kode Order Foreign Key : -

Tabel 4.5. Tabel Penjualan Nama Tipe Data Ukuran

  Tanggal Date/Time

  8 Kode_Order Text

  6 Total_Barang Number

  5 Total_Harga Text

  7

  5. Tabel Pembelian

  Nama Tabel : Pembelian Keterangan : Informasi Data Pembelian

  Primary Key : Kode Order Foreign Key : -

  7 Kode_Barang Text

  7. Tabel Order Pembelian

  7

  7 Total_Harga Number

  7 Jumlah Numbers

  5 Harga_Jual Numbers

  8 Kode_Pelanggan Text

  4 Tgl_Order Date/Time

  Kode_Order Text

Tabel 4.6. Tabel Pembelian Nama Tipe Data UkuranTabel 4.7. Tabel Order Penjualan Nama Tipe Data Ukuran

  Nama Tabel : Order Penjualan Keterangan : Informasi Data Order Penjualan Primary Key : - Foreign Key : Kode Barang

  6. Tabel Order Penjualan

  7

  5 Total_Harga Number

  6 Total_Barang Number

  8 Kode_Order Text

  Tanggal Date/Time

  Nama Tabel : Order Pembelian Keterangan : Informasi Data Order Pembelian Primary Key : - Foreign Key : Kode Barang

Tabel 4.8. Tabel Order Pembelian Nama Tipe Data Ukuran

  Kode_Order Text

  7 Kode_Barang Text

  4 Tgl_Order Date/Time

  8 Kode_Suplier Text

  5 Harga_Beli Number

  7 Jumlah Number

  7 Total_Harga Number

  7 PEMBELIAN PENJUALAN SUPLIER PELANGGAN ^{BARANG MENJUAL MENJUAL MENJUAL MENJUAL}

Gambar 4.1. ERD Sistem Pembelian dan Penjualan BarangGambar 4.2. Relasi Tabel

4.4.4 Perancangan Form

  1. Rancangan Form Login Rancangan Form Login memiliki 2 kotak teks yang di gunakan untuk menginput data kode admin dan password admin, juga terdapat 2 tombol yang berfungsi untuk masuk kedalam menu utama dan keluar dari program.

  FORM LOGIN Kode Admin Password

Login Cancel

Gambar 4.3. Rancangan Form Login

  2. Rancangan Form Utama Rancangan Form Utama memiliki jendela sub menu program untuk menuju kedalam form-form lainnya dan keluar dari program.

  Menu Persedian Transaksi Order Data Pelanggan Data Suplier

Gambar 4.4. Rancangan Form Utama

  3. Rancangan Form Persediaan Rancangan Form Persediaan memiliki 4 kotak teks dan 1 kombo teks yang di gunakan untuk menampilkan dan menginput data persediaan barang yang juga di tampilkan dalam datagrid. 5 tombol yang terdapat pada Form Persediaan berfungsi untuk melakukan eksekusi data persediaan barang.

  Form Persediaan Kode_Barang Nama_Barang Jumlah Harga_Beli Harga_Jual

  Exit In Out Update Report

Gambar 4.5. Rancangan Form Persediaan

  4. Rancangan Form Order Pembelian Rancangan Form Order Pembelian memiliki 6 kotak text dan 1 kombo teks yang berfungsi untuk menampilkan dan menginput data order pembelian dan memilki 3 tombol untuk melakukan eksekusi.

  Form Order Pembelian Kode _ Barang Tanggal _ Order Nama _ Barang Kode _ Order Harga _ Beli Kode _ Suplier Jumlah

  Report Insert Exit

Gambar 4.6. Rancangan Form Order Pembelian

  5. Rancangan Form Order Penjualan Rancangan Form Order Penjualan memiliki 6 kotak text dan 1 kombo teks yang berfungsi untuk menampilkan dan menginput data order penjualan dan memilki 3 tombol untuk melakukan eksekusi.

  Form Order Penjualan Kode _ Barang Tanggal _ Order Nama _ Barang Kode _ Order Harga _ Jual Kode _ Pelanggan Jumlah

  Insert Report Exit

Gambar 4.7. Rancangan Form Order Penjualan

  6. Rancangan Form Pembelian Rancangan Form Pembelian memiliki 3 kotak teks yang berfungsi untuk menginput dan menampilkan data pembelian dan memiliki 4 tombol untuk melakukan eksekusi.

  

FORM PEMBELIAN

TANGGAL KODE ORDER TOTAL BARANG OK

TOTAL HARGA

Save Report Exit

Gambar 4.8. Rancangan Form Pembelian

  7. Rancangan Form Penjualan Rancangan Form Penjualan memiliki 3 kotak teks yang berfungsi untuk menginput dan menampilkan data penjualan dan memiliki 4 tombol untuk melakukan eksekusi.

  

FORM PENJUALAN

TANGGAL KODE ORDER TOTAL BARANG OK

TOTAL HARGA

Save Report Exit

Gambar 4.9. Rancangan Form Penjualan

  8. Rancangan Form Pelanggan Rancangan Form Pelanggan memiliki 4 kotak teks yang berfungsi untuk menampilkan dan menginput data Pelanggan dan memiliki 5 tombol untuk melakukan eksekusi.

  Form Pelanggan Kode_Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat

  No_Telp Exit Insert Update Delete Report

Gambar 4.10. Rancangan Form Pelanggan

  9. Rancangan Form Suplier Rancangan Form Suplier memiliki 4 kotak teks yang berfungsi untuk menampilkan dan menginput data Suplier dan memiliki 5 tombol untuk melakukan eksekusi.

  Form Suplier Kode_Suplier Nama_Suplier Alamat No_Telp

  Exit Insert Update Delete Report

Gambar 4.11. Rancangan Form Suplier

4.5 Implementasi

  1. Form Login Digunakan admin untuk memasukan kode admin dan password untuk masuk kedalam form utama.

Gambar 4.12. Form Login

  2. Form Utama Menampilkan beranda program sebagai menu utama yang berisi seluruh form yang berkaitan dengan sistem pembelian dan penjualan beserta laporannya.

Gambar 4.13. Form Utama

  3. Form Persediaan Digunakan User untuk menginput barang masuk, menginput barang keluar serta mengupdate harga beli dan harga jual sekaligus mencetak Kartu

  Persediaan. Dalam form ini User tidak dapat menambahkan dan menghapus jenis barang.

Gambar 4.14. Form Persediaan

  4. Form Order Pembelian Digunakan User untuk menginput data order pembelian sekaligus mencetak Surat Order Pembelian Barang. Setiap kode order hanya bisa memiliki satu nama suplier dan bisa memiliki banyak jenis kode barang.

Gambar 4.15. Form Order Pembelian

  5. Form Order Penjualan Digunakan User untuk menginput data order penjualan sekaligus mencetak Faktur Penjualan Barang dan Surat Order Penjualan Barang. Setiap kode order hanya bisa memiliki satu nama pelanggan dan bisa memiliki banyak jenis kode barang.

Gambar 4.16. Form Order Penjualan

  6. Form Pembelian Digunakan User untuk menginput data pembelian sekaligus mencetak laporan pembelian. User harus menginput kode order pembelian sesuai dengan data pada form Order Pembelian Barang, jika kode order benar maka total barang dan total harga akan otomatis tampil pada textbox form.

Gambar 4.17. Form Pembelian

  7. Form Penjualan Digunakan User untuk menginput data penjualan sekaligus mencetak laporan penjualan. User harus menginput kode order penjualan sesuai dengan data pada form Order Penjualan Barang, jika kode order benar maka total barang dan total harga akan otomatis tampil pada textbox form.

Gambar 4.18. Form Penjualan

  8. Form Pelanggan Digunakan User untuk menambahkan data pelanggan, menghapus data pelanggan, mengupdate data pelanggan serta mencetak laporan data pelanggan.

Gambar 4.19. Form Pelanggan

  9. Form Suplier Digunakan User untuk menambahkan data suplier, menghapus data suplier, mengupdate data suplier serta mencetak laporan data suplier.

Gambar 4.20. Form Suplier

BAB V PENUTUP

  5.1 Kesimpulan

  Telah dibuat Sistem informasi Pembelian dan Penjualan barang berbasis aplikasi yang di rancang melalui metode pengumpulan data, perancangan data dan implementasi program Sehingga sistem yang telah dibuat dapat membantu proses Pembelian dan Penjualan Aqua pada

  “Primkopkar” Manunggal. Pembuatan sistem informasi Pembelian dan Penjualan barang ini menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dan database Microsoft Acces.

  5.2 Saran

  Mengingat pembuatan sistem informasi pembelian dan penjualan barang masih belum sempurna dan memiliki kelemahan. Diharapkan ada pihak-pihak tertentu yang bersedia untuk ikut mengembangkan sistem informasi Pembelian dan Penjualan yang sudah dibuat oleh penulis.

DAFTAR PUSTAKA

  Kertahadi, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Satu, IKIP MALANG, Malang Gordon B. Davis, 1991, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta HM, Jogiyanto, 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur

  Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta

  Andi Kristanto, 2003, Perancangan Sistem Informasi, Gava Media , Yogyakarta Fathansyah, 1999, Basis Data, Edisi Satu, Penerbit Informatika , Bandung Bunafit Nugroho, 2004, PHP dan MySQL dengan editor Dreamweaver MX, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta