Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang dan Masalah
Kebutuhan informasi yang sangat pesat di masyarakat,

lembaga/instansi

pemerintah

maupun

swasta

dapat

menuntut

menjalankan

fungsi

administrasi secara baik dan secara praktis. Tuntutan tersebut yang membuat
lembaga/instansi untuk berpikir keras, bagaimana caranya memenuhi kebutuhan
masyarakat, apalagi dalam hal menyimpan dan menemukan kembali suatu
dokumen, surat, warkat atau biasa disebut sebagai arsip.
Setiap lembaga/instansi pemerintah maupun swasta pasti mempunyai
arsiparis yang khusus untuk mengurusi tentang surat, warkat, atau arsip. Arsiparis
merupakan salah satu unsur untuk menunjang kinerja dalam kelancaran kegiatan
di lembaga/instansi. Itu dikarenakan, terletak pada penyelenggaraan kearsipan
yang sederhana, efisien, dan mudah ditemukan kembali. Faktor itulah yang dapat
menunjang kinerja dan memenuhi segala kebutuhan informasi secara cepat dan
efisien.
Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli
Serdang, merupakan salah satu lembaga pemerintahan yang bergerak dalam
bidang arsip. Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten
Deli Serdang menangani segala arsip-arsip yang ada di wilayah Kabupaten Deli
Serdang dan sekitarnya. Arsip-arsip yang ditangani Kantor Perpustakaan Arsip
dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang yaitu: arsip aktif, arsip inaktif,
data-data pegawai, gaji pegawai, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan arsip

atau surat pada wilayah Kabupaten Deli Serdang dan sekitarnya. Jadi, secara garis
besar, badan pemerintahan ini mengelola arsip aktif yang masih sering digunakan
dalam menunjang segala jenis kinerja yang ada di wilayah ini.
Bukan hal mudah dalam mengelola, menata, dan menemukan kembali
arsip yang dalam cakupan yang sangat banyak. Diperlukan seorang arsiparis yang
handal dalam hal ini dan didukung oleh desain sistem penyimpanan arsip yang

1

mudah digunakan dan mudah ditemukan kembali. Maka dari itu, arsip harus ditata
dan disimpan secara sistematis, efisien, dan mudah ditemukan kembali. Sebagai
pengingat dan sumber informasi yang sangat berpandangan pada motto dari
perkantoran yaitu: “People forget, record member”, yang artinya “orang lupa,
arsip ingat” ( Hadi Abubakar: 4).
Penulis memilih Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi sebagai
lokasi penelitian, dari pengamatan sementara badan pemerintahan ini menangani
dan menata arsip-arsip aktif yang berhubungan dengan wilayah Kabupaten Deli
Serdang. Setiap tahunnya, arsip yang mau ditangani dan dikelola badan
pemerintahan ini terus bertambah. Tapi, badan pemerintahan ini masih sanggup
mengelola, menata, dan menyimpan arsip secara baik dan mudah ditemukan

kembali. Dari pengamatan sementara, maka penulis, memilih badan ini sebagai
lokasi penelitian. Agar dapat melakukan study banding dengan apa yang dipelajari
selama duduk dibangku perkuliahan.
Oleh karena itu, masalah dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip bisa
diatasi dan ditangani menggunakan sistem yang baik dan efisien. Jadi,
keberhasilan penyimpanan arsip dilihat bukan dari peralatan yang digunakan,
tetapi pada desain penyimpanaan arsip. Bila penemuan kembali arsip sukar
ditemukan maka bisa dikatakan sistem penyimpanan arsip tersebut gagal.
Sebaliknya seperti itu, bila penyimpanan arsip mudah ditemukan kembali. Maka
sistem penyimpanan arsip tersebut dikatakan berhasil.
Maka dengan permasalahan dan latar belakang di atas, penulis tertarik
untuk membahas sistem penyimpanan arsip dengan judul “ Sistem Penyimpanan
Arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten
Deli Serdang “.

2

1.2. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini yaitu:
1. Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip

dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang
2. Untuk mengetahui proses penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan
Arsip dan Dokumentasi.
1.3. Manfaat
1. Bagi peneliti:
Untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang kearsipan khususnya
dalam hal penyimpanan arsip.
2. Bagi program studi:
Sebagai

bahan

referensi/bacaan

bagi

mahasiswa

program

study

Ilmu

Perpustakaan.
3. Bagi organisasi:
Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil kebijakan dan sebagai penilaian
dalam sistem yang sudah berjalan untuk kemajuan organisasi itu.
1.4. Ruang lingkup
Maka ruang lingkup pada penulisan ini yaitu: proses dan sistem
penyimpanan arsip, proses penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan
Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini, metode pengumpulan data melalui
dengan cara yaitu:

3

1. Studi Pustaka (Library Research)
Membaca referensi dan sumber-sumber informasi yang membahas tentang

kearsipan
2. Studi Lapangan (Field Research)
Melakukan pengamatan langsung ke lapangan dan melakukan wawancara dengan
sumber-sumber yang terkait

4