Sistem Pelayanan Pengguna Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi

SISTEM PELAYANAN PENGGUNA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)

Disusun Oleh: Jati Wirawan

102201008

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 3

1.3 Ruang Lingkup ... 4

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 4

BAB II TINJUAN PUSTAKA ... 5

2.1 Perpustakaan Umum ... 5

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum ... 5

2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum ... 6

2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum ... 7

2.2 Koleksi Perpustakaan ... 8

2.2.1 Jenis-jenis Koleksi Perpustakaan Umum ... 9

2.3 Pelayanan Pengguna... 11

2.3.1 Pengertian Pelayanan Pengguna ... 11

2.3.2 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Pengguna... 11

2.3.3 Sistem Pelayanan Perpustakaan ... 12

2.3.3.1 Sistem Pelayanan Tertutup ... 13

2.3.3.2 Sistem Pelayanan Terbuka ... 14

2.4 Jenis-Jenis Pelayanan Pengguna ... 15

2.4.1 Pelayanan Sirkulasi ... 15

2.4.2 Pelayanan Referensi ... 25

2.4.3 Pelayanan Pendidikan Pengguna ... 29

2.4.4 Silang Layan... 30

2.4.5 Pelayanan Audio Visual ... 31

2.4.6 Pelayanan Digital ... 32

2.4.7 Pelayanan Anak ... 33

2.4.8 Pelayanan Remaja ... 36

2.4.9 Pelayanan Perpustakaan Keliling ... 36

BAB III SISTEM PELAYANAN PENGGUNA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI ... 39

3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi... 39

3.1.1 Visi Dan Misi ... 40

3.1.3 Struktur Organisasi ... 43

3.2 Sarana ... 45

3.2.1 Gedung ... 45

3.2.2 Perabotan ... 46

3.2.3 Koleksi ... 46

3.3 Anggaran... 48

3.4 Sistem Pelayanan ... 48

3.4.1 Pelayanan Sirkulasi ... 49

3.4.2 Pelayanan Internet ... 54

3.4.3 Pelayanan Referensi... 54

3.4.4 Pelayanan Anak Dan Remaja ... 55

3.4.5 Rumah Baca ... 56

3.4.6 Pelayanan Perpustakaan Keliling ... 59

BAB IV KESIMPULAN ... 62

4.1 Kesimpulan ... 62

4.2 Saran ... 62

Daftar Pustaka ... 63 Lampiran

Daftar Tabel

Tabel 3.1 Data Pegawai... 44

Tabel 3.2 Perabotan ... 46

Tabel 3.3: Contoh kartu peminjaman dan pengembalian buku Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi ... 51

Tabel 3.4 : Sarana dan Prasarana Rumah Baca Persiakan ... 57

Tabel 3.5 : Sarana dan Prasarana Rumah Baca Bandar Utama... 58

Daftar Gambar

Gambar 3.1 Struktur Organisasi ... 44 Gambar 3.2 Kartu Anggota Perpustakaan ... 50

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU)”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah. Penulis ucapkan kepada Ayahanda tercinta Huzainy dan Ibunda tersayang Mariany yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua terbaik.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D - III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M. I.Kom selaku dosen pembimbing yang telah

banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini selesai.

4. Bapak Drs. Belling Siregar, S.Sos, M. Lib selaku dosen pembaca pada kertas karya ini.

5. Seluruh staf pengajar program studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.

6. Untuk admin D-III Perpustakaan Abangda Suryawan S.Sos terima kasih waktu dan tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari masa perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.

7. Ibu Nina Zahara MZ, S.H, M.AP, sebagai Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dan staff terkait lainnya yang bersedia memberikan informasi dan arahan untuk kertas karya penulis. 8. Untuk abangku Yon Utomo, Wais Aqurny dan Kakak Citra Maliza yang

mendukung penulis dari mulai kuliah hingga selesai.

9. Kepada sayangku Soufy Ramadhani yang setia menemani penulis dan memberikan semangat yang tiada habisnya serta membantu penulis mondar-mandir dalam penyelesaian kertas karya ini.

10.Seluruh teman-teman stambuk 2010, Terutama sahabat-sahabat terbaik dan terhebat ku : Meutia Ulfa (Omeh), Tri Suci Wulandari (Chebond), Ryando Quares Purba (Cunn), Irfan Hendhika (Gembung), Hermansyah Tanjung (Idung), Rachmad Iqbal (Bobo), Suci Ramadani (Jamban) Heru Gunawan (Balonteli), terima kasih untuk hari-hari indah bersama kalian, canda tawa, sedih, galau. Dan juga yang selalu hadir memberikan motivasi tiada habisnya untuk penulis dan tak akan pernah terlupakan, semoga persahabatan kita abadi selamanya.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Juli 2013

Penulis

Jati Wirawan 102201008

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Perpustakaan digunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, kasanah budaya bangsa dan berbagai layanan jasa telah ada sejak zaman dahulu. Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu sesuai dengan perkembangan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak kepada pengelompokan perpustakaan berdasarkan pola pola kehidupan, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Istilah istilah perpustakaan berkembang menjadi sangat luas namun cenderung mempunyai sebuah sfesifikasi tertentu.

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin berkembang pesat, perpustakaan sebagai pusat informasi tentu mendukung pengguna dalam memenuhi informasi yang dibutuhkan. Perpustakaan Umum (Public Libraries) merupakan salah satu pusat informasi yang mempunyai tugas pokok dan fungsi utama yang menghimpun, memelihara, melestraikan,mengolah dan menyajikan informasi kepada seluruh lapisan masyarakat. Perpustakaan Umum mempunyai peran sebagai lembaga netral di dalam masyarakat. Perpustakaan Umum bagi masyarakat menjadi tempat bahan rujukan dalam mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing yang pada akhirnya masyarakat mendapat informasi yang baik dan berkualitas. Kegiatan utama di perpustakaan umum adalah melayani masyarakat sebagai pengguna perpustakaan. Perpustakaan amat penting bagi kehidupan kultural dan kecerdasan bangsa, karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata kepustakawanan yang dapat diraih umum.

Perkembangan suatu perpustakaan dapat dilihat dari kegiatan pelayanannya. Karena keberhasilan pelayanan merupakan tujuan akhir yang ingin dicapai oleh suatu perpustakaan. Pelayanan pengguna merupakan salah satu tugas penting dalam penyelenggaraan suatu perpustakaan, karena pelayanan pengguna tersebut merupakan suatu unit kegiatan yang mempunyai tugas pokok

memberikan pelayanan informasi sehingga pengguna dapat menelusuri dan mempelajari informasi yang dibutuhkan sesuai kebutuhan.

Secara umum pelayanan pengguna adalah salah satu kegiatan perpustakaan yang penting dan harus dilakukan secara baik. Pelayanan dilakukan pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan tugas pokok organisasi. Keberhasilan perpustakaan umum dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya tidak terlepas dari masyarakat dan pelayanan yang diberikan secara efektif dan efisien. Kebutuhan masyarakat akan informasi menjadi hal yang penting oleh perpustakaan umum. Apabila perpustakaan umum dapat memberikan pelayanan yang baik dan bermamfaat maka masyarakat akan mengerti pentingnya keberadaan perpustakaan bagi mereka.

Untuk melakukan tugas pelayanan dengan baik,pihak perpustakaan perlu mempelajari, memahami, dan mengerti akan kebutuhan penggunanya, sehingga dalam memberikan pelayanannya perpustakaan harus mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga fungsi perpustakaan benar-benar terlaksana.

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi merupakan perpustakaan yang diharapkan mampu menyediakan sarana dengan baik agar masyarakat dapat memanfaatkan layanan untuk memenuhi kebutuhan informasinya, hal ini sesuai dengan visi perpustakaan yaitu menjadi pusat informasi dan sarana belajar sepanjang hayat dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui pelayanan prima. Berdasarkan profil Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi tahun 2012, memiliki koleksi buku berjumlah 8.012 judul dan 22.998 eksemplar buku, selain itu juga terdapat majalah, tabloid, surat kabar, bahan audio visual berupa CD dan DVD. Jumlah pengguna sebanyak 5.907 orang. Adapun jam buka perpustakaan yaitu pada hari Senin – Kamis mulai pukul 08.00 – 16.00 WIB, hari Jum’at mulai pukul 08.00 – 11.30 WIB, serta hari Minggu mulai pukul 09.00 – 14.00 WIB.

Jenis pelayanan pengguna yang umum pada perpustakaan adalah pelayanan sirkulasi dan pelayanan referensi. Jenis pelayanan pengguna yang terdapat di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi meliputi : pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan pendidikan

pengguna,pelayanan anak, pelayanan remaja, pelayanan digital, pelayanan perpustakaan keliling, rumah baca.

Dalam memberikan pelayanannya, Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Doukumentasi Kota Tebing Tinggi menggunakan sistem pelayanan terbuka dan tertutup.

Berdasarkan uraian di atas penulis tertarik untuk menulis kertas karya dengan mengambil judul “SISTEM PELAYANAN PENGGUNA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI”. Sesuai dengan judul tersebut maka pembahasan pada penulisan kertas karya ini adalah bagaimana pelayanan pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.

1.2Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:

1. Untuk mengetahui jenis pelayanan yang tersedia pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Doukumentasi Kota Tebing Tinggi.

2. Untuk mengetahui pelaksanaan pelayanan pengguna pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Doukumentasi Kota Tebing Tinggi.

3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi pustakawan perpustakaan tersebut didalam melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Doukumentasi Kota Tebing Tinggi.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penulisan kertas ini adalah mengenai kegiatan pelayanan pengguna pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi yang mencakup pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan pendidikan pengguna,pelayanan anak, pelayanan remaja, pelayanan digital, pelayanan perpustakaan keliling, rumah baca.. Pada pelayanan referensi yang akan dibahas yaitu tentang koleksi referensi dan juga akan membahas tentang aspek-aspek pendukung lainnya sistem pelayanan perpustakaan sampai pada peraturan perpustakaan.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:

1. Tinjauan Literatur

Tinjauan literatur ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dengan menggunakan bahan bacaan yang berhubungan dengan pembahasan kertas karya ini yang bersifat teoritis yaitu dengan cara membaca buku – buku, literatur, dan sumber lain yang mendukung dalam penulisan kertas karya ini. 2. Observasi

Informasi yang diperoleh dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung serta mengadakan wawancara dengan pimpinan dan petugas perpustakaan untuk memperoleh keterangan dan informasi yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Umum

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum

Perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran yang terbuka untuk masyarakat umum tanpa membeda-bedakan usia, jenis kelamin, kepercayaan, agama, ras, pekerjaan, keturunan, serta memberikan layanan tempat memperoleh informasi mengenai berbagai masalah, tempat rekreasi intelektual serta tempat belajar berkesinambungan. Menurut Hermawan dan Zen dalam bukunya Etika Kepustakawanan (2006 : 30) Menyatakan bahwa, “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku pendidikan dan sebagainya”.

Menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Sutarno (2006 : 38) menyatakan bahwa: Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan.

Menurut Reitz yang dikutip oleh Hasugian (2009 : 70) yang dimaksud dengan perpustakaan umum adalah “ A library or library system that provides unrestricted access to library resources and services free of charge to all the resident of a given community, district, or geograpich region, supported wholly or in part by public funds”. Dalam pengertian sederhana defenisi di atas menyatakan bahwa perpustakaan Umum adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat, perpustakaan didanai oleh masyarakat dan memebrikan layanan gratis kepada masyarakat.

2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum

Pada dasarnya perpustakaan umum memiliki tujuan yang ingin dicapai. Menurut manifesto perpustakaan umum Unesco dalam Sulistyo-Basuki yang dikutip oleh Rahayuningsi (2007: 5) menyatakan bahwa Perpustakaan umum mempunyai tujuan utama yaitu :

1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang lebih baik.

2. Menyediakan Sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.

3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka fungsi ini disebut fungsi pendidikan seumur hidup.

4. Bertindak selaku agen kultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya.

Hal senada dikemukakan oleh Hermawan dan Zen (2006: 31) tujuan perpustakaan umum yaitu :

1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kesejahteraan.

2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.

3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.

4. Bertindak sebagai agen kultural sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.

Sedangkan dalam Buku pedoman perlengkapan perpustakaan umum (1992: 2) dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum yaitu:

1. Untuk pendidikan masyarakat (sebagai sarana pendidikan non formal) dan membudidaya kreasi, prakarsa dan swadaya masyarakat guna meningkatkan kemajuan kehidupan dan kesejahteraanya

2. Menyediakan berbagai kebutuhan untuk penerangan, informasi dan data sekunder serta pengetahuan ilmiah

3. Memberi semangat dan hiburan yang sehat dan pemanfaatan hal-hal yang bersifat membangun dalam waktu senggang

4. Mendorong, menggairahkan, memeliharadan membina semangat membangun dan semangat belajar masyarakat

5. Membekali berbagai pengetahuan dan ilmu serta pedoman-pangalaman kepada masyarakat di berbagai bidang.

Dari defenisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk mendapat informasi secara murah, mudah, cepat, dan tepat dalam meningkatkan pengetahuan keterampilan dan kesejahteraan. Disamping itu perpustakaan umum juga berperan sebagai agen kultural yang bertugas menumbuhkan apresiasi masyarakat dibidang seni dan budaya.

2.1.3. Fungsi Perpustakaan Umum

Untuk mencapai tujuan perpustakaan umum yang diuraikan di atas, perpustakaan harus dapat semaksimal mungkin untuk melaksanakan fungsinya dengan baik.. Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000: 6) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan umum adalah:

1. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan bacaan. 2. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui

pembelian, langganan, tukar menukar dan lain-lain. 3. Pengolahan dan penyiapan setipa bahan pustaka. 4. Penyimpanan dan Pemeliharaan koleksi

5. Pendayagunaan koleksi.

6. Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung ke perpustakaan maupun yang menggunakan telepon, faximil, dan lain-lain.

7. Pemsyarakatan perpustakaan .

8. Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan

9. Pelaksanaan koordinasi dengan pihak pemerintah daerah, tokoh-tokoh masyarakat mitra kerja lainnya.

10.Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi bersama dan sarana/prasarana.

Menurut Siregar dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa (2004: 76) fungsi perpustakaan umum adalah :

1. Membantu orang-orang (terutama orang-orang muda dan anak-anak) menjadi melek informasi.

2. Memberi tahu mereka bagaimana informasi dan juga untuk mengembangkan kebiasaan membaca.

3. Membantu orang dewasa untuk belajar seumur hidup dan belajar kembali untuk perubahan karir.

4. Memelihara dan mempromosikan kebudayaan.

Sedangkan Hasugian (2009 : 82) mengemukakan bahwa perpustakaan umum mempunyai fungsi :

1. Penyimpanan 2. Pendidikan 3. Penelitian 4. Informasi 5. Kultural

6. Fungsi rekreasi

Berdasarkan defenisi di atas penulis berkesimpulan bahwa fungsi perpustakaan umum adalah sebagai tempat untuk mengumpulkan, mengolah, melestarikan, menyebar luaskan informasi, mengembangkan kebiasaan membaca penyimpanan, pendidikan, penelitian, informasi dan mempromosikan kebudayaan.

2.2 Koleksi Perpustakaan

Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama dalam mendirikan suatu perpustakaan. Dengan adanya paradigma baru dapat disimpulkan bahwa, salah satu kriteria dalam penilaian layanan perpustakaan melalui kualitas koleksinya. Menurut Ade Kohar (2003 : 6), “Koleksi perpustakaan adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi”.

Sehubungan dengan hal di atas dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 :19), dinyatakan bahwa Koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah dan surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk) dan lain-lain.

Dari urain di atas dapat disimpulkan bahwa, koleksi perpustakaan umum terdiri dari bahan tercetak, bahan pustaka terekam dan bahan pustaka elektronik yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi.

2.2.1 Jenis Koleksi Perpustakaan Umum

Menurut Yulia (1993 : 3) ada empat jenis koleksi perpustakaan yaitu : 1. Karya cetak

Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti :

a) Buku

Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar dari Unesco tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.

b) Terbitan berseri

Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.

2. Karya noncetak

Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah:

a) Rekaman suara

Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.

b) Gambar hidup dan rekaman video

Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagimana cara menggunakan perpustakaan.

c) Bahan Grafika

Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya selid, transparansi, dan filmstrip).

d) Bahan Kartografi

Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.

3. Bentuk mikro

Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreader. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:

a) Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.

b) Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.

c) Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukuran sebesar mikrofis.

4. Karya dalam bentuk elektronik

Dengan adanya teknologi informasi, maka infornasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CD-ROM player, dan sebagainya.

Selain pendapat di atas, menurut Sutarno (2006 : 71) mengemukakan bahwa pengelompokkan bahan pustaka diperpustakaan terdiri dari:

1. Kelompok bahan pustaka umum.

2. Kelompok bahan pustaka rujukan (referensi).

3. Kelomopok bahan pustaka berkala (majalah dan surat kabar). 4. Kelompok bahan pustaka pandang dengar.

5. Kelompok bahan pustaka pandang dengar (audio visual).

6. Kelompok bahan pustaka terekam dan elektronik seperti film, kaset, video, dan lain-lain.

7. Kelompok bahan pustaka yang disesuaikan dengan kelompok pembaca, misalnya untuk anak-anak, remaja, dewasa, dan lain-lain. 8. Kelompok bahan pustaka tertentu, misalnya untuk penelitian dan

sebagainya.

Berdasarkan definisi di atas dapat diketahui bahwa ada 4 jenis koleksi yaitu Karya cetak, karya noncetak, bentuk mikro, karya dalam bentuk elektronik dan peneglompokan bahan pustaka terdiri dari bahan pustaka umum, bahan pustaka rujukan, bahan pustaka pandang dengar dan audio visual.

2.3 Pelayanan Pengguna

2.3.1 Pengertian Pelayanan Pengguna

Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna, yang berupa layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut.Pelayanan pengguna merupakan kegiatan pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna sehubungan dengan kebutuhan akan informasi. Jadi pada kegiatan inilah perpustakaan secara langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Karena itu perpustakaan harus menyelenggarakan pelayanan yang cepat dan tepat dengan kebutuhan penggunanya.

Menurut buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 71) “Pelayanan pengguna adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna melalui layanan perpustakaan”.

Sedangkan menurut Soeatminah (1978: 1) “Pelayanan pengguna adalah tugas melayani pengguna perpustakaan dalam menggunakan bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan”.

Berdasarkan uraian di atas maka dapat dinyatakan bahwa pelayanan pengguna adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna dapat memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya.

2.3.2 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Pengguna

Tujuan pelayanan pengguna adalah untuk memberikan pelayanan kepada pangguna perpustakaan dalam hal mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia di perpustakaan. Fasilitas yang dimaksud adalah semua koleksi yang dimiliki perpustakaan dan tenaga dari staf perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dicari.

Fungsi pelayanan pengguna adalah membantu pengguna untuk menemukan informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Dalam hal ini staf perpustakaan (pustakawan) dituntut selalu siap memberikan bantuan kepada pengguna perpustakaan untuk memperoleh kebutuhan akan informasi.

Menurut Martoadmojo (1993: 6) “fungsi layanan perpustakaan ialah mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati”.

Sedangkan Menurut Trimo (1986: 57) fungsi pelayanan pengguna adalah sebagai berikut:

1) Memberikan stimulasi dan guidance untuk memenuhi minat dan kebutuhan anak didik dan untuk memperluas wawasan membaca mereka.

2) Membantu para mahasiswa/mahasiswi yang sedang mengerjakan laporan dan proyek lainnya serta kegiatan mereka.

3) Mengajar para mahsiswa/mahasiswi bagaimanamenggunakan buku dan fasilitas perpustakaan lainnya, dan membantu mengembangkan kecakapan mereka tentang perpustakaan.

4) Memberikan bantuan kepada para pengajar dan perencanaan kurikulum dan ikut menyelesaikan problem khusus dalam bidang kurukulum dan pengajar.

5) Membantu program-program inservice training dan perkembangan profesi para dosen/guru, memberikan stimulasi para dosen/guru dan para mahasiswa/mahasiswi dalam menggunakan perpustakaan.

6) Memberikan pelayanan kepada masyarakat untuk keperluan pengaruh perpustakaan dan memajukan suatu atmosfer membaca.

Berdasarkan definisi di atas dapat diketahui bahwa fungsi pelayanan pengguna adalah memberikan stimulasi dan guidance untuk memenuhi minat dan kebutuhan anak didik dan untuk memperluas wawasan membaca mereka, Membantu para mahasiswa/mahasiswi yang sedang mengerjakan laporan dan proyek lainnya serta kegiatan mereka, memberikan bantuan kepada para pengajar dan perencanaan kurikulum dan ikut menyelesaikan problem khusus dalam bidang kurukulum.

2.3.3 Sistem Pelayanan Perpustakaan

Dalam proses kegiatan di perpustakaan dikenal dengan dua system pelayanan yang umum digunakan. Kedua sistem pelayanan ini adalah system pelayanan terbuka (open access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access). Perpustakaan harus dapat menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan perpustakaan agar para pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan yang baik. Sebagaimana dinyatakan oleh Lasa (1994 : 51), sistem layanan perpustakaan adalah “sistem layanan tertutup dan layanan terbuka”.

Untuk menentukan sistem pelayanan yang diberlakukan pada perpustakaan harus diperhatikan kesesuaian koleksi dengan system pelayanan. Apabila koleksi perpustakaan masih sederhana maka sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup, tetapi apabila koleksi perpustakaan banyak maka sistem yang baik diberlakukan adalah sistem pelayanan terbuka.

2.3.3.1 Sistem Pelayanan Tertutup

Sistem Pelayanan Tertutup Adalah suatu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pada sistem pelayanan tertutup, pengguna tidak dapat langsung memilih buku yang dibutuhkan. Setiap pengguna yang membutuhkan buku dapat memperoleh melalui petugas perpustakaan. Dalam memilih buku-buku yang akan dipinjam, pengguna harus menggunakan kartu katalog sebagai wakil dari buku yang dimiliki oleh perpustakaan.

Sjahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000:103), “Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka.”

Menurut Soeatminah (1992: 137), sistem pelayanan tertutup adalah suatu sistem pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruang koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui katalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mengambilnya, Sedangkan menurut Martoadmojo, Kasmidi (1993: 65), sistem layanan tertutup adalah sistem layanan dimana pembaca tidak boleh langsung mengambil buku di rak.

Menurut Lasa H.S. (1994 : 4) yang dimaksud dengan sistem pelayanan tertututp adalah suatu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan, tetapi dapat dipilih melalui daftar/katalog yang tersedia dan dambil oleh petugas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan tertutup mengurangi kebebasan dan kesempatan bagi pengguna untuk mengetahui sejumlah koleksi yang terdapat pada jajaran koleksi perpustakaan.

Dalam menjalankan sistem pelayanan tertutup ini ada keuntungan dan kerugian yang didapat. Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:

a) Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang dapat masuk kejajaran koleksi.

b) Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil.

c) Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.

d) Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.

Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :

a) Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman.

b) Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu menggunakan buku yang dimaksud.

c) Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.

d) Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama. ( Perpustakaan Nasionla RI; 1999:33) 2.3.3.2 Sistem Pelayanan Terbuka

Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak. Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka. Menurut Darmono (2001: 37), menyatakan bahwa “sistem pelayanan terbuka ada 2 macam yaitu pelayanan yang bersifat terbuka dan pelayanan yang bersifat tertutup”.

Sistem layanan terbuka memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan memilih dan mengambil sendiri pustaka yang dikehendakinya dari ruang koleksi.

Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:

a) Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya. b) Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu

mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.

c) Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.

d) Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.

e) Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.

f) Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.

Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah: a) Frekwensi kerusakan lebih besar.

b) Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.

c) Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering menyusun buku.

d) Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung. (Perpustakaan Nasional RI; 1999:33)

2.4 Jenis-Jenis Pelayanan Pengguna

Jenis pelayanan pengguna yang diberikan perpustakaan akan menentukan mutu dari pelayanan perpustakaan tersebut. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 53 ), jenis-jenis pelayanan pengguna adalah sebagai berikut:

1. Pelayanan sirkulasi 2. Pelayanan Referensi

3. Pelayanan bimbingan pengguna 4. Silang layan

5. Pelayanan jasa kesiagaan informasi 6. Pandang dengar (audio-visual) 7. Pelayanan dengan komputer

Melalui jenis pelayanan tersebut di atas, maka pengguna jasa perpustakaan akan memperoleh informasi yang dibutuhkan secara optimal dan memperoleh manfaat dari berbagai sarana pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna perpustakaan. Jenis pelayanan diatas merupakan jenis pelayanan yang sering dipakai oleh perpustakaan, tetapi tidak semua perpustakaan menggunakan pelayanan tersebut, tergantung pada jenis perpustakaan serta situasi dan kondisi perpustakaan yang ada.

2.4.1 Pelayanan Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahas inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran dan pengedaran.Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan.Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal,

kaset, CD, atau bahan perpustakaan lainnya.Menurut Bafadal-Ibrahim (2000:24), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka.”

Sedangkan menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97), “Sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawah keluar perpustakaan.”

Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004 : 6): Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayangkan koleksi perpustakaan kepada para pemakai atau pengguna perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan seperti:

1) Membuat peraturan mengenai pemakaian/peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur :

a. Siapa saja yang boleh ,memakai fasilitas perpustakaan b. Syarat-syaratnya apa saja

c. Hak-haknya apa saja

d. Lamanya jangka waktu peminjaman

e. Banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/anggota perpustakaan.

f. Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka ataupun bila terjadi pelanggaran terhadap peraturan perpustakaan.

2) Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan langsung tertulis diperpustakaan.

3) Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal sudah habis batas waktu peminjamanya dengan cara ditagih langsung ataupun lewat surat tagihan.

4) Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkannya kepada yang berwenang ataupun pimpinan perpustakan.

5) Melayani permintaan “Surat Bebas Pinjaman Pustaka(SBPP)” kepada para anggota perpuastakan yang memerlukan untuk keperluan studi. Dari beberapa uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagiaan peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan peranya dengan baik/berdaya guna maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelolah yang handal. Untuk itu tenaga pengelolah

perpustakaan perguruan tinggi perlu dibekali pengetahuan dan keterampilan mengelolah perpustakaan perguruan tinggi khususnya pada bagian pelayanan sirkulasi.

Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjangan 5. Penagihan 6. Pemberian sanksi 7. Bebas pustaka 2.4.1.1Keanggotaan

Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi.Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak menentukan anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal in perpustakaan melakukan pencatatan anggota dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman.

Menurut Sulystyo – Basuki (1991:257) menyatakan bahwa:

Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka di harus mengisi formulir keanggotaan. Setelah selesai mengisi, formulir dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai kelengkapan lain, kelengkapan anggota tergantung kepada kebijakan masing – masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan foto copy tanda pengenal.”

Sedangkan Martoatmodjo (1994 : 38), mengemukakan bahwa kegunaan daripada pendafataran anggota adalah :

1. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggungjawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain yang mungkin ingin mempergunakannya dengan baik .

2. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya .

Dari uraian di atas adalah Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka di harus mengisi formulir keanggotaan. Menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan

kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan mendafatar dapat memnuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.

2.4.1.2 Peminjaman

Perpustakaan mempunyai tugas anatara lain memberikan informasi kepada mayarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung atau pembaca.

Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97), “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”

Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum(1999 :34),“Layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan bahan pustakayang dipinjam oleh anggota”.

Layanan ini hanya terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota. Sistem peminjaman sering kali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sitkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, tetapi sistem apapun yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta ekonomis.

Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum(1999: 34), sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai berikut :

1. Sistem Buku Besar

Pada sistem ini setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih. Buku besar disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir halaman untuk memudahkan pencarian nama peminjam. Setiap kali seorang peminjam-meminjam buku, maka biografi buku beserta tanggal pinjam dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditanda tangani oleh peminjam.

2. Sistem Browne

Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket (kantong) pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam dalam satu waktu. Jumlah buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing-masing kebijakan perpustakaan. Kantong pembaca berisi nama anggota, nomor serta alamat dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi dan

tahun terbit dicabut dari kantong buku dan dimasukkan kedalam kantong anggota pada waktu buku dipinjam. Kantong buku kemudian dijajarkan menurut tanggal kembali, dan akan berada pada jajaran tersebut sampai buku dikembalikan.

3. Sistem Newark

Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam yang berisi nama, alamat, nomor, tanggal berlakunya anggota, tanda tangan serta kolom tanggal pinjam dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas sirkulasi mencap kembali pada kartu peminjam, slip tanggaal dan kartu buku.Anggota diminta memberi paraf pada kartu buku disamping nomor buku dan kartu anggota diserahkan kepada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut tanggal kembali.Pencatatan pustaka yang dipinjam oleh anggota dapat dilakukan secara manual atau bantuan komputer dengan menggunakan program khusus untuk sirkulasi.

Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman (2004 : 74), prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut :

1. Pengguna menunjukkan tanda pengenmal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna

3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut :

i. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi

ii. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir

b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut :

i. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya ii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu

buku yang tersimpan pada kantong buku

iii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali

iv. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut :

a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian

b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutran kode bahan perpustakaan.

7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

2.4.1.3 Pengembalian

Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat kedaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan.

Dalam Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 :9), “Pengembalian adalah kegiatan sirkulasi yang berupa kaegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya”.

Menurut perpustakaan perguruan tinggi ; buku pedoman (2004 :81), langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah :

a. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.

b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali

c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku

d. Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman

e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku

f. Menegembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam g. Mengelompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk

dikembalikan ke dalam rak h. Memilih buku

1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan

2. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi

Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut :

a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi

b. Memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu dan waktu pengembaliannya

c. Menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus

d. Memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia 2.4.1.4 Perpanjangan

Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian.Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk memperpanjang paminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya.Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 59), “Memperpanjang masa pinjam adalah ijin untuk memperpanjang masapinjam buku setelah habis masa pinjamnya diberikan jika tidak ada pengguna lain menempah buku tersebut”.

Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :820), prosedur peminjaman adalah sebagai berikut :

1. Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan 2. Petugas memeriksa formulir pemesanan

3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)

4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan :

a. Kartu pinjam b. Kartu buku

c. Stempel tanggal kembali

Perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut.

2.4.1.5 Penagihan

Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman.

Menurut Soeatminah (1992 :148), dalam surat tagihan dicantumkan : 1. Judul-judul buku yang ditagih

2. Biaya pengiriman surat

3. Jumlah denda yang harus dibayar

Selanjutnya Soeatminah (1992 : 148), menyatakan bahwa ”Apabila buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, prpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam”.

Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi(1994 : 59), menyatakan tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan adalah :

a. Penagihan pertama

b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan

Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 83), prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :

1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama

dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal

3. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan pengembalian

Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah :

a. Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian

b. Kartu buku untuk mengetahui :

1.Nomor anggota yang terlambat mengembalikan

2.Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam

d. Formulir penagihan yang memuat : 1. Nama dan alamat pengirim

3. Batas tanggal pengembalian

4. Tahapan penagihan (ke-1.ke-2,ke-3) 5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penagihan yaitu Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam dan bila bahan dikembalikan sebelum ditagih.

2.4.1.6 Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut.

Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :83), dinyatakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain :

a. Denda

b. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu

c. Sanksi akademik, berupa pembatasan kegiatan belajar-mengajar

Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain.

Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran ialah sebagai berikut :

1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna

2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya

3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut aturan perpustakaan

4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepad pengguna tersebut

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa sanksi yang dikenakan kepada pengguna Denda, Sanksi administrasi dan Sanksi akademik.

2.4.1.7 Bebas Pustaka

Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keangotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang akan pensiun akan diperlukan keterangan beba pinjam pustaka.

Menurut buku pedoman pelayanan sirkulasi dan referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 27), adalah sebagai berikut :

a. Pengguna yang membubuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.

b. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu peminjaman.

c. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dikembalikan pada kartu peminjam.

d. Kartu peminjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman di stempel “bebas pustaka”.

e. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna rangkap dua. Copi pertama diberikan kepada pengguna, copi kedua untuk pertinggal.

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa Pengguna yang membubuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal, Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu peminjaman, Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dikembalikan pada kartu peminjam.

2.4.1.8 Statistik Pengunjung

Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan data statistik sebagai bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung perlu dikumpulkan data tentang pekerjaan di bagian ini.

Pada setiap harinya pengunjung di ruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah anggota baru diacatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan.

Pada akhir tahun bagian peminjaman memberikan laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi tentang:

1. Jumlah anggota baru yang terdaftar tahun ini 2. Jumlah anggota seluruhnya

3. Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal 4. Jumlah pengunjung di ruang baca

Dari statistik tersebut dapat diketahui berapa jumlah anggota, pengunjung yang datang, peminjam serta jumlah buku yang dipinjam buku di perpustakaan tersebut.

2.4.2 Pelayanan Referensi

Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberi bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk memenuhi informasi. Menurut Soeatminah (1992:11) menyatakan bahwa pelayanan referensi adalah:

a. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan perpustakaan yang khusus menyatakan/menyajikan koleksi referensi kepada pengguna perpustakaan

b. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna pengunjung perpustakaan menemukan atau mencari informasi dengan cara:

1. Menerima pertanyaan dari pengguna

2. Pengguna perpustakaan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi

3. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan oleh pemakai

4. Memberikan bimbingan kepada para pengguna perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.

Menurut Lasa H.S. (1994 : 33) menyatakan bahwa pelayanan referensi adalah:

Kata referensi berasal dari bahasa inggris ”referensi” berarti menunjuk kepada, menyebut. Sering diartikan pula dengan awan, rujukan, sebab jenis – jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal – hal tertentu. Mungkin informasi itu meliputi kata, pokok masalah, tempat, pustaka, nama tokoh, petunjuk, ukuran dan lain sebagainya. Jenis koleksi ini tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagaimana buku teks maupun buku fiksi

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian pelayanan referensi secara umum adalah kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan informasi secara langsung maupun tidak langsung kepada pengguna, dengan mengacu atau menunjuk kepada suatu koleksi atau sumber informasi yang ada dan dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pengguna perpustakaan.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, (2004 : 113) Dalam pelayanan referensi ada beberapa kegiatan yang dilakukan yaitu:

a. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khusunya mengenai unit pelayanan referensi

b. Memberikan informasi yang bersifat spesifik/khusus atau konsultasi kepada para pustakawan di perpustakaan tersebut mengenai suatu subjek

c. Memberikan bantuan menelusur informasi sampai ditemukan informasi yang dibutuhkan para pemakai/pengunjung perpustakaan baik melalui bahan perpustakaan koleksi referensi yang bersangkutan maupun perpustakaan yang lainnya.

d. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan perpustakaan koleksi referensi yang diperlukan oleh para pemakai/pengunjung perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat penelusuran yang lainnya

e. Memberikan bnatuan pengarahan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan untuk menemukan pokok – pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat didalam bahan perpustakan koleksi referensi. f. Memberikan bimbingan kepada para pemakai/pengunjung

perpustakaan untuk mengenai berbagai jenis bahan perpustakaan koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara memilih yang tepat untuk menemukan/mencari informasi yang diperlukan.

Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004:87) agar berjalan dengan baik, pelayanan referensi perlu memperhatikan asas berikut:

1. Adanya komunikasi yang baik antara perpustakaan dengan pengguna 2. Pertanyaan ditanggapi secara cepat dan dipahami secara tepat

3. Pengenalan menyeluruh mengenai koleksi dan fasilitas perpustakaan 4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada di perpustakaan

maupun di luar perpustakaan

5. Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi.

Tujuan pelayanan referensi yang dikemukakan oleh (Lasa H.S. 1994:34) sebagai berikut :

a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka disebut.

b. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.

c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda. d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam

pengembangan ilmu pengetahuan.

e. Terciptanya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu.

Sedangkan menurut Soeatminah (1992:11) tujuan pelayanan referensi adalah:

1. Mengarahkan pemakai/pengunjung perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat

2. Memampuikan pemakai/pengunjung perpustakaan menelusuri informasi dengan menggunakan berbagai pilihan informasi yang lebih luas

3. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menggunakan setiap bahan koleksi referensi dengan tepat guna.

Dalam Buku Pedoaman Penyelengaraan Perpustakaan oleh Syahrial – Pamuntjak (2000:19) menyatakan bahwa ,”Buku referensi adalah karya yang dimaksud sebagai alat konsultasi untuk mendapatkan informasi.”

Menurut Syahrial Pamuntjak (2000:109 – 112) koleksi referensi dapat dibedakan menurut cakupan dan jenis pertanyaan yang akan dijawab,yaitu:

a. Ensiklopedi

Cakupan isi: Memberi informasii atau uraian tentang berbagai bidang ilmu pengetahuan. Ada ensiklopedi umum dan ensiklopedi yang terbatas pada suatu subjek saja dengan memberi informasi tentang segala aspek bidang tersebut. Susunannya menurut abjad dan dilengkapi indeks Biasanya juga diberi ilustrasi.Beberapa ensiklopedi menerbitkan buku tahunan yang berisi peristiwa penting yang terjadi dalam tahun yang berlalu.

b. Kamus

Cakupan isi: Arti dan asal kata, definisi, cara pengejaan, cara pengucapan, sinonim, antonim, contoh penggunaan. Ada kamus satu bahasa dan kamus dua bahasa. Kamus dua bahasa ini memberi terjemahan darri satu kata ke kata itu dalam bahasa lain.

c. Sumber biografi

Cakupan isi: Sumber macam ini memuat riwayat hidup berbagai orang Ada yang bersifat umum dan ada yang terbatas pada satu Negara, dan

ada yang khusus memuat riwayat hidup dari kelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, orang – orang terkenal, atau orang orang seprofesi. Susunannya biasa menurut nama orang dibahas.

d. Direktori

Cakupan isi: Direktori memuat nama, alamat dan kegiatan organisasi, lembaga atau orang terkemuka dalam suatu profesi. Susunannya menurut abjad nama atau menurut suatu bagan klafikasi.

e. Buku tahunan dan almanak

Cakupan isi: Buku referen jenis ini memuat informasi mengenai kejadian yang penting, kegiatan dan perkembangan selama tahun yang baru berlalu, baik bersifat umum maupun terbatas pada suatu Negara ataupun mengenai suatu badan usaha. Umumnya delengkapi dengan statistik dan data lain.

f. Buku pedoman

Cakupan isi: Buku pedoman memuat informasi yang praktis untuk mengerjakan sesuatu, untuk belajar mengenai sesuatu atau memberi informasi umum dalam bidang tertentu.

g. Bibliografi

Cakupan isi: Bibliografi memberi informasi mengenai penerbitan, baik yang berupa buku maupun majalah. Keterangan yang diberikan adalah nama pengarang, judul, editor, nama penerbit dan tahun terbit. Ada yang bersifat umum atau nasional dan tidak terbatas pada satu bidang. Ada juga bibliografi pilihan yang isinya terbatas pada suatu bidang.

h. Indeks dan abstrak

Cakupan isi: Buku referens semacam ini memuat informasi tentang karangan majalah. Indeks hanya memberi keterangan lokasi, yaitu nama pengarang, judul karangan dan judul majalah, tahun, nomor serta halaman dimana karangan itu terdapat. Abstrak disertai sari karangan. Kedua jenis ini biasanya terbit secara berkala. Susunannya menurut subjek.

i. Penerbitan resmi

Cakupan isi: Data fakta resmi, undang – undang, peraturan, pengumuman dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.Suatu perpustakaan baik besar maupun kecil hendaknya diusahakan agar koleksi referensi itu tersedia dengan bahan pustaka yang mengandung informasi mutakhir.

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan referensi adalah Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan perpustakaan yang khusus menyatakan/menyajikan koleksi referensi kepada pengguna perpustakaan, Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna pengunjung perpustakaan menemukan atau mencari informasi yang memiliki koleksi yaitu Ensiklopedi, Kamus , Sumber biografi, Direktori, Buku tahunan dan almanak, Buku pedoman, Bibliografi, Indeks dan abstrak dan penerbitan resmi.

Untuk menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pengguna, maka petugas memerlukan koleksi referensi sebagai panduan yang sangat penting keberadaannya didalam suatu perpustakaan .

Menurut Soeatminah (1992 : 159), suatu perpustakaan minimal harus memiliki koleksi referensi terdiri dari:

1. Kamus

Kamus digunakan untuk menjawab pertanyaan antara lain yang berkenaan dengan arti definisi kata.

2. Ensiklopedia

Ensiklopedia digunakan untuk menjawab pertanyaan mengenai arti/definisi kata atau istilah, nama orang, Negara,tempat, organisasi, dan lain.

3. Direktori

Direktori digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenan dengan alamat pribadi, lembaga, organisasi, dan lain – lainnya.

4. Sumber bibliografi

Sumber bibliografi digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan riwayat hidup seseorang.

5. Sumber geografi/ilmu bumi

Sumber geografi digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan letak suatu tempat, kota, negara, dan lainnya.

6. Kumpulan indeks dan abstrak

Indeks dan abstrak digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan makalah, artikel, tulisan, dan lain – lain.

2.4.3 Pelayanan Pendidikan Pengguna

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 75 ), dinyatakan bahwa pendidikan pelayanan pengguna adalah: ”Kegiatan membingbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien ”.

Pelayanan pengguna mempunyai peranan yang sangat penting, karena tidak semua pengguna perpustakaan tahu bagaimana cara pemanfaatan perpustakaan. Pelayanan ini sangat baik diberikan kepada pengguna perpustakaan yang sama sekali belum tahu bagaimana cara menggunakan perpustakaan yang sebenarnya.

Adapun tujuan pendidikan pengguna adalah untuk:

a. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri

b. Membekali pengguna dengan tehnik yang memadai dan sesuai untuk menetukan informasi dalam subjek tertentu

c. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan layanan perpustakaan d. Mempromosikan layanan perpustakaan

e. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu dan teknologi. (Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman, 2004 : 75 ).

Petugas Perpustakaan yang terlibat dalam kegiatan pendidikan pengguna adalah:

1. Pustakawan

2. Staf lain terlatih sebagai ahli dalam subjek tertentu atau dosen bidang ilmu tertentu untuk membantu pengguna dari berbagai disiplin ilmu.

2.4.4 Silang Layan

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi oleh Dirjen Pendidikan Tinggi (2004 : 79) dinyatakan bahwa:

Silang layan adalah kerjasama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat. Silang layan didasarkan pada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi semua kebutuhan penggunanya .

Dengan adanya silang layan diharapkan:

a. Perpustakaan lebih mampu memenuhi kebutuhan penggunanya

b. Fasilitas yang dimiliki perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal

c. Perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi yang lebih besar dan lebih beragam daripada yang dimillikinya.

Dengan demikian bagi perpustakaan yang lebih kecil koleksinya, silang layan ini merupakan syarat yang mutlak untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Keperluan silang layan ini diperlukan katalog induk artinya katalog dari dua perpustakaan atau lebih. Dan dari katalog ini perpustakaan dapat mengetahui bahan perpustakaan yang lain, yang tidak dimiliki dan dimana letaknya.

Cara silang layan yang dapat ditempuh menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 :79):

a. Perpustakaan menghubungi langsung perpustakaan lain b. Perpustakaan menghubungi pusat jaringan informasi Agar silang layan dapat berjalan dengan baik maka:

1. Ada kebutuhan dan keinginan untuk bekerjasama

2. Ada permintaan yang disampaikan dengan jelas dan cermat 3. Pelayanan deberikan dengan cepat dan tepat

4. Adanya jaminan keamanan dan kelestarian bahan perpustakaan 5. Adanya kebijakan tertulis yang dipahami dan disetujui oleh semua

peserta kerjasama. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi,2004 : 79)

2.4.5 Pelayanan Audio - Visual

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:71) dinyatakan bahwa, ”Pelayanan audio – visual adalah kegiatan meminjamkan bahan perpustakaan kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan di dalam perpustakaan ”.

Adapun tujuan pelayanan audio – visual adalah untuk:

1. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian dan rekreasi.

2. Memotivasi pemakai agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas pendidikan

3. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan 4. Meningkatkan daya ingat pemakai melalui bahan perpustakaan dan

pandang dengar disamping lewat bacaan (Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, 2000 : 71)

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:87) agar berjalan dengan baik, hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan audio – visual adalah:

a. Pelayanan dapat dilakukan di dalam dan di luar perpustakaan b. Pelayanan dapat diberikan kepada perseorangan dan kelompok c. Pengguna adalah anggota perpustakaan

d. Katalog koleksi audio – visual diberi sandi khusus sesuai dengan jenisnya

e. Setiap unit perlengkapan audio – visual desertai petunjuk mengenai cara menggunakan untuk memudahkan pengguna.

2.4.6 Pelayanan Digital

Pada pertumbuhan yang pesat dan cepat dibidang produksi bahan – bahan berbasis elekrtonik dan telah melahirkan ungkapan yang disebut ”digital library”. Oleh kaena itu perpustakaan dituntut untuk dapat bersikap responsif terhadap perubahan – perubahan yang terjadi dengan berupaya mencari cara yang efektif dan indektif dalam memenuhi suatu harapan pengguna terhadap informasi yang telah berkembang secara pesat, agar perpustakaan dapat terus berkembang sesuai dengan kemajuan dan harus dapat mengembangkan dan menyediakan pelayanan digital.

Bahan – bahan yang telah diterbitkan atau dihasilkan dalam bentuk digital termasuk penyebaran karya pre-print oleh pakar/ahli dan pengalihan bahan- bahan yang berbasis cetak dan pernah diterbitkan kedalam bentuk digital. Makalah – makalah simposium atau konfrensi, jurnal dan produk multimedia lainnya. Juga banyak juga dikembangkan dan ditawarkan dalam bentuk digital pula. Bahan – bahan yang tergolong selama ini banyak disajikan untuk masyarakat umum melalui internet.

Menurut Siregar dalam buku Perpustakaan: Energi Pembangunan Bangsa (2004:58):

Internet adalah suatu jaringan internasional dari jaringan – jaringan yang menghubungkan jutaan komputer diseluruh penjuru dunia. Perkembangan teknologi dan informasi, pada perpaduan antara teknologi dan telekomunikasi yang semakin maju dan menjadi pesat. Salah satu diantaranya adalah terjadinya suatu jaringan komputer di dunia yang disebut sebagai internet.

Saat sekarang ini jaringan internet bukanlah hal yang asing lagi bagi masyarakat. Melalui jaringan internet ini dapat tersedianya kemudahan untuk informasi apapun dengan cepat, yang tidak hanya dalam bentuk teks dan juga gambar. Selain itu internet juga dapat menawarkan alternatif yang baru dalam pemerolehan informasi juga sebagai media dimana bahan digital tersedia, standar dan teknologinya akan terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan kemajuan jaman.

Fasilitas utama yang telah terdapat didalam internet adalah sebagai berikut:

1. E-mail

2. Usenet Newsgroup 3. Telnet

4. Gophers 5. Wais

6. World Wide Web (WWW).Siregar, 2004 : 59) 2.4.7 Pelayanan Anak

Layanan seperti ini biasanya diselenggarakan oleh perpustakaan umum. Sesuai dengan tugas dan fungsi perpustakaan umum yaitu memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui pendayagunaan koleksi bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian, ilmu pengetahuan, dan rekreasi, maka salah satu layanan yang diselenggarakan oleh perpustakaan umum adalah layanan anak atau juga dikenal dengan seksi anak-anak. Berbagai kegiatan disiapkan untuk kebutuhan anak-anak dari pemilihan bahan pustaka sampai kepada pelayannya disesuaikan untuk anak menurut usia dan selera anak-anak.

Bahan bacaan anak usia balita lebih ditekankan pada gambar (picture books) tanpa teks. Anak balita banyak tertarik pada gambar dan warna-warna yang menyolok. Setelah usia sekolah dasar anak diperkenalkan dengan huruf dan angka. Oleh karena itu koleksi untuk anak usia ini adalah buku-buku yang banyak gambar dan berwarna-warni, namun sudah mulai ada sedikit teks. Anak-anak tumbuh dan berkembang sehingga mereka membutuhkan bacaan-bacaan. Penyediaan bacaan yang tepat adalah menjadi tanggung jawab pustakawan agar anak tertarik dan gemar membaca. Anak-anak harus menemukan kepuasan dalam membaca, karena itu pustakawan tidak boleh mengabaikan selera anak. Anak-anak membutuhkan bacaan hiburan, informasi, dan hal-hal yang menarik dari lingkungannya. Televisi dan teknologi informasi telah banyak mengubah kehidupan anak-anak modern seperti sekarang ini termasuk bahan bacaannya. Oleh karena itu bacaan anak-anak perlu disesuaikan dengan dunia anak-anak saat ini.

Tujuan utama dari layanan anak-anak antara lain adalah:

- Menyediakan koleksi berbagai bentuk bahan pustaka, serta penyajiannya yang menarik perhatian anak dan mudah digunakan

- Memberikan bimbingan kepada anak-anak dalam memilih buku dan bahan pustaka lainnya yang sesuai dengan usianya.

- Membina, mengembangkan, dan memelihara kesenangan membaca (sebagai hobi) dan mendidik anak belajar mandiri

- Mempergunakan semua sumber yang ada di perpustakaan untuk menunjang pendidikan seumur hidup

- Membantu anak untuk mengembangkan kecakapannya dan menambah pengetahuan sosialnya

- Berfungsi sebagai suatu kegiatan sosial dalam masyarakat untuk menyejahterakan anak.

Koleksi anak-anak agak berbeda dengan koleksi orang dewasa. Memilih buku bacaan untuk anak bukanlah tugas yang mudah. Kriteria bacaan anak-anak harus sesuai dengan usia dan tingkat kecerdasannya.

Jenis layanan anak-anak di perpustakaan umum meliputi: - Layanan membaca

Selain meminjamkan bahan pustaka anak-anak, perpustakaan umum menyediakan layanan anak-anak Balita dan anak-anak sampai usia 12 tahun. Mereka diarahkan untuk mengembangkan imajinasi, meningkatkan minat baca dan gemar belajar serta rekreasi yang mendidik.

- Bimbingan membaca

Layanan ini diperlukan bagi anak-anak yang membutuhkan bacaan khusus namun sulit untuk mendapatkannya. Anak-anak diperkenalkan kepada buku secara bertahap yaitu dengan memberikan buku bergambar tanpa teks. Setelah mengenal huruf mereka diberi buku bergambar dengan teks sederhana dan mudah dibaca. Setelah lancar membaca maka mereka diberi buku dengan teks yang lebih banyak daripada gambar sampai kepada buku yang hanya terdiri dari teks saja. Untuk acara bimbingan membaca ini perlu dilakukan secara

terencana dengan jadwal yang teratur sehingga tidak mengganggu jam pelajaran sekolah.

- Layanan referens anak

Layanan kepada anak-anak perlu juga dilengkapi dengan layanan referens. Anak-anak perlu diperkenalkan kepada buku-buku referens sejak dini. Bahan referens untuk anak-anak mencakup ensiklopedia, kamus, atlas dan lain-lain. Pustakawan yang bertugas di bagian referens anak-anak dapat memberi bimbingan bagaimana mencari informasi, cara menggunakan buku referens dan menjawab pertanyaan anak-anak.

- Acara mendongeng

Layanan mendongeng ini biasanya sangat digemari anak-anak terutama usia balita dan usia awal sekolah dasar. Pada usia ini anak-anak memiliki rasa ingin tahu. Karena itu sangat tepat bila pada usia ini diperkenalkan buku-buku yang sesuai dengan alam pikiran anak-anak. Buku tersebut dapat dibacakan oleh pustakawan dengan cara seperti mendongeng.

Pustakawan (atau dapat bekerjasama dengan guru TK atau SD) harus menggunakan koleksi dan alat peraga yang ada di perpustakaan dalam mendongeng. Pembawa cerita harus mempunyai pengetahuan tentang bacaan anak-anak yang akan disampaikan.

Waktu untuk melaksanakan acara mendongeng harus disesuaikan dengan waktu berkunjung anak ke perpustakaan, biasanya waktu libur. Jadwal acara mendongeng tersebut harus diumumkan di bagian pelayanan sehingga anak-anak tahu kapan mereka harus berkunjung apabila ingin mendengarkan dongeng tersebut.

- Pertunjukan atau pemutaran film

Perpustakaan umum yang memiliki berbagai kegiatan untuk layanan anak-anak sebaiknya melaksanakan pertunjukan film anak-anak. Untuk menyelenggarakan acara pemutaran film ini perpustakaan dapat bekerjasama dengan perpustakaan lain yang lebih besar yang memiliki koleksi film yang lebih lengkap dan memiliki peralatan pemutar film.

Saat ini pemutaran film dapat menggunakan alat pemutar VCD atau DVD yang diproyeksikan ke layar melalui LCD proyektor. Beberapa film anak-anak juga tersedia dalam bentuk VCD atau DVD.

Beberapa jenis film dengan tema sejarah, flora dan fauna, alam, pengenalan tentang negara, penemuan ilmiah dan ruang angkasa dapat menjadi pilihan untuk diputar.

2.4.8 Pelayanan Remaja

Biasanya Perpustakaan umum juga menyediakan layanan bagi anak remaja. Perbedaan antara layanan anak-anak dengan layanan remaja, setingkat lebih tinggi dalam menyediakan bahan pustaka yaitu yang sesuai dengan selera anak remaja. Anak remaja berbeda dengan anak-anak balita.Anak remaja sudah Mulai mengenal identitas dirinya sehingga perpustakaan harus menyediakan bahan bacaan yang mengarah kepada bacaan yang dapat mendorong mereka kreatif dan bacaan yang berisi tokoh panutan, misalnya biografi atau sejarah tokoh-tokoh terkenal,tokoh pahlawan lain-lain.

Kemampuan remaja dalam hal meneliti, mengevaluasi dan memperkaya apresiasi terhadap media komunikasi juga sudah mulai berkembang. Kebiasaan membaca pada remaja seperti ini akan menjadi modal untuk terus mengembangkan kemampuannya. Kebiasaan membaca remaja ini harus dipelihara oleh perpustakaan dengan cara menyediakan bahan bacaan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain bahan bacaan yang sesuai dengan selera remaja, bahan bacaan yang harus disediakan harus pula mendukung kurikulum sekolah baik roman, fiksi maupun non fiksi yang mencakup pengetahuan populer yang bermanfaat bagi remaja.

2.4.9 Pelayanan Perpustakaan Keliling

Layanan Perpustakaan keliling merupakanlayanan perpustakaan keliling merupakan layanan ekstensi atau perluasan layanan dari perpustakaan umum. Perpustakaan keliling ini dilakukan baik melalui kendaraan darat, laut dan sungai, bahkan melalui udara. Layanan perpustakaan keliling dilakukan dengan angkutan dari yang sederhana sampai kepada kendaraan modern. Misalnya saja ada

perpustakaan keliling yang masih menggunakan sepeda, sepeda motor, namun juga ada yang menggunakan bus atau truk dan sudah dilengkapi dengan komputer yang bisa akses ke internet. Mobil perpustakaan keliling ini sekarang dikenal dengan nama mobil library. Mobil library atau perpustakaan bergerak/keliling sangat efektif sebagai sarana layanan perpustakaan umum. Penyelenggaraan perpustakaan keliling ini bertujuan untuk mendekatkan koleksi kepada pemakainya, sebab banyak pemakai yang tinggal jauh dari perpustakaan tidak berkesempatan mengunjungi perpustakaan. Padahal mereka juga membutuhkan layanan perpustakaan.

Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 155) "Perpustakaan keliling merupakan perluasan jasa sebuah perpustakaan umum untuk melayani pemakai yang tidak terjangkau oleh perpustakaan umum tetap ( statik )".

Sedangkan dalam panduan penyelenggaraan perpustakaan keliling (1992:4) menyatakaan perpustakaan keliling adalah:

Perpustakaan yang bergerak dengan membawa bahan pustaka seperti buku dan lain-lain untuk melayani masyarakat dari suatu tempat ke tempat yang lain yang belum terjangkau oleh layanan perpustakaan menetap (Perpustakaan Umum).

Selain Pendapat di atas Ali (2006:108) mengemukakan bahwa perpustakaan keliling adalah:

Perpustakaan yang bergerak dengan membawa bahan pustaka seperti buku, majalah, koran, dan bahan pustaka lainnya untuk melayani masyarakat dari satu tempat ke tempat lainnya yang belum terjangkau oleh layanan perpustakaan umum kotamadya yang menetap.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas dapat dinyatakan bahwa perpustakaan keliling berfungsi sebagai perpustakaan umum yang melayani masyarakat yang tidak terjangkau oleh pelayanan perpustakaan umum dan pelayanan mengunjungi kelurahan/desa, sekolah yang merupakan usaha peningkatan perluasan pelayanan perpustakaan keliling dengan adanya perpustakaan keliling maka diharapakan tidak ada lagi masyarakat yang tidak mengetahui informasi yang bisa mereka baca di Perpustakaan.

Menurut Buku Perpustakaan dan Masyarakat (2006:43), Perpustakaan keliling adalah:

Perluasan layanan (ekstensi) dari perpustakaan umum kabupaten/kota. Perpustakaan tersebut memberikan layanan dengan cara mengunjungi tempat tinggal atau tempat kegiatan masyarakat, dengan jadwal tertentu dan bekerja sama dengan masyarakat dan swasta (Perpustakaan dan Masyarakat.

Sedangkan Sihombing (1980:25) dalam Buku Evaluasi Perpustakaan Umum Taraf Desa dan Perpustakaan Keliling menyatakan:

Perpustakaan keliling ialah perpustakaan dimana bahan bacaan di bawa keliling dari satu tempat ke tempat yang lain, pelayaan pada masyarakat dilaksanakan langsung ditempat di mana perpustakaan berpos, kemudian bahan bacaan yang di pinjam di bawa pulang.

Berdasarkan pendapat diatas dapat dinyatakan bahwa pelayanan perpustakaan keliling membawa koleksi perpustakaan keluar gedung perpustakaan untuk melayani kebutuhan masyarakat secara teratur, yang tempat tinggalnya jauh dari perpustakaan yang menetap. Sedangkan pelayanan perpustakaan keliling langsung dengan menggunakan sarana yang telah di sediakan perpustakaan umum datang ke lokasi untuk melayani pengguna

BAB III

SISTEM PELAYANAN PENGGUNA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI

3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi

Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi telah ada pada tahun 1978. Dibentuk atas gagasan putra putri Tebing Tinggi yang berada di Pulau Jawa dengan membangun gedung yang disebut dengan nama Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda yang terletak di Jalan T. Imam Bonjol Tebing Tinggi.

Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Yoesoef pada tanggal 19 April 1982 dihadiri Walikotamadya Tebing Tinggi Drs. Amiruddin Lubis.

Sejak tahun 1985 sampai dengan 2000 Perpustakaan tersebut tidak beroperasi. Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan menugaskan Kepala sub bagian Perpustakaan H. Rachmad Suprapto, SH mengoperasikan kembali Perpustakaan Umum Gelora Pemuda pada tanggal 23 Maret 2001.

Selanjutnya Walikota Tebing Tinggi kembali menugaskan Kasubbag Perpustakaan untuk membentuk Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdasarkan Peraturan Daerah No. 01 Tahun 2002 tanggal 30 Desember 2002.

Pada tanggal 01 Juli 2003 Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang terletak di jalan Sutomo No. 40 diresmikan oleh Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan.

Selanjutnya berdasarkan Perda Nomor 14 tahun 2008 tanggal 14 Nopember 2008, Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi diubah menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi Kota Tebing Tinggi.

Seiring dengan visi dan misi dari Kota Tebing Tinggi dan tujuan dari Perpustakaan yang ingin memajukan masyarakat Tebing Tinggi dengan membaca, maka didirikanlah 3 Rumah Baca dan 3 Perpustakaan Kelurahan serta Pustaka-pustaka Binaan di sekolah-sekolah dan masjid. Selain itu untuk menjangkau daerah yang belum didirikan Rumah Baca, maka Perpustakaan Kota Tebing Tinggi mengoperasikan mobil keliling dari Perpustakaan Nasional, sebagai hadiah

dari juara II tingkat nasional tahun 2005 dan bus keliling bantuan dari Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.

Adapun Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sejak didirikan pada tahun 2002 sampai dengan Juni 2009 dipimpin oleh Alm. H. Rachmad Suprapto, SH., kemudian dari bulan Juli 2009 s/d Januari 2010 dipimpin oleh Redawaty Nasution, mulaiJanuari 2010 s/d Februari 2011 dipimpin oleh Zahidin, S.Pd, M.Pd, dan mulai Maret 2011 s/d saat ini Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh Hj. Nina Zahara MZ, SH, MAP.

3.1.1 Visi Dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.

Dalam mengantisipasi tantangan ke depan menuju kondisi yang diinginkan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sebagai organisasi perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi. Meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan masyarakat mendorong Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi untuk terutama dalam bidang informasi dan komunikasi yang semakin canggih sehingg harus mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.

Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Menjadi Pusat Pengelola Dan Penyebaran Informasi Yang Berbasiskan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Guna Mendukung Perpustakaan Sebagai Sarana Belajar Masyarakat Melalui Pelayanan Prima.

Untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan oleh setiap organisasi harus mempunyai Misi yang jelas. Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh organisasi Pemerintah sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan agar tujuan dapat terlaksana dan berhasil dengan baik. Suatu pernyataan Misi secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai oleh suatu instansi Pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam pencapaian hal tersebut.

Misi sebagai pernyataan cita-cita, merupakan landasan kerja yang harus dilaksanakan secara bersama-sama oleh seluruh jajaran instansi Pemerintah bersama dengan masyarakat.

Adapun Misi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah:

1. Memberdayakan sumber informasi yang dimiliki agar dapat dimanfaatkan seluas-luasnya oleh masyarakat.

2. Meningkatkan minat baca untuk menjadi budaya baca pada masyarakat.

3. Meningkatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi guna menunjang modernisasi perpustakaan berbasiskan tik.

4. Meningkatkan pelayanan perpustakaan, arsip dan informasi guna pengembangan sumber daya manusia yang beriman, bertaqwa, cerdas dan sejahtera.

3.1.2 Tujuan, Sasaran Dan Strategi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi

Tujuan yang ingin dicapai oleh Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dalam Renstra Tahun 2011 adalah Meningkatkan kualitas dan Pendidikan Sumber Daya Masyarakat Melalui Sumber Daya yang Dimiliki oleh Perpustakaan dengan menitik beratkan pembangunan peningkatan sarana dan prasarana terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi serta sumber daya manusia yang kompeten dalam menangani perpustakan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.

Sasaran yang akan diraih oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dengan telah ditetapkannya tujuannya, antara lain :

1. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia melalui perpustakaan

2. Meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan akan kebutuhan informasi.

3. Meningkatkan kualitas perpustakaan untuk menuju perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.

4. Mewujudkan peningkatan Minat Baca menjadi Budaya Baca pada masyarakat.

Strategi yang diambil oleh Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dalam mewujudkan tujuannya adalah meningkatkan sarana dan prasarana kerja modern yang berorientasikan Teknologi Informasi serta membangun SDM pengelola perpustakaan yang profesional terutama dalam bidang IT dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat serta mendukung program pemerintah Kota Tebing Tinggi. Dalam hal ini dibutuhkan kebijakan dan program untuk lebih terarah dan teraturnya pencapaian tujuanya dengan melaksanakan :

1. Kebijakan

- Membangun SDM Aparatur yang profesional dalam mengelola perpustakaan.

- Mengadakan, memelihara dan memaksimalkan perangkat kerja yang dibutuhkan dalam pelayanan perpustakaan. - Memberdayakan dan Membangun sarana dan prasarana

yang menunjang penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam perpustakaan.

- Membina dan meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait dalam bidang Perpustakaan.

2. Indikator

- Jumlah koleksi buku yang tersedia di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi serta Stake Holder yang terkait dengan Bidang Perpustakaan.

- Jumlah Pengunjung Perpustakaan

- Sistem Automasi yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi

- Layanan Internet yang tersedia pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi

3. Program Sosialisasi

- Pengadaan Perlombaan-perlombaan

- Pemilihan Pengunjung Perpustakaan Teladan

- Operasional Perpustakaan Khusus Hari Minggu/ Libur - Orientasi Teknis Perpustakaan Berbasiskan Teknologi

Informasi dan Komunikasi - Pameran Buku

- Pemilihan Perpustakaan Sekolah Terbaik 4. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

- Pengadaan Prasarana Perpustakaan

- Pengadaan serta Pemeliharaan Website dan Sistem Automasi Perpustakaan

- Pengadaan Layanan Internet - Pengadaan Prasarana Rumah Baca

- Pengadaan Buku Koleksi Perpustakaan, Rumah Baca, Perpustakaan Keliling dan Perpustakaan Rumah Ibadah serta koleksi Perpustakaan Sekolah Binaan.

3.1.3 Struktur Organisasi

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dikepalai oleh seorang Kepala Kantor, yang berkedudukan pada Eselon III dan membawahi Sub Bagian Tata Usaha dan 3 (Tiga) Seksi yaitu Seksi Akuisisi dan Pengolahan, Seksi Pelayanan dan Kerjasama dan Seksi Arsip dan Dokumentasi yang berkedudukan pada Eselon IV. Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi juga membawahi Kelompok Jabatan Fungsional Perpustakaan .

Bagan Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sekaligus pejabat struktural pada saat ini dapat dilihat pada Bagan berikut:

Lampiran

Gambar1 :Kantor Perpustakaan, Arsip Dan DokumentasiKota Tebing Tinggi

Gambar 3: Rumah Baca Yang Dikelola Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing