Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Mandailing Natal
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Diera sekarang ini, teknologi semakin canggih dari tahun ke tahun, sehingga
kegiatan bahkan pekerjaan manusia berhubungan dengan teknologi. Dimana
teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang
diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Penggunaan
teknologi oleh manusia diawali dengan pengubahan sumber daya alam menjadi
alat-alat sederhana. Seperti halnya pekerjaa manusia membutuhkan alat bantu
seperti kebutuhan akan data dan informasi agar tujuan organisasi tercapai dengan
baik. Dengan pesatnya perkembangan teknologi di era sekarang ini, salah satu
teknologi yang dapat membantu pekerjaan manusia tersebut adalah dengan
menggunakan komputer.
Komputer adalah serangkaian atau sekelompok mesin elektronika yang terdiri
dari ribuan bahkan jutaan komponen yang saling bekerjasama serta membentuk
suatu sistem kerja yang rapi dan teliti. Dimana disini manusia dapat mengolah
data dengan baik dan akurat, hal ini dapat mempermudah pekerjaan manusia dan
berkualitas, karena sebelum ada komputer manusia mengolah data secara manual,
seperti tulis tangan, atau pun dengan menggunakan mesin tik, dan data yang
diperoleh secara manual tersebut mayoritas tidak akurat. Oleh karena itu manusia
membutuhkan alat bantu komputer.
Sistem komputerisasi adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang
cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan
1
Universitas Sumatera Utara
menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah
pengawasan suatu langkah Instruksi program yang tersimpan di memori (stored
program) atau lebih singkatnya sistem komputerisasi adalah manusia mengolah
data dengan alat bantu computer yang terdiri dari beberapa komponen yang saling
berhubungan. Dengan bantuan komputer pekerjaan dapat dikerjakan dengan lebih
cepat, mudah, bervariasi, bahkan pekerjaan-pekerjaan yang rumit dalam
organisasi banyak mengalami perubahan dan kemudahan dengan menggunakan
komputer.
Manusia menggunakan komputer untuk pengolahan data adalah hal yang
tepat, karena komputer ini sangat membantu. Dengan komputer pekerjaan selesai
dengan cepat atau dapaat menghemat waktu pegawai dalam mengerjakan suatu
pekerjaan itu. Selain menghemat waktu, penggunanaan komputer juga dapat
meningkatkan efektivitas kerja pegawai. Karena dengan bantuan computer
pekerjaan lebih mudah dan data yang diperoleh lebih akurat, rapid an teliti.
Didalam karya ilmiah ini penulis memfokuskan kegunaan komputer terhadap
efektivitas kerja pegawai pada Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial,
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal.
Meningkatnya efektivitas kerja dengan bantuan komputer adalah hal
positif yang dapat membantu kelangsungan Dinas Kependudukan, Catatan Sipil,
Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal., dan Dinas ini
juga dapat mencapai tujuannya dengan baik dan efektif. Dimana Efektivitas
merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat
untuk pencapain tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, seorang manajer
efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukaan atau metoda (cara) yang
2
Universitas Sumatera Utara
tepat untuk mencapai tujuan. Suatu pekerjaan dapat dikatakan efektif apabila hasil
yang telah dicapai telah sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkaan sebelumnya
dan tepat pada waaktuyang telah ditentukan. Secara sederhana efektivitas kerja
dapat diartikan sebgai keadaan yang menunjukkan ketercapaainya suatu tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya dengan pengerahan segala daya yang terdapat
pada manusia melalui aktivitas-aktivitasnya.
Dengan semakin efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan
organisasi semakin tangguh mencapai tujuannya dan berbagai sasaranya. Dengan
adanya penggunaan sistem komputerisasi, maka suatu organisasi semakin mampu
berperan dengan tingkat efektivitas yang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhankebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah,
serta dalam menetapkan berbagai kebijakan pemerintah dan perencanaan
pembangunan, baik pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional
diperlukan adanya berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna
pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat perkembangan yang semakin maju.
Kantor Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal mempunyai tugas pokok yaitu :
Melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah dibidang Kependudukan, Catatan
Sipil, Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi berdasarkan asas otonomi dan tugas
pembantu. Adapun tugas- tugas tersebet adalah Perumusan kebijakan teknis sesuai
dengan lingkup tugasnya, penyelenggrana urusan pemerintah dan pelayanan
umum, penyelenggaran koordinasi dan kerjasam kemitraan dengan pihak terkait,
pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian jangka menengah dan tahunan,
3
Universitas Sumatera Utara
penyelenggaraan urusan rumah tangga dan administrasi ketatausahaan, pembinaan
disiplin, pemberian masukan, pelaksanaan tugas dari atasan dan lain-lain.
Untuk menyelenggarakan tugas ini, pegawai membutuhkan alat bantu
yang canggih dan dapat membantu pekerjaan mereka agar pekerjaan tersebut rapi,
teliti dan akurat. Dimana Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal rata-rata belum menggunakan
komputer semua, dan ada yang menyelesaikan pekerjaan nya secara manual
seperti masih memakai mesin tik. Dengan menggunakan mesin tik, pekerjaan
yang dihasilkan mungkin tidak selengkap, atau serapi yang diharapkan. Dan
pencapaian efektivitas kerja yang dimaksudkan penulis akan menurun dan tidak
sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu Dinas Kependudukan, Catatan
Sipil, Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal
membutuhkan bantuan komputer.
Meskipun fasilitas yang canggih telah tersedia, tetapi penggunaan sistem
informasi tradisional yang masih menggunakan tenaga manual dalam setiap
pengolahan data ternyata cukup dominan, misalnya dengan menggunakan mesin
tik dan pensil, termasuk di dalam membuat surat laporan dan dokumen yang
mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak efektif dan efesien. Selain itu terdapat
juga faktor-faktor yang mempengaruhi kurang efektifnnya pekerjaan diantaranya
adalah kurangnya tenaga-tenaga ahli di bidang komputer, kurangnya fasilitas
seperti komputer, dan masih rendahnya kemauan pegawai untuk bekerja yang
mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak efektif.
Kantor Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja Dan
Transmigrasi Kabupaten Mandailing Natal terutama dibidang Sosial dan Tenaga
4
Universitas Sumatera Utara
Kerja dalam menjalankan dan menyelenggarakan tugas dan fungsinya pasti
membutuhkan manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaan organisasi agar
dapat berjalan efektif. Oleh karena itu, perlu adanya suatu sistem pendukung yang
baik yaitu sistem komputerisasi.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian
dengan
judul
“Pengaruh
Sistem
Komputerisasi
Terhadap
Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial,
Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten Mandailing Natal”.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun permasalahan yang diajukan penulis dalam penelitian ini adalah “
Bagaimana Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai
Pada Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja Dan Transmigrasi
Kabupaten Mandailing Natal”.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan Sistem Komputerisasi
Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan,
Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten
Mandailing Natal.
2. Untuk mengetahui bagaimana pengaruh Sistem Komputerisasi
Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan,
Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten
Mandailing Natal.
5
Universitas Sumatera Utara
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis
Hasil penelitian ini berguna sebagai wahana latihan pengembangan
kemampuan dalam bidang penelitian dan penerapan yang didapat
di bangku kuliah, serta menambah pengetahuan yang berkaitan
dengan sistem komputerisasi dan efektivitas kerja pegawai.
2. Sebagai
suatu
Kependudukan,
masukan
Catatan
bagi
Sipil,
pegawai
Sosial,
di
Kantor
Tenaga
Kerja
Dinas
Dan
Transmigrasi Kabupaten Mandailing Natal umumnya dalam
mengembangkan sistem komputerisasi bagi efektivitas kerja
pegawai.
3. Bagi fakultas
Untuk memperbanyak referensi karya ilmiah yang menyangkut
Sistem Komputerisasi dan efektivitas kerja.
4. KegunaanTeoritis
Diharapkan dari hasil penelitian ini dapat memberikan masukan
bagi pengembangkan ilmu pengetahuan di bidang Sistem Informasi
Manajemen, khususnya bidang komputer.
1.5 Kerangka Teori
Kerangka teori merupakan model konseptual tentang bagaimana teori
berhubungan dengan berbagai faktor yang didefinisikan sebagai masalah yang
penting. Teori adalah serangkaian asumsi, konsep, dan konstruksi, definisi dan
6
Universitas Sumatera Utara
proposisi untuk menerangkan fenomena sosial secara sistematis dengan cara
merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun, 1995).
1.5.1Sistem Komputerisasi
1.5.1.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai
suatu tujuan. (Eriyatno, 1999: 26)
Untuk lebih jelasnya berikut ini beberapa defenisi yang dikemukakan oleh
para ahli tentang sistem, diantaranya adalah:
1. Menurut Jogiyanto (2005: 2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti
tempat, benda dan orang-orang yang betul ada dan terjadi.
2. Menurut Indrajit (2001: 2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari
komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan
lainnya.
3. Menurut Lani Sidharta (1995: 9), Sistem adalah himpunan dari bagianbagian yang saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan
yang sama.
4. Menurut Murdick, R. G (1991: 27), Sistem adalah seperangkat elemen
yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan
pengolahan yang mencarai suatu tujuan bersama dengan mengoperasikan
7
Universitas Sumatera Utara
data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan
informasi, energi dan barang.
5. Menurut Davis, G.B (1991: 45), Sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.
6. Menurut Inu Kencana Syafi'ie (2000 :31), Sistem adalah kesatuan yang
utuh dari sesuatu rangkaian yang terikat satu dengan yang lainnya. Bagian
kecil atau anak cabang dari suatu sistem, menjadi induk sistem dari
rangkaian selanjutnya. Keadaan tersebut yang akan terus terjadi hingga
tiba pada saat adanya bagian yang mengganggu kestabilan itu sendiri.
7. Menurut Sumantri (1998: 18), Sistem adalah sekelompok bagian bagian
yang bekerja bersama sama untuk melakukan suatu maksud. Bila terjadi
kerusakan terhadap salah satu bagian maka sistem atau seluruh bagian
tidak akan dapat menjalankan tugasnya sepenuhnya. Dengan kata lain,
maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak tidaknya
sistem yang telah terwujud akan mendapat gangguan.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu
wilayah serta memiliki item-item penggerak terdiri atas empat elemen yaitu:
a. Objek, yang dapat berkiupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat
benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat
sistem tersebut.
b. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan
objeknya.
c. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
8
Universitas Sumatera Utara
d. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.
1.5.1.2 Pengertian Komputerisasi
Komputerisasi berasal dari kata komputer yang artinya menghitung. Tetapi
apabila kita tinjau dari kata tersebut dengan fungsi komputer dewasa ini kita
melihat ketidakcocokan dimana komputer sekarang dapat digunakan untuk
berbagai pekerjaan. Secara umum komputer dapat diartikan serangkaian atau
sekelompok mesin elektronika yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen
yang saling bekerjasama serta membentuk suatu sistem kerja yang rapi dan teliti.
Sistem kerja ini kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian
pekerjaan secara otomatis berdasarkan urutan instruksi atau program yang telah
diberikan kepadanya. (Hanafi dan Halim, 2003: 27)
Menurut Darwin Sitompul (1992:12), Komputer adalah alat pengolahan
data yang bekerja secara elektronis dengan kecepatan dan ketelitian yang sangat
tinggi dan mampu mengerjakan berbagai proses dengan keterlibatan manusia yang
minimum.
Sedangkan pengertian komputer menurut John J. Longkutoy (1991: 241),
Komputer adalah alat yang memegang peranan penting sebagai alat pengolah
data.
Dari definisi diatas tersebut dapat disimpulkan bahwa pengertian komputer
adalah:
a. Suatu alat yang bekerja secara elektronik.
b. Dapat bekerja dengan kecepatna tinggi.
c. Dapat mengolah data
d. informasi yang akurat dan dapat dipercaya.
9
Universitas Sumatera Utara
e. Dapat menerima Input data.
f. Mempunyai daya ingat (memory yang tinggi).
Menurut Syamsuddin (2006:30), Komputerisasi adalah perubahan
pengolahan data manual kepada pengolahan data dengan menggunakan alat bantu
komputer. Dengan adanya komputer sebagai alat bantu manusia, telah
memberikan kemudahan-kemudahan mulai dari pemecahan perhitungan yang
rumit, pembukuan, pembuatan grafik, komunikasi dan sebagainya. Bidang-bidang
komputerisasi atau aplikasi yang telah diterapkan antara lain:
a. Bidang Perhotelan
b. Bidang Pemerintahan
c. Bidang Pendidikan
d. Bidang Penggajian
e. Pemasaran
f. Bidang Perbankan
g. Bidang Telekomunikasi
h. Inventaris, dan
i. Bidang lainnya
Jadi dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa komputerisasi berasal dari kata
komputer yang artinya mengolah data dengan alat bantu komputer. Dimana para
penggunanya melakukan pekerjaan dengan menggunakan alat bantu komputer.
1.5.1.3. Komponen Sistem Komputerisasi
Penggunaan komputer dapat meningkatkan efektivitas kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi. Berikut ini akan dijelaskan mengenai bagian atau
10
Universitas Sumatera Utara
komponen dari sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 163) dalam
bukunya Sistem Informasi Manajemen, yaitu :
1) Perangkat Keras ( Hardware)
Perangkat keras atau Hardware adalah peralatan dalam bentuk fisik yang
menjalankan sistem komputer. Hardware digunakan sebagai media untuk
menjalankan software dan peralatan ini berfungsi untuk menjalankan instruksiinstruksi yang diberikan dan mengeluarkannya dalam bentuk informasi yang
digunakan oleh manusia untuk laporan. Perangkat keras terdiri dari :
a) Input device
Merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data atau isntruksi ke
dalam komputer. Input device sesuai dengan namanya hanya digunakan untuk
memasukkan data atau instruksi ke dalam CPU (process device). Contoh :
keyboard, mouse, lightpen, dan joystick.
b) Process device
Merupakan alat yang digunakan untuk melaksanakan kumpulan instruksi
yang akan ditujukan untuk menghasilkan suatu hasil tertentu yang dikehendaki.
Process device dapat melakukan tugasnya jika ada masukan dari input device baik
berupa data atau instruksi. Alat ini disebut Central Processing Unit (CPU).
c) Output device
Merupakan alat yang digunakan untk menampilkan laporan atau informasi
hasil pengolahan dari input, baik ditampilkan pada layar monitor maupun dicetak
pada media lain. Contoh : monitor, printer, dan plotter.
2) Perangkat Lunak (Software)
11
Universitas Sumatera Utara
Perangkat lunak atau Software adalah rangkaian prosedur dan dokumentasi
program
yang
berfungsi
untuk
menyelesaikan
berbagai
masalah
yang
dikehendaki. Perangkat lunak ini dijalankan pada processing device jika
mendapatkan respon masukan dari input device dan hasil proses yang dilakukan
oleh perangkat lunak dikeluarkan dengan output device. Contoh : DOS, Microsoft
Windows, Unix, dan Linux.
3) Database
Data yang berisi program dan data yang dibutuhkan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk, magnetic tape, dan sebagainya.
Data juga meliputi pengeluaran dan catatan lain di atas kertas, micro film dan
sebagainya.
4) Prosedur
Merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik
seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan yaitu
:
a) Instruksi untuk pemakai.
b) Instruksi untuk penyiapan masukan.
c) Instruksi pengoperasian karyawan pusat komputer.
5) Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan
komputer. Orang tersebut harus mempunyai kemampuan minimal dapat
memasukkan data dan mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat
menentukan berhasil atau tidaknya suatu proses yang dilakukan pada process
12
Universitas Sumatera Utara
device, karena komputer hanya akan bekerja jika mendapatkan instruksi yang
diberikan oleh perangkat pikir. Perangkat pikir terdiri dari :
a) Operator Komputer
Petugas mengoperasikan secara langsung sistem komputer, seperti
menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media
untuk perekaman data dan pencetakan dokumen.
b) Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada
suatu organisasi/organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang
baik bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi.
c) Programmer
Merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang menangani
pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau package program
yang dikuasainya.
d) Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer
(Secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e) Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka
menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang maupun
janga pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk keperluan
pemeliharaan hardware, software, training, maintenance dan lain-lain.
1.5.1.4 Siklus Pengolahan Data
13
Universitas Sumatera Utara
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 (tiga) tahap dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing
dan output.
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
Gambar 1. 1 Siklus Pengolahan Data (Hartono, 2004 : 344)
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan
lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga
atau lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution.
ORGANIZATION
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
DISTRIBUTION
STORAGE
Gambar 1. 2 Siklus pengolahan data yang dikembangkan
(Hartono, 2004 : 346)
Organization, tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan
data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen
dasar.
Input, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah
dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemproses, yang dapat berupa proses
14
Universitas Sumatera Utara
menghitung, membandingkan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di
storage.
Output, tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil
pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi.
Distribution, tahap ini merupakan proses dari distribusi output diberikan
kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.
Storage, tahap ini merupakan proses perekaman dari distribusi pengolahan
ke simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat
dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.
1.5.1.5. Sistem Komputerisasi
Menurut Jogiyanto (2005: 2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang
berinteraksi
untuk
mencapai
suatu
tujuan
tertentu.
Sistem
ini
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat,
benda dan orang-orang yang betul ada dan terjadi.
Menurut Darwin Sitompul (1992:12), Komputer adalah alat pengolahan
data yang bekerja secara elektronis dengan kecepatan dan ketelitian yang sangat
tinggi dan mampu mengerjakan berbagai proses dengan keterlibatan manusia yang
minimum
Dan Komputerisasi adalah perubahan pengolahan data manual kepada
pengolahan data dengan menggunakan alat bantu komputer. Dengan adanya
komputer sebagai alat bantu manusia, telah memberikan kemudahan-kemudahan
mulai dari pemecahan perhitungan yang rumit, pembukuan, pembuatan grafik,
komunikasi dan sebagainya. (Syamsuddin, 2006: 30)
15
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan Sistem komputer adalah komputer yang menyediakan
informasi sesuai dengan permintaan pengguna dan pada dasarnya terdiri dari
empat komponen utama yang saling berhubungan, yaitu perangkat keras, program
aplikasi, sistem-operasi, dan para pengguna. (Listyaji Kusprimadiyanto, 2008: 18)
Menurut Tata Sutabri (2005:106), sistem komputerisasi adalah sistem
elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan
diorganisasikan secara otomatis menerima dan menyimpan data input,
memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah
instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).
Secara umum sistem komputerisasi dapat diartikan serangkaian atau
sekelompok mesin elektronika yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen
yang saling bekerjasama serta membentuk suatu sistem kerja yang rapi dan teliti.
Sistem kerja ini kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian
pekerjaan secara otomatis berdasarkan urutan instruksi atau program yang telah
diberikan kepadanya.
Dari beberapa defenisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem
Komputerisasi adalah Manusia atau pengguna mengolah data dengan alat bantu
komputer yang memiliki beberapa komponen yang saling berhubungan antara
lain:
a. Komponen perangkat keras (hardware component)
b. Komponen perangkat lunak (softare component)
16
Universitas Sumatera Utara
c. Kompoen data (data componen). Data adalah fakta dasar yang mewakili
suatu kejadian, yang akan diproses oleh sistem komputer untuk
menghasilkan informasi. Data dapat berupa angka dalam berbagai bentuk,
d. Komponen komunikasi (communication component)
1.5.1.6. Tujuan dan Manfaat Penerapan Sistem Komputerisasi
Adapun tujuan dari penerapan sistem komputerisasi menurut Sedarmayanti
(2001: 69) sebagai berikut :
a. Dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi
b. Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu
c. Dapat menyimpan data dan informasi lebih baik, aman, rapi dan dapat
menghemat ruangan.
Sedangkan keuntungan diterapkan sistem komputerisasi menurut Zulkifli
Amsyah (2003 : 130), antara lain adalah sebagai berikut :
a. Efektivitas dan Efesiensi lebih tinggi
b. Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebih tertib
c. Biaya lebih rendah
d. Kesalahan lebih sedikit
e. Meningkatkan pelayanan pelanggan
f. Memudahkan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional dan
distribusi
g. Keputusan yang berdasarkan informasi akan lebih mudah dibuat
h. Mengurangi pemakaian ketatausahaan
17
Universitas Sumatera Utara
1.5.2 Efektivitas Kerja
1.5.2.1. Pengertian Efektivitas Kerja
Efektivitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan kerja. Menurut
Richard M. Steers (1980 : 1), efektivitas yang berasal dari kata efektif, yaitu suatu
pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat menghasilkan satu unit
keluaran (output). Suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat
diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Menurut Bedjo Siswanto (1990:62), Efektivitas berarti menjalankan
pekerjaan yang benar.
Menurut Devung (1998: 25), efektivitas adalah tingkat kemampuan untuk
mencapai tujuan dengan tepat dan baik.
Menurut kamus Administrasi perkantoran efektivitas berasal dari kata
efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan
(1981:24).
Menurut H. Emerson (2007: 178), efektivitas adalah pengukuran dalam
arti tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut T. Hani Handoko (1997: 7), efektivitas merupakan kemampuan
untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, seorang manajer efektif dapat
memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metoda (cara) yang tepat untuk
mencapai tujuan”.
Dari pengertian diatas disimpulkan bahwa efektivitas adalah suatu keadaan
yang menunjukkan keberhasilan organisasi dalam mencapai suatu tujuan tertentu
18
Universitas Sumatera Utara
dengan menggunakan sumber-sumber yang ada dengan ukuran yang telah
ditentukan sebelumnya.
Sedangkan pengertian Kerja menurut The Liang Gie (1990:42) adalah
keseluruhan pelaksanaan aktivitas-aktivitas jasmaniah dan rohaniah yang
dilakukan manusia untuk mencapai tujuan tertentu yang berhubungan dengan
kelangsungan hidupnya.
Menurut
Prajudi
Atmosudirjo
(1989:148) pengertian
kerja
yaitu
“pengerahan tenaga, (mental, status, kekuatan dan jasmaniah) untuk menciptakan
atau mewujudkan sesuatu yang sebelumnya sudah merupakan rencana atau
objectif”.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kerja merupakan
pengarahan segala daya yang dimiliki manusia melalui aktivitas-aktivitas yang
dilakukan oleh manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Sondang P. Siagian (1985:151) mengenai efektivitas kerja yaitu :
Penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan, artinya apakah
pelaksanaan sesuatu tugas dinilai baik atau tidak, bergantung pada bilamana tugas
itu diselesaikan dan tidak terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara
melaksanakan dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu.
Menurut Etzioni (1985 : 54-55), Efektivitas kerja dapat dinyatakan sebagai
tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Menurut Gito Sudarmo dan Mulyono (2001 : 128), Efektivitas kerja
berarti harus mampu menggambarkan hubungan timbal balik yang harmonis
antara organisasi dengan lingkungannya yang lebih luas.
19
Universitas Sumatera Utara
Dari beberapa defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian
efektivitas kerja adalah keadaan yang menunjukan ketercapaiannya suatu tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya dengan pengerahan segala daya yang terdapat
pada manusia melalui aktivitas-aktivitasnya.
1.5.2.2. Indikator Efektivitas Kerja
Selanjutnya Zulkifli Amsyah (2003 : 131) menyebutkan beberapa indikator
dalam mengukur efektivitas kerja, diantaranya :
a. Volume pekerjaan, artinya pengolahan data semakin banyak dan meluas,
sedangkan kapasitas pengolahan (fasilitas) dalam organisasi itu masih
terbatas.
b. Akurasi hasil pengolahan, artinya informasi atau data-data yang didapat
harus sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
c. Informasi tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia dan ada pada
saat informasi itu diperlukan agar dapat digunakan sesuai dengan
kapasitasnya.
d. Peningkatan biaya, artinya peningkatan biaya personal dan bahan baku
pemakaian komputer adalah sama dengan pada operasional pada nonkomputer.
Sondang P. Siagian (2000 : 32) mengungkapkan beberapa hal yang menjadi
kriteria dalam pengukuran efektivitas, yaitu :
Kejelasan tujuan yang akan dicapai, kejelasan strategi pencapaian tujuan,
proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang,
penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja,
20
Universitas Sumatera Utara
pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian yang
mendidik.
1.5.2.3. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja
Untuk terwujudnya kerja yang efektif, ada beberapa faktor yang
mempengaruhinya. Richard M.Steers (1985:9-11) “mengidentifikasikan empat
faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja yaitu karakteristik organisasi,
karakteristik
lingkungan,
karakteristik
pekerja,
karakteristik
kebijakan
manajemen”.
1. Karakteristik
organisasi
mempengaruhi
efektivitas
kerja,
karena
karakteristik organisasi ini menggambarkan struktur yang harus dilalui
oleh karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Struktur organisasi
merupakan cara untuk menempatkan manusia sebagai bagian dari pada
suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola-pola
interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.
2. Karaketeristik lingkungan ini secara keseluruhan berada dalam lingkungan
organisasi seperti peralatan, perlengkapan, hubungan diantara pegawai dan
kondisi kerja. Ciri lingkungan ini selalu mengalami perubahan artinya
memiliki sifat ketidakpastian karena selalu terjadi proses dinamisasi.
3. Karakteristik pekerja: faktor inilah yang paling berpengaruh terhadap
efektivitas kerja, karena betapapun lengkapnya sarana dan prasarana,
betapapun baiknya mekanisme kerja tanpa dukungan kualitas sumber daya
yang mengisinya tidak akan ada artinya.
4. Karakteristik kebijakan dan praktek manajemen; praktek manajemen
adalah
strategi
dan
mekanisme
kerja
yang
dirancang
dalam
21
Universitas Sumatera Utara
mengkondisikan semua hal ada didalam organisasi. Kebijakan dan praktek
manajemen ini harus memperhatikan juga unsur manusia sebagai individu
yang memiliki perbedaan bukan hanya mementingkan strategi mekanisme
kerja saja. Mekanisme kerja ini meliputi penetapan tujuan strategis,
pencarian dan pemanfaatan sumber daya dan menciptakan lingkungan
prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan, dan pengambilan keputusan
yang bijaksana, adaptasi terhadap perubahan lingkungan dan inovasi
organisasi.
Selain kriteria-kriteria tersebut di atas, efektivitas juga menekankan pada segi
efek atau akibatnya dan segi hasilnya, seperti pendapat yang dikemukakan oleh
Ibnu Syamsi (1988:2) ”Efektivitas (hasil guna) ditekankan pada efeknya, hasilnya
dan tanpa kurang memperdulikan pengorbanan yang perlu diberikan untuk
memperoleh hasil tersebut”.
Efektif tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam mewujudkan
tujuannya tidak terlepas dari keefektivan individu yang ada didalam organisasi itu
sendiri, berikut ini disajikan gambar mengenai hubungan ketiga perspektif
tersebut
Dari beberapa criteria diatas dapat simpulkan bahwa dari 3 perspektif
keefektivan, yang mempengaruhi efektifitas kerja adalah keefektivan individu,
karena penyebab keefektivan individu seperti yang tertulis dalam gambar
merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi sikap kerja karyawan.
Adapun syarat-syarat eksplisit mengenai efektivitas kerja menurut Richard
M.Steers (1985:135) adalah
22
Universitas Sumatera Utara
1. Setiap organisasi harus mampu membina dan mempertahankan suatu
jumlah pekerja terampil
2. Organisasi harus mampu memiliki prestasi, peranan yang dapat diandalkan
dari pada karyawannya.
3. Organisasi
yang efektif juga menuntut
agar para karyawannya
mengusahakan bentuk tingkah laku yang spontan dan inisiatif.
Berdasarkan pendapat di atas bahwa untuk mencapai sasaran organisasi secara
efektif diperlukan pula penanganan pekerjaan yang efektif. Prinsip kerja efektif
tersebut menurut Komarudin (1993:42-43):
1. Rencana, artinya merencanakan sesuatu dengan tepat, berarti harus
menyelesaikan:
a. Pekerjaan apakah yang diselesaikan?
b. Bagaimanakah melaksanakannya?
c. Kapankah anda selesaikan?
d. Dimana anda selesaikan?
e. Berapakah kecepatan melaksanakannya?
2. Jadwal, artinya pekerjaan haruslah dijadwalkan. Suatu jadwal yang efektif
harus:
a. Pasti
b. Selaras dengan jadwal-jadwal lainnya
c. Sulit tercapai namun mungkin tercapai
d. Anda pegang dan teguh
3. Pelaksanaan, artinya rencana tersebut diselesaikan dengan:
a. Terampil
23
Universitas Sumatera Utara
b. Teliti
c. Cepat
d. Tanpa usaha yang tidak perlu
e. Tanpa penundaan yang tidak perlu
4. Pengukuran, artinya pekerjaan yang akan dilaksanakan harus diukur:
a. Berdasarkan potensi
b. Berdasarkan laporan yang telah lalu
c. Berdasarkan laporan orang lain yang telah lalui
d. Berdasarkan kuantitas
e. Berdasarkan kualitas
5. Kontraprestasi, artinya andai kata tugas yang dikerjakan telah
selesai
dengan efektif maka selayaknya mendapat balas jasa berupa:
a. Syarat kerja yang baik
b. Kesehatan yang baik
c. Kebahagiaan
d. Pengembangan diri
e. Uang
Berdasarkan pada uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan faktor
yang berpengaruh dalam efektivitas kerja suatu organisasi adalah faktor manusia
sebagai para pekerjanya. Keterkaitan manusia pada organisasi yang dibentuknya
tidak lain untuk memberi tatanan fasilitas internal dan iklim organisasi untuk
mendapat mencapai sasaran yang dikehendaki. Bila masing-masing individu
dalam organisasi memiliki komitmen yang tinggi dalam menyelesaikan pekerjaan
maka kondisi ini akan membantu peningkatan efektivitas yang pada akhirnya
24
Universitas Sumatera Utara
memberikan kontribusi kepada pencapaian efektivitas kelompok dan efektivitas
organisasi secara keseluruhan.
1.5.3 Hubungan Antara Komputerisasi Dengan Efektivitas Kerja
Hubungan antara komputerisasi dengan efektivitas kerja pegawai
sangatlah erat, karena dimana seorang pegawai itu bekerja mengguanakan sarana
dan prasarana dikantor misalnya computer, pegawai identik dengan benda
bernama computer tersebut, dimana seorang pegawai itu bekerja menggunakan
computer seperti menyiapkan laporan organisasi, data-data dan lain-lain.
Komputer dapat membantu dimana seorang pegawai itu melaksanakan
tugasnya, dan hal tersebut dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai, karena
komputerisasi
dapat
membatu
pegawai
menyelesaikan
tugas
didalam
organisasinya itu efektivitas kerja pegawai semakin baik
1.6 Hipotesis
Hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap suatu penelitian yang
mana kebenarannya perlu untuk diuji serta dibuktikan melalui penelitian.
Berdasarkan uraian pada landasan teori dan kerangka pemikiran maka dapat
diambil hipotesis sebagai berikut:
Hθ : Komputerisasi tidak ada pengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai
Ha : Komputerisasi ada pengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai.
1.7 Defenisi Konsep
1.
Sistem Komputerisasi
Komputerisasi berasal dari kata komputer yang artinya menghitung.
Secara umum komputer dapat diartikan serangkaian atau sekelompok
mesin elektronika yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen
25
Universitas Sumatera Utara
yang saling bekerjasama serta membentuk suatu sistem kerja yang
rapi dan teliti. Sistem kerja ini kemudian dapat digunakan untuk
melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis berdasarkan
urutan instruksi atau program yang telah diberikan kepadanya.
2.
Efektivitas Kerja
Efektivitas kerja karyawan merupakan awal mula dari keberhasil an
organisasi karena efektivitas individu akan mengahasilkan efektivitas
tingkat kelompok, efektivitas kelompok ini bergerak dalam suatu
organisasi yang mempunyai suatu tujuan bersama atau bisa dikatakan
tingkat efektivitas organisasi.
1.8 Defenisi Operasional
Adapun yang menjadi variable bebas (X) dalam penelitian ini adalah
Sistem Komputerisasi, Sedangkan yang menjadi variable terikatnya (Y) adlah
efektivitas kerja. Dibawah ini terdapat indicator masing-masing variable.
1. Variabel Bebas (X)
Variabel bebas merupakan variable yang mempengaruhi atau
menjadi sebab perubahannya atau timbulnya variable terikat
(Sugiyono 2006:33). Dalam penelitian ini variabel bebas nya
adalah Sistem Komputerisasi. Sistem Komputerisasi dapat
diartikan sebagai proses melaksanakan serangkaian pekerjaan
secara otomatis berdasarkan urutan instruksi atau program yang
telah diberikan kepada pegawai.
2. Variabel Terikat (Y)
26
Universitas Sumatera Utara
Variabel terikat sering disebut sebagai variabel output, criteria,
konsekuensi. Variabel terikat merupakan variabel yang dipengaruhi
atau yang menjadi akibat karena adanya variabel bebas (Sugiyono,
2006:33). Indikator Efektivitas Kerja adalah kejelasan tujuan,
kejelasan strategi, perumusan kebijakan, penyusuna program,
penyediaan
sarana
dan
prasarana,
efektivitas
operasional,
efektivitas fungsional, efektivitas tujuan, efektivitas sasaran,
efektivitas individu dalam melaksanakan kegitan, efektivitas unit
kerja dalam melaksanakan kegiatan.
1.9 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang disusun dalam rangka memaparkan keseluruhan
hasil penelitian ini secara singkat dapat diketahui sebagai berikut :
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
kerangka teori, defenisi konsep, defenisi operasional dan
sistematika penulisan.
BAB II
: METODE PENELITIAN
Bab ini secara umum menguraikan tentang bentuk penelitian,
lokasi penelitian, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data,
teknik penentuan skor dan teknik analisa data.
BAB III
: DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Dalam bab ini menguraikan tentang gambaran umum lokasi
penelitian di Kantor Informasi Penyuluhan Pertanian Kabupaten
27
Universitas Sumatera Utara
Labuhan Batu, sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi,
tugas dan fungsi pokok, jumlah dan komposisi pegawai.
BAB IV
: PENYAJIAN DATA
Bab ini berisikan penyajian data yang diperoleh dari lapangan
atau berupa dokumen yang akan dianalisa.
BAB V
: ANALISA DATA
Bab ini memuat tentang pembahasan atau interprestasi dari datadata yang disajikan pada bab sebelumnya atau bab IV.
BAB VI
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari penulis mengenai
hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan.
28
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Diera sekarang ini, teknologi semakin canggih dari tahun ke tahun, sehingga
kegiatan bahkan pekerjaan manusia berhubungan dengan teknologi. Dimana
teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang
diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Penggunaan
teknologi oleh manusia diawali dengan pengubahan sumber daya alam menjadi
alat-alat sederhana. Seperti halnya pekerjaa manusia membutuhkan alat bantu
seperti kebutuhan akan data dan informasi agar tujuan organisasi tercapai dengan
baik. Dengan pesatnya perkembangan teknologi di era sekarang ini, salah satu
teknologi yang dapat membantu pekerjaan manusia tersebut adalah dengan
menggunakan komputer.
Komputer adalah serangkaian atau sekelompok mesin elektronika yang terdiri
dari ribuan bahkan jutaan komponen yang saling bekerjasama serta membentuk
suatu sistem kerja yang rapi dan teliti. Dimana disini manusia dapat mengolah
data dengan baik dan akurat, hal ini dapat mempermudah pekerjaan manusia dan
berkualitas, karena sebelum ada komputer manusia mengolah data secara manual,
seperti tulis tangan, atau pun dengan menggunakan mesin tik, dan data yang
diperoleh secara manual tersebut mayoritas tidak akurat. Oleh karena itu manusia
membutuhkan alat bantu komputer.
Sistem komputerisasi adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang
cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan
1
Universitas Sumatera Utara
menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah
pengawasan suatu langkah Instruksi program yang tersimpan di memori (stored
program) atau lebih singkatnya sistem komputerisasi adalah manusia mengolah
data dengan alat bantu computer yang terdiri dari beberapa komponen yang saling
berhubungan. Dengan bantuan komputer pekerjaan dapat dikerjakan dengan lebih
cepat, mudah, bervariasi, bahkan pekerjaan-pekerjaan yang rumit dalam
organisasi banyak mengalami perubahan dan kemudahan dengan menggunakan
komputer.
Manusia menggunakan komputer untuk pengolahan data adalah hal yang
tepat, karena komputer ini sangat membantu. Dengan komputer pekerjaan selesai
dengan cepat atau dapaat menghemat waktu pegawai dalam mengerjakan suatu
pekerjaan itu. Selain menghemat waktu, penggunanaan komputer juga dapat
meningkatkan efektivitas kerja pegawai. Karena dengan bantuan computer
pekerjaan lebih mudah dan data yang diperoleh lebih akurat, rapid an teliti.
Didalam karya ilmiah ini penulis memfokuskan kegunaan komputer terhadap
efektivitas kerja pegawai pada Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial,
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal.
Meningkatnya efektivitas kerja dengan bantuan komputer adalah hal
positif yang dapat membantu kelangsungan Dinas Kependudukan, Catatan Sipil,
Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal., dan Dinas ini
juga dapat mencapai tujuannya dengan baik dan efektif. Dimana Efektivitas
merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat
untuk pencapain tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, seorang manajer
efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukaan atau metoda (cara) yang
2
Universitas Sumatera Utara
tepat untuk mencapai tujuan. Suatu pekerjaan dapat dikatakan efektif apabila hasil
yang telah dicapai telah sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkaan sebelumnya
dan tepat pada waaktuyang telah ditentukan. Secara sederhana efektivitas kerja
dapat diartikan sebgai keadaan yang menunjukkan ketercapaainya suatu tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya dengan pengerahan segala daya yang terdapat
pada manusia melalui aktivitas-aktivitasnya.
Dengan semakin efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan
organisasi semakin tangguh mencapai tujuannya dan berbagai sasaranya. Dengan
adanya penggunaan sistem komputerisasi, maka suatu organisasi semakin mampu
berperan dengan tingkat efektivitas yang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhankebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah,
serta dalam menetapkan berbagai kebijakan pemerintah dan perencanaan
pembangunan, baik pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional
diperlukan adanya berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna
pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat perkembangan yang semakin maju.
Kantor Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal mempunyai tugas pokok yaitu :
Melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah dibidang Kependudukan, Catatan
Sipil, Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi berdasarkan asas otonomi dan tugas
pembantu. Adapun tugas- tugas tersebet adalah Perumusan kebijakan teknis sesuai
dengan lingkup tugasnya, penyelenggrana urusan pemerintah dan pelayanan
umum, penyelenggaran koordinasi dan kerjasam kemitraan dengan pihak terkait,
pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian jangka menengah dan tahunan,
3
Universitas Sumatera Utara
penyelenggaraan urusan rumah tangga dan administrasi ketatausahaan, pembinaan
disiplin, pemberian masukan, pelaksanaan tugas dari atasan dan lain-lain.
Untuk menyelenggarakan tugas ini, pegawai membutuhkan alat bantu
yang canggih dan dapat membantu pekerjaan mereka agar pekerjaan tersebut rapi,
teliti dan akurat. Dimana Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal rata-rata belum menggunakan
komputer semua, dan ada yang menyelesaikan pekerjaan nya secara manual
seperti masih memakai mesin tik. Dengan menggunakan mesin tik, pekerjaan
yang dihasilkan mungkin tidak selengkap, atau serapi yang diharapkan. Dan
pencapaian efektivitas kerja yang dimaksudkan penulis akan menurun dan tidak
sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu Dinas Kependudukan, Catatan
Sipil, Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Madailing Natal
membutuhkan bantuan komputer.
Meskipun fasilitas yang canggih telah tersedia, tetapi penggunaan sistem
informasi tradisional yang masih menggunakan tenaga manual dalam setiap
pengolahan data ternyata cukup dominan, misalnya dengan menggunakan mesin
tik dan pensil, termasuk di dalam membuat surat laporan dan dokumen yang
mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak efektif dan efesien. Selain itu terdapat
juga faktor-faktor yang mempengaruhi kurang efektifnnya pekerjaan diantaranya
adalah kurangnya tenaga-tenaga ahli di bidang komputer, kurangnya fasilitas
seperti komputer, dan masih rendahnya kemauan pegawai untuk bekerja yang
mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak efektif.
Kantor Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja Dan
Transmigrasi Kabupaten Mandailing Natal terutama dibidang Sosial dan Tenaga
4
Universitas Sumatera Utara
Kerja dalam menjalankan dan menyelenggarakan tugas dan fungsinya pasti
membutuhkan manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaan organisasi agar
dapat berjalan efektif. Oleh karena itu, perlu adanya suatu sistem pendukung yang
baik yaitu sistem komputerisasi.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian
dengan
judul
“Pengaruh
Sistem
Komputerisasi
Terhadap
Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial,
Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten Mandailing Natal”.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun permasalahan yang diajukan penulis dalam penelitian ini adalah “
Bagaimana Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai
Pada Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja Dan Transmigrasi
Kabupaten Mandailing Natal”.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan Sistem Komputerisasi
Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan,
Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten
Mandailing Natal.
2. Untuk mengetahui bagaimana pengaruh Sistem Komputerisasi
Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan,
Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten
Mandailing Natal.
5
Universitas Sumatera Utara
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis
Hasil penelitian ini berguna sebagai wahana latihan pengembangan
kemampuan dalam bidang penelitian dan penerapan yang didapat
di bangku kuliah, serta menambah pengetahuan yang berkaitan
dengan sistem komputerisasi dan efektivitas kerja pegawai.
2. Sebagai
suatu
Kependudukan,
masukan
Catatan
bagi
Sipil,
pegawai
Sosial,
di
Kantor
Tenaga
Kerja
Dinas
Dan
Transmigrasi Kabupaten Mandailing Natal umumnya dalam
mengembangkan sistem komputerisasi bagi efektivitas kerja
pegawai.
3. Bagi fakultas
Untuk memperbanyak referensi karya ilmiah yang menyangkut
Sistem Komputerisasi dan efektivitas kerja.
4. KegunaanTeoritis
Diharapkan dari hasil penelitian ini dapat memberikan masukan
bagi pengembangkan ilmu pengetahuan di bidang Sistem Informasi
Manajemen, khususnya bidang komputer.
1.5 Kerangka Teori
Kerangka teori merupakan model konseptual tentang bagaimana teori
berhubungan dengan berbagai faktor yang didefinisikan sebagai masalah yang
penting. Teori adalah serangkaian asumsi, konsep, dan konstruksi, definisi dan
6
Universitas Sumatera Utara
proposisi untuk menerangkan fenomena sosial secara sistematis dengan cara
merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun, 1995).
1.5.1Sistem Komputerisasi
1.5.1.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai
suatu tujuan. (Eriyatno, 1999: 26)
Untuk lebih jelasnya berikut ini beberapa defenisi yang dikemukakan oleh
para ahli tentang sistem, diantaranya adalah:
1. Menurut Jogiyanto (2005: 2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti
tempat, benda dan orang-orang yang betul ada dan terjadi.
2. Menurut Indrajit (2001: 2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari
komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan
lainnya.
3. Menurut Lani Sidharta (1995: 9), Sistem adalah himpunan dari bagianbagian yang saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan
yang sama.
4. Menurut Murdick, R. G (1991: 27), Sistem adalah seperangkat elemen
yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan
pengolahan yang mencarai suatu tujuan bersama dengan mengoperasikan
7
Universitas Sumatera Utara
data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan
informasi, energi dan barang.
5. Menurut Davis, G.B (1991: 45), Sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.
6. Menurut Inu Kencana Syafi'ie (2000 :31), Sistem adalah kesatuan yang
utuh dari sesuatu rangkaian yang terikat satu dengan yang lainnya. Bagian
kecil atau anak cabang dari suatu sistem, menjadi induk sistem dari
rangkaian selanjutnya. Keadaan tersebut yang akan terus terjadi hingga
tiba pada saat adanya bagian yang mengganggu kestabilan itu sendiri.
7. Menurut Sumantri (1998: 18), Sistem adalah sekelompok bagian bagian
yang bekerja bersama sama untuk melakukan suatu maksud. Bila terjadi
kerusakan terhadap salah satu bagian maka sistem atau seluruh bagian
tidak akan dapat menjalankan tugasnya sepenuhnya. Dengan kata lain,
maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak tidaknya
sistem yang telah terwujud akan mendapat gangguan.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu
wilayah serta memiliki item-item penggerak terdiri atas empat elemen yaitu:
a. Objek, yang dapat berkiupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat
benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat
sistem tersebut.
b. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan
objeknya.
c. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
8
Universitas Sumatera Utara
d. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.
1.5.1.2 Pengertian Komputerisasi
Komputerisasi berasal dari kata komputer yang artinya menghitung. Tetapi
apabila kita tinjau dari kata tersebut dengan fungsi komputer dewasa ini kita
melihat ketidakcocokan dimana komputer sekarang dapat digunakan untuk
berbagai pekerjaan. Secara umum komputer dapat diartikan serangkaian atau
sekelompok mesin elektronika yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen
yang saling bekerjasama serta membentuk suatu sistem kerja yang rapi dan teliti.
Sistem kerja ini kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian
pekerjaan secara otomatis berdasarkan urutan instruksi atau program yang telah
diberikan kepadanya. (Hanafi dan Halim, 2003: 27)
Menurut Darwin Sitompul (1992:12), Komputer adalah alat pengolahan
data yang bekerja secara elektronis dengan kecepatan dan ketelitian yang sangat
tinggi dan mampu mengerjakan berbagai proses dengan keterlibatan manusia yang
minimum.
Sedangkan pengertian komputer menurut John J. Longkutoy (1991: 241),
Komputer adalah alat yang memegang peranan penting sebagai alat pengolah
data.
Dari definisi diatas tersebut dapat disimpulkan bahwa pengertian komputer
adalah:
a. Suatu alat yang bekerja secara elektronik.
b. Dapat bekerja dengan kecepatna tinggi.
c. Dapat mengolah data
d. informasi yang akurat dan dapat dipercaya.
9
Universitas Sumatera Utara
e. Dapat menerima Input data.
f. Mempunyai daya ingat (memory yang tinggi).
Menurut Syamsuddin (2006:30), Komputerisasi adalah perubahan
pengolahan data manual kepada pengolahan data dengan menggunakan alat bantu
komputer. Dengan adanya komputer sebagai alat bantu manusia, telah
memberikan kemudahan-kemudahan mulai dari pemecahan perhitungan yang
rumit, pembukuan, pembuatan grafik, komunikasi dan sebagainya. Bidang-bidang
komputerisasi atau aplikasi yang telah diterapkan antara lain:
a. Bidang Perhotelan
b. Bidang Pemerintahan
c. Bidang Pendidikan
d. Bidang Penggajian
e. Pemasaran
f. Bidang Perbankan
g. Bidang Telekomunikasi
h. Inventaris, dan
i. Bidang lainnya
Jadi dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa komputerisasi berasal dari kata
komputer yang artinya mengolah data dengan alat bantu komputer. Dimana para
penggunanya melakukan pekerjaan dengan menggunakan alat bantu komputer.
1.5.1.3. Komponen Sistem Komputerisasi
Penggunaan komputer dapat meningkatkan efektivitas kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi. Berikut ini akan dijelaskan mengenai bagian atau
10
Universitas Sumatera Utara
komponen dari sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 163) dalam
bukunya Sistem Informasi Manajemen, yaitu :
1) Perangkat Keras ( Hardware)
Perangkat keras atau Hardware adalah peralatan dalam bentuk fisik yang
menjalankan sistem komputer. Hardware digunakan sebagai media untuk
menjalankan software dan peralatan ini berfungsi untuk menjalankan instruksiinstruksi yang diberikan dan mengeluarkannya dalam bentuk informasi yang
digunakan oleh manusia untuk laporan. Perangkat keras terdiri dari :
a) Input device
Merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data atau isntruksi ke
dalam komputer. Input device sesuai dengan namanya hanya digunakan untuk
memasukkan data atau instruksi ke dalam CPU (process device). Contoh :
keyboard, mouse, lightpen, dan joystick.
b) Process device
Merupakan alat yang digunakan untuk melaksanakan kumpulan instruksi
yang akan ditujukan untuk menghasilkan suatu hasil tertentu yang dikehendaki.
Process device dapat melakukan tugasnya jika ada masukan dari input device baik
berupa data atau instruksi. Alat ini disebut Central Processing Unit (CPU).
c) Output device
Merupakan alat yang digunakan untk menampilkan laporan atau informasi
hasil pengolahan dari input, baik ditampilkan pada layar monitor maupun dicetak
pada media lain. Contoh : monitor, printer, dan plotter.
2) Perangkat Lunak (Software)
11
Universitas Sumatera Utara
Perangkat lunak atau Software adalah rangkaian prosedur dan dokumentasi
program
yang
berfungsi
untuk
menyelesaikan
berbagai
masalah
yang
dikehendaki. Perangkat lunak ini dijalankan pada processing device jika
mendapatkan respon masukan dari input device dan hasil proses yang dilakukan
oleh perangkat lunak dikeluarkan dengan output device. Contoh : DOS, Microsoft
Windows, Unix, dan Linux.
3) Database
Data yang berisi program dan data yang dibutuhkan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk, magnetic tape, dan sebagainya.
Data juga meliputi pengeluaran dan catatan lain di atas kertas, micro film dan
sebagainya.
4) Prosedur
Merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik
seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan yaitu
:
a) Instruksi untuk pemakai.
b) Instruksi untuk penyiapan masukan.
c) Instruksi pengoperasian karyawan pusat komputer.
5) Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan
komputer. Orang tersebut harus mempunyai kemampuan minimal dapat
memasukkan data dan mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat
menentukan berhasil atau tidaknya suatu proses yang dilakukan pada process
12
Universitas Sumatera Utara
device, karena komputer hanya akan bekerja jika mendapatkan instruksi yang
diberikan oleh perangkat pikir. Perangkat pikir terdiri dari :
a) Operator Komputer
Petugas mengoperasikan secara langsung sistem komputer, seperti
menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media
untuk perekaman data dan pencetakan dokumen.
b) Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada
suatu organisasi/organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang
baik bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi.
c) Programmer
Merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang menangani
pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau package program
yang dikuasainya.
d) Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer
(Secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e) Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka
menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang maupun
janga pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk keperluan
pemeliharaan hardware, software, training, maintenance dan lain-lain.
1.5.1.4 Siklus Pengolahan Data
13
Universitas Sumatera Utara
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 (tiga) tahap dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing
dan output.
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
Gambar 1. 1 Siklus Pengolahan Data (Hartono, 2004 : 344)
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan
lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga
atau lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution.
ORGANIZATION
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
DISTRIBUTION
STORAGE
Gambar 1. 2 Siklus pengolahan data yang dikembangkan
(Hartono, 2004 : 346)
Organization, tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan
data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen
dasar.
Input, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah
dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemproses, yang dapat berupa proses
14
Universitas Sumatera Utara
menghitung, membandingkan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di
storage.
Output, tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil
pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi.
Distribution, tahap ini merupakan proses dari distribusi output diberikan
kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.
Storage, tahap ini merupakan proses perekaman dari distribusi pengolahan
ke simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat
dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.
1.5.1.5. Sistem Komputerisasi
Menurut Jogiyanto (2005: 2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang
berinteraksi
untuk
mencapai
suatu
tujuan
tertentu.
Sistem
ini
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat,
benda dan orang-orang yang betul ada dan terjadi.
Menurut Darwin Sitompul (1992:12), Komputer adalah alat pengolahan
data yang bekerja secara elektronis dengan kecepatan dan ketelitian yang sangat
tinggi dan mampu mengerjakan berbagai proses dengan keterlibatan manusia yang
minimum
Dan Komputerisasi adalah perubahan pengolahan data manual kepada
pengolahan data dengan menggunakan alat bantu komputer. Dengan adanya
komputer sebagai alat bantu manusia, telah memberikan kemudahan-kemudahan
mulai dari pemecahan perhitungan yang rumit, pembukuan, pembuatan grafik,
komunikasi dan sebagainya. (Syamsuddin, 2006: 30)
15
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan Sistem komputer adalah komputer yang menyediakan
informasi sesuai dengan permintaan pengguna dan pada dasarnya terdiri dari
empat komponen utama yang saling berhubungan, yaitu perangkat keras, program
aplikasi, sistem-operasi, dan para pengguna. (Listyaji Kusprimadiyanto, 2008: 18)
Menurut Tata Sutabri (2005:106), sistem komputerisasi adalah sistem
elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan
diorganisasikan secara otomatis menerima dan menyimpan data input,
memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah
instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).
Secara umum sistem komputerisasi dapat diartikan serangkaian atau
sekelompok mesin elektronika yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen
yang saling bekerjasama serta membentuk suatu sistem kerja yang rapi dan teliti.
Sistem kerja ini kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian
pekerjaan secara otomatis berdasarkan urutan instruksi atau program yang telah
diberikan kepadanya.
Dari beberapa defenisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem
Komputerisasi adalah Manusia atau pengguna mengolah data dengan alat bantu
komputer yang memiliki beberapa komponen yang saling berhubungan antara
lain:
a. Komponen perangkat keras (hardware component)
b. Komponen perangkat lunak (softare component)
16
Universitas Sumatera Utara
c. Kompoen data (data componen). Data adalah fakta dasar yang mewakili
suatu kejadian, yang akan diproses oleh sistem komputer untuk
menghasilkan informasi. Data dapat berupa angka dalam berbagai bentuk,
d. Komponen komunikasi (communication component)
1.5.1.6. Tujuan dan Manfaat Penerapan Sistem Komputerisasi
Adapun tujuan dari penerapan sistem komputerisasi menurut Sedarmayanti
(2001: 69) sebagai berikut :
a. Dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi
b. Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu
c. Dapat menyimpan data dan informasi lebih baik, aman, rapi dan dapat
menghemat ruangan.
Sedangkan keuntungan diterapkan sistem komputerisasi menurut Zulkifli
Amsyah (2003 : 130), antara lain adalah sebagai berikut :
a. Efektivitas dan Efesiensi lebih tinggi
b. Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebih tertib
c. Biaya lebih rendah
d. Kesalahan lebih sedikit
e. Meningkatkan pelayanan pelanggan
f. Memudahkan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional dan
distribusi
g. Keputusan yang berdasarkan informasi akan lebih mudah dibuat
h. Mengurangi pemakaian ketatausahaan
17
Universitas Sumatera Utara
1.5.2 Efektivitas Kerja
1.5.2.1. Pengertian Efektivitas Kerja
Efektivitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan kerja. Menurut
Richard M. Steers (1980 : 1), efektivitas yang berasal dari kata efektif, yaitu suatu
pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat menghasilkan satu unit
keluaran (output). Suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat
diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Menurut Bedjo Siswanto (1990:62), Efektivitas berarti menjalankan
pekerjaan yang benar.
Menurut Devung (1998: 25), efektivitas adalah tingkat kemampuan untuk
mencapai tujuan dengan tepat dan baik.
Menurut kamus Administrasi perkantoran efektivitas berasal dari kata
efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan
(1981:24).
Menurut H. Emerson (2007: 178), efektivitas adalah pengukuran dalam
arti tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut T. Hani Handoko (1997: 7), efektivitas merupakan kemampuan
untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, seorang manajer efektif dapat
memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metoda (cara) yang tepat untuk
mencapai tujuan”.
Dari pengertian diatas disimpulkan bahwa efektivitas adalah suatu keadaan
yang menunjukkan keberhasilan organisasi dalam mencapai suatu tujuan tertentu
18
Universitas Sumatera Utara
dengan menggunakan sumber-sumber yang ada dengan ukuran yang telah
ditentukan sebelumnya.
Sedangkan pengertian Kerja menurut The Liang Gie (1990:42) adalah
keseluruhan pelaksanaan aktivitas-aktivitas jasmaniah dan rohaniah yang
dilakukan manusia untuk mencapai tujuan tertentu yang berhubungan dengan
kelangsungan hidupnya.
Menurut
Prajudi
Atmosudirjo
(1989:148) pengertian
kerja
yaitu
“pengerahan tenaga, (mental, status, kekuatan dan jasmaniah) untuk menciptakan
atau mewujudkan sesuatu yang sebelumnya sudah merupakan rencana atau
objectif”.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kerja merupakan
pengarahan segala daya yang dimiliki manusia melalui aktivitas-aktivitas yang
dilakukan oleh manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Sondang P. Siagian (1985:151) mengenai efektivitas kerja yaitu :
Penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan, artinya apakah
pelaksanaan sesuatu tugas dinilai baik atau tidak, bergantung pada bilamana tugas
itu diselesaikan dan tidak terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara
melaksanakan dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu.
Menurut Etzioni (1985 : 54-55), Efektivitas kerja dapat dinyatakan sebagai
tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Menurut Gito Sudarmo dan Mulyono (2001 : 128), Efektivitas kerja
berarti harus mampu menggambarkan hubungan timbal balik yang harmonis
antara organisasi dengan lingkungannya yang lebih luas.
19
Universitas Sumatera Utara
Dari beberapa defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian
efektivitas kerja adalah keadaan yang menunjukan ketercapaiannya suatu tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya dengan pengerahan segala daya yang terdapat
pada manusia melalui aktivitas-aktivitasnya.
1.5.2.2. Indikator Efektivitas Kerja
Selanjutnya Zulkifli Amsyah (2003 : 131) menyebutkan beberapa indikator
dalam mengukur efektivitas kerja, diantaranya :
a. Volume pekerjaan, artinya pengolahan data semakin banyak dan meluas,
sedangkan kapasitas pengolahan (fasilitas) dalam organisasi itu masih
terbatas.
b. Akurasi hasil pengolahan, artinya informasi atau data-data yang didapat
harus sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
c. Informasi tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia dan ada pada
saat informasi itu diperlukan agar dapat digunakan sesuai dengan
kapasitasnya.
d. Peningkatan biaya, artinya peningkatan biaya personal dan bahan baku
pemakaian komputer adalah sama dengan pada operasional pada nonkomputer.
Sondang P. Siagian (2000 : 32) mengungkapkan beberapa hal yang menjadi
kriteria dalam pengukuran efektivitas, yaitu :
Kejelasan tujuan yang akan dicapai, kejelasan strategi pencapaian tujuan,
proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang,
penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja,
20
Universitas Sumatera Utara
pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian yang
mendidik.
1.5.2.3. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja
Untuk terwujudnya kerja yang efektif, ada beberapa faktor yang
mempengaruhinya. Richard M.Steers (1985:9-11) “mengidentifikasikan empat
faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja yaitu karakteristik organisasi,
karakteristik
lingkungan,
karakteristik
pekerja,
karakteristik
kebijakan
manajemen”.
1. Karakteristik
organisasi
mempengaruhi
efektivitas
kerja,
karena
karakteristik organisasi ini menggambarkan struktur yang harus dilalui
oleh karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Struktur organisasi
merupakan cara untuk menempatkan manusia sebagai bagian dari pada
suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola-pola
interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.
2. Karaketeristik lingkungan ini secara keseluruhan berada dalam lingkungan
organisasi seperti peralatan, perlengkapan, hubungan diantara pegawai dan
kondisi kerja. Ciri lingkungan ini selalu mengalami perubahan artinya
memiliki sifat ketidakpastian karena selalu terjadi proses dinamisasi.
3. Karakteristik pekerja: faktor inilah yang paling berpengaruh terhadap
efektivitas kerja, karena betapapun lengkapnya sarana dan prasarana,
betapapun baiknya mekanisme kerja tanpa dukungan kualitas sumber daya
yang mengisinya tidak akan ada artinya.
4. Karakteristik kebijakan dan praktek manajemen; praktek manajemen
adalah
strategi
dan
mekanisme
kerja
yang
dirancang
dalam
21
Universitas Sumatera Utara
mengkondisikan semua hal ada didalam organisasi. Kebijakan dan praktek
manajemen ini harus memperhatikan juga unsur manusia sebagai individu
yang memiliki perbedaan bukan hanya mementingkan strategi mekanisme
kerja saja. Mekanisme kerja ini meliputi penetapan tujuan strategis,
pencarian dan pemanfaatan sumber daya dan menciptakan lingkungan
prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan, dan pengambilan keputusan
yang bijaksana, adaptasi terhadap perubahan lingkungan dan inovasi
organisasi.
Selain kriteria-kriteria tersebut di atas, efektivitas juga menekankan pada segi
efek atau akibatnya dan segi hasilnya, seperti pendapat yang dikemukakan oleh
Ibnu Syamsi (1988:2) ”Efektivitas (hasil guna) ditekankan pada efeknya, hasilnya
dan tanpa kurang memperdulikan pengorbanan yang perlu diberikan untuk
memperoleh hasil tersebut”.
Efektif tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam mewujudkan
tujuannya tidak terlepas dari keefektivan individu yang ada didalam organisasi itu
sendiri, berikut ini disajikan gambar mengenai hubungan ketiga perspektif
tersebut
Dari beberapa criteria diatas dapat simpulkan bahwa dari 3 perspektif
keefektivan, yang mempengaruhi efektifitas kerja adalah keefektivan individu,
karena penyebab keefektivan individu seperti yang tertulis dalam gambar
merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi sikap kerja karyawan.
Adapun syarat-syarat eksplisit mengenai efektivitas kerja menurut Richard
M.Steers (1985:135) adalah
22
Universitas Sumatera Utara
1. Setiap organisasi harus mampu membina dan mempertahankan suatu
jumlah pekerja terampil
2. Organisasi harus mampu memiliki prestasi, peranan yang dapat diandalkan
dari pada karyawannya.
3. Organisasi
yang efektif juga menuntut
agar para karyawannya
mengusahakan bentuk tingkah laku yang spontan dan inisiatif.
Berdasarkan pendapat di atas bahwa untuk mencapai sasaran organisasi secara
efektif diperlukan pula penanganan pekerjaan yang efektif. Prinsip kerja efektif
tersebut menurut Komarudin (1993:42-43):
1. Rencana, artinya merencanakan sesuatu dengan tepat, berarti harus
menyelesaikan:
a. Pekerjaan apakah yang diselesaikan?
b. Bagaimanakah melaksanakannya?
c. Kapankah anda selesaikan?
d. Dimana anda selesaikan?
e. Berapakah kecepatan melaksanakannya?
2. Jadwal, artinya pekerjaan haruslah dijadwalkan. Suatu jadwal yang efektif
harus:
a. Pasti
b. Selaras dengan jadwal-jadwal lainnya
c. Sulit tercapai namun mungkin tercapai
d. Anda pegang dan teguh
3. Pelaksanaan, artinya rencana tersebut diselesaikan dengan:
a. Terampil
23
Universitas Sumatera Utara
b. Teliti
c. Cepat
d. Tanpa usaha yang tidak perlu
e. Tanpa penundaan yang tidak perlu
4. Pengukuran, artinya pekerjaan yang akan dilaksanakan harus diukur:
a. Berdasarkan potensi
b. Berdasarkan laporan yang telah lalu
c. Berdasarkan laporan orang lain yang telah lalui
d. Berdasarkan kuantitas
e. Berdasarkan kualitas
5. Kontraprestasi, artinya andai kata tugas yang dikerjakan telah
selesai
dengan efektif maka selayaknya mendapat balas jasa berupa:
a. Syarat kerja yang baik
b. Kesehatan yang baik
c. Kebahagiaan
d. Pengembangan diri
e. Uang
Berdasarkan pada uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan faktor
yang berpengaruh dalam efektivitas kerja suatu organisasi adalah faktor manusia
sebagai para pekerjanya. Keterkaitan manusia pada organisasi yang dibentuknya
tidak lain untuk memberi tatanan fasilitas internal dan iklim organisasi untuk
mendapat mencapai sasaran yang dikehendaki. Bila masing-masing individu
dalam organisasi memiliki komitmen yang tinggi dalam menyelesaikan pekerjaan
maka kondisi ini akan membantu peningkatan efektivitas yang pada akhirnya
24
Universitas Sumatera Utara
memberikan kontribusi kepada pencapaian efektivitas kelompok dan efektivitas
organisasi secara keseluruhan.
1.5.3 Hubungan Antara Komputerisasi Dengan Efektivitas Kerja
Hubungan antara komputerisasi dengan efektivitas kerja pegawai
sangatlah erat, karena dimana seorang pegawai itu bekerja mengguanakan sarana
dan prasarana dikantor misalnya computer, pegawai identik dengan benda
bernama computer tersebut, dimana seorang pegawai itu bekerja menggunakan
computer seperti menyiapkan laporan organisasi, data-data dan lain-lain.
Komputer dapat membantu dimana seorang pegawai itu melaksanakan
tugasnya, dan hal tersebut dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai, karena
komputerisasi
dapat
membatu
pegawai
menyelesaikan
tugas
didalam
organisasinya itu efektivitas kerja pegawai semakin baik
1.6 Hipotesis
Hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap suatu penelitian yang
mana kebenarannya perlu untuk diuji serta dibuktikan melalui penelitian.
Berdasarkan uraian pada landasan teori dan kerangka pemikiran maka dapat
diambil hipotesis sebagai berikut:
Hθ : Komputerisasi tidak ada pengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai
Ha : Komputerisasi ada pengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai.
1.7 Defenisi Konsep
1.
Sistem Komputerisasi
Komputerisasi berasal dari kata komputer yang artinya menghitung.
Secara umum komputer dapat diartikan serangkaian atau sekelompok
mesin elektronika yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen
25
Universitas Sumatera Utara
yang saling bekerjasama serta membentuk suatu sistem kerja yang
rapi dan teliti. Sistem kerja ini kemudian dapat digunakan untuk
melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis berdasarkan
urutan instruksi atau program yang telah diberikan kepadanya.
2.
Efektivitas Kerja
Efektivitas kerja karyawan merupakan awal mula dari keberhasil an
organisasi karena efektivitas individu akan mengahasilkan efektivitas
tingkat kelompok, efektivitas kelompok ini bergerak dalam suatu
organisasi yang mempunyai suatu tujuan bersama atau bisa dikatakan
tingkat efektivitas organisasi.
1.8 Defenisi Operasional
Adapun yang menjadi variable bebas (X) dalam penelitian ini adalah
Sistem Komputerisasi, Sedangkan yang menjadi variable terikatnya (Y) adlah
efektivitas kerja. Dibawah ini terdapat indicator masing-masing variable.
1. Variabel Bebas (X)
Variabel bebas merupakan variable yang mempengaruhi atau
menjadi sebab perubahannya atau timbulnya variable terikat
(Sugiyono 2006:33). Dalam penelitian ini variabel bebas nya
adalah Sistem Komputerisasi. Sistem Komputerisasi dapat
diartikan sebagai proses melaksanakan serangkaian pekerjaan
secara otomatis berdasarkan urutan instruksi atau program yang
telah diberikan kepada pegawai.
2. Variabel Terikat (Y)
26
Universitas Sumatera Utara
Variabel terikat sering disebut sebagai variabel output, criteria,
konsekuensi. Variabel terikat merupakan variabel yang dipengaruhi
atau yang menjadi akibat karena adanya variabel bebas (Sugiyono,
2006:33). Indikator Efektivitas Kerja adalah kejelasan tujuan,
kejelasan strategi, perumusan kebijakan, penyusuna program,
penyediaan
sarana
dan
prasarana,
efektivitas
operasional,
efektivitas fungsional, efektivitas tujuan, efektivitas sasaran,
efektivitas individu dalam melaksanakan kegitan, efektivitas unit
kerja dalam melaksanakan kegiatan.
1.9 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang disusun dalam rangka memaparkan keseluruhan
hasil penelitian ini secara singkat dapat diketahui sebagai berikut :
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
kerangka teori, defenisi konsep, defenisi operasional dan
sistematika penulisan.
BAB II
: METODE PENELITIAN
Bab ini secara umum menguraikan tentang bentuk penelitian,
lokasi penelitian, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data,
teknik penentuan skor dan teknik analisa data.
BAB III
: DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Dalam bab ini menguraikan tentang gambaran umum lokasi
penelitian di Kantor Informasi Penyuluhan Pertanian Kabupaten
27
Universitas Sumatera Utara
Labuhan Batu, sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi,
tugas dan fungsi pokok, jumlah dan komposisi pegawai.
BAB IV
: PENYAJIAN DATA
Bab ini berisikan penyajian data yang diperoleh dari lapangan
atau berupa dokumen yang akan dianalisa.
BAB V
: ANALISA DATA
Bab ini memuat tentang pembahasan atau interprestasi dari datadata yang disajikan pada bab sebelumnya atau bab IV.
BAB VI
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari penulis mengenai
hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan.
28
Universitas Sumatera Utara