Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap Tahun 20032004 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA WIJAYA METALINDO OPTICAL (STUDI KASUS: SISTEM RETUR PENJUALAN)
Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer
Semester Genap Tahun 2003/2004
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENJUALAN PADA WIJAYA METALINDO OPTICAL
(STUDI KASUS: SISTEM RETUR PENJUALAN)
Hendro Johari 0400495431 Williemto 0400495772 Johan 0400497784 Kelas/Kelompok :
08PAA/05
Abstrak
Wijaya Metalindo Optical adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan
frame kacamata, yang melakukan impor berbagai jenis dan merek frame kacamata
langsung dari luar negeri kemudian mendistribusikan dan menjualnya secara grosir kepada optik-optik terkemuka, baik itu yang ada di dalam maupun yang ada di luar kota. Sejalan dengan perkembangan teknologi dan perkembangan usaha, maka Wijaya Metalindo Optical merasakan perlu dibangunnya suatu sistem informasi penjualan yang lebih baik dalam pengelolaan retur penjualan untuk mendukung keberhasilan perusahaan. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua bagian pokok, yaitu: metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis yang digunakan antara lain: survei atas sistem yang sedang berjalan, analisis terhadap temuan survei, identifikasi kebutuhan informasi, dan identifikasi persyaratan sistem. Dan metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan terstruktur. Dari penelitian yang dilakukan maka dihasilkan suatu rancangan sistem informasi penjualan yang lebih baik dalam menangani kegiatan pengelolaan retur penjualan serta menghasilkan informasi-informasi yang sangat diperlukan untuk mendukung pihak manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi penjualan yang baru, maka kekurangan serta kelemahan pada sistem informasi penjualan yang berjalan dapat diatasi.
Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Retur Penjualan.
PRAKATA
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena penulisan skripsi ini dapat selesai tepat pada waktunya. Banyak hambatan dan rintangan yang dialami baik secara teknis maupun non teknis menambah keyakinan bahwa selesainya skripsi ini adalah karena anugrah Tuhan semata.
Skripsi ini tidaklah sempurna, ada banyak hal yang perlu diperbaiki sehingga semakin memberikan hasil yang memuaskan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari para pembaca serta keterlibatan banyak pihak untuk mengembangkan skripsi ini lebih lanjut.
Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu DR. Th. Widia S. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Siswono, S.Kom., MM. selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
3. Bapak Idris Gautama, SE., S.Kom., MM. selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi.
4. Bapak Eddy Sutedjo, Drs, S.Kom. selaku dosen pembimbing yang begitu banyak memberikan nasehat, pengarahan, dan perhatian yang begitu besar dalam penyelesaian skripsi ini.
5. Bapak Dafris Arifin, Drs., MM., M.Comm. atas perhatian yang begitu besar dalam penyelesaian skripsi ini.
6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM. yang banyak memberikan kritik, saran, dan masukan yang sangat membantu dalam penyelesaian skripsi ini. masukan yang turut membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
8. Segenap Staf pengajar Universitas Bina Nusantara yang selama ini telah membagikan berbagai ilmu pengetahuan dan nasehat yang sangat berharga kepada penulis.
9. Pimpinan Wijaya Metalindo Optical yang telah memberikan saran, masukan, dan perhatian yang begitu besar dalam penyelesaian skripsi ini.
10. Segenap Staf Wijaya Metalindo Optical yang telah memberikan informasi- informasi tambahan yang penulis perlukan.
11. Kedua orang tua dan keluarga yang telah membantu dalam doa, memberikan dorongan, keyakinan, dan perhatian untuk menyelesaikan studi.
12. Rekan-rekan dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, yang telah memberikan saran, masukan, semangat, dan bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis. Harapan penulis skripsi ini dapat memberikan ide baru kepada setiap pembacanya serta bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya.
Jakarta, Juli 2004 Penulis
DAFTAR ISI
JUDUL LUAR JUDUL DALAM HALAMAN PERSETUJUAN HARDCOVER HALAMAN PERNYATAAN DEWAN PENGUJI ABSTRAK...... ....................................................................................................................i PRAKATA.........................................................................................................................ii DAFTAR ISI.....................................................................................................................iv DAFTAR TABEL.............................................................................................................ix DAFTAR GAMBAR .........................................................................................................x DAFTAR LAMPIRAN....................................................................................................xv
BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................................1
1.1 Latar Belakang ...........................................................................................1
1.2 Ruang Lingkup...........................................................................................2
1.3 Tujuan dan Manfaat ...................................................................................3
1.4 Metodologi .................................................................................................3
1.5 Sistematika Penulisan ................................................................................4
BAB 2 LANDASAN TEORI.............................................................................................7
2.1 Teori-teori Dasar/Umum............................................................................7
2.1.1 Sistem informasi ............................................................................7
2.1.1.1 Pengertian sistem ...............................................................7
2.1.1.2 Pengertian informasi ..........................................................7
2.1.2 Analisis sistem dan perancangan sistem ........................................8
2.1.2.1 Pengertian analisis sistem ..................................................8
2.1.2.2 Pengertian perancangan sistem ..........................................9
2.1.3 Siklus hidup sistem ........................................................................9
2.1.4 Rancangan terstruktur ..................................................................10
2.1.5 Alat-alat perancangan ..................................................................11
2.1.5.1 Pengertian diagram arus dokumen...................................11
2.1.5.2 Pengertian diagram arus data ...........................................12
2.1.5.3 Pengertian kamus data .....................................................12
2.1.5.4 Pengertian normalisasi data .............................................13
2.1.5.5 Pengertian diagram relasi entitas .....................................13
2.1.5.6 Pengertian bagan terstruktur ............................................13
2.1.6 Konversi sistem............................................................................14
2.1.7 Sistem pengendalian internal .......................................................15
2.1.7.1 Pengertian sistem pengendalian internal..........................15
2.1.7.2 Tujuan sistem pengendalian internal ...............................16
2.1.7.3 Unsur sistem pengendalian internal .................................17
2.1.8 Sistem pengendalian internal berbasis komputer.........................18
2.1.8.1 Pengertian sistem pengendalian internal berbasis komputer ..........................................................................18
2.1.8.2 Tujuan sistem pengendalian internal berbasis komputer ..........................................................................18
komputer ..........................................................................19
2.1.9 Jaringan komputer lokal...............................................................19
2.2 Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik yang Dibahas ......20
2.2.1 Penjualan......................................................................................20
2.2.2 Retur penjualan ............................................................................20
2.2.3 Sistem retur penjualan..................................................................21
2.2.3.1 Deskripsi kegiatan............................................................21
2.2.3.2 Fungsi yang terkait...........................................................21
2.2.3.3 Informasi yang diperlukan oleh manajemen....................22
2.2.3.4 Dokumen yang digunakan ...............................................23
2.2.3.5 Catatan akuntansi yang digunakan...................................24
2.2.3.6 Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan ..............25
2.2.3.7 Unsur pengendalian internal ............................................26
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN ..........................................................28
3.1 Riwayat Perusahaan .................................................................................28
3.2 Struktur Organisasi ..................................................................................29
3.3 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab .............................31
3.4 Tata Laksana/Prosedur Retur Penjualan yang Sedang Berjalan ..............33
3.5 Penggambaran Sistem Informasi Retur Penjualan yang Sedang Berjalan ....................................................................................................35
3.5.1 Diagram arus dokumen ................................................................35
3.5.2 Diagram arus data ........................................................................36
yang sedang berjalan........................................................36
3.5.2.2 Diagram nol sistem informasi retur penjualan yang sedang berjalan.................................................................37
3.6 Permasalahan yang Dihadapi ...................................................................38
3.7 Usulan Pemecahan Masalah.....................................................................39
BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN................................................40
4.1 Usulan Prosedur yang Baru .....................................................................40
4.2 Diagram Aliran Data................................................................................42
4.2.1 Diagram hubungan sistem informasi retur penjualan yang diusulkan ......................................................................................42
4.2.2 Diagram nol sistem informasi retur penjualan yang diusulkan ......................................................................................43
4.2.3 Diagram rinci sistem informasi retur penjualan yang diusulkan ......................................................................................44
4.3 Data Sistem ..............................................................................................53
4.3.1 Kamus data...................................................................................53
4.3.1.1 Aliran data........................................................................53
4.3.1.2 Penyimpanan data ............................................................60
4.3.2 Normalisasi data...........................................................................62
4.3.3 Spesifikasi file data ......................................................................66
4.3.4 Diagram hubungan entitas ...........................................................74
4.4 Perancangan Proses..................................................................................75
4.4.1 Bagan terstruktur..........................................................................75
4.5 Perancangan Masukan ...........................................................................150
4.5.1 Perancangan formulir.................................................................150
4.5.2 Perancangan layar ......................................................................151
4.6 Perancangan Keluaran ...........................................................................167
4.7 Rencana Implementasi ...........................................................................190
4.7.1 Tata laksana sistem yang diusulkan ...........................................190
4.7.2 Jadwal implementasi sistem.......................................................191
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN...............................................................................192
5.1 Simpulan ................................................................................................192
5.2 Saran ......................................................................................................193 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN SURAT SURVEI
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1: Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Retur Penjualan...................27 Tabel 4.1: Jadwal Implementasi Sistem..................................................................191
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1: Pola Perputaran dari Siklus Hidup Sistem ...............................................10
Gambar 2.2 Pendekatan Cutover .................................................................................15Gambar 3.1: Struktur Organisasi Wijaya Metalindo Optical........................................30 Gambar 3.2: Diagram Arus Dokumen Tata Laksana/Prosedur Retur Penjualan yang Sedang Berjalan ..............................................................................35 Gambar 3.3: Diagram Hubungan Sistem Informasi Retur Penjualan yang Sedang
Berjalan ....................................................................................................36 Gambar 3.4: Diagram Nol Sistem Informasi Retur Penjualan yang Sedang
Berjalan ....................................................................................................37 Gambar 4.1: Diagram Hubungan Sistem Informasi Retur Penjualan yang
Diusulkan .................................................................................................42 Gambar 4.2: Diagram Nol Sistem Informasi Retur Penjualan yang Diusulkan ...........43 Gambar 4.3: Diagram Rinci Sistem Informasi Retur Penjualan yang Diusulkan
Proses 1.0 .................................................................................................44 Gambar 4.4: Diagram Rinci Sistem Informasi Retur Penjualan yang Diusulkan
Proses 2.0 .................................................................................................45 Gambar 4.5: Diagram Rinci Sistem Informasi Retur Penjualan yang Diusulkan
Proses 4.0 .................................................................................................46 Gambar 4.6: Diagram Rinci Sistem Informasi Retur Penjualan yang Diusulkan
Proses 4.2 .................................................................................................47
Proses 4.3 .................................................................................................48 Gambar 4.8: Diagram Rinci Sistem Informasi Retur Penjualan yang Diusulkan
Proses 4.4 .................................................................................................49 Gambar 4.9: Diagram Rinci Sistem Informasi Retur Penjualan yang Diusulkan
Proses 4.5 .................................................................................................50 Gambar 4.10: Diagram Rinci Sistem Informasi Retur Penjualan yang Diusulkan
Proses 4.6 .................................................................................................51 Gambar 4.11: Diagram Rinci Sistem Informasi Retur Penjualan yang Diusulkan
Proses 4.7 .................................................................................................52 Gambar 4.12: Diagram Hubungan Entitas......................................................................74 Gambar 4.13: Bagan Terstruktur Menu Utama Sistem Informasi Wijaya Metalindo
Optical......................................................................................................75 Gambar 4.14: Bagan Terstruktur Menu Penjualan .........................................................76 Gambar 4.15: Bagan Terstruktur Penerimaan Permohonan Retur .................................77 Gambar 4.16: Bagan Terstruktur Penerimaan Surat Jalan Barang Retur .......................78 Gambar 4.17: Bagan Terstruktur Cetak Laporan............................................................79 Gambar 4.18: Bagan Terstruktur Cetak Laporan Retur Penjualan .................................80 Gambar 4.19: Bagan Terstruktur Cetak Laporan Retur Penjualan Berdasarkan
Barang ......................................................................................................81 Gambar 4.20: Bagan Terstruktur Cetak Laporan Retur Penjualan Berdasarkan
Pelanggan .................................................................................................82 Gambar 4.21: Bagan Terstruktur Cetak Laporan Retur Penjualan Berdasarkan
Pemasok ...................................................................................................83
Penyebab Retur ........................................................................................84 Gambar 4.23: Bagan Terstruktur Cetak Laporan Retur Penjualan Berdasarkan
Nilai Retur................................................................................................85 Gambar 4.24: Bagan Terstruktur Cetak Laporan Retur Penjualan Berdasarkan
Harga Pokok Produk ................................................................................86 Gambar 4.25: Bagan Terstruktur Cetak Memo Kredit ...................................................87 Gambar 4.26: Formulir Surat Bukti Terima Barang .....................................................150 Gambar 4.27: Rancangan Layar Login .........................................................................151 Gambar 4.28: Rancangan Layar Menu Utama..............................................................152 Gambar 4.29: Rancangan Layar Menu Utama – Master ..............................................153 Gambar 4.30: Rancangan Layar Menu Utama – Penjualan..........................................154 Gambar 4.31: Rancangan Layar Master Barang...........................................................155 Gambar 4.32: Rancangan Layar Master Pelanggan......................................................156 Gambar 4.33: Rancangan Layar Master Pemasok ........................................................157 Gambar 4.34: Rancangan Layar Master Sales ..............................................................158 Gambar 4.35: Rancangan Layar Profil Perusahaan ......................................................159 Gambar 4.36: Rancangan Layar User ID......................................................................160 Gambar 4.37: Rancangan Layar Transaksi Retur Penjualan ........................................161 Gambar 4.38: Rancangan Layar Transaksi Retur Penjualan – Daftar Faktur
Penjualan................................................................................................162 Gambar 4.39: Rancangan Layar Transaksi Retur Penjualan – Daftar Barang..............163 Gambar 4.40: Rancangan Layar Penerimaan Barang Retur Penjualan ........................164 Gambar 4.41: Rancangan Layar Laporan Retur Penjualan...........................................165
Gambar 4.43: Formulir Surat Tolak Permohonan Retur...............................................167 Gambar 4.44: Formulir Surat Terima Permohonan Retur ............................................168 Gambar 4.45: Formulir Surat Tolak Retur....................................................................169 Gambar 4.46: Formulir Memo Kredit...........................................................................170 Gambar 4.47: Laporan Retur Penjualan........................................................................171 Gambar 4.48: Laporan Rincian Retur Penjualan Berdasarkan Barang.........................172 Gambar 4.49: Laporan Ringkasan Retur Penjualan Berdasarkan Barang ....................173 Gambar 4.50: Laporan Rekapitulasi Retur Penjualan Berdasarkan Barang .................174 Gambar 4.51: Laporan Rincian Retur Penjualan Berdasarkan Pelanggan....................175 Gambar 4.52: Laporan Rincian Retur Penjualan Berdasarkan Pelanggan
(Lanjutan)...............................................................................................176 Gambar 4.53: Laporan Ringkasan Retur Penjualan Berdasarkan Pelanggan ...............177 Gambar 4.54: Laporan Rekapitulasi Retur Penjualan Berdasarkan Pelanggan ............178 Gambar 4.55: Laporan Rincian Retur Penjualan Berdasarkan Pemasok......................179 Gambar 4.56: Laporan Rincian Retur Penjualan Berdasarkan Pemasok
(Lanjutan)...............................................................................................180 Gambar 4.57: Laporan Ringkasan Retur Penjualan Berdasarkan Pemasok .................181 Gambar 4.58: Laporan Rekapitulasi Retur Penjualan Berdasarkan Pemasok ..............182 Gambar 4.59: Laporan Rincian Retur Penjualan Berdasarkan Penyebab Retur...........183 Gambar 4.60: Laporan Ringkasan Retur Penjualan Berdasarkan Penyebab Retur ......184 Gambar 4.61: Laporan Rekapitulasi Retur Penjualan Berdasarkan Penyebab
Retur.......................................................................................................185
Gambar 4.63: Laporan Rekapitulasi Retur Penjualan Berdasarkan Nilai Retur...........187 Gambar 4.64: Laporan Rincian Retur Penjualan Berdasarkan Harga Pokok
Produk ....................................................................................................188 Gambar 4.65: Laporan Rekapitulasi Retur Penjualan Berdasarkan Harga Pokok
Produk ....................................................................................................189