Evaluasi sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas : studi kasus pada PT. INKA Madiun - USD Repository

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS

Studi Kasus pada PT. INKA Madiun

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi Oleh :

Magdalena Shanti Meilina NIM : 052114095

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

TERHADAP SISTEM AKUNTANSI

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS

Studi Kasus pada PT. INKA Madiun

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi Oleh :

Magdalena Shanti Meilina NIM : 052114095

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

Segala Sesuatu Pasti Akan Indah Pada

Waktunya....

Kupersembahkan untuk Tuhan Yesus Kristus dan Keluarga Kudus di Nasaret Kedua Orangtuaku Adikku Evan dan Vivi

Yang setia mendampingiku Tino Hadianto Sahabat-sahabat Reseh’s Ku Sahabat-sahabat Kost Narada 5A Teman-teman Seperjuangan Akuntansi’05

Semua orang yang pernah menjadi bagian dalam hidupku

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI-PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: Evaluasi Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 30 September 2010 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau symbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 18 September 2010 Yang membuat pernyataan, Magdalena Shanti Meilina

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa universitas Sanata Dharma: Nama : Magdalena Shanti Meilina NIM : 052114095

Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul “EVALUASI

SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM AKUNTANSI

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS” berserta perangkat yang

diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada perpustakaan Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mendistribusikannya di internet, atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa meminta ijin dari saya maupun memberikan loyalti kepada saya selama masih mencamtumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Di buat di Yogyakarta Pada tanggal 22 Juni 2010 Yang menyatakan (Magdalena Shanti Meilina)

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:

1. Tuhan Yesus kristus dan Bunda Maria atas rancangan hidup yang indah dan kasih karunia yang tiada berkesudahan, yang selalu setia menuntun, membimbing, dan menghibur penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.

2. Romo Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyotamtama, S.J. selaku Rektor universitas SanataDharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

3. Bapak Drs.YP. Supardiyono, M.Si., Akt selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah memberi kesempatan pada penulis.

4. Bapak Drs. Yusef Widya Karsana, M.Si., Akt. selaku Ketua Jurusan Akuntansi yang telah memberi dukungan dan kesempatan pada penulis.

5. Bapak Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt., QIA selaku dosen pembimbing yang telah membimbing penulis dengan penuh kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

6. Segenap dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang saya hormati

7. Mama, Papa, dan Adik-adikku tercinta yang selalu memberikan doa, semangat lahir dan batin, memberikan bantuan, dan dukungan yang begitu besar.

8. Tino Hadianto yang setia mendampingi, memberi perhatian dan semangat, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

9. Bapak Wahyudi, Bapak Teguh, Bapak Bowo, Bapak Yudi, Ibu Eka, Ibu Nur, Ibu Martha, Mbak Dini, Mbak Novi, Mbak Dita, Mas Edy, Catur dan seluruh karyawan PT. INKA (Persero) Madiun yang telah bersedia membimbing, mendukung, dan membantu penulis dalam melakukan penelitian dan mencari data-data yang dibutuhkan.

10. Teman-temanku seperjuanganku Akuntansi 2005.

11. Sahabat-sahabatku Yeni, Puput, Endah, Nona, Jo, Rita, Santi, Winda, Teh Dini, Roseli dan Teh Rosa. Hari-hari yang kulewati bersama kalian adalah salah satu dari sekian banyak hari yang paling indah dalam hidupku., kalian tetap akan menjadi keluargaku walaupun kini sudah terpisah jarak dan waktu.

12. Teman-temanku: Adut, Lius, Jalu, Esti, Itong, Topan, Ana atas

13. Seluruh pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan kepada penulis, baik langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Akhir kata, dengan penuh kesadaran penulis mengakui bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kepada semua pihak, dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan adanya kritik dan saran untuk perbaikan skripsi ini sehingga dapat bermanfaat bagi kita semua.

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL…………………………………………………………... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING………………………………. ii HALAMAN PENGESAHAN…………………………………………………. iii HALAMAN PERSEMBAHAN……………………………………………….. iv PERNYATAAN KEASLIAN KARYA……………………………………….. v LEMBAR PUBLIKASI……………………………………………………….. vi KATA PENGANTAR………………………………………………………… vii DAFTAR ISI………………………………………………………………….. x DAFTAR TABEL…………………………………………………………….. xiv DAFTAR GAMBAR………………………………………………………….. xvi ABSTRAK…………………………………………………………………….. xvii ABSRTACT............................................................................................. xviii

BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………… 1 A.Latar Belakang Masalah……………………………………………... 1 B. Rumusan Masalah……………………………………………........... 2 C. Tujuan Penelitian…………………………………………………….3 D. Manfaat Penelitian…………………………………………………..

3 E. Sistematika Penulisan……………………………………………….. 4

BAB II LANDASAN TEORI………………………………………………….. 6 A. Pengertian Kas……………………………………………………… 6

C. Sistem Pengendalian Intern…………………………………………. 9

D. Sistem Penerimaan Kas…………………………………………….. 13

E. Sistem Pengeluaran Kas…………………………………………….. 27

F. Efektifitas……………………………………………………………

36 G. Statistical Sampling ………………………………………………… 36

BAB III METODA PENELITIAN……………………………………………. 43 A. Jenis Penelitian……………………………………………………... 43 B. Tempat dan Waktu Penelitian………………………………………. 43 C. Subyek dan Obyek Penelitian………………………………………. 43 D. Data yang Dicari……………………………………………………. 44 E. Teknik Pengumpulan Data………………………………………….. 44 F. Teknik Analisis Data………………………………………………... 45 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN……………………………. 50 A. Sejarah Peruasahaan………………………………………………... 50 B. Visi dan Misi……………………………………………………….. 53 C. Kegiatan-kegiatan dan Strategi PT. INKA…………………………. 54 D. Struktur Organisasi………………………………………………… 55 E. Personalia…………………………………………………………... 77 F. Kegiatan Produksi…………………………………………………..

80 G. Kapasitas Produksi…………………………………………………. 81 BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN…………………………………… 82 A. Sistem Akuntansi Terhadap Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. INKA Madiun…………………………………………… 82 B. Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Akuntansi

Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. INKA Madiun…… 103

C. Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Terhadap Penerimaan dan Pengeluaran Kas………..…………………….…..………………… 109

BAB VI PENUTUP………………………………………….……………….. 123 A. Kesimpulan………………………………………………………… 123 B. Keterbatasan………………………………………………………... 124 C. Saran……………………………………………………………….. 125 DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………. 126 LAMPIRAN…………………………………………………………………… A. Lampiran 1…………………………………………………………. 127 B. Lampiran 2………………………………………………………….. 128 C. Lampiran 3………………………………………………………….. 129 D. Lampiran 4…………………………………………………………. 130 E. Lampiran 5………………………………………………………….. 131 F. Lampiran 6…………………………………………………………... 134 G. Lampiran 7………………………………………………………….. 135 H. Lampiran 8………………………………………………………….. 136 I. Lampiran 9…………………………………………………………… 137

K. Lampiran 11……………………………………………………….... 139 L. Lampiran 12………………………………………………………….140 M. Lampiran 13………………………………………………………... 141 N. Lampiran 14………………………………………………………... 142

DAFTAR TABEL

Tabel

3.1 Tabel Minimum sample size table for confidence testing ….. 47 Tabel

3.2 Tabel stop or go sampling decision ………………………... 48 Tabel

3.3 Tabel Atrtribute sampling table for determining stop or go

sample size and upper precision limit population occurren- ce rate based on sampleresult ……………………………… 49

Tabel 5.1 Perbandingan Fungsi Penerimaan Kas yang berasal dari

Kegiatan Utama Perusahaan……………………………….. 86

Tabel 5.2 Perbandingan Dokumen Penerimaan Kas yang berasal dari Kegiatan Utama Perusahaan………………………….. 89Tabel 5.3 Perbandingan Fungsi Penerimaan Kas Bukan dari

Kegiatan Utama Perusahaan……………………………….. 91

Tabel 5.4 Perbandingan Dokumen Penerimaan Kas Bukan dari

Kegiatan Utama Perusahaan……………………………….. 93

Tabel 5.5 Perbandingan Fungsi Pengeluaran Kas Tanpa Permintaan Cek……………………………………………..

95 Tabel 5.6 Perbandingan Dokumen Pengeluaran Kas Tanpa Permintaan Cek……………………………………………..

97 Tabel 5.7 Perbandingan Fungsi Pengeluaran Kas Melalui Permintaan Cek…………………………………………….. 100

Tabel 5.8 Perbandingan Dokumen Pengeluaran Kas Melalui

Permintaan Cek……………………………………………. 102

Tabel 5.9 Perbandingan Antara Teori dan Praktik Struktur

Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab secara Tegas pada PT. INKA (Persero)…………………………… 104

Tabel 5.10 Perbandingan Antara Teori dan Praktik Sistem Otorisasi dan Pencatatan Pada PT. INKA (Persero)…………………. 105Tabel 5.11 Perbandingan Antara Teori dan Praktik tentang PraktikTabel 5.12 Perbandingan Antara Teori dan Praktik Kompetensi

Karyawan…………………………………………………... 108

Tabel 5.13 Hasil Pemilihan Sampel Bukti Kas Masuk………………… 110Tabel 5.14 Hasil Pemeriksaan terhadap Bukti Kas Masuk pada PT. INKA (Persero)…………………………………... 111

Tabel

5.15 Attribute Sampling Table for Determining Stop-or-go

Sample Size and Upper Precision Limit Population

Accurance Rate Based on Sample Results… ………………. 113

Tabel 5.16 Hasil Pengujian Kepatuhan pada BKM……………………. 115Tabel 5.17 Hasil Pemilihan Sampel Bukti Kas Keluar………………… 116Tabel 5.18 Hasil Pemeriksaan terhadap Bukti Kas Masuk pada PT. INKA (Persero)…………………………………... 116Tabel 5.19 Hasil Pengujian Kepatuhan pada BKK…………………….. 121

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Sistem Penerimaan Kas secara Tunai.................................... 19Gambar 2.2 Sistem Penerimaan Kas Secara Tunai (lanjutan)................... 20Gambar 2.3 Sistem Penerimaan Kas Secara Tunai (lanjutan)................... 21Gambar 2.4 Sistem Penerimaan kas dari Piutang...................................... 25Gambar 2.5 Sistem Penerimaan Kas dari Piutang (lanjutan)..................... 26Gambar 2.6 Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek..................................... 32Gambar 2.7 Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek (lanjutan).................... 33Gambar 2.8 Sistem Pengeluaran Kas dengan Dana Kas Kecil.................. 34Gambar 2.9 Sistem Pengeluaran Kas dengan Dana Kas Kecil (lanjutan)..35

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

TERHADAP SISTEM AKUNTANSI

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS

Studi Kasus Pada PT. INKA (Persero) Madiun

Magdalena Shanti Meilina Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2010

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. INKA (Persero) Madiun sudah berjalan secara efektif.

Jenis penelitian ini adalah Studi Kasus pada PT. INKA (Persero) Madiun. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah wawancara, dokumentasi dan kuesioner. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif dan

Statistical Sampling dengan metode stop-or-go sampling.

Berdasarkan analisis deskriptif terhadap unsur-unsur sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. INKA (persero) Madiun, dapat disimpulkan bahwa PT. INKA (Persero) Madiun telah menerapkan sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas sesuai dengan teori yang ada. Analisis yang kedua dengan metode stop-or-go sampling menunjukkan bahwa dengan R=95% dan DUPL=5% diperoleh hasil AUPL=DUPL yaitu sebesar 5%. Berdasarkan hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa PT. INKA (Persero) Madiun telah melaksanakan sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas secara efektif.

Kata kunci: sistem pengendalian intern, sistem akuntansi, penerimaan dan pengeluaran kas

ABSTRACT

AN EVALUATION OF INTERNAL CONTROL SYSTEM ON CASH

RECEIPT AND PAYMENT ACCOUNTING SYSTEM

A Case Study at PT. INKA (Persero) Madiun

Magdalena Shanti Meilina Sanata Dharma University

Yogyakarta 2010

The objective study of this research was to know whether the internal control system on cash receipt and payment accounting at PT. INKA (Persero) Madiun was already effective.

This kind of research was case study at PT. INKA (Persero) Madiun. The techniques of collecting data were interview, documentation, and questionnaire. The techniques of data analysis were Descriptive Analysis and Statistical Sampling using Stop-Or-Go Sampling method.

According to Descriptive Analysis to the elements of the internal control system on cash receipt and payment accounting system at PT. INKA (Persero) Madiun, it could be concluded that PT. INKA (Persero) Madiun had applied the internal control system on cash receipt and payment accounting system based on the theory. The second analysis using Stop-Or-Go Sampling showed that with R=95% and DUPL=5%, it was obtained the result that AUPL=DUPL, that was 5%. According to the result, PT. INKA (Persero) Madiun had done the internal control system on cash receipt and payment accounting system effectively.

Key words: Internal control system, Accounting system, cash receipt and payment.

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Kas merupakan unsur yang sangat penting dalam kegiatan usaha

perusahaan, karena hampir semua transaksi perusahaan bermula atau berakhir ke penerimaan dan pengeluaran kas (Mulyadi, 1990: 355).

Kas dapat diubah menjadi aktiva lain dan digunakan untuk membeli barang atau jasa, serta dapat juga dengan mudah memenuhi kebutuhan kita.

Kas disebut juga aktiva yang liquid (lancar), sifat kas yang liquid tadi membuat kas menjadi sangat rentan terhadap tindak kecurangan dan pencurian. Melihat besar kemungkinan dilakukannya tindak kejahatan terhadap kas, maka dalam akuntansi untuk kas, prosedur-prosedur untuk melindungi kas dari penyelewengan menjadi sangat penting artinya, supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar.

Dalam perusahaan besar maupun kecil pengawasan khusus pada aktiva kas sangat dibutuhkan, pengawasan itu harus dapat memantau kas dengan baik sehingga jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dapat terdeteksi dengan cepat, hal tersebut akan mendorong pengelolaan kas menjadi efektif dan efisien dalam pemanfaatannya. Pada perusahaan yang masih berskala kecil, pemilik perusahaan dapat melakukan pengawasan atas semua kegiatan operasi perusahaan secara langsung. Akan tetapi jika perusahaan terus berkembang mungkin untuk dilakukan. Untuk mengatasi hal itu dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan, manajer juga harus mendelegasikan sebagian wewenangnya dan mengandalkan pada prosedur pengendalian intern.

Sistem pengendalian intern yang dirancang baik dapat menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dalam organisasi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen dalam organisasi tersebut (Mulyadi, 2001: 163).

Berdasarkan uraian tersebut diatas maka penulis tertarik untuk mengambil judul “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas”.

B. Rumusan Masalah

1. Apakah pelaksanaan sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. INKA sudah sesuai dengan kajian teori?

2. Apakah system pengendalian intern terhadap penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. INKA sudah cukup efektif?

C. Tujuan Penelitian

Dengan mengacu pada rumusan masalah diatas maka penelitian ini mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas sudah sesuai dengan kajian teori

2. Untuk mengetahui apakah penerapan sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas sudah efektif.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi PT. INKA Penelitian ini diharapkan berguna sebagai masukan mengenai pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. INKA.

2. Bagi Universitas Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi konstribusi di dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan bidang akuntansi khususnya mengenai pengendalian intern.

3. Bagi Penulis Penulis mampu menerapkan ilmu pengetahuan yang telah didapat di bangku kuliah, serta melatih dan mengembangkan kemampuan analisis, pengamatan dan evaluasi sistem.

E. Sistematika Penulisan

Bab I : Pendahuluan Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II : Landasan Teori Bab ini berisi tentang teori-teori yang mendukung dan dipergunakan sebagai dasar dalam mengolah data, yang meliputi: pengertian kas, definisi sistem akuntansi, definisi sistem pengendalian intern, sistem penerimaan kas, sistem pengeluaran kas, pengujian kepatuhan dengan menggunakan attribute sampling .

Bab III : Metode Penelitian Bab ini berisi tentang jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subjek dan objek penelitian, data yang diperlukan dalam penulisan skripsi, tehnik pengumpulan data dan tehnik analisis data.

Bab IV : Gambaran Umum PT. INKA Bab ini berisi tentang uraian mengenai sejarah berdirinya, visi dan misi, lokasi, struktur organisasi dan personalia PT. INKA

Bab V : Analisis Data dan Pembahasan Bab ini berisi tentang analisis data yang diperoleh penulis dari PT. INKA yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah. Bab

VI : Penutup

Bab ini berisi tentang kesimpulan, saran, dan keterbatasan penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Kas Menurut SAK No 31, kas adalah mata uang kertas dan logam baik

rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah. Termasuk pula dalam kas adalah mata uang rupiah yang ditarik dari peredaran dan masih dalam masa tenggang untuk penukarannya ke Bank Indonesia.

Sedangkan dalam lingkup perusahaan, kas adalah semua uang tunai yang dimiliki oleh perusahaan. Meskipun demikian, yang dipandang sebagai kas sebenarnya tidak hanya berupa uang tunai yang ada di perusahaan saja, tetapi juga berupa cek yang diterima dari debitur dan sumber-sumber lain yang dapat segera diuangkan.

Selain saldo rekening giro perusahaan, yaitu uang perusahaan di bank yang sewaktu-waktu dapat diambil kembali atau dibayarkan kepada pihak ketiga dengan jalan menarik cek atas bank juga termasuk kas. Kas dalam hal ini tidak mempunyai tanda pengenal sebagai hak milik, itu sebabnya mudah sekali mengundang berbagai tindak kejahatan, misalnya digelapkan atau ditukar dengan cara yang tidak layak oleh oknum yang tidak jujur.

B. Sistem Akuntansi

1. Perbedaan Sistem dan Prosedur

Dalam membahas sistem akuntansi perlu dibedakan antara pengertian sistem dan prosedur, agar diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi.

Menurut Mulyadi (2001: 5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

2. Tujuan Umum Pengembangan Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001: 19-20) tujuan umum pengembangan sistem adalah sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

3. Pengertian Sistem Akuntansi

Manajemen adalah pihak yang diberi kesempatan oleh pemilik perusahaan untuk menjalankan perusahaan. Dalam mengoperasikan perusahaan, manajemen sangat membutuhkan adanya sistem informasi, terutama informasi yang relevan dan dapat dipercaya kebenarannya.

Selain manajemen sebagai pihak intern, ada juga pihak-pihak ekstern yang juga membutuhkan informasi terutama di bidang keuangan seperti kreditur, investor, pemerintah untuk mengambil keputusan.

Menurut Howard F. Setter yang dikutip oleh Baridwan (1994: 4), pengertian sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan upah baku dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengevaluasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga- lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.

Sedangkan menurut Mulyadi (2001: 3) pengertian sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Berdasarkan pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa elemen akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri atas jurnal, buku besar dan buku besar pembantu serta laporan, semua elemen-elemen tersebut jika diolah dapat menghasilkan informasi yang sangat berguna bagi pihak intern dan ekstern perusahaan.

C. Sistem Pengendalian Intern

1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern dapat diartikan secara sempit berarti

“internal check” yaitu sistem dan prosedur yang secara otomatis saling

memeriksa data akuntansi yang dihasilkan oleh suatu bagian dengan bagian lainnya dalam suatu organisasi. Sedangkan dalam arti luas sistem pengendalian intern dapat disamakan dengan “management control” yaitu suatu sistem yang meliput semua cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi atau mengendalikan perusahaan.

Pengertian Sistem pengendalian intern menurut Munawir (1995: 229) adalah meliputi kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu perusahaan tersebut akan dapat dicapai.

Sedangkan menurut Mulyadi (2001: 163) struktur pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi data dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

2. Prinsip Sistem Pengendalian Intern

Prosedur-prosedur pengendalian intern berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, hal ini bergantung pada beberapa faktor seperti sifat operasi, jenis usaha, besarnya perusahaan, skala operasional dan kondisi lainnya. Namun demikian prinsip-prinsip pengendalian intern yang pokok dapat diterapkan pada semua perusahaan. Menurut Haryono (200: 4) tujuh buah prinsip pengendalian intern yang pokok meliputi: a. Penetapan tanggung jawab secara jelas.

b. Penyelenggaraan pencatatan yang memadai.

c. Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan.

d. Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva.

e. Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan.

f. Pemakaian peralatan medis (bila dimungkinkan).

g. Pelaksana pemeriksaan secara independent.

3. Unsur Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001: 164-172) unsur pokok dalam sistem pengendalian intern yaitu: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pemberian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi tersebut.

c. Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

4. Unsur pengendalian Intern dalam Siklus Kas

Menurut Mulyadi (1990: 374-377) yang termasuk unsur

a. Organisasi

1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh fungsi penyimpanan kas sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari unit organisasi lain

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Penerimaan kas harus mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang.

2) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang 3) Pembukaan dan penutupan rekening bank persetujuan dari yang berwenang 4) Pencatatan dalam jurnal penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas masuk dan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

c. Praktik yang Sehat

1) Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan kas yang tidak semestinya.

2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh fungsi penyimpan kas setelah

3) Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh unit organisasi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas (fungsi pemeriksaan intern).

4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan.

5) Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukakan lewat dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan sistem imprest. 6) Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan.

7) Kas yang ada di tangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian.

8) Kasir diasuransikan (fidality bond insurance).

9) Kasir diperlengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, lemari besi, dan strong room). 10) Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa.

D. Sistem Penerimaan Kas

Dalam perusahaan menurut Mulyadi (2001: 455), sumber penerimaan kas

1. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dilaksanakan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan: a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas (Mulyadi, 2001:455). Sistem penerimaan kas dari dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini: a. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales

Dalam over the counter sales ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check), atau pembayaran langsung dari pemberi dengan credit card, sebelum barang diserahkan ke pembeli.

b. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales)

cash on delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan yang

melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan.

c. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan, namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli maupun bagi penjual (Mulyadi, 2001:455-459). Fungsi yang terkait dalam penerimaan kas secara tunai adalah:

a. Fungsi penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

b. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. e. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan (Mulyadi, 2001: 462).

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a. Faktur penjualan tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

b. Pita register kas (cash register tape) Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

b. Credit card sales slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit.

c. Bill of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.

d. Faktur penjualan COD.

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan angkutan perusahaan, kantor pos atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan.

e. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.

f. Rekap harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan) (Mulyadi, 2001: 463-468). Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a. Jurnal penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.

b. Jurnal penerimaan kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya penjualan tunai.

c. Jurnal umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk d. Kartu persediaan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.

d. Kartu gudang Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang ada di gudang (Mulaydi, 2001:468-469). Bagian Order Bagian Kasa Bagian Gudang Penjualan

Mulai

2 Mengisi

1 Menerima

1 FPT bukti sektor FPT Order dari bank Pembeli

3 Kartu Gudang Mengisi faktur Menerima

2 penjualan tunai uang dari Bukti setor

1 pembeli bank Menyerah kan barang

3 Mengopera sikan

2 FPT

1 register kas Menyetor kas ke bank

2 FPT PRK

2 FPT

2 Bukti setor

1 bank Via

Bersama Pembeli barang Bersama

5 uang N

3 N Diserahkan ke bank FPT = Faktur Penjualan Tunai

PRK = Pita Register Kas

Gambar 2.1 Sistem Penerimaan Kas secara Tunai Bagian Pengiriman Bagian Jurnal

4 PRK FPT PRK Bukti setor bank FPT

1 FPT

1 Jurnal Jurnal Membanding penjualan penerimaan kan FPT lb 1 kas dan lb 2

7 T Menyerahkan barang kepada pembeli

Evaluasi sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas : studi kasus pada PT. INKA Madiun - USD Repository