Evaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank : studi kasus pada PT. Proporsi Yogyakarta.

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DAN BANK STUDI KASUS PADA PT. PROPORSI YOGYAKARTA

Dian Ayu Irawati

Universitas Sanata Dharma

2013

Tujuan penelitian ini yaitu mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank dan memberikan masukkan mengenai rancangaan sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang sesuai dengan kebutuhan PT. Proporsi Yogyakarta.

Teknik analisis data penelitian ini adalah: (1) melakukan analisis deskriptif tentang sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang diterapkan di perusahaan, (2) evaluasi masukan, proses, dan keluaran terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank. (3) usulan perbaikan beberapa prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang efektif dan mudah untuk dilakukan.

Berdasarkan hasil penelitian dan analisis dapat disimpulkan bahwa: (1) perusahaan telah memiliki sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang mendukung operasi perusahaan, namun masih ada hal-hal kecil yang kurang diperhatikan dan dapat berdampak pada kerugian perusahaan. Kelemahan yang ada antara lain: nota yang tidak diberi cap lunas, pemisahan tugas dan tanggung jawab yang kurang jelas, dan proses pengajuan dan pengambilan dana yang dilakukan oleh orang yang berbeda. (2) usulan perbaikan beberapa prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang baru diharapkan dapat mengurangi bahkan menghilangkan resiko yang dapat timbul dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang telah diterapkan pada perusahaan. Perancangan yang diusulkan antara lain perancangan bagan alir dokumen (flowchart) dan perancangan pengendalian. Perancangan bagan alir dokumen: formulir pengajuan dana ditambah satu rangkap dan tidak perlu persetujuan direktur keuangan (kas kecil); perancangan pengendalian: semua nota yang masuk diberi cap lunas, pemisahan tugas harus jelas antara bagian kasir dan akuntansi.

ABSTRACT

AN EVALUATION OF ACCOUNTING SYSTEM ON CASH AND BANK DISBURSEMENTS A CASE STUDY AT PT. PROPORSI YOGYAKARTA

Dian Ayu Irawati

Sanata Dharma University

2013

The objectives this research are to find out the implementation of cash and bank disbursements accounting system and give suggestion about the plan of cash and bank disbursements accounting system that suitable with the requirement of PT. Proporsi Yogyakarta.

The data analysis techniques are: (1) descriptive analysis about cash and bank disbursements accounting system that applied in the company, (2) an evaluation of input, process, and output about cash and bank disbursement accounting system. (3) Suggestion for better procedure of cash and bank disbursements accounting system that suitable with the requirement, effective and easy to do.

Based on the result of the research and analysis, it can be concluded that: (1) The company has had cash and bank disbursements accounting system that support operation in the company, but there are small things that less attention and can make loss to the company. The weaknesses are: receipt that not given a stamped, separation of duties unclear. (2) The new suggestion is proposed to reduced the risk of fraudulent activities that could emerge. It is about a new flowchart and the design of control system.

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Dian Ayu Irawati

NIM: 092114103

PROGRAM STUDI AKUTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DAN BANK STUDI KASUS PADA PT. PROPORSI YOGYAKARTA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Dian Ayu Irawati

NIM: 092114103

PROGRAM STUDI AKUTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2013

PERSEMBAHAN

Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya

(Pengkotbah 3 : 11a)

Serahkanlah segala kekuatiranmu kepada-Nya, sebab

Ia yang memelihara kamu.

(I Petrus 5 : 7)

Kupersembahkan untuk:

Bapakku Tri Agus M. dan Ibuku Agus Susanti

yang terkasih Mas Endy Christiawan

Bp. Mantyo dan Bunda Tari

Sahabatku “kodok” Dian, Riya, Siska, Yuni dan Joan

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yesus Kristus, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan

skripsi ini.Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk

memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini kami mendapat bantuan, bimbingan, dan arahan

dari berbagai pihak. Oleh karena itu kami mengucapkan terimakasih yang tak

terhingga kepada:

1. Rama Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberkan kesempatan

untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma, Dr. Drs. Herry Maridjo,

M.Si.

3. Drs. YP. Supardiono, M.Si.,Akt. Selaku Ketua Prodi Akuntansi Fakultas

Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

4. Drs. Edi Kustanto, MM selaku Pembimbing Skripsi yang telah membantu

serta membimbing dalam menyelesaikan skripsi ini.

5. Drs. Edi Kustanto, MM.; Ir. Drs. Hansiadi Yuli H.,M.Si.,Akt.,QIA.; dan Dr.

FA. Joko Siswanto M.M.,Akt.,QIA selaku Dosen Penguji yang telah menguji

dan memberikan koreksi terhadap skripsi ini.

6. M. Trisnawati Rahayu, S.E.,M.Si.,Akt selaku Pembimbing Akademik yang

telah membantu dan membimbing saya selama proses perkuliahan.

7. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi jurusan Akuntansi yang telah memberi ilmu

yang banyak selama proses perkuliahan.

8. Purwo Atmantyo, MT selaku direktur utama PT. Proporsi Yogyakarta yang

memberikan ijin untuk melakukan penelitian. Dan segenap karyawan PT.

Proporsi yang telah banyak membantu dengan mencarikan data yang

dibutuhkan.

9. Bapak dan Ibu yang luar biasa mendukung dan mendoakan hingga skripsi ini

dapat selesai.

10.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Kami menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu

kami mengharapkan kritik dan saran.Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi

pembaca.

Yogyakarta, 16 April 2013

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN SKRIPSI ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii

HALAMAN DAFTAR ISI ... ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ... xii

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xiii

HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ... xv

ABSTRAK ... xvi

ABSTRACT ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Batasan Masalah ... 3

D. Tujuan Penelitian ... 3

E. Manfaat Penelitian ... 3

F. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

A. Pengertian Sistem ... 6

B. Pengertian Sistem Akuntansi ... 8

C. Kas ... 11

D. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 13

E. Review Penelitian Sebelumnya ... 56

BAB III METODE PENELITIAN ... 58

A. Jenis Penelitian ... 58

B. Tempat dan Waktu Penelitian ... 58

C. Subjek dan Objek Penelitian ... 58

D. Jenis Data ... 59

E. Teknik Pengumpulan Data ... 59

F. Teknik Analisis Data ... 60

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 63

A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 63

B. Visi, Misi, dan Motto PT. Proporsi ... 65

C. Struktur Organisasi Perusahaan ... 65

D. Deskripsi Tugas dan Tanggungjawab Tenaga Ahli ... 69

E. Daerah Pemasaran PT. Proporsi ... 75

F. Gambaran Umum Sistem Pengeluaran Kas dan Bank ... 76

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 78

A. Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 78

B. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 80

Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 80

D. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 81

E. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 81

F. Prosedur yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 82

G. Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 85

H. Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 87

I. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank pada PT. Proporsi ... 92

J. Kelemahan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank pada PT. Proporsi ... 106

K. Flowchart Usulan ... 106

BAB VI PENUTUP ... 111

A. Kesimpulan ... 111

B. Keterbatasan Penelitian ... 112

C. Saran ... 112

DAFTAR PUSTAKA ... 112

LAMPIRAN ... 113

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Simbol pembuatan bagan alir dokumen ... 33

Tabel 2 Penilaian sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank untuk

PT. Proporsi ... 62

Tabel 3 Hasil evaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas dan Bank

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Cek atas nama ... 18

Gambar 2 Cek atas tunjuk ... 19

Gambar 3 Permintaan cek ... 20

Gambar 4 Permintaan pengeluaran kas ... 21

Gambar 5 Bukti pengeluaran kas kecil ... 22

Gambar 6 Permintaan pengisian kembali kas kecil ... 23

Gambar 7 Jurnal pengeluaran dana kas kecil ... 25

Gambar 8 Prosedur pencatatan utang dengan Accounting Payable System dan Pengeluaran cek ... 39

Gambar 9 Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System – Cost Basis dan pengeluaran cek ... 41

Gambar 10 Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System – Accrual Basis dan pengeluaran cek ... 43

Gambar 11 Prosedur pencatatan utang dengan Built-up Voucher Payable System ... 45

Gambar 12 Prosedur pembentukan dana kas kecil ... 47

Gambar 13 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan Imprest system ... 49

Gambar 14 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan Fluctuating – Fund – Balance System... 51

Gambar 15 Prosedur permintaan pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan Imprest System ... 53

Gambar 16 Struktur organisasi PT. Proporsi ... 68

Gambar 17 Sistem akuntansi pengeluaran cek PT. Proporsi ... 88

Gambar 18 Sistem akuntansi pengeluaran kas kecil PT. Proporsi ... 90

Gambar 19 Usulan sistem akuntansi pengeluaran cek (bank) PT. Proporsi .... 107

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A Daftar pertanyaan penelitian ... 115

Lampiran B Dokumen-dokumen ... 117

Lampiran C Surat keterangan penelitian ... 118

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DAN BANK STUDI KASUS PADA PT. PROPORSI YOGYAKARTA

Dian Ayu Irawati

Universitas Sanata Dharma

2013

Tujuan penelitian ini yaitu mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank dan memberikan masukkan mengenai rancangaan sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang sesuai dengan kebutuhan PT. Proporsi Yogyakarta.

Teknik analisis data penelitian ini adalah: (1) melakukan analisis deskriptif tentang sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang diterapkan di perusahaan, (2) evaluasi masukan, proses, dan keluaran terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank. (3) usulan perbaikan beberapa prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang efektif dan mudah untuk dilakukan.

Berdasarkan hasil penelitian dan analisis dapat disimpulkan bahwa: (1) perusahaan telah memiliki sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang mendukung operasi perusahaan, namun masih ada hal-hal kecil yang kurang diperhatikan dan dapat berdampak pada kerugian perusahaan. Kelemahan yang ada antara lain: nota yang tidak diberi cap lunas, pemisahan tugas dan tanggung jawab yang kurang jelas, dan proses pengajuan dan pengambilan dana yang dilakukan oleh orang yang berbeda. (2) usulan perbaikan beberapa prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang baru diharapkan dapat mengurangi bahkan menghilangkan resiko yang dapat timbul dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang telah diterapkan pada perusahaan. Perancangan yang diusulkan antara lain perancangan bagan alir dokumen (flowchart) dan perancangan pengendalian. Perancangan bagan alir dokumen: formulir pengajuan dana ditambah satu rangkap dan tidak perlu persetujuan direktur keuangan (kas kecil); perancangan pengendalian: semua nota yang masuk diberi cap lunas, pemisahan tugas harus jelas antara bagian kasir dan akuntansi.

ABSTRACT

AN EVALUATION OF ACCOUNTING SYSTEM ON CASH AND BANK DISBURSEMENTS A CASE STUDY AT PT. PROPORSI YOGYAKARTA

Dian Ayu Irawati

Sanata Dharma University

2013

The objectives this research are to find out the implementation of cash and bank disbursements accounting system and give suggestion about the plan of cash and bank disbursements accounting system that suitable with the requirement of PT. Proporsi Yogyakarta.

The data analysis techniques are: (1) descriptive analysis about cash and bank disbursements accounting system that applied in the company, (2) an evaluation of input, process, and output about cash and bank disbursement accounting system. (3) Suggestion for better procedure of cash and bank disbursements accounting system that suitable with the requirement, effective and easy to do.

Based on the result of the research and analysis, it can be concluded that: (1) The company has had cash and bank disbursements accounting system that support operation in the company, but there are small things that less attention and can make loss to the company. The weaknesses are: receipt that not given a stamped, separation of duties unclear. (2) The new suggestion is proposed to reduced the risk of fraudulent activities that could emerge. It is about a new flowchart and the design of control system.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan merupakan suatu entitas yang terdiri dari kumpulan

beberapa orang yang memiliki tujuan yang sama yaitu laba yang diharapkan

dapat memberikan kemakmuran bagi anggotanya. Untuk mencapai suatu

kemakmuran, diharapkan segala kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan

baik. Semakin berkembangnya suatu perusahaan atau usaha, maka semakin

kompleks pula kegiatan perusahaan, sehingga semakin sulit untuk dikelola dan

dikendalikan.

Pemimpin perusahaan tidak mungkin bisa turun langsung untuk

menangani semua aktivitas usaha yang dilakukan, oleh karena itu manajemen

perlu membentuk sebuah sistem yang baik dan ideal sesuai dengan kegiatan

usaha yang ada di perusahaan, sehingga kegiatan perusahaan dapat berjalan

dengan baik sesuai dengan standar yang memadahi.

Salah satu sistem yang dapat digunakan dalam suatu perusahaan

adalah sistem akuntansi. Dengan menggunakan sistem akuntansi perusahaan

dapat menjalankan kegiatan manual sesuai dengan sistem yang dilakukan.

Selain itu, sistem yang baik dapat menjadi suatu alat pengendalian dan

pengawasan yang baik.

Kas dan bank merupakan harta yang paling likuid karena mudah dan

2

terhadap tindak kecurangan. Oleh sebab itu, diperlukan sistem akuntansi yang

baik terhadap kas dan bank. Sistem akuntansi kas terdiri dari dua macam,

yaitu sistem akuntansi pemasukan kas dan sistem akuntansi pengeluaran kas,

yang masing-masing memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda-beda tetapi

tetap terkait dengan usaha pengendalian kas.

PT. Proporsi merupakan suatu usaha yang bergerak dalam bidang jasa

arsitek yang berkedudukan di Yogyakarta. PT. Proporsi sudah mengenal

sistem pencatatan akuntansi hal tersebut terbukti dengan adanya laporan

keuangan tiap periode. Namun, dalam laporan keuangan terjadi beberapa

kejanggalan yaitu posisi keuangan yang menunjukkan rendahnya nilai kas

padahal proyek yang sering dijalankan merupakan proyek dengan omset yang

besar. Hal tersebut mungkin diakibatkan karena adanya sistem pengeluaran

kas yang kurang ideal sehingga pengeluaran kas sulit untuk dikendalikan.

Oleh sebab itu, peneliti merasa perlu untuk melakukan evaluasi terhadap

sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT. Proporsi Yogyakarta.

B. Rumusan Masalah

Berikut merupakan beberapa rumusan masalah yang diajukan dalam

penelitian antara lain sebagai berikut:

1. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank

pada PT. Proporsi?

2. Apakah sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank pada PT. Proporsi

sudah sesuai dengan teori?

Agar pembahasan terfokus pada pokok penelitian yang akan

dilakukan, maka penelitian ini hanya terbatas pada sistem akuntansi

pengeluaran kas dan bank yang terjadi pada PT. Proporsi Yogyakarta.

D. Tujuan Penelitian

Adapun penelitian ini mempunyai beberapa tujuan antara lain sebagai

berikut:

1. Untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT.

Proporsi.

2. Melakukan evaluasi terhadap penerapan sistem akuntansi yang sudah ada

pada PT. Proporsi dengan membandingkan beberapa teori yang pernah

dipelajari.

E. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada beberapa

pihak antara lain:

1. Bagi penulis

Memberikan manfaat yang besar kepada peneliti dalam rangka menambah

pengetahuan tentang bidang akuntansi terutama dalam hal ini adalah

sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang merupakan kesempatan

untuk menerapkan teori-teori yang diperoleh selama perkuliahan.

2. Bagi PT. Proporsi

Dapat memberikan informasi kepada PT. Proporsi Yogyakarta bagaimana

4

dijadikan bahan pertimbangan bagi pihak yang terkait dalam upaya

meningkatkan kemudahan dan pengawasannya terhadap pengeluaran kas.

3. Pihak lain

Diharapkan hasil penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan wacana

perpustakaan serta berguna bagi teman-teman yang akan mengadakan

penelitian yang sejenis pada waktu yang akan datang.

F. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Pendahuluan merupakan bab satu dari skripsi yang isinya

antara lain latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika

penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Landasan teori merupakan bab dua dari skripsi yang isinya

antara lain pengertian sistem, pengertian sistem akuntansi, kas,

sistem akuntansi pengeluaran kas, dan flowchart (bagan alir).

BAB III METODE PENELITIAN

Metode penelitian merupakan bab tiga dari skripsi yang isinya

antara lain jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subjek

dan objek penelitian, jenis data, teknik pengumpulan data, dan

teknik analisis data.

BAB IV GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

Gambaran umum objek penelitian merupakan bab empat dari

skripsi. Bagian ini menjelaskan secara garis besar objek yang

diteliti.

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

Analisis data dan pembahasan merupakan bab lima dari skripsi

yang isinya antara lain deskripsi data, analisis data, serta hasil

penelitian dan interpretasi.

BAB VI PENUTUP

Penutup merupakan bab enam dari skripsi yang isinya antara

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Sistem

Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut

pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua

kelompok pendekatan sistem, yaitu:

Pendekatan sistem yang lebih mendekatkan pada elemen-elemen atau

kelompoknya didefinisikan sebagai “suatu jaringan kerja dari prosedur -prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu aturan tertentu”.

Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih

menekankan urutan operasi di dalam sistem, didefinisikan sebagai “urutan

operasi kerja (tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di

dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin

penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi”. Selain itu ada beberapa definisi sistem, diantaranya adalah:

Menurut Hall (2009:6) “Sistem adalah kumpulan sumber daya yang

berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu”.

Menurut Sutabri (2003:18) “Sistem adalah suatu jaringan prosedur

yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok

perusahaan”.

Sistem terdiri dari beberapa unsur yang merupakan subsistem yang

lebih kecil yang membentuk sistem tersebut. Setiap sistem pasti terdiri dari

struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk

sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur

tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Dengan memahami struktur sistem

dan proses sistem, seorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu

sistem tidak tercapai.

Diperlukan pengertian dan pemahaman lebih mendalam tentang sistem

dan prosedur, agar memperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai

sistem.

Berikut merupakan definisi sistem dan prosedur menurut Mulyadi

(2008:5):

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem

terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan

klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan yang

dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku

besar, yaitu: menulis, mengadakan, menghitung, memberi kode, mendaftar,

8

B. Pengertian Sistem Akuntansi

Suatu transaksi harus diproses melalui sistem akuntansi, walaupun

dalam perusahaan kecil sekalipun. Sistem akuntansi harus dirancang

sebagaimana mestinya agar data atau transaksi dapat diproses secara efisien

dan efektif.

Berikut merupakan beberapa definisi dari sistem akuntansi:

Menurut Mulyadi (2008:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi

formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna

memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Menurut Jusup (2005:6) “Sistem akuntansi adalah sistem yang terdiri

dari dokumen bukti transaksi, alat pencatatan laporan, dan prosedur-prosedur

yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi dan melaporkan

hasilnya”.

Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk mencatat transaksi

keuangan yang telah terjadi saja, melainkan memiliki peran yang besar dalam

melaksanakan kegiatan perusahaan, karena sistem akuntansi merupakan alat

yang digunakan untuk memberikan informasi kepada manajemen yang

membutuhkan untuk mengolah data atau transaksi keuangan menjadi

informasi keuangan yang baik bagi pihak intern (karyawan, manajemen, dan

CEO) maupun ekstern perusahaan (investor, kreditor, pemerintah, dan

masyarakat).

Unsur-unsur pokok yang terdapat dalam sistem akuntansi antara lain:

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi dengan melakukan pencatatan di atas kertas. Formulir

sering disebut dengan istilah dokumen. Formulir juga dapat disebut

dengan media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa

yang terjadi ke dalam catatan yaitu jurnal. Dengan demikian transaksi

direkam pertama kalinya dengan menggunakan formulir sebagai dasar

pencatatan ke dalam jurnal.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data

lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.

Dengan jurnal, data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan

menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan

dalam laporan keuangan, terdapat kegiatan peringkasan data, yag

kemudian di posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

Jurnal terdiri dari dua macam, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Jurnal

umum dapat digunakan untuk mencatat semua transaksi, sedangkan jurnal

khusus digunakan untuk mencatat suatu transaksi yang telah digolongkan.

Biasanya transaksi yang menggunakan jurnal khusus yaitu transaksi yang

10

3. Buku besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya

dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai

dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan

keuangan. Rekening buku besar dapat dipandang dengan dua sudut

pandang yang berbeda, yaitu di satu pihak buku besar dapat dipandang

sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat

dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian

laporan keuangan.

4. Buku Pembantu

Buku pembantu merupakan rincian yang lebih lanjut dari buku

besar, jika memang diperlukan. Buku pembantu terdiri dari

rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam

rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu

merupakan catatan akuntansi akhir. Dengan demikian, tidak ada catatan

akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan

dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Selain itu, setelah data

akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi

selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan dan bukan pencatatan lagi.

5. Laporan

Laporan keuangan merupakan hasil akhir proses akuntansi.

Laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan

perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya

pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar

utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat

penjualannya. Laporan keuangan berisi tentang informasi yang merupakan

keluaran sistem akuntansi.

Dalam menguraikan perancangan sistem akuntansi digunakan

sistematika sebagai berikut:

1. Deskripsi kegiatan pokok.

2. Fungsi yang terkait.

3. Informasi yang diperlukan oleh manajemen.

4. Dokumen yang digunakan.

5. Catatan akutansi yang digunakan.

6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem.

7. Unsur sistem pengendalian intern.

8. Bagan alir dokumen.

C. Kas

Menurut Kieso (2008:342) Kas yaitu aktiva yang paling likuid,

merupakan media pertukaran standar dari dasar pengukuran serta akuntansi

untuk semua pos-pos lainnya.

Kas terdiri dari uang logam, uang kertas dan dana yang tersedia pada

deposito di bank. Sesuatu dapat dipersamakan dengan kas jika memenuhi

12

1. Dapat diterma sebagai alat pembayaran pada setiap saat, khususnya

di lingkungan bisnis.

2. Dapat setiap saat disetorkan kedalam rekening giro di bank sesuai

dengan nilai nominalnya.

Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2001-PSAK 31.3)

menyebutkan bahwa: “Kas adalah mata uang kas dan logam, baik rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah”.

Pengertian kas diatas dapat dipakai untuk menentukan apakah suatu

elemen merupakan kas (dipersamakan sebagai kas) atau bukan kas. Elemen

yang termasuk kas atau sejenis kas meliputi:

1. Bank

Elemen bank pada perusahaan terdiri atas:

a. Check yang diterima sebagai alat pembayaran dari pihak lain tetapi

oleh perusahaan belum diuangkan atau disetorkan sebagai rekening

giro di bank.

b. Elemen-elemen lain yang dapat disamakan dengan kas, misalnya: pos

wesel, bukti kiriman uang yang belum diuangkan, dan sebagainya.

2. Kas kecil

Prinsip pokok dalam pengawasan terhadap pengeluaran kas ialah bahwa

semua pengeluaran kas hendaknya menggunakan cek. Hampir semua

perusahaan melakukan pengeluaran kas dengan jumlah yang relatif kecil,

jika pengeluaran tersebut menggunakan cek maka jumlah lembar cek yang

dibuat untuk pengeluaran-pengeluaran kecil semacam itu akan banyak

sekali maka perusahaan perlu membentuk dana kas kecil. Dana kas kecil

dikelola oleh seorang petugas yang disebut pemegang kas kecil. Pemegang

kas kecil bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian kas kecil.

D. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

1. Deskripsi kegiatan pokok

Pertama yaitu pengeluaran dengan menggunakan cek (bank). Biasanya

pengeluarana cek digunakan untuk transaksi yang relatif besar.

Pengeluar cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian internnya

yaitu:

a. Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek hanya dapat

diterima atau diuangakan oleh orang yang namanya tertera di dalam cek

tersebut.

b. Adanya keterlibatan pihak luar yaitu bank. Sehingga pengeluaran kas tidak

hanya direkam oleh bagian akuntansi melainkan juga oleh pihak bank

yang setiap periodik dilaporkan dalam rekening koran. Dengan

menggunakan rekening Koran perusahaan dapat mengecek ketelitian

pencatatan transaksi kas perusahaan yang direkam dalam jurnal

penerimaan dan pengeluaran kas.

c. Apabila sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check

issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi

perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled

check sebagai bukti penerimaan kas dari pihak yang menerima

14

terkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar

maupun bagi penerima.

Sedangkan yang kedua adalah pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran

menggunakan dana kas kecil digunakan untuk transaksi yang relatif kecil

karena tidak memungkinkan transaksi tersebut dapat dilakukan dengan

menggunakan cek.

Penyelenggaraan dana kas kecil dapat diselenggarakan dengan dua

cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund-balance system) dan

imprest system. Dalam sistem saldo berfluktuasi penyelenggaraan dana kas

kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas

kecil.

b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas

kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.

c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan

keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam

sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.

Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan

sebagai berikut:

a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan

mendebet rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil tidak

boleh berubah dari yang telah ditetapkan oleh manajemen.

b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti

pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan dalam arsip sementara yang

dilakukan oleh pemegang dana kas kecil.

c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah yang tercantum

dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas

kecil dilakukan dengan menggunakan cek dan dicatat dengan mendebit

rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening dana kas kecil

tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil.

2. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran cek (bank)

yaitu:

a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran dana.

Jika suatu fungsi memerlukan pengeluran dana, fungsi yang

bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian

utang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala

fungsi yang bersangkutan.

b. Fungsi kas

Dalam sistem akuntansi pengeluaran cek, fungsi ini bertanggung

jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan

16

c. Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: pencatatan pengeluaran

dana yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi

pengeluaran dana dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, dan

pembuatan bukti kas keluar yang emberikan otorisasi kepada fungsi kas

dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

d. Fungsi pemeriksa intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas

secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas

menurut catatan akuntansi dalam rekening kas di buku besar. Selain itu,

juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap

saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara

periodik.

Sedangkan fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah:

a. Fungsi kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan

otorisasi cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada

saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas

kecil.

b. Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab atas:

1) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan

persediaan.

2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.

3) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal

pengeluaran kas atau register cek.

4) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal

pengeluaran dana kas kecil.

5) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada

fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum

dalam dokumen tersebut. Selain itu juga bertanggung jawab

untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan

dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan

bukti kas keluar.

c. Fungsi pemegang dana kas kecil

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil,

pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu

yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai

Jika ada salah satu fungsi yang memerlukan pengeluaran kas secara

tunai maka fungsi yang memerlukan pembayaran tunai membuat dokumen

permintaan pengeluaran kas kecil yang akan diserahkan kepada pemegang

dana kas kecil.

e. Fungsi pemeriksa intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk perhitungan dana kas kecil

18

Selain itu, bertanggung jawab juga atas pemeriksaan mendadakk terhadap

saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

3. Informasi yang dibutuhkan oleh Manajemen

4. Dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

pengeluaran cek antara lain yaitu:

a. Bukti kas keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah

pengeluaran dana kepada bagian kasir sebesar yang tercantum

dalam dokumen tersebut.

b. Cek. Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk

memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang

kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.

Gambar 1: Cek atas nama

Sumber: Mulyadi (2008: 511)

Gambar 2: Cek atas tunjuk

Sumber: Mulyadi (2008: 511)

c. Permintaan cek (Check Request). Dokumen ini berfungsi sebagai

permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran dana kepada

20

Gambar 3: permintaan cek

Sumber: Mulyadi (2008: 512)

Dalam dana kas kecil, dokumen yang digunakan adalah:

a. Bukti kas keluar

Dokumen ini dugunakan saat pembentukan dana kas kecil dan saat

pengisian kembali dana kas kecil karena dokumen ini dipakai

sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada

fungsi kas.

b. Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan

bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau

organisasi yang namanya tercantum pada cek.

c. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dugunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk

meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana

kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya

kas kecil.

Gambar 4: permintaan pengeluaran kas

22

d. Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil yang

dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan

oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan bukti

pengeluaran kas kecil dalam akuntansi. Sedangkan, dalam

fluctuating-fund-balance system, bukti pengeluaran kas kecil

dilampiri dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana

kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal

pengeluaran dana kas kecil.

Gambar 5: bukti pengeluaran kas kecil

Sumber: Mulyadi (2008: 532)

e. Permintaan pengisian kembali kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta

kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna

pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system, jumlah

yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah

sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang

tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan

dalam arsip pemegang dana kas kecil. Sedangkan dalam

fluctuating-fund-balance system, pengisian kembali dana kas kecil

sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan

oleh pemegang dana kas kecil.

Gambar 6: Permintaan pengisian kembali kas kecil

24

5. Catatan akuntansi yang digunakan

Dalam melakukan pencatatan, catatan akuntansi yang digunakan dalam

sistem dana kas kecil adalah:

a. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal).

Dalam kas kecil, jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat

pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam

pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai

adalah jurnal pengeluaran kas.

b. Register cek (check register).

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan

yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana

kas kecil

c. Jurnal pengeluaran dana kas kecil.

Dalam mencatat transaksi pengeluaran kas kecil diperlukan jurnal

khusus yang berfungsi sebagai alat distribusi pencebitan yang

timbul akibat dari pengeluaran dana kas kecil.

Gambar 7: Jurnal pengeluaran dana kas kecil

Sumber: Mulyadi (2008: 534)

Sedangkan, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

pengeluaran cek adalah:

a. Jurnal pengeluaran kas

Dalam pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas dokumen

sumber yang yang dijadikan dasar adalah faktur dari pemasok yang

telah dicap “lunas” oleh fungsi bagian kasir.

b. Register cek (check register)

Register cek digunakan mencatat cek-cek yang dikeluarkan

perusahaan untuk melakukan pembayaran kepada pihak-pihak

26

untuk mencatat cancelled check yang telah dilakukan endorsement

oleh penerima pembayaran.

6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pengeluaran cek

(bank) meliputi:

a. Prosedur permintaan cek

Bagian yang memerlukan pengeluran dana mengajukan permintaan

pengeluaran dana dengan membuat atau mengisi permintaan cek.

Kemudian dimintakan otorisasi kepada bagian yang bersangkutan

dan dikirim ke bagian utang.

b. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh bagian utang,

bagian utang membuat bukti kas keluar, yang berfungsi sebagai

perintah untuk membuat cek berdasarkan nominal dan nama yang

ditujukan dalam bukti kas keluar.

c. Prosedur pembayaran kas

Bagian kas mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada

pejabat yang berwenang, dan mengirim cek tersebut kepada orang

yang namanya tercantum di dalam cek sebagai penerima.

d. Prosedur mencatat pengeluaran kas

Bagian akuntasi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal

pengeluaran kas atau register cek.

Dalam sistem dana kas kecil prosedur-prosedur yang membentuknya

antara lain:

a. Prosedur pembentuk dana kas kecil

Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan menggunakan

imprest system dan fluctuating-fund-balance system tidaklah

berbeda. Bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil di

dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar dilapiri dengan

surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh

bagian utang ke bagian kasa. Kemudian bagian kasa membuat cek

atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek

diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar

diserahkan kepada bagian jurnal atau bagian akuntansi setelah

dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa.

b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana

kas kecil

Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana

kas kecil antara imprest system dengan fluctuating-fund-balance

system tidaklah sama. Dalam imprest system pengeluaran dana kas

kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas

kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas

kecil. Jika pengeluaran dana kas kecil telah

dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang

28

dilampiri dengan permintaan pengaluaran kas kecil dan dokumen

pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai

sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar

jumlah dana yang telah dikeluarkan.

Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance

system, saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar

dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan

pemakaian dana kas kecil. Setelah pemegang dana kas kecil

menyerahkan uang tunai kepada pemakai dana kas kecil (dilampiri

permintaan pengeluaran kas kecil), pemegang dana kas kecil

menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen

pendukungnya ke bagian jurnal. Bagian jurnal mencatat

pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal khusus (jurnal

pengeluaran dana kas kecil). Karena jumlah setiap transaksi

pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif kecil, maka

pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal

pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat

satu persatu bukti pengeluaran kas kecil, namun satu kelompok

dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu (harian atau

mingguan). Bagian juranal kemudian menyerahkan bukti

pengeluaran kas kecil kepada bagian kartu biaya. Bagian kartu

biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil

dalam kartu biaya.

c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan

atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti

pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating-fund-balance

system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan

oleh pemegang dana kas kecil.

Dalam imprest system permintaan pengisian kembali dana kas kecil

dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan

formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini

dilampiri oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian utang.

Bagian utang membuat bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah

yang dicantumkan dalam permintaan pengisian kembali kas kecil.

Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian

utang. Bukti kas keluar lembar yang lain diserahkan oleh bagian

utang ke bagian kartu biaya untuk kepentingan pencatatan rincian

biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan biaya

pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan. Bukti kas keluar

dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian

utang ke bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan

memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan

kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan

30

Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance

system, permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan

oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir

permintaan pengisian kembali kas kecil. Namun, dokumen ini tidak

dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen

pendukungnya karena dalam fluctuating-fund-balance system,

dokumen pendukung (bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen

pendukungnya) telah diserahkan oleh pemegangng dana kas kecil

kepada bagian jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran

kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat oleh

pemenga dana kas kecil diserahkan kepada bagian utang tanpa

dilampiri dengan dokumen pendukung. Bagian utang mencatat

bukti kas keluar di dalam register bukti kas keluar.

7. Unsur pengendalian intern

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dan

bank dengan cek dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, dan

prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat:

Organisasi

a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan

sendiri oleh Bagian Kasa sejakawal sampai akhir, tanpa campur tangan

dari fungsi yang lain.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.

b. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan

dari pejabat yang berwenang

c. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan

tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah

mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri

dengan dokumen pendukung lengkap.

Praktik yang Sehat

a. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan

pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.

b. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus

dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas

dilakukan,

c. Penggunaan rekening Koran, yang merukpakan informasi dari pihak

ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern

yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan

penyimpanan kas.

d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan

32

e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil,

yang akuntansinya diselelnggarakan dengan imprest system.

f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.

g. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian.

h. Kasir diasuransikan.

i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan.

j. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa. 8. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Flowchart digunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam

suatu organisasi secara manual. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan

sistem termasuk kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang

dipergunakan dalam suatu sistem. Berikut simbol-simbol standar yang

digunakan dalam menyusun flowchart atau bagan alir dokumen:

Tabel 1: Simbol Pembuatan Bagan Alir Dokumen

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan semua jenis dokumen yang

merupakan formulir yang digunakan untuk

merekam data terjadinya suatu transaksi.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan catatan akuntansi yang

digunakan untuk mencatat data yang direkam

sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.

Penghubung pada halaman yang sama

(on-page connector). Karena keterbatasan ruang

halaman kertas untuk menggambar, maka

diperlukan simbol penghubung untuk

memungkinkan aliran dokumen berhenti di

suatu lokasi pada halaman tertentu dan

kembali berjalan di lokasi lain pada halaman

34

Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen (lanjutan)

Penghubung pada halaman yang berbeda

(off-page connector). Dalam simbol penghubung

ini bertujuan uuntuk menunjukkan bagaimana

bagan alir yang tercantum pada halaman

tertentu terkait dengan bagan alir yang

tercantum pada halaman lain.

Kegiatan manual. Digunakan untuk

menggambarkan kegiatan manual seperti

menerima order dari pembeli, mengisi

formulir, membandingkan, memeriksa, dan

berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.

Keterangan atau komentar. Simbol ini

memungkinkan para ahli sistem menambahkan

keterangan untuk memperjelas pesan yang

disampaikan dalam bagan alir.

Arsip sementara. Tempat penyimpanan

dokumen yang dokumennya akan diambil

kembali dari arsip tersebut di masa yang akan

datang untuk pengolahan lebih lanjut di masa

datang.

Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen (lanjutan)

Arsip permanen. Menggambarkan tempet

penyimpanan dokumen yang tidak akan

diproses lagi dalam sistem akuntansi yang

bersangkutan.

On-line computer process. Menggambarkan

pengolahan data menggunakan komputer

secara on-line.

Keying (typing, verifying). Menggambarkan

pemasukan data ke dalam komputer melalui

on-line terminal.

Pita magnetik (magnetic tape). Arsip komputer

yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip

ditulis dalam simbol.

On-line storage. Arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory

komputer).

Keputusan. Menggambarkan keputusan yang

36

Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen (lanjutan)

Garis alir. Menggambarkan arah proses

pengolahan data. Anak panah tidak

digambarkan jika arus dokumen mengarah ke

bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen

mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu

dicantumkan.

Persimpangan garis alir. Jika dua garis

bersimpangan, untuk menunjukkan arah

masing-masing garis, salah satu garis dibuat

sedikit melengkung tepat pada persimpangan.

Pertemuan garis alir. Jika dua garis alir

bertemu dan salah satu garis mengikuti arus

garis lainnya.

Mulai atau berakir (terminal). Simbol ini

menggambarkan awal atau akhir suatu sistem

akuntansi.

Dari pemasok Masuk ke sistem. Karena kegiatan di luar

sistem tidak perlu digambarkan maka

diperlukan simbol untuk menggambarkan

masuk ke sistem digambarkan dalam bagan

alir.

Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen (Lanjutan)

Ke sistem penjualan

Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar

sistem tidak perlu digambarkan maka

diperlukan simbol untuk menggambarkan

keluar ke sistem lain.

Sumber: Mulyadi (2008: 60-63)

Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan

ketentuan-ketentuan sistem akuntansi yang berlaku secara lazim, sehingga tidak

menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam

menggambarkan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan mempermudah

gambaran dan menyelaraskan pemahaman pengguna flowchart.

Dalam menyusun flowchart perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Flowchart dibagi menjadi beberapa kolom sesuai dengan

banyaknya entitas (bagian/departemen) yang terlibat dalam proses.

Setiap kolom tersebut diberi judul nama dari entitas tersebut.

b. Logika flowchart dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.

c. Jika flowchart tidak cukur dari atas ke bawah, gunakan konektor

on-page.

d. Jika flowchart lebih dari satu halaman, gunakan konektor off-page.

Bagan alir dapat dibagi menjadi lima jenis, yaitu:

a. Bagan alir sistem yaitu bagan alir yang menunjukkan arus

38

b. Bagan alir dokumen yaitu bagan alir yang menunjukkan arus dari

laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

c. Bagan alir sematik yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir

sistem tetapi perbedaanya terletek pada digunakannya

gambar-gambar komputer dan peralatan lain selain penggunaan simbol

bagan alir.

d. Bagan alir program adalah bagan alir yang menjelaskan secara

rinci langkah-langkah dari program.

e. Bagan alir proses adalah bagan alir yang menggambarkan proses

dalam suatu prosedur.

Berikut merupakan beberapa flowchart yang berhubungan dengan

sistem pengeluaran kas.

Gambar 8: Prosedur pencatatan utang dengan Account Payable System dan pengeluaran cek

40

Gambar 8: Prosedur pencatatan utang dengan Account Payable System dan pengeluaran cek (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi (2008: 523)

3 faktur dari pemasok

mengisi cek dan meminta otorisasi atas

cek

FDP DP cek

2

Ke Kreditur

Bagian Kasa

Gambar 9: Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System-Cost Basis dan pengeluaran cek

Sumber: Mulyadi (2008: 525)

mulai faktur dari pemasok dari bagian pembelian T

disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung pada saat faktur jatuh tempo membuat bukti kas keluar DP 3 2 Bukti kas keluar regiser bukti kas keluar 1 1 1 DP 2 BKK

mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek DP 2 BKK cek 1 1 2 3 ke kreditur

Bagian Utang Bagian Kasa

DP : Dokumen Pendukung BKK : Bukti Kas Keluar

42

Gambar 9: Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System-Cost Basis dan pengeluaran cek (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi (2008: 525)

2

Bukti kas keluar

kartu biaya

N

3

DP BKK

Register

cek N

selesai 2

Bagian Utang Bagian Kasa

Gambar 10: Prosedur Pencatatan Utang dengan Voucher Payable System-Accrual Basis dan Pengeluaran Cek

Sumber: Mulyadi (2008: 526)

mulai faktur dari pemasok membuat bukti kas keluar 3 2 bukti kas keluar register bukti kas keluar T dari bagian pembelian disimpan menurut tgl jatuh tempo bukti

kas keluar bersama dokumen pendukung pada saat faktur jatuh tempo DP 2 Bukti kas keluar 1 1 2 1 1 DP 2 BKK mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek DP 2 BKK cek 3 1 1 ke kreditur

44

Gambar 10: Prosedur Pencatatan Utang dengan Voucher Payable System-Accrual Basis dan Pengeluaran Cek (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi (2008: 526)

2

Bukti Kas Keluar

Kartu Biaya

N

3

DP BKK

register cek

N

selesai 2

Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal

Gambar 11: Prosedur Pencatatan Utang dengan Built-up Voucher Payable System

Sumber: Mulyadi (2008: 528)

mulai

faktur dari pemasok

membuat bukti kas keluar dan mencatat faktur pada bukti kas

keluar 3 2 Bukti Kas Keluar A DP 3 2 Bukti Kas Keluar Register Bukti Kas

Keluar 2 1

dari bagian pembelian

1

1

satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu faktur dari pemasok

yang sama

disimpanmenurut tgl pembayaran bukti kas keluar yang telah dijadwalkan bersama dengan dokumen pendukung

bukti kas keluar diambil dari arsip pada saat akan

dilakukan pembayaran 1 DP 2 BKK mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek DP 2 BKK Cek 3 1 1 ke kreditur

46

Gambar 11: Prosedur Pencatatan Utang dengan Built-up Voucher Payable System (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi (2008: 528)

2

bukti kas keluar

kartu biaya

N

3

DP BKK

register cek

N

selesai 2

Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal

Berikut merupakan rangkaian flowchart dari prosedur-prosedur yang

membentuk sistem pengeluaran kas kecil:

Gambar 12: Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Sumber: Mulyadi (2008: 536)

mulai surat keputusan membuat bukti kas keluar SK 3 2 BKK 1 register bukti kas keluar 1

dikirim ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan 3 SK BKK 1 4 mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar 1 SK 3 BKK

mengisi cek dan memintakan tanda

tangan atas cek

SK 1 BKK Cek 2 3 1 3

setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukung dan mencatat nomor

cek pada BKK

48

Gambar 12: Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi (2008: 536)

2

BKK cek

menguangkan cek ke

bank

menyimpan uang tunai

N 3

4

SK BKK

register cek

N

selesai 1

Pemegang

Dana Kas Kecil Bagian Jurnal

BKK= Bukti Kas Keluar SK= Surat Keputusan

Gambar 13: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System

Sumber: Mulyadi (2008: 537)

mulai membuat permintaan pengeluaran kas kecil 2 PPKK 1 1 2 PPKK N mengeluarkan uang dan menumpulkan bukti pendukung membuat bukti pengeluaran kas kecil DP BPKK 3 1 4 PPKK N selesai 2 Pemakai Dana Kas Kecil

PPKK= permintaan pengeluaran kas kecil BPKK= bukti pengeluaran kas kecil DP= dokumen pendukung

50

Gambar 13: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi (2008: 537)

1 2 PPKK menyerahkan uang kepada peminta 2 PPKK 2 A 1 1 bersama dengan penyerahan uang tunai 3 DP PPKK BPKK memeriksa pertanggungjawaban

pemakai dana kecil

DP 2 PPKK BPKK 1 1 N 4 dikembalikan kepada pemakai

dana kas kecil setelah dibubuhi

cap lunas

diarsipkan sampai dengan saat

pengiriman kembali kas kecil

Pemegang Dana Kas Kecil

Gambar 14: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance System

Sumber: Mulyadi (2008: 539)

mulai membuat permintaan pengeluaran kas 2 PPKK 1 1 2 PPKK N mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung membuat bukti pengeluaran kas kecil DP BPKK 3 1 2 4 PPKK N 2 Pemakai Dana Kas Kecil

PPKK= permintaan pengeluaran kas kecil BPKK= bukti pengeluaran kas kecil DP= dokumen pendukung

52

Gambar 14: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance System

(Lanjutan)

Sumber: Mulyadi (2008: 539)

1 2 PPKK menyerahkan uang kepada peminta 1 2 PPKK 1 2 bersama dengan penyerahan uang tunai 3 DP PPKK BPKK memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas

kecil DP 2 PPKK BPKK 4 5 1 1 dikembalikan kepada pemakai

dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas A 5 DP PPKK BPKK 1 jurnal pengeluaran dana kas kecil 6 6 DP PPKK BPKK 1 kartu biaya N selesai Pemegang Dana Kas Kecil Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Gambar 15: Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System

Sumber: Mulyadi (2008: 541)

mulai

membuat permintaan

pengisian

DP BPKK

2 PP3K

T

1 arsip BPKK dan dokumen pendukungnya

4

BKK cek

menguangkan cek ke bank

T

menyimpan uang tunai

3

PP3K= Permintaan pengisian kembali kas kecil BKK= Bukti kas keluar

Pemegang Dana Kas Kecil

54

Gambar 15: Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi (2008: 541)

DP BPKK 2 PP3K membuat bukti kas keluar DP BPKK 2 PP3K 3 2 BKK 1 1 1 3 2 1 3 DP BPKK 2 PP3K 1 6 register bukti kas keluar Bagian Utang

Gambar 15: Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System (Lanjutan)

Sumber: Mulyadi (2008: 542)

3 DP BPKK PP3K 3 BKK mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek 4 5 1 2 DP BPKK PP3K 3 BKK 1 2 cek

setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK Bagian Kasa 6 DP BPKK PP3K BKK N register cek selesai 1 Bagian Jurnal 2 PP3K BKK

kartu biaya N

2 2 Bagian Kartu Biaya

56

E. Review Penelitian Sebelumnya

Berdasarkan pencarian yang telah kami lakukan untuk dijadikan review

penelitian, kami kesulitan dalam memperoleh jurnal atau hasil penelitian

sebelumnya yang sesuai dengan judul yang kami gunakan yaitu evaluasi sistem

akuntansi pengeluaran kas dan bank. Oleh karena itu kami berusaha melakukan

review terhadap hasil penelitian sistem pengeluaran kas namun bukan dalam

bentuk sistem akuntansi atau sistem manual pengeluaran kas. Berikut hasil review

yang kami lakukan:

Judul : Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Rumusan Masalah :

1. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi pengeluaran kas di GKJ Dayu?

2. Bagaimana rancangan sistem akuntansi pengeluaran kas yang sesuai

dengan kebutuhan GKJ Dayu?

Teknik Analasis Data :

1. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama

adalah dengan metode analisis deskripsit. Analisis tersebut dilakukan

dengan cara mendeskripsikan sistem akuntansi pengeluaran kas GKJ

Dayu. Sistem akuntansi ini meliputi fungi-fungsi yang terkait, dokumen,

dan catatan-catatan yang digunakan, serta prosedur yang dijalankan GKJ

Dayu. Selanjutnya dengan melakukan identifikasi masalah yang terjadi

dalam organisasi.

2. Teknik yang digunakan untuk menjawab permasalahan yang kedua

berkaitan dengan perancangan sistem akuntansi pengeluaran kas yang

sesuai dengan kebutuhan organisasi adalah sebagai berikut:

a. Perancangan jobdescription yang lebih jelas

b. Perancangan prosedur

c. Perancangan masukan

d. Perancangan keluaran

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitan

Jenis penelitian yang dilakukan adalah jenis penelitian studi kasus,

yang menunjukkan bahwa penelitian ini difokuskan pada objek tertentu secara

intensif dan terperinsi, sehingga kesimpulan yang diambil hanya terbatas pada

objek yang diteliti.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian

Tempat atau perusahaan yang menjadi fokus penelitian adalah PT.

Proporsi yang merupakan salah satu perusahaan arsitek terkemuka di

daerah Yogyakarta. PT. Proporsi terletetak pada jalan Pakuningratan 76

Yogyakarta.

2. Waktu Penelitian

Rencananya penelitian ini akan dimulai pada bulan Desember 2012

sampai dengan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan semua

penelitian.

C. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek dari penelitian ini antara lain sebagai berikut:

a. Bagian administrasi dan keuangan

b. Direktur

c. Pegawai beberapa divisi

2. Objek dari penelitian ini antara lain sebagai berrikut:

a. Sistem akuntansi pengeluaran kas

b. Dokumen dan bukti lain yang berkaitan dengan sistem pengeluaran

kas.

D. Jenis Data

Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini sebagai berikut:

1. Sejarah perusahaan

2. Struktur organisasi perusahaan

3. Deskripsi tugas dan tanggungjawab tenaga ahli

4. Visi, misi, dan motto perusahaan

5. Sistem pengeluaran kas perusahaan

6. Dokumen dan bukti lainnya yang mendukung transaksi dalam sistem

pengeluaran kas

E. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut:

a. Metode Survei

Dalam metode pengumpulan data dengan menggunakan survei ada dua

teknik, yaitu wawancara dan kuisioner. Namaun dalam hal ini kami

sebagai peneliti menggunakan teknik wawancara dengan tatap muka

secara langsung yang akan kami lakukan di tempat kerja yaitu PT.

Proporsi. Dalam teknik ini yang menjadi sasaran kami adalah bagian

60

administrasi dan keuangan dilakukan oleh satu orang, selain itu juga kami

akan melakukan wawancara terhadap direktur atau direktur utama yang

secara langsung membawahi bagian administrasi dan keuangan.

b. Metode Observasi

Dalam metode pengumpulan data menggunakan metode observasi, kami

sebagai penulis akan menggunakan teknik observasi secara langsung. Hal

ini dilakukan atas dasar pertimbangan tentang objek yang akan kami teliti

yaitu suatu sistem pengeluaran kas. Sehingga tidak memungkinkan untuk

dilakukan penelitian dengan menggunakan metode observasi mekanik,

melainkan harus menggunakan pengamatan langsung pada objek yang

kami teliti.

c. Studi Pustaka

Dalam metode studi pustaka, peneliti menggunakan pengumpulan data

dengan mengumpulkan dan melihat arsip-arsip perusahaan seperti

dokumen-dokumen, formulir, dan struktur organisasi perusahaan, dan

laporan penelitian yang berhubungan dengan evaluasi sistem pengeluaran

kas.

F. Teknik Analisis Data

Untuk memberikan jawaban akan rumusan masalah yang ada, maka

teknik analisis data yang digunakan adalah:

1. Teknik yang digunakan untuk memberikan jawaban pada rumusan

masalah yang pertama adalah dengan menggunakan metode analisis

deskriptif. Analisis tersebut dilakukan dengan cara mendiskripsikan sistem

akuntansi pengeluaran kas dan bank PT. Proporsi Yogyakarta. Sistem

akutansi pengeluaran kas meliputi bagian-bagian yang terkait, dokumen

dan catatan yang digunakan serta bukti-bukti lain yang terkait. Dalam hal

ini penggambaran sistem akuntansi pengeluran kas pada PT. Proporsi

dapat dideskripsikan dengan menggunakan flowchart dan deskripsi

tertulis.

2. Untuk menjawab rumusan masalah kedua teknik yang digunakan yaitu:

a. Evaluasi masukan, yatiu dengan mengevaluasi dan merancang formulir

dan dokumen-dokumen sesuai dengan kebutuhan perusahaan setelah

dilakukan perbandingan antara sistem yang ada di perusahaan dengan

teori yang ada.

b. Evaluasi proses, yaitu dengan melihat sistem pengeluaran kas yang ada

di perusahaan dan membuat bagan alir sistem atau proses pengeluaran

kas yang ada di perusahaan kemudian melaukan perancangan sistem

pengeluaran kas yang baru sesuai kebutuhan perusahaan guna

menutupi kelemahan atau masalah yang ada di perusahaan.

c. Evaluasi keluaran, yaitu dengan mengevaluasi keluaran dari sistem

pengeluaran kas, dalam hal ini adalah dengan melakukan evaluasi

sistem pencatatan yang ada apakah sudah memadahi atau belum sesuai

62

Teori yang akan dibandingkan dengan proses pengeluaran kas dan

bank pada PT. Proporsi antara lain:

Tabel 2: Penilaian Sistem Pengeluaran Kas dan Bank untuk PT. Proporsi.

No. Teori yang dibandingkan Sesuai Tidak sesuai Keterangan

1. Deskripsi kegiatan pokok

2. Fungsi yang terkait

3. Informasi yang diperlukan

oleh manajemen

4. Dokumen yang digunakan

5. Catatan akuntansi yang

digunakan

6. Jaringan prosedur yang

membentuk sistem

7. Unsur sistem pengendalian

intern.

8. Bagan alir dokumen

Sumber: Mulyadi (2008:201)

BAB IV

GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Proporsi pada awalnya berdiri karena adanya kebutuhan masyarakat

dalam bidang pembangunan. Oleh sebab itu, untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat tersebut khususnya dalam membangun sebuah rumah atau gedung

diperlukan adanya jasa yang mengawasi dan mengatur jalannya pembangunan

agar proses pembangunan suatu rumah atau gedung dapat berjalan dengan baik

secara efektif dan efisien dengan kualitas yang memuaskan serta mampu

memenuhi kebutuhan konsumen.

PT. Proporsi belum memiliki tempat kerja yang permanen hingga saat ini,

namun hal ini tidak menjadi kendala dan mengurangi eksistensi kerja para staf dan

pegawai. Terbukti dengan kualitas kerja staf dan karyawan yang tidak diragukan

baik oleh masyarakat dan kalangan perusahaan-perusaan sejenis lainnya

khususnya dalam negeri.

PT. Proporsi terletak di jalan Pakuningratan 76 Yogyakarta. Letaknya

yang strategis karena dekat dengan pusat kota, membuat PT. Proporsi lebih mudah

dikenal oleh masyarakat luas. Keuntungan yang didapat dari letaknya yang

strategis dikarenakan PT. Proporsi letaknya tidak jauh dari pusat Unit Gawat

Dagadu, sehingga mempermudah PT. Proporsi untuk melakukan promosi kepada

pasar akan jasa yang mereka tawarkan. Tidak hanya itu, PT. Proporsi juga

64

masyarakat agar mudah mencari informasi mengenai PT. Proporsi melalui media

internet.

PT. Proporsi yang semula berupa CV dan setelah berganti pengurus dan

pemilik, berubah manjadi perseroan. Didirikan di Daerah Istimewa Yogyakarta,

tahun 1982 berdasarkan akta Notaris R.M. Soerjanto Partaningrat, SH, Asnahwati

H. Herwidi nomor 6, tanggal 3 Juni 2008.

PT. Proporsi adalah badan usaha yang bergerak dalam bidang kegiatan

usaha jasa konsultasi konstruksi dengan klasifikasi dan kualifikasi usaha

menengah (M). Kegiatan dan jenis usaha yang dilakukan oleh PT. Proporsi

meliputi perencanaan dan jasa pengawasan konstruksi (konsultan), dengan bidang

pekerjaan arsitektur, jasa manajemen proyek, jasa inspeksi teknis, tata lingkungan,

dan jasa survei.

PT. Proporsi didukung oleh sumber daya manusia yang terdidik, terampil,

dan berpengalaman dibidangnya serta dilengkapi dengan fasilitas yang memadahi,

sehingga produk yang dihasilkan dapat memenuhi standar kualitas dalam negeri

dan mampu bersaing secara profesional, objektif, efisien, serta tetap eksis dengan

perusahaan sejenis dalam menghadapi pasar bebas di era globalisasi seperti

sekarang.

Kegiatan PT. Proporsi mengutamamakan pelayanan jasa berdasarkan

manajemen yang cermat, akurat, dan profesioanal. Tujuan utamanya adalah

mencapai efisiensi dan efektifitas sumber daya yang tersedia, khususnya didalam

memberikan pelayanan yang diperlukan oleh masyarakat dan mampu mampu

memenuhi kebutuhan pasar.

B. Visi, Misi, dan Motto PT. Proporsi

Visi PT. Proporsi sebagai berikut:

1. Manjadi perusahaan konsultan konstruksi bangunan yang maju baik dalam

negeri maupun luar negeri pada tahun 2015.

2. Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal dan berpengalaman dalam

mengerjakan proyek-proyek.

3. Mengutamakan mutu yang baik.

Misi PT. Proporsi untuk mencapai visi tersebut yaitu:

1. Menjalin kerjasama dengan perusahaan sejenis lainnya baik dalam negeri

maupun luar negeri.

2. Menyediakan tenaga ahli yang benar-benar berpengalaman di bidangnya.

3. Memberikan pelayanan sesuai dengan keinginan konsumen.

Motto PT. Proporsi yaitu “ Kepuasan Pelanggan”. PT. Proporsi sangat menjunjung tinggi kepuasan pelanggan, sehingga kepuasan pelanggan

merupakan tujuan utama perusahaan.

C. Struktur Organisasi Perusahaan

Umumnya suatu badan usaha memiliki struktur organisasi perusahaan,

meskipun struktur organisasi tersebut bersifat sederhana. Struktur organisasi

masing-masing perusahaan berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan tiap

66

tertinggi yaitu pemimpin sampai jabatan yang terendah yang ada dalam suatu

perusahaan. Struktur organisasi juga menentukan jalannya aktivitas

perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan secara maksimal, sehingga

perusahaan mampu berkembang secara pesat karena adanya pembagian tugas

dan aliran otorisasi dari jabatan tertinggi ke jabatan terendah.

PT. Proporsi sebagai suatu usaha yang bergerak dalam bidang jasa

konsultasi konstruksi memiliki struktur organisasi yang disesuaikan dengan

kondisi dan kebutuhan perusahaan.

Struktur organisasi PT. Proporsi dapat dirinci sebagai berikut:

1. Komisaris : Ir. D. Anas RA. MT., IAI. (Architect)

2. Direktur Utama : Purwo Atmantyo, ST., IAI (Architect)

3. Direktur : Ir. Pamudji Judomojo (Architect)

4. Administrasi dan Keuangan : Sardiyono, A.Md

5. Architecture Division (Sub-Bid. Arsitektur) : a. Ir. Hariyanto, IAI. (Architect Building)

b. Ir. Ilya Fajar Maharika, MA. (Architect Building)

c. Sigit Vendriyanto, ST., IAI. (Architect Building)

d. Ch. Abdi Utomo, ST., IAI. (Architect Building)

e. Marcus Bimantoro, S.Sn. (Architect Interior)

f. Rr. Koescahyamelanie, ST. (Architect Landscape) 6. Construction and Structure Division (Sub-Bid Sipil) :

a. Ir. A. Mushodiq (Civil Engineer)

b. Andy Nuryadmanto, ST., MT. (Construction Building)

c. Priyanto, ST. (Construction Building)

d. Ir. Hario Sosatyo (Civil Transportation Engineer) e. Ir. Eddy Harseno (Civil Hydroulic Engineer)

7. Mechanical and Electrical Division (Sub-Bid Mekanikal/Elektrikal) :

a. Suhsryatno, ST., MT. (Electrical Engineer)

b. Drs. Djoko Laras, B.T. (Electrical)

c. Drs. Soedijono, M.Sc. (Mechanical)

d. Drs. Paulus Rahadi (Mechanical)

8. Urban and Regional Planning Division (Sub-Bid Tata Lingkungan) :

a. Ishananto Prasetyadi, ST., MT. (Architect Engineer)

b. Ir. FX. Soewandi W, MSP. (Architect, Urban Planner)

c. Ir. B. Sumardiyanto, M.Sc. (Architect, Urban Planner)

d. Dr. Laretna Trinantari, M. Arch. (Architect, Heritage Specialist,

Master Plan)

e. Ir. Widodo (Enviroment Impact Analyst)

f. Paripurna, SH., M.Hum. (Economist, Enveroment Impect Analyst)

g. Iwan Taruna Sidik, S.Si. (Geografi, Urban Planner)

9. Graphic and Multimedia Division (Devisi Studio Grafis dan Multimedia):

a. Anang Irawan, ST., IAI. (Architect Engineer)

b. J. Aryo Saksono, A.Md. (Graphic and Multimedia Division)

10. Surveying and Mapping (Manajemen konstruksi dan pengawasan) :

a. Hernadi Trihartanto, ST. (Geodetic Engineer)

3. Sebaiknya ada penambahan 1 rangkap lagi untuk formulir pengajuan dana. Supaya jika ada masalah bagian kasir memiliki bukti adanya pengambilan atau pencairan dana yang dilakukan oleh pihak tertentu. Selain itu, dana hanya bisa diambil oleh orang yang mengajukan formulir pengajuan dana, bukan orang yang berbeda.

4. Sebaiknya pencatatan dilakukan dengan menggunakan jurnal, supaya memudahkan dalam membuat laporan keuangan. Selain itu, laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan setiap periode jangan terlalu sederhana, karena belum mewakili informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

5. Sebaiknya untuk dana kas kecil bagian kasir diberikan daftar biaya apa saja yang bisa dilakukan dengan kas kecil, dan form pengajuan dana diarsipkan sementara oleh kasir sampai batas pengisian kembali. Sewaktu-waktu direktur keuangan dapat melakukan pengecekan mendadak saldo kas kecil dengan cara melihat total saldo form pengajuan dana yang diarsipkan sementara ditambah dengan uang tunai harus sama dengan saldo kas kecil saat ini.

DAFTAR PUSTAKA

Diana, Anastasia dan Setiawati, Lilis. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi I. Andi Offset, Yogyakarta.

Hall, A. James. 2009. Accounting Information System. Buku I. edisi 4. Salemba Empat, Jakarta.

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem. Andi Offset, Ypgjakarta. Jusup, Al Haryono. 1999. Dasar-dasar Akuntansi. Edisi 5. Jilid 2. Badan

Penerbitan STIE YKPN, Yogyakarta.

_________________. 2001. Auditing. Buku I. Badan Penerbitan STIE YKPN, Yogyakarta.

Kieso, Donald E. 2008. Akuntansi Intermediate. Edisi 12. Jilid 1. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Cetakan keempat Edisi 3. Salemba Empat, Jakarta.

Novitasari, E. Endriyani. (2011). “Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Studi Kasus pada GKJ Dayu Sleman”. Skripsi: Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi. Universitas Sanata Dharma. Yogyakarta. Nugroho, Wegig J. (2008). “Evaluasi dan Perancangan Sistem Akuntansi

Pengeluaran Kas Studi Kasus pada PT. X”. Skripsi Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi. Universitas Sanata Dharma. Yogyakarta.

Plank, T.M., and Plank, L.R. 1994. Encyclopedia of Accounting System. (2th Ed). New Jersey: Prentice Hall, Inc.

LAMPIRAN A

Daftar Pertanyaan Penelitian

I. Gambaran Umum PT. Proporsi A. Sejarah perusahaan

B. Letak perusahaan

C. Visi dan misi perusahaan

D. Struktur organisasi dan job description masing-masing pengurus E. Daerah pemasaran

II. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. PRoporsi

A. Deskripsikan sistem akuntansi pengeluaran dana dengan menggunakan cek dan kas kecil?

B. Informasi apa yang dibutuhkan manajemen dalam transaksi pengeluaran kas dan bank?

C. Catatan akuntansi apa saja yang digunakan dalam sistem kas keluar? D. Apakah yang melakukan pengeluaran kas dengan yang melakukan

pencatatan pengeluaran dilakukan oleh satu orang atau terpisah? E. Siapa yang memberikan persetujuan dalam pembukaan dan penutupan

rekening bank?

F. Setiap nota transaksi pengeluaran dana selalu dibubuhi cap lunas atau tidak?

G. Bagian akuntansi selalu membuat rekonsiliasi bank atau tidak? H. Sistem kas kecil yang dipakai itu seperti apa?

I. Adakah pencocokan fisik kas yang ditangan dengan catatan saldo kas tiap periode?

J. Kas yang ditangan atau kas yang dibank diasuransikan tidak? K. Alat-alat apa saja yang digunakan oleh kasir?

LAMPIRAN B Dokumen-dokumen

LAMPIRAN C Surat Penelitian