Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang
SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN
ARSIP DINAMIS AKTIF DAN INAKTIF
KANTOR KECAMATAN TENGARAN
KABUPATEN SEMARANG
SKRIPSI
Disusun dan Diajukan untuk melengkapi syarat - syarat
Guna memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi
Oleh
Andri Purwantiningsih
162008028
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
2012
SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN
KATA PENGANTAR
Apabila kamu bersyukur maka pasti akan Kutambah (nikmat-Ku)
(QS Ibrahim [14]: 7)
Segala puji bagi Allah yang memelihara apa yang ada di langit dan apa
yang ada di bumi, Dialah yang Maha Bijaksana lagi Maha Mengetahui sehingga
dapat menuntun Penulis untuk menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi
yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif
Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang” dengan baik dan lancar.
Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan dalam
memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana.
Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak
menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari
berbagai pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula
perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah
memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis.
2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas
Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik
terbaik untuk penulis.
3. Dr. Bambang Ismanto, M.Si. selaku Ketua Program Studi Pendidikan
Ekonomi yang senantiasa memotivasi penulis dalam penyusunan skripsi.
4. Drs. Alex Ch D. Mira Kaho, M.Si. selaku dosen pembimbing skripsi yang
banyak memberikan waktu, tenaga dan pengetahuannya kepada penulis
dalam penyusunan skripsi dan menuntut ilmu di Pendidikan Ekonomi.
5. Arief Sadjiarto, SE, M.Pd selaku wali studi yang telah mendampingi dan
memberi arahan penulis selama kuliah di Pendidikan Ekonomi sehingga
penulis dapat menyelesaikan kuliah tepat waktu, sekaligus sebagai penguji
yang
memberikan
masukan
dan
koreksi
yang
sangat
berharga
memperbaiki skripsi penulis.
6. Bapak Ibu dosen Pendidikan Ekonomi, Pak Harbangan, Pak Boetje, Pak
Kusjadi, Pak Alex, Pak Bambang, Pak Arief, Pak Giyarso, Ibu Entri, Ibu
Sri Muryani, Ibu Santy yang memberikan pendidikan yang bermakna bagi
penulis selama ada di Pendidikan Ekonomi.
7. Seluruh pegawai Kantor Kecamatan Tengaran yang telah membantu
penulis dalam menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan penulis
sampai penyusunan skripsi dapat diselesaikan dengan baik.
8. Ayah tercinta yang telah bekerja keras dan selalu memberikan dukungan,
motivasi, dan harapan besar sebagai semangat dan kekuatan penulis serta
Ibu yang selalu berdoa dan memberikan kasih sayang yang tak ternilai
harganya sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah di Pendidikan
Ekonomi. ”I Love U Mom & I Heart U Dad”
9. Imanuel Sri Murdadi, Sahabat, Penyemangat, dan Motivator terbaik yang
selalu memberikan dukungan dan kekuatan dalam segala hal.
10. Seluruh rekan-rekan seperjuangan Rina Purnomosari, Oki Wulan Maulida,
Dwi Kristianto, Siti Nur Khomariah, dan Tri Anggraeny terima kasih
untuk kerjasama, bantuan, kebersamaan, dan persahabatannya. Temanteman angkatan 2008 khususnya konsentrasi perkantoran dan teman-teman
PE 2008 pada umumnya yang telah memberikan motivasi dan
dukungannya.
11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang turut
memberikan dukungan selama penyusunan skripsi ini.
Penulis berharap semoga Tuhan memberikan berkat dan anugerah-Nya
kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga skripsi ini
dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan sumber informasi
tentang sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif.
Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari bahwa
masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat mengharapkan
adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam rangka
penyempurnaan skripsi ini.
Salatiga, Agustus 2012
Penulis
MOTTO
Ilmu menginginkan untuk diamalkan.
Apabila orang mengamalkannya, maka ilmu itu tetap ada.
Namun sebaliknya, jika tidak diamalkan,
maka ilmu akan hilang dengan sendirinya.
(Sufyan ats-Tsauri).
Akan kuberikan ilmu yang kumiliki kepada siapapun,
asal mereka mau memanfaatkan ilmu yang telah kuberikan itu
(Imam Syafi’i)
Berusaha keras dan jangan pernah menyerah untuk menggapai mimpi,
Serahkan kepada Tuhan setelah semua usaha telah kamu lakukan
(Andri Purwantiningsih)
PERSEMBAHAN
Skripsi ini memberikan pengalaman dan pengetahuan yang sangat berharga,
Skripsi ini saya persembahkan bagi mereka yang berarti dalam hidup saya :
Bapak dan Ibu yang sangat aku cintai dan aku banggakan
Kakak dan adikku yang aku sayangi
Motivator dan penyemangat hidupku
Serta semua pihak yang telah membantu penyelesaian skripsi ini
ABSTRAK
Arsip merupakan sumber informasi, pusat ingatan dan bukti autentik yang sangat
penting bagi kelancaran kegiatan perkantoran. Manajemen kearsipan yang baik
diperlukan oleh semua kantor untuk memperlancar kegiatan perkantoran.
Penelitian ini dimulai pada tanggal 16 April 2012 dan berakhir pada 16 Juli
2012. Masalah penelitian ini adalah Bagaimanakah sistem manajemen kearsipan
arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten
Semarang. Tujuan penelitan ini untuk mengetahui sistem manajemen kearsipan
arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten
Semarang. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Sumber data
penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data diperoleh dari pengamatan,
wa wancara, dan dokumentasi. Penelitian ini menggunakan prosedur analisis
model interaktif dari Miles dan Hubberman yang mencakup proses koleksi data,
reduksi data, penyajian data dan pengambilan kesimpulan. Hasil penelitian
menunjukkan Sistem penyimpanan arsip adalah gabungan/ kombinasi antara
sentralisasi dan desentralisasi. Arsip aktif dikelola secara desentralisasi oleh
masing – masing unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi oleh
seorang arsiparis. Penataan arsip dinamis aktif aktif dan inaktif belum sesuai
dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan tahun 2006 yang
diterbitkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang. Tidak ada pegawai
khusus kearsipan, pegawai yang didaulat untuk menangani arsip adalah pegawai
dari seksi Tata Pemerintahan. Peralatan yang digunakan belum memadahi dan
tidak digunakan dengan maksimal. Ruangan penyimpanan arsip menjadi satu
dengan ruang kerja pegawai tanpa sekat apapun. Tidak ada pencatatan arsip
keluar, sehingga penemuan kembali arsip sulit. Pemusnahan belum pernah
dilakukan.
Kata kunci : system, arsip, dinamis
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Penelitian
1
1.2. Permasalahan Penelitian
5
1.3. Tujuan Penelitian
6
1.4. Signifikansi Penelitian
6
1.5. Keterbatasan Penelitian
8
BAB II. LANDASAN TEORI
2.1. Arsip
2.1.1. Pengertian Arsip
9
9
2.1.2. Wujud Arsip
10
2.1.3. Penggolongan Arsip
10
2.1.4. Ruang Lingkup Kearsipan
11
2.1.5. Petugas Kearsipan
12
2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip
13
2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip
15
2.2. Sistem
15
2.2.1. Sistem Kearsipan
17
2.2.2. Sistem Penyimpanan Arsip
19
2.3. Manajemen Kearsipan
20
2.3.1. Manajemen Arsip Dinamis Kertas
21
2.3.2. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas
21
2.3.3. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis
25
2.3.4. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
29
2.3.5. Penemuan Kembali Arsip
32
2.3.6. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
34
2.3.7. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik
34
BAB III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Jenis dan Metode Penelitian
38
3.2. Tempat dan Waktu Penelitian
39
3.3. Sumber Data
39
3.4. Tekhnik Pengumpulan Data
40
3.5. Instrumen Penelitian
43
3.6. Metode Analisis Data
44
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
47
4.1. Hasil Penelitian
4.1.1. Visi dan Misi Kantor Kecamatan Tengaran
47
4.1.2. Tugas Pokok Pegawai Kecamatan Tengaran
48
4.1.3. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran
48
4.1.4. Manajemen
Kearsipan
di
Kantor
Kecamatan
Tengaran
1. Sistem
49
Penyimpanan
Arsip
di
Kantor
Kecamatan Tengaran
49
2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip di Kantor
Kecamatan Tengaran
50
3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
54
4. Ruang Kusus Arsip
60
5. Peralataan dan Perlengkapan Yang digunakan
Dalam Pengelolaan Arsip
6. Perawatan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
60
68
7. Penemuan Kembali Arsip di Kantor Kecamatan
Tengaran
8. Pemusnahaan dan Penyerahan Arsip
4.2. Pembahasan
68
70
72
4.2.1. Sistem Manajemen Kearsipan
72
4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip
74
4.2.2.1. Pengurusan Naskah Dinas Penting
74
4.2.2.2. Pengurusan Naskah Dinas Biasa
77
4.2.2.3. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia
79
4.2.3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
80
4.2.4. Ruang Penyimpanan Arsip
83
4.2.5. Peralatan dan Penyimpanan Arsip
83
4.2.6. Perawatan Arsip
84
4.2.7. Penemuan Kembali Arsip
84
4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
86
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
87
5.2. Saran
89
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya
17
Tabel 3.1 Data, Jenis Data, dan Cara Pengumpulan Data
43
Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di Kantor Kecamatan Tengaran
91
Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti
109
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Subsistem Administrasi
16
Gambar 3.1 Analisis Data Kualitatif
43
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran
48
Gambar 6.1 Penyajian Data
113
DAFTAR LAMPIRAN
Data Collection
91
Data Reduction
109
Data Display .
113
Keterangan Data Display
114
Conclution Drawing/ Verifying
115
Formulir Survey Arsip
116
Formulir Daftar Pertelaan Arsip Sementara
117
Formulir Daftar Pertelaan Arsip Yang Dimusnahkan/Diserahkan
118
Formulir Data Waktu Penyimpanan Arsip
119
Bagan Proses Naskah Dinas Masuk
116
Bagan Proses Naskah Dinas Penting Keluar
117
Bagan Proses Naskah Dinas Biasa Masuk
118
Bagan Proses Naskah Dinas Rahasia Masuk
119
Skema Penangan Arsip Daftar A (I) Sementara
125
Skema Penangan Arsip Daftar B (II)
126
Skema Penangan Arsip Daftar B (II) Dari Daftar A (I)
127
Foto – Foto
128
Surat Ijin / Rekomendasi Penelitian
131
ARSIP DINAMIS AKTIF DAN INAKTIF
KANTOR KECAMATAN TENGARAN
KABUPATEN SEMARANG
SKRIPSI
Disusun dan Diajukan untuk melengkapi syarat - syarat
Guna memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi
Oleh
Andri Purwantiningsih
162008028
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
2012
SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN
KATA PENGANTAR
Apabila kamu bersyukur maka pasti akan Kutambah (nikmat-Ku)
(QS Ibrahim [14]: 7)
Segala puji bagi Allah yang memelihara apa yang ada di langit dan apa
yang ada di bumi, Dialah yang Maha Bijaksana lagi Maha Mengetahui sehingga
dapat menuntun Penulis untuk menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi
yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif
Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang” dengan baik dan lancar.
Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan dalam
memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana.
Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak
menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari
berbagai pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula
perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah
memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis.
2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas
Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik
terbaik untuk penulis.
3. Dr. Bambang Ismanto, M.Si. selaku Ketua Program Studi Pendidikan
Ekonomi yang senantiasa memotivasi penulis dalam penyusunan skripsi.
4. Drs. Alex Ch D. Mira Kaho, M.Si. selaku dosen pembimbing skripsi yang
banyak memberikan waktu, tenaga dan pengetahuannya kepada penulis
dalam penyusunan skripsi dan menuntut ilmu di Pendidikan Ekonomi.
5. Arief Sadjiarto, SE, M.Pd selaku wali studi yang telah mendampingi dan
memberi arahan penulis selama kuliah di Pendidikan Ekonomi sehingga
penulis dapat menyelesaikan kuliah tepat waktu, sekaligus sebagai penguji
yang
memberikan
masukan
dan
koreksi
yang
sangat
berharga
memperbaiki skripsi penulis.
6. Bapak Ibu dosen Pendidikan Ekonomi, Pak Harbangan, Pak Boetje, Pak
Kusjadi, Pak Alex, Pak Bambang, Pak Arief, Pak Giyarso, Ibu Entri, Ibu
Sri Muryani, Ibu Santy yang memberikan pendidikan yang bermakna bagi
penulis selama ada di Pendidikan Ekonomi.
7. Seluruh pegawai Kantor Kecamatan Tengaran yang telah membantu
penulis dalam menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan penulis
sampai penyusunan skripsi dapat diselesaikan dengan baik.
8. Ayah tercinta yang telah bekerja keras dan selalu memberikan dukungan,
motivasi, dan harapan besar sebagai semangat dan kekuatan penulis serta
Ibu yang selalu berdoa dan memberikan kasih sayang yang tak ternilai
harganya sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah di Pendidikan
Ekonomi. ”I Love U Mom & I Heart U Dad”
9. Imanuel Sri Murdadi, Sahabat, Penyemangat, dan Motivator terbaik yang
selalu memberikan dukungan dan kekuatan dalam segala hal.
10. Seluruh rekan-rekan seperjuangan Rina Purnomosari, Oki Wulan Maulida,
Dwi Kristianto, Siti Nur Khomariah, dan Tri Anggraeny terima kasih
untuk kerjasama, bantuan, kebersamaan, dan persahabatannya. Temanteman angkatan 2008 khususnya konsentrasi perkantoran dan teman-teman
PE 2008 pada umumnya yang telah memberikan motivasi dan
dukungannya.
11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang turut
memberikan dukungan selama penyusunan skripsi ini.
Penulis berharap semoga Tuhan memberikan berkat dan anugerah-Nya
kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga skripsi ini
dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan sumber informasi
tentang sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif.
Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari bahwa
masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat mengharapkan
adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam rangka
penyempurnaan skripsi ini.
Salatiga, Agustus 2012
Penulis
MOTTO
Ilmu menginginkan untuk diamalkan.
Apabila orang mengamalkannya, maka ilmu itu tetap ada.
Namun sebaliknya, jika tidak diamalkan,
maka ilmu akan hilang dengan sendirinya.
(Sufyan ats-Tsauri).
Akan kuberikan ilmu yang kumiliki kepada siapapun,
asal mereka mau memanfaatkan ilmu yang telah kuberikan itu
(Imam Syafi’i)
Berusaha keras dan jangan pernah menyerah untuk menggapai mimpi,
Serahkan kepada Tuhan setelah semua usaha telah kamu lakukan
(Andri Purwantiningsih)
PERSEMBAHAN
Skripsi ini memberikan pengalaman dan pengetahuan yang sangat berharga,
Skripsi ini saya persembahkan bagi mereka yang berarti dalam hidup saya :
Bapak dan Ibu yang sangat aku cintai dan aku banggakan
Kakak dan adikku yang aku sayangi
Motivator dan penyemangat hidupku
Serta semua pihak yang telah membantu penyelesaian skripsi ini
ABSTRAK
Arsip merupakan sumber informasi, pusat ingatan dan bukti autentik yang sangat
penting bagi kelancaran kegiatan perkantoran. Manajemen kearsipan yang baik
diperlukan oleh semua kantor untuk memperlancar kegiatan perkantoran.
Penelitian ini dimulai pada tanggal 16 April 2012 dan berakhir pada 16 Juli
2012. Masalah penelitian ini adalah Bagaimanakah sistem manajemen kearsipan
arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten
Semarang. Tujuan penelitan ini untuk mengetahui sistem manajemen kearsipan
arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten
Semarang. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Sumber data
penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data diperoleh dari pengamatan,
wa wancara, dan dokumentasi. Penelitian ini menggunakan prosedur analisis
model interaktif dari Miles dan Hubberman yang mencakup proses koleksi data,
reduksi data, penyajian data dan pengambilan kesimpulan. Hasil penelitian
menunjukkan Sistem penyimpanan arsip adalah gabungan/ kombinasi antara
sentralisasi dan desentralisasi. Arsip aktif dikelola secara desentralisasi oleh
masing – masing unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi oleh
seorang arsiparis. Penataan arsip dinamis aktif aktif dan inaktif belum sesuai
dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan tahun 2006 yang
diterbitkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang. Tidak ada pegawai
khusus kearsipan, pegawai yang didaulat untuk menangani arsip adalah pegawai
dari seksi Tata Pemerintahan. Peralatan yang digunakan belum memadahi dan
tidak digunakan dengan maksimal. Ruangan penyimpanan arsip menjadi satu
dengan ruang kerja pegawai tanpa sekat apapun. Tidak ada pencatatan arsip
keluar, sehingga penemuan kembali arsip sulit. Pemusnahan belum pernah
dilakukan.
Kata kunci : system, arsip, dinamis
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Penelitian
1
1.2. Permasalahan Penelitian
5
1.3. Tujuan Penelitian
6
1.4. Signifikansi Penelitian
6
1.5. Keterbatasan Penelitian
8
BAB II. LANDASAN TEORI
2.1. Arsip
2.1.1. Pengertian Arsip
9
9
2.1.2. Wujud Arsip
10
2.1.3. Penggolongan Arsip
10
2.1.4. Ruang Lingkup Kearsipan
11
2.1.5. Petugas Kearsipan
12
2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip
13
2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip
15
2.2. Sistem
15
2.2.1. Sistem Kearsipan
17
2.2.2. Sistem Penyimpanan Arsip
19
2.3. Manajemen Kearsipan
20
2.3.1. Manajemen Arsip Dinamis Kertas
21
2.3.2. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas
21
2.3.3. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis
25
2.3.4. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
29
2.3.5. Penemuan Kembali Arsip
32
2.3.6. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
34
2.3.7. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik
34
BAB III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Jenis dan Metode Penelitian
38
3.2. Tempat dan Waktu Penelitian
39
3.3. Sumber Data
39
3.4. Tekhnik Pengumpulan Data
40
3.5. Instrumen Penelitian
43
3.6. Metode Analisis Data
44
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
47
4.1. Hasil Penelitian
4.1.1. Visi dan Misi Kantor Kecamatan Tengaran
47
4.1.2. Tugas Pokok Pegawai Kecamatan Tengaran
48
4.1.3. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran
48
4.1.4. Manajemen
Kearsipan
di
Kantor
Kecamatan
Tengaran
1. Sistem
49
Penyimpanan
Arsip
di
Kantor
Kecamatan Tengaran
49
2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip di Kantor
Kecamatan Tengaran
50
3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
54
4. Ruang Kusus Arsip
60
5. Peralataan dan Perlengkapan Yang digunakan
Dalam Pengelolaan Arsip
6. Perawatan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
60
68
7. Penemuan Kembali Arsip di Kantor Kecamatan
Tengaran
8. Pemusnahaan dan Penyerahan Arsip
4.2. Pembahasan
68
70
72
4.2.1. Sistem Manajemen Kearsipan
72
4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip
74
4.2.2.1. Pengurusan Naskah Dinas Penting
74
4.2.2.2. Pengurusan Naskah Dinas Biasa
77
4.2.2.3. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia
79
4.2.3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
80
4.2.4. Ruang Penyimpanan Arsip
83
4.2.5. Peralatan dan Penyimpanan Arsip
83
4.2.6. Perawatan Arsip
84
4.2.7. Penemuan Kembali Arsip
84
4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
86
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
87
5.2. Saran
89
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya
17
Tabel 3.1 Data, Jenis Data, dan Cara Pengumpulan Data
43
Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di Kantor Kecamatan Tengaran
91
Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti
109
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Subsistem Administrasi
16
Gambar 3.1 Analisis Data Kualitatif
43
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran
48
Gambar 6.1 Penyajian Data
113
DAFTAR LAMPIRAN
Data Collection
91
Data Reduction
109
Data Display .
113
Keterangan Data Display
114
Conclution Drawing/ Verifying
115
Formulir Survey Arsip
116
Formulir Daftar Pertelaan Arsip Sementara
117
Formulir Daftar Pertelaan Arsip Yang Dimusnahkan/Diserahkan
118
Formulir Data Waktu Penyimpanan Arsip
119
Bagan Proses Naskah Dinas Masuk
116
Bagan Proses Naskah Dinas Penting Keluar
117
Bagan Proses Naskah Dinas Biasa Masuk
118
Bagan Proses Naskah Dinas Rahasia Masuk
119
Skema Penangan Arsip Daftar A (I) Sementara
125
Skema Penangan Arsip Daftar B (II)
126
Skema Penangan Arsip Daftar B (II) Dari Daftar A (I)
127
Foto – Foto
128
Surat Ijin / Rekomendasi Penelitian
131