Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

116

Lampiran 1
Observasi Lapangan
1. Tanggal 30 September 2011 waktu 08.00 WIB, peneliti Kantor
Arsip Daerah Kabupaten Semarang menemui Kepala Kantor
Arsip Daerah Kab. Semarang untuk ijin penelitian.
2. Tanggal 3 Oktober 2011 waktu 08.15 WIB, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk meminta Visi Misi, Tugas Pokok dan Fungsi, dan Struktur
Organisasi,
3. Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 09.00 WIB, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan arsip-arsip yang ada di Kantor Arsip Daerah
Kab.Semarang dan macam arsip yang disimpan di Bagian
Pengolahan dan Akuisisi,
4. Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 08.20, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan Sistem penyimpanan yang digunakan Kantor
Arsip Daerah Kabuaten Semarang.
5. Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 08.00, peneliti ke Bagian

pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan Filling Sistem Kearsipan yang digunakan
untuk menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan
Akuisisi, juga membantu dalam pengolahan arsip.

117

6. Tanggal

12 Oktober 2011 waktu 08.34, peneliti ke Bagian

pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan Ruangan Penyimpanan Arsip Dinamis
Inaktif.
7. Tanggal

14 Oktober 2011 waktu 08.45, peneliti ke Bagian

pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan Prosedur dan metode penyimpanan arsip di

bagian Pengolahan dan Akuisisi sekaligus ikut melakukan
pengolahan arsip.
8. Tanggal

17 Oktober 2011 waktu 08.21, peneliti ke Bagian

pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan proses penyusutan dan pemusnahan arsip di
bagian Pengolahan dan Akuisisi.
9. Tanggal

20 Oktober 2011 waktu 08.25, peneliti ke Bagian

pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan perlengkapan dan Peralatan yang digunakan
di bagian Pengolahan dan Akuisisi.
10. Tanggal

24 Oktober 2011 waktu 08.33, peneliti ke Bagian

pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan syarat-syarat pegawai kearsipan dan
penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah dan Akuisisi,
11. Tanggal

28 Oktober 2011 waktu 08.15, peneliti ke Bagian

pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan kendala-kendala yang dihadapi

dalam

118

penyelenggaraan kerarsipan yang baik di bagian Pengolah dan
Akuisisi.

Lampiran 2
Hasil Wawancara

119

Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
Nama : Drs. Margono, M.M
1.

Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 08.00

T:

Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah
Kab. Semarang?

J:

Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif (masih
diperlukan sehari-hari) dan arsip dinamis inaktif (jarang atau
sudah tidak diperlukan sehari-hari)

2.

Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 08.15

T:

Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip
Daerah Kab.Semarang?

J:

Sistem pengelolaan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang
adalah sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis aktif
dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip
dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.

3.

Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 08.30

T:

Apakah kelemahan dari sistem yang digunakan?

J:

Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu
yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam
doos-doos, dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan
akuisisi saja yang dapat menemukannya

4.

Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 08.20

T:

Filling Sistem Kearsipan apa yang digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan
Akuisisi?

120

J:

Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan
dan akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis
dan geografis.

5.

Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 08.40

T:

Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua

arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan
daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus
beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah,
dan jenis arsip . Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan
pokok masalah yang sama sesuai dengan wilayah, tahun, dan
jenis arsip kemudian diletakkan pada rak. Pada bagian luar
doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar mudah
dalam penemuan kembali.

6.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 08.34

T:

Apakah suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip
dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah
sesuai?

J:

Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban
menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC

7.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 08.40

T:

Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan

121

Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang?
J:

Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak terang

banyak jendela kaca.

8.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 08.55

T:

Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang
sudah sesuai dengan volume arsip dalam gedung?

J:

Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi
kurang tempat karana arsip dinamis inatif yang banyak dan
banyak arsip yang belum dimusnahkan.

9.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 09.10

T:

Apakah gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan
Akuisisi sudah sesuai?

J:

Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang
ruangan penyimpanan untuk
menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan
bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon
transmigrasi.

10.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 08.45

T:

Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan
dan Akuisisi?

J:

Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif meliputi Meneliti
arsip dinamis inaktif, menyiapkan berkas inaktif, dan

122

penempatan doos pada rak Dixon

11.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 09.00

T:

Apakah ada kendala dalam prosedur penyimpanan arsip
dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi

J:

Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip
duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.

12.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 09.15

T:

Bagaimana metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan
dan Akuisisi?

J:

Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian
Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip
dinamis inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang
diterima dari unit pengolah (Arsip Kacau); membersihkan
arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua
bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia, memisahkan
arsip dan non arsip serta duplikasi arsip; mengelompokkan
arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara tanggal
,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip
(subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi
nomor sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai
dengan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis),
dan isi arsip (subjek), lalu diberi kode klasifikasi pada lembar
disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus;
dan membuat daftar pertelaan.

123

Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip
inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif
sesuai dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan
arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan
tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan
jenis arsip (subjek), pada luar doos.

Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi
kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsiparsip inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak
Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi)
wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek).

13.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.00

T:

Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip
dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?

J:

pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang
terjadi kesulitan dalam penemuan kembali.

14.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 08.21

T:

Bagaiman proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian
Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit
pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip
adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif
karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.

124

Pemindahan arsip tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal
retensi arsip, arsip yang sudah habis masa retensinya maka
segera dipindahkan ke unit kearsipan setelah itu baru
dimusnahkan.
15.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 08.50

T:

Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada
bagian pengolahan dan akuisisi?

J:

Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian
pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran
karena metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya
yang mahal.

16.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.00

T:

Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan
dimusnahkan?

J:

Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis
masa retensinya harus segera dimusnahkan.

17.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.10

T:

Apakah kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada
bagian Pengolahan dan Akuisisi?

J:

keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan.
Tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan
proses penyusutan juga belum ada.

18.

Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 08.25

125

T:

Apa saja perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di
bagian Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi antara lain Folder map atau map gantung, untuk
menyimpan arsip yang berupa surat/lembaran; Doos Arsip,
untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat bukti atau
arsip berupa surat berikut foldernya; almari Besi/Rak Dixion,
untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart Cabinet, untuk
menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar pengantar;
dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang
berisi banyak arsip.

19.

Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 08.54

T:

Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis inakif pada bagian pengolahan dan
akuisisi ada yang kurang?

J:

Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan
peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran,
terutama belanja modal.

20.

Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 08.33

T:

Apakah pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi sudah memenuhi?

J:

formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada
penerimaan CPNS tidak ada yang mendaftar

126

21.

Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 08.46

T:

Bagaimana cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah
dan Akuisisi?

J:

Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan
akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3
untuk arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi
masing-masing. Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan
ditempat
penyimpanan
arsip
berdasarkan
tanggal
pengembalian arsip, sebagai bukti peminjaman, lembar
peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan arsip diletakkan
di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip yang
dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan
pada peminjaman.

22.

Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.00

T:

Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada
bagian Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan
penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan
mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena
dalam pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif
masih bercampur dengan arsip kacau.

23.

Tanggal 28 Oktober 2011 waktu 08.15

T:

Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan
kerarsipan yang baik di bagian Pengolah dan Akuisisi?

127

J:

Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan
padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah,
sehingga arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di
ruangan penyimpanan arsip arsip selama bertahun-tahun maka
akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip, juga
menghambat kelancaran kerja. Ruangan penyimpanan arsip
untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan
ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon
transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume
arsip banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu)
AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu
dan Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif
karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif
yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan
dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan
besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis
inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah
disimpan bercampur dengan arsip kacau. Cahaya yang masuk
ruangan penyimpanan arsip banyak karena ruangan
penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari
kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari masuk
merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam ruangan
penyimpanan. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip tidak
ada yang lulusan jurusan kearsipan, mengalami kesulitan bila
terjadi perubahan pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati
Kab.Semarang.

128

Hasil Wawancara
Kepala Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kab.Semarang
Nama : Slamet Sihwidyatnanto, SH
1.

Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 09.00

T:

Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah
Kab. Semarang?

J:

Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif dan arsip
dinamis inaktif
Macamnya Arsip Perencanaan, Arsip Pengawasan,
Peningkatan SDM, dan Laporan Pertanggungjawaban
Perjalanan Luar Daerah.

2.

Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 09.15

T:

Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip
Daerah Kab.Semarang?

J:

Sistem pengelolaan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang
adalah sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis aktif
dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip
dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.

3.

Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 10.00

T:

Apakah kelemahan dari sistem yang digunakan?

129

J:

Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu
yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam
doos-doos, dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan
akuisisi saja yang dapat menemukannya

4.

Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 09.15

T:

Filling Sistem Kearsipan apa yang digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan
Akuisisi?

J:

Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan
dan akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis
dan geografis.

5.

Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 10.00

T:

Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua
arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan
daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus
beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah,
dan jenis arsip . Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan
pokok masalah yang sama sesuai dengan wilayah, tahun, dan
jenis arsip kemudian diletakkan pada rak. Pada bagian luar
doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar mudah
dalam penemuan kembali.

6.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 10.00

T:

Apakah suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip
dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah

130

sesuai?
J:

Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban
menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi
untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan
penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang
dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan
penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk
mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa
terkontrol.

7.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 10.25

T:

Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang?

J:

Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak karena
ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat
jendela dari kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari
masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam ruangan
penyimpanan.

8.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 11.00

T:

Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang
sudah sesuai dengan volume arsip dalam gedung?

J:

Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi
besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume

131

arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang
banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur
dengan arsip kacau.

9.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 11.10

T:

Apakah gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan
Akuisisi sudah sesuai?

J:

Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang
ruangan penyimpanan untuk
menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan
bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon
transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume
arsip banyak.

10.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.15

T:

Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan
dan Akuisisi?

J:

Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif meliputi Meneliti
arsip dinamis inaktif, menyiapkan berkas inaktif, dan
penempatan doos pada rak Dixon

11.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.35

T:

Apakah ada kendala dalam prosedur penyimpanan arsip
dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi

132

J:

Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip
duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.

12.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 11.00

T:

Bagaimana metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan
dan Akuisisi?

J:

Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian
Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip
dinamis inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang
diterima dari unit pengolah (Arsip Kacau); membersihkan
arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua
bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia, memisahkan
arsip dan non arsip serta duplikasi arsip; mengelompokkan
arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara tanggal
,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip
(subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi
nomor sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai
dengan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis),
dan isi arsip (subjek), lalu diberi kode klasifikasi pada lembar
disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus;
dan membuat daftar pertelaan.

Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip
inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif
sesuai dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan
arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan
tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan

133

jenis arsip (subjek), pada luar doos.

Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi
kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsiparsip inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak
Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi)
wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek).

13.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 11.20

T:

Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip
dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?

J:

pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang
terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang
perlu disimpan banyak karena keterbatasan waktu biasanya
arsip hanya di masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah
yang sama tanpa dibungkus hanya ditempel lembar disposisi
untuk mengetahui masalah arsip.

14.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.30

T:

Bagaiman proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian
Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit
pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip
adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif
karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.
Pemindahan arsip tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal
retensi arsip, arsip yang sudah habis masa retensinya maka
segera dipindahkan ke unit kearsipan setelah itu baru

134

dimusnahkan.
15.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.44

T:

Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada
bagian pengolahan dan akuisisi?

J:

Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian
pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran
karena metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya
yang mahal.

16.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 10.10

T:

Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan
dimusnahkan?

J:

Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis
masa retensinya harus segera dimusnahkan.

17.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 11.00

T:

Apakah kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada
bagian Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah kabupaten
Semarang belum berani melakukan pemusnahan tanpa dapat
ijin dari kantor arsip propinsi. Pemusnahan arsip juga harus
melalui prosedur yang panjang dan membutuhkan biaya yang
besar.

18.

Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 09.00

T:

Apa saja perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di

135

bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J:

Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi antara lain Folder map atau map gantung, untuk
menyimpan arsip yang berupa surat/lembaran; Doos Arsip,
untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat bukti atau
arsip berupa surat berikut foldernya; almari Besi/Rak Dixion,
untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart Cabinet, untuk
menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar pengantar;
dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang
berisi banyak arsip.

19.

Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 09.20

T:

Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis inakif pada bagian pengolahan dan
akuisisi ada yang kurang?

J:

Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan
peralatan dan perlengkapan karena keterbatasan anggaran,
terutama belanja modal.

20.

Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.30

T:

Apakah pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi sudah memenuhi?

J:

Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan
akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian
tersebut tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, akan tetapi

136

sudah bekerja selama bertahun-tahun maka pegawai kearsipan
telah mahir dan cekatan dalam melakukan pekerjaannya.

21.

Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.54

T:

Bagaimana cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah
dan Akuisisi?

J:

Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan
akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3
untuk arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi
masing-masing. Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan
ditempat
penyimpanan
arsip
berdasarkan
tanggal
pengembalian arsip, sebagai bukti peminjaman, lembar
peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan arsip diletakkan
di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip yang
dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan
pada peminjaman.

22.

Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 10.13

T:

Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada
bagian Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan
penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan
mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena
dalam pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif
masih bercampur dengan arsip kacau.

23.

Tanggal 28 Oktober 2011 waktu 09.30

137

T:

Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan
kerarsipan yang baik di bagian Pengolah dan Akuisisi?

J:

Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan
padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah,
sehingga arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di
ruangan penyimpanan arsip arsip selama bertahun-tahun maka
akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip, juga
menghambat kelancaran kerja. Ruangan penyimpanan arsip
untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan
ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon
transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume
arsip banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC
namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan
Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif
karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif
yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan
dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan
besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis
inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan
bercampur dengan arsip kacau. Cahaya yang masuk ruangan
penyimpanan arsip banyak karena ruangan penyimpanan
bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari kaca sehingga
memungkinkan cahaya matahari masuk merusak arsip dinamis
inaktif yang ada dalam ruangan penyimpanan. Pegawai
kearsipan yang mengelola arsip tidak ada yang lulusan jurusan
kearsipan, mengalami kesulitan bila terjadi perubahan
pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati Kab.Semarang.

Staff Bagian Pengolahan dan Bagian Akuisisi

138

Nama : Siti Sumirat
1.

Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 09.00

T:

Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah
Kab. Semarang?

J:

Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif (masih
diperlukan sehari-hari) dan arsip dinamis inaktif (jarang atau
sudah tidak diperlukan sehari-hari)

2.

Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 09.15

T:

Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip
Daerah Kab.Semarang?

J:

Sistem pengelolaan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang
adalah sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis aktif
dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip
dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.

3.

Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 10.00

T:

Apakah kelemahan dari sistem yang digunakan?

J:

Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu
yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam
doos-doos, dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan
akuisisi saja yang dapat menemukannya

4.

Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 09.15

T:

Filling Sistem Kearsipan apa yang digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan
Akuisisi?

139

J:

Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan
dan akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis
dan geografis.

5.

Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 10.00

T:

Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua
arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan
daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus
beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah,
dan jenis arsip . Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan
pokok masalah yang sama sesuai dengan wilayah, tahun, dan
jenis arsip kemudian diletakkan pada rak. Pada bagian luar
doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar mudah
dalam penemuan kembali.

6.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 10.00

T:

Apakah suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip
dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah
sesuai?

J:

Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban
menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi
untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan
penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang
dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan
penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk

140

mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa
terkontrol.

7.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 10.25

T:

Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang?

J:

Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak karena
ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat
jendela dari kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari
masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam ruangan
penyimpanan.

8.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 11.00

T:

Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang
sudah sesuai dengan volume arsip dalam gedung?

J:

Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi
besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume
arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang
banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur
dengan arsip kacau.

9.

Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 11.10

T:

Apakah gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan
Akuisisi sudah sesuai?

141

J:

Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang
ruangan penyimpanan untuk
menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan
bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon
transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume
arsip banyak.

10.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.15

T:

Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan
dan Akuisisi?

J:

Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif meliputi Meneliti
arsip dinamis inaktif, menyiapkan berkas inaktif, dan
penempatan doos pada rak Dixon

11.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.35

T:

Apakah ada kendala dalam prosedur penyimpanan arsip
dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi

J:

Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip
duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.

12.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 11.00

T:

Bagaimana metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan
dan Akuisisi?

142

J:

Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian
Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip
dinamis inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang
diterima dari unit pengolah (Arsip Kacau); membersihkan
arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua
bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia, memisahkan
arsip dan non arsip serta duplikasi arsip; mengelompokkan
arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara tanggal
,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip
(subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi
nomor sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai
dengan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis),
dan isi arsip (subjek), lalu diberi kode klasifikasi pada lembar
disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus;
dan membuat daftar pertelaan.

Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip
inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif
sesuai dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan
arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan
tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan
jenis arsip (subjek), pada luar doos.

Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi
kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsiparsip inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak
Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi)
wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek).

143

13.

Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 11.20

T:

Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip
dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?

J:

pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang
terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang
perlu disimpan banyak karena keterbatasan waktu biasanya
arsip hanya di masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah
yang sama tanpa dibungkus hanya ditempel lembar disposisi
untuk mengetahui masalah arsip.

14.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.30

T:

Bagaiman proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian
Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit
pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip
adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif
karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.
Pemindahan arsip tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal
retensi arsip, arsip yang sudah habis masa retensinya maka
segera dipindahkan ke unit kearsipan setelah itu baru
dimusnahkan.

15.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.44

T:

Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada
bagian pengolahan dan akuisisi?

J:

Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian
pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran
karena metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya
yang mahal.

144

16.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 10.10

T:

Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan
dimusnahkan?

J:

Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis
masa retensinya harus segera dimusnahkan.

17.

Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 11.00

T:

Apakah kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada
bagian Pengolahan dan Akuisisi?

J:

keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan dan
tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan
proses penyusutan juga belum ada.

18.

Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 09.00

T:

Apa saja perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di
bagian Pengolahan dan Akuisisi?

J:

Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi antara lain Folder map atau map gantung, untuk
menyimpan arsip yang berupa surat/lembaran; Doos Arsip,
untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat bukti atau
arsip berupa surat berikut foldernya; almari Besi/Rak Dixion,
untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart Cabinet, untuk
menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar pengantar;
dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang
berisi banyak arsip.

145

19.

Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 09.20

T:

Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis inakif pada bagian pengolahan dan
akuisisi ada yang kurang?

J:

Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan
peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran,
terutama belanja modal.

20.

Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.30

T:

Apakah pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi sudah memenuhi?

J:

Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan
akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian
tersebut tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan.

21.

Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.54

T:

Bagaimana cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah
dan Akuisisi?

J:

Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan
akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3
untuk arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi
masing-masing. Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan
ditempat
penyimpanan
arsip
berdasarkan
tanggal
pengembalian arsip, sebagai bukti peminjaman, lembar
peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan arsip diletakkan
di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip yang

146

dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan
pada peminjaman.

22.

Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 10.13

T:

Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada
bagian Pengolahan dan Akuisisi?

J:

mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena
dalam pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif
masih bercampur dengan arsip kacau.

23.

Tanggal 28 Oktober 2011 waktu 09.30

T:

Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan
kerarsipan yang baik di bagian Pengolah dan Akuisisi?

J:

Kekurangan tenaga kearsipan mengakibatkan kinerja tidak
mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pegawai kearsipan
yang mengelola arsip hanya 2 orang, Kepala bagian
Pengolahan dan Akuisisi sebagai pengawas, sedangkan yang
mengelola arsip 2 (dua) pegawai mengakibatkan arsip
menumpuk.
Pelaporan berkala secara priodik/teratur belum dilaksanakan
karena Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi dalam
melakukan pengawasan pengelolaan arsip jarang kadang
seminggu sekali bahkan bila sedang sibuk sekali tidak ada
pengawasan, dan pelaporan.

147

Lampiran 3
Reduksi Data
1. Arsip Dinamis Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

148

Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif (masih
diperlukan sehari-hari) dan arsip dinamis inaktif (jarang atau sudah
tidak diperlukan sehari-hari)
2. Macam Arsip Dinamis Inaktif di Bagian Pengolahan dan Akuisisi
Arsip Perencanaan, Arsip Pengawasan, Peningkatan SDM, dan
Laporan Pertanggungjawaban Perjalanan Luar Daerah.

3. Sistem penyimpanan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang?
Sistem gabungan : Sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis
aktif dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip dinamis
inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.
4. Kelemahan Sistem Gabungan
Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu
yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam doos-doos,
dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan akuisisi saja yang dapat
menemukannya.

5. Filling Sistem Kearsipan menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian
Pengolah dan Akuisisi
Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan dan
akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis

149

6.

Cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi.
Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua

arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan daftar kode
klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta lembar
disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip . Arsip
disimpan dalam doos sesuai dengan pokok masalah yang sama sesuai
dengan wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada rak.
Pada bagian luar doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar
mudah dalam penemuan kembali.

7. Suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif
pada bagian pengolahan dan akuisisi.
Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC
namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan
Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak
seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan
penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol
suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol.
8. Pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor
Arsip daerah kab.Semarang.

150

Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak karena
ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari
kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari masuk merusak arsip
dinamis inaktif yang ada dalam ruangan penyimpanan
9. Ruangan penyimpanan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
Kantor Arsip daerah kab.Semarang.
Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi
besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip
dalam

ruangan.

Volume

arsip

dinamis

inaktif

yang

banyak

mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip
kacau.
10. Gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi.
Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif

menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi

untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat
sedangkan volume arsip banyak.
11. Prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi.
Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif meliputi Meneliti
arsip dinamis inaktif, menyiapkan berkas inaktif, dan penempatan doos
pada rak Dixon
12. Kendala dalam prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif di
bagian pengolahan dan akuisisi.

151

Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi
sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.

13. Metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi.
Metode

penyimpanan

arsip

dinamis

inaktif

di

bagian

Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip dinamis
inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit
pengolah (Arsip Kacau); membersihkan arsip dari debu-debu dan
kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga dengan bahanbahan kimia, memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip;
mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara
tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip
(subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi nomor
sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal
,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan isi arsip (subjek),
lalu diberi

kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian

ditempelkan pada sampul pembungkus; dan membuat daftar pertelaan.

Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip
inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai
dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan arsip yang telah
dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun,
(kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek), pada luar
doos.

152

Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi
kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-arsip
inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak Dixon disusun
menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan
jenis arsip (subjek).

14. Kendala dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian
pengolahan dan akuisisi.

pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang
terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang perlu
disimpan banyak karena keterbatasan waktu biasanya arsip hanya di
masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah yang sama tanpa
dibungkus hanya ditempel lembar disposisi untuk mengetahui masalah
arsip.

15. Proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian Pengolahan dan
Akuisisi.
Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit
pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip adalah
kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif karena jarang
sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip
tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip, arsip yang sudah

153

habis masa retensinya maka segera dipindahkan ke unit kearsipan
setelah itu baru dimusnahkan.

16. Metode

yang digunakan dalam pemusnahan pada bagian

pengolahan dan akuisisi.
Kegiatan

pemusnahan

arsip

dinamis

inaktif

di

bagian

pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran karena
metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal.

17. Lama umur arsip dinamis inaktif yang akan dimusnahkan.

Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis masa
retensinya harus segera dimusnahkan.

18. Kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi.
keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan dan
tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan proses
penyusutan juga belum ada. Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip
Daerah kabupaten Semarang belum berani melakukan pemusnahan
tanpa dapat ijin dari kantor arsip propinsi. Pemusnahan arsip juga harus
melalui prosedur yang panjang dan membutuhkan biaya yang besar.

154

19. Perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di bagian Pengolahan
dan Akuisisi.
Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
antara lain Folder map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang
berupa surat/lembaran; Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang
berupa kertas, surat bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya;
almari Besi/Rak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart
Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar
pengantar; dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang
berisi banyak arsip.
20. Peralatan dan perlengkapan yang kurang untuk menyimpan arsip
dinamis inakif pada bagian pengolahan dan akuisisi
Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan
peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran, terutama
belanja modal.

21. Pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi.
Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan
akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian tersebut
tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan. Formasi pegawai kususnya
bidang kearsipan setiap ada penerimaan CPNS tidak ada yang
mendaftar.

22. Cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah dan Akuisisi.

155

Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan
akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3 untuk
arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi masing-masing.
Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan ditempat penyimpanan
arsip

berdasarkan

tanggal

pengembalian

arsip,

sebagai

bukti

peminjaman, lembar peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan
arsip diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip
yang dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada
peminjaman.

23. Kendala dalam penemuan kembali arsip pada bagian Pengolahan
dan Akuisisi.
Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan
penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan, tetapi
mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena dalam
pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif masih
bercampur dengan arsip kacau.

24. Kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan kerarsipan
yang baik di bagian Pengolah dan Akuisisi.
Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan
padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah, sehingga
arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di ruangan penyimpanan
arsip arsip selama bertahun-tahun maka akan terjadi kesulitan dalam

156

penemuan kembali arsip, juga menghambat kelancaran kerja. Ruangan
penyimpanan

arsip

untuk

menyimpan

arsip

dinamis

inaktif

menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan
calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip
banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu
AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan
penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan
volume arsip dinamis inaktif yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada
bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai
dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis
inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan
bercampur dengan arsip kacau. Cahaya yang masuk ruangan
penyimpanan arsip banyak karena ruangan penyimpanan bekas Kantor
Transmigrasi terdapat jendela dari kaca sehingga memungkinkan
cahaya matahari masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam
ruangan penyimpanan. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip tidak
ada yang lulusan jurusan kearsipan, mengalami kesulitan bila terjadi
perubahan pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati Kab.Semarang.
Kekurangan tenaga kearsipan mengakibatkan kinerja tidak
mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pegawai kearsipan yang
mengelola arsip hanya 2 orang, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi
sebagai pengawas, sedangkan yang mengelola arsip 2 (dua) pegawai
mengakibatkan arsip menumpuk.

157

Pelaporan berkala secara priodik/teratur belum dilaksanakan
karena Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi dalam melakukan
pengawasan pengelolaan arsip jarang kadang seminggu sekali bahkan
bila sedang sibuk sekali tidak ada pengawasan, dan pelaporan.

158

Lampiran 4
Foto

Arsip Kacau bercampur di ruang penyimpanan

159

Ruangan Penyimpanan Arsip di Bagian Pengolahan dan Akuisisisi

160

Arsip yang disimpan

161

Lembar Peminjaman Arsip

162

Lampiran 5
KUESIONER
Pengantar
Kuesioner ini bertujuan untuk mengumpulkan bahan – bahan penelitian
tentang
“SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

INAKTIF

PADA

BAGIAN PENGOLAHAN DAN AKUISISI KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN SEMARANG “ yang akan digunakan untuk pemenuhan

penulisan skripsi Program Studi Pendidikan Ekonomi Universitas
kristen Satya Wacana.
Dalam rangka menyelesaikan tugas akhir Progdi Pendidikan
Ekonomi, perkenankanlah dengan ini kami mohon kiranya Bapak/Ibu
berkenan untuk mengisi kuesioner berikut ini. Adapun data yang kami
peroleh benar-benar untuk penyusunan tugas skripsi, untuk itu mohon
kiranya dapat diisi dengan sejujur-jujurnya dan selengkap-lengkapnya
atas ketersediaan menjawab pertanyaan ini kami mengucapkan terima
kasih.
Petunjuk Pengisian Kuesioner
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan memberi tanda
silang (x) pada kotak yang tersedia ataupun penjelasan pada hal-hal
yang dipilih dengan alasan, sedangkan untuk pertanyaan yang berisi
uraian mohon kiranya dituliskan sejelas-jelasnya demikian pola untuk
alasan memilih.

163

Contoh pengisian Kuesioner dengan Pilihan
1.

Apakah tenaga pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah
memenuhi ?

X

sudah
belum

Alasan

........................................................

10. Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah
Kab. Semarang?
11. Apa saja Jenis-jenis/bentuk arsip dinamis Inaktif yang disimpan
di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang?
12. Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip
Daerah Kab.Semarang?
Sistem Desentralisasi
Sistem Sentralisasi
Sistem Gabungan
Alasan

.......................................................

13. Apakah kelemahan dari sistem yang digunakan?

164

14. Filling Sistem Kearsipan apa yang digunakan untuk menyimpan
arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan Akuisisi?
Abjad
Masalah
Nomor
Tanggal
Wilayah
Alasan

.......................................................

15. Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi?

16. Apakah suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip
dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah
sesuai?
17. Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang?
18. Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pa