Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang T1 162007056 BAB IV

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan data yang diperoleh pada saat melakukan penelitian di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang, selanjutnya dilakukan analisis untuk menjawab tujuan dilakukannya penelitian ini. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.

Berikut ini akan diuraikan dan dianalisis hasil-hasil dari penelitian yang telah dilakukan.

4.1.Hasil Penelitian

4.1.1.Visi Misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang a. Visi

Terwujudnya pelayanan arsip yang berkualitas (cepat dan tepat) dalam penyediaan data dan informasi penting bagi masalah kemashlatan bangsa.

b. Misi

1. Meningkatkan kualitas pelayanan bagi pengguna arsip.

2. Memberikan akses yang luas kepada masyarakat untuk memperoleh

data dan informasi.

3. Meningkatkan hak-hak pengguna arsip dalam memperoleh data dan

informasi arsip.

4. Meningkatkan kualitas SDM Aparatur Kantor Arsip Daerah

Kabupaten Semarang.

5. Meningkatkan teknologi informai kearsipan (SIM) guna percepatan

akses data dan informasi.

6. Meningkatkan khasanah arsip kesejarahan bagi generasi masalalu,

kini dan mendatang.

4.1.2.Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

a. Tugas Pokok

Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang arsip dan dokumentasi.

b. Fungsi

1. Perumusan Kebijakan teknis dibidang pembinaan dan

pengembangan, akuisisi dan pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan arsip.

2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah

bidang arsip dan dokumentasi.

3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas bidang pembinaan dan

pengembangan, ,akuisisi dan pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan arsip,

4. Dan Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati.

4.1.3. Struktur Organisasi

Gambar 4.1. Struktur Organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

Kasubag TU Kepala Kantor

Kasi Pembinaan dan Pengembangan

Kasi Penyimpanan dan Pemeliharaan Kelompok Jabatan

Fungsional

Kasi Pengolah dan Akuisisi

4.1.4. Tugas Seksi Pengolah dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang

a. Tugas Pokok

Melaksanakan sebagian tugas Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang di bidang pengolah dan akuisisi arsip.

b. Rincian Tugas

1. Menyusun Program kerja dan anggaran seksi pengolahan dan

akuisisi;

2. Membagi tugas dan melaksanakan dan mengarahkan

pelaksanaan tugas bawahan;

3. Melaksanakan pengelolaan arsip statis Perangkat Daerah,

Badan Usaha Milik Negara, Perusahaan Swasta, dan

Perorangan skala Daerah dala angka penyelamatan,

pemeliharaan, dan pengamanan Kearsipan;

4. Melaksanakan akuisisi arsip untuk memperluas khasanah arsip

yang mempunyai nilai guna informasi bagi pengguna arsip;

5. Melaksanakan koordinasi dan fasilitas kerja sama tehnik

diinstansi Pemerintah Kabupaten Semarang maupun pihak luar unuk memperluas jaringan informasi kearsipan.

6. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan

sub bagian Tata Usaha.

7. Menyusun laporan pertanggung jawaban pelaksanaan sub

bagian Tata Usaha;

8. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik

guna kelancaran pelaksanaan tugas dan;

9. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku. 4.1.5. Visi dan Misi Arsip

a. Visi Arsip

Ditingkat keberadaan suatu bangsa “Arsip” adalah rangkaian citra asal yang tak terhapuskan karena kelengkangan zaman, sehingga jika diteruskan dengan suatu sentuhan-sentuhan tehnologi dapat membangkitkan mutiara terpendam yang akan menjadi satu arti tersendiri bahwa bangsa ini membutuhkan informasi yang berbentuk uraian nyata dalam bentuk fakta.

b. Misi Arsip

Ditingkat keberadaan suatu organisasi “Arsip” adalah bagian yang tak terpisahkan dari managemen organisasi, dan keberhasilan managemen kearsipan akan member pengaruh kinerja organisasi karena jalinan informasi mengandung arti nilai prosesi secara nyata dan terus menerus dalam mendukung kelancaran pada keseluruhan tugas managemen organisasi.

4.1.6. Arsip Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang

Arsip-arsip yang disimpan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.

a. Penggolongan Surat:

1) Berdasarkan Asal dan Tujuan

a. Surat Interen adalah yang berasal dari dan untuk bagian lain

dalam unit organisasi yang sama (lingkup Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang)

b. Surat Ekstern adalah yang berasal dari dan untuk instansi lain di

luar Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang maupun di lingkungan Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang di luar daerah.

a. Surat Dinas adalah surat yang ditujukan kepada pejabat atau yang disertai nama dan jabatan yang bersangkutan.

b. Surat Pribadi adalah surat yang ditujukan kepada nama orang.

4) Berdasarkan Sifat

a. Surat Penting adalah surat yang memerlukan tindak lanjut dan

mempunyai nilai guna dalam proses administrasi.

b. Surat Biasa adalah surat yang memerlukan tindak lanjut dan

cukup untuk diketahui saja.

c. Surat Rahasia adalah surat yang isinya dirahasiakan dan hanya

boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk. a. Penggolongan Arsip

1. Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih digunakan secara

langsung dalam menyelenggarakan administrasi. Terdiri dari:

a. Arsip Dinamis Aktif, masih diperlukan sehari-hari.

b. Arsip Dinamis Inaktif, sudah jarang dan hampir tidak

diperlukan sehari-hari.

c. Arsip Statis, yakni arsip yang tidak digunakan secara

umumnya mempunyai nilai sejarah dan menjadi dokumen pada Lembaga Arsip Nasional.

b. Nilai Guna Arsip

1. Primer, yakni nilai guna yang didasarkan atas kegunaan arsip

bagi kepentingan intern kantor (nilai guna administrative, organisatoris, manajemen, hokum, keuangan, ilmiah, sejarah).

2. Sekunder, yakni nilai guna yang didasarkan atas kegunaan arsip

bagi kepentingan umum diluar pencipta/ Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang (nilai guna kebuktian dan informasi).

c. Pengelompokan Jenis Arsip

1. Arsip Vital/Permanen (usia simpan selamanya)

2. Arsip Sangat Penting/ Semi Permanen (usia s/d 75 tahun)

3. Arsip Penting (usia simpan s/d 30 tahun)

4. Arsip Biasa (usia simpan s/d 3-5 tahun)

5. Arsip Tidak Penting (usia simpan s/d 0,5 -1,5 tahun)

Arsip yang disimpan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang adalah arsip dinamis aktif (semua surat-surat masuk), dan arsip dinamis inaktif (surat-surat masuk yang sudah tidak dipakai lagi dan disimpan di

doos arsip diletakkan di rak dixon di dalam gudang arsip. Arsip dinamis inaktif tersebut disimpan di unit pengolah dan akuisisi.

d. Arsip Dinamis Inaktif yang ada pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang macamnya:

1. Arsip Perencanaan.

2. Arsip Pengawasan.

3. Peningkatan SDM.

4. Laporan Pertanggungjawaban Perjalanan Luar Daerah.

4.1.7. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang adalah sistem gabungan. Sistem pengelolaan arsip gabungan adalah pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi. Sistem gabungan ini dilaksanakan di masing-masing unit yaitu Kasubag TU, Kasi Akuisisi dan Pengolahan, Kasi Pembinaan dan Pengembangan, dan Kasi Penyimpanan dan Pemeliharaan.

4.1.8. Filing Sistem Kearsipan yang Digunakan Dalam Menyimpan Arsip Dinamis Inaktif di Bagian Pengolahan dan Akusisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang

Arsip dinamis Inaktif yang disimpan Pada Bagian Pengolahan dan Akusisi menggunakan sistem geografis, kronologis, dan subjek.

Bagian Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip . Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan pokok masalah yang sama sesuai dengan wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada rak. Pada bagian luar doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar mudah dalam penemuan kembali.

Daftar Klasifikasi Nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor, setiap masalah diberi nomor tertentu. Guna daftar klasifikasi adalah sebagai pedoman pemberi kode surat, dan sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat.

Berikut ini Daftar Klasifikasi Arsip yang digunakan untuk pedoman menyimpan kode Arsip Dinamis Inaktif :

1- 9 UMUM

10-19 URUSAN DALAM 20-29 PERALATAN

30-39 KEKAYAAN DAERAH

40-49 PERRUSTAKAAN/DOKUMEN/KEARSIPAN/SANDI 50-59 PERENCANAAN

60-69 ORGANISASI/KETATALAKSANAAN 70-79 PENELITIAN

80-89 KONPERENSI

90-99 PERJALANAN DINAS 100-109 PEMERINTAHAN 110-119 PEMERINTAH PUSAT 120-129 PEMERINTAH PROPINSI

130-139 PEMERINTAH KABUPATEN/KOTA 140-149 PEMERINTAH DESA

150-159 LEGISTATIF MPR/DPR 160-169 DPRD PROPINSI

170-179 DPRD KABUPATEN/KOTA 180-189 HUKUM

190-199 HUBUNGAN LUAR NEGERI 200-209 POLITIK

210-119 PARPOL 220-229 KEPARTAIAN

230-239 ORGANISASI KEMASYARAKATAN

240-249 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL 250-259 ORGANISASI PEMUDA

260-269 ORGANISASI BURUH, TANI, DAN NELAYAN 270-279 ORGANISASI WANITA

280-289 PEMILIHAN UMUM 290-299 PANWASLU

300-309 KEAMANAN DAN KETERTIBAN UMUM 310-319 PERTAHANAN

320-329 KEMILITERAN 330-339 KEAMANAN

340-349 PERTAHANAN SIPIL 350-359 KEJAHATAN

360-369 BENCANA 370-399 KECELAKAAN

400-409 KESEJAHTERAAN RAKYAT 410-419 PEMBANGUNAN DESA 420-429 PENDIDIKAN

430-439 KEBUDAYAAN 440-449 KESEHATAN 450-459 AGAMA 460-469 SOSIAL

470-479 KEPENDUDUKAN 490-499 PEREKONOMIAN 500-509 PERDAGANGAN 520-529 PERTANIAN 530-539 PERINDUSTRIAN

540-549 PERTAMBANGAN/KESAMUDRAAN 550-559 PERHUBUNGAN

560-569 TENAGA KERJA 570-579 MODAL DOMESTIK 580-589 PERBANKAN MONETER

590-599 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 600-609 PENGAIRAN

610-629 JALAN 630-639 JEMBATAN 640-649 BANGUNAN

650-659 TATA RUANG KOTA 660-669 TATA LINGKUNGAN 670-679 KETENAGAAN 680-689 PERALATAN 690-699 AIR MINUM 700-709 PENGAWASAN

710-719 BIDANG PEMERINTAHAN 720-729 BIDANG POLITIK

730-739 BIDANG KEAMANAN 740-749 BIDANG KESRA

750-759 BIDANG PEREKONOMIAN 760-769 BIDANG PEKERJAAN UMUM 770-779 PENGAWAS PEJABAT PUBLIK 780-789 BIDANG KEPEGAWAIAN

790-799 BIDANG KEUANGAN 800-809 KEPEGAWAIAN 810-819 PENGADAAN 820-829 MUTASI 830-839 KEDUDUKAN

840-849 KESEJAHTERAANPEGAWAI 850-859 CUTI

860-869 PENILAIAN

870-879 TATA USAHA KEPEGAWAIAN 880-889 PEMBERHENTIAN

890-899 PENDIDIKAN PEGAWAI 900-909 KEUNGAN

910-919 ANGGARAN 920-929 OTORISASI 930-939 VERIFIKASI 940-949 PEMBUKUAN

950-959 PERBENDAHARAAN

960-969 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN 970-979 PENDAPATAN

980-989 PENGELUARAN 990-999 BENDAHARAWAN

4.1.9. Ruangan Penyimpanan pada Bagian Pengolahan dan Akusisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

Ruangan penyimpanan yang tepat merupakan hal penting bagi arsip. Sewaktu merencanakan penyimpanan arsip, hal yang perlu dipertimbangkan adalah konstruksi gedung, control keamanan, control suhu dan kelembaban, cahaya , dan alokasi ruang.

a. Konstruksi Gedung

Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip banyak.

b. Kontrol Suhu dan Kelembaban

Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan

Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol.

c. Alokasi Ruang

Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip kacau.

4.1.10.Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

1. Meneliti arsip dinamis inaktif

2. Menyiapkan berkas inaktif

3. Penempatan doos pada rak Dixon

Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.

Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi sebagai berikut :

a. Meneliti arsip dinamis inaktif

a) Menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit pengolah

(Arsip Kacau).

b) Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan

semua bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia.

c) Memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip.

d) Mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara

tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek).

e) Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi nomor

sementara.

f) Mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal ,bulan

,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan isi arsip (subjek), lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus.

b. Menyiapkan berkas inaktif

A. Menyiapkan arsip-arsip inaktif yang sudah diteliti.

B. Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai dengan masalah yang akan

disimpan.

C. Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil

memberikan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek), pada luar doos.

c. Penempatan doos pada rak dixon

1. Memberi kamper/kapur barus dalam boks arsip.

2. Doos yang berisi arsip-arsip inaktif ditempatkan pada rak dixon.

3. Menata Rak Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun,

Gambar 4.2. Skema Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip

Daerah Kab. Semarang ARSIP KACAU

PEMBERSIHAN

PEMILAHAN

ARSIP

KODE KLASIFIKASI 000,100,200,300,400,500,600,700,

800,900

PENGELOMPOKKAN POKOK MASALAH

PENGELOMPOKKAN PER TAHUN, ISI ARSIP, DAN WILAYAH

DAFTAR PERTELAAN ARSIP MUSNAH

DUPLIKASI NON ARSIP

Setiap pegawai arsip dalam melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif biasanya membutuhkan waktu yang lama dalam penyimpanannya. Sedangkan arsip yang perlu diolah banyak. Dalam proses penyimpanan arsip terbatasnya pegawai menjadi dominan, untuk formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada penerimaan

CPNS tidak ada yang mendaftar. Kekurangan tenaga kearsipan

mengakibatkan kinerja tidak mengalami perubahan dari tahun ke tahun.

Pada bagian Pengolahan dan Akuisisi juga dalam proses

penyimpananya dan pengolahannya masih menjadi satu dan belum disediakan gedung pengolahan arsip mengakibatkan kesulitan dalam proses penyimpanan.

4.1.11.Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Dearah Kabupaten Semarang

Penyusutan arsip adalah kegiatan dalam upaya mengurangi volume arsip di suatu tempat penyimpanan yang erat sekali dengan kegiatan memilih dan memisahkan arsip untuk menentukan arsip aktif, arsip inaktif, dan non arsip (lembar lebih, tak terpakai, dll), sedangkan pemusnahan arsip adalah kegiatan menghilangkan identitas arsip dari

tempat penyimpanan sehingga tempat yang tersedia dapat dimanfaatkan arsip berikutnya.

a. Bentuk dan Susunan Jadwal Retensi Arsip

Secara garis besar Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten Semarang terkandung unsur-unsur:

1. Masalah, yang ada pada dasarnya adalah merupakan cerminan

berkas yang ada dalam organisasi dalam lingkungan Pemerintah Kabupaten Semarang, baik berkas yang mencerminkan tugas operasional (subtantif) maupun tugas penunjang (fasilitatif)

2. Rincian masalah, sebagai penjabaran dari asalah.

3. Retensi yang merupakan jangka waktu penyimpanan baik pada

waktu masa aktif maupun inaktif yang dituangkan dalam pernyataan dan angka.

4. Keterangan yang berisi pernyataan musnah, permanen atau

pernyataan lain.

Pengolahan dan Akuisisi sebagai Unit pengolah arsip wajib melakukan penyusutan arsip aktif yang menjadi arsip inaktif sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah dibakukan dan dilaksanakan oleh petugas arsip.

penyerahan Tata cara penyusutan arsip sebagai kegiatan mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang dengan cara :

1. Pemindahan arsip

2. Pemusnahan arsip

3. Penyerahan arsip

b. Mekanisme Penyusutan Arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang

Gambar 4.3. Mekanisme penyusutan arsippada bagian pengolahan dan

akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang Pemindahan Arsip

Arsip yang ada di unit pengolah yang habis masa retensinya harus segera dipindahkan ke Unit kearsipan, dengan tata cara sebagai berikut: Unit Pengolah Arsip Penyimpanan arsip dinamis inaktif (unit

Musnah / Cacah

Penyusutan arsip dinamis

inaktif

Pemusnahan arsip dinamis inaktif Depo Arsip (Arnas RI) Non Arsip Inaktif Habis masa simpan statis Pemindahan n

a. Tata usaha unit pengolahan mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip(JRA).

b. Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang

akan dipindahkan ke unit kearsipan (Pengolahan dan Akuisisi).

c. Menata Arsip inaktif yang akan dipindahkan ke unit kearsipan

(Pengolahan dan Akuisisi).

d. Unit pengolah sekurang-kurangnya enam bulan sekali

memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan.

e. Pemindahan arsip ini dilakukan dengan berita acara disertai

daftar pertelaan rangkap 2 (dua) dengan menggunakan bentukformulir model I dan II dengan rincian:

Pemusnahan arsip

b. Pemusnahan arsip di Unit Pengolahan dan Akuisisi

Langkah-langkah pemusnahannya adalah sebagai berikut :

1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.

2) Menyampaikan daftar tersebut kepada pimpinan untuk

3) Setelah mendapat persetujuan dilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dengan membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap I (satu), untuk Unit Pengolahan.

4) Pemusnahan arsip di Unit Pengolahan dilaksanakan

sekurang-kurangnya enam bulan sekali.

c. Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan

Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang tidak harus dinilai kembali, dilaksanakan sebagai berikut :

1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.

2) Menyampaikan daftar tersebut kepada Sekda/Pejabat yang

ditunjuk untuk dapat persetujuan pemusnahan.

3) Setelah mendapat persetujuan, dilakukan pemusnahan terhadap

arsip tersebut dengan membuat berita acara dan daftar prtelaan rangkap 2 (dua).

- Lembar pertama untuk arsip Nasional Daerah

- Lembar kedua untuk Kantor Arsip Daerah Propinsi Jawa

4) Pemusnahan arsip di unit kearsipan untuk arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun dan tidak harud dinilai kembali,

dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 tahun sekali.

d. Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang harus

dinilai kembali dan 10 tahun atau lebih dilaksanakan sebagai berikut:

1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.

2) Menyampaikan daftar tersebut kepada panitia Penilai Arsip, yang

susunan keanggotaannya seperti terlampir (Model VII), yang diadakan penilaian.

3) Apabila dalam penilaian berdasarkan daftar yang disampaikan

ternyata penitia menganggap perlu maka panitia dapat meminta arsip fisiknya untuk diteliti secara langsung.

4) Panitia Penilai wajib memberikan pertimbangan dapat atau

tidaknya suatu arsip dimusnahkan.

5) Arsip yang akan dimusnahkan terlebih dahulu disusulkan ke

arsip Nasional Daerah untuk mendapatkan persetujuan melalui Departemen Dalam Negeri.

6) Setelah mendapat persetujuan dari kepala Arsip Nasional, maka pimpinan yang bertanggungjawab atas arsip tersebut melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Pejabat dari Bidang

Hukum/Perundang-undang dan atau Bidang Pengawasan.

7) Setiap pemusnahan harus dibuat daftar pertelaan dan berita acara

pemusnahan arsip.

Berita acara pemusnahan tersebut dibuat rangkap 5 (lima) :

a. Lembar pertama untuk Unit Kearsipan

b. Lembar kedua untuk unit Bidang hukum

c. Lembar ketiga untuk Unit bidang pengawasan .

d. Lebar keempat untuk Unit Arsip Nasional Daerah

e. Lembar kelima untuk Arsip Nasional Daerah.

8) Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 than yang

harus dimulai kembali dan 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh Menteri Dalam Negeri untu Tingkat Pusat, Gubernur dan Bupati/Walikota untuk Daerah Prop/Kab/Kota

sebelumnya harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Badan Pemeriksa Keuangan. Bagian pemusnahan arsip Keuangan dibuat berita acara dan daftar pertelaan masing-masing rangkap 7 (tujuh) :

a) Lembar pertama untuk Kearsipan;

b) Lembar kedua untuk Bidang Keuangan ;

c) Lembar ketiga untuk Unit bidang Hukum ;

d) Lembar keempat untuk Bdang Pengawasan ;

e) Lembar kalima untuk BAPEKA ;

f) Lembar keenam untuk arsip Nasional ;

g) Lembar ketujuh untuk Instansi terkait.

Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan dilaksanakan sekurang-kurangnya 3(tiga) tahun sekali.

Untuk Arsip Kepergian yang akan dimusnahkan sebelumnya harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan BAKN. Pemusnahan Arsip Kepegawaian dibuat Berita Acara dan daftar pertelaan msing-masing rangkap 7 (tujuh) dengan ketentuan :

a) Lembar pertama untuk Kearsipan;

b) Lembar kedua untuk Bidang Kepegawaian;

d) Lembar keempat untuk Bdang Pengawasan ;

e) Lembar kalima untuk BAPEKA ;

f) Lembar keenam untuk arsip Nasional ;

g) Lembar ketujuh untuk Instansi terkait.

Penyerahan Arsip

Penyerahan Arsip dari Pemerintah Kabupaten Semarang Ke Arsip Nasional Daerah, dilaksanakan oleh bupati semarang sekurang-kurangnya satu kali dalam 5 tahun, sedangkan penyerahan arsip dari kecamatan/Dinas/Instansi ke Kantor Arsip Propinsi Jawa Tengah melalui Unit Kearsipan Kabupaten Daerah Kabupaten Semarang sekurang-kurangnya satu kali dalam 5 tahun.

Arsip yang sudah diserahkan dengan membuat Berita Acara rangkap dua disertai dengan daftar pertelaan arsip.

a. Lembar pertama untuk kantor Arsip Propinsi Jawa Tengah.

b. Lembar kedua untuk Unit Kearsipan Kabupaten Daerah

Semarang.

Pengolahan dan Akuisisi dalam pemusnahannya menggunakan metode dibakar atau di cacah hingga arsip tidak terbaca lagi. Pemusnahan belum pernah dikarenakan pada bagian Pengolahan dan

Akuisisi Kantor Arsip Daerah kabupaten Semarang belum berani melakukan pemusnahan tanpa dapat ijin dari kantor arsip propinsi. Pemusnahan arsip juga harus melalui prosedur yang panjang dan membutuhkan biaya yang besar sedangkan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang mengalami kendala keterbatasan biaya untuk pemusnahan.

4.1.12. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi

Peralatan dan perlengkapan penyimpanan yang digunakan untuk mengelola arsip dinamis inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang sebagai berikut:

Peralatan yang digunakan:

1) Folder/Tap map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang

berupa surat/lembaran.

2) Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat

bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya.

3) Almari Besi/Rak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip.

4) Chart Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau

5) Almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang berisi banyak arsip.

Perlengkapan yang digunakan (berupa formulir-formulir atau ) :

1) Kartu Kendali

2) Disposisi

3) Trickler file

4) Folder

5) Daftar Klasifikasi Nomor

6) Lembar Peminjaman Arsip, untuk mengetahui arsip yang pernah

dan sedang dipinjam dan berfungsi sebagai arsip pengganti.

7) Register Arsip, untuk mengetahui macam dan volume arsip

berikut tempat tersimpannya.

8) Daftar pertelaan, untuk mencatat macam dan jumlah arsip yang

disalurkan dari tempat awal ke sentral arsip dalam waktu tertentu.

9) Berita Acara Penyerahan dan Pemusnahan, untuk mengetahui

siapa dan kapan kegiatan penyerahan dan pemusnahan dilaksanakan.

Peralatan dan perlengkapan pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi dari tahun ke tahun tidak ada penambahan peralatan seperti almari arsip karena keterbatasan anggaran terutama belanja modal.

4.1.13. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Inaktif

Hal-hal yang pelu diperhatikan dalam peminjaman arsip antara lain:

1. Peminjaman arsip hanya untuk keperluan dinas.

2. Tidak boleh menambah atau mengurangi isi.

3. Setiap perpanjangan harus mendapatkan ijin.

4. Harus dikembalikan dalam keadaan utuh.

Untuk menjaga dan mengontrol terhadap arsip yang dipinjam, perlu disiapkan beberapa peralatan, antara lain:

1. Formulir peminjaman rangkap 3 dengan fungsi masing-masing:

a. Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan ditempat

penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, sebagai bukti peminjaman.

b. Lembar peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan arsip

diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

c. Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada peminjaman.

2. Out indicator sebagai pengganti arsip yang di pinjam. Apabila arsip

di pinjam sebanyak 1 folder atau doos, maka sebagai pengganti folder yang keluar diganti dengan out guide (lihat gambar). Apabila arsip yang dipinjam hanya sebagian dari arsip yang disimpan dalam folder atau doos maka sebagai pengganti arsip yang keluar diganti dengan out sheet(lihat gambar).

3. Tempat penyimpanan formulir peminjaman yang biasa disebut

dengan tickler file.

Penemuan kembali pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Semarang masih dekerjakan secara manual. Penemuan kembali secara manual. Berarti pencarian kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Petugas arsip mencari arsip langsung pada himpunan berkas tersebut.

Penemuan kembali arsip terdapat beberapa tindakan yang perlu dilakukan meliputi:

2. Menemukan tempat penyimpanan arsip yang berpegang pada penggolongan arsip menurut pola klasifikasi.

3. Dan mencari arsip berdasarkan tanggal, bulan ,dan tahun.

Pegawai kearsipan di Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang jarang melakukan kegiatan penemuan kembali arsip dinamis inaktif karena tidak ada pegawai di Unit Kearsipan maupun Unit Pengolah yang meminjam arsip dinamis inaktif. Selain itu para pegawai kearsipan mengalami kesulitan dalam mengelola ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena masih bercampur dengan arsip kacau. Keterbatasan personil juga menjadi kendala dalam penemuan kembali.

4.1.14.Syarat-syarat pegawai kearsipan

Pengolahan dan Akuisisi belum ada asiparis sebagai penentu kegiatan kearsipan, hanya karena pegawai kearsipan di bagian tersebut sudah terbiasa maka pegawai mahir dan cekatan dalam mengelola arsip. Pegawai kearsipan pada bagian pengolahan dan akuisisi tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi lulusan Sarjana Hukum dan 2 (dua) pegawai Staffnya hanya lulusan

SMA. Keterbatasan tenaga kerja mengakibatkan tidak ada perubahan dari tahun ke tahun sedangkan arsip yang dikelola banyak. Formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada penerimaan CPNS tidak ada yang mendaftar

4.2. Pembahasan

Pembahasan hasil penelitian ini akan dilakukan dengan memadukan tinjauan teoritis yang menjadi dasar penelitian dilapangan dengan hasil penelitian di Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang.

Berdasarkan dari hasil penelitian di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang tentang sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang secara rinci sebagai berikut:

4.2.1. Sistem Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

4.2.1.1. Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif

Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang digunakan di Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten semarang adalah sistem gabungan. Sistem ini menyerahkan pengelolaan

dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit yaitu kasubag TU, Kasi pengolahan dan Akuisisi , Kasi Pembinaan dan Pengembangan, dan Kasi penyimpanan dan Pemeliharaan. Sistem

penyimpanan ini mempunyai kelebihan yaitu Adanya sistem

penyimpanan dan temu balik yang seragam , menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang, menekan duplikasi dokumen, memungkinkan penggandaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik dan, memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan

pemusnahan. Sedangkan kelemahan Dalam penemuan kembali arsip

dinamis inaktif membutuhkan waktu yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam doos-doos, dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan akuisisi saja yang dapat menemukannya. Hal ini mendukung teori yang dikemukakan oleh Sugiarto dan Wahyono bahwa :

“Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sistem kearsipan yang baik :Kepadatan,mudah dicapai

,Kesederhanaan, Keamanan, Kehematan ,Elastis,

Penyimpanan, Keterangan-keterangan yang harus

diperhatikan apabila perlu dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam heading (kepala),Dokumen-dokumen harus disusun secara up-to date, dan Harus dipergunakan system penggolongan yang paling tepat

tidak ada yang paling baik dalam system kearsipan, yang paling baik adalah system yang paling cocok dan tepat dengn kebutuhan. Dengan demikian pemilihan system harus benar-benar didasarkan pada kebutuhan, sehingga system tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.”45

Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolahan dan Akuisisi telah berjalan baik selama bertahun-tahun dan kegiatan kearsipan berjalan dengan lancar. Akan tetapi, dengan sistem penyimpanan Gabungan tersebut penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi belum tertata dengan baik. Ruangan penyimpanan dan pengolahan arsip dinamis inaktif masih menjadi satu. Peralatan penyimpanan arsip dinamis inaktif juga tidak ada penambahan karena keterbatasan dana, terutama belanja modal.

Sebaiknya pegawai kearsipan di Pengolahan dan akuisisi

memperhatikan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena

menggunakan system penyimpanan gabungan agar arsip dapat tertata rapi dan terawat.

45

4.2.2. Filling Sistem Kearsipan

Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan dan akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis. Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco:

“Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Sistem penyimpanan arsip dalam Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah system abjad, masalah.nomor, tanggal dan wilayah.”46

Berdasarkan dari teori tersebut , pada bagian pengolahan dan akuisisi harus melakukan penentuan metode penyimpanan atau system penataan arsip. Akan tetapi, pada bagian tersebut menggunakan 3 Filling system yaitu system masalah, tanggal, dan wilayah yang sudah berjalan selama bertahun-tahun serta tidak ada kendala dalam menyimpan arsip dinamis inaktif yang ada.

Sebaiknya dalam filling system penyimpanan arsip dinamis inaktif harus benar-benar diperhatikan , karena ada 3 filling system

46

penyimpanan agar dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif tidak terjadi kesalahan.

4.2.3. Ruangan Penyimpanan

Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip banyak. Hal ini tidak sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Basuki Sulisyo bahwa:

“Gedung yang menyimpan arsip harus tahan kebakaran selama 3 jam, artinya konstuksi gedung harus mampu menahan kebakaran selama 3 jam sebelum roboh. Mungkin ada yang menganggap ini terlalu berlebih-lebihan, namun syarat tersebut sudah lazim di negara maju Asia Tenggara. Lebih baik menghabiskan banyak uang untuk membangun gedung daripada kehilangan arsip yang tidak ada di tempat lain. Tembok tahan api, system penanganan asap, alarm asap, dan api merupakan komponen pengamanan. Sirkulasi udara juga tidak terganggu dengan tersedianya udara yang baik. Vntilasi yang baik memungkinkan sirkulasi udara. Di beberapa gedung bahkan dipasang filter polutan guna mencegah polusi dari ruangan sekitar. Sistem pengaman fisik juga harus tersedia seperti pagar tembok dan pintu.”47

47

Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol. Berdasarkan teori dari Basuki Sulistyo suhu dan kelembaban tidak sesuai.

“Menurut Basuki Sulistyo : Suhu dan kelembaban yang terkendali membantu kelestarian arsip. Suhu yang baik untuk arsip adalah 18o _{sampai 21}o _{Celcius. Kelembaban}

yang dianjurkan ialah 45 sampai 50 persen. Dengan demikian, gedung arsip di Indonesia harus menghabiskan biaya pengatur keembaban karena angka kelembaban di Indonesia sangat tinggi, sekitar 80 sampai 90 persen.”48

Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip kacau. Basuki Sulistyo menyatakan bahwa:

48

“Persyaratan ruangan bagi fasilitas kearsipan sama saja dengan persyaratan bagi pusat penyimpanan arsip, baik menyangkut ruangan, pengolahan, kantor, dan rujukan. Besarnya ruangan yang diperlukan tergantung pada volume arsip dalam gedung, proyeksi akuisisi arsip, dan kegiatan rujukan yang ada.”49

Berdasarkan teori tersebut ruangan penyimpanan arsip belum sesuai, karena besar ruangan arsip tidak seimbang dengan volume arsip yang ada pada ruangan penyimpanan. Hal ini bisa mengakibatkan kesulitan dalam mengelola arsip.

Sebaiknya ruangan penyimpanan arsip lebih diperhatikan karena menyangkut keselamatan arsip yang disimpan dalam ruangan penyimpanan.

4.2.4. Prosedur Filling Hastawi Arsip dinamis Inaktif

Prosedur Penyimpanan di Pengolahan dan Akuisisi sebagai berikut : Meneliti arsip, menyiapkan berkas inaktif dan penempatan doos pada rak Dixon. Prosedur penyimpanan tersebut telah sesuai dengan Peraturan Bupati Semarang Nomor 20 tahun 2005 tentang Pedoman Penataan Arsip Inaktif di Lingkungan Pemerintah kabupaten Semarang.

49

Hal tersebut telah sesuai dengan teori dari Sulistyo Basuki yang

menyatakan bahwa “Langkah-langkah dalam prosedur filing hastawi

atau manual arsip dinamis inaktif, sebagai berikut: Meneliti Arsip,Menyimpan Berkas Inaktif dan Penempatan Boks pada Rak.”50

Namun prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.

Sebaiknya pegawai kearsipan lebih cekatan dalam meneliti arsip agar dalam penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. 4.2.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif

Pegawai kearsipan pada bagian pengolahan dan akuisisi telah melakukan metode penyimpanan arsip dinamis inaktif sesuai dengan prosedur penyimpanan. Metode pengarsipan dikerjakan secara berurutan, agar tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif dan mempermudah dalam penemuan kembali, akan tetapi ada kelemahannya karena pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang perlu disimpan banyak karena keterbatasan waktu

50

biasanya arsip hanya di masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah yang sama tanpa dibungkus hanya ditempel lembar disposisi untuk mengetahui masalah arsip. “Menurut Wiradi Metode adalah seperangkat langkah (apa yang harus dikerjakan) yang tersusun secara sistematis (urutannya logis).”51

Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip dinamis inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit pengolah (Arsip Kacau); membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia, memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip; mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi nomor sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan isi arsip (subjek),

51 _{Wiradi dalam}

http://carapedia.com/pengertian_definisi_metode_menurut_para_ahli_info497.

lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus; dan membuat daftar pertelaan.

Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek), pada luar doos.

Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi

kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-arsip inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek).

Sebaiknya dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif lebih diperhatikan karena menyangkut pemeliharaan arsip agar arsip dinamis inaktif dapat terawat.

4.2.6. Penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif

Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip adalah

kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip, arsip yang sudah habis masa retensinya maka segera dipindahkan ke unit kearsipan setelah itu baru dimusnahkan. Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Sulistyo Basuki bahwa:

“Adanya jadwal retensi arsip dinamis, maka badan korporasi memiliki landasan kuat untuk melakukan penyusutan arsip dinamis secara ajeg sehingga dapat menghemat biaya ruangan, tenaga, listrik, peralatan, dan sebagainya.” 52

Pemusnahan belum pernah dilakukan karena pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah kabupaten Semarang belum berani melakukan pemusnahan tanpa mendapatkan ijin dari Kantor Arsip Provinsi. Pemusnahan dan penyerahan arsip juga harus melalui prosedur yang panjang dan membutuhkan biaya yang besar sedangkan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang mengalami kendala keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan. Tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan proses penyusutan juga belum ada. Pengolahan dan Akuisisi dalam pemusnahannya

52 _{Sulistyo Basuki,}

menggunakan metode dibakar hingga arsip tidak terbaca lagi. Hal ini mendukung teori yang dikemukakan oleh sulistyo Basuki bahwa: “Metode pemusnahan arsip dinamis inaktif meliputi pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.”53

Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran karena

metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal.

Sebaiknya dilakukan penyusutan dan pemusnahan secara teratur untuk menghemat ruangan penyimpanan karena terbatasnya gedung penyimpanan arsip dan peralatan penyimpanan arsip seperti filling cabinet.

4.2.7.Peralatan dan perlengkapan

Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi antara lain Folder map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang berupa surat/lembaran; Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya; almari Besi/Rak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar

53

pengantar; dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang berisi banyak arsip.

Perlengkapan yang digunakan (berupa formulir-formulir atau kartu ) : Kartu Kendali, Disposisi, Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar, Guide, Folder, Daftar Klasifikasi Nomor, Lembar Peminjaman Arsip, untuk mengetahui arsip yang pernah dan sedang dipinjam dan berfungsi sebagai arsip pengganti, Register Arsip, untuk mengetahui macam dan volume arsip berikut tempat tersimpannya, Daftar pertelaan, untuk mencatat macam dan jumlah arsip yang disalurkan dari tempat awal ke sentral arsip dalam waktu tertentu, dan Berita Acara Penyerahan dan Pemusnahan, untuk mengetahui siapa dan kapan kegiatan penyerahan dan pemusnahan dilaksanakan.

“Menurut Badri Sukoco “ Peralatan penyimpanan dapat digolongan menjadi peraatan manual, mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlenkapan penyimpanan manual terdiri dari: Spindle file, Vertical filing cabinet, Open-self file, Lateral file, Unit box lateral file, Card file.”54

54

Berdasarkan teori tersebut perlengkapan manual tidak sama, Peralatan kearsipan yang ada pada bagian pengolahan dan akuisisi yaitu yang bertahan lama (lebih dari satu tahun) seperti almari arsip dan rax dixon sedangkan perlengkapan yang setiap hari habis digunakan Doos arsip, lembar disposisi, Kartu kendali, berita acara penyerahan dan daftar pertelaan. Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran, terutama belanja modal.

Sebaiknya dalam peralatan penyimpanan arsip lebih

diperhatikan karena setiap hari arsip semakin bertambah banyak, dan dari tahun ke tahun tidak ada penambahan peralatan penyimpanan arsip. 4.2.8. Penemuan Kembali Arsip

Pegawai kearsipan di Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang jarang melakukan kegiatan penemuan kembali arsip dinamis inaktif karena tidak ada pegawai di Unit Kearsipan maupun Unit Pengolah yang meminjam arsip dinamis inaktif.

Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3 untuk

arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi masing-masing. Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan ditempat penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, sebagai bukti peminjaman, lembar peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan arsip diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip yang dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada peminjaman.

Menurut Sulistyo Basuki yang menyatakan bahwa:

“Arsip dinamis inaktif yang ingin digunakan dapat diminta melalui telepon, surat, atau datang sendiri. Apa pun bentuk permintaan yang digunakan, pemohon harus bersedia memberikan informasi kepada petugas pusat arsip dinamis sebagai berikut:

a. Nomor boks ( yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan dicatat pada transfer formulir arsip dinamis yang dikembalikan ke unit pengirim arsip dinamis).

b. Judul folder atau deskripsinya.

c. Nama, bagian, dan nomor telepon peminta arsip dinamis. d. Perkiraan waktu peminjaman arsip dinamis sehingga

waktu penagihan dapat dicatat pada formulir.

Setelah dipinjam, petugas akan mencatat formulir kemudian menjajarkan formulir menurut tanggal pengembalian. Lazimya berkas arsip dinamis inaktif dipinjamkan selama 2 (dua) minggu namun dapat diperpanjang.”55

55

Tata cara penemuan kembali arsip dinamis inaktif dilakukan yang akan dipinjam termuat dalam Buku Petunjuk Umum Surat Menyurat dan Tata Kerasipan pencatatan formulir peminjman arsip dan pencarian arsip yang akan dipinjam. Akan tetapi pegawai kearsipan di Pengolahan dan Akuisisi jarang atau tidak ada pegawai di Unit Kearsipan maupun Unit Pengolah yang meminjam arsip dinamis inaktif. Namun formulir peminjaman ada dan disimpan di ruang

penyimpanan arsip.“Tata cara penemuan kembali arsip menurut

Thomas Wiyasa meliputi : peminjaman, pencarian berkas, dan mengembalikan arsip”.56

Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena dalam pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif masih bercampur dengan arsip kacau. Disamping itu pegawai kearsipan dalam penemuan kembali sering lupa arsip ditempatkan karena arsip yang banyak mengakibatkan membutuhkan waktu yang lama dalam

56

penemuan kembali. Keterbatasan personil juga menjadi kendala dalam penemuan kembali.

Sebaiknya pegawai kearsipan lebih teliti dalam menyimpan arsip agar mudah dalam penemuan kembali, walaupun jarang atau tidak ada yang meminjam arsip.

4.2.9. Syarat-syarat pegawai kearsipan

Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian tersebut tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, akan tetapi sudah bekerja selama bertahun-tahun maka pegawai kearsipan telah mahir dan cekatan dalam melakukan pekerjaannya, untuk formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada penerimaan CPNS tidak ada yang

mendaftar. “Menurut Liang Gie Petugas kearsipan diperlukan

sekurang-kurangnya empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecepatan, dan kerapian.”57

Arsip merupakan organ penting di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang karena kantor tersebut arsip adalah bagian vital dalam kegiatan pekerjaanya. Namun di bagian pengolahan dan Akuisisi

57

belum ada asiparis sebagai penentu kegiatan kearsipan, hanya karena pegawai kearsipan di bagian tersebut sudah terbiasa maka pegawai mahir dan cekatan dalam mngelola arsip. Pegawai kearsipan pada bagian pengolahan dan akuisisi tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi lulusan Sarjana Hukum dan 2 (dua) pegawai Staffnya hanya lulusan SMA.

Sebaiknya pegawai kearsipan sering mengikuti seminar tentang kearsipan agar menambah pengetahuan dalam pengelolaan arsip, karena arsip mempunyai peran atau fungsi yang penting bagi penyelenggaraan kantor maka pegawai kearsipan harus mahir dalam pengelolaan arsip. 4.2.10. Penyelenggaraan kearsipan yang baik

Sistem kearsipan di bagian pengolahan dan akuisisi belum berjalan dengan baik karena arsip dinamis inaktif masih banyak yang menumpuk di ruang penyimpanan dan pengelolaannya tidak ada perubahan. Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah, sehingga arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di ruangan penyimpanan arsip arsip selama bertahun-tahun maka akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip, juga menghambat kelancaran kerja. Ruangan

penyimpanan arsip untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip kacau. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, mengalami kesulitan bila terjadi perubahan pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati Kab.Semarang.

“Menurut Thomas Wiyasa bahwa ͞Sistem dalam

hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya

menunjukkan pada metode penyusunan atau

penggolongan, akan tetapi juga bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip).”58

58

Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif telah sesuai langkah-langkah kerja dan pegawai kearsipan tidak mengalami kesulitan. Namun karena pengolahan dan penyimpanan masih menjadi 1 (satu) ruang maka kesulitan dalam proses penyimpanannya. Hal ini mengakibatkan arsip-arsip menumpuk di ruang penyimpanan, terbatasnya pegawai pada bagian pengolahan dan akuisisi juga menjadi kendala, untuk formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada

penerimaan CPNS tidak ada yang mendaftar. Kekurangan tenaga

kearsipan mengakibatkan kinerja tidak mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip hanya 2 orang, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi sebagai pengawas, sedangkan yang mengelola arsip 2 (dua) pegawai mengakibatkan arsip menumpuk. Arsip dinamis inaktif menumpuk di ruangan penyimpanan seperti arsip tidak berguna dan apabila arsip dibutuhkan mengakibatkan kesulitan dalam penemuan kembali dengan cepat dan tepat, selain itu volume arsip yang banyak tidak mencukupi ruangan penyimpanan sedangkan perlengkapan dan peralatan seperti filing cabinet untuk menyimpan arsip dinamis inaktif tidak ada penambahan karena keterbatasan anggaran, terutama belanja modal. Kepala Bagian

Pengolahan dan Akuisisi sebagai pengawas pengelolaan arsip dinamis inaktif tidak pasti melakukan pengawasan kadang seminggu sekali bahkan bila sedang sibuk sekali tidak ada pengawasan, dan pelaporan, maka pegawai kearsipan kurang professional dalam mengelola arsip dinamis inaktif karena pengawasan jarang dilakukan meskipun pegawai kearsipan sudah mengetahui prosedur dan metode penyimpanan arsip dinamis inaktif.

“Menurut Thomas Wiyasa “Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus memperhatikan hal-hal berikut ini: Petugas kearsipan harus mahir/professional dan menyenangi dalam mengelola arsip, prosedur kerja cukup sederhana, perlu adanya pengaturan formulir-formulir yang sederhana dan mudah cara pengisiannya, perlengkapan lemari arsip dan filing cabinet cukup memadai dan memenuhi persyaratan, dan perlu adanya pelaporan berkala secara periodik/teratur.͟59

Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang kurang baik petugas kearsipan di bagian tersebut kurang professional karena dalam pengelolaan arsip kurang pengawasannya sehingga pengelolaan arsip sering tertunda, sedangkan arsip semakin menumpuk. Prosedur kerja yang sederhana memudahkan pegawai dalam mengelola

59

arsip dinamis inaktif, formulir-formulir juga sederhana sehingga mempercepat dalam pengisiannya. Perlengkapan seperti lemari arsip dan filing cabinet tidak ada penambahan karena keterbatasan anggaran, terutama belanja modal. Pelaporan berkala secara priodik/teratur belum dilaksanakan karena Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi dalam melakukan pengawasan pengelolaan arsip jarang kadang seminggu sekali bahkan bila sedang sibuk sekali tidak ada pengawasan, dan pelaporan.

Sebaiknya pegawai kearsipan mengikuti seminar-seminar tentang kearsipan untuk menunjang pekerjaanya dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Penambahan lemari arsip dan filling cabinet agar arsip dinamis inaktif tidak disimpan dalam doos-doos arsip dan tertata rapi, melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif agar arsip ruangan penyimpanan arsip tertata rapi, melakukan penyusutan dan pemusnahan terhadap arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa retensinya berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena terbatasnya ruangan penyimpanan arsip sedangkan arsip semakin menumpuk, dan melakukan pelaporan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif secara teratur agar pengelolaan arsip dapat terkendali.

penemuan kembali. Keterbatasan personil juga menjadi kendala dalam penemuan kembali.

Sebaiknya pegawai kearsipan lebih teliti dalam menyimpan arsip agar mudah dalam penemuan kembali, walaupun jarang atau tidak ada yang meminjam arsip.

4.2.9. Syarat-syarat pegawai kearsipan

Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian tersebut tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, akan tetapi sudah bekerja selama bertahun-tahun maka pegawai kearsipan telah mahir dan cekatan dalam melakukan pekerjaannya, untuk formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada penerimaan CPNS tidak ada yang

mendaftar. “Menurut Liang Gie Petugas kearsipan diperlukan

sekurang-kurangnya empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecepatan, dan kerapian.”57

Arsip merupakan organ penting di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang karena kantor tersebut arsip adalah bagian vital dalam kegiatan pekerjaanya. Namun di bagian pengolahan dan Akuisisi

57

belum ada asiparis sebagai penentu kegiatan kearsipan, hanya karena pegawai kearsipan di bagian tersebut sudah terbiasa maka pegawai mahir dan cekatan dalam mngelola arsip. Pegawai kearsipan pada bagian pengolahan dan akuisisi tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi lulusan Sarjana Hukum dan 2 (dua) pegawai Staffnya hanya lulusan SMA.

Sebaiknya pegawai kearsipan sering mengikuti seminar tentang kearsipan agar menambah pengetahuan dalam pengelolaan arsip, karena arsip mempunyai peran atau fungsi yang penting bagi penyelenggaraan kantor maka pegawai kearsipan harus mahir dalam pengelolaan arsip. 4.2.10. Penyelenggaraan kearsipan yang baik

Sistem kearsipan di bagian pengolahan dan akuisisi belum berjalan dengan baik karena arsip dinamis inaktif masih banyak yang menumpuk di ruang penyimpanan dan pengelolaannya tidak ada perubahan. Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah, sehingga arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di ruangan penyimpanan arsip arsip selama bertahun-tahun maka akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip, juga menghambat kelancaran kerja. Ruangan

penyimpanan arsip untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip kacau. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, mengalami kesulitan bila terjadi perubahan pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati Kab.Semarang.

“Menurut Thomas Wiyasa bahwa ͞Sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya

menunjukkan pada metode penyusunan atau

penggolongan, akan tetapi juga bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat

(dokumen/arsip).”58

58

Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif telah sesuai langkah-langkah kerja dan pegawai kearsipan tidak mengalami kesulitan. Namun karena pengolahan dan penyimpanan masih menjadi 1 (satu) ruang maka kesulitan dalam proses penyimpanannya. Hal ini mengakibatkan arsip-arsip menumpuk di ruang penyimpanan, terbatasnya pegawai pada bagian pengolahan dan akuisisi juga menjadi kendala, untuk formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada

penerimaan CPNS tidak ada yang mendaftar. Kekurangan tenaga

kearsipan mengakibatkan kinerja tidak mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip hanya 2 orang, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi sebagai pengawas, sedangkan yang mengelola arsip 2 (dua) pegawai mengakibatkan arsip menumpuk. Arsip dinamis inaktif menumpuk di ruangan penyimpanan seperti arsip tidak berguna dan apabila arsip dibutuhkan mengakibatkan kesulitan dalam penemuan kembali dengan cepat dan tepat, selain itu volume arsip yang banyak tidak mencukupi ruangan penyimpanan sedangkan perlengkapan dan peralatan seperti filing cabinet untuk menyimpan arsip dinamis inaktif tidak ada penambahan karena keterbatasan anggaran, terutama belanja modal. Kepala Bagian

Pengolahan dan Akuisisi sebagai pengawas pengelolaan arsip dinamis inaktif tidak pasti melakukan pengawasan kadang seminggu sekali bahkan bila sedang sibuk sekali tidak ada pengawasan, dan pelaporan, maka pegawai kearsipan kurang professional dalam mengelola arsip dinamis inaktif karena pengawasan jarang dilakukan meskipun pegawai kearsipan sudah mengetahui prosedur dan metode penyimpanan arsip dinamis inaktif.

“Menurut Thomas Wiyasa “Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus memperhatikan hal-hal berikut ini: Petugas kearsipan harus mahir/professional dan menyenangi dalam mengelola arsip, prosedur kerja cukup sederhana, perlu adanya pengaturan formulir-formulir yang sederhana dan mudah cara pengisiannya, perlengkapan lemari arsip dan filing cabinet cukup memadai dan memenuhi persyaratan, dan perlu adanya pelaporan berkala secara periodik/teratur.͟59

Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang kurang baik petugas kearsipan di bagian tersebut kurang professional karena dalam pengelolaan arsip kurang pengawasannya sehingga pengelolaan arsip sering tertunda, sedangkan arsip semakin menumpuk. Prosedur kerja yang sederhana memudahkan pegawai dalam mengelola

59

arsip dinamis inaktif, formulir-formulir juga sederhana sehingga mempercepat dalam pengisiannya. Perlengkapan seperti lemari arsip dan filing cabinet tidak ada penambahan karena keterbatasan anggaran, terutama belanja modal. Pelaporan berkala secara priodik/teratur belum dilaksanakan karena Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi dalam melakukan pengawasan pengelolaan arsip jarang kadang seminggu sekali bahkan bila sedang sibuk sekali tidak ada pengawasan, dan pelaporan.

Sebaiknya pegawai kearsipan mengikuti seminar-seminar tentang kearsipan untuk menunjang pekerjaanya dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Penambahan lemari arsip dan filling cabinet agar arsip dinamis inaktif tidak disimpan dalam doos-doos arsip dan tertata rapi, melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif agar arsip ruangan penyimpanan arsip tertata rapi, melakukan penyusutan dan pemusnahan terhadap arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa retensinya berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena terbatasnya ruangan penyimpanan arsip sedangkan arsip semakin menumpuk, dan melakukan pelaporan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif secara teratur agar pengelolaan arsip dapat terkendali.