udupkp bpom tahun 2017 administrasi perkantoran

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

oleh :

Robaini, S.IP

Badan Pengawas Obat dan Makanan Jakarta, Juli 2016

MATERI

ADMINISTRASI PERKANTORAN

TUJUAN :

Setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan

kemampuan melaksanakan tugas

administrasi perkantoran secara baik dan

PERMASALAHAN ADMINISTRASI PERKANTORAN



Kurangnya pemahaman terhadap Pedoman

Tata Naskah Dinas (TND)



Kurangnya kepatuhan terhadap Pedoman

TND

MAKSUD DAN TUJUAN

a. Menggunakan acuan yang sama dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.

b. Menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

 SASARAN

a. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam

penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan;

b. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

c. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi

tulis;

d. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.

ASAS

ASAS TATA

NASKAH DINAS

EFEKTIF DAN EFISIEN, PEMBAKUAN

PERTNGGUNGJAWABAN, KETERKAITAN

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah

dinas arahan dan naskah dinas korespondensi.

A. NASKAH DINAS ARAHAN

Naskah Dinas Arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dijadikan pedoman dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan berupa produk hukum yang

WEWENANG PENETAPAN DAN PENANDATANGANAN

Pejabat yang berwenang menetapkan dan

menandatangani Peraturan adalah Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan.

Pengundangan

Agar setiap orang mengetahuinya, peraturan yang telah ditetapkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia melalui

Kementerian Hukum dan HAM c.q. Direktorat Jenderal Peraturan Perundangundangan.

Pengabsahan

Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI

1. Intern --- Nota Dinas + Memorandum/Memo Dinas 2. Ekstern ---- Surat Dinas

C. NASKAH DINAS KHUSUS

1. Surat Perjanjian - Dalam Negeri - - Internasional 2. Surat Kuasa

3. Berita Acara (BA) 4. Surat Keterangan 5. Surat Pengantar 6. Pengumuman

SYARAT PENYUSUNAN NASKAH DINAS

1. Ketelitian

Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan.

2. Kejelasan

Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik dan materi. 3. Singkat dan Padat

Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif,

singkat, padat dan lengkap). 4. Logis dan Meyakinkan

Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.

5. Pembakuan

Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.

CARA PENOMORAN NASKAH DINAS

Contoh penomoran Instruksi:

INSTRUKSI KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NOMOR: HK.05.01.1.22.06.13.001

Keterangan :

a) HK.05.01 : Kode Klasifikasi instruksi

b) 1 : Kode unit kerja pejabat penandatangan (Kepala Badan POM)

c) 22 : Kode unit kerja pembuat surat d) 06.13 : Bulan dan tahun terbit

CARA PEMBUBUHAN PARAF

Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.

Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut. (a) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah

pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/ sebelum nama pejabat penanda tangan surat.

(b) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di

PENGAMANAN NASKAH DINAS

Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari :

1. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;

2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber

daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;

3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan

4. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.

PEMBERKASAN

Pengaturan dan penyimpanan arsip scr logis dan sistematis dgn menggunakan huruf, nomor atau kombinasi huruf dan nomor yg digunakan sebagai

TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP

1. Menjaga kesatuan dan keamanan informasi

2. Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat dan lengkap

PERALATAN YANG DIGUNAKAN

1. Filing cabinet/lemari penyimpanan arsip

2. Guide/sekat : pembatas antar file, biasanya terbuat dari karton tebal yang mempunyai tab

3. Out Indikator : sebagai alat untuk mengganti arsip yang dipinjam

a. Out Guide: mengganti folder yang diambil/dipinjam b. Out Sheet : mengganti arsip yang diambil/dipinjam,

diletakkan di folder dimana arsip itu diambil

SARANA PEMBERKASAN

PERANGKAT KERAS :

 FILING CABINET,

 LEMARI ARSIP,  SEKAT/GUIDE, FOLDER

PERANGKAT LUNAK :  KODE KLASIFIKASI  INDEKS

PENYIMPANAN ARSIP

PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

1. Dilaksanakan di tiap unit pengolah

2. Penyimpanan dilaksanakan sesuai materi arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis) 3. Didasarkan pada pola klasifikasi (subjek) 4. Prosedur:

a. Pemeriksaan b. Penentuan indeks c. Pemberian kode d. Tunjuk silang e. Penyortiran

f. Penempatan arsip

PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

1. Dilaksanakan di Unit Kearsipan Departemen dan Unit Kearsipan Unit Utama atau lembaga kearsipan di provinsi, Kabupaten/kota;

2. Prinsip original order dan provenance 3. Prosedur:

a. Penerimaan

b. Pemeriksaan kesesuaian arsip dengan daftarnya.

c. Jika terjadi kesalahan melakukan perbaikan penataan fisik dan daftar

d. Penandatanganan BA pemindahan arsip e. Penataan arsip dalam boks

f. Pelabelan

g. Penataan boks dalam rak h. Penyusunan daftar dengan

memperhatikan daftar arsip yang dipindahkan

PERALATAN YANG DIGUNAKAN

3. Folder atau Map : berfungsi untuk menempatkan arsip.

Mempunyai tab untuk menuliskan kode & indeks berkas.

4. Guide & Folder Miscellaneous sebagai penampung

sementara terhadap surat-surat yang jumlahnya masih sedikit (kurang dari 5 lembar)

Sosialisasi SE Kearsipan

TAB

FOLDER

35,5 cm

24 cm

2 cm

8 cm

Tab

24 cm

35,5 cm

2 cm

8 cm

TE

FOLDER

SEKUNDER

PRIMER

GUIDE ATAU SEKAT

PERDATA

PIDANA

HK.O3

BANTUAN HUKUM

OUT INDIKATOR

NO NAMA PEMINJAM JENIS ARSIP KODE ARSIP TANGGAL PINJAM TANGGAL KEMBALI PARAF PEMINJAM PARAF KEMBALI

Sosialisasi SE Kearsipan

TATA CARA

PROSEDUR PEMBERKASAN

1. PEMERIKSAAN

memeriksa surat/berkas yang akan disimpan, dengan cara :

- lihat disposisi (simpan, file, arsip) - Kelengkapan surat

2. PENENTUAN INDEKS

- tentukan kata tangkap, berupa nama orang, nama lokasi, nama organisasi, masalah atau subyek, nama yang sering disebut atau digunakan,

- singkat dan jelas

- Mewakili topik yang ada dalam arsip, - Spesifik

- Mudah dikenali dan mudah dipahami - Lazim digunakan

CONTOH CARA MENGINDEKS:

 Surat tentang Rencana Kunjungan Anggota DPRD

 Kodenya :

Primer : HM. HUBUNGAN MASYARAKAT Sekunder : HM.02. Protokoler

Tersier : HM.02.01. Kunjungan

3. PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI

 Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai

KEGUNAAN KLASIFIKASI

 MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS;

 MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS;

 UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN KEMBALI

PENGERTIAN KLASIFIKASI

 Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah dan merupakan pedoman

untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip.

KLASIFIKASI

 Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal

urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf atau keduanya.

 berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI

 Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang

mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan, pembinaan dll.

 Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan

mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.

4.

TUNJUK SILANG

• JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2 MASALAH ATAU LEBIH

• JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI

• JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.

TUNJUK SILANG

Jenis:

1. Lembaran

Digunakan untuk menggantikan arsip yang disimpan di tempat lain.

2. Guide/ Folder

Digunakan untuk menghubungan antara berkas yang satu dengan berkas lainnya karna saling berhubungan atau saling melengkapi.

5. PENEMPATAN ARSIP

yaitu kegiatan menempatkan arsip pada folder dan menatanya ke dalam rak arsip/filing kabinet

g

KP. KEPEGAWAIAN

KP.09. Kesejahteraan

Kp.09.01. Cuti Cuti Tahunan

188 - TAHUN 2007 Cuti alasaN PENTING

Simulasi pemberkasan Arsip Kepegawaian

400 – KESEJAHTERAAN RAKYAT

470 - KEPENDUDUKAN

471 – KARTU KELUARGA

471 - DUSUN LEREP 471 - DUSUN MANDALA

471 - DUSUN ADIREJO

Simulasi penataan arsip

41

FILING CABINET

DAFTAR BERKAS

 Bertujuan untuk mengetahui jumlah arsip di instansi yang akan dibenahi

 Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip

Nama Instansi :

Alamat :

UNIT PENGOLAH NOMOR BERKAS KODE KLASIFIKASI URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN WAKTU

DAFTAR ISI BERKAS

 Bertujuan untuk mengetahui jumlah arsip di instansi yang akan dibenahi

 Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip

Nama Instansi :

Alamat :

NO. BERKAS NO. ITEM ARSIP KODE KLASIFIKASI URAIAN INFORMASI BERKAS

LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP

1. Arsip hanya digunakan untuk kepentingan dinas.

2. Arsip hanya digunakan oleh pegawai yang berwenang. 3. Pengaturan kewenangan didasarkan pada:

a. Level Jabatan

b. Keterkaitan Tugas dan Fungsi dengan arsip yang digunakan.

LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP

4. Karena sifatnya tertutup perlu ada batasan, siapa yg

berhak meminjam arsip & siapa yg berhak mengijinkan 5. Jangka waktu peminjaman dibatasi maksimal 1 minggu

dan dpt diperpanjang

6. Ada pengendalian/ pencatatan sbg bukti terjadinya transaksi peminjaman

7. Menempatkan kembali arsip yg dipinjam sesuai dgn penempatan semula

PERALATAN PEMINJAMAN ARSIP

Buku Peminjaman Arsip

NO. URUT

KODE / NO.SURAT

ISI RINGKAS JUMLAH BERKAS

NAMA PEMINJAM

PARAF / TGL PINJAM

PARAF / TGL KEMBALI

OUT INDICATOR

Sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

1 folder outguide

OUT SHEET

No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf OUT GUIDE

TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA

LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP

1. Arsip hanya digunakan untuk kepentingan dinas.

2. Arsip hanya digunakan oleh pegawai yang berwenang. 3. Pengaturan kewenangan didasarkan pada:

a. Level Jabatan

b. Keterkaitan Tugas dan Fungsi dengan arsip yang digunakan.

LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP

4. Karena sifatnya tertutup perlu ada batasan, siapa yg

berhak meminjam arsip & siapa yg berhak mengijinkan 5. Jangka waktu peminjaman dibatasi maksimal 1 minggu

dan dpt diperpanjang

6. Ada pengendalian/ pencatatan sbg bukti terjadinya transaksi peminjaman

7. Menempatkan kembali arsip yg dipinjam sesuai dgn penempatan semula

PERALATAN PEMINJAMAN ARSIP

Buku Peminjaman Arsip

NO. URUT

KODE / NO.SURAT

ISI RINGKAS JUMLAH BERKAS

NAMA PEMINJAM

PARAF / TGL PINJAM

PARAF / TGL KEMBALI

OUT INDICATOR

Sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

1 folder outguide

OUT SHEET

No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf OUT GUIDE

TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA