Administrasi Pembelian Barang-Barang Umum Di Pt. Air Mancur Kabupaten Karanganyar cover
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM
DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
BELLA KURNIASARI
D1511020
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM
DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh:
BELLA KURNIASARI
D1511020
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Herwan Parwiyanto, S.Sos, M. Si
NIP. 19750505 200801 1 033
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM
DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh:
BELLA KURNIASARI
D1511020
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Selasa
Tanggal
Tim Penguji
: 15 April 2014
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
Drs. Ali, M.Si
2. Penguji 2
Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si
Mengetahui,
Dekan
Prof. Drs. H. Pawito Ph. D
NIP. 1954080503 1 002
Ketua Program
Drs. Sudarto, M.Si
NIP. 19550202198503 1 006
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : Bella Kurniasari
NIM
: D1511020
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ADMINISTRASI
PEMBELIAN
BARANG-BARANG
UMUM
DI
PT.
AIR
MANCUR
KABUPATEN KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal
yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 2 April 2014
Yang Membuat Pernyataan,
Bella Kurniasari
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Percayalah kepada TUHAN dengan segenap hatimu, dan janganlah bersandar
kepada pengertianmu sendiri. Akuilah Dia dalam segala lakumu, maka Ia akan
meluruskan jalanmu.”
(Amsal 3:5,6)
“Niat, Kiat dan Giat”
(Slamet Rahardjo)
“The best way to make your DREAM come true is to Wake Up!”
(NN)
“Tuhan berkuasa atas hidup kita, serahkan segala sesuatu ke dalam tangan-Nya.
Jangan kuatir, biarlah Dia bekerja dan kita tetap mengimaninya. Tuhan yang
mendesain hidup kita, ingatlah bahwa semua rancangan-Nya dalam hidup kita
pasti baik dan indah pada waktu-Nya
(Penulis)
”
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Mahakasih
atas berkat dan anugerah-Nya sajalah penulis dapat menyelesaikan penyusunan
Tugas Akhir ini dengan judul “ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANGBARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR”.
Maksud penyusunan laporan ini adalah untuk melengkapi sebagian persyaratan
dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen
Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mendapat dukungan dari
beberapa pihak yang telah bersedia membantu dan berperan dalam penyelesaian
laporan. Dengan demikian, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan
terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir
yang telah membimbing dan mengarahkan penulis hingga selesainya Tugas
Akhir ini.
2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Penguji Tugas Akhir yang telah menguji
Tugas Akhir dan mempertimbangkan untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Dr. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajenen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret, Surakarta.
5. Bapak Drs. H. Muchtar Hadi, M. Si Selaku Pembimbing Akademik yang
telah membimbing dan membantu penulis dalam hal akademis dari awal
hingga akhir masa studi.
6. Keluarga besar PT. Air Mancur dan terkhusus untuk Bapak Hendro
Suprayogi, Ibu Cicilia Indra, Bapak Stefanus Iwan, Bapak Suliyanto, Bapak
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Yani Indarto, Ibu Murtini yang telah bersedia memberikan kesempatan dan
membimbing penulis dalam pengamatan dan penyelesaian Tugas Akhir.
7. Seluruh dosen yang telah mengajar dan memberikan ilmu selama masa studi
penulis.
8. Staf dan karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta yang telah membantu penulis selama masa studi dan hingga
terselesaikannya Tugas Akhir ini.
9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir.
Penulis menyadari sepenuhnya, bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari
sempurna. Besar harapan penulis akan adanya kritik dan saran yang mengarahkan
pada perbaikan Tugas Akhir ini. Penulis berharap mudah-mudahan, Tugas Akhir
ini bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan bagi penulis pada khususnya.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih.
Surakarta, 2 April 2014
Penulis
Bella Kurniasari
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ………………………………………………….
i
PERSETUJUAN ………………………………………………….. ….
ii
PENGESAHAN …………………………………………………........
iii
PERNYATAAN ………………………………………………………
iv
MOTTO …………………………………………………………… ….
v
PERSEMBAHAN ………………………………………………….…..
vi
KATA PENGANTAR …………………………………………………
vii
DAFTAR ISI …………………………………………………………..
ix
DAFTAR GAMBAR ………………………………………………….
xi
DAFTAR TABEL ……………………………………………………..
xii
DAFTAR LAMPIRAN ………………………………………………..
xiii
ABSTRAK …………………………………………………………….
xiv
BAB I
PENDAHULUAN ……………………………….……........
1
A. Latar Belakang Masalah……………………………......
1
B.
Perumusan Masalah …………………………………….
4
C. Tujuan Pengamatan …………………………………….
4
D. Manfaat Pengamatan ……………………………………
4
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ..
6
A. Tinjauan Pustaka …………………………………………
6
1. Pengertian Administrasi …………………………….
6
2. Pengetian Pembelian …………………………… ……
10
3. Fungsi yang Terkait dalam Pembelian …………. ……
12
BAB II
4. Prosedur dalam Pembelian …………………………… 13
5. Dokumen-Dokumen yang digunakan dalam Pembelian 15
6. Catatan yang digunakan dalam Pembelian …………..
17
7. Unsur Pengendalian Intern di Pembelian …………….
18
8. Retur Pembelian ……………………………………… 22
B. Metode Pengamatan ……………………………………… 23
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1. Lokasi Pengamatan …………………………………… 23
2. Jenis Pengamatan …………………………………….
23
3. Teknik Penentuan Informan ………………………….
25
4. Sumber Data…………………………………………..
26
5. Teknik Pengumpulan Data …………………………..
28
6. Teknik Analisis Data …………………………………
30
BAB III DESKRIPSI INSTANSI …………………………………….
32
A. Sejarah Singkat PT. Air Mancur ………………………..
32
B. Visi dan Misi PT. Air Mancur …………………………...
32
C. Unit-Unit PT. Air Mancur………………………………..
33
D. Struktur dan Sistem Organisasi PT. Air Mancur ………..
34
E. Ketenagakerjaan ………………………………………….
36
F. Standar Operasional Prosedur Proses Pembelian Umum … 38
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN …………………
41
A. Fungsi yang Terkait dalam Pembelian …………………..
41
B. Prosedur Pembelian Barang-Barang Umum …………….
42
C. Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Pembelian
Barang-Barang Umum…………………………………….
46
D. Catatan yang Digunakan dalam Pembelian Barang-Barang
Umum …………………………………………………….. 50
E. Unsur Pengendalian Intern Pada Pembelian Barang-Barang
BAB V
Umum …………………………………………………….
51
G. Retur Pembelian Barang-Barang Umum …………………
54
PENUTUP ……………………………………………………
56
A. Kesimpulan ……………………………………………….
56
B. Saran ……………………………………………………… 57
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………… 58
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1
Proses Pembelian ……………………………………
Gambar 2.2
Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi
12
Pembelian ……………………………………………
13
Gambar 2.3
Model Analisis Interaktif ……………………………
31
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Air Mancur ………………. …
35
Gambar 4.1
Proses Pembelian Barang Umum di PT. Air Mancur ..
43
Gambar 4.2
Buku Ekspedisi PO Bagian Pembelian Barang Umum
di PT. Air Mancur ……………………………………..
Gambar 4.3
Gambar 4.4
50
Buku Ekspedisi PR Bagian Pembelian ke Bagian
Akuntansi ……………………………………………..
51
Retur Pembelian Barang-Barang Umum ………….. ….
55
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1
Produk PT. Air Mancur Bulan Februari 2014 ………….
3
Tabel 4.1
Daftar Kode Cost Center PT. Air Mancur ……………..
47
Tabel 4.2
Klasifikasi Nomor Purchase Order …………………….
48
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Contoh Form Purchase Requistion ……………………………
1
2. Contoh Purchase Requistion ………………………………….
2
3. Contoh Form Purchase Order …………………………………
3
4. Contoh Purchase Order ………………………………….…….
4
5. Contoh Payment Slip ……………………………………….…
5
6. Contoh Form Petty Cash Voucher ……………………….……
6
7. Contoh Form Kas Bon …………………………………….…..
7
8. Contoh List Pembanding ………………………………….…..
8
9. Contoh Tanda Terima Barang …………………………………
9
10. Pedoman Wawancara ………………………………………….
10
11. Surat Keterangan ………………………………………………
11
12. Surat Tugas ……………………………………………………
12
13. Form Penilaian Magang ………………………………………
13
14. Presensi Mahasiswa Magang ………………………………….
14
15. Form Monitoring Magang …………………………………….
15
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Bella Kurniasari, D1511020. “ADMINISTRASI PEMBELIAN
BARANG-BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN
KARANGANYAR”. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi,
Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2014, 60 Halaman.
PT. Air Mancur merupakan salah satu pabrik jamu terbesar di Indonesia.
Unit Palur, Kabupaten Karanganyar merupakan pusat aktivitas untuk keseluruhan
kegiatan manajemen perusahaan. Pembelian barang-barang umum dilaksanakan
untuk memenuhi kebutuhan masing-masing departemen di perusahaan. Sebagai
perusahaan yang besar, PT. Air Mancur membutuhkan administrasi pembelian
barang-barang umum dalam pelaksanaannya.
Pengamatan yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui secara nyata
administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur. Metodologi
penelitian deskriptif kualitatif digunakan sebagai metode pengamatan dalam
penyusunan Tugas Akhir ini. Gambaran berkaitan segala sesuatu yang terkait
dalam administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur. Teknik
pengumpulan data dilaksanakan melalui wawancara, observarsi, dokumen dan
arsip. Sumber data diperoleh dari informan yang dianggap menguasai dalam
bidang pembelian barang-barang umum. Teknik analisis data menggunakan model
analisis kualitatif yang memiliki komponen,yaitu reduksi data, sajian data dan
penarikan simpulan atau verifikasi.
Administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur telah
dilaksanakan dengan baik yaitu dengan memanfaatkan aplikasi Pembelian Barang
dan Jasa Umum. Bagian-bagian yang terkait bekerja sesuai dengan fungsi dan
tanggung jawabnya. Pembelian barang-barang umum dilaksanakan secara tunai,
yaitu melalui Kas Bon dan Petty Cash Voucher. Pembelian juga dilaksanakan
secara utang. Perusahaan selalu menjaga relasi dan hubungan kerjasama yang baik
dengan pemasok. Namun, administrasi pembelian juga terdapat kelemahannya.
Retur pembelian barang-barang umum hanya dilaksanakan melalui telepon dan
email. Hendaknya retur pembelian memiliki format surat retur pembelian barangbarang umum yang resmi dan sistematis.
Kata Kunci : administrasi, pembelian, barang umum
digilib.uns.ac.id
ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM
DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
BELLA KURNIASARI
D1511020
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM
DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh:
BELLA KURNIASARI
D1511020
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Herwan Parwiyanto, S.Sos, M. Si
NIP. 19750505 200801 1 033
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM
DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh:
BELLA KURNIASARI
D1511020
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Selasa
Tanggal
Tim Penguji
: 15 April 2014
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
Drs. Ali, M.Si
2. Penguji 2
Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si
Mengetahui,
Dekan
Prof. Drs. H. Pawito Ph. D
NIP. 1954080503 1 002
Ketua Program
Drs. Sudarto, M.Si
NIP. 19550202198503 1 006
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : Bella Kurniasari
NIM
: D1511020
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ADMINISTRASI
PEMBELIAN
BARANG-BARANG
UMUM
DI
PT.
AIR
MANCUR
KABUPATEN KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal
yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 2 April 2014
Yang Membuat Pernyataan,
Bella Kurniasari
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Percayalah kepada TUHAN dengan segenap hatimu, dan janganlah bersandar
kepada pengertianmu sendiri. Akuilah Dia dalam segala lakumu, maka Ia akan
meluruskan jalanmu.”
(Amsal 3:5,6)
“Niat, Kiat dan Giat”
(Slamet Rahardjo)
“The best way to make your DREAM come true is to Wake Up!”
(NN)
“Tuhan berkuasa atas hidup kita, serahkan segala sesuatu ke dalam tangan-Nya.
Jangan kuatir, biarlah Dia bekerja dan kita tetap mengimaninya. Tuhan yang
mendesain hidup kita, ingatlah bahwa semua rancangan-Nya dalam hidup kita
pasti baik dan indah pada waktu-Nya
(Penulis)
”
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Mahakasih
atas berkat dan anugerah-Nya sajalah penulis dapat menyelesaikan penyusunan
Tugas Akhir ini dengan judul “ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANGBARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR”.
Maksud penyusunan laporan ini adalah untuk melengkapi sebagian persyaratan
dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen
Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mendapat dukungan dari
beberapa pihak yang telah bersedia membantu dan berperan dalam penyelesaian
laporan. Dengan demikian, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan
terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir
yang telah membimbing dan mengarahkan penulis hingga selesainya Tugas
Akhir ini.
2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Penguji Tugas Akhir yang telah menguji
Tugas Akhir dan mempertimbangkan untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Dr. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajenen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret, Surakarta.
5. Bapak Drs. H. Muchtar Hadi, M. Si Selaku Pembimbing Akademik yang
telah membimbing dan membantu penulis dalam hal akademis dari awal
hingga akhir masa studi.
6. Keluarga besar PT. Air Mancur dan terkhusus untuk Bapak Hendro
Suprayogi, Ibu Cicilia Indra, Bapak Stefanus Iwan, Bapak Suliyanto, Bapak
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Yani Indarto, Ibu Murtini yang telah bersedia memberikan kesempatan dan
membimbing penulis dalam pengamatan dan penyelesaian Tugas Akhir.
7. Seluruh dosen yang telah mengajar dan memberikan ilmu selama masa studi
penulis.
8. Staf dan karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta yang telah membantu penulis selama masa studi dan hingga
terselesaikannya Tugas Akhir ini.
9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir.
Penulis menyadari sepenuhnya, bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari
sempurna. Besar harapan penulis akan adanya kritik dan saran yang mengarahkan
pada perbaikan Tugas Akhir ini. Penulis berharap mudah-mudahan, Tugas Akhir
ini bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan bagi penulis pada khususnya.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih.
Surakarta, 2 April 2014
Penulis
Bella Kurniasari
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ………………………………………………….
i
PERSETUJUAN ………………………………………………….. ….
ii
PENGESAHAN …………………………………………………........
iii
PERNYATAAN ………………………………………………………
iv
MOTTO …………………………………………………………… ….
v
PERSEMBAHAN ………………………………………………….…..
vi
KATA PENGANTAR …………………………………………………
vii
DAFTAR ISI …………………………………………………………..
ix
DAFTAR GAMBAR ………………………………………………….
xi
DAFTAR TABEL ……………………………………………………..
xii
DAFTAR LAMPIRAN ………………………………………………..
xiii
ABSTRAK …………………………………………………………….
xiv
BAB I
PENDAHULUAN ……………………………….……........
1
A. Latar Belakang Masalah……………………………......
1
B.
Perumusan Masalah …………………………………….
4
C. Tujuan Pengamatan …………………………………….
4
D. Manfaat Pengamatan ……………………………………
4
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ..
6
A. Tinjauan Pustaka …………………………………………
6
1. Pengertian Administrasi …………………………….
6
2. Pengetian Pembelian …………………………… ……
10
3. Fungsi yang Terkait dalam Pembelian …………. ……
12
BAB II
4. Prosedur dalam Pembelian …………………………… 13
5. Dokumen-Dokumen yang digunakan dalam Pembelian 15
6. Catatan yang digunakan dalam Pembelian …………..
17
7. Unsur Pengendalian Intern di Pembelian …………….
18
8. Retur Pembelian ……………………………………… 22
B. Metode Pengamatan ……………………………………… 23
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1. Lokasi Pengamatan …………………………………… 23
2. Jenis Pengamatan …………………………………….
23
3. Teknik Penentuan Informan ………………………….
25
4. Sumber Data…………………………………………..
26
5. Teknik Pengumpulan Data …………………………..
28
6. Teknik Analisis Data …………………………………
30
BAB III DESKRIPSI INSTANSI …………………………………….
32
A. Sejarah Singkat PT. Air Mancur ………………………..
32
B. Visi dan Misi PT. Air Mancur …………………………...
32
C. Unit-Unit PT. Air Mancur………………………………..
33
D. Struktur dan Sistem Organisasi PT. Air Mancur ………..
34
E. Ketenagakerjaan ………………………………………….
36
F. Standar Operasional Prosedur Proses Pembelian Umum … 38
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN …………………
41
A. Fungsi yang Terkait dalam Pembelian …………………..
41
B. Prosedur Pembelian Barang-Barang Umum …………….
42
C. Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Pembelian
Barang-Barang Umum…………………………………….
46
D. Catatan yang Digunakan dalam Pembelian Barang-Barang
Umum …………………………………………………….. 50
E. Unsur Pengendalian Intern Pada Pembelian Barang-Barang
BAB V
Umum …………………………………………………….
51
G. Retur Pembelian Barang-Barang Umum …………………
54
PENUTUP ……………………………………………………
56
A. Kesimpulan ……………………………………………….
56
B. Saran ……………………………………………………… 57
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………… 58
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1
Proses Pembelian ……………………………………
Gambar 2.2
Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi
12
Pembelian ……………………………………………
13
Gambar 2.3
Model Analisis Interaktif ……………………………
31
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Air Mancur ………………. …
35
Gambar 4.1
Proses Pembelian Barang Umum di PT. Air Mancur ..
43
Gambar 4.2
Buku Ekspedisi PO Bagian Pembelian Barang Umum
di PT. Air Mancur ……………………………………..
Gambar 4.3
Gambar 4.4
50
Buku Ekspedisi PR Bagian Pembelian ke Bagian
Akuntansi ……………………………………………..
51
Retur Pembelian Barang-Barang Umum ………….. ….
55
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1
Produk PT. Air Mancur Bulan Februari 2014 ………….
3
Tabel 4.1
Daftar Kode Cost Center PT. Air Mancur ……………..
47
Tabel 4.2
Klasifikasi Nomor Purchase Order …………………….
48
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Contoh Form Purchase Requistion ……………………………
1
2. Contoh Purchase Requistion ………………………………….
2
3. Contoh Form Purchase Order …………………………………
3
4. Contoh Purchase Order ………………………………….…….
4
5. Contoh Payment Slip ……………………………………….…
5
6. Contoh Form Petty Cash Voucher ……………………….……
6
7. Contoh Form Kas Bon …………………………………….…..
7
8. Contoh List Pembanding ………………………………….…..
8
9. Contoh Tanda Terima Barang …………………………………
9
10. Pedoman Wawancara ………………………………………….
10
11. Surat Keterangan ………………………………………………
11
12. Surat Tugas ……………………………………………………
12
13. Form Penilaian Magang ………………………………………
13
14. Presensi Mahasiswa Magang ………………………………….
14
15. Form Monitoring Magang …………………………………….
15
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Bella Kurniasari, D1511020. “ADMINISTRASI PEMBELIAN
BARANG-BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN
KARANGANYAR”. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi,
Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2014, 60 Halaman.
PT. Air Mancur merupakan salah satu pabrik jamu terbesar di Indonesia.
Unit Palur, Kabupaten Karanganyar merupakan pusat aktivitas untuk keseluruhan
kegiatan manajemen perusahaan. Pembelian barang-barang umum dilaksanakan
untuk memenuhi kebutuhan masing-masing departemen di perusahaan. Sebagai
perusahaan yang besar, PT. Air Mancur membutuhkan administrasi pembelian
barang-barang umum dalam pelaksanaannya.
Pengamatan yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui secara nyata
administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur. Metodologi
penelitian deskriptif kualitatif digunakan sebagai metode pengamatan dalam
penyusunan Tugas Akhir ini. Gambaran berkaitan segala sesuatu yang terkait
dalam administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur. Teknik
pengumpulan data dilaksanakan melalui wawancara, observarsi, dokumen dan
arsip. Sumber data diperoleh dari informan yang dianggap menguasai dalam
bidang pembelian barang-barang umum. Teknik analisis data menggunakan model
analisis kualitatif yang memiliki komponen,yaitu reduksi data, sajian data dan
penarikan simpulan atau verifikasi.
Administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur telah
dilaksanakan dengan baik yaitu dengan memanfaatkan aplikasi Pembelian Barang
dan Jasa Umum. Bagian-bagian yang terkait bekerja sesuai dengan fungsi dan
tanggung jawabnya. Pembelian barang-barang umum dilaksanakan secara tunai,
yaitu melalui Kas Bon dan Petty Cash Voucher. Pembelian juga dilaksanakan
secara utang. Perusahaan selalu menjaga relasi dan hubungan kerjasama yang baik
dengan pemasok. Namun, administrasi pembelian juga terdapat kelemahannya.
Retur pembelian barang-barang umum hanya dilaksanakan melalui telepon dan
email. Hendaknya retur pembelian memiliki format surat retur pembelian barangbarang umum yang resmi dan sistematis.
Kata Kunci : administrasi, pembelian, barang umum