ADMINISTRASI PRODUKSI BARANG JADI DI PT. LOMBOK GANDARIA FOODS INDUSTRY JATEN KARANGANYAR

commit to user

ADMINISTRASI PRODUKSI BARANG JADI DI PT. LOMBOK GANDARIA FOODS INDUSTRY

JATEN KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

ANTIN SINTIA DEWI D1508089

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLOTIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

PERNYATAAN

Nama : Antin Sintia Dewi

NIM : D1508089

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Administrasi

Produksi Barang Jadi Di PT. Lombok Gandaria Foods Industry” adalah betul- betul

karya sendiri. Hal- hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2011 Yang Membuat Pernyataan,

Antin Sintia Dewi

commit to user

MOTTO

“Dan Allah mengeluarkan kamu dari perut ibumu dalam keadaan tidak mengetahui sesuatu pun, dan Dia memberi kamu pendengaran, pengelihatan dan

hati, agar kamu bersyukur.”

( An-Nahl : 78)

“Sesuatu tidak akan pernah terwujud jika tidak diawali dengan perbuatan.” ( penulis )

“Kesabaran dapat diketahui pada saat terjadinya benturan yang pertama kali” “Segala keinginan dan cita-cita harus dicapai dengan usaha dan doa, dalam

commit to user

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini kupersembahkan untuk:

Kedua

orang

tuaku

(tak

ada

yang

bisa

menggantikan kasih sayangnya)

Adik & kakakku (yang selalu memberikan canda

dan tawa)

Teman-temanku (kalian telah membuat hidupku

lebih berarti)

commit to user

KATA PENGANTAR

Bismillahirohmanrrohim

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya, serta doa restu dan dukungan dari berbagai pihak yang senantiasa menyertai penulis dalam melaksanakan Kuliah Kerja Magang (KKM)

dengan baik, sampai dengan pembuatan Tugas Akhir dengan judul “Administrasi

Produksi Barang Jadi Di PT. Lombok Gandaria Foods Industry Jaten Karanganyar”

sebagai syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan, waktu, dan pengalaman penulis yang masih kurang. Untuk itu saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan para pembaca pada umumnya serta pihak-pihak yang berkepentingan dengan Tugas Akhir ini.

Perencanaan dan penyusunan Tugas Akhir ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Atas segala bantuannya penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Prof. Drs. Pawito, Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Pilitik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Sakur, M.S selaku Ketua Program Jurusan Manajemen Administrasi

dan pembimbing yang telah meluangkan waktu dan memberikan bimbingan serta pengarahan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini.

3. Bapak Herwan Parwiyanto, S.sos, M. Si selaku penguji Tugas Akhir.

4. Drs. Sudarto, M. Si selaku Pembimbing Akademik.

5. Bapak dan Ibu dosen yang telah memberi penulis bekal ilmu pengetahuan

selama masa perkuliahan.

6. Bapak Gunawan P selaku Pimpinan PT. Lombok Gandaria Foods Industry

Jaten Karanganyar, atas ijin magang yang telah diberikan selama praktek magang.

commit to user

7. Ibu Warsiti Rahayu selaku Head Produksi PT. Lombok Gandaria Foods

Industry atas bimbingan yang telah diberikan selama proses magang.

8. Bapak Kamari dan Ibu Susi atas bimbingan, nasehat, dan dukungannya

selama praktek magang.

9. Mbak Ekki, Mbak Tiar, Pak Dhoan yang telah membantu penulis selama

praktek magang.

10.Seluruh Pegawai dan Staf PT. Lombok Gandaria Foooods Industry yang

telah membimbing saat proses magang.

11.Kedua orang tuaku, kakak, adik, dan Keluarga besarku yang telah

memberikan doa, dukungan, dan kasih sayangnya.

12.Mas Yunan yang selama ini selalu memberikan semangat dan dukungannya

dalam terselesaikannya Tugas Akhir ini.

13.Teman-teman Diploma III MA 2008 khususnya kelas A atas

kebersamaannya selama ini.

14.Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir,

yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Semoga dengan kebaikan yang diberikan selalu memberikan manfaat bagi penulis dan dengan bantuannya mudah-mudahan mendapatkan balasan dari Allah SWT. Penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Wassalamualaikum Wr. Wb

Surakarta, Juni 2011 Penulis,

commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL... xii

ABSTRAK ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

Latar Belakang Masalah ... 1

A. Perumusan Masalah ... 3

B. Tujuan Pengamatan ... 3

C. Manfaat Pengamatan ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5

A. Pengertian Administrasi ... 5

B. Pengertian Produksi ... 7

C. Pengertian Administrasi Produksi Barang Jadi ... 10

D. Metode Pengamatan ... 13

1. Lokasi Pengamatan ... 13

2. Jenis Pengamatan ... 13

3. Sumber Data ... 13

4. Teknik Pengumpulan Data ... 14

5. Teknik Analisis Data ... 14

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 16

commit to user

A. Sejarah Singkat Berdirinya PT. Lombok Gandaria ... 16

B. Lokasi Perusahaan ... 18

C. Struktur Organisasi Perusahaan ... 19

D. Sistem Kepegawaian ... 23

E. Diskripsi Produk ... 24

F. Proses Produksi ... 26

G. Administrasi Produksi Barang Jadi ... 30

BAB IV PEMBAHASAN ... 31

A. Administrasi Produksi Dibagian Botol Kotor ... 31

B. Administrasi Produksi Cuci Botol ... 40

C. Administrasi Produksi Dibagian Botol Bersih ... 42

D. Administrasi Produksi Dibagian Botol Produksi/Packing ... 43

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 46

A. Kesimpulan ... 46

B. Saran ... 47 DAFTAR PUSTAKA

commit to user

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 3.01 : Lokasi PT. Lombok Gandaria Foods Industry ... 18

2. Gambar 3.02 : Struktur Organisasi PT. Lombok Gandaria. ... 21

3. Gambar 3.03 : Proses Pembuatan Kecap PT. Lombok Gandaria ... 26

4. Gambar 4.01 : Bentuk Girik ... 37

commit to user

DAFTAR TABEL

1. Tabel 4. 01 : Bukti Penerimaan Botol Dari Sales ... 34

2. Tabel 4. 02 : Bukti Penerimaan Barang Berupa Jerigen ... 35

3. Tabel 4. 03 : Bukti Pengeluaran Barang ... 39

commit to user

ABSTRAK

ANTIN SINTIA DEWI. D 1508089. Administrasi Produksi Barang Jadi Di PT. Lombok Gandaria Foods Industry Jaten Karanganyar. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi. Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas Sebelas Maret. Surakarta. 2011. 47 halaman.

Penyusunan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana

administrasi produksi barang jadi di PT. Lombok Gandaria Foods Industry Jaten

Karanganyar. Pengamatan ini menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif untuk memperoleh gambaran secara sistematis mengenai fakta-fakta yang ada dengan diikuti teori yang mendukung dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan mengakaji dokumen yang berhubungan dengan permasalahan pengamatan.

Hasil pengamatan menunjukkan bahwa administrasi produksi di PT. Lombok

Gandaria Foods Industry melalui empat tahap, yaitu pertama melalui gudang botol

kotor sebagai tempat untuk menampung botol kotor yang datang dari salesman dan

team drop, sisa produksi, dan pembelian. Botol dari salesman diseleksi sesuai dengan standar penerimaan perusahaan. Botol yang telah lulus seleksi ditempatkan sesuai dengan warna, jenis, dan kodenya. Petugas botol kotor membuatkan bukti penerimaan

barang kepada salesman. Kedua dibagian pencucian botol. Sebelum dicuci botol

direndam semalam untuk menghilangkan sisa makan yang masih tertinggal dibotol dan membersihkan etiket yang masih menempel pada botol. Ketiga gudang botol bersih sebagai tempat sebelum botol dipergunakan untuk mengemas hasil produksi.

Kode yang digunakan untuk mengeluarkan barang kebagian packing adalah BBB.

Keempat bagian produksi/packing yang merupakan langkah terakhir administrasi di

PT. Lombok Gandaria. Pengemasan barang jadi dilakukan secara manual dan menggunakan mesin. Pengemasan barang dilengkapi dengan tutup botol, kode produksi, etiket, dan penyegelan. Sistem penggudangan dengan cara FIFO yang bertujuan untuk menyelamatkan hasil produksi.

commit to user

ABSTRACT

ANTIN SINTIA DEWI. D 1508089. Administrative Production Of Finished Goods at PT Lombok Gandaria Karanganyar Jaten Foods Industry. Final Report. Administrative Management Study Program. Diploma III. Faculty Of Social And Political Sciences. Sebelas Maret University.Surakarta.2011.47 Pages.

The arrangement of this is aimed to determine more clearly how the administration of the production of finished goods at PT. Lombok Gandaria Karanganyar Jaten Foods Industry. This observation is using qualitative descriptive analysis method to obtain a systematic description of the facts followed by the theory that supports and can be accounted for truth. Data are collected through interviews, observation, and documents axamination related to the problem of observation.

The results showed that administration production of PT. Lombok Gandaria Foods Industry through four stages, first through dirty bottle cellar as a place to store dirty bottles coming from the salesman and team drop, the rest of the production, and purchasing. Bottles from the salesman are selected in accordance with the standards of corporate revenue. Bottles which have passed the selection is placed according to color, type, and code. Officers of dirty bottles are made proof of acceptance of goods to the salesman. The second section bottle washing. Before washing, bottles were soaked overnight to remove any residual food that still left in the bottle and cleaning the etiquette that are still attached to the bottle. Third, warehouse as a place to clean bottles before the bottles used to package the products. Code used to remove the packing of goods are assigned to BBB. Fourth, parts of the production / packing which is the final step in the administration of PT. lombok gandaria. Packaging of finished goods is done manually and using the machine. Packaging of goods is equipped with bottle caps, production code, etiquette, and sealing. Warehousing system with FIFO manner that aims to save the production.

commit to user

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan era globalisasi, Indonesia merupakan salah satu Negara yang berkembang di segala bidang. Sebagai wujud untuk merealisasikan pembangunan-pembangunan dan menuju era pasar bebas, maka Bangsa Indonesia harus memiliki kesiapannya, baik bidang sosial, ekonomi, politik maupun pertahanan dan keamanan. Keseluruhan unsur itu harus dibenahi dan diperbaiki agar memperoleh hasil yang lebih maksimal.

Salah satu kesiapan tersebut terlihat dalam kegiatan perekonomian baik dari sektor pertanian, perindustrian, jasa, maupun sektor pariwisata. Banyak juga berkembang perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang perindustrian, baik industri makanan, minuman, maupun tekstil.

Perusahaan pada hakekatnya merupakan suatu organisasi atau lembaga yang bertujuan mencari keuntungan dengan jalan memproduksi barang atau jasa. Dengan demikian tujuan umum perusahaan yaitu membuat suatu produk atau jasa dengan biaya yang serendah-rendahnya, menjual dengan harga yang wajar, dan membentuk suatu kebiasaan.

Dengan berkembangnya perusahaan ditanah air, menyebabkan terjadinya persaingan yang ketat antar perusahaan, bahkan bagi perusahaan yang memproduksi barang yang sejenis dengan perusahaan lain. Perusahaan tersebut dituntut mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja agar dapat menekan biaya produksi disamping keharusannya untuk menjaga dan meningkatkan kualitas produk, karena konsumen selalu akan memilih produk yang berkualitas tinggi tetapi dengan harga yang terjangkau.

Semua perusahaan swata atau pemerintah, manufaktur maupun jasa, baik itu perusahaan kecil, menengah ataupun besar dalam melakukan proses produksi akan menjadi prioritas utama dalam keseluruhan perusahaan. Sehingga administrasi produksi harus dapat diatur dengan sebaik-baiknya, baik itu dalam persiapan penyediaan bahan baku sampai dengan menghasilkan produk jadi. Sehingga administrasi produksi dalam perusahaan tersebut akan menunjang proses produksi.

commit to user

Jika perusahaan tersebut dapat mengelola administrasi produksi dengan tepat, maka akan menghasilkan produk yang baik sesuai dengan target yang diinginkan.

Persediaan bahan baku produksi suatu perusahaan harus dapat dikendalikan dengan sebaik-baiknya, baik dalam penyediaan bahan baku sampai dengan penggunaanya. Sehingga persediaan bahan baku yang ada dalam perusahaan akan dapat menujang proses produksi yang seefisien mungkin. Jika dalam pengelolaan bahan baku secara tepat, maka perusahaan itu dapat meminimalkan biaya yang membuat hasil produksi tidak efisien didalam kelancaran proses produksi.

Kemasan jusa salah satu unsur dalam proses produksi karena konsumen dalam membeli akan melihat bentuk kemasan terlebih dahulu. Kemasan digunakan untuk melindungi produk atau mengawetkan produk pangan dan non pangan. Kemasan merupakan suatu wadah atau tempat yang digunakan untuk mengemas suatu produk yang dilengkapi dengan label atau keterangan-keterangan termasuk beberapa mamfaat dari isi kemasan. Pengemasan mempunyai peranan dan fungsi penting dalam menunjang distribusi produk.

Sehingga penyediaan bahan baku dan pengemasan sangat dibituhkan dalam administrasi produksi barang jadi pada perusahaan, khususnya perusahaan industri

pangan salah satunya adalah PT. Lombok Gandaria Foods Industry. Perusahaan ini

memproduksi kecap, saos, cuka, dan sirup. Di perusahaan ini menunjukkan adanya masalah dalam pengelolaan administrasi produksi barang jadi, yaitu kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, seperti Kepala Produksi, Kepala Unit Produksi, dan Bagian Pelaksanaan.

Mengelola administrasi produksi diperlukan adanya perencanaan dan pengendalian produksi untuk menghasilkan produk yang berkualitas. Perencanaan dan pengendalian tersebut meliputi memasukan pesanan dari pelanggan kedalam jadwal produksi utama, kemudian perusahaan harus dapat menentukan jumlah permintaan dari pelanggan agar jadwal prodiktivitas dapat terkendali.

Mengelola persediaan perlu diperlukan seperti membuat kebijakan kuantitas pesanaan/ produksi, kebijakan frekuansi dan periode pesanan, dan mengukur performasi keuangan dari kebijakan yang dibuat. Antara pesanan pelanggan dan penentuan permintaan pelanggan harus dapat disinkronisasikan dengan sumber daya perusahaan (fasilitas, mesin, tenaga kerja, keuangan, dan lain-lain).

commit to user

Membuat suatu perencanaan terperinci mengenai apa dan berapa unit yang harus diproduksi pada suatu periode tertentu untuk setiap item produksi. Kemudian merencanakan kebutuhan barang penunjang. Melakukan penjadwalan pada mesin untuk penyelesaian urutan pengerjaan. Melakukan monitoring pelaksanaan yang dibandingkan dengan perencana yang telah dibuat. Terakhir diadakan evaluasi tentang jadwal yang telah direncanakan.

Mengingat bahwa pentingnya administrasi produksi barang jadi bagi suatu

perusahaan, maka penulis mengambil judul “ ADMINISTRASI PRODUKSI

BARANG JADI DI PT. LOMBOK GANDARIA FOODS INDUSTRY JATEN KARANGANYAR ”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah seperti yang telah dijelaskan diatas, maka

dapat dirumuskan suatu masalah sebagai berikut : “ Bagaimanakah Administrasi

Produksi Barang Jadi di PT. Lombok Gandaria Foods Industry Jaten Karanganyar? “

C. Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai tujuan tertentu. Demikian dengan pelaksanaan Kuliah Kerja (Magang) ini mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui lebih jelas bagaimana administrasi produksi barang jadi

di PT. Lombok Gandaria Foods Industry Jaten Karanganyar.

2. Tujuan Fungsional

Penulisan ini diharapkan dapat berguna bagi penulis, pembaca maupun

bagi PT. Lombok Gandaria Foods Industry. Baik sebagai pengetahuan,

masukan, dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan adminstrasi pengadaan barang jadi.

3. Tujuan Individual

a. Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya

pada Program Diploma III Manajemen Adminstrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

commit to user

b. Untuk melatih kepribadian baik dalam bekerja dan memberikan

gambaran tentang dunia kerja nyata.

D. Manfaat Pengamatan

Hasil Kuliah kerja (Magang) ini diharapkan menambah pengetahuan tentang pentingnya administrasi produksi barang jadi dan memberikan masukan bagi perusahaan untuk melakukan perubahan atau perbaikan dalam proses administrasi.

commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Administrasi

Kata administrasi sebenarnya mempunyai beberapa pengertian dan ada beberapa macam atau bentuk sehingga akan ditemukan arti atau makna administrasi yang tepat dalam pembahasan ini.

Menurut The Liang Gie dalam Inu Kencana Syafiie dkk (1999:5) “administrasi

adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang

dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.”

Menurut Sondang P. Siagian (1992:267) administrasi adalah keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu oleh dua orang atau lebih dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sarana dan prasarana tertentu pula.

Menurut Prajudi Atmosudirjo dalam Inu Kencana Syafiie dkk (1999:14)

“administrasi merupakan suatu fenomena sosial, suatu perwujudan tertentu di dalam masyarakat modern.”

Eksistensi dari pada adnimistrasi ini berkaitan dengan organisasi, artinya administrasi itu terdapat di dalam suatu organisasi. Jadi untuk mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat, maka harus mencari terlebih dahulu suatu organisasi yang masih hidup sehingga ditemukan administrasi.

Pengertian administrasi diatas adalah administrasi dalam arti luas, sedangkan pengertian administrasi dalam arti sempit sering disebut dengan tatausaha.

Menurut Prajudi Atmosudirjo dalam Inu Kencana Syafiie dkk (1999:14) mengartikan administrasi sebagai tata pengendalian dari suatu usaha. Administrasi dalam tata tertib pelaksanaannya dapat dibedakan menjadi 8 unsur:

1. Organisasi

Adalah sistem usaha kerjasama sekelompok orang yang terkait secara formal untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

commit to user

2. Manajemen

Adalah kemampuan manajer untuk menggerakkan orang dan mengarahkan segenap fasilitas yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Komunikasi

Adalah proses penyampaian informasi atau berita dari satu pihak kepada pihak lain melalui media sehingga adanya timbal balik dan saling pengertian.

4. Kepegawaian

Adalah suatu proses untuk merencanakan, mengembangkan, dan memelihara potensi-potensi yang ada pada manusia untuk mencapai tujuan.

5. Keuangan

Adalah proses yang berkenaan dengan pengadaan, pengalokasian, penggunaan, dan pertanggungjawaban tentang uang.

6. Perbekalan

Adalah kegiatan mengadakan, mendayagunakan, dan memelihara sarana prasarana serta menyingkirkan sarana prasarana yang sudah tidak layak digunakan.

7. Tatausaha

Adalah proses menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, dan menyampaikan bahan-bahan informasi.

8. Hubungan Masyarakat

Adalah proses krgiatan mengadakan dan memelihara hubungan baik dengan internal dan eksternal.

Menurut Sondang P. Siagian (1992:267) ”administrasi dalam arti sempit

biasanya hanya dikaitkan dengan kegiatan-kegiatan ketatausahaan yang mencakup

korespondensi, kesekretarisan, penyusunan laporan, dan kearsipan.”

Berdasarkan macam-macam pengertian administrasi diatas, maka penulis mengambil pendapat dari Prajudi Atmosudirjo, administrasi yang dikaitkan dengan kegiatan ketatausahaan yaitu sebagai proses menghimpun, mencatat, mengelola, mengirim, dan menyampaikan bahan-bahan informasi.

commit to user

B. Pengertian Produksi

Menurut Teguh Baroto (2002:13) “produksi adalah suatu proses pengubahan bahan baku menjadi produk jadi.”

Menurut Sofjan Assauri (1980:7) produksi adalah segala kegiatan dalam

menciptakan dan menambah kegiatan (utility) sesuatu barang atau jasa, untuk

kegiatan yang membutuhkan faktor-faktor produksi yang dalam ilmu ekonomi

berupa tanah, modal, tenaga kerja, dan skills (organizational, managerial, dan

technical skills).

Semua manufaktur (membuat barang) memerlukan sistem produksi untuk menghasilkan suatu produk. Sistem produksi yaitu sekumpulan aktivitas untuk membuat suatu produk, dalam pembuatan produk melibatkan tenaga kerja, bahan baku, mesin, energi, informasi, modal, dan tindakan manajemen. Menurut Teguh Baroto (2002:13-16) aktivitas dalam sistem produksi dikelompokkan menjadi dua kategori yaitu proses produksi dan perencanaan dan pengendalian produksi (Production Planning and Control/PPC).

Proses produksi merupakan aktivitas membuat produk jadi dari bahan baku yang melibatkan mesin, energi, pengetahuan teknis, dan lain-lain. Proses produksi merupakan suatu tindakan nyata dan dapat dilihat. Proses produksi terdiri atas beberapa subproses produksi, misalnya proses produksi pengelolaan bahan baku

menjadi komponen, proses perakitan komponen memnjadi sub-assembly dan proses

perakitan sub-assembly menjadi produk barang jadi.

Perencanaan dan pengendalian produksi/PPC adalah aktivitas mengelola proses produksi. PPC merupakan tindakan manajemen yang sifatnya abstrak (tidak dapat dilihat scara nyata). Sistem komputer dapat dicontohkan untuk analogi yang tepat

sistem produksi. Proses produksi adalah perangkat kerasnya (hard ware) dan PPC

adalah perangkat lunaknya (software).

Dalam industri manufaktur apapun perencanaaan dan pengendalian produksi/PPC akan memiliki fungsi yang sama. Fungsi atau aktivitas-aktivitas yang ditangani oleh departemen PPC/PPIC secara umum adalah:

1. Mengelola pesanan (order) dari pelangan. Para pelangan memasukan

pesanan untuk brbagai produk. Kemudian pesanan-pesanan itu dimasukan

commit to user

2. Meramalkan permintaan. Perusahaan berusaha memproduksi secara lebih

independen terhadap fluktuasi permintaan. Permintaan ini perlu diramalkan agar skenario produksi dapat mengantisipasi fluktuasi permintaan tersebut.

Permintaan ini harus dilakukan apabila tipe produksinya made to stok.

3. Mengelola persediaan. Tindakan pengelolaan persediaan meliputi

melakukan transaksi persediaan, membuat kebijakan persediaan

pengamanan, kebijakan kuantitas pesanaan/produksi, kebijakan frekuensi dan periode pesanan, dan mengukur performansi keuangan dan kebijakan yang dibuat.

4. Menyusun rencana agregat (penyesuaian permintaan dengan kapasitas).

Pesanan pelanggan dan atau ramalan permintaan harus dikompromikan dengan sumber daya yang ada pada perusahaan (fasilitas, mesin, tenaga kerja, keuangan, dan lai-lain). Rencana agregat bertujuan untuk membuat skenario pembebanan kerja untuk masin dan tenaga kerja (regular, lembur, subkontrak) secara optimal untuk keseluruhan produk dan sumber daya secara terpadu (tidak per produk).

5. Membuat jadwal induk produksi (JIP). JIP merupakan suatu rencana

terperinci mengenai jumlah unit yang harus diproduksi pada suatu periode tertentu untuk setiap item produksi. JIP dibuat dengan langkah (salah satunya) memecah (disagregat) rencana agregat ke dalam rencana produksi yang direalisasikan. JIP jika telah dikoordinasikan dengan seluruh departemen, maka menjadi dasar dalam PPC.

6. Merencanakan kebutuhan. JIP yang telah disetujui kemudian diterjemakan

dalam kebutuhan komponen sub-assembly, dan bahan penunjang untuk

menyelesaikan produk. Perencanaan kebutuhan material bertujuan untuk

menentukan apa, berapa, dan kapan komponen, sub-assembly dan bahan

penunjang yang haru disiapkan. Untuk membuat perencanaan kebutuhan

diperlukan informasi lainnya berupa struktur produk (bill of material) dan

catatan persediaan.

7. Melakukan penjadwalan pada mesin atau fasilitas produksi. Penjadwalan

meliputi urutan pengerjaan, watu penyelesaian pesanan, kebutuhan waktu penyelesaian, prioritas pengerjaan, dan lain-lain.

commit to user

8. Monitoring dan pelaporan pembebanan kerja dibanding kapasitas produsi.

Kemajuan tahap demi tahap dimonitor dan dibuat laporannya untuk dianalisis.

9. Evaluasi skenario pembebanan dan kapasitas. Jika realisasinya tidak sesuai

dengan rencana, maka rencana agregat, JIP, dan penjadwalan dapat diubah/disesuaikan kebutuhan. Untuk jangka panjang, evaliasi ini dapat digunakan untuk mengubah (menambah) kapasitas produksi.

Fungsi produksi adalah bertanggung jawab atas pengelolaan bahan baku dan penolong/pembantu menjadi barang jadi atau jasa yang akan memberikan hasil pendapatan bagi perusahaan.

Menurut Sofjan Assauri (1980:12-15) ada empat fungsi produksi yang utama yaitu:

a. Proses (processes) yang diartikan sebagai metode dan tehnik yang

digunakan untuk pengelolaan bahan.

b. Jasa-jasa (services) yang berupa badan pengorganisasian untuk penetapan

tehnik-tehnik sehingga proses dapat dipergunakan secara efiktif.

c. Perencanaan (planning) yang merupakan hubungan/korelasi dan organisasi

dari kegiatan produksi untuk suatu dasar waktu tertentu (a time base).

d. Pengawasan (control) untuk menjamin bahwa maksud/tujuan mengenai

penggunaan bahan pada kenyataanya dilaksanakan.

Proses produksi

Proses produksi terdiri dari peralatan dengan bahan-bahan yang

dikombinasikan/diolah menjadi barang-barang atau jasa-jasa yang diberikan kepada pelanggan, dalam perputaran untuk mendapatkan uang atau pendapatan.

Jasa-jasa (services) produksi

Jasa-jasa produksi meliputi lapangan pengetahuan dan tehnologi yang membutuhkan untuk diorganisir, ditetapkan, dan dikombinasikan agar proses produksi dapat dilaksanakan secara efektif. Jasa-jasa ini mengenai proses pengelolahan bahan baku menjadi produk untuk melaksanakan pengolahan pada tingkat biaya yang

commit to user

a. Produk, kegiatan ini menyangkut penelitian, kualitas, yang membutuhkan

fasilitas inspeksi, design, dan spesifikasi.

b. Penguasaan terhadap perkembangan teknologi harus dikuasai oleh setiap

perusahaan. Dalam fungsi produksi teknologi dipergunakan untuk penggunaan peralatan dan pengetahuan terhadap proses secara keseluruhan dari peralatan secara terperinci agar dapat dipergunakan dengan optimal.

c. Penggunaan sumber daya yang ada sehingga masin-mesin dan peralatan,

tenaga, serta bahan-bahan hendaknya dapat dipergunakan secara efisien.

Perencanaan (planning)

Perencanaan produksi dibutuhkan untuk menjamin tujuan produksi agar tercapai dan fungsi produksi dapat dilakukan dengan efektif. Perencanaan yang berhubungan

dengan fungsi produksi meliputi dua hal, yang pertama proses planning. Dalam

proses planning membutuhkan pertimbangan terperinci mengenai bahan-bahan yang

dibutuhkan untuk melakukan kegiatan pengolahan dan aturan atau susunan kegiatan yang digunakan. Kedua yaitu perencanaan dan pengawasan produksi. Apabila tugas yang dibutuhkan telah diketahui secara terperinci, maka dengan tersedianya sumber-sumber dengan jumlah yang tepat harus direncanakan untuk mencapai tujuan utama perusahaan.

Pengawasan (control)

Pengawasan dibutuhkan untuk menjamin resources yang dipergunakan dengan

tepat, yaitu dengan member pedoman untuk performance, quality, programme

retention, dan quantity.

Berdasarkan pengertian tentang produksi sekiranya penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa produksi dapat diartikan sebagai suatu sistem untuk menyediakan barang-barang dan jasa-jasa yang akan dikonsumsi oleh masayarakat.

C. Pengertian Administrasi Produksi Barang Jadi

Setiap proses produksi selalu memerlukan persediaan barang. Persediaan itu meliputi bahan baku atau bahan mentah, barang setengah jadi atau barang dalam proses, barang pembantu atau penolong, dan barang jadi.

Persediaan bahan baku merupakan persediaan bahan yang belum dikerjakan yang disimpan dalam gudang atau merupakan persediaan barang-barang berwujud

commit to user

mentah. Persediaan ini dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari

supplier Bahan baku diperlukan untuk diolah kemudian setelah melalui beberapa proses diharapkan menjadi barang jadi.

Persediaan barang setengah jadi adalah persediaan bahan-bahan yang meninggalkan gudang dan sedang dikerjakan didalam pabrik. Dapat diartikan pula barang persediaan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.

Persediaan barang pembantu atau penolong adalah persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.

Persediaan barang jadi yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dan siap untuk dijual. Barang jadi juga disebut sebagai hasil produk.

Tujuan diadakannya persediaan produk barang jadi adalah untuk meredam fluktuasi permintaan. Persediaan digunakan untuk memenuhi kekurangan pasokan produk jadi di pasaran sebagai akibat permintaan yang disimpan perusahaan. Fluktuasi permintaan dapat dipengaruhi oleh persediaan barang yang diproduksi sepi, dan persediaan tersebut digunakan pada saat permintaan ramai.

Menurut Sofjan Assauri (1980:210-211) setiap pengelolaan barang jadi atau produk, sebelum dapat menjual produknya, membutuhkan bahan-bahan atau barang-barang setengah jadi untuk diproses. Sebelum proses produksi dapat dilakukan harus ada pembelian bahan maupun barang setengah jadi.

Bagian produksi yang menjalankan kegiatan ini. Adanya kerjasama antara kepala produksi dengan bagian pembelian. Kepala produksi memberitahuakan pada bagian pembelian untuk merinci barang atau bahan yang harus dibeli dengan menyerahkan surat atau daftar permintaan pembelian, kemudian bagian pembelian mengurus pemesanan dan pembeliannya sampai barang resebut diterima.

Bagian pembelian tugasnya harus mengetahui data dan keterangan tentang suppier-supplier mana yang baik, harga-harga pasar bahan-bahan atau barang-barang tersebut dan segala hal yang bersangkutan dengan cara-cara pengangkutan, jumlah yang paling ekonomis untuk dipesan dan sebagainya.

commit to user

Setelah permintaan pesanan datang dari bagian produksi, maka bagian

pembelian mengirimkan surat pesanan kepada calon supplier. Dalam surat pesanan

harus terdapat pernyataan tentang jumlah yang dipesan, spesifikasi barang yang dipesan, harga barang, cara pembungkusan, dan tanggal barang tersebut diharapkan datang. Selain itu perlu dinyatakan syarat-syarat bahwa apabila barang yang datang tidak sesuai dengan dengan spesifikasi, maka barang dikembalikan. Surat pesanan

harus dibuat rangkap yang diperuntukkan bagi supplier, bagian penerimaan, bagian

pembukuan, dan bagian produksi.

Setelah supplier mengirimkan pesanan, bagian penerimaan barang akan

memeriksa barang tersebut apakah sudah sesuai dengan pesanan. Setelah diperiksa kemudian memberikan laporan kepada bagian pembelian. Barang yang sudah diperiksa dan terbuti sesuai dengan pesanan kemudian diteruskan ke bagian penyimpanan atau gudang. Laporan penerimaan barang dibuat dalam beberapa rangkap yang diperuntukkan pada bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian

gudang. Disamping pengiriman barang pesanan, supplier akan mengirimkan faktur

pembelian yang diterima oleh bagian pembelian dan diterusakan kepada bagian pembukuan.

Selanjutnya jika bagian produksi memerlukan bahan atau barnag tersebut untuk proses produksi, maka bagian produksi memebuat surat permintaan pemakaian barang

pada bagian gudang. Surat permintaan dibuat rangkap untuk bagian

akuntansi/pembukuan untk dipakai dalam pencatatan perubahan persediaan dan pencatatan akuntansi biaya. Dengan adanya surat permintaan bahan, maka bagian gudang dapat mengeluarkan barang yang diminta oleh bagian produksi, sedangkan bagian akuntansi akan mencatat pengurangan jumlah barang serta pembebanan pada biaya produksi.

Berdasarkan uraian tersebut sekiranya penulis dapat menyimpulkan bahwa administrasi produksi barang jadi adalah suatu fungsi produksi yang menyangkut proses produksi sampai menghasilkan barang jadi sebagai upaya pencapian tujuan perusahaan.

commit to user

D. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Dalam pengamatan ini lokasi yang diambil adalah PT. Lombok Gandaria Foods

Industry Jaten Karanganyar, Jl. Raya Jaten Km.7 Karanganyar. Dengan pertimbangan sebagai berikut:

a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.

b. Untuk mengatahui mengapa administrasi produksi barang jadi itu penting.

c. Diberikan ijin untuk mengadakan pengamatan ditempat tersebut.

2. Jenis Pengamatan

Mendasarkan pada rumusan masalah yang telah dikemukakan, maka jenis pengamatan menggunakan metode deskriptif kualitatif karena data dikumpulkan secara sistematis mengenai fakta-fakta yang ada dengan diikuti teori yang mendukung dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

3. Sumber Data

a. Nara Sumber

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasi, sehingga kedudukan nara sumber bukan sebagai responden melainkan sebagai informan. Cara mendapatkan informasi dapat diperoleh dengan:

1. Berbicara langsung dengan pimpinan produksi

2. Kepala unit produksi bagian gudang

3. Berbicara langsung dengan staf kantor administrasi produksi

4. Bercakap-cakap dengan beberapa rekan kerja lainnya sebagai informan

yang dapat membarikan informasi yang menunjang.

b. Tempat atau lokasi

Data atau informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas dapat dilakukan melalui sumber lokasinya baik yang merupakan tempat maupun lingkungannya, sehingga dapat dikaji kemudian ditarik kesimpulan yang dikaitkan dengan permasalahan penelitian.

commit to user

c. Dokumen

Dokumen merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan perisriwa atau aktivitas tertentu dan merupakan rekaman tertulis. Sehigga untuk memperoleh data dengan cara membaca, mempelajari buku-buku, peraturan-peraturan, arsip-arsip, serta

dokumen-dokumen maupun literature yang ada pada PT. Lombok Gandaria Foods

Industry yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Tidak hanya sekedar mencatat apa yang ditulis tetapi juga menggali dan menangkap makna yang tersirat dari dokumen tersebut.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Teknik pengumpulan data yang diperoleh untuk mendapatkan keterangan-keterangan, data melalui bercakap-cakap (wawancara) secara langsung dengan sumber informasi atau informan yang dapat memberikan keterangan yang menunjang.

b. Mengkaji dokumen

Teknik pengumpulan data denngan cara mencari referensi buku, membaca, mempelajari buku-buku, maupun dokumen-dokumen literature yang ada di PT.

Lombok Gandaria Foods Industry kemudian memilih dokumen yang berhubungan

dengan permasalahan tentang penelitian yang dilakukan penulis.

c. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan cara peneliti mengadakan pengamatan secara langsung terhadap masalah yang diteliti. Pengamatan dilakukan pada waktu pelaksanaan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada PT. Lombok Gandaria

Foods Industry guna memperoleh gambaran nyata kondisi yang ada pada lokasi pengamatan.

5. Teknik Analisis Data

Analisis data dalam penelitian ini menggunakan model analisis interaktif. Di dalam model ini ada tiga komponen analisis, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan atau verifikasi. Kegiatannya dilakukan secara serempak dengan proses pengumpulan data dalam bentuk siklus interaktif.

commit to user Adapun tiga komponen tersebut adalah:

a. Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, membuang hal-hal yang tidak penting, dan pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan tertulis di lapangan sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan.

b. Sajian Data

Sajian data merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis, sistematis, dan mengacu pada rumusan masalah, serta dilengkapi perabot sajian yang diperlukan (matriks, gambar, dan sebagainya) sehingga narasi yang tersaji merupakan diskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab permasalahan yang ada dalam rumusan masalah dalam penelitian. Dengan melihat suatu penyajian data, peneliti mengerti hal yang terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu pada analisa atau tindakan lain.

c. Penarikan Kesimpulan dan Verifikasi

Pada awalnya pengumpulan data peneliti harus memahami arti berbagai hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan peraturan-peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan konfigurasi, arahan sebab akibat, dan berbagai proposisi yang didasarkan pada semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian datanya. Kemudian pada awal penarikan simpulan kurang jelas kemudian meningkat secara eksplisit dan mempunyai landasan yang kuat. Kesimpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data berakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar bisa dipertanggungjawabkan.

commit to user

BAB III

DISKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI

A. Sejarah Singkat Berdirinya PT. Lombok Gandaria Foods Industry

PT. Lombok Gandaria merupakan perusahaan yang memproduksi kecap, saos, cuka, dan sirup. Perusahaan ini didirikan oleh Liem Hong Tji (Priyo Pranoto) pada tanggal 27 Desember 1973 di kediamannya di Jl. Warung Miri No. 134B Surakarta.

Pemberian merk dagang “ Lombok Gandaria “ pada produk dimaksudkan untuk

menggambarkan rempah-rempah/biji buah-buahan yang enak rasanya.

Pada awalnya, industri ini hanya memproduksi dan melayani konsumen disekitar tempat tinggalnya, karena kecap yang diproduksi pada saat itu hanya berasal dari 10 Kg kedelai, gula merah, dan bumbu-bumbu lain dalam takaran secukupnya. Selain memproduksi kecap Liem Hong Tji (Priyo Pranoto) juga terus melakukan percobaan untuk menemukan formula kecap yang cocok sehingga kecap yang dihasilkan dapat semakin enak dan sedap. Hal ini akan membuat usaha produksi kecap semakin ditingkatkan baik dalam jumlah maupun kualitas guna mengimbangi permintaan pasar.kualitas produk merupakan sasaran utama yang selalu ditingkatkan, dengan demikian diharapkan perusahaan mampu memperoleh konsumen baru dan tetap mempertahankan konsumen lama.

Dari tahun ke tahun industri rumah tangga ini terus mengalami peningkatan jumlah produksi maupun penjualannya, sehingga lokasi yang lama sudah tidak dapat menampung kegiatan produksinya. Maka pada tahun 1977 lokasi dipindah ke Jl. Sorogenen No. 33 Surakarta. Lokasi yang strategis sehingga aksebilitas perusahaan tinggi.

Sejak tanggal 12 Januari 1979 industri rumah tangga tersebut berubah status

menjadi perseroan terbatas (PT) dengan nama “Lombok Gandaria Foods Industry”

dengan akte No. 23 yang dibuat dihadapan notaris Ny. Sukartinah Ramli, SH. Setelah status perusahaan berubah dari perseorangan menjadi Perseroan Terbatas (PT) kegiatan perusahaan selalu mengalami perkembangan, sehingga mengakibatkan lokasi perusahaan yang tidak lagi mampu menampung kegiatannya. Selain itu perusahaan perlu mengadakan pergantian mesin-mesin baru yang lebih modern untuk menunjang kegiatan produksi yang semakin meningkat. Oleh karena itu, pada tahun 1982 lokasi

commit to user

perusahaan dipindahkan lagi ke Desa Dagen, Kecamatan Jaten, Kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah.

Pada tahun 1983, PT. Lombok Gandaria mulai memproduksi sirup, disusul dengan produksi saos tomat dan saos sambal pada tahun 1985. Alasan yang mendorong perusahaan memproduksi saos selain untuk pengenbangan jenis produk, juga untuk memanfaatkan bahan baku tomat dan ubi jalar yang banyak dihasilkan di daerah Tawangmangu. Produksi saos ini dari tahun ke tahun mengalami peningkatan. Dan pada, pada tahun 1988, PT. Lombok Gandaria memproduksi cuka, tetapi perusahaan ini hanya melakukan proses pengeceran dengan membeli cuka murni 100%.

Semakin majunya perusahaan, pemilik sadar bahwa perusahaan akan semakin menghadapi persaingan yang semakin ketat, maka harus dilakukan berbagai perbaikan dan perubahan. Langkah-langkah yang diambil adalah melakukan perombakan diberbagai bidang salah satu kunci penting yaitu terjadi pergantian pimpinan oleh generasi ke dari Bapak Priyo Pranoto kepada Bapak Gunawan Pranoto (generasi kedua).

Ditangan Bapak Gunawan Pranoto perubahan demi perubahan terus digulirkan diantaranya perombakan organisasi, perbaikan system kerja, perbaikan strategi bisnis dan pemasaran, pelatihan dan pengembangan SDM, penataan sarana dan prasarana perusahaan, penetapan visi, misi, dan budaya perusahaan, serta masih banyak lagi perbaikan yang sudah dan akan terus dilakukan yang kesemuanya bertujuan membawa PT. Lombok Gandaria menjadi perusahaan terdepan dalam industri makanan dan minuman.

Visi dari PT. Lombok Gandaria Foods Industry adalah menjadi perusahaan

terdepan dalam industri makanan dan minuman yang berkualitas dengan keunggulan produk dan pelayanan berorientasi pada loyalitas pelanggan. Sedangkan misi nya meliputi:

1. Membangun totalitas terhadap kualitas produk dan pelayanan.

2. Membangun sikap kerja dan komitmen terhadap kualitas.

3. Memberi nilai tambah terhadap seluruh proses dan produk.

commit to user

B. Lokasi Perusahaan

Keputusan menempatkan suatu perusahaan pada tempat tertentu mempunyai tujuan yang sangat penting, yaitu demi keberhasilan perusahaan dimasa mendatang. Lokasi yang strategis adalah dekat dengan dengan jalan umum dan perkampungan penduduk sehingga akan membantu kelancaran pengadaan bahan baku, tenaga kerja dan memudahkan perusahaan dalam berhubungan dengan pihak luar.

Oleh karena itu, penentuan lokasi perusahan dapat menjadi persoalan tersendiri untuk jangka waktu yang cukup panjang. Penentuan lokasi harus dipertimbangkan dengan matang dan harus disesuaikan dengan lingkungan, situasi, dan kondisi alam serta masyarakat sekitarnya. Pemilihan lokasi yang salah dapat berakibat fatal karena menyebabkan bertambah besarnya biaya usaha yang harus dikeluarkan, sehingga menjadi sulit untuk menekan harga pokok produksinya.

Lokasi PT. Lombok Gandaria

commit to user

Pabrik PT. Lombok Gandaria terletak dijalan Raya Jaten Km7 Desa Dagen, Kecamatan Jaten, Kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah. Sebelah utara dibatasi oleh sungai Ngringo, sebelah selatan dibatasi jalan Surakarta-Karanganyar, sebelah timur terdapat lokasi persawahan, dan disebelah barat terdapat perusahaan tekstil. Kondisi lingkungan yang demikian ini dapat memberikan keuntungan tersendiri bagi PT. Lombok Gandaria, antara lain:

1. Transportasi barang masuk dan keluar pabrik dapat berjalan dengan lancara

karena dekat dengan jalan raya.

2. Lokasi pabrik yang mudah dijangkau oleh karyawan dan tidak sulit untuk

mendapatkan tenaga kerja.

3. Aliran sungai Ngringo dapat digunakan sebagai tempat membuang limbah

cair yang sebelumnya telah diolah terlebih dahulu sehingga tidak mencemari sungai tersebut.

PT. Lombok Gandaria menempati areal seluas 37.500 m2 dengan luas bangunan

9000 m2. Area tersebut berupa bangunan dan halaman depan yang merupakan tempat

parkir tamu dan karyawan. Sedangkan bangunannya terbagi atas ruangan perkantoran, tempat parker karyawan, ruang produksi, mushola, bengkel, labolatorium, gudang bahan penolong, gudang produk jadi, ruang mesin, dan kantor satpam.

Perkantoran terletak disebelah depan dari gedung dan dibelakangnya terdapat ruang produksi. Pada ruang produksi peralatan produksi diletakkan secara berurutan dari awal sampai dengan proses yang terakhir, sehingga waktu produksi lebih efisien dan mencegah kerusakan produk lebih banyak.

C. Struktur Organisasi Perusahan

Manajemen perusahaan merupakan hal yang penting dalam memajukan suatu perusahaan. Salah satu fungsi manajemen yaitu pengorganisasian, dengan funsi tersebut akan dapat disusun kerangka pembagian kerja, tata pembagian tugas, wewenang dan tata kewajiban kerja, sehingga dapat mempermudah pengaturan kegiatan dalam perusahaan.

Pengorganisasian bertujuan untuk menciptakan suasana kerja yang harmonis, efektif, dan efisien. Dengan demikian, semua kegiatan akan bekerja sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab.

commit to user

Pada perusahaan PT. Lombok Gandaria Foods Industry sudah melakukan proses

produksi dengan sekala besar. Untuk melakukan kegiatan usahanya melakukan kerjasama antar pekerja yang menyangkut beberapa bidang organisasi. Oleh sebab itu, dibentuk organisasi guna spesifikasi kerja yang baik, mencapai tujuan, dan meningkatkan disiplin kerja yang tinggi. Sehingga akan diketahui wewenang dan tanggung jawab masing-masing personal yang memegang jabatan tertentu.

Struktur organisasi di PT. Lombok Gandaria Foods Industry menganut sistem

organisasi. Penggunaan sistem ini dikarenakan adanya beberapa keuntungan antara lain bahwa kekuasaan tertinggi dipegang oleh pimpinan, pelaksanaannya sederhana dan mudah dimengerti oleh bawahan, masing-masing pekerja bertanggung jawab hanya pada satu atasan.

Struktur organisasi perusahaan PT. Lombok Gandaria Foods Industry dapat

dilihat pada gambar 3.02

Tugas masing-masing jabatan di PT. Lombok Gandaria Foods Industry adalah

sebagai berikut:

1. Direksi (Pimpinan Persahaan)

a. Memimpin, memberikan bimbingan, dan menjalankan kepengurusan atau

tugas-tugas di perusahaan.

b. Mengelola, melakukan pengawasan, dan penguasaan atas kekayaan.

c. Menetapkan garis-garis besar kebijakan perusahaan secara keseluruhan.

d. Melakukan koordinasi dan control terhadap semua bagian.

2. Departemen Produksi

a. Mengkoordinir bagian bawahannya yang menjadi tanggung jawabnya agar

tercapai hasil yang maksimal.

3. Departemen Komersial

a. Mengawasi dan merencanakan pengelolaan bagian umum dan bagian tenaga

kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

4. Bagian Proses Finising

a. Mengawasi dan mengkoordinir karyawan dibidang persiapan proses.

b. Bertanggung jawab atas urusan mengenai sperpart, service, reparasi alat,

commit to user

5. Bagian Proses Produk

a. Memproses bahan dasar sesuai dengan prioritas yang lebih menguntungkan

secara profesional.

b. Memberikan laporan kepada pimpinan perusahaan sesuai dengan hasil yang

dicapai.

c. Mampu untuk menganbil keputusan yang tepat dan cepat.

d. Menganalisa kendala-kendala yang terjadi selama proses produksi

berlangsung.

e. Menciptakan strategi dan lingkungan kerja yang baik di lingkungan kerja.

f. Mengawasi dan mengontrol seluruh kegiatan produksi baik kualitas

maupun kuantitas.

g. Mengkoordinasi seluruh kepala seksi yang menjadi tanggung jawabnya.

h. Memberikan motivasi, evaluasi, dan mengkoordinir dengan unit tugas yang

lain.

6. Bagian Keuangan

a. Mengkoordinir semua kegiatan di bagian uang.

b. Membuat anggaran perusahaan.

c. Disposisi transaksi keuangan.

d. Membuat laporan realisasi anggaran perusahaan.

e. Membuat daftar gaji perusahaan.

f. Membuat laporan berkala di PT. Lombok Gandaria Foods Industrry.

7. Bagian Personalia dan Umum

a. Mengelola data personalia dan terselenggaranya tatalaksana administrasi

umum personalia ditingkat perusahaan.

b. Mengelola investasi perusahaan.

c. Melayani kebutuhan tenaga kerja dan kebutuhan umum.

8. Bagian Marketing

a. Bertanggung jawab dalam penjualan, promosi, dan pengiriman dari bagian

produksi.

b. Mengelola terselenggaranya transportasi.

commit to user

a. Bertanggung jawab pada pembelian bahan baku dan bahan perlengakapan

lainnya.

b. Mengatur dan menyelidiki terhadap kegiatan pergudangan logistik.

c. Bertanggung jawab atas bahan jadi maupun bahan penolong yang

dibutuhkan dalam produksi.

D. Sistem Kepegawaian

1. Status Kepegawaian

PT. Lombok Gandaria sekarang memiliki karyawan sebanyak 300 orang, dengan perincian 40 orang sebagi staf kantor, 19 orang sebagai sopir, dan 241 orang sebagai karyawan pabrik. banyak karyawan yang berasal dari daerah sekitar pabrik, yaitu daerah Karanganyar dan Surakarta.

2. Jam Kerja

Supaya mencapai hasil produksi yang maksimum sesuai dengan yang diinginkan, maka waktu kerja karyawan perlu diatur. Jam kerja yang ada di PT.

Lombok Gandaria Foods Industry diatur sebagai berikut:

Waktu kerja : 8 jam/hari, 5 hari/minggu

Jam kerja : pukul 07.00 – 16.00 WIB

Jan istirahat : pukul 11.30 – 12.30 WIB

Jam istirahat hari jum’at : pukul 11.50 – 12.50 WIB

Disamping pengaturan jam kerja terhadap karyawan maupun staf kantor, masih ada jam kerja tambahan atau jam lembur. Kerja lembur diadakan dalam waktu-waktu tertentu, yaitu untuk memenuhi fluktuasi permintaan yang naik atu melonjak secara mendadak.

3. Sistem Penggajian

Ketentuan mengenai besarnya gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawannya diatur berdasarkan macam dan sifat kerjanya. Ada dua macam system

penggajian yang berlaku pada PT. Lombok Gandaria Foods Industry yaitu:

a. Sistem bulanan, yaitu gaji diberikan setiap akhir bulan, tidak dipengaruhi

commit to user

bulan. Karyawan yang termasuk dalam golongan gaji bulanan adalah karyawan-karyawan bagian pemasaran dan administrasi.

b. Sistem harian, besarnya gaji harian ditentukan oleh banyaknya hari kerja

karyawan yang bersangkutan dan gaji diberikan seminggu sekali setiap hari

jum’at. Karyawan yang termasuk dalam golongan gaji harian adalah

karyawan bagian produksi, gudang, dan pengepakan.

Bagi pekerja yang kerja lembur akan diberikan uang lembur. Uang lembur dihitung dari banyaknya tambahan jam kerja yang dipakai, yaitu untuk jam pertama dihitung sebesar gaji 2 jam kerja regular dan jam berikutnya dihitung 1.5 jam kerja reguler.

4. Jaminan Kesejahteraan

Kesejahteraan karyawan merupakan hal yang penting karena karyawan merupakan faktor penting dalam menunjang kelancaran jalannya perusahaan. Oleh sebab itu kesejahteraan dan kesehatan karyawan harus diperhatikan dengan baik. PT.

Lombok Gandaria Foods industry memberikan fasilitas dan jaminan sosial antara lain:

a. Tunjangan hari raya atau tahun baru.

b. Tunjangan kesehatan.

c. Karyawan diikutsertakan dalam ASTE.

d. Cuti.

E. Diskripsi Produk

PT. Lombok Gandaria Foods Industry merupakan industri makanan yang

memiliki beberapa jenis produk, yaitu antara lain: kecap Lombok gandaria manis, kecap Lombok gandaria asin, kecap semar manis, sirup Lombok gandaria, dan cuka Lombok gandaria. Pada umumnya produk-produk tersebut dikemas dalam botol dengan isi 625 ml.

Bahan baku yang dibutuhkan PT. Lombok Gandaria untuk memproduksi kecap adalah bungkil (kedelai pecah), tepung gandum, garam, gula aren, gula tebu,

bumbu-bumbu, dan ragi/starter. Sedangkan bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi

saos adalah ketela, gula pasir, tomat, jeruk nipis, cuka, benzoate, dan zat pewarna

makanan. Untuk membuat sirup dibutuhkan bahan baku seperti: fuktose (gula cair),

commit to user

Semua bahan tersebut diperoleh dari para pemasok yang berasal dari beberapa daerah antara lain: Surakarta, Pacitan, Kediri, Ambarawa, dan Magelang. Pembelian bahan baku dilakukan, jika syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh perusahaan terpenuhi para pemasok. Selama ini penyediaan bahan baku tidak mengalami kendala

karena bahan baku tersebut mudah diperoleh dalam arti banyak supplier yang

menawarkan bahan baku kepada perusahaaan.

Dalam melakukan proses produksi dibutuhkan beberapa macam jenis mesin untuk menunjang proses tersebut. Berikut ini adalah alalt-alat yang digunakan untuk melakukan proses produksi dan sekaligus fungsi dari alat-alat tersebut:

1. Mesin pemilih kedelai (raw material treatment equitment), berfungsi untuk

memcuci dan memasak kedelai.

2. Mesin pendingin udara, digunakan untuk menormalkan suhu agar sesuai

dengan suhu yang dikehendaki.

3. Mesin fermentasi (koji making equitment), dipergunakan dalam suatu

ruangan dengan tingkat kelembaban tertentu dan diatur secara mekanis.

4. Bak-bak perendaman, digunakan untuk bakterisasi.

5. Bak pencairan garam, digunakan sebagai alat untuk memasak atau

mencairkan garam.

6. Masin pres kedelai berupa balok-balok kayu.

7. Mesin pengolahan kecap manis.

8. Mesin pengolahan kecap asin.

9. Mesin pencuci dan sterilisasi botol, berfungsi untuk membersihkan botl dari

bakteri dan jamur.

10. Mesin pengisian kecap manis.

11. Mesin pengisisan kecap asin.

12. Mesin etiket.

13. Labolatorium.

commit to user

F. Proses Produksi

Pada prinsipnya proses pembuatan setiap produk di PT. Lombok Gandaria

Foods Industry adalah hampir sama satu dengan yang lain. Proses pembuatan kecap dapat digambarkan sebagai berikut:

Proses pembuatan kecap

Gambar 3.03 proses pembuatan kecap PT. Lombok Gandaria

Keterangan:

1. Pemasakan I (pemasakan kedelai pecah)

Kedelai yang digunakan PT. Lombok Gandaria adalah kedelai yang kasar, sehingga mempermudah pertumbuhan jamur dan proses pencampurannya akan lebih merata. Kedelai ini biasanya putih kekuningan. Prses pemasakan dilakukan dengan

memasukan bahan-bahan yang sudah ditakar kedalam tangki pemasak (steamer)

selama ±40 menit dengan suhu 80o C. hal ini dilakukan untuk meningkatkan kadar air

dan melunakkan kedelai.

Pemasakan I Fermentasi

Pengepresan

Pembaceman

Pemasakan II

Pengemasan Penyaringan

commit to user

2. Proses Fermentasi

Fermentasi berlansung dalam suatu ruangan yang disebut koji room. Pda proses

ini kedelai yang sudah dimasak dicampur dengan tepung gandum dan ragi. Tujuannya yaitu untuk menghasilkan sari kecap dalam waktu 2x24 jam.

3. Proses Pembaceman (fermentasi basah)

Proses ini lanjutan dari proses fermentasi. Perendaman kedelai yang dicampur dengan air garam 20% selama kurang lebih 4-5 bulan, sehingga dihasilkan kadar

protein 12-13% dalam kedelai. Tujuannya untuk mengasilkan amino acid yang

merupakan rasa dan aroma khas dari kecap. Hasil produksi kecap akan lebih baik jika proses pembaceman dilakukan lebih lama. Proses ini dilakukan dalam bak fermentasi yang diletakkan diluar ruangan supaya dapat tertutup dan terkena sinar matahari lansung.

4. Proses Pengepresan

Hasil pembaceman yang selesai kemudian dilakukan pengepresan dengan

menggunakan alat pres hidrolis bertekanan 100 kg/cm2 sebanyak dua kali proses.

Masing-masing pengepresan memiliki mutu yang berbeda:

a. Pengepresan tahap pertama

Kedelai yang telah diambil diletakkan pada kotak yang terbuat dari papan

120x75x30 cm2. Kedelai disusun secara berlapis-lapis, setiap lapisannya

memiliki tebal ±6 cm dengan diberi kain saring pada tiap lapisnya. Kemudian kedelai dimasukkan pada kotak hingga terisi penuh, lalu kotak tersebut diletakkan dibawah mesin pres yang diatasnya diberi bantalan

untuk memperkuat tekanan (semakin besar tekanan, filtrate akan keluar

lebih banyak). Selanjutnya mesin pres diturunkan kemudian kedelai akan

tertekan dan filtrate yang ada akan keluar melalui saluran menuju bak

penampungan. Filtrate yang keluar dari pengepresan tahap pertama ini

digunakan untuk pembuatan kecap kualitas pertama.

b. Pengepresan tahap kedua

Setelah pengepresan pertama selesai, ampas diambil untuk dilakukan proses pres kedua. Ampas terlebih dahulu direndam air garam dengan perbandingan 1:1 selama 2-3 hari. Setelah itu ampas dimasukan kedalam

commit to user

karung goni dan dilakukan pengepresan berlapis (seperti pada pengepresan

pertama). Filtrate ynag dihasilkan digunakan untuk pembuatan kecap

kualitas kedua.

5. Pemasakan II (pemasakan kecap)

Proses ini merupakan proses terakhir dari pembuatan berbagai jenis kecap. Untuk kecap asin, sari kecap yang diperoleh dimasak dengan menambahkan gula dan rempah-rempah. Proses pemasakan II kecap asin berlangsung selama 2 jam pada suhu

80oC. Sedang untuk kecap manis, pemberian gula disesuaikan dengan mutu kecap

yang dikehendaki (kecap manis kualitas I menggunakan gula aren, sedangkan kecap manis kualitas II memakai gula tebu). Pada kecap manis, pemasakan II berlangsung

selama 7 jam dengan suhu 80oC agar pelarutan gula merahnya benar-benar homogeny

dengan sari kecap. Proses pemasakan kecap dilakukan dalam alat pemasak yang

menggunakan double jacket sebagai tempat uapnya.

6. Penyaringan

Penyaringan dimaksudkan untuk memidahkan cairan kecap dari kotoran-kotoran yang berasal dari gula dan rempah-rempah. Proses penyaringan dilakukan sebanyak 2 kali, yaitu:

a. Penyaringan kasar dengan saringan kawat baja

Alat ini berfungsi untuk menyaring benda-benda asing yang menyebabkan kecap kotor, seperti potongan plastik pembungkus gula, serat-serat bumbu, dan lain sebagainya.

b. Penyaringan halus dengan saringan kain

Kain katun memiliki pori-pori yang lebih halus guna menyaring partikel-partikel yang lebih kecil sehingga dihasilkan kualitas kecap yang baik. Kecap yang diperoleh dari hasil penyaringan ditampung dalam bak-bak penampung dan setelah melalui pengujian mutu, kecap tersebut disimpan dalam tangki penyimpanan kemudian siap dibotolkan.

7. Pengemasan

Kecap yang ada dalam tangki penyimpanan dimasukan dalam botol-botol agar siap untuk dipasarkan. Pembotolan dan pemberian etiket berlansung secara semi

manual (dengan mesin filler dan dengan cara manual). Sebelum melakukan proses

commit to user

Kecap yang telah dimasukan kedalam botol ditutup dengan alat penutup botol. Kemudian botol diberi etiket sesuai dengan jenis dan tingkat mutunya. Etiket dimaksudkan sebagai pengenal atau cirri perusahaan yang memproduksinya sehingga dapat menjamin bahwa produk kecap tersebut adalah benar-benar produk PT.

Lombok Gandaria Foods Industry. Untuk menjamin keutuhan dan kapasitasnya, maka

dilakukan penyegelan dan dilakukan pengepakan. Pengepakan bertujuan untuk mempermudah penghitungan dan pengangkutan produk kecap untuk dipasaran.

8. Penggudangan

Penggudangan adalah salah satu cara menanggulangai kerusakan dan untuk menunggu sampai produk kecap tersebut di pasarkan. Penggudangan yang dilakukan

oleh PT. Lombok Gandaria Foods Industry hanya bersifat sementara dalam jangka

waktu 1-6 hari. Hal ini dikarenakan tingkat permintaan pasar yang cukup tinggi dan buffer stock tiap produk dibuat 1-6 hari habis dengan sistem FIFO.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggudangan adalah suhu dan kebersihan tempat. Tempat penyimpanan selalu diadakan pengontrolan untuk menjaga keutuhan dan kualitas produk kecap. Pada dasarnya penggudangan pada perusahaan ini bertujuan untuk persediaan penjualan, menyelamatkan hasil produksi

atau aliran barang First In First Out (FIFO), mengurangi kerusakan, dan menghindari

barang yang berserakan yang berakibat mempermudah kerusakan barang. Dengan demikian dapat diperhitungkan jumlah barang yang akan diproduksi dan jumlah barang yang akan dipasarkan.

9. Pemasaran

Pada permulaan berdiri PT. Lombok Gandaria hanya memasarkan produk di daerah Solo saja. Karena semakin berkembangnya perusahaan dan luasnya hubungan kerja yang dapat dibina, serta pindahnya lokasi pada tahun 1977, maka pemasaran dapat ditingkatkan mencapai daerah Kotamadya Surakarta dan sekitarnya seperti, Klaten, Boyolali, Sragen, Karanganyar, dan Wonogiri.

Pada tahun berikutnya perusahaan mengalami perkembangan yang baik, daerah pemasarannya berkembang sampai daerah Jawa Tengah dan Jawa Timur. Selanjutnya ditambah mengalami penambahan jenis produk yaitu macam sirup dan saos. Fungsi pemasaran memegang peranan penting, jika sampai terjasi masalah atau hambatan di

commit to user

bidang pemasaran, maka penjualan perushaan tidak lancer, hali ini sangat berbahaya karena menyebabkan produksi terhambat dan menurunkan mutu barang.

Daerah pemasaran PT. Lombok Gandria meliputi:

1. Daerah Pusat, meliputi: Surakarta, Sukoharjo, Klaten, Boyolali, Sragen,

Karanganyar, dan Wonogiri.

2. Daerah Barat Daya, meliputi: Salatiga, Semarang, Weleri, Kendal, Pekalongan,

Tegal, Purwokerto, Magelang, dan Purworejo.

3. Daerah Selatan, meliputi: Pacitan, Ponorogo, Yogyakarta, dan Gunung Kidul.

4. Daerah Timur,meliputi: Ngawi, Madiun, Surabaya, dan Malang.

G. Administrasi Produksi Barang Jadi

Administrasi produksi barang jadi pada PT. Lombok Gandaria Foods Industry

diperoleh dari penerimaan botol kotor sampai dengan pengemasan. Persediaan botol

untuk pengemasan produk jadi diperoleh dari sales dan drop, sisa hasil produksi,

ataupun pembelian dari supplier yang masih merupakan botol kotor. Selanjutnya

botol kotor tersebut dicuci untuk membersihkan botol dari kotoran berupa etiket yang

masih ada pada botol dan mematikan mikroorganisme yang terdapat pada botol.

Selanjutnya botol dikeringkan dengan dijemur dibawah sinar matahari untuk menghilangkan dari sisa-sisa air dan embun yang masih menempel pada botol. Penjemuran berlangsung sampai botol benar-benar kering.

Setelah kering botol siap untuk proses pengemasan. Sebelum menggunakan botol untuk mengemas, botol harus diteliti dan dipilih untuk mendapaatkan botol yang benar-benar baik. Sehingga botol yang rusak, masih ada sisa air, masih kotor, dan benda-benda asing yang tidak dikehendaki tidak boleh dipakai, harus diganti dengan memcucinya lagi sampai bersih.

Botol yang sudah baik kemudian digunakan untuk mengemas kecap. Proses pembotolan menggunakan alat semi manual. Setelah pengisian kecap dilanjutkan dengan pemasangan etiket dan pemasangan tutup botol yang dilakukan oleh mesin. Manusia hanya mengontrol hasil produk jadi.

commit to user

BAB IV PEMBAHASAN

ADMINISTRASI PRODUKSI BARANG JADI DI PT. LOMBOK GANDARIA FOODS INDUSTRY

Administrasi produksi barang jadi di PT. Lombok Gandaria melalui empat tahapan yaitu digudang botol kotor, cucian botol, bagian botol bersih, dan bagian

packing/ produksi. Hal ini seperti yang dijelaskan dalam wawancara dengan Staf Administrasi Produksi:

“Alur produksi barang jadi melalui empat tahapan yaitu melalui bagian botol

kotor, bagian cuci botol, kebagian botol bersih, dan terakhir dibagian packing.”(

wawancara, 21 Februari 2011)

Dalam hal ini penulis membahas tentang administrasi produksi barang jadi di

PT. Lombok Gandaria Foods Industry yang telah penulis pelajari pada saat masa

magang. Adapun hal-hal yang penulis bahas adalah sebagai berikut:

a. Adminstrasi produksi dibagian botol kotor

b. Administrasi produksi dibagian cuci botol

c. Adminstrasi produksi dibagian botol bersih

d. Administrasi produksi dibagian botol produksi

A. Administrasi Produksi Dibagian Botol Kotor

Administrasi produksi dibagian botol kotor ini menguraikan alur persediaan botol yang dipergunakan sebagai bahan pengemas hasil produksi yang dimulai dari penerimaan botol dari penerimaan botol sampai sebelum diteruskan kebagian pencucian botol. Hal ini seperti petikan wawancara dengan Kepala Unit Gudang Botol Kotor:

“Administrasi produksi digudang botol kotor merupakan alur persediaan botol

yang akan digunakan untuk mengemas hasil produksi yang diawali dari penerimaan botol sampai sebelum botol diteruskan kebagian cuci

commit to user

Botol yang dipergunakan untuk mengemas hasil produksi diperoleh dari beberapa cara, antara lain:

1. Dari Salesman dan team drop

Para salesman dan team drop mengambil dan membeli botol-botol dari toko

ataupun dari penjualan perseorangan yang masih merupakan botol kotor.

2. Dari Produksi

Botol yang berasal dari bagian produksi diperoleh dari sisa barang jadi yang telah kadaluarsa atau melebihi batas kelayakan konsumsi. Isi botol dituang untuk dibuang, kemudian botolnya akan dipergunakan kembali.

3. Dari Pembelian

Botol pembelian diperoleh dari membeli botol-botol kotor yang memenuhi

persyaratan sesuai dengan ketentuan perusahaan kepada supplyer.

Proses administrasi yang dilakukan dalam gudang botol kotor ada dua macam, yaitu administrasi pemerimaan barang dan administrasi pengeluaran barang.

Berikut ini administrasi penerimaan barang dari sales dan drop:

a. Sales dan drop tiba di pabrik Lombok Gandaria yang bertanggung jawab adalah satpam.

b. Mobil masuk kegudang botol kotor dan petugas gudang menunjukkan

tempat untuk pembongkaran botol.

c. Team drop melakukan pembongkaran botol. Botol dibongkar beserta

kratnya. Saat melakukan pembongkaran botol harus dipisahkan menurut jenisnya. Ada tiga jenis botol yang diterima, yaitu:

1. Botol bir putih (BP), disebut botol bir putih karena bentuk botol seperti

botol bir. Biasanya digunakan untuk kemasan saos sambal.

2. Botol bir warna (BW), botol bir warna yang diterima hanya warna coklat

dan hijau. Biasanya untuk kemasan kecap.

3. Botol drum (BD), disebut botol drum karena bentuknya seperti drum.

commit to user

d. Karyawan gudang melakukan pengecekan kondisi fisik botol sesuai dengan

standar penerimaan botol PT. Lombok Gandaria. Standar penerimaan botol meliputi:

1. Botol tidak gempil, ini dikhususkan untuk dibagian bibir botol. Botol

gempil yang layak pakai yaitu gempilnya hanya sedikit dan bentuk bibir botol masih utuh.

2. Botol tidak pecah, jika botol retak juga tidak dapat dipergunakan.

3. Botol yang bertuliskan paten atau tulisan timbul dari merk lain.

4. Pada leher botol tidak boleh ada drat atau bentuk ulir.

Hal ini seperti yang dijelaskan dalam wawancara dengan kepala unit gudang botol kotor:

“Botol yang diterima adalah botol yang memenuhi standar yang telah ditentukan

oleh perusahaan,botol tidak gempil, tidak pecah, tidak ada tulisan paten dan leher botol tidak berbentuk ulir.”(wawancara, 23 Februari 2011).

e. Dilakukan proses QC (Quality Control) atau seleksi. Botol yang tidak sesuai

dengan standar penerimaan dari perusahaan ditolak dan dikembalikan ke

salesman.

f. Botol yang sesuai standar dihitung dan dibuatkan bukti penerimaan botol.

Satuan yang digunakan adalah krat, setiap krat berisi 24 botol. Jika jumlah botol kurang dari 1 krat, maka dihitung perbiji dan krat kosong juga dihitung tersendiri. Berikut ini bentuk bukti penerimaan botol:

commit to user

Bukti Penerimaan Botol Dari Sales

PT. Lombok

Gandaria

Penyerahan Botol/ Krat

No : Tanggal: Dari : No. plat:

Jenis Barang Jumlah Terbilang

Botol Bir Botol Drum Krat Besar Krat Kecil

Ttd Sales

Jam Transaksi

Ttd Pgs. Gudang

Tabel 4.01 Bukti pemerimaan botol dari sales

Keterangan:

No : nomor urut kedatangan sales.

Tanggal : tanggal kedatangan sales.

Dari : nama sales yang datang.

No. plat : nomor plat motor atau kanvas dari sales yang

datang.

Jenis barang : pengisian jumlah barang yang datang ditulis menurut

nama jenis barang dalam kolom yang telah ditentukan.

Jumlah : banyaknya jumlah botol yang dibawa oleh sales,

misalnya jumlah yang dibawa 12 krat 10 botol, ditulis 12 K 10. Krat besar atau krat kecil satuan yang digunakan adalah biji, misalnya membawa krat besar kosong 3, ditulis 3 Bj.

commit to user

Terbilang : isi sesuai dengan kolom jumlah tetapi diganti dengan

huruf, misalnya 12 K 10, ditulis dua belas karat sepuluh botol.

Jam transaksi : waktu selesainya pembuatan bukti penerimaan

barang.

Ttd sales : tanda tangan dan nama terang sales.

Ttd pgs. gudang: tanda tangan dan nama terang petugas gudang yang membuat bukti penerimaan barang.

Bukti penerimaan botol dibuat dua rangkap, satu untuk sales dan satu gudang botol kotor. Penerimaan barang berupa jerigen dibuatkan bukti tersendiri. Berikut ini bentuk bukti penerimaan barang berupa jerigen.

Bukti Penerimaan Barang Berupa Jerigen

PT. Lombok Gandaria

Jl. Raya Jaten Km. 7 Kra 57771 Solo Phone: 825053 Hunting fax: 825343

No. 008601

Nomor : Tanggal:

BUKTI PENERIMAAN BARANG Diterima dari:

No. SJ : Angkutan :

Kode barang Nama barang Satuan Kuantitas Harga satuan

(Rp)

Jumlah (Rp)

No. rekening Debit Kredit PPN

Jumlah

commit to user

Bagian gudang

Dibukukan oleh: Diberi harga oleh:

Bag. Akuntansi Bag. pembelian

Tabel 4.02 bukti penerimaan jerigen dari sales

Keterangan:

Nomor : kode untuk penerimaan jerigen, terdiri dari no urut masuk, kode

barang masuk, bulan dan tahun pembuatan bukti. Misalnya 25/JRGM/III/11

Tanggal : tanggal penerimaan barang masuk.

Diterima dari : nama sales yang membawa jerigen.

Nama barang : jenis jerigen yang dibawa oleh sales.

Satuan : satuan yang digunakan adalah biji.

Kuantitas : jumlah barang yang dibawa sales.

Kolom dibuat ditandatangani oleh petugas gudang, sedangkan kolom diserahkan ditandatangani oleh sales. Kolom dibukukan ditandatangani bagian akuntansi dan kolom diberi harga ditandatangani oleh bagian pembalian.

Bukti penerimaan jerigen dibuat tiga rangkap, satu untuk sales sisanya untuk gudang botol kotor dan bagian akuntansi. Bukti penerimaan barang untuk semua barang yang diterima adalah sama, yang membedakannya kode pada nomor pemerimaan barang. Kode penerimaan barang dari sales berupa jerigen menggunakan kode JRGM untuk penerimaan barang dari produksi menggunakan kode BMB.

Setelah bukti penerimaan diserahkan kepada salesman dan meninggalkan

pabrik, karyawan gudang botol kotor membuka tutup botol dan membuang segel pada botol. Botol dibersihkan kemudian dipemisahan berdasarkan jenis dan kondisi botol. Botol yang telah dipisahkan menurut jenisnya dipindahkan ketempat penyimpanan botol kotor sesuai dengan jenis, warna, dan kode pada tempat penyimpanan botol serta menuliskan penambahan barang kedalam kartu gudang. Hal ini bermanfaat untuk mempermudah dalam melihat stok botol dengan cepat.

commit to user

Petugas gudang mengumpulkan seluruh bukti transaksi pada hari tersebut,

dicatat dan dijumlahkan kedalam bukti laporan cross ceck departemen botol kotor.

Satuan yang dipakai menggunakan krat dengan tujuan untuk mempermudahkan dalam menghitung penerimaan. Satu krat terdiri dari dua puluh empat botol.

Untuk mengeluarkan stok botol kotor yang ada pada gudang botol kotor Kepala Unit Botol Kotor bekerja sama dengan Kepala Unit Cuci Botol. Kepala Unit Cuci Botol menyampaikan secara lisan kebutuhan botol yang digunakan dalam produksi hari tersebut. Kepala Unit botol kotor melihat stok botol yang ada dalam gudang. Jika mencukupi kapasitas yang diinginkan, maka stok botol akan dikeluarkan. Berikut petikan wawancara mengenai alur pengeluaran botol kotor kebagian cuci botol dengan Kepala Unit Botol Kotor:

“Sebelum botol dikeluarkan untuk dicuci, kepala unit cuci botol terlebih dahulu menyampaikan secara lisan dengan kepala unit botol kotor mengenai kebutuhan

botol yang akan dicuci.”(wawancara, 2 Maret 2011)

Berikut ini administrasi pengeluaran botol kotor ke bagian cuci botol:

1. Karyawan cucian botol menyerahkan girik kepada petugas gudang botol

kotor. Girik digunakan sebagai bukti penganbilan setiap kali karyawan cucian mengambil botol di gudang botol kotor dan berfungsi untuk menghitung akumulasi botol yang diambil pada hari itu. Setiap girik biasanya bernilai 33 K, tetapi ada juga yang 30 K atau 20 K tergantung kebutuhan botol kotor yang akan diambil pada hari tersebut.

Bentuk dari girik yang digunakan sebagai berikut:

Bentuk Girik

No urut

Jumlah krat Jenis botol

1

33 K BW

commit to user

C. Administrasi Produksi Dibagian Botol Bersih

Administrasi dibagian botol bersih berkaitan dengan bagian cuci botol dan bagian produksi. Bagian cuci botol mengirimkan botol ke gudang botol bersih dan botol tersebut akan digunakan untuk mengemas dibagian produksi/packing.

Botol setelah dicuci dilangsir ke gudang botol bersih oleh karyawan cuci botol. Posisi mulut botol harus dibawah agar sisa air dapat keluar. Botol ditiriskan dalam waktu satu malam supaya semua air hilang. Setelah ditiriskan botol dikeringkan dengan sinar matahari agar sisa air yang masih melekat pada botol maupun sisa embun yang masih menempel pada botol hilang karena pengaruh panas.

Penjemuran dengan sinar matahari berlangsung sampai kondisi botol benar-benar kering. Jika cuaca tidak panas proses penjemuran diangin-anginkan. Berikut ini petikan wawancara tentang proses penjemuran botol bersih dengan petugas gudang botol bersih:

“Waktu untuk proses penjemuran botol tergantung dengan cuaca. Jika cuaca

panas, maka proses penjemuran dilakukan selama satu hari dan botol siap untuk dipergunakan oleh bagian packing. Apabila cuaca mendung, maka proses pengeringan hanya diangin-anginkan selama lima sampai tujuh hari atau sampai botol benar-benar kering.” (wawancara, 9 Maret 2011)

Berdasarkan petikan wawancara tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa proses penjemuran botol bersih tergantung dengan kondisi cuaca.

Botol yang sudah dijemur disimpan digudang botol bersih. Botol beserta kratnya disusun dengan teratur berdasarkan selesainya pengeringan. Botol disusun berbanjar dan berbaris. Tiap-tiap baris diberi kartu gudang supaya dapat diketahui botol mana yang siap untuk digunakan.

Botol yang siap dipakai dibuatkan bukti pengeluaran untuk bagian packing. Kode untuk bukti pengeluaran pada bagian packing adalah BBB (Bukti Bon Botol). jumlah botol yang dikeluarkan berdasarkan jadwal yang sudah ditentukan oleh kepala produksi. Tiap-tiap bagian mendapatkan jadwal target produksi setiap 1 (satu) minggu sekali.

commit to user

D. Administrasi Produksi Dibagian Botol Produksi/Packing

Administrasi dibagian packing merupakan administrasi terakhir pada administrasi produksi barang jadi pada PT. Lombok Gandaria Foods Industry. Administrasi produksi dibagian packing menguraikan proses pengisian hasil produksi kedalam kemasan. Proses pengemasan dilakukan dengan dua tahap yaitu manual dan menggunakan mesin. Berikut ini petikan wawancara tentang proses pengemasan dengan petugas packing:

”Proses pengemasan barang dilakukan dengan dua tahap yaitu manual dan

menggunakan mesin. Proses pengemasan meliputi persiapan mesin produksi, pemasangan botol untuk mengemas, pengisian kecap/saos kedalam botol, pemasangan tutup botol, pemberian kode produksi, pemasangan etiket, dan

penyegelan.”(wawancara, 22 Maret 2011)

Sebelum melakukan proses pengisian, semua mesin harus dicek. Pastikan bahwa isi tanki penampungan produk jadi yaitu kecap dan saos sesuai dengan rencana/jadwal packing. Mengambil botol yang digunakan untuk tempat kecap dan saos.

Menghidupkan mesin filler dengan menekan tombol start pada kontrol panel. Kecepatan putaran mesin filler disesuaikan dengan kecepatan pengisian kecap atau saos. Melakukan pencatatan hasil pengisian tiap jam ke form yang telah ditentukan. Form tersebut berisi lamanya kapasitas mesin selama beroperasi dan waktu yang dibutuhkan untuk mengganti rol.

Langkah selanjutnya menyiapkan asesories yang akan digunakan. Mengambil

asesories dari gudang penolong sesuai dengan jenis produk yang akan dikemas

dengan mengunakan bukti retur asecories packing. Asesories dihitung kembali dan mencatat semua barang yang diterima dari gudang penolong dibuku catatan harian.

Botol yang dibuatkan bukti oleh bagian botol bersih diambil menggunakan troly dengan kapasitas maksimal 12 krat dan disiapkan diruang packing. Botol diatur diatas

konveryor. Krat plastik yang kosong dikembalikan ke gudang krat. Quality Control

(QC) botol dilakukan dengan menggunakan lampu konveryor.

Penyortiran botol untuk mengetahui botol yang digunakan benar-benar bersih dan tidak cacat atau botol tidak kotor, pecah, gempil maupun mati. Botol yang sudah disortir dilanjutkan kedalam mesin pengisian botol, selain botol baik semuanya diretur

commit to user

kegudang botol bersih. Kode bukti pengeluaran retur botol ke gudang botol bersih adalah RBP (Retur Botol Produksi).

Selanjutnya proses pengisian dilakukan dengan mesin. Kecap dan saos yang akan diisikan kedalam botol dalam keadaan dingin dan sesuai dengan standar yang ditentukan oleh perusahaan. Sesuaikan kecepatan mesin isi dengan kecepatan QC botol kosong serta katersediaan kecap dalam tangki penampungan pada filler. Diatur pula ketinggian isinya.

Langkah selanjutnya pemberian kode produksi. Mesin ink jet dinyalakan. Mengatur kode produksi dan expired code. Setelah diberi kode produksi botol dilanjutkan pada proses perlabelan dengan mesin. Pastikan peralatan pada mesin etiket sesuai dengan jenis produk. Kecepatan mesin etiket disesuaikan dengan kecepatan mesin filler. Memastikan ketebalan lem merata. Jika semua sudah siap, maka proses perlabelan siap dilakukan.

Langkah terakhir adalah proses penyegelan. Suhu pada mesin pemanas antara 100oC-130oC pada panel. Pemakaian segel disesuaikan dengan jenis produk. Posisi segel pada botol rata dengan permukaan tutup botol.

Botol yang sudah digegel ditempatkan pada krat yang telah tersedia. Krat harus dicek terlebih dahulu kondisi kelayakan untuk tempat barang jadi. Isi tiap krat adalah 24 botol. Posisi meletakkan botol etiket harus menghadap keluar dan terlihat jelas.

Botol yang sudah ditempatkan kedalam krat dilanjutkan ke gudang barang jadi dengan menggunakan troly. setiap troly hanya boleh mengangkut 9 krat saja. Menyerahkan hasil produksi kepada petugas penerima barang jadi digudang barang jadi. Setelah pengiriman barang selesai dilakukan cross ceck barang dan petugas bagian packing membuat bukti pengeluaran barang dengan kode FG.

Sistem penggudangan dilakukan PT. Lombok Gandaria bersifat sementara, karena menunggu waktu pemasaran selanjutnya selanjutnya dalam jangka waktu sekitar 1-6 hari dengan sistem FIFO (First In First Out) produk masuk pertama keluar juga pertama. Tujuan penyimpanan dengan sistem FIFO adalah produk yang jadi lebih dahulu harus dipasarkan dan begitu seterusnya. Hal ini dilakukan untuk

commit to user

menghindari penyimpanan produk yang terlalu lama sehingga mencapai waktu kadaluarsa atau dengan kata lain menyelamatkan hasil produksi.

commit to user

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan Laporan Tugas Akhir yang telah diuraikan pada masing-masing bab sesuai dengan judul “Administrasi Produksi Barang Jadi Di PT. Lombok Gandaria Foods Industry”, maka penulis menarik

kesimpulan sebagai berikut:

1. Administrasi digudang botol kotor sebagai langkah awal dalam administrasi produksi barang jadi di PT. Lombok Gandaria Foods Industry. Alur administrasi digudang botol kotor yaitu penerimaan botol kotor berasal dari

salesman dan team drop, sisa produksi, dan pembelian. Botol dari salesman

diseleksi sesuai dengan standar penerimaan perusahaan. Botol yang telah lulus seleksi ditempatkan sesuai dengan warna, jenis, dan kodenya. Petugas botol kotor membuatkan bukti penerimaan barang kepada salesman.

2. Sebelum proses pengeluaran botol ke gudang botol bersih dilakukan, petugas cuci botol menyampaikan secara lisan kepada petugas botol kotor tentang kebutuhan botol yang dicuci. Jika stok yang ada dalam gudang botol kotor memenuhi permintaan, maka petugas cuci botol dapat mengambil stok botol tersebut.

3. Gudang botol bersih berkaitan dengan bagian cuci botol dan bagian packing. Gudang botol bersih menyediakan persedian botol bersih yang digunakan untuk mengemas hasil produksi. Kode barang yang digunakan untuk mengeluaran barang kebagian packing adalah BBB.

4. Setiap unit produksi mendapatkan jadwal target produksi untuk satu minggu.

5. Administrasi dibagian packing merupakan administrasi terakhir dalam proses produksi barang jadi di PT. Lombok Gandaria Foods Industry

sebelum barang jadi dipasarkan. Pengemasan barang jadi dilakukan secara manual dan menggunakan mesin. Proses pengisian barang jadi kedalam botol menggunakan mesin. Pengemasan barang dilengkapi dengan tutup botol, kode produksi, etiket, dan penyegelan.

commit to user

6. Sistem penggudangan dengan cara FIFO yang bertujuan untuk

menyelamatkan hasil produksi.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis mengajukan saran-saran dengan harapan dapat dijadikan sebagai masukan dan pertimbangan bagi PT. Lombok Gandaria Foods Industry dalam rangka meningkatkan administrasi produksi sebagai berikut:

1. PT. Lombok gandari foods industry merupakan salah satu perusahaan

dibidang makanan dan minuman, diharapkan tetap melakukan perbaikan yang berkesinambungan secara menyeluruh dan konsisten dalam mempertahankan kualitas produk supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain yang bergerak dibidang yang sama.