TA : Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang Pada PT Suparma.

RANCANG BANGUN APLIKASI ADMINISTRASI

PEMBELIAN DAN PEMAKAIAN BARANG

PADA PT SUPARMA

TUGAS AKHIR

Oleh:

Nama

: SONNY SIDHARTA

NIM

: 06.41010.0187

Program

: S1 (Strata Satu)

Jurusan

: Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

vi

PT Suparma adalah perusahaan pengolahan kertas yang berlokasi di

Kecamatan Karang Pilang, Surabaya. Dalam melaksanakan kegiatan operasinya

PT Suparma menggunakan peralatan-peralatan, antara lain paper machine,

laminating machine, forklift serta alat-alat pendukung operasi lainnya dalam

melaksanakan kegiatan operasinya. Agar peralatan tersebut dapat bekerja dengan

baik maka diperlukan perawatan secara rutin dan dilakukan penggantian suku

cadang apabila terjadi kerusakan. Ketika suku cadang yang dibutuhkan tidak

tersedia maka diperlukan pembelian kepada supplier. Dalam proses administrasi

pembelian dan pemakaian barang terdapat kendala mengenai pencatatan setiap

pekerjaan, berbagi data dari setiap bagian yang membutuhkan informasi serta

tidak ditemukannya arsip data mengenai barang yang tidak diketahui pemiliknya.

Berdasarkan uraian di atas, maka diperlukan aplikasi administrasi yang

terkomputerisasi untuk membantu kegiatan pencatatan proses-proses administratif

pembelian dan pemakaian barang. Aplikasi administrasi ini juga dapat

memberikan laporan-laporan yang dapat membantu manajemen dalam melakukan

pengawasan terhadap kegiatan pembelian dan pemakaian barang.

Dengan adanya aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang ini

diperoleh kesimpulan bahwa aplikasi ini telah dapat membantu proses pencatatan

transaksional secara paperless menggunakan basis data. Manfaat lainnya yaitu

membantu pemakai barang, staf sparepart warehouse dan staf purchasing untuk

berbagi informasi dalam kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian barang.

ix

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1

Latar Belakang Masalah ... 1

1.2

Perumusan Masalah... 3

1.3

Batasan Masalah ... 3

1.4

Tujuan... ... 4

1.5

Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1

Pembelian ... 6

2.2

Pemakaian ... 6

2.3

Administrasi ... 7

2.4

Desain Sistem ... ... 8

2.4.1 System Development Life Cycle (SDLC) ... 9

2.5

Testing Software ... 13

2.5.1 Test Case ... 14

x

Halaman

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 15

3.1

Identifikasi Masalah ... 15

3.2 Analisis Permasalahan ... 17

3.2.1 Document Flow ... 18

3.2.1 Analisis Kebutuhan ... 23

3.3

Perancangan Sistem... 24

3.3.1 System Flow ... 25

3.3.2 DataFlow Diagram ... 31

3.3.3 Entity Relationship Diagram ... 38

3.3.4 Perancangan Input / Output... 53

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 82

4.1

Kebutuhan Aplikasi ... 82

4.1.1 Kebutuhan

P

_{erangkat Keras ... 82}

4.1.2 Kebutuhan

P

erangkat Lunak ... 83

4.2

Implementasi ... 83

4.3

Evaluasi dan Uji Coba Fungsionalitas Aplikasi... 112

BAB V PENUTUP ... 118

5.1

Kesimpulan ... 118

5.2 Saran ... 118

DAFTAR PUSTAKA ... 120

xi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Struktur tabel Pemakai_Barang ... 40

Tabel 3.2 Struktur tabel Department ... 40

Tabel 3.3 Struktur tabel Jabatan ... 41

Tabel 3.4 Struktur tabel Barang ... 41

Tabel 3.5 Struktur tabel Cost_Center ... 42

Tabel 3.6 Struktur tabel Mata Uang ... 43

Tabel 3.7 Struktur tabel Supplier ... 43

Tabel 3.8 Struktur tabel Detil_Stok_Barang ... 44

Tabel 3.9 Struktur tabel Nota_Permintaan_Pembelian ... 44

Tabel 3.10 Struktur tabel Detil_Nota_Permintaan_Pembelian ... 45

Tabel 3.11 Struktur tabel Nota_Internal_Pembelian_Barang ... 45

Tabel 3.12 Struktur tabel Detil_Nota_Internal_Pembelian_Barang ... 46

Tabel 3.13 Struktur tabel Purchase_Order ... 46

Tabel 3.14 Struktur tabel Detil_Purchase_Order ... 47

Tabel 3.15 Struktur tabel Biaya_Purchase_Order ... 48

Tabel 3.16 Struktur tabel Penerimaan_Barang ... 48

Tabel 3.17 Struktur tabel Detil_Penerimaan_Barang ... 49

Tabel 3.18 Struktur tabel Retur_Pembelian ... 49

Tabel 3.19 Struktur tabel Detil_Retur_Pembelian ... 50

Tabel 3.20 Struktur tabel Bon_Pemakaian_Spare_Part ... 50

Tabel 3.21 Struktur tabel Detil_Bon_Pemakaian_Spare_Part ... 51

xii

Halaman

Tabel 3.23 Struktur tabel Detil_Retur_Pemakaian ... 52

Tabel 3.24 Struktur tabel Transfer_Kepemilikan ... 52

Tabel 3.25 Struktur tabel Detil_Transfer_Kepemilikan ... 53

Tabel 4.1 Uji Coba Fungsi Pilihan Menu untuk Setiap Login... 113

Tabel 4.2 Uji Coba Fungsi Filter Data Transaksi ... 114

xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1

System Development Life Cycle (SDLC) Model Waterfall

(Pressman, 1997) ...10

Gambar 3.1

Document flow pembelian ...19

Gambar 3.2

Document flow penerimaan ...20

Gambar 3.3

Document flow pemakaian ...21

Gambar 3.4

Document flow retur pembelian...22

Gambar 3.5

Document flow retur pemakaian ...23

Gambar 3.6

Desain arsitektur aplikasi administrasi pembelian dan

pemakaian barang ...25

Gambar 3.7

System flow pembelian ...26

Gambar 3.8

System flow penerimaan ...27

Gambar 3.9

System flow pemakaian ...28

Gambar 3.10 System flow retur pembelian ...29

Gambar 3.11 System flow retur pemakaian ...30

Gambar 3.12 Context Diagram Aplikasi Administrasi Pembelian dan

Pemakaian Barang ... 31

Gambar 3.13 Diagram Berjenjang Aplikasi Administrasi Pembelian dan

Pemakaian Barang.. ...33

Gambar 3.14 DFD

–

Level 0 Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian

Barang ...34

Gambar 3.15 DFD

–

Level 1 Sub Sistem Maintenance Data

………

. ...35

Gambar 3.16 DFD Level

–1 Sub Sistem Pemakaian ……….

...36

Gambar 3.17 DFD Level

–

1 Sub Sistem Pembelian ...37

Gambar 3.18 ERD CDM Aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian

barang ... 38

xiv

Halaman

Gambar 3.19 ERD PDM Aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian

barang ... 39

Gambar 3.20 Form Login... ...53

Gambar 3.21 Form Menu Utama ...54

Gambar 3.22 Form Master Pemakai Barang ...55

Gambar 3.23 Form Master Department ...56

Gambar 3.24 Form Master Jabatan ...57

Gambar 3.25 Form Master Barang ...58

Gambar 3.26 Form Master Cost Center ...59

Gambar 3.27 Form Master Supplier ...60

Gambar 3.28 Form Master Mata Uang ...61

Gambar 3.29 Form Nota Permintaan Pembelian ...62

Gambar 3.30 Form Detil Nota Permintaan Pembelian ...62

Gambar 3.31 Form Nota Internal Pembelian Barang ... 63

Gambar 3.32. Form Detil Nota Internal Pembelian Barang... 64

Gambar 3.33 Form Purchase Order

….……

... 65

Gambar 3.34 Form Detil Purchase Order

….……

... 65

Gambar 3.35 Form Penerimaan Barang ... 66

Gambar 3.36 Form Detil Penerimaan Barang ... 67

Gambar 3.37 Form Retur Pembelian ... 68

Gambar 3.38 Form Detil Retur Pembelian ... 68

Gambar 3.39 Form Bon Pemakaian Spare Part ... 69

Gambar 3.40 Form Detil Bon Pemakaian Spare Part ... 70

xv

Halaman

Gambar 3.42 Form Detil Retur Pemakaian ... 71

Gambar 3.43 Form Transfer Kepemilikan ... 72

Gambar 3.44 Form Detil Transfer Kepemilikan ... 73

Gambar 3.45 Form Laporan Stok Barang ... 73

Gambar 3.46 Laporan Rekapitulasi Nota Permintaan Pembelian ... 74

Gambar 3.47 Laporan Detil Nota Permintaan Pembelian ... 74

Gambar 3.48 Laporan Rekapitulasi Nota Internal Pembelian Barang... 75

Gambar 3.49 Laporan Detil Nota Internal Pembelian Barang ... 75

Gambar 3.50 Laporan Rekapitulasi Purchase Order ... 76

Gambar 3.51 Laporan Detil Purchase Order ... 76

Gambar 3.52 Laporan Rekapitulasi Penerimaan Barang ... 77

Gambar 3.53 Laporan Detil Penerimaan Barang... 77

Gambar 3.54 Laporan Rekapitulasi Retur Pembelian ... 78

Gambar 3.55 Laporan Detil Retur Pembelian ... 78

Gambar 3.56 Laporan Rekapitulasi Bon Pemakaian Spare Part ... 79

Gambar 3.57 Laporan Detil Bon Pemakaian Spare Part ... 79

Gambar 3.58 Laporan Rekapitulasi Retur Pemakaian ...80

Gambar 3.59 Laporan Detil Retur Pemakaian ...80

Gambar 3.60 Laporan Rekapitulasi Transfer Kepemilikan ... 81

Gambar 3.61 Laporan Detil Transfer Kepemilikan ... 81

Gambar 4.1 Form login ... 84

Gambar 4.2 Form Menu Utama ... 84

Gambar 4.3

Form Master Pemakai Barang ... 85

Gambar 4.4 Form Master Department ... 86

xvi

Halaman

Gambar 4.6 Form Master Barang ... 88

Gambar 4.7 Form Master Cost Center ... 89

Gambar 4.8 Form Master Supplier ...90

Gambar 4.9 Form Master Mata Uang ...91

Gambar 4.10 Form Nota Permintaan Pembelian ...92

Gambar 4.11 Form Detil Nota Permintaan Pembelian ...92

Gambar 4.12 Form Nota Internal Pembelian Barang ...93

Gambar 4.13 Form Detil Nota Internal Pembelian Barang...94

Gambar 4.14 Form Purchase Order ...95

Gambar 4.15 Form Detil Purchase Order ...95

Gambar 4.16 Form Penerimaan Barang ...96

Gambar 4.17 Form Detil Penerimaan Barang ...97

Gambar 4.18 Form Retur Pembelian ...98

Gambar 4.19 Form Detil Retur Pembelian ...98

Gambar 4.20 Form Bon Pemakaian Spare Part ...99

Gambar 4.21 Form Detil Bon Pemakaian Spare Part ... 100

Gambar 4.22 Form Retur Pemakaian ... 101

Gambar 4.23 Form Detil Retur Pemakaian ... 101

Gambar 4.24 Form Transfer Kepemilikan ... 102

Gambar 4.25 Form Detil Transfer Kepemilikan ... 103

Gambar 4.26 Form Laporan Stok Barang ... 104

Gambar 4.27 Laporan Rekapitulasi Nota Permintaan Pembelian ... 105

Gambar 4.28 Laporan Detil Nota Permintaan Pembelian ... 105

Gambar 4.29 Laporan Rekapitulasi Nota Internal Pembelian Barang... 106

xvii

Halaman

Gambar 4.31 Laporan Rekapitulasi Purchase Order ... 107

Gambar 4.32 Laporan Detil Purchase Order ... 107

Gambar 4.33 Laporan Rekapitulasi Penerimaan Barang ... 108

Gambar 4.34 Laporan Detil Penerimaan Barang... 108

Gambar 4.35 Laporan Rekapitulasi Retur Pembelian ... 109

Gambar 4.36 Laporan Detil Retur Pembelian ... 109

Gambar 4.37 Laporan Rekapitulasi Bon Pemakaian Spare Part ... 110

Gambar 4.38 Laporan Detil Bon Pemakaian Spare Part ... 110

Gambar 4.39 Laporan Rekapitulasi Retur Pemakaian ... 111

Gambar 4.40 Laporan Detil Retur Pemakaian ... 111

Gambar 4.41 Laporan Rekapitulasi Transfer Kepemilikan ... 112

Gambar 4.42 Laporan Detil Transfer Kepemilikan ... 112

Gambar 4.43 Form menampilkan data transaksi permintaan pembelian milik

user 01122 ... 114

Gambar 4.44 Form tidak menampilkan data transaksi permintaan pembelian

milik user 01122 ... 115

Gambar 4.45 Proses penyimpanan data baru ... 116

Gambar 4.46 Pesan konfirmasi data tersimpan ... 117

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, persaingan dunia usaha terjadi di berbagai bidang, baik di

bidang perdagangan maupun jasa. Persaingan yang ada menjadikan sebuah

perusahaan harus menerapkan berbagai strategi agar dapat bersaing dengan

perusahaan pesaing lainnya, demikian juga halnya dengan PT Suparma.

Penyediaan informasi yang cepat dan akurat bagi staf sparepart warehouse dan

bagian-bagian lain yang terlibat dalam proses pembelian dan pemakaian barang

merupakan hal yang penting sebagai sarana pengawasan dalam kegiatan

pembelian dan pemakaian barang yang dilakukan. Langkah awal untuk

menghasilkan informasi yang akurat adalah dengan pencatatan transaksional yang

baik. Seiring berkembangnya teknologi informasi saat ini menjadikan aplikasi

administratif semakin banyak digunakan untuk membantu kegiatan pencatatan

transaksional, membantu berjalannya alur proses administrasi serta menyediakan

data repository.

PT Suparma adalah perusahaan manufaktur pengolahan kertas yang

berlokasi di Kecamatan Karang Pilang, Surabaya. Dalam melaksanakan kegiatan

operasinya PT Suparma menggunakan peralatan-peralatan, antara lain paper

machine, laminating machine, forklift, dan alat-alat pendukung operasi lainnya.

Agar peralatan tersebut dapat bekerja dengan baik maka diperlukan perawatan

secara rutin dan apabila terjadi kerusakan maka diperlukan penggantian suku

cadang. Suku cadang yang rusak dapat diganti dengan memakai suku cadang

2

pengganti yang tersedia di sparepart warehouse, tetapi apabila tidak tersedia

maka perlu dilakukan pembelian kepada supplier. Pengelolaan kegiatan

pembelian dan pemakaian suku cadang tersebut merupakan tugas dan tanggung

jawab dari sparepart warehouse. Selain mengelola suku cadang, sparepart

warehouse juga bertugas mengelola barang perlengkapan kerja dan barang

Capital Expenditure. Pelaksanaan kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian

barang-barang tersebut harus melalui beberapa proses dan melibatkan beberapa

bagian yang berbeda. Proses pencatatan yang bertahap dan dilakukan secara

manual menjadi masalah ketika dokumen atau informasi yang diperlukan oleh staf

purchasing masih belum selesai diproses oleh staf sparepart warehouse, padahal

output dari bagian sparepart warehouse menjadi input di bagian purchasing untuk

dilakukan proses pembelian barang lebih lanjut. Kelancaran proses administrasi

pembelian dan pemakaian barang sangatlah diperlukan. Proses pembelian yang

terhambat

mengakibatkan

barang

yang

diperlukan

menjadi

tertunda

kedatangannya. Barang yang tidak tersedia dapat mengganggu rencana pekerjaan

perawatan atau perbaikan mesin produksi yang sudah direncanakan sebelumnya.

Terhambatnya perawatan atau perbaikan mesin tersebut dapat menyebabkan

kegiatan produksi menjadi terganggu.

Proses pencatatan yang dilakukan secara manual juga menjadi masalah

ketika dilakukan pengawasan terhadap kegiatan pembelian dan pemakaian barang.

Kepala bagian sparepart warehouse melakukan pengecekan secara berkala untuk

mengawasi kondisi stok barang pada sparepart warehouse. Adanya sebagian jenis

barang dengan stok yang menumpuk tidak dapat dilakukan tindakan penyelesaian

akibat terkendala pada penelusuran data mengenai asal usul pemesan dari barang

tersebut. Kendala saat penelusuran data historis menggunakan dokumen fisik

yaitu lokasi pengarsipan dokumen-dokumen tersebut di bagian yang berbeda.

Arsip dokumen tersebut berjumlah sangat banyak sehingga dibutuhkan ketelitian

dan waktu yang lama.

Berdasarkan uraian di atas maka perlu dibangun suatu aplikasi

administrasi pembelian dan pemakaian barang. Dengan adanya aplikasi

administrasi maka dapat membantu proses pencatatan transaksional secara

paperless yaitu dengan menggunakan basis data. Manfaat lainnya yaitu dapat

membantu pemakai barang, staf sparepart warehouse, staf purchasing, serta

manajemen terkait dalam berbagi informasi mengenai kegiatan administrasi

pembelian dan pemakaian barang.

1.2

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu

bagaimana merancang dan membangun aplikasi administrasi pembelian dan

pemakaian barang pada PT Suparma.

1.3. Pembatasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Data yang digunakan adalah data milik PT Suparma semester 1 tahun 2012.

b. Barang yang dibahas dalam penelitian ini adalah barang-barang selain raw

material dan finished goods. Barang-barang tersebut antara lain suku cadang,

perlengkapan kerja, dan barang-barang Capital Expenditure.

c. Aplikasi ini tidak mengolah data keuangan dan proses pembayaran invoice.

d. Aplikasi ini tidak mengolah proses mengoptimalkan stok.

4

1.4. Tujuan

Tujuan dalam penelitian ini adalah menghasilkan rancang bangun

aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang pada PT Suparma sehingga

dapat membantu kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian barang.

1.5. Sistematika Penulisan

BAB I

: PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan dari

sistem yang dibangun, perumusan masalah, pembatasan masalah,

tujuan dan sistematika penulisan.

BAB II

: LANDASAN TEORI

Bab ini berisi penjelasan teori-teori dasar yang berkaitan dengan

aplikasi yang dibangun.

BAB III

: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi tentang penjelasan langkah-langkah yang ditempuh

dalam penyelesaian permasalahan, meliputi identifikasi masalah,

analisis permasalahan, system flow, data flow diagram (DFD),

entity relationship diagram (ERD), dan desain input ouput.

BAB IV

: IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini berisi tentang implementasi dan evaluasi dari aplikasi

yang dibangun, apakah aplikasi telah sesuai dengan tujuan yang

diharapkan.

BAB V

: PENUTUP

Bab ini berisi uraian kesimpulan dan saran yang dapat diambil

sesuai dengan hasil pembahasan.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pembelian

Pembelian adalah usaha pengadaan barang-barang untuk perusahaan.

Dalam perusahaan dagang pembelian dilakukan dengan dijual kembali tanpa

mengadakan perubahan bentuk barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur

pembelian dilakukan dengan mengubah bentuk barang.

Pembelian (purchases) adalah harga pembelian (harga pokok) barang

dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu (Aliminsyah dan Padji,

2003). Menurut Soemarso S.R (1994) kegiatan pembelian dalam perusahaan

dagang adalah:

a. Membeli barang secara tunai atau kredit.

b. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan.

c. Membeli barang dan jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan.

Sehingga dapat diperoleh kesimpulan bahwa pembelian merupakan

perkiraan yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam

suatu periode tertentu.

2.2 Pemakaian

Menurut Eeng Ahman (2003) pemakaian atau konsumsi merupakan suatu

kegiatan mengurangi atau menghabiskan nilai guna ekonomi suatu barang atau

jasa baik secara sekaligus maupun secara berangsur-angsur.

Kegiatan konsumsi dilakukan dengan tujuan untuk:

a. Mengurangi nilai guna suatu barang dan jasa secara bertahap.

b. Menghabiskan atau mengurangi nilai guna suatu barang sekaligus.

c. Memuaskan kebutuhan jasmani dan rohani.

2.3 Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis (asal kata) bersumber dari bahasa

latin, yang terdiri ad + ministrate, yang secara operasional berarti melayani,

membantu dan memenuhi. Dalam bahasa asalnya dari perkataan itu dapat

terbentuk kata benda administratio dan kata sifat administrativus. Perkataan itu

masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi administration yang lebih banyak dikenal

oleh para ilmuwan dan praktisi sekarang ini. Di bawah ini terdapat beberapa

pendapat, arti atau definisi dari administrasi, yaitu:

A.

Menurut Hendi Haryadi dalam bukunya Administrasi Perkantoran untuk

Manajer & Staf (2009:1) mengatakan bahwa ada dua pengertian administrasi,

yaitu dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas.

a.

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan

pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk

menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali

secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain.

b.

Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan

sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan

dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai

tujuan secara efektif dan efisien.

8

B.

Menurut Sondang P. Siagian dalam bukunya Administrasi Pembangunan

(1947:2) mengatakan bahwa Administrasi adalah ”Keseluruhan proses

pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada

umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.

C.

Menurut J. Wayong dalam bukunya Fungsi Administrasi Negara terbitan

tahun 1961, mengemukakan bahwa Administrasi adalah ”Kegiatan yang

dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha (pemerintah) agar tujuan

tercapai”.

Administrasi seperti telah banyak disebutkan dalam uraian terdahulu

adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara

keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya. Dengan demikian

administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau sistem

kerja sama sejumlah orang agar berlangsung efektif dan efisien dalam

mewujudkan tujuan bersama.

2.4 Desain Sistem

Setelah tahap analisis dan perancangan sistem selesai dilakukan, maka

analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus

dikerjakan. Lalu tahap selanjutnya adalah desain sistem.

Desain sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan

sistem pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk

rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Menurut Jogiyanto (2005) pada tahap desain secara umum,

komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan

dengan pemakai sistem, bukan pemrogram. Komponen sistem informasi yang

didesain adalah model, input, output, database, teknologi, dan kontrol.

Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang

diusulkan dalam bentuk physical system dan logical model. Bagan alir sistem

(system flowchart) merupakan alat yang tepat untuk menggambarkan physical

system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti

fisiknya seperti simbol terminal, harddisk, dan laporan-laporan.

Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada pemakai

sistem bagaimana nantinya fungsi-fungsi pada sistem informasi secara logika akan

bekerja. Logical model dapat digambarkan dengan diagram arus data (data flow

diagram). Arus data pada data flow diagram dapat dijelaskan dengan kamus data

atau data dictionary. Sketsa dari physical system dapat menjelaskan kepada

pemakai sistem bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan.

Maka dari itulah pada akhirnya physical system dan logical model sangat

diperlukan di tahap desain sistem ini, karena sangat berguna untuk menjelaskan

kepada pemakai, pemrogram dan ahli teknik yang terlibat tentang kerja sistem.

2.4.1 System Development Life Cycle (SDLC)

Pengertian dari SDLC ini adalah suatu pendekatan yang sistematis dan

berurutan. Model yang digunakan biasa disebut dengan model waterfall atau

disebut juga classic life cycle. Tahapan-tahapannya adalah Requirements (analisis

sistem), Analysis (analisis kebutuhan sistem), Design (perancangan), Coding

(implementasi), Testing (pengujian) dan Maintenance (perawatan) (Pressman,

1997).

10

Model eksplisit pertama dari proses pengembangan perangkat lunak,

berasal dari proses-proses rekayasa yang lain. Model ini memungkinkan proses

pengembangan lebih terlihat. Hal ini dikarenakan bentuknya yang bertingkat ke

bawah dari satu fase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall,

seperti terlihat pada Gambar 2.8.

. Gambar 2.1 System Development Life Cycle (SDLC) Model Waterfall

(Pressman, 1997)

Penjelasan SDLC ModelWaterfall, adalah sebagai berikut:

a.

Requirement (Analisis Sistem)

Dalam merancang sebuah perangkat lunak, yang pertama harus dilakukan

adalah membangun semua elemen sistem yang diperlukan. Sistem merupakan

hal yang penting dalam membuat sebuah perangkat lunak, karena perangkat

lunak harus berhubungan langsung dengan elemen lainnya seperti perangkat

keras, basis data, dan manusia. Tahap ini didefinisikan sebagai sebuah tahap

yang menghasilkan sebuah kondisi yang diperlukan oleh pengguna untuk

Requirements (analisis sistem)

Analysis (analisis kebutuhan sistem)

Design (perancangan)

Coding (implementasi)

Testing (pengujian)

Maintenance (perawatan)

menyelesaikan permasalahan ataupunmencapai sebuah tujuan. Tahap ini

bertujuan untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan pengguna dan

kemudian mentransformasikan ke dalam sebuah deskripsi yang jelas dan

lengkap.

b.

Analysis (Analisis Kebutuhan Sistem)

Pada tahap ini dalam perancangan perangkat lunak, perlu mengetahui

karakteristik dasar dari perangkat lunak yang akan dirancang, seperti fungsi,

bentuk, dan tampilan dari perangkat lunak tersebut. Tahap analisis sistem ini

bertujuan untuk menjabarkan segala sesuatu yang nantinya akan ditangani

oleh perangkat lunak. Tahapan ini adalah tahapan pemodelan yang merupakan

sebuah representasi object di dunia nyata.

c.

Design (Perancangan)

Untuk membuat suatu perangkat lunak perlu dirancang struktur datanya,

arsitektur perangkat lunak, detil prosedur dan karakteristik tampilan yang akan

disajikan. Tahap perancangan perangkat lunak yang merupakan proses multi

langkah dan berfokus pada beberapa atribut perangkat lunak yang berbeda,

yaitu: struktur data, arsitektur perangkat lunak dan detil algoritma. Proses ini

menterjemahkan kebutuhan ke dalam sebuah model perangkat lunak yang

dapat diperkirakan kualitasnya sebelum memulai tahap implementasi.

d.

Coding (Implementasi)

Rancangan yang telah dibuat dalam tahap sebelumnya akan diterjemahkan ke

dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh

komputer untuk diolah. Tahap ini juga dapat disebut dengan tahap

implementasi, yaitu tahap yang mengkonversi apa yang telah dirancang

12

sebelumnya ke dalam sebuah bahasa yang dimengerti oleh komputer.

Kemudian komputer akan menjalankan fungsi-fungsi yang telah didefinisikan

sehingga mampu memberikan layanan-layanan kepada penggunanya.

e.

Testing (Pengujian)

Pengujian program dilakukan untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan pada

program yang telah dibuat. Dapat juga digunakan untuk memastikan apakah

input proses dengan benar, sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai.

Tahap ini terdapat 2 metode pengujian perangkat yang dapat digunakan, yaitu:

metode black-box dan white-box. Pengujian dengan metode black-box

merupakan pengujian yang menekankan pada fungsionalitas dari sebuah

perangkat lunak tanpa harus mengetahui bagaimana struktur di dalam

perangkat lunak tersebut. Sebuah perangkat lunak yang diuji menggunakan

metode black-box dikatakan berhasil jika fungsi-fingsi yang ada telah

memenuhi spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Pengujian

dengan menggunakan metode white-box yaitu menguji struktur internal

perangkat lunak dengan melakukan pengujian pada algoritma yang digunakan

oleh perangkat lunak.

f.

Maintenance (Perawatan)

Jika aplikasi tersebut telah sesuai, akan diberikan kepada pengguna dan

terdapat penyesuaian atau perubahan sesuai dengan keadaan yang diinginkan,

sehingga membutuhkan perubahan terhadap aplikasi tersebut. Tahap ini dapat

pula diartikan sebagai tahap penggunaan perangkat lunak yang disertai dengan

perawatan dan perbaikan. Perawatan dan perbaikan suatu perangkat lunak

diperlukan, termasuk didalamnya adalah pengembangan, karena dalam

prakteknya ketika perangkat lunak digunakan terkadang masih terdapat

kekurangan ataupun penambahan fitur-fitur baru yang dirasa perlu.

2.5 Testing Software

Menurut Romeo (2003) testing software adalah proses mengoperasikan

software dalam suatu kondisi yang di kendalikan, untuk verifikasi apakah telah

berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasi), mendeteksi error,

dan validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan

atau kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya. Verifikasi adalah adalah

pengecekan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan

dan konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah

ditetapkan. Validasi adalah melihat kebenaran sistem, apakah proses yang telah

dilakukan adalah apa yang sebenarnya diinginkan atau dibutuhkan oleh user.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa testing merupakan tiap-tiap aktifitas pengumpulan

informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi atau mengukur suatu atribut

dari software.

Testing software dilakukan untuk mendapatkan informasi reliable

terhadap software dengan cara termudah dan paling efektif, antara lain:

a. Apakah software telah siap digunakan?

b. Apa saja resikonya?

c. Apa saja kemampuannya?

d. Apa saja keterbatasannya?

e. Apa saja masalahnya?

14

2.5.1 Test Case

Test case merupakan suatu tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu

inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya.

Adapun kegunaan dari test case ini, adalah sebagai berikut:

a. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi

(Black Box Testing).

b. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap desain (White

Box Testing).

Menurut Ganesan (2011) tujuan dasar dari penulisan test case adalah untuk

melakukan validasi cakupan testing dari sebuah aplikasi. Test case yang ditulis

dengan baik dapat membuat siklus testing menjadi lebih efisien. Sebuah test case

yang baik dapat dengan mudah menentukan apakah suatu fitur dari aplikasi

bekerja dengan benar.

2.5.2 Black Box Testing

Black box testing, dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal

dari sistem atau komponen yang ditest, juga disebut sebagai behavioral

testing,specification-based testing, input / output testing atau functional testing.

Black boxtesting berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan

pada spesifikasi kebutuhan dari software. Kategori error yang akan diketahui

melalui black box testing adalah sebagai berikut:

a. Fungsi yang hilang atau tidak benar.

b. Error dari antar muka.

c. Error dari struktur data atau akses eksternal database.

d. Error dari kinerja atau tingkah laku.

e. Error dari inisialisasi dan terminasi.

Test di desain untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut:

a. Bagaimana validasi fungsi yang akan ditest?

b. Bagaimana tingkah laku kinerja dari sistem yang akan ditest?

c. Kategori masukan apa saja yang bagus digunakan untuk test case?

d. Apakah sebagian sistem sensitif terhadap suatu nilai masukan tertentu?

e. Bagaimana batasan suatu kategori masukan ditetapkan?

f.

Sistem mempunyai toleransi jenjang dan volume data apa saja?

g. Apa saja akibat dari kombinasi data tertentu yang akan terjadi pada operasi

dari sistem?

15 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Identifikasi Masalah

Langkah awal yang dilakukan untuk melakukan perancangan sistem adalah melakukan identifikasi masalah. Diperlukan proses identifikasi dari sistem yang ada agar diketahui masalah yang mengganggu berjalannya kegiatan operasi perusahaan. Proses identifikasi dimulai dengan mempelajari proses-proses dari sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang yang sedang berjalan pada PT Suparma.

Administrasi pembelian dan pemakaian barang terdiri dari berbagai pekerjaan dan tugas yang harus dilakukan untuk menjaga kelancaran kegiatan pembelian dan pemakaian barang. Setiap bagian yang terlibat dengan fungsinya masing-masing saling berkomunikasi dalam pekerjaan administrasi pembelian dan pemakaian barang.

Pekerjaan yang terdapat dalam administrasi pembelian dan pemakaian barang adalah:

a. Mengelola kegiatan pemakaian barang. b. Mengelola kegiatan pembelian barang.

c. Mengelola kegiatan penerimaan barang dari supplier. d. Mengelola kegiatan retur pemakaian barang.

e. Mengelola kegiatan retur pembelian barang.

Lingkungan kerja untuk pekerjaan administrasi pembelian dan pemakaian barang bervariasi tergantung tanggung jawab atau jenis pekerjaan dari setiap bagian. Tugas mereka memerlukan kerjasama yang erat antar sesama pekerja administrasi pembelian dan pemakaian barang di tiap bagian yang berbeda-beda fungsinya.

Dokumen dan formulir yang ada pada kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian barang antara lain:

a. Bon Pemakaian Sparepart, adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai barang sebagai pengajuan pemakaian barang. Dokumen ini disahkan oleh bagian

sparepart warehouse bersamaan dengan dikeluarkannya barang dari gudang.

b. Nota Permintaan Pembelian, adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai barang yang berisi daftar barang yang diajukan untuk dilakukan pembelian. Dokumen ini selanjutnya diserahkan kepada bagian sparepart warehouse

untuk diproses lebih lanjut.

c. Nota Internal Pembelian Barang, berisi daftar barang yang perlu dilakukan pembelian. Daftar barang yang tercantum didasarkan pada permintaan pembelian oleh pemakai barang yang ada pada Nota Permintaan Pembelian.

d. Purchase Order, adalah dokumen yang berisi daftar barang yang akan

dilakukan proses pembelian. Dokumen tersebut dibuat oleh bagian

purchasing berdasarkan Nota Internal Pembelian Barang. Selanjutnya

Purchase Order diserahkan kepada supplier.

e. Bukti Penerimaan, merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan barang kiriman dari supplier sesuai dengan Purchase Order yang sudah diserahkan

17

f. Bukti Retur Pemakaian, dokumen ini dibuat apabila ada kondisi dimana barang dalam keadaan rusak atau cacat sehingga harus dikembalikan ke

sparepart warehouse untuk dilakukan proses retur ke supplier. Kondisi lain

yang menyebabkan perlu dilakukan retur pemakaian adalah apabila terdapat kelebihan barang yang tidak terpakai oleh pemakai barang dan hendak dikembalikan lagi ke sparepart warehouse. Kelebihan barang tersebut bisa terjadi salah satunya karena kondisi pekerjaan yang dapat berubah sewaktu-waktu di luar dari rencana kerja yang sudah ditetapkan.

g. Bukti Retur Pembelian, dokumen ini dibuat apabila terdapat barang yang belum dipakai tetapi keadaannya rusak atau cacat sehingga perlu di retur ke

supplier.

3.2. Analisis Permasalahan

Sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang yang membantu PT Suparma dalam menyelesaikan permasalahan administrasi pembelian dan pemakaian barang masih dilakukan secara manual. Pencatatan yang dilakukan belum terintegerasi antar bagian sehingga bagian yang membutuhkan data tertentu menjadi ketergantungan pada bagian yang menyimpan data tersebut. Proses pencatatan yang bertahap dan dilakukan secara manual menjadi masalah ketika dokumen atau informasi yang diperlukan oleh staf purchasing masih belum selesai diproses oleh staf sparepart warehouse, padahal output dari bagian

sparepart warehouse menjadi input di bagian purchasing untuk dilakukan proses

pembelian barang lebih lanjut. Kelancaran proses administrasi pembelian dan pemakaian barang sangatlah diperlukan. Proses pembelian yang terhambat mengakibatkan barang yang diperlukan menjadi tertunda kedatangannya. Barang

yang tidak tersedia dapat mengganggu rencana pekerjaan perawatan atau perbaikan mesin produksi yang sudah direncanakan sebelumnya. Terhambatnya perawatan atau perbaikan mesin tersebut dapat menyebabkan kegiatan produksi menjadi terganggu.

Proses pencatatan yang dilakukan secara manual juga menjadi masalah ketika dilakukan pengawasan terhadap kegiatan pembelian dan pemakaian barang. Kepala bagian sparepart warehouse melakukan pengecekan secara berkala untuk mengawasi kondisi stok barang pada sparepart warehouse. Adanya sebagian jenis barang dengan stok yang menumpuk tidak dapat dilakukan tindakan penyelesaian akibat terkendala pada penelusuran data mengenai asal usul pemesan dari barang tersebut. Kendala saat penelusuran data historis menggunakan dokumen fisik yaitu lokasi pengarsipan dokumen-dokumen tersebut di bagian yang berbeda. Arsip dokumen tersebut berjumlah sangat banyak sehingga dibutuhkan ketelitian dan waktu yang lama.

3.2.1 Document Flow

Pada Document flow ini menjelaskan alur proses-proses yang terdapat pada sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang pada PT Suparma.

A. Document Flow Pembelian

Document flow pembelian melibatkan empat entitas yaitu pemakai

barang, sparepart warehouse, purchasing dan supplier. Proses dimulai dengan adanya permintaan pembelian barang oleh pemakai barang kepada sparepart

warehouse. Pemakai barang membuat dokumen yang bernama Nota Permintaan

Pembelian yang kemudian diserahkan kepada sparepart warehouse. Selanjutnya

19

Barang untuk diserahkan kepada purchasing. Purchasing kemudian membuat dokumen Purchase Order berdasarkan Nota Internal Pembelian Barang yang diterima. Selanjutnya Purchase Order diserahkan kepada supplier untuk dilakukan pembelian barang. Document flow pembelian dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1. Document flow pembelian

B. Document Flow Penerimaan

Document flow penerimaan melibatkan dua entitas yaitu sparepart

warehouse dan supplier. Supplier mengirim barang yang dipesan dengan

menyertakan Surat Jalan. Surat Jalan tersebut diserahkan kepada sparepart

warehouse. Kemudian sparepart warehouse melakukan pencocokan barang yang

mengesahkan Surat Jalan dan memperbarui stok barang pada Kartu Stok.

Document flow penerimaandapat dilihat pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2. Document flow penerimaan

C. Document Flow Pemakaian

Document flow pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai barang

dan sparepart warehouse. Pemakai barang melakukan pengecekan terlebih dahulu

21

pemakai barang membuat dokumen Bon Pemakaian Sparepart dan diserahkan kepada sparepart warehouse. Selanjutnya sparepart warehouse melakukan pengesahan dan barang dapat dikeluarkan dari gudang. Document flow pemakaian dapat dilihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3.3. Document flow pemakaian

D. Document Flow Retur Pembelian

Document flow retur pembelian melibatkan tiga entitas yaitu sparepart

warehouse, purchasing dan supplier. Proses retur pembelian kepada supplier

dan selanjutnya diserahkan kepada purchasing. Purchasing melakukan pengesahan terhadap Bukti Retur Pembelian dan menyerahkan dokumen tersebut kepada supplier. Document flow retur pembeliandapat dilihat pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4. Document flow retur pembelian

E. Document Flow Retur Pemakaian

Document flow retur pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai

barang dan sparepart warehouse. Proses retur pemakaian dimulai dengan pemakai barang membuat dokumen Bukti Retur Pemakaian dan selanjutnya diserahkan kepada sparepart warehouse. Sparepart warehouse melakukan pengesahan terhadap Bukti Retur Pemakaian dan barang yang diretur dapat diterima.

23

Gambar 3.5. Document flow retur pemakaian

3.2.2 Analisis Kebutuhan

Beberapa perangkat dibutuhkan sebagai sarana dalam penyelesaian permasalahan yang terjadi. Sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang yang dirancang membutuhkan dukungan perangkat-perangkat dalam implementasinya. Perangkat yang dibutuhkan meliputi software dan hardware, antara lain sebagai berikut:

A. Software

a. Sistem operasi menggunakan Microsoft Windows XP Professional.

c. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic .NET 2005.

d. .Net Framework Minimal Versi 2.0.

e. Untuk report menggunakan Crystal Reports for Visual Studio .NET 2005.

B. Hardware

a. Processor Intel Pentium IV, atau lebih.

b. Memory 512 Mb atau lebih.

c. Harddisk 40 Gb atau lebih.

d. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x 768.

e. VGA Card 64 MB, Printer, Mouse, dan keyboard.

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang berkenaan dengan sistem yang dibangun serta untuk memudahkan pemahaman terhadap sistem. Pemodelan yang digunakan dalam perancangan sistem adalah

system flow, data flow diagram (DFD) dan entity relational diagram (ERD).

Arsitektur dari sistem yang dibuat menggunakan teknologi client-server.

Client-server digunakan untuk mendukung sistem yang terintegrasi. Data disimpan pada

satu lokasi server dan dapat diakses oleh semua bagian yang terlibat dalam kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian barang. Gambaran mengenai desain arsitektur dari sistem yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 3.6.

25

Gambar 3.6. Desain arsitektur aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang

3.3.1 System Flow

Pada System flow ini menjelaskan alur proses aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang pada PT Suparma.

A. System Flow Pembelian

System flow pembelian melibatkan empat entitas yaitu pemakai barang,

sparepart warehouse, purchasing dan supplier. Proses dimulai dengan adanya

permintaan pembelian barang oleh pemakai barangkepada sparepart warehouse. Pemakai barang membuat Nota Permintaan Pembelian dan kemudian diteruskan ke bagian sparepart warehouse. Sparepart warehouse selanjutnya menindaklanjuti dengan membuat Nota Internal Pembelian Barang dan diteruskan kepada bagian purchasing. Lalu purchasing melakukan order barang kepada

selanjutnya dicetak dan diserahkan kepada supplier. System flow pembeliandapat dilihat pada Gambar 3.7.

Gambar 3.7. System flow pembelian

B. System Flow Penerimaan

Document flow penerimaan melibatkan dua entitas yaitu sparepart

warehouse dan supplier. Proses penerimaan dimulai ketika supplier mengirim

barang kepada sparepart warehouse dengan menyertakan dokumen Surat Jalan. Surat Jalan yang diterima kemudian dicocokkan dengan Purchase Order yang sudah dibuat sebelumnya. Proses penerimaan dilakukan dengan mengesahkan Surat Jalan dan membuat Bukti Penerimaan. System flow penerimaandapat dilihat pada Gambar 3.8.

27

!

"

# #

!

" ! #

"

" "

Gambar 3.8. System flow penerimaan

C. System flow pemakaian

System flow pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai barang dan

sparepart warehouse. Proses dimulai dengan adanya permintaan pemakaian

barang oleh pemakai barang kepada sparepart warehouse. Pemakai barang membuat Bon Pemakaian Sparepart dan diteruskan ke bagian sparepart

Pemakaian Sparepart dan selanjutnya barang dapat dikeluarkan dari gudang.

System flow pemakaiandapat dilihat pada Gambar 3.9.

Gambar 3.9. System flow pemakaian

D. System flow retur pembelian

System flow retur pembelian melibatkan tiga entitas yaitu sparepart

warehouse, purchasing dan supplier. Proses retur dimulai dengan adanya

permintaan retur pembelian barang oleh sparepart warehouse kepada supplier

melalui bagian purchasing. Sparepart warehouse membuat Bukti Retur Pembelian dan dilanjutkan ke bagian purchasing. Purchasing menindaklanjuti

29

dengan menyetujui Bukti Retur Pembelian dan mencetak dokumen tersebut. Kemudian dokumen tersebut diserahkan kepada supplier. System flow retur pembeliandapat dilihat pada Gambar 3.10.

$ "

!

!

! $

"

" !

$ "

# !

$ "

! $

"

! $

"

! $

"

! $

" "

" " "

Gambar 3.10. System flow retur pembelian

System flow retur pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai barang dan sparepart warehouse. Proses dimulai dengan adanya permintaan retur pemakaian barang oleh pemakai barang kepada sparepart warehouse. Pemakai barang membuat Bukti Retur Pemakaian dan kemudian dilanjutkan ke bagian

sparepart warehouse. Lalu sparepart warehouse menindaklanjuti dengan

menyetujui Bukti Retur Pemakaian dan menerima barang yang diretur. System flow retur pemakaiandapat dilihat pada Gambar 3.11.

31

3.3.2 Data Flow Diagram

Diagram aliran data atau DFD yang digunakan dalam merancang dan membangun aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang ini adalah sebagai berikut:

A. Context Diagram

Context diagram dari aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian

barang dapat dilihat pada Gambar 3.12 di bawah ini.

Gambar 3.12. Context Diagram Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang

Data Supplier

Data Jabatan Data Department

Data Mata Uang

Data Barang Data Retur Pembelian Barang

Data Transfer Kepemilikan

Data Cost Center Data Pemakai Barang

Data Approval Retur Pembelian Barang

Data Approval Retur Pemakaian Barang Data Approval Bon Pemakaian Sparepart Bukti Penerimaan

Laporan Rekapitulasi Nota Permintaan Pembelian Bukti Retur Pembelian

Laporan Stok Barang Laporan Stok Kepemilikan Barang

Laporan Rekapitulasi Transfer Kepemilikan Stok Barang Laporan Rekapitulasi Retur Pemakaian

Laporan Rekapitulasi Bukti Penerimaan

Laporan Rekapitulasi Nota Internal Pembelian Barang Laporan Stok Barang

Laporan Stok Kepemilikan Barang

Laporan Rekapitulasi Retur Pembelian

Data Surat Jalan

Data Permintaan Pembelian Barang

Bukti Retur Pemakaian

Data Retur Pemakaian Barang

Laporan Rekapitulasi Purchase Order

Laporan Rekapitulasi Bon Pemakaian Sparepart Data Purchase Order Bon Pemakaian Sparepart

Data Permintaan Pemakaian Barang

0

Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang pada PT Suparma

+ Pemakai Barang Kepala Bagian Sparepart Warehouse Supplier Purchasing

Pada context diagram terdapat satu proses yaitu Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang serta empat entitas, yaitu:

a. Entitas Pemakai Barang

Entitas Pemakai Barang berperan sebagai pemberi data dan input awal ke sistem yang kemudian diproses dengan data-data lain untuk menghasilkan data berikutnya yang digunakan sebagai dasar dalam proses selanjutnya. b. Entitas Sparepart Warehouse

Entitas sparepart warehouse berperan memberikan data approval ke sistem sesuai dengan data permintaan dari entitas pemakai barang.

c. Entitas Purchasing

Entitas purchasing memberikan data ke sistem berupa data approval

berdasarkan pada data permintaan pembelian dari entitas sparepart

warehouse.

d. Entitas Supplier

Entitas Supplier memberikan data surat jalanke sistem berdasarkan Purchase

33

B. Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang merupakan sarana perancangan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Pada rancang bangun aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang terdiri dari empat proses utama yaitu proses maintenance data, proses pembelian, proses penjualan, dan proses pembuatan laporan. Diagram berjenjang dari aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang dapat dilihat pada Gambar 3.13.

Gambar 3.13. Diagram Berjenjang Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang

C.

DFD Level – 0 Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang

DFD Level – 0 aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang dapat dilihat pada Gambar 3.14.

Gambar 3.14. DFD – Level 0 Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang

[Data Supplier]

[Data Mata Uang]

[Data Jabatan] [Data Department] [Data Barang]

[Data Retur Pembelian Barang]

[Data Transfer Kepemilikan] [Data Cost Center]

[Data Pemakai Barang]

Data Department Data Jabatan

Data Department Data Jabatan Data Mata Uang

Data Mata Uang

Data Department Data Jabatan

Data Department Data Jabatan

Data Retur Pemakaian Data Bon Pemakaian Sparepart

Data Stok Barang

Data Stok Barang Data Stok Barang

Data Transfer Kepemilikan Data Barang

Data Barang

Data Supplier

Data Cost Center Data Supplier

Data Cost Center Data Pemakai Barang

Data Pemakai Barang

[Data Approval Retur Pembelian Barang]

[Data Approval Retur Pemakaian Barang] [Data Approval Bon Pemakaian Sparepart]

[Bukti Penerimaan]

Data Retur Pembelian Data Purchase Order Data Penerimaan

[Laporan Rekapitulasi Retur Pembelian] [Laporan Rekapitulasi Purchase Order]

Data Transfer Kepemilikan

Data Retur Pemakaian

[Bukti Retur Pembelian] [Data Surat Jalan] [Bukti Retur Pemakaian]

[Data Retur Pemakaian Barang]

[Laporan Rekapitulasi Nota Permintaan Pembelian]

Data Nota Internal Pembelian Barang Data Purchase Order Data Penerimaan Data Retur Pembelian

[Laporan Rekapitulasi Transfer Kepemilikan Stok Barang] Data Nota Internal Pembelian Barang

Data Nota Internal Pembelian Barang Data Nota Permintaan Pembelian

Data Nota Permintaan Pembelian

[Laporan Stok Kepemilikan Barang]

[Laporan Stok Barang]

Data Purchase Order [Data Purchase Order]

Data Barang Data Stok Barang

Data Stok Barang Data Bon Pemakaian Sparepart

Data Bon Pemakaian Sparepart [Data Permintaan Pemakaian Barang]

Data Barang Data Supplier

Data Cost Center

Data Pemakai Barang

[Laporan Stok Barang]

[Laporan Stok Kepemilikan Barang] [Laporan Rekapitulasi Bon Pemakaian Sparepart] [Laporan Rekapitulasi Nota Internal Pembelian Barang]

[Laporan Rekapitulasi Bukti Penerimaan] [Laporan Rekapitulasi Retur Pemakaian]

[Bon Pemakaian Sparepart]

[Data Permintaan Pembelian Barang]

Data Pemakai Barang

Data Cost Center

Pemakai Barang Supplier Kepala Bagian Sparepart Warehouse 1 Mantenance Data + 6 Supplier

9 Stok Barang

10 Bon Pemakaian

Sparepart

5 Barang

11 Retur Pemakaian

Purchasing

16 Purchase Order

17 Penerimaan

18 Retur Pembelian

7 Transfer

Kepemilikan

12 Nota Permintaan

Pembelian

15 Nota Internal

Pembelian Barang 4 Pembuatan Laporan Kepala Bagian Sparepart Warehouse Purchasing Pemakai Barang 3 Pembelian Barang +

1 Pemakai Barang

4 Cost Center

6 Supplier

5 Barang

7 Transfer

Kepemilikan

9 Stok Barang

10 Bon Pemakaian

Sparepart

11 Retur

Pemakaian

3 Department

2 Jabatan

8 Mata Uang

8 Mata Uang

2 Jabatan

3 Department

1 Pemakai Barang

2

Pemakaian Barang

+

4 Cost Center

Pemakai Barang Purchasing Pemakai Barang Purchasing Purchasing Purchasing Pemakai Barang Pemakai Barang Supplier

34

C. DFD Level – 0 Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang DFD Level – 0 aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang dapat dilihat pada Gambar 3.14.

D. DFD – Level 1 Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang 1. DFD – Level 1 Sub Sistem Maintenance Data

DFD – Level 1 sub sistem maintenance data dapat dilihat pada Gambar 3.15.

Gambar 3.15. DFD – Level 1 Sub Sistem Maintenance Data

[Data Mata Uang] [Data Mata Uang]

[Data Transfer Kepemilikan] [Data Transfer Kepemilikan]

[Data Supplier] [Data Supplier]

[Data Barang] [Data Barang]

[Data Cost Center] [Data Cost Center]

[Data Department] [Data Department]

[Data Jabatan] [Data Jabatan]

[Data Pemakai Barang] [Data Pemakai Barang]

Pemakai

Barang 1 Pemakai Barang

4 Cost Center

6 Supplier 5 Barang Purchasing 7 Transfer Kepemilikan 2 Jabatan 3 Department

8 Mata Uang

1.1 Maintenance Data Pemakai Barang 1.2 Maintenance Data Jabatan 1.3 Maintenance Data Department 1.4 Maintenance Data Cost Center

1.5 Maintenance Data Barang 1.6 Maintenance Data Supplier 1.7 Maintenance Data Transfer Kepemilikan 1.8 Maintenance Data Mata Uang Supplier

36

2. DFD – Level 1 Sub Sistem Pemakaian

DFD – Level 1 sub sistem pemakaian dapat dilihat pada Gambar 3.16.

Gambar 3.16. DFD – Level 1 Sub Sistem Pemakaian [Data Department] [Data Jabatan]

Data Stok Barang Data Stok Barang Data Barang Data Cost Center Data Pemakai Barang Data Bon Pemakaian Sparepart

Data Retur Pemakaian

Data Retur Pemakaian [Data Retur Pemakaian Barang]

[Data Approval Retur Pemakaian Barang] [Bukti Retur Pemakaian]

[Data Retur Pemakaian] [Data Stok Barang]

Data Bon Pemakaian Sparepart

[Bon Pemakaian Sparepart]

[Data Cost Center]

[Data Pemakai Barang] [Data Barang]

[Data Stok Barang]

[Data Approval Bon Pemakaian Sparepart]

[Data Bon Pemakaian Sparepart] [Data Bon Pemakaian Sparepart] [Data Permintaan Pemakaian Barang]

Pemakai Barang

10 Bon Pemakaian Sparepart

9 Stok Barang

9 Stok Barang 5 Barang

4 Cost Center 1 Pemakai Barang

11 Retur Pemakaian 2.1 Membuat Bon Pemakaian Sparepart 2.2 Menyetujui Bon Pemakaian Sparepart Kepala Bagian Sparepart Warehouse Kepala Bagian Sparepart Warehouse 2.3

Membuat Bukti Retur Pemakaian

2.4

Menyetujui Bukti Retur Pemakaian

2 Jabatan

3. DFD – Level 1 Sub Sistem Pembelian

DFD – Level 1 sub sistem pembelian dapat dilihat pada Gambar 3.17.

Gambar 3.17. DFD – Level 1 Sub Sistem Pembelian [Data Retur Pembelian Barang]

[Data Mata Uang] [Data Department]

[Data Jabatan]

Data Stok Barang

Data Stok Barang [Data Stok Barang]

[Data Stok Barang] [Data Barang] [Data Cost Center]

[Data Supplier] [Data Pemakai Barang]

Data Retur Pembelian

[Data Approval Retur Pembelian Barang] Data Penerimaan

Data Retur Pembelian [Data Retur Pembelian]

[Bukti Retur Pembelian] [Data Penerimaan]

[Bukti Penerimaan] [Data Surat Jalan]

[Data Purchase Order] [Data Purchase Order]

[Data Purchase Order]

[Data Nota Internal Pembelian Barang] [Data Nota Internal Pembelian Barang]

[Data Nota Permintaan Pembelian]

[Data Nota Permintaan Pembelian] [Data Permintaan Pembelian Barang]

Supplier Pemakai Barang

16 Purchase Order 12 Nota Permintaan Pembelian

15 _{Pembelian Barang}Nota Internal

17 Penerimaan

18 Retur Pembelian

Purchasing

3.1

Membuat Nota Permintaan Pembelian

3.2

Membuat Nota Internal Pembelian Barang 3.3 Membuat Purchase Order 3.4 Membuat Bukti Penerimaan 3.5

Membuat Bukti Retur Pembelian

3.6

Menyetujui Bukti Retur Pembelian 1 Pemakai Barang

6 Supplier 4 Cost Center

5 Barang

9 Stok Barang

9 Stok Barang

8 Mata Uang

2 Jabatan

3 Department

38

3.3.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram

atau ERD yang digunakan dalam aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang ini

adalah sebagai berikut:

A.

Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model

pada aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang ini dapat dilihat pada Gambar 3.18.

Gambar 3.18 ERD CDM Aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang

Stok Barang Stok Barang Detil Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Detil Detil Detil Detil Detil Detil Detil Detil Detil Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Menggunakan Memiliki Pemakai Barang NIK Nama_Pemakai_Barang Tangal Menjabat NIK_Atas an Keterangan_Pemakai_Barang Status_A ktif _Pemakai_Barang

Barang Kode_Barang Nama_Barang Part_Number Binloc A rea Kriteria Grup Status_Barang Status_Multi Max _Qty Lead_Time Order_By Quantity _Stok_Barang Satuan_Stok_Barang Keteragan_Barang Status_A ktif _Barang Cos t_Center

Kode_Cost_Center Nama_Cost_Center Kode_Parent_Cost_Center Keterangan_Cos t_Center Status_A ktif _Cost_Center

Supplier Kode_Supplier Nama_Supplier A lamat_Supplier Telepon_Supplier Fax Email_Supplier Penerima_Dana Badan_Usaha Penghubung Keterangan_Supplier Status_A ktif _Supplier

Department Kode_Deparment Nama_Department Kode_Parent_Department Keterangan_Department Status_A ktif _Department

Jabatan Kode_Jabatan Nama_Jabatan Tingkatan_Jabatan Pos is i_Jabatan Keterangan_Jabatan Status_A ktif _Jabatan

Nota Permintaan Pembelian Kode_NPP

Tanggal_NPP Status_NPP Keterangan_NPP Status_A pprov al_NPP A las an_Reject_NPP

Nota Internal Pembelian Barang Kode_NIPB

Tanggal_NIPB Status_NIPB Keterangan_NIPB Status_A pprov al_NIPB A las an_Reject_NIPB

Purc has e Order Kode_PO Tanggal_PO Term_Of _Payment Uang_Muka Cara_Pengiriman Subtotal_All PPN_All Biay a_A ll Total_A ll Keterangan_PO Penerimaan Barang Kode_Penerimaan Tanggal_Penerimaan Surat_Jalan No_Polis i Keterangan_Penerimaan

Bon Pemakaian Spare Part Kode_BPSP

Tanggal_BPSP Ref erens i_BPSP No_Ref erens i_BPSP Lokasi_Pekerjaan Tanggal_Ambil Jam_Ambil

Status_A pprov al_BPSP A las an_Approv al_BPSP

Retur Pemakaian Kode_Retur_Pemakaian Tanggal_Retur_Pemakaian Keterangan_Retur_Pemakaian Retur Pembelian Kode_Retur_Pembelian Tanggal_Retur_Pembelian Keterangan_Retur_Pembelian

Transf er Kepemilikan Kode_Trans f er_Kepemilikan Tanggal_Trans f er_Kepemilikan Keterangan_Trans f er_Kepemilikan

Mata Uang Kode_Mata_Uang Nama_Mata_Uang Keterangan_Mata_Uang

Detil Nota Permintaan Pembelian ID_Detil_NPP Quantity _NPP Satuan_NPP Renc ana_Pakai Keterangan_Detil_NPP Detil_Nota_Internal_Pembelian_Barang ID_Detil_NIPB Brands Quantity _NIPB Satuan_NIPB Project Keterangan_Detil_NIPB Detil_Purchase_Order ID_Detil_PO Quantity _PO Satuan_PO Harga_Satuan Subtotal Disc ount_Pc t Disc ount_A mount Total

Keterangan_Detil_PO

Biay a_Purc has e_Order ID_Biay a_PO

Nama_Biay a Nilai_Biay a Status_Pros entase

Detil Retur Pembelian ID_Detil_Retur_Pembelian Quantity _Retur_Pembelian Satuan_Retur_Pembelian Keterangan_Detil_Retur_Pembelian Detil Penerimaan Id_Detil_Penerimaan Binloc Quantity _Penerimaan Satuan_Penerimaan Keterangan_Detil_Penerimaan Detil_Bon_Pemakaian_Sparepart ID_Detil_BPSP Quantity _BPSP Satuan_BPSP Keterangan_Detil_BPSP

Detil Retur Pemakaian ID_Detil_Retur_Pemakaian Quantity _Retur_Pemakaian Satuan_Retur_Pemakaian Keterangan_Detil_Retur_Pemakaian

Detil Stok Barang ID_Detil_Stok_Barang Tanggal_Detil_Stok_Barang No_Ref erens i

Quantity _Masuk Satuan_Mas uk Quantity _Keluar Satuan_Keluar Quantity _Retur_Mas uk Satuan_Retur_Mas uk Quantity _Retur_Keluar Satuan_Retur_Keluar

Detil Transf er Kepemilikan ID_Detil_Transf er_Kepemilikan No_Ref erens i

Quantity _Trans f er_Kepemilikan Satuan_Transf er_Kepemilikan Pemilik_A sal

Cos t_Center_A s al Pemilik_Tujuan Cos t_Center_Tujuan

B.

Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model

pada aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang ini dapat dilihat pada Gambar 3.19.

Gambar 3.19 ERD PDM Aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang

KODE_COST _CENTER = KODE_CO ST_CENTER NI K = PEMILI K

KODE_BA RANG = KODE_BARANG

KO DE_CO ST _CENTE R = K ODE_COST_CENTER KO DE_CO ST _CENTE R = K ODE_COST_CENTER KO DE_CO ST _CENTE R = K ODE_COST_CENTER KO DE_CO ST _CENTE R = K ODE_COST_CENTER KO DE_CO ST _CENTE R = K ODE_COST_CENTER KO DE_CO ST _CENTE R = K ODE_COST_CENTER KODE_COST _CENTE R = K ODE_COST_CENTER KODE_COST _CENTE R = K ODE_COST_CENTER

KO DE_MATA_UANG = KODE_MAT A_UANG

KO DE_SUPPLIER = KODE_SUPPLIER

NIK = PEMILIK NIK = PEMILIK NIK = PEMILIK NI K = PEMESAN NIK = PEMESAN NI K = PEMESAN

KO DE_TRANSF ER_KE PEMILIKAN = KODE_T RANSFER_KEPEMI LIKA N KODE_RETUR_PEMAKAIAN = KODE_RETUR_P EMA KAI AN KODE_BPSP = KODE_BPSP

KODE_RETUR_PEMBELIAN = KODE_RET UR_PEMBE LIAN KODE_PENERIMAAN = KODE_PE NERIMAAN KO DE_PO = KODE_PO

KO DE_MATA _UANG = K ODE _PO

KODE_PO = KODE_PO KODE_MATA _UANG = K ODE _PO

KODE_NIPB = KODE_NIPB KODE_NPP = KODE_NPP

KO DE_BA RANG = KODE_BARANG KO DE_BA RANG = KODE_BARANG KO DE_BA RANG = KODE_BARANG KO DE_BA RANG = KODE_BARANG KO DE_BA RANG = KODE_BARANG KO DE_BA RANG = KODE_BARANG KO DE_BA RANG = KODE_BARANG KO DE_BA RANG = KODE_BARANG KODE_JABATAN = KODE_JABATA N

KO DE_DE PARMENT = K ODE _DEPA RME NT

KO DE_CO ST _CENTE R = K ODE_COST_CENTER

PEMAKAI_BAR ANG

NIK varchar(5)

KODE_COST_CENTER varchar(20)

KODE_DEPARMENT varchar(20)

KODE_JABATAN varchar(20)

NAM A_PEMAKAI_BARANG varchar(50)

TANGAL_MENJABAT date NIK_ATASAN varchar(5) KETERANGAN_PEMAKAI_BARANG varchar(200) STATUS_AKTIF_PEMAKAI_BARANG varchar(10) BARANG KODE_BARANG varchar(20) NAM A_BARANG varchar(200) PART_NUMBER varchar(40) BINLOC varchar(20) AREA varchar(10) KRITERIA varchar(10) GRUP varchar(20) STATUS_BARANG varchar(20) STATUS_MULTI varchar(10) MAX_QTY integer LEAD_TIME integer ORDER_BY varchar(10) QUANTITY_STOK_BARANG integer SATUAN_STOK_BARANG varchar(20) KETERAGAN_BARANG varchar(200) STATUS_AKTIF_BARANG varchar(20) COST_CENTER

KODE_C OST _CENTER varchar(20) N AM A_COST_CENTER varchar(40) KODE_PARENT_COST_CENTER varchar(40) KET ERANGAN_C OST _C ENTER varchar(200) STATUS_AKTIF _COST _CENT ER varchar(20)

SUPPLIER

KODE_SUPPLIER varchar(20) NAM A_SU PPLIER varchar(50) ALAM AT _SUPPLIER varchar(200) T ELEPON_SU PPLIER varchar(20)

F AX varchar(20)

EMAIL_SU PPLIER varchar(50) PENERIMA_D ANA varchar(50) BADAN_USAHA varchar(10) PENGHUBUN G varchar(50) KET ERANGAN _SUPPLIER varchar(200) STATUS_AKT IF _SUPPLIER varchar(20) DEPARTMEN T

KODE_DEPARMENT varchar(20) NAM A_DEPARTM ENT varchar(50) KODE_PARENT_DEPARTM ENT varchar(40) KETER ANGAN_DEPARTMENT varchar(200) STATU S_AKTIF_DEPART MENT varchar(20)

JABATAN

KODE_JABATAN varchar(20) NAM A_JABATAN varchar(50) TINGKATAN_JABATAN varchar(10) POSISI_JABATAN varchar(10) KETERANGAN_JABAT AN varchar(200) STATUS_AKTIF_JABAT AN varchar(20)

NOTA_PERMINTAAN_PEMBELIAN

KODE_NPP varchar(20)

PEMESAN varchar(5)

DISETUJUI varchar(5)

T ANGGAL_N PP date

STATUS_NPP varchar(20)

KETERAN GAN_NPP varchar(200) STATUS_APPROVAL_N PP varchar(20) ALASAN_REJEC T_NPP varchar(200)

NOTA_INTERNAL_PEMBELIAN_BARANG

KODE_NIPB varchar(20)

PEMESAN varchar(5)

DIKETAH UI varchar(5)

DISETUJUI varchar(5)

T ANGGAL_N IPB date

STATUS_NIPB varchar(20) KETERAN GAN_NIPB varchar(200) STATUS_APPROVAL_N IPB varchar(20) ALASAN_REJEC T_NIPB varchar(200)

PURCHASE_ORD ER

KODE_PO varchar(20)

KODE_MATA_UANG varchar(20) KODE_SUPPLIER varchar(20) T ANGGAL_PO date T ERM_OF_PAYMENT varchar(20) UANG_M UKA integer CARA_PENGIRIMAN varchar(20) SUBT OTAL_ALL integer

PPN_ALL integer

BIAYA_ALL integer T OTAL_ALL integer KET ERANGAN_PO varchar(200)

PENERIMAAN_BARANG KODE_PENER IMAAN varchar(20) TANGGAL_PENERIMAAN date SURAT_JALAN varchar(20) NO_POLISI varchar(20) KETERANGAN_PENERIMAAN varchar(200) BON_PEMAKAIAN_SPARE_PAR T KODE_BPSP varchar(20)

TAN GGAL_BPSP date

REF ERENSI_BPSP varchar(20) NO_REF ERENSI_BPSP varchar(20) LOKASI_PEKERJAAN varchar(50) TAN GGAL_AM BIL date

JAM_AMBIL time

STATU S_APPROVAL_BPSP varchar(20) ALASAN_APPR OVAL_BPSP varchar(200)

RETUR_PEMAKAIAN

KODE_RETUR_PEMAKAIAN varchar(20) T ANGGAL_R ET UR_PEMAKAIAN date KET ERANGAN_RETUR _PEMAKAIAN varchar(200)

RETUR _PEMBELIAN

KODE_RETUR_PEMBELIAN varchar(20) TANGGAL_RETUR_PEMBELIAN date KETER ANGAN_RETUR_PEMBELIAN varchar(200)

TRANSFER_KEPEMILIKAN

KODE_TRANSFER_KEPEMILIKAN varchar(20) TANGGAL_TRANSFER_KEPEMILIKAN date KETERANGAN_TRANSFER _KEPEMILIKAN varchar(200) MATA_UANG

KODE_MATA_UANG varchar(20) NAM A_M AT A_UAN G varchar(40) KET ERANGAN _MATA_UANG varchar(200)

DETIL_NOTA_PERMINTAAN_PEMBELIAN ID_D ET IL_N PP varchar(40)

KODE_NPP varchar(20)

KODE_COST_CENTER varchar(20)

KODE_BARANG varchar(20)

QUANT ITY_NPP integer

SAT UAN_NPP varchar(20)

RENCANA_PAKAI date

KET ERANGAN_DETIL_NPP varchar(200) DET IL_NOTA_INTERNAL_PEMBELIAN_BARANG ID_D ET IL_N IPB varchar(40)

KODE_NIPB varchar(20)

KODE_COST_CENTER varchar(20)

KODE_BARANG varchar(20)

BRAND S varchar(40)

QUANT ITY_NIPB integer

SAT UAN_NIPB varchar(20)

PROJ ECT varchar(200)

KET ERANGAN_DETIL_NIPB varchar(200)

DET IL_PURC HASE_ORDER ID_DET IL_PO varchar(40)

KODE_PO varchar(20)

KODE_C OST _CENTER varchar(20)

PEMESAN varchar(5)

KODE_BARANG varchar(20) QUANT IT Y_PO integer SAT UAN _PO varchar(20) H ARGA_SAT UAN integer

SUBT OT AL integer

D ISC OUNT_PCT integer D ISC OUNT_AMOUNT integer

T OTAL integer

KET ERANGAN_D ETIL_PO varchar(200) BIAYA_PURCH ASE_ORDER

ID_BIAYA_PO varchar(40)

KODE_PO varchar(20)

N AM A_BIAYA varchar(20) N ILAI_BIAYA integer STATUS_PROSENT ASE char(1)

DETIL_RETUR _PEMBELIAN

ID_DET IL_R ET UR_PEMBELIAN varchar(40) KODE_RETUR _PEMBELIAN varchar(20)

KODE_COST_CENTER varchar(20)

KODE_BARANG varchar(20)

QU ANT ITY_RET UR_PEMBELIAN integer SAT UAN_RETUR_PEM BELIAN varchar(20) KET ERANGAN _DETIL_RETU R_PEM BELIAN varchar(200)

D ET IL_PEN ERIMAAN

ID_DET IL_PEN ERIMAAN varchar(40)

KODE_PENERIMAAN varchar(20)

KODE_COST_CENTER varchar(20)

PEMILIK varchar(5)

KODE_BARANG varchar(20)

BINLOC varchar(20)

QU ANT ITY_PENERIMAAN integer SAT UAN_PENERIMAAN varchar(20) KET ERANGAN _DETIL_PENERIMAAN varchar(200)

DETIL_BON_PEMAKAIAN_SPAREPART ID_DET IL_BPSP varchar(40)

KODE_BPSP varchar(20)

KODE_COST _CENTER varchar(20)

PEMILIK varchar(5)

KODE_BAR ANG varchar(20) QUANT IT Y_BPSP integer SAT UAN_BPSP varchar(20) KET ER ANGAN_DETIL_BPSP varchar(200)

DETIL_RETUR _PEMAKAIAN

ID_DET IL_RET UR_PEMAKAIAN varchar(40) KODE_R ETU R_PEMAKAIAN varchar(20)

KODE_C OST _CENTER varchar(20)

PEMILIK varchar(5)

KODE_BARANG varchar(20)

QUANT IT Y_RET UR_PEMAKAIAN integer SAT UAN _RETUR _PEM AKAIAN varchar(20) KET ERANGAN_D ETIL_R ETUR_PEM AKAIAN varchar(200)

DETIL_STOK_BARANG

ID_DETIL_STOK_BARANG varchar(40)

KOD E_BARANG varchar(20)

PEMILIK varchar(5)

KOD E_COST_CENTER varchar(20) TANGGAL_DETIL_STOK_BARANG date NO_REFERENSI varchar(20) QUANTITY_MASUK integer SATUAN_MASUK varchar(20) QUANTITY_KELUAR integer SATUAN_KELUAR varchar(20) QUANTITY_RETUR_MASUK integer SATUAN_RETUR_MASUK varchar(20) QUANTITY_RETUR_KELUAR integer SATUAN_RETUR_KELUAR varchar(20) DETIL_T RANSFER_KEPEMILIKAN ID_DET IL_TRANSF ER_KEPEMILIKAN varchar(40) KODE_T RANSFER_KEPEMILIKAN varchar(20)

KODE_COST_CENTER varchar(20)

KODE_BARANG varchar(20)

NO_R EFEREN SI varchar(20)

QU ANT IT Y_TRANSF ER_KEPEMILIKAN integer SAT UAN_T RANSFER_KEPEMILIKAN varchar(20)

PEMILIK_ASAL varchar(5)

COST _CENTER_ASAL varchar(20)

PEMILIK_TUJUAN varchar(5)

COST _CENTER_TUJUAN varchar(20)

40

Gambar 3.19 merupakan model data yang digunakan dalam aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang. Berdasarkan Gambar 3.19 struktur tabel dijelaskan sebagai berikut:

Nama Tabel : Pemakai_Barang Primary Key : NIK

Foreign Key : Kode_Cost_Center, Kode_Deparment, Kode_Deparment Fungsi : Untuk menyimpan data pemakai barang

Tabel 3.1 Struktur tabel Pemakai_Barang

No Field Type Constraint Keterangan

1 NIK varchar(5) PK NIK

2 Kode_Cost_Center varchar(20) FK Kode cost center 3 Kode_Deparment varchar(20) FK Kode department 4 Kode_Jabatan varchar(20) FK Kode jabatan 5 Nama_Pemakai_Barang varchar(50) Nama

6 Tangal Menjabat date Tanggal menjabat 7 NIK_Atasan varchar(5) NIK Atasan 8 Keterangan_Pemakai_Barang varchar(200) Keterangan 9 Status_Aktif_Pemakai_Barang varchar(10) Status aktif

Nama Tabel : Deparment Primary Key : Kode_Deparment Foreign Key :

Fungsi : Untuk menyimpan data department

Tabel 3.2 Struktur tabel Deparment

No Field Type Constraint Keterangan

1 Kode_Department varchar(20) PK Kode department 2 Nama_Department varchar(50) Nama department 3 Kode_Parent_Department varchar(40) Kode parent

No Field Type Constraint Keterangan 4 Keterangan_Department varchar(200) Keterangan 5 Status_Aktif_Department varchar(20) Status aktif

Nama Tabel : Jabatan Primary Key : Kode_Jabatan Foreign Key :

Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan

Tabel 3.3 Struktur tabel Jabatan

No Field Type Constraint Keterangan

1 Kode_Jabatan varchar(20) PK Kode jabatan 2 Nama_Jabatan varchar(50) Nama jabatan 3 Tingkatan_Jabatan varchar(10) Tingkatan jabatan 4 Posisi_Jabatan varchar(10) Posisi jabatan 5 Keterangan_Jabatan varchar(200) Keterangan 6 Status_Aktif_Jabatan varchar(20) Status aktif

Nama Tabel : Barang Primary Key : Kode_Barang Foreign Key :

Fungsi : Untuk menyimpan data barang

Tabel 3.4 Struktur tabel Barang

No Field Type Constraint Keterangan

1 Kode_Barang varchar(20) PK Kode barang 2 Nama_Barang varchar(200) Nama barang 3 Part_Number varchar(40) Nomor komponen 4 Binloc varchar(20) Lokasi rak

42

No Field Type Constraint Keterangan

6 Kriteria varchar(10) Kriteria 7 Grup varchar(20) Grup

8 Status_Barang varchar(20) Status barang 9 Status_Multi varchar(10) Multiply satuan 10 Max_Qty integer Jumlah maksimum 11 Lead_Time integer Lama pengiriman 12 Order_By varchar(10) Status pemesanan 13 Quantity_Stok_Barang integer Jumlah stok 14 Satuan_Stok_Barang varchar(20) Satuan stok 15 Keteragan_Barang varchar(200) Keterangan 16 Status_Aktif_Barang varchar(20) Status aktif

Nama Tabel : Cost Center Primary Key : Kode_Cost_Center Foreign Key :

Fungsi : Untuk menyimpan data cost center

Tabel 3.5 Struktur tabel Cost_Center

No Field Type Constraint Keterangan

1 Kode_Cost_Center varchar(20) PK Kode cost center 2 Nama_Cost_Center varchar(40) Nama cost center 3 Kode_Parent_Cost_Center varchar(40) Kode parent 4 Keterangan_Cost_Center varchar(200) Keterangan 5 Status_Aktif_Cost_Center varchar(20) Status aktif

Nama Tabel : Mata Uang Primary Key : Kode_Mata_Uang Foreign Key :

Tabel 3.6 Struktur tabel Mata Uang

No Field Type Constraint Keterangan

1 Kode_Mata_Uang varchar(20) PK Kode mata uang 2 Nama_Mata_Uang varchar(40) Nama mata uang 3 Keterangan_Mata_Uang varchar(200) Keterangan

Nama Tabel : Supplier Primary Key : Kode_Supplier Foreign Key :

Fungsi : Untuk menyimpan data supplier

Tabel 3.7 Struktur tabel Supplier

No Field Type Constraint Keterangan

1 Kode_Supplier varchar(20) PK Kode supplier 2 Nama_Supplier varchar(50) Nama supplier 3 Alamat_Supplier varchar(200) Alamat supplier 4 Telepon_Supplier varchar(20) Nomor telepon 5 Fax varchar(20) Nomor fax 6 Email_Supplier varchar(50) Email supplier 7 Penerima_Dana varchar(50) Nama penerima dana 8 Badan_Usaha varchar(10) Badan usaha

9 Penghubung varchar(50) Nama penghubung 10 Keterangan_Supplier varchar(200) Keterangan

11 Status_Aktif_Supplier varchar(20) Status aktif

Nama Tabel : Stok_Barang Primary Key : ID_Stok_Barang Foreign Key :

44

Tabel 3.8 Struktur tabel Detil_Stok_Barang

No Field Type Constraint Keterangan

1 ID_Detil_Stok_Barang varchar(40) PK Kode detiltur 2 Kode_Barang varchar(20) PK Kode barang 3 Pemilik varchar(5) Pemilik

4 Kode_Cost_Center varchar(20) Kode cost center 5 Tanggal_Detil_Stok_Barang date Tanggal transaksi 6 No_Referensi varchar(20) Nomor referensi 7 Quantity_Masuk integer Jumlah stok masuk 8 Satuan_Masuk varchar(20) Satuan stok masuk 9 Quantity_Keluar integer Jumlah stok keluar 10 Satuan_Keluar varchar(20) Satuan stok keluar 11 Quantity_Retur_Masuk integer Jumlah retur masuk 12 Satuan_Retur_Masuk varchar(20) Satuan retur masuk 13 Quantity_Retur_Keluar integer Jumlah retur keluar 14 Satuan_Retur_Keluar varchar(20) Satuan retur keluar

Nama Tabel : Nota_Permintaan_Pembelian Primary Key : Kode_NPP

Foreign Key :

Fungsi : Untuk menyimpan data nota permintaan pembelian

Tabel 3.9 Struktur tabel Nota_Permintaan_Pembelian

No Field Type Constraint Keterangan

1 Kode_NPP varchar(20) PK Kode NPP 2 Pemesan varchar(5) Pemesan 3 Disetujui varchar(5) Atasan

4 Tanggal_NPP date Tanggal transaksi 5 Status_NPP varchar(20) Status transaksi 6 Keterangan_NPP varchar(200) Keterangan 7 Status_Approval_NPP varchar(20) Status persetujuan 8 Alasan_Reject_NPP varchar(200) Alasan tidak disetujui

Primary Key : ID_Detil_NPP, Kode_NPP Foreign Key : Kode_Cost_Center, Kode_Barang

Fungsi : Untuk menyimpan data detil nota permintaan pembelian

Tabel 3.10 Struktur tabel Detil_Nota_Permintaan_Pembelian

No Field Type Constraint Keterangan

1 ID_Detil_NPP varchar(40) PK Kode detil 2 Kode_NPP varchar(20) PK Kode NPP 3 Kode_Cost_Center varchar(20) FK Kode cost center 4 Kode_Barang varchar(20) FK Kode barang 5 Quantity_NPP integer Jumlah 6 Satuan_NPP varchar(20) Satuan

7 Rencana_Pakai date Rencana pemakaian 8 Keterangan_Detil_NPP varchar(200) Keterangan

Nama Tabel : Nota_Internal_Pembelian_Barang Primary Key : Kode_NIPB

Foreign Key :

Fungsi : Untuk menyimpan data nota internal pembelian barang

Tabel 3.11 Struktur tabel Nota_Internal_Pembelian_Barang

No Field Type Constraint Keterangan

1 Kode_NIPB varchar(20) PK Kode NIPB 2 Pemesan varchar(5) Pemesan 3 Diketahui varchar(5) Atasan 4 Disetujui varchar(5) Atasan

5 Tanggal_NIPB date Tanggal transaksi 6 Status_NIPB varchar(20) Status transaksi 7 Keterangan_NIPB varchar(200) Keterangan 8 Status_Approval_NIPB varchar(20) Status persetujuan 9 Alasan_Reject_NIPB varchar(200) Alasan tidak disetujui

115

Gambar 4.44. Form tidak menampilkan data transaksi permintaan pembelian milik user 01122

C. Fungsi Manipulasi Data

Pada pengelolaan data terdapat proses manipulasi data yaitu proses penyimpanan untuk data baru dan perubahan data untuk data yang telah tersimpan sebelumnya. Disamping fungsi simpan dan hapus juga dapat dilakukan penghapusan terhadap data yang sudah ada. Test case dapat dilihat pada tabel 4.3.

Tabel 4.3 Uji Coba Fungsi Manipulasi Data Test

Case ID Tujuan Input

Output yang Dihasilkan TC-006 Tambah data baru transaksi permintaan pembelian Memasukkan data transaksi permintaan pembelian dan menekan tombol Save Muncul pesan Post Successfully dan data baru

transaksi permintaan

pembelian tersimpan

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang Dihasilkan TC-007 Ubah data transaksi permintaan pembelian Mengubah data transaksi permintaan pembelian, semula Keterangan=testing diubah menjadi Keterangan=testing2 dan menekan tombol Save

Muncul pesan Post Successfully dan data transaksi permintaan pembelian berhasil diubah TC-008 Hapus data transaksi permintaan pembelian Memilih data transaksi permintaan pembelian dan menekan tombol Delete dan menekan

tombol Yes untuk konfirmasi hapus data Data transaksi permintaan pembelian berhasil dihapus

117

Gambar 4.46. Pesan konfirmasi data tersimpan

118

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil implementasi Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang adalah sebagai berikut:

a. Aplikasi ini dapat menjadi sarana untuk membantu proses pencatatan dalam kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian barang.

b. Aplikasi ini dapat memberikan informasi berupa laporan stok barang dan rekapitulasi transaksi sebagai sarana untuk membantu proses pengawasan dalam kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian barang.

c. Aplikasi ini dapat memberikan informasi berupa laporan mengenai detil transaksi yang dilakukan oleh karyawan yang terlibat dalam kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian barang.

5.2Saran

Dalam pengembangan perancangan Aplikasi Administrasi Pembelian dan Pemakaian Barang ini dapat diajukan beberapa saran, yaitu:

a. Aplikasi ini dapat dikembangkan menjadi aplikasi berbasis web sehingga dapat membantu proses persetujuan transaksi yang saat ini hanya bisa diakses melalui komputer personal. Dengan pengembangan aplikasi ini menjadi berbasis web maka proses persetujuan transaksi juga dapat diakses melalui perangkat mobile sehingga dapat diakses di mana saja.

119

b. Aplikasi ini dapat dikembangkan dengan menambahkan modul peramalan agar dapat membantu pengambilan keputusan mengenai kapan dan berapa banyak jumlah barang yang perlu dilakukan pemesanan kembali.

DAFTAR PUSTAKA

Ahman, Eeng, 2003, Ekonomi Untuk SMA Kelas 1, Grafindo Media Pratama, Bandung.

Aliminsyah dan Padji, 2003, Kamus Istilah Keuangan dan Perbankan, Penerbit Yrama Widya, Bandung.

Ganesan, Suriya, 2011, How to write Test Cases for Login, (Online), (http://www.9lessons.info/2011/02/how-to-write-test-cases-for-login.html, diakses tanggal 10 Januari 2013).

Haryadi, Hendi, 2009, Adimintrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf, Visimedia, Jakarta.

Jogiyanto, Hartono, 2005, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta. Pressman, R. S., 1997, Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi, Edisi Ke

1, Andi, Yogyakarta.

PT Suparma, 2002, Standard Operation Procedure (SOP) for Sparepart Warehouse, PT Suparma, Surabaya.

Romeo, 2003, Testing dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama, STIKOM Surabaya, Surabaya.

Siagian, Sondang P., 1974, Administrasi Pembangunan, Gunung Agung, Jakarta. Soemarso, SR., 1994, Akuntansi Suatu Pengantar, Rineka Cipta, Jakarta.