makalah etika Komunikasi Bisnis (5)
PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN
PESAN BISNIS
Anggota Kelompok:
1.
2.
3.
4.
Agung Dwi Prasetyo
Muhamad Ridwan
Niko Ardyatama
Okky Adityanata S
135030200111147
135030201111044
135030200111003
135030200111019
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2014
Kemampuan menulis pesan bisnis dan proses penyampaian pesan bisnis
Pengertian pesan bisnis
1. Menurut ahli
Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: “suatu komponen
dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan
seseorang dengan menggunakan lambang, bahasa/lambang-lambang
lainnya disampaikan kepada orang lain” (Effendy, 1989: 224).
2. Pesan secara umum
Pesan adalah setiap pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau
komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu
orang ke orang lain.
3. Pesan bisnis secara umum
Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim
(source) untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak
tertulis, dalam penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima oleh orang
ataupun organisasi (receiver).
Langkah-langkah penulisan pesan bisnis yang baik dan evektif
1. Perencanaan
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu
diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, serta
memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih
ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu
diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh penerima
pesan.
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu
dilakukan pengecekan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan
sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
4. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas
dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi.
5. Analisis Audiens
Cara Mengembangkan Profil Audiens
Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah
orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang
menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Komunikator dalam hal ini
perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan
oleh jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam
suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada
mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikemas dalam makalah atau
laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih
formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian
audiens yang jumlahnya besar.
b. Siapa audiensnya
Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
c. Tingkat pemahaman audiens
Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda,
perlu diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu
menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.
d. Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan
audiens
sebelum
penyampaian
suatu
pesan
dilakukan.
Penampilan
komunikator berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut.
Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.
Menentukan penggunaan Saluran dan Media komunikasi
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik
dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana,
tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman.
Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan
informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat
mereka.
Komunikasi lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon,
wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya, program
pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah
audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali
diadakan di auditorium. Kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi
daya tarik bagi suatu presentasi.
2. Komunikasi Tertulis
Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan
laporan. Salah satu kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Komunikasi Lisan
Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera Anda tidak memerlukan umpan balik segera
Pesan
anda relatif sederhana dan mudah Pesan anda sangat rinci, kompleks, dan
dari audiens
Anda
tidak memerlukan catatan permanen
dipahami
Anda
memerlukan
catatanyang
permanen
memerlukan
perencanaan
hati-hati
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih Anda ingin mencapai audiens yang luas
mudah atau ekonomis
Contoh-contoh media komunikas
Media Komunikasi Lisan
percakapan secara langsung,
Media Komunikasi Tertulis
pidato, surat-surat, memo, laporan, proposal
pertemuan-pertemuan
telepon dan surat suara
VOIP (voice over internet protocols)
audiotape dan videotape
telekonference dan konferensi video
E-mail
surat reguler dan khusus
Faksimile
Menganalisis Tujuan dan Audiens
Ketika kita mulai mengembangkan keterampilan menulis bisnis, kita harus
memperhatikan proses dalam pembuatan pesan bisnis. Dengan pengalaman, kita
akan menjadi seperti penulis yang baik dan presenter yang mengubah, kompres,
dan mengatur ulang langkah-langkah yang diperlukan. Kita akan belajar untuk
menganalisis tujuan penulisan, mengantisipasi bagaimana penonton akan
bereaksi, dan menyesuaikan pesan kita untuk penonton.
Mengidentifikasi Tujuan
Ketika memulai menyusun pesan, kita terlebih dahulu menanyakan dua
pertanyaan penting pada diri kita sendiri: (a) Mengapa saya mengirim pesan ini?,
dan (b) Apa yang saya harap untuk dapat tercapai dari pesan ini? Tanggapan kita
akan menentukan bagaimana kita mengatur dan menyajikan informasi.
Pesan yang dikirim mempunyai tujuan primer dan sekunder. Bagi seorang
mahasiswa misalnya, dalam membuat tugas kuliah tujuan primernya yaitu untuk
memenuhi tugas, tujuan sekundernya mungkin untuk membuat dirinya terlihat
baik dan mendapatkan nilai yang bagus. Tujuan primer untuk mengirim pesan
bisnis yaitu untuk menginformasikan dan mengajak. Tujuan sekundernya yaitu
untuk mempromosikan keunggulan; anda dan organisasi anda supaya terlihat
bagus di depan audiens.
Memilih Jalur yang Terbaik
Setelah mengidentifikasi tujuan dari pengiriman pesan, anda harus memilih
media komunikasi yang paling baik. Sebagian informasi lebih efektif dan efisien
jika disampaikan secara langsung. Pesan yang lainnya ada yang lebih baik
disampaikan dengan tulisan, dan sebagian lainnya lebih baik jika disampaikan
dengan menggunakan media elektronik. Sebelum mengadakan pertemuan,
mengirim pesan melalui e-mail atau menulis sebuah laporan harus memperhatikan
beberapa faktor berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pentingnya pesan tersebut
Jumlah dan kecepatan umpan balik dan interaktivitas yang dibutuhkan
Kebutuhan dari catatan permanen
Biaya saluran
Tingkat formalitas yang diinginkan
Kerahasiaan dan sensitivitas pesan
Sebuah teori yang menarik, yang disebut kekayaan media, menjelaskan
sejauh mana suatu channel atau media recreates atau mewakili semua
informasi yang tersedia dalam pesan asli. Sebuah media yang lebih kaya,
seperti tatap muka percakapan, lebih interaktif dan umpan balik. Sebuah
media lebih ramping, seperti laporan atau proposal menyajikan pesan satu
dimensi datar.
Banyak faktor membantu Anda memutuskan mana dari saluran yang ditunjukkan
pada Gambar 2.2 yang paling tepat untuk menyampaikan pesan tempat kerja
Saluran
Blog
Baik Digunakan
Ketika seseorang perlu untuk menyajikan informasi
digital dengan mudah sehingga tersedia untuk orang lain
E-mail
.
Bila kita membutuhkan umpan balik , tetapi tidak
segera. Kurangnya keamanan membuatnya bermasalah
untuk
pribadi,
Percakapan
emosional, atau pesan privat.
Bila kita memerlukan media interaktif yang kaya.
tatap muka
Berguna untuk persuasif, berita buruk, dan pesan pribadi
Pertemuan
.
Ketika keputusan dan konsensus kelompok penting.
kelompok
Fax
Efisien untuk hanya mendistribusikan informasi .
Ketika pesan kita harus menyeberangi zona waktu atau
batas-batas internasional, ketika catatan tertulis adalah
Instant
signifikan, atau bila kecepatan itu penting.
Ketika kita sedang online dan membutuhkan respon
Message
cepat. Berguna untuk belajar apakah seseorang tersedia
Surat
untuk percakapan telepon.
Ketika catatan tertulis atau formalitas diperlukan,
terutama dengan pelanggan, pemerintah, pemasok, atau
orang lain di luar organisasi .
Bila kita ingin catatan tertulis dengan jelas menjelaskan
Memo
kebijakan,
mendiskusikan
prosedur,
atau
Panggilan
mengumpulkan informasi dalam sebuah organisasi .
Bila kita perlu untuk menyampaikan atau
Telepon
mengumpulkan informasi dengan cepat, ketika isyarat
nonverbal tidak penting, dan ketika kita tidak bisa
Laporan
bertemu langsung.
atau Ketika kita memberikan data yang cukup besar baik
usulan
Pesan suara
internal maupun eksternal .
Bila Anda ingin meninggalkan informasi penting atau
rutin yang penerima dapat menanggapi ketika tidak
Video
sibuk.
atau Ketika konsensus kelompok dan interaksi yang penting
teleconference
Wiki
tetapi anggota secara geografis tersebar.
Ketika informasi digital harus dibuat tersedia untuk
orang lain. Berguna untuk kolaborasi karena peserta
dapat dengan mudah menambah, menghapus, dan
mengedit konten.
Beralih ke Saluran Cepat
Teknologi dan persaingan terus mempercepat laju bisnis saat ini.
Akibatnya, komunikator yang beralih ke cara yang lebih cepat bertukar informasi.
Dalam bisnis masa lalu, pesan dalam organisasi disampaikan sebagian besar
melalui memo. Tanggapan biasanya akan membutuhkan waktu beberapa hari.
Namun, itu terlalu lambat untuk komunikator saat ini. Mereka ingin jawaban dan
tindakan secara cepat. Ponsel, instant messaging, fax, Situs web, dan khususnya
e-mail dapat memberikan informasi yang lebih cepat dari saluran tradisional bisa
komunikasi. Dalam banyak organisasi, memo masih ditulis, terutama untuk pesan
yang memerlukan persuasi, permanen, atau formalitas. Memo juga dipersiapkan
sebagai lampiran e -mail pesan-pesan. Jelas, saluran pilihan bagi komunikator
perusahaan hari ini adalah e -mail. Sangat mudah, cepat, dan murah. Dengan
demikian, sedikit memo yang ditulis. Sedikit surat kepada pelanggan juga yang
ditulis. Itu karena banyak fungsi layanan pelanggan kini dapat dilayani melalui
situs web atau melalui e-mail. Apakah pilihan channel anda adalah e-mail, memo,
atau laporan, anda akan menjadi penulis yang lebih efektif jika anda
menghabiskan waktu yang cukup pada tahap prapenulisan.
Mengganbarkan Audiens
a. Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih
mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga,
reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya
bisa diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer. Apabila penerima terdiri dari beberapa
orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak
sebagai pengambil keputusan.
.c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens. Jumlah penerima juga
memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada
satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak
orang.
d. Mengukur tingkat pemahaman audiens. Apabila penerima memiliki latar
belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap
memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu pesan.
e. Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens. Pesan yang baik akan mampu
memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima
merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu
diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens,
yaitu:
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens. Tidak semua audiens
pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Informasi
tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan
informasi yang tidak disadari oleh audiens.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens. Ujilah
kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H
(Who, What, Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. Dalam bisnis,
ketepatan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat
komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan
matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada
gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens. Pesan yang
bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau
perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan
kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan
komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional
audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topik, pokok
yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah merupakan
ide-ide pendukung (supporting idea). Topik dan ide pokok merupakan dua hal
yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangakan ide pokok
adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan
pengalaman dan kretifitas. Ada tiga teknik atau cara yangdapat digunakan untuk
menentukan ide pokok:
1. Brainstorming. Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarka pikiran
mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh
dengan cara tersebut akan lebih berfariatif, baru, dan orisinil.
2. Petunjuk atasan. Dalam organisasi yang menganut sistem senioritas,
para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3. Kebiasaan. Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian yang berulangulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan
ide pokok dilakukan berdasarkan kebiasaan.
Adaptasi dengan Tugas & Audience
Setelah menganalisis tujuan, anda harus menyampaikan tujuan anda untuk
audiens. Adaptasi adalah proses membuat pesan yang mudah dipahami oleh
audiens. Salah satu aspek penting dalam adaptasi yaitu nada. Pesan disampaikan
secara garis besar berdasarkan kata-kata, nada mempengaruhi bagaimana
penerima memahami pesan yang disampaikan.
Komunikator yang terampil membuat nada positif dalam pesan. Aspek
penting dalam adaptasi kepada audiens yaitu melihat dari manfaat yang diperoleh
audiens, sikap, suara percakapan dan menggunakan ekspresi yang positif. Teknik
tambahan menggunakan bahasa sederhana yang mudah dimengerti.
1. Manfaat yang diperoleh Audiens
Berfokus pada penonton terdengar seperti ide yang modern. Tetapi,
salah satu negarawan Amerika dan penulis mengakui prinsip dasar
penulisan ini lebih dari 200 tahun yang lalu. Dalam menggambarkan
menulis efektif, Ben Franklin mengamati, "untuk menjadi baik, seharusnya
memiliki kecenderungan untuk menguntungkan pembaca." Kata-kata bijak
ini telah menjadi pedoman dasar bagi komunikator bisnis saat ini.
Memperluas pada nasihat Franklin, seorang konsultan komunikasi
kontemporer memberikan nasihat yang solid ini kepada klien bisnisnya:
"Selalu menekankan manfaat untuk para penonton, dari apapun yang anda
coba untuk mendapatkan mereka untuk melakukan sesuatu hal. Jika anda
dapat menunjukkan kepada mereka bagaimana cara anda membantu
mereka memenuhi tujuan mereka, anda berarti dapat menyampaikan pesan
tersebut dengan sempurna.
Beradaptasi pesan yang anda sampaikan dengan kebutuhan
penerima berarti menempatkan diri pada posisi orang itu. Ini disebut
empati. Empati mencoba untuk memberikan sesuatu ke penerima,
memecahkan masalah penerima, menghemat uang penerima, atau hanya
memahami perasaan dan posisi orang tersebut. Pesan berikut ini lebih
menarik yang mana bagi penonton?
Contoh Fokus pada Pembicara
Departemen sumberdaya manusia mensyaratkan bahwa kuesioner
tertutup segera selesai sehingga kita dapat mengalokasikan dana
sumber daya pelatihan untuk karyawan.
Garansi kami menjadi efektif hanya ketika kita menerima
pendaftaran seorang pemilik.
Kami bangga untuk mengumumkan antivirus baru perangkat lunak
kami yang kami piker adalah yang terbaik di pasar!
Contoh Fokus pada Audiens
Dengan mengisi kuesioner tertutup, anda bisa menjadi salah satu
karyawan
pertama
yang mendaftar
untuk mendapat
dana
sumberdaya pelatihan kami.
Garansi mulai bekerja untuk anda, setelah anda kembali
mendaftarkan kepemilkan.
Sekarang anda dapat yakin bahwa semua komputer akan
terlindungi dari virus dengan menggunakan antivirus kami.
2. Pandangan Audiens
Jadi, kita fokus pada pandangan audiens bukan dari pandangan diri sendiri.
Contoh :
Pandangan Diri Sendiri
Saya telah memberikan izin kepada anda untuk menghadiri
seminar komunikasi
Pandangan Audiens
Anda dapat menghadiri seminar untuk meningkatkan keterampilan
komunikasi.
3. Percakapan tetapi Profesional
Kebanyakan pesan instan, pesan e-mail, surat-surat bisnis, memo,
dan laporan menggantikan percakapan. Terkadang mereka ceroboh dan
menggunakan
percakapan
yang
tidak
profesional.
Seharusnya
meskipun menggukanan e-mail tetap menggunakan kalimat yang
profesional.
Contoh :
Percakapan tidak Profesional
Hei bos, Firewall sekarang terinstal! btw, periksa dengan saya
sebelum mengumumkannya.
Percakapan Profesional
Mr.Smith, software firewall baru kami sekarang terinstal. Silakan
periksa dengan saya sebelum mengumumkannya.
4. Bahasa/Kalimat yang Positif
Menggunakan kalimat yang positif pada saat berbicara.
Contoh :
Negatif
Anda gagal untuk memasukkan nomor kartu kredit anda, sehingga
kami tidak dapat mengirimkan pesanan anda.
Positif
Kami berharap dapat menyelesaikan pesanan anda segera setelah kami
menerima nomor kartu kredit anda.
PESAN BISNIS
Anggota Kelompok:
1.
2.
3.
4.
Agung Dwi Prasetyo
Muhamad Ridwan
Niko Ardyatama
Okky Adityanata S
135030200111147
135030201111044
135030200111003
135030200111019
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2014
Kemampuan menulis pesan bisnis dan proses penyampaian pesan bisnis
Pengertian pesan bisnis
1. Menurut ahli
Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: “suatu komponen
dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan
seseorang dengan menggunakan lambang, bahasa/lambang-lambang
lainnya disampaikan kepada orang lain” (Effendy, 1989: 224).
2. Pesan secara umum
Pesan adalah setiap pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau
komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu
orang ke orang lain.
3. Pesan bisnis secara umum
Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim
(source) untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak
tertulis, dalam penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima oleh orang
ataupun organisasi (receiver).
Langkah-langkah penulisan pesan bisnis yang baik dan evektif
1. Perencanaan
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu
diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, serta
memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih
ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu
diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh penerima
pesan.
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu
dilakukan pengecekan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan
sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
4. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas
dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi.
5. Analisis Audiens
Cara Mengembangkan Profil Audiens
Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah
orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang
menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Komunikator dalam hal ini
perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan
oleh jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam
suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada
mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikemas dalam makalah atau
laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih
formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian
audiens yang jumlahnya besar.
b. Siapa audiensnya
Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
c. Tingkat pemahaman audiens
Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda,
perlu diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu
menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.
d. Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan
audiens
sebelum
penyampaian
suatu
pesan
dilakukan.
Penampilan
komunikator berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut.
Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.
Menentukan penggunaan Saluran dan Media komunikasi
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik
dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana,
tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman.
Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan
informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat
mereka.
Komunikasi lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon,
wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya, program
pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah
audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali
diadakan di auditorium. Kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi
daya tarik bagi suatu presentasi.
2. Komunikasi Tertulis
Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan
laporan. Salah satu kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Komunikasi Lisan
Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera Anda tidak memerlukan umpan balik segera
Pesan
anda relatif sederhana dan mudah Pesan anda sangat rinci, kompleks, dan
dari audiens
Anda
tidak memerlukan catatan permanen
dipahami
Anda
memerlukan
catatanyang
permanen
memerlukan
perencanaan
hati-hati
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih Anda ingin mencapai audiens yang luas
mudah atau ekonomis
Contoh-contoh media komunikas
Media Komunikasi Lisan
percakapan secara langsung,
Media Komunikasi Tertulis
pidato, surat-surat, memo, laporan, proposal
pertemuan-pertemuan
telepon dan surat suara
VOIP (voice over internet protocols)
audiotape dan videotape
telekonference dan konferensi video
surat reguler dan khusus
Faksimile
Menganalisis Tujuan dan Audiens
Ketika kita mulai mengembangkan keterampilan menulis bisnis, kita harus
memperhatikan proses dalam pembuatan pesan bisnis. Dengan pengalaman, kita
akan menjadi seperti penulis yang baik dan presenter yang mengubah, kompres,
dan mengatur ulang langkah-langkah yang diperlukan. Kita akan belajar untuk
menganalisis tujuan penulisan, mengantisipasi bagaimana penonton akan
bereaksi, dan menyesuaikan pesan kita untuk penonton.
Mengidentifikasi Tujuan
Ketika memulai menyusun pesan, kita terlebih dahulu menanyakan dua
pertanyaan penting pada diri kita sendiri: (a) Mengapa saya mengirim pesan ini?,
dan (b) Apa yang saya harap untuk dapat tercapai dari pesan ini? Tanggapan kita
akan menentukan bagaimana kita mengatur dan menyajikan informasi.
Pesan yang dikirim mempunyai tujuan primer dan sekunder. Bagi seorang
mahasiswa misalnya, dalam membuat tugas kuliah tujuan primernya yaitu untuk
memenuhi tugas, tujuan sekundernya mungkin untuk membuat dirinya terlihat
baik dan mendapatkan nilai yang bagus. Tujuan primer untuk mengirim pesan
bisnis yaitu untuk menginformasikan dan mengajak. Tujuan sekundernya yaitu
untuk mempromosikan keunggulan; anda dan organisasi anda supaya terlihat
bagus di depan audiens.
Memilih Jalur yang Terbaik
Setelah mengidentifikasi tujuan dari pengiriman pesan, anda harus memilih
media komunikasi yang paling baik. Sebagian informasi lebih efektif dan efisien
jika disampaikan secara langsung. Pesan yang lainnya ada yang lebih baik
disampaikan dengan tulisan, dan sebagian lainnya lebih baik jika disampaikan
dengan menggunakan media elektronik. Sebelum mengadakan pertemuan,
mengirim pesan melalui e-mail atau menulis sebuah laporan harus memperhatikan
beberapa faktor berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pentingnya pesan tersebut
Jumlah dan kecepatan umpan balik dan interaktivitas yang dibutuhkan
Kebutuhan dari catatan permanen
Biaya saluran
Tingkat formalitas yang diinginkan
Kerahasiaan dan sensitivitas pesan
Sebuah teori yang menarik, yang disebut kekayaan media, menjelaskan
sejauh mana suatu channel atau media recreates atau mewakili semua
informasi yang tersedia dalam pesan asli. Sebuah media yang lebih kaya,
seperti tatap muka percakapan, lebih interaktif dan umpan balik. Sebuah
media lebih ramping, seperti laporan atau proposal menyajikan pesan satu
dimensi datar.
Banyak faktor membantu Anda memutuskan mana dari saluran yang ditunjukkan
pada Gambar 2.2 yang paling tepat untuk menyampaikan pesan tempat kerja
Saluran
Blog
Baik Digunakan
Ketika seseorang perlu untuk menyajikan informasi
digital dengan mudah sehingga tersedia untuk orang lain
.
Bila kita membutuhkan umpan balik , tetapi tidak
segera. Kurangnya keamanan membuatnya bermasalah
untuk
pribadi,
Percakapan
emosional, atau pesan privat.
Bila kita memerlukan media interaktif yang kaya.
tatap muka
Berguna untuk persuasif, berita buruk, dan pesan pribadi
Pertemuan
.
Ketika keputusan dan konsensus kelompok penting.
kelompok
Fax
Efisien untuk hanya mendistribusikan informasi .
Ketika pesan kita harus menyeberangi zona waktu atau
batas-batas internasional, ketika catatan tertulis adalah
Instant
signifikan, atau bila kecepatan itu penting.
Ketika kita sedang online dan membutuhkan respon
Message
cepat. Berguna untuk belajar apakah seseorang tersedia
Surat
untuk percakapan telepon.
Ketika catatan tertulis atau formalitas diperlukan,
terutama dengan pelanggan, pemerintah, pemasok, atau
orang lain di luar organisasi .
Bila kita ingin catatan tertulis dengan jelas menjelaskan
Memo
kebijakan,
mendiskusikan
prosedur,
atau
Panggilan
mengumpulkan informasi dalam sebuah organisasi .
Bila kita perlu untuk menyampaikan atau
Telepon
mengumpulkan informasi dengan cepat, ketika isyarat
nonverbal tidak penting, dan ketika kita tidak bisa
Laporan
bertemu langsung.
atau Ketika kita memberikan data yang cukup besar baik
usulan
Pesan suara
internal maupun eksternal .
Bila Anda ingin meninggalkan informasi penting atau
rutin yang penerima dapat menanggapi ketika tidak
Video
sibuk.
atau Ketika konsensus kelompok dan interaksi yang penting
teleconference
Wiki
tetapi anggota secara geografis tersebar.
Ketika informasi digital harus dibuat tersedia untuk
orang lain. Berguna untuk kolaborasi karena peserta
dapat dengan mudah menambah, menghapus, dan
mengedit konten.
Beralih ke Saluran Cepat
Teknologi dan persaingan terus mempercepat laju bisnis saat ini.
Akibatnya, komunikator yang beralih ke cara yang lebih cepat bertukar informasi.
Dalam bisnis masa lalu, pesan dalam organisasi disampaikan sebagian besar
melalui memo. Tanggapan biasanya akan membutuhkan waktu beberapa hari.
Namun, itu terlalu lambat untuk komunikator saat ini. Mereka ingin jawaban dan
tindakan secara cepat. Ponsel, instant messaging, fax, Situs web, dan khususnya
e-mail dapat memberikan informasi yang lebih cepat dari saluran tradisional bisa
komunikasi. Dalam banyak organisasi, memo masih ditulis, terutama untuk pesan
yang memerlukan persuasi, permanen, atau formalitas. Memo juga dipersiapkan
sebagai lampiran e -mail pesan-pesan. Jelas, saluran pilihan bagi komunikator
perusahaan hari ini adalah e -mail. Sangat mudah, cepat, dan murah. Dengan
demikian, sedikit memo yang ditulis. Sedikit surat kepada pelanggan juga yang
ditulis. Itu karena banyak fungsi layanan pelanggan kini dapat dilayani melalui
situs web atau melalui e-mail. Apakah pilihan channel anda adalah e-mail, memo,
atau laporan, anda akan menjadi penulis yang lebih efektif jika anda
menghabiskan waktu yang cukup pada tahap prapenulisan.
Mengganbarkan Audiens
a. Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih
mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga,
reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya
bisa diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer. Apabila penerima terdiri dari beberapa
orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak
sebagai pengambil keputusan.
.c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens. Jumlah penerima juga
memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada
satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak
orang.
d. Mengukur tingkat pemahaman audiens. Apabila penerima memiliki latar
belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap
memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu pesan.
e. Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens. Pesan yang baik akan mampu
memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima
merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu
diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens,
yaitu:
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens. Tidak semua audiens
pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Informasi
tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan
informasi yang tidak disadari oleh audiens.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens. Ujilah
kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H
(Who, What, Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. Dalam bisnis,
ketepatan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat
komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan
matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada
gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens. Pesan yang
bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau
perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan
kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan
komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional
audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topik, pokok
yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah merupakan
ide-ide pendukung (supporting idea). Topik dan ide pokok merupakan dua hal
yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangakan ide pokok
adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan
pengalaman dan kretifitas. Ada tiga teknik atau cara yangdapat digunakan untuk
menentukan ide pokok:
1. Brainstorming. Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarka pikiran
mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh
dengan cara tersebut akan lebih berfariatif, baru, dan orisinil.
2. Petunjuk atasan. Dalam organisasi yang menganut sistem senioritas,
para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3. Kebiasaan. Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian yang berulangulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan
ide pokok dilakukan berdasarkan kebiasaan.
Adaptasi dengan Tugas & Audience
Setelah menganalisis tujuan, anda harus menyampaikan tujuan anda untuk
audiens. Adaptasi adalah proses membuat pesan yang mudah dipahami oleh
audiens. Salah satu aspek penting dalam adaptasi yaitu nada. Pesan disampaikan
secara garis besar berdasarkan kata-kata, nada mempengaruhi bagaimana
penerima memahami pesan yang disampaikan.
Komunikator yang terampil membuat nada positif dalam pesan. Aspek
penting dalam adaptasi kepada audiens yaitu melihat dari manfaat yang diperoleh
audiens, sikap, suara percakapan dan menggunakan ekspresi yang positif. Teknik
tambahan menggunakan bahasa sederhana yang mudah dimengerti.
1. Manfaat yang diperoleh Audiens
Berfokus pada penonton terdengar seperti ide yang modern. Tetapi,
salah satu negarawan Amerika dan penulis mengakui prinsip dasar
penulisan ini lebih dari 200 tahun yang lalu. Dalam menggambarkan
menulis efektif, Ben Franklin mengamati, "untuk menjadi baik, seharusnya
memiliki kecenderungan untuk menguntungkan pembaca." Kata-kata bijak
ini telah menjadi pedoman dasar bagi komunikator bisnis saat ini.
Memperluas pada nasihat Franklin, seorang konsultan komunikasi
kontemporer memberikan nasihat yang solid ini kepada klien bisnisnya:
"Selalu menekankan manfaat untuk para penonton, dari apapun yang anda
coba untuk mendapatkan mereka untuk melakukan sesuatu hal. Jika anda
dapat menunjukkan kepada mereka bagaimana cara anda membantu
mereka memenuhi tujuan mereka, anda berarti dapat menyampaikan pesan
tersebut dengan sempurna.
Beradaptasi pesan yang anda sampaikan dengan kebutuhan
penerima berarti menempatkan diri pada posisi orang itu. Ini disebut
empati. Empati mencoba untuk memberikan sesuatu ke penerima,
memecahkan masalah penerima, menghemat uang penerima, atau hanya
memahami perasaan dan posisi orang tersebut. Pesan berikut ini lebih
menarik yang mana bagi penonton?
Contoh Fokus pada Pembicara
Departemen sumberdaya manusia mensyaratkan bahwa kuesioner
tertutup segera selesai sehingga kita dapat mengalokasikan dana
sumber daya pelatihan untuk karyawan.
Garansi kami menjadi efektif hanya ketika kita menerima
pendaftaran seorang pemilik.
Kami bangga untuk mengumumkan antivirus baru perangkat lunak
kami yang kami piker adalah yang terbaik di pasar!
Contoh Fokus pada Audiens
Dengan mengisi kuesioner tertutup, anda bisa menjadi salah satu
karyawan
pertama
yang mendaftar
untuk mendapat
dana
sumberdaya pelatihan kami.
Garansi mulai bekerja untuk anda, setelah anda kembali
mendaftarkan kepemilkan.
Sekarang anda dapat yakin bahwa semua komputer akan
terlindungi dari virus dengan menggunakan antivirus kami.
2. Pandangan Audiens
Jadi, kita fokus pada pandangan audiens bukan dari pandangan diri sendiri.
Contoh :
Pandangan Diri Sendiri
Saya telah memberikan izin kepada anda untuk menghadiri
seminar komunikasi
Pandangan Audiens
Anda dapat menghadiri seminar untuk meningkatkan keterampilan
komunikasi.
3. Percakapan tetapi Profesional
Kebanyakan pesan instan, pesan e-mail, surat-surat bisnis, memo,
dan laporan menggantikan percakapan. Terkadang mereka ceroboh dan
menggunakan
percakapan
yang
tidak
profesional.
Seharusnya
meskipun menggukanan e-mail tetap menggunakan kalimat yang
profesional.
Contoh :
Percakapan tidak Profesional
Hei bos, Firewall sekarang terinstal! btw, periksa dengan saya
sebelum mengumumkannya.
Percakapan Profesional
Mr.Smith, software firewall baru kami sekarang terinstal. Silakan
periksa dengan saya sebelum mengumumkannya.
4. Bahasa/Kalimat yang Positif
Menggunakan kalimat yang positif pada saat berbicara.
Contoh :
Negatif
Anda gagal untuk memasukkan nomor kartu kredit anda, sehingga
kami tidak dapat mengirimkan pesanan anda.
Positif
Kami berharap dapat menyelesaikan pesanan anda segera setelah kami
menerima nomor kartu kredit anda.