LAPORAN MONEVIN 2015-2016 SIKLUS II
LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI
INTERNAL (MONEVIN) TAHUN AKADEMIK 2015/2016
Oleh : UNIT PENJAMINAN MUTU POLITEKNIK INDONUSA SURAKARTA 2016
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL POLITEKNIK INDONUSA SURAKARTA TAHUN AKADEMIK 2015/2016 SIKLUS II
Surakarta, 09 September 2016 Menyetujui
Ketua UPM Direktur Ir. Suci Purwandari, MM
Dwi Iskandar, S.Kom
KATA PENGANTAR
Laporan Hasil Monitoring Kinerja dan Evaluasi Politeknik Indonusa Surakarta tahun akademik 2015/2016 siklus II dapat diselesaikan.
Laporan ini dibuat sebagai pertanggungjawaban atas pemenuhan semua kewajiban Politeknik Indonusa Surakarta sebagai bentuk pengendalian mutu perguruan tinggi yang berkelanjutan. Tujuan dari dibuatnya laporan ini adalah untuk membantu dan memudahkan unsur pimpinan Politeknik Indonusa Surakarta (Direktur, Wakil Direktur) dan seluruh kepala unit, Satuan Pengawasan Internal untuk meningkatkan mutu layanan, dalam rangka pencapaian Visi dan Misi Institusi. Terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta untuk terwujudnya kegiatan ini.
Surakarta, 09 September 2016 Ketua Unit Penjaminan Mutu,
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan Kata Pengantar Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN .................................................................................
4 A. Latar Belakang ..................................................................................
4 B. Tujuan Monitoring dan Evaluasi ......................................................
4 C. Pelaksanaan .......................................................................................
4 BAB II HASIL MONITORING & EVALUASI .............................................
6 BAB III KESIMPULAN & REKOMENDASI..................................................
12 LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Monitoring dan evalusi dilaksanakan oleh Politeknik Indonusa Surakarta melalui 2
siklus. Pelaksanaan tahun akademik berjalan wajib dilakukan monitoring dan evaluasi untuk menjamin target-target dan seluruh kegiatan perguruan tinggi dijalankan dengan baik. Unit Penjaminan Mutu bertugas menjalankan fungsi pengawasan terhadap mutu kinerja perguruan tinggi secara keseluruhan. Kegiatan monitoring dan evaluasi internal merupakan salah satu rangkaian penjaminan mutu yang digunakan untuk melakukan fungsi pengawasan.
Selain itu, tatacara ini diharapkan akan memudahkan pencapaian outcomes dan penyebaran good practices ke seluruh unit kerja di lingkungan Politeknik Indonusa Surakarta. Pada akhirnya, diharapkan Politeknik Indonusa Surakarta memiliki kapasitas dan kemampuan yang lebih baik dalam mengelola proses perencanaan, memberikan layanan akademik dan administrasi sesuai dengan kebutuhan dan daya saing perguruan tinggi. Dengan Monev ini diharapkan kinerja Politeknik Indonusa Surakarta dapat dipantau, diidentifikasi keunggulan dan kelemahannya. Perbaikan terus menerus dapat dilaksanakan untuk menjamin pertumbuhan dan perkembangan institusi.
B. Tujuan Monitoring dan Evaluasi
Pelaksanaan Monev Internal Siklus 1 bertujuan untuk memantau, mengidentifikasi dan menilai kinerja Politeknik Indonusa Surakarta terkait dengan :
1. Program Kerja Tahun Akademik 2015-2016
2. Persentase kemajuan implementasi, kesesuaiannya serta pengelolaan program
3. Masalah-masalah yang dihadapi institusi, termasuk upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, sehingga dapat diberikan masukan untuk perbaikan implementasi pada tahap berikutnya.
C. Pelaksanaan
1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan monitoring dan evaluasi berlangsung mulai tanggal 31 Agustus 2016 sampai dengan tanggal 07 September 2016.
2. Prosedur Pelaksanaan
a. Unit pengkajian dan pengembangan mutu yang berada di bawah UPM menentukan instrumen yang akan digunakan dalam monev sesuai sasaran yang telah ditetapkan
b. Unit pengkajian dan pengembangan mutu membuat jadwal monev, monevin akademin dan non akademik dilaksanakan 6 bulan sekali dalam tahun akademik berjalan
c. Sebelum unit pengkajian dan pengembangan mutu melaksanakan kegiatan monev kepada unit-unit kerja terkait, dilakukan auddiensi terhadap unit kerja terkait.
d. Unit pengkajian dan pengembangan mutu melakukan analisis terhadap temuan monev dan membuat laporan e. Laporan monev disampaikan kepada direktur dan unit kerja terkait sebagai bahan rekomendasi tindak lanjut untuk perbaikan
BAB II HASIL MONEVIN A. Prosentase Pencapaian Program Kerja Program Studi Hasil monitoring dan evaluasi program kerja program studi tahun akademik
2015-2016 siklus II dapat disimpulkan sebagai berikut :
120 100
80 Manajemen In-
60 formatika Komunikasi Massa
40 Mesin Otomotif Perhotelan
20 Farmasi
Gambar 2.1 Prosentase Pencapaian Program Kerja Program StudiProgram kerja pada program studi terdiri dari 7 program antara lain : Program 1 = Peningkatan kualitas PBM Program 2 = Peningkatan kualitas kemahasiswaa Program 3 = Peningkatan sarana dan prasarana Program 4 = Peningkatan kualitas SDM Program 5 = Peningkatan mutu manajemen prodi Program 6 = Bidang Penelitian Program 7 = Bidang Pengabdian kepada masyarakat
Penetapan 7 program kerja bagi program studi merupakan turunan dari standar- standar Ban-PT dan standar perguruan tinggi yang telah ditetapkan. Berdasarkan
gambar 2.1 dapat disimpulkan antara lain :1. Dari ke 7 program, program ke 5 (peningkatan mutu manajemen prodi) memiliki peringkat yang rendah. Artinya, kelima program studi belum mampu menerapkan program 5 atau peningkatan mutu manajemen prodi. Terlihat hanya 2 prodi yang menerapkan peningkatan mutu manajemen prodi, namun hanya pada prosentase yang kecil yaitu 20%.
2. Program 6 dan 7 juga menempati posisi peringkat 3 terendah secara keseluruhan program. Hanya 3 program studi yang telah menerapkan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam program kerja tahunan mereka. Artinya, 3 program studi ini tidak hanya memerhatikan dari sisi pendidikan, namun telah bertanggung jawab terhadap kegiatan PPM pada tingkat program studi.
3. Penilaian kinerja program studi berdasarkan program kerja dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Berdasarkan tingkat ketercapaian program kerja secara berurutan peringkat tertinggi adalah program studi manajemen informatika, mesin otomotif, farmasi, perhotelan dan komunikasi massa.
b. Berdasarkan kelengkapan pembuatan program kerja tahunan dari program 1 s/d program 7 adalah program studi perhotelan. Meskipun prosentase ketercapaiannya rendah, namun ke 7 program kerja telah ditetapkan dengan baik dan realistis. Kelengkapan program kerja secara berurutan peringkat tertinggi sebagai berikut : perhotelan, komunikasi massa, mesin otomotif, manajemen informatika dan farmasi.
B. Prosentase Pencapaian Program Kerja Unit
Hasil monitoring dan evaluasi program kerja unit tahun akademik 2015-2016 siklus II dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Wakil Direktur I
120 100
80
60
40
20 Gambar 2.2 Prosentase Pencapaian Program Kerja Wakil Direktur I
Wakil Direktur I bertanggung jawab pada 6 program antara lain pengembangan institusi, program studi, BAAK, UPPM, Perpustakaan dan Kompetensi Lulusan. Jika dilihat pada gambar 2.2 maka dapat disimpulkan bahwa ketercapaian dari keenam program inti peringkat tertinggi adalah perpustakaan, kompetensi lulusan dan BAAK yang mencapai 50% – 70% ketercapaian. Pengembangan program studi baru mencapai 40%, institusi 20% dan yang terendah pengembangan pada UPPM di bawah 20%.
2. Wakil Direktur II
120
80
40 Gambar 2.3 Prosentase Pencapaian Program Kerja Wakil Direktur II
Program inti oleh Wakil Direktur II antara lain pengurusan dan pengembangan JAFA, Sertifikasi dan Peningkatan Etos dan Prestasi Kerja.
Selama 6 bulan berjalan ketercapaian program kerja dapat dilihat tertinggi pada peningkatan sertifikasi dosen sebesar 50%. Artinya, 50% program telah berjalan.
Sedangkan tingkat ketercapaian terendah adalah peningkatan jabatan fungsional dosen sebesar 25%.
3. Wakil Direktur III
120 100
80
60
40
20 t a a a as w wa w ka sw is is is ra t N si as as as ka ya ha ah ah Be ng as
Ma M M Ti M s ll n an ki an ita at aa di fts tiv gi
ar
abSo ju ea Ke ng n n Kr Ke ta Pe n ta ka ta ka ng ka ng ni ni ng
Pe ni Pe Pe
Gambar 2.4 Prosentase Pencapaian Program Kerja Wakil Direktur IIIEnam program inti pada Wakil Direktur III antara lain : peningkatan softskill mahasiswa, kreativitas mahasiswa, kegiatan mahasiswa, kejuaraan tingkat nasional, beasiswa dan pengabdian masyarakat. Berdasarkan ke enam program tersebut di atas 4 program telah lebih dari 50% terpenuhi. Program kejuaraan tingkat nasional pada enam bulan berjalan masih di bawah 50%, lebih tepatnya hanya sebesar 25%.
4. Unit Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
120 100
80
60
40
20 Gambar 2.5 Prosentase Pencapaian Program Kerja UPPM
Program kerja inti UPPM terdiri dari 11 program peningkatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat antara lain : pembuatan Rencana Induk Penelitian, Peningkatan Sarpras, Jumlah Penelitian, Jumlah PkM, Jurnal Ilmiah, Workshop & Pelatihan, Sosialisasi jurnal, Mitra Bestari, Publikasi Eksternal dan Penguatan Dokumen UPPM. Berdasarkan gambar 2.5 program kerja UPPM selama enam bulan berjalan masih banyak terpenuhi, 4 dari 11 program inti belum dilaksanakan sama sekali, sehingga tidak terdapat progres. 4 program lainnya berada di bawah 50% ketercapaian antara lain peningkatan jumlah penelitian, jumlah PkM, publikasi eksternal dan penguatan dokumen UPPM.
5. Perpustakaan
NO KEGIATAN TARGET CAPAIAN
Sudah terpenuhi untuk koleksi Program Studi Manajemen Informatika
6 Angket Kepuasan Mahasiswa dalam Pelayanan Perpustakaan
Sudah terlaksana
Dokumen laporan pengunjung dan peminjaman buku koleksi perpustakaan
8 Laporan Rutin Perpustakaan
Sudah terlaksana bulan Juli Seminar Nasional di UNIKA SOEGIJAPRANATA
Terbangunnya pemikiran yang komprehensip guna meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan
7 Pelatihan/Seminar Tenaga Perpustakaan
Sudah terlaksana
Meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pemustaka
Tersedianya buku yang layak bagi pemustaka Sudah terpenuhi dengan adanya stock opname dan pemeliharaan bahan pustaka yang rusak
2 Peningkatan Jurnal yang terakreditasi oleh Lembaga Resmi (Dikti, LIPI, dll)
1 Peningkatan Buku Teks dan Handbook Masing-masing Program Studi memiliki jumlah buku teks lebih dari 300 judul dan jumlah copy lebih dari 900 buku (1 judul, 3 eksemplar)
Program Studi Perhotelan berlangganan 2 Majalah Ilmiah, Program Studi lain belum terpenuhi dan belum berlangganan
Masing-masing Program Studi memiliki lebih dari 4 majalah ilmiah
4 Peningkatan Majalah Ilmiah
Sudah terpenuhi untuk Program Studi Perhotelan, Manajemen Informatika dan Komunikasi Massa
Masing-masing Program Studi memiliki lebih dari 4 jurnal internasional
3 Peningkatan Jurnal Internasional
Belum terpenuhi dan belum berlangganan dikarenakan sulit untuk menemuka n jurnal yang masih berlaku masa akreditasinya
Masing-masing Program Studi memiliki lebih dari 6 jurnal terakreditasi
5 Pengelolaan Bahan Pustaka
6. Unit Penjaminan Mutu
14 Workshop penyusunan standar kompetensi lulusan Tersusunya standar kompetensi berdasarkan KKNI untuk 4 Prodi
Setiap 6 bulan sekali Belum terlaksana
11 Pelaporan Keaktifan kehadiran Mahasiswa dan Dosen serta evaluasi Mahasiswa ke Dosen
100% didapatkan keaktifan kehadiran Mahasiswa dan Dosen serta 100% evaluasi penilaian Mahasiswa ke Dosen
Terlaksana 100%
13 Pembuatan SIM UPM Terimplementasi dengan baik
Terlaksana 100%
Belum terlaksana
Terlaksana 100%
15 Workshop penyusunan standar pendidik dan kependidikan
Tersusunya standar pendidik dan kependidikan
Belum terlaksana
16 Pengajukan HAKI untuk Dosen Prodi
Pengajuan HAKI masing- masing 2 Dosen perprodi Terlaksana 100%
17 Pelatihan Refresing ISO 9001:2008
10 Pertemuan dengan pengurus kelas mengenai tindak lanjut dari saran Mahasiswa
9 Pelaporan hasil dari kotak saran Mahasiswa Ditindaklanjuti setiap bulan
N O KEGIATAN TARGET CAPAIAN
50% Audit internal terlaksana
1 Pelaporan evaluasi kinerja Dosen
Pelaporan 90% berjalan dengan baik Berjalan dengan baik 100%
2 Usulan Perubahan Dokumen Usulan dan penambahan SOP 1 semester sekali
Tidak ada divisi yang mengajukan penambahan SOP
3 Tinjauan Manajemen Satu semester sekali Belum terlaksana
4 Audit Internal Semua Unit 100% Teraudit semua divisi
5 Revisi Hasil Audit Internal Perbaikan dari hasil temuan setelah Audit internal (100%)
Belum terlaksana
50% Audit internal terlaksana
6 Pembuatan Program Kerja Gugus Mutu
100% Telah tersusun Belum terlaksana
7 Pemantauan Kinerja Gugus Mutu 80 % program kerja gugus mutu terlaksana
Belum terlaksana
8 Pelaporan evaluasi dari Gugus Mutu
Memberikan rekapitulasi hasil audit gugus mutu kepada UPM
Belum terlaksana
BAB III TEMUAN DAN REKOMENDASI Berdasarkan pada hasil monitoring dan evaluasi internal yang telah dilakukan,
terdapat beberapa temuan yang dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi antara lain :
NO Hasil Monev Rekomendasi
1 Program studi belum mampu menerapkan program 5 atau peningkatan mutu manajemen prodi
Budaya peningkatan mutu manajemen program studi diterapkan dengan baik, sehingga perlu diadakan sosialisasi template program kerja
2 Program studi belum ikut serta dalam pengembangan penelitian dan pengabdian kepada masyaraat
Dalam penulisan program kerja belum mengacu pada peraturan/kebijakan- kebijakan yang dimiliki institusi, sehingga diwajibkan bagi program studi untuk mengikuti Renip, renstra institusi, dll
3 Ketercapaian program kerja program studi pada 6 bulan pertama rata-rata masih berada pada prosentase di bawah 50%
Peningkatan pencapaian program kerja dengan monitoring setiap 3 bulan sekali dan evaluasi setiap 6 bulan sekali
4 Kendala dalam pencapaian program kerja dari beberapa unit adalah kurangnya budaya melaksanakan kegiatan dengan mengikuti program kerja, sehingga pada 6 bulan pertama masih banyak program kerja yang belum terpenuhi
Sosialisasi mengenai perencanaan dan realisasi program kerja bagi seluruh unit Hasil monitoring dan evaluasi menunjukkan bahwa 70% seluruh program kerja telah mencapai target. Namun pada sebagian program kerja belum memenuhi indikator-indikator yang telah ditetapkan oleh institusi. Penetapan program kerja harus lebih melihat kebijakan- kebijakan institusi seperti visi, misi, tujuan dan sasaran institusi, Renip, dan Renstra.
Selanjutnya untuk 30% program kerja yang tidak tercapai wajib menjadi bahan evaluasi pembuatan program kerja selanjutnya. Evaluasi bagi pengerjaan laporan agar supaya lebih mendetail pada setiap unit kerja. Evaluasi tidak difokuskan pada program kerja, namun indikator-indikator dari seluruh unit yang harus dicapai oleh perguruan tinggi untuk menghadapi akreditasi.