APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN P

BUKU TEORI DAN PRAKTEK KOM PUTER M S ACCESS

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
POLITEKNIK NEGERI MALANG

APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN

Drs. Bambang Soepeno, M M KOM , M M

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI MALANG
2012

HALAMAN PENGESAHAN
PENULISAN BUKU / MODUL
1. a. Judul

: APLIKASI MS ACCESS UNTUK DATA KARYAWAN

2. Data Pribadi Penulis :
a. Nama lengkap dan gelar

b. Jenis Kelamin
c. NIP/Golongan
d. Strata/ Jab. Fungsional
e. Jabatan Struktural
f. Fakultas/Jurusan
f. Bidang Ilmu
g. Alamat Kantor
h. Telp/Fax/email
i. Alamat Rumah
j. Telepon/Fax

: Drs. Bambang Soepeno. MMKom, MM
:L
: 195906171989101001 / Vb
: S2/Lektor Kepala
: Pembina
: Administrasi Bisnis
: Manajemen dan Komputer
: Jl. Soekarno Hatta No. 9 Malang
: 0341 – 404424 / 0341 – 404420 /

pheno_59@yahoo.com
: Jl. Candi Panggung Perum Taman Indah Soekarno
Hatta 86 Malang
: 0341- 40878 / 0341 – 400878

Menyetujui
Ketua jurusan Administrasi Bisnis,

Malang, September 2012
Penulis,

Drs. Heru Utomo, MELECCOMM
NIP. 19641208 199003 1 003

Drs. Bambang Soepeno, Mkom, MM
NIP. 19590617 198910 1 001

Mengetahui
Pembantu Direktur I,

Drs. Ludfi Djajanto, MBA
NIP. 19620421 198803 1 003

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

i

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur alhamdulillah atas petunjuk dan rahmat Nya,
sehingga dapat diselesaikan buku berjudul Buku Komputer Teori Dan Praktek Ms
Access modul “Aplikasi Ms Access untuk Data Pegawai”
Pada buku ini, kami sadari bahwa hasilnya masih jauh dari sempurna sehingga
terdapat banyak kekurangan. Oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati penulis
memohon saran dan kritik yang membangun dari pembaca.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang
diberikan, kepada yang terhormat:

1. Ir. Tundung Subali Patma, MT, selaku Direktur Politeknik Negeri Malang.
2. Drs. Heru Utomo, MELECCOMM, selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Malang.
3. Drs. Ludfi Djajanto, MBA, selaku Pembantu Direktur I Politeknik Negeri
Malang.
4. Semua

pihak yang

telah

memberikan

bimbingan, motivasi, bantuan dan

masukan sehingga dapat terselesaikannya buku ini.

Akhirnya dengan segala kerendahan hati, kami berharap semoga buku ini
dapat bermanfaat.

Malang, September 2012
Penulis

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................................... i
KATA PENGANTAR..................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ................................................................................................................. iii
1

BAB I

DATA BASE MANAGEMENT DAN MS ACCESS ...................................................... 1
1.1.

Data Base Managemen System ........................................................................ 1

1.2.

Konsep Database ............................................................................................. 3

1.3.

Perancangan Database ..................................................................................... 3

1.4.

Model Konseptual Database............................................................................. 4

1.5.

Pengertian Microsoft Access ............................................................................ 7

1.6.

Fasilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan Microsoft Access ...................... 8

1.7.

Mengaktifkan Microsoft Access....................................................................... 8

1.8.

Database dalam Microsoft Access .................................................................... 9

1.9.

Fasilitas Table.................................................................................................. 9

1.10. Fasilitas Queries ............................................................................................ 14
1.11. Fasilitas Forms .............................................................................................. 15
1.12. Fasilitas Reports ............................................................................................ 16
1.13. Fasilitas Macros ............................................................................................. 18
1.14. Fasilitas Modules .......................................................................................... 18
1.15. Mengakhiri Microsoft Access ........................................................................ 18
BAB II

20

PEMBUATAN FILE, TABLE DAN FORM ................................................................. 20
2.1.

Membuat File, Table dan Form ...................................................................... 20

2.2.

Membuat Database KARYAWAN_UDIKLAT ............................................. 21

2.3.

Membuat Tabel DATA_KARYAWAN ......................................................... 22

2.4.

Membuat Form Data Karyawan ..................................................................... 25

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

iii

BAB III

26

MENGOLAH DATA (FILTER, SORT DAN QUERY) ................................................ 26
3.1.

Filter .............................................................................................................. 26

3.2.

Sort ................................................................................................................ 26

3.3.

Query ............................................................................................................ 27
29

BAB IV

RELATIONSHIPS (MENGHUBUNGKAN TABLE) ................................................... 29
4.1

Relationships ................................................................................................. 29

4.2

Menggabung Dua Table Dalam Query ........................................................... 32

4.3

Menjalankan / Membuka Gabungan Dua Table Dalam Query ........................ 33

BAB V .......................................................................................................................... 34
MEMBUAT LAPORAN (REPORT) ............................................................................ 34
5.1.

Membuat Report / Laporan ............................................................................ 34

5.2.

Membuka Report / Laporan ........................................................................... 39

5.3.

Memperbaiki (Edit) Report / Laporan ............................................................ 39

BAB VI

40

MEMBUAT MACRO ................................................................................................... 40
6.1.

Membuat Macro ............................................................................................ 40

6.2.

Menjalankan Macro ....................................................................................... 41

6.3.

Mendesign ulang (Edit) Macro....................................................................... 41

BAB VII

42

SWITCBOAED MANAGER (MENU) ......................................................................... 42
7.1

Penyusunan Menu dengan Form .................................................................... 42

7.2

Penjalankan Menu dengan Form .................................................................... 44

7.3

Pengedit Menu dengan Form ......................................................................... 44

7.4

Membuat Menu dengan Switchboard ............................................................. 44

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

iv

BAB I
DATA BASE MANAGEMENT DAN MS ACCESS

Pembahasan materi praktek mata kuliah Aplikasi Macro Access, agar mudah
dipahami, maka harus ditunjang pemahaman teori terlebih dahulu, Dalam pembahasan
teori seorang mahasiswa harus dapat membaca dan mengerti peranan dokumen dasar,
pelaksanaan normalisasi, design database ( meliputi file database, table, query, form,
report dan macro), dan pembuatan program secara terintegrasi.
1.1.

Data Base Managemen System
Data Base Management System adalah struktur dan hubungan antar data yang
diatur dan dikelola oleh sebuah program aplikasi database.
Program Aplikasi akan melaksanakan proses input (memasukkan), edit
(memperbarui), delete (menghapus), menganalisis dan melaporkan data.
Sebagai contah program aplikasi adalah Microsoft Access, aplikasi ini bukanlah
yang paling cepat atau paling hebat, melainkan yang paling mudah dari yag ada.
Sistem manajemen Database dapat diartikan sebagai berikut :

 Database adalah sekumpulan informasi yang berhubungan untuk tujuan
tertentu, seperti database pelanggan, database karyawan dll

 Basis Data (database) yaitu kumpulan dari sejumlah data yang tidak terbatas.

 Disistemkan, yang berarti distrukturkan dan diatur berkaitan antar data-data
tersebut, dan yang menstrukturkan dan mengaturnya adalah program perangkat
lunak.

Secara lebih specifik, sistem manajemen Database adalah untuk menciptakan
pengelolaan data yang bericirikan sebahgai berikut :
Memudahkan Pengaksesan Data, meretrieve data dari sejumlah data dengan
cara yang cepat dan hasilnya benar.
Mengurangi redudansi dan Inkosistensi data, Mengurangi redudansi ( lebih
data / data overload ) dan inskonsistensi data yaitu :

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

1

Kemampuan untuk menyimpan data yang sama di satu tempat yang sama dan
kemampuan untuk memanipulasi data.
Penyimpanan data yang sama pada tempat berbeda dapat memungkinkan
terjadinya inkonsistensi data yang dapat menimbulkan problem pada saat
manipulasi data.
Mengisolasikan data untuk distandarisasikan, menstrukturisasi data dan
menyeragamkan data.
Masalah dalam database yang biasa timbul adalah apabila data yang tersimpan
dalam file dalam format yang tidak seragam. Hal tersebut menimbulkan kesulitan
dalam merancang program aplikasi yang diperlukan

untuk mengakses dan

mengelola data yang diperlukan. Oleh karena itu, sistem manajemn database dan
program aplikasi digunakan untuk mengelola dan mengolah penstrukturan dan
penyeragaman data tersebut.
Mudah digunakan oleh banyak pemakai, Sitem Manajemen Database beserta
program perangkat lunam dapat digunakan untuk berbagai sumber daya atas
database. Sitem Manajemen Database yang demikian digunakan untuk tujuan
effisiensi, yaitu suatu sumber database yang digunakan oleh beberapa orang dalam
waktu yang bersamaan maupun sumberdaya data yang efisien.
Mengamankan data, Sitem Manajemen Database mampu membatasi spesifikasi
pemakai dan membatasi sumber database yang diakses oleh pemakai. Tidak semua
orang diperbolehkan untuk mengakses semua data. Tujuan database yang
demikian ini digunakan untuik menjaga kerahasian data maupun untuk menjaga
tidak rusaknya database dari akses yang tidak diotorisasi.
Menjaga integrasi data, Program Aplikasi dan Sitem Manajemen Database dapat
digunakan

untuk

mengintegrasikan

beberapa

data

yang

terpisah-pisah.

Konsekuensinya hubungan antar data tersebut harus diketahui sebaik-baiknya
sehingga dapat digunakan untuk merancang program yang effisien.
Menciptakan Independensi data, masalah ini berhubungan dengan Sitem
Manajemen Database dan Program Aplikasi. Apabila suatu data berubah struktur
datanya, maka program aplikasinya digunakan untuk memanipulasi tanpa harus
merubah seluruh data.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

2

1.2.

Konsep Database
Database merupakan kelompok fakta atau keterangan yang diatus berhubungan
dengan pengolahan data, penyediaan informasi dan menggunakan referensi.
Sebuah database didalam microcoft access adalah sekumpulan data atau informasi
yang disimpan dalam table. Melalui Access, dapat diorganisasikan seluruh
informasi yang dimiliki, cukup dalam sebuah database. Didalam file tersebut,
informasi atau data dipisah pisahkan kedalam ruang penyimpanan yang disebut
Tabel. Tabel – table tersebut terdiri baris (disebut record) dan kolom (disebut
field). Sebuah field dapat berisi nama, alamat, kota atau jenis informasi lain.
Dari table dapat ditampilkan atau diambil data yang diperlukan dengan memakai
fasilitas Query (dynaset – kumpulan informasi yang dinamis)
Untuk dapat menampilkan data sehingga dapat melihat, menambah dan
memperbarui isi dari table dapat digunakan fasilitas Form.
Untuk dapat menampilakan dan mencetak informasi yang berasal dari table atau
query dapat menggunakan fasilitas Report.

1.3.

Perancangan Database
Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama
dalam merancang database adalah bagaimana merancang database dapat
memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang.
Perangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model phisik.
Perancangan model konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya
berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi. Ketika menentukan entity dan
relasinya dibutuhkan analisa data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di
masa mendatang.
Pendekatan model konseptual, beberapa konsep pendekatan relational digunakan,
namun tidak berarti konsep ini nantinya diimplementasikan ke model relational
saja tetapi dapat juga dipakai pada model hirarki dan model network.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

3

1.4.

Model Konseptual Database
Perancangan model konseptual tinjauan dilakukan pada struktur data dan relasi
antara file
Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah
menggunakan model data relational.
Terdapat dua buah teknik
a.

Teknik Normalisasi

b.

Teknik Entity Realationship

.TEKNIK NORMALISASI
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi table –
table yang menunjukkan entity ( Tabel ) dan relasinya.
Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan
pada

saat

menambah/insert,

mengahapus/delete,

mengubah/update,

membaca/retrive pada satu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut
maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa table lagi atau dengan kata lain
perancangan belum mendapat data basei yang optimal.
Isitilah – istilah dalam Realational Database.
Itsilah

Definisi

Relational Database

Access

Entiti

Tabel

Orang, Tempat atau konsep yang dibutuhkan untuk menyimpan
informasi.

Atribut

Field

Bagian dari informasi yang mendifinisikan entiti

Relationship

Relationship

Hubungan antar dua entiti

Primary Key

Primary Key

Atribut atau kumpulan atribut yang mengidentifikasikan kejadian
khusus pada sebuah entiti. Primery key mengidentifikasikan baris
atau record khusus dalam table yang unik.

Candidate Key

Candidate Key

Atribut atau kumpulan atribut yang dibutuhkan primery key, tetapi
tidak padat digunakan seperti primery key.

Foreign Key

Foreign Key

Atribut atau kumpulan atribut yang mengidentifikasikan entiti yang
dimana entiti lain dihubungkan.

Aturan Bisnis Key

Triggers

Suatu kondisi dimana foreign key dapat diselipkan, diupdate, atau
dihapus

Domain

Definisi dari sebuah kolom atau atribut.
Biasanya mendekripsikan tipe data, panjang, format, keunikan dan
lain-lain.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

4

Bentuk Tidak Normal
Merupakan bentuk data yang akan direkam,

tidak ada keharusan mengikuti suatu

format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Bentuk data seperti ini
diperoleh apa adanya sesuai saat pengumpulan data.
Bentuk Normalisasi Kesatu (1NF/First Normal Form)
Bentuk Normal Kesatu mempunyai cirri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file
datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field – field
berupa atomic value (nilai data terkecil).
Tidak ada set atribut (field) yang berulang ulang atau atribut bernilai ganda
(multivalue). Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan data yang
mempunyai arti mendua.
Contoh Bentuk Normalisasi Kesatu :
Data Kelas,
Kelas 3 A, untuk klas Fisika Instrukturnya adalah Suroso
Kelasa 3 C, untuk klas Matematika instrukturnya adalah Paulus
Kelas 3 B, untuk klas Komputer instrukturnya adalah Bagus
Untuk data diatas dapat dilaksanakan bentuk Nomalisasi kesatu, sebagai berikut
Atrubut / Field :
Kode_Kelas, Nama_Kelas dan Instruktur
Tabel/ Entity :
Kelas
Sehingga secara keseluruhan dapat dituliskan 1NF sebagai berikut :
Kelas (Kode_Kelas, Nama_Kelas,Instruktur)
Dengan data :
Kode_Kelas

Nama_Kelas

Instruktur

1234

Fisika

Suroso

1244

Matematika

Paulus

1254

Komputer

Bagus

Data diatas merupakan bentuk 1NF karena tidak ada yang berganda dan tiap attribute
satu pengertian yang tunggal.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

5

Bentuk Normalisasi Kedua (2NF / Second Normal Form)
Bentuk Normal Kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memnuhi criteria
bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada
kunci utama/primery key.
Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field.
Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili attribute lain yang menjadi anggotanya.
Contoh :
Terdapat data siswa
No_Siswa

Nama

Wali_Studi

Kelas1

Kelas2

22354001

Basuki

Karman

1234

1244

22345002

Nia

Rizki

1234

1254

Kelas3

1244

Terdapat data kelas
Kode_Kelas

Nama_Kelas

Instruktur

1234

Fisika

Suroso

1244

Matematika

Paulus

1254

Komputer

Bagus

Bentuk Normal Kesatu dari kedua data diatas adalah sebagai berikut :
No_Siswa

Nama

Wali_Studi

Kode_Kelas

22354001

Basuki

Karman

1234

22354001

Basuki

Karman

1244

22345002

Nia

Rizki

1234

22345002

Nia

Rizki

1254

22345002

Nia

Rizki

1244

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

6

Bentuk Normal Kedua ( 2NF) dari data diatas adalah sebagai berikut :
RELASI Siswa,
No_Siswa

Nama

Wali_Studi

22354001

Basuki

Karman

22345002

Nia

Rizki

RELASI AmbilKelas,
No_Siswa

Kode_Kelas

22354001

1234

22354001

1244

22345002

1234

22345002

1254

22345002

1244

1.5.

Pengertian Microsoft Access
Menurut Catapult dalam bukunya Step by Step Microsoft Access 2000

Microsoft Access adalah yaitu “ Sistem manajemen database yang canggih yang bisa
dipergunakan

secara

efisien

untu

menampilkan

dan

mengelola

database.”(Catapult,1999:xii).
Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi database yang paling
lengkap dan canggih saat ini yang dibuat Microsoft Cooperation dari Amerika Serikat.
Dengan menggunakan Microsoft Access kita dapat merancang, membuat, mengelola
database secara mudah sehingga membantu penyelesaian pekerjaan kantor dengan cepat
dengan hasil yang memuaskan.
Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan
dengan suatu obyek, topik atau tujuan khusus tertentu. Beberapa keuntungan yang
diperoleh dalam menggunakan program Microsoft Access antara lain:
1. Dapat mengolah data dengan baik.
2. Mudah penggunaannya dan memperoleh hasil yang akurat.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

7

3. Kita dapat membuat desain tampilan report maupun form dengan lebih baik dan
mudah.
4. Dapat menghasilkan informasi dengan cepat karena tidak perlu menuliskan
perintah-perintah (bahasa program) untuk menampilkan informasi tertentu.

Ini

memudahkan user karena tidak perlu menghapalkan perintah-perintah yang rumit.
1.6.
1.

Fasilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan Microsoft Access
Komputer Pentium 166 (minimal), diatas itu akan lebih baik misalnya Pentium II
atau Pentium III.

2.

Komputer dengan Windows 97, Windows 98 atau Windows 2000.

3.

RAM 16 MB (minimal), di atas itu akan lebih baik misalnya 32 MB atau 64 MB.

4.

VGA Card 1 MB (minimal), di atas itu akan lebih baik misalnya 4 MB atau 8 MB.

5.

Hard Disk 1,2 GB (minimal), di atas itu akan lebih baik misalnya 3,2 GB atau 6,4
GB.

1.7.

Mengaktifkan Microsoft Access
Untuk memulai atau membuka program aplikasi Microsoft Access adalah

sebagai berikut:
1. Nyalakan komputer sampai desktop windows tampil di layar komputer.
2. Klik tombol Start Menu pada taskbar.
3. Pilih menu Program Office.
4. Klik Microsoft Access, maka akan muncul kotak dialog Microsoft Access:

 Blank Access Database, untuk membuat sebuah database yang masih
kosong.

 Access database wizards, pages, and projects, untuk membuat sebuah
database baru dengan berdasarkan fasilitas wizards, pages, and project
yang sudah disediakan oleh Microsoft Access.

 Open an existing file, untuk membuka file database yang telah dibuat
sebelumnya.
5. Pilih salah satu yang diinginkan dan klik OK.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

8

6. Jika kita akan membuat file database baru, maka klik menu Blank Access
database, kemudian ketikkan nama file database pada kotak File Name, lalu klik
Create.
7. Jika database telah ada dan kita ingin mengaktifkannya kembali, maka cukup
klik Open an Existing File kotak dialog sebelumnya.
1.8.

Database dalam Microsoft Access
Database pada Microsoft Access dapat terdiri atas satu atau beberapa tabel,
query, form, report, makro, dan modul.
3.3.4.1 Tables
Tabel adalah “kumpulan data yang merupakan komponen utama pada
sebuah database.” (Diki Septanto,1998:579).

Tabel merupakan objek

pertama dalam sebuah database yang mengawali pembuatan suatu aplikasi
database.
1.9.

Fasilitas Table
Pembuatan tabel dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa macam cara.

Klik New pada kotak dialog database windows, maka akan muncul kotak Dialog New
Table yang berisi beberapa metode pembuatan tabel, antara lain:
a. Datasheet view
Pilihan ini akan membuat tabel dengan metode Datasheet View. Tabel ini memiliki
20 field dengan nama standar Field 1 sampai Field 20. Nama-nama field tersebut
dapat diganti sesuai dengan kebutuhan dengan mengklik kanan dua kali pada kepala
kolomnya lalu mengetikkan nama yang baru.
b. Design View
Ini adalah cara pembuatan tabel yang paling kompleks. Metode Design View akan
menampilkan nama field (Field Name), jenis datanya (Data Type), serta sebuah
kolom keterangan (Description) yang merupakan kolom optional (boleh tidak diisi).
Teks yang dituliskan pada kolom description nantinya akan terlihat pada Status Bar
sebagai keterangan, ketika field yang bersangkutan sedang dipilih pada tabel atau
form.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

9

c. Table Wizard
Fasilitas wizard ini akan membuat tabel dengan mengikuti tahap-tahap pembuatan
tabel berdasarkan format aneka tabel yang disediakan oleh Microsoft Access dan
kita tinggal memilih yang sesuai dengan kebutuhan.
d. Import Table dan Link Table
Kedua pilihan ini memungkinkan untuk memasukkan data ke dalam tabel yang
berasal dari aplikasi-aplikasi windows lainnya seperti MS. Word, MS. Excel, dan
sebagainya.
Data Field
Tiap field pada tabel harus didefinisikan jenis datanya. Dalam Microsoft Access
terdapat berbagai pilihan jenis data, antara lain:
a. Text
Jenis data ini dapat menerima huruf, angka, spasi, dan tanda baca. Sebuah feld
berisi jenis data teks dapat menampung sebanyak 255 karakter. Tatanan default
yang digunakan adalah 50 karakter.
b. Memo
Untuk menerima data teks sampai 65.535 karakter yang terdiri dari huruf, bilangan,
tanda baca serta simbol grafik.
c. Number
Untuk menerima digit, tanda minus dan titik desimal. Tipe data number mempunyai
5 pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.
d. Date/Time
Untuk menerima data nilai tanggal dan waku serta nilai tahun yang dimulai dari 100
sampai dengan 9999.
e. Currency
Hanya dapat menerima data berjenis angka dengan format mata uang.
f. Auto Number
Menyimpan nomor-nomor secara berurutan secara otomatis. Nomor 1 diketikkan
bagi record pertama, nomor 2 sebagai record nomor 2 dan seterusnya.
g. Yes/No

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

10

Tipe ini untuk menerima satu data dari dua nilai yang ada yaitu Yes/No, True/False
atau On/Off.
h. OLE Object
Untuk menerima sebuah image grafik, spreadsheet, foto digital, rekaman suara atau
video yang dapat diambil dari program aplikasi lain. Ukuran maksimum dari data
tipe OLE Object adalah 1 GB.
i.

Hyperlink
Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan bergaris bawah dan
grafik serta tipe data ini berhubungan dengan jaringan.

j.

Lookup Wizard
Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam suatu daftar. Data
tersebut dapat Anda ambil dari tabel maupun query.

Properti Data Type
a. Properti untuk Text
Ukuran field harus selalu dituliskan.

Nilainya berkisar antar 1-225, yang

menunjukkan jumlah karakter maksimum yang bisa disimpan oleh setiap record
(baris) pada field tersebut. Defaultnya adalah 50. Untuk pengaturan tampilan data
jenis Text dengan menggunakan simbol sebagai berikut:
@ : Membutuhkan karakter
& : Tidak membutuhkan karakter
< : Diubah ke huruf kecil
> : Diubah ke huruf besar
b. Properti untuk Memo
Jenis data yang tidak mempunyai pengaturan ukuran field. Bisa untuk menyimpan
data sampai seukuran 1,2 GB, tapi hanya akan membutuhkan ruang hard disk
sebanyak yang diperlukan. Properti jenis data Memo ini sama dengan simbolsimbol yang ada pada jenis data Text.
c.

Properti Number

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

11

Ukuran field (field Size) bagi jenis data Number ini harus selalu dituliskan karena
akan menentukan jenis bilangan yang bisa disimpannya. Pilihan yang tersedia
meliputi:
Byte, bilangan 0-225 tanpa pecahan desimal.
Integer, bilangan sekitar –32000 sampai dengan 32000 tanpa pecahan atau desimal.
Long Integer, bilangan sekitar –2 juta sampai 2 juta tanpa pecahan atau enam
desimal.
Single, memberikan nilai bilangan nyata (bilangan yang mungkin memiliki pecahan
terkecil) dengan ketelitian sampai 7 digit di belakang titik desimal.
Double, memberikan nilai bilangan nyata dengan ketelitian sampai 15 digit di
belakang titik desimal.
Replication ID, digunakan sebagai pengenal khusus saat menyalin tabel ke dalam
dokumen replikanya (salinannya).
General Number, merupakan piliha default. Bilangan ditampilkan seperti apa yang
diketikkan.
Currency, akan menampilkan bilangan negatif dalam tanda kurung dan warna
merah. Dua angka desimal ditampilkan dan sebuah koma (atau tanda pisah lain)
digunakan setiap tiga digit bilangan.
Fixed, menampilkan setidaknya satu digit. Dua angka desimal akan ditampilkan
jika properti dari Decimal Places tidak diubah.
Standart, memakai koma (atau tanda pisah lain) untuk memisahkan setiap tiga digit,
dan dua angka desimal tampil jika propertinya tidak diubah.
Percent, menampilkan nilai bentuk persentase.
Scientific, menampilkan nilai dalam bentuk notasi scientific.
d. Properti untuk Date/Time
General Date (19/02/03 17:54:53)
Long Date (19 Februari 2003)
Medium Date (19-Feb-2003)
Short Date (19/02/03)
Short Time/Medium Time (19:54)
Long time (22:19:54)

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

12

Field Properties
Beberapa bagian dari field properties adalah sebagai berikut:
a. Field Size
Field Size digunakan hanya untuk jenis data text dan memo. Untuk Text field
ukurannya antara 0-225 karakter(normalnya 50), sedangkan untuk jenis Memo field
sizenya sampai 65.535 karakter.
b. Input Mask
Properti ini berguna untuk mementukan aturan bagi pengetikan/pemasukan data.
Simbol-simbol dalam input mask diantaranya adalah:
untuk memerintahkan harus diisi dengan angka 0-9.
9 untuk diisi angka atau spasi tapi bukan suatu keharusan.
L untuk mengharuskan diisi huru dan tidak boleh dikosongkan.
?

harus diisi huruf tetapi bisa dikosongkan.

& bisa diisi sembarang karakter.
C tidak boleh diisi sembarang karakter.
> untuk mengubah menjadi huruf besar.
< untuk mengubah menjadi huruf kecil.
!

simbol ini menandakan bahwa pengetika dilakukan dari kanan ke kiri.

\

untuk menampilkan karakter apa adanya.

c. Caption
Untuk mengubah judul field yang akan ditampilkan pada laporan.
d. Default Value
Adalah semua nilai yang muncul secara otomatis pada saat pertama kali melakukan
pengetikan data. Default Value ini berlaku untuk semua jenis data kecuali Auto
Number dan OLE Object.
e. Validation Rule dan Validation Text
Digunakan untuk mengecek cara pemasukan data.

Validation Rule akan

mengevaluasi suatu data saat diketikkan atau disunting didalam field.
f.

Required

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

13

Properti inii digunakan untuk memastikan bahwa suatu field tidak boleh kosong dan
harus diisi dengan data.
g. Allow Zero Length
Properti ini mengatur boleh atau tidak diisi dengan angka 0.
h. Indexed
Properti ini untuk membantu mempercepat akses pencarian ke suatu kumpulan data,
terutam yang berukuran besar. Hanya data jenis Memo, Yes/No, dan OLE Object
yang tidak bisa dibuatkan indeksnya.
1.10. Fasilitas Queries
Queries adalah “bagian dalam access yang digunakan untuk mengatur data mana saja
yang terdapat pada suatu tabel yang perlu ditampilkan.” (Diki Septanto,1998:580).
Selain itu query bisa mengatur syarat/kriteria agar suatu data dapat ditampilkan,
mengatur urutan data, menghapus data serta melakukan perhitungan.
a. Fasilitas Query
Fasilitas Query digunakan untuk menentukan serta mengelompokkan field dan
record dimana saja dari suatu tabel yang akan ditampilkan. Selain itu query juga
mengatur urutan dari penampilan data didalamnya. Query seringkali digunakan
sebagai pengganti tabel. Karena Form atau Report bisa dibuat berdasarkan sebuah
tabel atau query yang sudah ada. Perubahan yang dilakukan pada data di dalam
query, otomatis akan ikut mengubah isi tabel karena hubungan dinamis antara
query dengan tabel yang menjadi dasar pembuatannnya.
Untuk memulai bekerja pada sebuah query baru, pilihlah Queries tab pada Database
Windows, laluk klik tombol New. Setelah itu akan muncul kotak dialog New
Query dengan berbagai pilihan metode pembuatan query.
b. Fasilitas Filter
Selain query, fasilitas untuk pengelompokkan data sederhana atau hanya untuk
kepentingan sementara. Access telah menyediakan fasilitas filter yang berfungsi
mirip dengan Query, yang bisa ditetapkan untuk menyaring data pada tabel atau
form. Bedanya, adalah filter tidak bisa diberi nama, maka sebuah tabel atau form

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

14

hanya bisa digabungkan dengan sebuah filter saja. Apabila kita membuat filter
baru maka filter yang lama akan terhapus.
Secara klasik ada tiga macam filter yang disediakan Access, meliputi:
-

Filter By Selection, memilih record yang akan ditampilkan dengan menandai
data pada tabel dalam metode Datasheet View.

-

Filter By Form, memilih record yang ditampilkan dengan mengisi sebuah
form yang bentuknya mirip tabel dalam metode Datasheet View.

-

Advanced Filter/Sort, memilih record yang ditampilkan serta cara
pengurutannya.

1.11. Fasilitas Forms
Form adalah “ sebuah objek database yang digunakan untuk membuat kontrolkontrol untuk proses memasukkan, memeriksa, dan memperbaiki data.” (LPKBM
Madcoms Madiun,2001:26)
Fasilitas Form
Form digunakan untuk mempermudah memasukkan data tabel, menampilkan data,
mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya.

Access menyediakan berbgai

fasilitas yang membantu dalam pembuatan form tersebut. Bahkan Access juga memberi
fasilitas yang memungkinkan penggunanya untuk membuat form dengan desain
masing-masing.
Adapun metode-metode pembuatan Form adalah sebagai berikut:
1.

Klik Tab Form pada Database Windows.

2.

Design View, untuk membuat form dalam bentuk desain bebas.

3.

Form Wizard, pembuatan form dengan tuntunan Wizard.

4.

AutoForm Columnar, membuat form dengan urutan tabel dari atas ke bawah.

5.

Autoform Tabular, membuat form dengna susunan field yang memanjang seperti
tabel.

6.

AutoForm Datasheet, membuat form yang tampilannya menyerupai tabel dalam
metode Datasheet View.

7.

Chart Wizard, untuk membuat grafik.

8.

Pivot Table Wizard, membuat form dengan pivot table dari Microsoft Access.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

15

Untuk membuat form dengan desain sendiri, pilihlah Design View.

Tetapi untuk

menghemat waktu , gunakanlah form wizard.
Langkah-langkah dalam membuat Form melalui Form Wizard, adalah:
1.

Buka file database, klik Tab Forms, lalu klik New.

2.

Pada kotak dialog New Form, pilih Form Wizard, kemudian klik OK.

3.

Muncul file-file yang berasal dari tabel atau query.

4.

Setelah muncul kotak dialog pertama, masukkan field-field yang akan digunakan
dalam form.

Klik (>) untuk memasukkan satu field, atau klik (>>) untuk

memasukka semua field, kemudian klik Next.
5.

Setelah muncul kotak dialog kedua, pilih lay out form yang dikehendaki, apakah
berbentuk Columnar, Tabular, atau Datasheet. Kemudian klik Next.

6.

Setelah muncul kotak dialog yang ketiga, pilih desain yang sesuai. Kemudian klik
Next.

7.

Pada kotak dialig yang terakhir, ketikkan judul form yang dibuat, lalu klik Finish
untuk mengakhiri pembuatan form dengan menggunakan Wizard, sekaligus
memunculkan hasilnya.

1.12. Fasilitas Reports
Report adalah “ sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang
telah diformat sesuai dengan ketentuan yang diberikan.” (LPKBM Madcoms Madiun,
2001:26).
a. Fasilitas Report
Report atau Laporan merupakan hasil akhir dari berbagai pengolahan atau
pemrosesan data. Pada umumnya laporan disajikan dalam bentuk sudah tercetak di
kertas. Untuk itu report yang disajikan harus diusahakan sebaik dan serapi mungkin
sehingga memudahkan pihak lain dalam memahami isi laporan tersebut. Seperti halnya
dengan pembuatan form, dalam pembuatan report, Access juga memberikan berbagai
fasilitas pembuatan report termasuk dengan desain sendiri. Tetapi untuk mempercepat
pembuatan report, dapat menggunakan fasilitas wizard. Pilihan-pilihan yang tersedia
pada report sama dengan pilihan yang disediakan oleh form.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

16

Langkah-langkah dalam pembuatan report atau laporan dengan menggunakan
wizard adalah:
1.

Klik Tab Reports pada Database Windows.

2.

Klik perintah New,

maka akan muncul kotak dialog New Report dengan

memberikan perintah sebagai berikut:







Design View, membuat report dengan desain bebas.
Report Wizard, membuat report dengan bantuan tahap demi tahap oleh wizard.
AutoReport Columnar, membuat AutoReport dengan urutan field dari atas ke
bawah.
AutoReport Tabular, membuat AutoReport dengan menjajarkan field.
Bermanfaat jika pembuatan report didasarkan pada query yang hanya memiliki




3.

sedikit field, sehingga bisa muat seluruhnya pada kertas.
Chart Wizards, menampilkan wizard pembuatan grafik.
Label Wizards, menampilkan wizard untuk membuat label surat.

Pada kotak dialog tersebut pilih dan klik Report Wizard.

Untuk kemudian

memberikan pilihan sebagai berikut:



Pilih dan klik tabel atau query yang ingin dibuatkan reportnya, kemudian klik
Next.
Pilih dan klik nama field yang ingin disertakan yang mana terdapat pada
record.

4.

Kelompokkan field sesuai yang dibutuhkan.

Jenis field bilangan tidak dapat

digunakan sebagai pengelompokkan, karena field tersebut akan dijumlahkan dalam
kelompoknya dan dalam jumlah total. Setelah mengelompokkan field kemudian
klik Next.
5.

Langkah ketiga adalah mengatur urutan data yang akan dilaporkan, sistem
pengurutan ini menggunakan Ascending dan Descending.

Setelah menentukan

sistem pengelompokkan, pilih Next.
6.

Langkah keempat adalah memilih layout report.

Ada beberapa pilihan bentuk

report, diantaranya adalah:

 Stepped, report yang berbentuk bertingkat.

 Portrait, report yang berbentuk memanjang.
Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

17

 Landscape, report yang berbentuk melebar.

 Selain itu dapat juga menentukan apakah lebar tiap field disesuaikan dengan
lebar kertas. Klik Next.
7.

Langkah kelima adalah memilih model report yang akan digunakan. Style Report
terdiri dari:

 Bold Casual

 Compact

 Corporate

 Formal

 Soft Gray
Jika sudah selesai menentukan model report yang akan digunakan, klik tombol Next.
Langkah terakhir adalah mengetikkan judul report. Judul default akan sesuai dengan
nama tabel atau query yang menjadi dasar pembuatan report. Klik tombol Finish untuk
mengakhiri Report Wizards.
1.13. Fasilitas Macros
Menurut Diki Septanto (1998:580) macro adalah:
Merupakan fasilitas untuk mengotomatisasi sekaligus menghemat waktu yang
diberikan dalam pembuatan aplikasi database.

Macro adalah kumpulan beberapa

perintah yang digunakan berulang-ulang. Dengan penggunaan Macro, kita tidak perlu
mengulang urutan pemanggilan perintah tersebut.
1.14. Fasilitas Modules
Modules adalah “ program-program yang ditulis dengan access basic.”
(LPKBM Madcoms Madiun,1998:26)
1.15. Mengakhiri Microsoft Access
Untuk mengakhiri Microsoft Access klik tombol X (pojok kanan atas) yang
tampak pada seluruh jendela aplikasi windows 2000.

Klik tombol close akan

mengakhiri aplikasi Access dan mengembalikan pada Desktop. Selain itu juga dapat

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

18

memilih File Exit dari menu bar untuk menutup aplikasi.

Adalah penting untuk

menutup aplikasi apapun dengan benar ketika selesai menggunakan program dan jangan
lupa untuk menyimpannya terlebih dahulu. Ketika mengklik tombol close atau memilih
File Exit, Access akan memeriksa secara otomatis agar yakin bahwa setiap pekerjaan
yang sudah dibuat tersimpan dalam Hard Disk atau Disket.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

19

BAB II
PEMBUATAN FILE, TABLE DAN FORM

2.1.

Membuat File, Table dan Form
Membuat file merupakan langkah awal dalam Ms Access, dimana file ini akan

menampung seluruh data dan object dari Ms Access.
File database Ms Access akan disimpan pada file dengan extension . mdb
Didalam file akan tertampung semua komponen, meliputi Object Table s/d object
Modules

Metode Pembuatan Table dapat dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut :

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

20

Metode Pembuatan Form dapat dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut :

2.2.

Membuat Database KARYAWAN_UDIKLAT
Mengaktifkan Microsoft Access dan membuat File Database Baru Ikutilah

prosedur berikut ini untuk mengaktifkan MS Aceess dan membuat File Database baru,
a.

Cari dan klik Tombol Start Windows

b.

Cari dan klik Menu Program.

c.

Cari dan klik Menu Office .

d.

Cari dan klik Menu Access.

e.

Maka MS Access Telah Aktif.

f.

Klik pada Create a new file

g.

Klik Blank databe

h.

Pilih Folder Tempat menyimpan data

i.

Tulis nama file database ( KARYAWAN_UDIKLAT)

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

21

2.3.
a.

Membuat Tabel DATA_KARYAWAN
Buat Normalisasi data berikut seseuai penjelasan pada BAB 1

DAFTAR EVALUASI KINERJA DAN JABATAN UDIKLAT PANDAAN
(Data Pegawai Per Pebruari 2008)
NO.

NIPEG

NAMA

JABATAN

TEMPAT

TGL

LAHIR

LAHIR

BINJAI

15-Jun-57

PONTIANAK

14-Jul-54

1

5783006-R

MUHAMMAD TAUFIQ

MANAJER UDIKLAT

2

5482102-Z

SUSILA PURWANDAKA

AHLI PELATIHAN PEMBANGKITAN

3

5379006-T

MURWADI HS.

AHLI PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

JAKARTA

07-Feb-53

4

5380047-B

BASUKO TUNGGAL EKO

AMA PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

CEPU

18-Sep-53

5

5483072-S

MARSIMAN, BE

AMA PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

KEBUMEN

06-Mar-54

6

5276014-T

MOCH. NATSIR

ASMEN PENGEMBANGAN DAN EVALUASI

MALANG

27-May-52

7

5482110-Z

SOENARYO, BSc

ASMEN PEMASARAN DAN PENGAJARAN

PURWOREJO

03-Feb-54

8

6894087-A

AGUNG BINTORO

ASMEN. ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

9

5691051-Z

MUDJIONO

AMA PELATIHAN PEMBANGKITAN

10

5778019-D

DJOKO SETIONO

AMA PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

11

5984024-P

MUCHAMAD NUH

AMU PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

KEDIRI

08-Jun-59

12

5476022-T

HARI PURNOMO

AMU PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

BLITAR

03-May-54

13

5476016-T

BODI GUNADI WASITO

AMU PELATIHAN PEMBANGKITAN

TASIKMALAYA

04-Mar-54

14

5476028-T

HARRY MOERWANTORO

AMU PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

SURABAYA

08-May-54

15

5274003-T

SUTRISNO

AMU PEMASARAN DAN PENGAJARAN

JEPARA

22-Mar-52

16

5376027-T

K OSIM

AMU PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

SURABAYA

06-Jun-53

17

5885002-T

BAMBANG SUKMADJAJA

AMU PELATIHAN PELAYANAN PELANGGAN

JAKARTA

01-May-58

18

7094102-G

KHOIRUR ROHMAT

AMU PELATIHAN TRANSMISI DAN DISTRIBUSI

MALANG

04-Mar-70

19

5780011-T

DUDY TRIANTONO

AMP PENGEMBANGAN MATERI

SEMARANG

04-Sep-57

20

5276019-T

L. ENDANG

AMP PEMASARAN JASA DIKLAT

SOLO

09-Aug-52

21

5376026-T

KOESJANTO

AMP PENGEMBANGAN DAN LABORATORIUM

SURABAYA

21-Mar-53

22

6485022-T

TOHA NGAFIF

TERAMPIL UTAMA AKUNTANSI

CILACAP

25-Dec-64

23

5685017-T

GUNAWAN WIHARTONO

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGAJARAN

AMBARAWA

15-Nov-56

24

5982040-T

RIJANA SETIJAWAN

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGAJARAN

SURABAYA

26-Oct-59

25

5778007-T

CHOLI Q

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGEMBANGAN

TALANG

24-Jul-57

26

5576033-T

SUY ON O

TERAMPIL UTAMA WISMA

MALANG

11-Oct-55

27

6695033-T

H ARIY ON O

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGAJARAN

KEDIRI

10-Jun-66

28

6995034-T

SUGENG KUSTOMO

TERAMPIL UTAMA ADMINISTRASI SDM

PASURUAN

21-Sep-69

29

6391040-T

AGUNG SETYAWAN

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGEMBANGAN

KEDIRI

23-Oct-63

30

6895036-T

SAMSUL HIDAYAT

TERAMPIL UTAMA KEUANGAN

JOMBANG

06-Jul-68

31

6895037-T

A. SYAIFUDIN I.

TERAMPIL UTAMA KEUANGAN

PALEMBANG

17-Oct-68

32

6895038-T

M. SETIYOSO

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGEMBANGAN

MALANG

21-Sep-68

33

6591059-T

SU GIY ON O

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGEMBANGAN

PONOROGO

23-Jan-65

34

6791050-T

TEDDY HARDIANTO

TERAMPIL UTAMA SEKRETARIAT

BANDUNG

08-Sep-67

35

7095035-T

DEDI SUSANTO

TERAMPIL UTAMA ADM. PENGEMBANGAN D

SURABAYA

11-Sep-70

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

MADIUN

02-Jul-68

TRENGGALEK

28-Mar-56

BLITAR

15-Des-57

22

b. Ikutilah prosedur berikut ini untuk membuat Tabel DATA_KARYAWAN
Tampilan Windows Database Access

-

Klik Objects

-

Klik Tables

-

Pilih dan Klik Create table in Design view

-

Klik New

Selanjutnya tertampil kotak dialog, New table sebagai berikut :

-

Pilih/Klik Design View

-

Klik OK.

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

23

Selanjutnya tertampil mode design view strukture table berikut :

-

-

Buat/Ketik struktur table dengan susunan struktur sebagai berikut :

Simpan struktur table dengan cara,
 Klik bar Close

atau tekan Ctrl+F4, selanjutnya akan tertampil kotak

dialog Klik pilihan Yes

 Ketik nama file DATA_KARYAWAN, ketik pada kotak dialog Save As
Table Name :

 Klik OK

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

24

Selanjutnya tertampil kotak dialog Primary key define
 Pilih/Klik No (table tanpa primery key)

 Pembuatan Table DATA_KARYAWAN selesai
2.4.

Membuat Form Data Karyawan

Membuat FORM DATA_KARYAWAN dengan design berikut, dengan metode
wizard.

Ikutilah prosedur berikut ini untuk membuat FORMDATA_KARYAWAN
a. Carilah dan klik Object Form
b. Carilah dan klik Tombol New.
c. Carilah dan klik Pilihan Form Wizard
d. Pilih pada kotak dialog Choose the table dengan pilhan table
DATA_KARYAWAN
e. Klik OK
f. Pilih dan klik pada form wizard dialog bar >>
g. Klik Next
h. Pilih dan klik layout (justified)
i.

Klik Next

j.

Pilih dan klik style (Industrial)

k. Klik Next
l.

Ketik title form (FORMDATA_KARYAWAN)

m. Klik Finish
n. Selesai sudah prosedur pembuatan form dengan metode wizard
Tugas :
Inputkan data DATA_KARYAWAN dengan memakai fasilitas form yang telah
dibuat
Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

25

BAB III
MENGOLAH DATA (FILTER, SORT DAN QUERY)

Mengolah data (proses data) dalam MS Access dapat dilaksanakan dengan Filter, Sord
dan fasilitas Query.
3.1.

Filter
Filter merupakan fasilitas yang disediakan untuk menyaring database record sesuai
keperluan, data yang dihasilkan dari proses filter merupakan informasi yang
diperlukan.
Contoh kasus

: Pemakai table data DATA_KARYAWAN menghendaki

informasi data karyawan dengan tempat kelahiran Surabaya.
Untuk menampilkan informasi sesuai yang dikehendaki pada kasus diatas dapat
dikikuti prosedur sebagai berikut :
a. Open table DATA-KARYAWAN
b. Klik menu Record, pilih Filter, Pilih dan Klik By Form
c. Tempatkan kursor pada cell kolom (field) Tempat Kelahiran
d. Klik control button dan pilih SURABAYA
e. Klik bar Apply Filter, maka tertampil informasi data pegawai dengan tempat
kelahiran surabaya.
Untuk membebaskan dari format filter Klik bar Remove Filter
3.2.

Sort
Sort merupakan fasilitas untuk proses data berupa peng urutan data menurut

abjad ( A ke Z atau Z ke A)
Contoh kasus, pemakai data table DATA_KARYAWAN menghendaki tampilan data
nama karyawan diurutkan sesuai index abjad dari A ke Z untuk mempermudah
pencarian nama karyawan sesuai abjad awal nama karyawan, maka dapat diikiti
prosedur sebagai berikut :

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

26

a. Open Table DATA_KARYAWAN
b. Klik Record, Pilih Sort, Pilih dan Klik Sort Ascending
3.3.

Query
Query merupakan fasilitas dalam MS Access digunakan untuk menentukan serta

mengelompokkan field dan record dimana saja dari suatu tabel yang akan ditampilkan.
Selain itu query juga mengatur urutan dari penampilan data didalamnya.

Query

seringkali digunakan sebagai pengganti tabel. Karena Form atau Report bisa dibuat
berdasarkan sebuah tabel atau query yang sudah ada. Perubahan yang dilakukan pada
data di dalam query, otomatis akan ikut mengubah isi tabel karena hubungan dinamis
antara query dengan tabel yang menjadi dasar pembuatannnya.
Query dapat dibuat dengan berbagai metode sebagai berikut :

Contoh Kasus, pemakai data base berkeinginan membuat laporan meliputi data nama
pegawai, tempat lahir, tanggal lahir dan umur pada tahun 2008. Maka langkah pertama
adalah dibuat query.
Pada kasus diatas dapat dibuat query dengan nama UMUR_KARYAWAN dengan
mengikuti prosedur sebagai berikut :
a. Klik Object Query
b. Klik bar New
c. Pilih Design View, Klik OK
d. Pada Show Table, Klik Table dan Klik nama table DATA-KARYAWAN,
Klik Add

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

27

e. Klik Close
Selanjutnya akan tertampil jendela design query,
f. Drag field nama pegawai ke kolom 1
g. Drag field tempat lahir ke kolom 2
h. Drag field tanggal lahir ke kolom 3
i.

Ketik pada cell Field pada kolom 3 UMUR : 2008-YEAR([GLLAHIR])
Ketik pada Cell Input Mask 999 “Tahun” (untuk menampilkan properties
kolom klik scondary button mouse)

j.

Klik pada ckeck show sampai tampil tanda 

k. Simpan design dengan cara klik pada bar control close
l.

Pada dialog save pilih dan klik Yes

m. Pada kotak dialog save as isi/ketik UMUR_KARYAWAN
n. Klik OK
Untuk menampilkan hasil klik bar Open
Display hasil

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

28

BAB IV
RELATIONSHIPS (MENGHUBUNGKAN TABLE)

Relationships merupakan fasilitas dalam Ms Access untuk menggabungkan data dari
dua table atau lebih dengan satu field tertentu sebagai field kunci.
4.1

Relationships
Untuk membuat relationships minimal terdapat 2 table berbeda, untuk contoh

kasus dalam buku ini maka dibuat table ABSENSI.
a. Buat table ABSENSI dengan struktur sebagai berikut :

b.

Laksanakan relationships dengan prosedur sebagai berikut :

-

Klik menu Tool, Pilih dan Klik Relationships, selantujnya tertampil display
sebagai berikut :

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

29

c.

Klik pilihan Table, Klik ABSENSI, Klik Add

d.

Klik pilihan Table, DATA_KARYAWAN, Klik Add

e.

Klik Close, akan tertampil display sebagai berikut :

f.

Drag dari field NIK DATA_KARYAWAN ke field NIK ABSENSI, akan tertampil
display sebagai berikut :

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

30

g. Klik pada Enforce Referential Integrity
h. Klik Create, akan tertampil display sebagai berikut :

i.

Klik bar Close

untuk menyimpan format relationships

j.

Klik Yes pada dialog untuk penyimpan

Selesai prosedur pembuatan relationships

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

31

4.2

Menggabung Dua Table Dalam Query
Dua table yaitu table DATA_KARYAWAN dan table ABSENSI dapat digabung

dalam query, dengan tujuan data dari dua table tersebut selanjutnya dapat ditampilakan
sebagai data maupun sebagai informasi.
Kedua table tersebut akan di gabung dalam query dengan nama QUERY_ABSENSI
Ikuti prosedur berikut untuk membuatnya
a. Klik Object Query
b. Klik New
c. Klik Design View, Klik OK selanjutnya tertampil display sebagai berikut :

d. Klik Table
e. Klik DATA_KARYAWAN, Klik Add
f. Klik ABSENSI, Klik Add
g. Klik Close, selanjutnya tertampil display sebagai berikut

h. Drag field NIK dari table ABSENSI ke kolom 1
i.

Drag field NAMA dari table DATA_KARYAWAN ke kolom 2

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

32

j.

Drag field NIPEG dari table DATA_KARYAWAN ke kolom 3

k. Drag field TANGGAL dari table ABSENSI ke kolom 4
l.

Drag field JAMDATANG dari table ABSENSI ke kolom 5

m. Drag field JAMPULANG dari table ABSENSI ke kolom 6
n. Simpan design struktur query dengan klik bar close
o. Klik Yes pada peringatan save
p. Ketik QUERY_ABSENSI pada dialog save as, akhiri dengan Klik OK
Selesai prosedur pembuatan QUERY_ABSENSI
4.3

Menjalankan / Membuka Gabungan Dua Table Dalam Query
Query dari dua table diatas dapat dipakai sebagai media untuk input data, edit

data, delete data maupun untuk display data.
Field – field yang tertampil adalah sesuai dengan struktur yang telah dibuat.
Pengaruh

dari

relationship,

karena

field

NAMA,

NIPEG

dari

table

DATA_KARYAWAN telah mempunyai data, maka secara otomatis akan tertampil.
Untuk meng inputkan data absen pada QUERY_ABSENSI, ikuti prosedur sebagai
berikut :
a. Klik QUERY_ABSENSI
b. Klik bar Open
c. Inputkan angka 1 pada cell NIP
selanjutnya tertampil display sebagai berikut :

d. Isi Cell TANGGAL, JAMDATANG dan JAMPULANG
Maka telah selesai input untuk satu data

Tugas :
Inputkan seluruh data pegawai untuk absen 1 hari

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

33

BAB V
MEMBUAT LAPORAN (REPORT)

Report merupakan fasilitas didalam Ms Access untuk menyusun laporan, dimana
sumber data dapat diambil dari data Table maupun dari Query.
Laporan dapat disusun dalam berbagai metode pilihan sebagai berikut

5.1.

Membuat Report / Laporan
Dalam membuat contoh report, disini akan dipakai metode report dengan Report

Wizard.
Data yang dipakai bersumber dari QUERY_ABSENSI
Untuk membuat report dengan nama LAPORAN_ABSENSI dapat diikuti prosedur
sebagai berikut :
a. Klik Objects Reports
b. Klik New, akan tertampil display sebagai berikut,

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

34

c. Klik pada pilihan Report Wizard
d. Klik pada kontrol Choose the Table ….. nama query QUERY_ABSENSI
e. Klik OK, akan tertampil display sebagai berikut :

f. Klik pada bar

, maka semua nama field berpindah ke kanan

g. Klik Next, akan tertampil display sebagai berikut

Drs. Bambang Soepeno, MMKom,MM

35

h. Pada jendela Report wizard Klik by ABSENSI
i.

Klik Next, akan tertampil display sebagai berikut

j.

Pada pilihan any grouping, abaikan (tidak dibuat grouping) langsung Klik N