MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (1)
BAB I
Pendahuluan
1.1. Latar belakang
Siklus
operasional
pengeluaran
pemrosesan
adalah
data
rangkaian
terkait
kegiatan
yang
pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
bisnis
berhubungan
dan
dengan
Pada bab ini, siklus
pengeluaran lebih berfokus pada perolehan bahan baku mentah, barang
jadi, pasokan dan jasa, serta mebahas dua jenis khusus lainnya dari
pengeluaran akuisisi aktiva tetap dan juga jasa tenaga kerja.
Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah
dengan pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi
mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi,
pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan
untuk membeli barang dan bahan baku. Begitu barang dan bahan baku
tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber
tersebut dari siklus pengeluaran. Data mengenai biaya juga mengalir dari
siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan untuk
dimasukkan
ke
dalam
laporan
keuangan
serta
berbagai
laporan
manajemen lainnya.
Tujuan
utama
dalam
siklus
pengeluaran
adalah
untuk
meminimalkan biaya total memperoleh dam memelihara persediaan,
perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk
berfungsi.
Sebagai
tambahan,
pihak
manajemen
harus
mampu
mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus
pengeluaran, yang membutuhkan kemudian akses ke data terinci
mengenai sumber daya yang di gunakan dalam siklus pengeluaran,
kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta pelaku yang
terlibat dalam kegiatan tersebut.
Selanjutnya, agar dapat berguna dan
relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, andal, dan
tepat waktu.
1
Pada bab ini juga, kita mempelajari tiga fungsi dasar SIA dalam siklus
pengeluaran ; memperoleh dan memproses data mengenai berbagai
aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur data untuk mendukung
pengembilan keputusan, serta menyediakan fungsi pengendalian untuk
memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi
1.2. Tujuan
Untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya baik
dalam
jangka
pendek
maupun
dalam
jangka
panjang,
pemimpin
perusahaan dalam hal ini juga pemilik perusahaan merasakan masih
adanya kekurangan-kekurangan terhadap struktur pengawasan intern
yang berkaitan dengan siklus pengawasan baik yang menyangkut
pendapatan maupun pengeluaran, sehingga informasi mengenai adanya
kebocoran-kebocoran diketahui setelah berjalan sekian lama atau dengan
kata lain informasi tentang kebocoran-kebocoran dalam perusahaan
terlambat diketahui.
Pembuatan makalah ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana siklus
pengeluaran dalam sebuah perusahaan. Siklus pengeluaran ini sendiri
berfungsi untuk mengonversi kas perusahaan ke materi fisik dari sumber
daya manusia yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Kebanyakan
entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber
daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan
ini memisahkan proses perolehan kedalam dua tahap:
Tahap fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan
Tahap financial, melibatkan pengeluaran kas.
Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang
terpisah dan yang diproses melalui subsistem yang terpisah. Tujuan audit
penggajian dan kepegawaian yaitu untuk mengevaluasi saldo akun yang
mempengruhi siklus itu. Akun yang terkait dengan siklus ini adalah
sebagai berikut
1. Kas di Bank
2. Gaji, Upah, Bonus dan Komisi yang masih harus dibayar
2
3. Pemotongan pajak penghasilan dan potongan lainnya
4. Beban gaji nyang masih harus dibayar
5. Biaya tenaga kerja langsung
6. Biaya pajak daftar gaji
BAB II
ISI
Pengertian Siklus Pengeluaran (Menurut Marshall B Roomney):
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran
adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara
persediaan,
perlengkapan,
dan
berbagai
layanan
yang
dibutuhkan
organisasi untuk berfungsi.
Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:
Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas
bisnis
Menyimpan
dan mengatur data untuk mendukung pengambilan
Tenaga Kerja
keputusan
Pelangga
Bahan Baku
Menyediakan
fungsi pengendalian untuk memastikan
keandalan
data dan penjagaan atas sumber daya organisasi
n
Barang Jadi
Pabrik
Kas
Siklus
Pengeluaran
Subsistem
Pembelian/Utang
Pengeluaran Kas
Penggajian
Aktiva Tetap
Siklus Konversi
Siklus Pendapatan
Subsistem
Subsistem
Perencanaan dan
pengendalian
produksi
Akuntansi Biaya
Pemrosesan pesanan
penjualan
Penerimaan kas
Barang
Jadi
3
Kas
2.1. Sistem Pemrosesan Pembelian
Diagram arus data menurut james Hall tersebut merupakan gambaran
umum berbagai aktivitas terkait yang membentuk sistem pemrosesan
pembelian yang mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk
menambah
persediaan
kembali
melalui
observasi
catatan
persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke
pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses
manufaktur
(aktivitas
siklus
konversi).
Informasi
kebutuhan
persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih
memasok dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut
dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.
4
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang
persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa
kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan
untuk
memperbaiki catatan persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha
akan
merekonsilliasinya
dengan
informasi
lain
yang
telah
dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban
membayar
di
perdagangan
dilakukan
masa
dengan
paling
tidak
mendatang,
pemasok.
hari
tergantung
Biasanya,
terakhir
yang
dari
syarat
pembayaran
akan
disyaratkan
untuk
mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan
diskon yang ditawarkan.
6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha
(kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan
(kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi
akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali
persediaan.
2.2. Sistem Manual
Menurut James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem
pembelian manual, yaitu:
5
1. Pengendali persediaan
Departemen ini mengurangi
persediaan
perusahaan
dengan
mentransfer bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi)
dan
menjual
barang
jasi
ke
pelanggan
(siklus
pendapatan).
Pengendali persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan
barang jadi, ketika saatnya pemesanan ulang staf administrasi akan
membuat
permintaan
pembelian.
Satu
salinan
permintaan
pembelian akan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan
lainnya dikirim ke utang usaha dan disimpan di ke dalam file tunda
utang usaha. Staf administrasi pengendali persediaan menyimpan
salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian terbuka
(file open purchase requisition).
2. Departemen persediaan
Bertugas untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya
berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan
pembelian(purchase
order-PO).
Ketika
perusahaan
membuat
pesanan pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu
salinan PO dikirimkan ke pengendali persediaan yang selanjutnya
disimpan
bersama
permintaan
pembelian
terbuka.
salinan
berikutnya dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang
usaha tunda. Satu salina (salinan kosong) dikirim ke bagian
penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat persediaan
tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf
administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir
bersama
dengan
permintaan
pembelian
dalam
pembelian terbuka (open purchase order file).
3. Bagian Penerimaan
Pada saat perusahaan mengalami waktu
file
tunggu
pesanan
antara
memasukkan pesanan dengan menerima persediaan, berbagai
salinan PO berada di file sementara di berbagai departemen
sehingga
tidak
ada
kegiatan
ekonomi
yang
terjadi
sampai
perusahaan menerima persediaan, oleh karena itu tidak ada
kewajiban finansial yang timbul.
Penerimaan persediaan : barang yang tiba dari pemasok di
rekonsiliasi dengan salinan kosong PO. Salinan kosong (blind
6
copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang
diterima, tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi
bagian penerimaan menghiting dan memeriksa persediaan
dalam mengisi laporan penerimaan.
Pembuatan laporan penerimaan : setelah melengkapi jumlah
fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian
penerimaan membuat laporan penerimaan yang menyatakan
jumlah dan kondisi persediaan tersebut.
4. Bagian utang usaha
Pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki
informasi finansialo yang dibutuhkan untuk mencatat transaksitransaksinya.
Dokumen
formal
yang
menyediakan
informasi
tersebut adalah faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan
belum menerima faktur, perusahaan akan menunda pencatatan
kewajiban hingga faktur tiba.
5. Bagian buku besar
Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang
usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian
persediaan. Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari
voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha
serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan
buku
pembantu
persediaan.
Tahap
pembelian
dalam
siklus
pengeluaran selesai.
2.3. Sistem Pengeluaran Kas
7
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban
yang timbul dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan
bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika
kewajiban jatuh tempo.
seperti yang dilihat fari diagram arus data diatas sistem ini terdiri atas 3
proses, yaitu:
1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai
dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran
kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para
pemasok. salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke
bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar,
dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan
kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang
usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi
8
tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta
utang usaha.
2.4. sistem manual pengeluaran kas
1. Bagian utang usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf
administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang
terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang
jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya
(permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan,
dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.
2. Bagian pengeluaran kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher
dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan
akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi
tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah
uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar
cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.
3. Bagian buku besar
9
Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal
pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka
dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban
perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke
pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun
pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta
merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku
pembantu
utang
usaha.
Pekerjaan
ini
mengakhiri
prosedur
pengeluaran kas.
2.5. Poin Penting Dalam Siklus Pengeluaran
Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur
pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:
AKTIVITAS
PENGENDALIA
SISTEM PEMROSESAN
SSISTEM PENGELUARAN
PEMBELIAN
KAS
N
Otorisasi
Pengendalian persediaan
Bagian
utang
usaha
mengotorisasi
Transaksi
pembayaran
persediaan Pisahkan
bagian
Pengendalian
dipisahkan
Pemisahan
pembelian
Pekerjaan
penyimpanan
dari
bagian besar
buku
pembantu
utang
dan usaha, pengeluaran kas,
persediaa. dan buku besar.
Buku besar utang usaha
Supervisi
Catatan
Akuntansi
Akses
terpisah dari buku besar
Bagian penerimaan
Buku
pembantu
utang File voucher utang, buku
usaha,
buku
permintaan
file
pesanan
besar,
file pembantu
pemmbelian, jurnal
utang
usaha,
pengeluaran
kas,
pembelian, akun kas di buku besar.
file laporan penerimaan.
Keamanan
fisik
aktiva. Keamanan yang memadai
Batasi
akses
hanya
ke atas kas. Batasi akses ke
10
catatan akuntansi di atas
Bagian
independen
catatan
akuntansi diatas.
dengan Peninjauan
akhir
utang
merekonsiliasi
Verifikasi
berbagai
berbagai bagian pengeluaran kas.
dokumen sumber sebelum Rekonsiliasi
mencatat
Bagian
oleh
keseluruhan
kewajiban. oleh bagian buku besar.
buku
merekonsiliasi
besar Rekonsiliasi bank secara
akurasi berkala oleh kontroler.
umum proses tersebut.
2.6. Otomatisasi Prosedur
Teknologi
Pemrosesan Batch
Pembelian
dengan
Menggunakan
Tahap 1
Bagian Pemrosesan Data
Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan
dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Ketika persediaan
berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam
produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang di dalam
file buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary file)
telah jatuh ke dalam titik pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka
akan dibuat catatan dalam file permintaan terbuka. tiap catatan
dalam file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang
berbeda yang akan diisi kembali. Informasi yang dibutuhkan untuk
membuat catatan permintaan dipilih dari catatan buku pembantu
persediaan yang kemudian akan ditandai “sedang dipesan” untuk
mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang
datang. Pada akhir kerja, sistem akan menyortir berbagai file
permintaan
terbuka
berdasarkan
nomor
pemasok
dan
mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke
satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat pemasok
akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk
membuat dokumen permintaan pembelian. Salinan dari berbagai
11
dokumen ini masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian
dan utang usaha.
Bagian pembelian
Setelah
menerima
permintaan
pembelian,
bagian
pembelian
membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian.
Berbagai salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang usaha,
bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian
pembelian
sendiri.
Tahapan
otorisasi
dan
pemesanan
dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen
permintaan pembelian tidak ada gunanya dalam sistem ini dan tidak
dibuat. Tetapi, catatan permintaan mungkin masih ada dalam
cakram atau pita magnetis sebagai jejak audit.
Tahap 2
Bagian pemrosesan data
Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan
pembelian terbuka dan untuk mentrasfer catatan yang terkat dalam
file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.
Bagian Penerimaan
Ketika barang diterima dari pemasok, staf administrasi beagian
penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinanannya akan
dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.
Tahap 3
Bagian pemrosesan data
Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang
akan
memperbarui
berdasarkan
“sedeang
laporan
dipesan”
file
buku
besar
penerimaan
dari
catatan
dan
pembantu
persediaan
menyingkirkan
persediaan.
Sistem
tanda
akan
menghitung total batch penerimaan persediaan untuk prosedur
12
memperbarui buku besar dan kemudian menutup catatan yang
terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan
pembelian tertutup.
Bagian utang usaha
Staf administrasi akan merekonsiliasi faktur dari pemasok dengan
berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke
dalam file tunda utang usaha. Kemudian membuat voucher,
menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan
salinan voucher ke bagian pemrosesan data.
Tahap 4
Program batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher (atau ke file
buku besar pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk
dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar.
2.7. Pemrosesan Penggajian
Pemrosesan gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus
khusus. Cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan
pengeluaran kas reguler. Karena alasan kepraktisan, pendekatan ini
memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :
1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang
diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian
sangat berbeda antar karyawan. Misalnya, prosedur yang berbeda
digunkan untuk karyawan yang dibayar perjam, karyawan tetap,
karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu proses
penggajian
memerlukan
prosedur
akuntansi
khusus
untuk
pemotongan gaji dan pemotongan pajak.
2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus.
Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji
dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.
13
3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk memgakomondasi arus
transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan
membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok.
Umumnya,
perusahaan
mendisain
sistem
untuk
menghadapi
kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan pengajian tidak
bersifat berkelanjutan.
Diagram Arus Data Untuk Penggajian
Diagram diatas merupakan diagram arus data yang menggambarkan
tugas
–
tugas
umum
dari
sistem
penggajian
dalam
perusahaan
manufaktur. Inti dari proses ini adalah sebagai berikut
1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi dimasukkan ke proses
pengajian dari dua sumber yang berbeda yaitu personalia dan
produksi.
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan
mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.
14
3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu
yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi.
4. Departemen
penggajian
utang
dari
usaha
departemen
menerima
informasi
penggajian
dan
rangkuman
mengotorisasi
departeman pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah
total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan di ambil.
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari
bagian akuntansi biaya, utang, dan pengeluaran kas.
2.8. Sistem Penggajian Manual
Diagram Sistem Penggajian Manual
15
Tugas- tugas utama bagian prosedur diatas dalam konteks sistem manual
yaitu :
1. Personalia
Departemen
personalia
menyiapkan
dan
menyerahkan
kedepartemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia.
Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang di otarisasi
untuk
menerima
cek
pembayaran
dan
digunakan
untuk
menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji perjam, pemotongan,
dan klasifikasi pekerjaan.
2. Produksi
Karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu
kerja yaitu kartu kerja dan kartu waktu. Mereka memasukkan kartu
tersebut pada saat makan siang dan pada akhir pada waktu jam
kerja.
Kartu
ini
merupakan
catatan
formal
untuk
kehadiran
karyawan setiap hari.
3. Akuntansi Biaya
Departemen akuntasi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk
mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga
kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam
rangkuman distribusi tenaga kerja dan diterusakan ke departemen
buku besar umum.
4. Penggajian
Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data
pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja
dari departemen produksi. Staff administrasi di departemen ini
melakukan pekerjaan sebagai berikut:
16
a.
Menyiapakan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran
bruto, pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran
bersih.
b.
Memasukkan informasi di atas ke catatan pengajian karyawan.
c.
Menyiapkan cek gaji untuk karyawan
d.
Mengirim cek gaji kepengeluaran kas dan salinan daftar gaji
ke utang
e.
Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan
salinan daftar gaji.
5. Departemen Utang
Staf administarasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji
dan menyiapan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah
gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim
kepengeluaran kas.
Salinan lainnya dikirim kedepartemen buku
besar umum.
6. Pengeluaran Kas
Menejer dibagian pengeluaran kas menerima cek – cek penggajian,
memeriksannya
dan
kemudian
menandatanganinnya
lalu
mengirimnya kepusat pembayaran untuk didistribusikan kepada
para pegawai.
2.9. Pengendalian Penggajian
1. Otorisasi Transaksi
Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan
mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang
umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang
tidak lagi bekerja diperusahaan.
2. Pemisahan Tugas
17
Departemen personalian menberikan informasi tarif pembayaran
kebagian pembayaran untuk karyawan yang dibayar peram. Kisaran
tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalama, klasifikasi
pekerjaan, senioritas dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini
disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat
megubah informasi dan melakukan penipuan.
3. Supervisi
Wilayah lain yang berresiko adalah penjagaan waktu kadang –
kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang
terlmbat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan
merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.
4. Catatan Akuntansi
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen – dokumen berikut:
a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar
b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga
kerja dan daftar tenaga gaji.
c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan
berbagai akun pengeluaran.
d. Akun buku besar umum berisi pengendalian penggajian, kas dan
akun dana gaji.
5. Pengendalian Akses
Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga
kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang
tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat
memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga
dapat menggelapkan uang kas.
18
6. Verifikasi Independen
Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen
dalam sistem penggajian :
a. verifikasi jam kerja
b. pengurus pembayaran
c. utang usaha
d. buku besar umum
2.10. Sistem Penggajian Berbasis Komputer
1. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch
Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan
bulanan ), sistem ini sering kali tidak cocok dengan pemrosesan
Batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima
formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang
dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan
pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar
umum.
2. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian
Pemrosesan gai sering kali disatukan dalam sistem manajemen
sumber daya manusia (MSDM) . Sistem MSDM menangkap dan
memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia,
termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, realisasi
tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia dan
juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file
personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan
untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadi.
Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal
berikut :
a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data
melalui terminal
19
b. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data
c. Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.
2.11. Sistem Aktiva tetap
Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralaan yang digunakan dalam
operasi bisnis. Item-item ini relative permanent dan seringkali secara
kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Contoh
dari aktiva tetap adalah tanah, gedung, perabotan, mesin dan kendaraan
bermotor. Tujuan spesifik dari aktiva tetap adalah :
1. memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai
dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.
2. mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi,
biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.
3. mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktivaaktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang
wajar.
4. menyediakan
informasi
bagi
pihak
manajemen
yang
dapat
membantu merencanakan investasi aktiva tetap dimasa yang akan
dateng
5. mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.
Logika Sistem Aktiva
20
Akuisisi Aktiva
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna)
yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru.
Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini
akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Setelah permintaan
disetujui dan pemasok dipilih, departemen penerimaan mengirim
aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang bersangkutan
Pemeliharaan Aktiva
Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar
pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah)
menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.
Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir umur ekonominya atau ketika
manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus
dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Seperti transaksi
lainnya,
penghapusan
aktiva
memerlukan
persetujuan
menurut
prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan aktiva adalah menjual,
membongkar,
menyumbangkan,
atau
menghentikan
penggunaan
21
aktiva tersebut. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan
disposisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva
tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.
2.12. Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap
1.
Pengendalian Otorisasi
Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari
pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai
tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi
keuntungan permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.
2.
Pengendalian Supervisi
Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan,
aktiva
ini
rentan
terhadap
pencurian
dan
penyalahgunaan,
dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan dalam gudang.
Oleh karena tu, supervisi manajemen merupakan elemen yang penting
dalam keamanan fisik aktiva tetap. Para supervisor harus memastikan
bahwa
aktiva
tetap
yang
digunakan
sesuai
dengan
kebijakan
perusahaan dan praktik bisnis.
3.
Pengendalian Verifikasi Independen
Secara berkala, auditor intrnal harus memeriksa akuisisi aktiva dan
prosedur
persetujuan untuk
menentukan kelayakan faktor yang
digunakan dalam analisis, termasuk umur ekonomi aktiva, biaya
keuangan, penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva
tersebut, tarif diskon yang digunakan, dan metode penganggaran
modal yang digunakan dalam analisis.
Ancaman dan Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan yaitu
:
Menurut Roomney:
22
Proses/aktivitas
Pesan barang
Ancaman
1. Mencegah
kehabisan dan/atau
kelebihan
persediaan
2. Meminta barang
yang tidak
dibutuhkan
Catatan persedian perpetual
yang akurat, persetujuan
permintaan pembelian.
3. Membeli dengan
harga yang
dinaikan
Meminta penawaran
kompetitif, gunakan pemasok
yang disetujui , persetujuan
pesanan pembelian,
pengendalian anggaran
4. Membeli barang
berkualitas rendah
Terima dan simpan
barang
Gunakan vendor yang
disetujui, persetujuan
pesanan pembelian, awasi
kinerja vendor, pengendalian
anggaran
5. Membeli dari
pemasok yang
tidak diotorisasi
Persetujuan pesanan
pembelian, batasi akses ke
file utama pemasok
6. Komisi (kickback)
Kebijakan, mintalah pegawai
bagian pembelianuntuk
mengungkapkan kepentingan
finansial dengan pemasok,
audit vendor
Minta bagian penerimaan
menverivikasikan keberadaan
pesanan pembelian yang
valid
7. Menerima barang
yang tidak dipesan
8. Membuat kesalahan
dalam
penghitungan
9. Mencuri persediaan
Setujui dan bayar
vaktur dan vendor
Pprosedur pengendalian yang
dapat diterapkan
Sistem pengendalian
persediaan, catatan persedian
perpetual, teknologi kode
geratis, penghitungan
persediaan secara periodik.
10.gagal menangkap
kesalahandalam
faktur dari vendor
Gunakan teknologi kode
geratis, dokumentasikan kerja
pegawai, insentif untuk
penghitungan yang akurat
Pengendalianakses fisik,
penghitungan periodik
persedian dan rekonsiliasi
perhitungan fisik dengan
catatan, dokumentasikan
semua kiriman p[ersediaan
Periksa kembali akturasi
faktur, pelatihan bagi
pegawai bagian utang usaha,
gunakan ERS
11.membayar barang
23
yang tidak diterima
12.gagal
memanfaatkan
diskon pembelian
yang tersedia
Penyimpanan file yang tepat,
anggaran arus kas
13.membayar faktur
yang sama dua kali
Hanya membayar faktur yang
didukung oleh budel voucher
asli, pembatalan bundel
voucher saat pembayaran,
gunakan ERS, kendalikan
akses ke file utama pemasok
14.kesalahan
mencatat dan
memasukan data
dalam utang usaha
Pengendalian edit berbagai
entri data dan pemrosesan
15.menyalahgunakan,
kas, cek, atau EFT
Pengwndalian
umum
Hanya membayar faktur yang
didukung oleh laporan
penerimaan asli, gunakan
ERS, pengendalian anggaran
16.kehilangan data
Batasi akses ke cek kosong,
mesin penandatangan cek,
dan terminal kiriman EFT,
pemisahan tuga antara
bagian utang usaha dan kasir,
rekonsiliasi rekening bank
oleh orang yang independen
dari proses pengeluaran kas,
alat perlindungan cek
termasuk positive pay, tinjau
ulang secara teratu untuk
transaksi EFT
Buat cadangan dan rencana
pemulihan dari bencana,
pengendal;ian akses fisik dan
logis
17.kinerja kurang baik
Pembuatan dan peninjauan
ulang secara periodik laporan
kerja yang memadai
24
Pendahuluan
1.1. Latar belakang
Siklus
operasional
pengeluaran
pemrosesan
adalah
data
rangkaian
terkait
kegiatan
yang
pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
bisnis
berhubungan
dan
dengan
Pada bab ini, siklus
pengeluaran lebih berfokus pada perolehan bahan baku mentah, barang
jadi, pasokan dan jasa, serta mebahas dua jenis khusus lainnya dari
pengeluaran akuisisi aktiva tetap dan juga jasa tenaga kerja.
Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah
dengan pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi
mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi,
pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan
untuk membeli barang dan bahan baku. Begitu barang dan bahan baku
tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber
tersebut dari siklus pengeluaran. Data mengenai biaya juga mengalir dari
siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan untuk
dimasukkan
ke
dalam
laporan
keuangan
serta
berbagai
laporan
manajemen lainnya.
Tujuan
utama
dalam
siklus
pengeluaran
adalah
untuk
meminimalkan biaya total memperoleh dam memelihara persediaan,
perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk
berfungsi.
Sebagai
tambahan,
pihak
manajemen
harus
mampu
mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus
pengeluaran, yang membutuhkan kemudian akses ke data terinci
mengenai sumber daya yang di gunakan dalam siklus pengeluaran,
kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta pelaku yang
terlibat dalam kegiatan tersebut.
Selanjutnya, agar dapat berguna dan
relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, andal, dan
tepat waktu.
1
Pada bab ini juga, kita mempelajari tiga fungsi dasar SIA dalam siklus
pengeluaran ; memperoleh dan memproses data mengenai berbagai
aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur data untuk mendukung
pengembilan keputusan, serta menyediakan fungsi pengendalian untuk
memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi
1.2. Tujuan
Untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya baik
dalam
jangka
pendek
maupun
dalam
jangka
panjang,
pemimpin
perusahaan dalam hal ini juga pemilik perusahaan merasakan masih
adanya kekurangan-kekurangan terhadap struktur pengawasan intern
yang berkaitan dengan siklus pengawasan baik yang menyangkut
pendapatan maupun pengeluaran, sehingga informasi mengenai adanya
kebocoran-kebocoran diketahui setelah berjalan sekian lama atau dengan
kata lain informasi tentang kebocoran-kebocoran dalam perusahaan
terlambat diketahui.
Pembuatan makalah ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana siklus
pengeluaran dalam sebuah perusahaan. Siklus pengeluaran ini sendiri
berfungsi untuk mengonversi kas perusahaan ke materi fisik dari sumber
daya manusia yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Kebanyakan
entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber
daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan
ini memisahkan proses perolehan kedalam dua tahap:
Tahap fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan
Tahap financial, melibatkan pengeluaran kas.
Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang
terpisah dan yang diproses melalui subsistem yang terpisah. Tujuan audit
penggajian dan kepegawaian yaitu untuk mengevaluasi saldo akun yang
mempengruhi siklus itu. Akun yang terkait dengan siklus ini adalah
sebagai berikut
1. Kas di Bank
2. Gaji, Upah, Bonus dan Komisi yang masih harus dibayar
2
3. Pemotongan pajak penghasilan dan potongan lainnya
4. Beban gaji nyang masih harus dibayar
5. Biaya tenaga kerja langsung
6. Biaya pajak daftar gaji
BAB II
ISI
Pengertian Siklus Pengeluaran (Menurut Marshall B Roomney):
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran
adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara
persediaan,
perlengkapan,
dan
berbagai
layanan
yang
dibutuhkan
organisasi untuk berfungsi.
Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:
Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas
bisnis
Menyimpan
dan mengatur data untuk mendukung pengambilan
Tenaga Kerja
keputusan
Pelangga
Bahan Baku
Menyediakan
fungsi pengendalian untuk memastikan
keandalan
data dan penjagaan atas sumber daya organisasi
n
Barang Jadi
Pabrik
Kas
Siklus
Pengeluaran
Subsistem
Pembelian/Utang
Pengeluaran Kas
Penggajian
Aktiva Tetap
Siklus Konversi
Siklus Pendapatan
Subsistem
Subsistem
Perencanaan dan
pengendalian
produksi
Akuntansi Biaya
Pemrosesan pesanan
penjualan
Penerimaan kas
Barang
Jadi
3
Kas
2.1. Sistem Pemrosesan Pembelian
Diagram arus data menurut james Hall tersebut merupakan gambaran
umum berbagai aktivitas terkait yang membentuk sistem pemrosesan
pembelian yang mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk
menambah
persediaan
kembali
melalui
observasi
catatan
persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke
pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses
manufaktur
(aktivitas
siklus
konversi).
Informasi
kebutuhan
persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih
memasok dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut
dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.
4
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang
persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa
kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan
untuk
memperbaiki catatan persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha
akan
merekonsilliasinya
dengan
informasi
lain
yang
telah
dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban
membayar
di
perdagangan
dilakukan
masa
dengan
paling
tidak
mendatang,
pemasok.
hari
tergantung
Biasanya,
terakhir
yang
dari
syarat
pembayaran
akan
disyaratkan
untuk
mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan
diskon yang ditawarkan.
6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha
(kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan
(kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi
akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali
persediaan.
2.2. Sistem Manual
Menurut James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem
pembelian manual, yaitu:
5
1. Pengendali persediaan
Departemen ini mengurangi
persediaan
perusahaan
dengan
mentransfer bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi)
dan
menjual
barang
jasi
ke
pelanggan
(siklus
pendapatan).
Pengendali persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan
barang jadi, ketika saatnya pemesanan ulang staf administrasi akan
membuat
permintaan
pembelian.
Satu
salinan
permintaan
pembelian akan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan
lainnya dikirim ke utang usaha dan disimpan di ke dalam file tunda
utang usaha. Staf administrasi pengendali persediaan menyimpan
salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian terbuka
(file open purchase requisition).
2. Departemen persediaan
Bertugas untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya
berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan
pembelian(purchase
order-PO).
Ketika
perusahaan
membuat
pesanan pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu
salinan PO dikirimkan ke pengendali persediaan yang selanjutnya
disimpan
bersama
permintaan
pembelian
terbuka.
salinan
berikutnya dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang
usaha tunda. Satu salina (salinan kosong) dikirim ke bagian
penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat persediaan
tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf
administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir
bersama
dengan
permintaan
pembelian
dalam
pembelian terbuka (open purchase order file).
3. Bagian Penerimaan
Pada saat perusahaan mengalami waktu
file
tunggu
pesanan
antara
memasukkan pesanan dengan menerima persediaan, berbagai
salinan PO berada di file sementara di berbagai departemen
sehingga
tidak
ada
kegiatan
ekonomi
yang
terjadi
sampai
perusahaan menerima persediaan, oleh karena itu tidak ada
kewajiban finansial yang timbul.
Penerimaan persediaan : barang yang tiba dari pemasok di
rekonsiliasi dengan salinan kosong PO. Salinan kosong (blind
6
copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang
diterima, tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi
bagian penerimaan menghiting dan memeriksa persediaan
dalam mengisi laporan penerimaan.
Pembuatan laporan penerimaan : setelah melengkapi jumlah
fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian
penerimaan membuat laporan penerimaan yang menyatakan
jumlah dan kondisi persediaan tersebut.
4. Bagian utang usaha
Pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki
informasi finansialo yang dibutuhkan untuk mencatat transaksitransaksinya.
Dokumen
formal
yang
menyediakan
informasi
tersebut adalah faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan
belum menerima faktur, perusahaan akan menunda pencatatan
kewajiban hingga faktur tiba.
5. Bagian buku besar
Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang
usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian
persediaan. Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari
voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha
serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan
buku
pembantu
persediaan.
Tahap
pembelian
dalam
siklus
pengeluaran selesai.
2.3. Sistem Pengeluaran Kas
7
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban
yang timbul dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan
bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika
kewajiban jatuh tempo.
seperti yang dilihat fari diagram arus data diatas sistem ini terdiri atas 3
proses, yaitu:
1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai
dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran
kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para
pemasok. salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke
bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar,
dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan
kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang
usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi
8
tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta
utang usaha.
2.4. sistem manual pengeluaran kas
1. Bagian utang usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf
administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang
terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang
jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya
(permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan,
dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.
2. Bagian pengeluaran kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher
dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan
akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi
tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah
uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar
cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.
3. Bagian buku besar
9
Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal
pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka
dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban
perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke
pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun
pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta
merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku
pembantu
utang
usaha.
Pekerjaan
ini
mengakhiri
prosedur
pengeluaran kas.
2.5. Poin Penting Dalam Siklus Pengeluaran
Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur
pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:
AKTIVITAS
PENGENDALIA
SISTEM PEMROSESAN
SSISTEM PENGELUARAN
PEMBELIAN
KAS
N
Otorisasi
Pengendalian persediaan
Bagian
utang
usaha
mengotorisasi
Transaksi
pembayaran
persediaan Pisahkan
bagian
Pengendalian
dipisahkan
Pemisahan
pembelian
Pekerjaan
penyimpanan
dari
bagian besar
buku
pembantu
utang
dan usaha, pengeluaran kas,
persediaa. dan buku besar.
Buku besar utang usaha
Supervisi
Catatan
Akuntansi
Akses
terpisah dari buku besar
Bagian penerimaan
Buku
pembantu
utang File voucher utang, buku
usaha,
buku
permintaan
file
pesanan
besar,
file pembantu
pemmbelian, jurnal
utang
usaha,
pengeluaran
kas,
pembelian, akun kas di buku besar.
file laporan penerimaan.
Keamanan
fisik
aktiva. Keamanan yang memadai
Batasi
akses
hanya
ke atas kas. Batasi akses ke
10
catatan akuntansi di atas
Bagian
independen
catatan
akuntansi diatas.
dengan Peninjauan
akhir
utang
merekonsiliasi
Verifikasi
berbagai
berbagai bagian pengeluaran kas.
dokumen sumber sebelum Rekonsiliasi
mencatat
Bagian
oleh
keseluruhan
kewajiban. oleh bagian buku besar.
buku
merekonsiliasi
besar Rekonsiliasi bank secara
akurasi berkala oleh kontroler.
umum proses tersebut.
2.6. Otomatisasi Prosedur
Teknologi
Pemrosesan Batch
Pembelian
dengan
Menggunakan
Tahap 1
Bagian Pemrosesan Data
Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan
dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Ketika persediaan
berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam
produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang di dalam
file buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary file)
telah jatuh ke dalam titik pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka
akan dibuat catatan dalam file permintaan terbuka. tiap catatan
dalam file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang
berbeda yang akan diisi kembali. Informasi yang dibutuhkan untuk
membuat catatan permintaan dipilih dari catatan buku pembantu
persediaan yang kemudian akan ditandai “sedang dipesan” untuk
mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang
datang. Pada akhir kerja, sistem akan menyortir berbagai file
permintaan
terbuka
berdasarkan
nomor
pemasok
dan
mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke
satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat pemasok
akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk
membuat dokumen permintaan pembelian. Salinan dari berbagai
11
dokumen ini masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian
dan utang usaha.
Bagian pembelian
Setelah
menerima
permintaan
pembelian,
bagian
pembelian
membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian.
Berbagai salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang usaha,
bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian
pembelian
sendiri.
Tahapan
otorisasi
dan
pemesanan
dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen
permintaan pembelian tidak ada gunanya dalam sistem ini dan tidak
dibuat. Tetapi, catatan permintaan mungkin masih ada dalam
cakram atau pita magnetis sebagai jejak audit.
Tahap 2
Bagian pemrosesan data
Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan
pembelian terbuka dan untuk mentrasfer catatan yang terkat dalam
file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.
Bagian Penerimaan
Ketika barang diterima dari pemasok, staf administrasi beagian
penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinanannya akan
dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.
Tahap 3
Bagian pemrosesan data
Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang
akan
memperbarui
berdasarkan
“sedeang
laporan
dipesan”
file
buku
besar
penerimaan
dari
catatan
dan
pembantu
persediaan
menyingkirkan
persediaan.
Sistem
tanda
akan
menghitung total batch penerimaan persediaan untuk prosedur
12
memperbarui buku besar dan kemudian menutup catatan yang
terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan
pembelian tertutup.
Bagian utang usaha
Staf administrasi akan merekonsiliasi faktur dari pemasok dengan
berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke
dalam file tunda utang usaha. Kemudian membuat voucher,
menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan
salinan voucher ke bagian pemrosesan data.
Tahap 4
Program batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher (atau ke file
buku besar pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk
dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar.
2.7. Pemrosesan Penggajian
Pemrosesan gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus
khusus. Cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan
pengeluaran kas reguler. Karena alasan kepraktisan, pendekatan ini
memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :
1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang
diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian
sangat berbeda antar karyawan. Misalnya, prosedur yang berbeda
digunkan untuk karyawan yang dibayar perjam, karyawan tetap,
karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu proses
penggajian
memerlukan
prosedur
akuntansi
khusus
untuk
pemotongan gaji dan pemotongan pajak.
2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus.
Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji
dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.
13
3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk memgakomondasi arus
transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan
membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok.
Umumnya,
perusahaan
mendisain
sistem
untuk
menghadapi
kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan pengajian tidak
bersifat berkelanjutan.
Diagram Arus Data Untuk Penggajian
Diagram diatas merupakan diagram arus data yang menggambarkan
tugas
–
tugas
umum
dari
sistem
penggajian
dalam
perusahaan
manufaktur. Inti dari proses ini adalah sebagai berikut
1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi dimasukkan ke proses
pengajian dari dua sumber yang berbeda yaitu personalia dan
produksi.
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan
mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.
14
3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu
yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi.
4. Departemen
penggajian
utang
dari
usaha
departemen
menerima
informasi
penggajian
dan
rangkuman
mengotorisasi
departeman pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah
total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan di ambil.
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari
bagian akuntansi biaya, utang, dan pengeluaran kas.
2.8. Sistem Penggajian Manual
Diagram Sistem Penggajian Manual
15
Tugas- tugas utama bagian prosedur diatas dalam konteks sistem manual
yaitu :
1. Personalia
Departemen
personalia
menyiapkan
dan
menyerahkan
kedepartemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia.
Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang di otarisasi
untuk
menerima
cek
pembayaran
dan
digunakan
untuk
menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji perjam, pemotongan,
dan klasifikasi pekerjaan.
2. Produksi
Karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu
kerja yaitu kartu kerja dan kartu waktu. Mereka memasukkan kartu
tersebut pada saat makan siang dan pada akhir pada waktu jam
kerja.
Kartu
ini
merupakan
catatan
formal
untuk
kehadiran
karyawan setiap hari.
3. Akuntansi Biaya
Departemen akuntasi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk
mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga
kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam
rangkuman distribusi tenaga kerja dan diterusakan ke departemen
buku besar umum.
4. Penggajian
Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data
pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja
dari departemen produksi. Staff administrasi di departemen ini
melakukan pekerjaan sebagai berikut:
16
a.
Menyiapakan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran
bruto, pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran
bersih.
b.
Memasukkan informasi di atas ke catatan pengajian karyawan.
c.
Menyiapkan cek gaji untuk karyawan
d.
Mengirim cek gaji kepengeluaran kas dan salinan daftar gaji
ke utang
e.
Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan
salinan daftar gaji.
5. Departemen Utang
Staf administarasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji
dan menyiapan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah
gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim
kepengeluaran kas.
Salinan lainnya dikirim kedepartemen buku
besar umum.
6. Pengeluaran Kas
Menejer dibagian pengeluaran kas menerima cek – cek penggajian,
memeriksannya
dan
kemudian
menandatanganinnya
lalu
mengirimnya kepusat pembayaran untuk didistribusikan kepada
para pegawai.
2.9. Pengendalian Penggajian
1. Otorisasi Transaksi
Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan
mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang
umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang
tidak lagi bekerja diperusahaan.
2. Pemisahan Tugas
17
Departemen personalian menberikan informasi tarif pembayaran
kebagian pembayaran untuk karyawan yang dibayar peram. Kisaran
tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalama, klasifikasi
pekerjaan, senioritas dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini
disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat
megubah informasi dan melakukan penipuan.
3. Supervisi
Wilayah lain yang berresiko adalah penjagaan waktu kadang –
kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang
terlmbat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan
merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.
4. Catatan Akuntansi
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen – dokumen berikut:
a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar
b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga
kerja dan daftar tenaga gaji.
c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan
berbagai akun pengeluaran.
d. Akun buku besar umum berisi pengendalian penggajian, kas dan
akun dana gaji.
5. Pengendalian Akses
Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga
kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang
tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat
memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga
dapat menggelapkan uang kas.
18
6. Verifikasi Independen
Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen
dalam sistem penggajian :
a. verifikasi jam kerja
b. pengurus pembayaran
c. utang usaha
d. buku besar umum
2.10. Sistem Penggajian Berbasis Komputer
1. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch
Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan
bulanan ), sistem ini sering kali tidak cocok dengan pemrosesan
Batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima
formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang
dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan
pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar
umum.
2. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian
Pemrosesan gai sering kali disatukan dalam sistem manajemen
sumber daya manusia (MSDM) . Sistem MSDM menangkap dan
memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia,
termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, realisasi
tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia dan
juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file
personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan
untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadi.
Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal
berikut :
a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data
melalui terminal
19
b. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data
c. Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.
2.11. Sistem Aktiva tetap
Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralaan yang digunakan dalam
operasi bisnis. Item-item ini relative permanent dan seringkali secara
kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Contoh
dari aktiva tetap adalah tanah, gedung, perabotan, mesin dan kendaraan
bermotor. Tujuan spesifik dari aktiva tetap adalah :
1. memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai
dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.
2. mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi,
biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.
3. mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktivaaktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang
wajar.
4. menyediakan
informasi
bagi
pihak
manajemen
yang
dapat
membantu merencanakan investasi aktiva tetap dimasa yang akan
dateng
5. mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.
Logika Sistem Aktiva
20
Akuisisi Aktiva
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna)
yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru.
Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini
akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Setelah permintaan
disetujui dan pemasok dipilih, departemen penerimaan mengirim
aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang bersangkutan
Pemeliharaan Aktiva
Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar
pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah)
menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.
Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir umur ekonominya atau ketika
manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus
dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Seperti transaksi
lainnya,
penghapusan
aktiva
memerlukan
persetujuan
menurut
prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan aktiva adalah menjual,
membongkar,
menyumbangkan,
atau
menghentikan
penggunaan
21
aktiva tersebut. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan
disposisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva
tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.
2.12. Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap
1.
Pengendalian Otorisasi
Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari
pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai
tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi
keuntungan permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.
2.
Pengendalian Supervisi
Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan,
aktiva
ini
rentan
terhadap
pencurian
dan
penyalahgunaan,
dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan dalam gudang.
Oleh karena tu, supervisi manajemen merupakan elemen yang penting
dalam keamanan fisik aktiva tetap. Para supervisor harus memastikan
bahwa
aktiva
tetap
yang
digunakan
sesuai
dengan
kebijakan
perusahaan dan praktik bisnis.
3.
Pengendalian Verifikasi Independen
Secara berkala, auditor intrnal harus memeriksa akuisisi aktiva dan
prosedur
persetujuan untuk
menentukan kelayakan faktor yang
digunakan dalam analisis, termasuk umur ekonomi aktiva, biaya
keuangan, penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva
tersebut, tarif diskon yang digunakan, dan metode penganggaran
modal yang digunakan dalam analisis.
Ancaman dan Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan yaitu
:
Menurut Roomney:
22
Proses/aktivitas
Pesan barang
Ancaman
1. Mencegah
kehabisan dan/atau
kelebihan
persediaan
2. Meminta barang
yang tidak
dibutuhkan
Catatan persedian perpetual
yang akurat, persetujuan
permintaan pembelian.
3. Membeli dengan
harga yang
dinaikan
Meminta penawaran
kompetitif, gunakan pemasok
yang disetujui , persetujuan
pesanan pembelian,
pengendalian anggaran
4. Membeli barang
berkualitas rendah
Terima dan simpan
barang
Gunakan vendor yang
disetujui, persetujuan
pesanan pembelian, awasi
kinerja vendor, pengendalian
anggaran
5. Membeli dari
pemasok yang
tidak diotorisasi
Persetujuan pesanan
pembelian, batasi akses ke
file utama pemasok
6. Komisi (kickback)
Kebijakan, mintalah pegawai
bagian pembelianuntuk
mengungkapkan kepentingan
finansial dengan pemasok,
audit vendor
Minta bagian penerimaan
menverivikasikan keberadaan
pesanan pembelian yang
valid
7. Menerima barang
yang tidak dipesan
8. Membuat kesalahan
dalam
penghitungan
9. Mencuri persediaan
Setujui dan bayar
vaktur dan vendor
Pprosedur pengendalian yang
dapat diterapkan
Sistem pengendalian
persediaan, catatan persedian
perpetual, teknologi kode
geratis, penghitungan
persediaan secara periodik.
10.gagal menangkap
kesalahandalam
faktur dari vendor
Gunakan teknologi kode
geratis, dokumentasikan kerja
pegawai, insentif untuk
penghitungan yang akurat
Pengendalianakses fisik,
penghitungan periodik
persedian dan rekonsiliasi
perhitungan fisik dengan
catatan, dokumentasikan
semua kiriman p[ersediaan
Periksa kembali akturasi
faktur, pelatihan bagi
pegawai bagian utang usaha,
gunakan ERS
11.membayar barang
23
yang tidak diterima
12.gagal
memanfaatkan
diskon pembelian
yang tersedia
Penyimpanan file yang tepat,
anggaran arus kas
13.membayar faktur
yang sama dua kali
Hanya membayar faktur yang
didukung oleh budel voucher
asli, pembatalan bundel
voucher saat pembayaran,
gunakan ERS, kendalikan
akses ke file utama pemasok
14.kesalahan
mencatat dan
memasukan data
dalam utang usaha
Pengendalian edit berbagai
entri data dan pemrosesan
15.menyalahgunakan,
kas, cek, atau EFT
Pengwndalian
umum
Hanya membayar faktur yang
didukung oleh laporan
penerimaan asli, gunakan
ERS, pengendalian anggaran
16.kehilangan data
Batasi akses ke cek kosong,
mesin penandatangan cek,
dan terminal kiriman EFT,
pemisahan tuga antara
bagian utang usaha dan kasir,
rekonsiliasi rekening bank
oleh orang yang independen
dari proses pengeluaran kas,
alat perlindungan cek
termasuk positive pay, tinjau
ulang secara teratu untuk
transaksi EFT
Buat cadangan dan rencana
pemulihan dari bencana,
pengendal;ian akses fisik dan
logis
17.kinerja kurang baik
Pembuatan dan peninjauan
ulang secara periodik laporan
kerja yang memadai
24