MAKALAH KESEKRETARISAN TENTANG PELAKSANA. docx
MAKALAH KESEKRETARISAN TENTANG
PELAKSANAAN RAPAT
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Kesekretarisan
Dra. Nani Sutarni
Disusun Oleh :
Ahmad Subur
Fitri Meilani
1702926
Iis Isnaeni
1701102
Rina Indra S
1700431
PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2017/2018
Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga
penyusun dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu . Tidak lupa kami juga
mengucapkan banyak terimakasih atas pihak yang telah menuliskan tulisannya sehingga
penulis mengerti tentang materi yang akan dibahas pada materi yang ada dimakalah ini.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca terutama untuk dosen pada mata kuliah ini dan untuk ke
depannya penulis akan lebih baik lagi dalam mengerjakan makalah selanjutnya.
Makalah ini penyusun yakin masih banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh
karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca
demi kesempurnaan makalah ini.
Bandung, September 2017
Penyusun
Daftar Isi
Contents
Kata Pengantar.................................................................................................... 2
Daftar Isi......................................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN..................................................................................... 4
a.
Latar Belakang...................................................................................... 4
BAB II.............................................................................................................. 6
PEMBAHASAN.................................................................................................. 6
BAB I
PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam
konteks komunikasi kelompok. sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat
dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan
kinerja organisasi dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi. Banyak istilah
mengatakan bahwa rapat memiliki wewenang tertinggi dalam organisasi, karena rapat
merupakan penentu arah jalannya organisasi sebab pada rapatlah keputusan-keputusan
dikeluarkan dan disampaikan untuk diterapkan pada kebijakan atau kegiatan yang
dilaksanakan oleh organisasi.
Tiada hari dalam setiap waktu suatu organisasi atau instansi menerima informasi dari
berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat.
Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek kinerja dalam
sebuah orgainisasi/instansi. Untuk itu, semua keputusan baik bersifat umum maupun strategik
perlu perlu ditetapkan melalui ajang yang kita sebut rapat.
Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus mencermati tahapan-tahapan yang
dilakukan agar sasaran rapatnya berhasil. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya
penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih siapa saja peserta, menyusun agenda,
dan menyiapkan lokasi rapat.
Oleh karena itu dalam makalah ini akan menjelaskan fungsi rapat dalam organisasi dan
membuktikan bahwa rapat memiliki peranan penting dalam organisasi atau
A. Rumusan Masalah
1. Pengertian dan macam-macam kelompok
2. Pengertian dan macam-macam komunikasi
3. Pengertian, Tujuan, Macam-macam serta Syarat Rapat
4. Tipe, Tugas dan Fungsi pemimpin rapat
5. Tipe dan Fungsi peserta rapat
6. Tugas sekretaris dalam rapat
7. Penyelenggaraan dan pengendalian rapat
8. Tata bertanya dalam rapat
9. Istilah bisnis yang berhubungan dengan rapat
B. Tujuan
1. Memahami pengertian dan macam-macam kelompok
2. Memahami pengertian dan macam-macam komunikasi
3. Memahami pengertian, tujuan, serta syarat dalam rapat
4. Mengetahui tipe, tugas sekaligus fungsi pemimpin rapat
5. Memahami tipe dan fungsi peserta rapat
6. Memahami tugas sekretaris dalam rapat
7. Memahami penyelenggaraan dan pengendalian rapat
8. Mengetahui dan memahami tata bertanya dalam rapat
9. Memahami istilah bisnis yang berhubungan dengan rapat
C. Manfaat
Manfaat yang dapat kita peroleh dari penulisan ini adalah kita bisa mengetahui lebih
jauh materi dari sebuah mata kuliah kesekretarisan berdasarkan apa yang telah
tercantum dalam rumusan masalah di atas.
BAB II
PEMBAHASAN
C. Pengertian, Tujuan, Macam-macam serta Syarat Rapat
1. Pengertian Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk
memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut Nunung dan Ratu
Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan
stafnya. Adapun Wursanto (1987:136) memberikan pengertian yaitu, merupakan suatu
bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering
diselenggarakan
oleh
banyak
organisasi,
baik
swasta
maupun
pemerintah.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok
orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan (dalam hal rapat lebih
bersifat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan
untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, atau
pemberian motivasi kepada pegawai agar berlangsung efektif.
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun demikian, rapat
tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu
diselenggara-kan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi tiap-tiap orang
yang bekerja.
2. tujuan
a. Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika
penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka
dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
b. Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai
penurunan gaji pegawai.
c. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan
masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
d. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang
diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan
memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
e. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
f. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
3. Prinsip-prinsip Rapat
1. Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan pentingnya
rapat.
2. What, apa masalah yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk
menyediakan agenda rapat.
3. Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang hendakny
sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan.
4. When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu yang
dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.
5. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara berkala atau cukup satu
kali, tertutup atau terbuka, bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak,
memerlukan OHP atau sejenisnya, dan lain-lain.
4. Macam-macam rapat
A. Berdasarkan Tujuannya
a) Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk memberitahukan atau
menyampaikan penjelasan kepada seluruh peserta rapat.
b)Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau memecahkan suatu
permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.
c)Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari suatu
permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang berselisih tidak
merasa dirugikan.
B. Berdasarkan Sifatnya
a)Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan seluruh
mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat
mendapatkan undangan.
b)Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau tidak
berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan sebuah rapat.
c)Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau umum, dimana
semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut. Biasanya materi yang
dibahas tidak bersifat rahasia.
d) Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam sebuah
organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-masalah yang bersifat
rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.
C. Berdasarkan Jangka Waktu
a) Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu minggu
sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi setiap seksi atau
subseksi.
b) Rapat Bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin, dengan
materi pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi atau subseksi.
c) Rapat Semestera
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali guna
mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan rencanarencana
apa
saja
yang
akan
dicapai
pada
empat
bulan
kedepan.
d) Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali guna
mengevaluas pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun jangka pendek.
D. Berdasarkan Frekuensinya
a) Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan secara
intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
b) Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah yang
memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang tidak direncanakan).
E. Berdaasarkan Namanya
a) Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan karyawannya
guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi.
b) Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau pekerjaan yang
biasanya rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi kepemerintahan.
c) Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”
5. Syarat-syarat Rapat
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya
ialah sebagai cara menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi permasalahanpermasalahan yang terjadi pada suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukanmasukan atau saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri.
Sedangkan bagi karyawan atau bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka antara
bawahaan dengan pimpinannya.
Suatu rapat dapat dikatakan sukses apabila sebelumnya telah direncanakan, dan
syarat sukses suatu rapat adalah;
1.Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.
2.Media rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana rapat
harus cukup mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan jumlah
undangan rapat.
3.Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan
membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi
lebih tertib.
4.Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk mencatatnya
dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan oleh seorng
sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan jalannya rapat
secara singkat.
5.Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap
keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusankeputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat.
Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi pedoman dalam
pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya
6. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat
memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara
dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter,
memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
7.Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi prasangka yang
buruk kepada anggota lainnya.
8.Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung serta
tidak terjadi monopoli pembicaraan.
9.Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan
Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat, pengawasan
terhadap peserta rapat baik secara individu maupun kelompok. Agar pembicaraan
tidak menyimpang dari tujuan rapat.
10.Tidak terjadi perdebatan
Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan, sehingga
akan memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.
D. Tipe dan fungsi pemimpin rapat
Dalam sebuah rapat, tentunya terdapat seorang pemimpin rapat. Tipe pemimpin
rapat pada dasarnya sangat memepengaruhi berjalannya sebuah rapat. Adapun
beberapa tipe pemimpin rapat , diantaranya adalah :
1. tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak,merasa paling
berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal ,sehingga kurang memberikan
kesempatan pada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
2. tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima kritik
dan saran dari peserta rapat,memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya ,berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi
petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
3. tipe laizess faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para
peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat.pemimpin ini bersifat pasif dan
cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok ,tidak punya
inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
Adapun beberapa fungsi pemimpin rapat, diantaranya sebagai berikut :
1. sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para
peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai.
2. sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan
para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang
dibicarakan
3. Sebagai Penengah, Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai
penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para
peserta rapat.
4. Sebagai Pencari Solusi, Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai
pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang
pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam
rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan,
dan pengalaman yang lebih luas.
E. Tipe dan fungsi peserta rapat
sebuah rapat tentunya terdapat seorang pemimpin yang mengatur jalannya
sebuah rapat dan komponen yang tidak kalah penting, yaitu peserta rapat. Berikut
ini adalah beberapa tipe peserta rapat, diantaranya adalah :
1. tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauan dan
kemampuan kinerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain
2. tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menetang pendapat atau tidak
setuju dengan pendapat peserta lain
3. tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif, peserta tipe
rapat ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan
informasi informasi yang disampaikan oleh pemimpi rapat atau peserta rapat
lainnya , ia tidak suka menegmukakan pendapat, kritik, saran, dan lebih bersifat
pendiam Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya,
sehingga rapat dapat berjalan dengan baik.
Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai penyumbang pendapat, Umumnya suatu rapat diadakan untuk
memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat
menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara
bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka
semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.
2.
Sebagai penyumbang data, Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat
haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang
data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk
menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalahmasalah yang dibahas dalam rapat.
3.
Sebagai perumus kesimpulan, Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari
seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersamasama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh
karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan
kesimpulan.
4. Sebagai pembantu pimpinan, Setiap peserta rapat harus mampu membantu
pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh
keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan
informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam
pengambilan keputusan.
5.
Sebagai penerima hasil keputusan, Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan
dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan
bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh
karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta
rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan
saran/pendapatnya.
F. Tugas Sekretaris dalam rapat
1.
dokumentasi dan laporan rapat
Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena
notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan
kemampuan menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului
dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta
dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta
rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan
hadir juga harus ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat
ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu
adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah
pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal
yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul
berapa rapat tersebut ditutup.
Dokumentasi yang ditulis oleh notulen , berfungsi sebagai berikut :
1. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan
bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas
tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
2.
Sebagai Sumber Informasi
Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui
materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3.
Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat
berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya
sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis
dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6.
Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan
atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih
dahulu kepada ahli hukum.
Tugas Sekretaris dalam rapat
1. Membuat catatan
Apabila dalam rapat terjadi pengambilan keputusan melalui pemungutan suara, maka
sekretaris mencatat siapa-siapa yang setuju dan yang tidak setuju dan mencatat hasil
kesepakatan.
2. Membuat notulen
Berkaitan dengan menghubungi dan menyiapkan notulen, sekretaris yang akan
memimpin rapat dapat menentukan siapa yang bertugas sebagai notulen (jika tidak ada,
sekretaris harus mampu sekaligus menjadi notulen), dapat memahami prinsip dasar
tugas seorang notulen, serta menyiapkan perlengkapan yang diperlukan seorang notulen
untuk membuat notula diantaranya, judul rapat, tanggal, tempat, waktu rapat, daftar
nama peserta rapat, dan isi rapat.
3. Pengiriman notulen
Notulen yang sudah disetujui pimpinan rapat, dikirim kepada peserta rapat, karena
notulen sangat penting untuk tindak lanjut.
4. Ucapan terima kasih
Dalam rapat resmi ucapan terima kasih sangat diperlukan, terutama bagi pejabat
yang dirasa terhormat telah hadir untuk mensukseskan rapat. Peserta rapat dan
panitia serta semua pihak yang telah mendukung terselenggaranya rapat.
Untuk rapat tidak resmi yang biasanya diselengarakan secara rutin tidak perlu
membuat ucapan terima kasih.
Tugas pimpinan rapat
1. Sebagai pengarah,
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan
rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.
2. Sebagai penengah
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi
pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3. Sebagai penggerak
Seorang pemimpin rapat harus dapat menggerakkan para peserta rapat untuk
dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.
4. Sebagai pencari solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat
mengalami kemacetan atau kebuntuan.
Persiapan, penyelenggaraan, dan pengendalian rapat
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat di
jadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut.
1. Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi
dari rapat tersebut.
2. What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
3. Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
4. Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
5. How?Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah
rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup
atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan
menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu
pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai
pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris
dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau
penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus
memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu
rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara
tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara
garis besar.
B. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian
konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau
pengurangan peserta rapat.
C. Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran
seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu
tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai
berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau
pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa.
Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para
peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada
pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk
mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
D. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas
selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang
pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti
konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai
dokumentasi.
E. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a) Agenda rapat.
b) Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari
rapat sebelumnya).
c) Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan
pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut
1. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note denagn bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang
yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam
rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah
tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang
rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian
tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan
sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan
arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada
beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a. Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan
tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b. Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk
menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya
konferensi :
c. Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d. Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gayaworkshop cocok untuk diskusi kelompok.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
H. Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang
cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar,
hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
I. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta
rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka
sekretaris harus menyiapkannya.
J. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta
rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat.
Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal
ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa
makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1) Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2) Disajikan selama rapat berlangsung.
3) Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4) Disajikan secara kombinasi.
Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil
sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
K. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan
unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
L. Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan
untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal
yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1) Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2) Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3) Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan
berfungsi dengan baik?
4) Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah
disiapkan dalam suatu map?
5) Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6) Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Pengendalian rapat
Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak
terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat.
Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :
1) Penegendalain bebas terbatas
Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara
bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian.
Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang
kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.
2) Pengendalaian secara ketat
Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan
kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta
rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan
jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter
dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.
3) Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah
pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat
untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali,
pimpinan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan
normal kembali.
Penyelenggaraan Rapat
1.
Membuka rapat hal hal yang harus dikemukakan dalam membuka rapat sbb:
a. Acara rapat.
b. Tata tertib rapat (bersifat fleksible).
c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).
d. Pengenalan masalah atau persoalanl yang akan dibahas.
e. Tujuan diadakannya rapat.
f. Tanggapan – tanggapan atau saran.
Berlangsungnya rapat
Selama rapat berlangsung, pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar
tertib. Sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat.
Ada dua bentuk catatan rapat yaitu :
a. Verbatim yaitu catatan lengkap semua pembicaraan rapat tampa ditambahi
ataupun dikurangi.
b. Notula yaitu catatan yang berisi pokok pokok pembicaraan dalam rapat.
Fungsi catatan rapat yaitu :
1)
2)
3)
4)
Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
Sebagai sumber informsi bagi peserta rapat yang tidak hadir.
Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.
Menutup rapat
Pemimpin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak berlarut larut. Bila dalam rapat tersebut tidak ditemui hambatan dan telah menghasilkan
keputusan, maka di akhir rapat pemimpin rapat dapat membacakan hasil rapat dan
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan hal – hal yang
sekiranya belum tercakup dalam keputusan rapat.
Tata bertanya dalam rapat
Salah satu agenda dalam rapat adalah tanya jawab, bertanya memungkinkan peserta
rapat mendapat informasi lebih detail. Bertanya juga dapat memperjelas materi yang
baru didapat, atau juga bertanya dapat mengajukan masalah diluar dari materi yang
dibahas namun tetap terkait.
Pada saat mengajukan pertanyaan hendaknya menggunakan tata cara atau teknik yang
benar, sehingga seorang peserta rapat tidak asal bertanya saja. Berikut ini beberapa
teknik bertanya pada saat rapat sedang berlangsung.
1. Pertanyaan Langsung (direct question)
Pertanyaan langsung merupakan pertanyaan yang biasanya dilakukan oleh pemimpin
rapat, dengan memberikan pertanyaan langsung pimpinan bertujuan untuk memberikan
motivasi dan dorongan agar peserta rapat dapat berpartisipasi aktif. Namun jika orang
yang ditanya secara langsung tidak dapat menjawab pertanyaan pimpinan tadi malah
akan membuat kurang percaya diri.
Contohnya: Pimpinan bertanya pada salah seorang peserta rapat "Menurut Pak Joko,
bagaimana cara meningkatkan penjualan komputer perusahaan kita bulan depan?"
2. Pertanyaan Umum (overhead question)
Pertanyan umum merupakan teknik bertanya kepada seluruh peserta rapat. Tujuan
menggunakan teknik bertanya umum adalah untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat
agar sama-sama berfikir menjawab pertanyaan yang ditujukan kepada seluruh peserta
rapat. Contohnya: Saudara-saudara apakah kita perlu menambah cabang perusahaan
yang baru?
3. Pertanyaan Terbuka (open question)
Pertanyaan terbuka adalah teknik bertanya kepada seluruh peserta dengan pertanyaan
terbuka, maksudnya adalah pertanyaan diajukan secara terbuka dan menimbulkan
jawaban yang bermacam-macam. Kalimat pertanyaan terbuka biasanya diawali dengan
apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Berapa lama kita akan menyewa tanah tersebut?
4. Pertanyaan Mengembalikan (reverse question)
Yang dimaksud pertanyaan mengembalikan adalah mengembalikan pertanyaan kepada
orang yang bertanya atau dengan kata lain, pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi.
Pertanyaan ini juga dapat di tanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga
semua orang aktif memikirkan jawaban pertanyaan tersebut.
5. Pertanyaan Faktual (fact Question)
Pertanyaan ini diajukan untuk mencari fakta dan keterangan lain.
Contoh: Siapa saja yang menangani penjualan komputer itu?
6. Pertanyaan Retoris
Pertanyaan retoris adalaah pertanyaan yang tidak memerlukan jawabannya, karena orang
lain sudah tahu jawabannya. Contohnya: Kalau buka kita yang memajukan perusahaan
ini, siapa lagi?.
7. Pertanyaan Penghargaan
Pertanyaan penghargaan ditujukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang
yang memberikan ide atau masukan yang berguna. Contoh: Bapak Amin, Bapak
mengatakan bahwa membuka cabang baru di Tanjungmorawa akan meningkatkan omset
penjualan. Bisakah Bapak jelaskah lebih lanjut?.
I.
Istilah Istilah Yang Berhubungan Dengan Rapat
a. Ad hoc = panitia khusus yaitu suatu tim yang dipilih dan ditugaskan untuk
menyelesaikan suatu tugas khusus.
b. Addendum = tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi
c. Adjourtment = atas perhatian hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan
rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu
harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali.
d.
Amandemen = perubahan mosi dengan menambahkan atau mengurangi beberapa
kata. Setiap perubahan harus diusulkan, didukung, dan disampaikan kepada
peserta rapat dengan cara yang semestinya.
e.
Closure = mosi resmi yang diajukan untuk mengakhiri sebuah diskusi mengenai
masalah khusus. Apabila mosi itu terulang untuk kedua kalinya, maka masalah
harus segera diajukan dalam bentuk voting tanpa diskusi lebih lanjut. Setelah
voting, diskusi dapat dilanjutkan.
f.
Co-opterd member = seseorang yang ditunjuk secara khusus oleh sebagian besar
anggota atas dasar voting sebagai penambahan keanggotaan. Dasar penunjukan
adalah keahlian dari seseorang yang ditunjuk.
g.
Ex officio = seseorang yang ditunjuk karena jabatan yang bersangkutan.
h.
Lie on the table = tidak diambil suatu tindakan terhadapnya.
i.
Majority = ketetapan berdasarkan jumlah suara terbanyak yang dibutuhkan agar
suatu mosi diterima.
j.
Mosi = keputusan rapat; yang menyatakan pendapat atau keinginan para anggota.
k.
Nem com = tidak ada orang yang menyanggah. Sebuah mosi disebut nem com
apabila tidak ada seorangpun yang menyanggah walaupun ada anggota yang
abstain.
l.
Next business = dibahas pada kesempatan berikutnya.
m. No confidence = mosi tidak percaya yang dapat disampaikan oleh anggota
apabila mereka tidak mempercayai pemimpin rapat.
n.
Out of order = suatu pendapat atau pernyataan yang bertentangan dengan
peraturan rapat.
o.
Point of order = pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat
berlangsung
mengenai
prosedur
rapat,
tetapi
pertanyaan
dapat
pula
membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
p.
Proxy = seseorang yang ditunjuk untuk mewakili kepentingan orang lain dalam
rapat. Hal ini sudah diatur dalam peraturan perusahaan.
q.
Quorum = ketentuan tentang jumlah minimal anggota yang harus hadir agar rapat
dapat dinyatakan sah. Jumlah minimal ini dicantumkan dalam anggaran dasar
perusahaan.
r.
Reference back = tambahan laporan atau pokok permasalahan sebagai bahan
pertimbangan lebih lanjut bagi orang yang mengajukannya.
s.
Resolusi = keputusan resmi dalam suatu rapat yang diusulkan, didukung, serta
diajukan dalam rapat sebagaimana mestinya. Resolusi yang sudah di setujui tidak
boleh diusulkan kembali.
t.
Rider = tambahan resolusi yang sudah diajukan. Rider harus diajukan, diusulkan,
dan didukung anggota, sama seperti mosi.
u.
Right of reply = hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban
pada penutupan diskusi.
v.
Status quo = keadaan sebagaimana adanya.
w. Standing order = pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan
x.
Sebcomuittee = salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas
khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite
y.
Teller = orang yang ditugaskan untuk menghitung suara pada rapat.
z.
Unanimous = resolusi yang disetujui oleh seluruh anggotanya.
aa. Voting = pemungutan suara anggota rapat.
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari
rapat dalam konteks komunikasi kelompok. sebagai salah satu bentuk
komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek
tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja organisasi dan arus informasi
yang berjalan pada satu organisasi .
Dengan ini sangatlah jelas bahwa rapat memiliki peranan penting dalam
organisasi, terlihat dari beberapa syarat rapat yang harus dipenuhi untuk
terciptanya rapat yang terfokus dan terarah dengan baik demi terciptanya tujuantujuan rapat yang diinginkan dalam rapat tersebut, sehingga fungsi rapat dapat
terlihat
dengan
sebenarnya.
Rapat
juga
menentukan
arah
jalannya
organisasi/perusahaan serta membuktikan keeksistensian organisasi/perusahaan
tersebut.
B. Saran
Setelah membahas tentang materi diatas, seorang sekretaris sangat penting untuk
memahami tentang persiapan pelaksanaan rapat dan harus
PELAKSANAAN RAPAT
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Kesekretarisan
Dra. Nani Sutarni
Disusun Oleh :
Ahmad Subur
Fitri Meilani
1702926
Iis Isnaeni
1701102
Rina Indra S
1700431
PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2017/2018
Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga
penyusun dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu . Tidak lupa kami juga
mengucapkan banyak terimakasih atas pihak yang telah menuliskan tulisannya sehingga
penulis mengerti tentang materi yang akan dibahas pada materi yang ada dimakalah ini.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca terutama untuk dosen pada mata kuliah ini dan untuk ke
depannya penulis akan lebih baik lagi dalam mengerjakan makalah selanjutnya.
Makalah ini penyusun yakin masih banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh
karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca
demi kesempurnaan makalah ini.
Bandung, September 2017
Penyusun
Daftar Isi
Contents
Kata Pengantar.................................................................................................... 2
Daftar Isi......................................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN..................................................................................... 4
a.
Latar Belakang...................................................................................... 4
BAB II.............................................................................................................. 6
PEMBAHASAN.................................................................................................. 6
BAB I
PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam
konteks komunikasi kelompok. sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat
dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan
kinerja organisasi dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi. Banyak istilah
mengatakan bahwa rapat memiliki wewenang tertinggi dalam organisasi, karena rapat
merupakan penentu arah jalannya organisasi sebab pada rapatlah keputusan-keputusan
dikeluarkan dan disampaikan untuk diterapkan pada kebijakan atau kegiatan yang
dilaksanakan oleh organisasi.
Tiada hari dalam setiap waktu suatu organisasi atau instansi menerima informasi dari
berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat.
Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek kinerja dalam
sebuah orgainisasi/instansi. Untuk itu, semua keputusan baik bersifat umum maupun strategik
perlu perlu ditetapkan melalui ajang yang kita sebut rapat.
Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus mencermati tahapan-tahapan yang
dilakukan agar sasaran rapatnya berhasil. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya
penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih siapa saja peserta, menyusun agenda,
dan menyiapkan lokasi rapat.
Oleh karena itu dalam makalah ini akan menjelaskan fungsi rapat dalam organisasi dan
membuktikan bahwa rapat memiliki peranan penting dalam organisasi atau
A. Rumusan Masalah
1. Pengertian dan macam-macam kelompok
2. Pengertian dan macam-macam komunikasi
3. Pengertian, Tujuan, Macam-macam serta Syarat Rapat
4. Tipe, Tugas dan Fungsi pemimpin rapat
5. Tipe dan Fungsi peserta rapat
6. Tugas sekretaris dalam rapat
7. Penyelenggaraan dan pengendalian rapat
8. Tata bertanya dalam rapat
9. Istilah bisnis yang berhubungan dengan rapat
B. Tujuan
1. Memahami pengertian dan macam-macam kelompok
2. Memahami pengertian dan macam-macam komunikasi
3. Memahami pengertian, tujuan, serta syarat dalam rapat
4. Mengetahui tipe, tugas sekaligus fungsi pemimpin rapat
5. Memahami tipe dan fungsi peserta rapat
6. Memahami tugas sekretaris dalam rapat
7. Memahami penyelenggaraan dan pengendalian rapat
8. Mengetahui dan memahami tata bertanya dalam rapat
9. Memahami istilah bisnis yang berhubungan dengan rapat
C. Manfaat
Manfaat yang dapat kita peroleh dari penulisan ini adalah kita bisa mengetahui lebih
jauh materi dari sebuah mata kuliah kesekretarisan berdasarkan apa yang telah
tercantum dalam rumusan masalah di atas.
BAB II
PEMBAHASAN
C. Pengertian, Tujuan, Macam-macam serta Syarat Rapat
1. Pengertian Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk
memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut Nunung dan Ratu
Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan
stafnya. Adapun Wursanto (1987:136) memberikan pengertian yaitu, merupakan suatu
bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering
diselenggarakan
oleh
banyak
organisasi,
baik
swasta
maupun
pemerintah.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok
orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan (dalam hal rapat lebih
bersifat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan
untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, atau
pemberian motivasi kepada pegawai agar berlangsung efektif.
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun demikian, rapat
tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu
diselenggara-kan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi tiap-tiap orang
yang bekerja.
2. tujuan
a. Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika
penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka
dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
b. Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai
penurunan gaji pegawai.
c. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan
masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
d. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang
diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan
memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
e. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
f. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
3. Prinsip-prinsip Rapat
1. Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan pentingnya
rapat.
2. What, apa masalah yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk
menyediakan agenda rapat.
3. Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang hendakny
sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan.
4. When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu yang
dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.
5. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara berkala atau cukup satu
kali, tertutup atau terbuka, bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak,
memerlukan OHP atau sejenisnya, dan lain-lain.
4. Macam-macam rapat
A. Berdasarkan Tujuannya
a) Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk memberitahukan atau
menyampaikan penjelasan kepada seluruh peserta rapat.
b)Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau memecahkan suatu
permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.
c)Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari suatu
permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang berselisih tidak
merasa dirugikan.
B. Berdasarkan Sifatnya
a)Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan seluruh
mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat
mendapatkan undangan.
b)Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau tidak
berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan sebuah rapat.
c)Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau umum, dimana
semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut. Biasanya materi yang
dibahas tidak bersifat rahasia.
d) Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam sebuah
organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-masalah yang bersifat
rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.
C. Berdasarkan Jangka Waktu
a) Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu minggu
sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi setiap seksi atau
subseksi.
b) Rapat Bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin, dengan
materi pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi atau subseksi.
c) Rapat Semestera
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali guna
mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan rencanarencana
apa
saja
yang
akan
dicapai
pada
empat
bulan
kedepan.
d) Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali guna
mengevaluas pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun jangka pendek.
D. Berdasarkan Frekuensinya
a) Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan secara
intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
b) Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah yang
memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang tidak direncanakan).
E. Berdaasarkan Namanya
a) Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan karyawannya
guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi.
b) Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau pekerjaan yang
biasanya rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi kepemerintahan.
c) Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”
5. Syarat-syarat Rapat
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya
ialah sebagai cara menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi permasalahanpermasalahan yang terjadi pada suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukanmasukan atau saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri.
Sedangkan bagi karyawan atau bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka antara
bawahaan dengan pimpinannya.
Suatu rapat dapat dikatakan sukses apabila sebelumnya telah direncanakan, dan
syarat sukses suatu rapat adalah;
1.Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.
2.Media rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana rapat
harus cukup mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan jumlah
undangan rapat.
3.Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan
membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi
lebih tertib.
4.Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk mencatatnya
dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan oleh seorng
sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan jalannya rapat
secara singkat.
5.Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap
keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusankeputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat.
Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi pedoman dalam
pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya
6. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat
memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara
dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter,
memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
7.Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi prasangka yang
buruk kepada anggota lainnya.
8.Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung serta
tidak terjadi monopoli pembicaraan.
9.Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan
Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat, pengawasan
terhadap peserta rapat baik secara individu maupun kelompok. Agar pembicaraan
tidak menyimpang dari tujuan rapat.
10.Tidak terjadi perdebatan
Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan, sehingga
akan memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.
D. Tipe dan fungsi pemimpin rapat
Dalam sebuah rapat, tentunya terdapat seorang pemimpin rapat. Tipe pemimpin
rapat pada dasarnya sangat memepengaruhi berjalannya sebuah rapat. Adapun
beberapa tipe pemimpin rapat , diantaranya adalah :
1. tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak,merasa paling
berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal ,sehingga kurang memberikan
kesempatan pada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
2. tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima kritik
dan saran dari peserta rapat,memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya ,berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi
petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
3. tipe laizess faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para
peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat.pemimpin ini bersifat pasif dan
cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok ,tidak punya
inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
Adapun beberapa fungsi pemimpin rapat, diantaranya sebagai berikut :
1. sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para
peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai.
2. sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan
para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang
dibicarakan
3. Sebagai Penengah, Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai
penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para
peserta rapat.
4. Sebagai Pencari Solusi, Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai
pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang
pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam
rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan,
dan pengalaman yang lebih luas.
E. Tipe dan fungsi peserta rapat
sebuah rapat tentunya terdapat seorang pemimpin yang mengatur jalannya
sebuah rapat dan komponen yang tidak kalah penting, yaitu peserta rapat. Berikut
ini adalah beberapa tipe peserta rapat, diantaranya adalah :
1. tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauan dan
kemampuan kinerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain
2. tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menetang pendapat atau tidak
setuju dengan pendapat peserta lain
3. tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif, peserta tipe
rapat ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan
informasi informasi yang disampaikan oleh pemimpi rapat atau peserta rapat
lainnya , ia tidak suka menegmukakan pendapat, kritik, saran, dan lebih bersifat
pendiam Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya,
sehingga rapat dapat berjalan dengan baik.
Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai penyumbang pendapat, Umumnya suatu rapat diadakan untuk
memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat
menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara
bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka
semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.
2.
Sebagai penyumbang data, Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat
haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang
data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk
menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalahmasalah yang dibahas dalam rapat.
3.
Sebagai perumus kesimpulan, Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari
seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersamasama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh
karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan
kesimpulan.
4. Sebagai pembantu pimpinan, Setiap peserta rapat harus mampu membantu
pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh
keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan
informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam
pengambilan keputusan.
5.
Sebagai penerima hasil keputusan, Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan
dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan
bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh
karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta
rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan
saran/pendapatnya.
F. Tugas Sekretaris dalam rapat
1.
dokumentasi dan laporan rapat
Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena
notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan
kemampuan menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului
dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta
dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta
rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan
hadir juga harus ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat
ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu
adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah
pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal
yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul
berapa rapat tersebut ditutup.
Dokumentasi yang ditulis oleh notulen , berfungsi sebagai berikut :
1. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan
bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas
tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
2.
Sebagai Sumber Informasi
Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui
materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3.
Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat
berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya
sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis
dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6.
Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan
atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih
dahulu kepada ahli hukum.
Tugas Sekretaris dalam rapat
1. Membuat catatan
Apabila dalam rapat terjadi pengambilan keputusan melalui pemungutan suara, maka
sekretaris mencatat siapa-siapa yang setuju dan yang tidak setuju dan mencatat hasil
kesepakatan.
2. Membuat notulen
Berkaitan dengan menghubungi dan menyiapkan notulen, sekretaris yang akan
memimpin rapat dapat menentukan siapa yang bertugas sebagai notulen (jika tidak ada,
sekretaris harus mampu sekaligus menjadi notulen), dapat memahami prinsip dasar
tugas seorang notulen, serta menyiapkan perlengkapan yang diperlukan seorang notulen
untuk membuat notula diantaranya, judul rapat, tanggal, tempat, waktu rapat, daftar
nama peserta rapat, dan isi rapat.
3. Pengiriman notulen
Notulen yang sudah disetujui pimpinan rapat, dikirim kepada peserta rapat, karena
notulen sangat penting untuk tindak lanjut.
4. Ucapan terima kasih
Dalam rapat resmi ucapan terima kasih sangat diperlukan, terutama bagi pejabat
yang dirasa terhormat telah hadir untuk mensukseskan rapat. Peserta rapat dan
panitia serta semua pihak yang telah mendukung terselenggaranya rapat.
Untuk rapat tidak resmi yang biasanya diselengarakan secara rutin tidak perlu
membuat ucapan terima kasih.
Tugas pimpinan rapat
1. Sebagai pengarah,
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan
rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.
2. Sebagai penengah
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi
pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3. Sebagai penggerak
Seorang pemimpin rapat harus dapat menggerakkan para peserta rapat untuk
dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.
4. Sebagai pencari solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat
mengalami kemacetan atau kebuntuan.
Persiapan, penyelenggaraan, dan pengendalian rapat
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat di
jadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut.
1. Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi
dari rapat tersebut.
2. What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
3. Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
4. Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
5. How?Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah
rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup
atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan
menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu
pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai
pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris
dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau
penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus
memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu
rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara
tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara
garis besar.
B. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian
konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau
pengurangan peserta rapat.
C. Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran
seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu
tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai
berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau
pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa.
Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para
peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada
pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk
mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
D. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas
selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang
pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti
konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai
dokumentasi.
E. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a) Agenda rapat.
b) Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari
rapat sebelumnya).
c) Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan
pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut
1. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note denagn bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang
yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam
rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah
tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang
rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian
tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan
sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan
arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada
beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a. Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan
tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b. Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk
menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya
konferensi :
c. Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d. Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gayaworkshop cocok untuk diskusi kelompok.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
H. Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang
cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar,
hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
I. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta
rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka
sekretaris harus menyiapkannya.
J. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta
rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat.
Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal
ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa
makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1) Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2) Disajikan selama rapat berlangsung.
3) Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4) Disajikan secara kombinasi.
Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil
sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
K. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan
unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
L. Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan
untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal
yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1) Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2) Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3) Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan
berfungsi dengan baik?
4) Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah
disiapkan dalam suatu map?
5) Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6) Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Pengendalian rapat
Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak
terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat.
Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :
1) Penegendalain bebas terbatas
Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara
bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian.
Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang
kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.
2) Pengendalaian secara ketat
Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan
kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta
rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan
jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter
dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.
3) Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah
pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat
untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali,
pimpinan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan
normal kembali.
Penyelenggaraan Rapat
1.
Membuka rapat hal hal yang harus dikemukakan dalam membuka rapat sbb:
a. Acara rapat.
b. Tata tertib rapat (bersifat fleksible).
c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).
d. Pengenalan masalah atau persoalanl yang akan dibahas.
e. Tujuan diadakannya rapat.
f. Tanggapan – tanggapan atau saran.
Berlangsungnya rapat
Selama rapat berlangsung, pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar
tertib. Sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat.
Ada dua bentuk catatan rapat yaitu :
a. Verbatim yaitu catatan lengkap semua pembicaraan rapat tampa ditambahi
ataupun dikurangi.
b. Notula yaitu catatan yang berisi pokok pokok pembicaraan dalam rapat.
Fungsi catatan rapat yaitu :
1)
2)
3)
4)
Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
Sebagai sumber informsi bagi peserta rapat yang tidak hadir.
Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.
Menutup rapat
Pemimpin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak berlarut larut. Bila dalam rapat tersebut tidak ditemui hambatan dan telah menghasilkan
keputusan, maka di akhir rapat pemimpin rapat dapat membacakan hasil rapat dan
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan hal – hal yang
sekiranya belum tercakup dalam keputusan rapat.
Tata bertanya dalam rapat
Salah satu agenda dalam rapat adalah tanya jawab, bertanya memungkinkan peserta
rapat mendapat informasi lebih detail. Bertanya juga dapat memperjelas materi yang
baru didapat, atau juga bertanya dapat mengajukan masalah diluar dari materi yang
dibahas namun tetap terkait.
Pada saat mengajukan pertanyaan hendaknya menggunakan tata cara atau teknik yang
benar, sehingga seorang peserta rapat tidak asal bertanya saja. Berikut ini beberapa
teknik bertanya pada saat rapat sedang berlangsung.
1. Pertanyaan Langsung (direct question)
Pertanyaan langsung merupakan pertanyaan yang biasanya dilakukan oleh pemimpin
rapat, dengan memberikan pertanyaan langsung pimpinan bertujuan untuk memberikan
motivasi dan dorongan agar peserta rapat dapat berpartisipasi aktif. Namun jika orang
yang ditanya secara langsung tidak dapat menjawab pertanyaan pimpinan tadi malah
akan membuat kurang percaya diri.
Contohnya: Pimpinan bertanya pada salah seorang peserta rapat "Menurut Pak Joko,
bagaimana cara meningkatkan penjualan komputer perusahaan kita bulan depan?"
2. Pertanyaan Umum (overhead question)
Pertanyan umum merupakan teknik bertanya kepada seluruh peserta rapat. Tujuan
menggunakan teknik bertanya umum adalah untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat
agar sama-sama berfikir menjawab pertanyaan yang ditujukan kepada seluruh peserta
rapat. Contohnya: Saudara-saudara apakah kita perlu menambah cabang perusahaan
yang baru?
3. Pertanyaan Terbuka (open question)
Pertanyaan terbuka adalah teknik bertanya kepada seluruh peserta dengan pertanyaan
terbuka, maksudnya adalah pertanyaan diajukan secara terbuka dan menimbulkan
jawaban yang bermacam-macam. Kalimat pertanyaan terbuka biasanya diawali dengan
apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Berapa lama kita akan menyewa tanah tersebut?
4. Pertanyaan Mengembalikan (reverse question)
Yang dimaksud pertanyaan mengembalikan adalah mengembalikan pertanyaan kepada
orang yang bertanya atau dengan kata lain, pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi.
Pertanyaan ini juga dapat di tanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga
semua orang aktif memikirkan jawaban pertanyaan tersebut.
5. Pertanyaan Faktual (fact Question)
Pertanyaan ini diajukan untuk mencari fakta dan keterangan lain.
Contoh: Siapa saja yang menangani penjualan komputer itu?
6. Pertanyaan Retoris
Pertanyaan retoris adalaah pertanyaan yang tidak memerlukan jawabannya, karena orang
lain sudah tahu jawabannya. Contohnya: Kalau buka kita yang memajukan perusahaan
ini, siapa lagi?.
7. Pertanyaan Penghargaan
Pertanyaan penghargaan ditujukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang
yang memberikan ide atau masukan yang berguna. Contoh: Bapak Amin, Bapak
mengatakan bahwa membuka cabang baru di Tanjungmorawa akan meningkatkan omset
penjualan. Bisakah Bapak jelaskah lebih lanjut?.
I.
Istilah Istilah Yang Berhubungan Dengan Rapat
a. Ad hoc = panitia khusus yaitu suatu tim yang dipilih dan ditugaskan untuk
menyelesaikan suatu tugas khusus.
b. Addendum = tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi
c. Adjourtment = atas perhatian hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan
rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu
harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali.
d.
Amandemen = perubahan mosi dengan menambahkan atau mengurangi beberapa
kata. Setiap perubahan harus diusulkan, didukung, dan disampaikan kepada
peserta rapat dengan cara yang semestinya.
e.
Closure = mosi resmi yang diajukan untuk mengakhiri sebuah diskusi mengenai
masalah khusus. Apabila mosi itu terulang untuk kedua kalinya, maka masalah
harus segera diajukan dalam bentuk voting tanpa diskusi lebih lanjut. Setelah
voting, diskusi dapat dilanjutkan.
f.
Co-opterd member = seseorang yang ditunjuk secara khusus oleh sebagian besar
anggota atas dasar voting sebagai penambahan keanggotaan. Dasar penunjukan
adalah keahlian dari seseorang yang ditunjuk.
g.
Ex officio = seseorang yang ditunjuk karena jabatan yang bersangkutan.
h.
Lie on the table = tidak diambil suatu tindakan terhadapnya.
i.
Majority = ketetapan berdasarkan jumlah suara terbanyak yang dibutuhkan agar
suatu mosi diterima.
j.
Mosi = keputusan rapat; yang menyatakan pendapat atau keinginan para anggota.
k.
Nem com = tidak ada orang yang menyanggah. Sebuah mosi disebut nem com
apabila tidak ada seorangpun yang menyanggah walaupun ada anggota yang
abstain.
l.
Next business = dibahas pada kesempatan berikutnya.
m. No confidence = mosi tidak percaya yang dapat disampaikan oleh anggota
apabila mereka tidak mempercayai pemimpin rapat.
n.
Out of order = suatu pendapat atau pernyataan yang bertentangan dengan
peraturan rapat.
o.
Point of order = pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat
berlangsung
mengenai
prosedur
rapat,
tetapi
pertanyaan
dapat
pula
membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
p.
Proxy = seseorang yang ditunjuk untuk mewakili kepentingan orang lain dalam
rapat. Hal ini sudah diatur dalam peraturan perusahaan.
q.
Quorum = ketentuan tentang jumlah minimal anggota yang harus hadir agar rapat
dapat dinyatakan sah. Jumlah minimal ini dicantumkan dalam anggaran dasar
perusahaan.
r.
Reference back = tambahan laporan atau pokok permasalahan sebagai bahan
pertimbangan lebih lanjut bagi orang yang mengajukannya.
s.
Resolusi = keputusan resmi dalam suatu rapat yang diusulkan, didukung, serta
diajukan dalam rapat sebagaimana mestinya. Resolusi yang sudah di setujui tidak
boleh diusulkan kembali.
t.
Rider = tambahan resolusi yang sudah diajukan. Rider harus diajukan, diusulkan,
dan didukung anggota, sama seperti mosi.
u.
Right of reply = hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban
pada penutupan diskusi.
v.
Status quo = keadaan sebagaimana adanya.
w. Standing order = pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan
x.
Sebcomuittee = salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas
khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite
y.
Teller = orang yang ditugaskan untuk menghitung suara pada rapat.
z.
Unanimous = resolusi yang disetujui oleh seluruh anggotanya.
aa. Voting = pemungutan suara anggota rapat.
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari
rapat dalam konteks komunikasi kelompok. sebagai salah satu bentuk
komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek
tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja organisasi dan arus informasi
yang berjalan pada satu organisasi .
Dengan ini sangatlah jelas bahwa rapat memiliki peranan penting dalam
organisasi, terlihat dari beberapa syarat rapat yang harus dipenuhi untuk
terciptanya rapat yang terfokus dan terarah dengan baik demi terciptanya tujuantujuan rapat yang diinginkan dalam rapat tersebut, sehingga fungsi rapat dapat
terlihat
dengan
sebenarnya.
Rapat
juga
menentukan
arah
jalannya
organisasi/perusahaan serta membuktikan keeksistensian organisasi/perusahaan
tersebut.
B. Saran
Setelah membahas tentang materi diatas, seorang sekretaris sangat penting untuk
memahami tentang persiapan pelaksanaan rapat dan harus