Peranan Kompetensi Sekretaris Dekan Pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
7
A. Sejarah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan
(2)
tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi
Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi, yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk) yang kurikulum dan proses pendidikan diselenggarakan secara tersendiri. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2003, tanggal 11 November 2003, dimana
(3)
Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN.
Pada tahun 2014, status Universitas Sumatera Utara berubah menjadi Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN-bh) sesuai dengan PP No. 16 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas Sumatera Utara yang ditetapkan pada tanggal 28 Februari 2014, oleh Presiden RI Dr. H. Susilo Bambang Yudhoyono dan di tahun yang sama Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menambahkan kata Bisnis di akhir namanya menjadi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumateta Utara adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntasi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar, mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
(4)
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku customer dan stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi sangat penting bagi sebuah perusahaan atau instansi karena dengan adanya struktur organisasi kita dapat mengetahui bagian dan sub bagian, wewenang masing-masing serta hubungan koordinasi antar bagian dan sub bagian perusahaan atau instansi tersebut.
Setiap perusahaan atau instansi pada umumnya baik besar maupun kecil
biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, Biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembang dan luas bidang usaha perusahaannya sebagaimana halnya di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staff, yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir
(5)
dengan satu garis. Dimana masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yanglebih tinggi.
Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut :
(6)
12 Pusat Kajian /
Pengembangan
Unit Pelaksana Teknis
I II III
Tata Usaha
Subbag Keuangan dan Kepegawaian Subbag Umum dan Perlengkapan Subbag Pendidikan Subbag Kemahasiwaan Dosen1. Manajemen S1 Reguler 2. Manajemen S1 Ekstensi 3. D-III Keuangan
4. D-III Kesekretariatan
Dosen
1. Akuntansi S1 Reguler 2. Akuntansi S1 Ekstensi 3. D-III Akuntansi
Dosen
1. Ekonomi Pembangunan S1 Reguler
2. Ekonomi Pembangunan S1 Ekstensi
L A B O R A T O R I U M
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembangunan
Sumber : Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2015, data diolah)
(7)
C. Job Description
Job description adalah uraian pekerjaan mengenai tanggung jawab, tugas-tugas, kewajiban, dan wewenang seorang pegawai dalam menjalankan pekerjaannya (Mondy, 2007:95). Dari pengertian tersebut dapat dilihat job description bagian sekretariat Dekan adalah sebagai berikut:
a. Dekan
Dekan merupakan pimpinan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Adapun tugas Dekan adalah sebagai berikut:
1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan. 2. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
3. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas.
4. Mendisposisi surat-surat masuk.
5. Menandatangani Skripsi dan Tugas Akhir mahasiswa. 6. Menandatangani surat keluar.
7. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung kemajuan di dunia perguruan tinggi.
8. Bertanggung jawab kepada Rektor. b. Sekretaris Dekan
Sekretaris Dekan merupakan seseorang yang bertugas membantu pekerjaan pimpinan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (Dekan). Adapun tugas sekretaris Dekan adalah sebagai berikut:
(8)
1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ke buku agenda.
2. Membuat/menulis nomor surat keluar. 3. Menjadwal kegiatan Dekan.
4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.
5. Memasukan surat masuk untuk Dekan ke letter disposition dan sign. 6. Menerima Skripsi dan Tugas Akhir mahasiswa yang akan ditandatangani
Dekan dan diberi stempel.
7. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan. 8. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
9. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. 10. Mengetik surat keluar.
11. Menerima telepon. 12. Menerima fax.
13. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, sekretaris, dan ruang rapat Dekan.
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(9)
(tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi serta membutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
(10)
melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga sering dilaksanakan oleh fakultas, seperti : mengadakan pengajian, paskah, halal bihalal, dan penyambutan tahun baru. Para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian tengah semester genap/ganjil dan ujian akhir semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.
(1)
11
dengan satu garis. Dimana masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yanglebih tinggi.
Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut :
(2)
12 Pusat Kajian /
Pengembangan
Unit Pelaksana Teknis
I II III
Tata Usaha
Subbag Keuangan dan Kepegawaian Subbag Umum dan Perlengkapan Subbag Pendidikan Subbag Kemahasiwaan Dosen1. Manajemen S1 Reguler 2. Manajemen S1 Ekstensi 3. D-III Keuangan
4. D-III Kesekretariatan
Dosen
1. Akuntansi S1 Reguler 2. Akuntansi S1 Ekstensi 3. D-III Akuntansi
Dosen
1. Ekonomi Pembangunan S1 Reguler
2. Ekonomi Pembangunan S1 Ekstensi
L A B O R A T O R I U M
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembangunan
Sumber : Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2015, data diolah)
(3)
13
C. Job Description
Job description adalah uraian pekerjaan mengenai tanggung jawab, tugas-tugas, kewajiban, dan wewenang seorang pegawai dalam menjalankan pekerjaannya (Mondy, 2007:95). Dari pengertian tersebut dapat dilihat job description bagian sekretariat Dekan adalah sebagai berikut:
a. Dekan
Dekan merupakan pimpinan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Adapun tugas Dekan adalah sebagai berikut:
1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan. 2. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
3. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas.
4. Mendisposisi surat-surat masuk.
5. Menandatangani Skripsi dan Tugas Akhir mahasiswa. 6. Menandatangani surat keluar.
7. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung kemajuan di dunia perguruan tinggi.
8. Bertanggung jawab kepada Rektor. b. Sekretaris Dekan
Sekretaris Dekan merupakan seseorang yang bertugas membantu pekerjaan pimpinan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (Dekan). Adapun tugas sekretaris Dekan adalah sebagai berikut:
(4)
1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ke buku agenda.
2. Membuat/menulis nomor surat keluar. 3. Menjadwal kegiatan Dekan.
4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.
5. Memasukan surat masuk untuk Dekan ke letter disposition dan sign. 6. Menerima Skripsi dan Tugas Akhir mahasiswa yang akan ditandatangani
Dekan dan diberi stempel.
7. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan. 8. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
9. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. 10. Mengetik surat keluar.
11. Menerima telepon. 12. Menerima fax.
13. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, sekretaris, dan ruang rapat Dekan.
D. Jaringan Usaha atau Kegiatan
Fakultas merupakan unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(5)
15
(tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi serta membutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
(6)
melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga sering dilaksanakan oleh fakultas, seperti : mengadakan pengajian, paskah, halal bihalal, dan penyambutan tahun baru. Para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian tengah semester genap/ganjil dan ujian akhir semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.