Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman. Pada era persaingan bebas seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan organisasi dan menciptakan paradigma baru di dalam organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.
Derasnya arus globalisasi dapat dilihat dengan banyaknya bermunculan berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti: telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.
Menurut Soedarmayanti (2001:87) , komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan organisasi mengingat hakikat organisasi sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan organisasi. Komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain.
(2)
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.
Surat adalah alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering disebut korespondensi.
Peranan surat-menyurat sangat penting dalam suatu organisasi. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju.
Berbeda halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut seiring dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti televisi, radio, telepon, handphone, telex, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan internet.
(3)
Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang / organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan. Surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, jaminan, wakil, alat promosi dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas, tertulis dan harus terinci untuk dapat mencapai tujuannya. Surat harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, dan terang mengenai maksud dan tujuannya agar tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima (Simorangkir, 2001).
Mengingat begitu penting peranan surat dalam suatu perusahaan atau instansi maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Oleh karena itu surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. korespondensi termasuk dalam bagian yang penting dalam bisnis. Saat ini seiring dengan munculnya berbagai macam perusahaan maka hubungan antara perusahaan satu dan lainnya sangatlah penting dan memperluas jaringan perusahaan sehingga memperoleh profit yang lebih besar. Maka dari itu dibutuhkan korespondensi sebagai media untuk menjalin kerja sama antara pihak satu dengan yang lainnya. Apabila ingin melakukan kerja sama dapat sebagai tanda bukti tertulis yang otentik.
(4)
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan korespondensi. Oleh karena itu korespodensi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu oraganisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran surat menyurat atau korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut. Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Ketelitian dan kecermatan dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir dengan buku pengiriman / ekspedisi. Penanganan surat
(5)
masuk mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain (Wursanto, 2003:104).
Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikordinasi / dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan. Pada bagian sekretariat dekan , penulis melihat dan mengamati bahwa betapa pentingnya keahlian dalam korespondensi. Dari latar belakang di atas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan surat menyurat dalam suatu organisasi atau instansi, maka penulis memililh judul “Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”.
(6)
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah sebagai berikut “Bagaimana Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai hal-hal yang berhubungan dengan korespondensi dan peranan korespondensi bagi seorang sekretaris baik secara teori maupun praktek.
2. Bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
Sebagai bahan masukan dan saran bagi peneliti lain untuk menyempurnakan penelitian yang mungkin berguna di masa yang akan datang.
(7)
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai bahan referensi atau informasi yang mungkin bermanfaat di bidang korespondensi.
E. Sistematika Penelitian
Adapun metode penelitian yang akan penulis lakukan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Prof. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2015)
2. Sumber Data
Adapun sumber data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian ini adalah :
a. Data Primer
Data primer merupakan sumber-sumber dasar yang merupakan bukti atau saksi utama dari kejadian yang lalu. Data primer diperoleh
(8)
langsung dari sumbernya, diamati dan dicatat untuk pertama kalinya (Moh. Nazir, 2005:50). Dalam hal ini data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dapat diperoleh melalui observasi dan wawancara dengan pegawai pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang tidak langsung memberikan data kepada peneliti, misalnya penelitian harus melalui orang lain atau mencari melalui dokumen. Data ini diperoleh dengan menggunakan studi literatur seperti buku-buku bacaan dan catatan yang berhubungan dengan penelitian/topik yang di bahas, selain itu peneliti menggunakan data yang diperoleh dari internet (Sugiyono, 2005:62).
3. Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dimaksudkan untuk menghimpun data-data informasi yang diinginkan sesuai dengan bagian dalam instansi yang diambil oleh peneliti. Metode pengumpulan data ada tiga cara adalah:
a. Observasi
Menurut Nazir (2003:175), Observasi adalah pengumpulan data dengan pengamatan secara langsung. Dalam hal ini penulis langsung melakukan pengamatan ke objek penelitian untuk melihat prosedur penanganan korespondensi yang diterapkan pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
(9)
b. Wawancara
Menurut Gorys Keraf (2001:116) wawancara / interview adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada seorang informan atau seorang ahli yang berwenang dalam suatu masalah. Metode ini digunakan untuk memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada sekretaris dekan yang terkait dengan prosedur penanganan korespondensi pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Sebelum wawancara terlebih dahulu dipersiapkan : 1) Pedoman wawancara.
2) Menetapkan serta menghubungi informan yang akan diwawancarai. 3) Menetapkan waktu dan tempat wawancara.
4) Menetapkan materi dan garis besar instrumen yang akan ditanyakan sehingga data yang akan diperlukan dapat diperoleh dengan mengajukan pertanyaan secara terarah.
c. Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah mencari dan mengumpulkan data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, buku, transkip, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, agenda dan sebagainya (Suharsimi, 2006:231).
4. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah :
(10)
a. Metode Deskriptif
Menurut Sugiyono (2005: 21) menyatakan bahwa metode deskriptif adalah suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas.
b. Metode Deduktif
Menurut Setyosari (2010:7) menyatakan bahwa metode deduktif merupakan pengambilan kesimpulan yang didasarkan pada pernyataan-pernyataan yang bersifat umum ke hal-hal yang bersifat khusus dengan menggunakan logika tertentu.
F. Sistematika Penulisan
Dalam penulisan penelitian ini diharapkan agar pembaca dan pihak-pihak yang berkepentingan dapat dengan mudah memahami isi penelitian. Masing-masing bab merupakan rangkaian sistematis dalam pengkajian materi berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan. Adapun sistematika penulisan dari Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan secara ringkas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan/penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan sejarah singkat, struktur organisasi, job description, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
(11)
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis yang berkaitan mengenai korespondensi pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini menjelaskan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan saran yang bermanfaat bagi pembaca dan peneliti lainnya.
(1)
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah sebagai berikut “Bagaimana Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai hal-hal yang berhubungan dengan korespondensi dan peranan korespondensi bagi seorang sekretaris baik secara teori maupun praktek.
2. Bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
Sebagai bahan masukan dan saran bagi peneliti lain untuk menyempurnakan penelitian yang mungkin berguna di masa yang akan datang.
(2)
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai bahan referensi atau informasi yang mungkin bermanfaat di bidang korespondensi.
E. Sistematika Penelitian
Adapun metode penelitian yang akan penulis lakukan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Prof. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2015)
2. Sumber Data
Adapun sumber data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian ini adalah :
a. Data Primer
Data primer merupakan sumber-sumber dasar yang merupakan bukti atau saksi utama dari kejadian yang lalu. Data primer diperoleh
(3)
langsung dari sumbernya, diamati dan dicatat untuk pertama kalinya (Moh. Nazir, 2005:50). Dalam hal ini data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dapat diperoleh melalui observasi dan wawancara dengan pegawai pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang tidak langsung memberikan data kepada peneliti, misalnya penelitian harus melalui orang lain atau mencari melalui dokumen. Data ini diperoleh dengan menggunakan studi literatur seperti buku-buku bacaan dan catatan yang berhubungan dengan penelitian/topik yang di bahas, selain itu peneliti menggunakan data yang diperoleh dari internet (Sugiyono, 2005:62).
3. Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dimaksudkan untuk menghimpun data-data informasi yang diinginkan sesuai dengan bagian dalam instansi yang diambil oleh peneliti. Metode pengumpulan data ada tiga cara adalah:
a. Observasi
Menurut Nazir (2003:175), Observasi adalah pengumpulan data dengan pengamatan secara langsung. Dalam hal ini penulis langsung melakukan pengamatan ke objek penelitian untuk melihat prosedur penanganan korespondensi yang diterapkan pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
(4)
b. Wawancara
Menurut Gorys Keraf (2001:116) wawancara / interview adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada seorang informan atau seorang ahli yang berwenang dalam suatu masalah. Metode ini digunakan untuk memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada sekretaris dekan yang terkait dengan prosedur penanganan korespondensi pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Sebelum wawancara terlebih dahulu dipersiapkan : 1) Pedoman wawancara.
2) Menetapkan serta menghubungi informan yang akan diwawancarai. 3) Menetapkan waktu dan tempat wawancara.
4) Menetapkan materi dan garis besar instrumen yang akan ditanyakan sehingga data yang akan diperlukan dapat diperoleh dengan mengajukan pertanyaan secara terarah.
c. Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah mencari dan mengumpulkan data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, buku, transkip, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, agenda dan sebagainya (Suharsimi, 2006:231).
4. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah :
(5)
a. Metode Deskriptif
Menurut Sugiyono (2005: 21) menyatakan bahwa metode deskriptif adalah suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas.
b. Metode Deduktif
Menurut Setyosari (2010:7) menyatakan bahwa metode deduktif merupakan pengambilan kesimpulan yang didasarkan pada pernyataan-pernyataan yang bersifat umum ke hal-hal yang bersifat khusus dengan menggunakan logika tertentu.
F. Sistematika Penulisan
Dalam penulisan penelitian ini diharapkan agar pembaca dan pihak-pihak yang berkepentingan dapat dengan mudah memahami isi penelitian. Masing-masing bab merupakan rangkaian sistematis dalam pengkajian materi berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan. Adapun sistematika penulisan dari Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan secara ringkas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan/penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan sejarah singkat, struktur organisasi, job description, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
(6)
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis yang berkaitan mengenai korespondensi pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini menjelaskan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan saran yang bermanfaat bagi pembaca dan peneliti lainnya.