Studi Tentang Prosedur Penerbitan Akta Catatan Sipil Berdasarkan Qanun Kabupaten Aceh Tengah No.9 Tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan
BAB II
PENGATURAN AKTA CATATAN SIPIL BERDASARKAN QANUN
KABUPATEN ACEH TENGAH NO.9 TAHUN 2010
A.
Pengertian Tentang Akta Catatan Sipil
Catatan Sipil adalah Catatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang
dalam register pencatatan sipil pada instansi pelaksana. Catatan kependudukan atau
kewarganegaraan tersebut oleh pemerintah untuk memberikan kedudukan hukum
terhadap peristiwanya yang membawa akibat hukum keperdataan dari diri seseorang
dimulai sejak kelahiran sampai peristiwa kematian.11
Akta Catatan Sipil Adalah Akta yang membuat catatan peristiwa-peristiwa
penting dalam kehidupan seseorang yaitu : kelahiran, perkawinan, perceraian, pengakuan
atau pengesahan anak dan kematian.
Akta Pencatatan Sipil terdiri atas:
Register Akta Pencatatan Sipil
Kutipan Akta Pencatatan Sipil.
1. Akta Kelahiran
Ketentuan Pencatatan Kelahiran:
a. Setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk kepada instansi
_________________________________
11
Mertokusumo,Sudikn, Hukum Perdata Indonesia edisi kelima Liberty Yogyakarta 2002
Universitas Sumatera Utara
pelaksana di tempat terjadinya peristiwa kelahiran selambat-lambatnya 60 (enam
puluh) hari sejak kelahiran.
b.Pencatatan Kelahiran yang melebihi jangka waktu 60(enam puluh) hari sampai
dengan
1
(satu)
tahun
sejak
tanggal
kelahiran
harus
mendapat
persetujuanKepala Dinas.
c. Penetapan Pengadilan Negeri bagi pencatatan pelaporan kelahiran lebih dari 1
(satu) tahun sejak tanggal kelahiran. ( Dengan ditetapkannya Keputusan
Mahkamah Konstitusi Nomor 18/PUU-XI/2013 maka pelayanan permohonan
Akte Kelahiran yang melampaui batas waktu satu tahun dapat langsung
dilakukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil tanpa harus mendapatkan
penetapan Pengadilan Negeri.)
Apabila Kelahiran Warga Negara Indonesia terjadi diluar Wilayah Negara Kesatuan
Indonesia, wajib dilaporkan oleh orang tuanya atau dikuasakan kepadaDinaspaling
lambat 30 (tiga puluh) hari setelah kedatangannya kembali ke Indonesia dengan
melampirkan:12
1. Foto copy Sertifikat Kelahiran dari negara dimana kelahiran terjadi, paspor
anak, pelaporan ke perwakilan RI.
2. Foto copy Paspor, Akta Kelahiran dan Akta Perkawinan orang tua.
3. Surat Pengantar dari Kelurahan.
4. Foto copy KTP dan KK orang tua.
5. 2 (dua) orang saksi.
_________________________________
12
Ibid.
Universitas Sumatera Utara
6. Semua berkas foto copy dilegalisir dan menunjukkan dokumen
yang asli pada saat mengajukan permohonan.
2. Akta Kematian
Ketentuan Akta Kematian:
a. Setiap kematian wajib dilaporkan oleh instansi terkait berdasarkan visum Rumah
Sakit/ Puskesmas dengan mencantumkan diagnosa pada Dinas.
b. Setiap kematian wajib dicatatkan oleh (orang tua/ Suami/ Istri)
Berdasarkan kepada peraturan pencatatan sipil di atas, akta-akta catatan sipil bagi
masing-masing golonga penduduk Eropa, Tionghoa, dan Pribumi berlainan sesuai dengan
aturannya. Namun, setelah keterbukaan Kantor Catatan Sipil, perbedaan akata-akta
catatan tersebut ditiadakan, sehingga Kantor Catatan Sipil terbuka bagi seluruh penduduk
Indonesia dan hanya dibedakan atas warga Negara Indonesia dan warga Negara asing
saja. Adapun akta catatan sipil yang dicatat dan diterbitkan oleh Kantor Catatan Sipil
meliputi akta kelahiran, akta perkawinan dan perceraian bagi yang bukan beragama
Islam, akta kematian, serta akan pengakuan dan pengesahan anak. Setidaknya terdapat
lima macam register pencatatan sipil yang berlaku di Indonesia yaitu
1. Register Pencatatan Sipil bagi Golongan Eropa
2. Register Pencatatan Sipil bagi Golongan Tionghoa
3. Register Pencatatan Sipil bagi Orang Indonesia (Asli)
4. Register Pencatatan Sipil Perkawinan Campuran.
Selanjutnya diadakan penataan dan pembinaan peyelanggaraan catatan sipil dalam rangka
peningkatan pelayanan masyarakat, pemberian kepastian hukum dan keamanan serta
Universitas Sumatera Utara
ketertiban untuk terwujudnya keutuhan dan kesatuan bangsa, sebagaimana dituangkan
dalam Keputusan.
B. Tujuan Dan Manfaat Akta Catatan Sipil
Tujuan Akta Catatan Sipil Untuk memperoleh kepastian hukum tentang Status
Perdata seseorang yang mengalami peristiwa hukum tersebut
Catatan sipil adalah suatu lembaga yang bertujuan mengadakan pendaftaran,
pencatatan serta pembukuan yang selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya serta
memberi kepastian hukum yang sebesar-besarnya adalah peristiwa kelahiran, perkawinan
dan kematian.
Kepastian hukum sangat penting dalam setiap perbuatan Hukum
Salah Satu Tinjauan Dasar Pertimbangan administrasi kependudukan diberlakukan
adalah untuk memberikan perlindungan dan pengakuan terhadap status pribadi dan status
hukum atas setiap peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang di alami oleh
penduduk Kabupaten Aceh Tengah.
Macam-Macam Akta Catatan Sipil
(1) Akta Kelahiran
Akta kelahiran adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah
mengenai peristiwa kelahiran terhadap dimana seorang anak itu dilahirkan yang
mempunyai akibat hukum terhadap dirinya dan pihak lain di bidang kekeluargaan
maupun warisan
(a)
Akta kelahiran umum
Universitas Sumatera Utara
Akta kelahiran umum adalah akta yang diterbitkan berdasarkan laporan kelahiran
dalam batas waktu selambat-lambatnya : 60 hari kerja
(b)
Akta kelahiran terlambat pencatatan
Akta kelahiran terlambat pencatatan adalah Akta kelahiran yang diterbitkan bagi
WNI asli berdasarkan kelahiran melebihi 60 hari kerja sejak kelahiran
Akta kelahiran Dispensasi
Akta kelahiran dispensasi adalah akta kelahiran yang diterbitkan bagi WNI asli
berdasarkan kelahiran yang terjadi
(c) Akta kelahiran Istimewa
Akta kelahiran Istimewa adalah akta kelahiran yang diterbitkan berdasarkan
laporan kelahiran yang melebihi batas waktu : 60 hari kerja bagi WNI dan WNA
bukan Eropa dan 10 hari kerja bagi WNI dan WNA Eropa dimana proses
penerbitannya berdasarkan penetapan pengadilan.13
(2)
Akta Perkawinan
Akta Perkawinan adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah atas
peristiwa hukum mengenai perkawinan antara seorang laki-laki dengan seorang
perempuan yang bukan beragama islam sebagai suami istri dengan tujuanmembentuk
keluarga atau rumah tangga yang bahagia, kekal, dan abadi berdasarkan Tuhan Yang
Maha Esa sebagaimana Dimaksud dalam Undang-Undang nomor 1 tahun 1974 tentang
Perkawinan.
_________________________________
13
http://www.jurnalhukum.com/lembaga-catatan-sipil/diakses tanggal 13maret2016
Universitas Sumatera Utara
(3)
Akta Perceraian
Akta Perceraian adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah atas
peristiwa perceraian atau putusnya perkawinan dari suami istri beserta akibat hukumnya
baik terhadap dirinya maupun keluarganya dan pihak lain berdasarkan keputusan
pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum yang pasti dan tetap.
(4)
Akta Kematian
Akta kematian adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah
mengenai peristiwa kematian seseorang yang mempunyai akibat hukum bagi dirinya
maupun keluarganya dan pihak lain yang menyangkut bidang kekeluargaan dan warisan.
Tujuan Lembaga Catatan Sipil
Adapun tujuan dari lembaga pencatatan sipil adalah sebagai berikut :
1.
Menurut Drs. Nico Ngani, SH MSSW dan I Nyoman Budi Jaya mengenai tujuan
Lembaga Catatan Sipil:
a.
Agar setiap warga masyarakat dapat memiliki bukti-bukti otentik.
b. Memperlancar aktivitas pemerintah di bidang kependudukan.
c.
Memberikan kepastian hukum bagi kedudukan hukum setiap warga masyarakat,
misalnya kelahiran, perawinan, perceraian, pengakuan, kematian dan lainya.
2. Menurut Prof. Mr. Lie Oen Hock tujuan Lembaga Catatan Sipil adalah:
Untuk memungkinkan pencatatan selengkap-lengkapnya dan oleh karenanya
memberikan kepastian sebesar-besarnya tentang kejadian-kejadian yang terjadi pada diri
seseorang. Semua kejadian-kejadian itu dibukukan, sehingga orang yang bersangkutan
sendiri, maupun orang lain yang berkepentingan mempunyai bukti tentang kejadiankejadian tersebut.
Universitas Sumatera Utara
3. Menurut Prof. J. Hardjawidjaja, SH:
Tujuan Kantor Catatan Sipil ialah untuk menghimpun data-data mengenai status
perorangan, untuk hal mana kejadian-kejadian penting dalam kehidupan manusia
dibukukan, misalnya kelahiran, kematian, dan lain-lai dikuatkan dengan akta-akta yang
dibukukan dalam register catatan sipil.
4. Menurut Departemen Kehakiman
Tujuan Lembaga Catatan Sipil adalah untuk mendapatkan data selengkap
mungkin, agar status warga maysarakat dapat diketahui.
Fungsi Lembaga Catatan Sipil
Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 12 Tahun 1983 telah ditentukan, bahwa
kantor Catatan Sipil mempunyai fungsi menyelenggarakan :
1) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Kelahiran
2) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Perkawinan
3) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Perceraian
4) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak
5) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Kematian
6) Penyimpanan dan pemeliharaan Akta Kelahiran, Akta Perkawinan, Akta Perceraian,
Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak dan Akta Kematian
Macam-macam Akta Catatan Sipil
Untuk dapat dilakukan pencatatan peristiwa hukum perlu syarat adanya surat keterangan
dari pihak berwajib yang menyatakan telah terjadinya peristiwa hukum berkenaan.
Adapun macam akta catatan sipil yang diterbitkan dikantor catatan sipil meliputi :
1.Kutipan akta kelahiran
Universitas Sumatera Utara
2.Kutipan akta perkawinan
3.Kutipan akta percceraian
4.Kutipan akta kematian
5. Kutipan akta pengakuan dan pengesahan anak
6. Kutipan ganti nama
Seperti terurai di atas, Lembaga Catatan Sipil bertugas untuk mencatat atau
mendaftar setiap peristiwa yang si alami oleh warga masyarakat seperti kelahiran,
perceraian dan kematian.Kemudian catatan tersebut dimasukkan dalam daftar Catatan
Sipil yang berupa sejumlah Blanko Formulir Akta (tercetak) yang merupakan balnko
standar. Pembuatan blanko yang menyimpang dari standar tersebut tidak dibenarkan.14
Akta Catatan Sipil dibuat oleh Pegawai Catatan Sipil yang harus sesuai dengan
peristiwa yang terjadi. Cara pembuktiannya adalah dengan mengisi kolom-kolom kosong
yang ada pada formulir akta menurut petunjuk yang ada di samping kiri. Macam-macam
akta tersebut dibuat rangkap dua yang pada permulaan tahun berikutnya dikirim ke dan
untuk disimpan di Kepaniteraan Pengadilan Negeri.Sebelum dikeluarkan Intruksi
Presidium Kabinet Nomor 31/U/IN/12/1966, macam-Macam akta yang di terbitkan oleh
kantor catatan sipil. Perubahan nama merupakan peristiwa penting yang dialami oleh dan
perlu dilaporkan pada dinas untuk dicatatkan,pencatatan peubahan nama dapat dilakukan
setelah adanya penetapan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum
tetap.pencatatan perubahan nama atau ganti nama bagi penduduk yang belum dicatatkan
dalam akta-akta catatan sipil dapat dilakukan setelah adanya surat persetujuan ganti nama
dari kepala dinas.
_________________________________
14
http://disdukcapil.lintasgayo.go.id/produk-layanan/akta-pencatatan-sipil/ diakses tanggal 13 maret 2016
Universitas Sumatera Utara
Manfaat Akta Catatan Sipil
Akta catatan sipil mempunyai keduduka n dan perananan yang sangat penting
dalam proses pembangunan nasional karena dapat memberikan manfaat bagi individu dan
pemerintah.Adapun manfaat catatan sipil adalah sebagai berikut :
Bagi pribadi/individu:
a.
menentukan status hukum seseorang
b.
merupakan alat bukti yang paling kuat di muka dan hadapan hakim
c.
memberikan kepastian tentang peristiwa itu sendiri.
Bagi pemerintah:
a.
meningkatkan tertib administrasi negara
b.
merupakan penunjang data bagi perencanaan pembangunan
c.
pengawasan dan pengendalian
Manfaat Akta Catatan Sipil
Manfaat akta catatan sipil secara umum adalah sebagai berikut :
(1) Bagi diri Pemilik
(a) Merupakan alat bukti yang paling kuat dalam menentukan kedudukan
hukum seseorang.
(b) Memberikan kepastian hukum yang sah tentang kejadian atau peristiwa
yang dicatatat.
(c) Merupakan akta Otentik yang mempunyai kekuatan hukum pembuktian
sempurna di depan hakim.
Universitas Sumatera Utara
(2) Bagi pihak lain mengikat pihak-pihak yang berkepentingan.
(3) Bagi Pemerintah untuk mempelancar aktivitas di bidang kependudukan atau
administrasi kependudukan.
(a) Menunjang tertib administrasi kependudukan
(b) Menunjang perencanaan pembangunan
(c) Pengawasan dan pengendalian penduduk
(4) Terdapat Manfaat Akta Catatan Sipil berdasarkan Qanun Kabupaten Aceh Tengah
No.9 Tahun 2010
(a) Meningkatkan tertib administrasi kependudukan
(b) Merupakan Penunjang Data bagi perencanaan pembangunan
(c) Pengawasan dan pengendalian terhadap orang asing yang datang ke
kabupaten aceh tengah.
Dalam rangka mewujudkan kepastian hukum, maka semua akta-akta di daftar dan
dikeluarkan oleh catatan sipil akan dapat mempunyai kekuatan pasti dan tidak dapat
dibantah oleh pihak ketiga. Karena akta-akta yang dibuat oleh lembaga catatan sipil
adalah mengikat terhadap mereka yang berkempentingan. Kita ketahui pula suatu Negara
yang merupakan Negara hukum (rechstaats).15maka akan menghendaki pula adanya
masyarakat yang teratur, tertib, aman dan tentram. Memberikan kepastian hukum yang
sah tentang kejadian atau peristiwa yang dicatatatkan.
_________________________________
15
https://legiantengah.wordpress.com/info.../informasio-pelayanan-akta-manfaat diakses tanggal 14
maret 2016
Universitas Sumatera Utara
C. Instansi Yang Berwenang Menerbitkan Akta Catatan Sipil Berdasarkan Qanun
Kabupaten Aceh Tengah No.9 Tahun 2010
Bupati berkewajiban dan bertanggung jawab menyelenggarakan administrasi
kependudukan
dengan
kewenangan
meliputi.
melakukan
koordinasi
dalam
penyelenggaraan administrasi kependudukan pembentukan Dinas yang tugas dan fungsi
menyelenggarakan Administrasi Kependudukanpelaksanaan kegiatan pelayanan kepada
masyarakat di bidang penyelenggaraan Administrasi Kependudukan penugasan kepada
Kepala Kampung untuk penyelenggaraan sebagian urusan administrasi kependudukan
berdasarkan asas pembantuan pengelolaan dan penyajian data kependudukan skala
kabupaten
koordinasi
dan
pengawasan
atas
penyelenggaraan
Administrasi
Kependudukan; dankoordinasi perkembangan kependudukan, proyeksi dan penyerasian
kebijakan kependudukan.
Kewenangan Dinas
(1) Dinas berkewajiban dan bertanggung jawab melaksanakan urusan administrasi
kependudukan yang meliputi :
a. Melaksanakan Pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
b. Memberikan pelayanan yang sama dan professional kepada setiap penduduk,
Pendatang dan tamu atas pelaporan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
c. Menerbitkan Dokumen Kependudukan
d. Menerbitkan surat keterangan pendatang dan surat keterangan tamu
e. Menjamin kerahasiaan data dan keamanan data atas pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil
Universitas Sumatera Utara
f. Melakukan verifikasi dan validasi data yang di sampaikan oleh penduduk,
pendatang dan tamu dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
g. Melakukan pengkajian dan pengembangan sistem informasi administrasi
kependudukan (SIAK) sesuai dengan peraturan perundang-undangan
h. Mengolah dan menyajikan data statistik kependudukan dan statistic vital
i.
Melakukan pengelolaan dokumen pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dan
j.
Koordinasi penyusunan kebijakan perkembangan kependudukan, proyeksi dan
penyerasian kebijakan kependudukan.
(2) Kewajiban pencatatan sipil untuk pencatatan nikah, talak dan rujuk bagi penduduk
beragama islam dilakukan oleh pegawai pencatat pada KUA Kec. Sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
(3) Kewajiban pencatatan sipil untuk pencatatan perceraian bagi penduduk baragama
islam. Dilaksanakan pada mahkamah syariah sesuai dengan peraturan perundangundangan.16Dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan dinas mempunyai
kewenangan meliput i:
a. Memperoleh keterangan dan data yang benar tentang peristiwa kependudukan
dan peristiwa penting yang di laporkan penduduk
b. Memperoleh data tentang perceraian, pengangkatan anak perubahan nama,
naturalisasi, peristiwa penting lainnya dan pembatalan akta pencatatan sipil yang
dialami penduduk atas dasar putusan atau penetapan pengadilan
c. Memperoleh data pencatatan nikah, talak, cerai dan rujuk bgi pemeluk agama
islam dari KUA Kec. Melalui kantor departemen Agama
_________________________________
16
Pasal 6 Bagian Kedua Qanun No.9 Tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan Administrasi
Kependudukan
Universitas Sumatera Utara
d. Memperoleh data perubahan status kewarganegaraan dari kantor wilayah
departemen hukum dan hak azasi manusia
e. Mengajukan klarifikasi ata putusan/penetapan pengadilan yang tidak sesuai
dengan tata cara dan persyaratan pencatatan peristiwa penting dan
f. Menolak permintaan penggunaan data pribadi penduduk yang pengajuannya tidak
sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
UPTD Intansi Pelaksana
(1) UPTD Instansi Pelaksana berkewajiban dan bertanggungjawab melaksanakan urusan
pencatatan sipil.
(2) Urusan pencatatan sipil meliputi :
a. Kelahiran
b. kematian
c. lahir mati
d. perkawinan
e. perceraian
f. pengakuan anak
g. pengesahan anak
h. pengangkatan anak
i. perubahan nama
j. perubahan status kewarganegaraan
k. pembatalan perkawinan
Universitas Sumatera Utara
l. pembatalan perceraian dan
m. peristiwa penting lainnya
(3) Pembentukan UPTD Instansi Pelaksana berdasarkan ketentuan perundangundangan.17
UP3SK
(1) UP3SK berkewajiban dan bertanggungjawab melaksanakan pendaftaran penduduk
dan pencatatan sipil.18
(2) Urusan pendaftaran penduduk dan pencatatan meliputi :
a. Penerbitan KK
b. Penerbitan KTP
c. Pencatatan Kelahiran; dan
d. Pencatatan Kematian.
(3) UP3SK berkedudukan di Dinas
(4) UP3SK memiliki tugas :
a. membantu Kepala Kampung dan Kepala Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana
dalam memberikan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil;
b. verifikasi dan validasi data atas Peristiwa Kependudukan yang dilaporkan oleh
penduduk Warga Negara Indonesia
_________________________________
17
18
pasal 8 Qanun No.9 Tahun 2010
pasal 9 Qanun No.9 Tahun 2010
Universitas Sumatera Utara
c. verifikasi dan validasi data atas Peristiwa Penting khususnya kelahiran dan
kematian yang dilaporkan oleh penduduk Warga Negara Indonesia
d. Pencatatan Peristiwa Kependudukan dan peristiwa penting dalam Buku Harian
Peristiwa Penting dan Peristiwa Kependudukan, Buku Induk Penduduk dan Buku
Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk
e. Pemrosesan penerbitan Dokumen Kependudukan
f. Penyerahan Dokumen Kependudukan kepada Penduduk
g. Membantu Kepala Kampung dalam pengelolaan dan penyajian data kependudukan
berskala Kampung.
h. Memberikan sosialisasi administrasi kependudukan dalam skala Kampung.
Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas Registrasi
(1) Pejabat pencatatan sipil terdiri atas :
a. Kepala Dinas;
b. Kepala UPTD Instansi Pelaksana; dan
c. Pegawai negeri sipil yang diangkat sebagai pejabat pencatatan sipil.
(2) Pejabat pencatatan sipil sebagaimana diangkat dan diberhentikan oleh Bupati atas
usul kepala dinas dari pegawai negeri sipil.
(3) Pejabat pencatatan sipil mempunyai tugas:
a. verifikasi dan validasi data atas Pelaporan Peristiwa Penting yang dialami oleh
penduduk
Universitas Sumatera Utara
b. atas nama jabatan melakukan pembuktian atas Peristiwa Penting yang dilaporkan
oleh penduduk
c. melakukan pencatatan atas Peristiwa Penting yang dilaporkan oleh penduduk
pada register Akta Pencatatan Sipil;
d. menandatangani dan menerbitkan kutipan Akta Pencatatan Sipil
e. membuat catatan pinggir pada Akta Pencatatan Sipil
f. melakukan pembetulan atas akta Pencatatan Sipil yang mengalami kesalahan tulis
redaksional
g. melakukan pencatatan kembali atas Register Akta Pencatatan Sipil yang hilang
atau rusak.
(4) Sebelum melaksanakan tugasnya Pejabat Pencatatan Sipil diambil sumpahnya oleh
Bupati.
(5) Penandatanganan akta pencatatan sipil terhadap Peristiwa Penting yang dialami oleh
pejabat pencatatan sipil sendiri dan atau keluarga dalam garis lurus ke atas serta ke
bawah, dilakukan oleh Pejabat Pencatatan Sipil lainnya.
(6) Dalam hal pejabat pencatatan sipil lainnya belum diangkat atau belum ada,
penandatanganan Akta Pencatatan Sipil dilakukan oleh Bupati.
(7) Dalam hal Pejabat Pencatatan Sipil berhalangan melaksanakan tugas dan pejabat
pencatatan sipil belum diangkat atau belum ada maka penandatanganan Akta
Pencatatan Sipil dilakukan oleh Bupati.
(8) Untuk memperlancar pelaksanaan penandatanganan, Bupati menunjuk Asisten
bidang Pemerintahan.
Universitas Sumatera Utara
(9) Pejabat Pencatatan Sipil bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai fungsi pelayanan akta kelahiran, kematian,
perkawinan dan perceraian. Untuk melaksanakan fungsi terbeut, Bidang Pencatatan Sipil
mempunyai rincian tugas:
1. menyelenggarakan
pengumpulan
data,
informasi,
permasalahan,
peraturan
perundang-undangan dan kebijaksanaan teknis yang berkaitan dengan pelayanan
pencatatan sipil;
2. menyelenggarakan upaya pemecahan masalah yang berkaitan dengan pelayanan
pencatatan sipil
3. menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
kegiatan bidang
4. mengoordinasikan penyelenggaraan pelayanan pencatatan sipil
5. mengkoordinasikan penyusunan program kerja dan anggaran di Bidang Pencatatan
Sipil
6. menyelenggarakan sosialisasi sesuai bidang tugasnya
7. menyelenggarakan analisis dan pengembangan kinerja Bidang
8. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.
(1) Seksi Pelayanan Akta Kelahiran dan Kematian
Mempunyai rincian tugas:
1. mengumpulkan, mengolah data dan informasi, menginventarisasi permasalahan
serta melaksanakan pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan pelayanan
akta kelahiran dan kematian
Universitas Sumatera Utara
2. merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaporkan
kegiatan Seksi
3. menyiapkan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis
yang berkaitan dengan pelayanan akta kelahiran dan kematian
4. melaksanakan
pelayanan
pencatatan
kelahiran,
lahir
mati,
kematian,
pengangkatan anak, pengakuan anak, pengesahan anak dan perubahan nama
5. melaksanakan pembinaan teknis bagi petugas pelayanan akta kelahiran dan
kematian;
6. melaksanakan pelayanan pencatatan pembatalan akta;
7. melaksanakan pelayanan permohonan kutipan kedua
8. melaksanakan pelayanan permohonan bukti pelaporan
9. melaksanakan penulisan register akta kelahiran, pengakuan anak dan kematian;
10. melaksanakan pelayanan pencatatan perubahan kewarganegaraan
11. melaksanakan pelayanan legalisasi kutipan akta dan surat keterangan pencatatan
sipil
12. melaksanakan penyiapan data kelahiran dan kematian sebagai bahan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
13. melaksanakan pengadaan formulir dan blanko pencatatan sipil
14. melaksanakan sosialisasi pelayanan akta kelahiran dan kematian
15. melaksanakan analisis dan pengembangan kinerja seksi
16. melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala bidang.19
_________________________________
19
http//pelayanan/dinas/kependudukan//article//.com diakses pada tanggal 13 maret 2016
Universitas Sumatera Utara
(2) Seksi Pelayanan Akta Perkawinan dan Perceraian
Mempunyai rincian tugas:
1. mengumpulkan, mengolah data dan inforarmasi, menginventarisasi permasalahan
serta melaksanakan pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan pelayanan akta
perkawinan dan perceraian
2. melaksanakan perencanaan, pelakasanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
kegiatan Seksi
3. pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan akta perkawinan dan perceraian
4. menyiapkan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis yang
berkaitan dengan pelayanan akta perkawinan dan perceraian;
5. melaksanakan pembinaan teknis bagi petugas pelayanan akta perkawinan dan
perceraian
6. melaksanakan penetapan pendapatan dari retribusi pencatatan sipil
7. melaksanakan pelayanan pencatatan perkawinan, pembatalan perkawinan, perceraian,
pembatalan perceraian dan perubahan nama
8. melaksanakan pelayanan pencatatan perubahan peristiwa penting lainnya
9. melaksanakan pelayanan pencatatan pembatalan akta;
10. melaksanakan pelayanan pencatatan perubahan kewarganegaraan
11. melaksanakan pelayanan permohonan kutipan kedua, salinan akta, surat keterangan,
bukti pelaporan dan legalisasi alih bahasa
12. melaksanakan penulisan register akta perkawinan dan perceraian
13. melaksanakan penyiapan data perkawinan dan perceraian sebagai bahan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Universitas Sumatera Utara
14. melaksanakan pendokumentasian Akta catatan sipil dan berkas permohonan
15. melaksanakan analisis dan pengembangan kinerja seksi
16. melaksanakan sosialisasi sesuai bidang tugasnya
17. melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala bidang.
Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas
dalam melaksanakan pengelolaan ketatausahaan Dinas.
Sekretariat mempunyai fungsi :
1)
pengkoordinasian penyusunan program Dinas
2)
pengumpulan, pengolahan dan analisis data Dinas
3)
pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian
4)
pengelolaan administrasi keuangan
5)
pengelolaan situs web Dinas
6)
pelaksanaan monitoring, evaluasi dan penyusunan pelaporan kinerja Dinas.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Sekretariat dipimpin oleh seorang
Sekretaris dan dibantu oleh :
a) Sub Bagian Program dan Pelaporan yang mempunyai tugas membantu Sekretaris
dalam melaksanakan pengelolaan data dan program Dinas.
Sub Bagian Program dan Pelaporan mempunyai fungsi :
Universitas Sumatera Utara
1)
penyiapan bahan pengkoordinasian penyusunan program Dinas
2)
pengumpulan, pengolahan dan analisis data Dinas
3)
pelaksanaan pembinaan hubungan masyarakat
4)
pengelolaan situs web Dinas
5)
pelaksanaan monitoring, evaluasi dan penyusunan pelaporan kinerja Dinas.
b) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang mempunyai tugas membantu Sekretaris
dalam melaksanakan pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian Dinas.
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :
1)
pelaksanaan pengelolaan administrasi umum, urusan rumah tangga, surat menyurat,
kearsipan dan perjalanan dinas
2)
pengadaan, pemeliharaan dan inventarisasi perlengkapan
3)
penyiapan materi hukum dan ketatalaksanaan
4)
pengelolaan administrasi kepegawaian Dinas.
c) Sub Bagian Keuangan yang mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam
melaksanakan penyusunan dan pengelolaan administrasi keuangan Dinas.
Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi :
1)
pengelolaan administrasi keuangan Dinas
Universitas Sumatera Utara
2)
pengelolaan administrasi penyusunan anggaran Dinas
3)
pengelolaan pengendalian dan pertanggungjawaban administrasi keuangan Dinas.
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris.
Bidang Kependudukan
Bidang Kependudukan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan
pengelolaan sistem informasi dan administrasi kependudukan.20
Bidang Kependudukan mempunyai fungsi :
1)
pengelolaan sistem informasi kependudukan
2)
penyelenggaraan pelayanan administrasi kependudukan.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Bidang Kependudukan dipimpin oleh seorang
Kepala Bidang dan dibantu oleh :
a) Seksi Sistem Informasi Kependudukanyangmempunyai tugas membantu Kepala
Bidang Kependudukan dalam melaksanakan pegelolaan sistem informasi kependudukan.
Seksi Sistem Informasi Kependudukan mempunyai fungsi :
1) pengelolaan pembangunan jaringan komunikasi data kependudukan
_________________________________
20
Ibid.
Universitas Sumatera Utara
2) pengelolaan Tempat Pengumpulan Data Kependudukan (TPDK) di kecamatan serta
bank data di tingkat Daerah) penetapan Nomor Induk Kependudukan (NIK)
berdasarkan database kependudukan
3) penetapan Nomor Induk Kependudukan (NIK) berdasarkan database kependudukan
4) pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) secara bertahap
sesuai dengan kemampuan Pemerintah Daerah
5) pelaksanaan jaminan perlindungan data dan dokumen kependudukan yang terekam
dalam bank data.
b) Seksi Administrasi Pendudukyangmempunyai tugas membantu Kepala Bidang
Kependudukan dalam melaksanakan pengelolaan administrasi penduduk
Seksi Administrasi Penduduk mempunyai fungsi:
1) pengumpulan, pengolahan, dan analisis data penyelenggaraan administrasi penduduk
2) pengendalian pendaftaran dan pencatatan Nomor Induk, Kartu Keluarga (KK)
Nasional, dan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
3) pengendalian pendaftaran penduduk tidak tetap atau sementara dan Kartu Tanda
Penduduk (KTP) Warga Negara Asing (WNA)
4) penyusunan petunjuk teknis penyelenggaraan pengendalian pendaftaran penduduk.
Masing-masing Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi dan bertanggungjawab kepada
Kepala Bidang Kependudukan.
Universitas Sumatera Utara
Bidang Pencatatan Sipil
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan
penyelenggaraan pencatatan sipil.
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai fungsi :
1) pengelolaan administrasi kelahiran dan kematian penduduk
2) pengelolaan administrasi perkawinan, perceraian, pengakuan, pengesahan, dan
pengangkatan anak.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Bidang Pencatatan Sipil dipimpin oleh seorang
Kepala Bidang dan dibantu
Bidang program
Bidang Program dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai fungsi
pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan, perencanaan, pengolahan data dan informasi,
monitoring, evaluasi, dan pelaporan.
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bidang Program mempunyai tugas:
a. menyusun rencana kegiatan Bidang Program
b. menyusun rancangan kebijakan umum dinas
c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perencanaan dinas
d. melaksanakan analisis dan penyajian data di bidang kependudukan dan pencatatan sipil
Universitas Sumatera Utara
e. mengelola sistem informasi, pelayanan data, dan informasi pembangunan di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil
f. menyusun rencana umum, rencana strategis, rencana kerja dan kinerja tahunan dinas,
rencana kegiatan, dan anggaran dinas
g. menyusun rencana kerja sama dinas
h. menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan dinas
i. menyusun ketatalaksanaan program dan kegiatan dinas
j. melaksanakan pemantauan dan evaluasi dampak pelaksanaan program dan kegiatan
dinas
k. menyiapkan bahan pengendalian kegiatan dinas
l. menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan dinas
m. menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan tahunan dinas
n. menyusun laporan akuntabilitas kinerja dinas
o. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang perencanaan
p. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bidang Program; dan
q. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
Universitas Sumatera Utara
Dalam pelaksanaan tugasnya, Bidang Program terdiri dari:
A. Seksi Data dan Informasi.
B. Seksi Penyusunan Program.
C. Seksi Evaluasi dan Pelaporan.
A. Seksi Data dan Informasi mempunyai fungsi pelaksanaan pengumpulan dan
pengolahan data dan penyajian informasi.Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi
Data dan Informasi mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Data dan Informasi
b. melaksanakan pengumpulan dan analisis data serta penyajian informasi di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil
c. mengelola sistem informasi, pelayanan data, dan informasi pembangunan di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil
d. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang data dan informasi
e. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Data dan Informasi
f. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
Universitas Sumatera Utara
B.Seksi Penyusunan Program mempunyai fungsi pelaksanaan penyusunan rencana
kegiatan dan perencanaan dinas.
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi Penyusunan Program mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Penyusunan Program
b. menyusun rancangan kebijakan umum dinas
c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perencanaan dinas
d. menyusun rencana umum, rencana strategis, rencana kerja dan kinerja tahunan dinas,
rencana kegiatan, dan anggaran dinas
e. menyusun rencana kerja sama dinas
f. menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan dinas
g. menyusun ketatalaksanaan program dan kegiatan dinas
h. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang penyusunan program
i. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Penyusunan
Program; dan
j. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
Universitas Sumatera Utara
C . Seksi Evaluasi dan Pelaporan mempunyai fungsi pelaksanaan tugas monitoring,
evaluasi, dan pelaporan.21
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi Evaluasi dan Pengendalian mempunyai tugas:
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Evaluasi dan Pelaporan
b. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan monitoring, evaluasi dan pelaporan dinas
c. melaksanakan pemantauan dan evaluasi dampak pelaksanaan program dan kegiatan
dinas
d. menyiapkan bahan pengendalian kegiatan dinas
e. menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan dinas
f. menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan tahunan dinas
g. menyusun laporan akuntabilitas kinerja dinas
h. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang monitoring, evaluasi dan pelaporan;
i. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Evaluasi dan
Pelaporan
j. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi.
_______________________________
21
Qanun Kabupaten Aceh Tengah No. 20 Tahun 2008 Tentang Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Dinas-dinas daerah Kabupaten Aceh Tengah
Universitas Sumatera Utara
Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk
Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk di pimpin oleh seorang Kepala
Bidang yang mempunyai fungsi pelaksanaan tugas pendaftaran penduduk dan informasi
kependudukan.
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk
mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk
b. merumuskan kebijakan teknis di bidang pendaftaran dan informasi kependudukan
c. merumuskan rencana umum penyerasian dan harmonisasi kebijakan kependudukan
antar dan dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah
d. merumuskan rencana umum kebijakan penyelenggaraan kerja sama administrasi
kependudukan
e. menyusun rencana dan penetapan kinerja bidang pendaftaran dan informasi
kependudukan
f. menyiapkan bahan pelaksanaan pendaftaran penduduk dan informasi kependudukan
g. menyusun bahan pembinaan administrasi kependudukan
h. melaksanakan penatausahaan administrasi kependudukan
i. menyiapkan bahan dan pelaksanaan penyuluhan di bidang kependudukan
Universitas Sumatera Utara
j. melaksanakan koordinasi pendaftaran penduduk
k. melaksanakan fasilitasi, sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan
konsultasi
l. melaksanakan pendaftaran penduduk
m. menyelenggarakan dan penatausahaan administrasi kependudukan
n. melaksanakan pelayanan administrasi kependudukan
o. melaksanakan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk
operasional di bidang pendaftaran dan informasi kependudukan
p. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bidang Pendaftaran dan
Informasi Penduduk
q. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
Dalam pelaksanaan tugasnya, Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk, meliputi :
a. Seksi Pendaftaran Penduduk.
b. Seksi Perpindahan Penduduk.
c. Seksi Pengolahan Data dan Informasi Kependudukan.
A. Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang
pendaftaran penduduk.
Universitas Sumatera Utara
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Pendaftaran Penduduk
b. menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan pendaftaran penduduk
c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pendaftaran penduduk
d. menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan pendaftaran
penduduk
e. menyelenggaraan pendaftaran penduduk
f. melaksanakan penerbitan nomor induk kependudukan dan dokumen kependudukan
g. melaksanakan administrasi kependudukan
h. melaksanakan pemantauan terhadap kepemilikan identitas penduduk
i. melaksanakan pengawasan terhadap orang asing
j. melaksanakan fasilitasi, sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan
konsultasi pelaksanaan pendaftaran penduduk
k. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang pendaftaran penduduk
l. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Pendaftaran
Penduduk
Universitas Sumatera Utara
m. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
B.Seksi Perpindahan Penduduk mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang
perpindahan penduduk.22
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi Perpindahan Penduduk mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Perpindahan Penduduk
b. menyusun kebijakan teknis perpindahan penduduk
c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perpindahan penduduk
d. menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja perpindahan penduduk
e. menyusun rencana teknis penyerasian dan harmonisasi kebijakan kependudukan antar
dan dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah
f. menyusun rencana teknis penyelenggaraan kerja sama administrasi kependudukan
g. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang perpindahan penduduk
h. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Perpindahan
Penduduk
_______________________________
22
Ridwan,HR Hukum Administrasi Negara,UII press,Yogyakarta, 2003 Hal 73
Universitas Sumatera Utara
Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional adalah kelompok Pegawai Negeri Sipil yang diberi
tugas, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk
melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan profesinya dalam rangka kelancaran tugas
Pemerintah Daerah.Nama dan jumlah jabatan fungsional ditentukan berdasarkan sifat,
jenis, kebutuhan dan beban kerja.23
Setiap kelompok tersebut pada Pasal ini ini di pimpin oleh seorang tenaga
fungsional senior. Jumlah jabatan fungsional tersebut ini diatur sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku yang mempunyai tugas dan fungsi
di bidang
kependudukan dan catatan sipil. Bidang kependudukan dipimpin oleh seorang kepala
bidang yang dalalm melaksanakan tugasnya berada dibawah dan tanggungan kepala
dinas.24
Selanjutnya untuk mengendalikan khusus membantu masyarakat dalam hal yang
menyakut kehidupan hukum seseorang pribadi. Diharapkan kelompok fungsional ini
dapat membantu terciptanya ketertiban umum dalam pengurusan kependudukan dan akta
catatan sipil.25
Akta-akta yang dibuat dan dikeluarkan oleh catatan sipil ini juga merupak bukti
yang paling kuat dan sempurna,hal ini agar berpedoman pada data dalam akta catatan
sipil jabatan fungsional terdaftar dalam lembaga catatan sipil
_______________________________
23
http://disdukcapil.acehkab.go.id/index.php/multisite/page/12 diakses pada tanggal 14 maret 2016
Lutfi Effendi Pokok-pokok hukum administrasi kependudukan, Bayumedia Punlishing,malang,2003,
hal 62
25
Effendi, Op.cit,hal 65
24
Universitas Sumatera Utara
PENGATURAN AKTA CATATAN SIPIL BERDASARKAN QANUN
KABUPATEN ACEH TENGAH NO.9 TAHUN 2010
A.
Pengertian Tentang Akta Catatan Sipil
Catatan Sipil adalah Catatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang
dalam register pencatatan sipil pada instansi pelaksana. Catatan kependudukan atau
kewarganegaraan tersebut oleh pemerintah untuk memberikan kedudukan hukum
terhadap peristiwanya yang membawa akibat hukum keperdataan dari diri seseorang
dimulai sejak kelahiran sampai peristiwa kematian.11
Akta Catatan Sipil Adalah Akta yang membuat catatan peristiwa-peristiwa
penting dalam kehidupan seseorang yaitu : kelahiran, perkawinan, perceraian, pengakuan
atau pengesahan anak dan kematian.
Akta Pencatatan Sipil terdiri atas:
Register Akta Pencatatan Sipil
Kutipan Akta Pencatatan Sipil.
1. Akta Kelahiran
Ketentuan Pencatatan Kelahiran:
a. Setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk kepada instansi
_________________________________
11
Mertokusumo,Sudikn, Hukum Perdata Indonesia edisi kelima Liberty Yogyakarta 2002
Universitas Sumatera Utara
pelaksana di tempat terjadinya peristiwa kelahiran selambat-lambatnya 60 (enam
puluh) hari sejak kelahiran.
b.Pencatatan Kelahiran yang melebihi jangka waktu 60(enam puluh) hari sampai
dengan
1
(satu)
tahun
sejak
tanggal
kelahiran
harus
mendapat
persetujuanKepala Dinas.
c. Penetapan Pengadilan Negeri bagi pencatatan pelaporan kelahiran lebih dari 1
(satu) tahun sejak tanggal kelahiran. ( Dengan ditetapkannya Keputusan
Mahkamah Konstitusi Nomor 18/PUU-XI/2013 maka pelayanan permohonan
Akte Kelahiran yang melampaui batas waktu satu tahun dapat langsung
dilakukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil tanpa harus mendapatkan
penetapan Pengadilan Negeri.)
Apabila Kelahiran Warga Negara Indonesia terjadi diluar Wilayah Negara Kesatuan
Indonesia, wajib dilaporkan oleh orang tuanya atau dikuasakan kepadaDinaspaling
lambat 30 (tiga puluh) hari setelah kedatangannya kembali ke Indonesia dengan
melampirkan:12
1. Foto copy Sertifikat Kelahiran dari negara dimana kelahiran terjadi, paspor
anak, pelaporan ke perwakilan RI.
2. Foto copy Paspor, Akta Kelahiran dan Akta Perkawinan orang tua.
3. Surat Pengantar dari Kelurahan.
4. Foto copy KTP dan KK orang tua.
5. 2 (dua) orang saksi.
_________________________________
12
Ibid.
Universitas Sumatera Utara
6. Semua berkas foto copy dilegalisir dan menunjukkan dokumen
yang asli pada saat mengajukan permohonan.
2. Akta Kematian
Ketentuan Akta Kematian:
a. Setiap kematian wajib dilaporkan oleh instansi terkait berdasarkan visum Rumah
Sakit/ Puskesmas dengan mencantumkan diagnosa pada Dinas.
b. Setiap kematian wajib dicatatkan oleh (orang tua/ Suami/ Istri)
Berdasarkan kepada peraturan pencatatan sipil di atas, akta-akta catatan sipil bagi
masing-masing golonga penduduk Eropa, Tionghoa, dan Pribumi berlainan sesuai dengan
aturannya. Namun, setelah keterbukaan Kantor Catatan Sipil, perbedaan akata-akta
catatan tersebut ditiadakan, sehingga Kantor Catatan Sipil terbuka bagi seluruh penduduk
Indonesia dan hanya dibedakan atas warga Negara Indonesia dan warga Negara asing
saja. Adapun akta catatan sipil yang dicatat dan diterbitkan oleh Kantor Catatan Sipil
meliputi akta kelahiran, akta perkawinan dan perceraian bagi yang bukan beragama
Islam, akta kematian, serta akan pengakuan dan pengesahan anak. Setidaknya terdapat
lima macam register pencatatan sipil yang berlaku di Indonesia yaitu
1. Register Pencatatan Sipil bagi Golongan Eropa
2. Register Pencatatan Sipil bagi Golongan Tionghoa
3. Register Pencatatan Sipil bagi Orang Indonesia (Asli)
4. Register Pencatatan Sipil Perkawinan Campuran.
Selanjutnya diadakan penataan dan pembinaan peyelanggaraan catatan sipil dalam rangka
peningkatan pelayanan masyarakat, pemberian kepastian hukum dan keamanan serta
Universitas Sumatera Utara
ketertiban untuk terwujudnya keutuhan dan kesatuan bangsa, sebagaimana dituangkan
dalam Keputusan.
B. Tujuan Dan Manfaat Akta Catatan Sipil
Tujuan Akta Catatan Sipil Untuk memperoleh kepastian hukum tentang Status
Perdata seseorang yang mengalami peristiwa hukum tersebut
Catatan sipil adalah suatu lembaga yang bertujuan mengadakan pendaftaran,
pencatatan serta pembukuan yang selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya serta
memberi kepastian hukum yang sebesar-besarnya adalah peristiwa kelahiran, perkawinan
dan kematian.
Kepastian hukum sangat penting dalam setiap perbuatan Hukum
Salah Satu Tinjauan Dasar Pertimbangan administrasi kependudukan diberlakukan
adalah untuk memberikan perlindungan dan pengakuan terhadap status pribadi dan status
hukum atas setiap peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang di alami oleh
penduduk Kabupaten Aceh Tengah.
Macam-Macam Akta Catatan Sipil
(1) Akta Kelahiran
Akta kelahiran adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah
mengenai peristiwa kelahiran terhadap dimana seorang anak itu dilahirkan yang
mempunyai akibat hukum terhadap dirinya dan pihak lain di bidang kekeluargaan
maupun warisan
(a)
Akta kelahiran umum
Universitas Sumatera Utara
Akta kelahiran umum adalah akta yang diterbitkan berdasarkan laporan kelahiran
dalam batas waktu selambat-lambatnya : 60 hari kerja
(b)
Akta kelahiran terlambat pencatatan
Akta kelahiran terlambat pencatatan adalah Akta kelahiran yang diterbitkan bagi
WNI asli berdasarkan kelahiran melebihi 60 hari kerja sejak kelahiran
Akta kelahiran Dispensasi
Akta kelahiran dispensasi adalah akta kelahiran yang diterbitkan bagi WNI asli
berdasarkan kelahiran yang terjadi
(c) Akta kelahiran Istimewa
Akta kelahiran Istimewa adalah akta kelahiran yang diterbitkan berdasarkan
laporan kelahiran yang melebihi batas waktu : 60 hari kerja bagi WNI dan WNA
bukan Eropa dan 10 hari kerja bagi WNI dan WNA Eropa dimana proses
penerbitannya berdasarkan penetapan pengadilan.13
(2)
Akta Perkawinan
Akta Perkawinan adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah atas
peristiwa hukum mengenai perkawinan antara seorang laki-laki dengan seorang
perempuan yang bukan beragama islam sebagai suami istri dengan tujuanmembentuk
keluarga atau rumah tangga yang bahagia, kekal, dan abadi berdasarkan Tuhan Yang
Maha Esa sebagaimana Dimaksud dalam Undang-Undang nomor 1 tahun 1974 tentang
Perkawinan.
_________________________________
13
http://www.jurnalhukum.com/lembaga-catatan-sipil/diakses tanggal 13maret2016
Universitas Sumatera Utara
(3)
Akta Perceraian
Akta Perceraian adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah atas
peristiwa perceraian atau putusnya perkawinan dari suami istri beserta akibat hukumnya
baik terhadap dirinya maupun keluarganya dan pihak lain berdasarkan keputusan
pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum yang pasti dan tetap.
(4)
Akta Kematian
Akta kematian adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah
mengenai peristiwa kematian seseorang yang mempunyai akibat hukum bagi dirinya
maupun keluarganya dan pihak lain yang menyangkut bidang kekeluargaan dan warisan.
Tujuan Lembaga Catatan Sipil
Adapun tujuan dari lembaga pencatatan sipil adalah sebagai berikut :
1.
Menurut Drs. Nico Ngani, SH MSSW dan I Nyoman Budi Jaya mengenai tujuan
Lembaga Catatan Sipil:
a.
Agar setiap warga masyarakat dapat memiliki bukti-bukti otentik.
b. Memperlancar aktivitas pemerintah di bidang kependudukan.
c.
Memberikan kepastian hukum bagi kedudukan hukum setiap warga masyarakat,
misalnya kelahiran, perawinan, perceraian, pengakuan, kematian dan lainya.
2. Menurut Prof. Mr. Lie Oen Hock tujuan Lembaga Catatan Sipil adalah:
Untuk memungkinkan pencatatan selengkap-lengkapnya dan oleh karenanya
memberikan kepastian sebesar-besarnya tentang kejadian-kejadian yang terjadi pada diri
seseorang. Semua kejadian-kejadian itu dibukukan, sehingga orang yang bersangkutan
sendiri, maupun orang lain yang berkepentingan mempunyai bukti tentang kejadiankejadian tersebut.
Universitas Sumatera Utara
3. Menurut Prof. J. Hardjawidjaja, SH:
Tujuan Kantor Catatan Sipil ialah untuk menghimpun data-data mengenai status
perorangan, untuk hal mana kejadian-kejadian penting dalam kehidupan manusia
dibukukan, misalnya kelahiran, kematian, dan lain-lai dikuatkan dengan akta-akta yang
dibukukan dalam register catatan sipil.
4. Menurut Departemen Kehakiman
Tujuan Lembaga Catatan Sipil adalah untuk mendapatkan data selengkap
mungkin, agar status warga maysarakat dapat diketahui.
Fungsi Lembaga Catatan Sipil
Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 12 Tahun 1983 telah ditentukan, bahwa
kantor Catatan Sipil mempunyai fungsi menyelenggarakan :
1) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Kelahiran
2) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Perkawinan
3) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Perceraian
4) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak
5) Pencatatan dan penerbitan Kutipan Akta Kematian
6) Penyimpanan dan pemeliharaan Akta Kelahiran, Akta Perkawinan, Akta Perceraian,
Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak dan Akta Kematian
Macam-macam Akta Catatan Sipil
Untuk dapat dilakukan pencatatan peristiwa hukum perlu syarat adanya surat keterangan
dari pihak berwajib yang menyatakan telah terjadinya peristiwa hukum berkenaan.
Adapun macam akta catatan sipil yang diterbitkan dikantor catatan sipil meliputi :
1.Kutipan akta kelahiran
Universitas Sumatera Utara
2.Kutipan akta perkawinan
3.Kutipan akta percceraian
4.Kutipan akta kematian
5. Kutipan akta pengakuan dan pengesahan anak
6. Kutipan ganti nama
Seperti terurai di atas, Lembaga Catatan Sipil bertugas untuk mencatat atau
mendaftar setiap peristiwa yang si alami oleh warga masyarakat seperti kelahiran,
perceraian dan kematian.Kemudian catatan tersebut dimasukkan dalam daftar Catatan
Sipil yang berupa sejumlah Blanko Formulir Akta (tercetak) yang merupakan balnko
standar. Pembuatan blanko yang menyimpang dari standar tersebut tidak dibenarkan.14
Akta Catatan Sipil dibuat oleh Pegawai Catatan Sipil yang harus sesuai dengan
peristiwa yang terjadi. Cara pembuktiannya adalah dengan mengisi kolom-kolom kosong
yang ada pada formulir akta menurut petunjuk yang ada di samping kiri. Macam-macam
akta tersebut dibuat rangkap dua yang pada permulaan tahun berikutnya dikirim ke dan
untuk disimpan di Kepaniteraan Pengadilan Negeri.Sebelum dikeluarkan Intruksi
Presidium Kabinet Nomor 31/U/IN/12/1966, macam-Macam akta yang di terbitkan oleh
kantor catatan sipil. Perubahan nama merupakan peristiwa penting yang dialami oleh dan
perlu dilaporkan pada dinas untuk dicatatkan,pencatatan peubahan nama dapat dilakukan
setelah adanya penetapan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum
tetap.pencatatan perubahan nama atau ganti nama bagi penduduk yang belum dicatatkan
dalam akta-akta catatan sipil dapat dilakukan setelah adanya surat persetujuan ganti nama
dari kepala dinas.
_________________________________
14
http://disdukcapil.lintasgayo.go.id/produk-layanan/akta-pencatatan-sipil/ diakses tanggal 13 maret 2016
Universitas Sumatera Utara
Manfaat Akta Catatan Sipil
Akta catatan sipil mempunyai keduduka n dan perananan yang sangat penting
dalam proses pembangunan nasional karena dapat memberikan manfaat bagi individu dan
pemerintah.Adapun manfaat catatan sipil adalah sebagai berikut :
Bagi pribadi/individu:
a.
menentukan status hukum seseorang
b.
merupakan alat bukti yang paling kuat di muka dan hadapan hakim
c.
memberikan kepastian tentang peristiwa itu sendiri.
Bagi pemerintah:
a.
meningkatkan tertib administrasi negara
b.
merupakan penunjang data bagi perencanaan pembangunan
c.
pengawasan dan pengendalian
Manfaat Akta Catatan Sipil
Manfaat akta catatan sipil secara umum adalah sebagai berikut :
(1) Bagi diri Pemilik
(a) Merupakan alat bukti yang paling kuat dalam menentukan kedudukan
hukum seseorang.
(b) Memberikan kepastian hukum yang sah tentang kejadian atau peristiwa
yang dicatatat.
(c) Merupakan akta Otentik yang mempunyai kekuatan hukum pembuktian
sempurna di depan hakim.
Universitas Sumatera Utara
(2) Bagi pihak lain mengikat pihak-pihak yang berkepentingan.
(3) Bagi Pemerintah untuk mempelancar aktivitas di bidang kependudukan atau
administrasi kependudukan.
(a) Menunjang tertib administrasi kependudukan
(b) Menunjang perencanaan pembangunan
(c) Pengawasan dan pengendalian penduduk
(4) Terdapat Manfaat Akta Catatan Sipil berdasarkan Qanun Kabupaten Aceh Tengah
No.9 Tahun 2010
(a) Meningkatkan tertib administrasi kependudukan
(b) Merupakan Penunjang Data bagi perencanaan pembangunan
(c) Pengawasan dan pengendalian terhadap orang asing yang datang ke
kabupaten aceh tengah.
Dalam rangka mewujudkan kepastian hukum, maka semua akta-akta di daftar dan
dikeluarkan oleh catatan sipil akan dapat mempunyai kekuatan pasti dan tidak dapat
dibantah oleh pihak ketiga. Karena akta-akta yang dibuat oleh lembaga catatan sipil
adalah mengikat terhadap mereka yang berkempentingan. Kita ketahui pula suatu Negara
yang merupakan Negara hukum (rechstaats).15maka akan menghendaki pula adanya
masyarakat yang teratur, tertib, aman dan tentram. Memberikan kepastian hukum yang
sah tentang kejadian atau peristiwa yang dicatatatkan.
_________________________________
15
https://legiantengah.wordpress.com/info.../informasio-pelayanan-akta-manfaat diakses tanggal 14
maret 2016
Universitas Sumatera Utara
C. Instansi Yang Berwenang Menerbitkan Akta Catatan Sipil Berdasarkan Qanun
Kabupaten Aceh Tengah No.9 Tahun 2010
Bupati berkewajiban dan bertanggung jawab menyelenggarakan administrasi
kependudukan
dengan
kewenangan
meliputi.
melakukan
koordinasi
dalam
penyelenggaraan administrasi kependudukan pembentukan Dinas yang tugas dan fungsi
menyelenggarakan Administrasi Kependudukanpelaksanaan kegiatan pelayanan kepada
masyarakat di bidang penyelenggaraan Administrasi Kependudukan penugasan kepada
Kepala Kampung untuk penyelenggaraan sebagian urusan administrasi kependudukan
berdasarkan asas pembantuan pengelolaan dan penyajian data kependudukan skala
kabupaten
koordinasi
dan
pengawasan
atas
penyelenggaraan
Administrasi
Kependudukan; dankoordinasi perkembangan kependudukan, proyeksi dan penyerasian
kebijakan kependudukan.
Kewenangan Dinas
(1) Dinas berkewajiban dan bertanggung jawab melaksanakan urusan administrasi
kependudukan yang meliputi :
a. Melaksanakan Pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
b. Memberikan pelayanan yang sama dan professional kepada setiap penduduk,
Pendatang dan tamu atas pelaporan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
c. Menerbitkan Dokumen Kependudukan
d. Menerbitkan surat keterangan pendatang dan surat keterangan tamu
e. Menjamin kerahasiaan data dan keamanan data atas pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil
Universitas Sumatera Utara
f. Melakukan verifikasi dan validasi data yang di sampaikan oleh penduduk,
pendatang dan tamu dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
g. Melakukan pengkajian dan pengembangan sistem informasi administrasi
kependudukan (SIAK) sesuai dengan peraturan perundang-undangan
h. Mengolah dan menyajikan data statistik kependudukan dan statistic vital
i.
Melakukan pengelolaan dokumen pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dan
j.
Koordinasi penyusunan kebijakan perkembangan kependudukan, proyeksi dan
penyerasian kebijakan kependudukan.
(2) Kewajiban pencatatan sipil untuk pencatatan nikah, talak dan rujuk bagi penduduk
beragama islam dilakukan oleh pegawai pencatat pada KUA Kec. Sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
(3) Kewajiban pencatatan sipil untuk pencatatan perceraian bagi penduduk baragama
islam. Dilaksanakan pada mahkamah syariah sesuai dengan peraturan perundangundangan.16Dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan dinas mempunyai
kewenangan meliput i:
a. Memperoleh keterangan dan data yang benar tentang peristiwa kependudukan
dan peristiwa penting yang di laporkan penduduk
b. Memperoleh data tentang perceraian, pengangkatan anak perubahan nama,
naturalisasi, peristiwa penting lainnya dan pembatalan akta pencatatan sipil yang
dialami penduduk atas dasar putusan atau penetapan pengadilan
c. Memperoleh data pencatatan nikah, talak, cerai dan rujuk bgi pemeluk agama
islam dari KUA Kec. Melalui kantor departemen Agama
_________________________________
16
Pasal 6 Bagian Kedua Qanun No.9 Tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan Administrasi
Kependudukan
Universitas Sumatera Utara
d. Memperoleh data perubahan status kewarganegaraan dari kantor wilayah
departemen hukum dan hak azasi manusia
e. Mengajukan klarifikasi ata putusan/penetapan pengadilan yang tidak sesuai
dengan tata cara dan persyaratan pencatatan peristiwa penting dan
f. Menolak permintaan penggunaan data pribadi penduduk yang pengajuannya tidak
sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
UPTD Intansi Pelaksana
(1) UPTD Instansi Pelaksana berkewajiban dan bertanggungjawab melaksanakan urusan
pencatatan sipil.
(2) Urusan pencatatan sipil meliputi :
a. Kelahiran
b. kematian
c. lahir mati
d. perkawinan
e. perceraian
f. pengakuan anak
g. pengesahan anak
h. pengangkatan anak
i. perubahan nama
j. perubahan status kewarganegaraan
k. pembatalan perkawinan
Universitas Sumatera Utara
l. pembatalan perceraian dan
m. peristiwa penting lainnya
(3) Pembentukan UPTD Instansi Pelaksana berdasarkan ketentuan perundangundangan.17
UP3SK
(1) UP3SK berkewajiban dan bertanggungjawab melaksanakan pendaftaran penduduk
dan pencatatan sipil.18
(2) Urusan pendaftaran penduduk dan pencatatan meliputi :
a. Penerbitan KK
b. Penerbitan KTP
c. Pencatatan Kelahiran; dan
d. Pencatatan Kematian.
(3) UP3SK berkedudukan di Dinas
(4) UP3SK memiliki tugas :
a. membantu Kepala Kampung dan Kepala Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana
dalam memberikan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil;
b. verifikasi dan validasi data atas Peristiwa Kependudukan yang dilaporkan oleh
penduduk Warga Negara Indonesia
_________________________________
17
18
pasal 8 Qanun No.9 Tahun 2010
pasal 9 Qanun No.9 Tahun 2010
Universitas Sumatera Utara
c. verifikasi dan validasi data atas Peristiwa Penting khususnya kelahiran dan
kematian yang dilaporkan oleh penduduk Warga Negara Indonesia
d. Pencatatan Peristiwa Kependudukan dan peristiwa penting dalam Buku Harian
Peristiwa Penting dan Peristiwa Kependudukan, Buku Induk Penduduk dan Buku
Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk
e. Pemrosesan penerbitan Dokumen Kependudukan
f. Penyerahan Dokumen Kependudukan kepada Penduduk
g. Membantu Kepala Kampung dalam pengelolaan dan penyajian data kependudukan
berskala Kampung.
h. Memberikan sosialisasi administrasi kependudukan dalam skala Kampung.
Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas Registrasi
(1) Pejabat pencatatan sipil terdiri atas :
a. Kepala Dinas;
b. Kepala UPTD Instansi Pelaksana; dan
c. Pegawai negeri sipil yang diangkat sebagai pejabat pencatatan sipil.
(2) Pejabat pencatatan sipil sebagaimana diangkat dan diberhentikan oleh Bupati atas
usul kepala dinas dari pegawai negeri sipil.
(3) Pejabat pencatatan sipil mempunyai tugas:
a. verifikasi dan validasi data atas Pelaporan Peristiwa Penting yang dialami oleh
penduduk
Universitas Sumatera Utara
b. atas nama jabatan melakukan pembuktian atas Peristiwa Penting yang dilaporkan
oleh penduduk
c. melakukan pencatatan atas Peristiwa Penting yang dilaporkan oleh penduduk
pada register Akta Pencatatan Sipil;
d. menandatangani dan menerbitkan kutipan Akta Pencatatan Sipil
e. membuat catatan pinggir pada Akta Pencatatan Sipil
f. melakukan pembetulan atas akta Pencatatan Sipil yang mengalami kesalahan tulis
redaksional
g. melakukan pencatatan kembali atas Register Akta Pencatatan Sipil yang hilang
atau rusak.
(4) Sebelum melaksanakan tugasnya Pejabat Pencatatan Sipil diambil sumpahnya oleh
Bupati.
(5) Penandatanganan akta pencatatan sipil terhadap Peristiwa Penting yang dialami oleh
pejabat pencatatan sipil sendiri dan atau keluarga dalam garis lurus ke atas serta ke
bawah, dilakukan oleh Pejabat Pencatatan Sipil lainnya.
(6) Dalam hal pejabat pencatatan sipil lainnya belum diangkat atau belum ada,
penandatanganan Akta Pencatatan Sipil dilakukan oleh Bupati.
(7) Dalam hal Pejabat Pencatatan Sipil berhalangan melaksanakan tugas dan pejabat
pencatatan sipil belum diangkat atau belum ada maka penandatanganan Akta
Pencatatan Sipil dilakukan oleh Bupati.
(8) Untuk memperlancar pelaksanaan penandatanganan, Bupati menunjuk Asisten
bidang Pemerintahan.
Universitas Sumatera Utara
(9) Pejabat Pencatatan Sipil bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai fungsi pelayanan akta kelahiran, kematian,
perkawinan dan perceraian. Untuk melaksanakan fungsi terbeut, Bidang Pencatatan Sipil
mempunyai rincian tugas:
1. menyelenggarakan
pengumpulan
data,
informasi,
permasalahan,
peraturan
perundang-undangan dan kebijaksanaan teknis yang berkaitan dengan pelayanan
pencatatan sipil;
2. menyelenggarakan upaya pemecahan masalah yang berkaitan dengan pelayanan
pencatatan sipil
3. menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
kegiatan bidang
4. mengoordinasikan penyelenggaraan pelayanan pencatatan sipil
5. mengkoordinasikan penyusunan program kerja dan anggaran di Bidang Pencatatan
Sipil
6. menyelenggarakan sosialisasi sesuai bidang tugasnya
7. menyelenggarakan analisis dan pengembangan kinerja Bidang
8. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.
(1) Seksi Pelayanan Akta Kelahiran dan Kematian
Mempunyai rincian tugas:
1. mengumpulkan, mengolah data dan informasi, menginventarisasi permasalahan
serta melaksanakan pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan pelayanan
akta kelahiran dan kematian
Universitas Sumatera Utara
2. merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaporkan
kegiatan Seksi
3. menyiapkan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis
yang berkaitan dengan pelayanan akta kelahiran dan kematian
4. melaksanakan
pelayanan
pencatatan
kelahiran,
lahir
mati,
kematian,
pengangkatan anak, pengakuan anak, pengesahan anak dan perubahan nama
5. melaksanakan pembinaan teknis bagi petugas pelayanan akta kelahiran dan
kematian;
6. melaksanakan pelayanan pencatatan pembatalan akta;
7. melaksanakan pelayanan permohonan kutipan kedua
8. melaksanakan pelayanan permohonan bukti pelaporan
9. melaksanakan penulisan register akta kelahiran, pengakuan anak dan kematian;
10. melaksanakan pelayanan pencatatan perubahan kewarganegaraan
11. melaksanakan pelayanan legalisasi kutipan akta dan surat keterangan pencatatan
sipil
12. melaksanakan penyiapan data kelahiran dan kematian sebagai bahan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
13. melaksanakan pengadaan formulir dan blanko pencatatan sipil
14. melaksanakan sosialisasi pelayanan akta kelahiran dan kematian
15. melaksanakan analisis dan pengembangan kinerja seksi
16. melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala bidang.19
_________________________________
19
http//pelayanan/dinas/kependudukan//article//.com diakses pada tanggal 13 maret 2016
Universitas Sumatera Utara
(2) Seksi Pelayanan Akta Perkawinan dan Perceraian
Mempunyai rincian tugas:
1. mengumpulkan, mengolah data dan inforarmasi, menginventarisasi permasalahan
serta melaksanakan pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan pelayanan akta
perkawinan dan perceraian
2. melaksanakan perencanaan, pelakasanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
kegiatan Seksi
3. pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan akta perkawinan dan perceraian
4. menyiapkan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis yang
berkaitan dengan pelayanan akta perkawinan dan perceraian;
5. melaksanakan pembinaan teknis bagi petugas pelayanan akta perkawinan dan
perceraian
6. melaksanakan penetapan pendapatan dari retribusi pencatatan sipil
7. melaksanakan pelayanan pencatatan perkawinan, pembatalan perkawinan, perceraian,
pembatalan perceraian dan perubahan nama
8. melaksanakan pelayanan pencatatan perubahan peristiwa penting lainnya
9. melaksanakan pelayanan pencatatan pembatalan akta;
10. melaksanakan pelayanan pencatatan perubahan kewarganegaraan
11. melaksanakan pelayanan permohonan kutipan kedua, salinan akta, surat keterangan,
bukti pelaporan dan legalisasi alih bahasa
12. melaksanakan penulisan register akta perkawinan dan perceraian
13. melaksanakan penyiapan data perkawinan dan perceraian sebagai bahan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Universitas Sumatera Utara
14. melaksanakan pendokumentasian Akta catatan sipil dan berkas permohonan
15. melaksanakan analisis dan pengembangan kinerja seksi
16. melaksanakan sosialisasi sesuai bidang tugasnya
17. melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala bidang.
Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas
dalam melaksanakan pengelolaan ketatausahaan Dinas.
Sekretariat mempunyai fungsi :
1)
pengkoordinasian penyusunan program Dinas
2)
pengumpulan, pengolahan dan analisis data Dinas
3)
pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian
4)
pengelolaan administrasi keuangan
5)
pengelolaan situs web Dinas
6)
pelaksanaan monitoring, evaluasi dan penyusunan pelaporan kinerja Dinas.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Sekretariat dipimpin oleh seorang
Sekretaris dan dibantu oleh :
a) Sub Bagian Program dan Pelaporan yang mempunyai tugas membantu Sekretaris
dalam melaksanakan pengelolaan data dan program Dinas.
Sub Bagian Program dan Pelaporan mempunyai fungsi :
Universitas Sumatera Utara
1)
penyiapan bahan pengkoordinasian penyusunan program Dinas
2)
pengumpulan, pengolahan dan analisis data Dinas
3)
pelaksanaan pembinaan hubungan masyarakat
4)
pengelolaan situs web Dinas
5)
pelaksanaan monitoring, evaluasi dan penyusunan pelaporan kinerja Dinas.
b) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang mempunyai tugas membantu Sekretaris
dalam melaksanakan pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian Dinas.
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :
1)
pelaksanaan pengelolaan administrasi umum, urusan rumah tangga, surat menyurat,
kearsipan dan perjalanan dinas
2)
pengadaan, pemeliharaan dan inventarisasi perlengkapan
3)
penyiapan materi hukum dan ketatalaksanaan
4)
pengelolaan administrasi kepegawaian Dinas.
c) Sub Bagian Keuangan yang mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam
melaksanakan penyusunan dan pengelolaan administrasi keuangan Dinas.
Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi :
1)
pengelolaan administrasi keuangan Dinas
Universitas Sumatera Utara
2)
pengelolaan administrasi penyusunan anggaran Dinas
3)
pengelolaan pengendalian dan pertanggungjawaban administrasi keuangan Dinas.
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris.
Bidang Kependudukan
Bidang Kependudukan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan
pengelolaan sistem informasi dan administrasi kependudukan.20
Bidang Kependudukan mempunyai fungsi :
1)
pengelolaan sistem informasi kependudukan
2)
penyelenggaraan pelayanan administrasi kependudukan.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Bidang Kependudukan dipimpin oleh seorang
Kepala Bidang dan dibantu oleh :
a) Seksi Sistem Informasi Kependudukanyangmempunyai tugas membantu Kepala
Bidang Kependudukan dalam melaksanakan pegelolaan sistem informasi kependudukan.
Seksi Sistem Informasi Kependudukan mempunyai fungsi :
1) pengelolaan pembangunan jaringan komunikasi data kependudukan
_________________________________
20
Ibid.
Universitas Sumatera Utara
2) pengelolaan Tempat Pengumpulan Data Kependudukan (TPDK) di kecamatan serta
bank data di tingkat Daerah) penetapan Nomor Induk Kependudukan (NIK)
berdasarkan database kependudukan
3) penetapan Nomor Induk Kependudukan (NIK) berdasarkan database kependudukan
4) pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) secara bertahap
sesuai dengan kemampuan Pemerintah Daerah
5) pelaksanaan jaminan perlindungan data dan dokumen kependudukan yang terekam
dalam bank data.
b) Seksi Administrasi Pendudukyangmempunyai tugas membantu Kepala Bidang
Kependudukan dalam melaksanakan pengelolaan administrasi penduduk
Seksi Administrasi Penduduk mempunyai fungsi:
1) pengumpulan, pengolahan, dan analisis data penyelenggaraan administrasi penduduk
2) pengendalian pendaftaran dan pencatatan Nomor Induk, Kartu Keluarga (KK)
Nasional, dan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
3) pengendalian pendaftaran penduduk tidak tetap atau sementara dan Kartu Tanda
Penduduk (KTP) Warga Negara Asing (WNA)
4) penyusunan petunjuk teknis penyelenggaraan pengendalian pendaftaran penduduk.
Masing-masing Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi dan bertanggungjawab kepada
Kepala Bidang Kependudukan.
Universitas Sumatera Utara
Bidang Pencatatan Sipil
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan
penyelenggaraan pencatatan sipil.
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai fungsi :
1) pengelolaan administrasi kelahiran dan kematian penduduk
2) pengelolaan administrasi perkawinan, perceraian, pengakuan, pengesahan, dan
pengangkatan anak.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Bidang Pencatatan Sipil dipimpin oleh seorang
Kepala Bidang dan dibantu
Bidang program
Bidang Program dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai fungsi
pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan, perencanaan, pengolahan data dan informasi,
monitoring, evaluasi, dan pelaporan.
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bidang Program mempunyai tugas:
a. menyusun rencana kegiatan Bidang Program
b. menyusun rancangan kebijakan umum dinas
c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perencanaan dinas
d. melaksanakan analisis dan penyajian data di bidang kependudukan dan pencatatan sipil
Universitas Sumatera Utara
e. mengelola sistem informasi, pelayanan data, dan informasi pembangunan di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil
f. menyusun rencana umum, rencana strategis, rencana kerja dan kinerja tahunan dinas,
rencana kegiatan, dan anggaran dinas
g. menyusun rencana kerja sama dinas
h. menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan dinas
i. menyusun ketatalaksanaan program dan kegiatan dinas
j. melaksanakan pemantauan dan evaluasi dampak pelaksanaan program dan kegiatan
dinas
k. menyiapkan bahan pengendalian kegiatan dinas
l. menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan dinas
m. menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan tahunan dinas
n. menyusun laporan akuntabilitas kinerja dinas
o. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang perencanaan
p. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bidang Program; dan
q. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
Universitas Sumatera Utara
Dalam pelaksanaan tugasnya, Bidang Program terdiri dari:
A. Seksi Data dan Informasi.
B. Seksi Penyusunan Program.
C. Seksi Evaluasi dan Pelaporan.
A. Seksi Data dan Informasi mempunyai fungsi pelaksanaan pengumpulan dan
pengolahan data dan penyajian informasi.Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi
Data dan Informasi mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Data dan Informasi
b. melaksanakan pengumpulan dan analisis data serta penyajian informasi di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil
c. mengelola sistem informasi, pelayanan data, dan informasi pembangunan di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil
d. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang data dan informasi
e. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Data dan Informasi
f. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
Universitas Sumatera Utara
B.Seksi Penyusunan Program mempunyai fungsi pelaksanaan penyusunan rencana
kegiatan dan perencanaan dinas.
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi Penyusunan Program mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Penyusunan Program
b. menyusun rancangan kebijakan umum dinas
c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perencanaan dinas
d. menyusun rencana umum, rencana strategis, rencana kerja dan kinerja tahunan dinas,
rencana kegiatan, dan anggaran dinas
e. menyusun rencana kerja sama dinas
f. menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan dinas
g. menyusun ketatalaksanaan program dan kegiatan dinas
h. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang penyusunan program
i. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Penyusunan
Program; dan
j. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
Universitas Sumatera Utara
C . Seksi Evaluasi dan Pelaporan mempunyai fungsi pelaksanaan tugas monitoring,
evaluasi, dan pelaporan.21
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi Evaluasi dan Pengendalian mempunyai tugas:
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Evaluasi dan Pelaporan
b. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan monitoring, evaluasi dan pelaporan dinas
c. melaksanakan pemantauan dan evaluasi dampak pelaksanaan program dan kegiatan
dinas
d. menyiapkan bahan pengendalian kegiatan dinas
e. menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan dinas
f. menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan tahunan dinas
g. menyusun laporan akuntabilitas kinerja dinas
h. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang monitoring, evaluasi dan pelaporan;
i. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Evaluasi dan
Pelaporan
j. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi.
_______________________________
21
Qanun Kabupaten Aceh Tengah No. 20 Tahun 2008 Tentang Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Dinas-dinas daerah Kabupaten Aceh Tengah
Universitas Sumatera Utara
Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk
Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk di pimpin oleh seorang Kepala
Bidang yang mempunyai fungsi pelaksanaan tugas pendaftaran penduduk dan informasi
kependudukan.
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk
mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk
b. merumuskan kebijakan teknis di bidang pendaftaran dan informasi kependudukan
c. merumuskan rencana umum penyerasian dan harmonisasi kebijakan kependudukan
antar dan dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah
d. merumuskan rencana umum kebijakan penyelenggaraan kerja sama administrasi
kependudukan
e. menyusun rencana dan penetapan kinerja bidang pendaftaran dan informasi
kependudukan
f. menyiapkan bahan pelaksanaan pendaftaran penduduk dan informasi kependudukan
g. menyusun bahan pembinaan administrasi kependudukan
h. melaksanakan penatausahaan administrasi kependudukan
i. menyiapkan bahan dan pelaksanaan penyuluhan di bidang kependudukan
Universitas Sumatera Utara
j. melaksanakan koordinasi pendaftaran penduduk
k. melaksanakan fasilitasi, sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan
konsultasi
l. melaksanakan pendaftaran penduduk
m. menyelenggarakan dan penatausahaan administrasi kependudukan
n. melaksanakan pelayanan administrasi kependudukan
o. melaksanakan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk
operasional di bidang pendaftaran dan informasi kependudukan
p. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bidang Pendaftaran dan
Informasi Penduduk
q. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
Dalam pelaksanaan tugasnya, Bidang Pendaftaran dan Informasi Penduduk, meliputi :
a. Seksi Pendaftaran Penduduk.
b. Seksi Perpindahan Penduduk.
c. Seksi Pengolahan Data dan Informasi Kependudukan.
A. Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang
pendaftaran penduduk.
Universitas Sumatera Utara
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Pendaftaran Penduduk
b. menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan pendaftaran penduduk
c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pendaftaran penduduk
d. menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan pendaftaran
penduduk
e. menyelenggaraan pendaftaran penduduk
f. melaksanakan penerbitan nomor induk kependudukan dan dokumen kependudukan
g. melaksanakan administrasi kependudukan
h. melaksanakan pemantauan terhadap kepemilikan identitas penduduk
i. melaksanakan pengawasan terhadap orang asing
j. melaksanakan fasilitasi, sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan
konsultasi pelaksanaan pendaftaran penduduk
k. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang pendaftaran penduduk
l. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Pendaftaran
Penduduk
Universitas Sumatera Utara
m. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya.
B.Seksi Perpindahan Penduduk mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang
perpindahan penduduk.22
Untuk menyelenggarakan fungsinya, Seksi Perpindahan Penduduk mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Seksi Perpindahan Penduduk
b. menyusun kebijakan teknis perpindahan penduduk
c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perpindahan penduduk
d. menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja perpindahan penduduk
e. menyusun rencana teknis penyerasian dan harmonisasi kebijakan kependudukan antar
dan dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah
f. menyusun rencana teknis penyelenggaraan kerja sama administrasi kependudukan
g. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan
petunjuk operasional di bidang perpindahan penduduk
h. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Seksi Perpindahan
Penduduk
_______________________________
22
Ridwan,HR Hukum Administrasi Negara,UII press,Yogyakarta, 2003 Hal 73
Universitas Sumatera Utara
Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional adalah kelompok Pegawai Negeri Sipil yang diberi
tugas, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk
melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan profesinya dalam rangka kelancaran tugas
Pemerintah Daerah.Nama dan jumlah jabatan fungsional ditentukan berdasarkan sifat,
jenis, kebutuhan dan beban kerja.23
Setiap kelompok tersebut pada Pasal ini ini di pimpin oleh seorang tenaga
fungsional senior. Jumlah jabatan fungsional tersebut ini diatur sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku yang mempunyai tugas dan fungsi
di bidang
kependudukan dan catatan sipil. Bidang kependudukan dipimpin oleh seorang kepala
bidang yang dalalm melaksanakan tugasnya berada dibawah dan tanggungan kepala
dinas.24
Selanjutnya untuk mengendalikan khusus membantu masyarakat dalam hal yang
menyakut kehidupan hukum seseorang pribadi. Diharapkan kelompok fungsional ini
dapat membantu terciptanya ketertiban umum dalam pengurusan kependudukan dan akta
catatan sipil.25
Akta-akta yang dibuat dan dikeluarkan oleh catatan sipil ini juga merupak bukti
yang paling kuat dan sempurna,hal ini agar berpedoman pada data dalam akta catatan
sipil jabatan fungsional terdaftar dalam lembaga catatan sipil
_______________________________
23
http://disdukcapil.acehkab.go.id/index.php/multisite/page/12 diakses pada tanggal 14 maret 2016
Lutfi Effendi Pokok-pokok hukum administrasi kependudukan, Bayumedia Punlishing,malang,2003,
hal 62
25
Effendi, Op.cit,hal 65
24
Universitas Sumatera Utara