LAPORAN KERJA PRAKTEK APLIKASI REGISTRAS

LAPORAN KERJA PRAKTEK

APLIKASI REGISTRASI SURAT
PT. SAWIT ASAHAN INDAH

Disusun oleh:

Budhi Eko Kurniawan
NIM. 1257301007

Program Studi Sistem Informasi
Politeknik Caltex Riau
2015

SCAN LEMBAR PENGESAHAN I
APLIKASI REGISTRASI SURAT
PT. SAWIT ASAHAN INDAH
Diajukan Guna Memenuhi Persyaratan Kerja Praktek
Pada Program Studi Sistem Informasi
Politeknik Caltex Riau

Disusun oleh:
Budhi Eko Kurniawan
NIM. 1257301007

Menyetujui,
Pembimbing Kerja Praktek

Julianto
NIP. 1235421

Kabag. HRGA

Krani-1 Personalia

Juanda Adi Chandra

Rohmadi

NIP : 078007

NIP : 9701321

i

SCAN LEMBAR PENGESAHAN II
APLIKASI REGISTRASI SURAT
PT. SAWIT ASAHAN INDAH
Diajukan Guna Memenuhi Persyaratan Kerja Praktek
Pada Program Studi Sistem Informasi
Politeknik Caltex Riau

Disusun oleh:
Budhi Eko Kurniawan
NIM. 1257301007

Menyetujui,
Dosen Pembimbing Kerja Praktek

Kartina Diah Kesuma Wardhani, S.T. M.T.
NIP.

Ketua Program Studi

Koordinator Kerja Praktek

Sistem Informasi

Wawan Yunanto.S.Kom., M.T

Satria Perdana Arifin, S.T., M.T.I

NIP.

NIP.
ii

KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis ucapkan atas berkat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan laporan kerja praktek ini.

Laporan kerja praktek ini disusun berdasarkan pelaksanaan kerja praktek yang
penulis lakukan di PT. Sawit Asahan Indah pada tanggal 01 September 2015
s.d. 31 Desember 2015.
Dalam pelaksanaan kerja praktek ini penulis berusaha mendapatkan ilmu,
wawasan dan keterampilan mengenai IT infrastructure yang telah didapatkan di bangku
kuliah serta sistem dalam dunia kerja sebanyak mungkin dengan memanfaatkan
fasilitas yang telah disediakan oleh perusahaan.
Dalam menyelesaikan kerja praktek ini, penulis telah banyak mendapatkan
bantuan, bimbingan dan petunjuk dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun
tidak langsung.Untuk itu, dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1.

Tuhan Yang Maha Esa.

2.

Kedua Orang tua penulis dan seluruh anggota keluarga yang selalu memberikan
semangat serta motivasi dan bimbingan untuk penulis.

3.

Bapak Dr. Hendriko S.T., M.Eng selaku Direktur Politeknik Caltex Riau.

4.

Bapak Wawan Yunanto.S.Kom., M.T selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi.

5.

Ibu Kartina Diah Kesuma Wardhani, S.T. M.T. selaku dosen pembimbing kerja
praktek penulis.

6.

Bapak Satria Perdana Arifin, S.T., M.T.I selaku koordinator kerja praktek
Politeknik Caltex Riau sekaligus dosen wali penulis yang telah memberikan
bantuan dan bimbingannya.

7.

Bapak Julianto selaku pembimbing kerja praktek dari PT. Sawit Asahan Indah
yang telah memberikan wawasan dan pengetahuan mengenai Manajemen People
serta memberikan arahan hingga laporan ini selesai dibuat.

iii

8.

Bang Eko Santoso, Pak Rohmadi, Pak Juanda, Pak Mas’ad, Bu Rina dan seluruh
karyawan/i di PT. Sawit Asahan Indah atas bimbingan dan bantuannya dalam
menjalankan kerja praktek bagi penulis.

9.

Teman-temanku dari Politeknik Caltex Riau Reza Dwifitra, Wendyanto dan Umu
Habibah yang sama-sama melaksanakan kerja praktek di PT. Sawit Asahan
Indah.

10.

Seluruh rekan-rekan Sistem Informasi Politeknik Caltex Riau Angakatan 2012
yang senasib dan seperjuangan.

11.

Seluruh rekan-rekan di Jurusan Komputer, dan Jurusan lainnya di Politeknik
Caltex Riau yang membantu saya baik secara moril, dan non moril.

12.

Semua pihak yang telah membantu penulis selama melaksanakan kerja praktek
yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Sehubungan dengan terbatasnya waktu dan kemampuan, penulis menyadari

bahwa dalam menulis laporan ini masih banyak terdapat kekurangan.Oleh karena itu
penulis sangat mengharapkan segala saran dan kritik yang bersifat membangun sebagai
pelajaran untuk kedepannya.Semoga laporanan ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Pekanbaru, 01 Januari 2016

Penulis

iv

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................. iii
DAFTAR ISI ................................................................................................................. v
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. viii
DAFTAR TABEL ......................................................................................................... x
DAFTAR ISTILAH ..................................................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1
1.1

Latar Belakang ............................................................................................... 1

1.2

Tujuan Sistem ................................................................................................. 2

1.3

Batasan Masalah ............................................................................................. 2

1.4

Manfaat Kerja Praktek .................................................................................... 3

1.5

Ruang Lingkup ............................................................................................... 3

1.6

Waktu dan Tempat Pelaksanaan ..................................................................... 3

1.7

Time Schedule Kerja Praktek.......................................................................... 4

1.8

Metode Penulisan ........................................................................................... 4

1.9

Sistematika Penulisan ..................................................................................... 4

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ................................................................................ 6
2.1

Sejarah PT. Sawit Asahan Indah (SAI) .......................................................... 6

2.2

PT. Astra Agro Lestari (AAL) ....................................................................... 7

2.3

Visi dan Misi .................................................................................................. 7

2.3.1 Visi ............................................................................................................... 7
2.3.2 Misi .............................................................................................................. 7
v

2.4

Sapta Budaya Perusahaan ............................................................................... 8

2.5

Catur Darma Astra.......................................................................................... 8

2.6

Aktifitas PT. Sawit Asahan Indah .................................................................. 8

2.7

Struktur Organisasi ......................................................................................... 9

2.8

Lokasi Perusahaan ........................................................................................ 10

BAB III Landasan Teori.............................................................................................. 11
3.1

Aplikasi ........................................................................................................ 11

3.2

Surat.............................................................................................................. 11

3.3

Website ......................................................................................................... 11

3.4

Hypertext Preprocessor (PHP) ..................................................................... 12

3.5

MySQL ......................................................................................................... 13

BAB IV PEMBAHASAN ........................................................................................... 14
4.1

Kegiatan Kerja Praktek ................................................................................ 14

4.2

Rincian Kegiatan .......................................................................................... 16

4.2.1

Apel Pagi ............................................................................................... 16

4.2.2

Usulan Promosi/Mutasi Karyawan ....................................................... 17

4.2.3

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) ...................................................... 18

4.2.4

Registrasi Surat Lamaran Kerja ............................................................ 20

4.2.5

Pengenalan Rawat ................................................................................. 20

4.2.6

Pengenalan Panen.................................................................................. 23

4.2.7

Pengenalan Infield ................................................................................. 25

4.2.8

Pengenalan Transport ............................................................................ 28

4.2.9

Pengenalan Proses Pengolah Sawit di Pabrik ....................................... 29

4.2.10

Monitoring Absensi Harian dan Merekap Absen Bulanan ............... 30

vi

4.3

Gambaran Umum Aplikasi ........................................................................... 31

4.4

Perancangan Aplikasi ................................................................................... 32

4.4.1

Site Map Aplikasi.................................................................................. 32

4.4.2

Entity Relationship Diagram (ERD) ..................................................... 32

4.4.3

Flowchart Aplikasi ................................................................................ 33

4.4.4

Flowchart Aplikasi ................................................................................ 34

4.4

Hasil Sistem Register Surat Sawit Asahan Indah ......................................... 39

BAB V PENUTUP ...................................................................................................... 44
5.1

Kesimpulan ................................................................................................... 44

5.2

Saran ............................................................................................................. 44

Daftar Pustaka ............................................................................................................. 45
Lampiran ..................................................................................................................... 46

vii

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1Logo Sawit Asahan Indah .......................................................................... 6
Gambar 2.2Logo Astra Agro............................................................................. ………7
Gambar 2.3Struktur Organisasi ADM .......................................................................... 9
Gambar 2.4 Lokasi PT SAI ......................................................................................... 10
Gambar 3.1Skema Aplikasi Web ................................................................................ 12
Gambar 4.1Kalender Apel Pagi .................................................................................. 17
Gambar 4.2Form Isian Pengunduran Diri ................................................................... 19
Gambar 4.3Gawangan penuh gulma ........................................................................... 21
Gambar 4.4Gawangan yang telah di rawat ................................................................. 22
Gambar 4.5Pemupukan Menggunakan Kubota .......................................................... 23
Gambar 4.6Mencabut Anak Sawit .............................................................................. 24
Gambar 4.7Brondolan segar tertinggal ....................................................................... 24
Gambar 4.8Kegiatan P2H ........................................................................................... 26
Gambar 4.9Digital Counter Mekanis .......................................................................... 27
Gambar 4.10Digital Counter Manual .......................................................................... 27
Gambar 4.11Timbangan Pabrik .................................................................................. 28
Gambar 4.12Loading Ramp ........................................................................................ 29
Gambar 4.13Proses Buah di olah ................................................................................ 29
Gambar 4.14Diagram Proses ...................................................................................... 30
Gambar 4.15Rekapan Absensi HKNE ........................................................................ 31
Gambar 4.16 Site Map Sistem .................................................................................... 32
Gambar 4.17 Entity Relationship Diagram ................................................................. 32
Gambar 4.18 Flowchart Login .................................................................................... 34
Gambar 4.19 Flowchart Register Surat Keluar ........................................................... 35
Gambar 4.20 Flowchart Register Surat Masuk ........................................................... 36
Gambar 4.21 Register Surat Karyawan Keluar ........................................................... 37
Gambar 4.22 Register Surat Lamaran Kerja ............................................................... 38
Gambar 4.23 Login Sistem ......................................................................................... 39

viii

Gambar 4.24Pesan Error Login................................................................................... 39
Gambar 4.25 Halaman Register Surat Karyawan Keluar ........................................... 40
Gambar 4.26Register Surat Karyawan Keluar ............................................................ 40
Gambar 4.27 Button Delete & Edit ............................................................................. 41
Gambar 4.28 Delete .................................................................................................... 41
Gambar 4.29Edit Data ................................................................................................. 41
Gambar 4.30 Register Surat ........................................................................................ 42
Gambar 4.31 Register Surat Keluar ............................................................................ 42
Gambar 4.32 Surat Masuk........................................................................................... 43

ix

DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Time Schedule Kerja Praktek ....................................................................... 4
Tabel 4.1 Tabel Karyawan .......................................................................................... 33
Tabel 4.2 Tabel Surat .................................................................................................. 33

x

DAFTAR ISTILAH

xi

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang
PT. Sawit Asahan Indah adalah sebuah perusahaan yang beroperasi di bidang

perkebunan khususnya perkebunan kelapa sawit. PT. Sawit Asahan Indah merupakan
anak perusahaan Astra Agro Lestari Tbk. (AAL). PT. Sawit Asahan Indah termasuk
salah satu perusahaan yang memiliki prestasi di antara perusahaan-perusahaan lain
yang ada di Astra Agro Lestari. Salah satu contoh prestasinya adalah 100% Ketepatan
Klaim Dana Pensiun Astra selama berbulan-bulan. Hal ini tentu tidak lepas dari
manajamen Human Resource General Affair (HRGA) yang sangat baik.
Human Resource General Affair (HRGA) pada PT.Sawit Asahan Indah terbagi

menjadi dua bagian yakni bagian Human Resource yang menangani ketenaga kerjaan
dan bagian General Affair yang menangani urusan umum. Dalam praktiknya, beberapa
kepentingan yang menjadi tugas divisi HRGA sudah didukung sistem informasi
terintegrasi yakni Human Reseource Integrated System (HRIS). HRIS merupakan
sistem terintegrasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan
menganalisa informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia perusahaan,
diantaranya data karyawan, peraturan, prosedur dan data yang diperlukan untuk
mengelola fungsi HR (Annual report PT.AAL, 2014). Beberapa kepentingan tersebut
diantaranya adalah perubahan status karyawan, mutasi karyawan, karyawan keluar,
penggajian, dan lain-lain. Akan tetapi masih terdapat pekerjaan yang tidak didukung
oleh HRIS salah satunya pencatatan history surat-menyurat. Setiap surat yang akan
dikeluarkan oleh PT. Sawit Asahan Indah baik surat PHK untuk karyawan maupun
surat untuk pihak luar dan setiap surat yang masuk dari luar dalam melakukan
pencatatan/registrasi-nya masih memakai buku.
Berdasarkan frekuensi pekerjaan dan analisa yang dilakukan selama
melaksanakan kerja praktek, diperoleh bahwa registrasi surat-menyurat termasuk
pekerjaan yang sering dilakukan. Beberapa kendala yang ditemukan pada pekerjaan ini
1

adalah seringkali tulisan yang ada dibuku tidak dapat dibaca dengan jelas sehingga
menyebabkan kesalahan pada saat registrasinya. Dan juga sering kali salah satu buku
register sulit ditemukan karena salah tempat menaruhnya sehingga pekerjaan tidak
efisien. Hal ini terjadi karena registrasi surat baik surat keluar, surat masuk, surat
karyawan keluar, surat lamaran pekerjaan masih dilakukan secara manual mencatat di
sebuah buku. Berdasarkan tujuan kerja praktek dan permasalahan yang ditemui, maka
diberikan solusi sebagai pemecahan masalah berupa “Aplikasi Registrasi Surat
PT.Sawit Asahan Indah”.
1.2

Tujuan Sistem
Tujuan dari dibangunnya sistem ini adalah:
1. Memudahkan Pekerjaan Karyawan
2. Mengurangi penggunaan buku-buku register surat.
3. Menghilangkan dampak negatif seperti pada saat buku register tertentu salah
letak/dipinjam oleh divisi tertentu, dan pihak HR harus mencari-cari buku
tersebut terlebih dahulu sebelum dapat membuat Surat.
4. Menghilangkan resiko kesalahan penomoran/penamaan yang disebabkan
karena tulisan yang ada sebelumnya di buku register kurang jelas. Sehingga
menyebabkan penomoran berikutnya menjadi salah.

1.3

Batasan Masalah
Adapun batasan masalah pada sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Laporan ini membahas perancangan dan pengembangan sistem registrasi surat
pada PT.Sawit Asahan Indah.
2. Aplikasi yang dibuat berbasis web
3. Aplikasi yang dibuat menggunakan Bahasa pemograman PHP dengan database
MySQL.
4. Aplikasi yang dibuat membahas mengenai register surat keluar, surat masuk,
surat lamaran pekerjaan, dan surat karyawan keluar.
2

1.4

Manfaat Kerja Praktek
Manfaat yang didapatkan dari kerja praktek ini adalah:
1. Memperkenalkan mahasiswa pada dunia kerja dan mempersiapkan mahasiswa
dalam memasuki dunia kerja.
2. Mahasiswa dapat menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahaan
baik teoritis maupun praktis dan membandingkan dengan penerapannya pada
dunia kerja.
3. Menambah pengetahuan, wawasan, dan pengalaman mahasiswa yang selama
ini belum pernah didapatkan pada saat perkuliahaan.
4. Terjalin kerjasama yang erat antara PT. Sawit Asahan Indah dengan Politeknik
Caltex Riau.

1.5

Ruang Lingkup
Dalam pembuatan laporan kerja praktek ini ruang lingkup pembahasannya

adalah Register surat menyurat baik yang dilakukan oleh krani personalia maupun
karyawan lainnya yang berada di kantor besar PT. SAI.

1.6

Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Kerja Praktek ini dilaksanakan terhitung sejak tanggal 1 September 2015

sampai 31 Desember 2015 pada bagian Human Resources di Kantor Besar PT. Sawit
Asahan Indah.

3

1.7

Time Schedule Kerja Praktek
Time Schedule pada saat Kerja Praktek bisa dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1 Time Schedule Kerja Praktek

No

Kegiatan

September
(2015)
1

1

Kantor Besar
(Bag. Human
Resources)

2

Rawat

3

Panen

4

Infield

5

Transport

6

Pabrik

7

Pembuatan
Laporan

1.8

2 3 4 1

Oktober
(2015)
2 3 4

November
(2015)

Desember
(2015)

1

1 2 3 4

2 3 4

Januari
(2016)
1 2 3 4

Metode Penulisan
Dalam pembuatan Laporan Kerja Praktek ini digunakan beberapa metode untuk

mendapatkan data-data yang diperlukan sebagai pedoman. Pengumpulan data dalam
pembuatan proyek akhir ini adalah menggunakan beberapa metode antara lain:
Wawancara dan Pengambilan Data, metode ini dilakukan dengan pembimbing
untuk mengetahui masalah dan kebutuhan yang berhubungan dengan sistem yang akan
dibangun.
1.9

Sistematika Penulisan
Adapun tujuan pembuatan sistematika penulisan Laporan Kerja Praktek ini

adalah untuk mempermudah penulisan Laporan Kerja Praktek serta membuat analisa
yang lebih terarah dan terfokus. Sistematika penulisan Laporan Kerja Praktek ini
adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang dilakukannya kerja praktek, tujuan dan
manfaat kerja praktek baik bagi mahasiswa, kampus politeknik dan perusahaan, ruang
4

lingkup pembahasan pelaksanaan kerja praktek, waktu dan tempat dilaksanakannya
kerja praktek, batasan masalah, metode penulisan dan sistematika penulisan laporan
kerja praktek.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini memaparkan tentang gambaran umum perusahaan PT. Sawit Asahan
Indah, yang meliputi sejarah perkembangan PT. Sawit Asahan Indah, visi dan misi,
bisnis yang dilakukan dan struktur organisasi.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini memaparkan tentang acuan apa saja yang menjadi referensi penulis
dalam menyelesaikan Laporannya. Referensi tersebut bersifat fakta. Dapat diperoleh
dari kutipan-kutipan para ahli, buku ilmiah, pengetahuan-pengetahuan yang sudah
menjadi kebijakan, dan juga jurnal-jurnal penelitian terdahulu.
BAB IV PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang pembahasan pekerjaan yang dilakukan selama kerja
praktek dan berisi tentang kumpulan program pembangun sistem informasi serta
tampilan halaman web.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran tentang sistem yang dibuat.

5

BAB II
PROFIL PERUSAHAAN

2.1

Sejarah PT. Sawit Asahan Indah (SAI)
PT. Sawit Asahan Indah (SAI) merupakan perusahaan swasta yang dikelola

dengan hak guna usaha yang bergerak dibidang perkebunan khususnya kelapa sawit.
PT. SAI pertama kali dibuka pada tahun 1989, namun pengoperasiannya tidak berjalan
dengan normal sebagaimana mestinya. Pada tahun 1996 PT SAI dijual pada PT. Astra
Agro Lestari Tbk (ASTRA GROUP).

Gambar 2.1 Logo Sawit Asahan Indah

Sebagaimana dituangkan dalam Company Key Success Factor (CKSF) dan
policy / Activity Management tahunan PT. SAI, maka perusahaan ini bertujuan menjadi
Role Model / percontohan bagi perkebunan kelapa sawit yang mempunyai produk

berkualitas, menguntungkan dan bernilai tambah bagi perusahaan, karyawan dan
masyarakat.

6

2.2

PT. Astra Agro Lestari (AAL)

Gambar 2.2 Logo Astra Agro

PT. Astra Agro Lestari merupakan perusahaan multinasional yang bergerak di bidang
perkebunan yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Perusahaan ini didirikan pada tahun
1988. Perusahaan berkomitmen untuk mengelola perkebunan kelapa sawit dengan
lokasi tersebar di Sumatera, Kalimantan dan Sulawesi untuk menghasilkan Crude Palm
Oil (CPO) atau minyak mentah dengan kualitas tinggi.

PT. AAL mempunyai divisi usaha dan anak perusahaan. Salah satunya dibidang
perkebunan kelapa sawit. Di area Sumatera ada 8 anak perusahaan AAL, salah satunya
adalah PT. Sawit Asahan Indah.
2.3

Visi dan Misi
Adapun visi dan misi perusahaan PT.Sawit Asahan Indah dan merupakan visi

dan misi dari PT. Astra Agro Lestari sendiri adalah:
2.3.1 Visi
Visi dari PT. Astra Agro Lestari adalah “berusaha menjadi perusahaan
agribisnis (perkebunan) yang paling produktif dan inovatif di dunia.”
2.3.2 Misi
Misi dari PT. Astra Agro Lestari adalah berusaha ”Menjadi panutan (suri
tauladan) bagi perusahaan lain dan bisa memberikan kontribusi terhadap
perkembangan dan kemakmuran bangsa dan negara.”

7

2.4

Sapta Budaya Perusahaan
Ada tujuh Budaya dimana seluruh karyawan PT.Sawit Asahan Indah harus

mampu menerapkannya dalam bekerja sehari-hari. Adapun budaya-budaya tersebut
sebagai berikut:
1. Budaya Jujur dan Bertanggung Jawab.
2. Budaya Triple “S”.
3. Budaya Fanatik.
4. Budaya Peduli.
5. Budaya Kontrol.
6. Budaya Pembinaan dan Inovasi.
7. Budaya Korsa.
2.5

Catur Darma Astra
PT.Sawit Asahan Indah yang termasuk anak perusahaan PT. Astra Agro

Lestarijuga menganut darma astra PT. Astra Agro Lestari, yaitu:
1. Menjadi milik yang bermanfaat bagi bangsa dan negara.
2. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
3. Menghargai individu dan membina kerjasama.
4. Senantiasa berusaha mencapai yang terbaik.
2.6

Aktifitas PT. Sawit Asahan Indah
PT. SAI mempunyai perkebunan dengan luas areal 5.414ha yang terbagi dalam

dua wilayah yaitu kebun barat dan timur. Kebun barat terbagi menjadi 5 Afdeling yaitu
Alfa, Bravo, Carli, Delta dan Eko. Kebun timur terbagi menjadi 5 Afdeling juga yaitu
Fanta, Golf, Hotel, Indian dan Juliet, dimana tiap Afdeling terdiri dari 650 Ha.
Dalam pengolahan hasil produksi pada saat ini PT. SAI sudah dapat
memproduksi kelapa sawit menjadi Crude Palm Oil (CPO) atau minyak mentah dan
Kernel. PT. Astra Agro Lestari terdiri dari banyak bidang usaha yang bergerak di
bidang perkebunan kelapa sawit, coklat, dan teh. Perkebunan ini disebar di seluruh
Indonesia untuk propinsi riau terdiri dari perusahaan yaitu:
1. PT. Eka Dura Indonesia (PT. EDI)

8

2. PT. Sawit Asahan Indah (PT. SAI)
3. PT. Sari Lembah Subur (PT.SLS) 1 dan 2
4. PT. Tunggal Perkasa Plantation (PT. TPP)
5. PT. Kimia Tirta Utama (PT. KTU)
Perkebunan ini juga terdapat di Aceh, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dan lainnya.
Khusunya perkebunan di Riau, Aceh, dan Jambi bergerak di bidang perkebunan kelapa
sawit.
2.7

Struktur Organisasi
PT. SAI dipimpin oleh seorang Administratur. Dibawah administratur ada

banyak Kepala Bidang lainnya. Administrasi dipimpin oleh seorang Kepala Tata
Usaha, Kebun dipimpin oleh Kepala Kebun, Pabrik dipimpin oleh Kepala Pabrik.
Manajemen PT. SAI membuat struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan dan jenis
kegiatan usaha perusahaan. Adapun struktur organisasi bagian administrasi sebagai
berikut:

Gambar 2.3 Struktur Organisasi ADM

9

2.8

Lokasi Perusahaan
PT. Sawit Asahan Indah ini berada di Desa Sungai Kuning, Kecamatan Rambah

Samo, Rokan Hulu, Riau. Topografi kebun sawit adalah datar dan rolling dengan luas
tanam 5367.19ha. Lokasi perusahaan bisa dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.4 Lokasi PT SAI

10

BAB III
Landasan Teori

3.1

Aplikasi
Menurut Buyens (2001) aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat

untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas. Menurut Yuhefizar (2012) aplikasi
merupakan program yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam
menjalankan pekerjaan tertentu.
Berdasarkan pengertian yang telah dipaparkan diatas dapat disimpulkan bahwa
aplikasi adalah sebuah program perangkat lunak yang dikembangkan untuk
mempermudah pengguna dalam melakukan kegiatan ataupun transaksi.

3.2

Surat
Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi

pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan
berbagai pihak tertentu (O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin,
2001).
Surat dapat dikatakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita (Dra. Sedarmayanti M. Pd,
2001).
3.3

Website
Kata website tidak asing lagi di zaman sekarang. Pengguna website pun tidak

terbatas. Kini penggunaan website sudah sangat banyak seperti halnya situs-situs
berita, toko online, mesin pencari atau search engine, layanan akademis serta
kebutuhan lainnya.
Pengertian aplikasi web menurut Kadir (2004) adalah suatu aplikasi yang dapat
membentuk halaman-halaman web berdasarkan permintaan pemakai. Aplikasi web

11

adalah salah satu contoh aplikasi klien/server. Klien mewakili komputer yang
digunakan oleh seseorang pemakai yang hendak menggunakan aplikasi. Dalam
konteks ini, klien dan server berhubungan melalui internet ataupun intranet.
Pemakai menggunakan perangkat lunak yang disebut dengan web browser
untuk mengakses aplikasi web. Beberapa contoh browser seperti Internet Explorer,
Mozilla, Google Chrome dan sebagainya. Komputer yang digunakan sebagai server
pada umumnya menyediakan database server. Database server ini merupakan server
yang melayani akses ke database contohnya seperti Oracle dan MySQL.
3.4

Hypertext Preprocessor (PHP)
PHP adalah sebuah bahasa pemrograman script yang berfungsi untuk membuat

website dinamis maupun aplikasi web. PHP mampu berinteraksi dengan database, file
dan folder sehingga membuat website menjadi lebih dinamis.
Pada tahun 1995, Rasmus Lerdorf menciptakan PHP untuk digunakan pada
website pribadinya, sehingga dinamakan Personal Home Page (PHP). Sejalan dengan
perkembangan, PHP disukai oleh komunitasnya, sehingga beliau merilis ke publik
dengan lisensi open source. Sekarang ini PHP merupakan server-side scripting yang
sangat banyak digunakan di website – website seluruh dunia. Skema Aplikasi Web
dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut.

Gambar 3.1 Skema Aplikasi Web

12

Web browser meminta halaman kemudian web server mencari halaman yang
diminta, setelah ditemukan akan melanjutkannya ke application server. Application
server membaca halaman untuk memproses program php kemudian mengirimkan
halaman yang telah diproses ke web server. Web server mengirimkan halaman yang
sudah diproses tadi ke browser yang meminta.
Berikut ini adalah beberapa keunggulan dari PHP:
1. Cepat.
2. Tidak Mahal.
3. Mudah untuk digunakan.
4. Berjalan pada beberapa sistem operasi.
5. Dukungan teknis tersedia secara luas.
6. Aman.
7. Dirancang untuk mendukung database.
8. Customizable.

3.5

MySQL
MySQL adalah singkatan dari My sequel yang didefinisikan sebuah software

atau perangkat lunak dengan sistem manajemen basis data SQL atau DBMS. MySQL
merupakan sistem database yang banyak digunakan untuk pengembangan aplikasi
web. Bersifat open source atau sumber terbuka karena dapat disebarkan secara gratis.
Pengelolaan datanya sederhana, memiliki tingkat keamanan yang bagus, mudah
diperoleh, dan lain-lain. (Raharjo et al., 2012).

13

BAB IV
PEMBAHASAN
4.1

Kegiatan Kerja Praktek
Pekerjaan yang dilakukan selama magang PT.Sawit Asahan Indah adalah

membantu menyelesaikan tugas-tugas Krani Personalia PT.Sawit Asahan Indah dan
pekerjaan tambahan lain baik dari divisi HRGA sendiri maupun divisi lain. Daftar
kegiatan yang dilakukan selama magang empat bulan di PT.Sawit Asahan Indah adalah
sebagai berikut:
1. Apel pagi
Apel pagi dilakukan jam 07.00 bertempat di kantor besar PT. Sawit Asahan
Indah. Waktu yang diperlukan selama apel paling lama yaitu 30menit. Setelah
selesai melaksanakan apel pagi, setiap karyawan kembali melakukan
pekerjaannya masing-masing.
2. Membuat SK Mutasi
Sebuah Surat Mutasi Karyawan dapat dibuat apabila ada form usulan dari pihak
tertentu yang telah disetujui oleh Kepala Bidangnya. Kemudian di register data
karyawan tersebut, lalu dibuat surat mutasinya yang nantinya akan
ditandatangani oleh Administratur.
3. Membuat SK PHK Undur Diri
Sebuah Surat PHK Undur dapat dibuat apabila seorang karyawan meminta dan
memberikan surat pengunduran dirinya ke perusahaan.
4. Membuat SK PHK Sepihak
Sebuah Surat PHK Sepihak dapat dibuat apabila karyawan yang akan di-PHK
tersebut melanggaran aturan perusahaan sampai batas tertentu dan telah
menerima surat teguran, peringatan I dan peringatan II. Seorang karyawan bisa
saja langsung mendapatkan surat peringatan II hal ini tergantung pelanggaran
yang dibuatnya.
5. Membuat SK PHK Putus Kontrak
14

Sebuah Surat PHK Putus Kontrak dapat dibuat apabila Perjanjian Kerja Waktu
Karyawan yang di kontrak telah sampai pada masa putus kontraknya.
6. Mengirim Dokumen DPA
Dana Pensiun Astra (DPA) adalah pemberian kepada karyawan Astra Agro
Lestari
7. Membuat Surat Keterangan
Surat Keterangan dibuat berdasarkan keperluan karyawan. Biasanya karyawan
meminta dibuatkan surat keterangan dan menjelaskan apa tujuan dimintanya
surat keterangan tersebut.
8. Fotocopy
Ada banyak surat yang di fotocopy mulai dari surat yang bersifat dari
Perusahaan sendiri seperti surat mutasi, phk, dan lainnya juga surat yang
bersifat dari luar dan juga fotocopy kartu-kartu seperti kartu bpjs kesehatan,
jamsostek, KTP dan lainnya.
9. Scan
Ada banyak surat yang di scan mulai dari surat yang bersifat dari Perusahaan
sendiri seperti surat mutasi, phk, dan lainnya juga surat yang bersifat dari luar
dan juga scan kartu-kartu seperti kartu bpjs kesehatan, jamsostek, KTP dan
lainnya.
10. Mengecek lamaran pekerjaan dan register lamaran pekerjaan
Lamaran pekerjaan yang datang disimpan kemudian di register, apa tujuan
lamarannya, siapa nama pelamar, apa pendidikan terakhirnya, dan lainnya.
11. Monitoring absensi harian
Pada saat apel mengabsen karyawan. Adapun ketentuannya kalau seorang
karyawan hadir maka akan dicentang pada kolom tanggalnya. S artinya
karyawan sakit, C artinya karyawan cuti, IAP artinya izin apel pagi, TLB
artinya terlambat apel, dan TAP artinya Tidak Apel Pagi.
12. Rekap absensi bulanan
Merekap data absensi yang berasal dari krani administrasi seluruh afdeling ke
dalam file rekapan yang telah dipersiapkan sebelumnya. File berupa excel.

15

13. Print Gaji
Slip gaji diprint menggunakan sistem HRIS, dan computer terhubung dengan
print khusus untuk mengeprint slip gaji.Kemudian tanda terima slip dibuat
berdasarkan afdeling. Setelah seluruh gaji selesai di print, lalu slip gaji disusun
sesuai afdelingnya.
14. Gotong Royong
Gotong Royong dilakukan di Lapangan Bola baru PT. Sawit Asahan Indah
yang berada di perumahan pabrik.
15. Olahraga
Kegiatan ini dilakukan di lapangan staff pada jam 06.30 di hari sabtu.

4.2

Rincian Kegiatan
Pekerjaan yang dilakukan selama empat bulan di PT.Sawit Asahan Indah

sebagian besar adalah membantu KRANI Personalia dalam melakukan pekerjaannya
seperti pembuatan surat PHK, Mutasi, Keterangan Bekerja dan surat lainnya, rekap
absensi harian afdeling administrasi maupun rekap absensi bulanan seluruh afdeling
yang ada. Selain itu adalah membantu karyawan lain maupun Krani Personalia yang
membutuhkan bantuan seperti mengscan dokumen, memfoto-copy dokumen, print
dokumen, memeriksa slip gaji, mendistribusikan dokumen, pengarsipan.
4.2.1

Apel Pagi
Setiap pagi sebelum memulai pekerjaan, semua pegawai diharuskan untuk ikut

apel pagi. Penulis memimpin apel, menyiapkan barisan kemudian mengabsen
karyawan, lalu memilih nama seorang karyawan yang sudah ada dalam daftar piket
apel pagi untuk membaca Sapta Budaya Perusahaan, kemudian Catur Darma Astra dan
lalu menunjuk seorang karyawan lainnya untuk Instruksi. Instruksi yang diberikan bisa
berupa informasi-informasi, laporan pekerjaannya dan masalah-masalah yang terjadi.

16

Gambar 4.1 Kalender Apel Pagi

4.2.2

Usulan Promosi/Mutasi Karyawan
Mutasi Karyawan adalah perubahan jabatan karyawan. Bisa berupa

perpindahan divisi tempat dia bekerja, berubahnya posisi pekerjaannya ataupun
kenaikan jabatan yang diterimanya. Dalam hal ini, Krani Personalia lah yang
bertanggung jawab dalam mengeluarkan Surat Keterangannya. Surat Keterangan dari
Krani Personalia yang dianggap sah. Krani Personalia biasanya mendapatkan Usulan
dari Krani-krani administrasi tanaman (afdeling alpha-juliet), Teknik, dan Pabrik
berbentuk sebuah Form Usulan Promosi/Mutasi Karyawan yang diketahui, disetujui
serta ditanda tangani oleh Asisten/Kepala Bidang asal dan tujuan, Kepala Tata Usaha
dan Administratur. Form tersebut diberikan kepada Krani Personalia dan setelah surat
mutasi dibuat surat tersebut diberikan kepada Krani-1 Personalia lalu diserahkan
kepada Kabag. HRGA dan disetujui kemudian diberikan ke KTU lalu diberikan dan
ditandatangani oleh Administratur.
Kemudian surat yang telah ditandatangani di-register pada buku tanda terima
dokumen nama, afdeling, dan keterangan surat (PHK/Mutasi). Kemudian surat yang
telah di-register nantinya akan di ambil oleh Asisten/Kepala Bidang ataupun krani
administrasi yang bersangkutan kemudian tanda tangan pada buku tanda terima
dokumen sebagai bukti kalau surat tersebut telah diambil dan dapat diketahui diambil
oleh siapa.

17

4.2.3

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Pemutusan Hubungan Kerja adalah berakhirnya hubungan kerja karyawan

dengan perusahaan atau dikeluarkannya seorang karyawan dari perusahaan. Penyebab
ini terjadi ada banyak hal, diantaranya karyawan tersebut melanggar aturan-aturan yang
ada, putus kontrak, undur diri dan meninggal dunia. Pada PT. Sawit Asahan Indah
apabila seorang karyawan telah melanggar aturan tertentu, karyawan tersebut tentu
tidak akan langsung dikeluarkan. Selalu ada pembinaan dari Krani-1 Personalia
maupun Kabag. HRGA agar karyawan tersebut dapat lebih baik kedepannya atau tidak
melakukan kesalahan lainnya. Namun apabila seorang karyawan sudah tidak bisa
dibina lagi, sudah jadi kebijakan perusahaan untuk mem-PHK karyawan yang
bersangkutan. Perusahaan memberikan pilihan kepada karyawan untuk mengundurkan
diri atau di PHK secara sepihak. Adapun 3(tiga) jenis surat PHK yang berlaku di
PT.Sawit Asahan Indah, yaitu:
1.

PHK Undur Diri

Jenis PHK adalah permohonan dari seorang karyawan untuk keluar atau
mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan. Biasanya, karyawan membuat
surat permohonan dan dilakakukan exit interview. Dapat dikatakan undur diri
lebih baik daripada di PHK Sepihak oleh perusahaan. Karena undur diri tidak
menutup kemungkinan apabila karyawan tersebut nantinya menjalin kerjasama
dengan perusahaan yang mem-PHKnya. Dan juga karyawan tersebut dapat
diterima dengan mudah oleh Perusahaan lain ketika dia melamar pekerjaan,
karena status pemutusan hubungan kerjanya yang sebelumnya bukan karena
pelanggaran kedisplinan melainkan hal-hal tertentu yang bersifat pribadi.

18

Gambar 4.2 Form Isian Pengunduran Diri

2.

PHK Sepihak

Jenis PHK ini adalah PHK yang diberikan kepada karyawan karena karyawan
tersebut telah melanggar norma-norma dan aturan-aturan yang berlaku di
perusahaan. Sebelum seorang karyawan diberikan PHK ini, karyawan tersebut
sebelumnya akan mendapatkan Teguran Lisan, Surat Teguran, Surat Peringatan
I, Surat Peringatan II barulah SK PHK.
3.

PHK Putus Kontrak

Jenis PHK ini hanya berlaku pada karyawan-karyawan PT. Sawit Asahan Indah
yang status hubungan kerjanya adalah Kontrak. Dengan kata lain Karyawan
tersebut bekerja pada PT.SAI dengan waktu yang sudah ditentukan kapan
mulainya dan kapan berakhirnya dalam Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
(PKWT) yang telah disetujui oleh kedua belah pihak (Perusahaan dengan
Karyawan yang bersangkutan). Tidak menutup kemungkinan apabila kontrak
tersebut diperpanjang dikemudian waktu.

19

Setelah SK Pemutusan karyawan dibuat dan ditandatangani oleh Pak ADM
kemudian di-register di buku register karyawan keluar, surat dilipat dan di-register di
buku tanda terima dokumen. Kemudian krani personalia segera mengurus Dana
Pensiun karyawan yang bersangkutan (jika telah bekerja ±3thn).

4.2.4

Registrasi Surat Lamaran Kerja
Mencatat data-data yang ada pada lamaran pekerjaan kedalam buku register

surat lamaran. Adapun yang dicatat dari lamaran tersebut yaitu:nama pelamar, tempat
dan tanggal lahir, pendidikan terakhir dan jurusan, agama, nomor hp, dan tujuan
lamarannya apa. Setelah selesai di register, lamaran tersebut diberikan stempel dan diisi
berdasarkan data yang ada pada buku registernya. Sebagai bukti bahwa lamaran
tersebut telah di register, lalu lamaran tersebut di arsipkan dan akan diperiksa kembali
ketika perusahaan membutuhkan karyawan. Untuk lamaran yang sudah lebih dari
1tahun maka lamaran tersebut akan di putihkan.

4.2.5

Pengenalan Rawat
Untuk mengetahui proses pengolahan sawit, penulis diberikan kesempatan

untuk turun kelapangan dan melihat langsung proses mulai dari rawat sawit, panen,
infield, transport, dan pabrik. Dimulai dari Rawat Sawit, disini penulis melihat proses
gawangan, CPT, kalibrasi pemupukan mekanis, pemupukan, kalibrasi Circle Welding
Manual (CWM) dan melihat gulma baik dan jahat. Guna dari Perawatan ini adalah
untuk menjaga sawit agar tetap sehat dan mampu menghasilkan buah yang bagus.
Peran tim rawat sangat berpengaruh dalam proses pembentukan buah. Tugas tim rawat
sendiri ada 2 yaitu Rawat Rutin dan Projek. Adapun yang termasuk dalam tugas rawat
rutin yaitu:
1. Rawat CPT
Rawat CPT berfungsi untuk meningkatkan efektifitas proses pemupukan,
mempermudah proses panen & evakuasi buah, dan mengurangi losses
brondolan (brondolan yang tertinggal saat panen).
2. Rawat Gawangan

20

Rawat Gawangan berfungsi untuk mengurangi kompetitor penyerapan
unsur hara (Gulma) sehingga dapat meningkatkan efektivitas penyerapan
pupuk oleh pokok sawit. Namun perlu diketahui, tidak semua gulma itu
bersifat merugikan pokok sawit. Ada juga gulma yang bermanfaat bagi
sawit.Biasanya sebelum melakukan pemupukan, tim rawat akan melakukan
rawat gawangan terlebih dahulu pada satu blok yang akan dipupuk
nantinya. Mandor-mandor rawat akan turun ke blok yang akan dipupuk
kemudian melakukan uji coba kepada satu pokok sawit untuk mengukur
berapa waktu yang diperlukan untuk menghilangkan gulma jahat (hama)
yang ada digawangan dengan alat tertentu. Hal ini dilakukan sebagai
landasan untuk menentukan berapa pekerja rawat yang dibutuhkan untuk
melakukan proses rawat gawangan ini nantinya. Dapat dilihat pada Gambar
4.3 Gawangan yang masih penuh dengan gulma dan Gambar 4.4 Gawangan
yang telah mendapatkan proses rawat.

Gambar 4.3Gawangan penuh gulma

21

Gambar 4.4 Gawangan yang telah di rawat

3. Rawat Prunning
Rawat Prunning berfungsi untuk mempermudah proses panen.Kegiatan
rawat prunning yaitu memotong pelepah kelapa yang sudah tidak mampu
memasak atau melakukan proses fotosintesis dengan optimal. Prunning
juga dilakukan untuk menjaga jumlah pelepah pada standard yang telah ada
sehingga proses fotosintesis berjalan optimal dan memudahkan pemanen
dalam memanen buah.

22

4. Pemupukan

Gambar 4.5 Pemupukan Menggunakan Kubota

Pemupukan sawit di PT.SAI menggunakan bantuan Kubota sehingga
memudahkan pekerjaan pekerja rawat dan lebih menghemat waktu. Adapun kebijakan
strategis mekanisasi pemupukan yaitu “Mekanisasi pupuk harus dilaksanakan dalam
skala nasional dengan Target AAL 2015 = 130.039 Ha agar tercipta efisiensi dan
efektivitas aplikasi pemupukan”

4.2.6

Pengenalan Panen
Pada bagian panen, penulis melakukan kegiatan yang dibantu oleh Mandor

Panen afdeling OF. Adapun kegiatannya yaitu sensus kerapatan buah. Proses ini
digunakan untuk melihat apakah suatu blok sudah layak panen dan dengan proses ini
dapat diketahui berapa pekerja yang dibutuhkan untuk panen nantinya. Lalu
menghitung tapak panen, tapak panen ini adalah berapa jumlah tangkai panjang sawit
yang ada. Dengan menghitung tapak panen, bisa diketahui jumlah sawit yang dipanen
pada blok tersebut. Penulis juga berkesempatan untuk melihat proses pengambilan
buah dari pohon yang dilakukan oleh pemanen. Kemudian mencabut anak sawit. Anak

23

sawit pada umumnya tumbuh liar karena berondolan yang tidak bersih diambil sewaktu
panen.

Gambar 4.6 Mencabut Anak Sawit

Setelah proses panen selesai mandor-mandor panen biasanya mengecek kembali
daerah panen tersebut untuk memastikan ada brondolan atau tbs yang tertinggal di
sekitar gawangan. Apabila terdapat brondolan atau tbs yang tertinggal maka pemanen
yang memanen buah tersebut akan dikenakan penalty.

Gambar 4.7 Brondolan segar tertinggal

24

4.2.7

Pengenalan Infield
Infield adalah proses pengangkutan TBS (Tandan Buah Segar) dan brondolan

dari pasar pikul ke tempat penampungan hasil (TPH).
Terdapat beberapa metode pemindahan TBS yang digunakan oleh PT.Sawit
Asahan Indah, yakni:
1. Dengan Kubota
Pengangkutan TBS dengan Kubota memerlukan satu orang operator dan dua orang
helper. TBS yang diangkut dengan Kubota akan ditampung dalam Bin yang
selanjutnya diangkut menggunakan armroll. Bin merupakan bak penampungan
TBS yang dapat ditarik dan diangkat ke atas dump armroll, sedangkan armroll
sendiri merupakan mobil pengangkut yang memiliki lengan pengangkat untuk
membawa Bin.
2. Dengan alat Wintor
Pengangkutan dengan alat Wintor memerlukan satu orang operator dan satu orang
helper. TBS yang diangkut dengan Wintor akan ditampung di TPH (Tempat
pengumpulan Hasil) yang selanjutnya diangkut menggunakan dump Crane. TPH
merupakan jarring tempat meengumpulkan TBS sedangkan dump crane merupakan
mobil pengangkut menyerupai dump truck akan tetapi memiliki lengan pengangkat
untuk menaikkan jaring (TPH) ke dalam bak crane.
3. Dengan alat Transporter
Pengangkutan dengan alat Transporter memerlukan satu orang operator tanpa
helper. Proses pengangkutan dengan transporter sama dengan penggunaan Wintor.
Namun alat ini sudah jarang digunakan karena dirasa kurang efektif dan memakan
waktu lebih lama.
4. Diangkut secara manual
Pengangkutan dengan secara manual memerlukan satu orang tanpa helper. Proses
pengangkutan manual dilakukan dengan alat manual berupa gerobak dorong dan
TBS dibawa ke TPH yang kemudian akan diangkut menggunakan dump Crane.

25

Penulis mengikuti apel pagi infield, melihat proses P2H, pendaftaran operator
kubota ke digital counter, pengangkutan buah dengan Kubota yang memakai sistem
digital counter mekanis dan pengangkutan buah dengan angkong/tenaga manusia yang
memakai sistem digital counter manual.
Setelah apel pagi, mandor infield akan memberikan operator Kubota kartu
untuk pendaftaran di digital counter dan kartu panen buah hari ini. Setelah operator
Kubota menerima kartu tersebut, kemudian operator Kubota melakukan pendaftaran di
digital counter lalu melakukan proses P2H. P2H merupakan kegiatan pengecekan
kelayakan alat yang akan digunakan. Mulai dari mengecek kondisi ban, mesin, mengisi
minyak dan hal-hal yang diperlukan lainnya.

Gambar 4.8 Kegiatan P2H

Penggunaan digital counter mekanis, operator Kubota yang menginputkannya ketika
ada buah yang masuk ke dalam bak Kubota. Setelah sebuah Kubota memenuhi bin
yang ada, maka datanya akan dikonfirmasi. Kemudian yang ada pada digital counter
tersebut dipindahkan ke kartu panen hari ini dengan cara meng-scan kartu tersebut di
digital counter. Sementara sistem manual, mandor infield yang menginputkannya
dengan mengecek hasil dari pengambilan buah oleh angkong yang telah ditempatkan

26

dititik tertentu. Biasanya pekerja infieldnya akan meninggalkan catatan untuk mandor
infield.

Gambar 4.9 Digital Counter Mekanis

Gambar 4.10 Digital Counter Manual

Kartu Panen hari ini yang berisi data yang telah diinputkan oleh operator Kubota dan
mandor infield nantinya akan diserahkan kepada petugas transport yang mengangkut
buah tersebut ke Pabrik.

27

4.2.8

Pengenalan Transport
Transport adalah proses pengangkutan buah dari TPH menuju pabrik. Penulis

ikut meeting pagi supervise, melihat proses administrasi transport, ikut kendaraan
transport untuk dapat melihat langsung proses pengangkutan buah dari TPH. Petugas
Transport yang telah menerima kartu panen hari ini akan menemui mandor infield yang
telah menunggu dipost tertentu untuk memberikan surat jalan kepada petugas
tersebut.Kemudian petugas transport akan menuju timbangan dan menyerahkan surat
jalan kepada petugas timbangan lalu mobil transport yang membawa TBS ditimbang.

Gambar 4.11 Timbangan Pabrik

Setelah selesai menimbang kemudian buah dibuang ke bak loading ramp
kemudian setelah selesai, mobil akan melewati timbangan lalu ditimbang kembali
sehingga dapatlah berapa jumlah (ton) buah yang di muat oleh mobil tersebut. Jumlah
tersebut didapatkan dari berat mobil sebelum loading ramp-berat mobil setelah loading
ramp kemudian didapatlah tonase buah. Setelahnya petugas timbangan akan
memberikan nota penerimaan tbs.

28

Gambar 4.12 Loading Ramp

4.2.9

Pengenalan Proses Pengolah Sawit di Pabrik
Buah yang telah sampai di loading ramp akan diolah oleh pabrik. Penulis ikut

apel pagi, melihat proses administrasi pabrik, pengolahan sawit dari timbangan sampai
menjadi Crude Palm Oil (CPO)/minyak mentah.

Gambar 4.13 Proses Buah diolah

29

Selain minyak mentah, pabrik juga memisahkan kernel/minyak inti kelapa sawit yang
dapat dijual dan tankos yang merupakan sisa olahan sawit yang dapat dijual sebagai
pupuk sawit dan bahkan dipergunakan sendiri. Berikut adalah diagram proses
pengolahan TBS mulai dari TBS dibawa oleh transport.

Gambar 4.14 Diagram Proses

4.2.10 Monitoring Absensi Harian dan Merekap Absen Bulanan
Setiap setelah apel pagi di kantor besar selesai, penulis mendata karyawan yang
hadir apel pagi sesuai dengan tabel yang tersedia dan kriteria yang telah ditentukan.
Kemudian penulis menginputkan absen tersebut ke excel. Dalam waktu 2x sebulan
krani administrasi seluruh afdeling mulai dari krani teknik, pabrik, dan tanaman
menyerahkan absensi hariannya yang nantinya akan disatukan oleh penulis kedalam
satu excel yang sama. Dimana excel tersebut telah dibuat terlebih dahulu oleh krani
personalia dibuat berdasarkan database yang ada. Sehingga data yang ada pada excel
tersebut (NPK dan Nama) adalah benar. Adapun kendala yang sering ditemui yaitu,
format tabel suatu krani berbeda dengan yang personalia punya juga terkadang pada
excel suatu krani memiliki nama karyawan yang bukan merupakan tanggung jawabnya

30

namun tidak dihapus sehingga penulis harus menghapus cell, memindahkan cell, sort,
dan menambahkan kolom baru dengan vlookup untuk memudahkan pekerjaan.

Gambar 4.15 Rekapan Absensi HKNE

4.3

Gambaran Umum Aplikasi
Sistem yang akan dibangun digunakan untuk mempermudah dalam melakukan

registrasi surat. Sekarang ini krani personalia melakukan register surat dengan
mencatatnya pada buku-buku tertentu. Dengan demikian, terkadang timbul
permasalahan seperti buku register tertentu hilang atau salah penempatannya. Sehingga
terbuangnya waktu untuk menemukan buku register tersebut. Atau surat yang akan
dikeluarkan tersebut tidak ter-register. Sering juga terjadi kesulitan dalam mengecek
history surat yang ada pada buku register, dikarenakan harus mengeceknya satu
persatu. Sehingga akan memakan waktu dalam melakukan pengecekkan tersebut.
Sebagai contoh, “bambang yang merupakan mantan karyawan SAI meminta
kepada krani personalia untuk dibuatkan surat keterangan bahwa dia telah pernah
beke