LAMPIRAN I ketentuan umum terkait jadwal retensi arsip
SALINAN
LAMPIRAN I
KEPUTUSAN MENTERI PPN/KEPALA BAPPENAS
NOMOR KEP.67/M.PPN/HK/04/2015
TANGGAL 30 APRIL 2015
KETENTUAN UMUM
Dalam Keputusan Menteri ini, yang dimaksud dengan:
1.
Arsip Kementerian PPN/Bappenas yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
Kementerian
PPN/Bappenas
dalam
pelaksanaan
kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
2.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
Kementerian PPN/Bappenas dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3.
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
4.
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5.
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
6.
Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiskal
yang
meliputi
kegiatan
perencanaan,
pelaksanaan,
pengawasan,
dan
pertanggungjawaban keuangan.
7.
JRA Keuangan adalah daftar yang berisi jenis arsip keuangan beserta waktu
penyimpanannya, sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip keuangan.
8.
Arsip Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier
Pegawai Negeri Sipil yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh
pejabat yang berwenang dan Pejabat Negara di lingkungan Kementerian
PPN/Bappenas.
9.
JRA Kepegawaian di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas adalah jadwal retensi
mengenai arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara yang berdinas di
Kementerian PPN/Bappenas.
10. Jadwal …
-210.
JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian adalah yang berisi jenis arsip
fasilitatif
non
keuangan
dan
non
kepegawaian
beserta
jangka
waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip fasilitatif perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan,
kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, penelitian,
pengkajian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, perpustakaan, teknologi
informasi dan komunikasi, pengawasan.
11.
Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi
kepentingan pengguna arsip.
12.
Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan Arsip Nasional Republik Indonesia.
13.
Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar kepentingan
Arsip Nasional Republik Indonesia dan digunakan sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggungjawaban nasional.
14.
Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan
atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau
pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena
beberapa
kaitan
lain,
yang
timbul
karena
penciptaan,
penerimaan
atau
penggunaannya.
15.
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia.
16.
Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap
suatu jenis arsip.
17.
Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit pengolah.
18.
Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit
kearsipan/pusat arsip.
19.
Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat
dimusnahakan karena jangka waktu penyimapanan telah habis dan tidak memiliki
nilai guna lagi.
20.
Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip
memiliki nilaiguna sekunder atau nilaiguna permanen, wajib diserahkan kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan
lingkup kewenangan masing-masing.
21. Keterangan …
-321.
Keterangan dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis
arsip belum dapat ditentukan rekomendasi akhirnya apakah dimusnahkan atau
dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.
MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/
KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,
ttd
ANDRINOF A. CHANIAGO
Salinan sesuai dengan aslinya
Kepala Biro Hukum,
Emmy Suparmiatun
LAMPIRAN I
KEPUTUSAN MENTERI PPN/KEPALA BAPPENAS
NOMOR KEP.67/M.PPN/HK/04/2015
TANGGAL 30 APRIL 2015
KETENTUAN UMUM
Dalam Keputusan Menteri ini, yang dimaksud dengan:
1.
Arsip Kementerian PPN/Bappenas yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
Kementerian
PPN/Bappenas
dalam
pelaksanaan
kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
2.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
Kementerian PPN/Bappenas dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3.
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
4.
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5.
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
6.
Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiskal
yang
meliputi
kegiatan
perencanaan,
pelaksanaan,
pengawasan,
dan
pertanggungjawaban keuangan.
7.
JRA Keuangan adalah daftar yang berisi jenis arsip keuangan beserta waktu
penyimpanannya, sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip keuangan.
8.
Arsip Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier
Pegawai Negeri Sipil yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh
pejabat yang berwenang dan Pejabat Negara di lingkungan Kementerian
PPN/Bappenas.
9.
JRA Kepegawaian di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas adalah jadwal retensi
mengenai arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara yang berdinas di
Kementerian PPN/Bappenas.
10. Jadwal …
-210.
JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian adalah yang berisi jenis arsip
fasilitatif
non
keuangan
dan
non
kepegawaian
beserta
jangka
waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip fasilitatif perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan,
kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, penelitian,
pengkajian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, perpustakaan, teknologi
informasi dan komunikasi, pengawasan.
11.
Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi
kepentingan pengguna arsip.
12.
Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan Arsip Nasional Republik Indonesia.
13.
Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar kepentingan
Arsip Nasional Republik Indonesia dan digunakan sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggungjawaban nasional.
14.
Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan
atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau
pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena
beberapa
kaitan
lain,
yang
timbul
karena
penciptaan,
penerimaan
atau
penggunaannya.
15.
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia.
16.
Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap
suatu jenis arsip.
17.
Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit pengolah.
18.
Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit
kearsipan/pusat arsip.
19.
Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat
dimusnahakan karena jangka waktu penyimapanan telah habis dan tidak memiliki
nilai guna lagi.
20.
Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip
memiliki nilaiguna sekunder atau nilaiguna permanen, wajib diserahkan kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan
lingkup kewenangan masing-masing.
21. Keterangan …
-321.
Keterangan dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis
arsip belum dapat ditentukan rekomendasi akhirnya apakah dimusnahkan atau
dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.
MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/
KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,
ttd
ANDRINOF A. CHANIAGO
Salinan sesuai dengan aslinya
Kepala Biro Hukum,
Emmy Suparmiatun