PU03-SAPK-PUSAT-PENSIUN BKD INSTANSI

B

ADAN

K

EPEGAWAIAN

N

EGARA

BKN

N

ATIONAL

C

IVIL

S

ERVICE

I

NFORMATION

S

YSTEM

NCSIS

B

UKU

P

ANDUAN

S

ISTEM

A

PLIKASI

P

ELAYANAN

K

EPEGAWAIAN

(SAPK)

PENSIUN

BKD/INSTANSI

(P

USAT

)

NAMA DOKUMEN : PU03-SAPK-PUSAT-PENSIUNBKDINSTANSI.DOC

EDISI : 01.50 TANGGAL : 11JULI 2011

KNOWMENT AIE

SINOPSIS MANUAL

Pusat

Kode User Profile Sinopsis

PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.

PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. PU04 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

PU05 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP.

PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data.

PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

PU16 Administrator BKN Pusat Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

Kanreg

Kode User Profile Sinopsis KR01 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

KR02 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP. KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

KR12 Administrator BKN Kanreg Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

BKD/Instansi

Kode User Profile Sinopsis

BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.

BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

BI05 Peremajaan Data BKD/Instansi

Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

BI06 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. BI07 Administrator

BKD/Instansi

Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

Daftar Isi

1. FI TUR BARU SAPK ... 1

1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW) ... 1

1.2. MANAJEMEN BERKAS ... 1

1.3. MEKANI SME INBOX ... 1

1.4. PROFI L PENGGUNA (USER PROFI LE) ... 1

1.5. BARCODE ... 2

2. PROFI L PENGGUNA PENSI UN BKD/ I NSTANSI ... 3

2.1. DI AGRAM SOP ... 3

2.2. MEKANI SME PADA LAYANAN PENSI UN ... 3

3. AKTI FI TAS ... 4

3.1. MEMBUAT USUL PENSI UN ... 4

3.2. MEMPERBAI KI BERKAS PENSI UN ... 19

3.3. PEMBERI TAHUAN TMS ... 20

3.4. PEMBERI TAHUAN PENSI UN ... 22

4. FUNGSI - FUNGSI UMUM ... 24

4.1. PENCARI AN ... 24

4.2. NAVI GASI HALAMAN ... 25

4.3. LOCK ... 26

4.4. TOMBOL BARCODE ... 27

4.5. ATASAN DAN PEJABAT PENI LAI ... 28

4.6. LOKASI DAN TEMPAT LAHI R ... 31

4.7. KPPN ... 34

4.8. UNI T ORGANI SASI (UNOR) ... 34

4.9. JABATAN ... 35

4.10. TOMBOL TUTUP ... 36

4.11. TOMBOL MUAT ULANG ... 36

4.12. SESSI ON BERAKHI R ... 37

1.

F

ITUR

B

ARU

SAPK

Mekanisme & Fitur Baru pada Aplikasi Pelayanan yang baru :

1.1.

A

LUR

K

ERJA

(W

ORKFLOW

)

Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasarkan pelayanan sesungguhnya di lapangan.

Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang:

• Kegiatan (jenis, uraian, urutandanbanyaknya)

• Para pelaku/profil setiap kegiatan

• Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode)

• Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan.

1.2.

M

ANAJEMEN

B

ERKAS

Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.

1.3.

M

EKANISME

I

NBOX

• Inbox ditampilkan untuk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun.

• Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut.

• Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dengan nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi.

• Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka.

• Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.

1.4.

P

ROFIL

P

ENGGUNA

(U

SER

P

ROFILE

)

Profil adalah sebuah template peran (Role) dengan seperangkat aturan untuk pengguna aplikasi dimana ditentukan:

• Kegiatan (memeriksa dokumen, memeriksa perhitungan, mencetak SK, dan lain-lain).

• Modus & hak (read only, modify/update, delete, dan lain-lain).

• Modul/layanan yang dapat diakses (Pengadaan Umum, KP s/d 3b, dan sebagainya).

• Menu & operasi yang dapat dilakukan.

• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.

1.5.

B

ARCODE

Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.

Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi. Hal ini untuk mengurangi modus kecurangan.

2.

P

ROFIL

P

ENGGUNA

P

ENSIUN

BKD/I

NSTANSI

2.1.

D

IAGRAM

SOP

2.2.

M

EKANISME PADA

L

AYANAN

P

ENSIUN

 Nomor Agenda masuk di-generate otomatis oleh sistem.

 Untuk Golongan IV/B ke bawah, SK Pensiun dicetak oleh Tim Teknis Pensiun

 Penggunaan barcode pada SK

 Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh BKN, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Fix Berkas Pengadaan).

 Banyak perhitungan dan pemeriksaan manual terkait seperti kalkulasi CLTN, Hukuman, atau lainnya telah dibantu aplikasi secara otomatis

3.

A

KTIFITAS

3.1.

M

EMBUAT

U

SUL

P

ENSIUN

Usul pensiun yang ada dapat dibuat pada level Kanreg maupun Pusat. Dalam membuat usul pensiun, login pengguna yang dipakai akan berpengaruh ke level pembuatan usul. Tapi pada aplikasi, pembuatan usul pensiun baik pada level kanreg maupun level pusat memiliki cara yang sama.

Bukalah browser dan ketikkan alamat web aplikasi yaitu [https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

kemudian klik tombol .

Setelah login dengan login pengguna masing-masing, maka akan tampil halaman utama seperti gambar di bawah ini.

Untuk membuka halaman membuat usul, maka pilih sub menu ‘Pensiun BKD/Instansi’ yang berada pada menu ‘Inbox’. Kemudian akan tampil halaman seperti gambar berikut;

Klik ikon yang berada di kiri atas untuk mencetak DPCP, maka akan tampil form ‘ Calon Penerima Pensiun’.

Pada form ini, nama calon penerima pensiun dapat ditambahkan dengan menggunakan

tombol atau tombol .

Bisa juga menggunakan tombol dengan menggunakan alat input barcode.

Setelah nama calon penerima pensiun terisi maka DPCP dapat dicetak menggunakan tombol dan akan menghasilkan seperti gambar di bawah ini.

Usul pensiun dapat dibuat dengan cara menekan ikon yang berada di kiri atas, maka akan tampil form ‘Usul Pensiun BKD/Instansi’. Pada form tersebut, terdapat opsi untuk prosedur pensiun yang akan dipilih dan ingin dibuat.

Usulan untuk pensiun sebagai berikut :  Usul pensiun Janda/Duda BKN Pusat

 Usul Pensiun Anumenta BKN Pusat IVb ke bawah  Usul Pensiun BUP BKN Pusat IVc ke atas

 Usul Pensiun Uzur BKN Pusat IVb ke bawah  Usul Pensiun Uzur BKN Pusat IVc ke atas  Pensiun APS dari BKN Pusat

Pilih prosedur pada pilihan yang ada, kemudian akan tampil detil form usul pensiun seperti gambar di bawah ini:

Pada tampilan form di atas, terdapat field-field dan tombol sebagai berikut:

• Instansi, berisi keterangan instansi dari user login.

• Satuan kerja, berisi keterangan satuan kerja dari user login.

• Nomor usul, akan terisi dengan nomor usul yang akan dimasukan atau akan dibuat oleh sistem jika dibiarkan kosong.

• Tanggal usul, , akan terisi dengan nomor usul yang akan dimasukan atau akan dibuat oleh sistem jika dibiarkan kosong.

• Tahun usul, , akan terisi dengan nomor usul yang akan dimasukan atau akan dibuat oleh sistem jika dibiarkan kosong.

• Tombol digunakan untuk membuat nomor usul yang di

masukan atau dibuat oleh sistem jika dibiarkan kosong.

Cara untuk mengisi data pada form diatas adalah:

• Pilih jenis pensiun yang ingin dibuat, apabila ingin mengganti jenis pensiun, pilih combo box usul yang tersedia .

Setelah data-data yang dibutuhkan sudah diisi semua, maka klik tombol untuk membuat nomor usul dan menampilkannya di list usul Pensiun.

Kemudian akan tampil pesan pemberitahuan bahwa nomor usul sudah ditambahkan di list usul Pensiun.

Pada list usul Pensiun, nomor usul yang baru dibuat ditampilkan dengan langkah prosedur ‘Buat Usul Pensiun’.

Langkah selanjutnya dalam membuat usul Pensiun adalah menginput nama-nama PNS yang diusulkan Pensiun. Pilih dan klik dua kali nomor usul yang akan diproses lebih lanjut, maka akan tampil form untuk menampung nama-nama PNS yang dipilih.

Nomor usul yang sudah dibuat dapat dihapus jika pada nomor usul tersebut belum ada PNS yang terdaftar.

Caranya dengan menekan tombol pada form nomor usul, kemudian akan

tampil pesan peringatan.

Pilih tombol untuk menghapus nomor usul yang dipilih, atau tombol

untuk membatalkan penghapusan nomor usul yang dipilih. Jika nomor usul yang dipilih dihapus maka akan tampil pesan berhasil dan nomor usul tersebut tidak ditampilkan lagi di list data Pensiun BKD/Instansi.

Untuk merubah nomor usul dengan menekan tombol kemudian

tampil menu berikut :

Masukan nomor usul yang akan di input, kemudian tekan tombol untuk

menyimpan data pendidikan, dan akan tampil pesan konfirmasi untuk menyimpan data.

Pilih tombol untuk menyimpan data pendidikan atau tombol untuk

Untuk menambah nama PNS di list usul, klik tombol dan akan tampil form ‘Tambah Orang Usul Pensiun’.

Ada 3 cara untuk memilih PNS pada form diatas:

• Mencari dan memilih dari daftar PNS yang ada.

• Melakukan pengecekan terhadap PNS memenuhi syarat.

• Melakukan pencarian PNS dengan barcode.

Untuk mencari dan memilih dari daftar PNS yang ada , klik tombol maka tampil form ‘Pilih PNS yang memenuhi syarat untuk Pensiun’.

Pada form diatas akan ditampilkan daftar PNS yang memenuhi syarat dan golongannya sesuai dengan jenis prosedur yang dipilih. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan ‘NIP Baru’ dan ‘Nama’. Pilih salah satu kriteria pencarian, input keterangan yang mau dicari di

field ‘Cari PNS’ lalu klik ikon . Sesudah tampil hasil pencarian yang sesuai dengan kriteria pencarian, pilih salah satu data PNS lalu klik tombol dan data PNS yang dipilih akan ditampilkan di form ‘Tambah Orang Usul Pensiun’.

Cara kedua untuk memilih PNS adalah dengan melakukan pengecekan terhadap PNS. Klik tombol maka akan tampil form ‘Cek PNS memenuhi syarat untuk Pensiun’. Pada form tersebut, masukkan NIP PNS yang dicari di field ‘NIP’ lalu klik . Setelah tampil hasilnya, pilih data tersebut dan klik tombol , data PNS yang dipilih akan ditampilkan di form ‘Tambah Orang Usul Pensiun’.

Cara lainnya untuk memilih PNS adalah dengan menggunakan kode barcode. Klik tombol maka akan tampil form ‘Cari PNS dengan barcode’.

Masukkan kode barkode PNS di field ‘Barcode’ lalu klik tombol . Untuk memasukkan kode barcode juga dapat dilakukan dengan barcode reader. Jika kode barcode yang dimasukkan terdaftar di databse dan sesuai dengan lokasi pembuatan usul Pensiun, maka data PNS akan ditampilkan di form ‘Tambah Orang Usul Pensiun’.

Pada form Tambah Usul Pensiun , terdapat 5 tab yaitu : 1. Keterangan Pribadi 1

2. Keterangan Pribadi 2 3. Isteri/Suami

4. Anak-anak 5. Alamat

1. Tab ‘Keterangan Pribadi 1’, terdapat field-field :

• Jenis Jabatan, berisi : Struktural, Fungsional Tertentu, Rangkap, dan Fungsional Tertentu. Akan ditampilkan secara otomatis.

• Jabatan Fungsional, berisi keterangan jabatan fungsional PNS.

• Unit Kerja, berisi keterangan unit kerja PNS yang dipilih.

• Untuk mengisi unit kerja dapat dilakukan dengan mencari unit kerja di daftar yang tersedia dengan cara menekan ikon . Maka akan tampil form yang berisi daftar unit kerja yang ada. Pada form ini juga dapat dilakukan pencarian berdasarkan ‘Kode’ atau ‘Nama’. Kemudian, masukkan keterangan di field ‘Cari’ lalu klik ikon . Pilih salah satu data dari hasil pencarian, lalu klik tombol untuk menampilkan data yang dipilih di field ‘Unit Kerja’.

• Lokasi Kerja

Untuk mengisi lokasi kerja dapat dilakukan dengan mencari lokasi kerja di daftar yang tersedia dengan cara menekan ikon .

Pada form ‘Cari Lokasi’ nilai default yang tampil adalah ‘Dalam Negeri’ dengan daftar propinsi yang ada.

Jika ingin mencari tempat secara lebih spesifik, maka pilih dan klk dua kali nama propinsi tempat berada, maka akan tampil daftar kabupaten/kota yang terdapat pada propinsi yang dipilih.

Demikian seterusnya sampai menemukan nama tempat yang diinginkan, lalu klik

• Satuan Kerja, berisi keterangan satuan kerja PNS yang dipilih.

• Golongan, berisi keterangan golongan PNS.

• TMT Golongan, berisi keterangan TMT golongan PNS pangkat terakhir.

• Gaji Pokok Terakhir, berisi keterangan gaji pokok terakhir 2. Tab Keterangan Pribadi 2, terdapat field-field :

• KPPN, berisi keterangan Kantor Pembayaran dan Perbendaharaan Negara.

Untuk mengisi KPPN dapat dilakukan dengan mencari KPPN di daftar yang tersedia dengan cara menekan ikon . Maka akan tampil form yang berisi daftar KPPN yang ada. Pada form ini juga dapat dilakukan pencarian berdasarkan ‘Kode’ atau ‘Nama’. Kemudian, masukkan keterangan di field ‘Cari’ lalu klik ikon . Pilih salah satu data dari hasil pencarian, lalu klik tombol untuk menampilkan data yang dipilih di field ‘KPPN’.

• Kanreg, berisi keterangan kanreg tempat PNS berada.

• Masa Kerja Golongan, berisi keterangan tahun dan bulan sesuai dengan SK kepangkatan mulai SK Pengangkatan Pertama CPNS/PNS sampai dengan SK kepangkatan terakhir.

• Masa Kerja Pensiun, berisi keterangan tahun dan bulan sesuai dengan SK kepangkatan mulai SK Pengangkatan Pertama CPNS/PNS sampai dengan TMT Pensiun.

• Masa Kerja Sebelum PNS, berisi keterangan masa kerja PNS sebelum menjadi CPNS/PNS.

• Pendidikan Pertama, berisi keterangan pendidikan CPNS/PNS pada saat pertama kali menjadi CPNS/PNS.

• Mulai Masuk PNS, berisi keterangan tanggal masuk PNS.

• Diusulkan KP Pengabdian, berupa checklist jika diusulkan untuk menerima KP Pengabdian.

• Golongan Baru, berisi keterangan golongan baru PNS jika menerima KP Pengabdian.

3. Tab Isteri/Suami, berisi keterangan mengenai isteri/suami PNS.

Pada tab ini, pengguna dapat melakukan penambahan, mengubah, menyimpan, membatalkan, dan menghapus.

Field-field yang terdapat pada tab ini adalah sebagai berikut :

• PNS, berupa checklist apakah istri/suami adalah PNS.

• Nama

• Tanggal Menikah

• Akte Menikah

• Tanggal Meninggal

• Akte Meninggal

• Tanggal Cerai

• Akte Cerai

• KARSUS

• Status

Field-field tersebut diatas dapat diinputkan data jika melakukan proses tambah isteri/suami.

4. Tab Anak-Anak, berisi keterangan mengenai anak PNS.

Pada tab ini, pengguna dapat melakukan penambahan, mengubah, menyimpan, membatalkan, dan menghapus. Field-field yang terdapat pada tab ini adalah sebagai berikut :

• Ibu

• Anak

• Jenis Anak

Field-field tersebut diatas dapat diinputkan data jika melakukan proses tambah anak.

5. Tab Alamat, berisi keterangan alamat PNS.

Pada tab ini, pengguna dapat melakukan salin alamat untuk field ‘Alamat Sesudah Pensiun’ jika alamat sama dengan alamat pada ‘Alamat Sekarang’.

• Alamat Sekarang

• Alamat Sesudah Pensiun

• Salin Alamat

Setelah semua field yang diperlukan terisi, maka langkah selanjutnya adalah memeriksa

pemenuhan kondisi layak Pensiun dengan cara menekan tombol .

Daftar kondisi dan status yang diperiksa ditampilkan pada form ‘Cek Kondisi’ dan tiap jenis Pensiun dapat memiliki daftar kondisi yang berbeda.

Pada form diatas, terdapat 3 kolom yaitu:

• Nama Kondisi, berisi daftar kondisi yang perlu dipenuhi untuk jenis Pensiun

• Status, menerangkan status kondisi. Jika ada kondisi yang tidak terpenuhi maka akan ditandai dengan tanda . Sedangkan tanda digunakan untuk menandai kondisi yag sudah terpenuhi.

• Catatan, menampilkan keterangan status kondisi. Jika kondisi tidak terpenuhi maka akan ditampilkan alasan kondisi tidak terpenuhi.

Jika kondisi sudah terpenuhi semua, dan PNS layak untuk diusulkan maka klik tombol , akan tampil pesan bahwa PNS telah ditambahkan ke dalam daftar usul Pensiun seperti gambar di bawah ini.

Setelah data PNS ditambahkan ke daftar usul Pensiun, tombol pada

form ‘Nomor Usul: (sesuai nomor usul)’ menjadi aktif. Tombol ini digunakan untuk mencetak usul Pensiun dan karena berada pada form ’ Nomor Usul: (sesuai nomor usul)’ maka pada hasil cetakan hanya akan tampil data PNS yang ada pada form.

Untuk mencetak Daftar Nominatif usul pensiun klik tombol . Maka akan tampil form ‘Konfigurasi SK’. Pilih specimen yang akan menandatangani Daftar Nominatif lalu klik tombol dan tambahkan tembusan.

Setelah klik tombol , maka akan menampilkan hasil cetakan usul dalam

3.2.

M

EMPERBAIKI

B

ERKAS

P

ENSIUN

Setelah dilakukan pengecekan oleh profil pengguna di Pusat Pelayanan Terpadu dan menemukan ada berkas fisik yang belum lengkap, maka usul tersebut akan dikembalikan ke profil pengguna di BKD/Instansi dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pensiun’.

Klik 2 kali pada usul dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pensiun’, maka akan menampilkan form ‘Pensiun (sesuai dengan prosedur)’.

Pada form ‘Pensiun (sesuai dengan prosedur)’ akan menampilkan field-field :

• Nomor Usul, berisi nomor usul,

• Nama, berisi nama PNS,

• NIP, berisi NIP PNS,

• Satuan Kerja, berisi satuan kerja PNS,

• Golongan Ruang, berisi Golongan Ruang PNS,

• Alasan Tertolak, berisi keterangan alasan yang diinputkan oleh user profile Pusat Pelayanan Terpadu.

Ada 2 kondisi yang dapat terjadi pada langkah prosedur ini, yaitu :

1. Kirim Berkas

2. Batal Berkas

Langkah-langkah pembatalan berkas :

• Klik tombol , akan menampilkan form ‘Alasan BTL (Berkas Tidak

Lengkap)’,

• Tambahkan alasan pembatalan berkas

• Klik tombol

• Muncul notifikasi :

• Klik tombol

• Muncul notifikasi :

Nomor usul sudah tidak ada pada inbox BKD/Instansi.

3.3.

P

EMBERITAHUAN

TMS

Berkas yang tidak memenuhi syarat dikembalikan ke pembuat usul Pensiun dan ditampilkan di list data Pensiun BKD/Instansi dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’.

Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Pilih dan klik dua kali baris data dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’ maka akan tampil form ‘Pemberitahuan TMS’.

Pada form ‘Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat’ terdapat field-field:

• Nomor Usul, menerangkan nomor usul dimana PNS terdaftar.

• Jenis Prosedur, menerangkan jenis prosedur usul Pensiun yang dipakai.

• Nama Orang, menerangkan nama PNS yang berkasnya tidak memenuhi syarat.

• Tempat Lahir, berisi keterangan tempat lahir PNS yang berkasnya tidak memenuhi syarat.

• Tanggal Lahir, berisi keterangan tanggal lahir PNS yang berkasnya tidak memenuhi syarat.

2. Klik tombol

3. Muncul notifikasi

4. Klik tombol

5. Muncul informasi

6. Klik tombol

Nomor usul sudah tidak ada pada inbox BKD/Instansi.

3.4.

P

EMBERITAHUAN

P

ENSIUN

Usul yang sudah diproses oleh user profile Tim Teknis Pensiun dikirimkan ke user profile

BKD/Instansi dengan nama langkah prosedur ‘Pemberitahuan Pensiun’.

Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Pilih dan klik dua kali baris data dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan Pensiun’ maka akan tampil form ‘Pemberitahuan Pensiun’.

Pada form ‘Pemberitahuan Pensiun’ terdapat field-field:

• Nomor Usul

• Nama Orang, berisi nama PNS yang sedang diproses Pensiun.

• Tempat Lahir, berisi tempat lahir PNS yang sedang diproses Pensiun.

• Tanggal Lahir, berisi tempat lahir PNS yang sedang diproses Pensiun.

• Jenis Pensiun, berisi keterangan jenis Pensiun PNS.

• Diusulkan KPP, berupa checklist apakah diusulkan KP Pengabdian atau tidak.

• TMT Pensiun, berisi tanggal TMT pensiun.

• NIP, berisi NIP PNS yang sedang diproses Pensiun.

• Instansi, berisi keterangan instansi tempat PNS bekerja saat ini.

• Unor, berisi keterangan unit organisasi tempat PNS bekerja saat ini.

• Gol. Ruang, berisi keterangan Golongan Ruang PNS sebelum diberi KP Pengabdian.

• TMT Gol., berisi tanggal TMT Golongan PNS sebelum diberi KP Pengabdian.

• Gol. Ruang Baru, berisi keterangan Golongan Ruang baru PNS setelah menerima KP Pengabdian.

• TMT Gol. Baru, berisi tanggal TMT Golongan Ruang baru PNS setelah menerima KP Pengabdian

• Nomor SK, berisi nomor SK Pensiun untuk PNS.

• Tanggal SK, berisi tanggal SK dinuat. 2. Klik tombol

3. Muncul notifikasi

4.

F

UNGSI

-

FUNGSI

U

MUM

Pada aplikasi SAPK terdapat beberapa fungsi umum yang dapat ditemukan hampir di seluruh menú/submenú. Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi umum yang terdapat di aplikasi SAPK.

4.1.

P

ENCARIAN

Fungsi pencarian dapat ditemukan di seluruh halaman utama menu yang berada di Inbox, seperti tampilan berikut.

Berikut keterangan untuk fungsi-fungsi pada pencarian:

• Icon digunakan untuk melakukan pencarían berdasarkan kriteria yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk membuang filter kriteria pencarian yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk menambah filter kriteria pencarian.

• Combo box digunakan untuk memilih kriteria pencarían yang

diinginkan.

• Combo box digunakan untuk memilih kondisi data kriteria pencarían

yang diinginkan.

• Textbox digunakan untuk menginput keterangan data yang ingin

dicari.

Langkah-langkah untuk mencari data berdasarkan kriteria tertentu:

• Pilih kriteria pencarian yang diinginkan dengan mengklik combo box

, lalu pilih salah satu kriteria yang tersedia.

• Pilih kondisi data yang ingin dicari dengan cara mengklik combo box , lalu pilih salah satu kondisi yang tersedia.

• Masukkan nama atau keterangan data yang ingin dicari pada textbox

.

• Klik icon untuk melakukan pencarian, maka data yang sesuai dengan kriteria pencarian akan ditampilkan di list Inbox.

Catatan:

pencarian dengan menggunakan kondisi “like” akan menampilkan semua data dimana data tersebut memiliki sebagian dari keterangan atau nama yang diinput di textbox.

Pencarían dengan menggunakan beberapa kriteria sekaligus dapat dilakukan dengan cara mengklik icon untuk menambahkan kriteria pencarian.

Lalu ulangi langkah-langkah untuk mencari data, maka pada hasil pencarian akan ditampilkan data-data yang sesuai dengan semua kriteria pencarían yang diinput.

Untuk menghapus kriteria pencarian yang sudah ditambahkan dapat dilakukan dengan mengklik icon yang berada di sebelah kanan icon . Sedangkan icon yang berada di sebelah kanan icon digunakan untuk menghapus semua tambahan kriteria pencarían dan akan memuat ulang data pada list Inbox.

4.2.

N

AVIGASI

H

ALAMAN

Navigasi halaman terdapat pada setiap halaman yang berada di menu Inbox. Contoh tampilan navigasi halaman pada salah satu menu di Inbox.

Navigasi halaman dapat dibagi menjadi 4 bagian yaitu:

1. Jumlah baris data.

Bagian ini dapat dilihat di bagian bawah halaman paling kiri, yaitu yang menerangkan jumlah baris data keseluruhan yang terdapat pada menu yang dipilih. Jika dilakukan pencarían, maka akan menampilkan jumlah baris data hasil pencarían.

2. Jumlah halaman.

Bagian ini menampilkan “halaman yang sedang dilihat” dari “jumlah halaman yang ada” pada menu yang dipilih atau pada hasil pencarian,

.

Pada bagian ini terdapat beberapa icon yang dapat digunakan yaitu:

• Icon digunakan untuk kembali ke halaman 1.

• Icon digunakan untuk kembali ke 1 halaman sebelum halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 2.

• Icon digunakan untuk melihat halaman selanjutnya dari halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 4.

• Icon digunakan untuk langsung menampilkan data yang ada di halaman terakhir.

3. Ke halaman.

Bagian digunakan untuk langsung menampilkan data yang

ada di halaman tertentu tanpa harus melihat halaman per halaman. Caranya adalah dengan memasukkan nomor halaman yang ingin ditampilkan di textbox yang tersedia lalu klik icon .

Catatan: nomor halaman yang diinput tidak boleh melebihi jumlah halaman yang ada. Jika tidak, maka akan ditampilkan pesan error.

4. Jumlah baris per halaman.

Bagian digunakan untuk mengatur jumlah baris yang ingin

ditampilkan setiap halamannya. Caranya adalah dengan memasukkan jumlah baris yang ingin ditampilkan per halaman di textbox yang tersedia lalu klik icon .

4.3.

L

OCK

Fungsi lock ditampilkan dengan ikon yang berada pada tiap baris data yang sudah pernah dipilih oleh user. Contoh tampilan data yang sudah pernah dipilih oleh user.

Dengan adanya fungsi lock maka dapat diketahui petugas yang mengerjakan berkas yang sudah di-lock. Caranya adalah dengan mendekatkan kursor ke icon pada baris data berkas yang ingin dilihat, maka akan ditampilkan nama petugas yang sedang mengerjakan berkas tersebut.

Fungsi lain dari lock adalah mengunci berkas yang sudah ditandai sehingga berkas tersebut tidak dapat diakses oleh petugas lain. Jika berkas itu dibuka maka akan tampil pesan peringatan.

Kemudian untuk membuka berkas tersebut diperlukan kode pembuka (lihat modul Administrasi) yang dapat diinput di field “Kode Pembuka” lalu klik tombol

maka icon pada berkas itu akan menghilang.

4.4.

T

OMBOL

B

ARCODE

Tombol barcode atau dapat digunakan untuk menampilkan data

tertentu berdasarkan kode barkode pada suatu dokumen. Caranya adalah dengan mengklik tombol barcode, maka akan tampil form sebagai berikut:

Klik pada field “Barcode” lalu gunakan barcode reader untuk memindai kode barcode yang ada pada dokumen. Maka akan tampil kode barcode pada field “Barcode” kemudian form secara otomatis akan tertutup dan data akan tampil pada field atau halaman yang tersedia.

4.5.

A

TASAN DAN

P

EJABAT

P

ENILAI

Untuk mengisi data jabatan, dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol maka akan tampil pesan konfirmasi.

Klik tombol untuk memilih data atasan dari data PNS, jika ingin memilih data

atasan Non PNS maka klik tombol .

Kemudian akan tampil form pencarían untuk data atasan (tergantung dari pilihan sebelumnya).

Untuk mencari data atasan dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang terdapat di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah satu kriteria yang tersedia misal Jabatan, maka textbox “Cari Data” akan menjadi aktif. Masukkan keterangan yang ingin dicari di texbox “Cari Data” lalu klik icon . Untuk membatalkan kriteria pencarían maka klik icon . Pada hasil pencarian akan ditampilkan semua data yang mengandung kata “yang diinput di textbox”. Pilihlah salah satu data hasil pencarían sesuai yang diinginkan lalu klik tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di form Atasan. Jika ingin

membatalkan pemilihan data atasan dan kembali ke form sebelumnya maka klik tombol .

Catatan:

langkah-langkah untuk pencarían data atasan dari data PNS juga sama dengan pencarían data atasan non PNS.

Tombol digunakan untuk menambah data atasan non PNS jika

data belum terdaftar di database. Caranya adalah dengan menekan tombol tersebut, lalu akan tampil form Data Atasan Non PNS.

Pada form diatas terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu:

1. Melakukan pencarian data.

Untuk melakukan pencarian, pilih salah satu kriteria pencarían di combo box “Cari Berdasarkan” maka field Cari akan menjadi aktif. Masukkan keterangan yang ingin dicari di field Cari lalu klik tombol . Untuk membatalkan kriteria pencarían

2. Menambah data atasan.

Untuk menambah data atasan, klik tombol maka field-field diatas akan menjadi aktif. Isilah field-field yang tersedia:

• NRP, berisi keterangan NRP yang akan diinput.

• Nama, berisi keterangan nama atasan yang akan diinput.

• Jabatan, berisi keterangan jabatan yang akan diinput.

• Golongan, berisi keterangan golongan yang akan diinput.

• TMT Gol, berisi keterangan tanggal golongan yang akan diinput.

• Pangkat, berisi keterangan pangkat yang akan diinput.

• Unor, berisi keterangan unit organisasi yang akan diinput.

Kemudian simpan data yang telah diinput dengan menekan tombol maka akan tampil pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses penyimpanan atau tombol

untuk membatalkan pemyimpanan dan kembali ke form pengisian data. Data yang disimpan akan ditampilkan pesannya dan data akan terdaftar di list data atasan non PNS.

Jika ingin membatalkan penginputan data maka klik tombol maka

Pilih tombol untuk melanjutkan proses pembatalan atau tombol untuk membatalkan pembatalan dan kembali ke form pengisian data.

3. Mengubah data atasan yang sudah terdaftar.

Pilih baris data yang ingin diubah datanya lalu klik tombol maka data akan ditampilkan di bagian pengisian data. Ubahlah data sesuai perubahan yang ada lalu untuk penyimpanan atau pembatalan dapat mengikuti langkah no 2.

4. Menghapus data atasan yang ada.

Pilihlah baris data yang ingin dihapus lalu klik tombol maka akan ditampilkan pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses penghapusan atau tombol

untuk membatalkan penghapusan data. Data yang berhasil dihapus akan ditampilkan pesan dan data tersebut tidak terdaftar lagi di list data atasan non PNS.

5. Memilih data atasan.

Pilihlah baris data yang diinginkan lalu klik tombol maka data

yang dipilih tersebut akan ditampilkan keterangannya di form Atasan.

4.6.

L

OKASI DAN

T

EMPAT

L

AHIR

Untuk melakukan pencarian lokasi dapat dilakukan dengan mengklik tombol maka akan tampil form Cari Lokasi.

Pada combo box pertama, akan ditampilkan nilai default yaitu “Dalam Negeri” tapi juga terdapat pilihan lainnya.

Pilih salah satu dari pilihan yang tersedia, lalu akan ditampilkan data selanjutnya, contoh data Propinsi. Untuk memilih propinsi dapat dilakukan pencarian dengan cara memasukkan nama propinsi yang ingin dicari di textbox yang tersedia, atau dengan me-scroll halaman form.

Jika ingin mencari kabupaten/kota dari propinsi tertentu maka double-click pada baris data propinsi, maka akan ditampilkan daftar kabupaten/kota dari propinsi tersebut. Dan demikian seterusnya sampai menemukan lokasi yang diinginkan.

Kemudian pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk

4.7.

KPPN

Untuk mencari data KPPN, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarian KPPN.

Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama KPPN yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field KPPN. Jika ingin membatalkan pemilihan KPPN, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.8.

U

NIT

O

RGANISASI

(U

NOR

)

Untuk mencari data Unor, klik tombol maka akan tampil form Unor sesuai dengan login user.

Pencarian unor dapat dilakukan 2 cara yaitu: 1. Mencari langsung pada struktur unor.

Untuk mencari unor secara langsung dapat dilakukan dengan mengklik icon pada baris unor maka akan ditampilkan unor-unor yang berada di bawahnya. Ulangi langkah ini sampai menemukan unor yang dicari.

2. Memasukkan unor yang dicari.

Klik pada textbox Cari maka akan ditampilkan daftar unor yang ada pada struktur unor. Pilih salah satu dari daftar yang tersedia atau masukkan nama unor yang dicari di field Cari. Lalu klik tombol maka akan ditampilkan unor yang dicari.

Jika unor yang dicari sudah ditemukan, untuk menampilkan data di field unor maka doublé-click pada baris data unor tersebut.

4.9.

J

ABATAN

Untuk mencari data jabatan, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarían jabatan.

Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama jabatan yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field Jabatan. Jika ingin

membatalkan pemilihan Jabatan, klik tombol maka akan kembali ke form

sebelumnya.

4.10.

T

OMBOL

T

UTUP

Tombol digunakan untuk menutup form yang sedang diakses.

4.11.

T

OMBOL

M

UAT

U

LANG

Tombol digunakan untuk memuat ulang halaman atau form yang

4.12.

S

ESSION

B

ERAKHIR

Pesan akan tampil jika aplikasi tidak

digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan kondisi user sudah login aplikasi. Jika hal ini terjadi maka klik tombol maka akan kembali ke halaman login.

L

AMPIRAN

PelaporanKesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta, dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi:

Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772,

Fax 021-5290-5822

email: TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik

Deskripsikan isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).

Jika ingin mencari kabupaten/kota dari propinsi tertentu maka double-click pada baris data propinsi, maka akan ditampilkan daftar kabupaten/kota dari propinsi tersebut. Dan demikian seterusnya sampai menemukan lokasi yang diinginkan.

4.7.

KPPN

Untuk mencari data KPPN, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarian KPPN.

Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama KPPN yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field KPPN. Jika ingin membatalkan pemilihan KPPN, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.8.

U

NIT

O

RGANISASI

(U

NOR

)

Untuk mencari data Unor, klik tombol maka akan tampil form Unor sesuai dengan login user.

Pencarian unor dapat dilakukan 2 cara yaitu: 1. Mencari langsung pada struktur unor.

Untuk mencari unor secara langsung dapat dilakukan dengan mengklik icon pada baris unor maka akan ditampilkan unor-unor yang berada di bawahnya. Ulangi langkah ini sampai menemukan unor yang dicari.

2. Memasukkan unor yang dicari.

Klik pada textbox Cari maka akan ditampilkan daftar unor yang ada pada struktur unor. Pilih salah satu dari daftar yang tersedia atau masukkan nama unor yang dicari di field Cari. Lalu klik tombol maka akan ditampilkan unor yang dicari.

Jika unor yang dicari sudah ditemukan, untuk menampilkan data di field unor maka doublé-click pada baris data unor tersebut.

4.9.

J

ABATAN

Untuk mencari data jabatan, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarían jabatan.

Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama jabatan yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field Jabatan. Jika ingin membatalkan pemilihan Jabatan, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.10.

T

OMBOL

T

UTUP

Tombol digunakan untuk menutup form yang sedang diakses.

4.11.

T

OMBOL

M

UAT

U

LANG

4.12.

S

ESSION

B

ERAKHIR

Pesan akan tampil jika aplikasi tidak

digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan kondisi user sudah login aplikasi. Jika hal ini terjadi maka klik tombol maka akan kembali ke halaman login.

L

AMPIRAN

PelaporanKesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta, dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project

Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772,

Fax 021-5290-5822

email: TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik

Deskripsikan isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).