Tutorial APPLIKASI Keuangn BOS [Compatibility Mode]
APPLIKASI BOS 2013
TUTORIAL APLIKASI
ALPEKA BOS TS
• Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban BOS Tingkat Sekolah
• Aplikasi unt uk mencatat data keuangan sekolah
(perencanaan dan realisasi) dan mencetak laporan BOS.
• Tidak dibatasi dari sumber dana BOS saja; sumber dana
lainnya juga bisa dicatat dalam Aplikasi ini.
• Sat u buah File Aplikasi BOS dibatasi hanya unt uk
pencatatan data keuangan sekolah selama sat u tahun
anggaran saja.
• Unt uk pencatatan data keuangan sekolah unt uk tahun
anggaran lainnya, Anda dapat menggunakan file tersebut ,
tetapi pada data umum tahun anggaran dirubah sesuai
dengan tahun anggaran yang dimaksud.
YANG HARUS DIPERHATIKAN
• Buat folder khusus unt uk menyimpan file aplikasi, file
data dan file out put nya.
• Sebaiknya sat u tahun folder unt uk sat u tahun
anggaran saja.
• Selalu membuat file backup unt uk aplikasi dan
datanya
• Jangan lupa unt uk saving file selama mengisi data
TAHAPAN PENGGUNAAN
SETTING PADA PROGRAM EXCEL
PENGATURAN PADA APLIKASI
PENGISIAN DATA & LAPORAN
Laporan
Dat a Transakasi
TAHAPAN PENGGUNAAN APLIKASI
Pengisian Data Awal
DATA UM UM
PROGRAM
SEKOLAH
GENERATE M EM BUAT
FILE DATA
FILE DATA
RENCANA PENGELUARAN
REALISASI
PENERIM AAN
Nama sheet
:
RENCANA
PENERIM
AAN
Nama sheet :
Rencana-keluar
Nama
sheet :
Realisasi-terima
Rencana-terima
REALISASI PENGELUARAN
Nama sheet :
Realisasi-keluar
BUAT LAPORAN & UPDATE
LAPORAN
KEUANGAN &
BOS
DATA UM UM
UPDATE
FILE DATA
RENCANA
REALISASI
BUAT
LAPORAN
PROGRAM
SEKOLAH
LANGKAH M ENGGUNAKAN
APLIKASI
KETIKA PERTAM A KALI M EM BUKA
APLIKASI
• Harus selalu mengakt ifkan makro :
– Pada excel 2007
– Pada excel 2010
SETELAH M AKRO DIAKTIFKAN
Setelah makro diakt ifkan, maka akan
muncul tampilan sepert i ini.
Bila setelah membuka aplikasi ini, terus
muncul tampilan ini berart i securit sett ing
makro pada t ingkat yang paling rendah
Perhat ikan kalimat ini:
Apakah sudah merubah sett ing ‘Regional
dan Language pada komputer ini?
Unt uk melihat sudah disesuaikan atau
belum, silahkan klik tombol ini
TAM PILAN UNTUK SETING REGIONAL
Akan muncul tampilan sepert i ini,
perhat ikan t ulisan dibawah Format .
Apabila tert ulis Indonesia, berari
sudah benar dan langsung klik ‘OK’
atau ‘Cancel’. Bila bukan cari dan
pilih Indonesia. Klik pada panah
terbalik dikanan akan muncul
daftar negara
Kemudian klik ‘OK’.
TAM PILAN APLIKASI
Pengisian data t ransaksi
dilakukan pada file data
yang dibuat melalui menu
Generate
PERNJELASAN RINCI
• M enjalankan Aplikasi
• M enu “ DEFINISI”
•
•
•
•
•
– Dat a Umum
– Progam Sekolah
File Dat a
– Generat e
– Updat e
Dat a t ransaksi
Cont oh Transaksi Realisasi
Laporan
M erubah Sett ing
TERIM A KASIH
M enjalankan Aplikasi
Dobel klik pada file ini,
tekan ‘Enter ’ unt uk
membuka aplikasi
AKTIFKAN M AKRO KETIKA PERTAM A
KALI M EM BUKA APLIKASI
• Harus selalu mengakt ifkan makro :
– Pada excel 2007
– Pada excel 2010
PERHATIAN
• Set iap kali membuka aplikasi jangan lupa
unt uk mengakt ifkan makro
• Bila makro sudah akt if, maka akan muncul
splash screen, bila splash screen t idak muncul
berart i makro masih belum akt if (masih di
blokir)
• Bila t ombol yang ada t idak bisa diklik, beart i
makro masih belum akt if (masih di blokir)
M enu DEFINISI
• Unt uk menset -up data umum sekolah
• Unt uk memilih kegiatan yang dilaksanakan di
sekolah sesuai RKAS.
DATA UM UM
Dat a umum yang diisi
adalah informasi nama
sekolah dan nama yang
t andat angan di laporan
BOS
PROGRAM SEKOLAH
•
•
•
Pada aplikasi sudah ada daftar kegiatan sekolah yang terkait dengan
program dan sub program sekolah.
Unt uk mencari kegiatan bisa dengan dua cara, yait u,
M encari dengan fasilitas ‘Find’ pada excel dengan ikon berbent uk
teropong.
M encari dari seleksi Program, kemudian pilih Sub Program dan baru
dicari kegiatannya
Bila nama kegiatan cocok dengan RKAS/ RKT sekolah, maka pada kolom
sebelah kanan di pilih ‘Ya’
Program
Sub Program
Kegiatan
Pilih ‘ Ya’ bila ada
dalam RKAS/ RKT
M ENCARI DENGAN KATA KUNCI
Klik icon t eropong,
kemudian pada drop
down menu klik pada
‘Find’
Kemudian akan muncul
form ‘Find and Replace’,
ket ikan kat a kunci,
kemudian klik pada
‘Find Next ’
KATA KUNCI DITEM UKAN
Salah sat u kegiatan yang
mengandung kata kunci
yang ditemukan
Bila yang ditemukan
masih belum cocok, klik
lagi pada ‘Find Next ’,
unt uk mencari yang lain
M ENAM BAH KEGIATAN
• Bila kegiat an belum ada pada daft ar kegiat an, maka
bisa menambahkan kegiat an t ersebut .
• Set iap kegiat an yang baru harus t ahu masuk dalam
subprogram apa dan program apa.
• Set elah menambah kegiat an, lalu pet akan komponen
BOS mana yang bisa membiayai kegiat an ini, pilih “ Ya”
pada kolom komponen BOS yang bisa membiayai dan
lainnya pilih “ Tidak”.
• Pilih ‘Ya’ pada kolom di sebelah kanan kegiat an
• Unt uk menget ahui penjelasan komponen, arah kursor
pada judul kolom set iap komponen.
CARA M ENAM BAH KEGIATAN
Arahkan kursor ke sudut kanan bawah dari t abel. Arahkan
kursor pada pojok kanan bawah t abel, sehingga kursor
berubah menjadi t anda panah diagonal
Drag kursor t ersebut ke bawah sesuai dengan jumlah baris
yang akan dit ambahkan
Geser
kearah
bawah
CARA M ENAM BAH KEGIATAN
•
•
•
•
•
Hasilnya sepert i diatas.
Selanjut nya yang harus dilakukan adalah menget ikan
kegiatan yang belum ada pada kolom N
Kemudian pilih masuk ke sub program pada pada
kolom M
Pilih masuk dalam komponen ke berapa dalam dana
BOS, dipilih pada kolom P sampai AB
Pilih ‘Ya’ pada kolom O
CARA M ENAM BAH KEGIATAN
Ket ikan kegiatan baru pada
sel yang sudah tersedia
Pilih sub program dari drop
down list (combo box)
Pilih ‘Ya’ di kolom ini
Sesuaikan termasuk dalam
komponen mana unt uk
sumber dana BOS, pilih ya
atau t idak. Dari komponen 1
sampai komponen 13
DATA FILE
GENERATE
• Generate : Berfungsi unt uk membuat file dat a baru
unt uk pencat at an t ransaksi keuangan
Klik ‘Generat e’ -> Pilih folder -> beri nama file dat a -> Save
• Semua dat a t ransaksi disimpan pada file dat a, yang
t erpisah dari file ut ama (Aplikasi), usahkan keduanya
dalam sat u folder
• Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun
angaran dan disimpan pada folder yang berbeda
PILIH DIREKTORI DAN NAM A FILE DATA
Setalah klik ‘Generate’ pada menu ‘DATA FILE’, maka akan muncul tampilan
sepert i gamba dibawah ini yang menampil nama file data yang default pada
folder default dari excel.
Pillih lokasi folder yang diinginkan dan bila perlu merubah nama file
Nama file dan folder tempat penyimpanan file data ini harus diingat
TAM PILAN FILE DATA
Setelah file data terbent uk, maka akan muncul tampilan sepert i gambar ini,
yang menginformasikan file data sudah terbent uk, selanjut nya Klik ‘OK’.
Pengisian data dilakukan pada file ini
UPDATE
• Update: Berfungsi unt uk mengupdat e data
umum dan kegiatan sekolah, bila t erjadi
perubahan pada data umum dan kegiatan
sekolah, perubahan data umum sepert i
penggant ian kepala sekolah, bendahara, atau
komit e sekolah
Klik ‘Updat e, -> Pilih file -> Save
• Data file selalu dibuat baru untuk setiap
tahun angaran dan disimpan pada folder
yang berbeda
PILIH NAM A FILE DATA
FILE YANG AKAN DI UPDATE HARUS DITUTUP TERLEBIH DAHULU
SETELAH KLIK UPDATE, AKAN M UNCUL TAM PILAN INI
YANG M EM INTA NAM A FILE YANG AKAN DI UPDATE
JANGAN SALAH M EM ILIH
FILE YANG AKAN
DIUPDATE, FILE YANG
DIPILIH ADALAH YANG DI
GENERATE OLEH
APLIKASI INI
PESAN SETELAH UPDATE
SETELAH PROSES UPDATE
SELESAI, M AKA AKAN M UNCUL
TAM PILAN SEPERTI INI.
SELANJUTNYA KLIK ‘OK’
UNTUK M ELANJUTKAN
PENGISIAN DATA, BUKA FILE
DATA YANG BARU DI-UPDATE,
KEM UDIAN LAKUKAN
PENGISIAN SEPERTI BIASA.
DATA YANG DIISIKAN
SEBELUM NYA TIDAK HILANG,
KECUALI BELUM DI SAVE
DATA TRANSAKSI
Satu file Aplikasi dan file data transaksi hanya untuk
transaksi satu tahun anggaran saja!
Data t ransaksi terdiri dari:
• Rencana: (pada sheet s yang berwarna biru)
– Rencana penerimaan
– Rencana pengeluaran, sesuai dengan RKAS
• Realisasi: (pada sheet s yang berwarna merah)
– Realisasi penerimaan
– Realisasi peng
Jangan lupa untuk memasukan transaksi pajak pada
realisasi penerimaan dan pengeluaran
Jangan lupa saving file data setiap saat dan di akhir
pencatatan transaksi
Jangan lupa melakukan back up data secara periodik
TAHUN ANGGARAN
• Set iap t ahun anggaran meliput i 2 t ahun ajaran.
Cont oh unt uk t ahun anggaran 2013
• Triw ulan Jan-M ar t ahun anggaran 2013 -> Triw ulan
yang sama t api unt uk t ahun ajaran 2012/ 2013
• Triw ulan M ei-Jun t ahun anggaran 2013 -> Triw ulan yang
sama t api unt uk t ahun ajaran 2012/ 2013
• Triw ulan Jul-Sep t ahun anggaran 2013 -> Triw ulan yang
sama t api unt uk t ahun ajaran 2013/ 2014
• Triw ulan Okt -Nov t ahun anggaran 2013 -> Triw ulan
yang sama t api unt uk t ahun ajaran 2013/ 2014
Tahun Anggaran 2013
Jan
Feb
M ar Apr
M ei
Jun
Jul
Tahun Ajaran 2012/ 2013
Jan
Feb
M ar Apr
M ei
Ags
Sep
Okt
Nov
Des
Tahun Ajaran 2013/ 2014
Jun
Jul
Ags
Sep
Okt
Nov
Des
PENGISIAN RENCANA PENERIM AAN
Rencana penerimaan
dicatat pada sheet
“ rencana-terima”
Transaksi rencana terima terdiri dari:
• Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada
• Sumber dana
• Besaran uang yang rencana diterima ,
dit ulis pada kolom t riwulan kapan dana
direncanakan akan t urun
( Tahun pelajaran dan sumber dana t idak
perlu diket ik, silahkan memilih langsung dari
daftar yang ada, klik tanda panah yang ada
disebelah kanan sel)
PENGISIAN RENCANA PENGELUARAN
Rencana penerimaan
dicatat pada sheet
“ rencana-terima”
Transaksi rencana terima terdiri dari:
• Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada
• Sumber dana
• Subprogram perunt ukan dana
• Komponen dana BOS Pusat
• Besaran uang yang rencana pengeluaran ,
dit ulis pada kolom t riwulan kapan dana
direncanakan akan dikeluarkan
( Kecuali angka dan keterangan, yang lain
t inggal pilih dari list yang ada)
REALISASI PENERIM AAN
Realisai penerimaan
dicatat pada sheet
“ realisai-terima”
Transaksi penerimaan terima terdiri dari:
• ID, terisi otomat is
• Tanggal t ransaksi dengan format :
t gl/ bln/ t hn
• Transakasi pada buku kas atau rekening
bang
• No bukt i t ransakai
• Uraian t ransaksi
• Sumber dana
• Bila pemotongan pajak, pilih jenis pajak.
• Jumlah realisasi penerimaan
• Keterangan
REALISASI PENGELUARAN
Realisai pengeluaran
dicatat pada sheet
“ realisai-keluar ”
Transaksi penerimaan terima terdiri dari:
• ID, terisi otomat is
• Tanggal t ransaksi dengan format :
t gl/ bln/ t hn
• Transakasi pada buku kas atau rekening
bang
• No bukt i t ransaksi
• Uraian t ransaksi
• Sumber dana
• Sub program perunt ukan
• Komponen BOS
• Jumlah realisasi penerimaan
• Keterangan
Contoh Pengisian Realisasi
Data keuangan sebagai berikut :
• Saldo tahun lalu di Bank Rp. 500.000,• Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,• Terima Dana BOS Pusat pada t riw ulan I melalui t ransfer Bank
tanggal 15 Januari 2013 Rp.33.000.000,-
• Terima dana BOSDA Kabupaten pada t riw ulan I melalui t ransfer
Bank tanggal 14 Februari 2013 Rp 3.000.000,-
• Pengambilan uang BOS pusat unt uk Bulan Januari 2013 pada
tanggal 16 Januari 2013 sebesar Rp 11.000.000,-
• Pembayaran Honor Tenaga Eskul PM R bulan Januari 2013 t gl 17
Januari 2013 Rp 200.000,-
• Pemotongan PPh 21 Rp 20.000,• Pembayaran rekening list rik tanggal 17 Januari 2013 Rp 135.650,• Setor pajak Rp 20.000,- pada tanggal 31 Januari 2013
Pencatatan Realisasi Penerimaan
• Saldo tahun lalu di Bank, dicatat sebagai saldo pada tanggal
31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di
Bank dengan sumber dana BOS Pusat
• Saldo tahun lalu di Kas, dicatat sebagai saldo pada tanggal
31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di
Kas. dengan sumber dana BOS Pusat
• Dana BOS Pusat yang dit ransfer dari Provinsi dicatat sebagai
realisasi penerimaan dengan sumber dana BOS Pusat dan
t ransaksi berada di Bank.
• Tanggal terima sesuai dengan tanggal masuk uang tersebut
di Bank
Pengisian Realisasi Terima: Saldo dan Terima
t ransfer di Bank
Pencatatan Saldo tahun anggaran lalu
Pencatatan Penerimaan BOS Pusat Tw 1
PENGAM BILAN UANG DARI BANK
Ambil Uang BOS Pusat
dari Bank
Uang M asuk Kas
Sebagai Realiasai Keluar
Sebagai Realiasai Terima
Tanggal pengambilan
Tanggal pengisian
Transaksi di Bank
Transaksi di Kas
Uraian Transaksi
Uraian Transaksi
Sumber Dana: BOS
Pusat
Sumber Dana: BOS
Pusat
Jumlah
Jumlah
Pencatatan Pengambilan dari Bank dan Pengisian Kas
Pengambilan sebagai realisasi pengeluaran dari Bank
Juga sebagai realisasi terima pada Buku Kas
Realsasi Keluar
• Semua pengeluaran dari Kas, dicatat sebagai
t ransaksi di kas.
• Set iap t ransaksi keluar dari kas harus dit ulis:
Tanggal t ransaksi, jenis t ransaksi di Kas, kode
bukt i, uraian t ransaksi, sumber dana, nama
kegiatan sekolah, komponen BOS yang
membiayai, dan jumlahnya
Pemotongan Pajak
• Set iap pengeluaran yang dipot ong pajak, maka
pot ongan pajak dicatat pada realisasi masuk.
• Nilai yang t ert ulis pada pengeluaran adalah nilai
t otal plus pajak
• Pencatatan pajak yang dipot ong sebagi realisasi
masuk dengan sumber dana pajak dan sebut kan
jenis pajaknya apakah it u PPN, PPh21, PPh22,
atau PPh23
• Ket ika melakukan set oran pajak, maka dicatat
pada realiasi keluar, t etapi dengan sumber dana
pajak
Realisasi Keluar dari Kas
• Semua t ransaksi pengeluaran dari kas harus dicatat
pada t ransaksi realisasi keluar pada buku kas
Transaksi Yang M enimbulkan Pajak
• Set iap t ransaksi yang menimbulkan pajak, pajak yang
dipotong dan sebagai realisasi masuk tetapi sumber
dana adalah Pajak dan jenis pajak harus dipilih
Setoran Pajak
• Pajak yang disetorkan ke kantor pajak merupakan
pengeluaran dari Kas dengan sumber dana ‘Pajak’
Transaksi Lengkap
Pencatatan transaksi realisai terima
Pencatatan transaksi realisai keluar
LAPORAN KEUANGAN
• Laporan keuangan BOS yang
bisa dibuat sesuai dengan
Pet unjuk Teknis pada
Permendikbud nomor 76
tahun 2012
• Laporan akan otomat is dibuat
setelah tahapan dikerjakan
• Laporan Keuangan yang bisa
dibuat adalah: BOS-K1, K2,
K3, K4, K5, K6, K7 dan K7a
Tahapan Pembuatan Laporan Keuangan
Past ikan Jenis laporan
sesuai yang diinginkan
Bila kotak ini berwarna
gelap, t idak perlu dipilih
Pilih periode laporan,
bila kotak berwarna
gelap t idak perlu dipillih
Pilih file data t ransaksi.
Klik tombol “ Browse” ->
Pilih file data ->
Klik ‘Open’
Terakhir Klik pada tombol
‘ cetak laporan’
CETAK LAPORAN
• Set elah klik ‘cetak laporan’ maka laporan akan
dibuat dalam bent uk file excel, dengan format
sesuai dengan pet unjuk t eknis.
• File laporan bisa disimpan dalam hard disk
dengan memberi nama t erlebih dahulu ( pilih
Save as)
• Pencetakan laporan sepert i mencetak file
excel biasa.
TERIM A KASIH
SECURITY SETTING PADA EXCEL
Pada Opt ion -> Trust
Center -> M acro
Sett ings
Past ingkan pilihan
M acro Sett ing pada
bullet no dua dari atas
SETTING REGIONAL
Klik t ombol bersamaan Window (
Akan muncul :
)+ R (
)
Ket ikan pada kolom yang t ersedia:
Int l.cpl kemudian klik OK
SETTING REGIONAL (2)
Pada kolom Format pilih:
Indonesian (Indonesia)
Jika pilihan sudah
Indonesia, maka regional
sett ing di komputer
sudah berlaku Indonesia
Kemudian Klik OK
TUTORIAL APLIKASI
ALPEKA BOS TS
• Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban BOS Tingkat Sekolah
• Aplikasi unt uk mencatat data keuangan sekolah
(perencanaan dan realisasi) dan mencetak laporan BOS.
• Tidak dibatasi dari sumber dana BOS saja; sumber dana
lainnya juga bisa dicatat dalam Aplikasi ini.
• Sat u buah File Aplikasi BOS dibatasi hanya unt uk
pencatatan data keuangan sekolah selama sat u tahun
anggaran saja.
• Unt uk pencatatan data keuangan sekolah unt uk tahun
anggaran lainnya, Anda dapat menggunakan file tersebut ,
tetapi pada data umum tahun anggaran dirubah sesuai
dengan tahun anggaran yang dimaksud.
YANG HARUS DIPERHATIKAN
• Buat folder khusus unt uk menyimpan file aplikasi, file
data dan file out put nya.
• Sebaiknya sat u tahun folder unt uk sat u tahun
anggaran saja.
• Selalu membuat file backup unt uk aplikasi dan
datanya
• Jangan lupa unt uk saving file selama mengisi data
TAHAPAN PENGGUNAAN
SETTING PADA PROGRAM EXCEL
PENGATURAN PADA APLIKASI
PENGISIAN DATA & LAPORAN
Laporan
Dat a Transakasi
TAHAPAN PENGGUNAAN APLIKASI
Pengisian Data Awal
DATA UM UM
PROGRAM
SEKOLAH
GENERATE M EM BUAT
FILE DATA
FILE DATA
RENCANA PENGELUARAN
REALISASI
PENERIM AAN
Nama sheet
:
RENCANA
PENERIM
AAN
Nama sheet :
Rencana-keluar
Nama
sheet :
Realisasi-terima
Rencana-terima
REALISASI PENGELUARAN
Nama sheet :
Realisasi-keluar
BUAT LAPORAN & UPDATE
LAPORAN
KEUANGAN &
BOS
DATA UM UM
UPDATE
FILE DATA
RENCANA
REALISASI
BUAT
LAPORAN
PROGRAM
SEKOLAH
LANGKAH M ENGGUNAKAN
APLIKASI
KETIKA PERTAM A KALI M EM BUKA
APLIKASI
• Harus selalu mengakt ifkan makro :
– Pada excel 2007
– Pada excel 2010
SETELAH M AKRO DIAKTIFKAN
Setelah makro diakt ifkan, maka akan
muncul tampilan sepert i ini.
Bila setelah membuka aplikasi ini, terus
muncul tampilan ini berart i securit sett ing
makro pada t ingkat yang paling rendah
Perhat ikan kalimat ini:
Apakah sudah merubah sett ing ‘Regional
dan Language pada komputer ini?
Unt uk melihat sudah disesuaikan atau
belum, silahkan klik tombol ini
TAM PILAN UNTUK SETING REGIONAL
Akan muncul tampilan sepert i ini,
perhat ikan t ulisan dibawah Format .
Apabila tert ulis Indonesia, berari
sudah benar dan langsung klik ‘OK’
atau ‘Cancel’. Bila bukan cari dan
pilih Indonesia. Klik pada panah
terbalik dikanan akan muncul
daftar negara
Kemudian klik ‘OK’.
TAM PILAN APLIKASI
Pengisian data t ransaksi
dilakukan pada file data
yang dibuat melalui menu
Generate
PERNJELASAN RINCI
• M enjalankan Aplikasi
• M enu “ DEFINISI”
•
•
•
•
•
– Dat a Umum
– Progam Sekolah
File Dat a
– Generat e
– Updat e
Dat a t ransaksi
Cont oh Transaksi Realisasi
Laporan
M erubah Sett ing
TERIM A KASIH
M enjalankan Aplikasi
Dobel klik pada file ini,
tekan ‘Enter ’ unt uk
membuka aplikasi
AKTIFKAN M AKRO KETIKA PERTAM A
KALI M EM BUKA APLIKASI
• Harus selalu mengakt ifkan makro :
– Pada excel 2007
– Pada excel 2010
PERHATIAN
• Set iap kali membuka aplikasi jangan lupa
unt uk mengakt ifkan makro
• Bila makro sudah akt if, maka akan muncul
splash screen, bila splash screen t idak muncul
berart i makro masih belum akt if (masih di
blokir)
• Bila t ombol yang ada t idak bisa diklik, beart i
makro masih belum akt if (masih di blokir)
M enu DEFINISI
• Unt uk menset -up data umum sekolah
• Unt uk memilih kegiatan yang dilaksanakan di
sekolah sesuai RKAS.
DATA UM UM
Dat a umum yang diisi
adalah informasi nama
sekolah dan nama yang
t andat angan di laporan
BOS
PROGRAM SEKOLAH
•
•
•
Pada aplikasi sudah ada daftar kegiatan sekolah yang terkait dengan
program dan sub program sekolah.
Unt uk mencari kegiatan bisa dengan dua cara, yait u,
M encari dengan fasilitas ‘Find’ pada excel dengan ikon berbent uk
teropong.
M encari dari seleksi Program, kemudian pilih Sub Program dan baru
dicari kegiatannya
Bila nama kegiatan cocok dengan RKAS/ RKT sekolah, maka pada kolom
sebelah kanan di pilih ‘Ya’
Program
Sub Program
Kegiatan
Pilih ‘ Ya’ bila ada
dalam RKAS/ RKT
M ENCARI DENGAN KATA KUNCI
Klik icon t eropong,
kemudian pada drop
down menu klik pada
‘Find’
Kemudian akan muncul
form ‘Find and Replace’,
ket ikan kat a kunci,
kemudian klik pada
‘Find Next ’
KATA KUNCI DITEM UKAN
Salah sat u kegiatan yang
mengandung kata kunci
yang ditemukan
Bila yang ditemukan
masih belum cocok, klik
lagi pada ‘Find Next ’,
unt uk mencari yang lain
M ENAM BAH KEGIATAN
• Bila kegiat an belum ada pada daft ar kegiat an, maka
bisa menambahkan kegiat an t ersebut .
• Set iap kegiat an yang baru harus t ahu masuk dalam
subprogram apa dan program apa.
• Set elah menambah kegiat an, lalu pet akan komponen
BOS mana yang bisa membiayai kegiat an ini, pilih “ Ya”
pada kolom komponen BOS yang bisa membiayai dan
lainnya pilih “ Tidak”.
• Pilih ‘Ya’ pada kolom di sebelah kanan kegiat an
• Unt uk menget ahui penjelasan komponen, arah kursor
pada judul kolom set iap komponen.
CARA M ENAM BAH KEGIATAN
Arahkan kursor ke sudut kanan bawah dari t abel. Arahkan
kursor pada pojok kanan bawah t abel, sehingga kursor
berubah menjadi t anda panah diagonal
Drag kursor t ersebut ke bawah sesuai dengan jumlah baris
yang akan dit ambahkan
Geser
kearah
bawah
CARA M ENAM BAH KEGIATAN
•
•
•
•
•
Hasilnya sepert i diatas.
Selanjut nya yang harus dilakukan adalah menget ikan
kegiatan yang belum ada pada kolom N
Kemudian pilih masuk ke sub program pada pada
kolom M
Pilih masuk dalam komponen ke berapa dalam dana
BOS, dipilih pada kolom P sampai AB
Pilih ‘Ya’ pada kolom O
CARA M ENAM BAH KEGIATAN
Ket ikan kegiatan baru pada
sel yang sudah tersedia
Pilih sub program dari drop
down list (combo box)
Pilih ‘Ya’ di kolom ini
Sesuaikan termasuk dalam
komponen mana unt uk
sumber dana BOS, pilih ya
atau t idak. Dari komponen 1
sampai komponen 13
DATA FILE
GENERATE
• Generate : Berfungsi unt uk membuat file dat a baru
unt uk pencat at an t ransaksi keuangan
Klik ‘Generat e’ -> Pilih folder -> beri nama file dat a -> Save
• Semua dat a t ransaksi disimpan pada file dat a, yang
t erpisah dari file ut ama (Aplikasi), usahkan keduanya
dalam sat u folder
• Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun
angaran dan disimpan pada folder yang berbeda
PILIH DIREKTORI DAN NAM A FILE DATA
Setalah klik ‘Generate’ pada menu ‘DATA FILE’, maka akan muncul tampilan
sepert i gamba dibawah ini yang menampil nama file data yang default pada
folder default dari excel.
Pillih lokasi folder yang diinginkan dan bila perlu merubah nama file
Nama file dan folder tempat penyimpanan file data ini harus diingat
TAM PILAN FILE DATA
Setelah file data terbent uk, maka akan muncul tampilan sepert i gambar ini,
yang menginformasikan file data sudah terbent uk, selanjut nya Klik ‘OK’.
Pengisian data dilakukan pada file ini
UPDATE
• Update: Berfungsi unt uk mengupdat e data
umum dan kegiatan sekolah, bila t erjadi
perubahan pada data umum dan kegiatan
sekolah, perubahan data umum sepert i
penggant ian kepala sekolah, bendahara, atau
komit e sekolah
Klik ‘Updat e, -> Pilih file -> Save
• Data file selalu dibuat baru untuk setiap
tahun angaran dan disimpan pada folder
yang berbeda
PILIH NAM A FILE DATA
FILE YANG AKAN DI UPDATE HARUS DITUTUP TERLEBIH DAHULU
SETELAH KLIK UPDATE, AKAN M UNCUL TAM PILAN INI
YANG M EM INTA NAM A FILE YANG AKAN DI UPDATE
JANGAN SALAH M EM ILIH
FILE YANG AKAN
DIUPDATE, FILE YANG
DIPILIH ADALAH YANG DI
GENERATE OLEH
APLIKASI INI
PESAN SETELAH UPDATE
SETELAH PROSES UPDATE
SELESAI, M AKA AKAN M UNCUL
TAM PILAN SEPERTI INI.
SELANJUTNYA KLIK ‘OK’
UNTUK M ELANJUTKAN
PENGISIAN DATA, BUKA FILE
DATA YANG BARU DI-UPDATE,
KEM UDIAN LAKUKAN
PENGISIAN SEPERTI BIASA.
DATA YANG DIISIKAN
SEBELUM NYA TIDAK HILANG,
KECUALI BELUM DI SAVE
DATA TRANSAKSI
Satu file Aplikasi dan file data transaksi hanya untuk
transaksi satu tahun anggaran saja!
Data t ransaksi terdiri dari:
• Rencana: (pada sheet s yang berwarna biru)
– Rencana penerimaan
– Rencana pengeluaran, sesuai dengan RKAS
• Realisasi: (pada sheet s yang berwarna merah)
– Realisasi penerimaan
– Realisasi peng
Jangan lupa untuk memasukan transaksi pajak pada
realisasi penerimaan dan pengeluaran
Jangan lupa saving file data setiap saat dan di akhir
pencatatan transaksi
Jangan lupa melakukan back up data secara periodik
TAHUN ANGGARAN
• Set iap t ahun anggaran meliput i 2 t ahun ajaran.
Cont oh unt uk t ahun anggaran 2013
• Triw ulan Jan-M ar t ahun anggaran 2013 -> Triw ulan
yang sama t api unt uk t ahun ajaran 2012/ 2013
• Triw ulan M ei-Jun t ahun anggaran 2013 -> Triw ulan yang
sama t api unt uk t ahun ajaran 2012/ 2013
• Triw ulan Jul-Sep t ahun anggaran 2013 -> Triw ulan yang
sama t api unt uk t ahun ajaran 2013/ 2014
• Triw ulan Okt -Nov t ahun anggaran 2013 -> Triw ulan
yang sama t api unt uk t ahun ajaran 2013/ 2014
Tahun Anggaran 2013
Jan
Feb
M ar Apr
M ei
Jun
Jul
Tahun Ajaran 2012/ 2013
Jan
Feb
M ar Apr
M ei
Ags
Sep
Okt
Nov
Des
Tahun Ajaran 2013/ 2014
Jun
Jul
Ags
Sep
Okt
Nov
Des
PENGISIAN RENCANA PENERIM AAN
Rencana penerimaan
dicatat pada sheet
“ rencana-terima”
Transaksi rencana terima terdiri dari:
• Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada
• Sumber dana
• Besaran uang yang rencana diterima ,
dit ulis pada kolom t riwulan kapan dana
direncanakan akan t urun
( Tahun pelajaran dan sumber dana t idak
perlu diket ik, silahkan memilih langsung dari
daftar yang ada, klik tanda panah yang ada
disebelah kanan sel)
PENGISIAN RENCANA PENGELUARAN
Rencana penerimaan
dicatat pada sheet
“ rencana-terima”
Transaksi rencana terima terdiri dari:
• Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada
• Sumber dana
• Subprogram perunt ukan dana
• Komponen dana BOS Pusat
• Besaran uang yang rencana pengeluaran ,
dit ulis pada kolom t riwulan kapan dana
direncanakan akan dikeluarkan
( Kecuali angka dan keterangan, yang lain
t inggal pilih dari list yang ada)
REALISASI PENERIM AAN
Realisai penerimaan
dicatat pada sheet
“ realisai-terima”
Transaksi penerimaan terima terdiri dari:
• ID, terisi otomat is
• Tanggal t ransaksi dengan format :
t gl/ bln/ t hn
• Transakasi pada buku kas atau rekening
bang
• No bukt i t ransakai
• Uraian t ransaksi
• Sumber dana
• Bila pemotongan pajak, pilih jenis pajak.
• Jumlah realisasi penerimaan
• Keterangan
REALISASI PENGELUARAN
Realisai pengeluaran
dicatat pada sheet
“ realisai-keluar ”
Transaksi penerimaan terima terdiri dari:
• ID, terisi otomat is
• Tanggal t ransaksi dengan format :
t gl/ bln/ t hn
• Transakasi pada buku kas atau rekening
bang
• No bukt i t ransaksi
• Uraian t ransaksi
• Sumber dana
• Sub program perunt ukan
• Komponen BOS
• Jumlah realisasi penerimaan
• Keterangan
Contoh Pengisian Realisasi
Data keuangan sebagai berikut :
• Saldo tahun lalu di Bank Rp. 500.000,• Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,• Terima Dana BOS Pusat pada t riw ulan I melalui t ransfer Bank
tanggal 15 Januari 2013 Rp.33.000.000,-
• Terima dana BOSDA Kabupaten pada t riw ulan I melalui t ransfer
Bank tanggal 14 Februari 2013 Rp 3.000.000,-
• Pengambilan uang BOS pusat unt uk Bulan Januari 2013 pada
tanggal 16 Januari 2013 sebesar Rp 11.000.000,-
• Pembayaran Honor Tenaga Eskul PM R bulan Januari 2013 t gl 17
Januari 2013 Rp 200.000,-
• Pemotongan PPh 21 Rp 20.000,• Pembayaran rekening list rik tanggal 17 Januari 2013 Rp 135.650,• Setor pajak Rp 20.000,- pada tanggal 31 Januari 2013
Pencatatan Realisasi Penerimaan
• Saldo tahun lalu di Bank, dicatat sebagai saldo pada tanggal
31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di
Bank dengan sumber dana BOS Pusat
• Saldo tahun lalu di Kas, dicatat sebagai saldo pada tanggal
31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di
Kas. dengan sumber dana BOS Pusat
• Dana BOS Pusat yang dit ransfer dari Provinsi dicatat sebagai
realisasi penerimaan dengan sumber dana BOS Pusat dan
t ransaksi berada di Bank.
• Tanggal terima sesuai dengan tanggal masuk uang tersebut
di Bank
Pengisian Realisasi Terima: Saldo dan Terima
t ransfer di Bank
Pencatatan Saldo tahun anggaran lalu
Pencatatan Penerimaan BOS Pusat Tw 1
PENGAM BILAN UANG DARI BANK
Ambil Uang BOS Pusat
dari Bank
Uang M asuk Kas
Sebagai Realiasai Keluar
Sebagai Realiasai Terima
Tanggal pengambilan
Tanggal pengisian
Transaksi di Bank
Transaksi di Kas
Uraian Transaksi
Uraian Transaksi
Sumber Dana: BOS
Pusat
Sumber Dana: BOS
Pusat
Jumlah
Jumlah
Pencatatan Pengambilan dari Bank dan Pengisian Kas
Pengambilan sebagai realisasi pengeluaran dari Bank
Juga sebagai realisasi terima pada Buku Kas
Realsasi Keluar
• Semua pengeluaran dari Kas, dicatat sebagai
t ransaksi di kas.
• Set iap t ransaksi keluar dari kas harus dit ulis:
Tanggal t ransaksi, jenis t ransaksi di Kas, kode
bukt i, uraian t ransaksi, sumber dana, nama
kegiatan sekolah, komponen BOS yang
membiayai, dan jumlahnya
Pemotongan Pajak
• Set iap pengeluaran yang dipot ong pajak, maka
pot ongan pajak dicatat pada realisasi masuk.
• Nilai yang t ert ulis pada pengeluaran adalah nilai
t otal plus pajak
• Pencatatan pajak yang dipot ong sebagi realisasi
masuk dengan sumber dana pajak dan sebut kan
jenis pajaknya apakah it u PPN, PPh21, PPh22,
atau PPh23
• Ket ika melakukan set oran pajak, maka dicatat
pada realiasi keluar, t etapi dengan sumber dana
pajak
Realisasi Keluar dari Kas
• Semua t ransaksi pengeluaran dari kas harus dicatat
pada t ransaksi realisasi keluar pada buku kas
Transaksi Yang M enimbulkan Pajak
• Set iap t ransaksi yang menimbulkan pajak, pajak yang
dipotong dan sebagai realisasi masuk tetapi sumber
dana adalah Pajak dan jenis pajak harus dipilih
Setoran Pajak
• Pajak yang disetorkan ke kantor pajak merupakan
pengeluaran dari Kas dengan sumber dana ‘Pajak’
Transaksi Lengkap
Pencatatan transaksi realisai terima
Pencatatan transaksi realisai keluar
LAPORAN KEUANGAN
• Laporan keuangan BOS yang
bisa dibuat sesuai dengan
Pet unjuk Teknis pada
Permendikbud nomor 76
tahun 2012
• Laporan akan otomat is dibuat
setelah tahapan dikerjakan
• Laporan Keuangan yang bisa
dibuat adalah: BOS-K1, K2,
K3, K4, K5, K6, K7 dan K7a
Tahapan Pembuatan Laporan Keuangan
Past ikan Jenis laporan
sesuai yang diinginkan
Bila kotak ini berwarna
gelap, t idak perlu dipilih
Pilih periode laporan,
bila kotak berwarna
gelap t idak perlu dipillih
Pilih file data t ransaksi.
Klik tombol “ Browse” ->
Pilih file data ->
Klik ‘Open’
Terakhir Klik pada tombol
‘ cetak laporan’
CETAK LAPORAN
• Set elah klik ‘cetak laporan’ maka laporan akan
dibuat dalam bent uk file excel, dengan format
sesuai dengan pet unjuk t eknis.
• File laporan bisa disimpan dalam hard disk
dengan memberi nama t erlebih dahulu ( pilih
Save as)
• Pencetakan laporan sepert i mencetak file
excel biasa.
TERIM A KASIH
SECURITY SETTING PADA EXCEL
Pada Opt ion -> Trust
Center -> M acro
Sett ings
Past ingkan pilihan
M acro Sett ing pada
bullet no dua dari atas
SETTING REGIONAL
Klik t ombol bersamaan Window (
Akan muncul :
)+ R (
)
Ket ikan pada kolom yang t ersedia:
Int l.cpl kemudian klik OK
SETTING REGIONAL (2)
Pada kolom Format pilih:
Indonesian (Indonesia)
Jika pilihan sudah
Indonesia, maka regional
sett ing di komputer
sudah berlaku Indonesia
Kemudian Klik OK