Re-Desain Struktur Organisasi dan Job Analisis PT Citra International Underwriters (CIU Insurance) Repository - UNAIR REPOSITORY

  

i

Re-Desain Struktur Organisasi dan Job Analisis

PT Citra International Underwriters

  

(CIU Insurance)

TESIS

  

Untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai

Derajat Magister Manajemen

Oleh

Tantyo Prayoga

  

041224353047

Program Magister Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Airlangga

2016

  Re-Desain Struktur Organisasi dan Job Analisis PT Citra International Underwriters (CIU Insurance)

  Diajukan oleh Tantyo Prayoga

  041224353047 Telah disetujui oleh

  Pembimbing Utama,

  

Dra. Ec. Nuri Herachwati, MSi., MSc. Tanggal:

  Mengetahui, Ketua Program Studi Magister Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Airlangga Dr. Gancar Candra Premananto, SE., MSi.

  Tanggal:

  NIP. 197407221999031001

HALAMAN PERSETUJUAN

  Yang bertanda tangan di bawah ini, menyatakan bahwa: Nama : Tantyo Prayoga NIM : 041224353047 Telah melakukan perbaikan terhadap Tesis yang berjudul Re-Desain Struktur Organisasi dan Job Analisis PT Citra International Underwriters (CIU Insurance).

  Sebagaimana disarankan oleh tim penguji pada tanggal 11 Februari 2016.

  Tim Penguji Ketua, Sekretaris, Dr. Praptini Yulianti, MSi. Dra. Ec Nuri Herachwati, MSi., MSc.

  Anggota, Prof. Dr. Anis Eliyana, MSi. Dr. Ahmad Rizki Sridadi, SH., MM., MH.

  

PERNYATAAN

  Saya, (Tantyo Prayoga, 041224353047), menyatakan bahwa: 1.

  Tesis saya ini adalah asli dan benar-benar hasil karya saya sendiri, dan bukan hasil karya orang lain dengan mengatas namakan saya, serta bukan merupakan hasil peniruan atau penjiplakan (plagiarism) dari karya orang lain. Tesis ini belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar akademik baik di Universitas Airlangga, maupun di perguruan tinggi lainnya.

  2. Dalam Tesis ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar kepustakaan.

  3. Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya, dan apabila dikemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidak benaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karya tulis Tesis ini, serta sanksi- sanksi lainnya sesuai dengan norma dan peraturan yang berlaku di Universitas Airlangga.

  Surabaya, 13 Februari 2016 Yang Membuat Pernyataan, (Tantyo Prayoga) NIM. 041224353047

  

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

  Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, karena hanya dengan izin dan kehendak- Nya penulis dapat menyelesaikan tesis yang berjudul

  “Re-Desain Struktur Organisasi dan Job Analisis PT Citra International Underwriters (CIU Insurance)

  ”. Shalawat dan salam semoga selalu tercurah kepada junjungan kita

  nabi besar Muhammad Rasulullah SAW, yang telah mengajarkan kebenaran dan tatanan kehidupan yang rahmatan lil‟alamin. Serta keluarga, sahabat dan para pengikutnya.

  Tesis ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar Magister Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Airlangga Surabaya. Selesainya penulisan tesis ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang telah membantu penulis pada masa proses penulisan. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1.

  Bapak Dr. Gancar Candra Premananto, SE., MSi. selaku Koordinator program studi MM UNAIR.

2. Bapak Sri Gunawan, DBA. yang memberikan pengarahan sejak penulisan TOR sebagai langkah awal penulisan tesis ini hingga selesai.

  3. Ibu Dra. Nuri Herachwati, Msi., Msc, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaga serta berkenan untuk membantu membimbing dengan waktu yang serba terbatas dikarenakan studi yang sedang beliau tempuh di S3, penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas dukungan Ibu.

  4. Semua dosen pengajar di Program Magister Manajemen beserta staf administrasi dan staf akademik yang telah banyak membantu pelaksanaan penulisan tesis ini.

  5. Semua manajemen PT Citra International Underwriters yang bersedia meluangkan waktu untuk membantu memberikan data guna membantu penulisan tesis ini.

  6. Bapak Luki Wahjoe selaku owner dan Bapak Krishna Adhyantara selaku Direktur dari PT Citra International Underwriters yang senantiasa mengingatkan penulis untuk segera menyelesaikan tesis guna pengembangan perusahaan.

  7. Seluruh karyawan PT Citra International Underwriters Cabang Surabaya yang selalu mensupport penulis agar dapat segera menyelesaikan tesis ini.

  8. Kedua orang tua dan mertua penulis yang tidak henti-hentinya memberikan semangat dan doa sehingga penulisan tesis ini menjadi lancar dan selesai.

  9. Chaca, Istri tercinta yang saat ini sedang mengandung anak penulis, terima kasih banyak atas support, dukungan, dan juga doa yang tidak pernah putus sehingga penulis dapat segera menyelesaikan tesis ini.

  10. Kakak ipar dan kakak kandung penulis yang juga senantiasa mendorong dalam hal pengerjaan tesis ini sehingga dapat selesai.

  11. Teman-teman angkatan 40 Akhir Pekan yang selalu memberikan semangat dan motivasi kepada penulis, baik selama penulisan tesis ini maupun selama menempuh pendidikan di Magister Manajemen.

  12. Sahabat-sahabat terbaikku Begajul Team yang sudah menjadi keluarga penulis di UNAIR ini, terima kasih untuk semangat dan doa kalian yang menguatkan semangat dan kesabaranku. Penulis menyadari bahwa dalam tesis ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu saran dan pengembangan terhadap tesis ini sangat penulis harapkan. Akhir kata, penulis bersyukur dengan apa yang sudah diperoleh hari ini dan berharap tesis ini akan berguna serta bermanfaat bagi sebanyak-banyaknya orang.

  Surabaya, 13 Februari 2016 Penulis

  

DAFTAR ISI

  Halaman judul ............................................................................................................. i Halaman Persetujuan Tesis ....................................................................................... ii Halaman Persetujuan Tesis ....................................................................................... iii Pernyataan ................................................................................................................. iv Kata Pengantar ........................................................................................................... v Daftar Isi................................................................................................................... vii Daftar Tabel .............................................................................................................. ix Daftar Gambar ........................................................................................................... x Abstraksi ................................................................................................................... xi Abstract .................................................................................................................... xii

  Bab I. Pendahuluan

  1.1 Latar Belakang Masalah ..................................................................... 1

  1.2 Perumusan Masalah ........................................................................... 6

  1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................... 6

  1.4 Manfaat Penelitian ............................................................................. 7

  1.5 Sistematika Penulisan ........................................................................ 7

  Bab II. Tinjauan Pustaka

  2.1 Tinjauan Teoritis ................................................................................ 9

  2.1.1 Struktur Organisasi ................................................................... 9

  2.1.2 Dimensi Struktur Organisasi ................................................... 22

  2.1.3.Kompleksitas ........................................................................... 23

  2.1.4.Formalisasi .............................................................................. 26

  2.1.5.Sentralisasi .............................................................................. 30

  2.1.6.Analisa Jabatan........................................................................ 32

  2.1.7.Deskripsi Pekerjaan ................................................................. 35

  2.1.8.Spesifikasi Pekerjaan .............................................................. 36

  2.1.9.Kerangka Pemikiran ................................................................ 36

  2.2 Penelitian Terdahulu ........................................................................ 39

  Bab III. Metode Penelitian

  3.1 Pendekatan Penelitian ...................................................................... 40

  3.2 Desain Penelitian .............................................................................. 41

  3.2.1.Pertanyaan Penelitian .............................................................. 41

  3.2.2.Unit Analisis ........................................................................... 41

  3.2.3.Kriteria Interpretasi Hasil Penemuan ...................................... 42

  3.3 Jenis dan Sumber Data ..................................................................... 42

  3.4 Prosedur Pengumpulan Data ............................................................ 43

  3.5 Teknik Analisis ................................................................................ 44

  Bab IV. Gambaran Umum Obyek Penelitian

  4.1 Profil Perusahaan ............................................................................. 47

  4.2 Visi dan Misi Perusahaan ................................................................. 49

  4.3 Aktifitas Bisnis Perusahaan.............................................................. 49

  4.4 Struktur Organisasi PT CIU ............................................................. 51

  Bab V. Analisis dan Pembahasan

  5.1 Desain Struktur Organisasi yang Baru ............................................. 52

  5.1.1 Evaluasi Rencana Tujuan Organisasi .................................... 52

  5.1.1.1 Analisa Visi Perusahaan .................................................. 54

  5.1.1.2 Analisa Misi Perusahaan ................................................. 54

  5.1.1.3 Analisa Goal, Objective dan Strategi Perusahaan ........... 55

  5.1.2 Penyusunan Struktur Organisasi sesuai Tujuan Organisasi .. 56

  5.2 Analisa Jabatan yang sesuai dengan tujuan Organisasi ................... 64

  5.2.1 Hasil Analisa Jabatan PT CIU................................................. 66

  Bab VI. Kesimpulan dan Saran

  6.1 Kesimpulan ...................................................................................... 80

  6.2 Saran ................................................................................................. 81

  6.3 Keterbatasan Penelitian .................................................................... 82 Daftar Kepustakaan ...................................................................................................... Lampiran ......................................................................................................................

  DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Derajat Formalisasi .......................................................................... 17Tabel 3.1. Prosedur Pengumpulan Data dan Hasil yang Diharapkan ............... 46Tabel 5.1. Hasil Wawancara Direktur ............................................................... 53Tabel 5.2. Dokumen internal perusahaan penurunan tujuan organisasi kedalam Desain Struktur Organisasi ................................................ 57Tabel 5.3. Hasil Wawancara penurunan tujuan organisasi kedalam Desain

  Struktur Organisasi .......................................................................... 59

Tabel 5.4. Pedoman Wawancara Analisa Jabatan ............................................. 65

  

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Struktur Organisasi PT CIU ............................................................... 5Gambar 2.1. Lingkup Kendali versi Robbins ....................................................... 15Gambar 2.2. Level Struktur Organisasi versi Mullins .......................................... 18Gambar 2.3. Diagram Alur Penelitian .................................................................. 38Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT CIU ............................................................. 51Gambar 5.1. Struktur Organisasi PT CIU yang baru ............................................ 62

  

ABSTRAKSI

  Permasalahan yang terjadi di dalam PT Citra International Underwriters adanya tumpang tindih beban pekerjaan. Namun dalam hal ini visi dan misi yang ada dalam perusahaan tidak mengalami perubahan sehingga strategi yang ada juga tidak mengalami perubahan. Penyebab tumpang tindihnya pekerjaan yang ada di perusahaan yaitu semua divisi melakukan pekerjaan tambahan yang berhubungan dengan operasional. Sehingga hal ini berdampak terhadap adanya penambahan beban kerja dari job desc yang sesuai dengan kompetensi dari masing-masing individu.

  Penelitian ini bertujuan untuk merancang ulang desain struktur organisasi di level manajerial serta melakukan job analysis pada level manajerial PT Citra International Underwriters. Pendekatan penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif berdasarkan case study. Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini ada 3 tahapan yaitu mengorganisasikan data, pengelompokan berdasarkan kategori, tema dan pola jawaban, serta menguji asumsi atau permasalahan yang ada terhadap data.

  Kesimpulan dari penelitian ini dirangkum dari hasil dan analisa pembahasan dari bab sebelumnya. Hasil dari penelitian berupa perumusan visi, misi, tujuan, dan strategi untuk PT Citra International Underwriters (CIU Insurance). Kemudian dari perumusan tersebut diturunkan menjadi desain struktur organisasi yang baru disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Hasil dari penelitian berikutnya adalah Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan dari seluruh yang ada pada PT Citra International Underwriters. Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan ini telah mampu memberikan kontribusi terhadap pencapaian visi, misi, tujuan, dan strategi organisasi.

  Kata Kunci: Struktur Organisasi, Analisa Jabatan.

  

ABSTRACT

  The problem in PT Citra International Underwriters closely related with an overlapping workload. But in this case vision and mission of is in company has not changed so that strategy there are also has not changed. Cause overlap its work there in companies are all divisions do additional employment that deals with operational. So that it will impact of the workload of job desc appropriate with competence of each individual.

  This study aims to to redesign design the structure of the organization at the level of managerial and do job analysis at the level of managerial PT Citra International Underwriters. Approach research will be used in this research was a qualitative approach based on case study. Technique the analysis used in this research there are three stage that is organizes data, grouping based on the categories, the theme and response patterns, and test assuming or the existing problems of data.

  Conclusions from the study been concluded from the and analysis of discussion of chapter before. The result of research of the formulation of vision, mission, the purpose, and strategies to PT Citra International Underwriters (CIU Insurance). Then from the formulation of the has been demoted to design the structure of the organization new adjusted to the needs of company .The result of the future research is the job description and job spec of all that is in PT Citra International Underwriters. The job description and specification this job has been able to provide contributed to the vision, mission, the purpose, and strategies organization.

  Key Words: Organization Structure, Job Analysis

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Keberhasilan sebuah organisasi ataupun perusahaan dalam mencapai visi dan misi sangat tergantung dari kualitas Sumber Daya Manusia yang dimiliki. Kualitas Sumber Daya Manusia tersebut dapat ditunjukkan oleh kompetensi,

  skills , dan kemampuan karyawan dalam menciptakan kualitas kerja yang professional dalam membangun sebuah teamwork dalam organisasi.

  Pada saat organisasi masih relatif kecil dan aktifitas-aktifitasnya relatif masih sederhana, manajemen organisasi serta struktur organisasi juga tampak sederhana. Organisasi semakin besar dan kompleks, manajemen organisasi serta struktur organisasi menjadi tidak sesederhana seperti kondisi sebelumnya. Satu hal yang harus selalu dijaga adalah organisasi harus tetap tampak sederhana sehingga semua aktivitas berjalan teratur dan tidak tumpang tindih, arus informasi dan komunikasi berjalan lancar, dan semua sumber daya bisa dimanfaatkan secara optimal. Faktor tersebut menunjukkan betapa pentingnya struktur dalam organisasi.

  Secara umum struktur organisasi biasanya direfleksikan ke dalam

  organization chart yang secara visual digambarkan dalam bentuk kotak dan

  garis. Daft (2001) misalnya mengatakan bahwa “organization chart merupakan representasi yang kasat mata yang menggambarkan semua kegiatan dan proses aktivitas yang terjadi di dalam sebuah organisasi.” Secara

  

1 taksonomis organization chart menurut Daft (2001) menggambarkan 3 hal pokok: (1) tingkat spesialisasi atau kompleksitas organisasi, (2) tingkat formalisasi organisasi dan (3) tingkat sentralisasi/desentralisasi organisasi. Karena struktur organisasi merupakan sebuah keharusan, maka bagaimana struktur organisasi harus didesain sedemikian rupa agar tujuan didirikannya organisasi yaitu efisiensi, efektivitas dan meningkatnya nilai perusahaan bisa tercapai.

  Struktur organisasi menurut Robbin (2003) merupakan rantai perintah yang digambarkan secara grafis dengan menggunakan bagan organisasi.

  Sedangkan menurut Daft (2010) struktur organisasi adalah struktur organisasi formal, yang mencakup desain sistem untuk menjamin efektivitas komunikasi, koordinasi dan integrasi (kontrol) yang berasal dari hubungan antar departemen. Proses rasionalisasi dan spesialisasi yang bermula dari masa revolusi industri telah mendorong terciptanya struktur organisasi hierarkis, mekanistik, otokratik, konfrontatif yang terlanjur menjadi tinggi dan gemuk (Idrus, 2008 dalam Widjaja, 2012).

  Stuktur organisasi yang dianut sebuah organisasi atau perusahaan akan sangat menentukan keberhasilan manajernya dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Manajer pada organisasi atau perusahaan merupakan orang-orang yang menentukan keberhasilan pencapaian tujuan perusahaan, baik itu manajer puncak (top level manager), manajer menengah (middle level

  manager) , maupun manajer level bawah ( low level manager), semuanya merupakan orang-orang yang bekerja dan berfikir untuk kemajuan perusahaan.

  Dalam proses kegiatan perusahaan manajer mempunyai peranan dalam meningkatkan koordinasi kerja yang efektif, tugas dan tanggung jawab, baik kepada sesama manajer dengan level jabatan yang sama maupun manajer yang menjabat jabatan dibawahnya dalam hirarki stuktur organisasi dan mempunyai peranan untuk mempengaruhi bawahan supaya bersedia bekerja dalam satu tim yang kompak, tugas dan tanggung jawab dengan ikhlas untuk mencapai tujuan yang direncanakan bersama.

  Proses manajerial harus benar-benar mempunyai arah dan tujuan, agar dapat diterapkan dalan suatu perusahaan. Cara manusia atau bawahan dalam organisasi tidak begitu saja tanpa batasan, perilakunya itu dibatasi oleh struktur organisasi yang mengatur hubungan formal diantara manusia yang bergerak di dalam organisasi itu baik secara individu maupun kelompok. Didalam organisasi dikenal jabatan-jabatan serta tugas yang berbeda-beda, sehingga di dalam struktur tersebut diatur suatu hubungan dasar antara mereka yang berwenang membuat keputusan dengan mereka yang berkewajiban melaksanakan keputusan tersebut. Banyaknya orang-orang dalam struktur organisasi perusahaan mengharuskan perusahaan menentukan garis tertentu yang merupakan batas pelaksanaan koordinasi kerja dalam perusahaan. Untuk itu organisasi yang ada akan menentukan keberhasilan perusahaan tersebut dalam mencapai tujuannya.

  Dalam menghadapi gejolak perubahan yang tidak dapat diprediksi, struktur organisasi tradisional yang demikian menjadi terlalu kaku dan tidak mudah beradapatasi dengan perubahan (Idrus, 2008). Fenomena menurunnya produktivitas dan kinerja karyawan dapat terlihat dari struktur birokrasi yang bertingkat-tingkat dan melalui banyak orang, panjang dan berbelit-belit (lama dan panjang) sehingga mengakibatkan tugas pokok dan fungsi yang tidak jelas (Adityawarman, 2010 dalam Widjaja, 2012). Dengan begitu adanya perubahan tidak hanya mengembangkan kapabilitas organisasional, namun penting bagi organisasi untuk memikirkan kembali peran baru sumber daya manusia karena sumber daya manusia inilah yang menjadi eksekutor dalam menghadapi perubahan.

  Menjadi perusahaan yang berkembang membuat PT Citra International Underwriters harus membenahi diri, dan pembenahan yang sudah dilakukan pada sisi internal perusahaan. Pembenahan tersebut bertujuan agar perusahaaan tetap berjalan dan bersaing di bisnis asuransi. Pembenahan pada sisi internal perusahaan dilakukan yaitu dengan penyusunan kembali struktur organisasi kemudian melakukan job analysis pada masing - masing divisi. Hal ini dilakukan untuk mempermudah masing

• – masing divisi dalam menjalankan tugas sehingga tidak tumpang tindih dengan divisi lain dalam hal beban dan tanggung jawab kerja. Tumpang tindih yang dimaksud dalam penelitian ini adalah seorang karyawan di divisi marketing mengerjakan pekerjaan di divisinya dan juga tambahan beban kerja dari divisi keuangan dan juga masalah operasional. Pembenahan pada sisi internal dalam hal ini struktur organisasi perusahaan dirasakan masih belum berjalan dengan baik hal ini disebabkan adanya keluhan dari beberapa divisi yang mengerjakan pekerjaan yang tidak sesuai dengan job analysis yang sudah ada, dengan kata lain

ditemukan tumpang tindih beban dan tanggung jawab pada salah satu divisi dalam struktur organisasi perusahaan. Seiring berjalannya waktu saat ini juga telah berkembang beberapa aplikasi di internal yang dapat mengintegrasikan antar divisi dan juga pengembangan lainnya.

  Dewan Komisaris Direktur Utama Dir Mkt & Services Dir Commercial Business Dir Keuangan Dir Compl, Acc & Tax Dir Bid Dir Bid Dir Bid Mkt Dir Bid Dir Bid

  Financial Mkt GHS I Tech Admin Aviation, Rel Prod & Retail Teknik Mgt Dpy Dir Bid Dpy Dir Bid Dpy Dir Mkt Dpy Dir Bid Mkt GHS II Services Corp Retail Teknik

  Team Leader Team Leader IT System Claim Analyst Product Dev UW GHS Risk Transfer Reins Mkt Retail Mgr Admin Teknik Mgr SBU Mgr I SBU Mgr II Invest Mgr HR & GA Mgr Acc Mgr

  IT Mgr

Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT CIU

  Sumber : PT CIU Insurance

  Permasalahan yang terjadi di dalam PT Citra International Underwriters adanya tumpang tindih beban pekerjaan. Namun dalam hal ini visi dan misi yang ada dalam perusahaan tidak mengalami perubahan sehingga strategi yang ada juga tidak mengalami perubahan. Penyebab tumpang tindihnya pekerjaan yang ada di perusahaan yaitu semua divisi melakukan pekerjaan tambahan yang berhubungan dengan operasional dan keuangan. Sehingga hal ini berdampak terhadap adanya penambahan beban kerja dari job desc yang sesuai dengan kompetensi dari masing-masing individu.

  Berdasarkan pokok permasalahan tersebut, penulis akhirnya mencoba untuk menganalisa pekerjaan dari level jabatan di tingkat manajerial hingga staff karena perusahaan semakin berkembang dan membutuhkan perubahan dalam hal staffing dan job desc yang dikerjakan agar dapat bersaing dengan perusahaan serupa. Untuk itu peneliti tertarik untuk menganalisa desain struktur organisasi yang ada pada PT Citra International Underwriter dengan mengambil judul penelitian „Re-Design Struktur Organisasi dan Job Analysis

  pada PT Citra International Underwriters Insurance ’.

1.2. Perumusan Masalah

  Berdasarkan latar belakang dan indentifikasi permasalahan diatas, maka rumusan masalah penelitian adalah

  1. Bagaimana re-desain struktur organisasi PT Citra International Underwriters?

  2. Bagaimana job analysis untuk level manajerial pada PT Citra International Underwriters? 1.3.

   Tujuan Penelitian

  Dari perumusan masalah yang diuraikan diatas maka tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :

  1. Untuk mendesain ulang struktur organisasi di level manajerial PT Citra International Underwriters.

  2. Melakukan job analysis pada level manajerial PT Citra International Underwriters .

  1.4. Manfaat Penelitian

  Berdasarkan rumusan masalah dan tujuan penelitian di atas, maka yang diharapkan dari penelitian ini adalah dapat memberikan solusi dalam bentuk saran dan rekomendasi bagi pihak manajemen PT Citra International Underwriters untuk melakukan re-desain struktur organisasi dan melakukan job analysis sehingga dapat terwujud efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam mencapai visi misi organisasi.

  1.5. Sistematika Penulisan

  Sistematika pembahasan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1.

BAB I. Pendahuluan Bab ini menjelaskan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penelitian.

  2. BAB II. Tinjauan Pustaka

  Bab ini akan menjelaskan berbagai landasan teori yang digunakan sebagai dasar dalam penyusunan penelitian ini yaitu mengenai desain sistem struktur organisasi yang diambil dari Daft(2001) dan Robbins (2003), juga mencakup uraian penelitian sebelumnya, konsep-konsep dasar, pertanyaan penelitian dan kerangka berpikir.

  3. BAB III. Metode Penelitian

  Bab ini berisi tentang uraian singkat tentang pendekatan penelitian yang digunakan, desain penelitian, jenis dan sumber data, prosedur pengumpulan data, dan teknik analisis data.

  4. BAB IV. Gambaran Umum Obyek Penelitian

  Bab ini berisi tentang gambaran umum obyek penelitian yang meliputi profil perusahaan, aktifitas bisnis, dan struktur organisasi lama.

  5. BAB V. Analisa dan Pembahasan Hasil Penelitian

  Bab ini berisi hasil analisa dan intepretasi seluruh data yang didapat dalam penelitian dan hasil redesain struktur organisasi PT Citra Internasional Underwriters.

  6. BAB VI. Kesimpulan dan Saran

  Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil pembahasan dan saran-saran yang bermanfaat untuk manajemen PT. Citra Internasional Underwriters dan juga untuk penelitian-penelitian berikutnya.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Teoritis 2.1.1. Struktur Organisasi Pada dasarnya organisasi merupakan alat yang ditemukan untuk

  menyelesaikan pekerjaan melalui tindakan kolektif. Secara ringkas, dalam setiap pekerjaan akan muncul pembagian kerja. Setiap pembagian kerja akan muncul koordinasi kerja dan setiap koordinasi kerja akan timbul pembagian kekuasaan. Menurut Jones (2001:8) “organizational structure is the formal system of task and

  

authority relationships that control how people coordinate their actions and use

resources to achieve organizational goals

  ” sehingga dalam hal ini struktur sangat penting sebagai sarana mencapai tujuan organisasi.

  Dalam rangka mencapai sasaran dan tujuannya, suatu organisasi membagi pekerjaan pada anggotanya untuk diselesaikan, dengan kata lain pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan tersebut terlebih dahulu harus dibuatkan dengan struktur. Menurut Robbins (2001:166) suatu struktur organisasi menetapkan bagaiamana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Struktur, walaupun hanya menyajikan kerangka bangunan organisasi merupakan suatu subsistem penting dari organisasi.

  Ada 5 (lima) faktor penting yang perlu dipertimbangkan ketika hendak memilih desain struktur organisasi menurut Daft (2001) :

  1. Tujuan dan strategi organisasi.

  Tujuan didirikannya organisasi tidak lain agar organisasi tersebut bisa mencapai tujuannya yang sangat bervariasi yang semuanya itu bisa dicapai lebih mudah jika dimulai dengan formulasi strategi yang tepat.

  2. Human Processes.

  Desain struktur organisasi juga dipengaruhi oleh tata nilai dan budaya organisasi serta gaya kepemimpinan para top executive yang biasa disebut human process.

  3. Lingkungan organisasi.

  Dalam batas-batas tertentu lingkungan eksternal organisasi merupakan variabel yang susah dikendalikan pihak manajemen. Oleh karenanya desain dan struktur organisasi juga harus menyesuaikan variabel tersebut.

  4. Teknologi yang digunakan.

  Teknologi merupakan alat bantu yang bisa menggantikan peran manusia. Oleh karenanya semakin canggih teknologi yang digunakan semakin banyak pekerjaan manual yang bisa dikurangi. Dalam kaitannya dengan struktur organisasi, penggunaan teknologi dengan demikian memungkinkan semakin lebarnya span of control dan keputusan-keputusan organisasi bisa dilakukan secara sentralistik.

  5. Ukuran atau besaran organisasi.

  Ukuran organisasi merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi struktur. Secara umum bisa dikatakan bahwa semakin besar sebuah organisasi cenderung semakin kompleks.

  Dengan dasar tersebut diatas maka akan dibuat suatu pola hubungan yang akan menghasilkan suatu kerangka struktur organisasi. Jadi struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan suatu organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan, hubungan antar fungsi- fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya.

  Menurut Robbins (2003), struktur organisasi mendefinisikan bagaimana tugas-tugas yang ada dalam pekerjaan secara formal dibagi-bagi, dikelompokkan, serta dikoordinasikan. Sedangkan Daft (2010) menjelaskan bahwa terdapat 3 (tiga) komponen kunci yang mendefinisikan Organization Structure, yaitu: 1.

  “Organization structure designates formal reporting relationship,

  including the number of levels in the hierarchy and the span of control of managers and supervisors” yang mengartikan bahwa desain

  struktur organisasi menggambarkan hubungan formal termasuk jumlah tingkatan hirarki dan rentang kendali manajer dan supervisor.

  2.

  “Organization structure identifies the grouping together of individuals

  into departments and of departments into the total organization” yang

  menjelaskan bahwa struktur organisasi mengindentifikasikan pengelompokan individu ke dalam departemen dan departemen ke dalam organisasi secara keseluruhan.

  3.

  “Organization structure includes the design of systems to ensure effective

  communications, coordination, and integration of efforts across departments” yang menjelaskan bahwa struktur organisasi menyediakan

  suatu desain sistem untuk memudahkan komunikasi, koordinasi dan integrasi ke seluruh departemen. Struktur organisasi yang dimaksud dalam tiga komponen diatas merujuk pada struktur organisasi formal, yang mencakup desain sistem untuk menjamin efektivitas komunikasi, koordinasi dan integrasi (kontrol) yang berasal dari hubungan antar departemen. Komponen diatas menekankan pada pengelolaan organisasi vertical dan organisasi horizontal.

  Konsep dasar desain struktur organisasi terdiri dari 2 dimensi yaitu dimensi struktural (structural dimension) dan dimensi kontekstual (contextual dimension), dimana keduanya memiliki karakteristik sebagai berikut: 1.

  Dimensi structural (Structural Dimension) Dimensi ini terdiri dari elemen-elemen yang menjelaskan karakteristik internal organisasi, seperti Formalization, Specialization, Hierarchy of

  

Authority , Centralization, Profesionalism, dan Personnel Ratios.

2. Dimensi Kontekstual (Contextual Dimension)

  Dimensi ini terdiri dari elemen-elemen yang menjelaskan karakteristik organisasi secara keseluruhan, seperti Size, Organizational Technology,

  Environtment , Organization’s Goals and Strategy dan Organization’s Culture .

  Dimensi struktural maupun dimensi kontekstual sama-sama saling tergantung (interdependent). Misalnya, sebuah organisasi yang besar, memiliki teknologi yang bersifat rutin, serta lingkungan yang stabil cenderung menciptakan organisasi dengan tingkat formalitas, spesialisasi, serta sentralisasi yang tinggi (Daft, 2010). Berikut ini adalah beberapa desain struktur organisasi yang mengindikasikan work activities, reporting relationship (chain of command),

  department groups dengan dua pendekatan yaitu: 1.

  Struktur Tradisional a.

   Simple Structure (Flat Structure) b. Functional Structure c. Divisional Structure d. Geographical Structure 2.

  Struktur Kontemporer a.

  Matrix Structure b. Team Structure c. Modular Structure (virtual/network) d. Hybrid Structure

  (Daft, 2010; Astuti, 2011) Definisi struktur organisasi menurut George and Jones (2008) dalam bukunya yang berjudul Understanding and Managing Organizational Behavior,

  5 th

   Edition , mendefinisikan struktur organisasi sebagai

  “the formal system of task

  

and reporting relationships that controls, coordinates, and motivates employees

so that they cooperate and work together to achieve an organization’s goal”.

  Penulis lain Wagner and Hollenbeck (2010) dalam bukunya yang berjudul

  Organizational Behavior: Securing Competitive Advantage

  mendefinisikan struktur organisasi sebagai “... a system of interrelated jobs ... comprises a

  relatively stable network of inter-connection of inderdependencies among the different people and tasks that make up an organization .... an o rganization’s

  structure differentiates among its parts even as it helps to keep those parts interconnected ... it creates and reinforces relationships of interdependence among the people and groups within it

  ”. Dengan berbagai pemaparan tersebut maka definisi struktur organisasi dapat ditekankan pada pola hubungan antar anggota organisasi, tugas-tugas yang harus dijalankan oleh mereka, struktur- struktur satu sama lain saling bergantung, aktivitas organisasi harus direncanakan, diorganisasikan, diarahkan, dikendalikan, demi mencapai tujuan organisasi.

  Terdapat enam elemen dalam penyusunan Struktur Organisasi menurut Robbins (2003) yaitu: 1.

   Adanya spesialisasi kegiatan kerja. Inti dari spesialisasi kerja adalah sejauh

  mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi kedalam beberapa pekerjaan tersendiri. Seorang manajer juga patut menekankan pada efisiensi yang bisa dicapai lewat spesialisasi kerja. Spesialisasi kerja ini juga kerap disebut pembagian kerja (division of labor), alasannya tatkala spesialisasi digunakan, pekerja fokus pada satu tugas. Namun kini banyak organisasi melakukan rotasi pekerjaan lewat pembentukan tim-tim kerja serta menantang para pekerja untuk membuktikan kemampuan mereka di jenis pekerjaan lainnya.

2. Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan

  pekerjaan secara bersama-sama. Cara yang paling umum dalam konteks departementalisasi adalah lewat fungsi yang dilakukan. Misalnya, manajer manufaktur mengorganisasi pabriknya dengan memisahkan bagian rekayasa, akunting, manufaktur, personil, dan pembelian. Kelima jenis pekerjaan ini masing-masing dikelompokkan ke dalam departemen yang serupa.

  3. Rantai Komando adalah garis wewenang yang tanpa putus yang

  membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi. Rantai komando menentukan siapa melapor atau bertanggung jawab kepada siapa.

  4. Lingkup kendali adalah berapa banyak bawahan yang dapat diatur oleh

  seorang manajer secara efektif dan efisien. Lingkup kendali sangat penting karena menentukan tingkatan struktur dan berapa orang manajer yang dibutuhkan sebuah organisasi. Semakin luas lingkupnya, semakin efisien organisasi tersebut. Robbins mencontohkannya lewat bagan di bawah ini:

Gambar 2.1 Lingkup Kendali versi Robbins

  Sumber : Robbins (2003)

  Piramid disebelah kiri menggunakan lingkup 4. Artinya, 1 manajer membawahi 4 orang, 4 orang membawahi 16 orang, 16 orang membawahi 64 orang dan seterusnya. Piramid disebelah kanan menggunakan lingkup 8. Artinya, 1 orang membawahi 8 orang, 8 orang membawahi 64 orang, 64 orang membawahi 512 orang, dan seterusnya. Lingkup kendali piramid kiri lebih efektif dalam pekerjaan, tetapi tidak efisien dalam biaya (gaji manajer) yang sejumlah 1365 itu. Rantai komando piramid kiri terlalu berjenjang sehingga dikhawatiran ada miscommunication. Lingkup kendali piramid kanan lebih efisien karena hanya membayar 585 manajer. Namun, ada kemungkinan para bawahan akan kehilangan kesempatan berinteraksi dengan manajer akibat terlalu banyaknya anak buah lain yang harus mereka tangani. Organisasi banyak menggunakan metode training demi training guna memfokuskan kerja para bawahan agar sesuai dengan yang diinginkan para manajer.

  5. Sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana

  tingkat pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada satu titik dalam organisasi, Sentralisasi juga berlaku tatkala manajemen puncak membuat keputusan kunci organisasi dengan sedikit atau bahkan tanpa masukan dari tingkatan yang lebih rendah. Sebaliknya, jika level lebih bawah diberi kesempatan untuk memberi masukan bagi pengambilan keputusan atau bahkan diberi kewenangan untuk membuat keputusan maka disebut kondisi desentralisasi.

  6. Formalisasi mengacu pada derajat mana pekerjaan dalam suatu organisasi

  dibakukan. Jika pekerjaan dibakukan secara tinggi, maka pemegang pekerjaan sama sekali tidak boleh menyalahi prosedur pekerjaan guna menyelesaikan pekerjaan. Namun, tatkala formalisasi rendah, perilaku kerja relatif tidak terprogram dan pekerja punya derajat kebebasan yang tinggi guna melakukan improvisasi penyelesaian pekerjaan. Oleh sebab itu derajat formalisasi pada tiap-tiap organisasi adalah berbeda.

Tabel 2.1 Derajat Formalisasi

  Konsep yang No Pertanyaan membawahi

  1 Hingga tingkat mana gugus tugas dibagi ke Spesialisasi Kerja pekerjaan terpisah?

  2 Dengan dasar apa sejumlah pekerjaan Departementalisasi dikelompokkan? Pada siapa anggota dan kelompok organisasi

  3 Rantai Komando melapor?

  4 Berapa banyak pekerja yang dapat diatur manajer Lingkup Kendali secara efektif dan efisien?

  5 Sentralisasi dan Dimana otoritas pembuatan keputusan berada?

  Desentralisasi

  6 Sejauh mana aturan dan prosedur mengatur Formalisasi manajer & pekerja? Sumber: Novi Halim (2015)

  Kendati organisasi adalah satu, tetapi jika terkait dengan masalah struktur, sesungguhnya terdapat 3 level struktur organisasi. Level-level tersebut memiliki fungsi yang berbeda satu sama lain tetapi saling berhubungan atau bergantung. Menurut Mullins (Laurie J. Mullins, Management and Organisational Behavior,

  th

7 Edition, 2005 ), level-level tersebut adalah Technical Level, Managerial Level,

  dan Community Level. Level kedua juga disebut middle-management sementara level ketiga disebut senior-management.

Gambar 2.2 Level Struktur Organisasi versi Mullins

  Sumber : Mullins (2005) 1.

  Technical Level terkait dengan operational kerja yang spesifik dan seolah terpisah-pisah, yang dicirikan dengan pekerjaan-pekerjaan yang benar-benar bersifat spesifik sehubungan dengan tugas apa yang harus diselesaikan. Pekerjaan ini membutuhkan keahlian berbeda dari masing-masing pekerja. Misalnya produksi barang di suatu perusahaan, proses administrasi pelayanan publik di kantor-kantor pemerintahan, atau guru yang mengajar mata pelajaran tertentu di suatu sekolah.

  2. Managerial Level (level organisasi) terkait dengan upaya pengkoordinasian dan pengintegrasian pekerjaan dari level teknis. Pekerjaan yang seolah-olah terpisah dilevel teknis, diselaraskan dan dikoordinasikan oleh level manajerial. Keputusan-keputusan yang dibuat di level manajerial berhubungan dengan sumber daya yang dibutuhkan agar level teknis dapat menjalankan pekerjaannya secara maksimal.

  3. Community Level terkait dengan tujuan umum dan kerja organisasi secara keseluruhan. Keputusan-keputusan yang dibuat pada community level berdasarkan kerja seperti apa yang harus dilakukan organisasi serta pembangunan organisasi dalam hubungannya dengan agen-agen eksternal dan lingkungan sosial yang lebih luas. Community level juga menjadi mediator antara level teknis dengan level manajerial. Lewat pengenalan atas level-level struktur organisasi, maka tidak sulit untuk mengidentifikasi jenis-jenis kewenangan dan tugas yang diemban oleh masing-masing unit dalam suatu struktur organisasi. Level tersebut berjenjang dari paling bawah hingga puncak organisasi.

  Robbins (2003) mengidentifikasi 6 tipe organisasi, di mana 3 yang pertama adalah yang umum dan 3 lainnya organisasi modern yang kini tengah dikembangkan. Tiga yang umum adalah struktur sederhana, birokratik, dan matrik. Tiga yang tengah berkembang adalah struktur tim, struktur virtual, dan struktur tanpa batas.

  Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil dimana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.

  Struktur Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando. Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik sub-unit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.