Jurnal AEK Kajian Pekerjaan Seorang Sekr
KAJIAN PEKERJAAN SEORANG SEKRETARIS DI PERUSAHAAN JASA
KONSULTAN KEUANGAN PIALANG BERJANGKA
Alsen Medikano
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Gunadarma
Jl. Margonda Raya No. 100 Depok
www.gunadarma.ac.id
[email protected]
ABSTRACT
Profession a secretary should not be underestimated, it can be proved by the number of job
openings became secretary in newspapers, magazines, tabloids, television and even on the
internet. No escape from the many rumors that said secretary job is considered negative. Because
appearance with tight clothes, super mini skirts, assessed the community to create a negative effect
"opening body". But actually it is a form of work and their professionalism tuntuan work to stand
up, smile, say hello, and standby. A company secretary futures brokerage financial consulting
services in their daily face the leadership of such owner, branch manager, colleagues or clients,
administrative division, the division of human resources, training and placement division
employees, division technical support, and most major operating division marketing division,
which is backbone of the company. Research carried out on several corporate secretary in futures
brokerage services financial consultant who has worked more than two years with library
research techniques, interview through behavioral observations and opinions from the secretary
that in the near to conclusion to reinforce the purpose of a study of secretarial work.
It would be better a secretary at the company's futures brokerage financial consulting
services are given periodic training, which can sync or optimize their work with the basic skills
they have.
Key words : secretary, profesionalism, futures brokerage financial consulting
1.
PENDAHULUAN
Profesi seorang sekretaris tidak boleh
dipandang sebelah mata, dapat dibuktikan
dengan banyaknya iklan lowongan menjadi
sekretaris di koran, majalah, tabloid, televisi
bahkan di internet. Tidak lepas dari itu
banyak rumor yang mengatakan pekerjaan
sekretaris
dianggap
negatif.
Karena
penampilan dengan busana ketat, rok super
mini, dinilai masyarakat menciptakan efek
negatif ”membuka aurat”. Tetapi sebenarnya
itu merupakan wujud profesionalisme
mereka terhadap pekerjaan dan tuntuan
pekerjaan yang harus stand up, smile, say
hello, dan standby. Sekretaris dibutuhkan
karena pimpinan menganggap harus ada
sentuhan yg cekatan, terampil, cerdas,
inovatif dan bisa membawa suasana kerja
menjadi tidak kaku. Saat ini perusahaan
banyak membutuhkan sekretaris selain
dilihat penampilan, wajah menawan, cerdas,
terampil dan kemampuan beberapa bahasa
serta pengusaan komputer, tetapi dibutuhkan
juga sekretaris yang menguasai seluruh
pekerjaan atau produk perusahaan yang
tidak ada dalam job desk. Dapat dilihat
dibeberapa perusahaan, sekretaris memiliki
peranan penting dalam struktur atau peranan
potensial dalam suatu perusahaan, seperti
perusahaan jasa konsultan keuangan.
Biasanya sekretaris seperti ini tidak hanya
bekerja sesuai job desk, tetapi lebih dari
tangan kanan seorang pimpinan yang mutlak
harus mengetahui seluk beluk perusahaan
dan bisnis yang dijalankan perusahaan
tersebut. Tanggung jawab bisa dikatakan
ringan, bisa dikatakan berat, tergantung dari
pelaku atau sekretaris itu sendiri. Saat ini
banyak sekretaris harus bisa ”learning by
doing” tetapi keuntungan yang akan
didapatkan sekretaris seperti gaji yang
berlipat ganda, fasilitas kantor, tunjangan
hidup, bonus, entertaint sudah didepan mata.
Seorang sekretaris harus memiliki
mental yang kuat dengan fisik yang
mendukung, oleh sebab itu beberapa
perusahaan mencari kandidat sekretaris
mulai usia 20 sampai 28 tahun, dari akademi
1
maupun
universitas
dengan
jurusan
sekretaris.
Seorang
sekretaris
akan
menghadapi segala macam tipe sifat
manusia, mulai tamu yang cuek, arogan,
temperamen, egois, bahkan yang ramah.
Sekretaris tidak memiliki anak buah tetapi
membentuk karakter, paradigma atas arahan
pimpian, makanya pekerjaan sekretaris
dikatakan
unik.
Seorang
sekretaris
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka dalam kesehariannya menghadapi
pimpinan seperti owner, branch manager,
kolega atau nasabah, divisi administrasi,
divisi sumber daya manusia, divisi training
dan penempatan karyawan, divisi technical
support, divisi operasional dan paling utama
divisi marketing, yang merupakan tulang
punggung perusahaan. Banyak hal yang
harus dipelajari untuk seorang sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka, bukan hanya sebagai juru ketik
atau notulen dari setiap rapat yang diadakan
oleh pimpinan atau setingkat manajer, tetapi
membuat terciptanya situasi yang kondusif
di
perusahaan,
serta
menyelaraskan
produktifitas sebagai orang yang mau
dipimpin dan sebagai wakil pimpinan
perusahaan yang bisa dibanggakan.
2.
TINJAUAN TEORI
Untuk menunjang penelitian ini
dibutuhkan teori-teori yang relevan untuk
menjelaskan kajian pekerjaan sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka, dilihat dari arti sekretaris, tugas
pokok dan perusahaan jasa konsultan
keuangan pialang berjangka itu sendiri.
Berikut ini akan dijelaskan tinjauan teori
yang mendukung penelitian ini, yaitu :
2.1. Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah seseorang yang
membantu seorang pemimpin atau badan
pimpinan atau perusahaan, terutama untuk
penyelenggaraan kegiatan administratif yang
akan menunjang kegiatan manajerial
seorang pemimpin atau kegiatan operasional
perusahaan. (www.wikipedia.org, April
2011).
Menurut Fowler (2001: 1142).
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada
orang lain untuk membantu dalam
korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan
informasi dari masalah-masalah lainnya dan
pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau
perusahaan atau perserikatan untuk
melakukan korespondensi, memelihara
warkat-warkat, terutama yang berurusan
dengan tanggung jawab diperusahaan
tersebut.
2.2.
Pengertian Kesekretariatan
Kesekretariatan
adalah
satuan
organisasi yang melakukan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran dan bantuan lainnya yang
dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang
supaya tujuan organisasi dicapai dengan
lancar. (www.wikipedia.org, April 2011).
2.3. Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris
organisasi
bertindak
sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai
wewenang membuat rencana, membuat
keputusan, mengorganisir bawahan dan
sarananya,
melakukan
pengawasan,
memberi perintah, menyelenggarakan sistem
komunikasi
yang
baik,
melakukan
pengarahan, penyempurnaan organisasi dan
tata kerja.
2.4. Ruang
Lingkup
dan
Peran
Sekretaris
A. Ruang Lingkup
1. Menyelenggarakan pembinaan
ketatausahaan, khususnya yang
berhubungan dengan pekerjaan
surat menyurat yang meliputi
pembuatan surat, penerimaan,
pengolahan, pendistribusian, dan
penyimpanan.
2. Menyelenggarakan
tata
hubungan baik secara intern
maupun extern.
3. Menyelenggarakan rapat-rapat.
4. Menyelenggarakan pengaturan
penerimaan
tamu
atau
kunjungan.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
1. Memperlancar lalu lintas dan
distribusi informasi ke segala
pihak baik intern maupun
ekstern.
2. Mengamankan
rahasia
perusahaan atau organisasi.
3. Mengelola
dan
memelihara
dokumentasi perusahaan atau
organisasi yang berguna bagi
kelancaran fungsi manajemen
(POAC).
C. Fungsi
1. Mengadakan pencatatan dari
semua kegiatan manajemen
2. Sebagai alat pelaksana pusat
ketatausahaan.
3. Sebagai
alat
komunikasi
organisasi / perusahaan
4. Sebagai pusat dokumentasi
2
Sumber : Diktat Perkuliahan ASMI Jakarta 2009
Gambar 1. Pekerjaan Seorang Sekretaris
2.5. Macam-Macam Sekretaris
Pada prinsipnya terdapat dua macam
sekretaris, yaitu
1. Sekretaris Pribadi
Sekretaris perseorangan. Apabila
sekretaris digaji oleh perseorangan
maka ia disebut Private Secretary,
sementara bila sekretaris tersebut
digaji oleh perusahaan maka ia
disebut Personal Secetary.
2. Sekretaris Perusahaan
Sekretaris
dalam
perusahaan
mengepalai suatu unit khusus
(secretariat), dimana merupakan
manajer
diunitnya,
mempunyai
bawahan yang kerap harus membuat
suatu aturan untuk keseluruhan
pekerjaan
kesekretariatan
di
perusahaan.
2.6. Pengembangan
Diri
Seorang
Sekretaris
A. Arti dan Pentingnya Pengembangan
Pengembangan sekretaris dalam
realisasinya dapat dilakukan, baik oleh
dirinya sendiri maupun atas prakarsa
organisasi. Salah satu diantaranya yaitu
dengan melalui pendidikan dan latihan yang
mencakup :
1. Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada
waktu seseorang belum menempati
suatu jabatan tertentu, yang meliputi :
a. Pendidikan
formal
yang
diselenggarakan umum.
b. Latihan pra jabatan, latihan ini
dilaksanakan oleh organisasi atau
perusahaan, tempat sekretaris
bekerja.
2. In Service Training
adalah latihan yang dilakukan pada
saat
sekretaris
sedang
menduduki
jabatannya.
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan
latihan sekretaris pada dasarnya untuk
memperoleh 3
hal :
1. Menambah pengetahuan
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan
Agar sekretaris dapat berhasil dengan
baik, pada dasarnya tergantung
kepada 3 faktor yang secara langsung
mempengaruhi
sekretaris
dalam
bidang kesekretarisan, yaitu :
3
1.
Kemampuan
untuk
dapat
mengerjakan bermacam-macam
tugas pekerjaan secara efisien.
2. Kepribadian yang menarik
3. Kemauan untuk bekerja.
2.7. Tugas Seorang Sekretaris di
Perusahaan Jasa Keuangan Pialang
Berjangka
Tugas
seorang
sekretaris
dapat
dikelompokkan kedalam 10 macam yaitu :
a. Tugas-tugas Rutin
b. Tugas-tugas Khusus
c. Tugas-tugas Istimewa
d. Tugas-tugas Pendamping Leader
e. Tugas
Keuangan
dan
Administrasi
f. Tugas Sosial & Hubungan
Masyarakat
g. Tugas Insidental
h. Tugas Sekretaris dalam Businees
Meeting
i. Tugas Sekretaris dalam Event
Marketing
j. Tugas
Sekretaris
dalam
Pendamping
Calon
Wakil
Pialang Berjangka
2.8. Perdagangan Berjangka
Menurut
Hendarto
(2005:36),
Perdagangan Berjangka adalah segala
sesuatu yang berkaitan dengan jual beli
komoditas dengan penyerahan kemudian
berdasarkan Kontrak Berjangka dan opsi
atas Kontrak Berjangka. Penyelenggaraan
perdagangan
berjangka,
jelas,
bisa
memberikan manfaat yang luas, baik
terhadap individu maupun pertumbuhan
ekonomi sebuah negara. Antara lain,
lantaran ia mempunyai fungsi pembentukan
harga (price discovery) yang transparan.
Dari resiko, seperti kata orang bijak,
kehidupan manusia tidak bisa dilepaskan
dengan risiko. Persoalannya, bagaimana
mengantisipasi
atau
meminimalisir
kemungkinan terjadinya risiko itu. dalam
perdagangan berjangka, justru hal itulah
yang dilakukan, tepatnya, melalui hedging.
Perdagangan berjangka sering disebut
sebagai kegiatan yang beresiko, komplek,
dan sangat bergejolak, sehingga hanya
cocok
bagi
orang
yang
memiliki
keterampilan bisnis yang tinggi. Tiap
sekretaris di perusahaan pialang berjangka
harus mengerti dan memahami setiap
produk-produk yang ada di perusahaan
pialang
berjangka
tersebut,
untuk
melancarkan tugas dan fungsi pokoknya.
3.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian sebagai sistematika
penulisan untuk memudahkan penelitian dan
menyelesaikan penulisan, secara umum
penulis menggunakan :
A.
Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan
membaca buku literatur mengenai pekerjaan
sorang
sekretaris,
kesekretariatan,
perdagangan berjangka, selain itu penulis
melakukan pencarian informasi yang
dikumpulkan menjadi data, melalui internet
tentang peraturan pemerintah tentang
perdagangan berjangka, macam-macam
produk yang ada di bursa perdagangan
berjangka jakarta, aspek sumber daya
manusia, yaitu sekretaris di perusahaan jasa
konsultan keuangan perdagangan berjangka.
B.
Observasi
Observasi dilakukan dalam bentuk
observasi pekerjaan rutin seorang sekretaris
dengan teknik wawancara tanya jawab di
perusahaan jasa konsultan keuangan
perdagangan
berjangka,
dimana
menghimpun informasi dari pekerjaan rutin
yang dilakukan seorang sekretaris setiap hari
kerja. Kemudian mencocokkan informasi
yang didapat dari internet. Sehingga
didapatkan analisa yang pasti.
C.
Menarik Kesimpulan
Proses analisa telah didapat dan pasti,
maka dilakukan pengambilan simpulan
dengan cara melihat tujuan yang sudah
disusun yaitu kajian terhadap pekerjaan
seorang sekretaris di
perusahaan jasa
konsultan keuangan pialang berjangka,
dengan mempertimbangkan aspek surmber
daya manusia yang terlibat dalam pekerjaan
sekretaris.
4.
PEMBAHASAN DAN ANALISA
Ingat waktu masih kuliah? Banyak
mahasiswa mengkotak-kotakkan dunia kerja
menjadi dua bagian besar yaitu job yang
saya mau dan job yang harus saya
hindarkan. Pertanyaan dilanjutkan dengan,
bagaimana mendapatkan job yang saya mau
dan terhindar dari job yang saya tidak suka.
Namun jika ingin menelusuri di kampus
tidak ada mata kuliah yang mengajarkan
sebenarnya
bagaimana
mendapatkan
jawaban dari pertanyaan-pertanyaan itu.
Kata orang, pekerjaan di setiap perusahaan
itu berbeda, bisa tergantung bidang
perusahaannya, bisa juga tergantung dari
work environment dari perusahaan tersebut.
4
Bagaimana pekerjaan sekretaris di berbagai
perusahaan? Berbeda dari segi apanya?
Survey pernah dilakukan pada tahun 2009
terhadap sekretaris dan asisten di perusahaan
keuangan di Amerika, ada beberapa
perbedaan yang mendasar perusahaan di
Indonesia dengan perusahaan di Amerika
seperti, sifat pekerjaan administratif.
Kinerja sekretaris juga merupakan
salah satu unsur penilaian kinerja seluruh
organisasi atau perusahaan. Sebagai individu
yang paling dekat dengan atasannya, prestasi
seorang sekretaris dapat dengan mudah
dapat dilihat langsung oleh atasannya.
Atasan menjadi orang yang paling paham
kinerja sekretarisnya. Maka dari itu
sekretaris yang berprestasi akan diberi lebih
banyak tanggung jawab dan pada akhirnya
akan berkembang menjadi tugas pengelolaan
suatu proyek. Berawal dari sini sekretaris
pada akhirnya akan dituntut untuk mengikuti
pelatihan manajerial untuk pengembangan
karir demi kemajuan organisasi atau
perusahaannya
Sekretaris pekerjaan unik, tanpa anak
buah, menjadi pionir perusahaan, tetapi
harus mengurus segala macam pekerjaan
yang melibatkan banyak orang. Peran
terpenting sekretaris adalah adalah sebagai
penentu suasana dikantornya. Sekretaris
yang baik dapat menentukan suasana ideal
untuk bekerja di kantor, irama, budaya kerja
sehinga karyawan mempunyai produkstifitas
yang tinggi serta keberhasilan kerja yang
maksimal dan pimpinan dapat lebih mudah
memantau
kerja
dari
bawahannya.
Walaupun
kemajuan
teknologi
mempermudah banyak tugas sekretaris, akan
tetapi dengan semakin kompleksnya kerja
seorang eksekutif, kebutuhan akan tenaga
sekretaris yang mampu mengantisipasi
perkembangan zaman terus meningkat.
Sekretaris yang kompeten merupakan asset
yang sangat berharga bagi seorang eksekutif.
Saat ini ekonomi global dengan tingkat
teknologi
tinggi,
eksekutif
menjadi
tergantung pada dukungan stafnya untuk
mengontrol sistem yang baru. Ini juga
merupakan undangan untuk sekretaris untuk
meninggalkan kenyamanan yang sudah
Anda kenal dan kenikmatan masa lalu dan
mulai menantang peran mereka yang telah
berubah di tempat kerja dengan antusias. Era
globalisasi informasi dan kemajuan ilmu
pengetahuan teknologi menuntut bagi orangorang yang menggeluti profesi Sekretaris
untuk selalu menyesuaikan diri dan
memperlebar wawasan bila tidak ingin
tenggelam dalam persaingan atau rutinitas
pekerjaan.
Walaupun
demikian,
era
informasi ini hendaknya tidak dijadikan
ancaman sebab era ini sebenarnya telah
menciptakan kesempatan yang tidak terduga
bagi para sekretaris untuk meningkatkan
status pekerjaannya.
Bagaimana halnya dengan sekretatris
di jasa konsultan keuangan pialang
berjangka? Sekretaris di perusahaan pialang
berjangka jenis pekerjaan dan tanggung
jawabnya tidak jauh beda dengan sekretaris
di perusahaan jasa lainnya dan instansi
pemerintah atau swasta. Perbedaan utama
sekretaris perusahaan pialang berjangka
harus mengetahui tata cara pekerjaan
marketing bahkan bisa menjadi sosok
seorang marketing, baik dari penampilan,
tata berbicara dan kepribadian.
Perubahan-perubahan akibat dari
kemajuan iptek telah terjadi. Kebanyakan
dari perubahan-perubahan itu biasanya jelas
terlihat, misalnya:
a. Banyak tugas, seperti pembukuan dan
pengetikan, sekarang dikerjakan
dengan komputer.
b. Surat-surat di banyak kantor tidak
lagi dikirim dengan jasa pos, tetapi
dengan alat kirim elektronik, seperti
mesin faks atau email.
c. Telepon semakin vital fungsinya.
d. Penelitian tidak lagi terbatas pada
perpustakaan lokal, tetapi dari
database yang bersifat nasional.
e. Mencari arsip di kantor-kantor yang
modern, berarti memanggil data dari
dokumen yang tersimpan di dalam
disket.
Perhatikan bagaimana pengaruh
teknologi terhadap profesi sekretaris dan
bagaimana peran sekretaris berubah dengan
cepat hanya dalam beberapa dekade. Hal-hal
kecil, seperti mengerti cara kerja mesinmesin dan system baru serta bagaimana cara
kerja mesin-mesin dan sistem baru serta
bagaimana cara menggunakannya untuk
kelancaran tugas-tugas ternyata juga sangat
penting bagi peningkatan karier Anda.
Satu keharusan yang harus dimiliki
sekretaris dalam Era Globalisasi Informasi
ini adalah kemampuan untuk bekerja
secepatnya terutama dalam menangani
informasi-informasi vital. Demikian juga
bagi sekretaris yang tidak begitu tertarik
dengan informasi-informasi baru.
Penelitian
terhadap
sekretaris
dilakukan dengan teknik observasi langsung
yaitu wawancara dari beberapa sekretaris
yang sudah bekerja lebih dari 2 tahun selama
15 menit. Berikut ini data-data penelitian
5
yang didapat dan di analisa tiap-tiap elemen
pekerjaan sekretaris :
A. Sekretaris harus mampu :
1. Membagi waktu kerja dengan
keluarga
2. Menjadi ujung tombak dalam
perusahaan atau organisasi
3. Menentukan arah dan tujuan
perusahaan atau organisasi
4. Mempunyai
trik
menyimpan
rahasia
5. Siap kapan saja dan harus pergi
kemana saja
6. Siap mengobarkan apa yang
menjadi hobi atau kesukaan
B. Tugas sederhana seorang sekretaris di
perusahaan jasa :
1. Membantu pimpinan
2. Menyiapkan agenda rapat
3. Menyusun
administrasi
dan
pembukuan perusahaan
4. Mengatur
daftar
kegiatan
perusahaan dan organisasi
C. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh
seorang sekretaris :
1. Memberikan kesempatan bukan
kepada yang berhak
2. Memberikan informasi perusahaan
dan organisasi kepada yang bukan
haknya
3. Tidak mempertunjukkan sifat keras
kepala dan menang sendiri
4. Jangan mudah terpengaruh oleh
orang lain
5. Tidak mudah menerima informasi
negatif
D. Hal-hal yang harus diperhatikan seorang
sekretaris dalam bekerja :
1. Keterampilan kesekretarisan seperti
mengetik cepat, public speaking
2. Mempunyai inisiatif dan inovatif
3. Cerdas dan cekatan
4. Ingatan yang baik
5. Wawasan luas
6. Ketelitian tinggi
7. Mempertimbangan sesuatu hal
sebelum melakukan tindakan
8. Menyelesaikan pekerjaan secara
sempurna.
E. Langkah-langkah dari penampilan diri
seorang sekretaris untuk mengembangkan
kepribadian dan karakternya :
1. Mampu mengaktualisasikan diri
2. Mampu melihat secara objektif
3. Memiliki pandangan hidup
4. Menghargai orang lain
5. Peka akan tujuan
6. Memiliki rasa humor
7.
Melihat peluang kedepan dengan
baik
8. Pandai berdiskusi
F.
Sikap seorang sekretaris yang harus
dimiliki menuju kepribadian yang baik :
1. Handal
2. Cekatan
3. Jujur
4. Ketekunan
5. Kerajinan;
6. Membawa diri sesuai norma yang
berlaku
7. Adaptasi yang sesuai
8. Mengerti merapikan diri dan
membuat nyaman di pandang orang
G. Karena setiap pagi dan sore diadakan
rapat maka sekretaris dalam perusahaan jasa
konsultan keuangan pialang berjangka,
membuat mengklasifikasikan suatu formasi
rapat disesuaikan jumlah peserta, ruangan,
meja dan kursi, seperti:
1. Bentuk huruf U : Peserta
membentuk huruf “U” dengan
posisi pimpinan rapat berada di
barisan paling depan
2. Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf
I dengan pimpinan tinggal berada
di barisan paling depan
3. Bentuk huruf T : Posisi peserta
rapat membentuk huruf T, dengan
posisi pimpinan berada di depan
H. Mengarahkan pimpinan dan pembicara
rapat menjelaskan sistematika penjelasan
dengan cara :
1. Materi harus bisa dipahami terlebih
dahulu oleh diri sendiri
2. Menggunakan bahasa yang mudah
dipahami oleh peserta rapat
3. Menggunakan bahasa tubuh yang
sesuai
dengan
tiap
pokok
pembahasan rapat
4. Memunculkan karakter yang bisa
dijadikan sebagai ciri khas
5. Materi disampaikan secara singkat,
padat dan jelas.
6. Dan lain sebagainya
I.
Mengarahkan pimpinan rapat untuk
mengambil keputusan dengan tepat, sepert :
1. Musyawarah untuk mufakat :
keputusan yang akan diambil harus
bisa diputuskan dengan mantap dan
bisa diterima oleh semua peserta
rapat
2. Votting : Artinya keputusan yang
akan diambil berdasrkan dengan
suara terbanyak
3. Sifat Otoriter Pimpinan Rapat :
Artinya pimpinan rapa dapat
mengambil keputusan dengan jalan
6
sendiri, dengan menggunakan
otoritasnya sebagai pimpinan, dan
lain sebagainya
J.
Berikut ini adalah pekerjaan rutin
seorang sekretaris di jasa keuangan pialang
berjangka :
1. Membuat Profil Perusahaan
2. Membuat Memo Intern dan Memo
Extern Perusahaan
3. Membuat
Brosur
Produk
Perusahaan
4. Menyusun
dan
Menetapkan
Agenda Rapat Harian, Mingguan,
Bulanan, Tahunan
5. Membuat ID Card Karyawan
Bukan Marketing & Karyawan
Marketing
6. Membuat
Laporan
Inventaris
perusahaan
7. Menyusun
Stock
Opname
Perusahaan
8. Membuat Daftar Lisensi Manager
Marketing
9. Menyusun Laporan Kerja TiapTiap Manager Marketing
10. Mengurus
Segala
Perijinan
Perusahaan
11. Membuat Daftar semua karyawan
Office Boy, Security, Branch
Manager, Backoffice, dan Staf
Marketing
12. Membuat Penawaran dan kontrak
Kerja Perusahaan
13. Membuat Laporan Hasil Dinas
Luar Staf Back Office
atau
Manager
14. Membuat Laporan Performance
Manager Marketing
15. Membuat Laporan Performance
Staff Marketing
16. Menyusun dan Mengirim ke E-mail
Kantor Pusat Laporan Harian,
Mingguan, Bulanan
17. Menyusun, Melapor dan Mengirim
ke Email Pimpinan & Kantor Pusat
Laporan Kerja Tahunan
18. Membuat
Laporan
Reward
Marketing
19. Membuat
Laporan Penurunan
Jabatan
20. Memantau & Membuat Laporan
Hasil Pekerjaan dari Karyawan
Back Office
5.
5.1.
PENUTUP
Simpulan
Profesi seorang sekretaris tidak boleh
dipandang sebelah mata, dapat dibuktikan
dengan banyaknya iklan lowongan menjadi
sekretaris di koran, majalah, tabloid, televisi
bahkan di internet. Untuk mewujudkan
profesionalisme seorang sekretaris, mereka
harus dituntut untuk stand up, smile, say
hello, dan standby. Untuk sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka dibutuhkan yang cekatan,
terampil, cerdas, inovatif dan bisa membawa
suasana pekerjaan nyaman dan tidak kaku.
Seorang
sekretaris
perusahaan
jasa
konsultan keuangan pialang berjangka
dalam kesehariannya menghadapi pimpinan
seperti owner, branch manager, kolega atau
nasabah, divisi administrasi, divisi sumber
daya manusia, divisi training dan
penempatan karyawan, divisi technical
support, divisi operasional dan paling utama
divisi marketing, yang merupakan tulang
punggung perusahaan. Banyak hal yang
harus dipelajari untuk seorang sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka, bukan hanya sebagai juru ketik
atau notulen dari setiap rapat yang diadakan
oleh pimpinan atau setingkat manajer, tetapi
membuat terciptanya situasi yang kondusif
di
perusahaan,
serta
menyelaraskan
produktifitas sebagai orang yang mau
dipimpin dan sebagai wakil pimpinan
perusahaan yang bisa dibanggakan.
Penelitian
dilakukan
terhadap
beberapa sekretaris di perusahaan jasa
konsultan keuangan pialang berjangka yang
sudah bekerja lebih dari 2 tahun dengan
teknik studi pustaka, observasi wawancara
melalui perilaku dan pendapat dari sekretaris
sehingga di dapat simpulan untuk
menguatkan tujuan dari penelitian yang
dilakukan terhadap pekerjaan sekretaris.
Sehingga didapat hasil dari penelitian yang
merupakan gambaran besar pekerjaan dari
seorang sekretaris di perusahaan jasa
keuangan pialang berjangka, antara lain :
1. Membuat Profil Perusahaan
2. Membuat Memo Intern dan Memo
Extern Perusahaan
3. Membuat Brosur Produk Perusahaan
4. Menyusun dan Menetapkan Agenda
Rapat Harian, Mingguan, Bulanan,
Tahunan
5. Membuat ID Card Karyawan Bukan
Marketing & Karyawan Marketing
6. Membuat
Laporan
Inventaris
perusahaan
7. Menyusun Stock Opname Perusahaan
8. Membuat Daftar Lisensi Manager
Marketing
9. Menyusun Laporan Kerja Tiap-Tiap
Manager Marketing
7
10. Mengurus
Segala
Perijinan
Perusahaan
11. Membuat Daftar semua karyawan
Office
Boy,
Security,
Branch
Manager, Backoffice, dan Staf
Marketing
12. Membuat Penawaran dan kontrak
Kerja Perusahaan
13. Membuat Laporan Hasil Dinas Luar
Staf Back Office atau Manager
14. Membuat
Laporan Performance
Manager Marketing
15. Membuat Laporan Performance Staff
Marketing
16. Menyusun dan Mengirim ke E-mail
Kantor Pusat Laporan Harian,
Mingguan, Bulanan
17. Menyusun, Melapor dan Mengirim ke
Email Pimpinan & Kantor Pusat
Laporan Kerja Tahunan
18. Membuat Laporan Reward Marketing
19. Membuat Laporan Penurunan Jabatan
20. Memantau & Membuat Laporan Hasil
Pekerjaan dari Karyawan Back Office
Sekretaris yang berprestasi akan diberi lebih
banyak tanggung jawab dan akhirnya akan
berkembang menjadi tugas pengelolaan
suatu proyek. Berawal dari sini sekretaris
pada akhirnya akan dituntut untuk mengikuti
pelatihan manajerial untuk pengembangan
karir demi kemajuan organisasi atau
perusahaannya. Peran terpenting sekretaris
adalah adalah sebagai penentu suasana
dikantornya. Sekretaris yang baik dapat
menentukan suasana ideal untuk bekerja di
kantor, irama, budaya kerja sehinga
karyawan mempunyai produkstifitas yang
tinggi serta keberhasilan kerja yang
maksimal dan pimpinan dapat lebih mudah
memantau kerja dari bawahannya.
Hendarto, Kusumarsono. Belajar Trading.
Penerbit Andi Yogyakarta. 2005
Anonim. Diktat Kuliah Sekretaris. ASMI.
Jakarta. 2009
www.wikipedia.org\profesi\sekretaris.
April 2010
5.2.
Saran
Akan lebih baik seorang sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka diberikan pelatihan secara
berkala, dimana dapat menyelaraskan atau
mengoptimalkan
pekerjaannya
dengan
kemampuan dasar yang dimilikinya. Serta
harus memiliki prinsip :
- Tutup Mulut Rapat – Rapat
- Pasang Mata Awas – Awas
- Buka Telinga Lebar – Lebar
DAFTAR PUSTAKA
Fowler. Secretary. The Concice Oxford
Dictionary of Current English,
cetakan ke-3. 2005
8
KONSULTAN KEUANGAN PIALANG BERJANGKA
Alsen Medikano
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Gunadarma
Jl. Margonda Raya No. 100 Depok
www.gunadarma.ac.id
[email protected]
ABSTRACT
Profession a secretary should not be underestimated, it can be proved by the number of job
openings became secretary in newspapers, magazines, tabloids, television and even on the
internet. No escape from the many rumors that said secretary job is considered negative. Because
appearance with tight clothes, super mini skirts, assessed the community to create a negative effect
"opening body". But actually it is a form of work and their professionalism tuntuan work to stand
up, smile, say hello, and standby. A company secretary futures brokerage financial consulting
services in their daily face the leadership of such owner, branch manager, colleagues or clients,
administrative division, the division of human resources, training and placement division
employees, division technical support, and most major operating division marketing division,
which is backbone of the company. Research carried out on several corporate secretary in futures
brokerage services financial consultant who has worked more than two years with library
research techniques, interview through behavioral observations and opinions from the secretary
that in the near to conclusion to reinforce the purpose of a study of secretarial work.
It would be better a secretary at the company's futures brokerage financial consulting
services are given periodic training, which can sync or optimize their work with the basic skills
they have.
Key words : secretary, profesionalism, futures brokerage financial consulting
1.
PENDAHULUAN
Profesi seorang sekretaris tidak boleh
dipandang sebelah mata, dapat dibuktikan
dengan banyaknya iklan lowongan menjadi
sekretaris di koran, majalah, tabloid, televisi
bahkan di internet. Tidak lepas dari itu
banyak rumor yang mengatakan pekerjaan
sekretaris
dianggap
negatif.
Karena
penampilan dengan busana ketat, rok super
mini, dinilai masyarakat menciptakan efek
negatif ”membuka aurat”. Tetapi sebenarnya
itu merupakan wujud profesionalisme
mereka terhadap pekerjaan dan tuntuan
pekerjaan yang harus stand up, smile, say
hello, dan standby. Sekretaris dibutuhkan
karena pimpinan menganggap harus ada
sentuhan yg cekatan, terampil, cerdas,
inovatif dan bisa membawa suasana kerja
menjadi tidak kaku. Saat ini perusahaan
banyak membutuhkan sekretaris selain
dilihat penampilan, wajah menawan, cerdas,
terampil dan kemampuan beberapa bahasa
serta pengusaan komputer, tetapi dibutuhkan
juga sekretaris yang menguasai seluruh
pekerjaan atau produk perusahaan yang
tidak ada dalam job desk. Dapat dilihat
dibeberapa perusahaan, sekretaris memiliki
peranan penting dalam struktur atau peranan
potensial dalam suatu perusahaan, seperti
perusahaan jasa konsultan keuangan.
Biasanya sekretaris seperti ini tidak hanya
bekerja sesuai job desk, tetapi lebih dari
tangan kanan seorang pimpinan yang mutlak
harus mengetahui seluk beluk perusahaan
dan bisnis yang dijalankan perusahaan
tersebut. Tanggung jawab bisa dikatakan
ringan, bisa dikatakan berat, tergantung dari
pelaku atau sekretaris itu sendiri. Saat ini
banyak sekretaris harus bisa ”learning by
doing” tetapi keuntungan yang akan
didapatkan sekretaris seperti gaji yang
berlipat ganda, fasilitas kantor, tunjangan
hidup, bonus, entertaint sudah didepan mata.
Seorang sekretaris harus memiliki
mental yang kuat dengan fisik yang
mendukung, oleh sebab itu beberapa
perusahaan mencari kandidat sekretaris
mulai usia 20 sampai 28 tahun, dari akademi
1
maupun
universitas
dengan
jurusan
sekretaris.
Seorang
sekretaris
akan
menghadapi segala macam tipe sifat
manusia, mulai tamu yang cuek, arogan,
temperamen, egois, bahkan yang ramah.
Sekretaris tidak memiliki anak buah tetapi
membentuk karakter, paradigma atas arahan
pimpian, makanya pekerjaan sekretaris
dikatakan
unik.
Seorang
sekretaris
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka dalam kesehariannya menghadapi
pimpinan seperti owner, branch manager,
kolega atau nasabah, divisi administrasi,
divisi sumber daya manusia, divisi training
dan penempatan karyawan, divisi technical
support, divisi operasional dan paling utama
divisi marketing, yang merupakan tulang
punggung perusahaan. Banyak hal yang
harus dipelajari untuk seorang sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka, bukan hanya sebagai juru ketik
atau notulen dari setiap rapat yang diadakan
oleh pimpinan atau setingkat manajer, tetapi
membuat terciptanya situasi yang kondusif
di
perusahaan,
serta
menyelaraskan
produktifitas sebagai orang yang mau
dipimpin dan sebagai wakil pimpinan
perusahaan yang bisa dibanggakan.
2.
TINJAUAN TEORI
Untuk menunjang penelitian ini
dibutuhkan teori-teori yang relevan untuk
menjelaskan kajian pekerjaan sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka, dilihat dari arti sekretaris, tugas
pokok dan perusahaan jasa konsultan
keuangan pialang berjangka itu sendiri.
Berikut ini akan dijelaskan tinjauan teori
yang mendukung penelitian ini, yaitu :
2.1. Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah seseorang yang
membantu seorang pemimpin atau badan
pimpinan atau perusahaan, terutama untuk
penyelenggaraan kegiatan administratif yang
akan menunjang kegiatan manajerial
seorang pemimpin atau kegiatan operasional
perusahaan. (www.wikipedia.org, April
2011).
Menurut Fowler (2001: 1142).
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada
orang lain untuk membantu dalam
korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan
informasi dari masalah-masalah lainnya dan
pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau
perusahaan atau perserikatan untuk
melakukan korespondensi, memelihara
warkat-warkat, terutama yang berurusan
dengan tanggung jawab diperusahaan
tersebut.
2.2.
Pengertian Kesekretariatan
Kesekretariatan
adalah
satuan
organisasi yang melakukan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran dan bantuan lainnya yang
dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang
supaya tujuan organisasi dicapai dengan
lancar. (www.wikipedia.org, April 2011).
2.3. Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris
organisasi
bertindak
sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai
wewenang membuat rencana, membuat
keputusan, mengorganisir bawahan dan
sarananya,
melakukan
pengawasan,
memberi perintah, menyelenggarakan sistem
komunikasi
yang
baik,
melakukan
pengarahan, penyempurnaan organisasi dan
tata kerja.
2.4. Ruang
Lingkup
dan
Peran
Sekretaris
A. Ruang Lingkup
1. Menyelenggarakan pembinaan
ketatausahaan, khususnya yang
berhubungan dengan pekerjaan
surat menyurat yang meliputi
pembuatan surat, penerimaan,
pengolahan, pendistribusian, dan
penyimpanan.
2. Menyelenggarakan
tata
hubungan baik secara intern
maupun extern.
3. Menyelenggarakan rapat-rapat.
4. Menyelenggarakan pengaturan
penerimaan
tamu
atau
kunjungan.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
1. Memperlancar lalu lintas dan
distribusi informasi ke segala
pihak baik intern maupun
ekstern.
2. Mengamankan
rahasia
perusahaan atau organisasi.
3. Mengelola
dan
memelihara
dokumentasi perusahaan atau
organisasi yang berguna bagi
kelancaran fungsi manajemen
(POAC).
C. Fungsi
1. Mengadakan pencatatan dari
semua kegiatan manajemen
2. Sebagai alat pelaksana pusat
ketatausahaan.
3. Sebagai
alat
komunikasi
organisasi / perusahaan
4. Sebagai pusat dokumentasi
2
Sumber : Diktat Perkuliahan ASMI Jakarta 2009
Gambar 1. Pekerjaan Seorang Sekretaris
2.5. Macam-Macam Sekretaris
Pada prinsipnya terdapat dua macam
sekretaris, yaitu
1. Sekretaris Pribadi
Sekretaris perseorangan. Apabila
sekretaris digaji oleh perseorangan
maka ia disebut Private Secretary,
sementara bila sekretaris tersebut
digaji oleh perusahaan maka ia
disebut Personal Secetary.
2. Sekretaris Perusahaan
Sekretaris
dalam
perusahaan
mengepalai suatu unit khusus
(secretariat), dimana merupakan
manajer
diunitnya,
mempunyai
bawahan yang kerap harus membuat
suatu aturan untuk keseluruhan
pekerjaan
kesekretariatan
di
perusahaan.
2.6. Pengembangan
Diri
Seorang
Sekretaris
A. Arti dan Pentingnya Pengembangan
Pengembangan sekretaris dalam
realisasinya dapat dilakukan, baik oleh
dirinya sendiri maupun atas prakarsa
organisasi. Salah satu diantaranya yaitu
dengan melalui pendidikan dan latihan yang
mencakup :
1. Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada
waktu seseorang belum menempati
suatu jabatan tertentu, yang meliputi :
a. Pendidikan
formal
yang
diselenggarakan umum.
b. Latihan pra jabatan, latihan ini
dilaksanakan oleh organisasi atau
perusahaan, tempat sekretaris
bekerja.
2. In Service Training
adalah latihan yang dilakukan pada
saat
sekretaris
sedang
menduduki
jabatannya.
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan
latihan sekretaris pada dasarnya untuk
memperoleh 3
hal :
1. Menambah pengetahuan
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan
Agar sekretaris dapat berhasil dengan
baik, pada dasarnya tergantung
kepada 3 faktor yang secara langsung
mempengaruhi
sekretaris
dalam
bidang kesekretarisan, yaitu :
3
1.
Kemampuan
untuk
dapat
mengerjakan bermacam-macam
tugas pekerjaan secara efisien.
2. Kepribadian yang menarik
3. Kemauan untuk bekerja.
2.7. Tugas Seorang Sekretaris di
Perusahaan Jasa Keuangan Pialang
Berjangka
Tugas
seorang
sekretaris
dapat
dikelompokkan kedalam 10 macam yaitu :
a. Tugas-tugas Rutin
b. Tugas-tugas Khusus
c. Tugas-tugas Istimewa
d. Tugas-tugas Pendamping Leader
e. Tugas
Keuangan
dan
Administrasi
f. Tugas Sosial & Hubungan
Masyarakat
g. Tugas Insidental
h. Tugas Sekretaris dalam Businees
Meeting
i. Tugas Sekretaris dalam Event
Marketing
j. Tugas
Sekretaris
dalam
Pendamping
Calon
Wakil
Pialang Berjangka
2.8. Perdagangan Berjangka
Menurut
Hendarto
(2005:36),
Perdagangan Berjangka adalah segala
sesuatu yang berkaitan dengan jual beli
komoditas dengan penyerahan kemudian
berdasarkan Kontrak Berjangka dan opsi
atas Kontrak Berjangka. Penyelenggaraan
perdagangan
berjangka,
jelas,
bisa
memberikan manfaat yang luas, baik
terhadap individu maupun pertumbuhan
ekonomi sebuah negara. Antara lain,
lantaran ia mempunyai fungsi pembentukan
harga (price discovery) yang transparan.
Dari resiko, seperti kata orang bijak,
kehidupan manusia tidak bisa dilepaskan
dengan risiko. Persoalannya, bagaimana
mengantisipasi
atau
meminimalisir
kemungkinan terjadinya risiko itu. dalam
perdagangan berjangka, justru hal itulah
yang dilakukan, tepatnya, melalui hedging.
Perdagangan berjangka sering disebut
sebagai kegiatan yang beresiko, komplek,
dan sangat bergejolak, sehingga hanya
cocok
bagi
orang
yang
memiliki
keterampilan bisnis yang tinggi. Tiap
sekretaris di perusahaan pialang berjangka
harus mengerti dan memahami setiap
produk-produk yang ada di perusahaan
pialang
berjangka
tersebut,
untuk
melancarkan tugas dan fungsi pokoknya.
3.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian sebagai sistematika
penulisan untuk memudahkan penelitian dan
menyelesaikan penulisan, secara umum
penulis menggunakan :
A.
Studi Literatur
Studi literatur dilakukan dengan
membaca buku literatur mengenai pekerjaan
sorang
sekretaris,
kesekretariatan,
perdagangan berjangka, selain itu penulis
melakukan pencarian informasi yang
dikumpulkan menjadi data, melalui internet
tentang peraturan pemerintah tentang
perdagangan berjangka, macam-macam
produk yang ada di bursa perdagangan
berjangka jakarta, aspek sumber daya
manusia, yaitu sekretaris di perusahaan jasa
konsultan keuangan perdagangan berjangka.
B.
Observasi
Observasi dilakukan dalam bentuk
observasi pekerjaan rutin seorang sekretaris
dengan teknik wawancara tanya jawab di
perusahaan jasa konsultan keuangan
perdagangan
berjangka,
dimana
menghimpun informasi dari pekerjaan rutin
yang dilakukan seorang sekretaris setiap hari
kerja. Kemudian mencocokkan informasi
yang didapat dari internet. Sehingga
didapatkan analisa yang pasti.
C.
Menarik Kesimpulan
Proses analisa telah didapat dan pasti,
maka dilakukan pengambilan simpulan
dengan cara melihat tujuan yang sudah
disusun yaitu kajian terhadap pekerjaan
seorang sekretaris di
perusahaan jasa
konsultan keuangan pialang berjangka,
dengan mempertimbangkan aspek surmber
daya manusia yang terlibat dalam pekerjaan
sekretaris.
4.
PEMBAHASAN DAN ANALISA
Ingat waktu masih kuliah? Banyak
mahasiswa mengkotak-kotakkan dunia kerja
menjadi dua bagian besar yaitu job yang
saya mau dan job yang harus saya
hindarkan. Pertanyaan dilanjutkan dengan,
bagaimana mendapatkan job yang saya mau
dan terhindar dari job yang saya tidak suka.
Namun jika ingin menelusuri di kampus
tidak ada mata kuliah yang mengajarkan
sebenarnya
bagaimana
mendapatkan
jawaban dari pertanyaan-pertanyaan itu.
Kata orang, pekerjaan di setiap perusahaan
itu berbeda, bisa tergantung bidang
perusahaannya, bisa juga tergantung dari
work environment dari perusahaan tersebut.
4
Bagaimana pekerjaan sekretaris di berbagai
perusahaan? Berbeda dari segi apanya?
Survey pernah dilakukan pada tahun 2009
terhadap sekretaris dan asisten di perusahaan
keuangan di Amerika, ada beberapa
perbedaan yang mendasar perusahaan di
Indonesia dengan perusahaan di Amerika
seperti, sifat pekerjaan administratif.
Kinerja sekretaris juga merupakan
salah satu unsur penilaian kinerja seluruh
organisasi atau perusahaan. Sebagai individu
yang paling dekat dengan atasannya, prestasi
seorang sekretaris dapat dengan mudah
dapat dilihat langsung oleh atasannya.
Atasan menjadi orang yang paling paham
kinerja sekretarisnya. Maka dari itu
sekretaris yang berprestasi akan diberi lebih
banyak tanggung jawab dan pada akhirnya
akan berkembang menjadi tugas pengelolaan
suatu proyek. Berawal dari sini sekretaris
pada akhirnya akan dituntut untuk mengikuti
pelatihan manajerial untuk pengembangan
karir demi kemajuan organisasi atau
perusahaannya
Sekretaris pekerjaan unik, tanpa anak
buah, menjadi pionir perusahaan, tetapi
harus mengurus segala macam pekerjaan
yang melibatkan banyak orang. Peran
terpenting sekretaris adalah adalah sebagai
penentu suasana dikantornya. Sekretaris
yang baik dapat menentukan suasana ideal
untuk bekerja di kantor, irama, budaya kerja
sehinga karyawan mempunyai produkstifitas
yang tinggi serta keberhasilan kerja yang
maksimal dan pimpinan dapat lebih mudah
memantau
kerja
dari
bawahannya.
Walaupun
kemajuan
teknologi
mempermudah banyak tugas sekretaris, akan
tetapi dengan semakin kompleksnya kerja
seorang eksekutif, kebutuhan akan tenaga
sekretaris yang mampu mengantisipasi
perkembangan zaman terus meningkat.
Sekretaris yang kompeten merupakan asset
yang sangat berharga bagi seorang eksekutif.
Saat ini ekonomi global dengan tingkat
teknologi
tinggi,
eksekutif
menjadi
tergantung pada dukungan stafnya untuk
mengontrol sistem yang baru. Ini juga
merupakan undangan untuk sekretaris untuk
meninggalkan kenyamanan yang sudah
Anda kenal dan kenikmatan masa lalu dan
mulai menantang peran mereka yang telah
berubah di tempat kerja dengan antusias. Era
globalisasi informasi dan kemajuan ilmu
pengetahuan teknologi menuntut bagi orangorang yang menggeluti profesi Sekretaris
untuk selalu menyesuaikan diri dan
memperlebar wawasan bila tidak ingin
tenggelam dalam persaingan atau rutinitas
pekerjaan.
Walaupun
demikian,
era
informasi ini hendaknya tidak dijadikan
ancaman sebab era ini sebenarnya telah
menciptakan kesempatan yang tidak terduga
bagi para sekretaris untuk meningkatkan
status pekerjaannya.
Bagaimana halnya dengan sekretatris
di jasa konsultan keuangan pialang
berjangka? Sekretaris di perusahaan pialang
berjangka jenis pekerjaan dan tanggung
jawabnya tidak jauh beda dengan sekretaris
di perusahaan jasa lainnya dan instansi
pemerintah atau swasta. Perbedaan utama
sekretaris perusahaan pialang berjangka
harus mengetahui tata cara pekerjaan
marketing bahkan bisa menjadi sosok
seorang marketing, baik dari penampilan,
tata berbicara dan kepribadian.
Perubahan-perubahan akibat dari
kemajuan iptek telah terjadi. Kebanyakan
dari perubahan-perubahan itu biasanya jelas
terlihat, misalnya:
a. Banyak tugas, seperti pembukuan dan
pengetikan, sekarang dikerjakan
dengan komputer.
b. Surat-surat di banyak kantor tidak
lagi dikirim dengan jasa pos, tetapi
dengan alat kirim elektronik, seperti
mesin faks atau email.
c. Telepon semakin vital fungsinya.
d. Penelitian tidak lagi terbatas pada
perpustakaan lokal, tetapi dari
database yang bersifat nasional.
e. Mencari arsip di kantor-kantor yang
modern, berarti memanggil data dari
dokumen yang tersimpan di dalam
disket.
Perhatikan bagaimana pengaruh
teknologi terhadap profesi sekretaris dan
bagaimana peran sekretaris berubah dengan
cepat hanya dalam beberapa dekade. Hal-hal
kecil, seperti mengerti cara kerja mesinmesin dan system baru serta bagaimana cara
kerja mesin-mesin dan sistem baru serta
bagaimana cara menggunakannya untuk
kelancaran tugas-tugas ternyata juga sangat
penting bagi peningkatan karier Anda.
Satu keharusan yang harus dimiliki
sekretaris dalam Era Globalisasi Informasi
ini adalah kemampuan untuk bekerja
secepatnya terutama dalam menangani
informasi-informasi vital. Demikian juga
bagi sekretaris yang tidak begitu tertarik
dengan informasi-informasi baru.
Penelitian
terhadap
sekretaris
dilakukan dengan teknik observasi langsung
yaitu wawancara dari beberapa sekretaris
yang sudah bekerja lebih dari 2 tahun selama
15 menit. Berikut ini data-data penelitian
5
yang didapat dan di analisa tiap-tiap elemen
pekerjaan sekretaris :
A. Sekretaris harus mampu :
1. Membagi waktu kerja dengan
keluarga
2. Menjadi ujung tombak dalam
perusahaan atau organisasi
3. Menentukan arah dan tujuan
perusahaan atau organisasi
4. Mempunyai
trik
menyimpan
rahasia
5. Siap kapan saja dan harus pergi
kemana saja
6. Siap mengobarkan apa yang
menjadi hobi atau kesukaan
B. Tugas sederhana seorang sekretaris di
perusahaan jasa :
1. Membantu pimpinan
2. Menyiapkan agenda rapat
3. Menyusun
administrasi
dan
pembukuan perusahaan
4. Mengatur
daftar
kegiatan
perusahaan dan organisasi
C. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh
seorang sekretaris :
1. Memberikan kesempatan bukan
kepada yang berhak
2. Memberikan informasi perusahaan
dan organisasi kepada yang bukan
haknya
3. Tidak mempertunjukkan sifat keras
kepala dan menang sendiri
4. Jangan mudah terpengaruh oleh
orang lain
5. Tidak mudah menerima informasi
negatif
D. Hal-hal yang harus diperhatikan seorang
sekretaris dalam bekerja :
1. Keterampilan kesekretarisan seperti
mengetik cepat, public speaking
2. Mempunyai inisiatif dan inovatif
3. Cerdas dan cekatan
4. Ingatan yang baik
5. Wawasan luas
6. Ketelitian tinggi
7. Mempertimbangan sesuatu hal
sebelum melakukan tindakan
8. Menyelesaikan pekerjaan secara
sempurna.
E. Langkah-langkah dari penampilan diri
seorang sekretaris untuk mengembangkan
kepribadian dan karakternya :
1. Mampu mengaktualisasikan diri
2. Mampu melihat secara objektif
3. Memiliki pandangan hidup
4. Menghargai orang lain
5. Peka akan tujuan
6. Memiliki rasa humor
7.
Melihat peluang kedepan dengan
baik
8. Pandai berdiskusi
F.
Sikap seorang sekretaris yang harus
dimiliki menuju kepribadian yang baik :
1. Handal
2. Cekatan
3. Jujur
4. Ketekunan
5. Kerajinan;
6. Membawa diri sesuai norma yang
berlaku
7. Adaptasi yang sesuai
8. Mengerti merapikan diri dan
membuat nyaman di pandang orang
G. Karena setiap pagi dan sore diadakan
rapat maka sekretaris dalam perusahaan jasa
konsultan keuangan pialang berjangka,
membuat mengklasifikasikan suatu formasi
rapat disesuaikan jumlah peserta, ruangan,
meja dan kursi, seperti:
1. Bentuk huruf U : Peserta
membentuk huruf “U” dengan
posisi pimpinan rapat berada di
barisan paling depan
2. Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf
I dengan pimpinan tinggal berada
di barisan paling depan
3. Bentuk huruf T : Posisi peserta
rapat membentuk huruf T, dengan
posisi pimpinan berada di depan
H. Mengarahkan pimpinan dan pembicara
rapat menjelaskan sistematika penjelasan
dengan cara :
1. Materi harus bisa dipahami terlebih
dahulu oleh diri sendiri
2. Menggunakan bahasa yang mudah
dipahami oleh peserta rapat
3. Menggunakan bahasa tubuh yang
sesuai
dengan
tiap
pokok
pembahasan rapat
4. Memunculkan karakter yang bisa
dijadikan sebagai ciri khas
5. Materi disampaikan secara singkat,
padat dan jelas.
6. Dan lain sebagainya
I.
Mengarahkan pimpinan rapat untuk
mengambil keputusan dengan tepat, sepert :
1. Musyawarah untuk mufakat :
keputusan yang akan diambil harus
bisa diputuskan dengan mantap dan
bisa diterima oleh semua peserta
rapat
2. Votting : Artinya keputusan yang
akan diambil berdasrkan dengan
suara terbanyak
3. Sifat Otoriter Pimpinan Rapat :
Artinya pimpinan rapa dapat
mengambil keputusan dengan jalan
6
sendiri, dengan menggunakan
otoritasnya sebagai pimpinan, dan
lain sebagainya
J.
Berikut ini adalah pekerjaan rutin
seorang sekretaris di jasa keuangan pialang
berjangka :
1. Membuat Profil Perusahaan
2. Membuat Memo Intern dan Memo
Extern Perusahaan
3. Membuat
Brosur
Produk
Perusahaan
4. Menyusun
dan
Menetapkan
Agenda Rapat Harian, Mingguan,
Bulanan, Tahunan
5. Membuat ID Card Karyawan
Bukan Marketing & Karyawan
Marketing
6. Membuat
Laporan
Inventaris
perusahaan
7. Menyusun
Stock
Opname
Perusahaan
8. Membuat Daftar Lisensi Manager
Marketing
9. Menyusun Laporan Kerja TiapTiap Manager Marketing
10. Mengurus
Segala
Perijinan
Perusahaan
11. Membuat Daftar semua karyawan
Office Boy, Security, Branch
Manager, Backoffice, dan Staf
Marketing
12. Membuat Penawaran dan kontrak
Kerja Perusahaan
13. Membuat Laporan Hasil Dinas
Luar Staf Back Office
atau
Manager
14. Membuat Laporan Performance
Manager Marketing
15. Membuat Laporan Performance
Staff Marketing
16. Menyusun dan Mengirim ke E-mail
Kantor Pusat Laporan Harian,
Mingguan, Bulanan
17. Menyusun, Melapor dan Mengirim
ke Email Pimpinan & Kantor Pusat
Laporan Kerja Tahunan
18. Membuat
Laporan
Reward
Marketing
19. Membuat
Laporan Penurunan
Jabatan
20. Memantau & Membuat Laporan
Hasil Pekerjaan dari Karyawan
Back Office
5.
5.1.
PENUTUP
Simpulan
Profesi seorang sekretaris tidak boleh
dipandang sebelah mata, dapat dibuktikan
dengan banyaknya iklan lowongan menjadi
sekretaris di koran, majalah, tabloid, televisi
bahkan di internet. Untuk mewujudkan
profesionalisme seorang sekretaris, mereka
harus dituntut untuk stand up, smile, say
hello, dan standby. Untuk sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka dibutuhkan yang cekatan,
terampil, cerdas, inovatif dan bisa membawa
suasana pekerjaan nyaman dan tidak kaku.
Seorang
sekretaris
perusahaan
jasa
konsultan keuangan pialang berjangka
dalam kesehariannya menghadapi pimpinan
seperti owner, branch manager, kolega atau
nasabah, divisi administrasi, divisi sumber
daya manusia, divisi training dan
penempatan karyawan, divisi technical
support, divisi operasional dan paling utama
divisi marketing, yang merupakan tulang
punggung perusahaan. Banyak hal yang
harus dipelajari untuk seorang sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka, bukan hanya sebagai juru ketik
atau notulen dari setiap rapat yang diadakan
oleh pimpinan atau setingkat manajer, tetapi
membuat terciptanya situasi yang kondusif
di
perusahaan,
serta
menyelaraskan
produktifitas sebagai orang yang mau
dipimpin dan sebagai wakil pimpinan
perusahaan yang bisa dibanggakan.
Penelitian
dilakukan
terhadap
beberapa sekretaris di perusahaan jasa
konsultan keuangan pialang berjangka yang
sudah bekerja lebih dari 2 tahun dengan
teknik studi pustaka, observasi wawancara
melalui perilaku dan pendapat dari sekretaris
sehingga di dapat simpulan untuk
menguatkan tujuan dari penelitian yang
dilakukan terhadap pekerjaan sekretaris.
Sehingga didapat hasil dari penelitian yang
merupakan gambaran besar pekerjaan dari
seorang sekretaris di perusahaan jasa
keuangan pialang berjangka, antara lain :
1. Membuat Profil Perusahaan
2. Membuat Memo Intern dan Memo
Extern Perusahaan
3. Membuat Brosur Produk Perusahaan
4. Menyusun dan Menetapkan Agenda
Rapat Harian, Mingguan, Bulanan,
Tahunan
5. Membuat ID Card Karyawan Bukan
Marketing & Karyawan Marketing
6. Membuat
Laporan
Inventaris
perusahaan
7. Menyusun Stock Opname Perusahaan
8. Membuat Daftar Lisensi Manager
Marketing
9. Menyusun Laporan Kerja Tiap-Tiap
Manager Marketing
7
10. Mengurus
Segala
Perijinan
Perusahaan
11. Membuat Daftar semua karyawan
Office
Boy,
Security,
Branch
Manager, Backoffice, dan Staf
Marketing
12. Membuat Penawaran dan kontrak
Kerja Perusahaan
13. Membuat Laporan Hasil Dinas Luar
Staf Back Office atau Manager
14. Membuat
Laporan Performance
Manager Marketing
15. Membuat Laporan Performance Staff
Marketing
16. Menyusun dan Mengirim ke E-mail
Kantor Pusat Laporan Harian,
Mingguan, Bulanan
17. Menyusun, Melapor dan Mengirim ke
Email Pimpinan & Kantor Pusat
Laporan Kerja Tahunan
18. Membuat Laporan Reward Marketing
19. Membuat Laporan Penurunan Jabatan
20. Memantau & Membuat Laporan Hasil
Pekerjaan dari Karyawan Back Office
Sekretaris yang berprestasi akan diberi lebih
banyak tanggung jawab dan akhirnya akan
berkembang menjadi tugas pengelolaan
suatu proyek. Berawal dari sini sekretaris
pada akhirnya akan dituntut untuk mengikuti
pelatihan manajerial untuk pengembangan
karir demi kemajuan organisasi atau
perusahaannya. Peran terpenting sekretaris
adalah adalah sebagai penentu suasana
dikantornya. Sekretaris yang baik dapat
menentukan suasana ideal untuk bekerja di
kantor, irama, budaya kerja sehinga
karyawan mempunyai produkstifitas yang
tinggi serta keberhasilan kerja yang
maksimal dan pimpinan dapat lebih mudah
memantau kerja dari bawahannya.
Hendarto, Kusumarsono. Belajar Trading.
Penerbit Andi Yogyakarta. 2005
Anonim. Diktat Kuliah Sekretaris. ASMI.
Jakarta. 2009
www.wikipedia.org\profesi\sekretaris.
April 2010
5.2.
Saran
Akan lebih baik seorang sekretaris di
perusahaan jasa konsultan keuangan pialang
berjangka diberikan pelatihan secara
berkala, dimana dapat menyelaraskan atau
mengoptimalkan
pekerjaannya
dengan
kemampuan dasar yang dimilikinya. Serta
harus memiliki prinsip :
- Tutup Mulut Rapat – Rapat
- Pasang Mata Awas – Awas
- Buka Telinga Lebar – Lebar
DAFTAR PUSTAKA
Fowler. Secretary. The Concice Oxford
Dictionary of Current English,
cetakan ke-3. 2005
8