Jurnal MANAJERIAL MENDAYAGUNAKAN INFORMA (1)
1
MENDAYAGUNAKAN INFORMASI SEBAGAI SUMBERDAYA
UNTUK MENCAPAI KEUNGGULAN KOMPETITIF ORGANISASI
Edhy Sutanta1
Abstraksi
Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM) telah berkembang dari
waktu ke waktu, dan para manajer semakin merasakan pentingnya
pengelolaan informasi sebagai sumber daya maya dalam organisasi.
Informasi tersebut sama pentingnya dengan dengan sumber daya
fisik lainnya yang tersedia.
Secara umum, SIM bertujuan untuk mencapai kondisi agar
organisasi dapat beroperasi secara efisien, agar organisasi dapat
beroperasi secara efektif, agar organisasi dapat memberikan
pelayanan/service yang lebih baik, serta agar organisasi dapat
meningkatkan kreasi/improvisasi terhadap produk yang dihasilkan.
SIM yang baik akan mampu meningkatkan pangsa pasar terhadap
produk yang dihasilkan. SIM akan mengakibatkan terjadinya client
lock in/copetitor lock out yaitu suatu ketergantungan konsumen
terhadap pelayanan yang diberikan organisasi tertentu dan enggan
berpindah ke tempat lain. Tujuan ini akan tercapai apabila SIM
yang dikembangkan mampu memberikan dukungan pada seluruh
level manajemen dan seluruh fungsi organisatoris yang ada.
Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi data merupakan
faktor penentu bagi tercapainya SIM yang ideal.
Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen/SIM, organisasi, manajer, keputusan
Pendahuluan
Informasi digunakan oleh para manajer untuk melaksanakan tugasnya,
sehingga pengelolaan informasi telah ada sejak lama, yang relatif baru adalah
kemudahan memperoleh informasi mutakhir yang akurat dan tepat waktu.
Informasi telah menjadi sumber daya penting secara strategis yang perlu dikelola
dengan baik sebagaimana sumber daya yang lain dan komputer elektronik
memungkinkan untuk memperoleh informasi tersebut secara lebih cepat dan
akurat. Perhatian khusus pada pengelolaan informasi diperlukan karena adanya
dua pengaruh, yaitu:
1
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Institut Sains & Teknologi AKPRIND
Yogyakarta
2
1. Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat dan
2. Kemampuan komputer yang semakin meningkat.
Pada awalnya, aplikasi komputer hanya digunakan sebagai pengolah data
akuntansi yang disebut sebagai pengolahan data (data processing). Perkembangan
selanjutnya, para manajer dan ilmuwan komputer semakin menyadari, bahwa
potensi yang jauh lebih besar terdapat pada dukungan informasi bagi pengambilan
keputusan.
1. Evolusi CBIS
Aplikasi komputer pertama sebagai suatu sistem informasi disebut sebagai
sistem
informasi
manajemen
(Management
Information
Systems/MIS),
selanjutnya secara berturut-turut diikuti oleh sistem pendukung keputusan
(Decission
Support
Systems/DSS),
otomatisasi
perkantoran
(Office
Automation/OA), dan sistem pakar (Expert System/ES). Aplikasi-aplikasi tersebut
membentuk sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information
System/CBIS). Secara ringkas evolusi CBIS adalah sebagai berikut:
1. Fokus awal pada data. Selama paruh awal abad 20, saat punched card dan
keydriven bookkeeping machines berada pada masa jayanya, perusahaanperusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer.
Praktek ini diteruskan hingga komputer generasi pertama yang terbatas untuk
aplikasi akuntansi (Sistem Informasi Akuntansi/SIA/Accounting Information
System) dengan nama pengolahan data elektronik (Electronic Data
Processing/EDP). Istilah EDP tidak lagi populer dan telah disingkat menjadi
pengolahan data (Data Processing/DP).
2. Fokus baru pada informasi. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer
harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
3. Fokus revisi pada pendukung keputusan
Konsep DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu
masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang
harus dibuat oleh manajer. Di sini, SIM dipandang sebagai suatu sistem
penghasil informasi yang mendukung sekelompok manajer secara umum yang
3
mewakili suatu unit organisasi seperti suatu tingkat manajemen atau suatu
area fungsional. Sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang
manajer secara khusus.
4. Fokus sekarang pada komunikasi. Berbagai aplikasi komputer untuk otomasi
kantor/OA telah berkembang pesat, antara lain meliputi konferensi jarak jauh
(tele conference), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic
calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.
5. Fokus potensial pada konsultasi. Sistem pakar (expert system/ ES) yang
menerapkan kecerdasan buatan (artificial intelligent/AI) telah semakin banyak
diperhatikan. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai
seorang spesialis dalam suatu area, misal sistem pakar dapat menyediakan
sebagian bantuan yang sama seperti seorang konsultan manajemen.
2. Pengelolaan Informasi
Tugas para manajer adalah mengelola sumber daya yang ada dengan cara
yang paling efektif. Jenis sumber daya bagi manajer adalah:
1. Sumber daya fisik yang terdiri atas manusia, material, termasuk mesin,
fasilitas, energi, dan uang
2. Sumber daya konseptual yang berupa informasi dan data
Sumber daya konseptual digunakan oleh manajer untuk mengelola sumber daya
fisik. Manajemen sumber daya fisik dapat dilakukan dengan cara:
1. Menyusun,
2. Memaksimalkan penggunaan dengan meminimalkan waktu terbuang dan
menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak, dan
3. Akhirnya mengganti sumber daya tersebut pada saat kritis yaitu sebelum
sumber daya tersebut menjadi tidak efisien dan usang.
Aktifitas pengelolaan informasi meliputi:
1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan telah terkumpul,
2. Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna,
3. Memastikan bahwa informasi diterima orang yang berhak dalam bentuk yang
tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif, dan
4
4. Membuang informasi usang dengan informasi yang mutakhir dan akurat.
Para manajer menaruh perhatian yang semakin besar pada pengelolaan
informasi karena:
1. Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat (terjadi akibat adanya pengaruh
ekonomi internasional, persaingan tingkat dunia, kompleksitas teknologi yang
meningkat, batas waktu yang semakin ketat, kendala sosial/lingkungan), dan
2. Kemampuan komputer yang semakin baik, ukuran komputer semakin kecil,
namun kecepatannya semakin tinggi.
3. Pemakai Informasi
Pemakai informasi secara umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Manajer,
2. Non manajer,
3. Orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan, dan
4. Orang dan organisasi di luar lingkungan perusahaan.
Posisi manajer dapat berada di setiap tingkatan manajemen. Perbedaan
tingkat manajemen berpengaruh pada perbedaan penekanan fungsi manajemen,
sumber
informasi
(eksternal/internal),
dan
cara
penyajian
informasi
(ringkas/rinci). Manajer juga berada dalam berbagai area fungsional perusahaan.
Perbedaan area fungsional mempengaruhi jenis informasi yang dibutuhkannya.
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada
dua yang mendasar, yaitu:
1. Keahlian komunikasi, keahlian menerima dan mengirimkan informasi dalam
bentuk lisan atau tertulis, dan
2. Keahlian pemecahan masalah (problem solving), merupakan semua kegiatan
yang mengarah pada solusi suatu permasalahan. Masalah dalam arti positif
adalah sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan, sedangkan
masalah dalam arti negatif adalah suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya
atau mungkin membahayakan perusahaan. Selama aktifitas pemecahan
masalah manajer terlibat dalam proses pengambilan keputusan (decision
making), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Keputusan
5
merupakan suatu tindakan tertentu yang dipilih. Hasil dari aktivitas pemecahan
masalah adalah solusi. Umumnya, manajer perlu membuat keputusankeputusan berganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.
Seorang manajer juga harus memiliki pengetahuan manajemen, yaitu:
1. Mengerti komputer (computer literacy), yaitu pengetahuan mengenai
komputer yang diperlukan, mencakup pengertian mengenai istilah komputer,
keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer
(sekalipun tidak perlu menjadi seorang programmer), dan
2. Mengerti informasi (informtion literacy), meliputi pengertian mengenai
bagaimana menggnakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan
masalah, di mana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan
informasi kepada pihak lain.
4. Manajer dan Sistem
Seorang manajer perlu memiliki suatu pandangan sistem (systems view)
yaitu suatu pandangan yang melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang
melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Pandangan sistem merupakan
suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer, yaitu:
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan
rincian pekerjaan,
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik,
3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi,
4. Mengakui keterkaitan organisasi dan lingkungannya, serta
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya
dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
5. Organisasi Pengelola Informasi
Pada masa awal penggunaan komputer, banyak perusahaan yang
membentuk unit organisasi tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang
bertanggung jawab untuk menerapkan sistem. Namun kecenderungan yang terjadi
saat ini adalah bagian komputer merupakan kesatuan organisasi utama tersendiri.
6
Spesialis informasi (information specialist) menggambarkan pegawai perusahaan
yang bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara CBIS. Spesialis
informasi digolongkan menjadi lima macam, yaitu:
1. Analis sistem, adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan
dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah,
2. Pengelola basis data (data base administrator/ DBA), bekerja sama dengan
pamakai dan analis sistem menciptakan basis data yang diperlukan untuk
menghasilkan informasi bagi pemakai. Selanjutnya, pengelola basis data
mengelola basis data sebagai sumber daya penting bagi perusahaan,
3. Spesialis jaringan (network specialist), adalah orang yang ahli dalam bidang
komputer dan telekomunikasi. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis
sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan
berbagai sumber daya komputer yang tersebar,
4. Pemrogram (programmer), bekerja dengan menggunakan dokumentasi yang
disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa
tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menjadi keluaran
berupa informasi bagi para pemakai, serta
5. Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (misal: main
frame, mini), memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer,
mengelola perpustakaan disk storage, dan lain-lain.
6. End User Computing/EUC
End User Computing/EUC diartikan sebagai pengembangan seluruh atau
sebagian CBIS oleh para pemakai. EUC berkembang karena adanya
kecenderungan yang semakin besar minat para pemakai untuk mengembangkan
sendiri aplikasi komputernya. EUC berkembang akibat empat pengaruh, yaitu:
1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer,
2. Antrian pekerjaan pada unit jasa dan informasi, sehingga kebutuhan informasi
tidak segera terpenuhi,
3. Perangkat keras komputer yang murah, serta
4. Tersedianya paket-paket perangkat lunak pendukung.
7
Berdasarkan tingkat pengetahuan tentang komputer, para pemakai akhir
tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat, yaitu:
1. Tingkat menu (menu level end users),
2. Tingkat perintah (command level end users),
3. Pemrogram pemakai akhir (end use programmers), serta
4. Personil pendukung keputusan (functional support personnel).
Para pemakai akhir memiliki dua macam ciri utama, yaitu:
1. Semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan aplikasi, dan
2. Pemakai akhir bukan merupakan anggota organisasi jasa informasi.
Jenis aplikasi yang dikembangkan pemakai akhir sangat beragam dan
mempunyai dampak pada subsistem utama dalam CBIS. Sebagian besar pemakai
akhir berperan dalam mengembangkan aplikasi:
1. DSS yang relatif mudah, dan
2. OA yang memenuhi kebutuhan perseorangan.
Selebihnya itu merupakan tanggung jawab spesialis informasi, yaitu
mengembangkan:
1. SIM dan SIA,
2. DSS yang kompleks,
3. OA yang memenuhi kebutuhan organisasional, serta
4. ES
Beberapa manfaat dapat diperoleh dari peran EUC, antara lain adalah:
1. Pemindahan beban kerja spesialis informasi, sehingga dapat berkonsentrasi
pada sistem yang kompleks dalam lingkup organisasi, dan
2. Mengurangi kesenjangan komunikasi, hal ini terjadi karena pemakai akhir
tahu persis area permasalahan yang dihadapi tetapi tidak paham teknologi
komputer, sebaliknya spesialis komputer adalah pakar dalam teknologi tetapi
kurang menguasai area permasalahan. Dengan membiarkan pemakai
mengembangkan sendiri aplikasinya, maka akan mengurangi kesenjangan
komunikasi.
Pada sisi lain, EUC dapat mempunyai resiko, antara lain:
1. Sasaran yang buruk,
8
2. Desain dan dokumentasi yang buruk,
3. Penggunaan sumber daya tidak efisien,
4. Hilangnya integritas data, serta
5. Hilangnya keamanan data.
Sekalipun EUC telah meluas, para pemakai sebenarnya tidak bertanggung
jawab
sepenuhnya
terhadap
pengembangan
CBIS.
Biasanya
pemakai
mengembangkan sistem aplikasi komputernya bersama-sama para spesialis,
sehingga kecenderungan yang terjadi adalah para spesialis semakin banyak
melaksanakan peran sebagai konsultan.
7. Pemanfaatan IT Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, yang
dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk
meyakinkan bahwa tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan sistem
terbuka, artinya berhubungan dengan lingkungannya, mengubah sumber daya
menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah itu
kepada lingkungannya. Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan, karena
lingkungan merupakan alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan
melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan
lingkungan, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat beraktivitas.
Sedangkan lingkungan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk
memproduksi barang dan jasa.
Perusahaan berada dalam suatu lingkungan yang terdiri atas orang atau
organisasi. Lingkungan suatu perusahaan tidak sama persis dengan lingkungan
perusahaan lain. Elemen lingkungan adalah organisasi atau atau individu yang
berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung
pada perusahaan. Elemen lingkungan perusahaan terdiri atas:
1. Pemasok,
2. Pelanggan,
3. Serikat buruh,
4. Masyarakat keuangan,
9
5. Pemegang saham atau pemilik,
6. Pesaing,
7. Pemerintah, serta
8. Masyarakat global.
Arus
sumber
daya
menghubungkan
perusahaan
dengan
elemen
lingkungan. Sumber daya (orang, material, mesin, uang, dan informasi) mengalir
kepada perusahaan dari elemen lingkungan melewati perusahaan, dan kembali
kepada lingkungannya. Semua sumber daya dari lingkungan perusahaan akhirnya
akan kembali kepada lingkungan.
Sebagian sumber daya dapat mengalir lebih sering dari pada yang lain.
Arus yang sangat sering mencakup arus informasi dari pelanggan, arus material,
kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok,
dan arus pekerja dari serikat buruh. Arus sumber daya yang sangat jarang terjadi
antara lain uang dari pemerintah, arus material kepada pemasok, dan arus pekerja
kepada perusahaan pesaing (pembajakan tenaga kerja).
Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dan semua elemen
lingkungan. Misal, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan ke pemegang
saham, uang tidak mengalir kepada pesaing, dan material tidak mengalir kepada
sewrikat buruh. Informasi merupakan satu-satunya sumber daya yang mengalir
dari perusahaan ke semua elemen lingkungan atau dari elemen lingkungan ke
perusahaan. Secara umum keunggulan kompetitif (competitive advantage) dapat
dicapai melalui berbagai cara, misal:
1. Menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah,
2. Menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para pesaing,
3. Memenuhi kebutuhan khusus untuk suatu segmen tertentu.
Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif diartikan sebagai
pemanfaatan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Dasar
pemikirannya, perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya
fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sumber daya konseptual
yang unggul (data dan informasi) dapat digunakan sama baiknya dengan sumber
daya fisik lainnya.
10
Banyak contoh perusahaan yang berhasil dan mendapatkan publikasi yang
luas setelah memanfaatkan informasi sebagai keunggulan kompetitif, misal
dengan sistem reservasi penerbangan, sistem distribusi, sistem pemesanan tiket,
dan lain-lain. Berdasarkan pengalaman, terdapat tiga hal penting untuk mencapai
keunggulan kompetitif dalam bidang komputer, yaitu:
1. Tidak ada perusahaan sukses yang hanya mengandalkan sumber daya fisik,
2. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan
kompetitif terus menerus bagi perusahaan pemakainya, dan
3. Perhatian utama perusahaan adalah memusatkan sumber daya informasi pada
para pelanggan.
Pandangan luas tentang keunggulan kompetitif adalah suatu cara
memanfaatkan sumber daya data dan informasi untuk mencapai nilai yang
maksimum. Hal ini dapat dicapai dengan cara membangun SIM antar organisasi
(interorganizational information system/IOS). IOS menyediakan hubungan
informasi dua arah ke seluruh elemen lingkungan, kecuali pesaing dimana
manajemen akan berusaha menciptakan arus informasi masuk dan menekan arus
informasi keluar kepada pesaing. Beberapa elemen lingkungan memungkinkan
terbentuknya sistem komunikasi elektronik dua arah, yaitu pelanggan, pemasok,
pemerintah
dan
masyarakat
keuangan.
Sedangkan
elemen
lain
dapat
menggunakan media komunikasi non komputer.
Sumber daya informasi dapat terdiri atas:
1. Perangkat keras komputer,
2. Perangkat lunak komputer,
3. Para spesialis informasi,
4. Pemakai,
5. Fasilitas,
6. Basis data, serta
7. Informasi.
Pengelolaan sumber daya informasi adalah menjadi tanggung jawab
semua elemen dalam perusahaan yang menggunakan sumber daya informasi
untuk mencapai keunggulan kompetitif. Sebutan chief information officer/CIO
11
memiliki pengertian lebih dari sekedar gelar, yaitu manajer jasa informasi yang
menyumbangkan keahlian manajerialnya untuk memecahkan masalah yang
berkaitan dengan sumber daya informasi pada semua area operasi perusahaan,
bukan hanya pada bidang tertentu saja. CIO menggambarkan seorang manajer
tingkat tertinggi dari jasa informasi. Saat manajemen informasi menjadi semakin
kompleks, maka akan menjadi tanggung jawab semua manajer.
8. Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi
Perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka panjang yang
mengidentifikasikan tujuan yang akan memberikan posisi yang paling
menguntungkan bagi perusahaan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi
pada manajemen tingkat atas untuk mencapai tujuan tersebut. Suatu perencanaan
strategis area fungsional menjadi tanggung jawab setiap area fungsional secara
independen. Rencana fungsional ini merinci tentang bagaimana area-area tersebut
akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.
Oleh karena itu, semua area fungsional harus bekerja sama dalam proses
perencanaan strategis mereka.
Perencanaan strategis sumber daya informasi pada dasarnya merupakan
kumpulan rencana strategis SIM (MIS strategy set) jasa informasi yang terdiri dari
sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini dinamakan sebagai
transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Kekurangan dalam
pendekatan ini adalah kenyataan bahwa tidak semua area fungsional memiliki
sumber daya yang menjamin tercapainya rencana strategis perusahaan. Hal ini
dapat diperbaiki dengan pendekatan perencanaan strategis sumber daya informasi
(strategic planning for information resources/ SPIR). Dalam SPIR rencana
strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan
dikembangkan secara bersama. Rencana strategis perusahaan mencerminkan
dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana strategis jasa
informasi mencerminkan kebutuhan dukungan sistem di masa depan.
Rencana strategis sumber daya informasi secara umum memuat dua hal,
yaitu:
12
1. Tujuan yang akan dicapai oleh setiap subsistem CBIS selama periode
tertentu, dan
2. Rincian keterangan mengenai sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan tersebut.
Perhatian perlu diberikan pada para pemakai yang diharapkan dapat
berperan dalam mengembangkan sebagian atau keseluruhan bagian pekerjaan
pengembangan sistem informasi/EUC. Oleh karena itu pemakai akhir merupakan
masalah strategis dan EUC harus ditempatkan pada suatu perspektif dimana
rencana strategis memungkinkan berkembangnya EUC sekaligus menerapkan
sistem pengendalian yang baik.
9. Konsep Pengelolaan Sumber Daya Informasi
Pengelolaan sumber daya informasi (information resources manajemen/IRM)
adalah aktivitas yang dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan dalam
perusahaan dengan tujuan untuk:
1. Mengidentifikasi sumber daya informasi yang diperlukan pemakai,
2. Memperoleh sumber daya informasi yang diperlukan pemakai, dan
3. Mengelola sumber daya informasi yang diperlukan pemakai.
Sebuah pendekatan efektif bagi perusahaan dalam mencapai IRM adalah
mengembangkan rencana formal yang harus diikuti oleh setiap orang. Untuk
mencapai IRM secara penuh, maka perlu adanya set kondisi yang meliputi:
1. Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber
daya informasi yang unggul,
2. Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama,
3. Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak,
4. Perhatian pada sumber daya informasi saat membuat perencanaan
strategis,
5. Rencana strategis untuk sumber daya informasi, serta
6. Rencana strategi untuk mendorong dan mengelola EUC.
13
Kesimpulan
Informasi (termasuk data) kini telah dijadikan sebagai salah satu
sumberdaya yang vital dalam organisasi. Sebagai sumber daya maya, maka
informasi (termasuk data) perlu dikelola sebagaimana sumber daya fisik lainnya
(manusia, material, termasuk mesin, fasilitas, energi, dan uang). Pengelolaan
informasi (termasuk data) secara baik akan mampu memberikan keunggulan yang
bersifat kompetitif sebuah organisasi. Penggunaan teknologi informasi / komputer
telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam pemerolehan informasi tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Adam, D.R., Power, M.J., & Owles, V.A., 1985, Computer Information System
Development: Design and Implementation, South Western Publishing Co.
Burch, J.G.; Grutnitski, G., 1986, Information System: Theory and Practice, 4th
edition, John Wiley & Sons Inc., Canada
Davis, G.B., 1985, Management Information Systems: Conceptual Foundation,
Structure and Development, 2nd edition, McGraw-Hill International Co.,
New York
Hussain, D.; Hussain, K.M., 1981, Information Processing Systems for
Management, Richard D. Irwin, Illinois
Jones, M., 1980, The Practical Guide to Structured System Design, Yourdan
Press, New York
Lucas Jr, H.C., The Analysis Design & Implementations of Information System,
McGraw-Hill International Co.
McLeod, R., 1993, Management Information Systems, A Study of Computer Based
Information Systems, MacMillan Publishing Co., New York
Scoot, G.M., 1986, Principles of Management Information Systems, McGraw-Hill
International Co., New York
14
BIODATA PENULIS
Identitas:
Nama
: Edhy Sutanta
Tempat/Tgl Lahir
: Kulon Progo, 08 Maret 1972
Minat Khusus : Database, Management Information Systems, Algorithm
Pekerjaan
: Staf Pengajar
Kantor
: Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri,
IST AKPRIND Yogyakarta
Jabatan Akademik
: Lektor / IIIC
Riwayat Pendidikan:
1. 1978-1984
2. 1984-1987
3. 1987-1990
4. 1990-1995
Yogykarta
5. 2004-sekarang
Yogyakarta
: SD Negeri Sentolo, Kulon Progo, Yogykarta
: SMP Negeri I Sentolo, Kulon Progo, Yogykarta
: SMA Negeri I Sentolo, Kulon Progo, Yogykarta
: Jurusan Manajemen Informatika & Teknik Komputer, IST AKPRIND,
: Mahasiswa Pasca Sarjana, Program Studi Ilmu Komputer, UGM,
Riwayat Pekerjaan:
1. 1996-sekarang : Dosen Tetap Jurusan Teknik Informatika,
IST AKPRIND Yogyakarta
2. 1998-2000
: Pelaksana Program Diploma III,
Prodi. Manajeman Informatika & Teknik Komputer
IST AKPRIND Yogyakarta
3. 1998-2001
: Sekretaris Jurusan Teknik Informatika,
IST AKPRIND Yogyakarta
4. 2000-2004
: Dosen Tidak Tetap Jurusan Teknik Industri,
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa, Yogyakarta
5. 2001-2003
: Ketua Jurusan Teknik Informatika IST AKPRIND Yogyakarta
6. 2001-2004
: Redaksi Pelaksana Jurnal Teknologi ACADEMIA ISTA,
IST AKPRIND Yogyakarta
Karya Ilmiah:
1. Publikasi melalui Seminar
No
Judul
1
Tinjauan tentang metoda penyisipan biner untuk pengurutan data
2
Efek normalisasi dalam basis data relasional
3
Pemanfaatan field memo untuk mengurangi redudansi rinci data akibat
penerapan teknik normalisasi
2. Publikasi melalui Jurnal
No Judul
1
Efek normalisasi dalam basis data
relasional
2
Pemanfaatkan field memo untuk
minimalisasi duplikasi rinci data pada
kunci penghubung
Waktu
07-01-1997
10-06-1997
31-05-1999
Nama Jurnal
ACADEMIA ISTA, vol. 3, No.2,
ISSN : 1410-5829, Desember
2000
ACADEMIA ISTA, vol. 5, No.2,
ISSN : 1410-5829,
Akreditasi No.52/DIKTI/Kep/2002
Desember 2002
Waktu
2000
2002
15
3. Laporan Penelitian
No
Judul
1
Efek Normalisasi Dalam Basis Data Relasional
2
6
Perancangan Basis Data Model Relasional Pada Entitas Tidak
Homogen
Perancangan Basis Data Relasional Untuk Model Data Entity
Relationship Model (ER_Model)
Pemanfaatan Field Memo Untuk Minimalisasi Duplikasi Rinci Data
Pada Kunci Penghubung
Menyigi Penggunaan Metode Penyisipan Biner Dalam Pengurutan
Data
Menyigi Penggunaan Metode Shell Sort Dalam Pengurutan Data
7
Studi Perbandingan Sistem Perdagangan Di Internet
3
4
5
4. Buku Diterbitkan
No Judul
Nama Penerbit
1
Sistem Basis Data:
ANDI
Konsep & Peranannya Dalam Sistem Informasi Yogyakarta
Manajemen
2
Sistem Informasi Manajemen
Graha Ilmu
Yogyakarta
3
Algoritma:
Graha Ilmu
Teknik Penyelesaian Permasalahan Untuk Komputasi Yogyakarta
4
Sistem Basis Data
Graha Ilmu
Yogyakarta
5
Pengantar Teknik Informatika:
Graha Ilmu
Teori dan Aplikasi Komputer Dasar
Yogyakarta
6
Komunikasi Data dan Jaringan Komputer
Graha Ilmu
Yogyakarta
7
Statistik dan Probabilitas:
AMUS
Teori dan Praktek Komputer
Yogyakarta
8
Akuntansi Dasar:
AMUS
Teori dan Praktek Komputer
Yogyakarta
Waktu
19-06-1999
s/d 05-10-1999
10-03-2000
s/d 25-04-2000
19-02-2001
s/d 5-05-2001
01-02-2002
s/d 30-07-2002
25-11-2002
s/d 30-05-2002
20-10-2003
s/d 30-05-2004
01-10-2004
s/d 25-11-2004
Waktu
1996
2003
2004
2004
2004
2004
2004
2004
MENDAYAGUNAKAN INFORMASI SEBAGAI SUMBERDAYA
UNTUK MENCAPAI KEUNGGULAN KOMPETITIF ORGANISASI
Edhy Sutanta1
Abstraksi
Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM) telah berkembang dari
waktu ke waktu, dan para manajer semakin merasakan pentingnya
pengelolaan informasi sebagai sumber daya maya dalam organisasi.
Informasi tersebut sama pentingnya dengan dengan sumber daya
fisik lainnya yang tersedia.
Secara umum, SIM bertujuan untuk mencapai kondisi agar
organisasi dapat beroperasi secara efisien, agar organisasi dapat
beroperasi secara efektif, agar organisasi dapat memberikan
pelayanan/service yang lebih baik, serta agar organisasi dapat
meningkatkan kreasi/improvisasi terhadap produk yang dihasilkan.
SIM yang baik akan mampu meningkatkan pangsa pasar terhadap
produk yang dihasilkan. SIM akan mengakibatkan terjadinya client
lock in/copetitor lock out yaitu suatu ketergantungan konsumen
terhadap pelayanan yang diberikan organisasi tertentu dan enggan
berpindah ke tempat lain. Tujuan ini akan tercapai apabila SIM
yang dikembangkan mampu memberikan dukungan pada seluruh
level manajemen dan seluruh fungsi organisatoris yang ada.
Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi data merupakan
faktor penentu bagi tercapainya SIM yang ideal.
Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen/SIM, organisasi, manajer, keputusan
Pendahuluan
Informasi digunakan oleh para manajer untuk melaksanakan tugasnya,
sehingga pengelolaan informasi telah ada sejak lama, yang relatif baru adalah
kemudahan memperoleh informasi mutakhir yang akurat dan tepat waktu.
Informasi telah menjadi sumber daya penting secara strategis yang perlu dikelola
dengan baik sebagaimana sumber daya yang lain dan komputer elektronik
memungkinkan untuk memperoleh informasi tersebut secara lebih cepat dan
akurat. Perhatian khusus pada pengelolaan informasi diperlukan karena adanya
dua pengaruh, yaitu:
1
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Institut Sains & Teknologi AKPRIND
Yogyakarta
2
1. Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat dan
2. Kemampuan komputer yang semakin meningkat.
Pada awalnya, aplikasi komputer hanya digunakan sebagai pengolah data
akuntansi yang disebut sebagai pengolahan data (data processing). Perkembangan
selanjutnya, para manajer dan ilmuwan komputer semakin menyadari, bahwa
potensi yang jauh lebih besar terdapat pada dukungan informasi bagi pengambilan
keputusan.
1. Evolusi CBIS
Aplikasi komputer pertama sebagai suatu sistem informasi disebut sebagai
sistem
informasi
manajemen
(Management
Information
Systems/MIS),
selanjutnya secara berturut-turut diikuti oleh sistem pendukung keputusan
(Decission
Support
Systems/DSS),
otomatisasi
perkantoran
(Office
Automation/OA), dan sistem pakar (Expert System/ES). Aplikasi-aplikasi tersebut
membentuk sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information
System/CBIS). Secara ringkas evolusi CBIS adalah sebagai berikut:
1. Fokus awal pada data. Selama paruh awal abad 20, saat punched card dan
keydriven bookkeeping machines berada pada masa jayanya, perusahaanperusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer.
Praktek ini diteruskan hingga komputer generasi pertama yang terbatas untuk
aplikasi akuntansi (Sistem Informasi Akuntansi/SIA/Accounting Information
System) dengan nama pengolahan data elektronik (Electronic Data
Processing/EDP). Istilah EDP tidak lagi populer dan telah disingkat menjadi
pengolahan data (Data Processing/DP).
2. Fokus baru pada informasi. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer
harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
3. Fokus revisi pada pendukung keputusan
Konsep DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu
masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang
harus dibuat oleh manajer. Di sini, SIM dipandang sebagai suatu sistem
penghasil informasi yang mendukung sekelompok manajer secara umum yang
3
mewakili suatu unit organisasi seperti suatu tingkat manajemen atau suatu
area fungsional. Sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang
manajer secara khusus.
4. Fokus sekarang pada komunikasi. Berbagai aplikasi komputer untuk otomasi
kantor/OA telah berkembang pesat, antara lain meliputi konferensi jarak jauh
(tele conference), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic
calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.
5. Fokus potensial pada konsultasi. Sistem pakar (expert system/ ES) yang
menerapkan kecerdasan buatan (artificial intelligent/AI) telah semakin banyak
diperhatikan. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai
seorang spesialis dalam suatu area, misal sistem pakar dapat menyediakan
sebagian bantuan yang sama seperti seorang konsultan manajemen.
2. Pengelolaan Informasi
Tugas para manajer adalah mengelola sumber daya yang ada dengan cara
yang paling efektif. Jenis sumber daya bagi manajer adalah:
1. Sumber daya fisik yang terdiri atas manusia, material, termasuk mesin,
fasilitas, energi, dan uang
2. Sumber daya konseptual yang berupa informasi dan data
Sumber daya konseptual digunakan oleh manajer untuk mengelola sumber daya
fisik. Manajemen sumber daya fisik dapat dilakukan dengan cara:
1. Menyusun,
2. Memaksimalkan penggunaan dengan meminimalkan waktu terbuang dan
menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak, dan
3. Akhirnya mengganti sumber daya tersebut pada saat kritis yaitu sebelum
sumber daya tersebut menjadi tidak efisien dan usang.
Aktifitas pengelolaan informasi meliputi:
1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan telah terkumpul,
2. Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna,
3. Memastikan bahwa informasi diterima orang yang berhak dalam bentuk yang
tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif, dan
4
4. Membuang informasi usang dengan informasi yang mutakhir dan akurat.
Para manajer menaruh perhatian yang semakin besar pada pengelolaan
informasi karena:
1. Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat (terjadi akibat adanya pengaruh
ekonomi internasional, persaingan tingkat dunia, kompleksitas teknologi yang
meningkat, batas waktu yang semakin ketat, kendala sosial/lingkungan), dan
2. Kemampuan komputer yang semakin baik, ukuran komputer semakin kecil,
namun kecepatannya semakin tinggi.
3. Pemakai Informasi
Pemakai informasi secara umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Manajer,
2. Non manajer,
3. Orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan, dan
4. Orang dan organisasi di luar lingkungan perusahaan.
Posisi manajer dapat berada di setiap tingkatan manajemen. Perbedaan
tingkat manajemen berpengaruh pada perbedaan penekanan fungsi manajemen,
sumber
informasi
(eksternal/internal),
dan
cara
penyajian
informasi
(ringkas/rinci). Manajer juga berada dalam berbagai area fungsional perusahaan.
Perbedaan area fungsional mempengaruhi jenis informasi yang dibutuhkannya.
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada
dua yang mendasar, yaitu:
1. Keahlian komunikasi, keahlian menerima dan mengirimkan informasi dalam
bentuk lisan atau tertulis, dan
2. Keahlian pemecahan masalah (problem solving), merupakan semua kegiatan
yang mengarah pada solusi suatu permasalahan. Masalah dalam arti positif
adalah sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan, sedangkan
masalah dalam arti negatif adalah suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya
atau mungkin membahayakan perusahaan. Selama aktifitas pemecahan
masalah manajer terlibat dalam proses pengambilan keputusan (decision
making), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Keputusan
5
merupakan suatu tindakan tertentu yang dipilih. Hasil dari aktivitas pemecahan
masalah adalah solusi. Umumnya, manajer perlu membuat keputusankeputusan berganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.
Seorang manajer juga harus memiliki pengetahuan manajemen, yaitu:
1. Mengerti komputer (computer literacy), yaitu pengetahuan mengenai
komputer yang diperlukan, mencakup pengertian mengenai istilah komputer,
keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer
(sekalipun tidak perlu menjadi seorang programmer), dan
2. Mengerti informasi (informtion literacy), meliputi pengertian mengenai
bagaimana menggnakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan
masalah, di mana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan
informasi kepada pihak lain.
4. Manajer dan Sistem
Seorang manajer perlu memiliki suatu pandangan sistem (systems view)
yaitu suatu pandangan yang melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang
melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Pandangan sistem merupakan
suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer, yaitu:
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan
rincian pekerjaan,
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik,
3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi,
4. Mengakui keterkaitan organisasi dan lingkungannya, serta
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya
dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
5. Organisasi Pengelola Informasi
Pada masa awal penggunaan komputer, banyak perusahaan yang
membentuk unit organisasi tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang
bertanggung jawab untuk menerapkan sistem. Namun kecenderungan yang terjadi
saat ini adalah bagian komputer merupakan kesatuan organisasi utama tersendiri.
6
Spesialis informasi (information specialist) menggambarkan pegawai perusahaan
yang bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara CBIS. Spesialis
informasi digolongkan menjadi lima macam, yaitu:
1. Analis sistem, adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan
dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah,
2. Pengelola basis data (data base administrator/ DBA), bekerja sama dengan
pamakai dan analis sistem menciptakan basis data yang diperlukan untuk
menghasilkan informasi bagi pemakai. Selanjutnya, pengelola basis data
mengelola basis data sebagai sumber daya penting bagi perusahaan,
3. Spesialis jaringan (network specialist), adalah orang yang ahli dalam bidang
komputer dan telekomunikasi. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis
sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan
berbagai sumber daya komputer yang tersebar,
4. Pemrogram (programmer), bekerja dengan menggunakan dokumentasi yang
disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa
tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menjadi keluaran
berupa informasi bagi para pemakai, serta
5. Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (misal: main
frame, mini), memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer,
mengelola perpustakaan disk storage, dan lain-lain.
6. End User Computing/EUC
End User Computing/EUC diartikan sebagai pengembangan seluruh atau
sebagian CBIS oleh para pemakai. EUC berkembang karena adanya
kecenderungan yang semakin besar minat para pemakai untuk mengembangkan
sendiri aplikasi komputernya. EUC berkembang akibat empat pengaruh, yaitu:
1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer,
2. Antrian pekerjaan pada unit jasa dan informasi, sehingga kebutuhan informasi
tidak segera terpenuhi,
3. Perangkat keras komputer yang murah, serta
4. Tersedianya paket-paket perangkat lunak pendukung.
7
Berdasarkan tingkat pengetahuan tentang komputer, para pemakai akhir
tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat, yaitu:
1. Tingkat menu (menu level end users),
2. Tingkat perintah (command level end users),
3. Pemrogram pemakai akhir (end use programmers), serta
4. Personil pendukung keputusan (functional support personnel).
Para pemakai akhir memiliki dua macam ciri utama, yaitu:
1. Semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan aplikasi, dan
2. Pemakai akhir bukan merupakan anggota organisasi jasa informasi.
Jenis aplikasi yang dikembangkan pemakai akhir sangat beragam dan
mempunyai dampak pada subsistem utama dalam CBIS. Sebagian besar pemakai
akhir berperan dalam mengembangkan aplikasi:
1. DSS yang relatif mudah, dan
2. OA yang memenuhi kebutuhan perseorangan.
Selebihnya itu merupakan tanggung jawab spesialis informasi, yaitu
mengembangkan:
1. SIM dan SIA,
2. DSS yang kompleks,
3. OA yang memenuhi kebutuhan organisasional, serta
4. ES
Beberapa manfaat dapat diperoleh dari peran EUC, antara lain adalah:
1. Pemindahan beban kerja spesialis informasi, sehingga dapat berkonsentrasi
pada sistem yang kompleks dalam lingkup organisasi, dan
2. Mengurangi kesenjangan komunikasi, hal ini terjadi karena pemakai akhir
tahu persis area permasalahan yang dihadapi tetapi tidak paham teknologi
komputer, sebaliknya spesialis komputer adalah pakar dalam teknologi tetapi
kurang menguasai area permasalahan. Dengan membiarkan pemakai
mengembangkan sendiri aplikasinya, maka akan mengurangi kesenjangan
komunikasi.
Pada sisi lain, EUC dapat mempunyai resiko, antara lain:
1. Sasaran yang buruk,
8
2. Desain dan dokumentasi yang buruk,
3. Penggunaan sumber daya tidak efisien,
4. Hilangnya integritas data, serta
5. Hilangnya keamanan data.
Sekalipun EUC telah meluas, para pemakai sebenarnya tidak bertanggung
jawab
sepenuhnya
terhadap
pengembangan
CBIS.
Biasanya
pemakai
mengembangkan sistem aplikasi komputernya bersama-sama para spesialis,
sehingga kecenderungan yang terjadi adalah para spesialis semakin banyak
melaksanakan peran sebagai konsultan.
7. Pemanfaatan IT Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, yang
dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk
meyakinkan bahwa tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan sistem
terbuka, artinya berhubungan dengan lingkungannya, mengubah sumber daya
menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah itu
kepada lingkungannya. Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan, karena
lingkungan merupakan alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan
melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan
lingkungan, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat beraktivitas.
Sedangkan lingkungan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk
memproduksi barang dan jasa.
Perusahaan berada dalam suatu lingkungan yang terdiri atas orang atau
organisasi. Lingkungan suatu perusahaan tidak sama persis dengan lingkungan
perusahaan lain. Elemen lingkungan adalah organisasi atau atau individu yang
berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung
pada perusahaan. Elemen lingkungan perusahaan terdiri atas:
1. Pemasok,
2. Pelanggan,
3. Serikat buruh,
4. Masyarakat keuangan,
9
5. Pemegang saham atau pemilik,
6. Pesaing,
7. Pemerintah, serta
8. Masyarakat global.
Arus
sumber
daya
menghubungkan
perusahaan
dengan
elemen
lingkungan. Sumber daya (orang, material, mesin, uang, dan informasi) mengalir
kepada perusahaan dari elemen lingkungan melewati perusahaan, dan kembali
kepada lingkungannya. Semua sumber daya dari lingkungan perusahaan akhirnya
akan kembali kepada lingkungan.
Sebagian sumber daya dapat mengalir lebih sering dari pada yang lain.
Arus yang sangat sering mencakup arus informasi dari pelanggan, arus material,
kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok,
dan arus pekerja dari serikat buruh. Arus sumber daya yang sangat jarang terjadi
antara lain uang dari pemerintah, arus material kepada pemasok, dan arus pekerja
kepada perusahaan pesaing (pembajakan tenaga kerja).
Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dan semua elemen
lingkungan. Misal, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan ke pemegang
saham, uang tidak mengalir kepada pesaing, dan material tidak mengalir kepada
sewrikat buruh. Informasi merupakan satu-satunya sumber daya yang mengalir
dari perusahaan ke semua elemen lingkungan atau dari elemen lingkungan ke
perusahaan. Secara umum keunggulan kompetitif (competitive advantage) dapat
dicapai melalui berbagai cara, misal:
1. Menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah,
2. Menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para pesaing,
3. Memenuhi kebutuhan khusus untuk suatu segmen tertentu.
Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif diartikan sebagai
pemanfaatan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Dasar
pemikirannya, perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya
fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sumber daya konseptual
yang unggul (data dan informasi) dapat digunakan sama baiknya dengan sumber
daya fisik lainnya.
10
Banyak contoh perusahaan yang berhasil dan mendapatkan publikasi yang
luas setelah memanfaatkan informasi sebagai keunggulan kompetitif, misal
dengan sistem reservasi penerbangan, sistem distribusi, sistem pemesanan tiket,
dan lain-lain. Berdasarkan pengalaman, terdapat tiga hal penting untuk mencapai
keunggulan kompetitif dalam bidang komputer, yaitu:
1. Tidak ada perusahaan sukses yang hanya mengandalkan sumber daya fisik,
2. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan
kompetitif terus menerus bagi perusahaan pemakainya, dan
3. Perhatian utama perusahaan adalah memusatkan sumber daya informasi pada
para pelanggan.
Pandangan luas tentang keunggulan kompetitif adalah suatu cara
memanfaatkan sumber daya data dan informasi untuk mencapai nilai yang
maksimum. Hal ini dapat dicapai dengan cara membangun SIM antar organisasi
(interorganizational information system/IOS). IOS menyediakan hubungan
informasi dua arah ke seluruh elemen lingkungan, kecuali pesaing dimana
manajemen akan berusaha menciptakan arus informasi masuk dan menekan arus
informasi keluar kepada pesaing. Beberapa elemen lingkungan memungkinkan
terbentuknya sistem komunikasi elektronik dua arah, yaitu pelanggan, pemasok,
pemerintah
dan
masyarakat
keuangan.
Sedangkan
elemen
lain
dapat
menggunakan media komunikasi non komputer.
Sumber daya informasi dapat terdiri atas:
1. Perangkat keras komputer,
2. Perangkat lunak komputer,
3. Para spesialis informasi,
4. Pemakai,
5. Fasilitas,
6. Basis data, serta
7. Informasi.
Pengelolaan sumber daya informasi adalah menjadi tanggung jawab
semua elemen dalam perusahaan yang menggunakan sumber daya informasi
untuk mencapai keunggulan kompetitif. Sebutan chief information officer/CIO
11
memiliki pengertian lebih dari sekedar gelar, yaitu manajer jasa informasi yang
menyumbangkan keahlian manajerialnya untuk memecahkan masalah yang
berkaitan dengan sumber daya informasi pada semua area operasi perusahaan,
bukan hanya pada bidang tertentu saja. CIO menggambarkan seorang manajer
tingkat tertinggi dari jasa informasi. Saat manajemen informasi menjadi semakin
kompleks, maka akan menjadi tanggung jawab semua manajer.
8. Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi
Perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka panjang yang
mengidentifikasikan tujuan yang akan memberikan posisi yang paling
menguntungkan bagi perusahaan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi
pada manajemen tingkat atas untuk mencapai tujuan tersebut. Suatu perencanaan
strategis area fungsional menjadi tanggung jawab setiap area fungsional secara
independen. Rencana fungsional ini merinci tentang bagaimana area-area tersebut
akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.
Oleh karena itu, semua area fungsional harus bekerja sama dalam proses
perencanaan strategis mereka.
Perencanaan strategis sumber daya informasi pada dasarnya merupakan
kumpulan rencana strategis SIM (MIS strategy set) jasa informasi yang terdiri dari
sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini dinamakan sebagai
transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Kekurangan dalam
pendekatan ini adalah kenyataan bahwa tidak semua area fungsional memiliki
sumber daya yang menjamin tercapainya rencana strategis perusahaan. Hal ini
dapat diperbaiki dengan pendekatan perencanaan strategis sumber daya informasi
(strategic planning for information resources/ SPIR). Dalam SPIR rencana
strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan
dikembangkan secara bersama. Rencana strategis perusahaan mencerminkan
dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana strategis jasa
informasi mencerminkan kebutuhan dukungan sistem di masa depan.
Rencana strategis sumber daya informasi secara umum memuat dua hal,
yaitu:
12
1. Tujuan yang akan dicapai oleh setiap subsistem CBIS selama periode
tertentu, dan
2. Rincian keterangan mengenai sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan tersebut.
Perhatian perlu diberikan pada para pemakai yang diharapkan dapat
berperan dalam mengembangkan sebagian atau keseluruhan bagian pekerjaan
pengembangan sistem informasi/EUC. Oleh karena itu pemakai akhir merupakan
masalah strategis dan EUC harus ditempatkan pada suatu perspektif dimana
rencana strategis memungkinkan berkembangnya EUC sekaligus menerapkan
sistem pengendalian yang baik.
9. Konsep Pengelolaan Sumber Daya Informasi
Pengelolaan sumber daya informasi (information resources manajemen/IRM)
adalah aktivitas yang dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan dalam
perusahaan dengan tujuan untuk:
1. Mengidentifikasi sumber daya informasi yang diperlukan pemakai,
2. Memperoleh sumber daya informasi yang diperlukan pemakai, dan
3. Mengelola sumber daya informasi yang diperlukan pemakai.
Sebuah pendekatan efektif bagi perusahaan dalam mencapai IRM adalah
mengembangkan rencana formal yang harus diikuti oleh setiap orang. Untuk
mencapai IRM secara penuh, maka perlu adanya set kondisi yang meliputi:
1. Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber
daya informasi yang unggul,
2. Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama,
3. Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak,
4. Perhatian pada sumber daya informasi saat membuat perencanaan
strategis,
5. Rencana strategis untuk sumber daya informasi, serta
6. Rencana strategi untuk mendorong dan mengelola EUC.
13
Kesimpulan
Informasi (termasuk data) kini telah dijadikan sebagai salah satu
sumberdaya yang vital dalam organisasi. Sebagai sumber daya maya, maka
informasi (termasuk data) perlu dikelola sebagaimana sumber daya fisik lainnya
(manusia, material, termasuk mesin, fasilitas, energi, dan uang). Pengelolaan
informasi (termasuk data) secara baik akan mampu memberikan keunggulan yang
bersifat kompetitif sebuah organisasi. Penggunaan teknologi informasi / komputer
telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam pemerolehan informasi tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Adam, D.R., Power, M.J., & Owles, V.A., 1985, Computer Information System
Development: Design and Implementation, South Western Publishing Co.
Burch, J.G.; Grutnitski, G., 1986, Information System: Theory and Practice, 4th
edition, John Wiley & Sons Inc., Canada
Davis, G.B., 1985, Management Information Systems: Conceptual Foundation,
Structure and Development, 2nd edition, McGraw-Hill International Co.,
New York
Hussain, D.; Hussain, K.M., 1981, Information Processing Systems for
Management, Richard D. Irwin, Illinois
Jones, M., 1980, The Practical Guide to Structured System Design, Yourdan
Press, New York
Lucas Jr, H.C., The Analysis Design & Implementations of Information System,
McGraw-Hill International Co.
McLeod, R., 1993, Management Information Systems, A Study of Computer Based
Information Systems, MacMillan Publishing Co., New York
Scoot, G.M., 1986, Principles of Management Information Systems, McGraw-Hill
International Co., New York
14
BIODATA PENULIS
Identitas:
Nama
: Edhy Sutanta
Tempat/Tgl Lahir
: Kulon Progo, 08 Maret 1972
Minat Khusus : Database, Management Information Systems, Algorithm
Pekerjaan
: Staf Pengajar
Kantor
: Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri,
IST AKPRIND Yogyakarta
Jabatan Akademik
: Lektor / IIIC
Riwayat Pendidikan:
1. 1978-1984
2. 1984-1987
3. 1987-1990
4. 1990-1995
Yogykarta
5. 2004-sekarang
Yogyakarta
: SD Negeri Sentolo, Kulon Progo, Yogykarta
: SMP Negeri I Sentolo, Kulon Progo, Yogykarta
: SMA Negeri I Sentolo, Kulon Progo, Yogykarta
: Jurusan Manajemen Informatika & Teknik Komputer, IST AKPRIND,
: Mahasiswa Pasca Sarjana, Program Studi Ilmu Komputer, UGM,
Riwayat Pekerjaan:
1. 1996-sekarang : Dosen Tetap Jurusan Teknik Informatika,
IST AKPRIND Yogyakarta
2. 1998-2000
: Pelaksana Program Diploma III,
Prodi. Manajeman Informatika & Teknik Komputer
IST AKPRIND Yogyakarta
3. 1998-2001
: Sekretaris Jurusan Teknik Informatika,
IST AKPRIND Yogyakarta
4. 2000-2004
: Dosen Tidak Tetap Jurusan Teknik Industri,
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa, Yogyakarta
5. 2001-2003
: Ketua Jurusan Teknik Informatika IST AKPRIND Yogyakarta
6. 2001-2004
: Redaksi Pelaksana Jurnal Teknologi ACADEMIA ISTA,
IST AKPRIND Yogyakarta
Karya Ilmiah:
1. Publikasi melalui Seminar
No
Judul
1
Tinjauan tentang metoda penyisipan biner untuk pengurutan data
2
Efek normalisasi dalam basis data relasional
3
Pemanfaatan field memo untuk mengurangi redudansi rinci data akibat
penerapan teknik normalisasi
2. Publikasi melalui Jurnal
No Judul
1
Efek normalisasi dalam basis data
relasional
2
Pemanfaatkan field memo untuk
minimalisasi duplikasi rinci data pada
kunci penghubung
Waktu
07-01-1997
10-06-1997
31-05-1999
Nama Jurnal
ACADEMIA ISTA, vol. 3, No.2,
ISSN : 1410-5829, Desember
2000
ACADEMIA ISTA, vol. 5, No.2,
ISSN : 1410-5829,
Akreditasi No.52/DIKTI/Kep/2002
Desember 2002
Waktu
2000
2002
15
3. Laporan Penelitian
No
Judul
1
Efek Normalisasi Dalam Basis Data Relasional
2
6
Perancangan Basis Data Model Relasional Pada Entitas Tidak
Homogen
Perancangan Basis Data Relasional Untuk Model Data Entity
Relationship Model (ER_Model)
Pemanfaatan Field Memo Untuk Minimalisasi Duplikasi Rinci Data
Pada Kunci Penghubung
Menyigi Penggunaan Metode Penyisipan Biner Dalam Pengurutan
Data
Menyigi Penggunaan Metode Shell Sort Dalam Pengurutan Data
7
Studi Perbandingan Sistem Perdagangan Di Internet
3
4
5
4. Buku Diterbitkan
No Judul
Nama Penerbit
1
Sistem Basis Data:
ANDI
Konsep & Peranannya Dalam Sistem Informasi Yogyakarta
Manajemen
2
Sistem Informasi Manajemen
Graha Ilmu
Yogyakarta
3
Algoritma:
Graha Ilmu
Teknik Penyelesaian Permasalahan Untuk Komputasi Yogyakarta
4
Sistem Basis Data
Graha Ilmu
Yogyakarta
5
Pengantar Teknik Informatika:
Graha Ilmu
Teori dan Aplikasi Komputer Dasar
Yogyakarta
6
Komunikasi Data dan Jaringan Komputer
Graha Ilmu
Yogyakarta
7
Statistik dan Probabilitas:
AMUS
Teori dan Praktek Komputer
Yogyakarta
8
Akuntansi Dasar:
AMUS
Teori dan Praktek Komputer
Yogyakarta
Waktu
19-06-1999
s/d 05-10-1999
10-03-2000
s/d 25-04-2000
19-02-2001
s/d 5-05-2001
01-02-2002
s/d 30-07-2002
25-11-2002
s/d 30-05-2002
20-10-2003
s/d 30-05-2004
01-10-2004
s/d 25-11-2004
Waktu
1996
2003
2004
2004
2004
2004
2004
2004