Manajemen dan Komunikasi tik dalam (1)

8th edition
Steven P. Robbins
Mary Coulter

PowerPoint Presentation by Charlie Cook
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc.
All rights reserved.

Apa itu Komunikasi?
• Komunikasi
 Penyampaian dan pemahaman suatu maksud.
 Penyampaian

merupakan sarana penerimaan pesan
dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh penerima
pesan.
 Penerima pesan terkadang memahami pesan tidak sesuai
dengan maksud pesan tersebut .

 Komunikasi Interpersonal
 Komunikasi

antara dua orang atau lebih

 Komunikasi Organisasi
 Semua

pola, jaringan dan sistem komunikasi di dalam
suatu organisasi.

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–2

Fungsi-Fungsi Komunikasi

Kontrol
Kontrol

Motivasi
Motivasi

Fungsi-fungsi
Fungsi-fungsi
komunikasi
komunikasi

Informasi
Informasi

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Ekspresi
Ekspresi
Emosional
Emosional
11–3

Fungsi Komunikasi
• Kontrol
 Komunikasi formal dan informal dapat mengontrol

perilaku individual dalam organisasi.

• Motivasi
 Komunikasi mengklarifikasi karyawan apa yang harus
dilakukan, sebaik apa mereka melakukan, dan apa
yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja.

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–4

Fungsi Komunikasi (cont’d)
• Ekspresi Emosional
 Interaksi sosial dalam kelompok kerja memungkinkan
karyawan mengekspresikan apa yang dirasakan
masing-masing karyawan.

• Informasi
 Individu-individu dan kelompok kerja membutuhkan
informasi untuk membuat keputusan atau melakukan

pekerjaan mereka.

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–5

Komunikasi Interpersonal
• Pesan
 Maksud yang akan disampaikan

• Encoding
 Mengubah pesan menjadi simbol

• Saluran
 Media yang dilalui pesan

• Decoding
 Menerjemahkan ulang pesan pengirim

• Kegaduhan (noise)

 Segala gangguan yang terjadi pada penyampaian,
penerimaan, atau umpan balik pesan
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–6

Proses Komunikasi Interpersonal

Exhibit 11.1
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–7

Distorsi dalam Komunikasi
• Empat kondisi yang mempengaruhi keefektifan pesan
yang disampaikan





Keahlian,
Sikap
Pengetahuan pengirim
Sistem sosial budaya

• Pesan, dipengaruhi :
 Simbol yang digunakan untuk menyampaikan maksud (kata,
gambar, nomor)
 Isi pesan itu sendiri
 Keputusan yang dibuat pengirim dalam memilih dan mengatur
baik simbol maupun isi
 Kegaduhan dapat mempengaruhi proses komunikasi dalam
semua bidang
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–8

Distorsi dalam Komunikasi (cont’d)
• Saluran

 Pengirim dapat memilih beberapa prioritas saluran
atau beberapa untuk menyampaikan pesan.
Penerima
 Pengaruh keterampilan, sikap dan pengetahuan
penerima dalam proses menterjemahkan ulang
pesan
 Sistem sosial-budaya dari penerima

• Lingkaran umpan balik
 Pengembalikan pesan kepada pengirim dan menjadi
pemeriksa apakah pemahaman telah tercapai.
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–9

Metode-metode Komunikasi Interpersonal
•
•
•
•

•
•
•
•
•

Tatap muka
Telepon
Rapat Kelompok
Presentasi formal
Memo
Surat via pos
Fax
Penerbitan
Bulletin boards
Audio- and videotapes

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

•

•
•
•
•
•

Hotlines
E-mail
Computer conferencing
Voice mail
Teleconferences
Videoconferences

11–10

Evaluasi Metode Komunikasi
• Umpan balik
• Kapasitas kerumitan
• Potensi keluasan
• Kerahasiaan

• Kemudahan encoding
• Kemudahan decoding

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

• Kendala waktu-ruang
• Biaya
• Kehangatan
interpersonal
• Formalitas
• Kemampuan discan
• Waktu konsumsi

11–11

Komunikasi Interpersonal (lanjutan)
• Komunikasi Nonverbal
 Komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata.
 Suara
 Citra

dengan arti khusus atau peringatan khusus

yang mengontrol atau membangkitkan perilaku

 Perilaku

situasional yang memberikan arti

 Pakaian

dan kondisi fisik yang menunjukkan status

 Bahasa tubuh: Gerak gerik, ekspresi wajah dan
gerakan tubuh lainnya yang menyampaikan maksud
 Intonasi verbal: Penekanan seseorang pada katakata atau kalimat untuk menyampaikan maksud
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–12

Kendala Komunikasi Interpersonal/Antarpribadi
Filtering

National
Culture

Language

Emotions

Interpersonal
Communication

Information
Overload

Defensiveness

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–13

Penghalang Keefektifan Komunikasi
Interpersonal
• Penyaringan
 Manipulasi (pengubahan-pengubahan) informasi yang disengaja
untuk membuat informasi tersebut tampak lebih menyenangkan
bagi penerima

• Emosi
 Perasaan penerima ketika menerima pesan akan
mempengaruhi cara ia menafsirkan pesan itu
 Kita sering mengabaikan proses pemikiran yang rasional dan
obyektif dan menggantikan dengan pertimbangan yang
emosional.

• Kebanjiran informasi
 Informasi yang harus kita olah melampaui kapasitas
pemrosesan kita
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–14

Penghalang Keefektifan Komunikasi
Interpersonal (cont’d)
• Perilaku Defensif
 Ketika seseorang merasa terancam, mereka cenderung bereaksi
dengan cara mengurangi kemampuan mereka untuk saling
pengertian  contoh memberi jawaban yang kasar

• Bahasa
 Kata-kata mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang
berbeda
 Dalam departemen yang berbeda sering mempunyai bahasa
berbeda.

• Budaya Nasional
 Pengaruh budaya, formalitas, terbuka, pola dan penggunaan
imformasi dalam komunikasi.
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–15

Mengatasi Penghalang Keefektifan
Komunikasi Interpersonal

• Gunakan Umpanbalik
• Menyederhanakan Bahasa
• Mendengarkan dengan Aktif
• Kendala Emosi
• Perhatikan Isyarat Nonverbal
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–16

Perilaku Mendengarkan secara Aktif

Source: Based on P.L. Hunsaker, Training in Management
Skills (Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2001).

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Exhibit 11.3
11–17

Tipe-tipe Komunikasi Organisasi
• Komunikasi Formal
 Komunikasi yang mengikuti rantai komando resmi
atau bagian dari komunikasi yang dibutuhkan untuk
melakukan suatu pekerjaan.

• Komunikasi Informal
 Komunikasi yang tidak didefinisikan oleh hierarki
struktur organisasi.
 Memberi

kesempatan pada karyawan untuk
memuaskan kebutuhan mereka akan interaksi sosial.
 Dapat meningkatkan kinerja organisasi dengan
menciptakan saluran komunikasi alternatif yang sering
lebih cepat dan efisien.
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–18

Arah Aliran Komunikasi

al
n
o
ag
i
D

U
p
w
a
r
d

Lateral

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

D
o
w
n
w
a
r
d

11–19

Arah Aliran Komunikasi
• Downward
 Komunikasi yang mengalir dari manajer ke para
karyawan, pengarahan, koordinasi dan evaluasi
karyawan.

• Upward
 Komunikasi yang mengalir dari karyawan ke manajer
agar manajer mengetahui apa yang diinginkan oleh
karyawan dan bagaimana menciptakan iklim yang
saling percaya dan saling menghargai.

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–20

Lanjutan
• Komunikasi Lateral (Horizontal)
 Komunikasi yang terjadi di antara semua karyawan di
tingkatan organisasi yang sama.

• Komunikasi Diagonal
 Komunikasi yang memotong bidang kerja dan
tingkatan organisasi agar lebih efisien dan lebih
cepat.

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–21

Jenis-Jenis Jaringan Komunikasi
• Jaringan Rantai (Chain)
 Komunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando
formal, baik ke bawah maupun ke atas.

• Jaringan Roda (Wheel)
 Komunikasi mengalir melalui pimpinan kelompok
untuk seluruh anggota kelompok.

• Jaringan Semua Saluran (All Channel)
 Komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua
anggota tim kerja.

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–22

Tiga jenis jaringan komunikasi organisasi yang umum
dan kriteria kefektifannya

Exhibit 11.4
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–23

The Grapevine
• Jaringan komunikasi organisasi yang informal
dan seringkali efektif dalam setiap organisasi.
 Menyediakan saluran informasi yang tidak sesuai
dengan saluran komunikasi formal.
 Dampak dari informasi melalui jaringan komunikasi
informal dapat diatasi dengan komunikasi yang
terbuka dan jujur dengan karyawan.

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–24

Teknologi Informasi
• Keuntungan-keuntungan Teknologi Informasi
(IT)
 Meningkatkan kemampuan manajer untuk memantau
kerja individu dan tim
 Dapat memperoleh informasi yang lebih lengkap
untuk membuat keputusan yang lebih cepat
 Memberikan banyak peluang untuk
bekerjasama dan berbagi
informasi
 Mempunyai akses yang lebih
besar kepada karyawan
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–25

Lanjutan:
• Sistem Jaringan Komputer
 Menghubungkan komputer individu dalam
menciptakan jaringan organisasi untuk
berkomunikasi dan berbagi informasi
 E-mail
 Instant

messaging
 Voice-mail
 Fax machines
 Electronic Data Exchange (EDI)
 Teleconferencing
 Videoconferencing

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–26

Lanjutan:
• Tipe Sistem Jaringan
 Intranet
 Jaringan

internal yang menggunakan
teknologi internet dan hanya dapat
diakses oleh karyawan.

 Extranet
 Jaringan

internal yang menggunakan
teknologi internet yang memungkinkan
pengguna internal yang diotorisasi,
untuk berkomunikasi dengan pihak luar
seperti konsumen atau pemasok.

 Wireless capabilities
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–27

Bagaimana IT Mempengaruhi Organisasi
• Menghilangkan kendala waktu dan jarak
 Memungkinkan karyawan yang tersebar untuk bekerja
bersama.

• Memungkinkan untuk berbagi informasi
 Meningkatkan efektivitas dan efisiensi.

• Mengintegrasikan pengambilan keputusan dan pekerjaan
 Menyediakan informasi dan partisipasi yang lebih lengkap
untuk keputusan yang lebih baik.

• Menciptakan masalah dari akses terhadap karyawan.
 Kabur/bias antara pekerjaan dan kehidupan pribadi
karyawan.
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–28

Komunikasi dan Customer Service
• Komunikasi Efektif dengan Konsumen
 Tiga komponen dalam proses penyampaian
pelayanan konsumen :
 Konsumen
 Organisasi

pelayanan
 Penyedia pelayanan

 Membangun budaya pelayanan yang kuat dan fokus
pada pelayanan personal kepada setiap konsumen.
 Mendengarkan

dan merespon konsumen.
 Menyediakan akses kepada pelayanan informasi yang
dibutuhkan.
Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–29

Komunikasi yang “Baik secara Politik”
• Jangan menggunakan kata-kata atau frasa yang
merupakan stereotipe, mengintimidasi, atau
menyerang individu berdasarkan perbedaan
yang ada.
• Pilih kata-kata secara hati-hati dan sejelas
mungkin dalam berkomunikasi.

Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11–30