LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENYALURAN RASKIN PADA PERUM BULOG DIVISI REGIONAL JAWA TIMUR Disusun untuk memenuhi sebagian syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md.) Akuntansi
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
LAPORAN
PRAKTIK KERJA LAPANGAN
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PENYALURAN
RASKIN PADA PERUM BULOG DIVISI REGIONAL JAWA TIMUR
Disusun untuk memenuhi sebagian syarat guna
memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md.)
Akuntansi
Oleh
WINDAH ALFIANAH
NIM 041310113013
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2015
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
iii
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
Alhamdulillahirobbil’alamin segala puji bagi Allah yang telah memberikan rahmat, karunia, hidayah, serta kemudahan-Nya sehingga penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktunya.
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini disusun dengan tujuan sebagia pemenuhan salah satu syarat akademik pada Program Diploma III Akuntansi Fakultas Vokasi Universitas Airlangga Surabaya. Pada kesempatan yang berbahagia ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada beberapa pihak yang secara langsung maupun tidak langsung membantu penulis dalam penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan kepada:
1. Dr. H. Widi Hidayat,SE.,M.Si.,Ak.,CMA.,CA, selaku Dekan Fakultas Vokasi Universitas Airlangga.
2. Amalia Rizky, SE.,M.Si.,Ak.,CA, selaku Koordinator Program Studi Diploma III akuntansi Universitas Airlangga Surabaya yang telah memberikan perhatian dan motivasi selama penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan.
3. Okta Sindhu Hartadinata, SE.,Ak.,Mak.,BKP.,SAS, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, kesabaran dan pikiran dalam bimbingan pengarahan penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan.
4. Khusnul Prasetyo, SE, MM, Ak, CMA, CA, selaku Dosen Penguji yang telah memberikan masukan terhadap Laporan Praktik Kerja Lapangan
5. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Vokasi Universitas Airlangga Surabaya yang telah memberikan ilmu selama perkuliahan.
6. Fachria Latuconsina, selaku Kepala Bidang Administrasi dan Keuangan, Ibu Adisty Kirana selaku Kasi Akuntansi, Bapak Iir selaku Kasi Keuangan, Bapak Edi Kusuma selaku Kasi Penyaluran, Bapak Setiawan selaku Kasi Persediaan dan Angkutan, Bapak Husin selaku Kasi SDM dan Hukum yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Kantor Perum BULOG Divre Jatim.
7. Ibu Farida. Ibu Linda, Ibu Diah, Ibu Arma, Bapak Edi dan seluruh staf Bidang Administrasi dan keuangan maupun seluruh staf Bidang Pelayanan Publik yang telah membantu dalam pengumpulan data dan informasi terkait penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan.
8. Teman satu tempat Praktik Kerja Lapangan maupun teman satu bimbingan, yang telah berkenan bersama-sama menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan. v
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
9. Bapak Driyanto dan Ibu Nurjanah atas segalanya, baik berupa kehadiran, kasih sayang, doa, didikan, nasehat, perhatian, pengertian, semangat, dan motivasi yang tidak terbatas.
10. Kakak-kakak saya yang senantiasa memberikan motivasi dan gemblengan kepada penulis, serta keponakan-keponakan yang menjadi penyemangat selama penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan.
11. Teman-teman Akso yang senantiasa bersama selama perkuliahan yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah memberikan motivasi untuk tetap belajar dengan giat. Dengan segala keterbatasan yang ada, semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA vii TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
1.2.3 Pengertian Sistem Distribusi .............................................................. 9
1.2.4.2 Unsur Sistem Pengendalian Intern ......................................... 19
1.2.4.1 Fungsi Penting dalam Pengendalian Internal ......................... 18
1.2.4 Pengendalian Internal....................................................................... 13
1.2.3.4 Manfaat dan Tujuan Saluran Distribusi ................................. 12
1.2.3.3 Pengertian Saluran distribusi ................................................. 12
1.2.3.2 Strategi Sistem Distribusi ....................................................... 11
1.2.3.1 Fungsi Sistem Distribusi ........................................................ 10
1.2.2 Pengertian Prosedur Penyerahan Barang .......................................... 9
DAFTAR ISI
1.2.1.3 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi ....................................... 8
1.2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ......................................... 8
1.2.1.1 Pengertan Kualifikasi Informasi ............................................... 6
1.2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ............................................. 5
1.2. Landasan Teori .................................................................................................... 5
1.1. Latar belakang ..................................................................................................... 1
BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................................ 1
Halaman HALAMAN JUDUL .......................................................................................................... i LEMBAR KTM ................................................................................................................ ii LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................. iii ORISINILITAS LAPORAN PKL ................................................................................... iv KATA PENGANTAR ...................................................................................................... v DAFTAR ISI ................................................................................................................... vii DAFTAR TABEL .......................................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ x DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................... xi
1.2.5 Pengertian Program Raskin dan Pelaksanaan Distribusi Raskin ..... 20
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
1.2.5.1 Tujuan, Sasaran dan Manfaat Program Raskin ...................... 22
1.2.5.2 Perencanaan dan Penganggaran ............................................. 23
1.3 Tujuan Praktik Kerja Lapangan .................................................................. 25
1.4 Manfaat Praktik Kerja Lapangan ................................................................ 25
1.5 Kegiatan Praktik Kerja Lapangan .............................................................. 26
BAB 2 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ........................................ 28
2.1 Gambaran Umum Subjek dan Objek Praktik Kerja Lapangan ........................... 28
2.1.1 Sejarah Perum BULOG Divisi Regional Jawa Timur ............................ 28
2.1.2 Visi dan misi Perum BULOG ................................................................. 30
2.1.3 Pelayanan Publik Oleh Perum BULOG .................................................. 30
2.1.4 Perencanaan dan Pengembangan Usaha oleh Perum BULOG ............... 31
2.1.5 Wilayah Kerja Perum BULOG Divisi Regional Jawa Timur ................ 32
2.1.6 Struktur Organisasi ................................................................................. 32
2.2 Deskripsi Hasil Praktik Kerja Lapangan ............................................................. 41
2.2.1 Pembuatan Panduan Pelaksanaan Progam Raskin .................................. 41
2.2.2 Pagu Raskin ............................................................................................. 42
2.2.3 Perubahan Daftar Penerima Manfaat (DPM) ......................................... 44
2.2.4 Peluncuran dan Sosialisasi ...................................................................... 46
2.2.5 Monitoring dan Evaluasi ......................................................................... 46
2.2.6 Pelaksanaan Penyaluran Raskin .............................................................. 47
2.2.7 Pembayaran Harga Tebus Raskin ........................................................... 50
2.2.8 Pembiayaan ............................................................................................. 53
2.2.9 Dokumen yang digunakan....................................................................... 53
2.3 Pembahasan ......................................................................................................... 60
BAB 3 KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 69
1.1 Kesimpulan ......................................................................................................... 69
1.2 Saran .................................................................................................................... 70
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Karakteristik Informasi ..................................................................................... 6Tabel 1.2 Jadwal Prektik Kerja Lapangan ...................................................................... 27Tabel 2.1 Struktur Organisasi Tim Koordinasi Raskin Provinsi Jawa Timur................. 56
ix
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAHADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1 Bagan Penyaluran Atau Distribusi .............................................................. 10Gambar 1.2 Kerangka Terintegrasi ................................................................................. 15Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perum BULOG Divisi Regional Jawa Timur ............. 33Gambar 2.2 Diagram Alur Penetapan Pagu dan Rencana Pendistribusian Raskin ......... 42Gambar 2.3 Penerbitkan Kartu Raskin hingga sampai ke RTS ...................................... 46Gambar 2.4 Diagram Dokumen Penyaluran Raskin ....................................................... 48Gambar 2.5 Diagram Alur Administrasi Penagihan Subsidi Raskin .............................. 51Gambar 2.6 Alur Distribusi Raskin ................................................................................. 55TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
Lampiran 01 Data Diri Praktik Kerja Lapangan Lampiran 02 Surat Penerimaan Praktik Kerja Lapangan Lampiran 03 Wilayah Kerja Perum BULOG Divisi Regional Jawa Timur Lampiran 04 Daftar Penerima Manfaat Program Raskin Tahun 2015 Lampiran 05 Daftar Realisasi Penyaluran Beras Raskin Tahun 2015 Lampiran 06 Berita Acara Musyawarah Desa/Kelurahan Lampiran 07 Berita Acara Musyawarah Kecamatan Lampiran 08 Formulir Rekapitulasi Pengganti (FRP) 2015 Rumah Tangga Sasaran
Penerima Manfaat (RTS-PM) Lampiran 09 Kartu Raskin Tahun 2015 Lampiran 10 Surat Permintaan Raskin Antar Wilayah Lampiran 11 Berita Acara Pengecekan Beras Raskin Lampiran 12 Surat Perintah Penyerahan Barang Lampiran 13 Berita Acara Serah Terima Beras Raskin Lampiran 14 Rekapitulasi SPPB/DO Penyaluran Beras Raskin Lampiran 15 Rekapitulasi Berita Acara Pelaksanaan Penyaluran Beras Raskin
(MBA-0) Lampiran 16 Rekapitulasi Berita Acara Pelaksanaan Penyaluran Beras Raskin
(MBA-1) Lampiran 17 Rekapitulasi Berita Acara Pelaksanaan Penjualan Beras Raskin
(MBA-2) Lampiran 18 Laporan SIM Beras/Gabah Lampiran 19 Laporan Rampung Realisasi Raskin Lampiran 20 Laporan Realisasi Monitoring Tunggakan HTR Lampiran 21 Data Raskin/Rastra Jawa Timur Tahun 2015 Per Bakorwil Lampiran 22 Dokumentasi Praktik Kerja Lapangan xi
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
BAB 1 PENDAHULUAN 1.3. Latar belakang Beras merupakan kebutuhan pokok untuk pangan bagi sebagian besar
masyarakat Indonesia, termasuk di Jawa Timur. Ini menjadikan beras sebagai komoditas nasional yang strategis. Secara tidak langsung maka kondisi tersebut memunculkan permintaan persediaan berkelanjutan di kalangan masyarakat. Bagi sebagian orang, hal ini dapat menjadi kesempatan memonopolikan harga beras di pasaran. Dengan kata lain, harga beras menjadi berfluktuasi dan berimbas pada kesejahteraan masyarakat.
Munculnya angka kemiskinan menambah kendala pemerintah dalam mewujudkan kesejahteraan masyarakat. Seringkali kendala ini menyebabkan masyarakat Indonesia tidak dapat memenuhi kebutuhan pokok pangannya. Pemerintah menyediakan dan menyalurkan beras bersubsidi bagi kelompok masyarakat berpendapatan rendah, dan rawan pangan yang penyediaannya mengutamakan pengadaan gabah/beras dari petani dalam negeri. Pemerintah Provinsi Jawa Timur berusaha menjadi fasilitator dalam penanganan masalah kemiskinan serta terpenuhinya kebutuhan pangan dengan pengadaan program-program penanggulangan kemiskinan. Pembangunan aspek yang berfokus pada pemerataan ekonomi serta pemangkasan beban pengeluaran rumah tangga miskin dalam memenuhi kebutuhan pangan melalui subsidi secara proporsional menjadi salah satu upaya Pemerintah yang semata-mata untuk menurunkan angka kemiskinan di Indonesia khususnya di Jawa Timur.
Misi Pertama Pembangunan Jangka Menengah Provinsi Jawa Timur Tahun 2014 hingga 2019 adalah meningkatkan kesejahteraan rakyat yang bertujuan mempercepat dan memperluas penanggulangan kemiskinan dan indeks keparahan kemiskinan yang dicapai melalui strategi meningkatkan keterpaduan program penanggulangan kemiskinan lintas dan antar sektor dengan lokasi dan sasaran tertentu 1 TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
2
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
(locus-focus) yaitu salah satunya adalah mendukung Program Pemerintah tentang pelaksanaan Program Raskin di Provinsi Jawa Timur dimana yang berperan sebagai
intermediary agency (penghubung) berbagai kepentingan mulai dari Desa,
Kecamatan, Kabupaten atau Kota, Nasional hingga ke lapisan masyarakat sesuai porsinya dalam hal Pelaksanaan Program Rakyat Miskin (Raskin). Dalam menyukseskan Pelaksanaan Program Raskin di Jawa Timur maka Pemerintah Daerah melakukan perencanaan, sosialisasi, koordinasi, pelaksanaan, monitoring, evaluasi program, dan tindak lanjut pengelolaan pengaduan sampai pada tahapan akhir pelaporan kepada stakeholder Program Raskin di Pemerintah Pusat.
Strategi komunikasi adalah pendekatan secara keseluruhan yang diterapkan dalam menyosialisasikan Program Raskin kepada berbagai khalayak sasaran terkait hingga dapat berjalan dengan efektif dan bersinergi yang bertujuan menyebarluaskan informasi tentang kebijakan Program Raskin secara utuh dan komprehensif, membangun kesadaran dan pemahaman para pemangku kepentingan bahwa Program Raskin merupakan program bersama yang menghendaki kepedulian, komitmen dan keterlibatan berbagai pihak agar dapat mencapai tujuan.
Dalam rangka pelaksanaan Program Raskin di Provinsi Jawa Timur 2015 dan untuk mengefektifkan pelaksanaan program maupun pertanggungjawabannya, maka dibentuk Tim Koordinasi Raskin Provinsi Jawa Timur, demikian juga untuk tingkat Kabupaten atau Kota, kecamatan dan Pelaksana Distribusi Raskin di Tingkat Desa/Kelurahan. Kemudian, Penanggung Jawab Program Raskin Provinsi Jawa Timur adalah Gubernur Jawa Timur, di Kabupaten atau Kota adalah Bupati atau Walikota, di kecamatan adalah Camat dan di Tingkat Desa atau Kelurahan adalah Kepala desa atau Lurah.
Perusahaan umum BULOG adalah sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2003 yaitu tentang Pendirian Perusahaan Umum BULOG, yang mana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2003. Perusahaan Umum BULOG Divisi Regional Jawa Timur bergerak di
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
3
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
bidang logistik pangan. Perusahaan Umum (Perum) BULOG Divisi Regional Jawa Timur adalah perusahaan yang diberi tugas oleh Pemerintah untuk menyalurkan beras ke seluruh masyarakat di daerah Jawa Timur serta melakukan upaya peningkatan pendapatan petani, ketahanan pangan, pengembangan ekonomi perdesaan maupun stabilitas ekonomi nasional. Secara khusus Perusahaan Umum BULOG diinstruksikan untuk menyediakan dan menyalurkan beras bersubsidi bagi kelompok masyarakat berpendapatan rendah dan rawan pangan, yang penyediaannya mengutamakan pengadaan gabah/beras dari petani dalam negeri. Perusahaan Umum (Perum) BULOG Divisi Regional Jawa Timur membawahi 13 Sub Divisi Regional.
Ruang lingkup bisnis Perusahaan meliputi usaha logistik atau pergudangan, survey dan pemberantasan hama, penyediaan karung plastik, usaha angkutan, perdagangan komoditi pangan dan usaha eceran. Produk Perusahaan Umum (Perum) BULOG Divisi Regional Jawa Timur tetap menjaga Harga Dasar Pembelian untuk gabah, stabilitas harga khususnya harga pokok, penyediaan dan penyaluran beras bersubsidi bagi kelompok masyarakat berpendapatan rendah, dan pengelolaan stok pangan.
Program Raskin merupakan Program Penanggulangan Kemiskinan yang masuk dalam Kluster 1 Program Perlindungan Sosial. Berdasarkan Undang-Undang nomor 27 Tahun 2014 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) tahun Anggaran 2015, Pemerintah mengalokasikan Dana Subsidi Pangan dengan kebijakan Anggaran subsidi Raskin 2015 yang disediakan dalam Daftar Isi Pelaksanaan Anggaran (DIPA) APBN Tahun 2015 oleh Kementrian Keuangan. Kebijakan pemerintah pusat dalam penganggaran program raskin hanya untuk pengadaan beras dan penyaluran sampai Titik Distribusi (TD).
Program Raskin merupakan implementasi dari instruksi Presiden No. 3 Tahun 2012 tentang Kebijakan Pengadaan Gabah/Beras dan Penyaluran Beras oleh Pemerintah, yang merupakan pengejawantahan intervensi pemerintah dalam perberasan nasional untuk memperkuat ketahanan pangan. Menteri Koordinator bidang Kesejahteraan Rakyat menggalakkan Proram Subsidi Beras bagi Masyarakat Berpendapatan Rendah (Program Raskin) untuk seluruh masyarakat lintas sektorat
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
4
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
baik horizontal maupun vertikal. Program ini dimulai pada waktu terjadi krisis pangan pada tahun 1998 sebagai bentuk upaya penyelamatan (safety) oleh Pemerintah. Program bantuan pangan bersyarat ini diselenggarakan oleh berupa penjualan beras di bawah harga pasar kepada penerima tertentu yang diharapkan dapat membantu memangkas beban pengeluaran rumah tangga miskin.
Sasaran Program Raskin Provinsi Jawa Timur 2015 adalah berkurangnya beban pengeluaran 2.857.469 Rumah Tangga Sasaran Penerima Manfaat (RTS-PM) dalam mencukupi kebutuhan pangan beras melalui penyaluran beras bersubsidi sebanyak 15 kg per RTS/bulan atau setara 180 kg per RTS/tahun sebagai stok pangan nasional dengan harga tebus Rp. 1.600 netto di Titik Distribusi (TD) sebagai pengendalian inflasi melalui intervensi Pemerintah dengan menetapkan harga beras bersubsidi.
Program Raskin memiliki proses panjang yang harus dilakukan, baik proses perencanaan dan pengangaran, penetapan pagu, Perubahan DPM, proses penyaluran Raskin hingga TD, sosialisasi, Monev, hingga proses penagihan subsidi Raskin. Progam Raskin tersebut dilaksanakan oleh banyak pihak terkait yang terbentuk dalam tim. Pemerintah Daerah mengambil alih kegiatan distribusi dari Titik Bagi hingga RTS-PM namun kejadian di lapangan jatah beras yang diterima RTS-PM bukan lagi 15 kg, namun hanya berkisar 10 kg yang diterima RTS-PM. disamping itu Askolani mengungkapkan terjadi kelonjakan harga jual di masyarakat Rp 200 hingga Rp 300 per kg. Pengendalian internal kegiatan Pendistribusian Raskin dipandang penting dalam mengukur keberhasilan Program Raskin karena merupakan prosedur yang dirancang untuk mengontrol, mengawasi, mengarahkan Perum BULOG agar dapat mencapai tujuan. Pengendalian internal juga merupakan bagian integral dari aktivitas manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatan operasi dalam Pendistribusian Raskin.
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
5
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
1.2 Landasan Teori
1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2014:3), sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan, terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang lebih besar.
Menurut Agustinus Mujilan (2012:1), informasi adalah data yang berguna yang telah diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Informasi sangat penting bagi organisasi. Pada dasarnya informasi adalah penting seperti sumber daya yang lain, missal peralatan, bahan, tenaga, dan lain sebagainnya.
Menurut Horrison, et al., (2012:2), akuntansi merupakan sistem informasi yang mengukur aktivitas bisnis. Akuntansi memproses data menjadi laporan, mengasumsikan hasilnya kepada pengambil keputusan yang akan membuat keputusan yang dapat mempengaruhi aktivitas bisnis.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2010:1), sistem informasi akuntansi adalah “An accounting information system a collection of
resource such as people and equipment, design to transform financial and othe data into information”. Pernyataan Bodnar dan Hopwood
menjelaskan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Menurut Jogiyanto (2010:13), sistem informasi akuntansi sebagai bermacam- macam kegiatan suatu perusahaan yang menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi-transaksi data, dimana tujuan pelaporan internal kepada manajer digunakan dalam pengendalian, perencanaan saat ini, operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya. Menurut Krismiaji (2010:4), sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
6
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoprasikan bisnis. Menurut Anastasia Diana dan Lilis setiawati (2011:4), sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transakasi keuangan. Berdasarkan definisi yang ada dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya dan diproses untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoprasikan bisnis.
1.2.1.1 Pengertan Kualifikasi Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2014:5) adanya tujuh karakteristik yang disajikan pada tabel 1.1 membuat informasi menjadi berguna. Tingkat kualitas informasi ditentukan dengan semakin lengkapnya karakter yang ada dalam informasi tersebut dalam pengambilan keputusan.
Tabel 1.1 Karakteristik Informasi No. Karakteristik Keterangan1. Relevan Mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan
2. Reliabel Bebas dari kesalahan, menyajikan kejadian atau aktivitas organisasi secara akurat
3. Lengkap Tidak menghilangkan aspek penting dari suatu kejadian atau aktivitas yang diukur
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
7
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
No. Karakteristik Keterangan
4. Tepat Waktu Diberikan pada waktu yang tepat bagi mengambil keputusan
5. Dapat dipahami Disajikan dalam formal yang dapat dimengerti dan jelas
6. Dapat diverifikasi Dua orang yang independen dan berpengetahuan di bidangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang sama
7. Dapat diakses Tersedia untuk pegguna ketika mereka membutuhkannya dan dalam format yang dapat digunakan
Sumber: Romney and Steinbart, (2014:5) Menurut Gelinas, Dull, dan Wheeler (2012:18) kualitas informasi adalah “qualities of information: to provide output useful
assistant manager and other user of information, an information system must collect data and convert them into information the process important quality that allow you to design and control the collection and processing of data”. Pernyataan Gelinas, Dull, dan
Wheeler menjelaskan bahwa kualitas informasi berguna untuk memberikan hasil keluaran untuk asisten manajer pengguna informasi dan lainnya, sebuah sistem informasi harus mengumpulkan data dan mengubahnya menjadi informasi penting proses kualitas yang memungkinkan anda untuk merancang dan mengendalikan pengambilan dan pengolahan data.
Dapat disimpulkan bahwa kualitas informasi ditentukan dengan semakin lengkapnya karakter yang ada dalam informasi yaitu relevan, reliable, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami, dapat diverifikasi, dan dapat diakses yang berguna untuk memberikan
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
8
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
hasil keluaran bagi asisten manajer pengguna informasi dan lainnya
1.2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Krismiaji (2010:23) tujuan utama dari sistem informasi akuntasi adalah: a. Mengumpulkan dan memproses data tentang kegiatan organisasi bisnis secara efektif dan efisisen b. Menghasilkan informasi yang berguna untuk membuat keputusan c. Melakukan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa data transaksi bisnis telah dicatat dan diproses secara akurat, serta untuk melindungi data tersebut dan aktiva yang dimiliki oleh perusahaan
1.2.1.3 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Puspiawati dan Anggadini (2011:67) bahwa sistem informasi memiliki manfaat sebagai berikut: a. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada rantaian nilai (value
chain) secara efektif dan efisien
b. Meningkatkan kualitas, mengurangi biaya produksi dan jasa yang dihasilkan serta meningkatkan efisiensi c. Meningkatkan kemampuan dalam hal pengambilan keputusan
d. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
1.2.2 Pengertian Prosedur Penyerahan Barang
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
9
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2010:5). Kemudian, prosedur penyerahan barang sendiri digunakan untuk melayani pengambilan barang oleh pembeli yang telah melakukan pembayaran ke Bagian Kasa (Mulyadi, 2010:9-10). Prosedur Penyerahan Barang ini terdiri dari kegiatan klerikal yaitu menulis dan membandingkan sebagai berikut: a. Menulis data mengenai penyerahan barang dengan cara membubuhkan cap “sudah diambil” pada faktur penjualan tunai.
b. Membandingkan jenis barang yang tercantum dalam faktur penjualan tunai yang diterima dari bagian penjualan dengan jenis barang yang tercantum dalam faktur penjualan tunai yang diterima pembeli.
1.2.3 Pengertian Sistem Distribusi
Menurut Abdullah dan Tantri (2012:3) Distribusi atau sering dikenal penyaluran adalah kegiatan penyampaian produk sampai ke tangan si pemakai atau konsumen pada waktu yang tepat. Distribusi juga dapat diartikan sebagai pencakupan pasar - struktur eceran dan grosir – saluran yang dipergunakan untuk membawa produk ke pasarnya
Menurut Nainggolan (2005:4-7) Pengertian sistem distribusi adalah pengaturan penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen. Sistem distribusi yang efisien menjadi prasyarat untuk menjamin agar seluruh rumah tangga dapat memperoleh pangan dalam jumlah dan kualitas yang cukup sepanjang waktu, dengan harga yang terjangkau. Perdagangan pangan yang adil diantara berbagai pelaku dengan kekuatan yang berbeda akan menjamin return/keuntungan yang efisien dan adil.
Menurut The American Marketing Association (AMA) (dikutip oleh Swastha dan Irawan (2005:285)) distribusi adalah suatu struktur organisasi dalam perusahaan yang terdiri dari agen, dealer, pedagang
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
10
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
besar, dan pengecer, melalui sebuah komoditi, produk atau jasa yang dipasarkan. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa distribusi adalah suatu struktur organisasi dalam perusahaan yang penyampaian produk sampai ke tangan si pemakai atau konsumen pada waktu yang tepat.
Gambar 1.1 Bagan Penyaluran Atau DistribusiSumber: Diolah sendiri, 2016
1.2.3.1 Fungsi Sistem Distribusi
Fungsi dari kegiatan distribusi dapat dirincikan sebagai berikut: a. Fungsi Pertukaran
Dimana kegiatan pemasaran atau jual beli barang atau jasa yang meliputi pembelian, penjualan, dan pengambilan risiko (untuk mengatasi risiko bisa dilakukan dengan menciptakan situasi dan kondisi pergudangan yang baik, mengasuransikan barang dagangan yang akan dan sedang dilakukan).
b. Fungsi Penyediaan Fisik
11
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
Berkaitan dengan menyediakan barang dagangan dalam jumlah yang tepat mencakup masalah pengumpulan, penyimpanan, pemilihan dan pengangkutan.
c. Fungsi Penunjang Merupakan fungsi yang berkaitan dengan upaya memberikan fasilitas kepada fungsi-fungsi lain agar kegiatan distribusi dapat berjalan dengan lancar, fungsi ini meliputi pelayanan, pembelanjaan, penyebaran informasi dan koordinasi.
1.2.3.2 Strategi Sistem Distribusi
Menurut Asri yang dikutip oleh Isnaini (2005:67), dalam menentukan jumlah agen yang digunakan produsen ada 3 (tiga) strategi pendistribusian sebagai berikut:
a. Distribusi Intensif Suatu sistem penyaluran barang dengan menggunakan jumlah outlet (perantara) yang tidak terbatas agar konsumen dapat dengan mudah membeli barang-barang tersebut. Sistem penyaluran semacam ini biasanya dipakai untuk barang-barang konsumsi terutama untuk barang yang mudah dipakai dan dapat dibeli di pengecer.
b. Distribusi Selektif Distribusi selektif mengandung arti adanya pembatasan outlet (perantara) yang digunakan dalam suatu area tertentu.
Pembeli baru melakukan pembelian setelah mempertimbangkan secara masak tentang mutu, harga, dan dan sebagainya di beberapa tempat.
c. Distribusi Eksklusif Distribusi eksklusif dapat dianggap sebagai tipe khusus dari distribusi selektif, yang biasanya dipergunakan untuk
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
12
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
menyalurkan barang yang bersifat lux (mewah). Produsen hanya akan memilih lembaga penyalur tertentu yang dianggap cukup representatif.
1.2.3.3 Pengertian Saluran distribusi
Menurut Kotler and Keller (2009:106) Saluran distribusi adalah serangkaian organisasi yang saling tergantung yang terlibat dalam proses untuk menjadikan suatu produk atau jasa untuk digunakan atau dikonsumsi.
1.2.3.4 Manfaat dan Tujuan Saluran Distribusi
Beberapa manfaat menggunakan saluran distribusi oleh perusahaan oleh perusahaan dalam memasarkan produknya sebagai berikut:
a. Meningkatkan cakupan pasar
b. Menurunkan biaya penyaluran
c. Penjualan yang lebih menyesuaikan dengan pelanggan (customized)
Tujuan Saluran distribusi yaitu menyampaikan barang dan jasa kepada konsumen secara tepat waktu, tepat tempat, tepat bentuk, dan tepat presepsi. Memudahkan konsumen untuk memperoleh barang atau jasa tersebut dan mampu meningkatkan volume penjualan serta memperluas area pemasaran. saluran distribusi digunakan juga untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan karena dengan memakai saluran distribusi maka akan dapat diketahui kondisi pasar masing-masing daerah pemasaran para distributor, serta mengetahui dengan cepat apa yang menjadi keluhan dan harapan para pelanggan, sehingga produsen dapat menyediakan barang dan jasa sesuai dengan permintaan pasar.
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
13
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
1.2.4 Pengendalian Internal
Menurut Jerry J Weygandt, et al,. (2010) bahwa sistem pengendalian intern merupakan suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi- metode-metode, dan alat-alat yang dikoordinasikan dengan tujuan untuk menjaga kekayaan atau harta perusahaan, memeriksa ketelitian, kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya manajemen yang telah ditetapkan
Menurut Mulyadi (2010:180) pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan anggota lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3 (tiga) golongan tujuan yaitu: a. Keandalan pelaporan keuangan.
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
c. Efektivitas dan efisiensi operasi.
Menurut Romney dan Steinbart (2014:226) pengendalian internal adalah proses yang dijalankan sebuah perusahaan pada seluruh aktivitas pengoperasian dan merupakan bagian integral dari aktivitas manajemen. Pengendalian internal memberikan jaminan memadai dari tujuan pengendalian yang telah dicapai. Dalam kata lain pengendalian internal adalah rencana sebuah perusahaan dan metode-metode bisnis yang digunakan untuk menjaga asset-aset perusahaan, menyediakan informasi yang benar dan akurat, meningkatkan tingkat efisiensi operasional perusahaan, dan mendorong manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara tepat.
Menurut Romney dan Steinbart (2014:230-231), sebuah kerangka
Committee of Sponsoring Organization (COSO) yang menjelaskan
pengendalian internal dan memberikan panduan untuk mengevaluasi dan meningkatkan sistem pengendalian internal. Pada tahun 1992 COSO menerbitkan kerangka Internal Control (kerangka IC) yang diperbarui
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
14
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
pada 2003 yang menggabungkan pengendalian internal kedalam kebijakan, pengaturan, dan regulasi untuk mengendalikan aktivitas bisnis, kerangka IC yang diperbarui untuk kesepakatan yang lebih baik lagi dengan program bisnis dan penguasaan teknologi terkini. Kerangka IC revisi juga memberikan panduan lebih tepat bagi para pengguna tentang cara menerapan dan mendokumentasikan kerangka. Kerangka IC baru tetap menggunakan lima komponen dari kerangka asli dan menambahkan 17 prinsip yang membangun serta mendukung konsep, dapat dilihat pada gambar 1.2.
COSO mendefinisikan IC adalah process, effected by an entity’s
board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives relating to operations, reporting, and compliance. Definisi ini dibuat secara luas agar
dapat menangkap konsep yang penting mengenai bagaimana suatu organisasi merancang, mengimplementasikan, melaksanakan IC, dan menilai efektivitas dari sistem pengendalian internal, serta memberikan dasar dalam pengaplikasiannya di berbagai tipe organisasi. Selain itu definisi ini juga mengakomodasi bagian-bagian dari IC.
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
15
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
Gambar 1.2 Kerangka TerintegrasiSumber: Robert Half (2014:2) Berdasarkan pada gambar 1.2 tujuan IC terdiri dari operations, reporting, dan
compliance yang dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Operations Objectives.
Tujuan operasional terkait dengan pencapaian visi, misi, dan tujuan didirikannya entitas. Tujuan ini terkait dengan peningkatan financial
performance, produktivitas, kualitas, enviromental practices, return of assets,
dan likuiditas. Salah satu tujuan yang terkait dengan tujuan operasional adalah Pengamanan Aset. Entitas dapat menentukan tujuan yang terkait dengan pencegahan kehilangan aset serta secara periodik mendeteksi dan melaporkan kehilangan aset.
2. Reporting Objectives.
Tujuan pelaporan berkaitan dengan penyusunan laporan yang digunakan oleh organisasi dan stakeholders dalam hubungannya berupa pelaporan finansial maupun non finansial baik eksternal maupun internal. Karakteristik dari pelaporan finansial maupun non finansial eksternal disesuaikan dengan aturan, kebutuhan eksternal, dan standar eksternal seperti pada kontrak, dan perjanjian. Sedangkan karakteristik pelaporan finansial maupun non finansial
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
16
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
internal digunakan dalam pengambilan keputusan dan pengelolaan bisnis serta ditetapkan oleh manajemen dan board.
3. Compliance Objectives.
Aturan dan hukum merupakan standar minimal dari perilaku organisasi. Organisasi diharapkan akan menggabungkan standar tersebut ke dalam tujuan dari entitas. Misalnya dalam hal pelaporan keuangan, dapat menjadi dasar bagi manajemen dalam melakukan review dalam kinerja operasionalnya serta kepatuhannya terhadap aturan. Penetapan tujuan-tujuan ini tetap saling berkesinambungkan, tapi tetap bergantung dengan situasi yang ada. Berdasarkan pada gambar 1.2 IC memiliki lima komponen serta 17 yang dapat dijelaskan sebagai berikut
1. Control Environment.
Lingkungan pengendalian adalah rangkaian standar, proses dan struktur yang menjadi dasar dalam pelaksanaan IC di seluruh organisasi. Terdapat lima prinsip yang terkait dengan komponen lingkungan pengendalian yaitu:
a. Organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika.
b. Board of director menunjukkan independensi dari manajemen dan melaksanakan pengawasan terhadap pengembangan dan pelaksanaan IC.
c. Dengan pengawasan Board, manajemen menetapkan struktur, bentuk
pelaporan, tanggung jawab dan otoritas yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan.
d. Organisasi menetapkan komitmen dalam menarik, mengembangkan, dan
mempertahankan individu yang kompeten dalam rangka pencapaian tujuan.
e. Organisasi memegang individu yang bertanggungjawab dalam IC dalam rangka pencapaian tujuan.
17 ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 2. Risk Assessment.
Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis untuk mengidentifikasi, menganalisis risiko dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan, serta membentuk dasar mengenai bagaimana risiko harus dikelola. Terdapat empat prinsip yang berkaitan dengan komponen ini yaitu:
a. Organisasi menentukan tujuan yang spesifik yang memungkinkan untuk dilakukan identifikasi dan penilaian risiko yang terkait dengan tujuan.
b. Organisasi mengidentifikasi risiko yang terkait dengan pencapaian tujuan
di seluruh entitas untuk menjadi dasar bagaimana risiko akan diperlakukan.
c. Organisasi mempertimbangkan potensi fraud dalam penilaian risiko.
d. Organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan yang akan mempengaruhi sistem pengendalian internal secara signifikan.
3. Control Activities.
Aktivitas Pengendalian merupakan tindakan yang ditetapkan dengan prosedur dan kebijakan yang bertujuan untuk meyakinkan bahwa manajemen telah mengarah pada pencegahan atau memitigasi risiko dalam rangka pencapaian tujuan. Terdapat tiga prinsip dalam komponen ini yaitu:
a. Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang
berkontribusi terhadap mitigasi risiko sampai pada tingkat yang dapat diterima.
b. Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian secara umum terkait teknologi.
c. Organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian melalui kebijakan dan prosedur dalam pengimplementasiannya.
4. Information and Communication.
Informasi diperlukan dalam rangka pelaksanaan IC dalam rangka pencapaian tujuan. Komunikasi dapat terjadi secara internal maupun eksternal
TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN… WINDAH ALFIANAH
18
ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
dengan menyediakan informasi yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan IC sehari-hari. Terdapat tiga prinsip dalam komponen ini yaitu:
a. Organisasi memperoleh dan menggunakan informasi yang berkualitas dan relevan dalam rangka mendukung fungsi dari komponen lain dalam IC.
b. Organisasi secara internal mengomunikasikan informasi dalam rangka mendukung fungsi dari komponen lain dari IC.
c. Organisasi berkomunikasi dengan pihak eksternal terkait hal yang mempengaruhi fungsi dari komponen lain dalam IC.
5. Monitoring Activity.
Evaluasi untuk memastikan seluruh komponen IC ada dan berfungsi dengan semestinya. Terdapat dua prinsip dalam komponen ini yaitu:
a. Organisasi memilih, mengembangkan, dan melaksanakan evaluasi untuk memastikan seluruh komponen IC ada dan berfungsi.
b. Organisasi mengevaluasi dan mengomunikasikan defisiensi IC pada pihak yang bertanggung jawab agar diambil tindakan korektif.
1.2.4.1 Fungsi Penting dalam Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2014:227) pengendalian internal menjalankan tiga fungsi penting sebagai berikut:
1. Pengendalian Preventif, mencegah masalah sebelum timbul.
2. Pengendalian Detektif, mengidentifikasi dan memperbaiki masalah serta memperbaiki dan memulihkan dari kesalahan yang dihasilkan.