ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA

ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA SKRIPSI

Oleh: ANDRIYANI UMI SA’ADAH

K7408059

FAKULTAS KEGURURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA JULI 2012

ii

ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA

Oleh: ANDRIYANI UMI SA’ADAH K7408059

SKRIPSI Ditulis dan Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mendapatkan Gelar Sarjana Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA JULI 2012

iii

iv

ABSTRAK

Andriyani Umi Sa’adah. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN

TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III

SURAKARTA. Skripsi. Surakarta, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. Juni 2012.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, (2) Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, dan (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta.

Penelitian ini menggunakan metode pendekatan deskriptif kualitatif dengan strategi penelitian tunggal terpancang. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive dan snowball sampling. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, serta arsip dan dokumen. Teknik pengumpulan data dengan wawancara, participant observation dan dokumentasi. Validitas data menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.

Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa (1) Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional

III Surakarta meliputi: (a) Sistem pengelolaan arsip yang terdiri dari penciptaan arsip (pembuatan form dan konsep surat), pemanfaatan arsip (pengurusan surat masuk dan surat keluar, dan referensi berupa klasifikasi, kode, indeks) penyimpanan arsip, retrieval (peminjaman dan penemuan kembali arsip), dan disposisi arsip (pemeliharaan, pemindahan, penyusutan dan pemusnahan arsip). (b) Fasilitas kearsipan yang terdiri dari peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy, faxcimile, Air Conditioner (AC), stampel, stapler, remover, perforator, almari arsip, meja dan kursi) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, lembar desposisi, buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi intern dan ekstern, amplop surat, dan ordner). (c) Pegawai kearsipan yang kurang berkompeten di bidangnya. (d) Ruangan pengelolaan arsip telah memperhatikan aspek warna, suara, udara dan cahaya yang baik. (2) Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan, belum adanya pegawai kearsipan yang benar-benar kompeten di bidangnya, tempat penyimpanan arsip yang kurang memadai dan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip. (3) Upaya-upaya yang dilaksanakan dalam mengatasi hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah dengan menggunakan sarana dan prasarana semaksimal mungkin, menambah pengetahuan pegawai melalui sharing pengalaman dengan pegawai senior ataupun siswa Prakerin, dan memperluas tempat penyimpanan arsip dengan membuat gedung baru yang berfungsi sebagai depo arsip.

Kata kunci: arsip, pengelolaan arsip, kearsipan.

vi

ABSTRACT

Andriyani Umi Sa'adah. ARCHIVES MANAGEMENT ANALYSIS AT OFFICE ADMINISTRATION OF PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA. Skipsi. Surakarta, Faculty of Teacher Training and Education Sebelas Maret University. June 2012.

The aim of this research is to know: (1) Archives management execution at Office Administration part of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, (2) Obstacles faced in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, and (3) Efforts that done to overcome the obstacles in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta.

Method of the research used is qualitative descriptive with embedded case study strategy. Sampling techniques used are purposive and snowball sampling. Data sources used are informant, place and event, archives and document. Data collecting technique is performed by using method of interview, participant observation and documentation. Data validity uses triangulation source and triangulation method. Data analysis technique used is analysis interactive model.

The result of data analysis shows that: (1) Archives management execution at office administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta cover: (a) Archives management system consist of creating archives (making form and mail concept), archives utilization (incoming and outgoing letter treatment, and referencing as classifying, coding, and indexing), storage, retrieval (loaning and find back), and archive dispodition (rescuing, transfering, waning and destruction). (b) Facilities of records consist of devices (computer, printer, photocopier, faxcimile, Air Conditioner (AC), stampel, stapler, remover, perforator, archives cupboard, table and chair) and equipments (papers, ballpoints, desposition sheets, incoming and outing letter diaries, internal and external expedition books, mail envelopes, and ordners) (c) Record Officers are incompetent at the area. (d) Archives management room pay attention to the colour aspect, voice, air and good light. (2) Obstacles faced in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta are the minimum erudition of official about records, there is no competent officer at the area, tools and infrastructures are less and undercommunication attention towards archives storage. (3) Efforts carried out in overcoming obstacles in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta have been doing by maximality in using tools and infrastructures, increase official erudition by sharing experience with senior officers or On The Job Training students, and expanding archives repository with making new building functioned as archives warehouse.

keyword: archives, archives management, records.

vii

MOTTO

Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain dan kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap (Q.S. Al Insyiroh: 6-8)

Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah (Thomas Alva Edison)

Kemarin adalah kenangan, hari ini adalah kenyataan, esok adalah harapan.

Dengan berbekal kenangan kemarin, kerjakan yang terbaik kenyataan hari ini agar memperoleh harapan yang terindah di esok hari (Peneliti)

Allah SWT tidak memberikan apa yang kita inginkan, namun Allah SWT memberikan apa yang kita butuhkan karena apa yang kita inginkan belum tentu merupakan apa yang kita butuhkan (Peneliti)

viii

PERSEMBAHAN

Karya ini kupersembahkan untuk :

1. Ibu dan Bapakku Tercinta (Wonderwoman dan Supermanku), atas doa, semangat, dan pemberi inspirasi terbaikku

2. Mas, Mbak dan Adik-adikku tersayang yang selalu memberi semangat dan mendengarkan keluh kesahku.

3. Yugo yang selalu mengajarkan tentang perjuangan

dan penyemangat hidupku

4. Indah, Riana, Bekti, Nopik, Umi, Diyan dan Aliph yang selalu menyemangati dan memberikan inspirasi kepadaku

5. Rekan-rekan seperjuangan BKK Pendidikan

Administrasi Perkantoran ‘08

6. Almamater

ix

KATA PENGANTAR

Puji syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta inayah-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.

Dalam penyusunan skripsi ini tentunya peneliti mengalami berbagai hambatan yang tidak dapat diselesaikan sendiri. Namun hambatan-hambatan tersebut dapat teratasi dengan adanya bantuan dari pihak lain. Untuk itu peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Prof. Dr. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta

2. Drs. Syaiful Bachri, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial yang telah memberikan izin penulisan sripsi ini.

3. Dr. Wiedy Murtini, M.Pd, selaku pembimbing I yang telah memberikan bimbingan, pengarahan dengan bijaksana.

4. Susantiningrum, S.Pd., S.E., M.AB, selaku pembimbing II yang telah memberikan dorongan, semangat, dan bimbingan dengan baik.

5. Tim Penguji Skripsi yang bersedia menguji dan memberikan kritik dan saran.

6. Drs. Tri Fajaryanto, selaku Kepala Sub Divisi Regional Perum Bulog Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian di instansi tersebut

7. Ibu Sri Lestari selaku kepala Tata Usaha Perum Bulog yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian ini, serta kepada seluruh pegawai dan staf karyawan Perum Bulog yang membantu penulisan skripsi ini.

8. Bapak, Ibu, Mas, Mbak, Adik-adik dan Yugo yang dengan setia memberikan dukungan, semangat, dan bantuan dalam bentuk moral dan spiritual.

9. Teman-teman seperjuangan di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran.

10. Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu per satu, yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini.

Semoga amal kebaikan semua pihak tersebut mendapatkan imbalan dari Alloh SWT, amin ya Rabb al’alamin. Peneliti menyadari dalam penulisan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan, namun peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan perkembangan ilmu pengetahuan pada khususnya.

Surakarta, 4 Juli 2012

Peneliti

xi

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

1 Buku Agenda Surat Masuk ........................................................................ 74

2 Buku Permohonan Kontrak ........................................................................ 75

3 Buku Ekspedisi Intern ................................................................................ 77

4 Buku Agenda Surat Keluar ........................................................................ 80

5 Buku Ekspedisi Ekstern Umum ................................................................. 81

6 Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jateng ................................................... 82

7 Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang ........................................................... 83

xvi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Jaman yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang lebih canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam kemajuan bisnis di sektor pemerintah dan swasta. Semakin maju suatu organisasi, maka akan semakin banyak diperlukan informasi-informasi baik bersifat internal maupun eksternal yang akan membantu pelaksanaan manajemen dari organisasi tersebut. Dan untuk dapat mengolah manajemen dengan baik, diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Salah satu sumber informasi dari kegiatan suatu organisasi adalah arsip.

Setiap aktivitas yang dilakukan oleh organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, selalu berkaitan dengan masalah arsip. Hal ini dikarenakan arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan produk kerja yang baik dalam bidang kearsipan.

Seiring dengan perkembangan organisasi, maka kegiatan-kegiatan dalam organisasi tersebut juga bertambah banyak. Dengan demikian maka akan diimbangi dengan bertambah banyak pula arsip yang harus dikelola. Kondisi tersebut memerlukan suatu pengelolaan arsip yang baik, karena tata kearsipan merupakan memori/pusat ingatan dari suatu organisasi yang mampu membantu jalannya kegiatan kantor, terlebih untuk organisasi yang bersifat pelayanan publik.

Organisasi yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan kepada masyarakat harus mampu melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik. Organisasi-organisasi pemerintah misalnya, kantor kelurahan, kantor pajak, lembaga-lembaga pemerintah dan lembaga-lembaga tinggi negara yang lain merupakan tempat-tempat yang memerlukan pengelolaan arsip yang optimal. Dengan dikelolanya arsip dengan optimal, maka pelayanan yang diberikan oleh organisasi tersebut juga akan optimal. Hal tersebut berarti bahwa pemerintah Organisasi yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan kepada masyarakat harus mampu melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik. Organisasi-organisasi pemerintah misalnya, kantor kelurahan, kantor pajak, lembaga-lembaga pemerintah dan lembaga-lembaga tinggi negara yang lain merupakan tempat-tempat yang memerlukan pengelolaan arsip yang optimal. Dengan dikelolanya arsip dengan optimal, maka pelayanan yang diberikan oleh organisasi tersebut juga akan optimal. Hal tersebut berarti bahwa pemerintah

Arsip diperlukan di perkantoran untuk membantu pelayanan eksternal misalnya pelayanan kerja sama dengan pelanggan, ataupun keperluan informasi internal misalnya pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam organisasi perkantoran. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu organisasi perkantoran dan merupakan urat nadi bagi seluruh kegiatan dalam organisasi perkantoran, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan benar.

Ironisnya, dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk begitu saja, dan tidak disimpan dengan baik sehingga mudah rusak dan sulit untuk menemukannya kembali bila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian khusus dalam jaringan informasi, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis tentang bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima, disimpan dan dipergunakan kembali. Agar pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik dan dapat membantu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuannya, maka sistem kearsipan harus dibenahi dan diubah dengan sistem yang lebih cocok dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan demikian bidang kearsipan juga merupakan bidang yang penting dan sama pentingnya dengan bidang-bidang yang lain, sehingga bidang ini tidak boleh diabaikan begitu saja dan tidak sembarang orang ditempatkan di posisi ini.

Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan terhadap arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurangnya kesadaran pegawai ataupun pimpinan akan pentingnya arsip dalam organisasi. Kemungkinan yang lain adalah tidak tersedianya pegawai yang cakap Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan terhadap arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurangnya kesadaran pegawai ataupun pimpinan akan pentingnya arsip dalam organisasi. Kemungkinan yang lain adalah tidak tersedianya pegawai yang cakap

Tata kearsipan memegang peranan yang sangat penting dalam kelangsungan hidup organisasi. Hal ini dikarenakan penataan arsip yang baik akan sangat membantu pelaksanaan tugas pekerjaan untuk diselesaikan tepat pada sasaran dan dapat mengurangi pemborosan baik dari segi waktu, biaya dan tenaga. Dalam pasal 3 UU No. 7 tahun 1971 telah dirumuskan tentang tujuan dilaksanakannya pengelolaan arsip atau kearsipan. Tujuan kearsipan tersebut adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah (Barthos, 2009).

Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di kantor benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.

Faktor lain dari keberhasilan suatu manajemen juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak bisa lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia biasanya akan membawa dampak yang negatif saat arsip itu akan disimpan atau diperlukan kembali.

Dengan demikian dapat dilihat bahwa tata kearsipan mempunyai peranan yang sangat besar demi kelangsungan hidup suatu organisasi walaupun pada kenyataannya pelaksanaan tata kearsipan tersebut masih banyak diabaikan berbagai pihak. Banyak organisasi baik pemerintah maupun swasta mengabaikan tata kearsipan dalam organisasi, yang pada akhirnya akan mengakibatkan berbagai kesulitan dalam pelaksanaan tugas organisasi. Kesulitan-kesulitan yang umumnya terjadi tersebut antara lain : (1) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lain. (2) Peminjaman/pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. (3) Bertambahnya terus menerus surat-surat ke bagian arsip tanpa penyingkiran sehingga tempat atau peralatan tidak mencukupi. (4) Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip tidak cukup dan kurangnya bimbingan yang teratur (Gie, 2007).

Demikian halnya pada Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, yang pada penelitian ini akan peneliti singkat dengan Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, arsip berfungsi sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu tergantung kepada kecepatan dan ketepatan informasi yang terkandung didalam arsip. Oleh karena itu sistem pengelolaan arsip harus diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan memakainya.

Namun pada kenyataannya, sistem pengelolaan arsip yang digunakan pada Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta berjalan kurang baik dan menemui beberapa masalah. Masalah-masalah yang terjadi tersebut antara lain adalah sulitnya menemukan kembali arsip yang disimpan apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini terjadi terutama pada arsip yang telah disimpan dalam kurun waktu tiga tahun. Beberapa penyebab sulitnya menemukan arsip tersebut antara lain : (1) Kurangnya ketelitian pegawai sehingga arsip tidak disimpan sesuai Namun pada kenyataannya, sistem pengelolaan arsip yang digunakan pada Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta berjalan kurang baik dan menemui beberapa masalah. Masalah-masalah yang terjadi tersebut antara lain adalah sulitnya menemukan kembali arsip yang disimpan apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini terjadi terutama pada arsip yang telah disimpan dalam kurun waktu tiga tahun. Beberapa penyebab sulitnya menemukan arsip tersebut antara lain : (1) Kurangnya ketelitian pegawai sehingga arsip tidak disimpan sesuai

Data-data tersebut peneliti peroleh dari hasil wawancara peneliti dengan salah satu pegawai senior bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, dan serta dari hasil pengamatan peneliti selama peneliti melaksanakan observasi awal pada perusahaan tersebut.

Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya arsip dikelola dengan baik oleh kantor atau organisasi, maka peneliti tertarik untuk mengadakan penelitian tentang “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA ”

B. Perumusan Masalah

Masalah adalah setiap kesulitan yang menggerakkan orang untuk memecahkannya. Dengan demikian suatu masalah dapat diselesaikan jika ada keinginan dan motivasi individu yang bersangkutan untuk memecahkan masalah tersebut.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, maka dalam penelitian ini dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?

2. Hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi dalam usaha pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?

3. Usaha-usaha apa saja yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?

C. Tujuan Penelitian

Setiap pekerjaan apapun bentuk dan jenisnya pasti mempunyai tujuan yang hendak dicapai. demikian pula dengan penelitian ini, peneliti juga mempunyai tujuan yang ingin dicapai.

Sesuai dengan pokok permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka yang menjadi tujuan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

3. Untuk mengetahui usaha-usaha apa saja yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam melaksanakan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

D. Manfaat Penelitian

Setiap orang melakukan kegiatan selalu mempunyai tujuan tertentu, sehingga kegiatan yang mengandung manfaat baik bagi diri sendiri maupun pihak lain. Sebuah penelitian adalah penting untuk menghasilkan informasi yang rinci, akurat dan aktual yang memberikan manfaat dalam menjawab permasalahan peneliti. Manfaat penelitian ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas dalam menjawab permasalahan. Dalam penelitian ini, ada dua manfaat yang dapat diambil, yaitu manfaat teoritis dan manfaat praktis. Manfaat teoritis dimaksudkan sebagai langkah mengembangkan ilmu pengetahuan yang berkaitan, sedangkan manfaat praktis adalah sebagai pemecahan masalah secara nyata.

Adapun manfaat yang bisa diambil dalam penelitian ini, antara lain ialah :

1. Manfaat teoritis

a. Memberi masukan dalam pengembangan ilmu pengetahuan khususnya tentang Manajemen Perkantoran terutama di bidang Pengelolaan Dokumen dan Kearsipan.

b. Sebagai bahan kajian teori-teori ilmu manajemen perkantoran.

2. Manfaat praktis

a. Untuk memberikan masukan bagi pimpinan kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen dan kearsipan.

b. Untuk dijadikan bahan acuan bagi peneliti lain untuk penelitian sejenis.

BAB II KAJIAN PUSTAKA

A. Kajian Teori

1. Kajian tentang Pengelolaan

Pengelolaan dalam Himpunan Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan (2003). Poerwadarminta mendefinisikan bahwa pengelolaan juga biasa diartikan penyelenggaraan suatu kegiatan (2002).

Pengelolaan bisa diartikan manajemen, dalam hal ini Handoko menjelaskan bahwa manajemen yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (1997). Senada dengan hal tersebut, Siagian menjelaskan bahwa manajemen merupakan kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan menggunakan kegiatan orang lain (2001).

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, maka dapat dijelaskan bahwa pengelolaan atau manajemen memiliki beberapa fungsi yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling). Fungsi-fungsi tersebut saling berkaitan dan saling menunjang satu sama lain. Jika salah satu fungsi tidak dilaksanakan dengan baik, maka akan mempengaruhi pelaksanaan fungsi-fungsi yang lain.

Aktivitas pertama dan utama dalam organisasi adalah perencanaan (planning). Organisasi tidak akan menjalankan aktivitasnya tanpa adanya perencanaan. Dengan adanya perencanaan, maka ada pedoman yang menjadi dasar dalam setiap langkahnya. Perencanaan merupakan suatu proses penentuan segala sesuatu di masa sekarang untuk aktivitas yang dilakukan di masa yang akan Aktivitas pertama dan utama dalam organisasi adalah perencanaan (planning). Organisasi tidak akan menjalankan aktivitasnya tanpa adanya perencanaan. Dengan adanya perencanaan, maka ada pedoman yang menjadi dasar dalam setiap langkahnya. Perencanaan merupakan suatu proses penentuan segala sesuatu di masa sekarang untuk aktivitas yang dilakukan di masa yang akan

Aktivitas manajemen yang kedua adalah pengorganisasian (organizing). Setelah menetapkan rencana, maka kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu dibagi-bagi antara anggota manajemen dan bawahannya. Dengan kata lain, pengorganisasian merupakan suatu proses kegiatan untuk menetapkan bentuk dan pola organisasi, serta penggolongan tugas tiap anggota dan delegasi kekuasaannya.

Kemudian aktivitas manajemen yang ketiga adalah pengarahan (actuating). Aktivitas pengarahan sangat diperlukan dalam kegiatan manajemen. Untuk melaksanakan kegiatannya, manajer perlu mengambil berbagai tindakan untuk mengarahkan bawahannya seperti: kepemimpinan, perintah, instruksi, komunikasi dan nasehat. Kegiatan pengarahan ini harus dilakukan setiap waktu agar dapat mengantisipasi segala hambatan ataupun untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.

Dan aktivitas manajemen yang terakhir adalah pengawasan (controlling). Pengawasan merupakan suatu proses pengamatan segala aktivitas organisasi untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilakukan telah sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya. Pengawasan bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan rencana, kesulitan yang terjadi, mengantisipasi hambatan dan mencari jalan keluar dari hambatan-hambatan yang terjadi. Perencanaan dan pengawasan diibaratkan sebagai dua sisi dari satu keping mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Maksudnya, pengawasan tanpa perencanaan maka tidak akan terlaksana dengan baik karena tidak adanya pedoman yang digunakan dalam pengawasan. Demikian pula perencanaan tanpa pengawasan, maka tidak akan dapat diketahui sampai dimana rencana yang sudah dijalankan. Untuk itu, kedua fungsi manajemen ini sangat erat kaitannya.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan/manajemen adalah kegiatan menggerakkan sekelompok orang dan

mengerahkan segenap fasilitas yang ada dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan dalam pencapaian tujuan tersebut harus ada koordinasi berbagai aktivitas mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

2. Kajian tentang Arsip dan Kearsipan

a. Pengertian Arsip

Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai arsip, maka berikut beberapa penjelasan mengenai arsip yang dikemukakan oleh beberapa tokoh.

Arsip berasal dari bahasa Yunani “arche” yang artinya permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian berubah menjadi “to arche”

yang artinya dokumen, catatan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan dengan "Archief" mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan.

Armosudirdjo dalam Wursanto (1995) menjelaskan bahwa “archief“ dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:

1) Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

2) Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.

3) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri (hlm.14)

Selain itu, arsip dapat dikatakan sebagai kumpulan warkat yang dihasilkan dari pelaksanaan tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh The yang menyebutkan, “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai

suatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat segera ditemukan kembali” (2007: 118). Dalam pelaksanaan tata usaha pada semua kantor terjadi

pekerjaan tulis menulis untuk mencatat berbagai informasi, maka terciptalah

warkat yang digunakan sebagai sumber informasi. Lebih lanjut disampaikan oleh The bahwa: “Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya ” (2007: 115).

Menurut Undang-undang No. 7 th. 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:

1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga - lembaga dan bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. (Barthos, 2009: 3)

Dalam penjelasan dari Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Bab I Pasal I ini dijelaskan bahwa yang dimaksud dalam bentuk apapun dari suatu arsip adalah meliputi yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan lainnya yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

Sejalan dengan pengertian tersebut, menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 dijelaskan bahwa: “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.

Dan Lembaga Arsip Negara (LAN), memberikan penjelasan lebih lanjut tentang bentuk-bentuk arsip yaitu:

Arsip adalah segala kertas, naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. (Wursanto, 1995: 18).

Dari beberapa pengertian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Selain itu dapat diketahui juga bahwa arsip merupakan sumberdaya berharga karena informasi yang dikandungnya. Informasi hanya dapat berguna jika ia direkam dengan segera dan benar, secara teratur diperbarui dan dengan mudah dapat diakses ketika dibutuhkan.

b. Nilai Guna Arsip

Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan orang sebagai pengingat. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Santen dalam Sukoco menyebutkan bahwa arsip mempunyai 6 (enam) nilai guna yaitu administrative value, legal value, fiscal value, research value, educational value dan documentary value (2005).

Enam nilai guna arsip tersebut dapat peneliti jelaskan sebagai berikut :

1) Administrative value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya. Misal data penjualan dari seluruh wilayah untuk penetapan strategi pemasaran.

2) Legal value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai hukum yang terkandung di dalamnya. Misalnya data keuangan untuk kepentingan penyelidikan tentang dugaan terjadinya korupsi.

3) Fiscal value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya. Misalkan data laporan penjualan selama tahun fiskal untuk menentukan jumlah pajak yang harus dibayar.

4) Research value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di dalamnya. Misalnya data kependudukan yang dimiliki oleh Badan Pusat Statistik yang akan digunakan untuk melakukan riset pasar.

5) Educational value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung di dalamnya. Misal buku The Wealth of Nations yang ditulis oleh Adam Smith yang disimpan oleh Perpustakaan Oxford karena di dalamnya terdapat dasar-dasar ilmu ekonomi modern.

6) Documentary value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di dalamnya. Misalkan foto kita ketika bayi yang tetap disimpan di album keluarga untuk memberikan gambaran mengenai kita ketika bayi.

Suatu arsip mungkin mempunyai guna informasi saja atau dapat pula suatu arsip mempunyai guna informasi, yuridis atau guna lain. Jadi suatu arsip dapat hanya mempunyai satu macam kegunaan dan dapat pula mempunyai lebih dari satu macam kegunaan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanannya. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang tidak bernilai guna dan sulit diketemukannya kembali arsip yang masih bernilai guna bila sewaktu- waktu diperlukan.

c. Jenis Arsip

Dalam suatu organisasi, terdapat banyak arsip, yang dalam hal penyimpanannya biasa ditata berdasarkan jenisnya. Jenis-jenis arsip tersebut dapat dilihat dari beberapa segi. Wursanto membagi jenis arsip menjadi 4

(empat) yaitu: 1) Subjek atau isi, 2) Bentuk atau wujud, 3) Sifat atau kepentingan, dan 4) Fungsi (1991).

Arsip menurut subjek atau isinya dapat dibagi menjadi arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan, atau subjek-subjek lain yang ditentukan sebelumnya oleh organisasi. Yang termasuk Arsip Keuangan adalah segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji. Arsip Kepegawaian terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai. Arsip Pemasaran terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang. dan Arsip Pendidikan terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.

Arsip menurut bentuk dan wujudnya dapat dibedakan menjadi surat, pita rekaman, piringan hitam dan mikrofilm. Untuk arsip yang berjenis surat, bukan berarti hanya arsip yang berwujud surat semata, melainkan setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan. Jenis arsip yang berbentuk surat ini merupakan arsip hardfile, sedangkan arsip yang berbentuk pita rekaman, piringan hitam dan mikrofilm merupakan arsip yang berbentuk softfile.

Arsip menurut sifat kepentingannya dapat dibagi menjadi non essential archives , useful archives, important archives, dan vital archives. Arsip non essensial (non essential archives) yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak

penting). Contohnya antara lain: Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun). Contohnya antara lain: Surat perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram, dan lain-lain. Arsip penting (important archives ), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain: Surat keputusan (penangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain: akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai dan lain-lain.

Arsip menurut fungsinya dapat dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Sedangkan arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Sementara itu, arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam waktu tertentu. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya cukup tinggi. Arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sangat rendah. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, Mulyono (2003) membedakan jenis arsip seperti berikut ini:

1) Arsip Aktif ( Dinamis Aktif ) Yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu-sewaktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan. Jadi dalam jangka waktu tertentu arsip ini sering keluar masuk tempat penyimpanan.

2) Arsif Inaktif (Dinamis lnaktif) Yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip ini disimpan di unit kearsipan dan jarang dikeluarkan dari tempt penyimpanannya, bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan dalam waktu lama. Jadi arsip inaktif hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan.

3) Arsip Dinamis Yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No. 7 tahun 1971). Arsip ini senantiasa masih berubah baik nilai maupun artinya sesuai dengan fungsinya.

4) Arsip Statis Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971). Arsip statis sebagai arsip sudah mencapai taraf nilai yang abadi.).(hlm. 9)

Untuk memudahkan dalam membedakan berbagai jenis arsip tersebut, dapat peneliti gambarkan sebagai berikut:

Sifat kepentingan:

a. arsip keuangan

a. surat

a. non essential

b. arsip

archives kepegawaian

b. pita rekaman

c. piringan hitam

b. useful archives

c. arsip pemasaran

d. mikrofilm

c. important

d. arsip pendidikan archives

d. vital archives

Fungsi:

Frekuensi Penggunaan:

a. Dinamis

a. Aktif

b. Statis

b. Inaktif

c. Dinamis

d.

Statis

Gambar 1. Pembagian Jenis Arsip Menurut Beberapa Segi (Sumber: Data yang diolah Peneliti, 2012)

d. Fungsi dan Peranan Arsip

Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara teratur atau berdasarkan sistem agar kemudian hari bila dibutuhkan sewaktu- waktu dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Hal ini dikarenakan arsip memiliki fungsi yang sangat vital bagi organisasi. Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah yang terjadi dalam organisasi. Fungsi Arsip menurut Sugiarto (2005) yaitu:

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.

2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajeman dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti apabila diperlukan.

4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang (hlm. 9).

Jadi, arsip sangat penting bagi sebuah instansi dikarenakan arsip berfungsi sebagai sumber ingatan, bahan pengambilan keputusan, bukti atau legalitas dan rujukan historis instansi tersebut, yang pada akhirnya akan membantu instansi tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Melihat begitu pentingnya fungsi suatu arsip, maka organisasi harus mampu menjaga keberadaan arsip tersebut agar dapat menyokong tercapainya tujuan organisasi.

e. Pengertian Kearsipan

Karena arsip begitu penting bagi pelaksanaan kehidupan organisasi, pemerintah maupun kebangsaan, maka timbulah suatu kegiatan penyimpanan arsip yang dikenal dengan istilah kearsipan (filing). George R. Terry dalam Moekijat (1989: 75) berpendapat bahwa: “Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat), bila diperlukan, dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat ”.

Hal senada juga dikemukakan oleh Sularso Mulyono et al dalam Wursanto (1995 : 16) “Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali”. Sedangkan menurut Wursanto (1995: 16) kearsipan yaitu “suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan”.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan prosedur tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

3. Kajian tentang Manajemen Kearsipan

a. Pengertian Manajemen Kearsipan

Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan Manajemen Kearsipan. Amsyah (2003: 4) berpendapat “Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi

pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan ”.

Odgers dalam Sukoco (2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman mendefinisikannya sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan (2005).

Pengelolaan arsip dalam penelitian ini lebih ditekankan pada pengelolaan arsip dinamis yaitu suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi dalam pencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, peminjaman arsip yang bernilai guna bagi organisasi, hingga penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi. Dengan kata lain, pengelolaan arsip dalam penelitian ini lebih berfokus pada daur hidup arsip (life cycle of records), yaitu dimulai dari penciptaan atau penerimaan, penggunaan atau pemanfaatan, pemeliharaan dan penyimpanan, penemuan kembali arsip dan disposisi akhir untuk menentukan masa simpan arsip apakah arsip dilestarikan (reservation) karena

mempunyai nilai permanen atau dimusnahkan (destruction) karena sudah tidak memiliki nilai guna. Untuk lebih memahami tentang pengelolaan arsip tersebut, dapat digambarkan sebagai berikut:

II

Pemanfaatan

I Penciptaan

Gambar 2. Daur Hidup Arsip (Sumber: Sukoco, 2005: 95)

Tahap pertama dalam pengelolaan arsip adalah penciptaan. Yang dimaksud dengan penciptaan ini adalah penciptaan form baru bagi organisasi, baik form surat, form pengaduan barang, form pemesanan barang, atau form lain yang berhubungan dengan aktivitas organisasi. Form-form tersebut memiliki susunan dan ukuran yang berbeda, disesuaikan dengan kegunaannya bagi organisasi.

Tahap yang kedua adalah pemanfaatan dokumen. Tahapan ini merupakan tahap implementasi dari apa yang telah disusun dan ditetapkan di tahap yang sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen yang sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya.