BAB IV HASIL KEGIATAN PRAKTIK KERJA A. Kegiatan Praktik Kerja - PUTRI RUSMAYANTI BAB IV
BAB IV HASIL KEGIATAN PRAKTIK KERJA A. Kegiatan Praktik Kerja Praktik Kerja dilaksanakan di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas.pada bagian Keuangan mulai tanggal 01 Maret 2017 sampai dengan 30 April 2017. Praktik Kerja dilaksanakan selama 60 (enam puluh) hari mulai pukul 07.30 sampai dengan 15.30 WIB. Kegiatan yang dilakukan selama praktik kerja adalah sebagai berikut:
1. Perkenalan, orientasi dan pengarahan tempat praktik kerja Pada awal masuk praktik kerja, melakukan perkenalan kepada pegawai Kantor Bappedalitbang Kabupaten Banyumas kemudian diberi pembekalan oleh kepala kantor, selanjutnya sub bagian umum memberi arahan penempatan di masing-masing seksi/bagian.
2. Mengecek Kuitansi Kuitansi merupakan surat tanda bukti pembayaran sejumlah uang yang yang diterima dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli.
3. Membantu Meembuat daftar Tanda Pemakaian Inventaris (TPI) Tanda pemakaian inventaris ini dibuat oleh petugas urusan umum rangkap 3 sebagai bukti bahwa inventaris (aktiva tetap) telah terpakai untuk diajukan kepada kepala urusan umum.
Mengecek dan Membuat Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang 4.
Bukti ini dibuat oleh kepala urusan pemeliharaan rangkap 2 mengenai bahan perlengkapan yang diperlukan untuk memperbaiki aktiva yang bersangkutan pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas.
5. Membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB) Bukti Permintaan Barang dibuat untuk meminta persetujuan dari kepala unit yang memerlukan aktiva tetap mengenai pengadaan aktiva tetap yang dibutuhkan pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas.
6. Menginput Register bukti kas keluar Menginput Register bukti Kas Keluar digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran berupa pengeluaran kas pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas.
7. Menginput Daftar Pemasok (Pembelian) Kegiatan yang dilakukan yaitu menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan aktiva tetap dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilihpada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas.
B. Bidang Praktik Kerja
Setiap Kantor atau Perusahaan memiliki sasaran yang akan dicapai, baik yang bersifat jangka pendek maupun jangka panjang. Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas tidak akan dapat mencapai sasaran tersebut tanpa adanya aktiva tetap (F ixed Asset ).
Penanganan asset tetap ini pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas bertujuan memperoleh efisiensi dan pengamanan terhadap asset tetap.
Salah satu jenis aktiva tetap yaitu Aktiva yang berwujud dan Aktiva yang tidak berwujud. Berikut ini Daftar Asset Yang termasuk dalam aktiva tetap pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas yaitu: No. Urut
Golongan Kode
04 ASET TETAP
LAINNYA
1.365.193.000Komunikasi 60.854850
3
03 GEDUNG DAN BANGUNAN 1.078.594.000
07
a. Bangunan Gedung 1.078.594.000
4
08 a.Buku Perpustakaan 1.360.643.000
06
b. Barang Bercorak Kesenian/ Kebudayaan
4.550.000
5
05 TOTAL 6.099.319.880
Jenis-jenis aktiva tetap pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas. dikelompokkan ke dalam:
1. Tanah dan Penyempurnaan Tanah Perkiraan ini dibukukan semua pengeluaran dalam rangka perolehan suatu areal tanah / hak atas tanah termasuk biaya-biaya untuk penyempurnaan tanah sampai siap digunakan dalam kegiatan operasi kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas.
e. Alat-alat Studio dan
2.162.335.775
Bidang Barang
02 PERALATAN DAN MESIN 3.655.532.880
Nama Bidang Barang Jumlah Harga
( Rp)
1
01
01 TANAH
2
02
d. Alat-alat Kantor dan Rumah Tangga
a. Alat-alat Angkutan 1.384.877.225
03
b. Alat-alat Bengkel/ ukur 39. 950.000
04
c. Alat-alat Pertanian/Peternakan
7.495.000
05
2. Bangunan / Gedung Adalah semua bangunan selain dari yang termasuk sebagai satu kesatuan dengan Kegiatan kantor. Termasuk dalam bangunan ini adalah bangunan kantor, Ruang kerja kantor, Gedung garasi, Bangunan gedung genset, dan Bangunan Kantor lain-lain.
3. Inventaris / Perabot Kantor
Adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk memperolehinventaris dan peralatan kantor yang digunakan untuk kegiatan administrasi. Termasuk dalam inventaris / perabot kantor antara lain: a. Mebelair Kantor
Adalah semua meja, kursi dan lemari meliputi: meja kursi tamu,meja kursi kerja, lemari, sofa, rak buku dan sejenisnya yang digunakan di semua tempat kerja.
b. Mesin-Mesin Kantor Adalah semua mesin-mesin kantormeliputi mesin ketik, perangkat computer, mesin hitung / kalkulator, printer,scanner, dan sejenisnya yang digunakan di semua tempat kerja.
4. Peralatan Dan Perlengkapan Adalah semua peralatan yang digunakan dalam kegiatan kantor.
Termasuk dalam klasifikasi ini antara lain:
c. Alat-Alat Perhubungan / Telekomunikasi Adalah adalah semua peralatan komunikasi milik Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas. seperti: telepon, telex, faximile dan sebagainya.
d. Alat-Alat Bengkel Adalah semua peralatan konstruksi seperti peralatan bengkel, palu besi dan alat-alat sejenis lainnya.
e. Kendaraan / Alat Pengangkutan Adalah harga perolehan dari alat-alat pengangkutan, termasuk biaya- biaya lain yang dikeluarkan sampai alat pengangkutan tersebut siap untuk digunakan. Termasuk dalam kendaraan / alat pengangkutan antara lain: Kendaraan roda dua dan Kendaraan roda empat.
5. Bangunan Air/ Irigasi Bangunan Air/ Irigasi yang terdapat di Kantor Badan
Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas digunakan dalam kegiatan sehari-hari dalam kegiatan kantor. Bangunan Air ini terdiri dari Sumur Bor dan Kelengkapannya.
6. Aset Tetap Lainnya Aset tetap lainnya ini adalah asset tetap yang mendukung kegiatan dalam Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan
Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas. Yang terdiri dari Buku Perpustakaan, dan juga Barang Bercorak Kesenian/ Kebudayaan.
C. Flowchart (Bagan Alir) Pembelian Aktiva Tetap Bagan Alir Prosedur Pembelian Aktiva Tetap
Bagan alir prosedur aktiva tetap yang ada di pada Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumasdapat dilihat berikut ini.
Prosedur Pembelian Aset Tetap pada Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumasadalah :
1. Dari pihak yang memerlukan mengajukan Daftar Permintaan Barang (DPB) rangkap 4 kepada kepala bagian unit yang memerlukan.
2. Kepala bagian unit kerja yang memerlukan meneliti DPB dan menandatanganinya sebelum diserahkan kepada kepala unit kerja anggaran.
3. Kepala unit kerja anggaran meneliti DPB tersebut untuk memastikan barang telah dianggarkan. Menandatangani keempat lembar DPB dan mengembalikan kepada Kepala Bagian yang memerlukan selanjutnya diserahkan kepada Direktur yang membawahinya.
4. Setelah disetujui Direktur yang membawahinya, diteruskan kepada pihak yang memerlukan.
5. Pihak yang memerlukan meneruskan DPB kepada unit pembelian untuk permintaan penawaran harga dari pemasok.
6. Setelah mendapat penawaran harga dari sekurang-kurangnya 3 pemasok, meneruskan lembar DPB tersebut bersama penawaran harga dari 3 pemasok kepada Direktur administrasi dan keuangan yang disertai rekomendasi terhadap pemasok yang terpilih
7. Direktur administrasi dan keuangan menyetujui dan menandatangani ketiga lembar DPB berikut penawaran harga dan meneruskannya kepada unit pembelian untuk pembuatan Pesanan Pengadaan (PP).
8. Unit pembelian membuat PP kepada pemasok yang terpilih dan meneruskannya PP bersama dan DPB dan penawaran harga kepada kepala unit kerja keuangan.
9. Setelah diteliti dan ditandatangani oleh kepala unit kerja keuangan, selanjutnya dokumen tersebut diteruskan kepada Direktur Administrasi dan Keungan dan Direktur Utama untuk mendapatkan persetujuan atas harga pembelian pemasok yang terpilih.
10. Unit pembelian menerima kembali seluruh dokumen tersebut.
Prosedur yang berada di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian, dan Pengembangan Daerah ( Bappedalitbang ) Pemerintah Kabupaten Banyumas sudah dilaksanakan dengan baik, akan tetapi Flowchart di Bappedalitbang tersebut belum ada sehingga penulis sendiri yang menyusun flowchart tersebut yang berada dibawah ini :
PROSEDUR PEMBELIAN ASET TETAP
Kepala Pihak yang Kabag Unit yang
Direktur yang Unit Kerja memerlukan memerlukan membawahinya
Anggaran
3
1
2 Mulai
4
4
4 Membuat
3
3
3
2
2
2 DPB
1
1
1 DPB DPB DPB Memeriksa
Meneliti
4 Memberikan DPB
3 menanda persetujuan
2 tangai DPB
1
4 DPB
3
2
1
4
4
3 DPB
3
2
2
1
1
1 DPB DPB menanda tangani
4
3
4
3
2
1 DPB
4 Keterangan :
4 DPB : Daftar Permintaan Barang
2
3
2 PH : Penawaran Harga
1 PP : Pesanan Pengadaan DPB
5 T
Gambar 4.1 Flowchart (Bagan Alir) I Prosedur pembelianaktiva tetap pada (Bappedalitbang) Pemerintah kabupaten banyumas
Direktur Administrasi Kabag Unit
Direktur Utama Unit Pembelian Keuangan Kerja Utama9
13
7
5
3
3
3
3
2
2
2
2
1
1
1
1 DPB DPB DPB DPB PH PH PH PP PP Membuat surat permintaan PH
8 Meneliti & Meneliti &
11 dari sekurang- menanda menanda Permintaan PH kurangnya 3 pemasok tangani tangani
3 Disertai
2
3
3 rekomendasi
1
2
2 PH terhadap pemasok DPB yang terpilih
1
1 DPB DPB PH
3 PH
2 PP
1 PP PP DPB PH
10
14 Memberikan
6 persetujuan
8
3
2
3
1
2
1
DPB DPB PH Keterangan :PH
DPB : Daftar Permintaan Barang
PP Membuat PP
PH : Penawaran Harga
3 PP : Pesanan Pengadaan
12
2
1 DPB PH
Gambar 4.2 Flowchart (Bagan Alir) II Prosedur pembelian aktivaT
PP tetap pada (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas
Selesai
9
D. Flowchart (Bagan Alir) Penerimaan Aktiva Tetap
Prosedur Penerimaan Aset Tetap pada Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumasadalah:
1. Petugas gudang menerima aset tetap bersama dengan Pesanan
Pengadaan (PP) dan Surat Jalan (SJ) dari pemasok. Selanjutnya mencocokkan SJ dengan PP serta meneliti kualitas barang yang diterima sebelum membuat BPB untuk diajukan beserta SJ dan PP kepada kepala unit kerja gudang.
2. Kepala unit kerja gudang meneliti BPB sebelum menandatangani dan mendistribusikan sebagai berikut: a) Kepala unit kerja pembukuan
b) Petugas pembelian
c) Petugas urusan umum
3. Kepala unit kerja pembukuan mencocokkan PP ke 4 dengan dokumen yang diterima dari kepala unit kerja gudang. BPB dan SJ diberikan kepada petugas pembukuan. Mengarsipkan BPB dan SJ serta PP.
4. Petugas pembukuan mencatat penerimaan barang ke dalam kartu aset berdasarkan BPB dan selanjutnya mengarsip BPB dan SJ .
E. Bagan Alir Penerimaaan Aktiva Tetap
Petugas Gudang Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Petugas Petugas Petugas Urusan F.
Gudang Pembukaan Pembukuan Pembelian Umum Mulai
1
2
3
4
5 Diterima SJ SJ SJ PP PP bersama
SJ SJ dengan aset BPB BPB BPB tetap dari
BPB BPB pemasok Mencatat Memberi
SJ penerimaan nomor aset
Mencocokan PP Meneliti dan barang pada barang ke-4 dengan memberikan
PP dokumen yang tanda tangan
N SJ SJ diterima
Membuat PP BPB BPB BPB SJ PP SJ BPB BPB SJ BPB
N PP N
Selesai N
2
1 Keterangan : SJ : Surat Jalan
Prosedur penerimaan aktiva tetap pada Gambar
4.3 (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas
38 PP : Pesanan Pengadaan
38 BPB : Bukti Penerimaan Barang
Prosedur Pengadaan Aktiva..., Putri Rusmayanti, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis UMP, 2017
F. Flowchart (Bagan Alir) Penghentian Aktiva Tetap
Prosedur Penghentian Pemakaian Aset Tetap pada Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumasyaitu:
1. Setiap kepala unit kerja memeriksa semua aset yang berada di bawah tanggung jawabnya. Pemeriksaan tersebut digunakan untuk mengetahui apakah terdapat aset yang tidak dapat dipakai lagi yang disebabkan karena ketuaan, kerusakan dan lain-lain. Jika terbukti ada, maka menyiapkan daftar dan meneruskannya kepada kepala bagian teknik.
2. Kepala bagian teknik melakukan pengecekan fisik terhadap aset tersebut. Jika diputuskan bahwa barang tersebut akan dihentikan pemakaiannya, dibuat Memo Penghentian Pemakaian Aset Tetap (MPPA) untuk diajukan kepada Direktur Teknik dan Produksi.
3. Direktur Teknik dan Produksi mempelajari MPPA dan memberikan persetujuan MPPA.
4. Setelah itu Direktur utama memeriksa terlebih dahulu barang yang akan dihentikan pemakaiannya dan setelah selesai memeriksa, Direktur tama memberikan persetujuan. Selanjutnya meneruskan MPPA yang telah ditandatangani Direktur utama kepada kepala bagian teknik.
5. Kepala bagian teknik melakukan tugasnya sesuai yang diperintahkan oleh Direktur Utama. Setelah melaksanakan tugasnya menyerahkan MPPA kepada unit kerja pembukuan dan mengarsip MPPA.
G. Bagan Alir Penghentian Aktiva Tetap
2
Gambar 4.4 : Prosedur Penghentian Pemakaian Aset TetapMPPA : Memo Penghentian Pemakaian Aset Tetap
Keterangan :
Direktur Teknik dan Produksi Direktur Utama
3 Kepala Bagian Teknik
3
MPPA MPPA
MPPA Melakukan
2 MPPA Meneliti dan memberikan persetujuan
1
Tugas MPPA
1 T MPPA Melakukan
Mulai
Membuat MPPA
Tugas MPPA MPPA
pada(Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas
H. Evaluasi Praktek Kerja
Setelah menguraikan beberapa aspek yang berhubungan dengan sejarah, struktur organisasi, perolehan dan penyusutan pada Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas pada bagian ini penulis mencoba untuk menganalisis dan mengevaluasi data-data yang penulis peroleh dari perusahaan tersebut. Dalam bab ini, penulis akan membahas topic yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, yaitu :
1. Struktur Organisasi Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara komponen - komponen bagian dan posisi dalam suatu perusahaan atau kantor. Suatu struktur organisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan bagaimana berbagai tingkatan aktivitas yang berkaitan satu sama lain sampai tingkat tertentu. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan maka struktur organisasi pada Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas adalah Line Organization. Hal ini dapat dilihat dari hubungan antara atasan dan bawahan dimana garis komando berbentuk garis lurus yaitu wewenang yang mengalir langsung dari pucuk pimpinan kepada kepala bagian dalam hal ini seorang atasan bertugas memimpin pada bidangnya saja dan bawahan bertanggung jawab atas atasan.
Dari pengamatan tugas - tugas yang dilakukan oleh setiap karyawan dalam perusahaan telah menetapkan dan membagi wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Dengan demikian maka telah terdapat kerjasama yang baik dan harmonis antara setiap bagian dan atasan dapat bekerjasama dengan karyawan terutama bagian pemeliharaan dalam memelihara aktiva tetap yang dimiliki kantor tersebut.
2. Perolehan Aktiva Tetap Didalam Bab sebelumnya dikatakan bahwa Kantor Badan
Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah
(Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas memperoleh semua aktiva tetapnya dengan cara pembelian tunai yaitu aktiva berwujud tanah, inventaris, kenderaan dan lain-lain. Pembelian ini dicatat sebesar uang yang dikeluarakan dan dialokasikan berapa harga perolehannya. Dari uraian diatas Kantor Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas mempunyai keadaan keuangan yang sangat baik sehingga mampu untuk memperoleh aktiva tetapnya secara tunai dan mempunyai manajemen yang baik dalam mengambil keputusan terhadap aktiva tetapnya, sehingga mereka akan lebih mudah dan leluasa untuk menggunakan aktiva tetapnya tanpa bantuan pihak lain.
3. Sistem wewenang dan prosedur
Dalam menjalankan tugas yang berkaitan dengan Prosedur Pengadaan Aktiva Tetap pada Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappedalitbang) Pemerintah Kabupaten Banyumas dimana setiap seksi yang terkait telah menjalankan tugasnya masing-masing. Dan dalam setiap kegiatan di tiap-tiap bagian atau seki terjadi atas dasar otorisasi oleh pejabat yang berwenang, dalam hal ini masing-masing kepala seksi.