menerima telepon dan menelepon
http://nurulwirda.wordpress.com
email: nurulwirda@gmail.com
-1-
Menerima Telepon dan Menelepon
A. Pengertian Bertelepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan
mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat
komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang
semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana
penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat
baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi
yang multiguna, dan beraneka ragam model.
B. Etika Menangani Telepon
Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan
menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat
berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam
pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau
mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau
Anda berbicara
ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa
orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan
berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah.
Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara
Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon
menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi
yang diperolehnya waktu
menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa
menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam
melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.
D. Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon
1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah
diperlukan.
2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan
letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas,
perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara
tidak boleh datar.
5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang
mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan
dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu
penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa
ditemui.
8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani
pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima
telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu,
jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau
menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta
minta maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab
penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina
hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.
Reference: BSE Kesekretarisan Depdiknas Jakarta 2008
email: nurulwirda@gmail.com
-1-
Menerima Telepon dan Menelepon
A. Pengertian Bertelepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan
mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat
komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang
semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana
penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat
baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi
yang multiguna, dan beraneka ragam model.
B. Etika Menangani Telepon
Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan
menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat
berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam
pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau
mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau
Anda berbicara
ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa
orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan
berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah.
Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara
Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon
menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi
yang diperolehnya waktu
menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa
menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam
melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.
D. Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon
1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah
diperlukan.
2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan
letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas,
perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara
tidak boleh datar.
5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang
mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan
dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu
penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa
ditemui.
8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani
pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima
telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu,
jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau
menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta
minta maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab
penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina
hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.
Reference: BSE Kesekretarisan Depdiknas Jakarta 2008