Desain Tampilan Absensi Perkuliahan Dengan Metode Storyboarding
Desain T ampilan Sistem A bsensi Pekuliahan dengan
Metode Storyboarding
Grace L evina Dewi1, Riandika Lumaris1, J oan Santoso2
1
J urusan Teknik Informatika, 2 J urusan Teknologi Informasi
Sekolah Tinggi Teknik Surabaya
Email : gracelevina@stts.edu, riandika.lumaris@gmail.com, joan@stts.edu
A bstrak
A bstrak-Sistem Infromasi Mahasiswa sangat penting dalam bidang perkuliahan,
dengan tujuan untuk memfasilitasi mahasiswa sehingga mahasiswa mendapatkan
informasi secara jelas mengenai kegiatan selama studinya. Salah satu sistem
informasi yang terpenting adalah sistem informasi absensi. Permasalah umum
yang dihadapi oleh seorang mahasiswa adalah salah perhitungan jumlah absensi
mahasiswa yang menyebabkan seseorang tidak dapat mengikuti ujian. Dalam
peraturan akademik telah terdapat peraturan untuk kebutuhan syarat minimum
kehadiran pada suatu mata kuliah. J ika suatu sistem User Interface tidak memiliki
fungsi dan tampilan yang baik dapat menyebabkan terjadinya human error.
Dengan permasalahan yang telah disebutkan, dibangun sebuah sistem
informasi absensi sesuai dengan kebutuhan user. Dalam mencapai upaya agar
didapatkan aplikasi dengan User Experience yang baik, dipilih metode
storyboarding untuk membuat prototyping tampilan. Diharapkan dengan
penggunaan elemen-elemen User Experience dapat membangun sistem yang
mencangkup inputan informasi mengenai absensi mahasiswa. Selain itu,
dihasilkan juga laporan-laporan yang berkaitan dengan absensi oleh admin yang
diberikan kepada manajemen. Selain itu juga supaya mahasiswa dapat melihat
absensi mereka pada website sistem informasi yang sudah diakses oleh
mahasiswa.
K ata K unci: Sistem Informasi A bsensi, User E xperience, Storyboarding
1. Pendahuluan
Teknologi informasi mempunyai dampak yang sangat besar dalam
kehidupan manusia. Hal ini dapat dimanfaatkan untuk mendukung berbagai
bidang, yaitu: membantu mempercepat proses kegiatan, akurasi data, ketepatan
waktu, kesederhanaan, dan relevansi yang menjadi penentu kualitas informasi
yang dihasilkan. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan pelayanan dan
dapat dimanfaatkan secara efektif. Sehubungan dengan teknologi yang sangat
maju, peranan sistem informasi berbasis online semakin marak.
Sistem Informasi pasti dibutuhkan di berbagai bidang, salah satunya
adalah bidang perkuliahan. Pada penelitian saat ini, sistem infromasi yang dibahas
dalam bidang perkuliahan adalah sistem informasi absensi. Sistem informasi
absensi terdapat pada Biro A dministrasi A kademik (BA A ) di sebuah institusi
pendidikan masih berisfat offline. Banyak kendala yang seringkali dihadapi oleh
Biro A dministrasi A kademik. Contohnya adalah perhitungan jumlah absensi
untuk penentuan sanksi tidak boleh mengikuti ujian (TBU) jika seorang
mahasiswa tidak memenuhi jumlah tatap muka dalam mata kuliah. Terkadang
Biro A dministrasi A kademik mendapatkan data yang salah. Hal tersebut dapat
menyebabkan beberapa mahasiswa yang seharusnya tidak terkena T BU absen,
dianggap mengalami TBU absen. Penyelesaian masalah yang sering kali
dilakukan adalah mahasiswa yang bersangkutan harus melapor pada Biro
A dministrasi A kademik untuk dapat melanjutkan mata kuliah yang diambilnya.
Masalah lain yang terjadi adalah ketika ada seorang mahasiswa yang
menambah sebuah mata kuliah pada minggu keempat, maka petugas Biro
A dministrasi A kademik tidak dapat menambahkan absensi pada minggu pertama,
kedua, dan ketiga secara langsung. Hal ini dikarenakan perkuliahan pada minggu
pertama, kedua, dan ketiga telah berjalan. Petugas Biro A dministrasi A kademik
harus mengimputkan kembali data-datanya secara manual. Data-data yang
diinputkan dimulai dari awal, jadi petugas Biro A dministrasi A kademik harus
memasukkan kembali data mahasiswa yang sudah mengikuti kelas sesuai jadwal
ditambah dengan mahasiswa yang mengikuti kelas sesuai jadwal melalui batal
tambah, bukan melalui pegisian FRS pada sistem informasi mahasiswa pada saat
perwalian
Masalah lain yang sering dialami oleh Biro A dministrasi A kademik adalah
mahasiswa tidak dapat mengetahui jumlah absensi yang telah diambilnya. Setiap
mahasiswa diberikan 4 (empat) kali kesempatan untuk absen pada setiap mata
kuliah yang diambilnya. Seringkali mahasiswa yang ingin melakukan absen pada
mata kuliah tertentu, tidak menghitung absen yang sudah diambilnya. J adi
mahasiswa yang bersangkutan harus melihat jumlah absensi mereka terlebih
dahulu di Biro A dministrasi A kademik dan menghitungnya secara manual.
Segala sesuatu yang dilakukan secara manual, pasti bisa terjadi kesalahan
yang disebabkan oleh kelalaian manusia (human error). Padahal jika terjadi
kesalahan dalam absensi dapat menyebabkan mahasiswa tidak dapat mengikuti
ujian tengah semester (UTS) maupun ujian akhir semester (UA S). Hal ini dapat
menyebabkan jalannya absensi perkuliahan menjadi semakin rumit, lambat, dan
tidak efisien. Oleh karena itu, akan dibuat sistem informasi absensi secara online
dengan menggambar prototypenya terlebih dahulu. Tujuan pembuatan sistem
infromasi absensi ini adalah agar menghitung jumlah absensi dari masing-masing
mahasiswa dan nantinya dapat dilihat atau diakses dari website sistem informasi
mahasiswa. Pada akhirnya mahasiswa tidak perlu mencari data absen mereka pada
Biro A dministrasi A kademik lagi, mereka dapat membuka account sistem
informasi mahasiswanya, dan mendapatkan jumlah absensi mereka. Selain itu
juga, dilengkapi dengan laporan untuk institusi Pendidikan terkait dengan
performansi absensi mahasiswa.
2. T eori Dasar
2.1 User E xperience
User Experience mencakup semua aspek interaksi end-user dengan
perusahaan, pelayanan, dan produknya. User Experience seringkali dibandingkan
dengan User Interface atau Usability, namun User Experience merupakan konsep
yang lebih luas.” (J acob Nielsen; Don Norman, 2017)
“User Experience bukanlah mengenai desain industri yang baik, multitouch, atau tampilan menarik. User Experience ialah mengenai bagaimana
caranya untuk melampaui batas material. User Experience adalah tentang
menciptakan pengalaman melalui peralatan yang ada.” (Marc Hassenzahl, 2014)
UX adalah kualitas pengalaman yang didapat oleh seseorang saat
berinteraksi dengan sebuah desain tertentu. Dengan begitu, UX Design dapat
disimpulkan sebagai metodologi dalam pengembangan perangkat lunak di mana
prosesnya berpusat pada optimasi kualitas pengalaman yang didapat user selama
berinteraksi dengan sistem. Di dalam pelaksanaannya, desain yang didasarkan
pada UX tidak serta merta dibuat. Banyak hal yang mempengaruhi baiknya suatu
tampilan. Sebagai desainer, beberapa pertanyaan di bawah ini menjadi landasan
dari bagaimana suatu desain dibuat, yaitu:
- A udience: Siapa yang menjadi segmen tujuan?
- Content: A pa yang ingin disampaikan?
- Context: Di mana pesan tersebut disampaikan?
- Process: K apan pesan tersebut disampaikan?
- Problem: Mengapa A nda menyampaikannya?
Pada dasarnya, proses pengembangan software melalui tahapan yang
disebut Software Development Life Cycle (SDL C). Pendekatan SDL C yang
paling umum dipakai adalah dengan model Jaterfall. Namun Jaterfall hanya
berjalan satu arah saja, sedangkan sering kali website memerlukan peninjauan
ulang berdasarkan hasil penelitian untuk hasil yang maksimal. K arena itu, UX
Mastery menerapkan SDLC yang bernama UX Process dengan beberapa
penyesuaian kepada proses implementasi UX . (UX Mastery, 2017)
2.2 Storyboard
Sejarah StoryBoard
Storyboard adalah prototipe narasi yang menceritakan skenario yang
menggambarkan bagaimanakasus penggunaan dan persyaratan fungsional yang
digunakan dalam konteks user yang sebenarnya. Storyboard biasanya mengikuti
plot tertentu atau alur cerita untuk memberitahu cerita yang diilustrasikan dengan
maket interface atau ilustrasi dari pengguna akhir menggunakan /
berinteraksidengan perangkat lunak (A rnowitz ,J onathan, dkk, 2006). Proses
storyboard dikenal pada saat dikembangkan oleh Jalt Disney Productions pada
awal 1930-an, setelah beberapa tahun, lalu proses storyboard yang sama
dikembangkan secara lebih lanjut oleh Jalt Disney dan studio animasi lainnya.
Storyboard dapat digunakan sebagai software, multimedia, dan desain
web. Storyboard harus dapat menggambarkan apa yang dapat dilakukan oleh user
melalui cerita bergambar. Dalam desain instruksional, storyboard dapat
menggambarkan skenario dari sudut pandang user (Edutechwiki, 2015)
Sebenarnya storyboard memiliki banyak pengertian, menurut usabilitynet,
storyboard adalah prototype dari serangkaian sketsa layar dan digunakan oleh
desainer untuk menggambarkan dan mengatur ide-ide sehingga nantinya bisa
mendapatkan umpan balik atau feedback yang nantinya berguna untuk
pengembangan sistem selanjutnya (UsabilityNet, 2015).
Dasar Storyboard
Dalam pembuatan suatu sistem desktop, storyboard juga berguna untuk
memahami konteks sifat manusia dimana nantinya perangkat lunak akan
digunakan. Pada sisi lainnya, storyboard juga dapat digunakan untuk
mengeksplorasi pengalaman sebelum membuat suatu software. J ika storyboard
dapat dibuat dengan sempurna, maka hal tersebut dapat menjadikan suatu
perangkat lunak yang akan dibuat memiliki desain yang terbaik dan lebih efisien.
Storyboard membantu untuk melakukan hal ini jauh lebih baik daripada
menggunakan skenario use case.
A lasan mengapa storyboard sangat efektif dalam pembuatan suatu sistem
ini karena cerita mencerminkan cara sehari-hari manusia menjalani hidupnya.
Cerita adalah cara yang berumur ribuan tahun untuk berhubungan pengalaman
manusia, dan bahkan sebelum ada kata-kata, orang-orang menggunakan gambar
untuk berkomunikasi pengalaman mereka. Dalam pengalaman pengguna desain,
storyboard akan menjadikan software lebih hidup melalui penggabungan
pengalaman user dan penggunaan konteks user nyata di tempat-tempat yang nyata
melakukan hal-hal yang nyata, bukan hanya beberapa abstrak.
Storyboard paling sering digunakan kepada awal pendesainan perangkat
lunak. Storyboard juga digunakan untuk membantu tim software untuk
menyempurnakan ide awal untuk memastikan bahwa tujuan akhir dari satu tim itu
adalah satu dan sama. Storyboard membuat pemahaman bersama tentang tujuan
dari perangkat lunak yang akan dibuat dan apa yang akan dilakukan nantinya oleh
software yang akan dibuat. Dalam proses pembuatan, storyboard juga dapat
bertindak untuk menjaga suatu tim agar terfokus pada solusi inti sesuai dengan
tujuan awal.
Dalam pembuatan storyboard ada beberapa hal yang harus diperhatikan
seperti (A rnowitz, J onathan, 2006):
- Siapa yang akan menggunakan software tersebut?
- Dalam kondisi apa mereka akan menggunakan software tersebut?
- A pakah fitur-fitur yang dibuat dalam software tersebut sudah mencukupi
tujuan dari user ?
- Bagaimana penggunaan software tersebut akan mempengaruhi orang lain
dalam alur kerja?
Storyboard dalam pengaplikasiannya juga memiliki beberapa macam jenis,
misalnya storyboard naratif atau storyboard dengan menggunakan mock-up.
Gambar 1
Naratif Storyboard
Gambar 1 menunjukkan contoh naratif storyboard. Naratif storyboard
berisi tentang cerita dari storyboard yang akan di tunjukkan. Cerita yang disajikan
pada naratif storyboard merupakan inti dari cerita yang akan diceritakan, tidak
semua kalimat dituangkan dalam desain storyboard ini. Gambar 2 menunjukkan
contoh storyboard mock-up. Pada gambar 2 dapat dilihat bahwa desain storyboard
mock-up lebih tampak tidak rapi daripada storyboard naratif pada Gambar 1.
Secara keseluruhan storyboard naratif lebih banyak menarik minat dari user
pengguna storyboard.
Gambar 2
Mock-Up Stroyboard
L angkah-langkah Pembuatan Storyboard
V isi
Storyboard yang bagus memerlukan visi yang jelas dalam pembuatannya.
Semakin jelas visi dasar pembuatan storyboard, semakin jelas pula desain
storyboard yang nantinya akan dibuat. V isi yang dibuat juga tidak boleh luput dari
goal atau tujuan yang diinginkan pada awalnya. V isi biasanya dilandasi dengan
alasan, mengapa software yang akan dibuat dapat laku dipasaran. V isi juga
merupakan slogan yang dapat membantu dalam pemberian keputusan.
Papan Ide
Board ide merupakan kumpulan dari gambar-gambar, produk, dan
kumpulan user yang menjadi sumber atau penunjuk dalam pembuatan storyboard.
Pada bagian board ide, user dapat menuangkan semua ide yang dimiliki misalnya
mengedit foto yang akan digunakan. Dari papan ide, terkadang dapat ditemukan
masalah-masalah yang nantinya dapat mengganggu proses berjalannya software,
sehingga dapat diperbaiki sebelum software dibuat. Gambar 3 menunjukkan
contoh board ide.
Gambar 3
C ontoh Board Ide
-
K onteks
K onteks yang sesuai dengan storyboard dibutuhkan dalam penyusunan
storyboard. K onteks yang dibutuhkan dalam penyusunan storyboard harus sesuai
dengan visi yang telah ditentukan sebelumnya.
L atar Belakang
Storyboard yang benar, harus dibuat berlandaskan hal yang
melatarbelakangi pembuatan storyboard. Semakin jelas latar belakang pembuatan,
semakin jelas pula storyboard yang akan dibuat nantinya. A pabila dalam
pembuatan storyboard tidak memiliki latar belakang yang jelas, maka dapat
dipastikan bahwa dalam proses penyusuan storyboard, user akan mengalami
kesusahan dan hasil akhir dari storyboard tidak maksimal.
Skenario dan Desain
Menentukan skenario dan desain merupakan hal yang harus dilakukan
setelah menemukan latar belakang pembuatan storyboard. Skenario dan desain
yang dibuat harus sesuai dengan hal yang melatar belakangi pembuatan
storyboard. Skenario harus dibuat secara rinci dan sesuai dengan keadaan yang
akan terjadi apabila skenario tersebut akan dijalankan. Desain yang dibuat juga
harus dapat menggambarkan scenario yang terjadi dengan baik dan dapat mudah
dimengerti, misalkan apabila user ingin memilih aplikasi dalam handphone, maka
desain yang baik harusnya menunjukkan user yang memegang handphone dan
didalam handphone tersebut, terdapat aplikasi yang akan ditunjukkan.
Implementasi Desain Storyboard
Pada tahap keenam atau tahap storyboard ini, adalah proses penyusunan
storyboard. Semua bahan dari board ide dapat dituangkan pada storyboard ini.
Dalam penyusunan storyboard, isi dari storyboard tersebut harus tetap sesuai
dengan visi dan konteks serta latar belakang. Storyboard yang dibuat juga harus
dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya serta dapat mengatasi kejadian
yang akan terjadi selanjutnya. Semua kemungkinan yang ada dapat dibuat pada
storyboard ini. Misalnya apabila user memilih cancel maka apa yang akan terjadi
dan apabila user memilih next , hal apa yang akan terjadi selanjutnya.
K elebihan pada Storyboard
1. Memperjelas penyajian pesan agar tidak terlalu bersifat verbal
2. Storyboard tidak mengharuskan user untuk meluangkan waktu yang lama
untuk memahami sistem yang digunakan
3. K elalaian sistem dapat terlihat pada storyboard, sehingga kesalahan dapat
diperbaiki agar tidak menghabiskan biaya lebih banyak daripada sistem
mengalami kesaalahan pada saat suda berjalan
4. Storyboard yang rinci dapat menghemat waktu dalam menulis dokumentasi
proyek
5. Storyboard dapat membantu user agar fokus pada isi total program. Baik dari
sudut pandang keseluruhan program dan interaksi pengguna.
K ekurangan pada Storyboard
1. Storyboard memiliki keterbatasan dalam menunjukkan gambar yang memiliki
gerakan-gerakan. A tau dengan kata lain, storyboard tidak dapat menunjukkan
objek yang dapat bergerak.
2. Storyboard juga memiliki keterbatasan dalam menambahkan audio visual.
Sehingga dalam pembelajaran, penggunaan storyboard kurang dapat
dimaksimalkan.
3. A nalisa Sistem
K ebutuhan yang dibutuhkan oleh sistem Biro A dmin merupakan hal yang
dapat digunakan sebagai dasar dalam penelitian ini. Sistem abesensi Biro
A dministrasi A dmin memiliki beberapa kebutuhan dan spesifikasi yang
dibutuhkan sebagai tambahan agar sistem yang dimiliki dapat berjalan dengan
lebih baik lagi. Sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang dapat secara otomatis
membuat minggu perkuliahan tanpa harus memasukkan tanggal perkuliahan
secara manual.
Sistem juga membutuhkan sistem perhitungan absensi yang benar,
sehingga tidak terjadi lagi sistem kesalahan hitung yang dapat menyebabkan
mahasiwa tidak bisa ujian. Sebagai contoh, suatu saat ada mahasiswa yang tidak
bisa ujian karena terkena TBU absensi, padahal menurut mahasiwa tersebut, dia
tidak pernah absen atau absensinya tidak melebihi 4 (empat) kali. Pada kasus
tersebut, dapat dikatakan bahwa sistem absensi yang lama, perlu diberi tambahan
agar sistem yang ada dapat berjalan dengan lebih baik.
3.1 A nalisa Sistem L ama
Dalam sistem informasi absensi yang lama, pihak Biro A dministrasi
A kademik akan memasukkan detail kelas untuk mengisi absensi perkuliahan.
Setelah detail kelas sudah diisikan, maka petugas dapat mulai merekap absensi
kelas dan menuliskan berita acara kelas. A pabila dosen membatalkan kelas yang
akan diselenggarakan, maka petugas dapat mengisi permintaan dosen tersebut
dalam form permintaan khusus dosen. Semua pembatalan, pergantian kelas, dan
penambahan yang diminta oleh dosen tersebut akan dicatat dalam form tersebut
dan disimpan secara manual dan hanya diberikan tanda pada absensi kuliah.
Pembatalan, pergantian kelas disimpan datanya kedalam database melalui form
permintaan khusus dosen ini. A pabila pihak manajemen meminta laporan absensi,
maka pihak Biro A dministrasi A kademik akan mencetak laporan sesuai dengan
yang diminta oleh pihak atasan. Penjelasan cara penginputan absensi dari sistem
lama dapat dilihat pada Gambar 4.
A b sensidib erik
an
padasaat dosenak
an
mengaj
ar suatumata
k
ul
iah
t adasaat awalk
ul
iah,
dosenmemb agik
an
ab sensik
ul
iah
a ahasiswamengisi
ab sensipadamata
k
ul
iahterseb ut
A b sensiy
ang sudah
l
enggk
ap
deik
emb al
ik
anpada
. iroA dministrasi
Ak
ademik
5osenmengisi
masingmasing
pertemuan.
5isertai
tandatangandari
dosendanmahasiswa
5osenk
emb al
i
mencocok
anab sensi
denganj
uml
ah
mahasisway
ang hadir
A b sensidihitung
secaramanual
.
t ermintaandosen
dicatat secara
manual
L aporany
ang
dib erik
ansesuai
dengany
ang diminta
ol
ehmanagemen
. iroA dministrasiA k
ademik
menginputk
anab sensi
secaramanual
.
J
ik
aada
permintaan(
penamb ahan,
pemb atal
an,penggantian
k
ul
iah)daridosen,dib erik
an
form untukdiisidengan
tul
isantangan
Gambar 4
Sistem Infromasi A bsensi L ama
3.2 Sistem Baru
Pada sistem informasi absensi yang baru, pihak Biro A dministrasi A kademik
dapat langsung memasukkan detail kelas untuk pengisian absensi perkuliahan
beserta berita acaranya pada sebuah software desktop. Hasil rekap absensi dapat
dilihat secara langsung. Permasalahan-permasalahan yang sudah disebutkan pada
analisa sebelumnya. Pembatalan, penggantian, dan penambahan mata kuliah
tertentu oleh dosen dapat diinputkan secara langsung pada aplikasi software yang
sudah disediakan. Semua data yang berkaitan dengan sistem absensi akan
disimpan pada database. Penjelasan sistem informasi baru dapat lebih lengkap
dilihat pada Gambar 5.
A b sensidib erik
an
padasaat dosen
ak
anmengaj
ar
suatumatak
ul
iah
A b sensiy
ang
sudahlenggk
ap
deik
emb al
ik
an
pada. iro
A dministrasi
Ak
ademik
. iroA dministrasi
Ak
ademik
menginputk
anab sensi
padaapl
ik
asiab sensi.
J
ik
aadapermintaan
(
penamb ahan,
pemb atal
an,
penggantiank
ul
iah)
daridosen,dapat
l
angsung mengisi
apl
ik
asisesuaidengan
formy
ang disediak
an
t adasaat awal
k
ul
iah,dosen
memb agik
an
ab sensik
ul
iah
a ahasiswa
mengisiab sensi
padamatak
ul
iah
terseb ut
5osenmengisi
masingmasing
pertemuan.
5isertaitanda
tangandaridosen
danmahasiswa
5osenk
emb al
i
mencocok
an
ab sensidengan
j
uml
ahmahasiswa
y
ang hadir
A b sensi
dihitung secara
otomatis.
t ermintaan
dosendicatat
secaral
angsung
dandisimpan
padadatab ase.
Gambar 5
Sistem Infromasi A bsensi Baru
L aporany
ang
b erk
aitandengan
ab sensidapat
dicetaksecara
l
angsung
4. Storyboarding
Dalam pembuatan sebuah sistem informasi absensi yang baru, dibentuklah
penggambaran sistem dengan menerapkan ilmu User Experience. Salah satu
metode dari User Experience yang dapat diterapkan adalah model storyboard
dengan memanfaatkan prototyping. L angkah-langkah pembuatan dalam
storyboarding, sebagai berikut:
V isi
V isi dari sistem informasi absensi ini adalah menampilkan informasi
absensi dari mahasiswa setiap pertemuan kuliah dengan dosen dan
kemudahan akses laporan untuk mahasiswa.
Diharapkan untuk
kemudahan akses, sistem ini dapat diakses dimana saja.
Papan Ide
Perhitungan absensi mahasiswa dilakukan secara otomatis. Pembatalan,
tambahan, dan pengganti kuliah dapat dilakukan secara cepat dan dapat
diakses dimana saja. L aporan yang diminta oleh pihak manajemen dapat
dicetak dan diakses di mana saja.
K onteks
K onteks yang dibutuhkan dalam penyusunan storyboard harus sesuai
dengan visi yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu aplikasi berupa
website yang dapat diakses dimana saja.
L atar Belakang
Perhitungan jumlah absensi untuk penentuan sanksi tidak boleh mengikuti
ujian (TBU) jika seorang mahasiswa tidak memenuhi jumlah tatap muka
dalam mata kuliah. Sering kali Biro A dministrasi A kademik mendapatkan
data yang salah sehingga dapat menyebabkan beberapa mahasiswa yang
seharusnya tidak terkena TBU absen, dianggap mengalami TBU absen.
Mahasiswa tidak dapat mengetahui jumlah absensi yang telah diambilnya
karena informasi yang diperoleh tidak bisa didapatkan secara langsung.
Oleh sebab itu, seringkali mahasiswa yang ingin melakukan absen pada
mata kuliah tertentu, tidak menghitung absen yang sudah diambilnya. Hal
ini terjadi karena Biro A dministrasi A kademik menghitung absen tersebut
secara manual
Skenario dan Desain
A lur dari Seknario pada sistem baru akan diterapkan dan digambarkan
secara jelas. T erdapat beberapa tahapan yang biasanya dilakukan dalam
sistem informasi absensi. Pada Gambar 6, dapat dilihat lebih jelas
mengenai alur dari sistem informasi absensi.
OO
A b sen
sidib erik
an
padasaat dosen
ak
anmengaj
ar
suatumatak
ul
iah
A b sensiy
ang
sudahlenggk
ap
deik
emb al
ik
an
pada. iro
A dministrasi
Ak
ademik
. iroA dministrasi
Ak
ademik
menginputk
anab sensi
padaapl
ik
asiab sensi.
J
ik
aadapermintaan
(
penamb ahan,
pemb atal
an,
penggantiank
ul
iah)
daridosen,dapat
l
angsung mengisi
apl
ik
asisesuaidengan
formy
ang disediak
an
t adasaat awal
k
ul
iah,dosen
memb agik
an
ab sensik
ul
iah
a ahasiswa
mengisiab sensi
padamatak
ul
iah
terseb ut
5osenmengisi
masingmasing
pertemuan.
5isertaitanda
tangandaridosen
danmahasiswa
5osenk
emb al
i
mencocok
an
ab sensidengan
j
uml
ahmahasiswa
y
ang hadir
A b sensi
dihitung secara
otomatis.
t ermintaan
dosendicatat
secaral
angsung
dandisimpan
padadatab ase.
L aporany
ang
b erk
aitandengan
ab sensidapat
dicetaksecara
l
angsung
Gambar 6
A lur Skenario dan Desain Sistem Informasi A bsensi
Implementasi Desain Storyboard
- Form Sistem Informasi A bsensi, ini adalah form pertama kali yang
harus diisi. Pada form ini terdapat informasi tanggal, pertemuan yang
ke – n, dan status dari perkuliahan tersebut. Terdapat 4 macam status,
yaitu: normal (kuliah berjalan seperti biasa), batal (peniadaan kuliah),
ganti (penggantian kuliah), dan tambah (penambahan mata kuliah).
Form Sistem Informasi A bsensi ini dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7
F orm J adwal Pertemuan K uliah
- K etika status pada form jadwal pertemuan kuliah diisi dengan status
tambah, makan akan muncul form tambahan mata kuliah. Status pada
form ini menunjukkan adanya tambahan kuliah pada mata kuliah
tertentu. Form tambahan mata kuliah ini dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8
F orm T ambahan Mata K uliah
- K etika status pada form jadwal pertemuan kuliah diisi dengan status
batal, maka akan muncul form peniadaan mata kuliah. Status pada form
ini menunjukkan bahwa kuliah ini dibatalkan oleh dosen yang
bersangkutan dikarenakan oleh alasan tertentu. A lasan ini juga harus
diisi. Form peniadaan mata kuliah ini dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9
F orm Peniadaan Mata K uliah
- K etika status pada form jadwal pertemuan kuliah diisi dengan status
ganti, maka akan muncul form penggantian mata kuliah. Status pada
form ini menunjukkan bahwa kuliah ini diganti oleh dosen yang
bersangkutan dari jadwal sebenarnya. Form penggantian mata kuliah ini
dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10
F orm Penggantian Mata K uliah
- K etika semua status sudah diisi, maka akan muncul form absensi. Pada
form absensi ini, dapat diisikan mengenai detail dari mata kuliah
tertentu. Melalui form ini juga dapat diketahui mengenai detail
mahasiswa yang masuk dan yang tidak hadir pada masing-masing
pertemuan. Pada status hadir ini, mahasiswa yang melakukan absen,
dapat dihilangkan tanda centangnya. Form detail absensi ini dapat
dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11
F orm Detail A bsensi
- L aporan yang dihasilkan dari integrasi sistem informasi absensi, berupa
laporan berita acara. L aporan ini juga dapat diprint oleh pihak Biro
A dministrasi A kademik. Laporan berita acara ini dapat dilihat pada
Gambar 12.
Gambar 12
L aporan Berita A cara
- Dosen juga dapat mengecek mahasiswa yang terkena T BU A bsensi
pada mata kuliah tertentu. Dengan adanya laporan ini, dosen dapat
memantau dan mengingatkan mahasiswa yang tidak masuk kuliahnya.
Selain itu juga, didapatkan detail mahasiswa siapa saja yang terkena
TBU absen. L aporan daftar mahasiswa penerima TBU absensi ini dapat
dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13
L aporan Detail Daftar Mahasiswa Penerima T BU A bsensi
- Daftar hadir mahasiswa akan diinputkan oleh pihak Biro A dministrasi
A kademik. Data ini didapatkan dari dosen yang sudah mengabsen
mahasiswanya pada mata kuliah yang diasuh. Mahasiswa yang hadir
maupun tidak hadir pada setiap pertemuan akan terlihat. L aporan daftar
mahasiswa penerima T BU absensi ini dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14
L aporan K ehadiran Mahasiswa
- Mahasiswa juga dapat melihat daftar kehadiran pada mata kuliah yang
sedang diambilnya. L aporan ini dapat diakses secara online, sehingga
mahasiswa tidak perlu lagi ke pihak Biro A dministrasi A kademik untuk
menanyakan sudah berapa kali melakukan absen pada mata kuliah
tertentu. Mahasiswa juga dapat mengetahui status dari masing-masing
mata kuliah. Hanya ada 2 (dua) status, yaitu: normal dan TBU admin.
L aporan daftar mahasiswa ini dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 15
L aporan A bsensi Mahasiswa
6. K esimpulan
Dengan memperhatikan tinjauan dasar dalam mewujudkan desain yang dapat
menumbuhkan pengalaman pengguna / user experience dan memanfaatkan salah
satu metode prototyping maka terdapat beberapa kesimpulan yaitu:
1. Storyboarding dapat memberikan desain user interface lebih interaktif sebab
ada gambaran interaksi yang detail dari desain tampilan. Hal ini terlihat pada
contoh desain yang dikembangkan.
2. User Experience dapat menambah kegunaan aplikasi karena dapat
menyesuaikan kemampuan pengguna. Hal ini terjadi karena dalam
pengembangannya user diajak berinteraksi langsung.
Daftar Pustaka
A rnowitz ,J onathan, et al, Effective Prototyping for Sotfware Makers,
California:Elsevier.inc.2006.halaman 295
A rnowitz
,J onathan,
et al,
Effective Prototyping
Makers,California:Elsevier.inc.2006.halaman 301
for
Sotfware
Edutechwiki, “Storyboarding”, diakses pada tanggal 24 Februari 2015 dari
http://edutechwiki.unige.ch/en/Storyboard-ing
J acob Nielsen; Don Norman. “The Definition of User Experience”.
http://www.nngroup.com/articles/definition-user-experience/ (diakses 24
J anuari 2017).
Marc Hassenzahl (2014): User Experience and Experience Design. In: Soegaard,
Mads and Dam, Rikke Friis (eds.). "The Encyclopedia of HumanComputer Interaction, 2nd Ed.". A arhus, Denmark: The Interaction Design
Foundation.
https://www.interaction-design.org/literature/book/theencyclopedia-of-human-computer-interaction-2nd-ed/user-experience-andexperience-design/
UsabilityNet, “Storyboarding”, diakses pada tanggal 30 A gustus 2015, dari
http://www.usabilitynet.org/tools/storyboarding.htm
UX Mastery. “UX Process”. http://uxmastery.com/resources/process/ (diakses 23
J anuari 2017)
Metode Storyboarding
Grace L evina Dewi1, Riandika Lumaris1, J oan Santoso2
1
J urusan Teknik Informatika, 2 J urusan Teknologi Informasi
Sekolah Tinggi Teknik Surabaya
Email : gracelevina@stts.edu, riandika.lumaris@gmail.com, joan@stts.edu
A bstrak
A bstrak-Sistem Infromasi Mahasiswa sangat penting dalam bidang perkuliahan,
dengan tujuan untuk memfasilitasi mahasiswa sehingga mahasiswa mendapatkan
informasi secara jelas mengenai kegiatan selama studinya. Salah satu sistem
informasi yang terpenting adalah sistem informasi absensi. Permasalah umum
yang dihadapi oleh seorang mahasiswa adalah salah perhitungan jumlah absensi
mahasiswa yang menyebabkan seseorang tidak dapat mengikuti ujian. Dalam
peraturan akademik telah terdapat peraturan untuk kebutuhan syarat minimum
kehadiran pada suatu mata kuliah. J ika suatu sistem User Interface tidak memiliki
fungsi dan tampilan yang baik dapat menyebabkan terjadinya human error.
Dengan permasalahan yang telah disebutkan, dibangun sebuah sistem
informasi absensi sesuai dengan kebutuhan user. Dalam mencapai upaya agar
didapatkan aplikasi dengan User Experience yang baik, dipilih metode
storyboarding untuk membuat prototyping tampilan. Diharapkan dengan
penggunaan elemen-elemen User Experience dapat membangun sistem yang
mencangkup inputan informasi mengenai absensi mahasiswa. Selain itu,
dihasilkan juga laporan-laporan yang berkaitan dengan absensi oleh admin yang
diberikan kepada manajemen. Selain itu juga supaya mahasiswa dapat melihat
absensi mereka pada website sistem informasi yang sudah diakses oleh
mahasiswa.
K ata K unci: Sistem Informasi A bsensi, User E xperience, Storyboarding
1. Pendahuluan
Teknologi informasi mempunyai dampak yang sangat besar dalam
kehidupan manusia. Hal ini dapat dimanfaatkan untuk mendukung berbagai
bidang, yaitu: membantu mempercepat proses kegiatan, akurasi data, ketepatan
waktu, kesederhanaan, dan relevansi yang menjadi penentu kualitas informasi
yang dihasilkan. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan pelayanan dan
dapat dimanfaatkan secara efektif. Sehubungan dengan teknologi yang sangat
maju, peranan sistem informasi berbasis online semakin marak.
Sistem Informasi pasti dibutuhkan di berbagai bidang, salah satunya
adalah bidang perkuliahan. Pada penelitian saat ini, sistem infromasi yang dibahas
dalam bidang perkuliahan adalah sistem informasi absensi. Sistem informasi
absensi terdapat pada Biro A dministrasi A kademik (BA A ) di sebuah institusi
pendidikan masih berisfat offline. Banyak kendala yang seringkali dihadapi oleh
Biro A dministrasi A kademik. Contohnya adalah perhitungan jumlah absensi
untuk penentuan sanksi tidak boleh mengikuti ujian (TBU) jika seorang
mahasiswa tidak memenuhi jumlah tatap muka dalam mata kuliah. Terkadang
Biro A dministrasi A kademik mendapatkan data yang salah. Hal tersebut dapat
menyebabkan beberapa mahasiswa yang seharusnya tidak terkena T BU absen,
dianggap mengalami TBU absen. Penyelesaian masalah yang sering kali
dilakukan adalah mahasiswa yang bersangkutan harus melapor pada Biro
A dministrasi A kademik untuk dapat melanjutkan mata kuliah yang diambilnya.
Masalah lain yang terjadi adalah ketika ada seorang mahasiswa yang
menambah sebuah mata kuliah pada minggu keempat, maka petugas Biro
A dministrasi A kademik tidak dapat menambahkan absensi pada minggu pertama,
kedua, dan ketiga secara langsung. Hal ini dikarenakan perkuliahan pada minggu
pertama, kedua, dan ketiga telah berjalan. Petugas Biro A dministrasi A kademik
harus mengimputkan kembali data-datanya secara manual. Data-data yang
diinputkan dimulai dari awal, jadi petugas Biro A dministrasi A kademik harus
memasukkan kembali data mahasiswa yang sudah mengikuti kelas sesuai jadwal
ditambah dengan mahasiswa yang mengikuti kelas sesuai jadwal melalui batal
tambah, bukan melalui pegisian FRS pada sistem informasi mahasiswa pada saat
perwalian
Masalah lain yang sering dialami oleh Biro A dministrasi A kademik adalah
mahasiswa tidak dapat mengetahui jumlah absensi yang telah diambilnya. Setiap
mahasiswa diberikan 4 (empat) kali kesempatan untuk absen pada setiap mata
kuliah yang diambilnya. Seringkali mahasiswa yang ingin melakukan absen pada
mata kuliah tertentu, tidak menghitung absen yang sudah diambilnya. J adi
mahasiswa yang bersangkutan harus melihat jumlah absensi mereka terlebih
dahulu di Biro A dministrasi A kademik dan menghitungnya secara manual.
Segala sesuatu yang dilakukan secara manual, pasti bisa terjadi kesalahan
yang disebabkan oleh kelalaian manusia (human error). Padahal jika terjadi
kesalahan dalam absensi dapat menyebabkan mahasiswa tidak dapat mengikuti
ujian tengah semester (UTS) maupun ujian akhir semester (UA S). Hal ini dapat
menyebabkan jalannya absensi perkuliahan menjadi semakin rumit, lambat, dan
tidak efisien. Oleh karena itu, akan dibuat sistem informasi absensi secara online
dengan menggambar prototypenya terlebih dahulu. Tujuan pembuatan sistem
infromasi absensi ini adalah agar menghitung jumlah absensi dari masing-masing
mahasiswa dan nantinya dapat dilihat atau diakses dari website sistem informasi
mahasiswa. Pada akhirnya mahasiswa tidak perlu mencari data absen mereka pada
Biro A dministrasi A kademik lagi, mereka dapat membuka account sistem
informasi mahasiswanya, dan mendapatkan jumlah absensi mereka. Selain itu
juga, dilengkapi dengan laporan untuk institusi Pendidikan terkait dengan
performansi absensi mahasiswa.
2. T eori Dasar
2.1 User E xperience
User Experience mencakup semua aspek interaksi end-user dengan
perusahaan, pelayanan, dan produknya. User Experience seringkali dibandingkan
dengan User Interface atau Usability, namun User Experience merupakan konsep
yang lebih luas.” (J acob Nielsen; Don Norman, 2017)
“User Experience bukanlah mengenai desain industri yang baik, multitouch, atau tampilan menarik. User Experience ialah mengenai bagaimana
caranya untuk melampaui batas material. User Experience adalah tentang
menciptakan pengalaman melalui peralatan yang ada.” (Marc Hassenzahl, 2014)
UX adalah kualitas pengalaman yang didapat oleh seseorang saat
berinteraksi dengan sebuah desain tertentu. Dengan begitu, UX Design dapat
disimpulkan sebagai metodologi dalam pengembangan perangkat lunak di mana
prosesnya berpusat pada optimasi kualitas pengalaman yang didapat user selama
berinteraksi dengan sistem. Di dalam pelaksanaannya, desain yang didasarkan
pada UX tidak serta merta dibuat. Banyak hal yang mempengaruhi baiknya suatu
tampilan. Sebagai desainer, beberapa pertanyaan di bawah ini menjadi landasan
dari bagaimana suatu desain dibuat, yaitu:
- A udience: Siapa yang menjadi segmen tujuan?
- Content: A pa yang ingin disampaikan?
- Context: Di mana pesan tersebut disampaikan?
- Process: K apan pesan tersebut disampaikan?
- Problem: Mengapa A nda menyampaikannya?
Pada dasarnya, proses pengembangan software melalui tahapan yang
disebut Software Development Life Cycle (SDL C). Pendekatan SDL C yang
paling umum dipakai adalah dengan model Jaterfall. Namun Jaterfall hanya
berjalan satu arah saja, sedangkan sering kali website memerlukan peninjauan
ulang berdasarkan hasil penelitian untuk hasil yang maksimal. K arena itu, UX
Mastery menerapkan SDLC yang bernama UX Process dengan beberapa
penyesuaian kepada proses implementasi UX . (UX Mastery, 2017)
2.2 Storyboard
Sejarah StoryBoard
Storyboard adalah prototipe narasi yang menceritakan skenario yang
menggambarkan bagaimanakasus penggunaan dan persyaratan fungsional yang
digunakan dalam konteks user yang sebenarnya. Storyboard biasanya mengikuti
plot tertentu atau alur cerita untuk memberitahu cerita yang diilustrasikan dengan
maket interface atau ilustrasi dari pengguna akhir menggunakan /
berinteraksidengan perangkat lunak (A rnowitz ,J onathan, dkk, 2006). Proses
storyboard dikenal pada saat dikembangkan oleh Jalt Disney Productions pada
awal 1930-an, setelah beberapa tahun, lalu proses storyboard yang sama
dikembangkan secara lebih lanjut oleh Jalt Disney dan studio animasi lainnya.
Storyboard dapat digunakan sebagai software, multimedia, dan desain
web. Storyboard harus dapat menggambarkan apa yang dapat dilakukan oleh user
melalui cerita bergambar. Dalam desain instruksional, storyboard dapat
menggambarkan skenario dari sudut pandang user (Edutechwiki, 2015)
Sebenarnya storyboard memiliki banyak pengertian, menurut usabilitynet,
storyboard adalah prototype dari serangkaian sketsa layar dan digunakan oleh
desainer untuk menggambarkan dan mengatur ide-ide sehingga nantinya bisa
mendapatkan umpan balik atau feedback yang nantinya berguna untuk
pengembangan sistem selanjutnya (UsabilityNet, 2015).
Dasar Storyboard
Dalam pembuatan suatu sistem desktop, storyboard juga berguna untuk
memahami konteks sifat manusia dimana nantinya perangkat lunak akan
digunakan. Pada sisi lainnya, storyboard juga dapat digunakan untuk
mengeksplorasi pengalaman sebelum membuat suatu software. J ika storyboard
dapat dibuat dengan sempurna, maka hal tersebut dapat menjadikan suatu
perangkat lunak yang akan dibuat memiliki desain yang terbaik dan lebih efisien.
Storyboard membantu untuk melakukan hal ini jauh lebih baik daripada
menggunakan skenario use case.
A lasan mengapa storyboard sangat efektif dalam pembuatan suatu sistem
ini karena cerita mencerminkan cara sehari-hari manusia menjalani hidupnya.
Cerita adalah cara yang berumur ribuan tahun untuk berhubungan pengalaman
manusia, dan bahkan sebelum ada kata-kata, orang-orang menggunakan gambar
untuk berkomunikasi pengalaman mereka. Dalam pengalaman pengguna desain,
storyboard akan menjadikan software lebih hidup melalui penggabungan
pengalaman user dan penggunaan konteks user nyata di tempat-tempat yang nyata
melakukan hal-hal yang nyata, bukan hanya beberapa abstrak.
Storyboard paling sering digunakan kepada awal pendesainan perangkat
lunak. Storyboard juga digunakan untuk membantu tim software untuk
menyempurnakan ide awal untuk memastikan bahwa tujuan akhir dari satu tim itu
adalah satu dan sama. Storyboard membuat pemahaman bersama tentang tujuan
dari perangkat lunak yang akan dibuat dan apa yang akan dilakukan nantinya oleh
software yang akan dibuat. Dalam proses pembuatan, storyboard juga dapat
bertindak untuk menjaga suatu tim agar terfokus pada solusi inti sesuai dengan
tujuan awal.
Dalam pembuatan storyboard ada beberapa hal yang harus diperhatikan
seperti (A rnowitz, J onathan, 2006):
- Siapa yang akan menggunakan software tersebut?
- Dalam kondisi apa mereka akan menggunakan software tersebut?
- A pakah fitur-fitur yang dibuat dalam software tersebut sudah mencukupi
tujuan dari user ?
- Bagaimana penggunaan software tersebut akan mempengaruhi orang lain
dalam alur kerja?
Storyboard dalam pengaplikasiannya juga memiliki beberapa macam jenis,
misalnya storyboard naratif atau storyboard dengan menggunakan mock-up.
Gambar 1
Naratif Storyboard
Gambar 1 menunjukkan contoh naratif storyboard. Naratif storyboard
berisi tentang cerita dari storyboard yang akan di tunjukkan. Cerita yang disajikan
pada naratif storyboard merupakan inti dari cerita yang akan diceritakan, tidak
semua kalimat dituangkan dalam desain storyboard ini. Gambar 2 menunjukkan
contoh storyboard mock-up. Pada gambar 2 dapat dilihat bahwa desain storyboard
mock-up lebih tampak tidak rapi daripada storyboard naratif pada Gambar 1.
Secara keseluruhan storyboard naratif lebih banyak menarik minat dari user
pengguna storyboard.
Gambar 2
Mock-Up Stroyboard
L angkah-langkah Pembuatan Storyboard
V isi
Storyboard yang bagus memerlukan visi yang jelas dalam pembuatannya.
Semakin jelas visi dasar pembuatan storyboard, semakin jelas pula desain
storyboard yang nantinya akan dibuat. V isi yang dibuat juga tidak boleh luput dari
goal atau tujuan yang diinginkan pada awalnya. V isi biasanya dilandasi dengan
alasan, mengapa software yang akan dibuat dapat laku dipasaran. V isi juga
merupakan slogan yang dapat membantu dalam pemberian keputusan.
Papan Ide
Board ide merupakan kumpulan dari gambar-gambar, produk, dan
kumpulan user yang menjadi sumber atau penunjuk dalam pembuatan storyboard.
Pada bagian board ide, user dapat menuangkan semua ide yang dimiliki misalnya
mengedit foto yang akan digunakan. Dari papan ide, terkadang dapat ditemukan
masalah-masalah yang nantinya dapat mengganggu proses berjalannya software,
sehingga dapat diperbaiki sebelum software dibuat. Gambar 3 menunjukkan
contoh board ide.
Gambar 3
C ontoh Board Ide
-
K onteks
K onteks yang sesuai dengan storyboard dibutuhkan dalam penyusunan
storyboard. K onteks yang dibutuhkan dalam penyusunan storyboard harus sesuai
dengan visi yang telah ditentukan sebelumnya.
L atar Belakang
Storyboard yang benar, harus dibuat berlandaskan hal yang
melatarbelakangi pembuatan storyboard. Semakin jelas latar belakang pembuatan,
semakin jelas pula storyboard yang akan dibuat nantinya. A pabila dalam
pembuatan storyboard tidak memiliki latar belakang yang jelas, maka dapat
dipastikan bahwa dalam proses penyusuan storyboard, user akan mengalami
kesusahan dan hasil akhir dari storyboard tidak maksimal.
Skenario dan Desain
Menentukan skenario dan desain merupakan hal yang harus dilakukan
setelah menemukan latar belakang pembuatan storyboard. Skenario dan desain
yang dibuat harus sesuai dengan hal yang melatar belakangi pembuatan
storyboard. Skenario harus dibuat secara rinci dan sesuai dengan keadaan yang
akan terjadi apabila skenario tersebut akan dijalankan. Desain yang dibuat juga
harus dapat menggambarkan scenario yang terjadi dengan baik dan dapat mudah
dimengerti, misalkan apabila user ingin memilih aplikasi dalam handphone, maka
desain yang baik harusnya menunjukkan user yang memegang handphone dan
didalam handphone tersebut, terdapat aplikasi yang akan ditunjukkan.
Implementasi Desain Storyboard
Pada tahap keenam atau tahap storyboard ini, adalah proses penyusunan
storyboard. Semua bahan dari board ide dapat dituangkan pada storyboard ini.
Dalam penyusunan storyboard, isi dari storyboard tersebut harus tetap sesuai
dengan visi dan konteks serta latar belakang. Storyboard yang dibuat juga harus
dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya serta dapat mengatasi kejadian
yang akan terjadi selanjutnya. Semua kemungkinan yang ada dapat dibuat pada
storyboard ini. Misalnya apabila user memilih cancel maka apa yang akan terjadi
dan apabila user memilih next , hal apa yang akan terjadi selanjutnya.
K elebihan pada Storyboard
1. Memperjelas penyajian pesan agar tidak terlalu bersifat verbal
2. Storyboard tidak mengharuskan user untuk meluangkan waktu yang lama
untuk memahami sistem yang digunakan
3. K elalaian sistem dapat terlihat pada storyboard, sehingga kesalahan dapat
diperbaiki agar tidak menghabiskan biaya lebih banyak daripada sistem
mengalami kesaalahan pada saat suda berjalan
4. Storyboard yang rinci dapat menghemat waktu dalam menulis dokumentasi
proyek
5. Storyboard dapat membantu user agar fokus pada isi total program. Baik dari
sudut pandang keseluruhan program dan interaksi pengguna.
K ekurangan pada Storyboard
1. Storyboard memiliki keterbatasan dalam menunjukkan gambar yang memiliki
gerakan-gerakan. A tau dengan kata lain, storyboard tidak dapat menunjukkan
objek yang dapat bergerak.
2. Storyboard juga memiliki keterbatasan dalam menambahkan audio visual.
Sehingga dalam pembelajaran, penggunaan storyboard kurang dapat
dimaksimalkan.
3. A nalisa Sistem
K ebutuhan yang dibutuhkan oleh sistem Biro A dmin merupakan hal yang
dapat digunakan sebagai dasar dalam penelitian ini. Sistem abesensi Biro
A dministrasi A dmin memiliki beberapa kebutuhan dan spesifikasi yang
dibutuhkan sebagai tambahan agar sistem yang dimiliki dapat berjalan dengan
lebih baik lagi. Sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang dapat secara otomatis
membuat minggu perkuliahan tanpa harus memasukkan tanggal perkuliahan
secara manual.
Sistem juga membutuhkan sistem perhitungan absensi yang benar,
sehingga tidak terjadi lagi sistem kesalahan hitung yang dapat menyebabkan
mahasiwa tidak bisa ujian. Sebagai contoh, suatu saat ada mahasiswa yang tidak
bisa ujian karena terkena TBU absensi, padahal menurut mahasiwa tersebut, dia
tidak pernah absen atau absensinya tidak melebihi 4 (empat) kali. Pada kasus
tersebut, dapat dikatakan bahwa sistem absensi yang lama, perlu diberi tambahan
agar sistem yang ada dapat berjalan dengan lebih baik.
3.1 A nalisa Sistem L ama
Dalam sistem informasi absensi yang lama, pihak Biro A dministrasi
A kademik akan memasukkan detail kelas untuk mengisi absensi perkuliahan.
Setelah detail kelas sudah diisikan, maka petugas dapat mulai merekap absensi
kelas dan menuliskan berita acara kelas. A pabila dosen membatalkan kelas yang
akan diselenggarakan, maka petugas dapat mengisi permintaan dosen tersebut
dalam form permintaan khusus dosen. Semua pembatalan, pergantian kelas, dan
penambahan yang diminta oleh dosen tersebut akan dicatat dalam form tersebut
dan disimpan secara manual dan hanya diberikan tanda pada absensi kuliah.
Pembatalan, pergantian kelas disimpan datanya kedalam database melalui form
permintaan khusus dosen ini. A pabila pihak manajemen meminta laporan absensi,
maka pihak Biro A dministrasi A kademik akan mencetak laporan sesuai dengan
yang diminta oleh pihak atasan. Penjelasan cara penginputan absensi dari sistem
lama dapat dilihat pada Gambar 4.
A b sensidib erik
an
padasaat dosenak
an
mengaj
ar suatumata
k
ul
iah
t adasaat awalk
ul
iah,
dosenmemb agik
an
ab sensik
ul
iah
a ahasiswamengisi
ab sensipadamata
k
ul
iahterseb ut
A b sensiy
ang sudah
l
enggk
ap
deik
emb al
ik
anpada
. iroA dministrasi
Ak
ademik
5osenmengisi
masingmasing
pertemuan.
5isertai
tandatangandari
dosendanmahasiswa
5osenk
emb al
i
mencocok
anab sensi
denganj
uml
ah
mahasisway
ang hadir
A b sensidihitung
secaramanual
.
t ermintaandosen
dicatat secara
manual
L aporany
ang
dib erik
ansesuai
dengany
ang diminta
ol
ehmanagemen
. iroA dministrasiA k
ademik
menginputk
anab sensi
secaramanual
.
J
ik
aada
permintaan(
penamb ahan,
pemb atal
an,penggantian
k
ul
iah)daridosen,dib erik
an
form untukdiisidengan
tul
isantangan
Gambar 4
Sistem Infromasi A bsensi L ama
3.2 Sistem Baru
Pada sistem informasi absensi yang baru, pihak Biro A dministrasi A kademik
dapat langsung memasukkan detail kelas untuk pengisian absensi perkuliahan
beserta berita acaranya pada sebuah software desktop. Hasil rekap absensi dapat
dilihat secara langsung. Permasalahan-permasalahan yang sudah disebutkan pada
analisa sebelumnya. Pembatalan, penggantian, dan penambahan mata kuliah
tertentu oleh dosen dapat diinputkan secara langsung pada aplikasi software yang
sudah disediakan. Semua data yang berkaitan dengan sistem absensi akan
disimpan pada database. Penjelasan sistem informasi baru dapat lebih lengkap
dilihat pada Gambar 5.
A b sensidib erik
an
padasaat dosen
ak
anmengaj
ar
suatumatak
ul
iah
A b sensiy
ang
sudahlenggk
ap
deik
emb al
ik
an
pada. iro
A dministrasi
Ak
ademik
. iroA dministrasi
Ak
ademik
menginputk
anab sensi
padaapl
ik
asiab sensi.
J
ik
aadapermintaan
(
penamb ahan,
pemb atal
an,
penggantiank
ul
iah)
daridosen,dapat
l
angsung mengisi
apl
ik
asisesuaidengan
formy
ang disediak
an
t adasaat awal
k
ul
iah,dosen
memb agik
an
ab sensik
ul
iah
a ahasiswa
mengisiab sensi
padamatak
ul
iah
terseb ut
5osenmengisi
masingmasing
pertemuan.
5isertaitanda
tangandaridosen
danmahasiswa
5osenk
emb al
i
mencocok
an
ab sensidengan
j
uml
ahmahasiswa
y
ang hadir
A b sensi
dihitung secara
otomatis.
t ermintaan
dosendicatat
secaral
angsung
dandisimpan
padadatab ase.
Gambar 5
Sistem Infromasi A bsensi Baru
L aporany
ang
b erk
aitandengan
ab sensidapat
dicetaksecara
l
angsung
4. Storyboarding
Dalam pembuatan sebuah sistem informasi absensi yang baru, dibentuklah
penggambaran sistem dengan menerapkan ilmu User Experience. Salah satu
metode dari User Experience yang dapat diterapkan adalah model storyboard
dengan memanfaatkan prototyping. L angkah-langkah pembuatan dalam
storyboarding, sebagai berikut:
V isi
V isi dari sistem informasi absensi ini adalah menampilkan informasi
absensi dari mahasiswa setiap pertemuan kuliah dengan dosen dan
kemudahan akses laporan untuk mahasiswa.
Diharapkan untuk
kemudahan akses, sistem ini dapat diakses dimana saja.
Papan Ide
Perhitungan absensi mahasiswa dilakukan secara otomatis. Pembatalan,
tambahan, dan pengganti kuliah dapat dilakukan secara cepat dan dapat
diakses dimana saja. L aporan yang diminta oleh pihak manajemen dapat
dicetak dan diakses di mana saja.
K onteks
K onteks yang dibutuhkan dalam penyusunan storyboard harus sesuai
dengan visi yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu aplikasi berupa
website yang dapat diakses dimana saja.
L atar Belakang
Perhitungan jumlah absensi untuk penentuan sanksi tidak boleh mengikuti
ujian (TBU) jika seorang mahasiswa tidak memenuhi jumlah tatap muka
dalam mata kuliah. Sering kali Biro A dministrasi A kademik mendapatkan
data yang salah sehingga dapat menyebabkan beberapa mahasiswa yang
seharusnya tidak terkena TBU absen, dianggap mengalami TBU absen.
Mahasiswa tidak dapat mengetahui jumlah absensi yang telah diambilnya
karena informasi yang diperoleh tidak bisa didapatkan secara langsung.
Oleh sebab itu, seringkali mahasiswa yang ingin melakukan absen pada
mata kuliah tertentu, tidak menghitung absen yang sudah diambilnya. Hal
ini terjadi karena Biro A dministrasi A kademik menghitung absen tersebut
secara manual
Skenario dan Desain
A lur dari Seknario pada sistem baru akan diterapkan dan digambarkan
secara jelas. T erdapat beberapa tahapan yang biasanya dilakukan dalam
sistem informasi absensi. Pada Gambar 6, dapat dilihat lebih jelas
mengenai alur dari sistem informasi absensi.
OO
A b sen
sidib erik
an
padasaat dosen
ak
anmengaj
ar
suatumatak
ul
iah
A b sensiy
ang
sudahlenggk
ap
deik
emb al
ik
an
pada. iro
A dministrasi
Ak
ademik
. iroA dministrasi
Ak
ademik
menginputk
anab sensi
padaapl
ik
asiab sensi.
J
ik
aadapermintaan
(
penamb ahan,
pemb atal
an,
penggantiank
ul
iah)
daridosen,dapat
l
angsung mengisi
apl
ik
asisesuaidengan
formy
ang disediak
an
t adasaat awal
k
ul
iah,dosen
memb agik
an
ab sensik
ul
iah
a ahasiswa
mengisiab sensi
padamatak
ul
iah
terseb ut
5osenmengisi
masingmasing
pertemuan.
5isertaitanda
tangandaridosen
danmahasiswa
5osenk
emb al
i
mencocok
an
ab sensidengan
j
uml
ahmahasiswa
y
ang hadir
A b sensi
dihitung secara
otomatis.
t ermintaan
dosendicatat
secaral
angsung
dandisimpan
padadatab ase.
L aporany
ang
b erk
aitandengan
ab sensidapat
dicetaksecara
l
angsung
Gambar 6
A lur Skenario dan Desain Sistem Informasi A bsensi
Implementasi Desain Storyboard
- Form Sistem Informasi A bsensi, ini adalah form pertama kali yang
harus diisi. Pada form ini terdapat informasi tanggal, pertemuan yang
ke – n, dan status dari perkuliahan tersebut. Terdapat 4 macam status,
yaitu: normal (kuliah berjalan seperti biasa), batal (peniadaan kuliah),
ganti (penggantian kuliah), dan tambah (penambahan mata kuliah).
Form Sistem Informasi A bsensi ini dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7
F orm J adwal Pertemuan K uliah
- K etika status pada form jadwal pertemuan kuliah diisi dengan status
tambah, makan akan muncul form tambahan mata kuliah. Status pada
form ini menunjukkan adanya tambahan kuliah pada mata kuliah
tertentu. Form tambahan mata kuliah ini dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8
F orm T ambahan Mata K uliah
- K etika status pada form jadwal pertemuan kuliah diisi dengan status
batal, maka akan muncul form peniadaan mata kuliah. Status pada form
ini menunjukkan bahwa kuliah ini dibatalkan oleh dosen yang
bersangkutan dikarenakan oleh alasan tertentu. A lasan ini juga harus
diisi. Form peniadaan mata kuliah ini dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9
F orm Peniadaan Mata K uliah
- K etika status pada form jadwal pertemuan kuliah diisi dengan status
ganti, maka akan muncul form penggantian mata kuliah. Status pada
form ini menunjukkan bahwa kuliah ini diganti oleh dosen yang
bersangkutan dari jadwal sebenarnya. Form penggantian mata kuliah ini
dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10
F orm Penggantian Mata K uliah
- K etika semua status sudah diisi, maka akan muncul form absensi. Pada
form absensi ini, dapat diisikan mengenai detail dari mata kuliah
tertentu. Melalui form ini juga dapat diketahui mengenai detail
mahasiswa yang masuk dan yang tidak hadir pada masing-masing
pertemuan. Pada status hadir ini, mahasiswa yang melakukan absen,
dapat dihilangkan tanda centangnya. Form detail absensi ini dapat
dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11
F orm Detail A bsensi
- L aporan yang dihasilkan dari integrasi sistem informasi absensi, berupa
laporan berita acara. L aporan ini juga dapat diprint oleh pihak Biro
A dministrasi A kademik. Laporan berita acara ini dapat dilihat pada
Gambar 12.
Gambar 12
L aporan Berita A cara
- Dosen juga dapat mengecek mahasiswa yang terkena T BU A bsensi
pada mata kuliah tertentu. Dengan adanya laporan ini, dosen dapat
memantau dan mengingatkan mahasiswa yang tidak masuk kuliahnya.
Selain itu juga, didapatkan detail mahasiswa siapa saja yang terkena
TBU absen. L aporan daftar mahasiswa penerima TBU absensi ini dapat
dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13
L aporan Detail Daftar Mahasiswa Penerima T BU A bsensi
- Daftar hadir mahasiswa akan diinputkan oleh pihak Biro A dministrasi
A kademik. Data ini didapatkan dari dosen yang sudah mengabsen
mahasiswanya pada mata kuliah yang diasuh. Mahasiswa yang hadir
maupun tidak hadir pada setiap pertemuan akan terlihat. L aporan daftar
mahasiswa penerima T BU absensi ini dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14
L aporan K ehadiran Mahasiswa
- Mahasiswa juga dapat melihat daftar kehadiran pada mata kuliah yang
sedang diambilnya. L aporan ini dapat diakses secara online, sehingga
mahasiswa tidak perlu lagi ke pihak Biro A dministrasi A kademik untuk
menanyakan sudah berapa kali melakukan absen pada mata kuliah
tertentu. Mahasiswa juga dapat mengetahui status dari masing-masing
mata kuliah. Hanya ada 2 (dua) status, yaitu: normal dan TBU admin.
L aporan daftar mahasiswa ini dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 15
L aporan A bsensi Mahasiswa
6. K esimpulan
Dengan memperhatikan tinjauan dasar dalam mewujudkan desain yang dapat
menumbuhkan pengalaman pengguna / user experience dan memanfaatkan salah
satu metode prototyping maka terdapat beberapa kesimpulan yaitu:
1. Storyboarding dapat memberikan desain user interface lebih interaktif sebab
ada gambaran interaksi yang detail dari desain tampilan. Hal ini terlihat pada
contoh desain yang dikembangkan.
2. User Experience dapat menambah kegunaan aplikasi karena dapat
menyesuaikan kemampuan pengguna. Hal ini terjadi karena dalam
pengembangannya user diajak berinteraksi langsung.
Daftar Pustaka
A rnowitz ,J onathan, et al, Effective Prototyping for Sotfware Makers,
California:Elsevier.inc.2006.halaman 295
A rnowitz
,J onathan,
et al,
Effective Prototyping
Makers,California:Elsevier.inc.2006.halaman 301
for
Sotfware
Edutechwiki, “Storyboarding”, diakses pada tanggal 24 Februari 2015 dari
http://edutechwiki.unige.ch/en/Storyboard-ing
J acob Nielsen; Don Norman. “The Definition of User Experience”.
http://www.nngroup.com/articles/definition-user-experience/ (diakses 24
J anuari 2017).
Marc Hassenzahl (2014): User Experience and Experience Design. In: Soegaard,
Mads and Dam, Rikke Friis (eds.). "The Encyclopedia of HumanComputer Interaction, 2nd Ed.". A arhus, Denmark: The Interaction Design
Foundation.
https://www.interaction-design.org/literature/book/theencyclopedia-of-human-computer-interaction-2nd-ed/user-experience-andexperience-design/
UsabilityNet, “Storyboarding”, diakses pada tanggal 30 A gustus 2015, dari
http://www.usabilitynet.org/tools/storyboarding.htm
UX Mastery. “UX Process”. http://uxmastery.com/resources/process/ (diakses 23
J anuari 2017)