Pemeliharaan Arsip dan Dokumentasi Pada Dinas Pendapatan Kota Medan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu
yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu
kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau
produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat,
formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya
akan berhubungan dengan arsip. Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data
dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya
untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.
Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi
perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup
baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu
ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan
hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk
mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor baik
secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak
lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip
sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan
disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat
ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi
yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan
dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang
1
2
diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah
adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Sistem
pengelolaan
dalam
arsip
meliputi
berbagai
kegiatan
dalam
mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat
sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak
dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang
saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan.
Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan
tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat
dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).
Apabila
arsip
yang
dimiliki
oleh
sebuah
kantor
kurang
baik
pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah
disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.
Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan
sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu
orgnisasi,
penulis
tertarik
untuk
mempelajari
dan
mengetahui
bagaimana
pengelolahan arsip di Kantor Dinas Pendapatan Kota Medan. Berdasarkan uraian di
atas, penulis memilih judul “ PEMELIHARAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI
PADA DINAS PENDAPATAN KOTA MEDAN “
1.2.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian penulis yang ingin dicapai penulis dalam penulisan
kertas karya ini adalah:
1) untuk mengetahui pemeliharaan arsip pada dinas pendapatan kota medan
2) untuk mengetahui pemeliharaan dokumentasi pada dinas pendapatan kota
medan
3
1.3.
Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini, maka
penulis memberikan batasan dalam memberikan pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi: pemeliharaan arsip dan dokumentasi.
1.4.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi instansi
A. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk
mendukung
kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khusus di
bidang kearsipan.
B. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan dinas
pendapatan dengan hasil analisa serta bahan untuk kepentingan
Tugas Akhir ini.
2. Bagi penulis
Menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis di bidang
kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara
teori dan praktek.
1.5.
Metode Pengumpulan Data
Metode penulisan kertas karya merupakan cara untuk memperoleh data
maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu:
1. Penelitian Kepustakaan
4
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya
dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.
Misalnya melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang
berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk
penyusunan kertas karya ini.
2. Penelitian lapangan
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
kantor Dinas Pendapatan kota Medan sesuai dengan topik yang akan dibahas.
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu
yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu
kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau
produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat,
formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya
akan berhubungan dengan arsip. Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data
dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya
untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.
Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi
perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup
baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu
ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan
hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk
mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor baik
secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak
lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip
sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan
disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat
ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi
yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan
dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang
1
2
diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah
adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Sistem
pengelolaan
dalam
arsip
meliputi
berbagai
kegiatan
dalam
mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat
sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak
dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang
saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan.
Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan
tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat
dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).
Apabila
arsip
yang
dimiliki
oleh
sebuah
kantor
kurang
baik
pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah
disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.
Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan
sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu
orgnisasi,
penulis
tertarik
untuk
mempelajari
dan
mengetahui
bagaimana
pengelolahan arsip di Kantor Dinas Pendapatan Kota Medan. Berdasarkan uraian di
atas, penulis memilih judul “ PEMELIHARAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI
PADA DINAS PENDAPATAN KOTA MEDAN “
1.2.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian penulis yang ingin dicapai penulis dalam penulisan
kertas karya ini adalah:
1) untuk mengetahui pemeliharaan arsip pada dinas pendapatan kota medan
2) untuk mengetahui pemeliharaan dokumentasi pada dinas pendapatan kota
medan
3
1.3.
Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini, maka
penulis memberikan batasan dalam memberikan pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi: pemeliharaan arsip dan dokumentasi.
1.4.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi instansi
A. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk
mendukung
kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khusus di
bidang kearsipan.
B. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan dinas
pendapatan dengan hasil analisa serta bahan untuk kepentingan
Tugas Akhir ini.
2. Bagi penulis
Menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis di bidang
kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara
teori dan praktek.
1.5.
Metode Pengumpulan Data
Metode penulisan kertas karya merupakan cara untuk memperoleh data
maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu:
1. Penelitian Kepustakaan
4
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya
dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.
Misalnya melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang
berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk
penyusunan kertas karya ini.
2. Penelitian lapangan
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
kantor Dinas Pendapatan kota Medan sesuai dengan topik yang akan dibahas.