Pemeliharaan Arsip dan Dokumentasi Pada Dinas Pendapatan Kota Medan

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy dan lain-lain.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Menimbang :

a. Bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara;

b. Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;

c. Bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu system penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;

d. Bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri;

e. Bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;

f. Bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi;

g. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang Kearsipan;

Mengingat : Pasal 5 ayat (1), Pasal 20, dan Pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

2.1.1.Fungsi Arsip

a. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi ini memiliki 2 macam, yaitu fungsi dinamis aktif (pemakaian masih tinggi) dan dinamis inaktif.

b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi ini terdiri atas fungsi permanen dan mati.

2.1.2. Jenis-jenis Arsip

1. Berdasarkan Fungsi

(a) Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

(b) Arsip statis

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I atau Lembaga Kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

2. Berdasarkan Nilai Guna

(a) Nilai guna primer meliputi: Nilai guna administrasi ,Nilai guna hukum, Nilai guna keuangan, Nilai guna ilmiah dan teknologi.

(b) Nilai guna sekunder meliputi: Nilai guna pembuktian, Nilai guna informasi

3. Berdasarkan sifat

Arsip tertutup, Arsip terbuka, Arsip sentral, Arsip pemerintah, Arsip unit

4. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

5. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip kepegawaian, Arsip pendidikan, Arsip pemasaran, Arsip penjualan, dan sebagainya.

6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya (a).Arsip penting

(b).Arsip vital

2.1.3. Peranan Arsip

1. Alat utama ingatan organisasi.

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

6. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. 7. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. 8. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis. 9. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.

11. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan. 12. Bantuan bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.

2.1.4. Nilai Guna Arsip 1. Arsip bernilai informasi

contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan 2. Arsip bernilai administrasi

contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

3. Arsip bernilai hukum

contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

4. Arsip bernilai sejarah

contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa 5. Arsip bernilai ilmiah

contoh: hasil penelitian 6. Arsip bernilai keuangan

contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan 7. Arsip bernilai pendidikan

contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

8. Dokumentasi

Contoh : foto dijadikan sebagai video

2.2. Pengolahan Arsip

Pengelolaan arsip adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2.2.1. Tahap Penciptaan Arsip

Kegiatan arsip pada dasarnya tidak hanya saat penyimpanan saja. Akan tetapi, sudah dimulai sejak arsip tersebut diciptakan, diproses, disimpan, sampai akhirnya arsip tersebut dimusnahkan. Termasuk dalam hal ini adalah pemeliharaan atau perawatan arsip

1. Secara intern berarti bahwa arsip itu dibuat sendiri dalam ruang lingkup suatu perusahaan, yang meliputi surat, bentuk surat, formulir, naskah, dan sebagainya. Arsip intern dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri, sehingga dapat diatur baik isi maupun fisiknya, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan. Contoh : Surat dari departemen keuangan ke departemen pemasaran

2. Secara ekstern berarti sebuah arsip diterima dari pihak lain, baik dari

perorangan maupun dari perusahaan. Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan tertentu, hal itu menyebabkan surat yang diterima suatu perusahaan akan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama pada susunan ataupun standarisasi surat.

2.2.2. Tahap Pengurusan dan Pengendalian Arsip

Setelah arsip tercipta, baik dalam bentuk tertulis, tercetak, terekam, dan lain-lain, maka selanjutnya arsip-arsip tersebut harus mendapat penanganan dan pengendalian yang baik. Tujuannya adalah agar arsip-arsip tersebut dapat digunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat bagi banyak pihak.

Selain itu, arsip tersebut dapat terpelihara, baik isi maupun bentuk fisiknya. Adapun tahapan yang termasuk dalam pengurusan/pengendalian surat adalah sebagai berikut :

1. Tahap Penerimaan Surat

Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern. Jika dalam tahap ini orang yang menerima surat tidak jujur, dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Karena bisa saja surat dari luar langsung dibuka dan dibaca tetapi tidak diteruskan kepada petugas pencatat surat. Dengan demikian, perusahaan sudah kehilangan selembar arsip penting.

Asas pengurusan juga harus diperhatikan, apakah sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan. Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat yang diterima harus melalui satu pintu yaitu unit kearsipan, tetapi jika asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan melalui sentralisasi terlebih dahulu baru kemudian desentralisasi. Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan surat adalah sebagai berikut :

a. Menandatangani bukti pengiriman jika diminta oleh petugas pengirim surat.

b. Memeriksa ketepatan alamat yang dituju jika surat salah alamat harus segera dikembalikan kepada petugas pengirim surat.

c. Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat

2. Tahap Penyortiran

Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas atau pribadi. jika surat tersebut merupakan surat dinas, berarti surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lanjut. Surat pribadi dapat diserahkan langsung kepada yang dituju. Perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas antara lain sebagai berikut:

a. Sampul surat

Sampul surat pribadi tidak ada kepala surat, tidak ada stempel/cap perusahaan, tidak ada nomor surat, sedangkan surat dinas adalah salah satunya.

b. Alamat luar

Alamat luar surat pribadi ditujukan kepada nama karyawan, bukan jabatan, terkadang menggunakan bahasa pergaulan, sedangkan surat dinas menggunakan bahasa resmi, ditujukan kepada nama orang yang disertai jabatan dan nama perusahaan.

c. Alamat pengirim

Alamat pengirim surat pribadi tertulis hanya nama orang, atau sebutan kekeluargaan seperti ayahanda, ibunda, kakanda, ananda, kakek, nenek dan sebagainya, sedangkan surat dinas dari nama perusahaan atau organisasi, nama orang yang disertai jabatan.

3. Tahap Pencatatan/Registrasi

Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan atau registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali, tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Adapun tujuan pencatatan surat adalah sebagai berikut:

a. Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.

b. Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari,

setiap bulan,dan setiap tahun.

c. Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun yang dibuat oleh perusahaan.

4. Tahap Distribusi

Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan tujuan surat. Misalnya untuk pimpinan, unit kerja, atau yang mewakili. Tahap distribusi ini juga memegang peranan yang sangat penting. Jangan sampai surat yang seharusnya sudah disampaikan kepada orang yang dimaksud tetapi belum juga diterima. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda. Hal ini untuk mencegah terjadinya keterlambatan terhadap proses surat yang harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan.

Pendistribusian surat juga sebaiknya juga sebaiknya dilakukan pencatatan, orang yang menerima surat membubuhkan tanda tangannya sebagai bukti bahwa surat sudah diterima. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi. Selain surat dari pihak luar, surat dari dalam perusahaan sendiri terkadang harus di distribusikan, misalnya surat edaran tentang kegiatan olahraga hari jumat yang dibuat oleh pimpinan dan harus diketahui oleh seluruh karyawan. Pendistribusian yang baik, cepat dan tepat memberikan sumbangan yang besar terhadap keberhasilan perusahaan.

2.2.3. Sistem Penyimpanan Arsip

Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah kita dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Meteode penyimpanan tersebut sering disebut sistem penyimpanan arsip (filling system).

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas lima sistem yaitu sistem abjad, sistem pokok masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah.

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali aurat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau organisasi yang disimpan abjad.

2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal (Subject Filling System)

Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen itu. Isi dokumen sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.

3. Sistem Nomor (Numerical Filling System)

Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode/nomor. Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terdiri dari:

a. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor Dewey. b. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor seri urut. c. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor terminal digit.

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filling Sytem)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan, tahun.Dalam sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah tanggal, bulan atau tahun pemuatan yang tercantum dalam arsip itu sendiri.

5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah (Geographical Filling System)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan arsip secara cepat dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dkirim surat.

2.3. Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer).

Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat yang harus dilakukan adalah:

1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.

2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah indeks sebagai tanda pengenal.

3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan.

5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi.

Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan arsip adalah sebagai berikut:

1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memlihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan ataupun arsip pribadi pimpinan.

2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain:

a. Kesederhanan. Sistem penyimpanan yang dipilih harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.

b. Ketepatan menyimpan arsip. Berdasarkan sistem ynag digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

c. Memenuhi persyaratan ekonomis. Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia.

d. Menjamin keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian kemusnahan dan harus dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain-lain. Sehingga penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

e. Penemapatan arsip. Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang strategis, mudah dicapai oleh semua unit.

f. Sistem yang digunakan harus fleksibel. Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja.

g. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.

3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.

4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.

2.4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip 1. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan melalui beberapa cara sebagai berikut:

a. Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus:

1) Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara dengan kelembaban 50-60%).

2) Terang (terkena sinar matahari tidak langsung). 3) Mempunyai ventilasi yang merata.

4) Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebgainya.

b. Tempat Penyimpanan Arsip

Hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu diketahui.

c. Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip

Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

d. Larangan-larangan

Perlu dibuat peraturan yang harhus dilaksanakan, antara lain: 1) Dilarang membawa dan/atau makan di tempat penyimpanan arsip.

2) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

e. Kebersihan

Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.

2. Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip adalah menjada arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai berikut:

a. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pada pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.

b. Barang siapa menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup. Ketentuan di atas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHP maupun KUHD.

Secara fisik semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal.

a. Faktor Internal 1) Kualitas kertas. 2) Tinta.

b. Faktor Eksternal. a) Lingkungan. b) Sinar matahari. c) Debu.

d) Serangan dari kutu dan sejenisnya. e) Jamur dan sejenisnya.

Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk member kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.

Menurut zulkifli Amsyah pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:

a. Pembakaran

Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah, tetapi akan memakn waktu cukup lama. Oleh karena itu pembakaran bisa dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.

b. Pencacahan

Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Jadi pencacahan dapat dilakukan secara rutin tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya mempunyai mesin pencacah kertas.

c. Penghancuran

Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini cukup berbahaya karena bahan kimia yang digunakan dapat melukai pericikannya badan.

Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada umumnya terdiri dari seleksi, pembuatan berita acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan saksi-saksi.

2.5. Penyusutan Pada Arsip

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit

kearsipan dalam lingkungan organisasi masing – masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku

3. Menyerahkan arsip dari unit Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional

RI

Sedangkan menurut Undang – undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan bahwa tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip menurut Undang – Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Menurut pendapat dari Patricia E Wallace (dkk) penyusutan arsip adalah tahap akhir dari daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan atau dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital.

Kesimpulan definisi penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.

Tujuan Penyusutan Arsip (Mark Robek, dkk, 1987:105)

1. Memusnahkan arsip lama tidak berguna.

2. Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis.

3. Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan.

4. Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan

1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memlihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan ataupun arsip pribadi pimpinan.

2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain:

a. Kesederhanan. Sistem penyimpanan yang dipilih harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.

b. Ketepatan menyimpan arsip. Berdasarkan sistem ynag digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

c. Memenuhi persyaratan ekonomis. Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia.

d. Menjamin keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian kemusnahan dan harus dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain-lain. Sehingga penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

e. Penemapatan arsip. Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang strategis, mudah dicapai oleh semua unit.

f. Sistem yang digunakan harus fleksibel. Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja.

g. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.

3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.

4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.

2.4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip 1. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan melalui beberapa cara sebagai berikut:

a. Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus:

1) Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara dengan kelembaban 50-60%).

2) Terang (terkena sinar matahari tidak langsung). 3) Mempunyai ventilasi yang merata.

4) Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebgainya.

b. Tempat Penyimpanan Arsip

Hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu diketahui.

c. Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip

Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

d. Larangan-larangan

2) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

e. Kebersihan

Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.

2. Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip adalah menjada arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai berikut:

a. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pada pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.

b. Barang siapa menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup. Ketentuan di atas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHP maupun KUHD.

Secara fisik semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal.

a. Faktor Internal 1) Kualitas kertas. 2) Tinta.

b. Faktor Eksternal. a) Lingkungan. b) Sinar matahari. c) Debu.

d) Serangan dari kutu dan sejenisnya. e) Jamur dan sejenisnya.

Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk member kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.

Menurut zulkifli Amsyah pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:

a. Pembakaran

Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah, tetapi akan memakn waktu cukup lama. Oleh karena itu pembakaran bisa dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.

b. Pencacahan

Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Jadi pencacahan dapat dilakukan secara rutin tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya mempunyai mesin pencacah kertas.

c. Penghancuran

Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini cukup berbahaya karena bahan kimia yang digunakan dapat melukai pericikannya badan.

Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada umumnya terdiri dari seleksi, pembuatan berita acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan saksi-saksi.

2.5. Penyusutan Pada Arsip

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi masing – masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku

3. Menyerahkan arsip dari unit Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional RI

Sedangkan menurut Undang – undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan bahwa tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip menurut Undang – Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Menurut pendapat dari Patricia E Wallace (dkk) penyusutan arsip adalah tahap akhir dari daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan atau dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital.

Kesimpulan definisi penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.

Tujuan Penyusutan Arsip (Mark Robek, dkk, 1987:105) 1. Memusnahkan arsip lama tidak berguna.

2. Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis. 3. Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan.

4. Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembali secepat mungkin.