Pemeliharaan Arsip dan Dokumentasi Pada Dinas Pendapatan Kota Medan
0
PEMELIHARAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PADA DINAS
PENDAPATAN KOTA MEDAN
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.md)
OLEH :
FITRI AISYAH RITONGA
122201020
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
MEDAN
2015
1
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya
: Pemeliharaan Arsip dan Dokumentasi Pada Dinas
Pendapatan Kota Medan
Oleh
: Fitri Aisyah Ritonga
NIM
: 122201020
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua Jurusan
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
NIP
: 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan
: _________________
Tanggal
: _________________
2
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Pemeliharaan Arsip dan Dokumentasi Pada Dinas
Pendapatan Kota Medan
Oleh
: Fitri Aisyah Ritonga
NIM
: 122201020
Dosen Pembimbing
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.pd
NIP
: ________________
Tanda Tangan
: ________________
Tanggal
: ________________
Dosen Pembaca
: Ishak, M.Hum
NIP
: ________________
Tanda Tangan
: ________________
Tanggal
: ________________
0
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, atas berkat dan
rahmatnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir (TA) ini dengan judul
“PEMELIHARAAN
ARSIP
DAN
DOKUMENTASI
PADA
DINAS
PENDAPATAN KOTA MEDAN“ Kertas karya ini ditulis untuk memenuhi
persyaratan kelulusan program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda Drs.Osmar Ritonga, dan Ibunda Sofia
Hani Hasibuan, yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral,
dan yang paling utama doa yang tiada tara diucapkan di setiap sujudnya.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, Penulis juga telah banyak menerima
bantuan dari pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai
harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu
Dra.
Zaslina
Zainuddin,
M.Pd.,
Ketua
Program
Studi
D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya dan selaku Dosen Pemimbing yang
telah memberikan arahan dalam penulisan kertas karya ini.
3. Ibu Hotlan Siahaan S.Sos, M.Ikom., Selaku Sekretaris Program Studi
D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
4. Bapak Ishak S.S,M.hum yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta
memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.
i
1
5. Seluruh
staf
pengajar
beserta
staf
administrasi
Program
Studi.
D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang
telah mendidik penulis selama perkuliahan.
6. Buat seluruh Staff Dinas Pendapatan Kota Medan yang telah mengizinkan
penulis melakuka penelitian.
7. Buat Nayl Arsy Nasution yang telah memberikan semangat dan dukungan
yang tiada henti untuk menyelesaikan kertas karya ini.
8. Buat teman-teman khusus Penulis Maya Handayani dan Yuyun Afrida Siregar
yang sudah memberikan semangat, kerja sama dan dukungan selama
perkuliahan.
9. Seluruh teman-teman stambuk 2012 yang tidak bisa disebut satu persatu,
penulis ucapkan terimakasih untuk kebersamaan selama ini.
10. Buat abang senior dan alumni terimakasih udah memberikan arahan yang baik
selama penulis mengikuti perkuliahaan di sini.
Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita
semua. Dan kepada semua pihak yang banyak membantu penulis ucapkan banyak
terimakasih dan mendapat Ridho dan Rahmat dari ALLAH SWT,Amin,
Medan, 29 Februari 2015
Penulis
Fitri Aisyah Ritonga
ii
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR …………………………………………………..
DAFTAR ISI …………………………………………………………….
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………….
i
iii
v
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah…………………………………………...
1.2.
Tujuan Penelitian…………………………………………………...
1.3.
Ruang Lingkup Masalah……………………………………………
1.4.
Manfaat Penelitian………………………………………………….
1.5.
Metode Pengumpulan Data…………………………………………
1
2
3
3
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Pengertian Arsip…………………………………………………….
2.1.1.
Fungsi Arsip…………………………………………..
2.1.2.
Jenis-jenis Arsip………………………………………
2.1.3.
Peranan Arsip………………………………………….
2.1.4.
Nilai Guna Arsip………………………………………
2.2.
Pengolahan Arsip……………………………………………………
2.2.1.
Tahap Penciptaan Arsip………………………………..
2.2.2.
Tahap pengurusan dan Pengendalian Arsip……………
2.2.3.
Sistem Penyimpanan Arsip……………………………
2.3.
Penemuan Kembali Arsip…………………………………………...
2.4.
Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip…………………………….....
2.5.
Penyusutan Arsip…………………………………………………….
5
7
8
9
10
10
11
11
14
16
18
21
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1.
Sejarah Pembentukan Dinas Pendapatan Kota
Medan……………………………………………………………….
23
3.3.1.
3.2.
Tugas Pokok Pada Dinas Pendapatan Kota
Medan…………………………………………………
3.3.2.
Visi Dan Misi Pada Dinas Pendapatan
Kota Medan……………………………………………
3.3.3.
Struktur Organisasi Pada Dinas Pendapatan
Kota Medan…………………………………………….
3.3.4.
Undang-Undang Kategori Pada Dinas Pendapatan
Kota Medan……………………………………….…. ..
Pemeliharaan Arsip Pada Dinas Pendapatan Kota Medan……….….
iii
25
26
27
30
30
3
3.3.
Pemeliharaan Dokumentasi Pada Dinas Pendapatan Kota
Medan……………………………………………………………….
37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1.
Kesimpulan………………………………………………………….
4.2.
Saran…………………………………………………………………
41
41
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………
43
iv
1
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1
Struktur Organisasi Dispeda………………………………
44
Gambar-2
Struktur Organisasi UPT Dispeda…………………………
45
Gambar-3
Mekanisme Pelayanan Kantor Samsat……………………
46
Gambar-4
Organisasi Fugsional Kantor Bersama Samsat……………
47
v
PEMELIHARAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PADA DINAS
PENDAPATAN KOTA MEDAN
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.md)
OLEH :
FITRI AISYAH RITONGA
122201020
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
MEDAN
2015
1
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya
: Pemeliharaan Arsip dan Dokumentasi Pada Dinas
Pendapatan Kota Medan
Oleh
: Fitri Aisyah Ritonga
NIM
: 122201020
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua Jurusan
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
NIP
: 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan
: _________________
Tanggal
: _________________
2
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Pemeliharaan Arsip dan Dokumentasi Pada Dinas
Pendapatan Kota Medan
Oleh
: Fitri Aisyah Ritonga
NIM
: 122201020
Dosen Pembimbing
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.pd
NIP
: ________________
Tanda Tangan
: ________________
Tanggal
: ________________
Dosen Pembaca
: Ishak, M.Hum
NIP
: ________________
Tanda Tangan
: ________________
Tanggal
: ________________
0
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, atas berkat dan
rahmatnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir (TA) ini dengan judul
“PEMELIHARAAN
ARSIP
DAN
DOKUMENTASI
PADA
DINAS
PENDAPATAN KOTA MEDAN“ Kertas karya ini ditulis untuk memenuhi
persyaratan kelulusan program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda Drs.Osmar Ritonga, dan Ibunda Sofia
Hani Hasibuan, yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral,
dan yang paling utama doa yang tiada tara diucapkan di setiap sujudnya.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, Penulis juga telah banyak menerima
bantuan dari pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai
harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu
Dra.
Zaslina
Zainuddin,
M.Pd.,
Ketua
Program
Studi
D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya dan selaku Dosen Pemimbing yang
telah memberikan arahan dalam penulisan kertas karya ini.
3. Ibu Hotlan Siahaan S.Sos, M.Ikom., Selaku Sekretaris Program Studi
D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
4. Bapak Ishak S.S,M.hum yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta
memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.
i
1
5. Seluruh
staf
pengajar
beserta
staf
administrasi
Program
Studi.
D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang
telah mendidik penulis selama perkuliahan.
6. Buat seluruh Staff Dinas Pendapatan Kota Medan yang telah mengizinkan
penulis melakuka penelitian.
7. Buat Nayl Arsy Nasution yang telah memberikan semangat dan dukungan
yang tiada henti untuk menyelesaikan kertas karya ini.
8. Buat teman-teman khusus Penulis Maya Handayani dan Yuyun Afrida Siregar
yang sudah memberikan semangat, kerja sama dan dukungan selama
perkuliahan.
9. Seluruh teman-teman stambuk 2012 yang tidak bisa disebut satu persatu,
penulis ucapkan terimakasih untuk kebersamaan selama ini.
10. Buat abang senior dan alumni terimakasih udah memberikan arahan yang baik
selama penulis mengikuti perkuliahaan di sini.
Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita
semua. Dan kepada semua pihak yang banyak membantu penulis ucapkan banyak
terimakasih dan mendapat Ridho dan Rahmat dari ALLAH SWT,Amin,
Medan, 29 Februari 2015
Penulis
Fitri Aisyah Ritonga
ii
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR …………………………………………………..
DAFTAR ISI …………………………………………………………….
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………….
i
iii
v
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah…………………………………………...
1.2.
Tujuan Penelitian…………………………………………………...
1.3.
Ruang Lingkup Masalah……………………………………………
1.4.
Manfaat Penelitian………………………………………………….
1.5.
Metode Pengumpulan Data…………………………………………
1
2
3
3
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Pengertian Arsip…………………………………………………….
2.1.1.
Fungsi Arsip…………………………………………..
2.1.2.
Jenis-jenis Arsip………………………………………
2.1.3.
Peranan Arsip………………………………………….
2.1.4.
Nilai Guna Arsip………………………………………
2.2.
Pengolahan Arsip……………………………………………………
2.2.1.
Tahap Penciptaan Arsip………………………………..
2.2.2.
Tahap pengurusan dan Pengendalian Arsip……………
2.2.3.
Sistem Penyimpanan Arsip……………………………
2.3.
Penemuan Kembali Arsip…………………………………………...
2.4.
Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip…………………………….....
2.5.
Penyusutan Arsip…………………………………………………….
5
7
8
9
10
10
11
11
14
16
18
21
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1.
Sejarah Pembentukan Dinas Pendapatan Kota
Medan……………………………………………………………….
23
3.3.1.
3.2.
Tugas Pokok Pada Dinas Pendapatan Kota
Medan…………………………………………………
3.3.2.
Visi Dan Misi Pada Dinas Pendapatan
Kota Medan……………………………………………
3.3.3.
Struktur Organisasi Pada Dinas Pendapatan
Kota Medan…………………………………………….
3.3.4.
Undang-Undang Kategori Pada Dinas Pendapatan
Kota Medan……………………………………….…. ..
Pemeliharaan Arsip Pada Dinas Pendapatan Kota Medan……….….
iii
25
26
27
30
30
3
3.3.
Pemeliharaan Dokumentasi Pada Dinas Pendapatan Kota
Medan……………………………………………………………….
37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1.
Kesimpulan………………………………………………………….
4.2.
Saran…………………………………………………………………
41
41
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………
43
iv
1
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1
Struktur Organisasi Dispeda………………………………
44
Gambar-2
Struktur Organisasi UPT Dispeda…………………………
45
Gambar-3
Mekanisme Pelayanan Kantor Samsat……………………
46
Gambar-4
Organisasi Fugsional Kantor Bersama Samsat……………
47
v