Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTAR Oleh :

MARIA PUJI RINI

072103071

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : MARIA PUJI RINI

NIM : 072103071

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2010 Ketua Program Studi D- III Kesekretariatan

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si) NIP. 19620513 199203 2 001

Medan, Maret 2010 Dekan

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : MARIA PUJI RINI

NIM : 072103071

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2010 Menyetujui Dosen Pembimbing

(Dra. Marhayanie, M.Si) NIP. 19580427 198503 2 002

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah banyak memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” tepat pada waktunya.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki Penulis. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi DIII

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia

meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing Penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

5. Ibu Esa Setiana, SE, M.Si dan Ibu Yunita, SE selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu Penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Teristimewa untuk orangtua tercinta Ayahanda P. Malau dan Ibunda B.

Sinaga berkat iringan doa, semangat, motivasi, dan segenap kasih sayang tiada henti sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

7. Untuk kakak tercinta Lenny A. Malau, Sondang Yunita Malau, dan Yessy

Y. Situngkir, abang tercinta Lamsihar Naibaho dan Veri Situngkir, serta adik tercinta Alex W. Malau dan Angelia Malau.

8. Untuk sahabat dan teman-temanku Rini, Pida, Anita, Roma, Morlina,

Lisna, Chandra, Vera, Sari, Ayu, Zahara, Intan, dan Desy.

9. Untuk kelompok magangku Elya, Wawi, Winda, Vika, dan Ardy.

Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khususnya Penulis.

Medan, Maret 2010 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penulisan ... 3

D. Manfaat Penulisan ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU... 7

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 14

D. Kegiatan Usaha ... 16

E. Kinerja Usaha Terkini ... 17

F. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ……….. 20

B. Pengertian dan Fungsi Surat ... 21

C. Syarat-Syarat Surat yang Baik ... 23

D. Jenis-Jenis Surat ... 23

E. Bentuk-Bentuk Surat ... 24

F. Bagian-Bagian Surat ... 29

G. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 38

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 38

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 48

H. Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ………. 53

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 56

B. Saran ... 57

DAFTAR TABEL

No. Halaman 1. ... Tab el 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5 2. ... Tab

el 3.1 Kode Unit Kerja Fakultas Ekonomi USU ... 31 3. ... Tab el 3.2 Kode Perihal Surat Fakultas Ekonomi USU ... 32 4. ... Tab el 3.3 Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU ... 52 5. ... Tab el 3.4 Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU ... 52

DAFTAR GAMBAR

No. Halaman 1. ... Ga

mbar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11 2. ... Ga

mbar 3.1 Contoh bentuk surat Full Block Style ... 25 3. ... Ga

mbar 3.2 Contoh bentuk surat Block Style ... 25 4. ... Ga

mbar 3.3 Contoh bentuk surat Semi Block Style ... 26 5. ... Ga

mbar 3.4 Contoh bentuk surat Indented Style ... 26 6. ... Ga

mbar 3.5 Contoh bentuk surat Hanging Paragraph Style ... 27 7. ... Ga

mbar 3.6 Contoh bentuk surat Old Official Style ... 27 8. ... Ga

mbar 3.7 Contoh bentuk surat New Official Style ... 28 9. ... Ga

mbar 3.8 Contoh bentuk surat Kombinasi LBI ... 28 10. ... Ga

mbar 3.9 Kop Surat Fakultas Ekonomi USU ... 29 11. ... Ga

mbar 3.10 Lembar Disposisi Fakultas Ekonomi USU ... 46 12. Gambar 3.11 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU ... 48

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti: telepon, seluler, televisi, radio, telegram,

faximile, dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak

dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.

Menurut Sedarmayanti (2001:162), Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebaginya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut sering dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi sabagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil,

alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi.

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh. Mengingat pentingnya peranan surat, maka diperlukan adanya tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi/perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Menurut Endang, dkk (2006:8), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar, surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi, sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup akivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam

mengelola surat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola dengan baik akan menbuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.

Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memilih judul “TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana

Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”.

C. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penulisan

Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain: 1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun praktek.

2. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan dalam tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di masa yang akan datang.

3. Bagi Pembaca

Sebagai bahan informasi bagi para pembaca mengenai tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Februari 2010, Minggu ke

I II III IV

1 Persiapan √

2 Pengumpulan Data √ √

3 Penulisan √ √

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 1 Februari 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan.

Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan Februari 2010. Pada tahap ini Penulis akan melakukan wawancara dengan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini.

Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab, antara lain:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II: PROFIL FAKULTAS EKONOMI

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU yang berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh Menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/ 1961 tanggal 24 November 1961 dimana surat berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan Surat Keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perus ahaan). PAAP kemudian menjadi Program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Keseketariatan.

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU berubah status dari suatu Perguruan Tinggi Negeri (PTN) menjadi suatu Perguruan Tinggi

Badan Hukum Mililk Negara (PT BHMN). Perubahan status USU dari PTN menjadi PT BHMN merupakan yang kelima di Indonesia. Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu dari sepuluh Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stackholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan instansi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi

Dalam bekerja berorganisasi, kita biasa mengenal adanya struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan sebuah perusahaan untuk

membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi, diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.

Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Struktur organisasi yang baik akan memberikan pengaturan dalam pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat

diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang

dapat dilaksanakan secara perseorangan maupun melalui kelompok-kelompok kerja yang berfungsi untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab mengalir dari atas ke bawah yang berupa perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban, sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai setingkat. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Pimpinan Fakultas Ekonomi USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM,Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi USU

Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak

Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi

Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc

Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc

Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution, SE, MAcc, Ak

Ami Dilham, SE, M.Si

Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Prof. Dr. lic. rer. Reg. Sirojuzilam, SE

Prof. Dr. Rismayani, MS

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratama, SE, M.Ec

Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, M.Si

Sekretaris : Nisrul Irawaty, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Kepegawaian : Kamariyah, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Umum & Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan & Alumni : Zailiana, S.Sos

Bendaharawan Gaji : Maslan, SE

P U M C : Suparyo, SE

LEMBAGA-LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Sekretaris Eksekutif : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Unit Pelayanan Komputer

Kepala : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak

Staf : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Syafrizal Helmy, SE, M.Si

C. Job Description 1. Dekan

Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan, yakni :

a. Memimpin penyelenggaraan pendidikan. b. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.

c. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan

administrasi Fakultas.

d. Mendisposisi surat-surat masuk.

e. Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa. f. Menandatangani surat keluar.

g. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung dengan kemajuan di dunia

perguruan tinggi.

h. Bertanggung jawab kepada Rektor.

2. Sekretaris Dekan :

Adapun tugas dari Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda.

b. Membuat/menulis nomor surat keluar.

c. Menjadwal kegiatan Dekan.

d. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.

e. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan. f. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan. g. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.

h. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. i. Mengetik surat keluar.

k. Menerima fax.

l. Memproses program Dekan dan tim.

m. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,

Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.

D. Kegiatan Usaha

Fakultas merupakan unsur pelaksanaan akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain : 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan

dapat ditingkatkan.

2. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu

hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester dan jadwal ujian semester telah terprogram.

3. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa, dosen serta ruang baca.

4. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan setiap penerimaan mahasiswa

baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan setiap penerimaan mahasiswa

baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Menyesuaikan mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa dengan

kurikulum.

7. Meningkatkan kegiatan seminar dan lokakarya.

8. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan

magang agar dapat menghasilkan lulusan mahasiswa yang berkualitas.

9. Setiap departemen menyiapkan laporan evaluasi diri untuk meningkatkan

nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik. 10. Meningkatkan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat.

11. Dengan jumlah lulusan meningkat, diharapkan mahasiswa lulus dengan tepat waktu dengan prestasi yang lebih baik.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Tata Cara

Menurut Endang, dkk (2006:6), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar, tata cara adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan.

2. Pengelolaan

Menurut Endang, dkk (2006:7), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar, pengelolaan adalah proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggunakan tenaga orang lain.

3. Surat Masuk

Menurut Endang, dkk (2006:8), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar, surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi.

4. Surat Keluar

Menurut Endang, dkk (2006:8), Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar, surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Dari pengertian-pengertian di atas, Penulis mengambil kesimpulan bahwa tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat-menyurat

dengan menggunakan aturan/sistem yang telah ditetapkan yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat-menyurat demi pencapaian tujuan suatu instansi.

B. Pengertian dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerjasama baik ke dalam maupun ke luar organisasi sangat penting artinya. Agar kerjasama tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya melalui surat.

Menurut Djuhari, dkk (2009:11), Surat Menyurat Serbaguna, surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.

Menurut Suprapto (2004:13), Surat Menyurat Bahasa Indonesia, surat adalah jenis karangan paparan karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.

Menurut Sedarmayanti (2001:162), Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.

Menurut Finoza (2004:4), Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia, surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu.

Dari berbagai defenisi surat di atas, dapat ditarik garis besar, yaitu:

a. Surat berisikan berita, pernyataan, ataupun informasi dari satu pihak kepada pihak lain.

b. Surat memiliki persyaratan tertentu, seperti ukuran kertas, model atau bentuk surat, bahasa yang khas, pencantuman tanda tangan, dan sebagainya.

Surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif terhadap organisasi.

2. Fungsi Surat.

Menurut Achmad, dkk (2007:9), Korespondensi Bisnis Indonesia, surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Sebagai wakil atau duta orang/organisasi. b. Sebagai alat bukti yang otentik.

c. Sebagai alat ukur (barometer) kegiatan organisasi. d. Sebagai dasar pengambilan keputusan.

e. Alat bantu pengingat.

f. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi.

Adapun fungsi surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sama dengan fungsi surat yang tersebut diatas.

C. Syarat-syarat Surat yang Baik

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2001:163), Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, surat yang baik harus:

1. Objektif dan bukan subjektif. 2. Sistematis susunan isi surat. 3. Singkat, tidak bertele-tele.

4. Jelas kepada siapa, darimana, tentang apa. 5. Lengkap isinya.

6. Sopan.

7. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dan

sebagainya).

D. Jenis-jenis Surat

Menururt Sedarmayanti (2001:164), Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu:

1. Menurut wujudnya: kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum

dan nota, dan surat pengantar.

2. Menurut tujuannya: surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran dan surat pesanan.

3. Menururt sifat isi dan asalnya: surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat yang isinya masalah sosial.

4. Menurut jumlah penerima: surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. 5. Menurut keamanan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa. 6. Menurut urgency penyelesaiannya: surat sangat segera, surat segera, dan surat

biasa.

7. Menurut prosedur pengurusannya: surat masuk dan surat keluar. 8. Menurut jangkauannya: surat intern dan surat ekstern.

E. Bentuk-bentuk Surat

Menurut Achmad, dkk (2007:17), Korespondensi Bisnis Indonesia, secara umum bentuk surat dibagi menjadi delapan bentuk, sebagai berikut:

1. Bentuk lurus penuh (full block style). 2. Bentuk lurus (block style).

3. Bentuk setengah lurus (semi block style). 4. Bentuk lekuk (indented stye).

5. Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style). 6. Bentuk resmi Indonesia lama (old official style).

7. Bentuk resmi Indonesia baru (new official style).

F. Bagian-bagian Surat

Menurut Achmad, dkk (2007:13), Korespondensi Bisnis Indonesia, bagian-bagian surat terdiri dari:

1. Kepala surat 8. Salam penutup

2. Nomor surat 9. Nama organisasi

3. Tanggal 10. Nama penandatangan surat

4. Alamat tujuan 11. Jabatan penandatangan surat/NIP

5. Hal/perihal 12. Lampiran

6. Salam pembuka 13. Tembusan

7. Isi surat 14. Inisial

Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

Jl. Prof. T. M. Hanafiah, SH Kampus USU Medan 20155 Telp. 8218522 Fax. (061) 8218522 Website: http://www.usu.ac.id

Gambar 3.9 Kop Surat Fakultas Ekonomi USU

Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU

Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari:

a. Lambang/logo Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. b. Nama instansi/organisasi.

c. Alamat lengkap.

d. Nomor telepon, fax, dan website Universitas Sumatera Utara.

2. Nomor Surat

Nomor surat ditulis di bawah kepala surat. Sistem penomoran surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki standarisasi yang telah ditetapkan oleh universitas, dengan urutan yaitu:

a. Nomor urut surat keluar b. Kode unit kerja USU

c. Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik d. Kode unit kerja Fakultas

e. Kode unit kerja Dekan Fakultas Ekonomi f. Kode perihal surat

g. Tahun pembuatan surat

Untuk lebih jelasnya, kode-kode yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1

Kode Unit Kerja Fakultas Ekonomi USU

UNSUR ORGANISASI USU I II III IV V

Organisasi Pusat H5 1

Rektor R

Pembantu Rektor I R1

Pembantu Rektor II R2

Pembantu Rektor III R3

Pembantu Rektor IV R4

Majelis Wali Amanat MWA

Lanjutan Tabel 3.1

Dewan Audit DA

Senat Akademik SA

Dewan Guru Besar DGB

Unit Audit Internal 1

Unit Manajemen Mutu 2

Unit Usaha Komersil 3

Unit Usaha Non Komersil 4

Unit Usaha Penunjang 5

Unit Pengadaan 6

Unit Lain 7

Unsur Pelaksana Akademik H5 2

Fakultas 1

Fakultas X 1

• Departemen X 1 1

• Program Studi X 2 1

• Unit Penunjang X 3 1

• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X 4 1

Fakultas Kedokteran 1

Fakultas Hukum 2

Fakultas Pertanian 3

Fakultas Teknik 4

Fakultas Ekonomi 5

Fakultas Kedokteran Gigi 6

Fakultas Sastra 7

Fakultas MIPA 8

Fakultas ISIP 9

Fakultas Kesehatan Masyarakat 10

Fakultas Farmasi 11

Fakultas Psikologi 12

Sekolah Pascasarjana 2

• Program Studi X 1 1

• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X 2 1

Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

3

• Pusat Penelitian X 1 1

• Pusat Pengabdian kepada Masyarakat X 2 1

• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X 3 1

Unsur Pelaksana Administratif H5 3

Biro X 1

• Bagian X 1

Lanjutan Tabel 3.1

Unsur Penunjang H5 4

Perpustakaan dan Sistem Informasi 1 1

• Perpustakaan 2

• Sistem Informasi 3 1

• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X

Pelayanan dan Pengembangan Pendidikan 2 1 1

• Pusat Pelayanan/Pengembangan

Pendidikan

2 1

• Bagian Tata Usaha & Sub Bagian X

Unit Penunjang Lain 3

• Unit X 1

Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU

Tabel 3.2

Kode Perihal Surat Fakultas Ekonomi USU

NO LINGKUP KODE PERIHAL

1. Kepemimpinan KPM Perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan/komunikasi, koordinasi/interaksi, implementasi, pengawasan, evaluasi penyelenggaraan universitas dengan berbagai elemen internal dan eksternal, kerjasama dalam negeri & luar negeri, dll.

2. Tatapamong

(Governance)

TPM Pengaturan sistem, pengaturan organisasi,

perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan, penyebarluasan hasil kerja, humas, hukum, SK, dll.

3. Sistem

Pengelolaan

SPL Pengaturan fungsi dan wewenang, analisa

jabatan, job description, prosedur kerja, peningkatan kompetensi manajerial, pengaturan tanggung jawab, monitoring dan evaluasi unit-unit tata pamong, kearsipan, dll.

4. Kurikulum KRK Perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan

evaluasi kurikulum, kegiatan pembelajaran (perkuliahan, praktikum atau praktek, KKP, KKN, seminar, dan tugas-tugas perkuliahan

lainnya, pengembangan/pemutakhiran kurikulum, dll)

5. Sistem

Pembelajaran

SPB Sistem dan proses pembelajaran, pengkajian

dan pengembangan sistem pembelajaran,

pembelajaran, fasilitas, sarana dan prasarana pembelajaran, layanan perpustakaan, dll.

Lanjutan Tabel 3.2

6. Kemahasiswaan KMS Pembinaan dan pengembangan penalaran,

minat, bakat, seni, dan kesejahteraan mahasiswa, kegiatan unit-unit layanan mahasiswa, partisipasi dan prestasi mahasiswa dalam kegiatan ilmiah (minat dan bakat) ditingkat lokal/nasional/regional/global, dll.

7. Suasana Akademik SSA Pembinaan kegiatan/program interaksi dosen

dengan mahasiswa, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, pemberian penghargaan bagi dosen dan mahasiswa, fasilitasi pencapaian keunggulan akademik, penyelenggaraan seminar, lokakarya, simposium, demonstrasi/pameran, dan lomba karya ilmiah dosen dan mahasiswa, partisipasi dalam forum ilmiah ditingkat nasional dan internasional, dll.

8. Lulusan LLS Analisis data akademik program studi, profil

dan pemetaan lulusan, layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, peningkatan interaksi antara lulusan dan institusi, evaluasi dan pelacakan lulusan.

9. Penelitian Dan

Pengabdian Kepada Masyarakat

PPM Pengembangan, fasilitasi dan pemberdayaan

penelitian dan pengabdian masyarakat, kebijakan dasar, agenda tahunan, peraturan pengusulan proposal, keterlibatan mahasiswa,

monitoring dan evaluasi, pemanfaatan hasil,

pedoman pengelolaan, diseminasi dan promosi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, hak kekayaan intelektual, dana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, kerjasama dengan berbagai institusi atau lembaga, hibah kompetisi, pendataan, dll.

10 Program Studi PRS Pembukaan dan penutupan program studi, studi

kelayakan program studi, akreditasi, pendataan dan informasi mutakhir tentang peringkat serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional. 11. Sistem Informasi

& Perpustakaan

SIM Pengorganisasian, pengelolaan sistem,

pengumpulan data, analisis, penyimpanan, pengembalian data (retrieval), presentasi data dan informasi, komunikasi dan koordinasi internal serta kerjasama eksternal, pemutakhiran piranti keras dan lunak, sumber

mahasiswa, staf dan sivitas akademika, dll.

Lanjutan Tabel 3.2

12. Sistem Jaminan Mutu Dan Internal

SJM Pengorganisasian, manual mutu, kebijakan

mutu, prosedur mutu, instruksi kerja mutu, peningkatan mutu berkelanjutan serta pengembangan sistem penjaminan mutu,

monitoring dan evaluasi, tindakan perbaikan,

rekaman data dan informasi proses dan hasil pelaksanaan sistem penjaminan mutu.

13. Keuangan (Pendanaan)

KEU Perencanaan/ alokasi anggaran, sumber

pendanaan, penggalangan dana, pemanfaatan, akuntabilitas, sistem monitoring, pelaporan dan evaluasi keuangan.

14. Sumber Daya Manusia

SDM Perencanaan, rekrutmen dan seleksi, orientasi

dan penempatan, pengembangan karir, penghargaan dan sanksi, renumerasi, pemberhentian SDM, dll.

15. Prasarana Dan Sarana

PSS Perencanaan, pengadaan, pendataan,

pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, pemutakhiran sarana dan prasarana, perlengkapan/RT, dll.

Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU

Jadi, kode unit kerja untuk Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain:

a. Dekan dan Pembantu Dekan Fakultas Ekonomi………. H5.2.1.5

b. Departemen Ekonomi Pembangunan……….. H5.2.1.5.1.1

c. Departemen Manajemen……….. H5.2.1.5.1.2

d. Departemen Akuntansi……… H5.2.1.5.1.3

e. Unit Penunjang……… H5.2.1.5.3

Contoh nomor surat yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

- Surat yang dibuat oleh Dekan Fakultas Ekonomi USU

2508/H5.2.1.5/PRS/2008

Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU

Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik Kode unit kerja Fakultas

Kode unit kerja Dekan Fakultas Ekonomi Kode perihal Program Studi

Tahun pembuatan surat 3. Tanggal Surat

Penulisan tanggal surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat. Nama bulan dituliskan dengan huruf secara lengkap.

4. Lampiran

Lampiran surat ditulis di bagian kiri bawah kepala surat, tepatnya diantara nomor surat dan perihal.

5. Hal/perihal

Sama halnya dengan lampiran, hal/perihal juga dituliskan di bagian kiri bawah surat. Hal/perihal dituliskan setelah nomor surat dan lampiran.

6. Alamat Tujuan

Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, apabila alamat yang dituju adalah nama organisasi atau nama perusahaan, maka penulisan Yth. tidak diperlukan, namun bila yang dituju adalah nama orang atau jabatan, maka menggunakan Yth.

7. Salam Pembuka

Pada dasarnya, surat resmi dinas pemerintah/instansi pemerintah tidak terdapat salam pembuka (salutation). Namun, pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada juga surat yang menggunakan salam pembuka, yaitu : Dengan hormat. Salam pembuka

Dengan hormat, jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, dimasukkan ke

dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama). Contoh :

Dengan hormat, sehubungan surat Sekretaris Dekan Direktorat Jendral Dikti Depdiknas Nomor………….

8. Isi Surat

Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat. Hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan terlebih dahulu sehingga apabila surat sudah selsesai dikonsep, diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, benar dan sopan.

9. Salam Penutup

Salam penutup jarang digunakan pada surat resmi dinas pemerintah, hal ini dilakukan agar menghindari penghormatan yang berlebih-lebihan. Di dalam surat yang dikeluarkan oleh Bagian Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, melainkan cukup menyebutkan nama jabatan, tanda tangan, nama terang, dan NIP (Nomor Induk Pegawai).

10. Nama Organisasi/Bagian Organisasi yang Menulis Surat

Nama organisasi/bagian organisasi tidak dicantumkan karena sudah tertera pada bagian kepala surat Fakultas Ekonomi.

11. Jabatan Penanda Tangan Surat

Nama jabatan dicantumkan agar diketahui siapa yang mengirimkan surat tersebut, misalnya Dekan ataupun Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, maupun Pembantu Dekan III. Singkatan An. digunakan jika pejabat yang berwenang menguasakan wewenangnya kepada pejabat satu tingkat di bawahnya untuk menandatangani surat itu.

Contoh :

An. Dekan

Pembantu Dekan I

Drs. Arifin Hamzah, MM.Ak NIP

12. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Surat

Tanda tangan dan nama penanggung jawab surat dicantumkan untuk semua surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, bahkan

diberi cap stempel Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Selain itu, cap tanda tangan digunakan juga untuk pembubuhan tanda tangan pada surat-surat yang harus dibuat dalam jumlah banyak sekaligus, misalnya edaran. Namun, cap tanda tangan tersebut tidak digunakan untuk surat yang sifatnya penting/berharga.

13. Tembusan

Surat-surat keluar yang ditangani Bagian Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut, misalnya Rektor, Dekan, maupun pegawai.

G. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk

Menurut Sedarmayanti (2003:88), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, tata cara pengelolaan surat masuk dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: tata cara pengelolaan surat penting masuk, tata cara pengelolaan surat biasa (rutin) masuk, dan tata cara pengelolaan surat rahasia masuk.

a. Tata Cara Pengelolaan Surat Penting Masuk

1) Penerima Surat, bertugas:

a) Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim.

b) Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit

c) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.

d) Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya). Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.

e) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup.

2) Pencatat Surat, bertugas:

Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang digunakan sesuai dengan kebutuhan (sebanyak-banyaknya rangkap tiga) dengan warna yang berbeda untuk memudahkan pengendalian.

Misalnya: putih (lembar I), kuning (lembar II), merah (lembar III)

Kolom kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah. Kemudian surat beserta 3 kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat.

3) Pengarah/Pengendali Surat

a) Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan.

b) Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.

c) Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan.

d) Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.

Tugas Pengarah/Pengendali Surat adalah:

a) Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali (dari pencatat surat).

b) Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi kolom:

kode dan masalah/indeks, serta pengolah yang dikosongkan oleh pencatat (dikhawatirkan pencatat tidak dapat mengisi kolom tersebut dengan tepat).

c) Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan III)

diteruskan ke unit pengolah.

d) Kartu kendali (putih/lembar I) disimpan oleh pengarah dalam kotak

kartu kendali sebagai alat pengendali surat.

Catatan: kartu kendali (putih/lembar I) setelah dikumpulkan selama 1

tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai “buku agenda” dalam sistem lama.

4) Unit Pengolah

Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu: a) Pimpinan unit pengolah.

b) Tata usaha unit pengolah.

Tata usaha unit pengola, bertugas:

a) Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan lembar III).

b) Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning/lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat).

c) Kartu kendali (merah/lembar II) disimpan untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.

Pimpinan unit pengolah, bertugas:

a) Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah.

b) Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang

telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah.

Pengolah surat/pelaksana, bertugas:

a) Menerima surat beserta lembar disposisi (lembar I), yang telah ada disposisi pimpinan, dari Tata Usaha Unit Pengolah, kemudian memproses/melaksanakan tugasnya sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi.

b) Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan

surat ke Tata Usaha Unit Pengolah.

d) Kartu kendali (merah/lembar II) ditukar dengan kartu kendali (kuning/lembar II di piñata surat), sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses dan telah dikembalikan kepada penata arsip.

Catatan:

- Kartu kendali disimpan pada kotak kartu kendali.

- Lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi (sebagai alat kontrol).

5) Penata Arsip/Penyimpan/Arsiparis, bertugas:

a) Menerima kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf oleh

petugas Tata Usaha Unit Pengolah dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu kendali (sebagai bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolah/sedang proses).

b) Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit

Pengolah, dan menukar kartu kendali (kuning/lembar III) dengan kartu kendali (merah/lembar III).

c) Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode. d) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.

b. Tata Cara Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Masuk

Menangani surat biasa (rutin) masuk, prosesnya lebih sederhana. Sarana pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa.

1) Pencatat, bertugas:

a) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya

dalam lembar pengantar rangkap dua.

c) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.

2) Unit Pengolah, bertugas:

a) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua. b) Menyimpan lembar pengantar II.

c) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan.

d) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan

surat kepada pengolah/pelaksana.

c. Tata Cara Pengelolaan Surat Rahasia Masuk

Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua) dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. Setelah memperhatikan dan memahami prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali, maka dapat disimpulkan bahwa pada kenyataannya, apabila keadaan ditempat kerja belum atau tidak memungkinkan untuk mempraktekkan teori termaksud, akhirnya dapat ditetapkan jabatan rangkap di unit kearsipan, sesuai dengan keadaan. Sehingga dalam keadaan demikian, dibutuhkan kreativitas untuk dapat menciptakan pengurusan dan pengendalian surat masuk dan keluar yang lebih sesuai untuk diterapkan pada lingkungan khusus, berdasarkan teori yang ada.

Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar lebih sederhana. Tidak ada perbedaan yang berarti antara pengurusan surat masuk penting, biasa, maupun

rahasia. Hanya saja Sekretaris harus menjaga agar surat penting dan surat rahasia tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab.

Tata cara pengelolaan surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:

1) Surat diterima di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2) Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat (bila ada lampiran).

3) Sekretaris akan membaca surat yang diterima, kecuali surat yang

bersifat rahasia.

4) Kemudian surat ditulis ke dalam Buku Agenda lalu diklasifikasikan

(tergolong surat masuk atau surat keluar). Hal-hal yang ditulis ke dalam Buku Agenda adalah nomor urut surat, nomor surat, pengirim, isi ringkas (perihal surat), dan keterangan (siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut).

5) Sekretaris membuat lembar disposisi yang nantinya akan diajukan

kepada Dekan. Hal-hal yang harus diisi Sekretaris ke dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nomor kendali (yaitu nomor urut surat di Buku Agenda dan kode perihal), sifat surat (penting, rahasia, segera, biasa/rutin), tanggal surat, nomor surat, dan perihal.

6) Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada Dekan. Kemudian

Dekan akan membaca surat dan mengisi lembar disposisi tersebut. Tujuan pengisian lembar disposisi oleh Dekan adalah untuk mengetahui bagaimana tindak lanjut dari Dekan terhadap surat masuk tersebut. Hal-hal yang harus diisi oleh Dekan yaitu tanggal (tanggal penyelesaian surat), kepada (siapa

yang akan menindaklanjuti surat tersebut, misalnya Pembantu Dekan I), isi disposisi (diisi dengan memberikan nomor kode mengenai isi disposisi. Misalnya: 10. Berarti surat tersebut akan diproses. Kode mengenai isi disposisi dapat dilihat pada Gambar 3.9), dari (pemberi perintah/disposisi, yaitu Dekan), dan paraf Dekan.

Namun bila tindak lanjut yang diinginkan Dekan tidak ada pada nomor kode disposisi antara 1-16 tersebut, maka Dekan dapat mengisi tindak lanjut yang diinginkannya dengan menuliskan pada kode nomor 17 yang telah disediakan. Berikut gambar lembar disposisi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI LEMBAR DISPOSISI Tgl. Terima: No. Kendali:

Penting Tgl. Surat : Rahasia No. Surat : Segera Hal. (Kode) : Biasa/Rutin

Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf

DISPOSISI

1. Mohon Pertimbangan 16. Umumkan

2. Mohon Pendapat 17. ………

3. Mohon Keputusan ………... 4. Mohon Petunjuk ………... 5. Mohon Saran

6. Bicarakan

7. Teliti/Ikuti Perkembangan 8. Untuk Perhatian

9. Siapkan Laporan 10. Untuk diproses

11. Selesaikan Sesuai Pembicaraan 12. Edarkan

13. Tik/Gandakan 14. File

15. Siapkan Konsep

Gambar 3.10 Lembar Disposisi Fakultas Ekonomi USU

Bila Dekan memilih kode nomor 14 (File), berarti surat tersebut hanya perlu diarsipkan saja tanpa perlu ditindaklanjuti lagi.

7) Lembar disposisi yang telah diisi oleh Dekan diserahkan kembali kepada

Sekretaris Dekan.

8) Sekretaris Dekan melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.

9) Selanjutnya Sekretaris Dekan akan membuat kartu kendali sesuai dengan

lembar disposisi. Hal-hal yang diisi Sekretaris Dekan dalam kartu kendali yaitu nomor kendali, pengelola (pihak yang diberi instruksi oleh Dekan), kode (kode perihal surat, lihat Tabel 3.2), tanggal surat, nomor surat, nomor U.B.B (sama dengan nomor kendali), asal surat, lampiran, perihal, dan catatan (pihak yang diberi instruksi untuk menindaklanjuti surat tersebut). Kartu kendali terdiri dari dua rangkap, yaitu 1 lembar berwarna biru dan 1 lembar berwarna putih.

10) Surat beserta lembar disposisi beserta kartu kendali (biru dan putih)

diserahkan kepada petugas atau pegawai dari pejabat/pihak yang dituju, dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Kemudian semua kartu kendali diparaf oleh petugas atau pegawai yang menerima. Kemudian kartu kendali warna biru dikembalikan ke bagian Sekretariat Dekan sebagai bukti bahwa surat tersebut telah diterima oleh unit/bagian yang bersangkutan. Misalnya suatu surat diperuntukkan kepada Pembantu Dekan II, maka surat tersebut diterima oleh pegawai pada Bagian Kepegawaian yang kemudian pegawai tersebut akan menandatangani semua

kartu kendali dan menyerahkan surat tersebut langsung kepada Pembantu Dekan II.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI MEDAN

NO. KENDALI: PENGELOLA: Kode: Tgl. Surat: Tanggal: No. Surat: No. U.B.B: Asal Surat :

Lampiran : Hal : Catatan :

Tgl. Penerimaan:

Paraf

Gambar 3.11 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU 2. Tata Cara Pengelolaan Surat Keluar

Menurut Sedarmayanti (2003:91), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, tata cara pengelolaan surat keluar dibagi menjadi bagian, yaitu: tata cara pengelolaan surat penting keluar dan tata cara pengelolaan surat biasa (rutin) keluar.

a. Tata Cara Pengelolaan Surat Penting Keluar

Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali (putih/lembar II) dan kartu kendali (kuning/lembar II) bila perlu dua lembar, diserahkan ke unit kearsipan, agar

unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang, dan telah diproses di unit pengolah.

1) Unit Pengolah, bertugas:

a) Mengisi kartu kendali rangkap tiga.

b) Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha Unit

Pengolah.

c) Kartu kendali (putih dan kuning/lembar I dan II) beserta surat asli dan tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan).

2) Pencatat, bertugas:

a) Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.

b) Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan

sampul/amplopnya, (bila belum ada) dan diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.

c) Kartu kendali (putih/lembar I) disampaikan ke pengarah untuk

disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.

d) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.

e) Kartu kendali (kuning/lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.

Catatan: Tembusan surat dapat pula disimpan di penata arsip pada unit

kearsipan (tergantung kebijaksanaan yang ditetapkan organisasi tersebut).

b. Tata Cara Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Keluar

1) Unit Pengolah, bertugas:

a) Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar.

b) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit

kearsipan.

2) Pencatat, bertugas:

a) Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan

meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.

b) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit

pengolah dengan disertai lembar pengantar II.

c) Menyimpan lembar pengantar I dipencatat sebagai bukti penyampaian. Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih sederhana karena tidak semua surat keluar harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Dekan. Pada umumnya surat yang akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh masing-masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga Sekretaris Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya.

Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:

1) Surat yang akan dikirim diterima di Bagian Sekretariat Dekan . Dalam hal ini semua surat yang akan dikirim, baik dari Bagian Akademik, Bagian Kepegawaian maupun bagian-bagian lainnya harus melalui proses terlebih dahulu di Bagian Sekretariat Dekan.

Untuk surat yang harus dibuat sendiri oleh Sekretaris Dekan, maka Sekretaris harus terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan dikirim lalu mengetiknya.

2) Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Dekan untuk

disetujui. Bila Dekan merasa surat tersebut masih butuh perbaikan/revisi, maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya sesuai dengan perintah Dekan.

3) Setelah surat disetujui, Sekretaris Dekan akan memberi nomor surat keluar dan membubuhkan stempel tanggal.

4) Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam suatu map yang disebut

blutter sign (untuk semua surat yang akan ditandatangani oleh Dekan) atau blutter disposition (untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Dekan

tetapi butuh tindak lanjut dari Dekan). Untuk surat-surat biasa/rutin, dan rahasia harus ditandatangani langsung oleh Dekan. Tidak boleh menggunakan cap tanda tangan.

5) Setelah ditandatangani Dekan, maka selanjutnya membubuhkan stempel

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tandatangan Dekan. 6) Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu ke dalam

Buku Agenda.

7) Setelah dicatat ke dalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah

mengirim surat tersebut kepada alamat yang dituju melalui kurir ataupun kantor pos.

Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat banyak. Jumlah surat masuk dan surat keluar selama tiga bulan terakhir, yaitu bulan Desember 2009, Januari 2010, dan Februari 2010 dapat dilihat pada Tabel 3.3 dan Tabel 3.4.

Tabel 3.3

Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU

Waktu

Pihak yang Dituju Dekan Pembantu

Dekan I

Pembantu Dekan II

Pembantu

Dekan III Bendahara

Des 2009 26 16 14 16 6

Jan 2010 22 64 30 4 5

Feb 2010 31 19 37 17 5

Jumlah 79 99 81 37 16

Total Surat

Masuk 312

Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU

Tabel 3.4

Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU

Waktu

Asal Surat Dekan Pembantu

Dekan I

Pembantu Dekan II

Pembantu

Dekan III Bendahara

Des 2009 15 63 56 168 7

Jan 2010 25 37 60 137 3

Feb 2010 16 45 38 138 17

Jumlah 56 145 154 443 27

Total Surat

Keluar 825

Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU

Dari data di atas dapat diketahui bahwa presentase surat masuk pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 27,44%, sedangkan presentase surat keluar, yaitu 72,56%.

Presentase surat masuk untuk masing-masing bagian yakni: Dekan 25,32%, Pembantu Dekan I 31,73%, Pembantu Dekan II 25,96%, Pembantu Dekan III 11,86%, dan Bendahara 5,13%.

Sedangkan presentase surat keluar dari masing-masing bagian yakni: Dekan 6,79%, Pembantu Dekan I 17,58%, Pembantu Dekan II 18,67%, Pembantu Dekan III 53,69%, dan Bendahara 3,27%.

H. Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Azas Penyimpanan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:21), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, dalam penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) azas pengorganisasian, yaitu:

a. Azas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.

b. Azas Desentralisasi

Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.

c. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada masing-masing azas. Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh

semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.

2. Sistem Penataan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:70), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu:

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) b. Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System)

c. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

d. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System)

e. Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan/pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana sebagian dari surat-surat yang masuk maupun keluar diarsipkan oleh masing-masing bagian yang bersangkutan (misalnya: surat dari dan untuk Bagian Akademik disimpan di Bagian Akademik, surat dari dan untuk Bagian Kepegawaian disimpan di Bagian Kepegawaian, surat dari dan untuk Dekan disimpan di Bagian Sekretariat Dekan, dan sebagainya) dan sebagian lagi (yaitu surat yang dianggap penting) disimpan di pusat kearsipan yaitu Bagian Sekretariat Dekan walaupun surat tersebut dari dan untuk bagian lain, misalnya Bagian Kepegawaian. Namun surat tersebut akan digandakan sehingga bagian yang bersangkutan juga dapat mengarsipkan surat tersebut untuk kepentingan bagiannya.

Surat-surat di Bagian Sekretariat Dekan diarsipkan berdasarkan prosedur pengurusannya, yaitu surat-surat yang masuk dan surat-surat yang keluar. Setelah itu, surat masuk diklasifikasikan lagi berdasarkan asalnya, yaitu surat masuk yang berasal dari dalam wilayah universitas (internal) dan surat masuk yang berasal dari luar universitas (eksternal). Sedangkan untuk surat keluar tidak diklasifikasikan lagi karena surat keluar yang ada hanya berasal dari dalam universitas ataupun fakultas. Surat-surat tersebut kemudian dimasukkan ke dalam suatu map penyimpanan yang disebut letter file. Setelah itu, semua letter file yang telah diisi surat masuk dan surat keluar disimpan ke dalam filing cabinet (lemari arsip).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

merupakan salah satu unit kerja yang melakukan aktivitas korespondensi.

2. Keseluruhan surat-surat yang masuk ke dalam Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara diproses terlebih dahulu di Bagian Sekretariat Dekan sebelum didistribusikan kepada unit/bagian yang bersangkutan.

3. Surat-surat yang akan dikirim diketik sendiri oleh masing-masing unit/bagian yang bersangkutan untuk kemudian diproses di Bagian Sekretariat Dekan sebelum dikirim.

4. Tata cara pengelolaan surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat di Bagian Sekretariat Dekan, pemeriksaan kelengkapan surat oleh Sekretaris Dekan (bila ada lampiran), pencatatan ke dalam Buku Agenda, pengisian lembar disposisi, pengisian kartu kendali, dan terakhir pendistribusian surat serta penandatanganan kartu kendali sebagai bukti tanda terima.

5. Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat, pengetikan surat, perbaikan/revisi surat bila perlu, pemberian nomor surat, stempel tanggal, penandatanganan oleh Dekan, pemberian stempel Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara, pencatatan ke dalam Buku Agenda, dan terakhir pengiriman surat kepada alamat yang dituju.

6. Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Bagian Sekretariat

Dekan tergolong baik dan tidak ditemukan adanya kendala yang berarti, karena menggunakan peralatan yang cukup memadai (misalnya komputer, printer yang dapat juga digunakan sebagai mesin pengganda dan scanner, mesin fax, filing cabinet (lemari arsip), dan stempel tandatangan Dekan. Hanya saja, untuk surat masuk Sekretaris Dekan sering kali tidak menuliskan nama orang yang dituju ke dalam Buku Agenda.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Diharapkan agar Sekretaris yang mengurus kegiatan surat-menyurat untuk

menuliskan nama orang yang dituju untuk surat masuk di Buku Agenda.

2. Diharapkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara dapat mempertahankan penyelenggaraan surat-menyurat yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi.

3. Diharapkan Sekretaris Dekan dapat terus mengembangkan keterampilan

dalam pengurusan surat-menyurat agar dapat lebih terampil, teliti, dan cekatan.

4. Diharapkan Sekretaris dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam hal pengurusan surat-menyurat, misalnya: Dekan dan pegawai-pegawai dari bagian lain.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, Suherli, dan Teddy Sutandi. 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung.

Endang, Sri, Sri Mulyani dan Suyetty. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar. Erlangga, Jakarta.

Finoza, Lamuddin, 2004. Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia. Edisi Revisi. Diksi Intan Mulia, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi. Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Mandar Maju, Bandung.

semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.

2. Sistem Penataan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:70), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu:

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) b. Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System) c. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

d. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System) e. Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan/pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana sebagian dari surat-surat yang masuk maupun keluar diarsipkan oleh masing-masing bagian yang bersangkutan (misalnya: surat dari dan untuk Bagian Akademik disimpan di Bagian Akademik, surat dari dan untuk Bagian Kepegawaian disimpan di Bagian Kepegawaian, surat dari dan untuk Dekan disimpan di Bagian Sekretariat Dekan, dan sebagainya) dan sebagian lagi (yaitu surat yang dianggap penting) disimpan di pusat kearsipan yaitu Bagian Sekretariat Dekan walaupun surat tersebut dari dan untuk bagian lain, misalnya Bagian Kepegawaian. Namun surat tersebut akan digandakan sehingga bagian yang bersangkutan juga dapat mengarsipkan surat

Surat-surat di Bagian Sekretariat Dekan diarsipkan berdasarkan prosedur pengurusannya, yaitu surat-surat yang masuk dan surat-surat yang keluar. Setelah itu, surat masuk diklasifikasikan lagi berdasarkan asalnya, yaitu surat masuk yang berasal dari dalam wilayah universitas (internal) dan surat masuk yang berasal dari luar universitas (eksternal). Sedangkan untuk surat keluar tidak diklasifikasikan lagi karena surat keluar yang ada hanya berasal dari dalam universitas ataupun fakultas. Surat-surat tersebut kemudian dimasukkan ke dalam suatu map penyimpanan yang disebut letter file. Setelah itu, semua letter file yang telah diisi surat masuk dan surat keluar disimpan ke dalam filing cabinet (lemari arsip).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu unit kerja yang melakukan aktivitas korespondensi. 2. Keseluruhan surat-surat yang masuk ke dalam Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara diproses terlebih dahulu di Bagian Sekretariat Dekan sebelum didistribusikan kepada unit/bagian yang bersangkutan.

3. Surat-surat yang akan dikirim diketik sendiri oleh masing-masing unit/bagian yang bersangkutan untuk kemudian diproses di Bagian Sekretariat Dekan sebelum dikirim.

4. Tata cara pengelolaan surat masuk pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat di Bagian Sekretariat Dekan, pemeriksaan kelengkapan surat oleh Sekretaris Dekan (bila ada lampiran), pencatatan ke dalam Buku Agenda, pengisian lembar disposisi, pengisian kartu kendali, dan terakhir pendistribusian surat serta penandatanganan kartu kendali sebagai bukti tanda terima.

5. Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat,

Ekonomi Universitas Sumatera Utara, pencatatan ke dalam Buku Agenda, dan terakhir pengiriman surat kepada alamat yang dituju.

6. Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Bagian Sekretariat Dekan tergolong baik dan tidak ditemukan adanya kendala yang berarti, karena menggunakan peralatan yang cukup memadai (misalnya komputer, printer yang dapat juga digunakan sebagai mesin pengganda dan scanner, mesin fax, filing cabinet (lemari arsip), dan stempel tandatangan Dekan. Hanya saja, untuk surat masuk Sekretaris Dekan sering kali tidak menuliskan nama orang yang dituju ke dalam Buku Agenda.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Diharapkan agar Sekretaris yang mengurus kegiatan surat-menyurat untuk

menuliskan nama orang yang dituju untuk surat masuk di Buku Agenda.

2. Diharapkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan penyelenggaraan surat-menyurat yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi.

3. Diharapkan Sekretaris Dekan dapat terus mengembangkan keterampilan dalam pengurusan surat-menyurat agar dapat lebih terampil, teliti, dan cekatan.

4. Diharapkan Sekretaris dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam hal pengurusan surat-menyurat, misalnya: Dekan dan pegawai-pegawai dari bagian lain.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Djuhari, Setiawan, Suherli, dan Teddy Sutandi. 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Yrama Widya, Bandung.

Endang, Sri, Sri Mulyani dan Suyetty. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar. Erlangga, Jakarta.

Finoza, Lamuddin, 2004. Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia. Edisi Revisi. Diksi Intan Mulia, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi. Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Mandar Maju, Bandung.