Contoh Pengendalian Dokumen Sesuai ISO
Contoh Pengendalian Dokumen - Sesuai ISO 9001 - 2008
1.
TUJUAN
1.1
Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang memerlukan.
1.2
Untuk mengatur penyusunan, distribusi dan cara memelihara dokumen.
1.3
Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan sistem mutu.
2.
RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen, termasuk dokumen eksternal; yaitu
persyaratan perundangan, persyaratan pelanggan spesifikasi yang mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan
perusahaan dan dipersyaratkan oleh Sistem Mutu. Jenis dokumen dapat dalam bentuk tercetak (hardcopy)
maupun tidak tercetak (media elektronik/magnetik/software).
3.
REFERENSI
3.1
Manual Mutu Perusahaan
3.2
ISO 9001 : 2008 klausul 4.2.3
4.
DEFINISI
·
Dokumen Mutu
Meliputi Manual Mutu (MM), Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Formulir (FM), Rencana Mutu (RM), Flow
Chart (FC), Tugas dan Tanggung jawab (TJ), Dokumen (DO) dan Standar Operational (SO).
·
Dokumen Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi
perubahan/revisi terhadap dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO berkewajiban untuk memberikan
revisi yang terbaru dan memastikan dokumen dan data yang lama telah ditarik.
·
Dokumen tidak Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang tidak/belum ditentukan, dan apabila terjadi
perubahan/revisi pada dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO tidak berkewajiban untuk memberikan
revisi yang terbaru dan juga untuk menarik dokumen dan data yang lama.
·
SEKRETARIAT ISO
Sekretariat ISO yang dibentuk berdasarkan SK Direksi sebagai Document Control Center (DCC) atau Pusat
pengendalian dokumen dengan tujuan mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan
administrative Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Perusahaan
·
Manager
Kepala Departemen
·
MR
Management Representative (Wakil managemen)
·
Tanggal Disetujui
Sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan
·
Unit Kerja (UK)
Merupakan Departemen Bagian dan sub bagian yang berada di perusahaan sesuai dengan struktur organisasi
perusahaan
5.
PENANGGUNG JAWAB.
5.1
Sekretariat ISO bertanggung jawab untuk mengendalikan dokumen serta menyimpan Daftar Induk dan
Distribusi Dokumen.
5.2
MR (Management Representative) bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen di
seluruh fungsi/bagian Perusahaan.
5.3
Setiap Manager bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen dan memastikan bahwa
dokumen acuan kerja yang digunakan oleh operator tersedia di lapangan sesuai revisi terakhir.
6.
RINCIAN PROSEDUR
6.1
Penerbitan Dokumen
¨
Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan di Perusahaan, terlebih dahulu ditetapkan sistem
pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap dokumen.
¨
Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka akan menerbitkan sebuah dokumen sistem
mutu yang berlaku di Perusahaan. guna menyetujui kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan untuk
penerbitannya.
¨
Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan pengesahan sebagai berikut :
Dokumen
Dibuat oleh :
Manual Mutu
Sekretariat ISO
Diperiksa Oleh :
Disetujui oleh :
Management
Direktur
Representative
Prosedur Mutu
Management
Sekretariat ISO
Representative
Direktur
(Wajib)
Prosedur Mutu
Management
Manager Dept.
Direktur
Representative
(Departemen)
Management
Intruksi Kerja
KABAG
Manajer
Representative
·
Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja yang terlampir atau yang mengatur
penggunaannya.
·
Penulisan dokumen tidak harus menggunakan bentuk format tertentu, selama Wakil Manajemen
menyetujuinya.
6.2
Sistem Identifikasi Dokumen
·
Lihat lampiran Sistem Identifikasi Dokumen
6.3
Dokumen terkendali dan Dokumen tidak terkendali :
·
Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol atau
terkendali dan ditandai denganDokumen terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam
perusahaan.
·
Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali,
ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan tidak
harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.
·
Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen terkontrol, tidak perlu diberi tanda Dokumen terkendali dan
disimpan oleh penanggung jawab pengendalian dokumen.
·
Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan dari dokumen asli yang boleh dilakukan atas persetujuan
penanggungjawab pengendalian dokumen.
6.4
Pengendalian Distribusi
·
Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian Dokumen menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen
yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang
bersangkutan.
·
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh Pusat Pengendalian Dokumen.
·
Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk dan
Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.
·
Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar
Induk dan Distribusi Dokumen.
6.5
·
Revisi dan Penarikan Dokumen
Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen.
Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.
·
Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal revisi
dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.
·
Dokumen yang direvisi dicatat, judul dokumen, alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar
Catatan Perubahan Dokumen.
·
Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang berlaku
/ terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.
·
Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih ingin
disimpan.
·
Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak digunakan
dengan stempel KADALUARSA dikendalikan dengan cara ;
·
Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen yang sudah tidak digunakan.
·
Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.
·
Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan dan kerusakan.
·
Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai
acuan kerja.
·
Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi
maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.
6.6
Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik
·
Data yang berupa software atau dalam media elektronik, termasuk yang ada di dalam komputer atau
hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau cetakannya atau paling tidak dibuatkan back up dalam
bentuk disket yang diidentifikasi dan disimpan oleh masing–masing penanggung jawabnya.
·
Akses ke dalam data di komputer tidak selalu dibatasi untuk personil tertentu, kecuali akses ke dalam
disket back up. Disket back up dibuatkan daftarnya yang dicatat dalam Daftar Disket Back up.
6.7
Pengendalian Dokumen Eksternal
·
Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi bahan dan gambar didaftar oleh PusatPengendalian
Dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan dipastikan dokumen tersebut adalah terbitan terakhir atau
yang masih berlaku.
·
Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan bukti tersebut disimpan sebagai rekaman.
7. DOKUMEN TERKAIT
7.1
Manual Mutu
8. LAMPIRAN
8.1
FM-PDK-01
: Daftar Induk Dokumen Internal
8.2
FM-PDK-02
: Daftar Induk Dokumen Eksternal
8.3
FM-PDK-03
: Daftar Penerimaan Dokumen
8.4
FM-PDK-04
: Bukti Penarikan Dokumen
8.5
FM-PDK-05
: Usulan Perubahan Dokumen
8.6
FM-PDK-06
: Daftar Status revisi dan persetujuan
8.7
FM PDK-07
: Daftar Distribusi Dokumen terkendali
8.8
DO-PDK-01
: Dokumen Sistem Identifikasi Dokumen
8.9
DO-PDK-02
: Daftar Singkatan Departemen/Unit kerja
8.10 Contoh Cap Pengendalian Dokumen
1.
TUJUAN
1.1
Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang memerlukan.
1.2
Untuk mengatur penyusunan, distribusi dan cara memelihara dokumen.
1.3
Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan sistem mutu.
2.
RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen, termasuk dokumen eksternal; yaitu
persyaratan perundangan, persyaratan pelanggan spesifikasi yang mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan
perusahaan dan dipersyaratkan oleh Sistem Mutu. Jenis dokumen dapat dalam bentuk tercetak (hardcopy)
maupun tidak tercetak (media elektronik/magnetik/software).
3.
REFERENSI
3.1
Manual Mutu Perusahaan
3.2
ISO 9001 : 2008 klausul 4.2.3
4.
DEFINISI
·
Dokumen Mutu
Meliputi Manual Mutu (MM), Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Formulir (FM), Rencana Mutu (RM), Flow
Chart (FC), Tugas dan Tanggung jawab (TJ), Dokumen (DO) dan Standar Operational (SO).
·
Dokumen Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi
perubahan/revisi terhadap dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO berkewajiban untuk memberikan
revisi yang terbaru dan memastikan dokumen dan data yang lama telah ditarik.
·
Dokumen tidak Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang tidak/belum ditentukan, dan apabila terjadi
perubahan/revisi pada dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO tidak berkewajiban untuk memberikan
revisi yang terbaru dan juga untuk menarik dokumen dan data yang lama.
·
SEKRETARIAT ISO
Sekretariat ISO yang dibentuk berdasarkan SK Direksi sebagai Document Control Center (DCC) atau Pusat
pengendalian dokumen dengan tujuan mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan
administrative Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Perusahaan
·
Manager
Kepala Departemen
·
MR
Management Representative (Wakil managemen)
·
Tanggal Disetujui
Sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan
·
Unit Kerja (UK)
Merupakan Departemen Bagian dan sub bagian yang berada di perusahaan sesuai dengan struktur organisasi
perusahaan
5.
PENANGGUNG JAWAB.
5.1
Sekretariat ISO bertanggung jawab untuk mengendalikan dokumen serta menyimpan Daftar Induk dan
Distribusi Dokumen.
5.2
MR (Management Representative) bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen di
seluruh fungsi/bagian Perusahaan.
5.3
Setiap Manager bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen dan memastikan bahwa
dokumen acuan kerja yang digunakan oleh operator tersedia di lapangan sesuai revisi terakhir.
6.
RINCIAN PROSEDUR
6.1
Penerbitan Dokumen
¨
Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan di Perusahaan, terlebih dahulu ditetapkan sistem
pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap dokumen.
¨
Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka akan menerbitkan sebuah dokumen sistem
mutu yang berlaku di Perusahaan. guna menyetujui kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan untuk
penerbitannya.
¨
Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan pengesahan sebagai berikut :
Dokumen
Dibuat oleh :
Manual Mutu
Sekretariat ISO
Diperiksa Oleh :
Disetujui oleh :
Management
Direktur
Representative
Prosedur Mutu
Management
Sekretariat ISO
Representative
Direktur
(Wajib)
Prosedur Mutu
Management
Manager Dept.
Direktur
Representative
(Departemen)
Management
Intruksi Kerja
KABAG
Manajer
Representative
·
Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja yang terlampir atau yang mengatur
penggunaannya.
·
Penulisan dokumen tidak harus menggunakan bentuk format tertentu, selama Wakil Manajemen
menyetujuinya.
6.2
Sistem Identifikasi Dokumen
·
Lihat lampiran Sistem Identifikasi Dokumen
6.3
Dokumen terkendali dan Dokumen tidak terkendali :
·
Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol atau
terkendali dan ditandai denganDokumen terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam
perusahaan.
·
Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali,
ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan tidak
harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.
·
Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen terkontrol, tidak perlu diberi tanda Dokumen terkendali dan
disimpan oleh penanggung jawab pengendalian dokumen.
·
Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan dari dokumen asli yang boleh dilakukan atas persetujuan
penanggungjawab pengendalian dokumen.
6.4
Pengendalian Distribusi
·
Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian Dokumen menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen
yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang
bersangkutan.
·
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh Pusat Pengendalian Dokumen.
·
Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk dan
Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.
·
Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar
Induk dan Distribusi Dokumen.
6.5
·
Revisi dan Penarikan Dokumen
Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen.
Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.
·
Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal revisi
dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.
·
Dokumen yang direvisi dicatat, judul dokumen, alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar
Catatan Perubahan Dokumen.
·
Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang berlaku
/ terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.
·
Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih ingin
disimpan.
·
Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak digunakan
dengan stempel KADALUARSA dikendalikan dengan cara ;
·
Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen yang sudah tidak digunakan.
·
Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.
·
Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan dan kerusakan.
·
Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai
acuan kerja.
·
Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi
maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.
6.6
Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik
·
Data yang berupa software atau dalam media elektronik, termasuk yang ada di dalam komputer atau
hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau cetakannya atau paling tidak dibuatkan back up dalam
bentuk disket yang diidentifikasi dan disimpan oleh masing–masing penanggung jawabnya.
·
Akses ke dalam data di komputer tidak selalu dibatasi untuk personil tertentu, kecuali akses ke dalam
disket back up. Disket back up dibuatkan daftarnya yang dicatat dalam Daftar Disket Back up.
6.7
Pengendalian Dokumen Eksternal
·
Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi bahan dan gambar didaftar oleh PusatPengendalian
Dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan dipastikan dokumen tersebut adalah terbitan terakhir atau
yang masih berlaku.
·
Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan bukti tersebut disimpan sebagai rekaman.
7. DOKUMEN TERKAIT
7.1
Manual Mutu
8. LAMPIRAN
8.1
FM-PDK-01
: Daftar Induk Dokumen Internal
8.2
FM-PDK-02
: Daftar Induk Dokumen Eksternal
8.3
FM-PDK-03
: Daftar Penerimaan Dokumen
8.4
FM-PDK-04
: Bukti Penarikan Dokumen
8.5
FM-PDK-05
: Usulan Perubahan Dokumen
8.6
FM-PDK-06
: Daftar Status revisi dan persetujuan
8.7
FM PDK-07
: Daftar Distribusi Dokumen terkendali
8.8
DO-PDK-01
: Dokumen Sistem Identifikasi Dokumen
8.9
DO-PDK-02
: Daftar Singkatan Departemen/Unit kerja
8.10 Contoh Cap Pengendalian Dokumen