Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Arsip Di PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC)

1

PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC) adalah anak perusahaan dari Krakatau Steel (KS), yang bergerak mengelola di bidang Perhotelan, Golf, Kolam renang serta gedung. Selain dari segi kecanggihan teknologi kualitas kemampuan (SDM) juga mempunyai peranan penting dalam peningkatan atau pengembangan sebuah perusahaan.

Perkembangan dunia teknologi pada dunia bisnis dan industri mengharuskan perusahaan besar maupun kecil, harus merekayasa kinerja manajemen dan teknologi menuju kearah yang semakin canggih dan modern, supaya memiliki daya saing yang bagus dan untuk mencapai kemajuan dan keuntungan yang sebesar-besarnya.

Komputerisasi yang digunakan di perusahaan adalah untuk keakuratan, ketepatan dan kecepatan dalam penyediaan data . komputerisasi dimana dilakukan mulai dari penyimpanan data sampai dengan penyediaan data.

Selama ini sistem Pengendalian Dokumentasi Arsip pada PT. Krakatau Industial Estate Cilegon masih dilakukan secara manual, yaitu dilakukan sistem pengarsipan yang disimpan pada bagian kearsipan, yang pencariannya terlebih dahulu menggunakan form yang di serahkan secara langsung sehingga penyediaan data atau dokumen memerlukan waktu

yang cukup lama dan menyulitkan pegawai arsip dalam pencarian data tersebut. Jika suatu saat diperlukan data-data atau dokumen-dokumen, terlebih dahulu harus mencari data dari tumpukan arsip yang sudah ada. Selain itu juga penyediaan data yang dihasilkan kurang akurat dan kurang tepat, karena dalam pencarian data tersebut bisa saja terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengambilan data yang dilakukan oleh pegawai, sehingga penyediaan data yang dihasilkan masih terdapat kesalahan.

Untuk mengatasi permasalah tersebut sangat perlu sekali menggunakan sistem pengendalian dokumentasi arsip yang berbasis komputerisasi. Tujuannya untuk memudahkan kita mencari dan menginput data atau dokumen arsip dan menciptakan pekerjaan yang efektif dan efisien serta menyediakan data yang sempurna dan dapat diterima. Untuk hal tersebut diatas maka perlu dicari solusi didalam mengatasi masalah yaitu dengan menggunakan alat bantu yang disebut komputer secara optimal sehingga dalam penyediaan data yang di inginkan bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.

Dari latar belakang tersebut di atas penulis membuat laporan KP dengan judul “ SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN DOKUMENTASI ARSIP DI PT. KRAKATAU INDUSTRIAL ESTATE CILEGON (KIEC)”

1.2Identifikasi dan Perumusan Masalah

Dalam proses pengendalian dokumentasi arsip di PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon masih manual, adapun masalah yang sering terjadi adalah:

1. Dalam proses pencarian data atau dokumen membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga sering mengalami keterlambatan.

2. Penyimpanan data masih menggunakan file-file berupa lembaran-lembaran kertas dalam map.

3. Aplikasi komputer masih menggunakan Microsoft Office (Ms. Word dan Ms. Exel) sehingga sering terjadi kerangkapan data.

4. Pencariaan data sering terjadi keterlambatan karena penyimpanannya belum tertata dengan baik.

1.2.1 Perumusan Masalah

Dalam penulisan Laporan Keja Praktek (KP) ini banyak permasalahan yang terjadi di PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC) khususnya dalam pengendalian dokumentasi arsip, maka penulis merumuskan masalah antara lain :

1. Bagaimana agar pencarian data dokumentasi arsip dapat lebih cepat ?

2. Bagaimana agar penyimpanan data dokumentasi arsip dapat lebih efektif dan efisien ?

4. Bagaimana agar pencarian data menjadi lebih cepat dan tidak terjadi kesalahan-kesalahan dalam penyediaan data ?

1.3 Maksud dan Tujuan 1. Kegunaan Teoritis

Hasil dari penelitian adalah berupa Informasi tentang sistem pengendalian dokumentasi arsip di PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon ( KIEC). Dan di harapkan dapat berguna bagi semua pihak, antara lain :

2. Bagi Penulis

Untuk dapat memahami dan mengetahui sistem pengendalian dokumentasi arsip yang ada di sebuah perusahaan, bagaimana prosesnya berlangsung.

3. Bagi Instansi

Berguna bagi pihak intern Instansi yaitu dapat dijadikan masukan, pertimbangan, dan menambah kepustakaan yang diperlukan guna tercapainya perkembangan dan kemajuan Instansi tersebut.

4. Bagi Pihak-pihak lain

Berguna bagi pihak-pihak lain yang membutuhkan untuk dijadikan bahan referensi sehingga tugas-tugas atau permasalahan yang ada dapat terselesaikan.

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan utama dari penelitian ini antara lain sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui system yang sedang berjalan saat ini terutama

dalam pengelolahan domkumentasi arsip pada PT. Krakatau Indsustrial Estate Cilegon (KIEC)

2. Dapat dijadikan refesensi bagi pihak yang memerlukan, serta dapat dijadikan sumber informasi bagi pimpinan perusahaan dalam rangka mengembangkan dan menyempurnakan program budget diperusahaan

3. Menambah wawasan pengetahuan serta dapat menerapkannya dalam praktek secara nyata. Selain itu, penelitian ini digunakan pula untuk mengolah arsip yang diperlukan guna menganalisa sistem dalam rangka penyusunan Tugas Akhir.

1.4 Metodologi Perancangan Sistem informasi

Metode penelitian merupakan suatu cara atau jalan untuk memperoleh kembali pemecahan terhadap segala permasalahan. Tujuan umum penelitian adalah untuk memecahkan masalah, maka langkah-langkah yang akan ditempuh harus relevan dengan masalah yang dirumuskan.

Adapun Metode-metode penelitian yang digunakan penulis diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Studi Kepustakaan

penulis akan mencari dokumen-dokumen, prosedur-prosedur dari literatur yang sangat berhubungan dengan proses yang berjalan 2. Observasi

Dimaksudkan dengan mengadakan penelitian dan pengamatan data apa saja yang diperlukan dan bagaimana data-data itu diproses 3. Wawancara

Penulis juga melakukan wawancara langsung kepada seluruh pegawai yang terlibat dalam proses kerja maupun bagian kearsipan.

1.5 Pembatasan Masalah

Terlalu banyaknya aktifitas yang dilakukan perusahaan setiap harinya sehingga penulis membatasi permasalahan yang akan diuraikan pada Laporan Laporan Kerja Praktek ini hanya mengenai sistem informasi pengendalian dokumentasi arsip di PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC). Jadi tidak membahas aktivitas atau kegiatan yang lainnya, hanya sebatas pengendalian dokumentasi arsip pada perusahaan setiap harin

Penulisan Laporan Kerja Praktek ini sebagai masukan ilmu pengetahuan tentang cara penulisan terutama yang berhubungan dengan disiplin ilmu sistem informasi.

1.6 Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian

Tempat yang di jadikan Kerja Praktek (KP) adalah PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC). Jl. KH. Yasin Beji No. 06 Cilegon

2. Waktu Penelitian

Kegiatan Kerja Praktek (KP) ini secara informal dimulai tanggal 21 Juli s/d 20 Agustus Tahun 2009

1.7 Sistematika Penulisan

Penyusunan tugas Akhir ini di bagi atas lima Bab yang masing-masing bab dibagi lagi atasbeberapa sub-sub. Secara garis besarnya dapat di uraikan sebagai berikut:

Bab I : PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraian tentang latar belakantg masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah, kegunaan atau manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

Bab II : DESKRIPSI TEORITIK DAN KERANKA BERPIKIR Bab ini berisi tentang literature kerangka pemikiran yang merupakan hasil dari tinjauan pustaka.

Bab ini merupakan system yang sedang berjalan. Adapun yan menyagkut didalamnya yaitu: Tinjauan organisasi, metodologi perancangan sistenm informasi, analisa batasan system, analisa kebutuhan, analisa keluaran, analisa masukan, analisa proses dan pemodelan.

Bab IV :RANCANGAN IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini berisi uraian tentang rancangan usulan dan rancangan basis data, spesifikasi data, penelusuran akses, uji coba dan hasil dan implementasi system.

Bab V : PENUTUP

Pada bab ini penulis akan membuat kesismpulan dan saran yang mungkin dapat dijadikan bahan masukan bagi PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC).

9

2.1Deskripsi Teoritik

2.1.1 Konsep Dasar Dokumentasi Dan Arsip 2.1.1.1 Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi merupakan suatu bagian dari kegiatan atau peristiwa yang harus dibuat oleh suatu organisasi atau lembaga pemerintah Dokumentasi juga merupakan suatu kumpulan dari catatan hasil kerja baik berupa gambar, tulisan, angka, maupun data.

Penul0is lain pada suatu situs di Internet dalam

Dokumentasi adalah sesuatu yang tertulis , tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Adapun definisi dokumentasi adalah pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan. Sedangkan dalam pengelolaan kegiatan dokumentasi Lesson Study didefinisikan sebagai suatu bahan untuk refleksi kegiatan pembelajaran yang berfungsi sebagai alat evaluasi atau Refleksi dari perencanaan sampai implementasi suatu model

pembelajaran; informasi Model Pembelajaran; Stategi

Pembelajaran yang diterapkan; dan terekam dalam proses dokumentasi.

Ditinjau dari jenis-jenisnya dokumentasi pembelajaran ada beberapa macam

1. Dokumentasi Visual, dapat berupa hasil pemotretan

event-event penting baik dengan kamera konvensional maupun digital. Hasilnya berupa gambar-gambar urutan kejadian selama kegiatan berlangsung

2. Dokumentasi Audio, jenis ini menekankan pada rekaman suara

di dalam ruangan selama kegiatan berlangsung. Rekaman ini sangat penting untuk mengkaji kualitas verbal dan isi instruksi-instruksi yang disampaikan pada saat kegiatan berlangsung.

3. Video, jenis dokumentasi ini sangat menguntungkan apabila

digunakan di dalam ruangan. Kedua aspek, yakni visual dan audio akan terekam dalam sekuens yang lebih lengkap dan jelas

http://mohiqbal.staff.gunadarma.ac.id/2008/05/23/Standard_Doku mentasi.

Dokumentasi adalah suatu proses bisnis (dalam hal ini bisnis bukan hanya perdagangan saja, melainkan suatu proses pada pelaksanaan manajemen) penting untuk implementasi suatu program atau sistem. kecepatan yang harus digunakan pada saat implementasi. Pemendekan siklus pengembangan untuk suatu proyek pada bagian sistem informasi guna menaikkan kualitas.

http://mohiqbal.staff.gunadarma.ac.id/2008/05/23/Standard_Doku mentasi.

Dokumentasi adalah suatu hal yang pertama-tama harus ditentukan dan diselesaikan oleh suatu instansi.seperti laporan status, dan jadwal juga penting. baik teknis maupun bisnis, yang disimpan dalam perpustakaan yang dapat diakses untuk referensi mendatang.

2.1.1.2. Pengertian Arsip

Informasi merupakan hal yang penting didalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Informasi dapat didefinisikan sebagai arsip yang menjadi salah satu bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.

Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua yaitu :

a. kegunaan bagi instansi pencipta arsip

b. kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.

Macam-macam arsip dapat dilihat dari beberapa segi yaitu :

1. Segi Bentuk Fisik

a. Berbentuk lembaran misalnya: Surat, Akte, Sertifikat,

b. Tidak Berbentuk Lembaran misalnya: Disket, Video, kaset, film, hardisk dll.

2. Segi Masalah

a. Financial Record adalah Arsip-arsip Yang berisi catatan

masalah keuangan, Misal : kwitansi, Cek, Giro, Kartu Kreadit, Laporan Keuangan dll.

b. Infentary Record Adalah arsip–arsip yang berisi catatan

barang milik kantor (infentary), misal : jumlah barang, merek ukuran dan harga barang, lokasi barang.

c. Personal Record Adalah Arsip-arsip yang berisi catatan

masalah kepegawaian misalnya : Absensi pegawai, kartu pegawai, jumlah pegawai dll.

d. Sales Record Adalah Arsip-arsip yang berisi catatan

penjualan misalnya : Harga pokok, harga jual, daerah pemasaran, hasil penjualan dll.

e. Production Record Adalah Arsip–arsip yang beisi catatan

masalah produksi, misalnya : jenis bahan baku yang digunakan, Jenis alat atau mesin yang dipakai proses pengolahan, laporan produksi, dll.

3. Segi Pemilik

a. Lembaga Pemerintah

1. Arsip nasionsl RI sebagai inti organisasi dalam lembaga kearsipan nasional selanjutnya disebut arsip nasional pusat.

2. Arsip nasional tiap-tiap ibu kota Dati I selanjutnya

disebut arsip nasional daerah

b. Instasi Pemerintah/swasta

1. Arsip Primer, Arsip asli bukan tidasan, karbon kopi atau salinan

2. Arsip Sekunder, Arsip yang berupa tidasan karbon kopi

atau salinan

4. Segi Sifat

a. Arsip biasa ialah arsip yang semula mempunyai ke gunaan

penting menjadi tidak berguna saat arsip yang diinformasikan berlalu misalnya Surat tagihan lewat waktu

b. Arsip Penting (esensil) adalah arsip yang ada hubungannya

dengan masa lalu dan masa yang akan datang. Arsip jenis ini arsip yang disimpan cukup lama misalnya: surat kontrak, sewa gedung harus disimpan minimal 10-30 tahun.

c. Arsip tidak penting adalah arsip yang nilai kegunaannya bersifat sementara hanya kadang-kadang saja diperluka. Apabila hilang arsip jenis ini mudah diganti. Misalnya surat dinas, surat undagan

d. Arsip sangat penting (vital) adalah arsip yang dapat dijadikan

alat pengingat selama-lamanya bernilai sejrah atau ilmiah. Arsip jenis ini tidak terbatas keguanaannya (abadi). Misalnya naskah proklamasi, sumpah pemuda, supersemar dll.

e. Arsip rahasia adalah arsip yang isinya hanya boleh diketahui

oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi misalnya: arsip strategi pemasaran, arsip penilaian pegawai.

Dari keterangan diatas dapat kita simpulkan bahwa fungsi

arsip dapa dirumuskan sebagai berikut:

1. sebagai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau

organisasi

2. sebagai sumber informasi

3. sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang

akan datang

4. dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu

5. arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan

mengembangkan ilmu pengetahuan

Menurut undang-undang pasal 1 (1971 : 07) mendefinisikan Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

Sedangkan menurut Adolf Brennek, 1953, Arshivkunde. Jerman. Arsip didefinisikan sebagai kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal ditempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.

Eugenio Casanova, 1867, Archivistica: Italia. mendefinisikan Arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiataannya oleh suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.

Mgs. Afriyan Firdaus, S.Si, M.IT Mendefinisikan Arsip adalah segala sesuatu yang tertulis, bergambar dan terekam yang berisikan penjelasan mengenai suatu hal atau informasi dari suatu peristiwa yang digunakan untuk membantu ingatan dan/atau dapat dijadikan pedoman.

Berpatokan pada fungsi arsip, maka untuk dapat digunakan atau dibaca kembali sebuah arsip harus dikelola sedemikian rupa sehingga nantinya dapat memberikan kemudahan saat akan digunakan kembali.

2.1.2. Konsep Dasar Analisa Sistem Informasi

2.2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Contoh:

- Sistem Komputer terdiri dari : Software, hardware, Brainware.

- Sistem Akuntansi

Beberapa ahli mendefinisikan sistem, diantaranya :

Anatol Raporot (2000 : 45) Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

Ludwig Von Bartalanfy (2001 : 76)) Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Pohan, Husni Iskandar. (2001 : 69) Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau secara fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan sistem:

a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan Sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi

antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan Luar Sistem (Environments) dari sustu sistem adalah

apapun yang berada diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi dari sistem sehingga harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang

merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung

antara satu sub sistem. Dengan sub sistem lainnya. melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya yang mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan Sistem (Input) merupakan energi yang dimasukan kedalam

sistem . masukan perawatan (maintance) dan masukan signal (signal input). Maintance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

f. Keluaran (Output)

Keluaran (Output) adalah dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem, yang lainnya atau kepada supra sistem. Akhir dari keluaran sistem berupa: informasi dan laporan.

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran, produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lainnya menjadi keluaran berupa barang jadi.

h. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka opersi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan sistem.

Sistem dapat dikelasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantarannya adalah sebagai berikut:

a. Sistem Abstrak (Abstract System)

Sistem Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa

pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik (Phisic System) adalah sistem yang ada secara fisik.

b. Sistem Alamiah (Natural System)

Sistem Alamiah (Natural System) adalah sistem yang terjadi

melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia. Sedangkan sistem

buatan manusia (Human Made System) adalah sistem yang

dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.

Sistem Tertentu (Determinan System) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah bisa diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem Tertutup (Closed System) adalah sistem yang tidak

berhubungan dengan lingkungan luarnya, sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya, sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.

2.2.1.2Konsep Dasar Informasi

a. Definisi Informasi

Informasi merupakan hal yang penting didalam suatu organisasi. Informasi dapat didefinisikan sebagai arsip yang diolah dengan baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi sehingga lebih lancar dan berarti bagi penerimanya.

Dalam sistem informasi, arsip sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti

eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman pengendalian arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Berguna untuk dapat mengurangi ketidak pastian, kesalahan dan akan mempunyai nilai bila manfaatnya lebih efektif serta dapat mengubah keputusan.

b. Kualitas Informasi

Kualitas dalam sustu informasi (qualiy of informatioan)

tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (time lines) dean relevan (relevance).

1) Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahn dan tidak bias atau menyesatkan, harus jelas maksudnya karena dari

sumber informasi gangguan (noise) yang dapat merubah

atau merusak informasi tersebut.

2) Tepat Waktu (Time Lines)

Informasi yang datang pada penerima informasi tidak boleh terlambat, jika terlambat maka informasi yang disampaikan tersebut sudah tidak ada nilainya lagi karena sudah dianggap usang. Seperti didalam pengambilan keputusan informasi merupakan landasan utama jika terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.

Informasi yang disampaikan harus mempunyai manfaat untuk orang yang menerima atau pemakai informasi tersebut, dan relevan artinya informasi yang disampaikan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya.

c. Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dapat dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya, akan tetapi perlu diketahui terlebih dahulu informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi yang umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.

2.2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Dasar-dasar konsepsional ini diturunkan langsung dari keadaan dan masalah kebijakan pokok maupun pengertian dasar dan azaz-azaz yang telah dikemukakan diatas.

a. Informasi Sebagai Sumber Daya

Sumber daya yang saat ini dikenal dalam organisasi dan unit kerja terdiri atas ketenaga kerjaan (man), keuangan (money)

dan sarana atau prasarana (material). Tenaga sumber daya dalam

organisasi modern telah telah ditambah dengan informasi

(informasi). Tambahan ini merupakan sesuatu yang logis karena aktivitas manajerial yang sebelumnya hanya didasarkan pada

perkiraan atau instuisi telah ditingkatkan menjadi aktivitas manajerial yang didasarkan pada deduktif analitis. Ini berarti bahwa hasil dari aktivitas manajerial tersebut akan lebih rasional.

b. Model Sistem Informasi Manajemen

Pengembangan sistem ini untuk menunjang kegiatan manajerial perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan, dan pengambilan keputusan, serta statistic tahunan. Khususnya untuk menunjang aktivitas manajerial tingkat bawah, kemudian porsi informasi sedang diberikan untuk kegiatan manajerial tingkat menengah. Sedangkan porsi informasi untuk kegiatan manajerial tingkat atas akan mendapat porsi informasi yang terkecil.

Secara teoritis, tujuan ini merupakan kondisi awal untuk

menuju suatu Decision Support System (DSB) yang secara

khususnya hanya diperuntukan bagi kegiatan manajerial tingkat atas, dimana porsi informasi yang lebih cenderung bersifat eksternal dan lebih dari itu juga bersifat insidentil. Hal ini tentunya didukung oleh kemampuan interaksi yang cepat terhadap pelacakan masalah.

Tetapi arah ini sudah lebih tinggi dibandingkan dengan suatu sistem Electronic data Processing (EDP) yang kegiatan utamanya hanya berkisar dalam produksi informasi.

Sistem informasi manajemen untuk organisasi yang besar secara mutlak memerlukan pengelolaan khusus. Pengelolaan ini harus dibebankan kepada suatu unit kerja yang sudah ada, yaitu dalam bentuk fungsi. Hal ini dimaksudkan semua keperluan informasi dalam rangka perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan dan pengambilan keputusan dapat terlayani secara efektif dan efisien atas dasar keterpaduan informasi.

Ditinjau dari lingkup tugas dan fungsinya unit organisasi pada dasarnya dapat digolongkan menjadi dua jenis : unit pelaksana dan unit penunjang. Unit pelaksana adalah unit yang tugas dan fungsinya melakukan kegiatan untuk merealisasikan semua sasaran program yang telah ditetapkan. Sedangkan unit penunjang melakukan pelayanan kepada unit pelaksana agar tugas dan fungsinya dapat dijalankan dengan baik dan benar. Pelayanan yang diberikan oleh unit penunjang adalah pelayanan administrasi dan pelayanan teknis. Pelayanan teknis meliputi kepegawaian, keuangan dan sarana atau prasaranan. Sedangkan pelayanan teknis metodologi prosedur pelaksanaan kegiatan termasuk pelayanan informasi. Unit penunjang inilah yang harus menentukan sasaran program dan strategi pelaksanaannya. Penentuan sasaran ini tentunya harus dilakukan bersama-sama dengan unit pelaksana. Dari uraian ini jelas bahwa fungsi

pengelolaan sistem informasi manajemen harus dibebankan kepada unit penunjang.

Sehubungan dengan itu, maka organisasi pengelolaan sistem fungsional tugas-tugas yang berkenaan dengan pengembangan, pemeliharaan dan pengoperasiannya.

2.2.1.4Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut:

“Penguraian dari suatu sistem informasiyang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”.

(Jogiyanto 2004:64)

Tahapan analis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahapan analis merupakan tahapan-tahapan yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahapan ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahapan selanjutnya.

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1) Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2) Understand, memahami kerja dari sistem yang ada.

3) Analiyze, yaitu menganalisa sistem.

4) Report, yaitu mempbuat laporan hasil analisa.

Di analisa sistem, ruang lingkup tugasnya lebih terperinci (detail), untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas dilakukan analisa sistem agar memudahkan untuk melakukan tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk masing-masing langkah analisa sistem ini, maka tujuan dari analisa sistem adalah:

1) Memahami kerja dari sistem yang ada

2) Menentukan kelemahan-kelemahan sistem yang lama, selanjutnya

diusulkan perbaikannya

3) Mengidentifikasi masalah-masalah kebutuhan pemakai atau user

dengan mempelajari bentuk formulir, laporan-laporan yang telah dihasilkan oleh sistem yang sedang berjalan,

4) Mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pemakai (user),

jika pada sistem yang lama belum dapat dihasilkan

5) Untuk mengetahui gambaran dengan jelas apa yang akan dikerjakan

pada tahap perancangan dengan alternative pemecahan masalah yang paling tepat.

2.2.1.5.Pengertian Analisa Terstruktur

Analisa tersetruktur merupakan sauatu analisa yang

menggunakan pendekatan secara bertahap, dan menghasilkan sustu spesifikasi sistem yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang lama. Analisa terstruktur menggunakan cara komunikasi cara yang ringkas dan jelas, berdasarkan konsep yang tersusun sebagai berikut:

1) Pengorganisasian sistem secara berjenjang dengan

menggunakan pendekatan dari Top Down.

2) Penyederhanaan proses dengan pembagian dan pemecahan

masalah berbentuk paling sederhana

3) Penggunaan alat komunikasi dan dokumentasi secara grafis

dalam bentuk gambar dan diagram

Alat yang digunakan pada proses analisa terstruktur sebagai berikut:

a. Diagram Alir Data (DAD)

Data flow diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering juga disebut dengan nama Bubble Chart atau diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi. DFD ini adalah salah satu pembuatan model yang sering digunakan, khususnya

bila fungsi-fungsi system merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga keluaran.

Untuk memudahkan pembacaan DFD, maka

penggambaran DFD disusun berdasarkan tingkatan atau level dari atas ke bawah, yaitu:

1) Diagram Konteks (Level 0)

Merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam suatu proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan antar terminator dan data store.

2) Diagram Zero (Level 1)

Merupakan diagram yang berada diantara Diagram konteks dan Diagram Detail serta menggambarkan proses utama DFD. Hal yang digambarkan dalam Diagram Zero adalah proses utama dari sistem serta hubungan Entity, proses, alur data dan data store.

3) Diagram Detail (Primitif)

Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam Diagram Zero. Diagram yang paling rendah dan tidak dapat

diuraikan lagi. Data Flow Diagram (DFD) memiliki empat komponen, yaitu:

a) Terminator atau External entity

Terminator mewakili entitas yang berkomunikasi dengan

sistem yang sedang dikembangkan. Terminator

merupakan kesatuan dilingkungan sistem. Yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnyayang berada dilingkungan luar sistem yang akan memberikan input maupun output dari sistem. Biasanya terminator ini di kenal dengan nama entitas (external), sumber atau tujuan (source and sink). Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.

Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator:

(1) Terminator merupakan bagian atau lingkungn luar

sistem. Alur data yang menghubungkan terminator

dengan berbagai proses sistem menunjukan

hubungan sistem dengan dunia luar.

(2) Professional sistem tidak dapat mengubah isi atau cara kerja, organisasi atau prosedur yang berkaitan dengan Terminator.

(3) Hubungan yang ada antara terminator yang satu dengan yang lain tidak dapat digambarkan pada DFD.

b) Proses

Proses sring dikenal dengan nama Bubble, fungsi atau informasi. Komponen proses menggambarkan bagian sistem. Yang mentransformasikan input ke output, atasu

dapat dikatakan bahwa koponen proses

menggambarkan transformasi satu input atau lebih menjadi output. Dilambangkan dengan lingkaran atau empat persegi panjag tegak dengan sudut tumput. Proses diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau akan dilaksanakan, dengan ketentuan:

(1) Identifikasi Proses

Umumnya breupa angka yang menunjukan nomor dari proses dan ditulis pada bagian atas symbol proses.

(2) Nama Proses

Menunjukan apa yang dikerjakan proses tersebut. Nama proses harus jelas dan lengkap menggambar bagian prosesnya. Nama proses diletakan dibawah Identitas Proses

(3) Penyimpanan Data (Data Store)

Data store digunakan sebagai sarana untuk mengumpulkan data. Data Store disimbolkan dengan dua garis horizontal yang pararel dimana tertutup pada salah satu ujungnya atau dua garis horizontal. Suatu nama perlu diberikan pada data sore menunjukan nama filenya.

Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan seperti: file atau database

yang berkaitan dengan penyimpanan secara

komputerisasi, contohnya: file pita magnetic, file disket dan file disk. Data sore juga berkaitan dengan penyimpanan data.

Apabila dalam DFD data store kita

gambarkan lebih satu atau terdapat duplikasinya maka data sore tersebut dapat kita identifikasi dengan tanda garis vertical ( l ) atau tanda asterisk (*).

Suatu data sore dihubungkan dengan alur data

hanya pada komponen proses, tidak dengan komponen DFD lainnya. Alut data yang menghubungkan data store dengan suatu peroses mempunyai pengertian sebagai berikut:

(1) Alur data dari store yang berarti sebagai pembacaan atau pengaksesan data untuk suatu proses.

(2) Alur data ke proses berarti pengupdetan data seperti menambah data, menghapus ataupun mengubah. c) Alur Data (Data Flow)

Suatu data flow atau alur data dapat

dipresentasikan dengan anak panah yang menunjukan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data dini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau satu paket data atau informasi dari suatu bagian sistem ke bagian lainnya. Alur data pada simbolnya dengan panah. Selain menunjukan arah, alur data pada model yang dibuat oleh profesiaonal system dapat mempresentasikan bit, karakter, pesan, formulir, bilangan real dan macam-macam informasi-informasi yang berkaitan dengan komputer.

Ada beberapa konsep yang harus diperhatikan

dalam menggambarkan alur data, yaitu:

(1) Konsep Paket data (Packet of Data)

Bila dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber data yang sama ke tujuan yang sama dan mempunyai harus dianggap sebagai satu alur data itu mengalir bersama-sama sebagai satu paket.

(2) Konsep alur data menyebar (Diverging Data Flow)

Alur data menyebar menujukan sejumlah tembusan paket data yang berasal dari sumber yang sama menuju tujuan tang berbeda, atau paket data yang kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ketujuan yang berbeda atau alur data ini membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yang akan dikirim ke tujuan yang berbeda.

(3) Konsep alur data mengumpul

Beberapa alur data yang berbeda sumbernya bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama

Syarat-syarat pembuatan DFD adalah:

- Pemberian nama untuk setiap komponen DFD

- Pemberian nomor pada proses DFD

- Penggambaran DFD yang seindah mungkin

- Penghindaran pembentukan DFD yang rumit

- Memastikan DFD yang dibentuk itu konsisten

secara logika

b. Kamus Data

Kamus data merupakan sebuah daftar terorganisasi dan komposisi setiap elemen data, aliran data dan penyimpanan data yang digunakan dalam sebuah diagram aliran data dan penyimpanan data. Ada satu masukan didalam kamus dan

untuk setiap aliran data yang unik, penyimpanan (elemen) yang didefinisikan didalam kamus data yaitu:

1) Aliran Data

2) Penyimpanan Data

3) Proses

4) Elemen daa (primitive dan aliran data)

2.2.1.6.Pengertian Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan setelah tahap analis,

untuk mendapatkan gambar yang jelas apa yang harus dikerjakan, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.

Menurut John Burt dan Gary grudnitski (2004:461)

mendefinisikan “Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa sistem yang terpisah dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”

Desain/perancangan sistem dapat diartikan:

a. Tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi

d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk berupa

dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi

e. Konfigurasi komponen software dan hardware sistem

Tujuan tahap perencanaan sistem:

a. Memenuhi kebutuhan pemakai sistem

b. Meberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang

lengkap kepada programmer dalam dan ahli-ahli tehnik yang terlibat.

Sasaran yang harus dicapai dalam perancangan sistem:

a. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan

digunakan, data harus mudah ditangkap, informasi mudah di hasilkan, mudah dipahami

b. Desain sistem harus mendukung tujuan utama perusahaan

c. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk mendukung

pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan keputusan.

d. Desain sistem harus memberikan komponen sistem informasi

secara rinci, meliputi data informasi, media penyimpanan, prosedur yang digunakan, sumber daya manusia yang

dibutuhkan, perangkat keras, perangkat lunak dan

pengendaliannya.

Basis data (Database) adalah suatu sistem penyusunan dan pengolahan record-record dengan menggunakan komputer, dengan tujuan untuk menyimpan, merekam dan memelihara data hasil operasional lengkap pada sebuah organisasi, sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal diperlukan pemakai untuk kepentingan proses pengambilan suatu keputusan.

a. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan (network) yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Tujuan utama dari penggambaran ERD adalah untuk menunjukan struktur objek data (entity) dan hubungan (relationship) yang ada pada objek tersebut. ERD berguna bagi professional sistem, karena ERD memperlihatkan hubungan antara data store pada DFD.

1) Komponen Relationship Diagram

Komponan utama ERD terdiri dari: a) Entitas atau objek data (entity)

Adalah sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata dengan keberadaan yang bebas baik secara fisik maupun secara abstrak (konsep), mempunyai karakteristik tertentu, dimana informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. Tipe entitas adalah sekumpulan entitas yang menggunakan sifat dan karakteristik yang sama,

sedangkan instance entitas adalah satu kejadian tunggal dari tipe entitas.simbol yang digunakan adalahempat persegi panjang serta pemberian nama biasanya dengan menggunakan kata benda.

b) Relasi ( relationship)

Adalah hubungan yang terjadi antara instance dari satu atau lebih tipe entitas. Relationship tidak mempunyai keberadaan fisik kecuali yang mewarisi dari hubungan entitas tersebut. Relationship set adalah kumpulan relationship yang sejenis. Symbol yang diggunakan adalh bentuk wajik dan pemberian nama biasanya dengan menggunakan kata kerja.

c) Atribut

Adalah sifat dan karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas tersebut nilai atribut (attribute value) adalah suatu data akatual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut didalam suatu entitas atau relationship. Terdapat dua jenis atribut, yaitu indentifer (key) yang digunakan untuk menentukan suatu entitas secara unik, dan dewscriptor (non key attribute) yang digunakan untuk menspesifikasikan karakteristik dari suatu entitas yang tidak unik.

Cardinality adalah tingkat hubungan yang terlihat dari segi kejadian atau banyak tidaknya hubungan antara entitas pada E-R Diagram.

Terdapat tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada yaitu:

(1) One to One (1:1)

tingkat hubungan yang dinyatakan satu pada satu kejadian entitas yang pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

(2) One to Many (1:M)

tingkat hubungan satu dan banyak adalah sama dengan banyak pada satu tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada

enmtitas yang pertama dapat mempunyai

banyakhubungan kejadian pada entitas kedua, sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.

b. Normalisasi

Adalah proses yang berkaitan dengan model data relationship untuk mengorganisasi himpunan data dengan ketergantungan dan keterkaitan yang tinggi atau erat. Hasil dari

proses normalisasi adalah himpunan-himpunan data dalam bentuk normal (normal form). Ada beberapa bentuk normal, yaitu:

4) Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

5) Bentuk normal I (Firt Normal Form / I-NF)

6) Bentuk normal II (Second Normal Form / 2-NF)

7) Bentuk normal III (Third Normal Form / 3-NF)

8) Bentuk Normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form /

BCNF)

Kegunaan normalisasi untuk meminimasi pengulangan informasi dan memudahkan identifikasi entity/objek.

1) Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

Pada bentuk ini merupakan kumpulan data yang direkam, tidak keharusan untuk mengikuti suatu format tertentu, pada tahapan ini dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. Contohnya:

2) Bentuk Normal ke satu (First Normal Form)

Suatu relasi memenuhi 1-NF jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggal dalam satu baris atau record.

Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika:

a) Memenuhi 1-NF

b) Setiap atribut yang bukan kunci utama tergantung secara

fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagai atribut.

Jika suatu relasi memenuhi 1-NF dan relasi tersebut memiliki tepat satu atribut yang membentuk kunci utama, maka relasi tersebut memenuhi 2-NF. Rasionalisasi 2-NF:

a) Memiliki semantic yang lebih eksplisit dari 1-NF

b) Mencegah beberapa kondisi anomaly dalam update data

4) Bentuk Normal ke tiga (Third Normal Form)

Suatu relasi memenuhi bentuk III (3-NF) jika dan hanya jika:

a) Relasi tersebut memenuhi 2-NF

b) Setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara

fungsional kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut.

Suatu relasi yang memenuhi 2-NF dan hanya memiliki saru atribut bukan kunci selalu memenuhi 3-NF.

5) Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Suatu relasi memenuhi BCNF jika dan hanya jika seriap determinan yang ada pada relasi tersebut adalah kunci kandidat (candidate keys).

Determinan adalah gugus atribut dimana satu atau lebih atribut yang lain tergantung secara fungsional.

2.2 Kerangka Berpikir

Melihat dari kelemahan system manual dalam proses kegiatan program pengendalian dokumentasi arsip pada PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC). Dibutuhkan suatu program terstruktur guna menunjang kegiatan operasional program pengendalian dokumentasi arsip melalui tahapan dalam proses perancangan program diantaranya system Request (permintaan), system planning (perencanaan), system software requiremen analysis (analisis), system software design (perancangan), programming language and coding (pengkodean), software testing (uji coba), pemeliharaan dan dokumentasi dapat digambarkian sebagai berikut:

Sistem Manual

Permasalahan:

a. Dalam proses pencarian dokumen arsip membutuhkan waktu yang cukup lama dan arsip penyimpanannya belum tertata dengan baik sehingga sering mengalami keterlambatan

b. Penyimpanan file arsip atau dokumen-dokumen masih menggunakan file-file berupa lembaran-lembaran kertas dalam map atau box

c. Pembuatan laporan masih menggunakan aplikasi komputer Microsoft Office (Ms. Word dan Ms. Exel) sehingga sering terjadi kerangkapan data.

Penyelesaian:

1. Dengan adanya suatu sistem pengendalian dokumentasi arsip akan lebih cepat 2. Dengan adanya suatu sistem pengendalian dokumentasi arsip maka proses

penyimpanan maka proses penyimpanan tidak menggunakan file-file berupa lembaran-lembaran kertas dalam map

3. Dengan adanya system pengendalian dokumentasi arsip prosedur pencarian arsip tidak akan mengalami keterlambatan.

Pemecahan Masalah:

Dibangun suatu rancangan program terstruktur yang memberikan solusi dari sistem manual tahapan pemecahan masalah sebagai berikut:

1. Sistem request (permintaan) 2. system Planning ( perencanaan)

3. Sustem Requirement Analysis (Analisis) 4. Sistem Software design (Perancangan)

5. Programming language and coding (pengkodean) 6. Software testing (Uji Coba)

7. Pemeliharaan 8. Dokumentasi

43

3.1 Tinjauan Organisasi

3.1.1. Sejarah Singkat PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon

PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon adalah anak perusahaan PT. Krakatau Steel sejak tanggal 12 juni 1982 melalui Akta Notaris Soedarno,SH di Jakarta pada awalnya berdiri PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon hanya bergerak dibidang kawasan industri dengan luas 550 ada berupa perguruan jasa sewa dan jual lahan industri untuk industri hilir produk baja PT. Krakatau Steel saja tetapi pada tahun 1995 memperoleh tanggung jawab dari PT. Krakatau Steel untuk mengelola lapangan Golf dan SOR , hotel dan perkantoran, dan pada bulan agustus 2000 mengelola secara penuh unit Otonom Krakatau Steel Building Mnagemen (KSBM). Saat ini PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon telah bergerak dibidang kawasan industri, kawasan komersial, serta kawasan hunian.

Visi PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon: 2009 : Penyediaan Baja Dunia dengan Biaya Kompetitif 2013 : Pemain Properti Terkemuka

Misi PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon:

Menyediakan produk industri, komersial, hunian dan infastruktur terkait yang memberikan solusi bagi investor, pelanggan dan pihak-pihak terkait lainnya.

PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon adalah salah satu anak perusahaan lainnya seperti:

a. PT. KWT ( Krakatau Wajatama ) b. PT. KDL ( Krakatau Daya Listrik )

c. PT. KEC (Krakatau Engineering Corporation) d. PT. KTI ( Krakatau Tirta Industri )

e. PT. KBS ( Krakatau Bandar Samudra ) f. PT. LATINUSA ( Pelat Timah Nusantara ) g. DLL.

Kegiatan PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon selaku perusahaan kawasan industri:

1) Membangun kawasan industri dengan mempersiapkan dan menyediakan lahan industri siap bangun yang telah dilengkapi dengan sarana dan prasarana penunjang.

2) Melaksanakan kegiatan perawatan atas prasarana, sarana serta fasilitas lainnya yang disediakan.

3) Memberikan bantuan dan mengurus permintaan perizinan bagi perusahaan industri yang ada didalam kawasan industri.

4) Mengarahkan pelaksanaan pembangunan didalam kawasan industri sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan.

3.2. Srtuktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Direktur Utama

Staf Ahli

Direktoral Operasi Dan Komersial

Kepala STI Direktorat SDM

& Keuangan

Subdit Komersial Kepala Unit Otonom WBBM Subdit Operasi

Divisi Pemasaran Divisi Perencanaan

& Pengembangan Bisnis

Divisi Pengolaan Properti Industri

Sub Direktorat Keuangan

Divisi Humas & Keamanan

Divisi Pembendaharaan

Divisi Umum Divisi Akuntansi

Divisi SDM Divisi Hukum & Administrasi

3.3. Tugas dan Wewenang

1) Direktur Utama

Mempunyai tugas dan wewenang mengelola dan merumuskan kebijakan perusahaan secra menyeluruh dan terintegrasi sesuai dengan kebijakan umum yang digariskan oleh Rapat Umum Pemegang serta menetapkan kebijakan dan sasaran Rencana Jangka Pnjang Perusahaan, Sasaran Jangka Menegah, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) untuk tercapainya misi dan sasaran perusahaan sehingga memperoleh laba dalam arti yang luas.

2) Staf Ahli

Mempunyai tugas dan wewenang mengkoordinasikan, menganalisa, dan merekomendasikan berbagai kebijakan mengenai administrasi kuangan, SDM, dan logistic agar diperoleh aktivitas operasional dan tujuan perusahaan yang terkendali dan berkembang.

3) Direktoral Operasi Dan Komersial

Mempunayi tugas dan wewenang merencanakan, dan merumuskan, mengendalikan dan mengembangkan kebijakan-kebijakan strategis perusahaan dalam bidang pengembangan bisnis, perencanaan strategi, pemgelolaan property industri, perencanaan, pengawasan dan perawatan pembangunan, pengelolaan hotel, pengelolaan sport center, pengelolaan

perkantoran dan pergudangan, pengelolaan unit otonom WBBM untuk mencapai Visi dan misi perusaahaan.

4) Direktorat Operasi dan Komersial

Mempunyai tugas dan wewenang merencanakan dan mengendalikan kegiatan penyusunan rencana jangka panjang dan jangka menegah perusahaan, pengembangan bisnis perusahaan, perencanaan tata ruang dan prasarana, pengelolaan property industri, perawatan kawasan dan pengawasan pembangunan seluruh unit bisnis perusahaan dalam mendukung sasaran jangka panjang dan jangka menegah perusahaan.

a) Subdit Operasi

Mempunyai tugas dan wewenag, merencanakan dan mengendalikankegiatan penyusunan rencana jangka panjang dan jangka menegah perusahaan, pengembangan bisnis perusahaan, perencanaan tata ruang dan prasarana, pengelolaan properti industri, perawatan kawasan dan pengawasan pembangunan seluruh unit bisnis perusahaan dalam mendukung sasaran jangka panjang dan jangka menegah perusahaan.

(1) Divisi Perencanaan Dan Pengembangan Bisnis

Mempunyai tugas dan wewenang mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatan perencanaan strategi

perusahaan dengan mempersiapkan Rencana Jangka Panjang (RJP)., Rencana Jangka Menengah (RJM) dan merumuskan protofolio bisnis, melakukan kaji ulang kelayakan investasi, kajian rencana pengembangan bisnis perusahaan dan rekomendasi-rekomendasi strategi.

(2) Divisi Pengolaan Properti Industri

Mempunyai tugas dan wewenang mengorganisasikan dan mengkoordinasukan kegiatan pengendalian ligkungan kawasan industri, pelayanan kepada investor, perawatan property industri dan pengawasan pembangunannya berguna meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan atau investor.

b) Subdit Komersial

merencanakan dan mengendalikan kegiatan pemasaran kawasan dan property, pengelolaan hotel, pengelolaan sport center, pengelolaan perkantoran dan pergudangan, serta keuangan hotel dan sport center sesuai dengan sasaran perusahaan.

(1) Divisi Pemasaran

Mempunyai tugas dan wewemang mengorganisasikan kegiatan-kegiatan pemasaran dan penjualan properi industri (lahan industri, SFB, pergudangan), riset dan

pengembangan pasar dan strategi untuk pemasaran industri

(2) Divisi Hotel

Mempunyai tugas dan wewenang mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatan penjualan jasa hotel, operasional hotel meliputi room, food, dan beverage, dan perawatannya untuk mencapai target sales yang telah diterapkan.

(3) Divisi Perkantoran dan Pergudangan

Mempunyai tugas dan wewenang mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatan penjualan dan pengelolaan jasa perkantoran, gudang SFB dan Depo secara efisien dan efektif.

(4) Kepala Unit Otonom WBBM

Mempunyai tugas dan wewenang, membamtu Kepala Direktorat Operasi dan Komersial dalam megelola dan mengembangkan unit usaha WBBM yang meliputi: pengelolaan personil, pengelolaan keuangan, pengoperasian serta pemeliharaan sarana dan prasarana gedung Wisma Baja sesuai dengan kebijakan perusahaan dengan memperhatikan efektifitas dan efesiensi biaya.

5) Direktorat SDM dan Keuangan

Mempunyai tugas dan wewenang merencanakan, merumuskan

dan menggambar kebijakan keuangan baik fungsi

perbendaharaan maupun akuntansi, SDM, hukum dan administrasi, humas dan keamanan, logistik agar tercipta kelancaran serta kondisi yang sehat sehingga mampu mendukung kegiatan operasional dan tujuan perusahaan.

a) Sub Direktorat Keuangan

Mempunyai tugas dan wewenang; Merencanakan,

menyelenggarakan dan menyediakan fungsi

perbendaharaan dan akuntansi serta perpajakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.

b) Divisi SDM

Mempunyai tugas dan wewenang; mengatur,

mengorganisasikan, mengkoordinasikan, dan

mengendalikan perencanaan, penyusunan, pengembangan, pengelolaan karir, evaluasi kinerja, kompensasi, dan hubungan sumber daya manusia sesuai dengan kebijakan perusahaan.

c) Divisi Keamanan

Mempunyai tugas dan wewenang; menyelenggarakan dan mengatur kegiatan pengamanan terhadap harta kekayaan

perusahaan maupun personil dengan mengkoordinir penjagaan, patroli, penyelidikan/perizinan agar terjamin keamanan dan ketertiban diseluruh kawasan, dan K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) sehingga terjamin ketenangan berusaha dan menumbuhkan kepercayaan konsumen dalam menggunakan produk perusahaan.

3.4. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Analisa system pengendalian dokumentasi arsip di Bagian SDM dan Umum pada PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC) terdiri dari subsistem-subsistem yang masing-masing menangani kegiatan atau aktivitas itu sendiri. Analisa system yang dijalankan dapat dikatakan sebagai system yang manual, karena meskipun menggunakan komputer dalam pengolahan arsip, tetapi belum digunakan secara optimal. Komputer yang ada hanya digunakan sebagai tempat penyimpanan data dan pembuatan laporan.

Dari sekian banyaknya bagian pada struktur organisasi pada PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC), penulis hanya akan membatasi pada bagian Divisi SDM dan Umum atau Perpustakaan terutama pada proses pengendalian dokumentasi arsip.

53

4.1.1. Analisa Kebutuhan

Analisa system pengendalian dokumentasi arsip SDM dan Umum atau perpustakaan pada PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC) khususnya pada bagian SDM dan Umum masih mempunyai kelemahan atau kekurangan. Oleh karena itu diperlukan suatu analisa system yang dapat mempermudah pekerjaan sehingga pengolahan data atau arsip dapat lebih baik dan cepat.

Sistem pengolahan arsip yang efisien akan memberikan informasi yang mampu mendukung kegiatan operasional maupun administrasi serta mampu menyediakan keperluan arsip data bagi manajemen untuk mengambil keputusan. Oleh karena itu penulis mengusulkan untuk membuat sistem secara komputerisasi dengan menggunakan sumber daya komputer yang sudah ada, sehingga dapat diperoleh tujuan yang di inginkan yaitu ketepatan waktu lebih terjamin, keakuratan arsip dan kinerja pegawai semakin menungkat.

4.1.2.Analisa Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari proses keluaran sistem yang sedang berjalan sebagai berikut:

1. Nama keluaran : Daftar Pertelaan Dokumen / Arsip yang akan dimusnahkan

Fungsi : Sebagai Rincian masalah, jumlah, dokumen /arsip yang akan dimusnahkan

Media : Kertas

Distribusi : Unit Kearsipan

Rangkap : 1 (satu)

Frekuensi : Setiap akan diadakan pemusnahan

Volume : -

Format : Lihat lampiran A-1

Keterangan :

Hasil Analisa : Memberikan Rincian masalah-masalah, jumlah, periode dokumen /arsip yang akan dimusnahkan 2. Nama keluaran : Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Arsip

Fungsi : Sebagai laporan pelaksanaan pemusnahan

dokumen/arsip

Media : Kertas

Distribusi : Unit Kearsipan

Rangkap : 1 (satu)

Frekuensi : Setiap pelaksanaan dokumen/arsip

Volume : -

Format : Lihat lampiran A-2

Keterangan :

Hasil Analisa : Memberikan laporan pelaksanaan pemusnahan 3. Nama keluaran : Laporan Pertelaan Dokumen/ Arsip

Fungsi : Sebagai hasil pelaksanaan pemusnahan dokumen/arsip

Media : Kertas

Distribusi : Unit Kearsipan

Rangkap : 1 (satu)

Frekuensi : setiap dokumen/ arsip inaktif baik yang akan disimpan maupun yang akan dimusnahkan

Volume : -

Format : Lihat lampiran A-3

Keterangan :

Hasil Analisa : Memberikan Daftar dan rincian

masalah-masalah seluruh dokumen/ arsip yang dimusnahkan

4.1.3. Analisa Masukan

Masukan yang digunakan untuk proses pada system yang sedang berjalan sebagai berikut:

1. Nama masukan : Daftar pertelaan Dokumentasi arsip

Sumber : Unit kearsipan

Fungsi : Sebagai laporan pelaksanaan pemusnahan

dokumen/arsip

Media : Kertas

Frekuenasi : Setiap dokumen/ arsip inaktif baik yang akan disimpan maupun yang akan dimusnahkan

Volume : -

Format : B-1

Keterangan : -

Hasil analisa : Memberikan Daftar dan rincian masalah-masalah seluruh dokumen/ arsip

2. Nama masukan : Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Arsip lembar 1 & 2

Sumber : Unit kearsipan

Fungsi : Sebagai dokumentasi/ arsip pimpinan

Media : Kertas

Rangkap : 1 (satu)

Frekuenasi : Setiap pelaksanaan pemusnahan dokumen/arsip

Volume : -

Format : B-2

Keterangan : -

4.1.4. Analisa Proses dan Pemodelan 4.1.4.1.Urutan Prosedur

1) Olah Pertelaan Dokumen arsip

Mengolah pertelaan dokumen arsip tetap berdasarkan rencana pengadaan pemusnahaan arsip kemudian disimpan pada dokumen arsip sebelum dimusnahkan.

2) Olah berita acara pertelaan arsip

Mengolah berita acara petelaan arsip berdasarkan daftar pertelaan dokumen/arsip yang akan dimusnahkan kemudian memberikan lembar berita acara1 kepada pimpinan untuk dokumentasi dan lembar 2 kepada unit kearsipan.

3) Olah daftar pertelaan arsip

Mengolah daftar pertelaan arsip dari bagian kearsipan kepada unit pengolah

4) Olah Laporan berita acara pertelaan arsip

Membuat laporan berita acara berdasarkan data atau pelakasanaan pemusnahan arsip kemudian di serahkan kepada Bagian SPI dan Hukum.

4.1.4.2.Sistem Berjalan

DAD (Diagram Arus Data)

- Dokumen pertelaan arsip - Berita acara pertelaan arsip lembar 1

- Daftar Pertelaan arsip yg akan - Berita acara pertelaan arsip dimusnahkan lembar 2

- Lap_Berita acara pemusnahan arsip

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan

UNIT KEARSIPAN

PIMPINAN

SISTEM PENGENDALIAN

DOKUMENTASI ARSIP

1.0 Olah Dokumen pertelaan arsip UNIT KEARSIPAN 2·0 Olah Berita acara pertelaan arsip 3·0 Olah Daftar pemusnahan arsip Pimpinan 40 Olah Lap_ Berita

acara pertelaan

arsip

UNIT SPI & HUKUM

- Dokumen pertelaan arsip

Pertelaan arsip

- Daftar pertelaan arsip yg akan dimusnahkan

- Berita acara pemusnahan arsip

D_Pimpinan

- Pemusnahaan arsip - Berita acara pemusnahan arsip

D_Pemusnahan

- Lap_Berita acara pertelaan arsip

Gambar 4.2 Diagram Overview Sistem Yang Sedang Berjalan

UNIT KEARSIPAN

1.2.P Cek BA_Pemus

nahaan Arsip 1.1.P Entry Dok

Pertelaan arsip - Dok_Pertelaan arsip

D_Dok_pertelaan arsip

Gambar 4.3

Diagram 1 Level 1

Sistem yang Sedang Berjalan

D_Pimpinan

D_Dok_pertelaan arsip

Pemusnahan arsip

Gambar 4.4 Diagram 2 Level 2 Sistem yang sedangh berjalan

2.1.P Cetak Arsip yg

akan dimusnahka

UNIT KEARSIPAN

2.2.P Cetak BA Pemusnahan

4.1.4.3. Spesifikasi Proses

1. Proses : 1.0P

Nama Proses : Olah Dokemen Pertelaan Arsip

Masukan : Dokumen Pertelaan Arsip

Keluaran : Data Pertelaan Arsip

Keterangan : Mengolah dokumen pertelaan Arsip

Ringkasan Proses : Unit Kearsipan Menyerahkan dokumen

Pertelaan Arsip sebagai awal dari pegolahan arsip

2. Proses : 2.0P

Nama Proses : Olah Berita Acara Pertelaan Arsip

Masukan : Daftar Pertelaan Arsip yang Akan

Dimusnahkan.

Keluaran : Berita Acara Pemusnahan Arsip

Keterangan : Mengolah Berita Acara pemusnahan

Arsip

Ringkasan Proses : Berita Acara diserahkan kepada

pimpinan untuk mendapatkan Pengesahan

3. Proses : 3.0P

Nama Proses : Olah Daftar Pemusnahan Arsip

Masukan : Berita Acara Pemusnahan arsip

Keterangan : Mengolah Daftar Pemusnahan Arsip

Ringkasan Proses : Daftar Pemusnahan Arsip Diserahkan Kepada Unit kearsipan.

4. Proses : 4.0P

Nama Proses : Olah Laporan Berita acara Pertelaan Arsip

Masukan : Data Pertelaan arsip

Keluaran : Laporan Berita acara Pertelaan Arsip

Keterangan : Mengolah Laporan Berita acara Pertelaan arsip

Ringkasan Proses : laporan-laporan tersebut diserahkan kepada Unit SPI & Hukum.

4.1.5. Analisa Data

Pada sistem yang berjalan data-data file-file dan dokumen yang digunakan mempunyai banyak kelemahan apabila digunakan secara langsung untuk sistem komputrisasi data yang berupa dokumen maupun file-file dari istem yang banyak sekali kekurangan tersebut yaitu : kurang efisien dan efektifitasnya dalam penggunaan media penyimpanan. Berdasarkan analisis dari sistem yang sedang berjalan field yang digunakan idak mendukung utuk menjadi basis data yang sedang berjalan field yang digunakan tidak mendukug untuk menjadi basis data yang seang berjalan digambarkan dalam diagram E-R sebagai berikut.

4.1.5.1. Entity Relationship Diagram (ER-D)

1 M M M 1 M

Nik No_dok No_surat

No_surat Periode Hari

Nama_Pimpian Masalah Tanggal

Jabatan Distribusi Tahun

Distribusi

Gambar 4.5

Entity Relationship Diagram

a. Logical Record Struktur (LRS)

Gambar 4.6 Logical Record Struktur PIMPINAN Nik * No_surat Nama_Pimpian Jabatan BA_PEMUSNAHAN ARSIP **No_surat Hari Tanggal Tahun ** Distribusi

PIMPINAN Cek

DOK_PER TELAAN ARSIP

olah BA

PEMUSNAHAAN ARSIP DOK_PERTELAAN ARSIP No_dok Periode Masalah *Distribusi

4.1.5.2.Normalisasi

Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang

berulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk

mengorganisirkan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang sehingga diperoleh bentuk normal (nilai atribut sudah atomic/tunggal/tidak ganda) disebut normalisasi. Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data ke dalam bentuk table yang menyatakan relasi, sehingga terwujud suatu bentuk yang memudahkan adanya perubahan dengan dampak sekecil apapun. 1) Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya

No_Surat Nik Nama_Pimpi nan Jabatan

001 101 Deni Kutandi Kadis Pengadaan brg

002 102 Babam Ibrahim Kadis Perijinan & Adm

No_dok Periode Masalah Distribusi

01 1997 CV. WARGA MULYA

HK.02.01/KONTRAK/KIEC/020

Unit Kearsipan Unit Pengelolah

02 1998 CV. MANDALA PUTRA

HK.02.01/KONTRAK/KIEC/023

Unit Kearsipan Unit Pengelolah

No_Surat Hari Tanggal Tahun Distribusi

024 Rabu 20 2009 Sartya, SH

Tabel 4.1 Normalisasi Unnormallized Form

2) Bentuk Normal ke satu (1NF/First Normal Form)

Bentuk normal kesatu mempunyai cirri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file data) data dibentuk dalam suatu record demi record dan nilai fieldnya berupa anatomic value atau tunggal. Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya mengandung satu pengertian, bukan merupakan kumpuylan data yang mempunyaiarti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan dari beberapa kata sehingga artinya lain.

Nik Nama_Pimpinan Jabatan

101 Deni Kutandi Kadis Pengadaan brg

102 Babam Ibrahim Kadis Perijinan & Adm

No_dok Periode Masalah Distribusi

01 1997 CV. WARGA MULYA

HK.02.01/KONTRAK/KIEC/0 20

Unit Kearsipan Unit Pengelolah

02 1998 CV. MANDALA PUTRA

HK.02.01/KONTRAK/KIEC/0 23

Unit Kearsipan Unit Pengelolah

No_Surat Hari Tanggal Tahun

022 Senin 17 2008

024 Rabu 20 2009

Tabel 4.2 Normalisasi

3) Bentuk normal kedua (2NF/second Normmal form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi criteria bentuk normal pertama. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsional pada kunci utama atau primary key, sehigga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci field. Kunci field harus unik dan dapat mrwakili atribut yang lain yang menjadi anggotanya

F_Pimpinan

Nik Nama_Pimpinan Jabatan

101 Deni Kutandi Kadis Pengadaan brg

102 Babam Ibrahim Kadis Perijinan & Adm

F_Dok. Pertelaan arsip

No_dok Periode Masalah Distribusi

01 1997 CV. WARGA MULYA

HK.02.01/KONTRAK/KIEC/020

Unit Kearsipan

Unit Pengelolah

02 1998 CV. MANDALA PUTRA

HK.02.01/KONTRAK/KIEC/023

Unit Kearsipan

Unit Pengelolah

F_Berita Acara Pemusnahan Arsip

No_Surat Hari Tanggal Tahun

022 Senin 17 2008

024 Rabu 20 2009

Table 4.3 Normalisasi

4) Bentuk Normal Ketiga (#NF/ Third Normal Form)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka realisasi harus sudah termasuk dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan trasitif. Dengan kata lain, setiap atribut yang bukan kunci haruslah bergantung pada primery key dan pada primery key cesara keseluruhan. Berdasarkan pada normalisasi tahap kedua telah terpenuhi maka table-tabel bentuk normal ketiga tidak ditampilan (sama dengan bentuk kedua)

4.1.6.Evaluasi Sistem Berjalan

1. Analisa kebutuhan sistem mendatang

Dari hasil anlisa yang diperoleh penulis selam

pelaksanaan Praktek Kerja (KP) sistem informasi

pengendalian dokumentasi arsip di bagian divisi SDM & Umum pada PT. krakatau Industrial estate Cilegon (KIEC) menjadi kebutuhan yang sangat penting pada sistem yang akan dating mengingat tugas seksi kearsipan adalah

kebutuhan akan sistem komputerisasinya sangatlah

diperlukan sekali untuk tugas kesehariannya yang

merangkap, sehingga terpenuhi dalam efektivitas dan efesiensi kerja, verivikasi, integritas dan keamanan akan data yang sekaligus menjadi salah satu tujuan akan sistem itu sendiri.

2. Permasalahan kebutuhan yang menjadi focus pembatasan Perkiraan kebutuhan pada sistem komputerisasi ini, agar waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh sistem yang lebih cepat dan akurat serta keterlambatan dan kerangkapan data waktu pengolahaan yang biasanya terjadi pada sistem yang sedang berjalan tidak akan terjadi

4.2. Rancangan dan Implementasi Sistem

4.2.1.Rancangan Usulan 4.2.2. DFD

- Lap_Berkas_Acc - Berkas - Berkas Arsip

Berkas arsip - Dok_pertelaan arsip - Diarsipkan

- Lap_Berita arsip

Berita_a cara_arsip

- Daftar_Pertelaan_arsip - Berita_acara_arsip_acc

- Lap_penyerahan_dok - Lap_Beita_acara

Gambar 4.7 Diagram Konteks

DFD Usulan

DIVISI UNIT

KEARSIPAN

SISTEM PENGENDALIAN

DOKUMENTASI ARSIP PADA PT. KRAKATAU

INDUSTIAL ESTATE CILEGON

PIMPINAN DIREKSI

UNIT SPI DAN HUKUM

- Berkas F_Berkas

- Lap_arsip

- Dok_Pertelaan arsip

F_Pertelaan arsip

F_Berita_acara

- Acc_berita_acara_pertelaan_arsip

- Berkas_arsip_acc - Diarsipkan

- Berkas_acc F_Pemusnahaan

- Daftar_Pertelaan_arsip

- Lap_penyerahan_dokumen

- Laporan_Berita acara

pemusnahaan arsip - Berita acara_Penyerahan dokumen Gambar 4.8 Diagram Overview DFD Baru 3.0 Olah Berita acara pertelaan arsip 2.0 Olah Dokumen pertelaan arsip 4.0 Olah Daftar pertelaan dok_arsip 5.0 Olah dok_pemusn ahan arsip UNIT KEARSIPAN DIREKSI PIMPINAN 6.0 Olah Berita acara_penyera han dokumen UNIT SPI DAN

HUKUM

1.0 Olah Berkas DIVISI

- Berkas

F_Berkas

- Lap_arsip

Gambar 4.9 Diagram Rinci 1 Level 1

Olah Berkas DFD Baru

Dok_Pertelaan arsip

F_ Pertelaan arsip

Gambar 4.10 Diagram Rinci 2 Level 1 Olah Dok_Pertelaan Arsip

DFD Baru

2.1.P Cek dokumen pertelaan arsip

2.2.P Entry daftar pemusnahan

arsip UNIT

KEARSIPAN

1.1.P Entry Berkas

DIVISI

1.2.P Cetak Laporan

arsip

UNIT KEARSIPAN

F_Berita_acara

F_Pertelaan arsip

Gambar 4.11 Diagram Rinci 3 Level 1 Olah Berita Acara Pertelaan Arsip

DFD Baru

- Acc_Berita_acara_pertelaan_arsip

- Berkas arsip_acc F_Pemusnahan

Gambar 4.12 Diagram Rinci 4 Level 1 Olah Daftar Pertelaan Dok_Arsip

DFD Baru 3.1.P Cek arsip yang akan dimusnahkan

3.2.P Cetak Berita

acara pemusnahan

arsip PIMPINAN

4.1.P Cek Daftar

Pertelaan dokArsip

4.2.P Cetak Daftar Pertelaan

Arsip

PIMPINAN

UNIT KEARSIPAN

Daftar_pertelaan arsip

F_Pemusnahan

F_Pertelaan arsip

Gambar 4.13 Diagram Rinci 4 Level 1 Olah dokumen pemusnahaan arsip

DFD Baru

F_Pertelaan arsip F_Pemusnahan

Lap_penyerahaan dokumen

- Laporan_Berita pemusnahaan arsip - Berita acara_Penyerahaan dokumen

Gambar 4.14 Diagram Rinci 4 Level 1 Laporan_Penyerahan Dokumen

DFD Baru 6.1.P Buat Berita acara_Penyerah

an dokumen

5.2.P Cetak laporan DIREKSI

5.1.P Cek Daftar Pertelaan

Arsip

5.2.P Entry Dok_ Pemusnahaan

arsip

UNIT SPI & HUKUM DIREKSI

4.2.3.Penelusuran Akses (Akcces Path) 4.2.3.1. File Berkas

Gambar 4.15 Penelusuran Akses

F_ Berkas

4.2.3.2. File Pertelaan arsip

Gambar 4.16 Penelusuran Akses F_Pertelaan Arsip F_Berkas

No_Berkas Nama_Berkas Tgl

Distribusi

Volume: Tidak tentu

F_Pertelaan arsip No_arsip No_Berkas Nama_arsip Tgl Periode Masalah Jumlah

Volume: Tidak tentu

1.1P/1

Key : No_Berkas Store: F_Berkas Volume : Tidak tentu

No_Berkas Get: F_Berkas Volume : Tidak tentu

1.2P/5

2.2P/1

5.2P/2

Key : No_Arsip Store: F_Pertelaan arsip Volume : Tidak tentu Key : No_Arsip Store: F_Pertelaan arsip Volume : Tidak tentu

3.1P/3

Key : No_Arsip Get: F_Pertelaan arsip Volume : Tidak tentu

6.1P/4

Key : No_Arsip Get: F_Pertelaan arsip Volume : Tidak tentu

4.2.3.3. Berita acara

Gambar 4.17 Penelusuran Akses

F_Berita acara

4.2.3.4. Pemusnahaan Gambar 4.18 Penelusuran Akses F_Pemusnahaan F_Berita acara No_Berita acara No_arsip Bentuk

Volume: Tidak tentu

F_Pemusnahaan

No_Berita acara No_arsip

Tgl Bentuk

Volume: Tidak tentu

4.2P/1

4.2P/2

Key : No_Surat Store: F_Pemusnahaan Volume : Tidak tentu

Key : No_Surat Get: F_Pemusnahaan Volume : Tidak tentu

2.2P/3

Key : No_Surat Get: F_Pemusnahaan Volume : Tidak tentu

4.1P/1

Key : No_Berita acara Store: F_Berita acara Volume : Tidak tentu

No_Berita acara Get: F_Berita acara Volume : Tidak tentu

4.2P/1

No_Berita acara Get: F_Berita acara Volume : Tidak tentu

6.1P/4

Key : No_Surat Get: F_Pemusnahaan Volume : Tidak tentu

4.2.4. Kamus Data

1. F_Berkas = *File Berkas*

= [No_Berkas + Nama_berkas + Tgl + Distribusi]

No_Berkas = *Nomor Berkas*

= 0 {Text} 10

Nama_Berkas = *Nama Berkas*

= 0 {Text} 35

Tgl = *Tanggal*

= Tanggal + Bulan + Tahun

Distribusi = *Distribusi*

= 0 {Text} 25

2. F_Pertelaan_Arsip = * Pertelaan Arsip *

= [No_Arsip + No_berkas + Nama_arsip + Tgl + Periode + Masalah + Jumlah]

No_Arsip = * No Arsip *

= 0 {Text} 10

No_Berkas = * Nomor_Berkas *

= 0 {Text} 10

Nama_Arsip = * Nama_Arsip *

= 0 {Text} 25

Tgl = *Tanggal*

= Tanggal+ Bulan + Tahun

Periode = *Periode*

= 0 {Text} 25

Masalah = *Masalah*

= 0 {Text} 25

Jumlah = *Jumlah*

= 0 {Text} 4

3. F_Berita_Acara = * Berita_Acara *

= [No_ Berita_Acara + No_Arsip+ Nama_ Berita_Acara + Tgl + Distribusi]

No_ Berita_Acara = * Nomor Berita Acara*

= 0 {Text} 10

No_Arsip = * Nomor_Arsip *

= 0 {Text} 10

Nama_Berita_acara = *Nama_Berita_acara *

= 0 {Text} 25

Tgl = *Tanggal*

= Tanggal+ Bulan + Tahun

Distribusi = *Distribusi*

4. F_Pemusnahaan = * Pemusnahaan *

= [No_ Berita_Acara + No_Arsip+ Tgl + Bentuk + Distribusi]

No_ Berita_Acara = * Nomor Berita Acara*

= 0 {Text} 10

No_Arsip = * Nomor_Arsip *

= 0 {Text} 10

Tgl = *Tanggal*

= Tanggal+ Bulan + Tahun

Bentuk =*Bentuk*

= 0 {Text} 10

Distribusi = *Distribusi*

= 0 {Text} 25

4.2.5. Evaluasi sistem Usulan

Untuk memperoleh hasil yang lebih baik pada sistem yang berbasis database pengendalian arsip, maka diberi pengertian kepada user tentang bagaimana cara menjalankannya sehingga dalam proses pembuatannya menjadi lebih efisien.

Dilakukan uji coba kesalahan pada sistem yang berbasis database ini guna mengetahui apakah benar telah memenuhi keinginan user / pemakai, serta perlu di adakannya training atau pelatihan terhadap sistem ini.

4.3 Tampilan Program Form Login

Form Berkas

Form Berita Acara

Laporan Berita Acara

Laporan Pertelaan Arsip

Laporan Pemusnahan Arsip

LISTING PROGRAM 1. FORM LOGIN

unit UntLogin; interface uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms, Dialogs, Grids, DBGrids, StdCtrls, Buttons, sBitBtn, jpeg, ExtCtrls,

ToolPanels, sSkinManager; type

TFrmLogin = class(TForm)

AdvToolPanel1: TAdvToolPanel; Bevel2: TBevel; Bevel3: TBevel; Label3: TLabel; Label6: TLabel; Label9: TLabel; Label10: TLabel; Bevel4: TBevel; Image1: TImage; Euser: TEdit; Epass: TEdit; sbok: TsBitBtn; sbexit: TsBitBtn; DBGrid1: TDBGrid; sSkinManager1: TsSkinManager; Image2: TImage; Label1: TLabel;

procedure sbokClick(Sender: TObject); procedure sbexitClick(Sender: TObject); procedure FormShow(Sender: TObject);

procedure EuserKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); procedure EpassKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); private

{ Private declarations } public

nama:string;

{ Public declarations } end;

var

implementation

uses UntDm,UntScript, UntMenu; {$R *.dfm}

procedure TFrmLogin.sbokClick(Sender: TObject); begin

nama := 'select nama,pass from TLogin where nama='''+EUser.Text+''' '; Tampil(DM.QLogin,nama);

if (EUser.Text = '') or (EPass.Text = '') then begin

MessageDlg('Maaf, Data Login Tidak Lengkap',mtInformation,[mbOK],0); EUser.SetFocus;

exit; end else begin

if (EUser.Text = DBGrid1.Fields[0].AsString) and (EPass.Text=DBGrid1.Fields[1].AsString) then

begin

frmlogin.Hide; TampilMenu(true); with FrmMenu do begin

Enabled := true; Show;

LUser.Caption := DBGrid1.Fields[0].AsString; end;

end else begin

MessageDlg('Maaf, User atau Password Anda Salah',mtInformation,[mbOK],0); EUser.Clear; EPass.Clear; EUser.SetFocus; exit; end; end; end;

procedure TFrmLogin.sbexitClick(Sender: TObject); begin

application.Terminate; end;

procedure TFrmLogin.FormShow(Sender: TObject); begin

euser.SetFocus; end;

procedure TFrmLogin.EuserKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin

if not(key=chr (13)) then exit; epass.SetFocus;

end;

procedure TFrmLogin.EpassKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin

if not(key=chr (13)) then exit; sbokclick(sender);

end; end.

2. FORM MENU UTAMA

unit UntMenu; interface uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms, Dialogs, ExtCtrls, ComCtrls, sSkinManager, ImgList, ToolWin, Menus, XPMan, StdCtrls, jpeg;

type

TfrmMenu = class(TForm) MainMenu1: TMainMenu; System1: TMenuItem; AddUser1: TMenuItem; DataMaster1: TMenuItem; Berkas1: TMenuItem; ransaksi1: TMenuItem; PertelaanArsip1: TMenuItem; beritaAcara1: TMenuItem; Pemunahan1: TMenuItem; Laporan1: TMenuItem;

LapBeritaAcara1: TMenuItem; LapPenyerahan1: TMenuItem;

DAFTAR SIMBOL

1. Daftar Simbol ERD

SIMBOL KETERANGAN

1. Entity Set (Entity)

Disimbolkan dengan rectangle box (empat persegi panjang) untuk menggambarkan atau menyatakan suatu entitas

2. Relationship Set (relationship)

Menggambarkan adanya hubungan atau relasi antar entitas

3. Garis (Line)

2. Daftar Simbol Kardinalitas Relasi

SIMBOL KETERANGAN

1.

1 1

One To One

Hubungan satu dengan satu

2.

1 M

One To Many

Hubungan satu dengan

banyak.

3.

M 1

Many To One

Hubungan banyak dengan satu

4.

M M

Many To Many

Hubungan Banyak Dengan Banyak

3. Daftar Simbol DAD

SIMBOL KETERANGAN

1. Exsternal Entity

Simbol yang menggambarkan orang atau organisasi yang menjadi sumber atau tujuan informasi.

2. Proses

Simbol yang menggambarkan proses transformasi dari data masuk menjadi data keluar.

3. Data flow

Simbol yang menggambarkan arus data yang mengalir.

4. Data Store

Simbol yang menggambarkan tempat penyimpanan suatu data.

4. Daftar simbol kamus data (Data Elemen Dictionary Entry)

No SIMBOL KETERANGAN

1. Terbentuk dari atau terdiri dari atausamadengan

2. And

3. Salah satu dari (menulis salah satu dari

elemen-elemen data di dalam kurung bracket ini) 4.

Sama dengan symbol []

5. Iterasi (elemen dari dalam kurung bracket teriterasi

mulai minimum N kali dan maksimum M kali)

6. Optional (elemen data di dalam kurung prenthesis

sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada) 7.

5. Daftar Simbol Bagan Terstruktur

SIMBOL KETERANGAN

1. Modul

Simbol ini menunjukan suatu modul

2. Connection

Digunakan untuk menghubungkan suatu modul dengan modul yang lain

3. Loop

Simbol ini menunjukan suatu perulangan modul

4. Decision

Simbol ini menunjukan suatu penyelesaian kondisi dalam sebuah modul

DAFTAR TABEL

Tabel .Normalisasi Unnormallized Form ... 61 Tabel .Normal ke satu 1NF / form ... 62