MAKAlllAH BAHASA WAWA iNCARA. docx (1)

MAKALAH BAHASA INDONESIA

D
I
S
U
S
U
N
OLEH:
M.Jaka Dewantara

061540411

Shanti Novalia

061540411901

Wahyu Triaji Rahadianto

061540411904

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA
2016/2017

KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha
Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ilmiah tentang limbah dan manfaatnya untuk masyarakat.
Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan
bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah
ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang
telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena
itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca
agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini.
Akhir kata kami berharap semoga makalah ilmiah tentang bahasa dan
manfaatnya ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.

Daftarisi
Katapengantar........................................................................................
...i
Daftarisi ................................................................................................
..ii
BABI.Pendahuluan .................................................................................
..1
A.Latarbelakang ...........................................................................1
B.Rumusanmasalah
....................................................................2
C.Tujuan penelitian ....................................................................... 2
BabII.Dasar Teori.............................................................................. 6
A.Tata Persuratan ...................................................................... 6
B.Pengertian Wawancara Kerja.......................................................
35
BabIII.Penutup...............................................................................12
A.Kesimpulan
dan
Saran.................................................................41
Daftarpustaka .................................................................................42

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Persaingan di era global seperti sekarang ini sangatlah ketat, bayangkan
saja setiap tahunya semua perguruan tinggi meluluskan ribuan mahasiswa
yang dia anggap sudah lulus dan mempunyai kesempatan untuk terjun di
dunia kerja. Ribuan lulusan tersebut di ibaratkan seperti pengangguran
intelektual, karena dewasa ini lowongan pekerjaan semakin menyempit.
Seakan-akan banyaknya mahasiswa yang lulus tidak sebanding dengan
jumlah pekerjaan yang ada. Oleh karena itu, sekarang pemerintah maupun
pihak swasta sedang gencar-gencarnya menggalakkan program berwirausaha.
Para pemuda kini di berikan peluang dan fasilitas untuk bisa mengembangkan
dirinya dengan membuat usaha sendiri. Banyak dari mereka yang memilih
membuat usaha sendiri meskipun dengan lingkup yang masih kecil. Akan
tetapi tidak sedikit pula yang masih menginginkan menjadi seorang karyawan
di sebuah perusahaan ternama.
Untuk menjadi seorang pegawai/karyawan disebuah perusahaan, kita perlu
membekali diri kita dengan beberapa hal, yaitu kemampuan akademik,

kemampuan softskill dan juga kemampuan berpikir secara silogisme. Jangan
hanya memikirkan topik tetapi petakan juga kerangka berpikir. Sedangkan
bagi para calon karyawan yang sedang melamar suatu pekerjaan, diperlukan
kemampuan dalam penulisan surat persuratan

dan juga kemampuan

menghadapi wawancara kerja. Oleh karena itu dalam meningkatkan mutu
dalam potensi akademi harus dibekali dengan pengetahuan ilmu tata
persuratan yang baik

dan juga dalam menghadapi wawancara kerja

membutuhkan persiapan fisik dan mental, terutama bagi generasi muda yang
minim pengalaman. Terkait dengan hal ini, ada berbagai strategi untuk
mehadapi interview. “Perhitungkan waktu. Datanglah lebih awal, paling tidak
satu jam sebelumnya

1.2 Rumusan masalah

1. Apa pengertian dari tata persuratan dan wawancara kerja ?
2. Apa saja yang harus di perhatikan dalam penulisan persuratan ?
3. Apa pentingnya tata peruratan dan wawancara kerja ?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dari tata persuratan dan wawancara kerja
2. Untuk mengetahui hal-hal yang harus di perhatikan dari tata persuratan
dan wawancara kerja
3. Untuk mengetahui pentingnya tata persuratan dan wawancara kerja

BAB II
DASAR TEORI

A. Tata Persuratan
a. Pengertian Surat
Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun
medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip.
Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam
komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat
yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat,
serta kewenangan penandatanganan.

b. Jenis Surat
Menurut Finoza (1995: 105), menyebutkan bahwa jenis surat juga bisa
dikelompokkan dalam surat biasa dan surat statuta. Pengertian surat statuta adalah
sekelompok surat yang dibuat berdasarkan statuta atau undang-undang dan semua
peraturan serta ketentuan lain yang dapat menjadi pedoman, dasar hukum, atau
landasan pijak bagi pembuatan surat tertentu. Surat-surat yang dihasilkan
memiliki kekuatan hukum, sehingga surat tersebut diakui dan dilindungi.
c. Kendala dan Solusi dalam Tata Persuratan
Melakukan tata persuratan sehingga menghasilkan surat yang baik
sebenarnya tidak sulit. Asalkan sumber hambatan tersebut dapat diketahui,
penyusun surat bisa mengatasinya. Pada dasarnya, kesulitan yang dihadapi dalam
pembuatan surat berasal dari 2 sumber, ialah :
(1) Dari dalam individu
(2) Dari luar individu, yaitu kelompok dalam unit atau sistem
Kendala yang bersumber dari individu bisa diatasi dengan memberikan pelatihan
kepada individu tersebut. Sejauh ia bersedia belajar memperbaiki kesalahannya,
penyusunan surat akan menjadi mudah. Selain itu, melalui kebiasaan yang terusmenerus dilakukan akan membantu proses belajar itu sendiri.
Yang sulit diatasi adalah kendala yang berasal dari dalam organisasi. Bagian/unit
yang terdiri dari sekelompok individu yang masing-masing memiliki perilaku
yang berbeda-beda, yang dipengaruhi banyak faktor, seperti latar belakang

budaya, keluarga, pendidikan, pengalaman. Hubungan yang kurang baik di antara
pekerja dan perilaku egois dalam suatu sistem, akan mengganggu kelancaran
kegiatan tata persuratan. Kekacauan yang ditimbulkan adalah :
(1) Tidak ada keseragaman dalam format surat
Ketidakseragaman dalam format surat akan menghambat jalannya pekerjaan
kantor. Pekerja menjadi tidak percaya diri karena tidak bisa memutuskan

format yang mana yang harus dipergunakan. Sebuah perguruan tinggi
memiliki sistem yang kompleks. Organisasi tersebut mencakup banyak
bagian, yaitu terdiri dari fakultas-fakultas, biro, dan jurusan-jurusan di
fakultas. Sementara itu, otonomi yang diberikan kepada masing-masing
fakultas, membentuk kondisi yang mandiri dalam setiap pekerjaan kantor.
Tidak terkecuali kemandirian dalam tata persuratan. Dengan demikian, dapat
dibayangkan bahwa setiap jurusan, unit terkecil di fakultas, memiliki format
yang berbeda-beda, di bawah kop surat yang seragam.
(2) Tingginya frekuensi perubahan tata persuratan
Tidak hanya di perguruan tinggi, tetapi juga di banyak institusi, apabila terjadi
pergantian dekan baru, maka terjadi pula perubahan regulasi di segala bidang,
termasuk tata persuratan. Perubahan bisa terjadi pada pemakaian kosa kata dan
kalimat, peraturan tanda baca, peraturan legalitas seperti pembubuhan

tandatangan dan cap. Akibat peraturan yang berubah-ubah dalam penyusunan
surat, pendistribusian surat menjadi kurang lancar. Suatu kegiatan menjadi
tertunda hanya karena sebuah surat.
Berdasarkan permasalahan di atas, solusi yang bisa dilakukan oleh penyusun
surat adalah :
(1) menguasai permasalahan
(2) menguasai bahasa tertulis
(3) memiliki pengetahuan tentang surat-menyurat
Selain itu, masalah ketidakseragaman bisa diatasi dengan membuat kebijakan
korespondensi yang tersentralisasi. Hanya satu orang atau unit yang berhak
mengeluarkan peraturan-peraturan dalam tata persuratan. Karena berkaitan
dengan masalah kearsipan, maka sebaiknya orang atau unit yang dimaksud
tersebut diambil dari unit Arsip. Unit tersebut berkewajiban merancang
kebijakan tata persuratan yang berlaku untuk seluruh unit, mengkoordinasi
dan mengevaluasinya secara periodik. Disarankan pula untuk membuat buku
manual atau panduan dalam menulis surat, mulai dari format, isi surat, hingga
penandatangan surat. (Laksmi: 2005)

d. Daur Hidup Arsip Dinamis
Konsep daur hidup arsip dinamis dalam tataran dasar pada bidang

manajemen arsis dinamis (records management), meliputi proses penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan, serta pemusnahan. Kalau ditambah dengan
manajemen arsip statis, akan menjadi identifikasi dan penilaian, akuisisi,
deskripsi, serta penggunaan dan akses
1. . Pengurusan Surat
Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program
manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan secara efisien
merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan informasi dari satu unit

kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan distribusi informasi antar
organisasi. Dengan meliputi: melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan
mempercepat proses pelaksanaan kerja. Proses pengelolaan surat (1) penerimaan,
(2) pengarahan atau penilaian, (3) pencatatan, (4) pendistribusian, (5)
pengendalian, (6) pengolahan dan (7) pengiriman surat dinas. Surat yang telah
selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage) pada tempat
penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.

2. Sistem Penyimpanan dan Pemberkasan
Surat yang telah mendapat disposisi dapat dikatakan telah menjadi arsip. Arsip
dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip yang sudah ditata. Kegiatan

penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan
menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat
diketemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap.
Didalarn menyimpan arsip yang harus diperhatikan masalah asas
pengorganisasian arsip. Arsip dinamis (aktif) dapat disimpan dan dikelola secara
sentralisasi pada satu unit khusus di dalam organisasi yang biasa dikenal sebagi
central file. Sistem penyimpanan arsip secara sentral ini makin efisien dan efektif
bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya pendek, tidak
terlalu komplek, beban kerja tidak terlalu besar dan tempat lokasi yang tidak
terpencar - pencar.
Dengan menerapkan asas sentralisasi maka sistem penyimpanan yang digunakan
akan menjadi standar. Seluruh arsip akan dapat disimpan dan diketemukan
kembali dengan aturan dan prosedur yang sarna. Untuk organisasi yang relatif
besar, asas penyimpanan yang tepat untuk diterapkan adalah desentralisasi. Dalam
asas ini semua unit pengolah diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola
arsip aktifnya masing-masing. Asas ini dapat diterapkan apabila organisasi
mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan lokasinya
berpencar dan berjauhan.
Disamping dua asas ini, organisasi juga dapat menerapkan asas gabungan yang
merupakan kombinasi asas sentralisasi clan desentarlisasi. Prinsip asas ini adalah

bahwa setiap unit pengolah diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan
pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh
satu unit khusus di dalam organisasi. Untuk melakukan penyimpanan arsip - arsip
aktif ini ada beberapa Classification system yang dapat diterapkan (Lundgren and
Lundgren, 1989: 83). Beberapa pakar kearsipan menyebut terminology sistem
klasifikasi sebagai filing system (sistem pemberkasan) dan filing methods
(metode pemberkasan) (Lih : Robek, 1987 : 157 dan Penn, 1989 : 122).
Pemilihan sistem pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada
kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu sendiri. Sehingga
dapat terjadi beberapa arsip yang berbeda diberkaskan dengan sistem yang
berbeda pula. Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan

perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta
bidang - bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi bersangkutan.
Perlu juga diperhatikan bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus
menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam
penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Beberapa sistem
pemberkasan diantaranya adalah Numeric, Alphabetcal dan Alphanumeric (Penn,
1989 : 123-124) atau menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas
Alphabetic Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification
(1989 :83-87).

3. Penemuan Kembali
Suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat
ditemukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal ini sesuai dengan konsep dan
pengertian yang dikemukakan oleh Lundgren dan Lundgren bahwa unsur arsip
agar dapat dikatakan sebagai arsip adalah sifatnya yang dapat diketemukan
kembali.
Faktor dalam temu kembali informasi adalah sistem pemberkasan yang
diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan juga
unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya.

4. Penyusutan
Arsip yang telah semakin menurun frekwensi penggunaannya oleh organisasi atau
menurut istilah Betty R. Ricks digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun
dikatakan sebagai arsip inaktif. Sama seperti arsip dinarnis aktif, arsip dinarnis in
aktif ini juga harus dikelola di dalam suatu sistem (manajemen). Arsip aktif dapat
dimusnahkan di unit pengolah atau central file. Ini berarti bahwa tidak seluruh
arsip aktif harus disimpan menjadi arsip inaktif. Pengelolaan arsip inaktif
meliputi: Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center), Sistem Penyimpanan (Storage
Sistem), Sistem Pemeliharaan (Maintenance Sistem) dan Penyusutan Arsip
(Records Center)

5. Pusat Arsip (Record Center)
Arsip inaktif, tersimpan di Record Center atau Pusat Arsip. Di Pusat Arsip
pengelolaan arsip inaktif dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan,
pemeliharan dan jasa layanan referensi (reference services). Untuk menjadikan
Gedung Pusat Arsip perlu dilakukan perencanaan matang, dengan
mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan (security).
Agar Pusat Arsip ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapat melindungi arsip,
maka dibutuhkan suatu standar gedung penyimpanan arsip (Record Center
Building Standardization). Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal
menyangkut lokasi, konstruksi, perlengkapan dan areal gedung. Di dalam gedung

Pusat Arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang
pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang perawatan dan ruang
peminjaman arsip.

6. Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan arsip inaktif pada prinsipnya cara penataannya sarna dengan
masa aktifnya. Oleh karena arsip inaktif disimpan relative lebih lama
dibandingkan pada masa aktifnya, maka dibutuhkan pera1atan penyimpanan dan
ruang dengan suhu yang berbeda. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan
melalui kartu indeks. lndeks urnumnya memuat keterangan mengenai berkas arsip
yang disimpan seperti kode klasifikasi, indeks berkas, tanggal pemindahan, unit
kerja, dan nomor boks penyimpanan.

7. Sistem Pemeliharaan
Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi
dan mengambil tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip,
disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan. Pemeliharaan
arsip inaktif harus memperhatikan dua factor, yang pertama adalah memelihara,
menjaga dan mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Kedua,
faktor ekstern dari lingkungan dimana arsip tersimpan, yang dapat merusak arsip
secara tidak langsung.

8. Jadwal Retensi Arsip
Arsip inaktif tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip (Record Center),
tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip inaktif yang tidak bernilai
guna tinggi, akan dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi,
memiliki nilai guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Universitas
sebagai arsip statis.
Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui prosedur dan ketentuan peraturan
perundang - undangan yang berlaku. Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam
proses penyusutan arsip meliputi: penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui
jangka simpannya, penyisihan dan seleksi arsip - arsip mana yang dapat
dimusnahkan dan yang akan disimpan, pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan,
pemusnahan dan penyerahan arsip.

Jenis- jenis Surat
Ada berbagai macam jenis surat yang umum beredar di masyarakat. Dalam
kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu
dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut.
1. Berdasarkan Wujud Surat
1. Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15
cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu.
Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi,
pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya
sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di
kantor pos.
2. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat
seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat
dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk
menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran
surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
3. Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang
mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke
tujuan dalam waktu yang singkat.
4. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan
menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan
dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat
yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam
menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

2. Berdasarkan Pembuatan Surat
1. Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah
pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun
instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat
lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
2. Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan
tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya.

Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut
disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga,
dan surat sosial.

3. Berdasarkan Pesan Surat
1. Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau
kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara,
dan teman.
2. Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada
instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat
lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.
3. Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada
seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai
masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk
kerja bakti.
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan
dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran
harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
5. Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu
lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi
lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat
perintah, dan surat tugas.
6. Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau
referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

4. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
1. Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau
keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga
buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan
singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS,
yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak

untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar)
dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini,
misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara
tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
2. Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas
diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang
pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul.
Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia"
atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi
kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan
surat dokumen suatu instansi.
3. Surat Konfidensial
Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu
sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat
tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat
seseorang.
4. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain
tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat
edaran dan surat undangan.

5. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
1. Memorandum/ Memo
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau
kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo.
Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok
permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
2. Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya
di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang
berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

6. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
1. Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi,
atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per
satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas
maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman
penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di
dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini
hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada
pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang
namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang
yang dituju.

7. Berdasarkan Penyelesaian Surat
1. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada
penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat
tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
2. Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima
surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti
pada surat kilat.
3. Surat Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus
diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

8. Berdasarkan Pengertian Umum
1. Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak
perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau
diedarkan secara terbuka.
2. Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena
isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
3. Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama
dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung
jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga
diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

Bagian-bagian Surat
Bagian-bagian surat yang akan uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian
surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai berikut ini:

1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian
teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas
dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut
serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:


Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau
organisasi,



Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,



Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,



Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis
horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian
surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan
informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat
biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang
berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala
surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Bandung, 18 Mei 2013
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau
organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan
atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat,
kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut
berfungsi untuk:


Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya
kembali apabila diperlukan



Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh
organisasi, lembaga atau perusahaan



Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya



Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Contoh:
Nomor: 023/SEKR/05/12/2013
Nomor: 042/UMUM/28/08/2013

4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada
sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak
terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa
ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan
petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di
sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang
dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah
sebagai berikut:


Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata
"kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"



Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"



Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah
seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan
huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.



Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.



Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.

Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Bagian Kepegawaian
Dinas Pariwisata
Jalan Mawar
Bandung, 40345

7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan
dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh
tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam Pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8. Isi Surat
 Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar
atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.


Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.



Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari
penulis surat kepada pembaca surat.

9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata:
"Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti
salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda
tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang
juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala Bagian Umum
2. Kepala Bagian Keuangan
Posisi ke 11 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung
format atau bentuk surat. Ke 11 bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian

surat resmi, sedangkan jika ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak
resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat.
Format atau Bentuk Surat
1. Full Block Style
Format surat full block style dianggap sebagai format surat paling formal dari
format atau bentuk surat yang lain. Dalam surat yang berbentuk full block style
setiap baris dalam surat tersebut menggunakan rata kiri. Walaupun tidak ada
peraturan yang resmi tentang penggunaan format full block style tetapi format full
block style biasanya digunakan dalam surat permintaan, pengumuman,
persetujuaan, lamaran pekerjaan.
Perhatikan format full block style berikut:

2. Block Style
Format block style atau juga bisa disebut format surat simpel merupakan format
surat yang susunannya hampir sama dengan full block style yaitu menggunakan
rata kiri. Hanya penulisan tanggal, nama terang pengirim surat ditulis di sebelah
kanan surat.
Perhatikan format block style berikut:

3. Semi Block Style
Format surat semi block style seperti pada format surat yang lain digunakan untuk
surat resmi yang kedudukannya kurang formal jika dibandingkan dengan full
block style. Berbeda dengan full block styel dan block style, setiap paragraf isi
pada surat berformat semi blok style menjorok ke dalam.
Perhatikan format semi block style berikut:

4. Indenteed Style
Format atau bentuk surat intended style ini hampir sama dengan block style, satu
yang membedakan adalah penulisan alamat dalam yang menyerupai tangga.
Perhatikan format intended style berikut:

5. Hanging Paragraf Style
Sedangkan format atau bentuk surat hanging style membedakan diri dengan block
style dengan menuliskan alenia pertama pada setiap paragraf di isi surat tidak
menjorok ke dalam sedangkan alenia selanjutnya pada menjorok ke dalam.
Perhatikan format hanging style berikut:

6. Old Official Style

7. New Official Style

Syarat & Ketentuan
Menulis surat merupakan hal mudah, syarat dan ketentuan dalam
penulisan surat itu sebenarnya ada karena untuk kualitas isi surat itu sendiri dan
tentunya membantu menjelaskan informasi yang coba disampaikan melalui surat
tersebut. Ketidak pedulian terhadap syarat dan ketentuan dalam penulisan surat
tentunya akan memicu ketidak jelasan isi surat dan pada akhirnya berpengaruh
pesan atau informasi yang coba disampaikan.
1. Tujuan Menulis Surat
Ada tiga tujuan menulis surat pada umumnya, diantaranya:
1. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat.
3. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada
pembaca surat.
Ke tiga tujuan menulis surat itu intinya adalah untuk menyampaikan atau
mendapatkan pesan dari suatu surat. Nah mengingat pentingnya pesan atau
informasi yang ingin disampaikan, untuk itu kita perlu tahu tentang cara menulis
surat yang baik dan benar berdasarkan syarat dan ketentuan yang ada.
2. Syarat dan Ketentuan Penulisan Surat.
Ada beberapa syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar.
Syarat dan ketentuan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang
ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal lain.
Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.
4. Menggunakan kalimat efektif.
o Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata
maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan lazim.
o Ringkas : tegas dan mudah dipahami.
o Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak
menimbulkan salah paham.
o Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau halus dan katakata resmi (bukan kata sehari-hari)

o Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa
dengan variasi kalimat, gaya bahasa.
5. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim,
apa lagi singkaan yang tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.
6. Memperhatikan dan menguasai Format atau Bentuk Surat.
7. Memperhatikan dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.
8. Penulisan atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
9. Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.
o Ukuran : Kwarto (21x29 cm)
o Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk
tembusan.
o Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk
perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda
(hvs) untuk surat rahasia.
10. Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.
11. Menggunakan bahasa baku.
Berikut di atas merupakan Syarat dan Ketentuan Menulis Surat yang baik dan
benar,

Surat Elektronik

Surat Elektronik
1. Pengertian surat elektronik (email)
Email adalah fasilitas di internet untuk keperluan surat
menyurat. Sebagaimana layaknya kegiatan suratmenyurat melalui jasa pos, email mampu menangani
jasa pengiriman berita dan dokumen dalam bentuk data
elektronik (file), termasuk jasa e-card (kartu ucapan
elektronik). Untuk memanfaatkan fasilitas email,
sebelumnya harus memiliki sebuah alamat email, yang
lazim disebut email address atau email account.
Account email dapat diperoleh dari sebuah situs penyedia fasilitas email. Hingga
saat ini, fasilitas e-mail banyak disediakan secara gratis oleh situs-situs
internetlokal dan internasional (tidak dibedakan fungsinya).
Bentuk umum sebuah alamat email adalah sebagai berikut:
nama@situs.com


nama : identitas alamat pemilik email (login nama atau user id).



@ : dibaca at (artinya di).



situs.com : alamat situs penyedia fasilitas email.

Kode akhiran situs (seperti .com atau .net) menyesuaikan kategori yang
dimiliki situs penyedia fasilitas email tersebut. Sebagai contoh : yopi@telkom.net
Dibaca “e-mail si Yopi di telkom.net”(Yopi memanfaatkan layanan situs dari
telkom.net). Bisa saja seseorang dengan nama yang sama memiliki alamat e-mail
lebih dari satu, baik pada situs penyedia e-mail yang sama maupun yang
berlainan. Misalnya untuk mempermudah pengelolaan surat, dibua satu alamat email untuk surat-surat pribadi dan satu alamat e-mail untuk urusan bisnis. Jika
digunakan fasilitas e-mail dari situs yang sama, maka identitaas nama kedua email hrs dibedakan, contoh:


anda01@telkom.net untuk urusan pribadi.



anda02@telkom.net atau anda01@yahoo.com untuk urusan bisnis.

Meskipun demikian, untuk alamat e-mail pribadi, sebaiknya cukup dimiliki satu
atau dua saja karena jika terlalu banyak menjadi tidak efisien dan akan membuat
repot sendiri untuk mengingat dan mengelolanya.

2.

Latar Belakang Digunakannya Email
Dalam dunia nyata pada umumnya, kita sering menggunakan surat untuk
mengabarkan suatu berita. Namun kekurangan media surat adalah lamanya waktu
yang dibutuhkan dari pengirim ke penerima. Masalah ini dapat dipecahkan dengan
menggunakan media telepon. Namun sayangnya jika menggunakan telepon untuk
jarak penelepon dan penerima telepon yang cukup jauh, biasanya memerlukan
biaya yang tidak murah, karena menggunakan SLJJ atau SLI (Sambungan
Langsung Internasional). Oleh karena itu diperlukan media lain yang dapat
membantu mengatasi kendala waktu, jarak dan biaya ini.
Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan email
(electronic mail). Email merupakan suatu solusi yang cukup murah, dapat diakses
dari mana saja, dan jarang mengalami keterlambatan pengiriman, karena secara
umum (jika tidak ada masalah) biasanya email dapat dikirimkan paling lama
dalam waktu 5 menit saja. Namun bukan berarti dengan menggunakan email tidak
akan ada masalah yang terjadi. Tabel 1 menyajikan kelebihan dan kekurangan
menggunakan surat, telepon, maupun email.

3.

Cara-kerja Email
Email yang pertama kali dikirim dilakukan oleh seorang engineer bernama
Ray Tomlinson. pada tahun 1971. Sebelumnya, orang hanya dapat mengirimkan
pesan kepada orang lain pada mesin yang sama. Dengan menggunakan teknologi
baru ini, Tomlinson berhasil mengirimkan pesan ke mesin komputer yang lain
dengan menggunakan tanda @ sebagai tujuan mesin penerima email. Email
tidaklah lebih dari pesan teks sederhana (text message). Pesan dikirimkan dari
sebuah mesin (misalnya A) ke mesin lainnya (misalnya B), dan orang lain
membaca pesan yang dikirim dari komputer A di komputer B. Walaupun sekarang
ini email dapat ditambahkan attachment, pada dasarnya email juga tetap
merupakan sebuah pesan teks sederhana. Mengapa begitu? Hal ini akan kita bahas
nanti.
Kehidupan yang modern menuntut pertukaran informasi yang semakin
cepat, dahulu kala kita cukup dengan berkirim surat saja, lalu dipercepat dengan
hadirnya teknologi sms. Namun sms memiliki keterbatasan pada jumlah karakter
yang dapat dituliskan dan tidak dapat melampirkan gambar ataupun audio visual.
Saat ini cara manusia dalam bertukar informasi secara tertulis telah mengalami
evolusi yang sangat signifikan, surat pun sudah bertransformasi menjadi
elektronik (email), setiap hari semakin banyak orang yang mengunakan email

sebagai media berkirim surat secara cepat karena didukung pula dengan teknologi
perangkat bergerak yang mayoritas sudah dioptimalkan untuk mengirim dan
menerima email.
Sekitar tahun 1998, apabila seseorang ingin mengirim email atau membaca
email maka harus menggunakan sebuah perangkat computer dan harus terhubung
ke internet. Yang notabene saat itu tidak banyak pilihan provider internet yang
dapat digunakan dan harus dibayar dengan biaya yang sangat mahal. Namun pada
masa kini kita tidak perlu lagi harus terpaku pada sebuah perangkat computer
untuk dapat mengirim dan menerima email, karena sudah semakin banyak
perangkat bergerak yang dapat digunakan dan terhubung dengan internet yang
harganya semakin terjangkau (meskipun kualitasnya masih jauh dari yang dapat
diharapkan).
Pernahkan anda terpikir bagaimana cara kerja email tersebut sehingga kita
bisa berkirim surat secara elektronik dengan orang lain yang bahkan ada di luar
negeri, namun dapat terkirim dengan sangat cepat. Berikut penjelasan singkatnya :
Pengirim menggunakan Mail User Agent (MUA) untuk menulis email. Sebuah
MUA yang sering disebut sebagai mail client, adalah program yang
memungkinkan pengguna untuk membuat,mengirim dan menerima email.
Email dikirim ke Mail Transfer Agent (MTA) yang bertanggung jawab
untuk mengirimkan Email ke receipient MTA. Sebuah MTA transfer mail antar
computer melalui protocol SMTP. Postfix, Sendmail, Exim dan Qmail adalah
contoh dari sebuah MTA.
Penerima MTA menerima Email dan dibagikan pada Agen pengiriman Mail
(Mail Delivery Agent). Sebuah MDA pengelola kotak pengguna dan untuk
menangani pengiriman Email ke MUA baik menggunakan POP atau IMAP
Protokol.


POP (Post Office Protocol)
Meskipun kebanyakan mail client mempunyai pilihan untukTinggalkan
salinan di server, POP biasanya digunakan untuk men-download semua
pesan dari kotak surat, menyimpannya pada PC pengguna sebagai pesan
baru dan menghapusnya dari server.



IMAP (Internet Message Access Protocol)
Memungkinkan pengguna untuk melihat kotak surat mereka pada server
dan menghapus mail hanya ketika diberitahu untuk melakukannya.

Penerima atau pengguna email dapat menggunakan Mail User Agent untuk
memeriksa dan mengambil pesan dari Mail Delivery Agent, misalnya microsoft
outlook atau thunderbird dan banyak lagi aplikasi lainnya.
5. jenis layanan E-mail
Ada 3 jenis layanan E-mail, yaitu : POP mail, E-mail Forwarding dan E-mail
berbasis web, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan.
a. Pop Mail
E-mail jenis ini sama dengan email yang anda terima dari ISP anda
Kelebihannya :


Kemampuan untuk dibaca secara offline (tidak perlu connect ke internet)
untuk mengecek email, anda perlu connect ke server POP mail anda, lalu
mendownload seluruh email yang ada, setelah itu anda bisa memutuskan
hubungan dengan internet dan membaca email.

Kekurangannya :
• Anda tidak bisa mengecek email anda di sembarang tempat
b. Web Based Mail
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan oleh berbagai situs/web
Kelebihannya :
•

Anda bisa mencek email anda dari mana saja

Kekurangannya :
• Untuk mengecek email anda harus selalau terhubung ke internet.
c. Email Forwarding
Kelebihannya :
•

Anda bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, selain itu
tidak perlu memberi tahu email anda yang baru.

6. Metode Pengiriman
Untuk mengirim email kita memerlukan suatu program mail-client. Email yang
kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan
Mengakses Email
Email pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila
seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan

satu email gratis. Email yang diterima akan disimpan di server surat elektronik
ISP.


Menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox.
Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media
web sebagai perantara ke kotak email. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail.
Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online.
Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara
layanan email gratis.



Menggunakan program pengakses email (e-mail client), seperti: Eudora
Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan
program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa
didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu
terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan bahkan
ratusan email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama
sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini
menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara
offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

7. Etika penggunaan email
Etika dalam email sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada email yang
isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:


Jangan mengirim email dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar
(lebih dari 1 mb). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang
cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas email
penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu,
perhatikan juga bahwa beberapa penyedia email juga menerapkan batasan
tentang jumlah, jenis, dan ukuran email yang dapat diterima (dan dikirim)
penggunanya.



Jangan mengirim lanjut (forward) email tanpa berpikir kegunaan bagi
orang yang dituju.



Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.



Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda
BERTERIAK.



Dan tentu saja, gunakan kata-kata dengan santun:). Adakalanya sesuatu
yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita
maksudkan.

8. Keamanan
Keamanan data di email tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk
umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan
oleh karena email itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan.
Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap email yang dikirimkan
tersebut.
Email dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah
satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan
memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat
mendekripsi dan membaca email tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot
pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan
pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi
pesan dengan kunci tersebut).
B. pengertian wawancara kerja
Menurut Stewart dan Cash (2012) "Wawancara adalah proses komunikasi
interaksi antara dua pihak yang setidaknya satu diantara mereka memiliki
tujuan serius yang telah ditetapkan dan melibatkan proses Tanya jawab
tentang sesuatu"
Wawancara merupakan suatu proses interaktif, karena adanya proses
pertukaran atau melibatkan pembagian peran, tanggung jawab, kepercayaan,
emosi, perasaan, motif dan juga informasi. Dengan begitu, bila ada satu orang
yang berbicara terus menerus, sementara yang lain hanya mendengarkan saja,
maka dapat dikatakan bukan wawancara, tetapi lebih tepat sebagai ceramah
atau pidato.
Pada wawancara terdapat dua pihak, ada orang yang mewawancarai /
pewawancara da nada orang yang diwawancara / responden, dimana kedua
pihak saling berinteraksi dalam posisi yang tidak selalu sejajar dalam proses
Tanya jawab. Adakalanya pewawancara lebih banyak bicara dengan bertanya,
dan sebaliknya dapat terjadi responden lebih banyak berbicara dan bercerita
untuk menjelaskan sesuatu secara panjang lebar dan detil.

Di dalam wawancara juga terdapat pembagian peran dan tanggung jawab.
Seperti pada wawancara seleksi tenaga kerja, bagi pewawancara ia harus
menyiapkan sarana dan prasarana yang kondusif untuk wawancara, tampil
dan terampil dalam mengajukan pertanyaan dari profil pelamar yang sudah
dipelajari datanya. Sementara sebaliknya bagi pelamar, maka ia harus tampil
percaya diri memberikan respons jawaban yang tepat dan menyampaikan data
dan informasi yang akurat tentang pribadinya.
Sebelum melakukan wawancara sebaiknya kita mempelajari terlebih
dahulu mengenai pekerjaan danperusahaan. Informasi tersebut bisa diperoleh
dariberbagai publikasi resmi yang dikeluarkan perusahaantersebut, baik
berbentuk jurnal, majalah atau bulletin.
Ada bebera jenis-jenis wawancara, diantaranya adalah :
1. Wawancara tertutup
Wawancara tertutup adalah sebuah kegiatan wawancara yang dilakukan
dengan cara tertutup. Pewawancara harus menjaga atau merahasiakan nama
maupun informasi mengenai narasumbernya dengan cara memalsukan atau
memberi inisial nama narasumber. Wawancara tertutup ini bisa juga diartikan
sebagai wawancara yang pertanyaan – pertanyaannya terbatas dan telah
tersedia jawbannya yang berupa pilihan. Contohnya adalah wawancara yang
menggunakan lembar questionnaire.
2. Wawancara terbuka
Wawancara ini bertolak belakang dengan jenis wawancara tertutup, yaitu
wawancara yang dilakukan dengan tidak merahasiakan informasi mengenai
narasumbernya dan juga memiliki pertanyaan – pertanyaan yang tidak
terbatas atau tidak terikat jawabannya. Contohnya adalah wawancara yang
meminta narasumber untuk memberikan penjelasan lengkap mengenai suatu
hal.
3. Wawancara konferensi
Wawancara konferensi adalah wawancara yang dilakukan oleh seorang
pewawancara dengan sejumlah narasumber dan sebaliknya. Contohnya
adalah wawancara yang dilakukan di acara – acara televisi atau talk show,

wawancara yang dilakukan oleh seorang pewawancara kepada sejumlah
narasumber di acara formal atu diskusi publik, dan Wawancara jarak jauh
(teleconference) yang banyak dilakukan di acara – acara berita.
4. Wawancara kelompok
Wawancara kelompok adalah wawancara yang dilakukan oleh sejumlah
pewawancara kepada narasumber dan dilaksanakan pada waktu yang
bersamaan. Hal ini hampir sama dengan wawancara konferensi, tetapi pada
wawancara kelompok pertanyaan – pertanyaan yang diajukan oleh setiap
pewawancara berbeda – beda. Contohnya adalah wawancara kepada seorang
artis, pejabat, atau group band yang berprestasi atau sedang terkena skandal.
5. Wawancara individual
Wawancara Individual adalah wawancara yang dilakukan oleh seorang
wawancara dengan seorang narasumber. Wawancara ini disebut juga dengan
wawancara perorangan. Contohnya adalah wawancara yang dilakukan oleh
wartawan dalam mencari berita.
6. Wawancara terpimpin
Wawancara ini disebut juga dengan wawancara terstruktur. Wawancara
jenis ini biasanya menggunakan beberapa pertanyaan yang telah disiapakan
sebelumnya baik oleh pewawancara maupun narasumbernya. Contohnya
adalah wawancara yang sering terjadi di acara – acara talk show bertemakan
khsusus kepada narasumber seperti dokter, polisi, guru, dan lain – lain.
7. Wawancara bebas
Wawancara bebas adalah jenis wawancara yang pertanyaannya tidak
dipersiapkan terlebih dahulu. Dengan kata lain wawancara ini terjadi spontan
bergantung dengan suasana dan keadaan ketika kegiatan wawancara
berlangsung. Wawancara ini sering disebut juga dengan wawancara tidak
berstruktur.
8. Wawancara tekanan
Jenis wawancara ini paling menakutkan, kita akan diberi pertanyaan tajam
yang dirancang untuk membuat kita jengkel atau tidak tenang, atau kita
dihadapkan pada kesunyian dalam periode yang panjan, kritikan dalam
penampilan, interupsi yang disengaja, dan reaksi semana-mana bahkan
bermusuhan dari wawancara.
9. Wawancara video

Seiring dengan upaya para pemberi kerja memangkas pengeluaran untuk
perjalanan, wawancara video menjadi lebih populer. Banyak perusahaan besar
menggunakan konferensi video untuk menyaring para kandidat manajemen
menengah atau untuk mewawancarai para kandidat di universitas. Para pakar
merekomendasikan para kandidat untuk untuk meme