LAPORAN Kerja Praktek Pengendalian MUTU
BAB II
MANAJEMEN PROYEK
A. Data Teknis Proyek
Data teknis proyek pembangunan Pondok Indah Residences adalah
berdasarkan data-data yang di peroleh penulis selama melakukan kerja praktek.
Adapun data-data proyek pembangunan Pondok Indah Residences adalah sebagai
berikut :
1.
2.
Nama Proyek
Lokasi Proyek
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Jumlah lantai
Fungsi Bangunan
Pemilik Proyek
Kontraktor Utama
Kontraktor Struktur
Konsultan Struktur
9.
Konsultan Arsitektur
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Konsultan ME
Konsultan MK
Konsultan Interior
Quality Suveyor
Sub – Kontraktror
Nilai Kontrak
Sumber Dana
Sifat Kontrak
Mata Uang
Waktu Pelaksanaan
: Pondok Indah Residencess
: Jalan Kartika Utama Kav V-TA Pondok
Indah Jakarta Selatan 12310
: (32 lantai, 31 lantai, 24 lantai +3 basement)
: Aprtements dan Food Beverage
: PT. Metrapolitan Kentjana, Tbk
: PT. Total Bangun Persada, Tbk
: PT. Total Bangun Persada, Tbk
: Beca Engineering NZ LTD &
PT. Bimatekno Karyatama Konsultan
: DP Architect, PTE, NZ LTD &
PT. Anggara Architeam
: Beca Engineering NZ LTD
: PT. Jaya CM
: PT. Anggara Architeam
: WWI
: Multi Stran Engineering
: ± Rp 947.061.000.000
: Pemilik Proyek
: Fixed Lump Sum Contract
: Rupiah (Rp.)
: 35 Bulan
B. Struktur Organisasi Serta Tugas dan Wewenang
Untuk kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan, kontraktor
pelaksana membentuk struktur organisasi di lapangan. Dengan adanya struktur
organisasi tersebut diharapkan tidak terjadi tumpang tindih antara tugas dan
tanggung jawab, sehingga semua permasalahan yang timbul dapat
ditanggulangi secara menyeluruh, terpadu, dan tuntas dalam mencapai
efisiensi kelancaran pekerjaan, waktu, dan biaya yang seminimal mungkin.
Adapun struktur organisasi Kontraktor pelaksana PT. TOTAL BANGUN
PERSADA Tbk. dalam pelaksanaan proyek pembangunan Pondok Indah
Residences adalah sebagai berikut :
Gambar 2. Bagan Struktur Organisasi Proyek Pondok Indah Residences
(Sumber : TOTAL BANGUN PERSADA Tbk, 2015)
Dalam organisasi kontraktor terdapat bagian-bagian yang mempunyai
tugas dan wewenang masing-masing. Dengan adanya susunan organisasi dan
manajemen yang baik dan teratur, maka dapat menjamin kualitas kerja dan
sekaligus mempertahankan nama baik perusahaan. Gambar di atas
menjelaskan mengenai uraian tugas dan tanggung jawab dari unsur-unsur yang
terlibat dalam organisasi pihak kontraktor adalah sebagai berikut :
1. Project Manager
Project Manager adalah seseorang yang memiliki kekuasaan untuk
memimpin semua kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek
dan bertanggung jawab penuh terhadap tercapainya pelaksanaan proyek
sesuai kontrak.
Fungsi jabatan adalah mengelola proyek sedemikian rupa, sehingga
tercapai tujuan proyek yaitu penyelesaian proyek pada waktunya dengan
kualitas / mutu yang memenuhi persyaratan dan memberikan keuntungan
yang baik bagi perusahaan serta membantu kepala divisi dalam
13
merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan program kerja bidang
produksi (pelaksanaan kontrak konstruksi) sebagai bagian dari program
kerja divisi, untuk menghasilkan pelaksanaan kontrak konstruksi secara
efektif dan efisien, memenuhi batasan-batasan perencanaan dalam aspek
sumber daya, biaya, mutu dan waktu, serta memberikan kepuasan kepada
pihak pengguna jasa.
a) Tugas :
Selalu Mengkoordinasikan atas jalannya proyek
Mengatur mengatur personil proyek dengan Direktur Proyek dan
melaporkannya kepada HRD.
Memantau kegiatan dari beberapa Project Manager dalam
memimpin pelaksanaan proyek sesuai dengan persyaratan kualitas,
waktu dan anggaran yang telah disetujui.
Bersama dengan manajer konstruksi mengembangkan hubungan
kerja yang baik dengan pemilik, Konsultan, Subkontraktor dan
Pemasok.
melakukan negosiasi dengan Subkontraktor.
Untuk mengontrol kas proyek.
Evaluasi kualitas kerja karyawan baik secara langsung maupun
tidak langsung.
b) Tanggung Jawab
Karyawan yang disfungsional.
Biaya, waktu dan kualitas kerja.
Kebenaran dalam pelaporan.
14
Keselamatan kerja yang ditentukan pada proyek berjalan.
c) Wewenang
Untuk memberikan informasi bagi tim.
Menyediakan data proyek yang dibutuhkan.
Untuk
memberikan
persetujuan
kemajuan
pembayaran
subkontraktor.
Untuk memberikan peringatan kepada bawahan.
2. Construction Manajer
a)
Tugas :
Membantu membuat pertemuan kontruksi dan menjelaskan atau
mendeskripsikan proyek kepada staff proyek.
Untuk memastikan pelaksanaan proyek dilakukan dengan metode
yang benar
Mengontrol biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana
anggaran proyek
Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerja sama dengan owner,
perencana konsultan mengenai baik buruknya proyek yang
dilakukan.
Melakukan komunikasi dan berkordinasi dengan pihak internal
dan eksternal untuk melaksanakan pekerjaan.
untuk mengartikan atau menerjemahkan hasil berkomunikasi dan
berkordinasi dengan owner dan pihak lain yang terkait dengan
pelaksanaan proyek kepada tim proyek.
Membuat laporan bulanan tentang kemajuan yang akan digunakan
pada rapat kordinasi bulanan mengenai manajemen yang
berhubungan dengan aspek realisasi biaya, kemajuan dan
pelanggaran.
15
Melakuan penerimaan bantuan dari owner yang akan ditulis pada
surat serah pernyataan.
Meminta persetujuan dari Project Manajer dan Project Director
mengenai penggunaan subkontraktor.
Memantau proses kegiatan proyek di lapangan dan mengambil
tindakan yang benar ketika terjadi pelanggaran yang sudah terjadi.
b) Tanggung Jawab
Proses pelaksanaan pekerjaan yang baik
Berkordinasi dengan baik antara divisi organisasi proyek
Mengontrol seluruh divisi organisasi proyek dalam menggunakan
sumber daya secara efisien dan efektif
Keseluruhan proyek finishing, baik pada aspek biaya, waktu dan
keselamatan kerja pelaksanaan proyek
Menunjuk mandor untuk melaksanakan pekerjaan dalam proyek
Membuat laporan bulanan dan laporan akhir proyek yang akan
disampaikan kepada Project Director.
c) Wewenang
Memberikan
persetujuan
atas
permintaan
penambahan,
pengurangan, mutasi, pekerjaan pekerja yang ditunjuk jika
diperlukan.
Membuat keputusan jika diperlukan pada proses pelaksanaan
proyek.
Mengatur, mengelola, memantau dan menolak semua kebutuhan
pada proyek yang sedang berjalan.
3. Project Admin
a) Tugas :
Menerima,
memperlajari
dan
mendistribusikan
serta
mengumpulkan dokumen.
16
Menerima, menyerahkan, menginput dan memantau shop drawing.
Menginput data dan mengirim/menyerahkannya kepada klien.
Untuk mengirimkan Permintaan Informasi, Permintaan Proposal
Permintaan Perubahan Order.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
File yang dikelola adalah benar.
Bertanggung jawab atas kerahasiaan dokumen.
4. Quality Control ( QC )
a) Tugas :
Memastikan bahwa pekerjaan dan bahan yang digunakan sesuai
dengan rencana mutu yang sudah ditetapkan pada langkah kerja
atau penerimaan material dan membuat pemeriksaan untuk langkah
kerja dan material yang akan digunakan dalam proyek.
Membuat analisis hasil tes yang dilakukan dalam proyek dan
memasukannya dalam file dokumen penting.
Membantu persiapan dalam pendokumtasian dan pekerjaan proyek
yang berlangsung untuk owner.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan sesuai dengan rencana
mutu yang akan diserahkan kepada owner
17
Membuat peringatan baik lisan maupun tulisan kepada pihak
terkait yang berhubungan dengan kualitas kerja
Menentukan bahwa suatu pekerjaan harus melanjutkan ketingkat
berikutnya
Memberikan peringatan kepada bawahan.
5. Engineering Manager
a) Tugas :
Untuk meninjau dan mengkoordinasikan hubungan antara gambar
teknik sipil (struktur), arsitektur, dan ME.
Menyiapkan material yang dibutuhkan untuk digunakan dalam
proyek.
Melakukan koordinasi dengan owner
Membuat jadwal persetujuan pengiriman bahan material.
Menyiapkan material, shop drawing dan metode pelaksanaan
pekerjaan yang sesuai dengan spesifikasi.
Mendistribusikan pada pembuatan shop drawing dari pihak yang
terkait.
Menyiapkan bahan tambah yang dibutukan dalam proyek.
b) Tanggung Jawab
Menyutujui shop drawing yang akan digunakan.
Meyetujui metode yang akan digunakan
Menyutujui subkontraktor yang akan bergabung.
c) Wewenang
Mengajukan material yang telah disetujui oleh Project Manajer
dengan spesifikasi yang diminta.
18
Memberi peringatan kepada bawahan.
6. Site Engineer
a) Tugas :
Melaksanakan metode pekerjaan yang diberikan oleh atasan yang
sudah di gambarkan oleh drafter
Melaporkan dan mendiskusikan dengan engineering manajer/ site
coordinator mengenai metode yang akan digunakan.
Memeriksa shop drawing yang berkaitan dengan struktur,
arsitektur dan MEP.
Memeriksa metode yang sudah direncanakan dalam pelakasanaan
proyek.
Membuat
jadwal
shop
drawing
pekerjaanyang
sudah
direncanakaan.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Kebenaran gambar dan tepat waktu dari jadwal rencana.
Mencatat gambar yang sudah jadi pada sebuah dokumen.
Memastikan bahwa yang digambarkan itu adalah yang digunakan
di dokumen dengan versi yang benar.
7. Drafter
a) Tugas :
Menerima data yang diperlukan untuk pembuatan gambar
Melaksanakaan pembuatan gambar detail
19
Mengirimkan hasil kerja ke site engineer
Memperbaiki gambar jika diperlukan
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Memastikan gambar yang diminta sesuai dengan benar
Tepat waktu dalam pembuatan gambar
8. Quantity Surveyor
a) Tugas :
membuat analisis harga satuan untuk setiap pekerjaan
menghitung volume pekerjaan dan memantau setiap keragaman
membantu Project Manager membuat kemajuan pekerjaan yang
akan diserahkan kepada Owner.
membantu Site Coordinator pada perhitungan kebutuhan volume
material.
membantu pembuatan laporan rutin bulanan.
membuat laporan kemajuan rutin dan ketertiban untuk disampaikan
kepada Owner.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
menjamin perhitungan volume pekerjaan yang benar dan
menganalisis itu harga satuan.
menjamin waktu yang tepat pengajuan kemajuan ke Owner.
20
c) Wewenang
memberikan informasi kepada atasan yang berkaitan dengan
pekerjaan.
9. Site Manager (SM)
a) Tugas :
Untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
Untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan Kualitas Rencana,
shop drawing dan jadwal pelaksanaan.
Untuk memastikan bawahan melaksanakan tugas mereka sesuai
dengan job description yang diberikan.
Untuk bekerja sama dengan pihak terkait untuk mendapatkan hasil
kerja yang memuaskan.
Untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan mengikuti standar dan
keselamatan kerja bersih yang ditetapkan pada proyek.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Atas aliran baik dari proses pelaksanaan pekerjaan.
Atas efisiensi & sumber daya yang dikelola secara efektif.
Atas kualitas dan waktu kerja sesuai dengan yang diberikan
anggaran.
c) Wewenang
Untuk membuat keputusan dan memberikan ide-ide kepada atasan
untuk menambah, mengurangi dan menghapus sumber daya.
Untuk memberikan peringatan kepada bawahan.
10. Chief Quality Supervisor (CQS)
a) Tugas :
Melakukan koordinasi dengan semua Supervisor pelaksanaan
pekerjaan di lokasi.
21
Untuk memantau peralatan & tenaga kerja yang dibutuhkan di
lokasi.
Untuk memantau jadwal kerja sehingga sesuai dengan yang telah
ditetapkan.
Untuk memantau kualitas kerja sesuai dengan yang telah
ditetapkan
Untuk membuat perkembangan harian untuk Site Coordinator.
Untuk memantau dan mengkoordinasikan gambar yang diterima
untuk pengaplikasian dilapangan.
Mengatur tugas-tugas untuk Supervisor.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Untuk menjamin aliran baik dari pekerjaan pada jadwal yang
ditentukan.
Untuk menjamin kualitas kerja yang ditentukan.Untuk menjamin
keamanan dan kebersihan lingkungan tempat kerja.
Untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan sesuai
dengan versi terakhir shop drawing
c) Wewenang
Untuk mengatur Pengawas pada pelaksanaan pekerjaan mereka.
Untuk melakukan pertemuan dengan Supervisor, Subkontraktor,
dan mandor.
11. Quality Supervisor (QS)
a)
Tugas :
Untuk mengatur rencana kerja harian di lokasi.
Untuk mengatur persiapan kerja di lapangan, yang meliputi:
1.
Langkah kerja yang akan dilaksanakan.
2.
Metode pelaksanaan pekerjaan.
3.
Menyediakan material, peralatan dan tenaga kerja.
Untuk memantau pekerjaan di lapangan selama pekerjaan sedang
berlangsung, yang meliputi:
1. Menyesuaikan pekerjaan dengan versi terakhir dari shop
drawing dan spesifikasinya
22
2. Metode Kerja semua pekerja harus sesuai dengan instruksi
kerja yang sah.
3. Penggunaan material dan peralatan di lapangan.
4. Kualitas dan jadwal pelaksanaan pekerjaan.
5. Keselamatan pekerja.
6. Kebersihan lokasi proyek.
Untuk menghitung kebutuhan material pendukung, peralatan dan
jumlah pekerja.
Untuk membuat laporan harian dan rencana eksekusi lapangan
sesuai dengan aturan atau peraturan yang sah di lokasi.
Untuk membahas pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan
pekerjaan dengan pihak terkait.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b)
Tanggung Jawab
Untuk memastikan kualitas hasil kerja sesuai dengan yang
direncanakan.
Untuk menjamin keselamatan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan
di daerah yang bertanggung jawab.
c)
Wewenang
Untuk memberikan informasi kepada atasan yang berkaitan dengan
pekerjaan.
12. Chief Surveyor (CS)
a) Tugas :
Memimpin, mengarahkan dan mengatur Surveyor di lokasi.
Untuk membuat rencana kebutuhan alat ukur dan peralatan yang
sesuai dengan kebutuhan lapangan.
Untuk memastikan perangkat pengukuran yang akan digunakan
dalam kondisi baik (dikalibrasi).
Untuk memeriksa hasil kerja Surveyor .
Mengawasi bersama dengan Kepala Pengawas pada pelaksanaan
pekerjaan di lapangan.
23
Untuk membuat laporan hasil survey untuk Koordinator lapangan.
b) Tanggung Jawab
Terhadap kondisi alat ukur jaminan yang baik / benar (dikalibrasi).
Memastikan hasil survey sesuai dengan gambar / kriteria.
c) Wewenang
Untuk mengatur Surveyor pada pelaksanaan pekerjaan.
Untuk kembali / menolak menggunakan perangkat pengukuran dan
peralatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan lapangan.
13. General Affair (GA)
a) Tugas :
Untuk mengkoordinasikan hubungan dengan pihak lain.
Melakukan koordinasi keamanan di lokasi kerja.
Untuk mengatur proyek operasional pemakaian kendaraan.
Untuk memastikan lingkungan proyek telah mengikuti standar
higienis dan keselamatan kerja yang ditetapkan di lokasi.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Atas keamanan lokasi proyek.
Atas Izin lebih.
c) Wewenang
Untuk memberikan peringatan kepada bawahan.
14. Purchasing
a) Tugas :
Menyediakan bahan dan peralatan seperti yang diminta.
Untuk memantau kedatangan material dan peralatan sesuai dengan
waktu dan spesifikasi yang ditentukan.
Untuk memastikan bawahan melakukan tugas mereka sesuai
dengan job description yang diberikan.
24
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Selama aliran baik dari bahan dan alat yang menyediakan.
c) Wewenang
Dengan persetujuan dari PM memiliki kewenangan untuk membeli
bahan/ alat yang mendesak.
15. Store Keeper (SK)
a) Tugas :
Untuk membuat permintaan bahan & alat permintaan.
Untuk memantau dan mencatat materi cuaca & alat diterima.
Untuk menyimpan bahan & alat. yang diminta
Untuk mencatat keluar alat / bahan.
Untuk mencatat alat / bahan kebutuhan di lokasi.
Untuk memberikan laporan adanya bahan & alat untuk Site
Coordinators.
Untuk mengembalikan alat / bahan jika tidak diperlukan dalam
proyek atas persetujuan PM.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan langsung oleh atasan.
b) Tanggung Jawab
Untuk menjamin yang keluar / masuk alat & bahan dan dipantau
dengan baik.
c) Wewenang
Untuk menolak / mengembalikan alat / bahan yang tidak sesuai
permintaan.
Untuk menolak permintaan penggunakan alat / bahan yang tidak
sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
16. Health, Safety And Environmental Officer (HSE)
a) Tugas :
Untuk melakukan pertemuan keselamatan.
25
Untuk memantau pelaksanaan kesehatan dan keselamatan terhadap
pekerjaan.
Untuk menganalisis keselamatan dan kesehatan kerja.
Untuk membuat petunjuk keselamatan dan kesehatan kerja.
Untuk membuat laporan keselamatan dan kesehatan kerja untuk
menyampaikannya kepada PM.
Untuk memeriksa tepat dan izin dari alat operasional dalam
proyek.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Selama pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja proyek.
c) Wewenang
Untuk menghentikan kerja yang tidak aman.
Untuk memberikan peringatan kepada
mematuhi HSE.
Untuk mengusir pekerja yang tidak taat terhadap HSE area kerja.
Untuk menghentikan pekerja yang masih belum mematuhi HSE,
pekerja yang belum
setelah 3 kali peringatan.
17. Security
a) Tugas :
Untuk memeriksa seluruh catatan pengiriman dan cap keluar &
masuk dengan baik
Untuk mengatur lalu lintas di luar lingkungan proyek.
Untuk menjaga kendaraan dalam proyek.
Untuk mengatur pengunjung memeriksa dengan kartu pengunjung.
b) Tanggung Jawab
Atas keselamatan pekerja.
Untuk menghindari mencuri barang.
Atas aliran baik dari pekerjaan proyek.
c) Wewenang
Untuk melaksanakan peraturan izin pengunjung, pekerja keras.
Untuk menghentikan kendaraan pengunjung / material yang akan
diperiksa.
26
C. Sistematika Pelengkap
Manajemen proyek konstruksi adalah ilmu untuk mengatur sumber daya
manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan-tujuan yang mencakup
waktu, anggaran, dan mutu yang terbatas untuk memberikan pelayanan
konstruksi yang terbaik bagi semua individu yang terlibat.
Proyek struktur gedung bertingkat, dalam kegiatan-kegiatan yang
dihadapi sudah sangat kompleks dengan berbagai macam permasalahan dan
resiko yang sangat besar. Tata urutan pelaksanaan pembangunan harus
dilakukan secara menyeluruh mulai dari perancangan, perencanaan, dan
pelaksanaan di lapangan. Agar efisiensi dan efektifitas kerja terpenuhi dengan
baik, maka di dalam pelaksanaan proyek diperlukan manajemen proyek
konstruksi yang baik, sehingga pada saat perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan di lapangan dapat dikendalikan sesuai dengan perjanjian tertulis
di dalam dokumen kontrak yaitu dihasilkannya mutu yang baik dengan biaya
seminimal mungkin.
Manajemen proyek konstruksi juga dapat diartikan sebagai tata cara atau
sistem kerja dari pekerjaan konstruksi dalam mengelola sumber daya dan
sumber dana dalam suatu proyek untuk mencapai tujuan dengan
menggunakan metode-metode dan sistematika tertentu agar tercapai daya
guna dan hasil yang maksimal. Manajemen proyek mencakup berbagai hal,
antara lain tahapan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan
koordinasi antar pihak. Adanya manajemen proyek tersebut waktu
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan di lapangan dapat direncanakan
dan dikendalikan sehingga sesuai dengan tujuan akhir pembangunan proyek
tersebut. Tata cara tersebut memadukan tahapan-tahapan proyek, antara lain :
Tepat quantity atau bentuk proyek
Tepat quality atau standar mutu yang diinginkan
Tepat biaya
Tepat waktu
Manajemen konstruksi yang baik dibutuhkan pula agar tercipta sistem
organisasi proyek yang efisien. Adapun manajemen konstruksi yang baik,
yaitu :
1. Merencanakan proyek secara efektif
2. Mengidentifikasi kendala-kendala
27
3. Merencanakan kemungkinan mengadopsi salah satu cara agar proyek
dapat mencapai sasaran
4. Perencanaan sumber daya yang sesuai dengan fungsinya
Manajemen proyek konstruksi meliputi seluruh kegiatan konstruksi yang
dimulai dari keinginan pemilik untuk membangun proyek sampai selesainya
proyek tersebut, yang meliputi prinsip-prinsip manajemen yaitu Planning
(perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan),
Controling (pengawasan), dan Evaluating (evaluasi).
Sumber daya dalam sebuah proyek konstruksi dapat dikelompokan
menjadi manpower, material, machines, money, dan method (5M) yang
disebut 5 unsur manajemen, yaitu :
1. Manusia (Man)
2. Bahan (Material)
3. Mesin/Peralatan (Machines)
4. Metode/Cara kerja (Method)
5. Uang (Money)
MAN METHOD
M
ATERI
A
ACHI
N
E
MONEY
Gambar 3. Sumber Daya
Dalam Proyek Konstruksi
(Sumber : Buku Manajemen Proyek, 1997)
a. Manusia (Man)
Manusia sebagai sumber daya utama diartikan sebagai tenaga kerja
baik yang terlibat langsung maupun tidak terlibat langsung dengan
pekerjaan konstruksi. Tenaga yang terlibat langsung adalah tenaga kerja
yang berada pada kelompok pemberi pekerjaan (pengguna jasa),
kelompok kontraktor (penyedia jasa), dan kelompok konsultan (penyedia
jasa). Berdasarkan kualifikasinya para tenaga kerja tersebut dapat
dikelompokkan ke dalam tenaga ahli dan tenaga terampil.
28
b. Bahan (Material)
Bahan diartikan sebagai bahan baku natural maupun melalui
pengolahan, dan setelah diproses ditetapkan menjadi item pekerjaan
sebagaimana dituangkan di dalam dokumen kontrak. Bahan baku (tanah,
batu, semen, pasir, besi beton, dll.) dan bahan olahan (agregat, adukan
beton, profil baja dll.) merupakan sumber daya yang harus
diperhitungkan secara cermat, karena pengaruhnya di dalam perhitungan
biaya pekerjaan konstruksi sangat besar. Oleh karena itu lokasi bahan
baku perlu secara cermat ditetapkan berdasar jarak dan volume yang
tersedia, memenuhi syarat menjadi bahan olahan. Survai untuk
mendapatkan informasi lokasi bahan baku perlu dilakukan, guna
mendapatkan data akurat sebagai masukan bagi kontraktor dalam
menyiapkan penawaran, maupun pada tahap pelaksanaan pekerjaan.
c. Mesin/Peralatan (Machines)
Peralatan dalam pekerjaan konstruksi diartikan sebagai alat
lapangan (alat berat), peralatan laboratorium, peralatan kantor (misalnya
computer), dan peralatan lainnya. Dengan menggunakan peralatan yang
sesuai sasaran pekerjaan dapat dicapai dengan ketepatan waktu yang
lebih
akurat,
serta
memenuhi
spesifikasi
teknis
yang
telah
dipersyaratkan.
d. Metode/Cara kerja (Method)
Metode atau cara kerja pada pelaksanaan konstruksi berarti cara
atau jalan yang ditempuh dalam menyelesaiakan suatu proyek konstruksi
agar dapat berjalan maksimal. Sehubungan dengan upaya ilmiah, maka
metode menyangkut masalah cara kerja untuk dapat memahami objek
yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan. Fungsi metode berarti
sebagai alat untuk mencapai tujuan.
e. Uang (Money)
Uang merupakan sumber daya sangat penting dalam manajemen
proyek.
Ketidakcukupan
uang,
sulit
untuk
mengharapkan
penyelenggaraan manajemen proyek sesuai dengan ikatan kontrak yang
disepakati antara para pihak yang menandatangani perjanjian kontrak.
29
Seluruh kegiatan penyelenggaraan pekerjaan konstruksi pada seluruh
kelompok yang terlibat, memerlukan biaya yang besarnya telah
disepakati
di
dalam
surat
perjanjian
kontrak.
Jika
terjadi
ketidaksepakatan dalam pelaksanaan pekerjaan, biasanya berdampak
pada “nilai uang” yang harus disepakati, dokumen kontrak telah
mengatur tata cara penyelesaian hukum yang harus ditempuh.Uang
sangat
penting
karena
seluruh
kegiatan
pekerjaan
konstruksi
memerlukan pembiayaan, menyangkut rekruitmen manusia (tenaga
kerja), penggunaan jasa tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil, tenaga
non skill), penggunaan peralatan (alat-alat berat maupun alat-alat
laboratorium), pembelian bahan dan material, pengolahan bahan dan
material, baik bagi kelompok pengguna jasa maupun penyedia jasa. Jadi
pengertian “uang” di dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi (civil
works) bukan semata-mata untuk pembiayaan pelaksanaan konstruksi
oleh kontraktor, tetapi termasuk biaya yangharus dikeluarkan untuk
konsultan perencana, konsultan pengawas dan untuk pengguna jasa
dalam suatu kurun waktu yang telah disepakati.
Manajemen
mengenal
suatu
urutan
pelaksanaan
yang
menggambarkan bahwa ada tindakan-tindakan manajemen untuk
mencapai sasaran yang telah ditetapkan sebagai suatu proses. Secara
umum fungsi manajemen meliputi penetapan tujuan/sasaran yang diikuti
dengan
perencanaan
(planning),
pengorganisasian
(organizing),
pelaksanaan (actuating), pengendalian (controlling), dan evaluasi
(evaluating). Oleh karena itu, jika seluruh tahapan tersebut diilustrasikan
sebagai bentuk input, proses, dan output, maka :
1. Sumber daya yang tersedia merupakan input
2. Fungsi-fungsi manajemen sebagai proses
3. Tujuan yang dicapai merupakan output
30
P L
A
N
N I
N
G
A C
T U
A T
IN
G
E V
A L
U A
T I
CN
OG
N T
R O
L I
N G
O
G
N
Z
N
R
A
I
I
G
Gambar 4. Skema Manajeman Proyek
(Sumber : Buku Manajemen Proyek, 1997)
1.
Planning
Planning (perencanaan) adalah pemikiran tentang rencana suatu
kegiatan dengan cara pengambilan keputusan yang mengandung data,
informasi, asumsi maupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan
dilakukan pada masa yang akan datang. Bentuk planning antara lain :
a. Menetapkan tujuan dan sasaran yang akan dicapai
b. Menyusun rencana untuk jangka panjang dan jangka pendek.
c. Menyumbang strategi dan prosedur pengoperasian.
d. Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan.
Manfaat dari planning adalah sebagai sarana pengawas, pengendali,
maupun pedoman pelaksanaan kegiatan, serta untuk memilih dan
menetapkan kegiatan yang diperlukan.
2.
Organizing
Organizing (pengorganisasian) adalah tindakan yang dilakukan
setelah ditetapkannya tujuan-tujuan dan penyusunan perencanaan dengan
cara
mempersatukan
suatu
kegiatan
manusia
dengan
bidang
pekerjaannya masing-masing yang saling terkait satu sama lain serta
berinteraksi dengan lingkungannya sehingga diharapkan akan dapat
melaksanakan rencana yang telah ditetapkan. Bentuk tindakan-tindakan
yang dilakukan antara lain :
a. Menetapkan daftar tugas
b. Menyusun lingkup kegiatan
c. Menyusun bagan/urutan kegiatan
31
Berdasarkan tindakan-tindakan di atas, kemudian disusunlah
struktur organisasi. Adapun manfaat dari organizing adalah sebagai
pedoman pelaksanaan fungsi di mana pembagian tugas, hubungan
tanggung jawab, dan delegasi kewenangan dapat terlihat jelas.
3.
Actuating
Actuating (pelaksanaan)
merupakan
suatu
tindakan
untuk
menyelaraskan seluruh anggota organisasi dalam kegiatan pelaksanaan
pekerjaan agar seluruh anggota organisasi dapat saling bekerja sama
dalam mencapai tujuan bersama. Adapun hal-hal yang dilakukan antara
lain :
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan
b. Mendistribusikan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab
c. Memberikan pengarahan, penugasan dan motivasi
Manfaat dari actuating adalah menciptakan keseimbangan tugas,
hak, dan kewajiban dari masing-masing bagian dalam suatu organisasi
dan mendorong terciptanya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja
untuk mencapai tujuan bersama. Keberhasilan dalam mencapai tujuan
tersebut sangat dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan yang diterapkan.
4.
Controling
Controling (pengawasan) merupakan suatu tindakan pengawasan
yang diperlukan untuk memelihara aturan-aturan yang telah ditetapkan
dengan cara mengukur, menganalisa, dan mengevaluasi kualitas
pekerjaan sehingga dihasilkan kualitas kerja yang baik. Tindakantindakan tersebut antara lain :
a. Membandingkan hasil terhadap standar kualitas
b. Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi
c. Memberikan saran-saran untuk perbaikan
d. Menyusun laporan kegiatan
Berdasarkan tindakan-tindakan di atas, controling pada umumnya
dibuat suatu tolak ukur, seperti anggaran, standar mutu, jadwal
penyelesaian pekerjaan, dan lain-lain. Manfaat controling adalah
memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi dari segi kualitas,
kuantitas, biaya, dan waktu. Apabila terjadi suatu penyimpangan di luar
batas toleransi, maka akan segera dilakukan perbaikan. Hal tersebut
32
merupakan salah satu upaya untuk meyakini bahwa arus kegiatan
bergerak ke arah yang diinginkan.
5.
Evaluating
Evaluating (evaluasi) merupakan kegiatan menilai kembali secara
menyeluruh suatu kegiatan yang telah selesai dilaksanakan sehingga
dapat diketahui apakah pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan
planning.
Oleh
karena
itu,
evaluasi
memungkinkan
terjadinya
replanning, reorganizing, atau peningkatan kualitas kerja pelaksanaan
dan pengawasan.
D. Koordinasi Proyek
Pengelolaan proyek konstruksi membutuhkan pengetahuan manajemen
modern serta pemahaman tentang proses desain dan konstruksi. Proyek
konstruksi memiliki satu set khusus tujuan dan kendala seperti kerangka
waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian. Sementara teknologi yang
relevan, pengaturan kelembagaan atau proses akan berbeda, pengelolaan
proyek tersebut memiliki banyak kesamaan dengan pengelolaan serupa jenis
proyek-proyek di domain khusus lain atau teknologi seperti aerospace,
farmasi dan perkembangan energi.
Pemilik Proyek
PT. Metrapolitan Kentjana, Tbk
Konsultan Arsitek
Dp Architect, PTE, NZ LTD
PT. Anggara Architeam
Konsultan Struktur
Beca Engineering NZ LTD
PT. Bimotekno Karyatama
Konsultan MEP
Beca Engineering NZ LTD
Garis Koordinasi
Manajemen Konstruksi
PT. Jaya CM
Kontraktor Pelaksana
PT. TOTAL BANGUN
PERSADA T.bk
Sub Kontraktor
Garis Tugas
33
Gambar 5. Garis Koordinasi Proyek
(Sumber: Hasil Analisis, 2015)
1. Pemilik Proyek dengan Konsultan Perencana
Konsultan perencana ditunjuk oleh pemilik proyek, dimana
konsultan perencana memberikan jasa berupa perencanaan proyek yang
meliputi masalah-masalah teknis maupun administrasi kepada pemilik
proyek dan hasil dari perencanaan tersebut wajib ditunjukan kepada
pemilik proyek, kemudian pemilik proyek berkewajiban memberikan
imbalan berupa biaya perencanaan kepada konsultan perencana. Pemilik
proyek memiliki hak untuk memberikan perintah kepada konsultan
perencana.Pemilik proyek dengan perencana juga membahas tentang
kontrak konstruksi. Kontrak konstruksi dalam proyek pembangunan
Pondok Indah Residences menggunakan kontrak konstruksi Fixed Lump
Sum Contract.
2. Pemilik Proyek dengan Konsultan Pengawas
Merupakan hibungan koordinasi dan kontrak, sesuai perjanjian
kontrak, konsultan MK ditugaskan untuk mengawasi dan mengendalikan
tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor baik untuk
pekerjaan yang telah dilaksanakan, sedang berlangsung, ataupun pekerjaan
yang belum sempat dilaksanakan. Konsultan MK harus berupaya agar
pelaksanaan pekerjaan dapat tepat mutu dan tepat waktu serta sesuai
dengan spesifikasi yang ada. Konsultan pengawas berkewajiban
memberikan informasi kepada pemilik proyek mengenai hasil pelaksanaan
pekerjaan proyek dilapangan, kemudian pemilik proyek berkewajiban
memberikan imbalan berupa biaya pengawasan kepada konsultan
pengawas.
3. Pemilik Proyek dengan Kontraktor Pelaksana
Terdapat ikatan kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor
pelaksana, dimana kontraktor pelaksana berkewajiban melaksanakan
pekerjaan proyek dengan baik dan hasilnya memuaskan serta dapat
dipertanggung jawabkan kepada pemilik proyek pada waktu penyerahan
pekerjaan, kemudian pemilik proyek berkewajiban membayar semua biaya
34
pelaksanaan sesuai dengan yang tertera didalam dokumen kontrak kepada
kontraktor pelaksana agar proyek berjalan lancar sesuai dengan ketentuan
yang telah menjadi kesepakatan di antara kedua belah pihak. Koordinasi
ini dilakukan secara rutin seminggu satu kali, terutama jika terdapat
perubahan rencana, baik bermula dari pemilik proyek maupun sebaliknya.
4. Konsultan Perencana dengan Konsultan Pengawas
Konsultan perencana dan konsultan pengawas berkoordinasi dalam
hal pengolahan dan pengawasan jalannya pelaksanaan proyek agar sesuai
dengan rancangan konsultan perencana. Selain itu, hubungan kerja dan
konsultasi dapat dilakukan jika terjadi perubahan-perubahan terhadap
perencana dan anggaran biaya.
5. Konsultan Perencana dengan Kontraktor Pelaksana
Konsultan perencana terlebih dahulu menyampaikan pekerjaan
proyek kemudian kontraktor pelaksana bertugas melaksanakan pekerjaan
proyek sesuai dengan perencanaan yang telah disusun oleh konsultan
perencana. Hubungan antara keduanya tidak ada hubungan perintah, yang
ada hanyalah hubungan koordinasi.
6. Konsultan Pengawas dengan Kontraktor Pelaksana
Konsultan pengawas berkewajiban untu mengawasi pelaksanaan
pekerjaan kontraktor agar memenuhi semua persyaratan yang telah
ditentukan dalam perencanaan. Konsultan pengawas mempuyai hak untuk
memberikan perintah kepada kontraktor dengan cara mereka saling
berkoordinasi dalam pelaksanaan proyek.
E. Jenis Kontrak
1. Kontrak harga satuan
Hal penting dalam kontrak harga satuan (unit price contract) adalah
penilaian harga setiap unit pekerjaan telah dilakukan sebelum konstruksi
dimulai. Pemilik telah menghitung jumlah unit yang terdapat dalam setiap
elemen pekerjaan.
Berdasarkan arti kata unit price contract, dapat dipahami bahwa
perikatan terjadi terhadap harga satuan setiap jenis atau item pekerjaan
sehingga kontraktor hanya perlu menentukan harga satuan yang akan
35
ditawar untuk setiap item dalam kontrak. Penentuan besarnya harga satuan
ini harus mengakomodasi semua biaya yang mungkin terjadi seperti biaya
overhead, keuntungan, biaya-biaya tak terduga dan biaya untuk
mengantisipasi resiko. Penggunaan jenis kontrak ini menjadi tepat apabila
proyek mempunyai karakteristik sebagai berikut : proyek dapat
didefinisikan secara jelas, kuantitas aktual masing - masing pekerjaan sulit
untuk diestimasi secara akurat sebelum proyek dimulai.
2. Kontrak biaya plus jasa
Pada kontrak biaya plus jasa (cost plus fee contract) jenis ini,
kontraktor akan menerima sejumlah pembayaran atas pengeluarannya
ditambah sejumlah biaya untuk overhead dan keuntungan. Besarnya
overhead dan keuntungan umumnya didasarkan atas presentase biaya yang
dikeluarkan.
Metoda pembayaran dalam kontrak jenis ini dibedakan menjadi 2
(dua), yaitu :
a. Pembayaran biaya plus jasa tertentu.
Pada metode ini, kontraktor tidak mendapatkan kesempatan menaikkan
biaya untuk menambah keuntungan dan overhead.
b. Pembayaran biaya plus presentase biaya dengan jaminan maksimum
Pada metode ini dapat meyakinkan pemilik bahwa biaya total proyek
tidak akan melebihi suatu jumlah tertentu.
Kontrak jenis ini pada umumnya digunakan jika biaya aktual dari
proyek atau bagian proyek sulit diestimasi secara akurat. Hal ini dapat
terjadi jika perencanaan belum selesai, proyek tidak dapat digambarkan
secara akurat, proyek harus diselesaikan dalam waktu singkat sementara
rencana dan spesifikasi tidak dapat diselesaikan sebelum proses konstruksi
dimulai. Kekurangan dari jenis kontrak ini adalah pemilik kurang banyak
mengetahui biaya aktual proyek yang akan terjadi. Pemilik harus
menempatkan staf untuk memonitor kemajuan pekerjaan sehingga dapat
diketahui apakah biaya - biaya yang ditagih benar - benar dikeluarkan.
3. Kontrak biaya menyeluruh
36
Kontrak biaya menyeluruh (lump sum contract) ini digunakan pada
kondisi kontraktor akan membangun sebuah proyek sesuai rancangan yang
ditetapkan pada suatu biaya tertentu. Jika terjadi perubahan baik desain,
jenis material dan segala sesuatu yang menyebabkan terjadinya perubahan
biaya, maka dapat dilakukan negosiasi antar pemilik dan kontraktor untuk
menetapkan pembayaran yang akan diberikan kepada kontraktor terhadap
perubahan pekerjaan tersebut. Semua biaya yang dikeluarkan untuk setiap
pekerjaan tambah kurang harus dinegosiasikan antar pemilik dan
kontraktor.
Persyaratan utama dalam mengaplikasikan kontrak jenis ini adalah
perencanaan benar-benar telah selesai sehingga kontraktor dapat
melakukan estimasi kuantitas secara akurat. Jika anggaran biaya dari
pemilik terbatas maka jenis kontrak ini menjadi pilihan yang tepat karena
memberi nilai pasti terhadap biaya yang akan dikeluarkan. Pekerjaan
konstruksi yang tepat untuk jenis kontrak ini adalah pembangunan gedung.
Proyek Pondok Indah Residences menggunakan jenis kontrak biaya
menyeluruh atau lump sum contract. Kontrak ini digunakan pada kondisi
kontraktor akan membangun sebuah proyek sesuai rancangan yang
ditetapkan pada suatu biaya tertentu. Jika terjadi perubahan baik desain,
jenis material dan segala sesuatu yang menyebabkan terjadinya perubahan
biaya, maka dapat dilakukan negosiasi antar pemilik dan kontraktor untuk
menetapkan pembayaran yang akan diberikan kepada kontraktor terhadap
perubahan pekerjaan tersebut. Semua biaya yang dikeluarkan untuk setiap
pekerjaan tambah kurang harus dinegosiasikan antar pemilik dan
kontraktor. Dalam mengaplikasikan kontrak jenis ini perencanaan harus
benar-benar telah selesai sehingga kontraktor dalam hal ini PT. TOTAL
BANGUN PERSADA Tbk. dapat melakukan estimasi kuantitas secara
akurat.
37
MANAJEMEN PROYEK
A. Data Teknis Proyek
Data teknis proyek pembangunan Pondok Indah Residences adalah
berdasarkan data-data yang di peroleh penulis selama melakukan kerja praktek.
Adapun data-data proyek pembangunan Pondok Indah Residences adalah sebagai
berikut :
1.
2.
Nama Proyek
Lokasi Proyek
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Jumlah lantai
Fungsi Bangunan
Pemilik Proyek
Kontraktor Utama
Kontraktor Struktur
Konsultan Struktur
9.
Konsultan Arsitektur
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Konsultan ME
Konsultan MK
Konsultan Interior
Quality Suveyor
Sub – Kontraktror
Nilai Kontrak
Sumber Dana
Sifat Kontrak
Mata Uang
Waktu Pelaksanaan
: Pondok Indah Residencess
: Jalan Kartika Utama Kav V-TA Pondok
Indah Jakarta Selatan 12310
: (32 lantai, 31 lantai, 24 lantai +3 basement)
: Aprtements dan Food Beverage
: PT. Metrapolitan Kentjana, Tbk
: PT. Total Bangun Persada, Tbk
: PT. Total Bangun Persada, Tbk
: Beca Engineering NZ LTD &
PT. Bimatekno Karyatama Konsultan
: DP Architect, PTE, NZ LTD &
PT. Anggara Architeam
: Beca Engineering NZ LTD
: PT. Jaya CM
: PT. Anggara Architeam
: WWI
: Multi Stran Engineering
: ± Rp 947.061.000.000
: Pemilik Proyek
: Fixed Lump Sum Contract
: Rupiah (Rp.)
: 35 Bulan
B. Struktur Organisasi Serta Tugas dan Wewenang
Untuk kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan, kontraktor
pelaksana membentuk struktur organisasi di lapangan. Dengan adanya struktur
organisasi tersebut diharapkan tidak terjadi tumpang tindih antara tugas dan
tanggung jawab, sehingga semua permasalahan yang timbul dapat
ditanggulangi secara menyeluruh, terpadu, dan tuntas dalam mencapai
efisiensi kelancaran pekerjaan, waktu, dan biaya yang seminimal mungkin.
Adapun struktur organisasi Kontraktor pelaksana PT. TOTAL BANGUN
PERSADA Tbk. dalam pelaksanaan proyek pembangunan Pondok Indah
Residences adalah sebagai berikut :
Gambar 2. Bagan Struktur Organisasi Proyek Pondok Indah Residences
(Sumber : TOTAL BANGUN PERSADA Tbk, 2015)
Dalam organisasi kontraktor terdapat bagian-bagian yang mempunyai
tugas dan wewenang masing-masing. Dengan adanya susunan organisasi dan
manajemen yang baik dan teratur, maka dapat menjamin kualitas kerja dan
sekaligus mempertahankan nama baik perusahaan. Gambar di atas
menjelaskan mengenai uraian tugas dan tanggung jawab dari unsur-unsur yang
terlibat dalam organisasi pihak kontraktor adalah sebagai berikut :
1. Project Manager
Project Manager adalah seseorang yang memiliki kekuasaan untuk
memimpin semua kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek
dan bertanggung jawab penuh terhadap tercapainya pelaksanaan proyek
sesuai kontrak.
Fungsi jabatan adalah mengelola proyek sedemikian rupa, sehingga
tercapai tujuan proyek yaitu penyelesaian proyek pada waktunya dengan
kualitas / mutu yang memenuhi persyaratan dan memberikan keuntungan
yang baik bagi perusahaan serta membantu kepala divisi dalam
13
merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan program kerja bidang
produksi (pelaksanaan kontrak konstruksi) sebagai bagian dari program
kerja divisi, untuk menghasilkan pelaksanaan kontrak konstruksi secara
efektif dan efisien, memenuhi batasan-batasan perencanaan dalam aspek
sumber daya, biaya, mutu dan waktu, serta memberikan kepuasan kepada
pihak pengguna jasa.
a) Tugas :
Selalu Mengkoordinasikan atas jalannya proyek
Mengatur mengatur personil proyek dengan Direktur Proyek dan
melaporkannya kepada HRD.
Memantau kegiatan dari beberapa Project Manager dalam
memimpin pelaksanaan proyek sesuai dengan persyaratan kualitas,
waktu dan anggaran yang telah disetujui.
Bersama dengan manajer konstruksi mengembangkan hubungan
kerja yang baik dengan pemilik, Konsultan, Subkontraktor dan
Pemasok.
melakukan negosiasi dengan Subkontraktor.
Untuk mengontrol kas proyek.
Evaluasi kualitas kerja karyawan baik secara langsung maupun
tidak langsung.
b) Tanggung Jawab
Karyawan yang disfungsional.
Biaya, waktu dan kualitas kerja.
Kebenaran dalam pelaporan.
14
Keselamatan kerja yang ditentukan pada proyek berjalan.
c) Wewenang
Untuk memberikan informasi bagi tim.
Menyediakan data proyek yang dibutuhkan.
Untuk
memberikan
persetujuan
kemajuan
pembayaran
subkontraktor.
Untuk memberikan peringatan kepada bawahan.
2. Construction Manajer
a)
Tugas :
Membantu membuat pertemuan kontruksi dan menjelaskan atau
mendeskripsikan proyek kepada staff proyek.
Untuk memastikan pelaksanaan proyek dilakukan dengan metode
yang benar
Mengontrol biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana
anggaran proyek
Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerja sama dengan owner,
perencana konsultan mengenai baik buruknya proyek yang
dilakukan.
Melakukan komunikasi dan berkordinasi dengan pihak internal
dan eksternal untuk melaksanakan pekerjaan.
untuk mengartikan atau menerjemahkan hasil berkomunikasi dan
berkordinasi dengan owner dan pihak lain yang terkait dengan
pelaksanaan proyek kepada tim proyek.
Membuat laporan bulanan tentang kemajuan yang akan digunakan
pada rapat kordinasi bulanan mengenai manajemen yang
berhubungan dengan aspek realisasi biaya, kemajuan dan
pelanggaran.
15
Melakuan penerimaan bantuan dari owner yang akan ditulis pada
surat serah pernyataan.
Meminta persetujuan dari Project Manajer dan Project Director
mengenai penggunaan subkontraktor.
Memantau proses kegiatan proyek di lapangan dan mengambil
tindakan yang benar ketika terjadi pelanggaran yang sudah terjadi.
b) Tanggung Jawab
Proses pelaksanaan pekerjaan yang baik
Berkordinasi dengan baik antara divisi organisasi proyek
Mengontrol seluruh divisi organisasi proyek dalam menggunakan
sumber daya secara efisien dan efektif
Keseluruhan proyek finishing, baik pada aspek biaya, waktu dan
keselamatan kerja pelaksanaan proyek
Menunjuk mandor untuk melaksanakan pekerjaan dalam proyek
Membuat laporan bulanan dan laporan akhir proyek yang akan
disampaikan kepada Project Director.
c) Wewenang
Memberikan
persetujuan
atas
permintaan
penambahan,
pengurangan, mutasi, pekerjaan pekerja yang ditunjuk jika
diperlukan.
Membuat keputusan jika diperlukan pada proses pelaksanaan
proyek.
Mengatur, mengelola, memantau dan menolak semua kebutuhan
pada proyek yang sedang berjalan.
3. Project Admin
a) Tugas :
Menerima,
memperlajari
dan
mendistribusikan
serta
mengumpulkan dokumen.
16
Menerima, menyerahkan, menginput dan memantau shop drawing.
Menginput data dan mengirim/menyerahkannya kepada klien.
Untuk mengirimkan Permintaan Informasi, Permintaan Proposal
Permintaan Perubahan Order.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
File yang dikelola adalah benar.
Bertanggung jawab atas kerahasiaan dokumen.
4. Quality Control ( QC )
a) Tugas :
Memastikan bahwa pekerjaan dan bahan yang digunakan sesuai
dengan rencana mutu yang sudah ditetapkan pada langkah kerja
atau penerimaan material dan membuat pemeriksaan untuk langkah
kerja dan material yang akan digunakan dalam proyek.
Membuat analisis hasil tes yang dilakukan dalam proyek dan
memasukannya dalam file dokumen penting.
Membantu persiapan dalam pendokumtasian dan pekerjaan proyek
yang berlangsung untuk owner.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas kualitas pekerjaan sesuai dengan rencana
mutu yang akan diserahkan kepada owner
17
Membuat peringatan baik lisan maupun tulisan kepada pihak
terkait yang berhubungan dengan kualitas kerja
Menentukan bahwa suatu pekerjaan harus melanjutkan ketingkat
berikutnya
Memberikan peringatan kepada bawahan.
5. Engineering Manager
a) Tugas :
Untuk meninjau dan mengkoordinasikan hubungan antara gambar
teknik sipil (struktur), arsitektur, dan ME.
Menyiapkan material yang dibutuhkan untuk digunakan dalam
proyek.
Melakukan koordinasi dengan owner
Membuat jadwal persetujuan pengiriman bahan material.
Menyiapkan material, shop drawing dan metode pelaksanaan
pekerjaan yang sesuai dengan spesifikasi.
Mendistribusikan pada pembuatan shop drawing dari pihak yang
terkait.
Menyiapkan bahan tambah yang dibutukan dalam proyek.
b) Tanggung Jawab
Menyutujui shop drawing yang akan digunakan.
Meyetujui metode yang akan digunakan
Menyutujui subkontraktor yang akan bergabung.
c) Wewenang
Mengajukan material yang telah disetujui oleh Project Manajer
dengan spesifikasi yang diminta.
18
Memberi peringatan kepada bawahan.
6. Site Engineer
a) Tugas :
Melaksanakan metode pekerjaan yang diberikan oleh atasan yang
sudah di gambarkan oleh drafter
Melaporkan dan mendiskusikan dengan engineering manajer/ site
coordinator mengenai metode yang akan digunakan.
Memeriksa shop drawing yang berkaitan dengan struktur,
arsitektur dan MEP.
Memeriksa metode yang sudah direncanakan dalam pelakasanaan
proyek.
Membuat
jadwal
shop
drawing
pekerjaanyang
sudah
direncanakaan.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Kebenaran gambar dan tepat waktu dari jadwal rencana.
Mencatat gambar yang sudah jadi pada sebuah dokumen.
Memastikan bahwa yang digambarkan itu adalah yang digunakan
di dokumen dengan versi yang benar.
7. Drafter
a) Tugas :
Menerima data yang diperlukan untuk pembuatan gambar
Melaksanakaan pembuatan gambar detail
19
Mengirimkan hasil kerja ke site engineer
Memperbaiki gambar jika diperlukan
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Memastikan gambar yang diminta sesuai dengan benar
Tepat waktu dalam pembuatan gambar
8. Quantity Surveyor
a) Tugas :
membuat analisis harga satuan untuk setiap pekerjaan
menghitung volume pekerjaan dan memantau setiap keragaman
membantu Project Manager membuat kemajuan pekerjaan yang
akan diserahkan kepada Owner.
membantu Site Coordinator pada perhitungan kebutuhan volume
material.
membantu pembuatan laporan rutin bulanan.
membuat laporan kemajuan rutin dan ketertiban untuk disampaikan
kepada Owner.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
menjamin perhitungan volume pekerjaan yang benar dan
menganalisis itu harga satuan.
menjamin waktu yang tepat pengajuan kemajuan ke Owner.
20
c) Wewenang
memberikan informasi kepada atasan yang berkaitan dengan
pekerjaan.
9. Site Manager (SM)
a) Tugas :
Untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
Untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan Kualitas Rencana,
shop drawing dan jadwal pelaksanaan.
Untuk memastikan bawahan melaksanakan tugas mereka sesuai
dengan job description yang diberikan.
Untuk bekerja sama dengan pihak terkait untuk mendapatkan hasil
kerja yang memuaskan.
Untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan mengikuti standar dan
keselamatan kerja bersih yang ditetapkan pada proyek.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Atas aliran baik dari proses pelaksanaan pekerjaan.
Atas efisiensi & sumber daya yang dikelola secara efektif.
Atas kualitas dan waktu kerja sesuai dengan yang diberikan
anggaran.
c) Wewenang
Untuk membuat keputusan dan memberikan ide-ide kepada atasan
untuk menambah, mengurangi dan menghapus sumber daya.
Untuk memberikan peringatan kepada bawahan.
10. Chief Quality Supervisor (CQS)
a) Tugas :
Melakukan koordinasi dengan semua Supervisor pelaksanaan
pekerjaan di lokasi.
21
Untuk memantau peralatan & tenaga kerja yang dibutuhkan di
lokasi.
Untuk memantau jadwal kerja sehingga sesuai dengan yang telah
ditetapkan.
Untuk memantau kualitas kerja sesuai dengan yang telah
ditetapkan
Untuk membuat perkembangan harian untuk Site Coordinator.
Untuk memantau dan mengkoordinasikan gambar yang diterima
untuk pengaplikasian dilapangan.
Mengatur tugas-tugas untuk Supervisor.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Untuk menjamin aliran baik dari pekerjaan pada jadwal yang
ditentukan.
Untuk menjamin kualitas kerja yang ditentukan.Untuk menjamin
keamanan dan kebersihan lingkungan tempat kerja.
Untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan sesuai
dengan versi terakhir shop drawing
c) Wewenang
Untuk mengatur Pengawas pada pelaksanaan pekerjaan mereka.
Untuk melakukan pertemuan dengan Supervisor, Subkontraktor,
dan mandor.
11. Quality Supervisor (QS)
a)
Tugas :
Untuk mengatur rencana kerja harian di lokasi.
Untuk mengatur persiapan kerja di lapangan, yang meliputi:
1.
Langkah kerja yang akan dilaksanakan.
2.
Metode pelaksanaan pekerjaan.
3.
Menyediakan material, peralatan dan tenaga kerja.
Untuk memantau pekerjaan di lapangan selama pekerjaan sedang
berlangsung, yang meliputi:
1. Menyesuaikan pekerjaan dengan versi terakhir dari shop
drawing dan spesifikasinya
22
2. Metode Kerja semua pekerja harus sesuai dengan instruksi
kerja yang sah.
3. Penggunaan material dan peralatan di lapangan.
4. Kualitas dan jadwal pelaksanaan pekerjaan.
5. Keselamatan pekerja.
6. Kebersihan lokasi proyek.
Untuk menghitung kebutuhan material pendukung, peralatan dan
jumlah pekerja.
Untuk membuat laporan harian dan rencana eksekusi lapangan
sesuai dengan aturan atau peraturan yang sah di lokasi.
Untuk membahas pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan
pekerjaan dengan pihak terkait.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b)
Tanggung Jawab
Untuk memastikan kualitas hasil kerja sesuai dengan yang
direncanakan.
Untuk menjamin keselamatan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan
di daerah yang bertanggung jawab.
c)
Wewenang
Untuk memberikan informasi kepada atasan yang berkaitan dengan
pekerjaan.
12. Chief Surveyor (CS)
a) Tugas :
Memimpin, mengarahkan dan mengatur Surveyor di lokasi.
Untuk membuat rencana kebutuhan alat ukur dan peralatan yang
sesuai dengan kebutuhan lapangan.
Untuk memastikan perangkat pengukuran yang akan digunakan
dalam kondisi baik (dikalibrasi).
Untuk memeriksa hasil kerja Surveyor .
Mengawasi bersama dengan Kepala Pengawas pada pelaksanaan
pekerjaan di lapangan.
23
Untuk membuat laporan hasil survey untuk Koordinator lapangan.
b) Tanggung Jawab
Terhadap kondisi alat ukur jaminan yang baik / benar (dikalibrasi).
Memastikan hasil survey sesuai dengan gambar / kriteria.
c) Wewenang
Untuk mengatur Surveyor pada pelaksanaan pekerjaan.
Untuk kembali / menolak menggunakan perangkat pengukuran dan
peralatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan lapangan.
13. General Affair (GA)
a) Tugas :
Untuk mengkoordinasikan hubungan dengan pihak lain.
Melakukan koordinasi keamanan di lokasi kerja.
Untuk mengatur proyek operasional pemakaian kendaraan.
Untuk memastikan lingkungan proyek telah mengikuti standar
higienis dan keselamatan kerja yang ditetapkan di lokasi.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Atas keamanan lokasi proyek.
Atas Izin lebih.
c) Wewenang
Untuk memberikan peringatan kepada bawahan.
14. Purchasing
a) Tugas :
Menyediakan bahan dan peralatan seperti yang diminta.
Untuk memantau kedatangan material dan peralatan sesuai dengan
waktu dan spesifikasi yang ditentukan.
Untuk memastikan bawahan melakukan tugas mereka sesuai
dengan job description yang diberikan.
24
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Selama aliran baik dari bahan dan alat yang menyediakan.
c) Wewenang
Dengan persetujuan dari PM memiliki kewenangan untuk membeli
bahan/ alat yang mendesak.
15. Store Keeper (SK)
a) Tugas :
Untuk membuat permintaan bahan & alat permintaan.
Untuk memantau dan mencatat materi cuaca & alat diterima.
Untuk menyimpan bahan & alat. yang diminta
Untuk mencatat keluar alat / bahan.
Untuk mencatat alat / bahan kebutuhan di lokasi.
Untuk memberikan laporan adanya bahan & alat untuk Site
Coordinators.
Untuk mengembalikan alat / bahan jika tidak diperlukan dalam
proyek atas persetujuan PM.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan langsung oleh atasan.
b) Tanggung Jawab
Untuk menjamin yang keluar / masuk alat & bahan dan dipantau
dengan baik.
c) Wewenang
Untuk menolak / mengembalikan alat / bahan yang tidak sesuai
permintaan.
Untuk menolak permintaan penggunakan alat / bahan yang tidak
sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
16. Health, Safety And Environmental Officer (HSE)
a) Tugas :
Untuk melakukan pertemuan keselamatan.
25
Untuk memantau pelaksanaan kesehatan dan keselamatan terhadap
pekerjaan.
Untuk menganalisis keselamatan dan kesehatan kerja.
Untuk membuat petunjuk keselamatan dan kesehatan kerja.
Untuk membuat laporan keselamatan dan kesehatan kerja untuk
menyampaikannya kepada PM.
Untuk memeriksa tepat dan izin dari alat operasional dalam
proyek.
Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan
proyek yang diberikan oleh atasan langsung.
b) Tanggung Jawab
Selama pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja proyek.
c) Wewenang
Untuk menghentikan kerja yang tidak aman.
Untuk memberikan peringatan kepada
mematuhi HSE.
Untuk mengusir pekerja yang tidak taat terhadap HSE area kerja.
Untuk menghentikan pekerja yang masih belum mematuhi HSE,
pekerja yang belum
setelah 3 kali peringatan.
17. Security
a) Tugas :
Untuk memeriksa seluruh catatan pengiriman dan cap keluar &
masuk dengan baik
Untuk mengatur lalu lintas di luar lingkungan proyek.
Untuk menjaga kendaraan dalam proyek.
Untuk mengatur pengunjung memeriksa dengan kartu pengunjung.
b) Tanggung Jawab
Atas keselamatan pekerja.
Untuk menghindari mencuri barang.
Atas aliran baik dari pekerjaan proyek.
c) Wewenang
Untuk melaksanakan peraturan izin pengunjung, pekerja keras.
Untuk menghentikan kendaraan pengunjung / material yang akan
diperiksa.
26
C. Sistematika Pelengkap
Manajemen proyek konstruksi adalah ilmu untuk mengatur sumber daya
manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan-tujuan yang mencakup
waktu, anggaran, dan mutu yang terbatas untuk memberikan pelayanan
konstruksi yang terbaik bagi semua individu yang terlibat.
Proyek struktur gedung bertingkat, dalam kegiatan-kegiatan yang
dihadapi sudah sangat kompleks dengan berbagai macam permasalahan dan
resiko yang sangat besar. Tata urutan pelaksanaan pembangunan harus
dilakukan secara menyeluruh mulai dari perancangan, perencanaan, dan
pelaksanaan di lapangan. Agar efisiensi dan efektifitas kerja terpenuhi dengan
baik, maka di dalam pelaksanaan proyek diperlukan manajemen proyek
konstruksi yang baik, sehingga pada saat perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan di lapangan dapat dikendalikan sesuai dengan perjanjian tertulis
di dalam dokumen kontrak yaitu dihasilkannya mutu yang baik dengan biaya
seminimal mungkin.
Manajemen proyek konstruksi juga dapat diartikan sebagai tata cara atau
sistem kerja dari pekerjaan konstruksi dalam mengelola sumber daya dan
sumber dana dalam suatu proyek untuk mencapai tujuan dengan
menggunakan metode-metode dan sistematika tertentu agar tercapai daya
guna dan hasil yang maksimal. Manajemen proyek mencakup berbagai hal,
antara lain tahapan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan
koordinasi antar pihak. Adanya manajemen proyek tersebut waktu
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan di lapangan dapat direncanakan
dan dikendalikan sehingga sesuai dengan tujuan akhir pembangunan proyek
tersebut. Tata cara tersebut memadukan tahapan-tahapan proyek, antara lain :
Tepat quantity atau bentuk proyek
Tepat quality atau standar mutu yang diinginkan
Tepat biaya
Tepat waktu
Manajemen konstruksi yang baik dibutuhkan pula agar tercipta sistem
organisasi proyek yang efisien. Adapun manajemen konstruksi yang baik,
yaitu :
1. Merencanakan proyek secara efektif
2. Mengidentifikasi kendala-kendala
27
3. Merencanakan kemungkinan mengadopsi salah satu cara agar proyek
dapat mencapai sasaran
4. Perencanaan sumber daya yang sesuai dengan fungsinya
Manajemen proyek konstruksi meliputi seluruh kegiatan konstruksi yang
dimulai dari keinginan pemilik untuk membangun proyek sampai selesainya
proyek tersebut, yang meliputi prinsip-prinsip manajemen yaitu Planning
(perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan),
Controling (pengawasan), dan Evaluating (evaluasi).
Sumber daya dalam sebuah proyek konstruksi dapat dikelompokan
menjadi manpower, material, machines, money, dan method (5M) yang
disebut 5 unsur manajemen, yaitu :
1. Manusia (Man)
2. Bahan (Material)
3. Mesin/Peralatan (Machines)
4. Metode/Cara kerja (Method)
5. Uang (Money)
MAN METHOD
M
ATERI
A
ACHI
N
E
MONEY
Gambar 3. Sumber Daya
Dalam Proyek Konstruksi
(Sumber : Buku Manajemen Proyek, 1997)
a. Manusia (Man)
Manusia sebagai sumber daya utama diartikan sebagai tenaga kerja
baik yang terlibat langsung maupun tidak terlibat langsung dengan
pekerjaan konstruksi. Tenaga yang terlibat langsung adalah tenaga kerja
yang berada pada kelompok pemberi pekerjaan (pengguna jasa),
kelompok kontraktor (penyedia jasa), dan kelompok konsultan (penyedia
jasa). Berdasarkan kualifikasinya para tenaga kerja tersebut dapat
dikelompokkan ke dalam tenaga ahli dan tenaga terampil.
28
b. Bahan (Material)
Bahan diartikan sebagai bahan baku natural maupun melalui
pengolahan, dan setelah diproses ditetapkan menjadi item pekerjaan
sebagaimana dituangkan di dalam dokumen kontrak. Bahan baku (tanah,
batu, semen, pasir, besi beton, dll.) dan bahan olahan (agregat, adukan
beton, profil baja dll.) merupakan sumber daya yang harus
diperhitungkan secara cermat, karena pengaruhnya di dalam perhitungan
biaya pekerjaan konstruksi sangat besar. Oleh karena itu lokasi bahan
baku perlu secara cermat ditetapkan berdasar jarak dan volume yang
tersedia, memenuhi syarat menjadi bahan olahan. Survai untuk
mendapatkan informasi lokasi bahan baku perlu dilakukan, guna
mendapatkan data akurat sebagai masukan bagi kontraktor dalam
menyiapkan penawaran, maupun pada tahap pelaksanaan pekerjaan.
c. Mesin/Peralatan (Machines)
Peralatan dalam pekerjaan konstruksi diartikan sebagai alat
lapangan (alat berat), peralatan laboratorium, peralatan kantor (misalnya
computer), dan peralatan lainnya. Dengan menggunakan peralatan yang
sesuai sasaran pekerjaan dapat dicapai dengan ketepatan waktu yang
lebih
akurat,
serta
memenuhi
spesifikasi
teknis
yang
telah
dipersyaratkan.
d. Metode/Cara kerja (Method)
Metode atau cara kerja pada pelaksanaan konstruksi berarti cara
atau jalan yang ditempuh dalam menyelesaiakan suatu proyek konstruksi
agar dapat berjalan maksimal. Sehubungan dengan upaya ilmiah, maka
metode menyangkut masalah cara kerja untuk dapat memahami objek
yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan. Fungsi metode berarti
sebagai alat untuk mencapai tujuan.
e. Uang (Money)
Uang merupakan sumber daya sangat penting dalam manajemen
proyek.
Ketidakcukupan
uang,
sulit
untuk
mengharapkan
penyelenggaraan manajemen proyek sesuai dengan ikatan kontrak yang
disepakati antara para pihak yang menandatangani perjanjian kontrak.
29
Seluruh kegiatan penyelenggaraan pekerjaan konstruksi pada seluruh
kelompok yang terlibat, memerlukan biaya yang besarnya telah
disepakati
di
dalam
surat
perjanjian
kontrak.
Jika
terjadi
ketidaksepakatan dalam pelaksanaan pekerjaan, biasanya berdampak
pada “nilai uang” yang harus disepakati, dokumen kontrak telah
mengatur tata cara penyelesaian hukum yang harus ditempuh.Uang
sangat
penting
karena
seluruh
kegiatan
pekerjaan
konstruksi
memerlukan pembiayaan, menyangkut rekruitmen manusia (tenaga
kerja), penggunaan jasa tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil, tenaga
non skill), penggunaan peralatan (alat-alat berat maupun alat-alat
laboratorium), pembelian bahan dan material, pengolahan bahan dan
material, baik bagi kelompok pengguna jasa maupun penyedia jasa. Jadi
pengertian “uang” di dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi (civil
works) bukan semata-mata untuk pembiayaan pelaksanaan konstruksi
oleh kontraktor, tetapi termasuk biaya yangharus dikeluarkan untuk
konsultan perencana, konsultan pengawas dan untuk pengguna jasa
dalam suatu kurun waktu yang telah disepakati.
Manajemen
mengenal
suatu
urutan
pelaksanaan
yang
menggambarkan bahwa ada tindakan-tindakan manajemen untuk
mencapai sasaran yang telah ditetapkan sebagai suatu proses. Secara
umum fungsi manajemen meliputi penetapan tujuan/sasaran yang diikuti
dengan
perencanaan
(planning),
pengorganisasian
(organizing),
pelaksanaan (actuating), pengendalian (controlling), dan evaluasi
(evaluating). Oleh karena itu, jika seluruh tahapan tersebut diilustrasikan
sebagai bentuk input, proses, dan output, maka :
1. Sumber daya yang tersedia merupakan input
2. Fungsi-fungsi manajemen sebagai proses
3. Tujuan yang dicapai merupakan output
30
P L
A
N
N I
N
G
A C
T U
A T
IN
G
E V
A L
U A
T I
CN
OG
N T
R O
L I
N G
O
G
N
Z
N
R
A
I
I
G
Gambar 4. Skema Manajeman Proyek
(Sumber : Buku Manajemen Proyek, 1997)
1.
Planning
Planning (perencanaan) adalah pemikiran tentang rencana suatu
kegiatan dengan cara pengambilan keputusan yang mengandung data,
informasi, asumsi maupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan
dilakukan pada masa yang akan datang. Bentuk planning antara lain :
a. Menetapkan tujuan dan sasaran yang akan dicapai
b. Menyusun rencana untuk jangka panjang dan jangka pendek.
c. Menyumbang strategi dan prosedur pengoperasian.
d. Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan.
Manfaat dari planning adalah sebagai sarana pengawas, pengendali,
maupun pedoman pelaksanaan kegiatan, serta untuk memilih dan
menetapkan kegiatan yang diperlukan.
2.
Organizing
Organizing (pengorganisasian) adalah tindakan yang dilakukan
setelah ditetapkannya tujuan-tujuan dan penyusunan perencanaan dengan
cara
mempersatukan
suatu
kegiatan
manusia
dengan
bidang
pekerjaannya masing-masing yang saling terkait satu sama lain serta
berinteraksi dengan lingkungannya sehingga diharapkan akan dapat
melaksanakan rencana yang telah ditetapkan. Bentuk tindakan-tindakan
yang dilakukan antara lain :
a. Menetapkan daftar tugas
b. Menyusun lingkup kegiatan
c. Menyusun bagan/urutan kegiatan
31
Berdasarkan tindakan-tindakan di atas, kemudian disusunlah
struktur organisasi. Adapun manfaat dari organizing adalah sebagai
pedoman pelaksanaan fungsi di mana pembagian tugas, hubungan
tanggung jawab, dan delegasi kewenangan dapat terlihat jelas.
3.
Actuating
Actuating (pelaksanaan)
merupakan
suatu
tindakan
untuk
menyelaraskan seluruh anggota organisasi dalam kegiatan pelaksanaan
pekerjaan agar seluruh anggota organisasi dapat saling bekerja sama
dalam mencapai tujuan bersama. Adapun hal-hal yang dilakukan antara
lain :
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan
b. Mendistribusikan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab
c. Memberikan pengarahan, penugasan dan motivasi
Manfaat dari actuating adalah menciptakan keseimbangan tugas,
hak, dan kewajiban dari masing-masing bagian dalam suatu organisasi
dan mendorong terciptanya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja
untuk mencapai tujuan bersama. Keberhasilan dalam mencapai tujuan
tersebut sangat dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan yang diterapkan.
4.
Controling
Controling (pengawasan) merupakan suatu tindakan pengawasan
yang diperlukan untuk memelihara aturan-aturan yang telah ditetapkan
dengan cara mengukur, menganalisa, dan mengevaluasi kualitas
pekerjaan sehingga dihasilkan kualitas kerja yang baik. Tindakantindakan tersebut antara lain :
a. Membandingkan hasil terhadap standar kualitas
b. Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi
c. Memberikan saran-saran untuk perbaikan
d. Menyusun laporan kegiatan
Berdasarkan tindakan-tindakan di atas, controling pada umumnya
dibuat suatu tolak ukur, seperti anggaran, standar mutu, jadwal
penyelesaian pekerjaan, dan lain-lain. Manfaat controling adalah
memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi dari segi kualitas,
kuantitas, biaya, dan waktu. Apabila terjadi suatu penyimpangan di luar
batas toleransi, maka akan segera dilakukan perbaikan. Hal tersebut
32
merupakan salah satu upaya untuk meyakini bahwa arus kegiatan
bergerak ke arah yang diinginkan.
5.
Evaluating
Evaluating (evaluasi) merupakan kegiatan menilai kembali secara
menyeluruh suatu kegiatan yang telah selesai dilaksanakan sehingga
dapat diketahui apakah pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan
planning.
Oleh
karena
itu,
evaluasi
memungkinkan
terjadinya
replanning, reorganizing, atau peningkatan kualitas kerja pelaksanaan
dan pengawasan.
D. Koordinasi Proyek
Pengelolaan proyek konstruksi membutuhkan pengetahuan manajemen
modern serta pemahaman tentang proses desain dan konstruksi. Proyek
konstruksi memiliki satu set khusus tujuan dan kendala seperti kerangka
waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian. Sementara teknologi yang
relevan, pengaturan kelembagaan atau proses akan berbeda, pengelolaan
proyek tersebut memiliki banyak kesamaan dengan pengelolaan serupa jenis
proyek-proyek di domain khusus lain atau teknologi seperti aerospace,
farmasi dan perkembangan energi.
Pemilik Proyek
PT. Metrapolitan Kentjana, Tbk
Konsultan Arsitek
Dp Architect, PTE, NZ LTD
PT. Anggara Architeam
Konsultan Struktur
Beca Engineering NZ LTD
PT. Bimotekno Karyatama
Konsultan MEP
Beca Engineering NZ LTD
Garis Koordinasi
Manajemen Konstruksi
PT. Jaya CM
Kontraktor Pelaksana
PT. TOTAL BANGUN
PERSADA T.bk
Sub Kontraktor
Garis Tugas
33
Gambar 5. Garis Koordinasi Proyek
(Sumber: Hasil Analisis, 2015)
1. Pemilik Proyek dengan Konsultan Perencana
Konsultan perencana ditunjuk oleh pemilik proyek, dimana
konsultan perencana memberikan jasa berupa perencanaan proyek yang
meliputi masalah-masalah teknis maupun administrasi kepada pemilik
proyek dan hasil dari perencanaan tersebut wajib ditunjukan kepada
pemilik proyek, kemudian pemilik proyek berkewajiban memberikan
imbalan berupa biaya perencanaan kepada konsultan perencana. Pemilik
proyek memiliki hak untuk memberikan perintah kepada konsultan
perencana.Pemilik proyek dengan perencana juga membahas tentang
kontrak konstruksi. Kontrak konstruksi dalam proyek pembangunan
Pondok Indah Residences menggunakan kontrak konstruksi Fixed Lump
Sum Contract.
2. Pemilik Proyek dengan Konsultan Pengawas
Merupakan hibungan koordinasi dan kontrak, sesuai perjanjian
kontrak, konsultan MK ditugaskan untuk mengawasi dan mengendalikan
tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor baik untuk
pekerjaan yang telah dilaksanakan, sedang berlangsung, ataupun pekerjaan
yang belum sempat dilaksanakan. Konsultan MK harus berupaya agar
pelaksanaan pekerjaan dapat tepat mutu dan tepat waktu serta sesuai
dengan spesifikasi yang ada. Konsultan pengawas berkewajiban
memberikan informasi kepada pemilik proyek mengenai hasil pelaksanaan
pekerjaan proyek dilapangan, kemudian pemilik proyek berkewajiban
memberikan imbalan berupa biaya pengawasan kepada konsultan
pengawas.
3. Pemilik Proyek dengan Kontraktor Pelaksana
Terdapat ikatan kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor
pelaksana, dimana kontraktor pelaksana berkewajiban melaksanakan
pekerjaan proyek dengan baik dan hasilnya memuaskan serta dapat
dipertanggung jawabkan kepada pemilik proyek pada waktu penyerahan
pekerjaan, kemudian pemilik proyek berkewajiban membayar semua biaya
34
pelaksanaan sesuai dengan yang tertera didalam dokumen kontrak kepada
kontraktor pelaksana agar proyek berjalan lancar sesuai dengan ketentuan
yang telah menjadi kesepakatan di antara kedua belah pihak. Koordinasi
ini dilakukan secara rutin seminggu satu kali, terutama jika terdapat
perubahan rencana, baik bermula dari pemilik proyek maupun sebaliknya.
4. Konsultan Perencana dengan Konsultan Pengawas
Konsultan perencana dan konsultan pengawas berkoordinasi dalam
hal pengolahan dan pengawasan jalannya pelaksanaan proyek agar sesuai
dengan rancangan konsultan perencana. Selain itu, hubungan kerja dan
konsultasi dapat dilakukan jika terjadi perubahan-perubahan terhadap
perencana dan anggaran biaya.
5. Konsultan Perencana dengan Kontraktor Pelaksana
Konsultan perencana terlebih dahulu menyampaikan pekerjaan
proyek kemudian kontraktor pelaksana bertugas melaksanakan pekerjaan
proyek sesuai dengan perencanaan yang telah disusun oleh konsultan
perencana. Hubungan antara keduanya tidak ada hubungan perintah, yang
ada hanyalah hubungan koordinasi.
6. Konsultan Pengawas dengan Kontraktor Pelaksana
Konsultan pengawas berkewajiban untu mengawasi pelaksanaan
pekerjaan kontraktor agar memenuhi semua persyaratan yang telah
ditentukan dalam perencanaan. Konsultan pengawas mempuyai hak untuk
memberikan perintah kepada kontraktor dengan cara mereka saling
berkoordinasi dalam pelaksanaan proyek.
E. Jenis Kontrak
1. Kontrak harga satuan
Hal penting dalam kontrak harga satuan (unit price contract) adalah
penilaian harga setiap unit pekerjaan telah dilakukan sebelum konstruksi
dimulai. Pemilik telah menghitung jumlah unit yang terdapat dalam setiap
elemen pekerjaan.
Berdasarkan arti kata unit price contract, dapat dipahami bahwa
perikatan terjadi terhadap harga satuan setiap jenis atau item pekerjaan
sehingga kontraktor hanya perlu menentukan harga satuan yang akan
35
ditawar untuk setiap item dalam kontrak. Penentuan besarnya harga satuan
ini harus mengakomodasi semua biaya yang mungkin terjadi seperti biaya
overhead, keuntungan, biaya-biaya tak terduga dan biaya untuk
mengantisipasi resiko. Penggunaan jenis kontrak ini menjadi tepat apabila
proyek mempunyai karakteristik sebagai berikut : proyek dapat
didefinisikan secara jelas, kuantitas aktual masing - masing pekerjaan sulit
untuk diestimasi secara akurat sebelum proyek dimulai.
2. Kontrak biaya plus jasa
Pada kontrak biaya plus jasa (cost plus fee contract) jenis ini,
kontraktor akan menerima sejumlah pembayaran atas pengeluarannya
ditambah sejumlah biaya untuk overhead dan keuntungan. Besarnya
overhead dan keuntungan umumnya didasarkan atas presentase biaya yang
dikeluarkan.
Metoda pembayaran dalam kontrak jenis ini dibedakan menjadi 2
(dua), yaitu :
a. Pembayaran biaya plus jasa tertentu.
Pada metode ini, kontraktor tidak mendapatkan kesempatan menaikkan
biaya untuk menambah keuntungan dan overhead.
b. Pembayaran biaya plus presentase biaya dengan jaminan maksimum
Pada metode ini dapat meyakinkan pemilik bahwa biaya total proyek
tidak akan melebihi suatu jumlah tertentu.
Kontrak jenis ini pada umumnya digunakan jika biaya aktual dari
proyek atau bagian proyek sulit diestimasi secara akurat. Hal ini dapat
terjadi jika perencanaan belum selesai, proyek tidak dapat digambarkan
secara akurat, proyek harus diselesaikan dalam waktu singkat sementara
rencana dan spesifikasi tidak dapat diselesaikan sebelum proses konstruksi
dimulai. Kekurangan dari jenis kontrak ini adalah pemilik kurang banyak
mengetahui biaya aktual proyek yang akan terjadi. Pemilik harus
menempatkan staf untuk memonitor kemajuan pekerjaan sehingga dapat
diketahui apakah biaya - biaya yang ditagih benar - benar dikeluarkan.
3. Kontrak biaya menyeluruh
36
Kontrak biaya menyeluruh (lump sum contract) ini digunakan pada
kondisi kontraktor akan membangun sebuah proyek sesuai rancangan yang
ditetapkan pada suatu biaya tertentu. Jika terjadi perubahan baik desain,
jenis material dan segala sesuatu yang menyebabkan terjadinya perubahan
biaya, maka dapat dilakukan negosiasi antar pemilik dan kontraktor untuk
menetapkan pembayaran yang akan diberikan kepada kontraktor terhadap
perubahan pekerjaan tersebut. Semua biaya yang dikeluarkan untuk setiap
pekerjaan tambah kurang harus dinegosiasikan antar pemilik dan
kontraktor.
Persyaratan utama dalam mengaplikasikan kontrak jenis ini adalah
perencanaan benar-benar telah selesai sehingga kontraktor dapat
melakukan estimasi kuantitas secara akurat. Jika anggaran biaya dari
pemilik terbatas maka jenis kontrak ini menjadi pilihan yang tepat karena
memberi nilai pasti terhadap biaya yang akan dikeluarkan. Pekerjaan
konstruksi yang tepat untuk jenis kontrak ini adalah pembangunan gedung.
Proyek Pondok Indah Residences menggunakan jenis kontrak biaya
menyeluruh atau lump sum contract. Kontrak ini digunakan pada kondisi
kontraktor akan membangun sebuah proyek sesuai rancangan yang
ditetapkan pada suatu biaya tertentu. Jika terjadi perubahan baik desain,
jenis material dan segala sesuatu yang menyebabkan terjadinya perubahan
biaya, maka dapat dilakukan negosiasi antar pemilik dan kontraktor untuk
menetapkan pembayaran yang akan diberikan kepada kontraktor terhadap
perubahan pekerjaan tersebut. Semua biaya yang dikeluarkan untuk setiap
pekerjaan tambah kurang harus dinegosiasikan antar pemilik dan
kontraktor. Dalam mengaplikasikan kontrak jenis ini perencanaan harus
benar-benar telah selesai sehingga kontraktor dalam hal ini PT. TOTAL
BANGUN PERSADA Tbk. dapat melakukan estimasi kuantitas secara
akurat.
37