Makalah Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis Sistem
(Studi Kasus Pada CV Mekar Jaya)
MAKALAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Tugas
Mata Kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi
Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana

Disusun Oleh:
DANI APRIANSYAH
2015092029

Dosen Pengampu
ERIK KURNIADI, M. KOM

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KUNINGAN
2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan hidayahNyalah sehingga saya dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada waktunya. Shalawat

beserta salam senantiasa kita panjatkan kepada Nabi Muhammad SAW, karena
kegigihan beliau dan ridho-Nyalah kita dapat merasakan kenikmatan dunia seperti
sekarang ini.

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas
yang diberikan oleh dosen pada bidang studi Analisis Perancangan Sistem
Informasi. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah pengetahuan dan
wawasan umumnya bagi pembaca sekalian dan khususnya bagi penulis.

Saya mengucapkan terima kasih kepada Bapak Erik Kurniadi, M. Kom,
selaku dosen mata kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi yang telah
memberikan tugas untuk menambah wawasan sesuai bidang studi. Saya juga
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi sebagian
pengetahuannya untuk berbagi.

Akhir kata, tiada gading yang tak retak, demikian pula dengan makalah ini,
bahwasannya masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang
membangun tetap saya nantikan demi kesempurnaan makalah ini.

Kuningan, 02 Maret 2016

Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR ...............................................................................

i

DAFTAR ISI ..............................................................................................

ii

BAB I

BAB II

BAB III

PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang Masalah ................................................

1

1.2

Rumusan Masalah ..........................................................

1

1.3

Ruang Lingkup ..............................................................

1

1.4

Tujuan ............................................................................

2

LANDASAN TEORI
2.1

Konsep Dasar Sistem .....................................................

3

2.2

Definisi Analisis ............................................................

3

2.3

Definisi Analisis Sistem ................................................

3

PEMBAHASAN
3.1

BAB IV

Analisis Sistem ..............................................................

5

PENUTUP
4.1

Kesimpulan ....................................................................

17

4.2

Saran ..............................................................................

17

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................

18

BAB I
PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang
Dalam mata kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi mempelajari

bagaimana memahami apa yang dibutuhkan oleh individu maupun organisasi dan
mentransformasikannya menjadi sistem informasi melalui serangkaian aliran data,

proses, dan penyimpanan. Pembuatan sistem informasi tanpa melalui tahapan
Analisis dan Perancangan sering menghasilkan sistem informasi yang tidak
memuaskan ataupun tidak bermanfaat bagi penggunanya. Perkembangan teknologi
juga mendorong kebutuhan untuk Analisis dan Perancangan untuk menerapkan
teknologi pada lingkungan bisnis. Begitu kritis dan pentingnya suatu Analisis dan
Perancangan dalam pengembangan sustu sistem informasi maka pada suatu mata
kuliah Analisis Perancangan Sistem Informasi mahasiswa diberikan tugas untuk
menganalisis sebuah sistem yang berada pada institusi atau perusahaan. Oleh sebab
itu, untuk memenuhi kewajiban sebagai mahasiswa penulis melakukan analisis
sistem pada perusahaan CV Mekar Jaya.

1.2

Rumusan Masalah
Berikut adalah rumusan masalah dari tugas ini:

1. Bagaimana cara menganilisis sistem pada suatu institusi atau perusahaan?
2. Bagaimana tahapan-tahapan dalam menganalisis sistem pada suatu institusi
atau perusahaan?

1.3

Ruang Lingkup
Berikut ini adalah ruang lingkup dari tugas ini:

1. Tugas ini memaparkan analisis sistem dari suatu sistem yang terdapat pada
perusahaan CV Mekar Jaya.
2. Tugas ini memaparkan analisis sistem sesuai dengan format yang terdapat pada
pedoman Skripsi dan Tugas Akhir Fakultas Ilmu Komputer
Kuningan 2014, yaitu pada BAB Analisis dan Desain Sistem.

Universitas

1.4

Tujuan
Tujuan dari tugas ini adalah sebagai berikut:

1. Memenuhi tugas yang diberikan pada mata kuliah Analisis Perancangan Sistem
Informasi.

2. Menambah pengetahuan dan wawasan umumnya bagi pembaca sekalian dan
khususnya bagi penulis tentang bagaimana menganalisis suatu sistem.
3. Menganalisis sitem dari CV Mekar Jaya yang berada di Kabupaten Kuningan.
4. Mengetahui sistem yang berjalan dari perusahaan CV Mekar Jaya di Kabupaten
Kuningan.

BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1

Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut Jerry FitzGerald (Jogiyanto, 2005: 1).
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan sasaran yang tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure)
didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut ini (Jogiyanto, 2005: 1).
Suatu prosedur adalah urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya
melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari tansaksi-transaksi
bisnis yang terjadi.

2.2

Definisi Analisis
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), analisis adalah

penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dan sebagainya) untuk
mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dan
sebagainya).

2.3

Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut

(Jogiyanto, 2005: 129).
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan

yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning)
dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap
yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan
menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya (Jogiyanto, 2005: 129).
Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan
langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang
akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Di analisis sistem, ruang lingkup
tugasnya adalah lebih terinci (detail).
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini (Jogiyanto, 2005: 130):
1.

Identify, yaitu mendefinisikan masalah.

2.

Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3.

Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4.

Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

BAB III
PEMBAHASAN

3.1

Analisis Sistem

3.1.1

Analisis Sistem Lama

3.1.1.1 Sekilas Tentang CV Mekar Jaya
CV Mekar Jaya merupakan salah satu perusahaan yang berlokasi di
Kabupaten Kuningan Jawa Barat, yang didirikan pada hari Selasa tanggal 22 Mei
2012 oleh bapak Kevin Rinaldi yang sekaligus sebagai pemilik perusahaan.
CV Mekar Jaya merupakan perusahaan yang tergolong ke dalam perusahaan
dagang. Selain

bertujuan untuk mencari keuntungan (laba), perusahaan ini

bertujuan untuk mendistribusikan barang. Dimana perusahaan ini bergerak pada
bidang pendistribusian barang atau produk dari PT KAO.
PT KAO Indonesia sendiri bergerak di bidang usaha barang-barang
konsumsi (consumer goods) yang secara garis besar dikelompokan dalam tiga
golongan sebagai berikut:
1.

Perawatan Kecantikan
Berupa sabun perawatan wajah dan sabun mandi.

2.

Perawatan Kesehatan
Berupa pembalut wanita dan popok bayi.

3.

Perawatan Pakaian dan Rumah Tangga
Berupa sabun pencuci pakaian, sabun pencuci piring dan produk kebersihan
rumah.
Adapun detail barang-barang atau produk dari PT KAO yang dijual oleh CV

Mekar Jaya dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Produk KAO yang Dijual Oleh CV Mekar Jaya
Golongan

Kategori

Barang

Barang

Produk

Nama Barang
Biore Facial Foam Pure

Biore

Mild 100g
Biore Facial Foam Glowing

Busa

Bright 100g

Pembersih

Men's Biore Facial Foam

Wajah

Double Scrub Black White
Men’s Biore

100g
Men's Biore Facial Foam
Oil Clear 100g
Biore Pore Pack BLACK

Pore Pack

Biore

Perawatan

4lb
Biore Pore Pack
FRAGRANCE 4lb

Kecantikan

Biore Make Up Remover
Make Up
Remover

Biore

2in1 Cleansing Wash 120ml
Biore Make Up Remover
Cleansing Oil Sheet
Biore Body Foam Premium

Biore

Rich 250ml
Biore Body Foam Pure Mild

Sabun Mandi

250ml

Cair

Men's Biore Body Foam
Men’s Biore

Energizing White 250ml
Men's Biore Body Foam
Deo Protection 250ml

Deterjen
Konsentrat

Attack

Attack Clean Maximizer
800g

Pencuci
Pakaian

Attack Color 800g

Perawatan
Pakaian dan

Easy Regular 700g

Deterjen

Rumah Tangga Konvensional

Attack

Pencuci

Easy Romantic Flowers
700g

Pakaian
Laurier Active Day SUPER
Laurier

MAXI 20pcs

Pembalut
Siang

DOUBLE COMFORT

Pembalut
Laurier

Perawatan

Pembalut

Kesehatan

Malam
Merries New
Born
Baby Diaper

Laurier Active Day

Laurier Relax Night 27cm
20pcs
Laurier Super Slimguard
Night 30cm 14pcs
Merries S 24 pcs
Merries M 22 pcs

Merries Pants Merries Pants L 22 pcs
Merries Pants XL 19 pcs

3.1.1.2 Struktur Organisasi CV Mekar Jaya
Adapun struktur organisasi dari CV Mekar Jaya dapat dilihat pada Gambar
3.1.
Manajer

Administrasi

Logistik

Delivery

Sales

Helper Gudang

Helper Delivery

Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV Mekar Jaya

3.1.1.3 Deskripsi Tugas dan Wewenang
Berdasarkan struktur organisasi di atas dapat dideskripsikan tugas pokok
dari masing-masing bagian pada CV Mekar Jaya adalah sebagai berikut:
1.

Manajer
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari manajer pada CV Mekar Jaya:
a.

Mengontrol kinerja dan mengevaluasi hasil kerja karyawan.

b.

Bertanggung jawab dalam mengambil keputusan dan melakukan evaluasi
atas pelaksanaan strategi perusahaan.

c.

Melakukan pemeriksaan atas kebenaran laporan yang dibuat.

d.

Mengevaluasi kemajuan perusahaan berdasarkan dari laporan-laporan
yang diterimanya dalam kurun waktu tertentu.

2.

Administrasi
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari administrasi pada CV Mekar
Jaya:
a. Menerima pesanan dari pelanggan.
b. Membuat faktur penjualan.
c. Menyiapkan faktur tagihan untuk pelanggan.
d. Membuat laporan penjualan.
e. Membuat laporan keuangan.

3.

Logistik
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari logistik pada CV Mekar Jaya:
a.

Bertanggung jawab atas tersedianya barang-barang yang dibutuhkan oleh
perusahaan.

b.

Bertugas dan bertanggung jawab atas barang-barang persediaan
perusahaan.

c.

Bertugas dan bertanggung jawab di dalam mendistribusikan barangbarang persediaan.

d.

Mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang
ada di gudang.

4.

e.

Mencatat barang yang masuk ke gudang.

f.

Mencatat barang yang keluar dari gudang.

g.

Membuat laporan persediaan barang di gudang.

Sales
Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari sales pada CV Mekar Jaya, yaitu
membantu manajer untuk mempromosikan dan menjual produk perusahaan.

5.

Delivery

Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari delivery pada CV Mekar Jaya,
yaitu mengantar atau mengirim barang kepada pelanggan.

6.

Helper Gudang

Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari helper gudang pada CV Mekar
Jaya:
a. Bertanggung jawab atas penyimpanan barang di gudang.
b. Mengatur keluar masuknya barang di gudang.
c. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas dan kuantitas barang.
7.

Helper Delivery

Berikut ini adalah deskripsi tugas pokok dari helper delivery pada CV Mekar
Jaya, yaitu membantu delivery dalam mengantar atau mengirim barang kepada
pelanggan.

3.1.2

Analisis Permasalahan
Berikut ini permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem yang

sedang berjalan, yaitu:
1.

Pencatatan data inventory sering terjadi ketidakcocokan antara stok barang
yang dicatat dengan stok fisik barang yang ada, yang menyebabkan masalah
tersebut adalah data yang dicatat hilang atau rusak karena masih disimpan
secara manual.

2.

Laporan inventory yang dihasilkan kurang berkualitas, sehingga titik
pemesanan barang kembali sering tidak tepat.

3.

Barang yang diterima konsumen sering mendekati expired, karena barang yang
pertama dikeluarkan bukan barang yang pertama masuk ke gudang.

4.

Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) masih menggunakan sistem
periodik sehingga HPP hanya bisa diketahui setiap akhir periode.

3.1.3

Analisis Sistem Berjalan
Adapun analisis sistem berjalan dari hasil penelitian ini adalah sebagai

berikut:

3.1.3.1 Pencatatan Barang Masuk
Berikut ini penulis uraikan hasil penelitian dari analisis sistem berjalan
pencatatan barang masuk pada CV Mekar Jaya, dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Analisis Sistem Berjalan Pencatatan Barang Masuk

Administrasi

Logistik

Manajer

Start

Faktur
Pembelian

Faktur
Pembelian

Menyimpan
Barang dan
Mencatat
Pada Kartu
Gudang

3
Kartu 2
Gudang

Kartu 1
Gudang

2

Kartu 1
Gudang

A

Gambar 3.2 Analisis Sistem Berjalan Pencatatan Barang Masuk
Uraian Prosedur
1.

Bagian Administrasi
a.

Mengirimkan faktur pembelian bersama dengan barangnya ke bagian
logistik.

b.
2.

Menerima kartu gudang lembar 2 dari bagian logistik.

Bagian Logistik
a.

Mencatat faktur pembelian dan barang yang masuk ke gudang dalam kartu
gudang rangkap 3.

b.

Mengirimkan kartu gudang lembar 1 untuk manajer, lembar 2 ke bagian
administrasi dan lembar 3 disimpan oleh bagian logistik sebagai arsip.

3.

Manajer
Menerima kartu gudang lembar 1 dari bagian logistik.

3.1.3.2 Pencatatan Barang Keluar
Berikut ini penulis uraikan hasil penelitian dari analisis sistem berjalan
pencatatan barang keluar pada CV Mekar Jaya, dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Analisis Sistem Berjalan Pencatatan Barang Keluar

Administrasi

Logistik

Manajer

Start

Faktur
Penjualan

Faktur
Penjualan

Mengambil
Barang dan
Mencatat
Pada Kartu
Gudang

Kartu 2
Gudang

Kartu 1
Gudang

2 3

Kartu 1
Gudang

A

Gambar 3.3 Analisis Sistem Berjalan Pencatatan Barang Keluar
Uraian Prosedur
1.

2.

Bagian Administrasi
a.

Mengirimkan faktur penjualan ke bagian logistik.

b.

Menerima kartu gudang lembar 2 dari bagian logistik.

Bagian Logistik
a.

Menerima faktur penjualan dari bagian administrasi, dengan dasar
tembusan faktur penjualan, bagian gudang menyiapkan barang-barang
yang dipesan.

b.

Mencatat barang yang diambil dari gudang di kartu gudang dan
mengirimkan barang bersama-sama dengan faktur penjualan ke bagian
delivery.

c.

Mengirimkan kartu gudang lembar 1 untuk manajer , lembar 2 ke bagian
administrasi dan lembar 3 disimpan oleh bagian logistik sebagai arsip.

3.

Manajer
Menerima kartu gudang lembar 1 dari bagian logistik.

3.1.4

Analisis Sistem Usulan
Berikut ini penulis uraikan analisis sistem usulan dari pada CV Mekar Jaya, dapat

dilihat pada Gambar 3.4.
Analisis Sistem Usulan

Administrasi

Logistik

Faktur
Pembelian

Mulai

Faktur
Penjualan
Faktur
Pembelian
Faktur
Penjualan

Input Data Barang
Masuk, Barang Keluar
beserta Faktur
Mencatat Pada
Database

A

Membuat Laporan
Transaksi Data
Barang Masuk

Laporan Transaksi
Data Barang
Masuk

Laporan Transaksi
Data Barang
Masuk
A

B

Membuat Laporan
Transaksi Data
Barang Keluar

Laporan Transaksi
Data Barang
Keluar

Laporan Transaksi
Data Barang
Keluar

C

Membuat Laporan
Kartu Persediaan

Laporan Kartu
Persediaan

Laporan Kartu
Persediaan

B

C

D

Laporan
Persediaan Akhir
Gudang

Membuat Laporan
Persediaan Akhir
Gudang
Laporan
Persediaan Akhir
Gudang
D

E

Laporan Persediaan
Barang Di Bawah
Minimum

Membuat Laporan
Persediaan Barang
Di Bawah Minimum
Laporan Persediaan
Barang Di Bawah
Minimum
E

F

Membuat Laporan
Persediaan Barang
Di Atas Maksimum

Laporan Persediaan
Barang Di Atas
Maksimum

Laporan Persediaan
Barang Di Atas
Maksimum
F

Gambar 3.4 Analisis Sistem Usulan

Uraian Prosedur
1.

Bagian Administrasi
a.

Mengirimkan faktur pembelian bersama dengan barangnya ke bagian
logistik.

2.

b.

Mengirimkan faktur penjualan ke bagian logistik.

c.

Menerima laporan-laporan dari bagian logistik.

Bagian Logistik
a.

Menerima faktur pembelian dan dengan dasar tembusan faktur pembelian
barang disimpan dalam gudang.

b.

Mencatat data faktur pembelian dan data barang yang masuk ke gudang ke
dalam database inventory.

c.

Menerima faktur penjualan dan dengan dasar tembusan faktur penjualan
menyiapkan barang-barang yang dipesan.

d.

Mencatat barang yang diambil dari gudang ke dalam database inventory.

e.

Mengirimkan barang bersama-sama dengan faktur penjualan ke bagian
delivery.

f.

Membuat laporan transaksi data barang masuk, laporan transaksi data
barang keluar, laporan kartu persediaan, laporan persediaan akhir gudang,
laporan persediaan barang di bawah minimun dan laporan persediaan
barang di atas maksimum, kemudian mengirimkan laporan tersebut untuk
bagian administrasi.

3.1.5

Analsis Kebutuhan Sistem

3.1.5.1 Kebutuhan Dokumen
Berikut ini merupakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan:
1.

Kartu Persediaan Barang
Dokumen ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang
yang disimpan di gudang dengan sistem pencatatan perpetual.

2.

Persediaan Akhir Gudang
Dokumen ini digunakan untuk mencatat persediaan akhir semua barang yang
ada di gudang.

3.

Persediaan Barang Di Bawah Minimum
Dokumen ini berisi jumlah persediaan barang di bawah minimum di gudang.

4.

Persediaan Barang Di Atas Maksimum
Dokumen ini berisi jumlah persediaan barang di atas maksimum di gudang.

3.1.5.2 Kebutuhan Informasi
Berikut ini penulis uraikan kebutuhan informasi:
1.

User

Informasi mengenai data user yang mempunyai hak akses untuk login ke
sistem.
2.

Rak
Informasi mengenai kode, nama dan keterangan dari rak yang ada di gudang.

3.

Kategori Barang
Informasi mengenai kategori barang dari barang yang ada di gudang.

4.

Barang
Informasi mengenai kode, nama, satuan, stok minimal dan stok maksimal dari
suatu barang.

5.

Barang Masuk
Informasi mengenai nota pembelian dan tanggal dari barang yang masuk atau
dibeli dari supplier .

6.

Barang Keluar
Informasi mengenai nota penjualan dan tanggal dari barang yang keluar atau
dijual kepada customer .

7.

Saldo Persediaan Barang
Informasi mengenai jumlah saldo akhir dari persediaan barang di gudang.

8.

Letak atau Posisi Barang di Gudang
Informasi mengenai letak atau posisi suatu barang di rak dalam gudang.

BAB IV
PENUTUP

4.1

Kesimpulan
Dari hasil analisis di atas dapat diketahui permasalahan pada sistem lama

adalah sebagai berikut:
1.

Pencatatan data inventory sering terjadi ketidakcocokan antara stok barang
yang dicatat dengan stok fisik barang yang ada, yang menyebabkan masalah
tersebut adalah data yang dicatat hilang atau rusak karena masih disimpan
secara manual.

2.

Laporan inventory yang dihasilkan kurang berkualitas, sehingga titik
pemesanan barang kembali sering tidak tepat.

3.

Barang yang diterima konsumen sering mendekati expired, karena barang yang
pertama dikeluarkan bukan barang yang pertama masuk ke gudang.

4.

Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) masih menggunakan sistem
periodik sehingga HPP hanya bisa diketahui setiap akhir periode.

4.2

Saran
Dari hasil analisis di atas bahwa saya merekomendasikan untuk melanjutkan

tahap analisis di atas ke tahap pengembangan sistem baru dikarenakan sistem yang
sedang berjalan memiliki beberapa masalah.

DAFTAR PUSTAKA

Duga,

T.

(2013).

Petunjuk

Penulisan

Makalah.

[Online].

http://www.slideshare.net/triaduga/petunujk-penulisan-makalah

Tersedia:
[22

Oktober 2015].

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Kuningan. (2014). Pedoman Penyusunan
Skripsi dan Tugas Akhir . Kuningan: FKOM UNIKU.

Hartono, J. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

Maulana, T. (2013). Pedoman Pembuatan Makalah.

[Online]. Tersedia:

http://www.scribd.com/doc/173296659/pedoman-pembuatan-makalahpdf#scribd [22 Oktober 2015].